13 Demos für Projektmanagement-Software, um die passende Lösung zu finden

Bevor Sie auf „Wiedergabe“ drücken, notieren Sie sich drei Dinge:

1. Ihre unverzichtbaren Funktionen. Ressourcenansichten? Zeiterfassung? Gantt-Diagramme? Machen Sie sich klar, worauf Sie nicht verzichten können.
2. Ihre Integrationen. Wenn das Tool nicht mit den Tools kommuniziert, in denen Ihr Team täglich arbeitet, wird es ein einsames Tool sein.
3. Wer es täglich nutzen wird. Ein Tool, das Ihre Projektmanager lieben, aber Ihre Designer hassen, ist ein Tool, das niemand aktualisiert.

Mit dieser Liste können Sie direkt zu den relevanten Demos springen und den Rest überfliegen. Und sobald Sie die Auswahl eingegrenzt haben, sehen Sie sich den Fragenabschnitt am Ende an, bevor Sie bei einem Anbieter eine Live-Demo buchen.

1. monday.com

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Hermann Fink vom DPM unterzieht monday.com einem Praxistest – von der Einführung bis zu den zentralen PM-Funktionen: Aufgabenverwaltung, Zusammenarbeit, Zeiterfassung, Dokumentenverwaltung und Ressourcenzuweisung.

Was besonders auffiel:

• Echtzeitaktualisierungen innerhalb von Aufgaben halten Gespräche direkt mit der Arbeit verknüpft
• Visuelles Feedback zu Anhängen, sodass Prüfungen nicht in einem separaten E-Mail-Verlauf stattfinden
• Flexibel genug, um sich an ungewöhnliche Arbeitsabläufe anzupassen

Darauf sollten Sie achten:

• Eine steile Lernkurve und teilweise umständliche Navigation
• Aufgaben und Unteraufgaben, die nicht ganz so miteinander verbunden sind, wie man es erwarten würde

Am besten geeignet für: Teams mit einzigartigen Arbeitsabläufen, die bereit sind, Zeit in die Einrichtung zu investieren. Wenn Sie eine sofort einsatzbereite Lösung suchen, lesen Sie weiter.

Meine Einschätzung: monday.com belohnt Teams, die es richtig einrichten. Wenn niemand in Ihrem Team Zeit hat, die Rolle der „monday-Person“ zu übernehmen, sollten Sie das vor dem Kauf berücksichtigen.

Sie sind sich nicht sicher, ob sich die Lernkurve von monday.com für Ihr Team lohnt? Vergleichen Sie die Lösung mit diesen monday.com-Alternativen, die sich leichter einrichten und in Betrieb nehmen lassen.

2. Smartsheet

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Diese DPM-Bewertung von Smartsheet behandelt Skalierbarkeit, erweiterte Berichte, Sicherheit und die lange Liste der App-Integrationen. Außerdem werden Automatisierung, Arbeitsmanagement und Projektportfoliomanagement ausführlich beleuchtet.

Was besonders auffiel:

• Leistungsstarke Automatisierung und Berichte für Teams, die datenorientiert arbeiten
• Portfoliomanagement, das mit der Anzahl Ihrer Projekte skaliert
• Umfangreiche Integrationen

Darauf sollten Sie achten:

• Manuelles Aktualisieren, um Änderungen zu sehen (ja, in diesem Jahrzehnt)
• Zusätzliche Kosten für erweiterte Funktionen
• Ein verstecktes Aktivitätsprotokoll
• Eine steile Lernkurve, wenn Sie nicht bereits mit Tabellenkalkulationen vertraut sind

Am besten geeignet für: Kleinunternehmen, Personalabteilungen, Vertrieb und Einzelhandelsmanagement. Weniger geeignet für grundlegende Aufgabenverwaltung, agile Entwicklung oder Social-Media-Arbeit.

Meine Einschätzung: Wenn dein Team bereits in Zeilen und Spalten denkt, wird sich Smartsheet vertraut anfühlen. Wenn es beim Anblick einer Tabellenkalkulation stöhnt, wird es sich wie Hausaufgaben anfühlen.

Da erweiterte Funktionen extra kosten, lohnt es sich, Smartsheets Preispläne zu prüfen, bevor deine Testphase endet. Wenn das Tabellenformat nicht überzeugt, bieten diese Smartsheet-Alternativen andere Arbeitsweisen und mehr Optionen für wachsende Teams.

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3. Hive

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Hermann ist zurück und führt durch die wichtigsten Funktionen von Hive, darunter einen integrierten Chat, Zeiterfassung und eine Ansicht zum Ziehen und Ablegen für die Ressourcenverwaltung mit Platzhalterressourcen.

Besonders hervorzuheben:

• KI-generierte Projektvorlagen, die aus wenigen Angaben einen detaillierten Plan erstellen
• Eine der besten Einarbeitungserfahrungen, die Hermann bisher gesehen hat, mit einer Checkliste und der Hive University als Unterstützung
• Eine Ressourcenansicht, die wirklich einfach zu bedienen ist

Darauf solltest du achten:

• Keine Dateivorschaubilder im Dokumentenmanager
• Stundenzettel und Ressourcenplanung kosten für Nutzer ohne Unternehmenstarif extra

Am besten geeignet für: Teams, die ein Tool suchen, das sich schnell erlernen lässt, ohne eine Woche voller Schulungen.

Meine Einschätzung: Eine einfache Einarbeitung wird unterschätzt. Das Tool, das dein Team an einem Nachmittag erlernen kann, ist besser als das „leistungsfähigere“, das nie vollständig angenommen wird.

Da Stundenzettel und Ressourcenplanung bei einigen Tarifen Zusatzoptionen sind, solltest du die Preise von Hive prüfen, um zu sehen, was dein Team tatsächlich zahlen würde. Du kannst außerdem einige Hive-Alternativen vergleichen, die diese Funktionen standardmäßig enthalten.

4. Wrike

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Hermann stellt die wichtigsten Funktionen von Wrike vor: Werkzeuge für die Zusammenarbeit, integrierte Zeiterfassung, Auslastungsansichten für die Ressourcenverwaltung und Aufgabenverteilung sowie PMO-Funktionen wie Dokumenten- und Portfoliomanagement.

Besonders hervorzuheben:

• Eine übersichtliche, anpassbare Oberfläche, die dich nicht mit ihren eigenen Funktionen überfordert
• Mehr als 400 Integrationen
• Eine unkomplizierte Einarbeitung mit direkt in die Oberfläche integrierten Anleitungen und Videos
• Einfache Erstellung und Verwaltung von Aufgaben

Darauf solltest du achten:

• Gelegentliche Fehler in der Gantt-Diagramm-Ansicht

Am besten geeignet für: Teams, die viel Leistung benötigen, aber trotzdem eine zugängliche Oberfläche wünschen.

Meine Einschätzung: Wenn du stark auf Gantt-Diagramme angewiesen bist, solltest du den Anbieter während einer Live-Demonstration direkt auf diese Fehler ansprechen.

Wenn Gantt-Diagramme für deine Planung zentral sind, kann es sich lohnen, vor deiner Entscheidung Wrike-Alternativen mit leistungsfähigeren Zeitachsenansichten zu vergleichen.

5. ClickUp

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Diese DPM-Demonstration befasst sich mit ClickUp, das Dokumentenverwaltung, professionelle Dienstleistungen, Zusammenarbeit und Projektverfolgung auf einer Plattform vereint.

Besonders hervorzuheben:

• Umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten
• Ein Freemium-Modell sowie Funktionen zur Rechnungsstellung
• Eine Werkzeugleiste für Massenaktionen, die das Aktualisieren vieler Aufgaben mühelos macht
• Geeignet für eine vielfältige Nutzergruppe: agile Teams, Personalabteilungen, Remote-Mitarbeitende und Freiberufler

Darauf sollten Sie achten:

• Mitunter langsame Leistung
• Einschränkungen bei der Nutzung von Gantt-Diagrammen im kostenlosen Tarif
• So viele Funktionen, dass die Anwendung überwältigend wirken kann, sowie eine Benutzeroberfläche, die Fans minimalistischen Designs nicht zusagen wird

Am besten geeignet für: Teams, die ein Tool für (fast) alles möchten und denen ein gewisser Einrichtungsaufwand nichts ausmacht.

Meine Einschätzung: ClickUp ist das Schweizer Taschenmesser unter den Projektmanagement-Tools. Stellen Sie nur sicher, dass Ihr Team den Korkenzieher tatsächlich braucht, bevor Sie dafür bezahlen.

Um zu sehen, wie weit der kostenlose Tarif reicht, bevor Sie ein Upgrade benötigen, werfen Sie einen Blick auf die Tarifstufen von ClickUp. Und wenn all diese Funktionen übertrieben wirken, könnten diese einfacheren ClickUp-Alternativen besser zu Ihnen passen.

6. Productive

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In dieser Demo zeigt Stephan, der bei Productive für den Kundenerfolg verantwortlich ist, wie sich Projekte mithilfe von Aufgaben auf der Plattform verwalten lassen.

Das wird behandelt:

• Aufgaben erstellen, Beschreibungen hinzufügen, Personen zuweisen, Termine festlegen und Unteraufgaben hinzufügen
• Warum klare Aufgabendetails und eine übersichtliche Aufgabenstruktur wichtig sind
• Benutzerdefinierte Felder und Ansichten zur individuellen Gestaltung Ihrer Arbeitsweise

Bonus: In einer Live-Fragerunde am Ende werden echte Nutzerfragen behandelt, etwa zur Synchronisierung von Aufgaben mit Outlook-Kalendern, zu dynamischen Filtern für persönliche Ansichten und zu bevorstehenden Funktionsveröffentlichungen.

Am besten geeignet für: Agenturen und Dienstleistungsteams, die sich mit dem Arbeitsablauf von Productive im Alltag vertraut machen.

Meine Einschätzung: Springen Sie direkt zur Fragerunde. Echte Nutzerfragen sagen Ihnen mehr über die Schwächen eines Tools als jede Funktionstour.

Wenn Sie Productive für Ihre Agentur in Betracht ziehen, beginnen Sie mit einer Übersicht über die Preise von Productive und vergleichen Sie es anschließend mit anderen Productive-Alternativen, die für Dienstleistungsteams entwickelt wurden.

7. Zoho Projects

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Moderator Stewart führt durch Zoho Projects – von der Anmeldung und den Kontoeinstellungen bis hin zur grundlegenden Projektstruktur.

Das wird behandelt:

• Anpassbare Dashboards und Vorlagen für wiederkehrende Aufgaben
• Integrationen mit anderen Zoho-Apps, etwa Zoho CRM
• Benutzer hinzufügen, Berechtigungen verwalten und Kanban-Boards verwenden
• Eine Übersicht über die kostenlosen, Premium- und Unternehmenstarife

Besonders hervorzuheben: Jedes Zoho-Produkt bietet einen kostenlosen Tarif, sodass kleine Teams es unverbindlich testen können.

Am besten geeignet für: Kleine Teams und insbesondere alle, die bereits andere Zoho-Apps verwenden.

Meine Einschätzung: Wenn Ihr Unternehmen bereits Zoho nutzt, sind allein die Integrationen ein guter Grund, sich das Tool ernsthaft anzusehen.

Um genau zu sehen, was Sie in den einzelnen Tarifen erhalten, lesen Sie unseren Leitfaden zu den Preisen von Zoho Projects. Wenn Sie noch nicht im Zoho-Ökosystem arbeiten, lassen sich diese Zoho-Projects-Alternativen möglicherweise besser in Ihre aktuelle Systemlandschaft integrieren.

8. Quickbase

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Diese Demo beginnt mit der Einrichtung einer kostenlosen Quickbase-Testversion und zeigt anschließend, wie Sie Ihre eigene Projektmanagement-App erstellen.

Das wird behandelt:

• Erstellen einer App aus einer Vorlage, von Grund auf oder durch Import einer Tabelle oder eines Lucidchart-Diagramms
• Verknüpfen von Aufgaben, Dokumenten und Ausgaben in einem praxisnahen Projektbeispiel
• Anpassen von Apps mit Feldern, Tabellen und Beziehungen (z. B. Nachverfolgen abgeschlossener und verworfener Projekte)
• Hinzufügen von Daten, Verwalten von Benutzern und Zuweisen von Rollen

Am besten geeignet für: Teams mit spezifischen Prozessen, für die Standardtools einfach nicht passen.

Meine Einschätzung: Quickbase ist weniger „auswählen und loslegen“ und mehr „selbst nach den eigenen Vorstellungen erstellen“. Ideal, wenn Sie jemanden haben, der gerne Dinge aufbaut. Weniger ideal, wenn das nicht der Fall ist.

Selbst erstellte Apps können mit zunehmender Größe teuer werden. Prüfen Sie daher frühzeitig die Quickbase-Preise. Wenn der Aufbau eines eigenen Tools nach mehr Arbeit klingt, als Sie eingeplant hatten, probieren Sie stattdessen eine dieser fertigen Quickbase-Alternativen aus.

9. Quire

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Diese Bewertung von Quire behandelt die wichtigsten Funktionen und zeigt, wie die Lösung im Vergleich zu anderen Optionen abschneidet.

Das wird behandelt:

• Erstellen von Aufgaben und Unteraufgaben sowie Organisieren in Projekten
• Nachverfolgen des Fortschritts anhand von Statusangaben und Prozentsätzen
• Anheften von Aufgaben, Hinzufügen zu Boards und Anhängen von Dateien
• Tags, Aktivitätsverfolgung und Startdaten – alles im kostenlosen Tarif

Am besten geeignet für: Einzelpersonen und kleine Teams, die eine solide Aufgabenverwaltung ohne Kosten wünschen.

Meine Einschätzung: Eine Menge Funktionen kostenlos. Es lohnt sich, die Lösung anzusehen, bevor Sie für etwas Umfangreicheres bezahlen, als Sie benötigen.

Sie fragen sich, was Sie durch ein Upgrade vom kostenlosen Tarif erhalten würden? Unsere Übersicht zu den Quire-Preisen zeigt, welche zusätzlichen Funktionen die einzelnen kostenpflichtigen Tarife bieten.

10. Miro

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Diese kurze Einführung in Miro behandelt die fünf grundlegenden Fähigkeiten, die Sie benötigen, um sich auf einem Board zurechtzufinden.

Die fünf Fähigkeiten:

1. In jede Richtung über das Board navigieren
2. Hinein- und Herauszoomen (mit Tipps für Benutzer von Trackpads und Mäusen)
3. Haftnotizen durch Doppelklicken bearbeiten
4. Objekte wie Haftnotizen und Bilder durch Klicken und Ziehen verschieben
5. „Hand heben“ verwenden, um während einer Sitzung ein Signal an die Moderation zu senden

Bonus: So machen Sie Aktionen mit der Schaltfläche oder Tastenkürzeln rückgängig.

Am besten geeignet für: Alle, die neu bei Miro sind, oder Teams, die sich auf ihren ersten Workshop vorbereiten.

Meine Einschätzung: Grundlegend? Ja. Aber wenn Sie schon einmal einen Workshop geleitet haben, bei dem die Hälfte der Teilnehmenden die Haftnotizen nicht finden konnte, sollten Sie dafür sorgen, dass sich alle zuerst dieses Video ansehen.

Wenn Ihnen die Idee eines Online-Whiteboards gefällt, Miro aber nicht ganz das Richtige ist, sehen Sie sich diese Miro-Alternativen für Remote-Workshops und Brainstorming an.

11. FigJam

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Moderatorin Charli führt anfängerfreundlich durch FigJam und zeigt dabei Marker, Textmarker und Formen zum Zeichnen und Anpassen von visuellen Elementen auf der Arbeitsfläche.

Was besonders auffiel:

• Einfache Abläufe und Sitemaps mit Formen, die sich verbinden und während der Arbeit anpassen lassen
• Funktionen für die Zusammenarbeit: Kommentare, Cursor-Chat, Audio-Chats und Haftnotizen
• Farbcodierte Haftnotizen mit Namenskennzeichnung, damit du siehst, wer welchen Beitrag geleistet hat

Am besten geeignet für: Design- und Produktteams, die einen Ort für Wireframing, Brainstorming und Teamkommunikation benötigen.

Meine Einschätzung: Charli bezeichnet es als einen wichtigen Bestandteil ihres Designprozesses. Wenn dein Team bereits in Figma arbeitet, ist FigJam eine einfache Entscheidung.

Zahlst du bereits für Figma? Sieh dir die FigJam-Preise an, um zu sehen, wie es zu deinem aktuellen Tarif passt. Für Teams außerhalb der Figma-Welt bieten diese FigJam-Alternativen ähnliche Funktionen für kollaboratives Whiteboarding.

12. Jira

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Dieser Überblick über Jira beginnt mit dem kostenlosen Atlassian-Tarif und der Einrichtung eines Kontos und geht anschließend auf die Grundlagen der Projektdurchführung ein.

Das wird behandelt:

• Erstellen eines Projekts: Benennen des Projekts, Auswählen einer Vorlage und Hinzufügen von Teammitgliedern
• Einrichten von Aufgaben (Jira nennt sie „Vorgänge“), Zuweisen der Aufgaben und Hinzufügen von Labels
• Verschieben der Arbeit von „In Bearbeitung“ zu „Erledigt“ für einen klaren Überblick über den Sprintfortschritt
• Navigation durch Dashboard, Filter und Projekteinstellungen
• Automatisierungsregeln für wiederkehrende Aufgaben

Am besten geeignet für: Software- und agile Teams, die neu bei Jira sind.

Meine Einschätzung: Dies ist eine Einführung, kein umfassender Einblick. Nutze sie, um zu entscheiden, ob sich ein ausführlicher Test von Jira lohnt, nicht um zu entscheiden, ob du es unternehmensweit einführen solltest.

Der kostenlose Tarif ist ein guter Ausgangspunkt, aber mit dem Wachstum deines Teams steigen die Kosten, daher solltest du dir die Jira-Preise ansehen, bevor du skalierst. Wenn dein Team nicht ausschließlich auf Software spezialisiert ist, sind diese Jira-Alternativen möglicherweise für nichttechnische Teammitglieder einfacher zu nutzen.

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13. Asana

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Die Moderatorin Meredith stellt Asana vor, eines der beliebtesten cloudbasierten Tools für das Projektmanagement.

Was besonders auffiel:

• Aufgabenverwaltung als Kernfunktion: Aufgaben hinzufügen, Fristen festlegen, Aufgaben zuweisen und zu Projekten zusammenfassen
• Mehrere Ansichten (Boards, Listen, Zeitleisten und Kalender), sodass jede Person auf ihre bevorzugte Weise arbeiten kann
• Benutzerdefinierte Felder und Sortierung für kurzfristige und laufende Projekte
• Formulare zur Erfassung von Aufgaben, Genehmigungsabläufe und Bildanmerkungen, die Feedback in Unteraufgaben umwandeln
• Umfassende Berichterstattung

Darauf solltest du achten: Die Funktionen für die Zusammenarbeit sind eher grundlegend.

Am besten geeignet für: Teams, die ein vielseitiges, weit verbreitetes Tool mit einer sanften Lernkurve suchen.

Meine Einschätzung: Die Formulare und Genehmigungen von Asana gehören insgeheim zu den besten Funktionen. Wenn du in Slack in „schnellen Anfragen“ untergehst, solltest du diesem Bereich besondere Aufmerksamkeit schenken.

Funktionen wie Formulare und Genehmigungen sind in höheren Tarifen enthalten. Vergleiche daher die Asana-Tarifpläne mit den benötigten Funktionen. Wenn du eine stärkere integrierte Zusammenarbeit möchtest, vergleiche diese Asana-Alternativen.

Welche Fragen du bei einer Demo von Projektmanagementsoftware stellen solltest

Aufgezeichnete Demos eignen sich hervorragend, um deine Auswahl einzugrenzen. Sobald du jedoch eine Live-Demo mit einem Anbieter buchst, ändert sich das Ziel: Du siehst dir nicht länger nur ein Tool an, sondern führst ein Bewerbungsgespräch mit ihm.

Das ist die Sache mit Live-Demos. Der Vertriebsmitarbeiter hat genau diesen Rundgang schon Dutzende Male durchgeführt, und jeder Klick ist darauf ausgelegt, das Tool von seiner besten Seite zu zeigen. Deine Aufgabe ist es, ihn vom idealen Standardablauf weg und in die Realität deines Teams zu führen. Diese Fragen würde ich zu jeder Demo mitbringen – einschließlich dessen, worauf du bei den Antworten achten solltest.

1. "Kannst du mir zeigen, wie mein Team [ein echtes Projekt von uns] mit dem Tool bearbeiten würde?"
   Schicke dem Anbieter im Voraus ein echtes (oder leicht anonymisiertes) Projekt und bitte ihn, die Demonstration damit durchzuführen. Achte auf Folgendes: die Bereitschaft, mit deinem Szenario zu arbeiten. Wenn sie immer wieder zu ihrem perfekt ausgearbeiteten Beispielprojekt zurückkehren, liegt das oft daran, dass dein Arbeitsablauf mehr Einrichtung, Umgehungslösungen oder Erweiterungen erfordert, als sie zugeben möchten.
2. "Wie sieht die Einführung tatsächlich aus, und wie lange dauert es, bis mein Team das Tool vollständig nutzt?"
   Die Akzeptanz ist der Punkt, an dem die Einführung der meisten Tools unbemerkt scheitert. Achte auf Folgendes: konkrete Angaben, etwa eine namentlich genannte Ansprechperson für die Einführung, einen realistischen Zeitplan in Wochen und Schulungen für verschiedene Rollen. "Das Tool ist super intuitiv, dein Team wird es im Handumdrehen beherrschen" ist kein Einführungsplan.
3. "Welche Funktionen aus dieser Demonstration sind im Tarif enthalten, den wir nutzen würden?"
   Demonstrationen werden üblicherweise mit dem Tarif der höchsten Stufe durchgeführt. Achte auf Folgendes: eine klare Antwort für jeden Tarif. Wenn sich Zeiterfassung, Ressourcenplanung oder Berichte als kostenpflichtige Erweiterungen herausstellen, möchtest du das jetzt wissen und nicht erst, wenn die erste Rechnung eintrifft.
4. "Wie lässt es sich in [die Tools integrieren, die wir täglich verwenden]?"
   Nenne deinen tatsächlichen technischen Stack: Slack, Google Workspace, dein CRM, deine Zeiterfassung. Achte auf Folgendes: ob die Integration nativ ist, von einem Drittanbieter entwickelt wurde oder "über unsere API möglich" ist. Bitte sie, die funktionierende Integration live zu zeigen. Ein Logo auf einer Integrationsseite sagt nichts darüber aus, ob Daten in beide Richtungen synchronisiert werden.
5. "Womit tun sich Teams wie meines in den ersten Monaten am schwersten?"
   Das ist meine Lieblingsfrage, weil Vertriebsmitarbeitende darauf nur selten vorbereitet sind. Achte auf Folgendes: eine ehrliche, konkrete Antwort. Ein Vertriebsmitarbeiter, der echte Hürden benennen kann (und erklären kann, wie Kunden sie überwinden), versteht das Produkt. Wer sagt: "Ehrlich gesagt, mit nichts", will verkaufen und nicht beraten.
6. "Kannst du mir zeigen, was ein Teammitglied sieht, nicht nur die Ansicht für Administratoren oder Projektmanager?"
   Das Tool muss für die Personen funktionieren, die die Arbeit erledigen, nicht nur für die Person, die sie verwaltet. Achte auf Folgendes: wie viele Klicks ein Teammitglied benötigt, um seine Aufgaben zu finden, Zeit zu erfassen und einen Status zu aktualisieren. Wenn es für diese Personen umständlich ist, werden sie das Tool nicht aktualisieren und deine Dashboards bilden die Realität nicht ab.
7. "Wie bekommen wir unsere Daten heraus, wenn wir das Tool verlassen?"
   Niemand spricht beim ersten Date gern über die Trennung, aber du solltest es tun. Achte auf Folgendes: eine direkte Antwort zu Exportformaten, dazu, was enthalten ist (Kommentare, Anhänge, Verlauf), und zu möglichen Gebühren. Vage Antworten bedeuten hier meist, dass der Wechsel weg vom Tool schmerzhaft sein wird.

Author's Tip

Meiner Erfahrung nach ist es hilfreich, mindestens eine Person einzubeziehen, die das Tool täglich nutzen wird, aber nicht an der Vorauswahl beteiligt war. Sie wird Fragen stellen, die dir aufgrund deiner Nähe zur Entscheidung nicht einfallen.

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