30 typer prosjektstyringsprogramvare: Bruksområder og eksempler
Går du gjennom de (tilsynelatende endeløse) alternativene for prosjektstyringsprogramvare og sliter med å forstå hvilken type prosjektstyringsprogramvare du faktisk trenger?
Hvordan du velger den typen prosjektstyringsprogramvare som passer best for deg, vil i stor grad avhenge av noen få faktorer (som bør vurderes når du utarbeider en kravliste for prosjektstyringsprogramvare): bransjen eller sektoren din, et spesifikt sett med funksjoner, programvaredistribusjon eller enhetstype, størrelsen på virksomheten din eller den viktigste prosjektmetodikken du bruker.
Først: Hva er prosjektstyringsprogramvare? Prosjektstyringsprogramvare organiserer oppgaver, tidsfrister og ressurser; den bidrar til samarbeid i teamet og følger prosjektets fremdrift. La oss nå bryte det ned videre.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Typer prosjektstyringsprogramvare etter bransje
Det finnes svært spesialiserte typer prosjektstyringsprogramvare for hver bransje.
- Prosjektstyringsprogramvare for markedsføring, medier og reklame: Viktige funksjoner omfatter planlegging og justering av hvem som jobber med hva, tidslinjer og budsjetter; meldinger og samarbeid i sanntid; samt sporing av prosjektets status og ytelse.
- Prosjektstyringsprogramvare for programvareutvikling og IT: Viktige funksjoner her er feilsporing og problemhåndtering, planlegging og vedlikehold av oppgavekøen samt lagring av dokumentasjon, teamwikier og kunnskapsbaser.
- Prosjektstyringsprogramvare for bygg og anlegg: Funksjonene omfatter Gantt-diagrammer og funksjonalitet for kritisk linje; tildeling og sporing av utnyttelsen av arbeidskraft, utstyr og materialer; samt kvalitetsstyring og samsvar.
- Prosjektstyringsprogramvare for HVAC: Funksjonene omfatter planlegging og utsending av oppdrag, koordinering av teknikere, sporing av arbeidsordrer, estimering, fakturering samt sporing av arbeidskraft- og materialkostnader.
- Prosjektstyringsprogramvare for finansielle tjenester: Viktige funksjoner her er å identifisere og redusere risikoer; planlegge, administrere og følge opp hele prosjektporteføljer; samt verktøy for håndtering av leverandører og underleverandører.
- Prosjektstyringsprogramvare for utdanning: Funksjonene omfatter CRM-funksjonalitet for å følge opp og engasjere studenter; integrasjoner med LMS-plattformer og SIS-plattformer; samt tildeling av ressurser som klasserom, lærere eller utstyr.
- Prosjektstyringsprogramvare for helsetjenester: Funksjoner for planlegging og håndtering av ansatte, utstyr og lokaler; identifisering og overvåking av risikoer; samt funksjoner for lagring og håndtering av helserelaterte dokumenter og ressurser.
- Prosjektstyringsprogramvare for telekommunikasjon: Viktige funksjoner omfatter samsvar med regulatoriske standarder, prosjektplanlegging, sporing av milepæler og tidsfrister samt overvåking av prosjektets og nettverkets ytelse og status.
- Prosjektstyringsprogramvare for produksjon: Funksjonene omfatter planlegging og tidsplanlegging for effektiv produksjon og effektiv bruk av ressurser, sporing og håndtering av lagerbeholdning og forsyningskjeden samt funksjoner for kvalitetskontroll og samsvar.
- Prosjektstyringsprogramvare for detaljhandel og netthandel: Viktige funksjoner her er ordre- og lagerstyring samt ordreoppfyllelse, CRM-funksjonalitet for håndtering av kundeinformasjon og kundedata samt analyse og rapportering.
- Prosjektstyringsprogramvare for konsulenter: Viktige funksjoner omfatter tidsregistrering og håndtering av fakturerbare timer, ressursallokering og balansering av arbeidsmengde for flere kunder samt samarbeidsverktøy for deling av dokumenter, rapporter og prosjektoppdateringer.
Typer prosjektstyringsprogramvare etter bruksområde
Du ser kanskje etter programvare for et spesifikt bruksområde eller med et bestemt funksjonssett, som du kan legge til i den eksisterende programvarestakken din eller bruke som en frittstående løsning.
12. Samarbeid
Programvare for samarbeidende prosjektstyring gjør det mulig for teamet å jobbe tett sammen, gi tilbakemeldinger på hverandres arbeid og arbeide med de samme dokumentene eller leveransene samtidig. De viktigste funksjonene i denne typen programvare omfatter:
- Samarbeidsdokumenter: Dette er dokumenter i wiki-stil der teamet kan samskape dokumentasjon og aktiviteter knyttet til teamarbeid.
- Meldinger i sanntid: I motsetning til Slack, som er et verktøy som ligger utenfor prosjektene dine, foregår denne typen meldinger i programvaren. Teamet kan derfor ha samtaler om en bestemt oppgave, leveranser eller et annet arbeidselement.
- Korrektur: Denne funksjonen er særlig nyttig for team som bruker skybasert programvare til å gjennomgå materiell og be om tilbakemeldinger fra kunder. Tilbakemeldingene kan gis i form av kommentarer og godkjenninger.
Eksempler på samarbeidsverktøy for prosjektstyring er Basecamp, Wrike og Miro.
13. Rapportering
Hvis du ser etter programvare for å samle inn, analysere og rapportere prosjektdata, trenger du et rapporteringsverktøy. De viktigste funksjonene i rapporteringsprogramvare omfatter:
- Datavisualisering: Du bør kunne opprette grafer, diagrammer og dashbord for å presentere dataene og måltallene visuelt, slik at de blir enklere å tolke.
- Oppdateringer i sanntid: Dataene bør oppdateres i sanntid eller med jevne mellomrom (det vil si hvert 15. eller 30. minutt), slik at du har så oppdatert informasjon som mulig når du tar beslutninger.
- Analyse av historiske data: Du bør kunne gå tilbake og analysere data fra tidligere prosjekter og identifisere trender og områder som kan forbedres. Dette kan omfatte budsjetter, tilfeller av feil eller hvor ofte prosjekter var under eller over budsjett.
Eksempler på rapporteringsverktøy for prosjektstyring er Celoxis og Zoho Analytics.
14. Tidsregistrering
Hold oversikt over hva teamet bruker tiden sin på. Tidsregistrering er nyttig for små team, frilansere og alle organisasjoner som trenger å rapportere tidsbruk på oppgaver i faktureringen. De viktigste funksjonene i programvare for tidsregistrering omfatter:
- Sanntidsregistrering eller manuell logging: Teammedlemmer bør kunne registrere tiden mens de utfører arbeidet, samt redigere eller legge til tid i etterkant, etter egne preferanser.
- Satser og fakturering: Verktøyet bør kunne lagre ansattes satser og automatisk opprette fakturaer med beløp beregnet basert på disse satsene.
- Registrering av skift og oppmøte: Hvis virksomheten din bruker skiftarbeid, bør du se etter funksjoner som kan generere skiftplaner og registrere teammedlemmenes oppmøte.
Eksempler på programvare for tidsregistrering er Clockify, Harvest og Monday.
15. Kundeadministrasjon
Hvis du jobber med kunder, trenger du sannsynligvis programvare for å administrere og kommunisere med disse kundene (også kjent som programvare for kundeadministrasjon; programvare for håndtering av kunderelasjoner, eller CRM, dekker også dette behovet). Dette funksjonssettet kan være inkludert i prosjektstyringsverktøy, eller det kan være et frittstående verktøy.
De viktigste funksjonene inkluderer:
- Kontakt- og kundeemneadministrasjon: Lagre, administrere og redigere eksisterende kundeinformasjon samt informasjon om potensielle kunder. Du bør også kunne registrere og få tilgang til kommunikasjonshistorikk og notater for eksisterende og potensielle kunder.
- Kundeportaler: Kundeportaler gir ekstern tilgang til prosjektene dine og lar ulike interessenter se prosjektet ditt og samhandle med teamet i henhold til forhåndsdefinerte tillatelser.
- Klientrapportering og analyse: Bygg tilpassede oversikter og rapporter skreddersydd til kundene dine, samt interne rapporter. Du bør også kunne opprette egendefinerte rapportmaler, planlegge regelmessige rapportoppdateringer og integrere med flere datakilder.
Eksempler inkluderer Zendesk, Pipedrive og Zoho.
16. Dokumentadministrasjon
Prosjekter resulterer i mange dokumenter, og disse dokumentene må lagres, åpnes og oppdateres gjennom hele prosjektet (og til og med etter prosjektet, som maler for fremtidige prosjekter). De viktigste funksjonene i systemer for dokumentadministrasjon inkluderer:
- Sikker lagring og sikkerhetskopiering: Dokumenter bør sikkerhetskopieres regelmessig og automatisk i tilfelle tekniske problemer, og systemet bør også være tilstrekkelig sikkert til å holde hackere ute og forhindre potensielle datainnbrudd (dette er spesielt viktig for bransjer som lagrer sensitive data, for eksempel helsevesen eller finansielle tjenester).
- Søkefunksjoner: Teamet bør raskt og enkelt kunne finne det de leter etter, enten gjennom en søkefunksjon eller ved å navigere i et brukervennlig grensesnitt.
- Versjonskontroll: Du bør kunne spore endringer, tydelig finne og få tilgang til den nyeste versjonen av et dokument og sørge for at alle arbeider med den nyeste versjonen.
Eksempler på programvare for dokumentadministrasjon inkluderer Google Drive, Guru og DocuWare.
17. Ressursadministrasjon
Ressursadministrasjon fokuserer på å bidra til prosjektplanlegging og prosjektplanlegging fra et menneskelig ressursperspektiv. I stedet for å fokusere på teamarbeid fokuserer disse verktøyene på teamets arbeid. De viktigste funksjonene i denne typen programvare inkluderer:
- Ressursallokering: Dette er en funksjon som viser deg oppgavene og deloppgavene som er tildelt teamet ditt, og om de kan påta seg mer arbeid eller ikke. Ressursallokering angis vanligvis som en prosentandel av 100 og lar deg balansere arbeidet på tvers av prosjektteamet.
- Sporing av ressursutnyttelse: Du bør kunne spore hvor mye arbeid teammedlemmene har på arbeidslistene sine, og opprette rapporter som viser hvordan og hvor prosjektressurser brukes, om det finnes konflikter, og hvordan det forventede ressursbehovet ser ut.
- Mobilapp: Dette er vanlig i verktøy som tilbyr funksjoner for tidsregistrering, og er svært nyttig for team med medlemmer som er mye på farten. Disse appene har vanligvis et enkelt og brukervennlig grensesnitt der det bare kreves noen få trykk for å registrere tid, noe som reduserer vanskeligheten med å bruke prosjektstyringsprogramvare.
Populære alternativer for ressursstyringsprogramvare inkluderer Runn, Smartsheet og Float.
18. Risikostyring
Hvis du har problemer med å identifisere, spore og redusere risikoer i prosjektene dine, er programvare for risikostyring en god løsning. Her er de viktigste funksjonene i denne typen prosjektstyringsprogramvare:
- Hendelsesstyring: Du bør kunne loggføre, planlegge for og vurdere sannsynligheten for hver risiko og hendelse.
- Etterlevelsesstyring: Programvaren bør kunne forstå og innarbeide spesifikke forskrifter eller standarder for bransjen din.
- Prediksjon og estimering: Programvaren bør kunne bidra til å forutsi og forhindre risikohendelser før de oppstår, og gi innsikt som kan hjelpe deg med å ta beslutninger om hvordan du skal redusere eller håndtere en risiko.
Eksempler på ledende programvare for risikostyring inkluderer Corporater, Deel og StandardFusion.
Typer prosjektstyringsprogramvare etter bedriftsstørrelse
Du kan også velge prosjektstyringsprogramvare basert på størrelsen på virksomheten din.
19. Små bedrifter
Små bedrifter trenger lettvektsprogramvare (les: billig) som gir god valuta for pengene og kan støtte et lite, men voksende antall brukere. Se etter følgende i prosjektstyringsprogramvare for små bedrifter:
- Prosjektsporing og overvåking: Du bør kunne spore individuelle oppgaver og leveranser, så vel som prosjektet som helhet, for å sikre at arbeidet blir fullført i tide og innenfor budsjettet.
- Samarbeid: I tillegg til grunnleggende meldings- og chattefunksjoner som gjør det mulig for teammedlemmer å kommunisere med hverandre direkte i appen, bør du se etter fremtredende funksjoner som videosamtaler i appen eller felles redigering av dokumenter.
- Introduksjon og kundestøtte: Sørg for at verktøyet du velger, har rikelig med ressurser og opplæringsmateriell, og at du raskt kan få kontakt med noen i kundestøtteteamet når du støter på et problem.
Eksempler på den beste prosjektstyringsprogramvaren for oppstartsbedrifter eller små bedrifter inkluderer Quickbase (mer om den spesifikke prisen for Quickbase her), Zoho Projects og FigJam.
20. Store virksomheter
Store virksomheter trenger derimot et robust sett med funksjoner for å holde oversikt over alle prosjektene som gjennomføres i organisasjonen og de ulike avdelingene (særlig når organisasjonen er spredt over forskjellige regioner eller land). Se etter følgende i prosjektstyringsverktøy for store virksomheter:
- Styring av prosjektporteføljen: En av de viktigste fordelene med programvare for styring av prosjektporteføljer er at den hjelper med å holde oversikt over hver portefølje eller hvert program av prosjekter i hele organisasjonen, og se viktig informasjon i ett dashbord eller én rapport. Programvare for styring av prosjektporteføljer i store virksomheter utmerker seg på dette området, siden den kan effektivisere samsvaret mellom prosjekter og strategiske mål og forbedre den generelle effektiviteten.
- Ressursutnyttelse og prognoser: Administrer ressursallokeringen per avdeling og optimaliser utnyttelsen på tvers av hele virksomheten for å sikre at prosjektene fullføres i tide. Du bør også kunne prognostisere ressursbehov for kommende prosjekter, slik at du kan planlegge deretter.
- Avanserte sikkerhetstiltak: Beskytt sensitive data med sikkerhetsfunksjoner i prosjektstyringsprogramvare, som tofaktorautentisering og kryptering, og lagre store mengder data.
Omfanget av prosjektstyring i store virksomheter inkluderer håndtering av tverrfunksjonelle team, styring av komplekse ressurser og organisering av en omfattende prosjektportefølje. Eksempler på programvare for prosjektstyring i store virksomheter inkluderer Wrike, Monday og Nifty.
Typer prosjektstyringsprogramvare etter distribusjons- eller enhetstype
Du kan også velge programvare basert på hvilken type distribusjon du trenger (lokalt installert eller skybasert), eller hvilken primærenhet du bruker. Det finnes mange alternativer i markedet for prosjektstyringsprogramvare som dekker disse behovene.
21. Lokalt installert
Dette beskriver programvare som installeres og bruker servere på organisasjonens eiendom. Enkelte bransjer med strenge reguleringer krever ofte denne typen distribusjon av sikkerhetshensyn.
Lokalt installert programvare tilbyr vanligvis også flere muligheter for tilpasning, og databehandlingen har en tendens til å gå raskere fordi serverne er plassert internt.
Populære prosjektstyringsverktøy med mulighet for lokal installasjon inkluderer Microsoft Project, Jira og Celoxis.
22. Skybasert
Skybasert prosjektstyringsprogramvare blir et stadig mer populært valg enn lokalt installert programvare, blant annet fordi den har lavere startkostnader, enklere vedlikehold og enklere skalerbarhet når det gjelder å legge til eller fjerne teammedlemmer eller legge til eller fjerne funksjoner.
Den krever vanligvis også mindre introduksjon og opplæring for å komme i gang. Eksempler på skybasert prosjektstyringsprogramvare inkluderer Monday, Asana og Smartsheet.
23. Åpen kildekode
Programvare med åpen kildekode gir deg tilgang til alle de mest vanlige funksjonene i prosjektstyringsprogramvare, men i en kostnadsfri plan. Denne typen prosjektstyringsapp kan være et godt alternativ for små bedrifter med begrenset budsjett. Ta også en titt på denne listen over kostnadsfrie verktøy for prosjektstyringsprogramvare.
Hvis pris imidlertid ikke er et problem, har disse verktøyene også betalingsplaner som tilbyr flere funksjoner enn kommersielle verktøy, til en brøkdel av prisen.
Denne typen programvare foretrekkes ofte av organisasjoner med utviklingskompetanse internt, ettersom den støttes av fellesskapet og krever tilpasninger for å passe behovene dine. Dessuten tilbyr programvare for arbeidsflyter med åpen kildekode lignende fordeler, med tilpasningsbare rammeverk som effektiviserer prosesser og integreres sømløst med eksisterende systemer. Populære prosjektstyringsverktøy med åpen kildekode omfatter OpenProject, ProjectLibre og Odoo.
24. For Mac
Det meste av den skybaserte programvaren fungerer godt på både Windows og Mac, særlig hvis du kjører programvaren i nettleseren i stedet for i en app.
Du kan ta en titt på listen vår over prosjektstyringsprogramvare for Mac for å finne alternativer som passer spesielt godt med Apples økosystem. Alternativer du bør vurdere, er ClickUp, QuickBase og Wrike.
Eller finn prosjektstyringsprogramvare for Windows her i stedet.
25. For datamaskin
Igjen tilbyr de fleste skybaserte programvarealternativer apper som fungerer godt på datamaskinen din, uansett om du bruker Windows eller Mac. Ta en titt på listen vår over prosjektstyringsprogramvare for datamaskin for å finne et alternativ som passer behovene dine. Vurder eksempler som Productive, Zoho Projects og Monday.
26. For mobil
Hvis du eller andre prosjektledere i organisasjonen din hovedsakelig er på farten, trenger du et prosjektstyringsverktøy med en robust app.
Pass på at du får tilgang til alle de samme funksjonene i appversjonen som i nettleseren, og du kommer definitivt til å trenge et skybasert produkt.
Ta en titt på listen vår over de beste prosjektstyringsappene her, og vurder eksempler som Process Street, Bonsai Agency Software og Monday.
Typer prosjektstyringsprogramvare etter metodikk
Vurder å velge en type prosjektstyringsprogramvare basert på den primære metodikken du bruker i prosjektene dine.
27. Fossefallsmetoden
Prosjektstyringsprogramvare for fossefallsmetoden fokuserer på den tradisjonelle prosjektlivssyklusen og støtter deg gjennom hele syklusen. Derfor får du funksjoner som hjelper deg med å definere prosjektomfanget, lage en tidsplan, tildele oppgaver og følge prosjektets fremdrift.
De viktigste funksjonene i denne typen programvare omfatter:
- Oppgavestyring: Dette vises vanligvis i en listevisning og er stedet der du kan definere prosjektoppgavene, angi forfallsdatoer, frister, milepæler og avhengigheter, tildele ressurser til oppgaver og følge fremdriften. Du finner spesifikk prosjektstyringsprogramvare med avhengigheter her.
- Gantt-diagrammer: Dette er en visuell fremstilling av prosjektene dine på en tidslinje. Denne visningen har vanligvis et dra-og-slipp-grensesnitt som gjør det intuitivt å opprette nye eller endre eksisterende prosjektbetingelser. Visningen viser tilleggsinformasjon, for eksempel prosjektets kritiske linje, slik at du vet hvilke tidspunkter du ikke har råd til å bli forsinket.
- Porteføljestyring: Noen få verktøy går et skritt lenger og gir deg tilgang til porteføljevisninger. Dette er nyttige tavler som gir en rask status for ulike prosjektinitiativer på tvers av porteføljen din. Informasjon som dette er nyttig for beslutningstaking.
Eksempler omfatter Microsoft Project, Primavera P6 og Hive.
28. Smidig
Programvare for smidig prosjektstyring har hovedfokus på å støtte smidige metoder som Scrum og Kanban. Derfor finner du visninger som støtter denne typen programvare og hjelper deg med å se sprinter, epos og brukerhistorier på ett sted.
De viktigste funksjonene i denne typen programvare omfatter:
- Automatisering av arbeidsflyt: En vanlig funksjon i denne typen arbeid, siden den bidrar til å effektivisere arbeidet. Automatisering kan redusere kompleksiteten i komplekse prosjekter ved å sende varsler til teammedlemmer basert på statusen til en oppgave. Finn flere fordeler med automatisering av arbeidsflyter her.
- Dashbord i sanntid: Disse dashbordene viser informasjon om teamet ditt, for eksempel hvilke oppgaver de er tildelt, hvor mange som er fullført, og teamets hastighet.
Populære verktøy i kategorien programvare for smidig prosjektstyring omfatter Jira, Trello og Asana.
29. Scrum
Mange av de smidige verktøyene i kategorien ovenfor kan også brukes til å gjennomføre prosjekter med Scrum.
Noen spesifikke funksjoner du bør se etter i Scrum-verktøyet du velger, omfatter funksjoner for håndtering av oppgavebeholdningen for å prioritere og organisere oppgaver, funksjoner for å legge til rette for daglige standup-møter og sprintretrospektiver, samt spesifikke samarbeidsfunksjoner som gjør det mulig for teamet å jobbe tettere sammen.
Eksempler på Scrum-spesifikke verktøy omfatter Jira, Monday og ClickUp.
30. Kanban
Den viktigste funksjonen å vurdere her, som vanligvis er inkludert i de fleste større verktøy for prosjektstyring i dag, er en Kanban-tavle.
Dette er en vertikal visning med svømmebaner, der kort representerer oppgaver som skal utføres, og kolonner representerer trinn i arbeidsflyten. Derfor kan du ha én kolonne for oppgavebeholdningen, en annen for oppgavene som arbeides med i den nåværende sprinten, og en annen for fullført arbeid.
Eksempler på verktøy for prosjektplanlegging som er spesifikke for Kanban, omfatter Monday, QuickBase og Zoho Projects.
Vanlige spørsmål om programvare for prosjektstyring
Hva er den beste programvaren for prosjektstyring?
Den beste programvaren for prosjektstyring er den som inneholder alle funksjonene og mulighetene du og teamet ditt trenger for å fullføre prosjekter på en vellykket måte.
Dette høres kanskje ut som en ansvarsfraskrivelse, men som jeg nevnte, kombinerer dagens verktøy funksjoner fra de ulike kategoriene jeg har omtalt. Derfor må du avgjøre hvilke funksjoner du bør legge vekt på, og hvilke som vil være mest nyttige for deg.
Hvis du ønsker å fordype deg mer i programvare for prosjektstyring, kan du ta en titt på veiledningen vår om demoer av programvare for prosjektstyring for å finne den perfekte løsningen for teamet ditt.
For å hjelpe deg i gang med undersøkelsene tenkte jeg å dele en kort liste over den beste programvaren og de beste applikasjonene for prosjektstyring.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Trenger du mer? Start her: Hva er en applikasjon for prosjektstyring?
Hvilke typer programvare for prosjektstyring passer best for ulike typer virksomheter?
Det finnes mange ulike typer programvare for prosjektstyring som er utviklet for å passe virksomheter i alle former og størrelser. Evernote har for eksempel en populær applikasjon for prosjektstyring som synkroniseres med datamaskiner og andre enheter, mens Basecamp er populært blant små selskaper med grunnleggende behov.
Selv om programvare for prosjektstyring gir mange overordnede fordeler, vil den aller beste typen programvare for prosjektstyring for virksomheten din avhenge av størrelsen og de spesifikke behovene dine. Finn det rette verktøyet for porteføljestyringen din – det som er best for én virksomhet, kan være helt uegnet for din.
Ta hensyn til virksomhetens mål og utfordringer, og finn ut hvilket verktøy for prosjektstyring som best ivaretar dem.
Hvor mye koster ulike verktøy for programvare for prosjektstyring?
Det avhenger virkelig av behovene dine. Post-it-lapper, regneark eller det å gå bort til noens skrivebord for å mase på dem om leveransene deres koster lite eller ingenting. Programvare kan derimot være billig eller svært kostbar.
Kostnaden for verktøyet vil være direkte knyttet til hvor mange personer som trenger å bruke programvaren. Hvis du har et lite team (færre enn 5 personer), vil du kunne finne en gratisversjon som er tilstrekkelig.
Etter hvert som teamet vokser eller du trenger flere funksjoner, vil kostnaden i de fleste tilfeller endres til et fast beløp per bruker per måned.
Hvis du kommer til et punkt der du må betale for programvare, anbefaler jeg at du ser etter gratis prøveperioder og tester ulike alternativer før du tar en beslutning.
