Ich habe 10 Softwarelösungen zur Aufgabenverwaltung ausprobiert: Das funktioniert 2026
10 Auswahlliste der besten Software zur Aufgabenverwaltung
Software zur Aufgabenverwaltung hilft Teams, aufeinander abgestimmt zu bleiben, Fristen einzuhalten und vergessene Aufgaben zu vermeiden, indem sie Aufgaben an einem zentralen Ort organisiert. Sie löst häufige Probleme wie unklare Zuständigkeiten, mangelnde Transparenz über den Fortschritt und ineffiziente Kommunikation zwischen Teams. Ganz gleich, ob Sie mit Teammitgliedern an verschiedenen Standorten, schnelllebigen Projekten oder einer wachsenden Aufgabenliste arbeiten: Das richtige Tool kann Struktur und Klarheit in Ihren Arbeitsablauf bringen.
Bei The Digital Project Manager haben wir Hunderte von Projekttools geprüft und verschiedene Plattformen für Software zur Aufgabenverwaltung eingehend bewertet. Dabei haben wir alles von der Benutzerfreundlichkeit und Anpassbarkeit bis hin zu Funktionen für die Zusammenarbeit und Skalierbarkeit untersucht – damit Sie keine Zeit mit dem Testen von Tools verschwenden müssen, die nicht zu Ihrem Team passen.
In diesem Leitfaden finden Sie eine sorgfältig zusammengestellte Liste der besten heute verfügbaren Softwarelösungen zur Aufgabenverwaltung. Ganz gleich, ob Sie etwas Visuelles, Flexibles, Budgetfreundliches oder für große Anforderungen Entwickeltes suchen: Diese Liste hilft Ihnen dabei, das richtige Tool für Ihre Bedürfnisse auszuwählen.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden Projektmanagement-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für Software zur Aufgabenverwaltung
Hier finden Sie eine praktische Tabelle, mit der Sie alle gerade vorgestellten Tools vergleichen können:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für KI-gestützte Risikoerkennung | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab 6 $/Benutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für integrierte Vorlagen geeignet | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab 9.80 $/Benutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für die zentralisierte Verwaltung von Agenturaufgaben | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $10/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für die Synchronisierung von Arbeit zwischen Jira und Hive | Kostenloser Tarif + 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für Ressourcenmanagement | 15-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $4/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für Workflow-Automatisierung in großen Unternehmen | Kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten für aufgabenbezogene Zeiterfassung und Kapazitätsplanung | Kostenloser Tarif verfügbar; 30-tägige kostenlose Testversion; kostenlose Demo verfügbar | Ab $9/Benutzer/Monat | Website | |
| 8 | Bester leistungsstarker kostenloser Plan | Kostenloser Plan + kostenloses Demo verfügbar | Für immer kostenlos, kostenpflichtige Pläne ab $5/Monat | Website | |
| 9 | Am besten anpassbar | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $35/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 10 | Am besten für die Aufgabenverwaltung mit KI-Assistenten | Kostenloser Tarif + 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Kostenlos | Website |
Bewertungen der besten Software zur Aufgabenverwaltung
Zeit für eine ausführlichere Bewertung dieser Tools, ihrer erweiterten Funktionen, Preise und mehr.
Am besten für KI-gestützte Risikoerkennung
monday AI Workspace ist eine KI-native Plattform für Arbeitsmanagement, die Aufgabenerstellung und -zuweisung, projektübergreifende Verfolgung in mehreren Ansichten, Workflow-Automatisierung und funktionsübergreifende Portfolioübersicht in einem einzigen vernetzten Arbeitsbereich kombiniert.
Für wen eignet sich monday AI Workspace am besten?
Die Plattform eignet sich besonders für mittelgroße bis große Teams, die Arbeit über mehrere Abteilungen hinweg koordinieren, insbesondere für PMO-Leiter und Betriebsleiter, die komplexe Projektportfolios mit mehreren Arbeitsströmen überwachen.
Warum ich mich für monday AI Workspace entschieden habe
monday AI Workspace steht auf meiner Auswahlliste, weil die Plattform Risiken erkennt, bevor sie zu Problemen werden. Die KI verfolgt Aufgabenabhängigkeiten und Ressourcenauslastungen über mehrere Boards hinweg und macht Konflikte proaktiv sichtbar. Ich habe erlebt, wie sie eine Überauslastung von Ressourcen mitten in einem Sprint erkannt hat, die leicht unbemerkt geblieben wäre, bis eine Frist verstrichen wäre. Der KI-Workflow-Builder verstärkt diesen Vorteil, indem er die Reaktion automatisiert, Aufgaben neu zuweist oder Warnmeldungen auslöst, ohne dass ein manuelles Eingreifen erforderlich ist.
Wichtige Funktionen von monday AI Workspace
- Boards mit mehreren Ansichten: Wechseln Sie zwischen Listen-, Zeitachsen-, Gantt-, Kanban-, Kalender- und Arbeitslastansichten für eine flexible Projektvisualisierung.
- Individuelle Berichtsdashboards: Erstellen Sie KPI-Dashboards in Echtzeit, die Daten aus mehreren Teams und Projekten zusammenführen.
- Erweiterte Berechtigungen: Legen Sie detaillierte Zugriffsebenen für Benutzer, Gäste und externe Mitwirkende auf Boards und Dashboards fest.
- Integrierte Zeiterfassung: Erfassen Sie Zeitschätzungen, verfolgen Sie die tatsächliche Arbeitszeit für Aufgaben und exportieren Sie Arbeitszeitnachweise direkt aus der Plattform.
Integrationen von monday AI Workspace
monday AI Workspace bietet über seine integrierten Funktionen und den Marktplatz Hunderte native Integrationen, darunter Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft 365, Zoom, Jira, GitHub, Dropbox und Adobe Creative Cloud. Die Plattform unterstützt außerdem Zapier und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- Die KI kennzeichnet Ressourcenkonflikte, bevor sie eskalieren
- Die Arbeitslastansicht visualisiert die Teamkapazität über mehrere Projekte hinweg
- Automatisierungsregeln ohne Programmierung reduzieren manuelle Statusaktualisierungen
Cons:
- KI-Funktionen sind auf höherpreisige Tarife beschränkt
- Boards können bei großen Projekten unübersichtlich werden
New Product Updates from monday AI Workspace
monday AI Workspace Adds Human Approval Routing
monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.
Wrike
Am besten für integrierte Vorlagen geeignet
Wrike ist eine kollaborative Lösung für das Arbeitsmanagement, die darauf ausgelegt ist, die Planung, Nachverfolgung und Durchführung von Projekten zu optimieren. Sie bietet Tools zur Organisation von Arbeitsabläufen, zur Verwaltung von Ressourcen und zur Verbesserung der Teamzusammenarbeit und eignet sich damit für eine Vielzahl von Geschäftsprozessen. Die anpassbaren Funktionen und Integrationen helfen Teams, die Plattform an ihre spezifischen betrieblichen Anforderungen anzupassen.
Mircea Dima, CEO und Gründer von AlgoCademy, berichtete beispielsweise über seine Erfahrungen: “Ich nutze Wrike, um unsere Entwicklungsprozesse und Teamprojekte zu koordinieren. Die Möglichkeit, Wrike anzupassen und Gantt-Diagramme zu verwenden, hat uns geholfen, organisiert und auf Kurs zu bleiben. Die Fähigkeit, mit sich ändernden Zeitplänen umzugehen und den Fortschritt zu überwachen, hat unseren Projektmanagementprozess deutlich effizienter gemacht, und mein Team konnte all seine Anstrengungen darauf konzentrieren, Ergebnisse zu liefern, anstatt sich mit Details aufzuhalten.”
Warum ich Wrike ausgewählt habe: Die Funktionen von Wrike lassen sich nicht nur an die Anforderungen jedes einzelnen Teams anpassen, das Tool bietet auch eine Vielzahl spezifischer Lösungen, abhängig von der Art des Teams oder der Organisation – darunter Marketingteams und Teams für professionelle Dienstleistungen. Außerdem gefällt mir Wrikes Bibliothek mit vorgefertigten Vorlagen und wiederverwendbaren Vorlagenmodellen, die Teams dabei helfen, wiederkehrende Projekte und Arbeitsabläufe einzurichten, ohne sie von Grund auf neu erstellen zu müssen.
Wrike bietet Funktionen, mit denen Sie über das traditionelle Aufgabenmanagement hinausgehen können, etwa die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Wenn Sie mit Materialien arbeiten, die von einem Kunden genehmigt werden müssen, verfügt die Plattform außerdem über eine integrierte Prüfungsfunktion. Dadurch können Sie Dateien hochladen und Feedback vom Kunden anfordern, ohne Wrike verlassen zu müssen.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Wrike
Zu den Funktionen gehören benutzerdefinierte Anfrageformulare, mit denen Teams Aufgabendetails von Anfang an erfassen und sie anhand vordefinierter Logik automatisch den richtigen Arbeitsabläufen zuweisen können. Darüber hinaus stellt Wrikes Möglichkeit, Aufgabenabhängigkeiten mit sich automatisch anpassenden Zeitplänen festzulegen, sicher, dass Projektpläne auch bei Änderungen abgestimmt bleiben. Dadurch werden Verzögerungen minimiert und die Aufgabenkoordination verbessert. Wrike bietet außerdem vorgefertigte Projektvorlagen und wiederverwendbare Vorlagenmodelle, die Teams für wiederkehrende Projekte, Aufgaben und Arbeitsabläufe duplizieren können, anstatt sie von Grund auf neu zu erstellen. Zu den KI-Funktionen gehört Wrike Copilot, das dabei hilft, Erkenntnisse zur Arbeit, Prioritäten und potenzielle Risiken sichtbar zu machen, sowie KI-Agenten ohne Programmieraufwand, die Routineaufgaben wie die Risikoüberwachung und Statusberichte unterstützen können.
Zu den Integrationen gehören mehr als 400 vorgefertigte Integrationen mit den beliebtesten Dateiverwaltungsprogrammen von Microsoft, Google und Dropbox sowie mit Vertriebs- und Marketingsoftware von Salesforce und Marketo und weiteren Anbietern. Außerdem steht eine API zur Verfügung, wenn Sie benutzerdefinierte Integrationen erstellen möchten.
Pros and Cons
Pros:
- Verschiedene Möglichkeiten, dieselben Daten anzuzeigen
- Ganzheitliche, umfassende Aufgabenmodellierung
- Viele Optionen und Möglichkeiten zur Anpassung
Cons:
- Keine Unteraufgaben im kostenlosen Tarif
- Kein Offline-Zugriff
New Product Updates from Wrike
Wrike Redesigns Workspace Search With New Filters
Wrike introduces a redesigned Workspace Search interface with recent search shortcuts, item type and location filters, and parent-task context. These updates help users find relevant work items and navigate search results efficiently. For more information, visit Wrike’s official site.
Am besten für die zentralisierte Verwaltung von Agenturaufgaben
Productive ist ein umfassendes Agenturverwaltungssystem, das für die Abwicklung verschiedener Aspekte des Agenturbetriebs entwickelt wurde, darunter Projektmanagement, Ressourcenplanung, Finanzverfolgung und Kundenbetreuung. Die Plattform bietet Nutzern Vorteile, indem sie die Effizienz der Projektabwicklung steigert, die Kundenabrechnung verbessert und die Kommunikation zentralisiert.
Warum ich Productive ausgewählt habe: Ich schätze die leistungsstarken Funktionen für Ressourcenplanung und Zeiterfassung. Diese Werkzeuge ermöglichen es Agenturen, Ressourcen effizient zuzuweisen, den Zeitaufwand für Aufgaben zu überwachen und sicherzustellen, dass Projekte im Zeitplan bleiben. Die Integration von Funktionen für das Finanzmanagement, wie Budgetierung und Rechnungsstellung, erhöht den Nutzen zusätzlich, da sie Echtzeiteinblicke in die Rentabilität von Projekten bietet.
Die Plattform ermöglicht es Ihren Agenturmitgliedern und Kunden außerdem, Projekte zu kommentieren, Budgetstatus einzusehen und über den Projektfortschritt auf dem Laufenden zu bleiben. Diese Transparenz fördert eine bessere Kommunikation und stellt sicher, dass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind. Darüber hinaus helfen die Automatisierungs- und KI-Funktionen von Productive dabei, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und KI-gestützte Dokumentation zu erstellen.
Herausragende Funktionen und Integrationen von Productive
Zu den Funktionen gehört die Umsatzprognose, mit der Agenturen durch detaillierte Berichte Umsätze vorhersagen können, was eine bessere Finanzplanung unterstützt. Die Funktion zur Rentabilitätsverfolgung ermöglicht es Agenturen außerdem, die Rentabilität von Projekten mithilfe der Berichtsbibliothek zu bewerten und benutzerdefinierte Berichte zur Analyse der Teamleistung zu erstellen.
Zu den Integrationen gehören Slack, Jira, Google Calendar, MS Outlook, HubSpot CRM, Zapier, BambooHR, Xero, QuickBooks, Fortnox, Sage, Personio, CharlieHR, Factorial und Humaans.io.
Pros and Cons
Pros:
- Leistungsstarke Projektmanagementfunktionen
- Gute Funktionen für das Finanzmanagement
- Anpassbare Dashboards
Cons:
- Der große Funktionsumfang kann eine Einarbeitungszeit erfordern
- Eingeschränkte Aufgaben-Workflows in Tarifen der unteren Preisklasse
New Product Updates from Productive
Productive Adds Email and Calendar Integrations for Agents
Productive adds Gmail, Outlook, Google Calendar, and Outlook Calendar connectors for its AI agents. These integrations let agents manage emails and create calendar events directly within Productive. For more information, visit Productive’s official site.
Hive
Am besten geeignet für die Synchronisierung von Arbeit zwischen Jira und Hive
Hive ist eine KI-gestützte Plattform für Projekt- und Aufgabenmanagement, die Aktionskarten, mehrere Projektansichten, Workflow-Automatisierung, Zeiterfassung und die Jira-Synchronisierung in einem Arbeitsbereich vereint.
Für wen eignet sich Hive am besten?
Hive eignet sich gut für funktionsübergreifende Teams, die Projekte sowohl in Hive als auch in Jira durchführen und diese beiden Umgebungen ohne manuelle Aktualisierungen synchron halten müssen.
Warum ich Hive ausgewählt habe
Ich habe Hive in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es das einzige Tool auf dieser Liste mit einer nativen, konfigurierbaren bidirektionalen Jira-Synchronisierung ist, die Aktionskarten, Verantwortliche, Status und Fälligkeitsdaten automatisch auf beiden Plattformen abgleicht. Wenn Ihr Entwicklungsteam in Jira arbeitet, während Ihre Projektleitungen die Arbeit in Hive verfolgen, beseitigt diese Synchronisierung den manuellen Abgleich, der normalerweise bei der Verwaltung beider Seiten anfällt. Außerdem gefällt mir, dass Sie die Synchronisierungsrichtung festlegen können: Jira zu Hive, Hive zu Jira oder in beide Richtungen, je nachdem, wo Ihre zentrale Datenquelle liegt.
Die wichtigsten Funktionen von Hive
- Mehrere Projektansichten: Wechseln Sie zwischen Kanban-, Gantt-, Zeitplan-, Tabellen-, Kalender- und Portfolioansichten, um die Arbeit in dem Format zu sehen, das am besten zu Ihrem Team passt.
- Werkzeug zur Workflow-Automatisierung: Erstellen Sie mehrstufige Automatisierungen mit einem Werkzeug zum Ziehen und Ablegen und verwenden Sie Auslöser wie Statusänderungen, Formulareinsendungen oder geplante Ereignisse.
- Native Zeiterfassung: Erfassen Sie die Zeit direkt auf Aktionskarten mit einem Zeitzähler oder manuellen Einträgen und fassen Sie sie anschließend in Stundenzetteln und exportierbaren Berichten zusammen.
- KI-gestützte Projekterstellung: Beschreiben Sie ein Ergebnis in natürlicher Sprache, und Buzz erstellt ein vollständiges Projekt mit Aufgaben, Verantwortlichen und Fälligkeitsdaten.
Hive-Integrationen
Hive gibt an, mehr als 1.000 Integrationen anzubieten, darunter native Integrationen mit Jira, Jira Data Center, Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Google Calendar und Outlook Calendar. Außerdem bietet es eine API sowie Integrationen über Zapier oder andere iPaaS-Plattformen.
Pros and Cons
Pros:
- Mehrere Ansichten machen den Aufgabenfortschritt deutlich
- Klare Zuständigkeiten durch Kommentare und Erwähnungen
- Kapazitätsansichten helfen, überlastete Teammitglieder zu erkennen
Cons:
- Berichte können zusätzliche Schritte erfordern
- Arbeiten auf Mobilgeräten ist offline nicht möglich
Am besten geeignet für Ressourcenmanagement
Zoho Projects ist eine Projektmanagement-Software mit Aufgabenverwaltungsfunktionen, die es Teams ermöglicht, in Echtzeit an Aufgaben und Projekten zusammenzuarbeiten. Für Miguel Angel Gongora Meza, Gründer & Direktor von Evolution Treks Peru, erwies sich das Tool besonders bei der Verwaltung großer, komplexer Reiserouten als nützlich: „Die angenehmste Erfahrung mit Zoho Projects war, dass es komplizierte Reisepläne mit sichtbaren Meilensteinen vereinfachte. Es war einfach, Aufgaben mit einer Frist zu definieren und sie an einem Ort zu verfolgen. Der 7-tägige Reiseplan umfasste 15 Mitarbeiter und mehr als 30 Reisende. Es half mir dabei, Risiken frühzeitig zu erkennen und sie zu bewältigen, bevor sie zu Problemen wurden.“
Warum ich Zoho Projects gewählt habe
Ich habe Zoho Projects wegen seiner herausragenden Ressourcenmanagement-Fähigkeiten ausgewählt, die für jedes Team, das seine Arbeitslast optimal verteilen möchte, unerlässlich sind. Die intuitiven Gantt-Diagramme der Plattform bieten eine visuelle Darstellung der Projektzeitpläne, mit denen sich Aufgabenabhängigkeiten leicht verwalten und kritische Aufgaben identifizieren lassen. Darüber hinaus protokolliert die Zeiterfassungsfunktion die Arbeitsstunden, was eine genaue Projektabrechnung und Ressourcenallokation ermöglicht. Diese Funktionen sind entscheidend für Teams, die produktiv bleiben und Projektfristen einhalten wollen.
Zoho Projects – Hauptfunktionen
Neben seinem starken Ressourcenmanagement bietet Zoho Projects weitere nützliche Funktionen:
- Automatisierung von Aufgaben: Optimieren Sie Ihre Arbeitsabläufe mit automatisiertem Aufgabenmanagement, das den manuellen Aufwand bei Routineprozessen reduziert.
- Fehler- und Problemverfolgung: Behalten Sie Projektprobleme effizient im Blick mit einem speziellen System, das bei der Priorisierung und schnellen Lösung von Problemen hilft.
- Team-Kollaborationstools: Verbessern Sie die Teamkommunikation durch integrierten Chat, Foren und Dokumentenfreigabe.
- Anpassbare Dashboards: Passen Sie Ihre Projektübersicht so an, dass sie die wichtigsten Daten anzeigt, um zentrale Leistungskennzahlen im Blick zu behalten.
Zoho Projects – Integrationen
Zu den Integrationen gehören Google Drive, Dropbox, Microsoft Teams, GitHub, Slack, Zoho CRM, Zoho Desk, Zoho Invoice und Microsoft Outlook Calendar.
Pros and Cons
Pros:
- Detaillierte Aufgabenunterteilung für eine bessere Organisation.
- Bietet eine präzise Zeiterfassung für Aufgaben, was die Produktivitätsanalyse unterstützt.
- Lässt sich gut mit anderen Zoho-Anwendungen und Drittanbieter-Tools für optimierte Arbeitsprozesse integrieren.
Cons:
- Für neue Nutzer aufgrund vieler Anpassungsmöglichkeiten mitunter komplex.
- Begrenzter Speicherplatz in den günstigeren Tarifen
New Product Updates from Zoho Projects
Zoho Projects Adds CodeX Scripts for Custom Modules
Zoho Projects now supports CodeX Scripts for custom modules, enabling conditional logic and rules for creating, updating, and deleting records. For more information, visit Zoho Projects' official site.
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Am besten geeignet für Workflow-Automatisierung in großen Unternehmen
Screendragon ist eine No-Code-Workflow-Management-Plattform, die für große Marketing- und Kreativ-Teams im Unternehmen entwickelt wurde. Sie vereint Aufgabenautomatisierung, digitale Freigaben, Ressourcenplanung, individuelle Formulare und Echtzeit-Berichterstattung in einem System.
Für wen ist Screendragon am besten geeignet?
Screendragon eignet sich besonders für Marketing-, Agentur- und Kreativteams in großen Unternehmen, die ein gesteuertes, großvolumiges Workflow-Management im großen Maßstab benötigen.
Warum ich mich für Screendragon entschieden habe
Screendragon gehört zu meinen Favoriten, weil ich es schätze, wie der visuelle No-Code-Workflow-Builder es meinem Team ermöglicht, komplexe, mehrstufige Prozesse von Grund auf ohne Unterstützung der IT-Abteilung zu gestalten. In der Praxis bedeutet das, dass ich bedingte Routing-Optionen, automatisierte Aufgabenverteilung basierend auf Verfügbarkeit oder Qualifikation sowie regionalspezifische Workflow-Schritte für globale Kampagnen konfigurieren kann. Außerdem gefällt mir, dass Screendragon auch bei großem Umfang nicht an seine Grenzen stößt: Teams, die hunderte Workflows gleichzeitig durchführen, können den Status in Echtzeit über automatisierte Berichte und personalisierte Dashboards verfolgen.
Screendragon Hauptfunktionen
- Ressourcenplanung und Terminierung: Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder je nach Verfügbarkeit oder Qualifikation mit Überblick über die Auslastung des Teams.
- Versionierung und Freigabe: Dokumenten- und Asset-Versionen nebeneinander vergleichen und Dateien direkt auf der Plattform kommentieren.
- Dynamische individuelle Formulare: Strukturierte Eingabeformulare mit benutzerdefinierten Feldern, Layouts und bedingter Logik erstellen, die mit automatisierten Workflow-Schritten verbunden sind.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Steuerung der Daten- und Aufgaben-Sichtbarkeit auf granularer Ebene, passend zur Entscheidungsstruktur Ihres Teams.
Screendragon Integrationen
Screendragon bietet vorgefertigte Integrationen, die eine Verbindung zu den Tools herstellen, die Ihr Team bereits nutzt, darunter Aprimo, Microsoft Power BI, Google Cloud Platform Storage, HubSpot, Amazon S3, Sitecore, Ziflow, Brandfolder, Smartsheet und Workato. Es verbindet sich außerdem mit Jira, Google Drive, Egnyte, Box, Adobe, OneDrive, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, SAP, Microsoft 365 und Trello. Für individuelle Integrationen mit jedem System, das eine offene API besitzt, steht eine API und ein Connection Manager zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Dynamische Formulare konsolidieren verschiedene Eingabearten
- Visuelle Nachverfolgung und Zuordnung von Ressourcen-Auslastung
- No-Code-Workflows und Formular-Konfiguration
Cons:
- Gelegentlich langsame Ladezeiten zwischen den Ansichten
- Begrenzte Optionen für Dokumentenspeicherung und -abruf
New Product Updates from Screendragon
Screendragon Unveils New AI Hub
Screendragon introduced AI Hub, a new capability that lets teams build and manage AI agents directly within workflows. The update helps marketing teams automate tasks, maintain governance controls, and scale AI-driven operations more efficiently. For more information, visit Screendragon's official site.
Toggl
Am besten für aufgabenbezogene Zeiterfassung und Kapazitätsplanung
Toggl ist eine Plattform für Aufgaben- und Projektmanagement, die Aufgabenverfolgung, Terminplanung und Teamzuweisung mit integrierten Zeiterfassungs- und Kapazitätsplanungstools verbindet.
Für wen ist Toggl am besten geeignet?
Toggl eignet sich besonders für Projektmanager und Teamleiter, die Aufgabenplanung direkt mit Zeiterfassungs- und Kapazitätsdaten verbinden müssen.
Warum ich Toggl ausgewählt habe
Ich habe Toggl als eines der besten Tools ausgewählt, weil es das einzige Aufgabenverwaltungstool ist, das ich verwendet habe, bei dem die Zeiterfassung nicht nachträglich ergänzt wurde. Sie ist direkt in die Aufgabenebene integriert. Wenn ich also Stunden für eine Aufgabe erfasse, fließen diese Ist-Werte direkt in Projektdashboards ein, die die geschätzte und tatsächlich aufgewendete Zeit gegenüberstellen. Außerdem nutze ich die Ansicht zur Kapazitätsplanung, um zu sehen, wer überlastet ist, bevor ich weitere Aufgaben zuweise, wobei Arbeitszeiten und genehmigte Abwesenheiten berücksichtigt werden.
Wichtige Funktionen von Toggl
- KI-Aufgabenersteller: Wandelt Briefings, Notizen oder Fotos von Aufgabenlisten automatisch in strukturierte, überprüfbare Aufgaben um.
- Mehrere Zuständige mit aufgeteilten Schätzungen: Weist Aufgaben Einzelpersonen oder Teams zu und teilt Zeitschätzungen gleichmäßig oder nach benutzerdefinierten Stunden oder Prozentsätzen auf.
- Benutzerdefinierte Aufgabenstatus und Board-Ansicht: Verschiebt Aufgaben in einer Ansicht mit Ziehen und Ablegen zwischen benutzerdefinierten Status und ermöglicht so eine visuelle Workflow-Verwaltung.
- Projektvorlagen: Speichert und verwendet Projekteinstellungen einschließlich Aufgabenlisten, Mitgliederzuweisungen, abrechenbaren Sätzen und Schätzungen wieder.
Integrationen von Toggl
Toggl bietet native Integrationen mit Asana, Jira, Google Kalender, Outlook-E-Mail und -Kalender sowie Slack. Außerdem stehen eine REST-API, Webhooks und eine Zapier-Anbindung für benutzerdefinierte Workflows zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Timer-Einträge zeigen Überschreitungen von Aufgabenschätzungen auf
- Kapazitätsansichten weisen auf überlastete Teammitglieder hin
- KI wandelt Briefings in Aufgabenlisten um
Cons:
- Aufgabenzuweisungen benachrichtigen die Zuständigen nicht
- Keine portfolioübergreifende Zusammenfassung des Aufgabenfortschritts
ClickUp
Bester leistungsstarker kostenloser Plan
Für Teams, die nach einer zuverlässigen Lösung für Aufgabenmanagement suchen, hebt sich ClickUp als dynamische Plattform hervor, die darauf ausgelegt ist, das Workflow-Management zu revolutionieren. Sie bedient vielfältige Bedürfnisse, indem sie Aufgabenmanagement, Dokumentation und Kommunikation in einem einheitlichen Raum vereint und ist damit die ideale Wahl für Kreativagenturen, Tech-Startups und Marketingteams. Durch die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben und die Fokussierung auf das Wesentliche hilft ClickUp Ihrem Team, organisiert und fokussiert zu bleiben und stellt sicher, dass Projekte effizient und termingerecht abgeschlossen werden.
Warum ich ClickUp ausgewählt habe
Ich habe mich für ClickUp entschieden, weil der kostenlose Plan eine Vielzahl an Funktionen bietet, die auf unterschiedliche Anforderungen im Aufgabenmanagement zugeschnitten sind, was ihn zu einer attraktiven Option für Teams jeder Größe macht. Mit anpassbaren Aufgaben, Unteraufgaben und Checklisten können Sie Ihre Projekte einfach verwalten und organisieren. Der Plan beinhaltet Kollaborationstools wie Echtzeit-Chat und Dateifreigabe, die für effektive Teamarbeit unerlässlich sind. Darüber hinaus lässt sich ClickUp mit über 1.000 Tools integrieren, sodass die Arbeitsabläufe Ihres Teams reibungslos und effizient bleiben.
Wichtige Funktionen von ClickUp
Neben seinem starken kostenlosen Plan bietet ClickUp eine Vielzahl von Funktionen, die das Aufgabenmanagement für Ihr Team verbessern.
- Gantt-Diagramme: Visualisieren Sie Projektzeitpläne und Abhängigkeiten, um den Workflow und die Fristen Ihres Teams besser zu steuern.
- Zeiterfassung: Verfolgen Sie mit integrierter Zeiterfassung, wie lange Aufgaben bis zur Fertigstellung benötigen, und optimieren Sie so Ihre Produktivität.
- Zielverfolgung: Setzen, verfolgen und verwalten Sie die Ziele Ihres Teams mit Zielverfolgung, um Ausrichtung und Fortschritt auf wichtige Vorgaben sicherzustellen.
- Automatisierungen: Rationalisieren Sie wiederkehrende Aufgaben durch Automatisierungen, die auf bestimmten Bedingungen basierende Aktionen auslösen – das spart Ihrem Team Zeit und Aufwand.
ClickUp-Integrationen
Zu den Integrationen gehören unter anderem Google Kalender, Slack, Zoom, Microsoft Teams, HubSpot, GitHub, Dropbox, OneDrive, Salesforce und Evernote.
Pros and Cons
Pros:
- Über 50 Widgets zur individuellen Gestaltung Ihres Dashboards
- Kartenelemente lassen sich einfach in Aufgaben umwandeln
- Unbegrenzter Dateispeicherplatz in allen bezahlten Account-Stufen
Cons:
- Die mobile App kann etwas langsam sein
- Detaillierte Anpassungsmöglichkeiten führen zu einem zeitaufwändigen Setup
New Product Updates from ClickUp
ClickUp Adds List Automations, Time Off Scheduling, and Org Charts
ClickUp adds template-based List automations, personal time off scheduling, a unified picker, automatic task date syncing, and Org Charts. These updates help teams automate project setup, manage availability, and organize work. For more information, visit ClickUp’s official site.
Am besten anpassbar
Quickbase bietet eine einzigartige Lösung für diejenigen, die komplexe Projektmanagementaufgaben vereinfachen möchten. Wenn Sie in Branchen wie Bauwesen, Telekommunikation oder Einzelhandel tätig sind, kann Quickbase durch die Zentralisierung von Projektdaten und die Verbesserung der Teamzusammenarbeit dazu beitragen, Ihre Projekte im Zeitplan und im Budget zu halten. Die Low-Code-Entwicklungsfunktion der Plattform ermöglicht es Ihnen, Anwendungen an Ihre spezifischen Bedürfnisse anzupassen, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen, was sie zu einer attraktiven Wahl für Organisationen macht, die ihre Projektmanagementprozesse optimieren möchten.
Warum ich Quickbase gewählt habe
Ich habe Quickbase wegen seiner herausragenden Anpassungsfähigkeit ausgewählt, die es zu einer erstklassigen Wahl für Aufgabenmanagement-Software macht. Ein zentrales Merkmal ist die Low-Code-Anwendungsentwicklung, mit der Sie Workflows und Anwendungen ohne umfangreiche Programmierung gezielt an Ihre Projektbedürfnisse anpassen können. Darüber hinaus bietet die Fähigkeit von Quickbase, Daten zu zentralisieren, Ihrem Team Echtzeit-Einblicke in den Projektfortschritt und verbessert so die Zusammenarbeit und Entscheidungsfindung. Diese Eigenschaften machen Quickbase zur idealen Wahl für Organisationen, die eine flexible und anpassungsfähige Aufgabenmanagement-Lösung benötigen.
Quickbase Hauptfunktionen
Neben seiner Anpassungsfähigkeit bietet Quickbase eine Vielzahl von Funktionen, die das Aufgabenmanagement verbessern:
- Automatisierungen: Optimieren Sie wiederkehrende Aufgaben, indem Sie Workflows automatisieren, manuellen Aufwand reduzieren und Fehler minimieren.
- Mobiler Zugriff: Verwalten Sie Ihre Aufgaben und Projekte auch unterwegs dank der mobilen Fähigkeiten von Quickbase und bleiben Sie stets verbunden, wo immer Sie sind.
- Integrationen: Verbinden Sie Quickbase mit anderen täglich genutzten Tools und Plattformen, um einen nahtlosen Workflow in Ihrer Organisation zu schaffen.
- Berichtswerkzeuge: Erstellen Sie detaillierte Berichte, um Einblicke in die Projektleistung zu gewinnen, sodass Sie fundierte Entscheidungen treffen und Ihre Prozesse optimieren können.
Quickbase-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Salesforce, Google Drive, Slack, Microsoft Office 365, Dropbox, DocuSign, Mailchimp, Zendesk, QuickBooks und HubSpot. Darüber hinaus bietet Quickbase API-Zugang für individuelle Integrationen, die auf Ihre speziellen Bedürfnisse zugeschnitten sind.
Pros and Cons
Pros:
- Hochgradig anpassbar für verschiedene Geschäftskontexte
- Bietet Low-Code-Anwendungsentwicklung zur Beteiligung nicht-technischer Nutzer.
- Hochgradig anpassbar für verschiedene Geschäftskontexte
Cons:
- Nicht alle Integrationen sind in allen Tarifen verfügbar
- Einige Funktionen sind kostenpflichtige Add-ons
Quire
Am besten für die Aufgabenverwaltung mit KI-Assistenten
Quire ist eine preisgekrönte Projektmanagement-Software für Remote-Teams, die darauf abzielt, Arbeitsabläufe zu vereinfachen und Kommunikation sowie Zusammenarbeit zu fördern. Zu den Funktionen für Teamzusammenarbeit und Projektmanagement gehören Dateifreigabe, Verwaltung von Anhängen, Kommentare zu Aufgaben, mehrere Verantwortliche, Aktualisierungen in Echtzeit und eine flexible Berichtsfunktion. Meiner Meinung nach ist es eine umfassende Lösung.
Warum ich Quire ausgewählt habe: Ich habe mich für Quire entschieden, weil es für Teams entwickelt wurde, die Schwierigkeiten haben, große Ziele in überschaubarere Aufgaben zu unterteilen. Meiner Erfahrung nach hilft es Ihnen dabei, Aufgaben und Unteraufgaben innerhalb jedes übergeordneten Projektelements zu erstellen und zu verfolgen. Zu den drei wichtigsten Ansichtsmodi in Quire gehören eine verschachtelte Aufgabenlistenansicht, eine Kanban-Ansicht und eine Zeitleistenansicht. Die Software hilft Benutzern außerdem dabei, ihre Aufgaben zu verwalten und zu verfolgen, unabhängig davon, ob sie allein oder im Team arbeiten.
Herausragende Funktionen & Integrationen von Quire
Zu den Funktionen gehören unbegrenzt verschachtelte Aufgabenlisten, mit denen Benutzer komplexe Projekte für eine bessere Organisation und Übersichtlichkeit in detaillierte Ebenen von Aufgaben und Unteraufgaben aufgliedern können. Darüber hinaus können Benutzer mit dem Fokusmodus von Quire bestimmte Aufgaben oder Unteraufgaben in einer übersichtlichen, ablenkungsfreien Oberfläche isolieren, wodurch eine bessere Konzentration auf Aufgaben mit hoher Priorität ermöglicht wird.
Zu den Integrationen gehören Slack, GitHub, Google Workspace, Microsoft und viele weitere Optionen sowie Tausende von Integrationen, die über Zapier verfügbar sind (möglicherweise ist ein kostenpflichtiger Tarif erforderlich).
Pros and Cons
Pros:
- Integrierter Pomodoro-Timer
- Sie können Benachrichtigungen über Aufgabenkommentare auf Ihrem Mobilgerät erhalten
- Mehrere Aufgabenansichten
Cons:
- Keine Zeitleistenansicht in der kostenlosen Version
- Kein Ressourcenmanagement
New Product Updates from Quire
Quire Adds Custom Field Locking and Comment Reaction API Support
Quire adds custom field locking and API support for reading and setting emoji reactions on comments. These updates give teams more control over field data and expand comment interaction options for developers. For more information, visit Quire’s official site.
.Weitere Software zur Aufgabenverwaltung
Hier sind einige weitere Optionen, die es nicht in die Top-Liste geschafft haben. Wenn Sie zusätzliche Empfehlungen für praktische Software zur Aufgabenverwaltung benötigen, sehen Sie sich diese an.
- Nifty
Am besten geeignet für die Meilensteinverfolgung
- ProjectManager
Am besten für Echtzeit-Dashboards geeignet
- GoodDay
Am besten geeignet für anpassbare Workflows
- Smartsheet
Am besten für die tabellenkalkulationsbasierte Portfolioübersicht
- Teamwork.com
Am besten für die Genehmigung von Kundenergebnissen geeignet
- GanttPRO
Am besten für die automatische Planung voneinander abhängiger Aufgaben
- Kintone
Am besten für die Aufgabenverwaltung in regulierten Teams
- Notion
Am besten für die aufgabenbezogene Portfolioüberwachung
- Bonsai Agency Software
Am besten für Aufgaben im Zusammenhang mit der Kundenverwaltung geeignet
Wie ich Software zur Aufgabenverwaltung bewerte
Ich teile meine Bewertung in drei Bereiche auf, wobei ich den Kernfunktionen das größte Gewicht gebe: Aufgaben mit klaren Verantwortlichen und Fristen verfolgen. Als Nächstes vergleiche ich herausragende Funktionen wie Auslastungsansichten und KI-gestützte Planung. Schließlich berücksichtige ich die Einarbeitung, den Support und das Preis-Leistungs-Verhältnis, wenn Teams wachsen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl von Tools für meine Liste bewerte ich jedes Tool für jede unten aufgeführte Kernfunktion auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (zeichnet sich in diesem Bereich aus). Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl in einen Prozentsatz um, um die allgemeine Eignung jedes Tools zu beurteilen, wobei Funktionen, die ich als unerlässlich eingestuft habe, zusätzlich gewichtet werden.
- Aufgabenverfolgung (Wesentlich): Ich achte auf bearbeitbare Aufgaben mit Beschreibungen, Unteraufgaben und Abschlussstatus, damit eine Checkliste für eine Einführung vom Entwurf bis zum Abschluss durchlaufen werden kann.
- Fälligkeitstermine & Planung (Wesentlich): Ich prüfe, ob Fälligkeitstermine, Starttermine, Erinnerungen und wiederkehrende Aufgaben unterstützt werden, um Veröffentlichungspläne und regelmäßige Überprüfungen zu ermöglichen.
- Zuweisung & Verantwortlichkeit: Ich beurteile, ob Teams klare Verantwortliche zuweisen und sehen können, wer für jede Aufgabe in den verschiedenen Projektarbeitsabläufen zuständig ist.
- Status & Fortschritt: Ich achte auf sichtbare Aufgabenstatus in Listen-, Board- oder Kalenderansichten sowie auf zusammengefasste Fortschrittsanzeigen, die dabei helfen, Lieferungsrisiken frühzeitig zu erkennen.
- Priorisierung: Ich prüfe, ob Teams Aufgaben nach Priorität kennzeichnen, sortieren und filtern können, wenn konkurrierende Fristen um Aufmerksamkeit ringen.
- Listen & Ansichten: Ich bewerte, wie Aufgaben in separate Projekte oder Arbeitsabläufe gruppiert werden, mit Tags oder verschachtelten Listen, um komplexe Arbeit übersichtlich zu halten.
Sobald ich eine Liste von Tools zusammengestellt habe, die die Kriterien erfüllen, prüfe ich, wodurch sich die einzelnen Plattformen voneinander unterscheiden.
Unterscheidungsmerkmale (wodurch sich Anbieter abheben)
So vergleiche ich die verschiedenen Anbieter miteinander:
Herausragende Funktionen
Ich bewerte Ansichten zum Auslastungsausgleich, um zu sehen, ob ein Tool die Kapazität einzelner Personen auf einen Blick anzeigt. Wenn ein Sprint bereits läuft und ein Teammitglied überlastet ist, muss ich das erkennen, bevor sich Fristen verzögern. Ich prüfe auch projektübergreifende Portfoliozusammenfassungen, da die meisten Teams mehrere Projekte gleichzeitig bearbeiten und Fortschritte auf Aufgabenebene in einem einzigen Dashboard sichtbar machen müssen. Auch benutzerdefinierte Automatisierungsregeln sind wichtig. Ich prüfe, ob codefreie Auslöser Aufgaben neu zuweisen oder Status aktualisieren können, wenn sich Bedingungen ändern, beispielsweise indem eine Aufgabe in den Status "Überprüfung" verschoben wird, sobald alle Unteraufgaben abgeschlossen sind.
Über die Funktionen hinaus
Ich prüfe, wie gut jedes Tool mit dem Wachstum von Teams skaliert, da eine Plattform, die für fünf Personen funktioniert, ohne geeignete rollenbasierte Berechtigungen und Administrationskontrollen bei fünfzig Personen zusammenbrechen kann. Die Integrationstiefe ist genauso wichtig. Ich achte auf native Verbindungen zu Slack, Google Drive und Kalendern, damit Teams Aktualisierungen nicht zwischen Apps kopieren müssen. Der API-Zugriff sowie die Unterstützung von Zapier oder Make sind ebenfalls hilfreich, wenn ein Tool in einen bestehenden Technologie-Stack eingebunden werden muss. Schließlich bewerte ich mobile Apps für echte Aufgabenverwaltung und nicht nur für Push-Benachrichtigungen, da verteilte Teams ihre Arbeit von überall aus aktualisieren müssen und darauf vertrauen können müssen, dass Änderungen auf allen Geräten synchronisiert werden.
So wählen Sie Software zur Aufgabenverwaltung aus
Bei der Auswahl einer Software zur Aufgabenverwaltung verliert man sich leicht in langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen. Damit Sie sich bei der individuellen Auswahl der passenden Software auf das Wesentliche konzentrieren können, finden Sie hier eine Checkliste mit Faktoren, die Sie berücksichtigen sollten:
| Faktor | Was zu beachten ist |
| Skalierbarkeit | Stellen Sie sicher, dass die Software mit Ihrem Team wachsen kann. Achten Sie auf flexible Benutzerlimits, fortschrittliche Workflows und Funktionen auf Unternehmensebene wie rollenbasierte Zugriffskontrolle und Arbeitslastverwaltung. |
| Integrationen | Prüfen Sie, ob sich die Software mit Ihren bestehenden Tools verbindet – etwa mit Slack für die Kommunikation, Google Drive für die Dateifreigabe und CRM-Plattformen für die Projektausrichtung –, um Ihren Workflow zu optimieren. |
| Anpassbarkeit | Ihr Team benötigt anpassbare Aufgabenansichten, benutzerdefinierte Felder und Workflow-Automatisierung, die zu Ihren Prozessen passen, anstatt Sie dazu zu zwingen, sich an die Software anzupassen. |
| Benutzerfreundlichkeit | Achten Sie auf eine intuitive Benutzeroberfläche, Drag-and-Drop-Funktionen und eine möglichst kurze Einarbeitungszeit. Ein umständliches System bremst Ihr Team aus, anstatt ihm zu helfen, schneller voranzukommen. |
| Budget | Berücksichtigen Sie sowohl die anfänglichen als auch die langfristigen Kosten, einschließlich der Preise pro Benutzer, der Funktionseinschränkungen in günstigeren Tarifen und versteckter Gebühren für Erweiterungen oder Integrationen. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Stellen Sie sicher, dass die Software Datenverschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Einhaltung von Branchenstandards wie DSGVO oder SOC 2 umfasst, insbesondere wenn Sie mit sensiblen Informationen arbeiten. |
| Kollaborationsfunktionen | Ihr Team sollte Aufgaben kommentieren, Kollegen per @-Erwähnung erwähnen und Dateien problemlos teilen können. Funktionen wie Echtzeitaktualisierungen und mobiler Zugriff können ebenfalls die Zusammenarbeit verbessern. |
| Automatisierung | Achten Sie auf regelbasierte Aufgabenautomatisierung, die Planung wiederkehrender Aufgaben und Workflow-Auslöser, um manuelle Arbeit zu reduzieren und die Effizienz zu steigern. |
Teams möchten ihre Aufgaben und Daten stets zentralisieren. Die besten Tools sind diejenigen, die sowohl Aufgabenverwaltung als auch Dokumentenzusammenarbeit bewältigen können, ohne überfordernd zu werden.
Trends bei Aufgabenverwaltungssoftware 2025
Für meine Recherche habe ich unzählige Produktaktualisierungen, Pressemitteilungen und Änderungsprotokolle verschiedener Anbieter von Aufgabenverwaltungssoftware ausgewertet. Hier sind einige der aufkommenden Trends, die ich im Auge behalte:
- Datenschutzorientierte Zusammenarbeit: Immer mehr Teams möchten kontrollieren, wer was sehen kann, insbesondere in gemeinsam genutzten Arbeitsbereichen. Neuere Funktionen ermöglichen es Benutzern, rollenbasierte Zugriffe festzulegen, sensible Aufgaben einzuschränken oder private Aufgabengruppen innerhalb größerer Projekte zu erstellen.
- KI-gestützte Aufgabenvorschläge: Immer mehr Plattformen nutzen KI, um Fristen zu empfehlen, Aufgaben zu priorisieren und Arbeit auf Grundlage früherer Muster automatisch zuzuweisen. Dadurch können sich Teams auf Aufgaben mit großer Wirkung konzentrieren, ohne Listen manuell zu sortieren oder Anpassungen vorzunehmen. Sie können auch KI-Aufgabenmanager in Betracht ziehen, die erweiterte KI-Funktionen bieten.
- Vorausschauender Ausgleich der Arbeitslast: Einige Tools analysieren inzwischen die Kapazität eines Teams und schlagen vor, Aufgaben neu zu verteilen, bevor die Arbeitslast unbewältigbar wird. Durch die frühzeitige Erkennung von Ungleichgewichten bei der Arbeitslast können Manager einem Burnout vorbeugen und sicherstellen, dass Projekte planmäßig vorankommen.
- Gamification-Elemente: Anbieter fügen Abzeichen, Fortschrittsverfolgung und Belohnungen für Erfolge hinzu, um Benutzer zu engagieren und zu motivieren. Diese Elemente fördern den rechtzeitigen Abschluss von Aufgaben und machen Routinearbeiten interaktiver.
- Sprachbefehle und chatbasierte Aufgabenerstellung: Teams können Aufgaben jetzt mithilfe von Sprachassistenten oder chatbasierter Eingabe hinzufügen und verwalten. Dadurch lassen sich Ideen unterwegs leichter festhalten, Aufgaben während Besprechungen erstellen oder Fortschritte schnell aktualisieren, ohne durch Menüs navigieren zu müssen.
Was ist Aufgabenverwaltungssoftware?
Aufgabenverwaltungssoftware ist ein Tool, das Einzelpersonen und Teams dabei unterstützt, Aufgaben während des gesamten Projektlebenszyklus zu organisieren, zu priorisieren und zu verfolgen.
Sie ermöglicht es Benutzern, Verantwortlichkeiten zuzuweisen, Fristen festzulegen und den Fortschritt an einem zentralen Ort zu überwachen. Dabei werden Funktionen der Aufgabenverwaltung zusammengeführt, die häufig in Projektmanagementsoftware zu finden sind. Durch die Vereinfachung der Aufgabenausführung und die Verbesserung der Transparenz löst sie häufige Probleme wie verpasste Fristen, verstreute Workflows und unklare Verantwortlichkeiten – und macht Teams produktiver und besser aufeinander abgestimmt.
Funktionen von Aufgabenverwaltungssoftware
Bei der Auswahl einer Aufgabenverwaltungssoftware sollten Sie auf die folgenden wichtigen Funktionen achten:
- Aufgabenerstellung und -zuweisung: Mit dieser Funktion können Sie schnell neue Aufgaben hinzufügen und sie sich selbst oder Teammitgliedern zuweisen. Sie können problemlos verfolgen, wer wofür verantwortlich ist, sodass nichts untergeht.
- Verfolgung von Fristen: Sehen Sie genau, wann jede Aufgabe fällig ist, und erhalten Sie Erinnerungen, wenn Fristen näher rücken. So vermeiden Sie Panik in letzter Minute und halten Projekte auf Kurs.
- Priorisierungswerkzeuge: Organisieren Sie Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit oder Wichtigkeit, damit Sie immer wissen, was zuerst Ihre Aufmerksamkeit verdient. Sie verbringen weniger Zeit damit, zu entscheiden, womit Sie beginnen sollen, und mehr Zeit damit, Dinge zu erledigen.
- Kollaborationsfunktionen: Kommunizieren Sie direkt in Aufgaben über Kommentare, Dateifreigaben und Aktualisierungen in Echtzeit. Sie müssen sich keine Sorgen machen, Arbeit zu verlieren oder Feedback in einer Flut von E-Mails zu übersehen.
- Fortschrittsverfolgung: Verschaffen Sie sich einen Gesamtüberblick darüber, wo jede Aufgabe steht – von „nicht begonnen“ über „in Bearbeitung“ bis hin zu „erledigt“. So können Sie den Fortschritt ganz einfach überwachen und Engpässe frühzeitig erkennen.
- Benachrichtigungen und Warnungen: Bleiben Sie mit sofortigen Benachrichtigungen auf dem Laufenden, wenn Aufgaben aktualisiert, zugewiesen oder abgeschlossen werden. So riskieren Sie nicht, wichtige Aktualisierungen oder Änderungen zu verpassen.
- Integrationsmöglichkeiten: Verbinden Sie die Software mit Tools, die Sie bereits verwenden, etwa Kalendern, E-Mail- oder Messaging-Apps. Das bedeutet weniger manuelle Aktualisierungen und mehr Zeitersparnis im Laufe Ihres Tages.
- Berichte und Analysen: Erstellen Sie Berichte, um Produktivitätstrends zu erkennen, die Teamleistung zu messen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren. Diese Erkenntnisse erleichtern es Ihnen, klügere Entscheidungen darüber zu treffen, wie Sie arbeiten.
- Mobiler Zugriff: Verwalten Sie Aufgaben von jedem Gerät aus, egal ob Sie am Schreibtisch sitzen oder unterwegs sind. Sie sind nicht an Ihren Computer gebunden (denn manchmal kommen Inspiration – oder Fristen – außerhalb des Büros).
- Anpassbare Arbeitsabläufe: Passen Sie die Software an die individuellen Prozesse Ihres Teams an, egal ob Sie agile Sprints durchführen oder einer einfachen Aufgabenliste folgen. Diese Flexibilität hilft Ihnen, so zu arbeiten, wie Sie möchten, anstatt Sie in ein starres System zu zwingen.
Häufige KI-Funktionen in Software zur Aufgabenverwaltung
Moderne Software zur Aufgabenverwaltung umfasst häufig KI-gestützte Funktionen, die Ihren Arbeitsablauf noch reibungsloser gestalten:
- Smarte Aufgabenvorschläge: KI kann auf Grundlage Ihrer Gewohnheiten oder der Projekthistorie Aufgaben empfehlen. So erinnern Sie sich an wiederkehrende Arbeiten und bleiben ohne zusätzlichen Aufwand organisiert.
- Automatisierte Priorisierung: Einige Tools verwenden KI, um Ihre Aufgaben automatisch nach Dringlichkeit oder Wichtigkeit zu ordnen, damit Sie sich auf das Wesentliche konzentrieren können.
- Verarbeitung natürlicher Sprache: Fügen Sie schnell Aufgaben hinzu, indem Sie in Alltagssprache tippen oder sprechen – die KI interpretiert Ihre Eingabe und erstellt die passende Aufgabe für Sie.
- Prognostizierte Fristen: KI kann schätzen, wie lange Aufgaben dauern könnten, oder darauf hinweisen, wenn Sie Gefahr laufen, eine Frist zu verpassen. So werden Sie gewarnt, bevor Probleme entstehen.
- Automatisierte Erinnerungen: Erhalten Sie proaktive Erinnerungen und Benachrichtigungen auf Grundlage Ihrer Arbeitsmuster, damit Sie nie den Überblick verlieren.
- Datenbasierte Erkenntnisse: KI analysiert Ihre Produktivitätstrends und schlägt Möglichkeiten vor, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren oder die Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
- Automatisierung von Arbeitsabläufen: Richten Sie KI-gestützte Regeln ein, um Aufgaben automatisch zuzuweisen, Statusangaben zu aktualisieren oder Benachrichtigungen auf Grundlage von Auslösern zu versenden, die Sie festlegen.
Vorteile von Software zur Aufgabenverwaltung
Die Einführung einer Software zur Aufgabenverwaltung kann Ihrem Team und Ihrem Unternehmen mehrere Vorteile bieten. Hier sind einige Vorteile, auf die Sie sich freuen können:
- Bessere Organisation: Hält alle Aufgaben, Fristen und Prioritäten an einem Ort fest, damit nichts verloren geht oder vergessen wird.
- Höhere Produktivität: Hilft Teams, sich durch das Festlegen von Prioritäten, die Fortschrittsverfolgung und die Reduzierung des Zeitaufwands für manuelle Aktualisierungen auf die richtige Arbeit zu konzentrieren.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Ermöglicht Teammitgliedern, Aufgaben zu teilen, Kommentare zu hinterlassen und Dateien anzuhängen, sodass die gesamte Projektkommunikation an einem Ort bleibt.
- Weniger verpasste Fristen: Sendet Erinnerungen und verfolgt Fälligkeitstermine, sodass Sie leichter im Zeitplan bleiben.
- Klarere Verantwortlichkeiten: Weist Aufgaben bestimmten Personen zu, sodass jeder weiß, wer wofür verantwortlich ist.
- Effizientere Arbeitsabläufe: Nutzt Automatisierung, wiederkehrende Aufgaben und Abhängigkeiten, um Engpässe zu reduzieren und Prozesse zu beschleunigen.
- Bessere Auslastungsverteilung: Zeigt, wer überlastet ist und wer Kapazitäten frei hat, und hilft Führungskräften dabei, Aufgaben fair zu verteilen.
Kosten und Preise für Software zur Aufgabenverwaltung
Für viele Teams sind die Kosten ein entscheidender Faktor bei der Auswahl einer Software zur Aufgabenverwaltung. Die meisten Plattformen bieten eine Reihe von Tarifen für unterschiedliche Teamgrößen und Bedürfnisse – von Einzelpersonen bis hin zu Unternehmen.
Die Preise bewegen sich in der Regel über alle Anbieter hinweg in vorhersehbaren Stufen, sodass sich Funktionen leichter mit dem eigenen Budget abgleichen lassen. Wenn Sie diese Muster verstehen, können Sie vermeiden, für gängige Funktionen zu viel zu bezahlen oder auf wichtige Funktionen zu verzichten.
Hier finden Sie eine Übersicht über die gängigsten Plantypen und deren Leistungen:
Vergleichstabelle der Pläne für Aufgabenverwaltungssoftware
| Plantyp | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Basis | $0 - $10 pro Monat | - Begrenzte Anzahl an Aufgaben und Projekten - Grundlegende Aufgabenverwaltung - Einige Werkzeuge für die Zusammenarbeit - Grundlegende Berichte |
| Professionell | $10 - $30 pro Monat | - Erweiterte Aufgabenverwaltung - Erweiterte Werkzeuge für die Zusammenarbeit - Integration mit anderer Software - Berichte und Analysen |
| Geschäftlich | $30 - $60 pro Monat | - Umfassendes Projektmanagement - Benutzerdefinierte Workflows - Erweiterte Integrationsoptionen - Detaillierte Analysen und Berichte |
| Unternehmen | Individuelle Preisgestaltung | - Anpassbare Funktionen - Erweiterte Sicherheitsoptionen - Personalisierter Support - Skalierbare Lösungen für große Teams |
| Kostenlos | $0 | - Begrenzte Anzahl an Aufgaben - Grundlegende Funktionen - Geeignet für Einzelpersonen oder kleine Teams |
Jeder Plan ist auf unterschiedliche Anforderungen der Nutzer ausgelegt, wobei in höheren Stufen zusätzliche Funktionen freigeschaltet werden. Kostenlose Pläne sind zwar eingeschränkt, eignen sich aber dazu, ein Tool vor einer verbindlichen Entscheidung zu testen.
Wenn Sie verstehen, was die einzelnen Stufen bieten, können Sie besser einschätzen, wie gut die Software mit Ihrem Team mitwachsen wird.
Ein Upgrade Ihres Plans kann erforderlich werden, wenn:
- Das Team größer wird: Wenn das Unternehmen wächst und weitere Mitarbeiter oder Teams hinzukommen, unterstützt die aktuelle Preisstufe möglicherweise nicht die größere Nutzerzahl. Dann ist ein Upgrade erforderlich, um allen die Nutzung zu ermöglichen.
- Erweiterte Funktionen benötigt werden: Wenn das Unternehmen fortschrittlichere Funktionen wie erweiterte Berichte, benutzerdefinierte Workflows oder Integrationen mit anderen Unternehmenswerkzeugen benötigt, muss es möglicherweise auf eine höhere Preisstufe wechseln.
- Das Projektvolumen steigt: Wenn das Unternehmen beginnt, gleichzeitig eine größere Anzahl an Projekten zu bearbeiten, werden die Grenzen der aktuellen Stufe möglicherweise überschritten.
- Verbesserte Supportanforderungen entstehen: Wenn die Abläufe komplexer werden, benötigt das Unternehmen möglicherweise bessere Kundensupportoptionen wie Support rund um die Uhr, eine persönliche Account-Betreuung oder schnellere Reaktionszeiten.
- Sicherheits- und Compliance-Anforderungen entstehen: Unternehmen, die sensible Daten verarbeiten oder in regulierten Branchen tätig sind, benötigen möglicherweise Pläne höherer Stufen mit fortschrittlicher Verschlüsselung und Compliance-Zertifizierungen, um Sicherheitsstandards zu erfüllen.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Plans die Teamgröße, die Komplexität der Projekte, den Integrationsbedarf und die Skalierbarkeit. Wenn Sie diese Faktoren mit Ihrem Budget abwägen, finden Sie das passende Tool für die Aufgabenverwaltung.
Neue und bemerkenswerte Produktaktualisierungen
Nachfolgend finden Sie unsere Versionshinweise und unsere Einschätzung zu den neuesten und wichtigsten Produktaktualisierungen von Aufgabenverwaltungssoftware. Entdecken Sie, was jetzt durch neue Funktionen, Verbesserungen und Aktualisierungen für Web-, Desktop- und mobilen Apps möglich ist. Erfahren Sie, was neu ist, ob es überzeugt – oder nicht – und warum dies für die Aufgabenverwaltung wichtig ist.
Aktualisierungen der Aufgabenverwaltungssoftware im 1. Quartal 2025
Versionshinweise zu monday.com
Am 2. März veröffentlichte monday.com die Spalte „Element-ID“, die jedem Element auf einem Board eine eindeutige Kennung zuweist. IDs können entweder zufällig generiert werden (Standard) oder vom Nutzer individuell festgelegt werden.
Mit der Option „Benutzerdefinierter Schlüssel“ können Teams projektspezifische Kennungen verwenden. Dadurch lassen sich Elemente anhand vertrauter Konventionen leichter verfolgen und finden.
Dies ist besonders nützlich für Teams, die eine präzise Identifizierung benötigen – etwa Projektmanager bei der Aufgabenverfolgung, Entwickler bei der Verwaltung von Problemen oder Betriebsteams bei der Überwachung von Beständen.
Fazit: Überzeugend! Automatisierung + Organisation + Anpassbarkeit = Erfolg
Versionshinweise zu Zoho Projects
Zoho Projects hat neue Barrierefreiheitsfunktionen eingeführt, um Nutzer mit visuellen, auditiven und sensorischen Anforderungen zu unterstützen. Dazu gehören eine Lesemaske zur Verringerung von Ablenkungen, anpassbare Textabstände, Animationssteuerungen sowie anpassbare Cursor- und Schrifteinstellungen. Zusätzliche Werkzeuge wie die Unterstützung für Bildschirmleseprogramme, die Vergrößerung von Text beim Darüberfahren mit dem Mauszeiger und Durchstreichungen für erledigte Elemente verbessern die Benutzerfreundlichkeit.
Die Einstellungen können über Setup, die Symbolleiste für den Schnellzugriff oder die Abmeldeseite angepasst werden, sodass Nutzer ihre Erfahrung personalisieren können.
Diese Aktualisierungen unterstützen Nutzer mit Sehbeeinträchtigungen, kognitiven Herausforderungen oder Nutzer, die assistive Technologien verwenden – und zeigen Zoho’s Engagement für Inklusion und die Einhaltung von Barrierefreiheitsstandards.
Fazit: Top! Barrierefreiheit wird immer wichtig und im Trend bleiben.
ClickUp-Aktualisierungsnotizen
Am 7. Februar fügte ClickUp mit Release 3.46 Funktionen zur Verbesserung der Zusammenarbeit und Datenverwaltung hinzu. Nutzer können nun Nachrichten in neuen Gruppenchats teilen, wodurch die Verbindung mit Teammitgliedern erleichtert wird, mit denen sie zuvor noch nicht interagiert haben. Auch die Einrichtung von Dashboards wurde optimiert, indem bei der Auswahl von Datenquellen standortspezifische Felder priorisiert werden.
Die Aktualisierung erweitert die Tabellenfunktion und ermöglicht die Massenformatierung von Zellen – Stile wie Kursivschrift oder Farben können dadurch gleichzeitig auf ganze Zeilen oder Spalten angewendet werden.
Diese Verbesserungen kommen Projektmanagern, Analysten und Teams zugute, die auf kollaborative Werkzeuge und Datenvisualisierung angewiesen sind, da sie Kommunikation und Anpassung vereinfachen.
Fazit: Nein. Bessere Kommunikation und Organisation sind immer gut, aber – verglichen mit anderen Produktaktualisierungen – sind diese neuen Funktionen etwas grundlegend.
Productive-Aktualisierungsnotizen
Am 18. Februar brachte Productive einen Dokumentstil-Editor auf den Markt, mit dem Nutzer exportierte PDFs an ihre Marke anpassen können. Er bietet Kontrolle über Typografie, Layout, Formatierung, Tabellen und Farbschemata – einschließlich benutzerdefinierter Schriftarten, Ränder, Kopfzeilen und Fußzeilen.
Ein Vorschaufenster in Echtzeit zeigt sofortige Aktualisierungen in Dokumenten wie Rechnungen und Angeboten. Nutzer können mit dem Mauszeiger über Bereiche fahren, um Änderungen in der Vorschau zu sehen, und Markenfarben über eine Farbauswahl oder durch Eingabe exakter RGB-, HSL- oder HEX-Werte hinzufügen.
Diese Funktion hilft Unternehmen, in kundenorientierten Dokumenten ein professionelles, markengerechtes Erscheinungsbild zu bewahren – besonders nützlich für Marketingteams, Markenmanager und Verwaltungsmitarbeiter.
Fazit: Top! Markenbildung ist schließlich alles.
Wrike-Aktualisierungsnotizen
Hier ist eine prägnantere Version:
Im Januar 2024 führte Wrike Aktualisierungen ein, um die Benutzererfahrung und Funktionalität zu verbessern. Der neue Dunkelmodus reduziert die Augenbelastung und bietet eine elegantere Benutzeroberfläche. Die Tabellenansicht unterstützt jetzt öffentliche Links, sodass Benutzer bestimmte Ansichten mit externen Beteiligten teilen können – ganz ohne Wrike-Konto.
Auch die Anfrageformulare wurden umfassend verbessert, unter anderem durch die Unterstützung aller Blueprints, benutzerdefinierter Elementtypen und bedingter Folgefragen. Benutzer können Formulare auf Kontoebene jetzt in Formulare auf Bereichsebene umwandeln und so flexibler einsetzen.
Diese Verbesserungen kommen Projektmanagern und Administratoren zugute, da sie die gemeinsame Nutzung von Daten, die Anpassungsmöglichkeiten und die allgemeine Benutzerfreundlichkeit verbessern.
Fazit: Nein. Der Dunkelmodus ist angenehm für die Augen, aber nicht besonders neu oder anders.
Miro-Aktualisierungsnotizen
Im Januar 2025 führte Miro „Aufholen“ (BETA) ein, ein KI-gestütztes Tool, das Änderungen an Boards zusammenfasst und wichtige Kommentare hervorhebt. So können Teams Aktualisierungen schnell überprüfen und Aufgaben priorisieren, ohne jede einzelne Änderung durchsuchen zu müssen.
Miro führte außerdem synchronisierte Kopien ein. Damit können Benutzer Inhalte aus einem Board in ein anderes einbetten und in Echtzeit synchronisieren. Am Original vorgenommene Aktualisierungen werden automatisch in allen Instanzen übernommen. Das sorgt für Konsistenz und reduziert manuelle Arbeit.
Diese Funktionen sind besonders für Projektmanager, Designer und funktionsübergreifende Teams nützlich. Sie vereinfachen die Zusammenarbeit, halten Informationen aktuell und minimieren den Zeitaufwand für Aktualisierungen.
Fazit: Angesagt! KI wird zunehmend normaler, ist in unseren Augen aber noch immer ein angesagter neuer Trend.
Nifty-Aktualisierungsnotizen
Am 3. Januar veröffentlichte Nifty neue Funktionen zur Verbesserung der Aufgabenplanung und Workflow-Automatisierung. Mit wiederkehrenden Aufgaben können Benutzer Aufgaben jetzt täglich, wöchentlich, monatlich oder nach einem benutzerdefinierten Zeitplan automatisieren. Das reduziert manuelle Eingaben und unterstützt konsistente Routinen.
Nifty fügte außerdem ein Feld für Datumsdifferenzen hinzu, das die Anzahl der Tage zwischen zwei Daten berechnet. Dadurch können Teams Fristen, Zeiträume und zeitkritische Aufgaben genauer verfolgen.
Diese Aktualisierungen kommen Projektmanagern und Teamleitern zugute, die auf wiederkehrende Arbeitsabläufe und präzise Planung angewiesen sind, um produktiv und auf Kurs zu bleiben.
Fazit: Angesagt! Automatisierung ist vielleicht nicht neu, aber definitiv im Trend.
Kintone-Aktualisierungsnotizen
Im März 2025 führte Kintone Aktualisierungen zur Verbesserung von Governance und Benutzerfreundlichkeit ein. Eine wichtige Neuerung ermöglicht es Administratoren, die App-Verwaltung einzuschränken. Dadurch können nur autorisierte Benutzer Einstellungen konfigurieren, während die zentrale Kontrolle erhalten bleibt.
Auch die Fehlermeldungen auf der Seite „Berechtigungen für Datensätze“ wurden verbessert. Sie liefern klarere Hinweise und erleichtern so die Fehlerbehebung.
Diese Änderungen bieten Systemadministratoren und IT-Teams eine bessere Übersicht, Sicherheit und Effizienz bei der Verwaltung von Kintone-Umgebungen.
Fazit: Nein. Die Berechtigungsverwaltung ist für die Sicherheit äußerst wichtig, aber nicht besonders innovativ.
Teamwork.com – Aktualisierungshinweise
Im Februar 2025 fügte Teamwork neue Funktionen hinzu, um das Projektmanagement und die Ressourcenplanung zu verbessern. Mit Platzhaltern können Benutzer Rollen Aufgaben zuweisen, ohne einzelne Personen zu benennen. So können Manager Arbeitslasten planen, eine Überlastung vermeiden und Einstellungsentscheidungen unterstützen.
Eine neue Kundenansicht bietet eine zentrale Übersichtsseite mit Einblicken in Rentabilität, Budgets, abrechenbare Stunden und den allgemeinen Projektstatus.
Diese Aktualisierungen helfen Projektmanagern, Finanzteams und Kundenverantwortlichen dabei, Ressourcen besser zuzuweisen und die Kundenleistung zu verfolgen.
Fazit: Hervorragend! Je mehr Informationen Sie sich selbst und dem Kunden zur Verfügung stellen können, desto besser.
Height – Aktualisierungshinweise
Im Januar 2025 veröffentlichte Height Aktualisierungen, um das Projektmanagement und die Zusammenarbeit zu verbessern. Echtzeit-Zusammenfassungsblöcke erstellen nun Echtzeit-Zusammenfassungen am Anfang von Projekten, Aufgaben und Dokumenten – so bleiben Teams ohne manuelle Aktualisierungen informiert.
Aufgaben mit hinzugefügten Unteraufgaben werden nun automatisch in Projekte umgewandelt, wodurch eine Struktur entsteht und Funktionen wie Projektüberprüfungen ermöglicht werden. Das neu gestaltete Freigabemenü verdeutlicht außerdem die Berechtigungen von Mitgliedern und Gästen und vereinfacht das Teilen per E-Mail oder Link.
Diese Funktionen helfen Projektmanagern und Teams, die Aufgabenverwaltung zu optimieren, die Übersichtlichkeit zu verbessern und effizienter zusammenzuarbeiten.
Fazit: Hervorragend! Die besten Automatisierungen schaffen Klarheit und sparen Zeit – genau wie diese neuen Funktionen.
Häufig gestellte Fragen zur Aufgabenverwaltungssoftware
Im Folgenden finden Sie einige der am häufigsten gestellten Fragen zur Aufgabenverwaltungssoftware.