Die 10 besten Projektmanagement-Tools für kleine Unternehmen 2026

monday.com ist ein benutzerfreundliches Projektmanagement-Tool, das kleinen Unternehmen auf zwei Arten Geld spart: Es bietet kostenlose oder erschwingliche Einstiegspläne und ist so intuitiv, dass Sie weniger Geld für Schulungen und Einarbeitung verlieren. Teams bei Uber, Adobe, Hulu und Unilever nutzen dieses Tool bereits – so können sich auch kleine Unternehmen wie ein ganz Großer im Softwarebereich fühlen.

Warum ich mich für monday.com entschieden habe: monday ist flexibel und skalierbar mit 5 verfügbaren Preismodellen, sodass es mit Ihrem Unternehmen mitwachsen kann. Selbst im kostenlosen Tarif haben Sie bereits Zugriff auf unbegrenzte Projektboards, Hunderte von Projekt- und Aufgabenvorlagen, über 20 Spaltentypen sowie die iOS- und Android-Apps. Besonders hervorzuheben ist die kostenlose Vorlagenbibliothek für Projekte: Hier finden Sie vorgefertigte Vorlagen für Redaktionspläne, Kampagnenplanung, CRM-Tabellen, Eventplanung, HR-Formulare und vieles mehr. Die Nützlichkeit dieses Bereichs für kleine Unternehmen kann nicht genug betont werden.

monday.com Besondere Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen freigegebene Formulare für Prozesse wie Projektinitiierung, Anforderungserfassung und Freigaben, sodass Sie sicherstellen können, dass alle relevanten Stakeholder eingebunden sind. Das Tool beinhaltet außerdem Spesenerfassung (mit einer individuell anpassbaren Vorlage) und die Möglichkeit, Content-Kalender für Marketing- und Social-Media-Projekte zu erstellen.

Integrationen umfassen Projektmanagement-Apps wie Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform und viele mehr. Diese sind über einen kostenpflichtigen Plan mit Zapier zugänglich. Zudem gibt es einen App-Marktplatz mit kostenlosen und kostenpflichtigen Add-ons, um die Funktionalität zu erweitern. Wie flexibel und skalierbar dieses Tool ist, kann ich nur nochmals unterstreichen.

Zoho Projects ist ein Online-Projektmanagement-Tool, mit dem Teams Projekte planen, verfolgen und gemeinsam bearbeiten können. Das Tool ist skalierbar für kleine und mittlere Unternehmen.

Warum ich Zoho Projects gewählt habe: Es ermöglicht Nutzern, Projektpläne zu erstellen sowie Ad-hoc-Aufgaben im Team zuzuweisen. Zu den Funktionen gehören flexible Arbeitszeiten, Baselines und kritische Pfade in Gantt-Diagrammen, teamorientierte Arbeitsverteilung und Aufgaben-Erinnerungen. Funktionen für Zeiterfassung und Ressourcennutzung helfen Managern sicherzustellen, dass Mitarbeitende weder über- noch unterfordert werden.

Nutzer können Aufgabenübergänge und Workflows automatisieren, Aktivitäten und Fortschritte mit Hilfe von erweiterten Berichten verfolgen sowie Budgets mit Funktionen für Ausgabenmanagement verwalten. Zu den Kollaborationsfunktionen gehören teamweite sowie individuelle Diskussionsverwaltung, ein Social Feed zur Interaktion und zur Übersicht aller Projektaktivitäten, ein Forum zum Ideenaustausch und zur Lösungsfindung sowie ein zentrales Dokumentenmanagement-Modul zur Verwaltung aller Informationen. Mobile Apps sind ebenfalls verfügbar.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen von Zoho Projects

Funktionen beinhalten die Möglichkeit, virtuelle Meetings direkt im Tool abzuhalten (so müssen Sie kein separates Videokonferenz-Tool verwenden), sowie weitere Kollaborationsfunktionen wie einen Social-Feed zur Übersicht über Projektaktivitäten und ein Forum zur Diskussion spezifischer Projekte, Teams und Ideen oder Lösungen.

Integrationen umfassen Zoho-Anwendungen wie Zoho CRM, Zoho Cliq, Zoho Meeting sowie andere Drittanbieter-Apps wie Microsoft Office 365, Microsoft Teams, Google Drive, Zapier, Zendesk und ServiceNow.

Für kleine Unternehmen, die ihre Projektmanagement-Prozesse optimieren möchten, bietet Workzone eine maßgeschneiderte Lösung, die Einfachheit und Effizienz in den Vordergrund stellt. Entwickelt für Branchen wie Marketing, Betrieb und IT, stellt Workzone Funktionen bereit, mit denen der gesamte Projektlebenszyklus verwaltet werden kann – von der Aufgabenorganisation bis zur Dokumentenfreigabe.

Warum ich Workzone gewählt habe

Ich habe mich für Workzone entschieden, weil es gezielt auf die speziellen Bedürfnisse kleiner Unternehmen, insbesondere in den Bereichen Marketing und Betrieb, eingeht. Besonders schätze ich die Funktion für Echtzeit-Projektübersicht, mit der Sie und Ihr Team den Projektfortschritt verfolgen können, ohne ständig nachfragen zu müssen. Darüber hinaus gewährleistet der organisierte Anfrageeingang von Workzone, dass Projektanfragen effizient weitergeleitet und den richtigen Teammitgliedern zugeteilt werden, wodurch Engpässe reduziert werden. Diese Funktionen sind einfach und dennoch leistungsstark und machen Workzone zur idealen Wahl für kleine Teams, die ihre Effizienz im Projektlebenszyklus-Management steigern möchten.

Workzone Hauptfunktionen

Neben seinen herausragenden Funktionen bietet Workzone weitere hilfreiche Tools, um Ihr Projektmanagement-Erlebnis zu verbessern:

• Dokumentenprüfung und Freigaben: Vereinfacht den Überprüfungsprozess, indem Teammitglieder Feedback geben und Dokumente direkt in der Plattform freigeben können.
• Vorgefertigte Vorlagen: Bietet über 1.000 Vorlagen für einen schnellen Projektstart – so sparen Sie Zeit bei der Einrichtung und können sich auf die Umsetzung konzentrieren.
• Unbegrenzte Schulungen und Support: Stellt sicher, dass Ihr Team sich problemlos mit der Software vertraut machen kann und jederzeit umfassenden Support erhält.
• Vorgefertigte Berichte: Stellt vorgefertigte Berichte für wichtige Kennzahlen wie Arbeitsbelastung, Budgets und Kapazitätsplanung bereit.

Workzone-Integrationen

Integrationen umfassen Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Salesforce, Dropbox, Box, GitHub, Harvest, Toggl und HubSpot.

Quickbase ist eine cloudbasierte Anwendungsentwicklungsplattform, die es Nutzern ermöglicht, individuelle Geschäftsapplikationen zu erstellen, die speziell auf ihre eigenen Prozesse und Anforderungen im Datenmanagement zugeschnitten sind – und das mit einem visuell gestalteten No-Code-Editor. Quickbase eignet sich für zahlreiche Branchen und wird von Unternehmen genutzt, die ihre Abläufe effizienter steuern möchten, ohne über umfangreiche Programmierkenntnisse zu verfügen.

Warum ich Quickbase gewählt habe: Quickbase fungiert als Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen, indem es eine Plattform bietet, auf der Nutzer individuelle Anwendungen zur Verwaltung ihrer Projekte und Prozesse erstellen können. Das Tool ermöglicht die Zentralisierung von Projektinformationen, sodass Teammitglieder Daten in Echtzeit abrufen, teilen und aktualisieren können.

Mit Funktionen wie anpassbaren Dashboards, automatisierten Workflows und Echtzeit-Reporting unterstützt Quickbase kleine Unternehmen dabei, den Projektfortschritt zu verfolgen, Aufgaben zu verwalten und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen von Quickbase

Funktionen beinhalten einen No-Code-App-Builder, der besonders dann hilfreich ist, wenn Sie nicht über umfangreiche IT-Ressourcen verfügen, da Sie die Software auf Ihre speziellen Anforderungen zuschneiden können, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen. Das Tool bietet zudem eine Auswahl an einsatzbereiten Apps, die insbesondere in der Fertigungsindustrie für Prozesse wie die Verwaltung von Produktionsbereichen, Verträgen und Sicherheitsprüfungen am Standort nützlich sind.

Integrationen umfassen Salesforce, Slack, Microsoft Teams, Tableau, Jira, Procore und Zapier.

Bonsai ist eine Business- und Projektmanagement-Software, die sich durch die Fähigkeit auszeichnet, alle Aspekte des Geschäftsmanagements in einer einfach zu bedienenden Plattform zu bündeln und damit eine ideale Wahl für kleine Unternehmen ist, die Kunden-, Projekt- und Finanzworkflows integrieren möchten.

Warum ich Bonsai gewählt habe: Als Projektmanagement-Software bietet Bonsai eine All-in-One-Lösung für kleine Unternehmen, die nicht die Kapazität oder Ressourcen haben, verschiedene Plattformen zu verwalten. Die Software verfügt über Funktionen wie Zeiterfassung, Rechnungsstellung und Kundenmanagement. Außerdem gibt es anpassbare Vorlagen und automatisierte Workflows, die dabei helfen, administrative Aufgaben zu optimieren und Teams organisiert und fokussiert auf ihre Projekte zu halten.

Herausragende Funktionen & Integrationen von Bonsai

Funktionen umfassen ein Kunden-CRM, sodass Sie nicht zwischen Account-Management- und Projektmanagement-Tools wechseln müssen (das ist besonders vorteilhaft für kleine Unternehmen mit begrenztem Budget für zwei Tools). Bonsai bietet außerdem ein Kundenportal, das es den Kunden ermöglicht, den Projektfortschritt einzusehen, Lieferungen freizugeben und direkt über die Plattform zu kommunizieren.

Integrationen umfassen HubSpot, Xero, Google Sheets, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Trello, ClickUp, Calendly, QuickBooks, Slack und Zapier.

FigJam ist ein Online-Whiteboard-Tool, das von Figma entwickelt wurde und sich nahtlos mit dem Design-Tool von Figma verbindet, um das Brainstorming, die Projektplanung und die Ausführung deines Teams zusammenzuführen.

Warum ich FigJam gewählt habe: Diese Software bietet eine sehr flexible Lösung für Projektplanung und -management. Dein Team kann mit den Whiteboards verschiedene Arten der Zusammenarbeit fördern, darunter Brainstorming, Workflow-Design und strategische Planung. Ich habe es meiner Liste hinzugefügt, weil diese Vielseitigkeit besonders für Startups und kleine Unternehmen hilfreich sein kann, deren Teams in schneller Folge planen, ausführen und neue Ideen entwickeln.

Die Whiteboards können entweder auf einer leeren Leinwand erstellt werden oder du wählst eine der vorgefertigten Vorlagen, die auf der Plattform enthalten sind. Es stehen Vorlagen für Brainstorming-Frameworks, Zeitpläne, Roadmaps und mehr zur Verfügung. Dein Team kann Workflows erstellen, Ideen entwickeln und vieles mehr. Es gibt außerdem Automatisierungen, die beispielsweise Notizen automatisch in To-dos sortieren, ähnliche Notizzettel gruppieren und weitere zeitsparende Tricks ermöglichen.

FigJam hervorstechende Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen die Möglichkeit, agile Workflows für deine Projektprozesse zu erstellen, zu verwalten und zu bearbeiten sowie unterhaltsame Kollaborationsfeatures wie Audio- und Live-Chat, Emoji-Reaktionen und einen Musikplayer. Du kannst außerdem externen Mitarbeitenden Zugriff mit bestimmten Berechtigungen gewähren, was besonders bei sehr involvierten Kund:innen oder beim Einbinden von Freelancer:innen hilfreich ist.

Integrationen umfassen Figma, Microsoft Teams, Asana, Jira, Mixpanel und Github.

MeisterTask ist ein übersichtliches Projektmanagement-Tool, das entwickelt wurde, um die Aufgabenverfolgung und Teamzusammenarbeit zu vereinfachen. Es bietet eine klare, intuitiv bedienbare Oberfläche mit anpassbaren Kanban-Boards für ein effizientes Workflow-Management. Zu den Hauptfunktionen zählt die nahtlose Integration mit MindMeister, die ein direktes Überführen von Brainstorming-Ergebnissen in Aufgaben ermöglicht und so einen reibungslosen Ideenfindungsprozess unterstützt. Mit leistungsstarker Aufgabenautomatisierung, Zeiterfassung und Kollaborationstools schafft MeisterTask eine produktive Umgebung und erleichtert die Projektdurchführung für Teams jeder Größe.

Warum ich MeisterTask gewählt habe: MeisterTask überzeugt kleine Unternehmen durch eine einfache und effiziente Projektmanagement-Lösung. Die anpassbaren Kanban-Boards erleichtern die Aufgabenorganisation und Fortschrittskontrolle, wodurch Teams einfach im Gleichklang bleiben und fokussiert arbeiten können. Die Software-Integration mit MindMeister für Brainstorming und Ideenumsetzung sorgt für einen flüssigen Übergang zwischen Ideenfindung und umsetzbaren Aufgaben und unterstützt kreative sowie strategische Planungen. Funktionen wie Aufgabenautomatisierung, Fälligkeitsbenachrichtigungen und Zusammenarbeitstools reduzieren manuelle Arbeitsaufwände und fördern die Teamkommunikation, sodass Projektmanagement für kleine Unternehmen zugänglicher und effektiver wird, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Produktivität zu steigern.

Herausragende Funktionen und Integrationen von MeisterTask

Funktionen umfassen Kanban-Boards, Aufgabenautomatisierung, MindMeister-Integration, anpassbare Workflows, Projektvorlagen, Zeiterfassung, Dateianhänge, Fälligkeits-Erinnerungen, Kollaborationstools, Aktivitätsstreams, mobile Apps, sichere Datenverschlüsselung, zahlreiche Integrationen mit anderen Tools, personalisierte Dashboards, flexible Projektansichten

Integrationen umfassen Slack, Dropbox, Github, Google Drive, Microsoft Teams, Outlook, Trello, Asana, MindMeister und Hunderte weitere über einen kostenpflichtigen Zapier-Plan. 

Plaky ist eine kostenlose Software für Aufgaben- und Projektmanagement, die Unterstützung für unbegrenzte Projekte und Nutzer bietet. Die benutzerfreundliche Oberfläche ermöglicht eine übersichtliche Darstellung von Fristen und Aufgabenstatus und erleichtert so die effiziente Organisation und Nachverfolgung verschiedenster Projekte. Die Plattform ist ideal für Unternehmen, die eine einfache und visuelle Aufgabenmanagement-Lösung suchen.

Warum ich Plaky ausgewählt habe: Beim Aufgabenmanagement ist Plaky ein zugängliches Tool für kleine Unternehmen, da der Gratis-Tarif unbegrenzt viele Nutzer und Projekte umfasst. Die Plattform bietet Funktionen zur Zeiterfassung, Teamkommunikation, Organisation von Projekten und Prozessen, Fortschrittsüberwachung sowie Aufgabenvorlagen. Sie unterstützt die Zusammenarbeit im Team durch einen Bereich zum Teilen von Updates und Dateien und beinhaltet eine mobile App, mit der Aufgaben und Aktualisierungen von überall aus verwaltet werden können. 

Hervorstechende Funktionen & Integrationen von Plaky

Funktionen beinhaltet Gantt-Diagramme, Aufgabenverteilung, To-dos, Projektstatus, Farbkennzeichnungen, benutzerdefinierte Felder, Kommentare und Benachrichtigungen sowie gebrauchsfertige Vorlagen für verschiedenste Anwendungsfälle.

Integrationen umfassen Pumble für die Teamkommunikation und Clockify zur Zeiterfassung.

Kintone ist eine anpassbare Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen, die von Teams wie McCormick Distillery (Missouri), A-B Emblem (North Carolina), Michael Callahan & Associates (Virginia) und über 23.000 Organisationen weltweit genutzt wird.

Warum ich Kintone ausgewählt habe: Ihr einzigartiger Ansatz für Projekt- und Aufgabenmanagement ermöglicht es, eine Vielzahl von individuell gestaltbaren 'Apps' zu erstellen – entweder von Grund auf, mithilfe von Vorlagen oder aus vorhandenen Tabellenkalkulationen –, um Datenverwaltung, Geschäftsprozesse und Workflows abzubilden. Kintone-Apps lassen sich für Projektmanagement, Vertriebs-CRM, Kundendatenbanken, Spesenabrechnungen, gemeinsame Aufgabenlisten, Geräteverwaltung, Produktfeedback und vieles mehr anpassen.

Mit Kintone können Sie, ohne eine Zeile Code zu schreiben, Projektmanagement-Apps für Ihr kleines Unternehmen erstellen, indem Sie einfach die gewünschten Elemente per Drag-and-drop auf die Seite ziehen: Rich-Text-Felder, Datumsfelder, Dropdown-Menüs, Zahlenfelder mit integrierten Berechnungen, Bereiche für Anhänge, Benutzer- oder Gruppenauswahllisten, verwandte Daten aus anderen Apps, Tabellen und mehr.

Nach dem Bau der gewünschten App können Sie damit einfach die Daten und Aufgaben verwalten, die Sie und Ihr Team im Blick behalten müssen. Mit benutzerdefinierten Benachrichtigungen und Erinnerungen sowie detaillierten Berechtigungseinstellungen machen Sie Ihre Projektmanagement-Lösung so individuell, wie Sie es wünschen.

Dank der Kintone-Anpassungsfunktionen können kleine Unternehmen sämtliche Workflows aller Abteilungen auf einer zentralen Plattform verwalten, anstatt auf Dutzende von Tools (wie CRM-Systeme, Spesenabrechnungen, Projektverfolgung und Tabellen) angewiesen zu sein. Sparen Sie Ihrem Team Zeit und Mühe durch klare Zuständigkeiten, gefilterte Listen zur Aufgabenpriorisierung und automatisierte Erinnerungen sowie Übergaben zur Steuerung mehrstufiger Arbeitsabläufe.

Die integrierten Kommunikationsfunktionen von Kintone ermöglichen es Teams außerdem, Projekte direkt in der App und in themen- oder projektbezogenen Diskussionsthreads zu besprechen. Eigene 'Spaces' organisieren alles, was Ihr Team für Ihr Projekt benötigt, inklusive Aufgabenverfolgungs-Apps und durchsuchbaren Gesprächssträngen.

Besondere Funktionen & Integrationen von Kintone

Funktionen umfassen eine Bibliothek mit vorgefertigten Anwendungen, verbessertes Prozessmanagement, private Nachrichten, individuell anpassbare Diagramme und Grafiken in Echtzeit sowie fein abgestufte Berechtigungssteuerung.

Integrationen bestehen zu Tools wie Slack, Gmail, Google Kalender, Outlook, Tableau, Dropbox, Salesforce, HubSpot, Eventbrite, WordPress, QuickBooks, MailChimp und vielen weiteren über einen kostenpflichtigen Zapier-Plan oder über API-Integrationen.

Kintone bietet ermäßigte Preise für gemeinnützige Organisationen und Bildungseinrichtungen und beinhaltet einen kostenlosen App-Bau als Teil des Testzeitraums.

Trello ist vielleicht eines der bekanntesten Kanban-Board-Tools im Bereich Projektmanagement (auch wenn ständig neue Alternativen auftauchen) und bietet einen kostenlosen Tarif, den kleine Unternehmen lieben werden.

Warum ich Trello ausgewählt habe: Es kann Ihr Hauptwerkzeug für Planung und Organisation sein oder einfach als Ergänzung zu allem anderen dienen, das Sie täglich nutzen. 

Trello überzeugt mit einer unglaublich einfachen Lernkurve, wobei einige der fortschrittlicheren Funktionen anderer Projektmanagement-Tools fehlen. Für eine grundlegende Kanban-Board-Struktur – mit anpassbaren Kategorien und Datenfeldern – sowie unbegrenzter Kartenerstellung ist Trello jedoch unschlagbar. 

Herausragende Trello-Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen unbegrenzte Kartenerstellung (selbst im kostenlosen Tarif), Automatisierungen ohne Programmierkenntnisse, Aktivitätsprotokolle, Projektvorlagen, Verwaltung mobiler Geräte, unbegrenzte Aktivitätsprotokolle und individuelle Hintergründe & Sticker (macht Spaß!). 

Integrationen umfassen über 200+ Apps und Tools, auf die Ihr Team angewiesen ist, wie Slack, Google Drive, Salesforce, Dropbox und viele mehr, die sich direkt in Ihre Trello-Boards einbinden lassen. (Hinweis: Für einige Verbindungen wird eine zusätzliche Abonnementgebühr erhoben.)

Trello ist für unbegrenzt viele Nutzer kostenlos nutzbar.