30 Tipos de Software de Gestão de Projetos: Casos de Utilização e Exemplos
A analisar as opções (aparentemente intermináveis) de software de gestão de projetos e com dificuldades em compreender de que tipo de software de gestão de projetos realmente precisa?
A forma como escolhe o tipo de software de gestão de projetos mais adequado para si dependerá, em grande medida, de alguns fatores (que devem ser considerados ao criar uma lista de requisitos para software de gestão de projetos): o seu setor ou área de atividade, um conjunto específico de funcionalidades, o tipo de implementação do software ou dispositivo, a dimensão da sua empresa ou a principal metodologia de projetos que utiliza.
Em primeiro lugar, o que é um software de gestão de projetos? O software de gestão de projetos organiza tarefas, prazos e recursos; facilita a colaboração entre equipas e acompanha o progresso dos projetos. Agora, vamos analisar isto em mais detalhe.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tipos de software de gestão de projetos por setor
Existem tipos de software de gestão de projetos altamente especializados para cada setor.
- Software de gestão de projetos para marketing, meios de comunicação social e publicidade: as principais funcionalidades incluem o planeamento e o ajuste de quem está a trabalhar em cada tarefa, dos cronogramas e dos orçamentos; mensagens e colaboração em tempo real; e acompanhamento da saúde e do desempenho dos projetos.
- Software de gestão de projetos para desenvolvimento de software e TI: as principais funcionalidades incluem o acompanhamento de erros e a gestão de problemas, o planeamento e a manutenção da lista de pendências, e o armazenamento de documentação, wikis de equipa e bases de conhecimento.
- Software de gestão de projetos para construção: as funcionalidades incluem gráficos de Gantt e capacidades de caminho crítico; alocação e acompanhamento da utilização de mão de obra, equipamento e materiais; e gestão da qualidade e conformidade.
- Software de gestão de projetos para AVAC: as funcionalidades incluem o agendamento e a distribuição de trabalhos, a coordenação de técnicos, o acompanhamento de ordens de trabalho, a elaboração de estimativas, a faturação e o acompanhamento dos custos de mão de obra e materiais.
- Software de gestão de projetos para serviços financeiros: as principais funcionalidades incluem a identificação e a mitigação de riscos; o planeamento, a gestão e o acompanhamento de portefólios completos de projetos; e ferramentas para a gestão de prestadores de serviços e fornecedores.
- Software de gestão de projetos para educação: as funcionalidades incluem capacidades de CRM para acompanhar e envolver estudantes; integrações com plataformas LMS e plataformas SIS; e a alocação de recursos como salas de aula, professores ou equipamento.
- Software de gestão de projetos para cuidados de saúde: funcionalidades para agendar e gerir pessoal, equipamento e instalações; identificar e monitorizar riscos; e armazenar e gerir documentos e recursos relacionados com os cuidados de saúde.
- Software de gestão de projetos para telecomunicações: as principais funcionalidades incluem a conformidade com normas regulamentares, o agendamento de projetos, o acompanhamento de marcos e prazos e a monitorização do desempenho e da saúde dos projetos e da rede.
- Software de gestão de projetos para indústria transformadora: as funcionalidades incluem o planeamento e o agendamento para uma produção eficaz e uma utilização eficiente dos recursos, o acompanhamento e a gestão do inventário e da cadeia de abastecimento, e funcionalidades de controlo da qualidade e conformidade.
- Software de gestão de projetos para comércio a retalho e comércio eletrónico: as principais funcionalidades incluem a gestão de encomendas e inventário e o respetivo processamento, capacidades de CRM para gerir informações e dados dos clientes, e análise e elaboração de relatórios.
- Software de gestão de projetos para consultores: as principais funcionalidades incluem o registo do tempo e a gestão de horas faturáveis, a alocação de recursos e o equilíbrio da carga de trabalho para vários clientes, e ferramentas de colaboração para partilhar documentos, relatórios e atualizações dos projetos.
Tipos de software de gestão de projetos por caso de utilização
Pode estar à procura de software para um caso de utilização específico ou com um conjunto de funcionalidades específico, para adicionar à sua atual pilha de software ou utilizar de forma autónoma.
12. Colaboração
O software colaborativo de gestão de projetos permite que a equipa trabalhe em estreita colaboração, dê feedback sobre o trabalho dos outros e trabalhe simultaneamente nos mesmos documentos ou entregáveis. As principais funcionalidades deste tipo de software incluem:
- Documentos colaborativos: São documentos ao estilo de um wiki onde a sua equipa pode criar documentação em conjunto e realizar atividades relacionadas com o trabalho em equipa.
- Mensagens em tempo real: Ao contrário do Slack, que é uma ferramenta que funciona fora dos seus projetos, este tipo de mensagens ocorre dentro do software. Assim, a sua equipa pode participar em conversas relacionadas com uma tarefa específica, entregáveis ou qualquer item de trabalho.
- Revisão: Esta funcionalidade é particularmente útil para equipas que utilizam software baseado na nuvem para rever materiais e solicitar feedback dos clientes. Este feedback pode assumir a forma de comentários e aprovações.
Exemplos de ferramentas de colaboração para gestão de projetos incluem o Basecamp, o Wrike e o Miro.
13. Relatórios
Se procura software para compilar, analisar e elaborar relatórios sobre dados de projetos, precisa de uma ferramenta de elaboração de relatórios. As principais funcionalidades do software de elaboração de relatórios incluem:
- Visualização de dados: Deve ser possível criar gráficos, diagramas e painéis para apresentar visualmente os dados e as métricas, de modo a interpretá-los melhor.
- Atualizações em tempo real: Os seus dados devem ser atualizados em tempo real ou com frequência (por exemplo, a cada 15 ou 30 minutos), para que disponha da informação mais atualizada possível ao tomar decisões.
- Análise de dados históricos: Deve ser possível voltar atrás e analisar dados de projetos anteriores, identificando tendências e áreas de melhoria. Isto pode incluir orçamentos, ocorrências de erros ou a frequência com que os projetos ficaram abaixo ou acima do orçamento.
Exemplos de ferramentas de elaboração de relatórios para gestão de projetos incluem o Celoxis e o Zoho Analytics.
14. Controlo do tempo
Acompanhe em que é que a sua equipa está a despender o seu tempo. O controlo do tempo é útil para equipas pequenas, trabalhadores independentes e qualquer organização que precise de indicar o tempo dedicado às tarefas na sua faturação. As principais funcionalidades do software de controlo do tempo incluem:
- Controlo em tempo real ou registo manual: Os membros da equipa devem poder controlar o seu tempo enquanto realizam o trabalho e editar ou adicionar tempo posteriormente, de acordo com as suas preferências.
- Taxas e faturação: A ferramenta deve poder armazenar as taxas dos colaboradores e gerar automaticamente faturas com montantes calculados com base nessas taxas.
- Controlo de turnos e assiduidade: Se a sua empresa utiliza trabalho por turnos, procure funcionalidades que possam gerar escalas de turnos e controlar a assiduidade dos membros da equipa.
Exemplos de software de controlo do tempo incluem o Clockify, o Harvest e o Monday.
15. Gestão de clientes
Se trabalha com clientes, é provável que precise de software para gerir e comunicar com esses clientes (também conhecido como software de gestão de clientes; o software de gestão de relações com clientes, ou CRM, também é adequado). Este conjunto de funcionalidades pode estar incluído nas ferramentas de gestão de projetos ou pode consistir numa ferramenta autónoma.
As principais funcionalidades incluem:
- Gestão de contactos e potenciais clientes: Armazenar, gerir e editar informações de clientes existentes, bem como informações de potenciais clientes. Também deverá ser possível registar e consultar o histórico de comunicações e as notas relativas a clientes existentes e potenciais.
- Portais de clientes: Os portais de clientes permitem o acesso externo aos seus projetos e permitem que diferentes intervenientes consultem o seu projeto e interajam com a equipa de acordo com permissões predefinidas.
- Relatórios e análises para clientes: Crie painéis e relatórios personalizados adaptados aos seus clientes, bem como relatórios internos. Também deverá ser possível criar modelos de relatórios personalizados, agendar atualizações regulares dos relatórios e integrar várias fontes de dados.
Alguns exemplos incluem a Zendesk, a Pipedrive e a Zoho.
16. Gestão de documentos
Os projetos resultam em muitos documentos, que precisam de ser armazenados, consultados e atualizados ao longo de um projeto (e até depois do projeto, como modelos para projetos futuros). As principais funcionalidades dos sistemas de gestão de documentos incluem:
- Armazenamento seguro e cópias de segurança: Os documentos devem ser copiados regularmente e de forma automática, caso ocorram problemas técnicos, e o sistema também deve ser suficientemente seguro para impedir o acesso de hackers e evitar potenciais violações de dados (isto é especialmente importante para setores que armazenam dados sensíveis, como os cuidados de saúde ou os serviços financeiros).
- Capacidades de pesquisa: A equipa deve conseguir encontrar rápida e facilmente aquilo que procura, seja através de uma função de pesquisa ou navegando numa interface intuitiva.
- Controlo de versões: Deverá ser possível acompanhar as alterações, encontrar e aceder claramente à versão mais recente de um documento e garantir que todos estão a trabalhar com a versão mais recente.
Exemplos de software de gestão de documentos incluem o Google Drive, o Guru e o DocuWare.
17. Gestão de recursos
A gestão de recursos centra-se no apoio ao agendamento e ao planeamento de projetos do ponto de vista dos recursos humanos. Em vez de se concentrarem no trabalho em equipa, estas ferramentas concentram-se no trabalho da equipa. As principais funcionalidades deste tipo de software incluem:
- Alocação de recursos: Esta é uma funcionalidade que lhe mostra as tarefas e subtarefas atribuídas à sua equipa e se esta pode ou não assumir mais trabalho. A alocação de recursos é normalmente uma percentagem de 100 e permite-lhe equilibrar o trabalho ao longo da equipa do projeto.
- Acompanhamento da utilização: Deve conseguir acompanhar a quantidade de trabalho que os membros da equipa têm em mãos e criar relatórios que indiquem como e onde estão a ser utilizados os recursos do projeto, se existem conflitos e qual é a procura futura de recursos.
- Aplicação móvel: Esta é uma funcionalidade comum nas ferramentas que disponibilizam funcionalidades de controlo do tempo e é muito útil para equipas cujos membros estão frequentemente em movimento. Estas aplicações têm normalmente uma interface simples e fácil de utilizar, na qual o registo do tempo requer apenas alguns toques, reduzindo assim a dificuldade de utilizar software de gestão de projetos.
Entre as opções populares de software de gestão de recursos encontram-se o Runn, o Smartsheet e o Float.
18. Gestão de riscos
Se tem dificuldade em identificar, acompanhar e mitigar os riscos nos seus projetos, o software de gestão de riscos é uma boa solução. Eis as principais funcionalidades deste tipo de software de gestão de projetos:
- Gestão de incidentes: Deve conseguir registar, planear e avaliar a probabilidade de cada risco e incidente.
- Gestão da conformidade: O software deve conseguir compreender e incorporar regulamentos ou normas específicos do seu setor.
- Previsão e estimativa: O software deve ajudar a prever e prevenir ocorrências de risco antes de estas acontecerem e fornecer informações que o ajudem a tomar decisões sobre como mitigar um risco ou como proceder perante o mesmo.
Entre os principais exemplos de software de gestão de riscos encontram-se o Corporater, o Deel e o StandardFusion.
Tipos de software de gestão de projetos por dimensão da empresa
Também pode escolher o software de gestão de projetos de acordo com a dimensão da sua empresa.
19. Pequenas empresas
As pequenas empresas precisam de software leve (leia-se: barato) que ofereça uma boa relação qualidade-preço e consiga suportar um número reduzido, mas crescente, de utilizadores. Procure as seguintes funcionalidades em software de gestão de projetos para pequenas empresas:
- Acompanhamento e monitorização de projetos: Deve conseguir acompanhar as tarefas e os resultados individuais, bem como o projeto no seu conjunto, para garantir que o trabalho é concluído dentro do prazo e do orçamento.
- Colaboração: Além das funcionalidades básicas de mensagens e conversação que permitem aos membros da equipa comunicar entre si diretamente na aplicação, procure funcionalidades diferenciadoras, como chamadas de vídeo na aplicação ou edição colaborativa de documentos.
- Integração e apoio ao cliente: Certifique-se de que a ferramenta escolhida disponibiliza muitos recursos e materiais de formação e de que conseguirá contactar rapidamente alguém da equipa de apoio quando surgir um problema.
Exemplos do melhor software de gestão de projetos para startups ou pequenas empresas incluem o Quickbase (saiba mais sobre os preços específicos do Quickbase aqui), o Zoho Projects e o FigJam.
20. Empresas
Por outro lado, as empresas precisam de um conjunto robusto de funcionalidades para acompanhar todos os projetos em curso na organização e nos diferentes departamentos (especialmente quando a organização está distribuída por diferentes regiões ou países). Procure as seguintes características nas ferramentas de gestão de projetos para empresas:
- Gestão do portefólio de projetos: Um dos principais benefícios do software de gestão de portefólios de projetos é ajudar a acompanhar cada portefólio ou programa de projetos em toda a organização e consultar informações essenciais num único painel ou relatório. O software de gestão de portefólios de projetos para empresas destaca-se neste aspeto, uma vez que pode simplificar o alinhamento dos projetos com os objetivos estratégicos e melhorar a eficiência geral.
- Utilização e previsão de recursos: Gira a alocação de recursos por departamento e otimize a utilização em toda a organização para garantir a conclusão atempada dos projetos. Também deverá conseguir prever as necessidades de recursos para os próximos projetos, de modo a poder planear em conformidade.
- Medidas de segurança avançadas: Proteja os seus dados sensíveis com funcionalidades de segurança do software de gestão de projetos, como a autenticação de dois fatores e a encriptação, e armazene grandes volumes de dados.
O âmbito da gestão de projetos empresariais inclui lidar com equipas multifuncionais, gerir recursos complexos e organizar um vasto portefólio de projetos. Exemplos de software de gestão de projetos empresariais incluem o Wrike, o Monday e o Nifty.
Tipos de software de gestão de projetos por tipo de implementação ou dispositivo
Também pode escolher o software de acordo com o tipo de implementação de que necessita (local ou baseado na nuvem) ou com o dispositivo principal que utiliza. Existem muitas opções no mercado de software de gestão de projetos que respondem a estas necessidades.
21. Local
Este termo descreve software instalado e que utiliza servidores nas instalações da organização. Determinados setores altamente regulamentados exigem frequentemente este tipo de implementação por motivos de segurança.
O software local também oferece normalmente capacidades adicionais de personalização, e o processamento de dados tende a ser mais rápido porque os servidores estão localizados internamente.
Entre as ferramentas de software de gestão de projetos com uma opção local mais populares encontram-se o Microsoft Project, o Jira e o Celoxis.
22. Baseado na nuvem
O software de gestão de projetos baseado na nuvem está a tornar-se uma opção mais popular do que o software local, em parte devido ao menor custo inicial, à manutenção mais simples e à maior facilidade de expansão quando se trata de adicionar ou remover membros da equipa ou funcionalidades.
Normalmente, também requer menos integração e formação para começar a funcionar. Exemplos de software de gestão de projetos baseado na nuvem incluem o Monday, o Asana e o Smartsheet.
23. Código aberto
O software de código aberto dá-lhe acesso a todas as funcionalidades mais comuns do software de gestão de projetos, mas num plano gratuito. Este tipo de aplicação de gestão de projetos pode ser uma excelente opção para pequenas empresas com um orçamento limitado. Consulte também esta lista de ferramentas gratuitas de software de gestão de projetos.
No entanto, se o preço não for um problema, estas ferramentas também têm planos pagos que oferecem mais funcionalidades do que as ferramentas comerciais por uma fração do preço.
Este tipo de software é frequentemente preferido por organizações com capacidades de desenvolvimento internas, uma vez que conta com o apoio da comunidade e requer ajustes para se adaptar às suas necessidades. Além disso, o software de código aberto para fluxos de trabalho oferece benefícios semelhantes, disponibilizando estruturas personalizáveis para simplificar processos e integrar-se perfeitamente com os sistemas existentes. Entre as ferramentas populares de gestão de projetos de código aberto encontram-se o OpenProject, o ProjectLibre e o Odoo.
24. Para Mac
A maioria dos softwares baseados na nuvem funciona bem tanto no Windows como no Mac, especialmente se estiver a utilizar o software no seu navegador em vez de uma aplicação.
Consulte a nossa lista de software de gestão de projetos para Mac para encontrar opções particularmente compatíveis com as especificidades da Apple. Entre as opções a considerar encontram-se o ClickUp, o QuickBase e o Wrike.
Em alternativa, encontre aqui software de gestão de projetos para Windows.
25. Para computador
Mais uma vez, a maioria das opções de software baseadas na nuvem oferece aplicações que funcionam bem no seu computador, independentemente de estar a utilizar o Windows ou um Mac. Consulte a nossa lista de software de gestão de projetos para computador para encontrar uma opção que satisfaça as suas necessidades. Considere exemplos como o Productive, o Zoho Projects e o Monday.
26. Para dispositivos móveis
Se o utilizador ou outros gestores de projetos da sua organização estiverem sobretudo em movimento, vai precisar de uma ferramenta de software de gestão de projetos com uma aplicação robusta.
Certifique-se de que pode utilizar na versão da aplicação todas as funcionalidades disponíveis no navegador e, sem dúvida, vai precisar de um produto baseado na nuvem.
Consulte aqui a nossa lista das melhores aplicações de gestão de projetos e considere exemplos como o Process Street, o Bonsai Agency Software e o Monday.
Tipos de software de gestão de projetos por metodologia
Considere escolher um tipo de software de gestão de projetos com base na metodologia principal que utiliza nos seus projetos.
27. Cascata
O software de gestão de projetos em cascata centra-se no tradicional ciclo de vida do projeto e apoia-o ao longo de todo esse ciclo. Assim, dispõe de funcionalidades que o ajudam a definir o âmbito de um projeto, criar um cronograma, atribuir tarefas e acompanhar o progresso do projeto.
As principais funcionalidades deste tipo de software incluem:
- Gestão de tarefas: Normalmente apresentada numa vista de lista, é o local onde pode definir as tarefas do projeto, estabelecer datas de conclusão, prazos, marcos, dependências, atribuir recursos às tarefas e monitorizar o progresso. Pode encontrar aqui software de gestão de projetos com dependências específico.
- Gráficos de Gantt: Esta é uma representação visual dos seus projetos numa linha cronológica. Normalmente, esta vista dispõe de uma interface de arrastar e largar que torna intuitivo criar novas condições no projeto ou alterar as atuais. Esta vista apresenta informações adicionais, como o caminho crítico do projeto, para que saiba quais são os momentos essenciais em que não pode permitir-se sofrer atrasos.
- Gestão de portefólios de projetos: Algumas ferramentas vão mais longe e dão-lhe acesso a vistas de portefólio. Estes são painéis úteis que fornecem rapidamente o estado de diferentes iniciativas de projetos em todo o seu portefólio. Informações deste tipo são benéficas para a tomada de decisões.
Entre os exemplos encontram-se o Microsoft Project, o Primavera P6 e o Hive.
28. Ágil
O software de gestão de projetos ágil centra-se sobretudo no suporte a metodologias ágeis como Scrum e Kanban. Assim, pode encontrar vistas que suportam estes tipos de software e ajudam a visualizar sprints, épicos e histórias num só lugar.
As principais funcionalidades deste tipo de software incluem:
- Automatização de fluxos de trabalho: Uma funcionalidade comum neste tipo de trabalho, uma vez que ajuda a simplificar os processos. As automatizações podem reduzir a complexidade em projetos complexos, enviando notificações aos membros da equipa consoante o estado de uma tarefa. Descubra mais benefícios da automatização de fluxos de trabalho aqui.
- Dashboards em tempo real: Estes dashboards apresentam informações sobre a sua equipa, como as tarefas que lhe foram atribuídas, quantas foram concluídas e a velocidade da equipa.
As ferramentas populares na categoria de software de gestão de projetos ágil incluem o Jira, o Trello e o Asana.
29. Scrum
Muitas das ferramentas ágeis incluídas na categoria acima também podem ser utilizadas para facilitar projetos que recorrem ao Scrum.
Algumas funcionalidades específicas a que deve estar atento na ferramenta Scrum que escolher incluem: capacidades de gestão do backlog para priorizar e organizar tarefas, funcionalidades para facilitar as reuniões diárias e as retrospetivas de sprint, e capacidades específicas de colaboração que permitem à equipa trabalhar em conjunto de forma mais próxima.
Exemplos de ferramentas específicas para Scrum incluem o Jira, o Monday e o ClickUp.
30. Kanban
A principal funcionalidade a considerar neste caso (normalmente incluída na maioria das principais ferramentas de gestão de projetos atualmente) é um quadro Kanban.
Trata-se de uma vista vertical ao estilo de uma faixa de natação, na qual os cartões representam tarefas a realizar e as colunas representam fases do fluxo de trabalho. Assim, pode ter uma coluna para o seu backlog, outra para as tarefas em curso no sprint atual e outra para o trabalho concluído.
Exemplos de ferramentas de planeamento de projetos específicas para Kanban incluem o Monday, o QuickBase e o Zoho Projects.
Perguntas frequentes sobre software de gestão de projetos
Qual é o melhor software de gestão de projetos?
O melhor software de gestão de projetos é aquele que inclui todas as funcionalidades e capacidades de que você e a sua equipa necessitam para concluir os projetos com sucesso.
Pode parecer uma resposta evasiva, mas, como referi, as ferramentas atuais combinam várias das funcionalidades mencionadas em cada uma das categorias que abordei. Assim, precisa de decidir a que funcionalidades deve prestar atenção e quais lhe serão mais úteis.
Se procura uma análise mais aprofundada sobre software de gestão de projetos, consulte o nosso guia sobre demonstrações de software de gestão de projetos para o ajudar a encontrar a solução perfeita para a sua equipa.
Para dar início à sua pesquisa, pensei em partilhar uma lista rápida dos melhores softwares e aplicações de gestão de projetos.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Precisa de mais informações? Comece aqui: O que é uma aplicação de gestão de projetos?
Quais são os melhores tipos de software de gestão de projetos para diferentes tipos de empresas?
Existem muitos tipos diferentes de software de gestão de projetos concebidos para responder às necessidades de empresas de todas as formas e dimensões. Por exemplo, o Evernote tem uma aplicação popular de gestão de projetos que sincroniza com computadores e outros dispositivos, enquanto o Basecamp é popular entre pequenas empresas com necessidades básicas.
Embora o software de gestão de projetos proporcione muitos benefícios abrangentes, o melhor tipo de ferramenta de software de projetos para a sua empresa dependerá da sua dimensão e das suas necessidades específicas. Procure a ferramenta certa para a gestão do seu portefólio — o que é melhor para uma empresa pode ser totalmente inadequado para a sua.
Tenha em consideração os objetivos e desafios da sua empresa e, em seguida, descubra qual é a ferramenta de gestão de projetos que melhor responde às suas necessidades.
Quanto custam as diferentes ferramentas de software de gestão de projetos?
Depende realmente das suas necessidades. Notas autocolantes, folhas de cálculo ou ir à secretária de alguém para insistir nos seus resultados têm pouco ou nenhum custo. O software, por outro lado, pode ser barato ou muito caro.
O custo da ferramenta estará diretamente relacionado com o número de pessoas que precisam de utilizar o software. Se tiver uma equipa pequena (menos de 5 pessoas), poderá encontrar uma versão gratuita que será suficiente.
No entanto, à medida que a sua equipa cresce ou necessita de mais funcionalidades, o custo passará, na maioria dos casos, a ser um valor fixo por utilizador e por mês.
Se chegar ao ponto em que precisa de pagar pelo software, recomendo que procure versões de avaliação gratuitas e teste diferentes opções antes de tomar uma decisão.
