10 Die besten PPM-Tools
Here's my pick of the 10 best software from the 20 tools reviewed.
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Du hast Visionen für ein erfolgreiches Wachstum deines Teams und deines Unternehmens. Aber um diese Visionen in die Tat umzusetzen, brauchst du die richtigen PPM-Tools, um Projekte und Ressourcen effektiv zu verwalten, während du skalierst.
Das Wachstum deines Teams und deines Unternehmens im Allgemeinen durch immer größere Projekte ist entscheidend, um ein wettbewerbsfähiges Unternehmen auf dem heutigen Markt zu sein. Mit den Projektportfoliomanagement-Tools ist es möglich, Daten über deine Projekte zu sammeln und zu konsolidieren. So kannst du Risiken, Ressourcen, Zeitpläne, Budgets und vieles mehr verwalten.
Es mangelt nicht an großartigen PPM-Tools auf dem Markt, weshalb wir in diesem PPM-Tool-Review eine detaillierte Auswertung der besten Tools liefern. Hier erfährst du, was PPM-Tools leisten, wie die besten PPM-Tools abschneiden und wie du herausfindest, welche Software die ideale für dein Projektportfolio und deine Geschäftsziele ist.
Aber zuerst ein paar Grundlagen:
Was ist PPM?
Im Projektmanagement ist PPM das Projektportfolio-Management. Beim PPM befasst sich ein Projektportfolio-Manager auf hoher Ebene mit dem Pool von Projekten und Programmen (von denen einige direkt miteinander verbunden sein können und andere nicht) im Portfolio eines Unternehmens.
Ein einzelnes Projekt ist die Elementarzelle eines Unternehmens. Zoome raus und schon haben wir ein Projektmanagement, das sich mit der Abwicklung befasst, die für den Abschluss von Projekten erforderlich ist. Zoome noch mehr heraus und wir sehen die verschiedenen Projekte, die ein Unternehmen durchführt. PPM ist bestrebt, sicherzustellen, dass diese unterschiedlichen Projekte in einer Weise durchgeführt werden, die sich in Bezug auf Ressourcen, Zeitpläne und allgemeine Geschäftsziele gegenseitig ergänzen.
Was macht ein Projektportfolio-Manager?
Ein Projektportfoliomanager überwacht, steuert und leitet die mit der Verwaltung eines Projektportfolios verbundenen Aufgaben. Diese Person braucht die Fähigkeiten eines Schachmeisters, um das Team angemessen zu leiten und Projekte abzuschließen, idealerweise pünktlich und unter dem Budget. Der Aufgabenbereich dieser Position ist immens und richtet sich oft an Forscher, Analysten und Kunden. Sie leiten die hochrangige Koordination von Projekten, folgen aktuellen Markttrends und antizipieren zukünftige.
Was leisten PPM-Tools und wie können sie dir helfen?
So bleiben deine Projekte immer auf Kurs: Du bist so gut wie die Daten, die du hast. Mit Hilfe von PPM-Software kann man die Gefahr vermeiden, schlechte Entscheidungen auf der Grundlage veralteter oder irrelevanter Informationen zu treffen.
Bereitstellung von Geschäftsinformationen auf Führungsebene: Detaillierte Projektstatistiken lassen sich einfach nicht in deinem Kopf speichern. Wenn du mehrere Projekte managst, brauchst du eine Software, die in der Lage ist, fortgeschrittenere Daten bereitzustellen – und Führungskräfte werden dich dafür lieben! Den Stakeholdern den Wert und die Gründe für Entscheidungen in prägnanter Form zu vermitteln, wird dir helfen, starke Business Cases für deine Projekte zu entwickeln.
Ressourcen zuweisen: Bessere Geschäftsentscheidungen zu treffen, steht ganz oben auf der Prioritätenliste jedes erfolgreichen Unternehmens. Die PPM-Software zeigt dir, wer an was und für wie lange arbeitet, so dass du Ressourcen entsprechend zuweisen und umverteilen kannst.
Korrigiere Performance-Probleme: Bei der Verwaltung eines Projektportfolios kann es sein, dass du immer wieder dieselben Probleme entdeckst. Ein effektives PPM-Tool hilft dir, die Projekt-Zustandsindikatoren (z.B. Return on Investment) zu verfolgen und eventuelle negative Muster zu identifizieren.
Risiken einschätzen: Die PPM-Software liefert Daten und Transparenz über deine Projekte. So kannst du nicht nur Risiken identifizieren, sondern auch quantifizieren und Lösungen anhand deiner Portfoliodaten ausprobieren.
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Am Ende des Beitrags findest du eine Tabelle mit grundlegenden Informationen zu den in diesem Artikel beschriebenen Tools sowie eine Erläuterung unserer Auswahlkriterien, damit du nachvollziehen kannst, wie wir diese Auswahlliste mit Workflow-Management-Software erstellt haben.
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Wrike
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Hub Planner
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Miro
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Überblick der besten Projektportfolio-Management-Software (PPM-Tools)
Smartsheet is a versatile work management and automation platform designed to help teams plan, capture, manage, automate, and report on their work.
Why I picked Smartsheet: As a PPM software, Smartsheet helps marketing teams manage their portfolio of complex projects. It offers real-time collaboration features, ensuring everyone stays on the same page. Its task tracking and scheduling capabilities also enable teams to plan and execute campaigns with precision, while automated workflows help reduce manual effort and minimize errors.
Another reason Smartsheet is ideal for marketing teams is its robust reporting and analytics capabilities. The platform provides customizable dashboards and reports that give users valuable insights into project performance, budget tracking, and resource allocation.
Smartsheet Standout Features & Integrations
Features include resource management tools, approval workflows, utilization reports, multiple project views such as Gantt charts and calendars, complex dependencies, critical path analysis, and a library of customizable templates and workflows.
Integrations include DocuSign, Tableau, Salesforce, ServiceNow, Google Workspace, Jira, Microsoft Office 365, Box, Dropbox, Adobe Creative Cloud, Slack, OneDrive, Evernote, GitHub, and Zapier.
Smartsheet Plans & Pricing
Paid plans start from $7/user/month (billed annually) with a free version available.
The Kantata Professional Services Cloud is the professional services solution formed by the merger of Mavenlink & Kimble.
Why I picked Kantata: It supports resource management, project management, financial management, and business intelligence. Additionally, it is designed to foster team collaboration and bring your team together in one view.
Their project portfolio management capabilities provide an overview of all your projects in a customizable view that is located in a tab inside the Project Health dashboard. In it, you will find RAG indicators providing quick info on overall health status, margin %, burn rates, risk, and more. Additionally, each item in your scoreboard can take you to more detailed information with a simple hover and click.
Kantata Standout Features & Integrations
Features include resource forecasting, real-time utilization, capacity management, skills management, scenario planning, and role-based planning.
Integrations include pre-built connections with these tools: Expensify, G Suite, Xero, Salesforce, Netsuite, Jira, Hubspot, Slack, Concur, Dynamics 365, Qualtrics, Quickbooks, and Sage Intacct. They also provide an integration platform called M-Bridge that’s designed to simplify integration between Kantata and other business apps like CRM, HCM, and financial software.
Note: Kantata is a viable option for teams with over 30 people as per their pricing form.
Celoxis is an all-in-one project portfolio management software and work collaboration platform that is a full-featured project portfolio management system, very intuitive and easy to use for teams of all sizes, including mid-sized to large enterprises. It aligns project portfolios with business goals, ensuring efficient project planning and execution, and simplifying day-to-day project management.
Why I picked Celoxis: The platform's interactive Gantt charts, cross-project dependencies, and critical path analysis provide enterprises with robust planning tools that enable better project execution and adherence to deadlines. Additionally, Celoxis' ability to centralize project tasks, resources, and financials in one platform simplifies oversight, enhances governance, and ensures that all projects remain aligned with business goals. Its real-time tracking and variance reporting also allow for quick identification and addressing of deviations from project plans.
Furthermore, Celoxis offers automated workflows and cross-project workload charts, which provide real-time visibility into workforce utilization and capacity. Additionally, its financial management features ensure budgets stay aligned with project goals, giving organizations the ability to track costs, forecast expenses, and manage OPEX and CAPEX. Overall, these features—combined with reporting, customizable dashboards, and risk management tools—make this a powerful PPM tool for enterprises.
Celoxis Standout Features & Integrations
Features include automated intake workflow, proactive issue management, portfolio prioritization, demand management, custom financial models, resource profiling, earned value analysis, dependency management, and roadmap visualization.
Integrations include hundreds of popular business applications through first-class integration connectors and web-based API. This includes critical platforms like Jira, Salesforce, QuickBooks Online, Excel, Slack, Google Apps, and more.
Celoxis Plans & Pricing
Celoxis works on a pay-per-use model, meaning you only pay for what you use. Paid plans start from $25/user/month, and on-premise costs are available upon request. Both require a minimum 5-user sign-up and come with a 30-day free trial.
Scoro is a work management software with a project portfolio management (PPM) tool designed to assist businesses in managing multiple projects and portfolios efficiently.
Why I picked Scoro: As a project portfolio management software, Scoro combines everything you need in one place. Scoro's PPM tool is tailored to provide insights into project health, status, and financial metrics, as well as facilitate internal time tracking and granular resource management.
These features aim to offer visibility and control for various roles within an organization, including executives, operations managers, project managers, financial managers, and team members. Additionally, the platform's real-time reporting feature can help you understand which projects and clients are impacting profit margins the most, so you can make more informed decisions about what projects to pursue.
Scoro Standout Features & Integrations
Features include time tracking, customizable dashboards, automation for routine tasks, a drag-and-drop Kanban board, multiple currencies, pipeline management, and quoting and invoicing features.
Integrations include Google Calendar, Stripe, Jira, Microsoft Exchange, Expensify, Slack, Asana, Dropbox, PayPal, QuickBooks, Xero, Sage Intacct, and more.
Scoro Plans & Pricing
Paid plans start from $26 per user, per month, and a 14-day free trial is available.
Bubble® PPM is a scalable, highly configurable platform designed for mid-to-large size companies looking to align strategy with delivery and increase efficiency and confidence in execution.
Why I picked Bubble® PPM:
Bubble® PPM is an intuitive PPM Software that’s designed with its end-users in mind. It provides a range of customizable dashboards, reports, and tools to support portfolio-oriented company leaders and project delivery teams. The system also offers a range of out-of-the-box tools based on best practices from their many years as a specialist consultancy, so that teams can hit the ground running.
By leveraging a modular and permissions-based platform, the software is easily tailored to current organizational needs, but can also grow and evolve as the company's needs change. Bubble makes it easy for users to see the whole picture or just the views and slices of data that are relevant for their role. In-built notifications also help to ensure that users are getting the right Information at the right time, to work proactively and mitigate risks.
40% of the company’s international customer base is from the Fast-Moving Consumer Packaged Goods (FMCG/CPG) sector, but the platform is equally suited to R&D, New Product Development, Capital Projects, or Change Management programs. To see the company’s short explainer video, click here
Bubble® PPM Standout Features & Integrations
Features include in-built stage and gate governance tools, risk management tools, project scorecards, project planning and baselining tools, easy to use report and dashboard builders, plus all the features you’d expect of a full-featured Project and Portfolio Management system.
Integrations are a key feature of Bubble® PPM and the company’s managed configuration and maintenance service enables data to be shared between connected systems securely and automatically via a library of preconfigured applications or through a Workflow designer for more complex integrations.
Bubble® PPM Plans & Pricing
14-day free trial
From $17 user/month (USD)
Planisware Orchestra is a project portfolio management (PPM) software designed to help organizations manage and prioritize their projects. It is designed to handle complex project portfolios and can be tailored to meet the specific requirements of different organizations and industries.
Why I picked Planisware Orchestra: One of the key features is its dynamic portfolio analysis capabilities, which allow managers to categorize, prioritize, and balance projects based on strategic business objectives. This aligns projects directly with corporate strategies, ensuring that all initiatives drive value and meet predefined business goals. The platform also facilitates portfolio scenario planning with advanced simulation and forecasting tools.
Additionally, Planisware Orchestra provides a structured yet flexible framework to help PMOs mature their project portfolio management practices. From standardized processes and methodologies to a fully customizable interface that adapts to various project management maturity levels, the software supports development toward more advanced PPM practices.
Planisware Orchestra Standout Features & Integrations
Features include APIs, collaboration tools, governance and compliance mechanisms, multi-project management, schedule management, resource and cost management, reporting and dashboards, Kanban board, forecasting, customizable templates, approval process control, and more.
Integrations include Microsoft Office 365, Microsoft Teams, Google Workspace, Oracle NetSuite, Hyperion, JD Edwards, Tableau, Qlik, Workforce, ADP, SAP, Jira, Salesforce, HubSpot, and more.
Runn is a real-time resource planning and PPM software with integrated time tracking and powerful forecasting capabilities.
Why I picked Runn: The software is extremely intuitive and its Gantt view has drag-and-drop features and a colorful user interface. The free version of this software lets you build unlimited projects and offers a project portfolio view, which makes it perfect for small project teams.
Runn makes the data dynamic and visual. Charts and reports update as you plan your projects, and you can see insights like capacity, workload, availability, and billable and non-billable utilization. Finally, you can keep tabs on KPIs like utilization, project variance, and overall financial performance.
Runn Standout Features & Integrations
Features include resource scheduling, capacity management, project scheduling, timesheets, forecasting, and reporting. All features are available in the free plan.
Integrations include Harvest, WorkflowMax, and Clockify for importing project, client, and people data and syncing time entries. With Runn’s API, you can build your own integration to send data across your favorite tools.
Runn Plans & Pricing
The free version is available for up to 5 users. Paid plans start at $10/user/month.
Accelo is a modern project portfolio management tool with a strong focus on automation to help manage the entire project lifecycle.
Accelo’s features include task management, scheduling, time-tracking, expenses, and project tracking, with the option to automate many aspects of these processes. For example, you can automate notifications, invoicing, and approvals. Accelo has email integration, along with document management dashboards and a full portfolio overview. It also offers a fair set of tools to help you with time management and expense tracking, and it’s a great tool for generating reports and in-depth analysis. To learn to use the tool, Accelo partners with you to offer live online training to all your teams.
The PPM software from Accelo supports cloud technology and is available on the web, Android, and iOS. It integrates with many active and sought-after tools and platforms like JIRA, HubSpot, Google Suite, Gmail, Xero, Expensify, and dozens more.
Pricing available upon request.
Acuity PPM is a lightweight portfolio management solution that is a great alternative to spreadsheets.
Why I picked Acuity PPM: The tool includes a beautiful interface to help you manage your project portfolio, as well as fundamental capabilities for getting visibility into your entire project portfolio, managing work intake, prioritizing projects, tracking project performance and status reports, and managing resource capacity.
PMOs can track project portfolios and get insights on project status, store status reports in one place, and view status history across your portfolio. Another great feature is the ability to view portfolio roadmaps and see timing and sequencing for current and potential projects in the portfolio. PMO team members can also score projects using Acuity’s scoring model and then easily prioritize projects.
Acuity PPM Standout Features & Integrations
Features include portfolio tracking, portfolio roadmap, project scoring and prioritization, project request management, and resource capacity planning.
Integrations are only included in the Enterprise plan.
Acuity PPM Plans & Pricing
Pricing starts at $599 per month.
OnePlan is an AI-enabled strategic portfolio management platform designed to meet the needs of various organizations by providing tools for project portfolios, financial planning, resource planning, and work management.
Why I picked OnePlan: OnePlan's AI-driven strategic portfolio management stands out by enabling organizations to align their project initiatives directly with business objectives. This ensures that resources are optimally allocated and that projects deliver maximum value. Additionally, OnePlan's ability to integrate with tools like Microsoft Project, Azure DevOps, Jira, and Smartsheet allows for a unified view of all projects
I also like OnePlan's adaptive project portfolio management feature, which supports both traditional and agile methodologies. This flexibility is crucial for organizations that need to manage a variety of project types and methodologies within a single platform. The tool's resource planning and professional service automation features also assist in resource allocation and utilization, ensuring that the right skills are applied to the right projects at the right time.
OnePlan Standout Features & Integrations
Features include scenario planning, financial management, risk management, time tracking, team collaboration, capacity planning, dependency management, portfolio optimization, custom workflows, visual roadmaps, kanban boards, dynamic resource planning, real-time dashboards, OKR alignment, and comprehensive reporting.
Integrations include Microsoft Teams, Project For The Web, Azure DevOps, Smartsheet, and Jira.
Die besten PPM-Tools im Überblick
Hier findest du eine Übersichtstabelle mit den wichtigsten Informationen: Vergleiche einfach die kostenlosen Testversionen und Demos, sowie die Preise. Darüber hinaus gibt es eine Punktzahl, die zeigt, wie wir das Tool bewerten.
Tools | Price | |
---|---|---|
Smartsheet | From $7/user/month (billed annually) | Website |
Kantata | Pricing upon request | Website |
Celoxis | From $15/user/month (billed annually) | Website |
Scoro | From $26/user/month (billed annually) | Website |
Bubble PPM | From $17/user/month | Website |
Planisware Orchestra | Pricing upon request | Website |
Runn | From $10/user/month (billed annually) | Website |
Accelo | Available upon request | Website |
Acuity PPM | From $599/month | Website |
OnePlan | From $7/user/month (billed annually) | Website |
Compare Software Specs Side by Side
Use our comparison chart to review and evaluate software specs side-by-side.
Compare SoftwareAuswahlkriterien für Projektportfolio-Management-Software
Bei der Auswahl der PPM-Tools haben wir unsere Kriterien auf einige Kernpunkte konzentriert. Lass uns einige der wichtigsten Kriterien für die Auswahl des besten PPM-Tools für dein Team durchgehen.
- Ressourcenmanagement – Ähnlich wie Projektmanagement-Tools mit Ressourcen-Planungssoftware, hilft dir PPM-Software mit Ressourcenmanagement, bessere Entscheidungen zu treffen. Dazu zählen unter anderem Funktionen zur Ressourcenplanung und Verwaltung von Zeitplänen und Prognosen.
- Finanzverwaltung – PPM-Tools sollten dir helfen, deine Genauigkeit bei der Verwaltung von Finanzprognosen zu verbessern auf der Grundlage von Funktionen zur Kostenschätzung und Budgetverwaltung. Die beste Software bietet die Möglichkeit, die Gehaltsabrechnung und die Zahlungsabrechnung im Allgemeinen zu verwalten.
- Risikomanagement – Risikomanagement-Tools ermöglichen es uns, entsprechend zu planen, Risikopläne zu erstellen und die Auswirkungen von Was-wäre-wenn-Szenarien einfach abzuschätzen.
- Berichterstellung & Analyse – Mit robusten, optimierten Berichten, die es dir ermöglichen zu sehen, was funktioniert und was nicht, kannst du dich auf zukünftige Erfolge vorbereiten. Moderne Portfoliomanagement-Software muss mehrere Möglichkeiten zur Erstellung von Berichten bieten. Tabellenkalkulationen sind eine Grundvoraussetzung, aber es gibt viele moderne PPM-Tools mit großartigen Datenvisualisierungs-Tools für die Übermittlung von Daten an die Stakeholder.
- Integrationen – Da es keine perfekte PPM-Software gibt, benötigen wir Tools, die sich mit anderen Projektmanagement-Tools synchronisieren oder integrieren lassen.
Wie kann ich die beste Portfoliomanagement-Software für meine Projekte auswählen?
Jetzt haben wir einen guten Einblick in die beliebtesten PPM-Tools auf dem Markt. An dieser Stelle werden wir dich durch die letzten Schritte begleiten, wie du die beste PPM-Lösung für dein Unternehmen auswählen kannst. Stell dir diese Fragen bei der Auswahl einer PPM-Software:
Wie hoch ist dein PPM-Reifegrad?
Mit dem Gartner-Modell kann die Reife deines Unternehmens bestimmt werden, indem du es in eines der 5 Modelle einteilst (in aufsteigender Reihenfolge der Reife):
- Reaktiv – dies gilt für alle Unternehmen mit einem Ad-hoc-Ansatz für Projekte. Es gibt eine Mindestanforderung an High-End-PPM-Tools, obwohl sie sich für das Wachstum als notwendig erweisen werden.
- Nachwuchsdisziplin – die nächste Führungsebene und der Umgang mit Projekten. Es handelt sich um den Einsatz von grundlegenden PPM-Tools, jedoch auf einem frequenzstärkeren und fortgeschritteneren Niveau.
- Erstintegration – verfolgt einen ganzheitlicheren Ansatz für PPM. Dies ist der Punkt, an dem ein größeres Organigramm erforderlich ist. Risikoreiche Entscheidungen sind möglich und die Datenerfassung muss auf den Punkt genau sein.
- Effektive Integration – Dies ist der Punkt, an dem eine Automatisierung notwendig wird. Ein Manager benötigt so viel Hilfe wie möglich, um alles termingerecht und unter dem Budget auszuführen.
- Effektive Innovation – Das ist das angestrebte Ziel. PPMs werden auf mehreren Ebenen vollständig eingesetzt und ein Enterprise Projektmanagement Office wird eingerichtet, um die Durchführung zu erleichtern.
Was sind die Hauptanforderungen?
Nimm dir die Zeit, die Anforderungen, die dein Team an ein PPM-Tool stellt, sorgfältig zu durchdenken. Analysiere die bisherige Arbeit und die möglichen zukünftigen Projekte. Versuche, eine Bewertung so objektiv wie möglich durchzuführen. Nutze diesen Artikel als Spickzettel und schaue dir so viele Informationen wie möglich an, bevor du dich für dein ideales PPM-Tool entscheidest.
Wie würde das PPM-Tool in deinen Workflow passen?
Denke an jedes Tool, das du und dein Team neben einem PPM-Tool verwenden. Prüfe auf Kompatibilität der Integration und schaue, in welchem Teil des Projektzyklus du das neu erworbene Tool zuerst integrieren wirst.
Wie lange dauert die Einrichtung?
Denke daran, dass deine aktuellen Projekte möglicherweise kurzfristig unterbrochen werden müssen, um ein neues PPM-Tool vollständig zu integrieren. Denke auch über die Kompatibilität mit verschiedenen Plattformen wie Android und iOS nach. Du kannst sie dann entsprechend in dein Team integrieren.
Leichte Einbindung ins Unternehmen
Dein Team wird einige Zeit brauchen, um sich mit den neuen PPM-Tools vertraut zu machen, die ihm vorgestellt werden. Berücksichtige dabei alle Faktoren wie: Zeit zum Erlernen, Verfügbarkeit von Lernmaterial, Schulung und Support durch den Softwareanbieter, etc.
Kosten
Last, but not least, haben diese PPM-Tools auch ihren Preis. Nachdem du das Budget kalkuliert hast, musst du es dir leisten können. Vergiss nicht, dass sich jedes PPM-Tool mit dem gebotenen Service mehrfach auszahlen kann.
Weitere PPM-Tools
Wir haben eine Liste weiterer PPM-Tools zusammengestellt, die du ebenfalls berücksichtigen solltest:
Möchtest du die Optionen eingrenzen?
Dieses Tool ist ziemlich nützlich. In Zusammenarbeit mit Crozdesk haben wir uns bemüht, dir Zugang zu dem “Software-Finder” zu geben.
Wenn du einige der Details über dein Projekt und die Funktionen, die du in einem Projektmanagement-Tool suchst, eingibst, wird eine Liste von Tools erstellt, die deinen Präferenzen entsprechen. Du gibst deine E-Mail an das Team weiter und es schickt dir einen nützlichen PDF-Leitfaden mit einer Zusammenfassung deiner besten Übereinstimmungen.
Was denkst du darüber?
Bist du mit unserer Liste zufrieden? Wie würdest du an dieses Thema herangehen? Es gibt eine Vielzahl von Parametern in der Formel für das Projektportfolio-Management und neue Anregungen sind immer willkommen.