Die 10 besten Produktivitätstools im Test für 2026

Slack ist eine Kommunikationsplattform für Unternehmen. Sie bietet Kanäle, in denen Teammitglieder kommunizieren, zusammenarbeiten, Dateien teilen und vieles mehr tun können.

Warum ich Slack ausgewählt habe

Die umfassenden Funktionen dieser Software zur Optimierung von Kommunikation und Zusammenarbeit machten sie zu einer naheliegenden Wahl für meine Liste. Sie dient als zentrale Anlaufstelle für Teamdiskussionen, die nach verschiedenen Themen oder Abteilungen organisiert sind. Dort findet der Informationsaustausch in Echtzeit statt, was eine schnellere Entscheidungsfindung ermöglicht.

Wichtige Funktionen von Slack

Neben Kommunikationsfunktionen bietet Slack eine Vielzahl weiterer Funktionen, die zur Produktivität beitragen.

• Workflow-Builder: Damit können Sie Routineaufgaben und Prozesse automatisieren, den Zeitaufwand für manuelle Tätigkeiten reduzieren und Ihrem Team helfen, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.
• Canvas: Sie und Ihr Team können flexible Dokumente erstellen, die das Projektmanagement und den Informationsaustausch erleichtern, damit alle auf dem gleichen Stand bleiben.
• Unternehmenssuche: Das KI-gestützte Suchwerkzeug hilft Ihnen, Informationen in Unterhaltungen und Drittanbieteranwendungen schnell zu finden, und erleichtert den Zugriff auf die benötigten Inhalte genau dann, wenn Sie sie brauchen.
• Slack Atlas: Diese Funktion liefert Einblicke in die Organisationsstruktur und unterstützt die Verwaltung interner Verzeichnisse. Dadurch lassen sich große Teams leichter überblicken und Teamdynamiken besser verstehen.

Slack-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Linear, Docusign, Loom, Zoom, Google Drive, Google Kalender, Microsoft Teams und Workday.

monday.com ist eine cloudbasierte Projektmanagementplattform, mit der Unternehmen Aufgaben, Projekte und Projektarbeit verwalten können.

Die Automatisierungsfunktionen helfen außerdem dabei, manuelle, sich wiederholende Arbeit zu reduzieren, sodass Sie mehr erledigen können. Kürzlich habe ich mit Ken Sarmadi gesprochen, einem Experten für Beratung zu Projektmanagementsoftware. 'Automatisierungsfunktionen in...monday.com sparen Teams bei sich wiederholenden Aufgaben Zeit', sagt er.

Warum ich monday.com ausgewählt habe

Diese Software eignet sich hervorragend zum Erstellen individueller Arbeitsabläufe und Aufgabenlisten und bietet eine äußerst flexible und anpassbare Plattform für die visuelle Planung von Projekten. Die Plattform bietet die Vielseitigkeit, Aufgabenlisten zu erstellen, den Fortschritt zu verfolgen, Fristen festzulegen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten, was auch die Kommunikation und Transparenz verbessert. 

Ich schätze die visuelle und intuitive Benutzeroberfläche, die sicherstellt, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind, und zur Verbesserung der Produktivität beiträgt. Außerdem stelle ich fest, dass sie dabei hilft, in Besprechungen und bei Nachfassaktionen verschwendete Zeit zu reduzieren, wodurch mehrstufige Prozesse organisiert und überschaubar werden. Dieses Maß an Organisation und Effizienz kann sich erheblich und positiv auf die Produktivität und den Durchsatz des Teams auswirken.

Wichtige Funktionen von monday.com

Neben der Projektplanung bietet monday.com eine Reihe weiterer Funktionen, die dazu beitragen, die Produktivität und Zusammenarbeit Ihres Teams zu verbessern.

• Dashboards: Diese bieten einen umfassenden Überblick über Ihre Projekte und ermöglichen es Ihnen, Fortschritt, Fristen und Teamleistung in Echtzeit zu verfolgen.
• Automatisierungen: Sie können sich wiederholende Aufgaben automatisieren, um Zeit zu sparen und manuelle Fehler zu reduzieren. Dies hilft Ihrem Team außerdem, sich auf strategischere Tätigkeiten zu konzentrieren.
• Mobiler Zugriff: Sie können Ihre Projekte unterwegs verwalten und sicherstellen, dass Sie und Ihr Team von überall aus verbunden und produktiv bleiben.
• Zeiterfassung: Damit können Sie überwachen, wie viel Zeit für Aufgaben aufgewendet wird, um die Produktivität besser zu verwalten.

Integrationen von monday.com

Zu den Integrationen gehören Slack, Google Drive, Docusign, Gmail, Google Kalender, Jira, GitHub, Trello und Dropbox.

Wrike ist eine cloudbasierte Projektmanagementsoftware, mit der Teams online zusammenarbeiten und Projekte verwalten können.

Vor Kurzem habe ich mit Danilo Coviello, dem Gründer von Espresso Translations, über die Nutzung von Wrike durch sein Team gesprochen, insbesondere über die Funktion für mobile Benachrichtigungen und deren Nutzen für Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen. „Jetzt wird unser Übersetzer in Asien mitten am Tag benachrichtigt, nicht um 3 Uhr morgens“, sagt er. Dies hatte einen enormen Einfluss auf die Produktivität. „Im vorherigen Monat wurden 23 Projekte früher fertiggestellt ... weil Teammitglieder neue Aufgaben sofort übernehmen konnten“, erklärt er.

Warum ich Wrike ausgewählt habe

Ich habe Wrike wegen seines Korrekturmoduls ausgewählt. Es bietet eine zentrale Plattform zum Überprüfen, Bearbeiten und Genehmigen digitaler Inhalte wie Bilder, Dokumente, Videos usw., was ich sehr praktisch finde. Teammitglieder können ihre Arbeit zur Überprüfung einreichen, während Manager und andere Teammitglieder direkt im Dokument Feedback geben können. Dadurch verringert sich der Bedarf an langen E-Mail-Ketten oder separaten Feedbackdokumenten. 

Diese Funktion spart mir nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Missverständnisse und sorgt dafür, dass alle auf demselben Stand sind. Das ermöglicht schnellere Entscheidungen und eine insgesamt bessere Produktivität.

Die wichtigsten Funktionen von Wrike

Neben den Korrekturfunktionen bietet Wrike eine Reihe weiterer Funktionen, die die Produktivität des Teams zusätzlich steigern.

• KI-Automatisierung: Sie können sich wiederholende Aufgaben automatisieren, damit sich Ihr Team ohne manuelle Eingriffe auf wichtigere Projekte konzentrieren kann.
• Anpassbare Projektansichten: Sie können mehrere Ansichten wie Kalender, Kanban-Board, Tabelle und Gantt verwenden, um Projekte entsprechend den Vorlieben Ihres Teams zu visualisieren und zu verwalten.
• Ressourcen- und Zeitmanagement: Sie können Auslastungsdiagramme verwenden, um Ressourcen effizient zuzuweisen und die Arbeitszeit zu erfassen, wodurch Projekte im Zeitplan bleiben.
• Erweiterte Berichte und Analysen: Sie erhalten benutzerdefinierte Dashboards und Echtzeitberichte, mit denen Sie die Leistung verfolgen und fundierte Entscheidungen treffen können.

Wrike-Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Microsoft OneDrive, Microsoft SharePoint, Google Drive, Zoom, MediaValet und Miro.

Toggl ist ein Tool zur Zeiterfassung und Projektbudgetierung, das Echtzeit- und manuelle Timer, Ansichten zur Projektplanung, die Verwaltung der Teamkapazität und Berichte zur Rentabilität kombiniert.

Für wen ist Toggl am besten geeignet?

Toggl eignet sich hervorragend für Freiberufler, Berater und Projektmanager, die abrechenbare Stunden erfassen, Projektbudgets überwachen und über die Teamkapazität berichten müssen, ohne zwischen Tools wechseln zu müssen.

Warum ich Toggl ausgewählt habe

Ich habe Toggl als eines der besten Tools ausgewählt, weil es das einzige Tool auf dieser Liste ist, das speziell darauf ausgelegt ist, erfasste Zeit in Budgetinformationen umzuwandeln. Mir gefällt besonders, wie die Projekt-Dashboards in Echtzeit die tatsächlichen Werte den Schätzungen gegenüberstellen und nach Aufgabe und Teammitglied aufschlüsseln. So kann ich erkennen, dass ein Projekt das Budget überschreitet, bevor es tatsächlich passiert. Die intelligente Prognosefunktion verwendet aktuelle Erfassungsmuster und berechnet automatisch ein Abschlussdatum, wodurch viel manuelles Rätselraten bei der Sprintplanung entfällt.

Wichtige Funktionen von Toggl

• KI-Aufgabenersteller: Wandelt Briefings, Notizen oder Fotos von Aufgabenlisten in strukturierte, bearbeitbare Aufgaben um, die zur Zuweisung und Nachverfolgung bereit sind.
• Pomodoro-Timer: Führt konzentrierte Arbeitssitzungen mit integrierten Pausen im Web, auf dem Desktop, auf Mobilgeräten und in Browsererweiterungen durch.
• Benutzerdefinierte Felder: Fügt Projekten, Aufgaben und Mitgliedern Dropdown-, Text-, Zahlen-, Datums-, Kontrollkästchen- und Mitgliederauswahlfelder hinzu, um flexible Filterungen und Gruppierungen zu ermöglichen.
• Genehmigung von Zeiterfassungsbögen: Ermöglicht Teams, Zeiterfassungsbögen wöchentlich oder monatlich zur Überprüfung durch Manager einzureichen. Genehmigte Zeiträume werden für weitere Bearbeitungen gesperrt.

Toggl-Integrationen

Toggl bietet native Integrationen mit Asana, Google Calendar, Jira, Outlook Email & Calendar, iCal und Slack sowie Browsererweiterungs-Integrationen für GitHub, Google Docs, Gmail, Todoist und Trello. Außerdem stehen eine REST-API, Webhooks, ein MCP-Server und eine CLI für individuelle Anbindungen zur Verfügung.

DeskTime ist ein automatisches Zeiterfassungs- und Produktivitätstool für Arbeitskräfte, das die Nutzung von Apps und URLs überwacht, Projektstunden nachverfolgt und Produktivitätsberichte für Einzelpersonen und Teams erstellt.

Für wen eignet sich DeskTime am besten?

DeskTime ist eine gute Wahl für Manager und Teamleiter, die Remote- oder Hybrid-Teams betreuen und Einblick darin benötigen, wie Arbeitsstunden tatsächlich verbracht werden.

Warum ich mich für DeskTime entschieden habe

Ich habe DeskTime in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es die Nachverfolgung von Offline-Aktivitäten auf eine Weise handhabt, wie es die meisten Zeiterfassungstools nicht tun. Wenn ein Teammitglied seinen Computer verlässt, erscheinen Leerlaufzeiten automatisch in der Zeitleiste. Diese Lücken können dann als Offline-Zeit mit einer Aktivitätsbeschreibung neu zugeordnet werden, und Administratoren können vorgeben, dass diese Zeit erst nach Genehmigung auf die Tagesgesamtzeit angerechnet wird. Außerdem gefällt mir die Google- und Outlook-Kalender-Synchronisation, die Leerlaufzeiten automatisch mit geplanten Meetings füllt, sodass Ihr Team nicht jede Offline-Stunde manuell erfassen muss.

DeskTime Hauptfunktionen

• Automatische Zeiterfassung: Beginnt mit der Aufzeichnung, sobald die Desktop-App geöffnet ist, und erfasst aktive Arbeitszeit ohne manuelle Eingaben.
• Erfassung von Dokumenttiteln: Protokolliert die Titel geöffneter Dokumente zusammen mit App-Daten, sodass exakt ersichtlich ist, woran jemand zu einem bestimmten Zeitpunkt gearbeitet hat.
• Projektzeiterfassung: Erlaubt es Teammitgliedern, erfasste Zeit bestimmten Projekten und Aufgaben zuzuweisen, für eine genaue Berichterstattung zu Projektkosten und -stunden.
• Bildschirmaufnahmen: Erstellt in festgelegten Abständen Screenshots, um Administratoren einen visuellen Nachweis der Bildschirminhalte während der aktiven Arbeitszeit zu liefern.

DeskTime Integrationen

DeskTime bietet eine kleine Auswahl an nativen Integrationen, darunter Google Calendar, Outlook Calendar, Trello, GitLab, Asana und Jira, und es lässt sich mit Zapier verbinden. Über eine API sind auch individuelle Integrationen möglich.

Google Drive ist ein Cloud-Speicherdienst, mit dem Sie Dateien von jedem Gerät aus hochladen, speichern, teilen und organisieren können. Sie können Google Docs, Tabellen, Präsentationen, Microsoft Office-Dateien, PDFs und viele andere Dateitypen direkt aus Drive heraus aufrufen.

Warum ich Google Drive ausgewählt habe

Ich habe Google Drive ausgewählt, weil es Teams ermöglicht, schneller durch Echtzeit-Zusammenarbeit und intelligente Dateiorganisation zu arbeiten. Sie können Dateien gleichzeitig bearbeiten, Kommentare mit Aufgaben hinterlassen und Gespräche auf die jeweilige Datei fokussieren. Drive unterstützt über 100 Dateitypen, darunter Microsoft Office-Dateien, sodass keinerlei Umwandlungen notwendig sind. Mithilfe von KI werden die relevantesten Dateien entsprechend Ihrer letzten Aktivitäten angezeigt. Außerdem können Sie mit der Versionshistorie Änderungen nachverfolgen und bei Bedarf jederzeit zu älteren Versionen zurückkehren.

Google Drive Hauptfunktionen

Neben der Echtzeit-Zusammenarbeit bietet Google Drive viele weitere Funktionen, um die Produktivität zu steigern.

• Offline-Zugriff: Sie können auch ohne Internetverbindung weiter an Ihren Dokumenten arbeiten, um eine unterbrechungsfreie Produktivität zu gewährleisten.
• Dateifreigabe-Berechtigungen: Sie haben die Kontrolle darüber, wer Ihre Dateien ansehen, kommentieren oder bearbeiten darf, was die Sicherheit erhöht und eine effiziente Zusammenarbeit ermöglicht.
• Erweiterte Suche: Damit können Sie Dateien schnell durch Stichwörter und Filter finden und sparen Zeit und Aufwand im Dateimanagement.
• Erweiterte Sicherheitsfunktionen: Sie können Ihre Daten durch Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen und so beruhigt arbeiten.

Google Drive Integrationen

Integration ist über die Google Drive API verfügbar.

Zapier ist eine Automatisierungsplattform, mit der Sie über 8.000 Apps verbinden können, um Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren – ganz ohne Programmierkenntnisse. Egal, ob Sie wiederkehrende Aufgaben vereinfachen oder die Produktivität Ihres Teams steigern möchten, Zapier ermöglicht es Ihnen, individuelle Automatisierungen zu erstellen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Warum ich Zapier gewählt habe

Ich habe mich für Zapier aufgrund seiner Fähigkeit entschieden, Arbeitsabläufe durch umfangreiche App-Integrationen zu automatisieren – das ist sehr hilfreich, um die Produktivität zu steigern. Sie können maßgeschneiderte Automatisierungen erstellen, die wiederkehrende Aufgaben eliminieren und es Ihrem Team ermöglichen, sich auf wichtigere Arbeiten zu konzentrieren.

Mit den mehrstufigen Workflows der Plattform können Sie verschiedene Aktionen über mehrere Apps hinweg verbinden und komplexe Automatisierungen erstellen, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. Die KI-Tools von Zapier, wie KI-Workflows und KI-Agenten, helfen Ihnen, noch fortschrittlichere Automatisierungen einzurichten und Ihre Prozesse zu optimieren.

Zapier Hauptfunktionen

Zapier bietet außerdem mehrere weitere wichtige Funktionen, mit denen Sie die Produktivität Ihres Teams steigern können.

• Zapier Tables: Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, No-Code-Datenbanken zu erstellen, sodass Sie Ihre Daten einfach verwalten und in Ihre Workflows integrieren können.
• KI-gestützte Fehlerbehebung: Mit KI-generierten Anweisungen können Sie Fehler in Ihren Automatisierungen schnell beheben und so für einen reibungsloseren Betrieb und weniger Ausfallzeiten sorgen.
• Testdatensätze anpassen: Mit dieser Funktion können Sie Testdatensätze direkt bearbeiten und erstellen, um den Prozess des Testens und Verfeinerns von Workflows zu vereinfachen.
• KI-Chatbot-Datenquellen: Sie können statische Textdateien hochladen und die Antworten von KI-Chatbots ohne Programmierung anpassen – das verbessert die Möglichkeiten der Kundeninteraktion.

Zapier Integrationen

Integrationen umfassen Salesforce, HubSpot, Slack, ChatGPT, Microsoft Dynamics, Microsoft Teams, Zendesk, Jira, Google Sheets, Shopify, Gmail und Mailchimp.

Notion ist eine flexible Workspace-App, die Ihnen hilft, Ihre Arbeit (Aufgaben, Gewohnheiten, Ziele, Notizen) in ein System zu organisieren, das für Sie funktioniert. Sie bietet Werkzeuge, um Ihre Ziele zu verfolgen, Ihren Fortschritt zu messen und Ihre Arbeitsweise anzupassen.

Warum ich Notion gewählt habe

Ich habe Notion gewählt, weil es Ihnen Funktionen bietet, mit denen Sie Ihre persönlichen Arbeitsabläufe steuern und sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Das KI-Meeting-Notiztool kann beispielsweise Ihre Besprechungen transkribieren, zusammenfassen und Aufgaben daraus extrahieren, sodass Sie keine wichtigen Punkte verpassen.

Außerdem ermöglicht die Enterprise-Suche (mit Recherchemodus und KI-Konnektoren) Ihnen, schnell alte Notizen, Dokumente oder Informationen aus anderen von Ihnen genutzten Apps zu finden, ohne mühsames Durchsuchen von Chaos. Notions Tools für persönliche Produktivität helfen Ihnen, Tagesplaner und To-Do-Listen zu erstellen, Ziele zu verfolgen und Aufgaben nach Priorität oder Fälligkeitsdatum zu organisieren, damit Sie im Arbeitsalltag den Überblick behalten.

Wichtige Funktionen von Notion

Notion bietet noch viele weitere Produktivitätsfunktionen, die Ihnen helfen, mehr zu erledigen.

• Anpassbare Workspaces: Sie können vollkommen personalisierte Arbeitsumgebungen mit flexiblen Seiten- und Blockstrukturen erstellen und diese genau auf Ihre Bedürfnisse und Vorlieben zuschneiden.
• Erweiterte Datenbanken: Die Datenbanken von Notion verfügen über Filter- und Verknüpfungsfunktionen, die es Ihnen erleichtern, Informationen effizient zu organisieren und abzurufen.
• Echtzeit-Zusammenarbeit: Sie können nahtlos mit Ihrem Team zusammenarbeiten, sodass alle auf dem gleichen Stand bleiben.
• Ansichten für Aufgabenmanagement: Notion bietet verschiedene Ansichten wie To-Do-Listen und Kanban-Boards, um Aufgaben und Projekte effizient zu verwalten.

Notion-Integrationen

Integrationen umfassen Slack, Google Drive, GitHub, Jira, Asana, Figma, Dropbox, Trello, Microsoft Teams, Google Workspace und OneDrive.

Kintone ist eine cloudbasierte Plattform, mit der Unternehmen benutzerdefinierte Anwendungen für die Datenverwaltung erstellen können. Sie bietet Funktionen für Datenbankanwendungen, Zusammenarbeit, Workflow-Automatisierung und Berichterstellung.

Warum ich Kintone ausgewählt habe

Die Plattform war für mich eine einfache Wahl, weil sie technisch nicht versierten Benutzern ermöglicht, mithilfe einer Drag-and-Drop-Oberfläche eigene Anwendungen zu erstellen und zu verwalten, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen. Obwohl es sich nicht um eine sofort einsatzbereite Lösung handelt, bin ich der Meinung, dass die Anpassungsoptionen für projektbezogene Anwendungen die Produktivität Ihres Teams steigern können, indem nur das angezeigt wird, was benötigt wird.

Sie können Workflows automatisieren, detaillierte Berichte erstellen und den Projektfortschritt effektiv verfolgen. Dadurch werden Transparenz und eine effiziente Aufgabenbearbeitung gewährleistet, was Kintone meiner Ansicht nach zu einem idealen Werkzeug für ein umfassendes Projektmanagement macht.

Wichtige Funktionen von Kintone

Kintone bietet außerdem eine Reihe weiterer Funktionen, die Ihrem Team helfen können, effizienter zu arbeiten.

• Aufgabenverwaltung: Sie können Aufgaben erstellen und zuweisen, Fristen festlegen und den Fortschritt verfolgen sowie sicherstellen, dass alle auf die Projektziele ausgerichtet bleiben.
• Anpassbare Dashboards: Sie können Dashboards so anpassen, dass die relevantesten Informationen und Kennzahlen angezeigt werden, und sich einen klaren Überblick über die Aktivitäten Ihres Teams verschaffen.
• Integrierte Tools für die Zusammenarbeit: Die Chatwände und Erwähnungen in Datensätzen von Kintone ermöglichen eine nahtlose Kommunikation im Kontext bestimmter Aufgaben oder Projekte.
• Datenverwaltung: Sie können Daten mithilfe anpassbarer Berichte und Diagramme organisieren, durchsuchen und visualisieren, wodurch Informationen leicht zugänglich werden.

Kintone-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, Outlook, Dropbox, Box, Formstack, Zendesk und Zapier.

Asana ist ein Arbeitsmanagement-Tool, das Ihnen hilft, Aufgaben, Projekte und Arbeitsziele zu verfolgen. Es bietet Möglichkeiten, zu organisieren, was erledigt werden muss (und von wem), Abhängigkeiten festzulegen, damit Sie wissen, was zuerst erledigt werden muss, und Ihre Pläne visuell darzustellen.

Warum ich Asana gewählt habe

Mir gefällt, wie klar es tägliche Aufgaben mit größeren Zielen verknüpft und dabei hilft, sich auf Ergebnisse anstatt nur auf Aktivitäten zu konzentrieren. Sie können Arbeitselemente mit Unternehmenszielen verbinden, Arbeit mithilfe von Zeitachsen- oder Board-Ansichten planen und Abhängigkeiten definieren, um Aufgaben in der richtigen Reihenfolge voranzutreiben.

Tools wie Meilensteine helfen, große Projekte aufzuteilen, und Ressourcenmanagement-Funktionen ermöglichen es, Arbeitsbelastungen sowie Dashboards zur Überwachung des Fortschritts über verschiedene Projekte hinweg zu verfolgen, sodass Ihr Team schnell reagieren kann, wenn sich Prioritäten ändern.

Asana Schlüsselfunktionen

Asana bietet auch verschiedene weitere Funktionen, die Ihnen helfen, Produktivität und Organisation in Ihren Projekten zu steigern.

• Workflow-Automatisierung: Sie können Routineaufgaben und Prozesse automatisieren, um Zeit zu sparen und Konsistenz bei der Projektdurchführung zu gewährleisten.
• Ansichten: Asana bietet verschiedene Ansichten für Aufgaben, Posteingänge, Listen und Kalender, sodass Sie Arbeit je nach Ihren Präferenzen effizient verwalten und priorisieren können.
• Mobile Zugänglichkeit: Asana stellt mobile Apps für iOS und Android bereit, damit Sie Aufgaben und Projekte unterwegs verwalten und Ihre Produktivität auch fernab vom Schreibtisch aufrechterhalten können.
• Administration und Sicherheit: Sie können Teameinstellungen und Berechtigungen verwalten, um den Datenschutz zu wahren und einen sicheren Zugriff für alle Nutzer zu gewährleisten.

Asana Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, Google Drive, Zapier, Jira, Microsoft Teams, Everhour, Dropbox, Mailchimp, Microsoft Office 365, Salesforce, Google Kalender und Power BI.