Die 10 besten Produktivitätswerkzeuge im Test für 2026

monday.com ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Plattform, die Unternehmen ermöglicht, Aufgaben, Projekte und Projektarbeit zu verwalten.

Die Automatisierungsfunktionen helfen außerdem, manuelle und wiederkehrende Arbeiten zu reduzieren, sodass Sie mehr erledigen können. Kürzlich sprach ich mit Ken Sarmadi, einem Experten für Projektmanagement-Software. 'Automatisierungsfunktionen in...monday.com sparen Teams mit wiederkehrenden Aufgaben Zeit,' sagt er.

Warum ich monday.com gewählt habe

Diese Software eignet sich hervorragend zum Erstellen individueller Workflows und Aufgabenlisten und bietet eine äußerst flexible sowie anpassbare Plattform für die visuelle Projektplanung. Die Plattform bietet die Vielseitigkeit, Aufgabenlisten zu erstellen, Fortschritte zu verfolgen, Fristen zu setzen und in Echtzeit zusammenzuarbeiten, was auch die Kommunikation und Transparenz verbessert. 

Ich schätze die visuelle und intuitive Benutzeroberfläche, die sicherstellt, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind und die Produktivität verbessert wird. Außerdem sehe ich, dass sie dazu beiträgt, Zeit in Meetings und Nachfassaktionen einzusparen, wodurch mehrstufige Prozesse organisiert und handhabbar bleiben. Dieses Maß an Organisation und Effizienz kann sich signifikant und positiv auf die Teamproduktivität und den Durchsatz auswirken.

monday.com Hauptfunktionen

Neben der Projektplanung bietet monday.com eine Reihe weiterer Funktionen, die die Produktivität und Zusammenarbeit im Team verbessern.

• Dashboards: Diese bieten einen umfassenden Überblick über Ihre Projekte und ermöglichen es Ihnen, Fortschritte, Fristen und Teamleistung in Echtzeit zu verfolgen.
• Automatisierungen: Sie können wiederkehrende Aufgaben automatisieren, um Zeit zu sparen und manuelle Fehler zu reduzieren. Dadurch kann sich Ihr Team auf strategischere Aktivitäten konzentrieren.
• Mobiler Zugriff: Sie können Ihre Projekte unterwegs verwalten und sicherstellen, dass Sie und Ihr Team von überall verbunden und produktiv bleiben.
• Zeiterfassung: Damit lässt sich überwachen, wie viel Zeit für Aufgaben aufgewendet wird, um die Produktivität besser zu steuern.

monday.com Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, Google Drive, Docusign, Gmail, Google Kalender, Jira, GitHub, Trello und Dropbox.

Wrike ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Software, die Teams ermöglicht, online zusammenzuarbeiten und Projekte zu verwalten.

Vor Kurzem habe ich mit Danilo Coviello, dem Gründer von Espresso Translations, über die Nutzung von Wrike durch sein Team gesprochen – insbesondere über die Mobile-Alerts-Funktion und deren Nützlichkeit für Teammitglieder in verschiedenen Zeitzonen. 'Jetzt wird unser Übersetzer in Asien mitten am Tag benachrichtigt und nicht mehr um 3 Uhr morgens', sagt er. Das hatte einen enormen Einfluss auf die Produktivität. 'Im vorigen Monat wurden 23 Projekte früher abgeschlossen ... weil Teammitglieder neue Aufgaben sofort annehmen konnten', erklärt er.

Warum ich Wrike gewählt habe

Ich habe Wrike wegen des Korrekturmoduls ausgewählt. Es bietet eine zentrale Plattform zum Prüfen, Bearbeiten und Freigeben digitaler Inhalte wie Bilder, Dokumente, Videos usw., was ich sehr praktisch finde. Teammitglieder können ihre Arbeiten einfach zur Überprüfung einreichen, während Manager und andere Teammitglieder direkt im Dokument Feedback geben können. Das reduziert lange E-Mail-Verläufe oder separate Feedback-Dokumente. 

Diese Funktion spart mir nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Missverständnisse und sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Das bedeutet schnellere Entscheidungsfindung und insgesamt eine bessere Produktivität.

Wichtige Funktionen von Wrike

Neben den Korrekturfunktionen bietet Wrike eine Reihe weiterer Features, die die Teamproduktivität zusätzlich verbessern.

• KI-Automatisierung: Sie können wiederkehrende Aufgaben automatisieren, damit sich Ihr Team auf wichtigere Projekte konzentrieren kann, ohne manuell eingreifen zu müssen.
• Anpassbare Projektansichten: Dies ermöglicht die Nutzung mehrerer Ansichten wie Kalender, Board, Tabelle und Gantt, um Projekte nach den Vorlieben Ihres Teams zu visualisieren und zu steuern.
• Ressourcen- und Zeitmanagement: Mithilfe von Auslastungsdiagrammen können Ressourcen effizient zugewiesen und Zeiten verfolgt werden, was hilft, Projekte im Zeitplan zu halten.
• Erweiterte Berichte und Analysen: Sie erhalten individuelle Dashboards und Echtzeitberichte, um Leistungen nachzuverfolgen und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Wrike-Integrationen

Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Microsoft OneDrive, Microsoft SharePoint, Google Drive, Zoom, MediaValet und Miro.

DeskTime ist ein automatisches Zeiterfassungs- und Produktivitätstool für Arbeitskräfte, das die Nutzung von Apps und URLs überwacht, Projektstunden nachverfolgt und Produktivitätsberichte für Einzelpersonen und Teams erstellt.

Für wen eignet sich DeskTime am besten?

DeskTime ist eine gute Wahl für Manager und Teamleiter, die Remote- oder Hybrid-Teams betreuen und Einblick darin benötigen, wie Arbeitsstunden tatsächlich verbracht werden.

Warum ich mich für DeskTime entschieden habe

Ich habe DeskTime in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es die Nachverfolgung von Offline-Aktivitäten auf eine Weise handhabt, wie es die meisten Zeiterfassungstools nicht tun. Wenn ein Teammitglied seinen Computer verlässt, erscheinen Leerlaufzeiten automatisch in der Zeitleiste. Diese Lücken können dann als Offline-Zeit mit einer Aktivitätsbeschreibung neu zugeordnet werden, und Administratoren können vorgeben, dass diese Zeit erst nach Genehmigung auf die Tagesgesamtzeit angerechnet wird. Außerdem gefällt mir die Google- und Outlook-Kalender-Synchronisation, die Leerlaufzeiten automatisch mit geplanten Meetings füllt, sodass Ihr Team nicht jede Offline-Stunde manuell erfassen muss.

DeskTime Hauptfunktionen

• Automatische Zeiterfassung: Beginnt mit der Aufzeichnung, sobald die Desktop-App geöffnet ist, und erfasst aktive Arbeitszeit ohne manuelle Eingaben.
• Erfassung von Dokumenttiteln: Protokolliert die Titel geöffneter Dokumente zusammen mit App-Daten, sodass exakt ersichtlich ist, woran jemand zu einem bestimmten Zeitpunkt gearbeitet hat.
• Projektzeiterfassung: Erlaubt es Teammitgliedern, erfasste Zeit bestimmten Projekten und Aufgaben zuzuweisen, für eine genaue Berichterstattung zu Projektkosten und -stunden.
• Bildschirmaufnahmen: Erstellt in festgelegten Abständen Screenshots, um Administratoren einen visuellen Nachweis der Bildschirminhalte während der aktiven Arbeitszeit zu liefern.

DeskTime Integrationen

DeskTime bietet eine kleine Auswahl an nativen Integrationen, darunter Google Calendar, Outlook Calendar, Trello, GitLab, Asana und Jira, und es lässt sich mit Zapier verbinden. Über eine API sind auch individuelle Integrationen möglich.

Zapier ist eine Automatisierungsplattform, mit der Sie über 8.000 Apps verbinden können, um Ihre Arbeitsabläufe zu automatisieren – ganz ohne Programmierkenntnisse. Egal, ob Sie wiederkehrende Aufgaben vereinfachen oder die Produktivität Ihres Teams steigern möchten, Zapier ermöglicht es Ihnen, individuelle Automatisierungen zu erstellen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind.

Warum ich Zapier gewählt habe

Ich habe mich für Zapier aufgrund seiner Fähigkeit entschieden, Arbeitsabläufe durch umfangreiche App-Integrationen zu automatisieren – das ist sehr hilfreich, um die Produktivität zu steigern. Sie können maßgeschneiderte Automatisierungen erstellen, die wiederkehrende Aufgaben eliminieren und es Ihrem Team ermöglichen, sich auf wichtigere Arbeiten zu konzentrieren.

Mit den mehrstufigen Workflows der Plattform können Sie verschiedene Aktionen über mehrere Apps hinweg verbinden und komplexe Automatisierungen erstellen, ohne eine einzige Zeile Code schreiben zu müssen. Die KI-Tools von Zapier, wie KI-Workflows und KI-Agenten, helfen Ihnen, noch fortschrittlichere Automatisierungen einzurichten und Ihre Prozesse zu optimieren.

Zapier Hauptfunktionen

Zapier bietet außerdem mehrere weitere wichtige Funktionen, mit denen Sie die Produktivität Ihres Teams steigern können.

• Zapier Tables: Diese Funktion ermöglicht es Ihnen, No-Code-Datenbanken zu erstellen, sodass Sie Ihre Daten einfach verwalten und in Ihre Workflows integrieren können.
• KI-gestützte Fehlerbehebung: Mit KI-generierten Anweisungen können Sie Fehler in Ihren Automatisierungen schnell beheben und so für einen reibungsloseren Betrieb und weniger Ausfallzeiten sorgen.
• Testdatensätze anpassen: Mit dieser Funktion können Sie Testdatensätze direkt bearbeiten und erstellen, um den Prozess des Testens und Verfeinerns von Workflows zu vereinfachen.
• KI-Chatbot-Datenquellen: Sie können statische Textdateien hochladen und die Antworten von KI-Chatbots ohne Programmierung anpassen – das verbessert die Möglichkeiten der Kundeninteraktion.

Zapier Integrationen

Integrationen umfassen Salesforce, HubSpot, Slack, ChatGPT, Microsoft Dynamics, Microsoft Teams, Zendesk, Jira, Google Sheets, Shopify, Gmail und Mailchimp.

Notion ist eine flexible Workspace-App, die Ihnen hilft, Ihre Arbeit (Aufgaben, Gewohnheiten, Ziele, Notizen) in ein System zu organisieren, das für Sie funktioniert. Sie bietet Werkzeuge, um Ihre Ziele zu verfolgen, Ihren Fortschritt zu messen und Ihre Arbeitsweise anzupassen.

Warum ich Notion gewählt habe

Ich habe Notion gewählt, weil es Ihnen Funktionen bietet, mit denen Sie Ihre persönlichen Arbeitsabläufe steuern und sich auf das Wesentliche konzentrieren können. Das KI-Meeting-Notiztool kann beispielsweise Ihre Besprechungen transkribieren, zusammenfassen und Aufgaben daraus extrahieren, sodass Sie keine wichtigen Punkte verpassen.

Außerdem ermöglicht die Enterprise-Suche (mit Recherchemodus und KI-Konnektoren) Ihnen, schnell alte Notizen, Dokumente oder Informationen aus anderen von Ihnen genutzten Apps zu finden, ohne mühsames Durchsuchen von Chaos. Notions Tools für persönliche Produktivität helfen Ihnen, Tagesplaner und To-Do-Listen zu erstellen, Ziele zu verfolgen und Aufgaben nach Priorität oder Fälligkeitsdatum zu organisieren, damit Sie im Arbeitsalltag den Überblick behalten.

Wichtige Funktionen von Notion

Notion bietet noch viele weitere Produktivitätsfunktionen, die Ihnen helfen, mehr zu erledigen.

• Anpassbare Workspaces: Sie können vollkommen personalisierte Arbeitsumgebungen mit flexiblen Seiten- und Blockstrukturen erstellen und diese genau auf Ihre Bedürfnisse und Vorlieben zuschneiden.
• Erweiterte Datenbanken: Die Datenbanken von Notion verfügen über Filter- und Verknüpfungsfunktionen, die es Ihnen erleichtern, Informationen effizient zu organisieren und abzurufen.
• Echtzeit-Zusammenarbeit: Sie können nahtlos mit Ihrem Team zusammenarbeiten, sodass alle auf dem gleichen Stand bleiben.
• Ansichten für Aufgabenmanagement: Notion bietet verschiedene Ansichten wie To-Do-Listen und Kanban-Boards, um Aufgaben und Projekte effizient zu verwalten.

Notion-Integrationen

Integrationen umfassen Slack, Google Drive, GitHub, Jira, Asana, Figma, Dropbox, Trello, Microsoft Teams, Google Workspace und OneDrive.

Google Drive ist ein Cloud-Speicherdienst, mit dem Sie Dateien von jedem Gerät aus hochladen, speichern, teilen und organisieren können. Sie können Google Docs, Tabellen, Präsentationen, Microsoft Office-Dateien, PDFs und viele andere Dateitypen direkt aus Drive heraus aufrufen.

Warum ich Google Drive ausgewählt habe

Ich habe Google Drive ausgewählt, weil es Teams ermöglicht, schneller durch Echtzeit-Zusammenarbeit und intelligente Dateiorganisation zu arbeiten. Sie können Dateien gleichzeitig bearbeiten, Kommentare mit Aufgaben hinterlassen und Gespräche auf die jeweilige Datei fokussieren. Drive unterstützt über 100 Dateitypen, darunter Microsoft Office-Dateien, sodass keinerlei Umwandlungen notwendig sind. Mithilfe von KI werden die relevantesten Dateien entsprechend Ihrer letzten Aktivitäten angezeigt. Außerdem können Sie mit der Versionshistorie Änderungen nachverfolgen und bei Bedarf jederzeit zu älteren Versionen zurückkehren.

Google Drive Hauptfunktionen

Neben der Echtzeit-Zusammenarbeit bietet Google Drive viele weitere Funktionen, um die Produktivität zu steigern.

• Offline-Zugriff: Sie können auch ohne Internetverbindung weiter an Ihren Dokumenten arbeiten, um eine unterbrechungsfreie Produktivität zu gewährleisten.
• Dateifreigabe-Berechtigungen: Sie haben die Kontrolle darüber, wer Ihre Dateien ansehen, kommentieren oder bearbeiten darf, was die Sicherheit erhöht und eine effiziente Zusammenarbeit ermöglicht.
• Erweiterte Suche: Damit können Sie Dateien schnell durch Stichwörter und Filter finden und sparen Zeit und Aufwand im Dateimanagement.
• Erweiterte Sicherheitsfunktionen: Sie können Ihre Daten durch Verschlüsselung und Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen und so beruhigt arbeiten.

Google Drive Integrationen

Integration ist über die Google Drive API verfügbar.

Kintone ist eine cloudbasierte Plattform, die es Unternehmen ermöglicht, individuelle Anwendungen für das Datenmanagement zu erstellen. Sie bietet Funktionen für Datenbankanwendungen, Zusammenarbeit, Workflow-Automatisierung und Berichterstattung.

Warum ich Kintone gewählt habe

Die Plattform war für mich eine einfache Wahl, da sie es auch nicht-technischen Nutzern ermöglicht, mit einer Drag-and-Drop-Oberfläche eigene Anwendungen zu erstellen und zu verwalten – ganz ohne Programmierkenntnisse. Obwohl es sich nicht um eine Plug-and-Play-Lösung handelt, finde ich, dass die Anpassungsmöglichkeiten für projektbezogene Apps die Produktivität Ihres Teams steigern können, indem wirklich nur angezeigt wird, was benötigt wird.

Sie können Workflows automatisieren, detaillierte Berichte generieren und den Projektfortschritt effektiv nachverfolgen. Das sorgt für Transparenz und eine effiziente Aufgabenverwaltung, was Kintone meiner Meinung nach als ideales Werkzeug für ein umfassendes Projektmanagement positioniert.

Kintone Hauptfunktionen

Kintone bietet zudem eine Reihe weiterer Funktionen, mit denen Ihr Team effizienter arbeiten kann.

• Aufgabenmanagement: Sie können Aufgaben erstellen und zuweisen, Fristen festlegen und Fortschritte verfolgen sowie dafür sorgen, dass alle auf die Projektziele ausgerichtet bleiben.
• Anpassbare Dashboards: Dashboards lassen sich anpassen, sodass die relevantesten Informationen und Kennzahlen angezeigt werden und Sie einen klaren Überblick über die Aktivitäten Ihres Teams erhalten.
• Eingebaute Kollaborations-Tools: Kintones Chatwände in den Datensätzen und Erwähnungen ermöglichen eine nahtlose Kommunikation im Kontext bestimmter Aufgaben oder Projekte.
• Datenmanagement: Sie können Daten organisieren, durchsuchen und über anpassbare Berichte und Grafiken visualisieren, wodurch Informationen leicht zugänglich werden.

Kintone Integrationen

Integrationen umfassen Slack, Outlook, Dropbox, Box, Formstack, Zendesk und Zapier.

Asana ist ein Arbeitsmanagement-Tool, das Ihnen hilft, Aufgaben, Projekte und Arbeitsziele zu verfolgen. Es bietet Möglichkeiten, zu organisieren, was erledigt werden muss (und von wem), Abhängigkeiten festzulegen, damit Sie wissen, was zuerst erledigt werden muss, und Ihre Pläne visuell darzustellen.

Warum ich Asana gewählt habe

Mir gefällt, wie klar es tägliche Aufgaben mit größeren Zielen verknüpft und dabei hilft, sich auf Ergebnisse anstatt nur auf Aktivitäten zu konzentrieren. Sie können Arbeitselemente mit Unternehmenszielen verbinden, Arbeit mithilfe von Zeitachsen- oder Board-Ansichten planen und Abhängigkeiten definieren, um Aufgaben in der richtigen Reihenfolge voranzutreiben.

Tools wie Meilensteine helfen, große Projekte aufzuteilen, und Ressourcenmanagement-Funktionen ermöglichen es, Arbeitsbelastungen sowie Dashboards zur Überwachung des Fortschritts über verschiedene Projekte hinweg zu verfolgen, sodass Ihr Team schnell reagieren kann, wenn sich Prioritäten ändern.

Asana Schlüsselfunktionen

Asana bietet auch verschiedene weitere Funktionen, die Ihnen helfen, Produktivität und Organisation in Ihren Projekten zu steigern.

• Workflow-Automatisierung: Sie können Routineaufgaben und Prozesse automatisieren, um Zeit zu sparen und Konsistenz bei der Projektdurchführung zu gewährleisten.
• Ansichten: Asana bietet verschiedene Ansichten für Aufgaben, Posteingänge, Listen und Kalender, sodass Sie Arbeit je nach Ihren Präferenzen effizient verwalten und priorisieren können.
• Mobile Zugänglichkeit: Asana stellt mobile Apps für iOS und Android bereit, damit Sie Aufgaben und Projekte unterwegs verwalten und Ihre Produktivität auch fernab vom Schreibtisch aufrechterhalten können.
• Administration und Sicherheit: Sie können Teameinstellungen und Berechtigungen verwalten, um den Datenschutz zu wahren und einen sicheren Zugriff für alle Nutzer zu gewährleisten.

Asana Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, Google Drive, Zapier, Jira, Microsoft Teams, Everhour, Dropbox, Mailchimp, Microsoft Office 365, Salesforce, Google Kalender und Power BI.

Evernote ist eine vielseitige Notiz-App, mit der Sie Ihre Notizen, Aufgaben und Termine an einem Ort organisieren können. Sie wurde entwickelt, um die Produktivität zu steigern, indem sie eine Reihe von Tools bietet, die das Informationsmanagement einfacher und effektiver machen.

Warum ich Evernote ausgewählt habe

Ich habe Evernote wegen seiner leistungsstarken Notiz- und Webclipper-Funktionen ausgewählt, mit denen Sie Online-Inhalte direkt in Ihren Notizen speichern können. Das ist besonders praktisch, wenn Sie recherchieren oder Informationen aus verschiedenen Quellen sammeln. Zusätzlich bietet Evernote erweiterte Suchmöglichkeiten, sodass Sie Informationen in Ihren Notizen, Bildern und Dokumenten schnell finden können. Das bedeutet, Sie verbringen weniger Zeit mit Suchen und haben mehr Zeit für produktives Arbeiten.

Ein weiterer Grund, Evernote zu lieben, sind seine KI-basierten Funktionen wie Transkription und Text-to-Speech. Diese Features sind darauf ausgelegt, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und es Ihnen zu erleichtern, Informationen zu erfassen und zu verwalten.

Evernote Hauptfunktionen

Evernote bietet außerdem eine Reihe weiterer Funktionen, die Ihnen helfen können, Produktivität und Organisation zu verbessern.

• Dokumentenscan: Damit können Sie physische Dokumente digitalisieren und wichtige Unterlagen von überall aus speichern und abrufen.
• Vorlagen: Sie haben Zugriff auf eine Vielzahl vorgefertigter Vorlagen, um schnell Notizen, Besprechungsagenden oder Projektpläne zu erstellen.
• Aufgabenmanagement: Sie können all Ihre Aufgaben an einem Ort organisieren, was Ihnen und Ihrem Team hilft, To-dos und Fristen effizient zu verfolgen.
• Kalenderintegration: Sie können Evernote mit Ihrem Google Kalender synchronisieren, um Termine und Verabredungen zu verwalten und stets den Überblick über Ihre Verpflichtungen zu behalten.

Evernote Integrationen

Integrationen umfassen Google Kalender, Google Drive, Gmail, Slack und Microsoft Outlook.

Microsoft Teams ist ein digitaler Arbeitsbereich, der Chat, Besprechungen, Dateifreigabe und Aufgabenmanagement an einem Ort vereint. Die Plattform unterstützt sowohl die Echtzeitkommunikation als auch asynchrones Arbeiten, sodass Teams Projekte voranbringen können, ohne ständig online sein zu müssen.

Warum ich Microsoft Teams gewählt habe

Mir gefällt, dass es hybride Zusammenarbeit durch Werkzeuge unterstützt, die das Arbeiten im Homeoffice und im Büro nahtlos verbinden. Sie können spezielle Kanäle für fokussierte Teamkommunikation erstellen, Dokumente direkt in Chats oder Meetings gemeinsam bearbeiten und mit dem Cloud-Speicher alles überall zugänglich machen – unabhängig davon, wo jemand arbeitet. KI-basierte Meetingfunktionen wie Live-Transkriptionen, Erfassen von Aktionspunkten und intelligente Zusammenfassungen helfen außerdem, dass alle auf dem Laufenden bleiben, selbst wenn sie ein Meeting verpasst haben.

Zentrale Funktionen von Microsoft Teams

Microsoft Teams bietet weitere Funktionen, die die Produktivität Ihres Teams steigern können.

• Integration mit Microsoft 365: Teams verknüpft sich nahtlos mit Microsoft 365 Apps wie Word und Excel, sodass Sie Dokumente direkt in der Plattform bearbeiten können.
• Echtzeit-Kommunikation: Die Sofortnachrichtenfunktion ermöglicht schnelle Diskussionen und Rückmeldungen und reduziert den Bedarf an langen E-Mail-Ketten.
• Mobile Erreichbarkeit: Mit der mobilen App können Sie und Ihr Team auch unterwegs zusammenarbeiten und die Produktivität außerhalb des Büros aufrechterhalten.
• Sichere Zusammenarbeit: Anpassbare Datenschutzeinstellungen und erweiterte Sicherheitsvorkehrungen schützen die sensiblen Informationen Ihres Unternehmens.

Microsoft Teams Integrationen

Integrationen umfassen Zoom, Cisco Webex Meetings, Lucidchart, Trello, Bonus.ly, Fireflies.ai, ScrumGenius und Microsoft Dynamics 365.