Experimentei 10 softwares de gestão de tarefas: eis o que funciona em 2026

O software de gestão de tarefas ajuda as equipas a manterem-se alinhadas, a cumprir prazos e a evitar que tarefas sejam esquecidas, organizando-as num único local centralizado. Resolve problemas comuns, como responsabilidades pouco claras, fraca visibilidade sobre o progresso e comunicação ineficiente entre equipas. Quer esteja a gerir colegas que trabalham remotamente, projetos em rápida evolução ou uma lista de tarefas cada vez maior, a ferramenta certa pode trazer estrutura e clareza ao seu fluxo de trabalho.

Na The Digital Project Manager, analisámos centenas de ferramentas de gestão de projetos e avaliámos em profundidade várias plataformas de software de gestão de tarefas. Analisámos tudo, desde a facilidade de utilização e a personalização até às funcionalidades de colaboração e à escalabilidade — para que não tenha de perder tempo a testar ferramentas que não se adequam à sua equipa.

Neste guia, encontrará uma lista selecionada das melhores opções de software de gestão de tarefas disponíveis atualmente. Quer esteja à procura de algo visual, flexível, económico ou concebido para crescer, esta lista ajudá-lo-á a escolher a ferramenta certa para as suas necessidades.

Tabela comparativa de software de gestão de tarefas

Eis uma tabela prática que pode utilizar para comparar todas as ferramentas que acabámos de abordar:

	Tool	Best For	Trial Info	Price
1	monday AI Workspace	Best with AI-powered risk detection	Free plan + 14-day free trial + free demo available Book Demo	From $9/user/month (billed annually) Get Custom Pricing	Website
2	Wrike	Best for built-in templates	Free plan + 14-day trial + demo available Book Demo	From $10/user/month (billed annually) Get Custom Pricing	Website
3	Productive	Best for centralized agency task management	14-day free trial Book Demo	From $10/user/month (billed annually) Get Custom Pricing	Website
4	Hive	Best for syncing work between Jira and Hive	Free plan + 14-day trial + demo available	From $5/user/month	Website
5	Zoho Projects	Best for resource management	Free plan + 15-day trial + demo available	From $4/user/month (billed annually)	Website
6	Screendragon	Best for enterprise workflow automation	Free demo available Book Demo	Pricing upon request Get Custom Pricing	Website
7	Toggl	Best for time-tracked task and capacity planning	Free plan available; 30-day free trial; Free demo available Book Demo	From $9/user/month Get Custom Pricing	Website
8	ClickUp	Best robust free plan	Free plan + demo available Book Demo	From $7/user/month (billed annually) Get Custom Pricing	Website
9	Quickbase	Best for customizability	30-day free trial	From $35/user/month (billed annually)	Website
10	Nifty	Best for milestone tracking	Free plan + 14-day free trial available	From $10/user/month (billed annually)	Website

Best Task Management Software in 2026 (AI Features Explained)

Avaliações do melhor software de gestão de tarefas

Está na altura de analisar mais detalhadamente estas ferramentas, as suas funcionalidades avançadas, preços e muito mais.

1

monday AI Workspace

Best with AI-powered risk detection

• Free plan + 14-day free trial + free demo available
• From $9/user/month (billed annually)

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

monday AI Workspace is an AI-native work management platform that combines task creation and assignment, multi-view project tracking, workflow automation, and cross-functional portfolio visibility in a single connected workspace.

Who Is monday AI Workspace Best For?

It's a strong fit for mid-size to enterprise teams coordinating work across multiple departments, particularly PMO leads and operations managers overseeing complex, multi-workstream project portfolios.

Why I Picked monday AI Workspace

monday AI Workspace earns its spot on my shortlist because of how it handles risk before it becomes a problem. The platform's AI tracks task dependencies and resource loads across boards, then surfaces conflicts proactively. I've seen it flag a resource over-allocation mid-sprint that would have been easy to miss until a deadline slipped. The AI Workflow Builder compounds this by automating the response, reassigning tasks or triggering alerts without requiring manual intervention.

monday AI Workspace Key Features

• Multi-view boards: Switch between list, timeline, Gantt, Kanban, calendar, and workload views for flexible project visualization.
• Custom reporting dashboards: Build real-time KPI dashboards that aggregate data across teams and projects.
• Advanced permissions: Set granular access levels for users, guests, and external collaborators on boards and dashboards.
• Native time tracking: Log time estimates, track actual work on tasks, and export timesheets directly from the platform.

monday AI Workspace Integrations

monday AI Workspace offers hundreds of native integrations through its built-in integrations and marketplace, including Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft 365, Zoom, Jira, GitHub, Dropbox, and Adobe Creative Cloud. It also supports Zapier and provides an API for custom integrations.

Pros and Cons

Pros:

• No-code automation rules reduce manual status updates
• Workload view visualizes team capacity across projects
• AI flags resource conflicts before they escalate

Cons:

• Boards can get cluttered on large projects
• AI features locked behind higher-tier plans

New Product Updates from monday AI Workspace

August 9 2026

monday AI Workspace Adds Human Approval Routing

monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.

LEARN MORE ABOUT MONDAY AI WORKSPACE:

• Check out monday AI Workspace on their website
• Read my in-depth review of monday AI Workspace
• Explore best alternatives to monday AI Workspace
• Wrike vs Monday.com
• Microsoft Project vs. monday.com
• monday.com vs. Kantata

2

Wrike

Best for built-in templates

• Free plan + 14-day trial + demo available
• From $10/user/month (billed annually)

Visit Website

Customer Rating: 4.3/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Wrike is a collaborative work management solution designed to streamline project planning, tracking, and execution. It provides tools for organizing workflows, managing resources, and enhancing team collaboration, making it suitable for a variety of business processes. Its customizable features and integrations help teams adapt the platform to their specific operational needs.

For example, Mircea Dima, CEO and Founder of AlgoCademy, shared his experience: “I use Wrike to coordinate our development processes and team projects. The ability to customize Wrike and use Gantt charts has helped us to stay organized and on course. Its ability to handle changing schedules and monitor progress has made our project management process much more efficient, and my team could dedicate all their efforts to delivering results instead of being caught up in the details.”

Why I picked Wrike: Not only can Wrike’s features be configured for each individual team’s needs, the tool also offers a variety of specific solutions depending on the type of team or organization — including marketing teams and professional service teams. I also like Wrike’s library of prebuilt templates and reusable Blueprints, which help teams set up repeatable projects and workflows without rebuilding them from scratch.

Wrike has features that allow you to go beyond traditional task management such as workflow automation. And if you deal with assets that a client has to approve, the platform has proofing incorporated into its offering so that you can upload files and request feedback from the client without leaving Wrike.

Wrike Standout Features & Integrations

Features include custom request forms that allow teams to capture task details upfront and automatically assign them to the right workflows based on pre-defined logic. Additionally, Wrike’s ability to set task dependencies with auto-adjusting timelines ensures that project schedules remain aligned even when there are changes, minimizing delays and improving task coordination. Wrike also provides prebuilt project templates and reusable Blueprints that teams can duplicate for recurring projects, tasks, and workflows instead of rebuilding them from scratch. Its AI capabilities include Wrike Copilot, which helps surface work insights, priorities, and potential risks, as well as no-code AI agents that can support routine tasks such as risk monitoring and status reporting.

Integrations include 400+ pre-built native integrations with the most popular file management software from Microsoft, Google, and Dropbox, along with sales and marketing software from Salesforce and Marketo, and others. An API is also available if you want to build custom integrations.

Pros and Cons

Pros:

• Many options and opportunities to customize
• Holistic, comprehensive task modeling
• Different ways to view the same data

Cons:

• No offline access
• No subtasks in the freemium plan

New Product Updates from Wrike

November 1 2026

Wrike Expands Gantt Planning, Approvals, and AI Work Intake

Wrike adds cross-project Gantt dependencies, flexible approval routing, and AI work intake through Wrike MCP. These updates give teams more control over planning, decision-making, and incoming work. For more information, visit Wrike’s official site.

LEARN MORE ABOUT WRIKE:

• Check out Wrike on their website
• Read my in-depth review of Wrike
• Explore best alternatives to Wrike
• Wrike vs Monday.com
• Wrike vs. Zoho Projects
• Wrike vs. Kantata

3

Productive

Best for centralized agency task management

• 14-day free trial
• From $10/user/month (billed annually)

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Productive is an all-in-one agency management system designed to handle various aspects of agency operations, including project management, resource planning, financial tracking, and client engagement. The platform benefits users by enhancing project delivery efficiency, improving client billing processes, and centralizing communication.

Why I picked Productive: I like its robust resource planning and time-tracking capabilities. These tools allow agencies to allocate resources efficiently, monitor time spent on tasks, and ensure that projects stay on schedule. The integration of financial management features, such as budgeting and invoicing, further enhances its utility by providing real-time insights into project profitability. 

The platform also enables your agency members and clients to comment on projects, view budget statuses, and stay updated on project progress. This transparency fosters better communication and ensures all stakeholders are on the same page. Additionally, Productive's automation and AI capabilities help in automating repetitive tasks and generating AI-powered documentation.

Productive Standout Features & Integrations

Features include revenue forecasting that allows agencies to predict revenue through detailed reports, aiding in better financial planning. The profitability tracking feature also enables agencies to assess project profitability using the reports library and create custom reports to analyze team performance.

Integrations include Slack, Jira, Google Calendar, MS Outlook, HubSpot CRM, Zapier, BambooHR, Xero, QuickBooks, Fortnox, Sage, Personio, CharlieHR, Factorial, and Humaans.io.

Pros and Cons

Pros:

• Customizable dashboards
• Good financial management features
• Robust project management capabilities

Cons:

• Limited task workflows on lower-tier plans
• Extensive features may come with a learning curve

New Product Updates from Productive

October 11 2026

Productive Adds Voice Dictation, Slack Connector, Proposals, and Overtime

Productive adds voice dictation, a Slack Connector, proposal controls, and overtime tracking. These updates support faster AI interactions, client proposals, and time management. For more information, visit Productive’s official site.

LEARN MORE ABOUT PRODUCTIVE:

• Check out Productive on their website
• Read my in-depth review of Productive
• Explore best alternatives to Productive
• Accelo vs. Productive
• Productive vs. ClickUp
• Scoro vs. Productive

4

Hive

Best for syncing work between Jira and Hive

• Free plan + 14-day trial + demo available
• From $5/user/month

Visit Website

Customer Rating: 4.5/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Hive is an AI-powered project and task management platform that brings together action cards, multiple project views, workflow automation, time tracking, and Jira sync in one workspace.

Who Is Hive Best For?

Hive works well for cross-functional teams that run projects in both Hive and Jira and need those two environments to stay in sync without manual updates.

Why I Picked Hive

I've included Hive in my top picks because it's the only tool on this list with a native, configurable two-way Jira sync that keeps action cards, assignees, statuses, and due dates aligned across both platforms automatically. If your engineering team lives in Jira while your project leads track work in Hive, that sync eliminates the manual reconciliation that usually falls on whoever's managing both sides. I also like that you can set the sync direction: Jira to Hive, Hive to Jira, or both ways, depending on where your source of truth lives.

Hive Key Features

• Multiple project views: Switch between Kanban, Gantt, Timeline, Table, Calendar, and Portfolio views to see work in whatever format fits your team.
• Workflow automation builder: Build multi-step automations with a drag-and-drop builder, using triggers like status changes, form submissions, or scheduled events.
• Native time tracking: Log time directly on action cards with a timer or manual entries, then roll it up into timesheets and exportable reports.
• AI-assisted project creation: Describe an outcome in plain language and Buzz generates a project complete with tasks, owners, and due dates.

Hive Integrations

Hive claims more than 1,000 integrations, including native integrations with Jira, Jira Data Center, Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Google Calendar, and Outlook Calendar. It also offers an API and integrations via Zapier or other iPaaS platforms.

Pros and Cons

Pros:

• Capacity views help spot overloaded teammates
• Clear ownership with comments and mentions
• Multiple views clarify task progress

Cons:

• Mobile work lacks offline access
• Reporting can require extra steps

LEARN MORE ABOUT HIVE:

• Check out Hive on their website
• Read my in-depth review of Hive
• Explore best alternatives to Hive

5

Zoho Projects

Best for resource management

• Free plan + 15-day trial + demo available
• From $4/user/month (billed annually)

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Customer Rating: 4.3/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Zoho Projects is a project management software with task management capabilities that enable teams to collaborate on tasks and projects in real time. For Miguel Angel Gongora Meza, Founder & Director of Evolution Treks Peru, it proved especially useful in managing large, complex itineraries: “The most pleasant experience of using Zoho Projects was that it simplified complicated itineraries with visible milestones. It was easy to define tasks with a deadline and follow it in one place. The 7-day tour plan included 15 personnel and more than 30 travelers. It helped me to learn how to anticipate risks and handle them before they became problems.”

Why I Picked Zoho Projects

I picked Zoho Projects for its standout resource management capabilities, which are essential for any team looking to optimize their workload distribution. The platform's intuitive Gantt charts provide a visual representation of project timelines, allowing you to easily manage task dependencies and identify critical tasks. Additionally, its time tracking feature logs work hours, aiding in accurate project billing and resource allocation. These functionalities are crucial for teams aiming to maintain productivity and meet project deadlines.

Zoho Projects Key Features

In addition to its resource management prowess, Zoho Projects offers several other valuable features:

• Task Automation: Streamline your workflow with automated task management that reduces manual intervention in routine processes.
• Issue Tracking: Keep track of project issues efficiently with a dedicated system that helps prioritize and resolve problems swiftly.
• Team Collaboration Tools: Enhance team communication with in-app chat, forums, and document sharing functionalities.
• Customizable Dashboards: Tailor your project overview to display the most relevant data, helping you keep track of key performance indicators.

Zoho Projects Integrations

Integrations include Google Drive, Dropbox, Microsoft Teams, GitHub, Slack, Zoho CRM, Zoho Desk, Zoho Invoice, and Microsoft Outlook Calendar.

Pros and Cons

Pros:

• Integrates well with other Zoho apps and third-party tools for enhanced workflow.
• Provides precise tracking of time spent on tasks, aiding productivity analysis.
• Offers detailed task breakdowns for better organization.

Cons:

• Limited storage space on lower-tier plans
• New users may find it complex due to heavy customization.

New Product Updates from Zoho Projects

September 27 2026

Zoho Projects Adds CodeX Scripts for Custom Modules

Zoho Projects now supports CodeX Scripts for custom modules, enabling conditional logic and rules for creating, updating, and deleting records. For more information, visit Zoho Projects' official site.

LEARN MORE ABOUT ZOHO PROJECTS:

• Check out Zoho Projects on their website
• Read my in-depth review of Zoho Projects

6

Screendragon

Best for enterprise workflow automation

• Free demo available
• Pricing upon request

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Screendragon is a no-code workflow management platform built for enterprise marketing and creative ops teams, combining task automation, digital approvals, resource planning, custom forms, and real-time reporting in one system.

Who Is Screendragon Best For?

Screendragon is a strong fit for enterprise marketing, agency, and creative ops teams that need governed, high-volume workflow management at scale.

Why I Picked Screendragon

Screendragon is one of my top picks because I love how its no-code visual workflow builder lets my team design complex, multi-step processes from scratch without engineering support. In practice, that means I can configure conditional routing, automated task assignments based on availability or skillset, and region-specific workflow steps for global campaigns. I also like that Screendragon handles scale without breaking down: teams running hundreds of simultaneous workflows can track status in real time through custom automated reports and personalized dashboards.

Screendragon Key Features

• Resource planning and scheduling: Assign work to team members based on availability or skillset, with visibility into team capacity.
• Version control and proofing: Compare document and asset versions side by side and mark up files directly within the platform.
• Dynamic custom forms: Build structured intake forms with custom fields, layouts, and conditional logic connected to automated workflow steps.
• Role-based permissions: Control data visibility and task access at a granular level to match your team's decision-making structure.

Screendragon Integrations

Screendragon offers pre-built integrations that connect with the tools your teams already use, including Aprimo, Microsoft Power BI, Google Cloud Platform Storage, HubSpot, Amazon S3, Sitecore, Ziflow, Brandfolder, Smartsheet, and Workato. It also connects with Jira, Google Drive, Egnyte, Box, Adobe, OneDrive, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, SAP, Microsoft 365, and Trello. An API and Connection Manager are available for custom integrations with any system that has an open API.

Pros and Cons

Pros:

• No-code workflow and form configuration
• Visual resource workload and allocation tracking
• Dynamic forms consolidate multiple input types

Cons:

• Limited document storage and retrieval options
• Occasional slow loading between screens

New Product Updates from Screendragon

May 10 2026

Screendragon Unveils New AI Hub

Screendragon introduced AI Hub, a new capability that lets teams build and manage AI agents directly within workflows. The update helps marketing teams automate tasks, maintain governance controls, and scale AI-driven operations more efficiently. For more information, visit Screendragon's official site.

LEARN MORE ABOUT SCREENDRAGON:

• Check out Screendragon on their website
• Read my in-depth review of Screendragon

7

Toggl

Best for time-tracked task and capacity planning

• Free plan available; 30-day free trial; Free demo available
• From $9/user/month

Visit Website

Customer Rating: 4.7/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Toggl is a task and project management platform that pairs task tracking, scheduling, and team assignment with native time tracking and capacity planning tools.

Who Is Toggl Best For?

Toggl is a strong fit for project managers and team leads who need to connect task planning directly to time tracking and capacity data.

Why I Picked Toggl

I picked Toggl as one of the best because it's the only task management tool I've used where time tracking isn't bolted on as an afterthought. It's built directly into the task layer, so when I log hours against a task, those actuals flow straight into project dashboards that compare estimated versus real time spent. I also rely on its capacity planning view to see who's overloaded before I assign more work, factoring in working hours and approved time off.

Toggl Key Features

• AI task creator: Converts briefs, notes, or photos of to-do lists into structured, reviewable tasks automatically.
• Multiple assignees with split estimates: Assigns tasks to individuals or teams and divides time estimates evenly or by custom hours or percentages.
• Custom task statuses and board view: Moves tasks across user-defined statuses in a drag-and-drop board view for visual workflow management.
• Project templates: Saves and reuses project setups including task lists, member assignments, billable rates, and estimates.

Toggl Integrations

Toggl offers native integrations with Asana, Jira, Google Calendar, Outlook Email & Calendar, and Slack. It also provides a REST API, webhooks, and Zapier connectivity for custom workflows.

Pros and Cons

Pros:

• AI turns briefs into task lists
• Capacity views flag overloaded teammates
• Timer entries reveal task estimate overruns

Cons:

• No portfolio-wide task progress rollup
• Task assignments don’t notify assignees

LEARN MORE ABOUT TOGGL:

• Check out Toggl on their website
• Read my in-depth review of Toggl

8

ClickUp

Best robust free plan

• Free plan + demo available
• From $7/user/month (billed annually)

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

For teams seeking a reliable task management solution, ClickUp stands out as a dynamic platform designed to transform how you manage your workflow. It caters to diverse needs by integrating task management, documentation, and communication into one unified space, making it an ideal choice for creative agencies, tech startups, and marketing teams. By automating repetitive tasks and prioritizing what truly matters, ClickUp helps your team stay organized and focused, ensuring that projects are completed efficiently and on time.

Why I Picked ClickUp

I picked ClickUp because its free plan offers a rich set of features that cater to diverse task management needs, making it an attractive option for teams of all sizes. With customizable tasks, subtasks, and checklists, you can easily manage and organize your projects. The plan includes collaboration tools like real-time chat and document sharing, which are vital for effective teamwork. Additionally, ClickUp integrates with over 1,000 tools, ensuring that your team’s workflows remain uninterrupted and efficient.

ClickUp Key Features

In addition to its robust free plan, ClickUp offers a variety of features that enhance task management for your team.

• Gantt Charts: Visualize project timelines and dependencies to better manage your team’s workflow and deadlines.
• Time Tracking: Keep track of how long tasks take to complete with built-in time tracking, helping you optimize productivity.
• Goal Tracking: Set, track, and manage your team’s objectives with goal tracking, ensuring alignment and progress toward key targets.
• Automations: Streamline repetitive tasks by setting up automations that trigger actions based on specific conditions, saving your team time and effort.

ClickUp Integrations

Integrations include Google Calendar, Slack, Zoom, Microsoft Teams, HubSpot, GitHub, Dropbox, OneDrive, Salesforce, and Evernote.

Pros and Cons

Pros:

• 50+ widgets to customize your dashboard
• Easy to convert map nodes into tasks
• Unlimited file storage on all paid account tiers

Cons:

• Mobile app can be a bit slow
• Granular customization options results in a time consuming set-up

New Product Updates from ClickUp

September 20 2026

ClickUp Adds Meetings Hub, Super Agent Templates, and ZoomInfo Integration

ClickUp adds a searchable Meetings Hub, new ways to clone and template Super Agents, and a ZoomInfo integration through the App Center. These updates improve meeting retrieval, agent reuse, and access to sales intelligence. For more information, visit ClickUp’s official site.

LEARN MORE ABOUT CLICKUP:

• Check out ClickUp on their website
• Read my in-depth review of ClickUp
• Explore best alternatives to ClickUp

9

Quickbase

Best for customizability

• 30-day free trial
• From $35/user/month (billed annually)

Visit Website

Customer Rating: 4.4/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Quickbase offers a unique solution for those seeking to simplify complex project management tasks. If you're a professional in industries like construction, telecommunications, or retail, Quickbase's ability to centralize project data and enhance team collaboration can help you keep your projects on track and within budget. The platform's low-code development feature allows you to customize applications to meet your specific needs without requiring extensive programming knowledge, making it an appealing choice for organizations looking to streamline their project management processes.

Why I Picked Quickbase

I picked Quickbase for its outstanding customizability, making it a standout choice for task management software. One of the key features is its low-code application development capability, allowing you to tailor workflows and applications to suit your specific project needs without extensive coding. Additionally, Quickbase's ability to centralize data offers your team real-time visibility into project progress, enhancing collaboration and decision-making. These features make Quickbase an ideal choice for organizations that require a flexible and adaptable task management solution.

Quickbase Key Features

In addition to its customizability, Quickbase offers a variety of features that enhance task management:

• Automations: Streamline repetitive tasks by automating workflows, reducing manual effort, and minimizing errors.
• Mobile Access: Manage your tasks and projects on the go with Quickbase's mobile capabilities, ensuring you stay connected wherever you are.
• Integrations: Connect Quickbase with other tools and platforms you use daily to create a seamless workflow across your organization.
• Reporting Tools: Generate detailed reports to gain insights into project performance, helping you make informed decisions and optimize your processes.

Quickbase Integrations

Integrations include Salesforce, Google Drive, Slack, Microsoft Office 365, Dropbox, DocuSign, Mailchimp, Zendesk, QuickBooks, and HubSpot. Additionally, Quickbase offers API access for custom integrations tailored to your specific needs.

Pros and Cons

Pros:

• Highly customizable to suit various business contexts
• Offers low-code application development, enabling non-technical user participation.
• Highly customizable to suit various business contexts

Cons:

• Some features come as paid add-ons
• Not all integrations are available with all plans

LEARN MORE ABOUT QUICKBASE:

• Check out Quickbase on their website
• Read my in-depth review of Quickbase

10

Nifty

Best for milestone tracking

• Free plan + 14-day free trial available
• From $10/user/month (billed annually)

Visit Website

Customer Rating: 4.6/5

This rating combines scores from multiple user review sites to reflect overall customer sentiment about the product.

Nifty brings together task management, collaboration, and communication tools into a single platform, making it an ideal choice for teams looking to enhance efficiency and streamline operations. Designed for businesses across industries such as engineering, marketing, and client management, Nifty helps you keep projects on track with its visual roadmaps and real-time collaboration features. By integrating tasks, discussions, and documentation into one cohesive environment, Nifty addresses the challenge of fragmented workflows, offering a centralized solution that promotes seamless team coordination and productivity.

Why I Picked Nifty

I picked Nifty for its standout capability in milestone tracking, a key feature that sets it apart in the realm of task management software. With its intuitive roadmaps feature, Nifty allows your team to visualize project milestones and deadlines, ensuring everyone stays aligned and focused on achieving goals. The platform's ability to link tasks directly to these milestones provides clarity and accountability, which I find especially valuable for teams managing complex projects. Additionally, Nifty’s dynamic progress reporting offers real-time insights into project status, keeping your team informed and proactive.

Nifty Key Features

In addition to its excellent milestone tracking, Nifty offers several other features that enhance task management:

• In-App Chat: Facilitates real-time communication within projects, keeping your team connected without leaving the platform.
• Time Tracking: Enables you to monitor how much time is spent on each task, helping your team stay within budget and manage resources effectively.
• Document Management: Allows you to create and store project-related documents directly within Nifty, ensuring all necessary information is easily accessible.
• Custom Workflows: Provides flexibility in managing tasks by allowing you to customize workflows to suit your team’s processes and preferences.

Nifty Integrations

Integrations include Harvest, Webex, Zoom, Slack, GitHub, Microsoft Suite, Google Suite, Miro, and Typeform. Nifty also provides an API for custom integrations.

Pros and Cons

Pros:

• Drag-and-drop interface facilitates easy task organization.
• Reliable syncing across apps ensures up-to-date information access.
• Easy document storage, creation, and management.

Cons:

• Time tracking & reporting is available with paid account only.
• Guests & clients can only be invited on paid plans.

LEARN MORE ABOUT NIFTY:

• Check out Nifty on their website
• Read my in-depth review of Nifty

Outro software de gestão de tarefas

Eis mais algumas opções que não entraram na lista principal. Se precisar de sugestões adicionais de software prático de gestão de tarefas, consulte estas opções.

1. Asana

   For task visualization

2. ProjectManager

   For real-time dashboards

3. GoodDay

   For customizable workflows

4. Smartsheet

   For spreadsheet-based portfolio oversight

5. Teamwork.com

   For client deliverable approvals

6. GanttPRO

   For auto-scheduling dependent tasks

7. Quire

   For managing tasks with AI assistants

8. Kintone

   For task management in regulated teams

9. Notion

   For task-linked portfolio oversight

10. Bonsai Agency Software

    For tasks tied to client administration

Como escolher software de gestão de tarefas

É fácil ficar preso a longas listas de funcionalidades e estruturas de preços complexas ao escolher software de gestão de tarefas. Para o ajudar a manter o foco enquanto conduz o seu processo único de seleção de software, eis uma lista de verificação dos fatores a ter em conta:

As equipas procuram constantemente centralizar as suas tarefas e dados. As melhores ferramentas são aquelas que conseguem gerir tanto a gestão de tarefas como a colaboração em documentos, sem se tornarem demasiado complexas.

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Claire Bleich

Consultora do NotionOpens new window

Tendências no software de gestão de tarefas em 2025

Na minha investigação, recolhi inúmeras atualizações de produtos, comunicados de imprensa e registos de lançamentos de diferentes fornecedores de software de gestão de tarefas. Eis algumas das tendências emergentes que estou a acompanhar:

• Colaboração centrada na privacidade: Mais equipas querem controlar quem vê o quê, especialmente em espaços de trabalho partilhados. As funcionalidades mais recentes permitem aos utilizadores definir acessos baseados em funções, restringir tarefas sensíveis ou criar grupos de tarefas privados dentro de projetos maiores.
• Sugestões de tarefas baseadas em IA: Cada vez mais plataformas utilizam IA para recomendar prazos, dar prioridade a tarefas e atribuir trabalho automaticamente com base em padrões anteriores. Isto ajuda as equipas a concentrarem-se em tarefas de maior impacto sem terem de organizar manualmente listas ou efetuar ajustes. Também pode considerar os gestores de tarefas com IA, que oferecem capacidades de IA mais abrangentes.
• Equilíbrio preditivo da carga de trabalho: Algumas ferramentas analisam agora a capacidade da equipa e sugerem a redistribuição de tarefas antes de as cargas de trabalho se tornarem incomportáveis. Ao detetarem desequilíbrios na carga de trabalho numa fase inicial, os gestores podem evitar o esgotamento e garantir que os projetos se mantêm no bom caminho.
• Elementos de gamificação: Os fornecedores estão a adicionar distintivos, acompanhamento do progresso e recompensas por conquistas para manter os utilizadores envolvidos e motivados. Estes elementos incentivam a conclusão atempada das tarefas e tornam o trabalho de rotina mais interativo.
• Criação de tarefas por comandos de voz e através de conversação: As equipas podem agora adicionar e gerir tarefas utilizando assistentes de voz ou introdução baseada em conversação. Isto facilita a captura de ideias em movimento, a criação de tarefas durante reuniões ou a atualização rápida do progresso sem navegar pelos menus.

O que é o software de gestão de tarefas?

O software de gestão de tarefas é uma ferramenta que ajuda indivíduos e equipas a organizar, dar prioridade e acompanhar tarefas ao longo do ciclo de vida de um projeto.

Permite aos utilizadores atribuir responsabilidades, definir prazos e monitorizar o progresso num único local centralizado, reunindo funções de gestão de tarefas normalmente presentes no software de gestão de projetos. Ao simplificar a execução de tarefas e melhorar a visibilidade, resolve problemas comuns, como prazos não cumpridos, fluxos de trabalho dispersos e responsabilidades pouco claras — tornando as equipas mais produtivas e alinhadas.

Funcionalidades do software de gestão de tarefas

Ao selecionar um software de gestão de tarefas, esteja atento às seguintes funcionalidades essenciais:

• Criação e atribuição de tarefas: Esta funcionalidade permite-lhe adicionar rapidamente novas tarefas e atribuí-las a si próprio ou aos membros da equipa. Pode acompanhar facilmente quem é responsável por cada tarefa, tornando difícil que algo fique esquecido.
• Acompanhamento de prazos: Veja exatamente quando vence cada tarefa e receba lembretes à medida que os prazos se aproximam. Isto ajuda-o a evitar pânicos de última hora e mantém os projetos em andamento.
• Ferramentas de priorização: Organize as tarefas com base na sua urgência ou importância, para saber sempre o que merece a sua atenção primeiro. Pode passar menos tempo a decidir por onde começar e mais tempo a concluir o trabalho.
• Funcionalidades de colaboração: Comunique diretamente nas tarefas através de comentários, partilha de ficheiros e atualizações em tempo real. Não precisa de se preocupar em perder trabalho ou feedback no meio de uma enxurrada de e-mails.
• Acompanhamento do progresso: Obtenha uma visão geral do estado de cada tarefa — desde “não iniciada” a “em curso” e “concluída”. Isto facilita a monitorização do ritmo de trabalho e a deteção antecipada de estrangulamentos.
• Notificações e alertas: Mantenha-se a par de tudo com notificações instantâneas quando as tarefas são atualizadas, atribuídas ou concluídas. Não correrá o risco de perder atualizações ou alterações importantes.
• Capacidades de integração: Ligue o software às ferramentas que já utiliza, como calendários, e-mail ou aplicações de mensagens. Isto significa menos atualizações manuais e mais tempo poupado ao longo do dia.
• Relatórios e análises: Gere relatórios para identificar tendências de produtividade, medir o desempenho da equipa e encontrar áreas a melhorar. Estes dados facilitam a tomada de decisões mais inteligentes sobre a forma como trabalha.
• Acesso móvel: Gira tarefas a partir de qualquer dispositivo, esteja à secretária ou em deslocação. Não fica preso ao computador (porque, por vezes, a inspiração — ou os prazos — surge fora do escritório).
• Fluxos de trabalho personalizáveis: Adapte o software aos processos únicos da sua equipa, quer esteja a executar sprints ágeis quer a seguir uma simples lista de tarefas. Esta flexibilidade permite-lhe trabalhar da forma que prefere, em vez de o obrigar a utilizar um sistema rígido.

Funcionalidades comuns de IA no software de gestão de tarefas

O software moderno de gestão de tarefas inclui frequentemente funcionalidades baseadas em IA concebidas para tornar o seu fluxo de trabalho ainda mais simples:

• Sugestões inteligentes de tarefas: A IA pode recomendar tarefas com base nos seus hábitos ou no histórico do projeto, ajudando-o a lembrar-se do trabalho recorrente e a manter-se organizado sem esforço adicional.
• Priorização automática: Algumas ferramentas utilizam IA para classificar automaticamente as suas tarefas por urgência ou importância, permitindo-lhe concentrar-se no que é mais importante.
• Processamento de linguagem natural: Adicione rapidamente tarefas escrevendo ou falando em linguagem corrente — a IA interpretará os seus dados e criará a tarefa certa para si.
• Prazos preditivos: A IA pode estimar quanto tempo as tarefas poderão demorar ou sinalizar quando corre o risco de não cumprir um prazo, alertando-o antes de surgirem problemas.
• Lembretes automáticos: Receba lembretes e notificações proativos com base nos seus padrões de trabalho, para nunca perder o ritmo.
• Informações baseadas em dados: A IA analisa as suas tendências de produtividade e sugere formas de otimizar o seu fluxo de trabalho ou melhorar a colaboração da equipa.
• Automatização do fluxo de trabalho: Configure regras baseadas em IA para atribuir tarefas automaticamente, atualizar estados ou enviar notificações com base nos acionadores que definir.

Vantagens do software de gestão de tarefas

A implementação de software de gestão de tarefas pode proporcionar várias vantagens à sua equipa e à sua empresa. Eis algumas que pode esperar:

• Melhor organização: Mantém todas as tarefas, prazos e prioridades num único lugar, para que nada se perca ou seja esquecido.
• Aumento da produtividade: Ajuda as equipas a concentrarem-se no trabalho certo, definindo prioridades, acompanhando o progresso e reduzindo o tempo gasto em atualizações manuais.
• Colaboração melhorada: Permite aos membros da equipa partilhar tarefas, deixar comentários e anexar ficheiros, mantendo toda a comunicação do projeto num único local.
• Menos prazos não cumpridos: Envia lembretes e acompanha as datas de vencimento, facilitando o cumprimento do calendário.
• Responsabilidades mais claras: Atribui tarefas a pessoas específicas, para que todos saibam quem é responsável por cada tarefa.
• Fluxos de trabalho mais eficientes: Utiliza automatização, tarefas recorrentes e dependências para reduzir estrangulamentos e acelerar os processos.
• Melhor equilíbrio da carga de trabalho: Mostra quem está sobrecarregado e quem tem disponibilidade, ajudando os gestores a distribuir as tarefas de forma justa.

Custos e preços do software de gestão de tarefas

Para muitas equipas, o custo é um fator fundamental na escolha de software de gestão de tarefas. A maioria das plataformas disponibiliza vários planos concebidos para diferentes dimensões e necessidades de equipas — desde utilizadores individuais a organizações empresariais.

De um modo geral, os preços inserem-se normalmente em níveis previsíveis, tornando mais fácil avaliar as funcionalidades face ao seu orçamento. Compreender estes padrões pode ajudá-lo a evitar pagar demasiado por funcionalidades comuns — ou a não usufruir de funcionalidades essenciais.

Eis uma análise dos tipos de planos mais comuns e do que incluem:

Tabela de comparação de planos para software de gestão de tarefas

Cada plano foi concebido para diferentes necessidades dos utilizadores, com funcionalidades avançadas desbloqueadas nos níveis superiores. Os planos gratuitos, embora limitados, são úteis para testar uma ferramenta antes de assumir um compromisso.

Compreender o que cada nível oferece pode ajudá-lo a avaliar até que ponto o software irá acompanhar o crescimento da sua equipa.

Poderá ter de atualizar o seu plano quando:

1. Aumento da dimensão da equipa: À medida que a empresa cresce e adiciona mais funcionários ou equipas, o nível de preços atual poderá não suportar o maior número de utilizadores, tornando necessária uma atualização para incluir todos.
2. Necessidades acrescidas de funcionalidades: Quando a empresa necessita de funcionalidades mais avançadas, como relatórios avançados, fluxos de trabalho personalizados ou integrações com outras ferramentas empresariais, poderá ter de avançar para um nível de preços superior.
3. Maior volume de projetos: Se a empresa começar a gerir simultaneamente um maior volume de projetos, os limites do nível atual poderão ser ultrapassados.
4. Maiores necessidades de suporte: À medida que as operações se tornam mais complexas, a empresa poderá necessitar de melhores opções de suporte ao cliente, como suporte 24/7, gestão de conta dedicada ou tempos de resposta mais rápidos.
5. Necessidades de segurança e conformidade: As empresas que lidam com dados sensíveis ou operam em setores regulamentados poderão necessitar de planos de nível superior, com encriptação avançada e certificações de conformidade, para cumprir as normas de segurança.

Ao escolher um plano, tenha em consideração a dimensão da sua equipa, a complexidade dos projetos, as necessidades de integração e a escalabilidade. Equilibrar estes fatores com o seu orçamento ajudá-lo-á a encontrar a ferramenta de gestão de tarefas certa.

Novas atualizações de produtos dignas de nota

Abaixo encontrará as nossas notas de lançamento e a nossa análise das atualizações mais recentes e relevantes dos produtos de software de gestão de tarefas. Descubra o que é agora possível através de lançamentos de funcionalidades, melhorias e atualizações nas aplicações Web, de computador e móveis. Saiba o que há de novo, se é uma novidade interessante — ou não — e por que razão é importante para a gestão de tarefas.

Atualizações do software de gestão de tarefas no 1.º trimestre de 2025

Notas de atualização do monday.com

No dia 2 de março, o monday.com lançou a coluna ID do item, que atribui um identificador único a cada item de um quadro. Os IDs podem ser gerados aleatoriamente (por predefinição) ou definidos pelo utilizador.

A opção "Chave personalizada" permite às equipas utilizar identificadores específicos do projeto, facilitando o acompanhamento e a localização de itens com base em convenções familiares.

Isto é especialmente útil para equipas que necessitam de uma identificação precisa — como gestores de projetos que acompanham tarefas, programadores que gerem problemas ou equipas de operações que supervisionam inventários.

Veredicto: Excelente! Automatização + Organização + Personalização = Sucesso

Notas de atualização do Zoho Projects

O Zoho Projects introduziu novas funcionalidades de acessibilidade para apoiar utilizadores com necessidades visuais, auditivas e sensoriais. Estas incluem uma Máscara de leitura para reduzir as distrações, espaçamento de texto personalizável, controlos de animação e definições ajustáveis do cursor e do tipo de letra. Ferramentas adicionais, como o suporte para leitores de ecrã, a ampliação do texto ao passar o rato e o tachado de itens concluídos, melhoram a facilidade de utilização.

As definições podem ser personalizadas através da Configuração, da barra de ferramentas de Acesso rápido ou da página de Terminar sessão, permitindo aos utilizadores personalizar a sua experiência.

Estas atualizações apoiam utilizadores com deficiências visuais, dificuldades cognitivas ou que utilizam tecnologias de assistência — demonstrando o compromisso da Zoho com a inclusão e a conformidade com as normas de acessibilidade.

Veredicto: Em alta! A acessibilidade estará sempre em alta e na moda.

Notas da atualização do ClickUp

A 7 de fevereiro, a versão 3.46 do ClickUp adicionou funcionalidades para melhorar a colaboração e a gestão de dados. Os utilizadores podem agora partilhar mensagens em novas conversas de grupo, facilitando a ligação com colegas de equipa com quem ainda não tinham interagido. A configuração do painel também foi simplificada, dando prioridade aos campos específicos da localização durante a seleção da fonte de dados.

A atualização melhora a funcionalidade Tabela, permitindo a formatação em massa das células — estilos como itálico ou cor podem ser aplicados a linhas ou colunas inteiras de uma só vez.

Estas melhorias beneficiam gestores de projetos, analistas e equipas que dependem de ferramentas colaborativas e da visualização de dados, simplificando a comunicação e a personalização.

Veredicto: Não. Uma melhor comunicação e organização são sempre positivas, mas — em comparação com outras atualizações de produtos — estas novas funcionalidades são um pouco básicas.

Notas da atualização do Productive

A 18 de fevereiro, o Productive lançou um Editor de estilos de documentos que permite aos utilizadores personalizar PDFs exportados para corresponderem à sua marca. Oferece controlo sobre a tipografia, o esquema, a formatação, as tabelas e os esquemas de cores — incluindo tipos de letra personalizados, margens, cabeçalhos e rodapés.

Um painel de pré-visualização em tempo real mostra atualizações instantâneas em documentos como faturas e propostas. Os utilizadores podem passar o rato sobre as secções para pré-visualizar as alterações e adicionar cores da marca através de um seletor ou introduzindo valores RGB, HSL ou HEX exatos.

Esta funcionalidade ajuda as empresas a manter um aspeto cuidado e consistente com a marca nos documentos destinados aos clientes — especialmente útil para equipas de marketing, gestores de marca e pessoal administrativo.

Veredicto: Em alta! Afinal, a marca é tudo. 

Notas da atualização do Wrike

Eis uma versão mais concisa:

Em janeiro de 2024, a Wrike lançou atualizações para melhorar a experiência do utilizador e a funcionalidade. O novo Modo escuro reduz o cansaço visual e oferece uma interface mais elegante. A Vista de tabela suporta agora ligações públicas, permitindo aos utilizadores partilhar vistas específicas com partes interessadas externas — sem necessidade de uma conta Wrike.

Os Formulários de pedido também receberam atualizações importantes, incluindo suporte para todos os esquemas, tipos de itens personalizados e perguntas de seguimento condicionais. Os utilizadores podem agora converter formulários ao nível da conta em formulários ao nível do espaço, para maior flexibilidade.

Estas melhorias beneficiam gestores de projetos e administradores ao aperfeiçoarem a partilha de dados, a personalização e a facilidade de utilização geral.

Veredito: Não. O modo escuro é ótimo para os olhos, mas não é especialmente novo ou diferente.

Notas da atualização do Miro

Em janeiro de 2025, o Miro lançou a funcionalidade Recapitular (BETA), uma ferramenta baseada em IA que resume as alterações aos quadros e destaca os comentários principais, ajudando as equipas a rever rapidamente as atualizações e a dar prioridade às tarefas sem terem de analisar cada alteração.

O Miro também introduziu Cópias sincronizadas, que permite aos utilizadores incorporar conteúdo de um quadro noutro com sincronização em tempo real. As atualizações efetuadas no original refletem-se automaticamente em todas as instâncias, garantindo a consistência e reduzindo o trabalho manual.

Estas funcionalidades são especialmente úteis para gestores de projetos, designers e equipas multifuncionais, simplificando a colaboração, mantendo a informação atualizada e minimizando o tempo despendido em atualizações.

Veredito: Em alta! A IA está a tornar-se cada vez mais comum, mas continua a ser uma nova tendência em destaque para nós.

Notas da atualização do Nifty

A 3 de janeiro, o Nifty lançou novas funcionalidades para melhorar o agendamento de tarefas e a automatização de fluxos de trabalho. As Tarefas recorrentes permitem agora aos utilizadores automatizar tarefas numa base diária, semanal, mensal ou personalizada, reduzindo a introdução manual e apoiando rotinas consistentes.

O Nifty também adicionou um campo Diferença entre datas para calcular o número de dias entre duas datas, ajudando as equipas a acompanhar prazos, durações e tarefas sensíveis ao tempo com maior precisão.

Estas atualizações beneficiam gestores de projetos e líderes de equipa que dependem de fluxos de trabalho recorrentes e de um agendamento preciso para se manterem produtivos e no caminho certo.

Veredito: Em alta! A automatização pode não ser nova, mas é certamente uma tendência.

Notas da atualização do Kintone

Em março de 2025, o Kintone lançou atualizações para melhorar a governação e a facilidade de utilização. Uma atualização importante permite aos administradores restringir a gestão de aplicações, garantindo que apenas os utilizadores autorizados podem configurar definições e manter o controlo centralizado.

As notificações de erro na página Permissões para registos também foram melhoradas, fornecendo mensagens mais claras para simplificar a resolução de problemas.

Estas alterações proporcionam aos administradores de sistemas e às equipas de TI uma melhor supervisão, segurança e eficiência na gestão dos ambientes Kintone.

Veredicto: Não. A gestão de permissões é muito importante para a segurança, mas não é especialmente inovadora.

Notas de atualização do Teamwork.com

Em fevereiro de 2025, o Teamwork adicionou novas funcionalidades para melhorar a gestão de projetos e o planeamento de recursos. Os marcadores de posição permitem aos utilizadores atribuir funções a tarefas sem indicar pessoas específicas, ajudando os gestores a planear cargas de trabalho, evitar a sobrecarga de recursos e apoiar decisões de contratação.

Uma nova Vista de clientes disponibiliza um painel centralizado com informações sobre a rentabilidade, os orçamentos, as horas faturáveis e o estado geral dos projetos.

Estas atualizações ajudam os gestores de projetos, as equipas financeiras e os responsáveis pelas relações com os clientes a alocar melhor os recursos e a acompanhar o desempenho dos clientes.

Veredicto: Excelente! Quanto mais informações puder fornecer a si próprio e ao cliente, melhor.

Notas de atualização do Height

Em janeiro de 2025, o Height lançou atualizações para impulsionar a gestão de projetos e a colaboração. Os blocos de resumo em direto geram agora resumos em tempo real no topo de projetos, tarefas e documentos, mantendo as equipas informadas sem atualizações manuais.

As tarefas com subtarefas adicionadas são agora convertidas automaticamente em projetos, acrescentando estrutura e permitindo funcionalidades como as verificações de projetos. O Menu de partilha redesenhado também clarifica as permissões de membros e visitantes e simplifica a partilha por e-mail ou ligação.

Estas funcionalidades ajudam os gestores de projetos e as equipas a simplificar a gestão de tarefas, melhorar a visibilidade e colaborar de forma mais eficiente.

Veredicto: Excelente! As melhores automatizações proporcionam clareza e poupam tempo, tal como estas novas funcionalidades.