10 beste Projektmanagement-Tools für kleine Unternehmen 2026

monday AI Workspace ist eine flexible Arbeitsmanagement-Plattform, die Aufgabenverfolgung, Gantt- und Kanban-Ansichten, Teamzusammenarbeit, Workload-Management und KI-gestützte Automatisierung über Projekte und Workflows hinweg vereint.

Für wen ist monday AI Workspace am besten geeignet?

monday AI Workspace eignet sich besonders für kleine Unternehmen mit weniger als 50 Nutzern, die eine konfigurierbare Plattform benötigen, um die Arbeit in den Bereichen Marketing, Betrieb und Kundendienst zu steuern.

Warum ich mich für monday AI Workspace entschieden habe

monday AI Workspace steht auf meiner Auswahlliste, weil kein anderes Tool in dieser Kategorie es so intuitiv ermöglicht, Workflows von Grund auf zu erstellen. Ich nutze das Board-System, um die tatsächliche Arbeitsweise meines Teams abzubilden – sei es Kanban für Kampagnenaufgaben oder Gantt für Kundenprojekte. Die über 200 nativen Integrationen, darunter QuickBooks für die Budget-Synchronisierung und GitHub für Entwickler-Updates, sorgen dafür, dass ich nicht zwischen Tools wechseln muss, um einen vollständigen Überblick über den Projektstatus zu bekommen.

Hauptfunktionen von monday AI Workspace

• KI-gestützter Workflow-Builder: Erstellen Sie individuelle Automatisierungen, die Updates, Benachrichtigungen und Aufgabenverteilungen in Ihren Projekten auslösen.
• Workload-Ansicht: Visualisieren Sie Kapazitäten und Zuteilungen der Teammitglieder, um Aufgaben effizient zu verteilen und Überlastungen zu vermeiden.
• Vorgefertigte Projektvorlagen: Starten Sie Projekte schnell mit Vorlagen für Marketingkampagnen, Onboarding und Produkteinführungen.
• Vollständige Funktionen in der mobilen App: Nutzen Sie das gesamte Projektmanagement auch auf iOS- und Android-Geräten, um Aufgaben von unterwegs aus zu aktualisieren.

monday AI Workspace Integrationen

monday AI Workspace bietet Hunderte von nativen Integrationen über die eingebauten Integrationen und den Marktplatz, einschließlich Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Jira, Dropbox, Zoom, HubSpot, Salesforce, GitHub und Outlook. Es unterstützt außerdem Zapier und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Zoho Projects ist ein Online-Projektmanagement-Tool, mit dem Teams Projekte planen, verfolgen und gemeinsam bearbeiten können. Das Tool ist skalierbar für kleine und mittlere Unternehmen.

Warum ich Zoho Projects gewählt habe: Es ermöglicht Nutzern, Projektpläne zu erstellen sowie Ad-hoc-Aufgaben im Team zuzuweisen. Zu den Funktionen gehören flexible Arbeitszeiten, Baselines und kritische Pfade in Gantt-Diagrammen, teamorientierte Arbeitsverteilung und Aufgaben-Erinnerungen. Funktionen für Zeiterfassung und Ressourcennutzung helfen Managern sicherzustellen, dass Mitarbeitende weder über- noch unterfordert werden.

Nutzer können Aufgabenübergänge und Workflows automatisieren, Aktivitäten und Fortschritte mit Hilfe von erweiterten Berichten verfolgen sowie Budgets mit Funktionen für Ausgabenmanagement verwalten. Zu den Kollaborationsfunktionen gehören teamweite sowie individuelle Diskussionsverwaltung, ein Social Feed zur Interaktion und zur Übersicht aller Projektaktivitäten, ein Forum zum Ideenaustausch und zur Lösungsfindung sowie ein zentrales Dokumentenmanagement-Modul zur Verwaltung aller Informationen. Mobile Apps sind ebenfalls verfügbar.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen von Zoho Projects

Funktionen beinhalten die Möglichkeit, virtuelle Meetings direkt im Tool abzuhalten (so müssen Sie kein separates Videokonferenz-Tool verwenden), sowie weitere Kollaborationsfunktionen wie einen Social-Feed zur Übersicht über Projektaktivitäten und ein Forum zur Diskussion spezifischer Projekte, Teams und Ideen oder Lösungen.

Integrationen umfassen Zoho-Anwendungen wie Zoho CRM, Zoho Cliq, Zoho Meeting sowie andere Drittanbieter-Apps wie Microsoft Office 365, Microsoft Teams, Google Drive, Zapier, Zendesk und ServiceNow.

Für kleine Unternehmen, die ihre Projektmanagement-Prozesse optimieren möchten, bietet Workzone eine maßgeschneiderte Lösung, die Einfachheit und Effizienz in den Vordergrund stellt. Entwickelt für Branchen wie Marketing, Betrieb und IT, stellt Workzone Funktionen bereit, mit denen der gesamte Projektlebenszyklus verwaltet werden kann – von der Aufgabenorganisation bis zur Dokumentenfreigabe.

Warum ich Workzone gewählt habe

Ich habe mich für Workzone entschieden, weil es gezielt auf die speziellen Bedürfnisse kleiner Unternehmen, insbesondere in den Bereichen Marketing und Betrieb, eingeht. Besonders schätze ich die Funktion für Echtzeit-Projektübersicht, mit der Sie und Ihr Team den Projektfortschritt verfolgen können, ohne ständig nachfragen zu müssen. Darüber hinaus gewährleistet der organisierte Anfrageeingang von Workzone, dass Projektanfragen effizient weitergeleitet und den richtigen Teammitgliedern zugeteilt werden, wodurch Engpässe reduziert werden. Diese Funktionen sind einfach und dennoch leistungsstark und machen Workzone zur idealen Wahl für kleine Teams, die ihre Effizienz im Projektlebenszyklus-Management steigern möchten.

Workzone Hauptfunktionen

Neben seinen herausragenden Funktionen bietet Workzone weitere hilfreiche Tools, um Ihr Projektmanagement-Erlebnis zu verbessern:

• Dokumentenprüfung und Freigaben: Vereinfacht den Überprüfungsprozess, indem Teammitglieder Feedback geben und Dokumente direkt in der Plattform freigeben können.
• Vorgefertigte Vorlagen: Bietet über 1.000 Vorlagen für einen schnellen Projektstart – so sparen Sie Zeit bei der Einrichtung und können sich auf die Umsetzung konzentrieren.
• Unbegrenzte Schulungen und Support: Stellt sicher, dass Ihr Team sich problemlos mit der Software vertraut machen kann und jederzeit umfassenden Support erhält.
• Vorgefertigte Berichte: Stellt vorgefertigte Berichte für wichtige Kennzahlen wie Arbeitsbelastung, Budgets und Kapazitätsplanung bereit.

Workzone-Integrationen

Integrationen umfassen Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Salesforce, Dropbox, Box, GitHub, Harvest, Toggl und HubSpot.

Quickbase ist eine cloudbasierte Anwendungsentwicklungsplattform, die es Nutzern ermöglicht, individuelle Geschäftsapplikationen zu erstellen, die speziell auf ihre eigenen Prozesse und Anforderungen im Datenmanagement zugeschnitten sind – und das mit einem visuell gestalteten No-Code-Editor. Quickbase eignet sich für zahlreiche Branchen und wird von Unternehmen genutzt, die ihre Abläufe effizienter steuern möchten, ohne über umfangreiche Programmierkenntnisse zu verfügen.

Warum ich Quickbase gewählt habe: Quickbase fungiert als Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen, indem es eine Plattform bietet, auf der Nutzer individuelle Anwendungen zur Verwaltung ihrer Projekte und Prozesse erstellen können. Das Tool ermöglicht die Zentralisierung von Projektinformationen, sodass Teammitglieder Daten in Echtzeit abrufen, teilen und aktualisieren können.

Mit Funktionen wie anpassbaren Dashboards, automatisierten Workflows und Echtzeit-Reporting unterstützt Quickbase kleine Unternehmen dabei, den Projektfortschritt zu verfolgen, Aufgaben zu verwalten und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen von Quickbase

Funktionen beinhalten einen No-Code-App-Builder, der besonders dann hilfreich ist, wenn Sie nicht über umfangreiche IT-Ressourcen verfügen, da Sie die Software auf Ihre speziellen Anforderungen zuschneiden können, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen. Das Tool bietet zudem eine Auswahl an einsatzbereiten Apps, die insbesondere in der Fertigungsindustrie für Prozesse wie die Verwaltung von Produktionsbereichen, Verträgen und Sicherheitsprüfungen am Standort nützlich sind.

Integrationen umfassen Salesforce, Slack, Microsoft Teams, Tableau, Jira, Procore und Zapier.

FigJam ist ein Online-Whiteboard-Tool, das von Figma entwickelt wurde und sich nahtlos mit dem Design-Tool von Figma verbindet, um das Brainstorming, die Projektplanung und die Ausführung deines Teams zusammenzuführen.

Warum ich FigJam gewählt habe: Diese Software bietet eine sehr flexible Lösung für Projektplanung und -management. Dein Team kann mit den Whiteboards verschiedene Arten der Zusammenarbeit fördern, darunter Brainstorming, Workflow-Design und strategische Planung. Ich habe es meiner Liste hinzugefügt, weil diese Vielseitigkeit besonders für Startups und kleine Unternehmen hilfreich sein kann, deren Teams in schneller Folge planen, ausführen und neue Ideen entwickeln.

Die Whiteboards können entweder auf einer leeren Leinwand erstellt werden oder du wählst eine der vorgefertigten Vorlagen, die auf der Plattform enthalten sind. Es stehen Vorlagen für Brainstorming-Frameworks, Zeitpläne, Roadmaps und mehr zur Verfügung. Dein Team kann Workflows erstellen, Ideen entwickeln und vieles mehr. Es gibt außerdem Automatisierungen, die beispielsweise Notizen automatisch in To-dos sortieren, ähnliche Notizzettel gruppieren und weitere zeitsparende Tricks ermöglichen.

FigJam hervorstechende Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen die Möglichkeit, agile Workflows für deine Projektprozesse zu erstellen, zu verwalten und zu bearbeiten sowie unterhaltsame Kollaborationsfeatures wie Audio- und Live-Chat, Emoji-Reaktionen und einen Musikplayer. Du kannst außerdem externen Mitarbeitenden Zugriff mit bestimmten Berechtigungen gewähren, was besonders bei sehr involvierten Kund:innen oder beim Einbinden von Freelancer:innen hilfreich ist.

Integrationen umfassen Figma, Microsoft Teams, Asana, Jira, Mixpanel und Github.

MeisterTask ist ein übersichtliches Projektmanagement-Tool, das entwickelt wurde, um die Aufgabenverfolgung und Teamzusammenarbeit zu vereinfachen. Es bietet eine klare, intuitiv bedienbare Oberfläche mit anpassbaren Kanban-Boards für ein effizientes Workflow-Management. Zu den Hauptfunktionen zählt die nahtlose Integration mit MindMeister, die ein direktes Überführen von Brainstorming-Ergebnissen in Aufgaben ermöglicht und so einen reibungslosen Ideenfindungsprozess unterstützt. Mit leistungsstarker Aufgabenautomatisierung, Zeiterfassung und Kollaborationstools schafft MeisterTask eine produktive Umgebung und erleichtert die Projektdurchführung für Teams jeder Größe.

Warum ich MeisterTask gewählt habe: MeisterTask überzeugt kleine Unternehmen durch eine einfache und effiziente Projektmanagement-Lösung. Die anpassbaren Kanban-Boards erleichtern die Aufgabenorganisation und Fortschrittskontrolle, wodurch Teams einfach im Gleichklang bleiben und fokussiert arbeiten können. Die Software-Integration mit MindMeister für Brainstorming und Ideenumsetzung sorgt für einen flüssigen Übergang zwischen Ideenfindung und umsetzbaren Aufgaben und unterstützt kreative sowie strategische Planungen. Funktionen wie Aufgabenautomatisierung, Fälligkeitsbenachrichtigungen und Zusammenarbeitstools reduzieren manuelle Arbeitsaufwände und fördern die Teamkommunikation, sodass Projektmanagement für kleine Unternehmen zugänglicher und effektiver wird, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Herausragende Funktionen und Integrationen von MeisterTask

Funktionen umfassen Kanban-Boards, Aufgabenautomatisierung, MindMeister-Integration, anpassbare Workflows, Projektvorlagen, Zeiterfassung, Dateianhänge, Fälligkeits-Erinnerungen, Kollaborationstools, Aktivitätsstreams, mobile Apps, sichere Datenverschlüsselung, zahlreiche Integrationen mit anderen Tools, personalisierte Dashboards, flexible Projektansichten

Integrationen umfassen Slack, Dropbox, Github, Google Drive, Microsoft Teams, Outlook, Trello, Asana, MindMeister und Hunderte weitere über einen kostenpflichtigen Zapier-Plan. 

Plaky ist eine kostenlose Software für Aufgaben- und Projektmanagement, die zur Unterstützung einer unbegrenzten Anzahl von Projekten und Benutzern entwickelt wurde. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht eine klare Visualisierung von Fristen und Aufgabenstatus und erleichtert dadurch die effiziente Organisation und Nachverfolgung verschiedener Projekte. Die Plattform ist ideal für Unternehmen, die eine einfache visuelle Plattform für das Aufgabenmanagement suchen.

Warum ich Plaky ausgewählt habe: Wenn es um die Verwaltung von Aufgaben geht, ist Plaky aufgrund seines kostenlosen Tarifs, der eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern und Projekten umfasst, ein zugängliches Tool für kleine Unternehmen. Die Plattform bietet Funktionen für die Zeiterfassung, Teamkommunikation, die Organisation von Projekten und Prozessen, die Fortschrittsverfolgung und Aufgabenvorlagen. Sie unterstützt die Zusammenarbeit im Team, indem sie einen Bereich zum Teilen von Aktualisierungen und Dateien bereitstellt, und umfasst eine mobile App zur Verwaltung von Aufgaben und Aktualisierungen von überall aus. 

Herausragende Funktionen und Integrationen von Plaky

Funktionen umfassen Gantt-Diagramme, Aufgabenzuweisungen, Aufgaben, Projektstatus, Farbcodierung, benutzerdefinierte Felder, Kommentare und Benachrichtigungen sowie vorgefertigte Vorlagen für eine Vielzahl von Anwendungsfällen.

Integrationen umfassen Pumble für die Teamkommunikation und Clockify für die Zeiterfassung.

Kintone ist eine anpassbare Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen, die von Teams wie McCormick Distillery (Missouri), A-B Emblem (North Carolina), Michael Callahan & Associates (Virginia) und über 23.000 Organisationen weltweit genutzt wird.

Warum ich Kintone ausgewählt habe: Ihr einzigartiger Ansatz für Projekt- und Aufgabenmanagement ermöglicht es, eine Vielzahl von individuell gestaltbaren 'Apps' zu erstellen – entweder von Grund auf, mithilfe von Vorlagen oder aus vorhandenen Tabellenkalkulationen –, um Datenverwaltung, Geschäftsprozesse und Workflows abzubilden. Kintone-Apps lassen sich für Projektmanagement, Vertriebs-CRM, Kundendatenbanken, Spesenabrechnungen, gemeinsame Aufgabenlisten, Geräteverwaltung, Produktfeedback und vieles mehr anpassen.

Mit Kintone können Sie, ohne eine Zeile Code zu schreiben, Projektmanagement-Apps für Ihr kleines Unternehmen erstellen, indem Sie einfach die gewünschten Elemente per Drag-and-drop auf die Seite ziehen: Rich-Text-Felder, Datumsfelder, Dropdown-Menüs, Zahlenfelder mit integrierten Berechnungen, Bereiche für Anhänge, Benutzer- oder Gruppenauswahllisten, verwandte Daten aus anderen Apps, Tabellen und mehr.

Nach dem Bau der gewünschten App können Sie damit einfach die Daten und Aufgaben verwalten, die Sie und Ihr Team im Blick behalten müssen. Mit benutzerdefinierten Benachrichtigungen und Erinnerungen sowie detaillierten Berechtigungseinstellungen machen Sie Ihre Projektmanagement-Lösung so individuell, wie Sie es wünschen.

Dank der Kintone-Anpassungsfunktionen können kleine Unternehmen sämtliche Workflows aller Abteilungen auf einer zentralen Plattform verwalten, anstatt auf Dutzende von Tools (wie CRM-Systeme, Spesenabrechnungen, Projektverfolgung und Tabellen) angewiesen zu sein. Sparen Sie Ihrem Team Zeit und Mühe durch klare Zuständigkeiten, gefilterte Listen zur Aufgabenpriorisierung und automatisierte Erinnerungen sowie Übergaben zur Steuerung mehrstufiger Arbeitsabläufe.

Die integrierten Kommunikationsfunktionen von Kintone ermöglichen es Teams außerdem, Projekte direkt in der App und in themen- oder projektbezogenen Diskussionsthreads zu besprechen. Eigene 'Spaces' organisieren alles, was Ihr Team für Ihr Projekt benötigt, inklusive Aufgabenverfolgungs-Apps und durchsuchbaren Gesprächssträngen.

Besondere Funktionen & Integrationen von Kintone

Funktionen umfassen eine Bibliothek mit vorgefertigten Anwendungen, verbessertes Prozessmanagement, private Nachrichten, individuell anpassbare Diagramme und Grafiken in Echtzeit sowie fein abgestufte Berechtigungssteuerung.

Integrationen bestehen zu Tools wie Slack, Gmail, Google Kalender, Outlook, Tableau, Dropbox, Salesforce, HubSpot, Eventbrite, WordPress, QuickBooks, MailChimp und vielen weiteren über einen kostenpflichtigen Zapier-Plan oder über API-Integrationen.

Kintone bietet ermäßigte Preise für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen und beinhaltet einen kostenlosen App-Bau als Teil des Testzeitraums.

Trello ist vielleicht eines der bekanntesten Kanban-Board-Tools im Bereich Projektmanagement (auch wenn ständig neue Alternativen auftauchen) und bietet einen kostenlosen Tarif, den kleine Unternehmen lieben werden.

Warum ich Trello ausgewählt habe: Es kann Ihr Hauptwerkzeug für Planung und Organisation sein oder einfach als Ergänzung zu allem anderen dienen, das Sie täglich nutzen. 

Trello überzeugt mit einer unglaublich einfachen Lernkurve, wobei einige der fortschrittlicheren Funktionen anderer Projektmanagement-Tools fehlen. Für eine grundlegende Kanban-Board-Struktur – mit anpassbaren Kategorien und Datenfeldern – sowie unbegrenzter Kartenerstellung ist Trello jedoch unschlagbar. 

Herausragende Trello-Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen unbegrenzte Kartenerstellung (selbst im kostenlosen Tarif), Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse, Aktivitätsprotokolle, Projektvorlagen, Verwaltung mobiler Geräte, unbegrenzte Aktivitätsprotokolle und individuelle Hintergründe & Sticker (macht Spaß!). 

Integrationen umfassen über 200+ Apps und Tools, auf die Ihr Team angewiesen ist, wie Slack, Google Drive, Salesforce, Dropbox und viele mehr, die sich direkt in Ihre Trello-Boards einbinden lassen. (Hinweis: Für einige Verbindungen wird eine zusätzliche Abonnementgebühr erhoben.)

Trello ist für unbegrenzt viele Nutzer kostenlos nutzbar.

Hubstaff Tasks ist ein Projektmanagement-Tool mit vielfältigen Funktionen zur Aufgabenverfolgung und Zusammenarbeit. Die Benutzeroberfläche basiert auf der Kanban-Methode und ermöglicht es, Aufgaben in verschiedenen Projektphasen zu organisieren, die durch Spalten dargestellt werden. Jede Aufgabe kann mit farbcodierten Labels kategorisiert werden. Eines der herausragenden Merkmale ist das Anlegen individueller Workflows. Damit können Sie Aufgaben bei verschiedenen Projektphasen automatisch Teammitgliedern zuweisen und mit einem Klick weiterleiten.

Innerhalb jeder Aufgabe lassen sich Checklisten erstellen und über Fortschrittsbalken in der Projektansicht nachverfolgen. Dateien können ebenfalls zu den Aufgabenkarten hinzugefügt werden, jedoch erlaubt der kostenlose Tarif nur bis zu 100 MB Speicherplatz pro Nutzer. Im Sprint-Ansichtsmodus werden alle Ihnen zugewiesenen Aufgaben nach Sprints organisiert angezeigt. Aufgaben lassen sich per Drag-and-Drop ähnlich wie bei Kanban aktuellen oder künftigen Sprints oder dem Backlog zuordnen.

Hubstaff Tasks integriert sich mit Active Collab, Asana, Breeze, ClickUp, GitHub, GitLab, Insightly, JIRA, LiquidPlanner, Mavenlink, Paymo, PivotalTracker, Podio, Redbooth, Redmine, Teamwork Projects, Trello, Unfuddle, Wrike, Zoho Projects, Slack, Zendesk, Salesforce, QuickBooks und anderen Apps. Mit einem kostenpflichtigen Tarif über Zapier können Sie Ihre Integrationsmöglichkeiten erweitern und Hunderte weitere Verbindungen nutzen.

Hubstaff Tasks ist kostenlos für bis zu 5 Nutzende und 10 Projekte. Der Premium-Tarif beginnt bei $5 pro Nutzer und Monat.