Die 10 besten Kollaborationstools 2026 (Mehr als 10 getestet)

Smartsheet ist eine tabellenbasierte Projektmanagement-Software, die Ihnen hilft, Projekte zu verwalten, Prozesse zu automatisieren und Programme sowie Portfolios auf Unternehmensebene zu skalieren.

Warum ich Smartsheet ausgewählt habe: Diese Software wurde speziell für Unternehmen entwickelt und bietet daher ein sehr hohes Maß an Sicherheit. Ich habe sie für Teams ausgewählt, die virtuell zusammenarbeiten möchten, dabei aber großen Wert auf eine gut verwaltete Datenhaltung legen. Durch granulare Zugriffskontrollen kann sichergestellt werden, dass nur autorisierte Mitarbeitende auf bestimmte Informationen zugreifen. Die Anfrageformulare und Freigabe-Workflows der Plattform haben ebenfalls meine Aufmerksamkeit erregt, da sie eine effektive Weitergabe von Daten und Informationen an die richtigen Personen zur richtigen Zeit gewährleisten.

Smartsheet: Herausragende Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen einen gemeinsam nutzbaren Arbeitsbereich, der es Teams ermöglicht, Projektpläne, Aufgabenlisten und Zeitpläne in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten. Mit Hilfe der Diskussionsthreads von Smartsheet können Nutzer Kommentare direkt an Zeilen, Tabellen oder Dashboards anfügen und so sicherstellen, dass Feedback und Aktualisierungen kontextbezogen den jeweiligen Aufgaben oder Datenpunkten zugeordnet werden.

Integrationen gibt es mit Google Workspace, Microsoft Office 365, Box, DocuSign, Slack, Microsoft Teams, Skype for Business, Gmail, Outlook und vielen weiteren Apps. Einige Integrationen erfordern ein Business- oder Enterprise-Abonnement.

monday.com ist eine Kollaborations- und Aufgabenmanagement-Software, die für ihr schlichtes Design und benutzerfreundliche Funktionen bekannt ist. Für viele Organisationen bildet sie das Rückgrat für Teamarbeit und optimierte Abläufe. Hasan Hanif, Gründer & CEO von Colour Vistas, erläuterte, wie die Plattform die Arbeitsweise seines Unternehmens verändert hat: „Was mir an Monday am meisten gefällt, ist, dass es uns ermöglicht, im Team wirklich tiefgehend zusammenzuarbeiten. Es liefert Informationen ... die dafür sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand sind. Automatisierungen haben die Monotonie aus unseren Abläufen genommen und uns dabei geholfen, den Großteil unserer Prozesse zu automatisieren. ... Unsere Routinen wurden dadurch effizienter und einfacher, und wir arbeiten jetzt deutlich besser zusammen.“

Warum ich monday.com gewählt habe: Mir gefällt, wie viele Kollaborations-Tools diese Plattform bietet, um gemeinsam an Projekten und Aufgaben zu arbeiten. Der Hauptgrund, weshalb es auf meiner Liste steht, sind jedoch die Zielsetzungsfunktionen. Man kann strategische Ziele entwickeln und sie direkt mit Projekten und Aufgaben verbinden. So bleiben alle auf Kurs und ziehen an einem Strang, was die Teamarbeit verbessert.

In Sachen Projektmanagement ist die Plattform äußerst flexibel anpassbar, was für mich immer ein entscheidender Faktor bei Projektmanagement-Tools ist. Es stehen verschiedene Ansichten zur Verfügung, um den Fortschritt im Blick zu behalten. Geteilte Dokumente ermöglichen es Nutzern, gemeinsam Protokolle zu erstellen, Ideen zu sammeln und sich mit anderen im Team auszutauschen. Alles Wichtige rund um Ihr Projekt kann an einem zentralen Ort abgelegt werden.

Herausragende Funktionen & Integrationen von monday.com

Funktionen beinhalten das Teamwork Hub von monday.com – einen dedizierten Bereich, in dem Teammitglieder Abhängigkeiten verfolgen, Updates teilen und Blockaden in Echtzeit lösen können. Zudem gibt es die Möglichkeit für Gastzugänge, mit deren Hilfe externe Mitarbeitende wie Kund:innen oder Dienstleister:innen gemeinsam mit Ihrem Team arbeiten können, während Sie trotzdem die Kontrolle über geteilte Informationen behalten.

Integrationen umfassen Slack, Google Drive, Gmail, Google Kalender, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Zoom und Typeform. Viele weitere Integrationen sind über ein kostenpflichtiges Zapier-Konto verfügbar.

Celoxis ist eine Projektportfoliomanagement (PPM)-Plattform, die Projektplanung, Ressourcenmanagement, Zeiterfassung und Spesentracking, Budgetüberwachung sowie Kundenzusammenarbeit in einem integrierten Toolkit vereint.

Für wen ist Celoxis am besten geeignet?

Celoxis eignet sich besonders für mittelgroße bis große Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig verwalten und eine einheitliche Plattform für Planung, Ressourceneinteilung und Kundenberichte benötigen.

Warum habe ich Celoxis gewählt?

Ich habe Celoxis als eine der besten Lösungen für integrierte Kundenzusammenarbeit ausgewählt, weil die Plattform den Kunden wirklich einen Platz am Tisch einräumt, ohne ihnen vollen Zugang zur kompletten Plattform geben zu müssen. Das kostenlose, anpassbare Kundenportal ermöglicht es Kunden, den Projektfortschritt einzusehen, an Diskussionen teilzunehmen und Dateien in einem separaten Bereich zu prüfen, der von deinem internen Bereich getrennt ist. Darüber hinaus sorgen versionierte Dateifreigaben und @Erwähnungen dafür, dass Kundenfeedback direkt mit Aufgaben verknüpft ist und nichts in E-Mail-Threads verloren geht.

Celoxis Schlüsselfunktionen

• Aktivitäts-Stream: Ein Liveticker, der Aufgabenaktualisierungen, Kommentare und Statusänderungen aller aktiven Projekte in einer Übersicht anzeigt.
• Interaktives Gantt-Diagramm: Passe Aufgabenlaufzeiten und Abhängigkeiten in Echtzeit an – mit automatischen Zeitplan-Updates bei Änderungen.
• E-Mail-zu-Aufgabe-Integration: Teammitglieder können Aufgaben direkt aus ihrem E-Mail-Postfach erstellen und aktualisieren, ohne sich in die Plattform einzuloggen.
• Individuelle Dashboards: Projekt-Dashboards, die anpassbar und intern zum Teilen aktueller Status- und Fortschrittsdaten nutzbar sind.

Celoxis-Integrationen

Celoxis bietet native Integrationen mit Jira, Salesforce, Trello, Zendesk, Okta, Microsoft Project, Slack, Outlook, Google Drive und weiteren Lösungen – eine API für individuelle Integrationen steht ebenfalls bereit.

Wrike ist eine Workflow-Management-Software, die sich durch hohe Anpassungsfähigkeit und Benutzerfreundlichkeit auszeichnet, wodurch sie für Teams jeder Größe geeignet ist. Besonders für Marketing- und Kreativteams kann ein zentrales Hub einen echten Vorteil darstellen. Mircea Dima, Gründer & CEO/CTO von AlgoCademy, berichtet: “Bei komplexen Marketingprojekten hat die Möglichkeit, alle Assets, Anmerkungen und Zeitpläne an einem Ort zu verwalten, uns stundenlanges Hin- und Herschreiben erspart und Fehler reduziert, die bei der Nutzung von E-Mail-Ketten oft unbemerkt bleiben.”

Warum ich Wrike ausgewählt habe: Diese Plattform hat es wegen ihrer Vielseitigkeit auf meine Liste geschafft. Sie bietet eine breite Palette an Projektmanagement-Funktionen, von Ressourcenmanagement über Freigabe-Workflows bis hin zu Anforderungsformularen und mehr. Für die Zusammenarbeit können Teammitglieder Dateien teilen und in Echtzeit mit Thread-Nachrichten und @-Erwähnungen kommunizieren, um auf dem neuesten Stand zu bleiben und effektiver gemeinsam zu arbeiten. Sie können jederzeit einfach zwischen Ihrem Startbildschirm, Zeiterfassungsbögen, Dashboards, Kalendern und einem Aktivitäts-Stream wechseln, um den Projektfortschritt, Engpässe und Updates nachzuverfolgen.

Besondere Funktionen & Integrationen von Wrike

Funktionen umfassen dynamische Anforderungsformulare, die Aufgaben automatisch an die richtigen Teammitglieder weiterleiten, wodurch von Anfang an Klarheit und Verantwortlichkeit gewährleistet werden. Wrike bietet außerdem visuelles Proofing und Freigabetools, mit denen Teams direkt auf Bildern, Videos und Dokumenten umsetzbares Feedback geben können.

Integrationen umfassen Microsoft Suite, Google Workspace, Asana, Basecamp, Dropbox, Salesforce, HubSpot, Jira, Slack, Shopify und Hunderte mehr.

ClickUp ist eine Projektmanagement-App, mit der Sie jede Art von Arbeit planen, verfolgen und verwalten können – unabhängig vom geografischen Standort und von jedem Gerät aus. Für Teams, die ClickUp täglich nutzen, können die Funktionen der Plattform echte Zeitersparnisse bedeuten. Wie Maryse Marius, Senior Project Manager bei Elevate Impact, erklärt: 'Die Automatisierung von ClickUp hat die für wiederkehrende Aufgaben in Projekten aufgewendete Zeit reduziert. Und die Docs-Funktion ersetzt Google Docs für viele interne Abläufe.'

Warum ich ClickUp gewählt habe: Dies ist eine Plattform, die viel Überlegung in die Entwicklung ihrer Funktionen steckt. Ein aktuelles Update beinhaltet ein Video-Aufnahme-Tool direkt in der App, mit dem jedes Teammitglied ganz einfach den Bildschirm aufzeichnen, einen Link zum Video teilen kann – ganz ohne Downloads. Die Möglichkeit zur Zusammenarbeit in ClickUp umfasst Kommentare, Erwähnungen, Benachrichtigungen, gemeinschaftliches Arbeiten an Dokumenten, Whiteboards und Aufgabenmanagement.

Zu den Aufgabenverwaltungsfunktionen gehören Aufgaben-Checklisten, Unteraufgaben, Erinnerungen, Prioritäten und Aufgabenvorlagen sowie die Möglichkeit, Aufgaben zu filtern, zu sortieren, zu suchen, einfach neu anzuordnen und so anzuzeigen, wie es dem Team am meisten entgegenkommt. Nutzer:innen können außerdem Gantt-Diagramme, Kalender und Zeitachsen erstellen, um Aufgaben darzustellen. ClickUp beinhaltet auch eine Zeiterfassung – sowohl per Integration als auch nativ.

ClickUp bietet farbige Kennzeichnungen für zusätzliche Übersicht und Klarheit sowie mehrere Perspektiven für Aufgaben, z. B. Listen, Kalender, Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und mehr.

Zu den Berichtsfunktionen gehören individuell anpassbare Dashboards sowie sechs integrierte Berichtstypen für Team-Auswertungen.

ClickUp: Herausragende Funktionen & Integrationen

Funktionen umfassen ClickUps Pulse, das eine Überwachung der Aktivitäten in Echtzeit ermöglicht. Damit können Teammitglieder sehen, wer online ist, an welchen Aufgaben gearbeitet wird und welchen Status sie aktuell haben. Die Ziele-Funktion der Plattform ermöglicht es Teams zudem, gemeinsam Fortschritte bei Zielen zu setzen, zu verfolgen und zu aktualisieren und diese mit umsetzbaren Aufgaben zu verknüpfen – für einen nahtlosen Workflow.

Integrationen umfassen native Verbindungen zu Slack, G Suite, Dropbox und vielen weiteren Tools sowie über 1.000+ Integrationen mit Zapier.

Axero ist eine Wissensaustauschplattform, die genutzt werden kann, um Content-Hubs für interne und externe Zusammenarbeit zu erstellen. Es handelt sich um eine flexible Lösung, die sich an die Bedürfnisse unterschiedlicher Unternehmensarten und -größen anpassen lässt.

Warum ich Axero ausgewählt habe: Ich habe mich entschieden, dieser Plattform einen Platz auf meiner Liste zu geben, weil sie die Möglichkeit bietet, eine Wissensdatenbank sowohl für interne als auch externe Mitarbeitende (oder beides) aufzubauen. Sie ist flexibel genug, um zu verschiedenen Einsatzbereichen zu passen, liefert aber gleichzeitig die nötige Struktur, um Informationen organisiert, zugänglich und nachvollziehbar zu halten.

Sie können sowohl öffentliche als auch private Bereiche im Unternehmenswiki anlegen und Inhalte in verschiedenen Formaten erstellen. Blogbeiträge, Foren, Umfragen und Ankündigungen gehören zu den unterstützten Inhaltstypen. Kommentarfunktion und 'Gefällt mir'-Schaltflächen ermöglichen zudem Beteiligung und Interaktion, und der Live-Chat hilft dabei, die gesamte Kommunikation an einem zentralen Ort zu bündeln.

Herausragende Funktionen und Integrationen von Axero

Funktionen umfassen eine Funktion zur kollaborativen Dokumentenbearbeitung, durch die mehrere Teammitglieder in Echtzeit gemeinsam an Inhalten arbeiten können. Außerdem bündelt der Aktivitäts-Feed von Axero Updates aus der gesamten Plattform, sodass Teammitglieder über neue Inhalte, Kommentare und Projektentwicklungen informiert bleiben, ohne zwischen verschiedenen Tools wechseln zu müssen.

Integrationen umfassen unter anderem Outlook 365, Sharepoint, OneDrive, Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, Zoom, Dropbox, Box, Unsplash und Twilio.

Document360 ist eine KI-gestützte Wissensdatenbank, die Zusammenarbeit und Produktivität für Teams und Kunden steigert. Sie bietet ein anpassbares Portal für Redakteure und Autoren, eine kundenseitige Website sowie ein eingebettetes Hilfe-Center für SaaS-Produkte und ist damit ein vielseitiges Werkzeug zur Verwaltung und Weitergabe von Wissen. 

Warum ich Document360 ausgewählt habe: Document360 stellt ein zentrales Hub bereit, in dem Teams Inhalte mühelos organisieren und verwalten können. Egal ob technische, Produkt- oder API-Dokumentation – jede Art von Dokumentation lässt sich leicht verwalten. Der umfangreiche Editor, die Versionskontrolle, Inhaltswiederverwendung und Analysen machen Dokumentation messbar und sorgen dafür, dass sie konsistent und aktuell bleibt. 

Der KI-Assistent Eddy unterstützt Ihr Team dabei, schnell und präzise strukturierte Inhalte zu erstellen. Eddy kann Eingabeaufforderungen, Transkripte oder Videos in gut strukturierte Artikel umwandeln, Titel vorschlagen, FAQs erstellen und Tags hinzufügen – und das alles unter Einhaltung Ihres vordefinierten Styleguides. Document360 bietet außerdem eine Funktion zum privaten Teilen, mit der Sie Entwürfe sicher mit Prüfern, Mitarbeitern oder Stakeholdern teilen können, ohne ihnen vollständigen Zugriff auf Ihre Wissensdatenbank zu gewähren.  

Document360 Besonderheiten & Integrationen

Funktionen umfassen eine zentrale Wissensdatenbank, die die operative Effizienz in verschiedenen Branchen wie Finanzen, Fertigung und Bildung erhöht. Die Plattform erlaubt es, standardisierte Arbeitsanweisungen zentral zu speichern und Schulungs- sowie Einweisungsunterlagen zu erstellen, was besonders für das Onboarding und Training wertvoll ist. Ein Kategoriemanager unterstützt dabei, Inhalte team- und abteilungsübergreifend zu organisieren. 

Integrationen umfassen Salesforce, HubSpot, Slack, Microsoft Teams, Zendesk, GitHub, WordPress, Google Sheets, Google Drive, Crowdin und Zapier. 

QuickBase ist eine Plattform, die die Entwicklung maßgeschneiderter Anwendungen ermöglicht, ohne tiefgehende Programmierkenntnisse zu erfordern. Sie zeichnet sich durch ihren No-Code-Ansatz aus, sodass Nutzer branchenspezifische Lösungen mit Funktionen wie Integrationen, Automatisierungen und mobiler Nutzung erstellen können.

Warum ich QuickBase ausgewählt habe: Ich habe QuickBase als Kollaborationstool ausgewählt, nachdem ich die Fähigkeit bewertet habe, Teams das Erstellen und Anpassen von Anwendungen zu ermöglichen, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen. Was QuickBase auszeichnet, ist die benutzerfreundliche Oberfläche und die Stärkung von fachlichen Anwendern, sogenannten Citizen Developers, denen die Automatisierung von Workflows und die mühelose Verbindung von Daten ermöglicht wird. Ich bin der Meinung, dass QuickBase sich am besten für die No-Code-App-Entwicklung eignet, da es flexibel ist und umfassende Lösungen bietet, die eine Vielzahl von Geschäftsanforderungen bedienen, ohne tiefgehendes technisches Know-how vorauszusetzen.

QuickBase sticht als hervorragendes Tool für die Zusammenarbeit hervor, da es eine benutzerfreundliche Oberfläche und anpassbare Funktionen bietet, die unterschiedliche Geschäftsbedürfnisse abdecken. Teams können interaktive, datenbasierte Anwendungen erstellen und teilen, ohne umfangreiche technische Kenntnisse zu benötigen. Diese Flexibilität erlaubt eine nahtlose Integration von Daten aus verschiedenen Quellen und fördert effiziente Teamarbeit sowie fundierte Entscheidungsprozesse.

QuickBase-Besonderheiten & Integrationen

Funktionen umfassen eine No-Code-Plattform, mit der Benutzer maßgeschneiderte Anwendungen passend zu ihren Geschäftsanforderungen erstellen können. Darüber hinaus bieten die integrierten Protokolle von QuickBase ein kollaboratives Sicherheitsnetz, indem sie Änderungen und Aktualisierungen protokollieren und es Teams ermöglichen, Aktionen bei Bedarf zu überprüfen und rückgängig zu machen.

Integrationen umfassen Salesforce, Microsoft Teams, Google Kalender, Tableau, QuickBase Pipelines, Slack und Zapier.

Missive ist ein Online-Kollaborationstool, das Teamkommunikation, Aufgaben und gemeinsames E-Mail-Management an einem Ort vereint. Es kombiniert Chat, E-Mail und Aufgabenverwaltung, sodass Sie nicht mehrere Apps parallel nutzen müssen.

Warum ich Missive ausgewählt habe: Ich habe Missive ausgewählt, weil Ihr Team damit in Echtzeit gemeinsam an Unterhaltungen arbeiten kann. Mit internen Threads und kollaborativem Verfassen können Sie E-Mails gemeinsam schreiben, überprüfen und bearbeiten, was die Teamarbeit schneller und transparenter macht. Die Funktionen zum Zuweisen und Beobachten machen es einfach, Unterhaltungen einem Teammitglied zuzuweisen und trotzdem auf dem Laufenden zu bleiben, ohne den Ablauf zu stören.

Mir gefällt auch, dass Aufgaben direkt an Unterhaltungen geknüpft sind. Anstatt zwischen verschiedenen Tools zu wechseln, können Sie Aufgaben direkt im Posteingang erstellen, ansehen und verwalten. Sie wissen immer über den Status einer Aufgabe Bescheid – egal, ob sie bearbeitet oder abgeschlossen wird – ohne dass Sie nach Updates fragen müssen. Automatische Zuweisungen und intelligente Attribute wie Fälligkeitsdaten oder verknüpfte Unterhaltungen helfen allen, den Überblick zu behalten und unnötige Rückfragen zu vermeiden.

Besondere Funktionen & Integrationen von Missive

Funktionen umfassen Teambereiche, mit denen Sie dedizierte Bereiche für verschiedene Gruppen einrichten können, sodass deren Kommunikation und Arbeit fokussiert bleibt. Gastzugänge erleichtern die Zusammenarbeit mit externen Partnern, indem Sie diese gezielt zu einzelnen Unterhaltungen einladen.

Integrationen umfassen OpenAI, Integrately, Lindy.ai, Make, Close, HubSpot, Pipedrive, Salesforce, AIrcall, Dialpad, Dropbox, Google Drive, Asana, Trello, Shopify und GitHub.

Zoom ist eine Kollaborationsplattform für Video, Sprache und Chat, die Teams dabei unterstützt, sich in Echtzeit zu verbinden und zusammenzuarbeiten. Sie bietet flexible Meeting-Tools, fortlaufenden Chat sowie KI-Unterstützung und ist sowohl für kleine Gruppen als auch große Organisationen geeignet.

Warum ich Zoom ausgewählt habe: Ich habe Zoom ausgewählt, weil es virtuelle Meetings produktiver und inklusiver macht. Der KI-Assistent kann Diskussionen zusammenfassen, wichtige Aufgaben hervorheben und Notizen erstellen, sodass Sie sich keine Sorgen machen müssen, wichtige Details zu verpassen. Sie können zudem übersetzte Untertitel in mehr als 30 Sprachen aktivieren, was Gespräche für globale Teams zugänglich macht. Über Meetings hinaus unterstützt Zoom die fortlaufende Zusammenarbeit über Team-Chat-Kanäle und einen Cloud-VoIP-Service, wodurch die Kommunikation zentralisiert und organisiert bleibt.

Herausragende Funktionen & Integrationen von Zoom

Funktionen umfassen interaktive Whiteboards, personalisierte Meeting-Layouts, Umfragen und Abstimmungen zur Einbindung sowie kurze Videoclips für asynchrone Updates. Es unterstützt außerdem fortlaufende Chat-Threads mit angepinnten Inhalten sowie Terminplanung über den Zoom Scheduler.

Integrationen umfassen Microsoft Teams, Salesforce, Google Workspace, Slack, HubSpot, Asana, Confluence für Zoom, Microsoft 365, Calendly, Kahoot!, Fathom und Read AI.