13 demostraciones de software de gestión de proyectos para encontrar la opción ideal
Elegir el software de gestión de proyectos adecuado puede marcar una gran diferencia en la forma en que tu equipo gestiona los plazos, se comunica y administra los recursos. Pero encontrar la mejor herramienta entre todas las opciones disponibles puede ser difícil, especialmente cuando no puedes probar el software por ti mismo. Ahí es donde entran en juego las demostraciones de software. Ver demostraciones puede ayudarte a ver en acción cualquier software que estés considerando, explorar sus funciones y aprender de las experiencias de otros usuarios.
En este artículo, he reunido 13 demostraciones diferentes de algunos de los mejores programas de gestión de proyectos del mercado para ayudarte a tomar una buena decisión para ti y tu equipo. Antes de empezar, tómate un momento para pensar en las dependencias, funcionalidades e integraciones que necesitas. De esta forma, podrás centrarte en las demostraciones más relevantes para ti.
3 cosas que debes buscar en una demostración de software de gestión de proyectos
Una buena demostración te muestra la interfaz real, los clics reales y (si estás prestando atención) las dificultades reales. Es lo más parecido a una prueba antes de entregar los datos de tu tarjeta de crédito.
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Antes de darle al botón de reproducción, anota tres cosas:
- Las funciones imprescindibles. ¿Vistas de recursos? ¿Seguimiento del tiempo? ¿Diagramas de Gantt? Ten claros tus factores decisivos.
- Tus integraciones. Si no se comunica con las herramientas que tu equipo utiliza a diario, será una herramienta aislada.
- Quién lo utilizará a diario. Una herramienta que les encanta a tus responsables de proyectos pero que tus diseñadores detestan es una herramienta que nadie actualizará.
Con esa lista en la mano, puedes ir directamente a las demostraciones que importan y echar un vistazo rápido al resto. Y una vez que hayas reducido las opciones, ve a la sección de preguntas del final antes de programar una demostración en directo con cualquier proveedor.
1. monday.com
El propio Hermann Fink, de DPM, pone a prueba monday.com, desde la incorporación hasta las funciones principales de gestión de proyectos: gestión de tareas, colaboración, seguimiento del tiempo, gestión de documentos y asignación de recursos.
Lo más destacado:
- Las actualizaciones en tiempo real dentro de las tareas mantienen las conversaciones vinculadas al trabajo
- Comentarios visuales sobre los archivos adjuntos, para que las revisiones no se desarrollen en un hilo de correo electrónico separado
- Suficientemente flexible para adaptarse a flujos de trabajo inusuales
A tener en cuenta:
- Una curva de aprendizaje pronunciada y una navegación algo incómoda
- Las tareas y subtareas no se conectan exactamente como cabría esperar
Ideal para: Equipos con flujos de trabajo únicos que están dispuestos a invertir tiempo en la configuración. Si quieres algo listo para usar, sigue desplazándote.
Mi opinión: monday.com recompensa al equipo que lo configura correctamente. Si nadie de tu equipo tiene tiempo para ser «la persona de monday», tenlo en cuenta antes de comprarlo.
¿No estás seguro de que la curva de aprendizaje de monday.com merezca la pena para tu equipo? Compáralo con estas alternativas a monday.com que son más fáciles de poner en marcha.
2. Smartsheet
Esta reseña de Smartsheet de DPM aborda la escalabilidad, los informes avanzados, la seguridad y su extensa lista de integraciones con aplicaciones. También profundiza en la automatización, la gestión del trabajo y la gestión de carteras de proyectos.
Lo más destacado:
- Automatización e informes sólidos para equipos que trabajan principalmente con datos
- Gestión de carteras que se adapta a medida que añades proyectos
- Amplias integraciones
A tener en cuenta:
- Hay que actualizar manualmente para ver las novedades (sí, en esta década)
- Costes adicionales para las funciones avanzadas
- Un registro de actividad oculto
- Una curva de aprendizaje pronunciada si no estás familiarizado con las hojas de cálculo
Ideal para: Pequeñas empresas, recursos humanos, ventas y gestión minorista. Menos adecuado para la gestión básica de tareas, el desarrollo ágil o el trabajo en redes sociales.
Mi opinión: Si tu equipo ya piensa en filas y columnas, Smartsheet le resultará familiar. Si se queja al ver una hoja de cálculo, le parecerá deberes.
Como las funciones avanzadas tienen un coste adicional, merece la pena revisar los planes de precios de Smartsheet antes de que termine tu prueba. Si el formato de hoja de cálculo no termina de convencerte, estas alternativas a Smartsheet ofrecen distintas formas de trabajar y más opciones para equipos en crecimiento.
3. Hive
Hermann vuelve para mostrar las principales funciones de Hive, incluido el chat integrado, el registro del tiempo y una vista de gestión de recursos con función de arrastrar y soltar que incluye recursos provisionales.
Lo más destacado:
- Plantillas de proyectos generadas por IA que crean un plan detallado a partir de una pequeña cantidad de información
- Una de las mejores experiencias de incorporación que ha visto Hermann, con una lista de comprobación y la Universidad de Hive como apoyo
- Una vista de recursos realmente fácil de usar
Aspectos a tener en cuenta:
- El gestor de documentos no incluye miniaturas de archivos
- Las hojas de horas y la gestión de recursos tienen un coste adicional para los usuarios que no pertenecen al plan Enterprise
Ideal para: Equipos que quieren una herramienta que se pueda aprender rápidamente, sin una semana de sesiones de formación.
Mi opinión: La facilidad de incorporación está infravalorada. La herramienta que tu equipo puede aprender en una tarde es mejor que la «más potente» que nunca llega a adoptar por completo.
Como las hojas de horas y la gestión de recursos son complementos en algunos planes, consulta los precios de Hive para saber cuánto pagaría realmente tu equipo. También puedes comparar algunas alternativas a Hive que incluyen esas funciones de serie.
4. Wrike
Hermann repasa las funciones clave de Wrike: herramientas de colaboración, registro del tiempo integrado, vistas de carga de trabajo para la gestión de recursos y la asignación de tareas, además de funciones para oficinas de gestión de proyectos, como la gestión de documentos y carteras.
Lo más destacado:
- Una interfaz limpia y personalizable que no te abruma con sus propias funciones
- Más de 400 integraciones
- Incorporación sencilla, con guías y vídeos integrados en la interfaz
- Creación y gestión de tareas fáciles
Aspectos a tener en cuenta:
- Fallos ocasionales en la vista de diagrama de Gantt
Ideal para: Equipos que necesitan mucha potencia, pero que también quieren una interfaz accesible.
Mi opinión: Si dependes mucho de los diagramas de Gantt, pregunta directamente al proveedor por esos fallos durante una demostración en directo.
Si los diagramas de Gantt son fundamentales para tu planificación, puede merecer la pena comparar alternativas a Wrike con vistas de cronograma más potentes antes de decidirte.
5. ClickUp
Esta demostración de DPM analiza ClickUp, que reúne la gestión de documentos, los servicios profesionales, la colaboración y el seguimiento de proyectos en una sola plataforma.
Lo más destacado:
- Amplias opciones de personalización
- Un modelo freemium, además de funciones de facturación
- Una barra de herramientas de acciones masivas que facilita la actualización de muchas tareas
- Funciona para una amplia variedad de usuarios: equipos ágiles, profesionales de recursos humanos, trabajadores remotos y autónomos
Ten en cuenta:
- El rendimiento puede ser lento en ocasiones
- Limitaciones en el uso de diagramas de Gantt en el plan gratuito
- Tiene tantas funciones que puede resultar abrumador, y una interfaz que no gustará a los fans del diseño minimalista
Ideal para: Equipos que quieren una sola herramienta para hacer (casi) de todo y no les importa dedicar tiempo a configurarla.
Mi opinión: ClickUp es la navaja suiza de las herramientas de gestión de proyectos. Solo asegúrate de que tu equipo realmente necesita el sacacorchos antes de pagar por ella.
Para ver hasta dónde llega el plan gratuito antes de tener que actualizarlo, consulta los niveles de precios de ClickUp. Y si todas esas funciones te parecen excesivas, estas alternativas a ClickUp más sencillas podrían adaptarse mejor a tus necesidades.
6. Productive
En esta demostración, Stephan, responsable del éxito de clientes en Productive, muestra cómo gestionar proyectos mediante tareas en la plataforma.
Qué incluye:
- Crear tareas, añadir descripciones, asignar personas, establecer fechas y añadir subtareas
- Por qué son importantes los detalles claros de las tareas y una estructura de tareas ordenada
- Campos y vistas personalizados para adaptar tu forma de trabajar
Extra: Una sesión de preguntas y respuestas en directo al final aborda preguntas reales de los usuarios, como la sincronización de tareas con los calendarios de Outlook, los filtros dinámicos para las vistas personales y las próximas novedades.
Ideal para: Agencias y equipos de servicios que se están familiarizando con el flujo de trabajo diario de Productive.
Mi opinión: Ve directamente a la sesión de preguntas y respuestas. Las preguntas reales de los usuarios te muestran mejor los puntos débiles de una herramienta que cualquier recorrido por sus funciones.
Si estás valorando Productive para tu agencia, empieza por analizar los precios de Productive y, después, compárala con otras alternativas a Productive diseñadas para equipos de servicios.
7. Zoho Projects
El presentador Stewart hace un recorrido por Zoho Projects, desde el registro y la configuración de la cuenta hasta la estructura básica de los proyectos.
Qué incluye:
- Paneles personalizables y plantillas para tareas recurrentes
- Integraciones con otras aplicaciones de Zoho, como Zoho CRM
- Añadir usuarios, gestionar permisos y utilizar tableros Kanban
- Un desglose de los planes Gratuito, Premium y Empresarial
Lo más destacado: Todos los productos de Zoho tienen un plan gratuito, por lo que los equipos pequeños pueden probarlos sin comprometerse.
Ideal para: Equipos pequeños y, especialmente, cualquiera que ya utilice otras aplicaciones de Zoho.
Mi opinión: Si tu empresa ya funciona con Zoho, solo las integraciones hacen que merezca la pena analizarlo detenidamente.
Para ver exactamente qué incluye cada plan, consulta nuestra guía sobre los precios de Zoho Projects. Si todavía no formas parte del ecosistema de Zoho, estas alternativas a Zoho Projects podrían integrarse mejor con tus herramientas actuales.
8. Quickbase
Esta demostración comienza con la configuración de una prueba gratuita de Quickbase y, a continuación, muestra cómo crear tu propia aplicación de gestión de proyectos.
Qué incluye:
- Crear una aplicación a partir de una plantilla, desde cero o importando una hoja de cálculo o un diagrama de Lucidchart
- Vincular tareas, documentos y gastos en un ejemplo práctico de proyecto
- Personalizar aplicaciones con campos, tablas y relaciones, como realizar un seguimiento de proyectos completados frente a descartados
- Añadir datos, gestionar usuarios y asignar roles
Ideal para: Equipos con procesos específicos que las herramientas estándar no consiguen satisfacer.
Mi opinión: Quickbase es menos «elige y empieza» y más «constrúyelo a tu manera». Es genial si tienes a alguien a quien le gusta crear. No tanto si no lo tienes.
Las aplicaciones personalizadas pueden encarecerse a medida que creces, así que consulta pronto los precios de Quickbase. Si crear tu propia herramienta te parece más trabajo del que esperabas, prueba en su lugar una de estas alternativas a Quickbase ya preparadas.
9. Quire
Esta reseña de Quire analiza sus funciones principales y cómo se compara con otras opciones.
Qué incluye:
- Crear tareas y subtareas y organizarlas en proyectos
- Realizar un seguimiento del progreso mediante estados y porcentajes
- Fijar tareas, añadirlas a tableros y adjuntar archivos
- Etiquetas, seguimiento de la actividad y fechas de inicio, todo incluido en el plan gratuito
Ideal para: Personas y equipos pequeños que quieren una gestión de tareas sólida sin tener que pagar.
Mi opinión: Mucha funcionalidad gratis. Merece la pena echarle un vistazo antes de pagar por algo más completo de lo que necesitas.
¿Te preguntas qué obtendrías al pasar del plan gratuito a uno superior? Nuestro análisis de los precios de Quire muestra qué añade cada nivel de pago.
10. Miro
Esta breve introducción a Miro explica las cinco habilidades fundamentales que necesitas para desenvolverte en un tablero.
Las cinco habilidades:
- Desplazarte por el tablero en cualquier dirección
- Acercar y alejar la vista, con consejos para quienes usan un panel táctil o un ratón
- Editar notas adhesivas con un doble clic
- Mover objetos, como notas adhesivas e imágenes, haciendo clic y arrastrando
- Usar «Levantar la mano» para avisar al facilitador durante una sesión
Además: Cómo deshacer acciones con el botón o mediante atajos de teclado.
Ideal para: Cualquiera que sea nuevo en Miro o que esté preparando a un equipo para su primer taller.
Mi opinión: ¿Básico? Sí. Pero si alguna vez has dirigido un taller en el que la mitad de la sala no encontraba las notas adhesivas, querrás que todo el mundo vea esto antes.
Si te gusta la idea de una pizarra virtual, pero Miro no acaba de convencerte, explora estas alternativas a Miro para talleres a distancia y sesiones de lluvia de ideas.
11. FigJam
La presentadora Charli ofrece un recorrido por FigJam pensado para principiantes, incluidos rotuladores, resaltadores y formas para dibujar y personalizar elementos visuales en el lienzo.
Lo más destacable:
- Flujos y mapas del sitio sencillos, con formas que se conectan y ajustan sobre la marcha
- Funciones de colaboración: comentarios, chat con el cursor, chats de audio y notas adhesivas
- Notas adhesivas codificadas por colores y con nombres, para que puedas ver quién ha aportado cada cosa
Ideal para: Equipos de diseño y producto que necesitan un espacio para crear wireframes, hacer lluvias de ideas y comunicarse en equipo.
Mi opinión: Charli lo considera una parte clave de su proceso de diseño. Si tu equipo ya trabaja principalmente en Figma, FigJam es una elección fácil.
¿Ya pagas por Figma? Consulta los precios de FigJam para ver cómo encaja con tu plan actual. Para los equipos que no trabajan con Figma, estas alternativas a FigJam ofrecen una pizarra colaborativa similar.
12. Jira
Este análisis de Jira comienza con el plan gratuito y la configuración de la cuenta de Atlassian, y después aborda los conceptos básicos de la gestión de proyectos.
Qué incluye:
- Crear un proyecto: ponerle nombre, elegir una plantilla y añadir miembros del equipo
- Configurar tareas (Jira las denomina «incidencias»), asignarlas y añadir etiquetas
- Pasar el trabajo de «En curso» a «Hecho» para obtener una visión clara del progreso del sprint
- Navegar por el panel, los filtros y la configuración del proyecto
- Reglas de automatización para tareas repetitivas
Ideal para: Equipos de software y ágiles que son nuevos en Jira.
Mi opinión: Es una introducción, no un análisis profundo. Úsalo para decidir si merece la pena probar Jira de forma adecuada, no para decidir si lo implementarás en toda la empresa.
El plan gratuito es un buen punto de partida, pero los costes aumentan a medida que crece el equipo, así que revisa los precios de Jira antes de ampliar su uso. Si tu equipo no se centra exclusivamente en el software, estas alternativas a Jira pueden resultar más sencillas para los compañeros no técnicos.
13. Asana
La presentadora Meredith presenta Asana, una de las herramientas de gestión de proyectos basadas en la nube más populares.
Lo más destacado:
- La gestión de tareas como función principal: añadir tareas, establecer fechas límite, asignarlas y agruparlas en proyectos
- Varias vistas (tableros, listas, cronogramas y calendarios) para que cada persona pueda trabajar a su manera
- Campos personalizados y opciones de ordenación para adaptarse a proyectos a corto plazo y continuos
- Formularios para recibir tareas, flujos de trabajo de aprobación y anotaciones de imágenes que convierten los comentarios en subtareas
- Informes exhaustivos
Ten en cuenta: Las herramientas de colaboración son bastante básicas.
Ideal para: Equipos que quieren una herramienta completa, ampliamente adoptada y con una curva de aprendizaje suave.
Mi opinión: Los formularios de recepción y las aprobaciones de Asana son, discretamente, algunas de sus mejores funciones. Si te ahogan las «solicitudes rápidas» por Slack, presta atención a esa parte.
Funciones como los formularios y las aprobaciones están disponibles en niveles superiores, así que compara los planes de precios de Asana con las funciones que necesitas. Si quieres una colaboración integrada más potente, compara estas alternativas a Asana.
Qué preguntas hacer durante una demostración de software de gestión de proyectos
Las demostraciones grabadas son ideales para reducir tu lista de opciones. Pero cuando conciertas una demostración en directo con un proveedor, el objetivo cambia: ya no estás viendo una herramienta, sino entrevistándola.
Esto es lo que ocurre con las demostraciones en directo. El representante de ventas ha hecho exactamente este recorrido decenas de veces, y cada clic está diseñado para mostrar la herramienta en su mejor versión. Tu trabajo consiste en sacarlo del camino previsto y llevarlo a la realidad de tu equipo. Estas son las preguntas que llevaría a cualquier demostración, además de lo que debes escuchar en las respuestas.
- "¿Puedes mostrarme cómo ejecutaría mi equipo [un proyecto real nuestro] en la herramienta?"
Envía al proveedor un proyecto real (o ligeramente anonimizado) con antelación y pídele que haga la demostración con él. Presta atención a: su disposición a trabajar con tu caso concreto. Si siguen volviendo a su proyecto de muestra perfectamente preparado, a menudo se debe a que tu flujo de trabajo requiere más configuración, soluciones alternativas o complementos de lo que les gustaría admitir. - "¿Cómo es realmente el proceso de incorporación y cuánto tardará mi equipo en utilizarlo plenamente?"
La adopción es el punto en el que la mayoría de las implantaciones de herramientas fracasan discretamente. Presta atención a: detalles concretos, como una persona de contacto asignada para la incorporación, un plazo realista expresado en semanas y formación para diferentes funciones. "Es muy intuitivo, tu equipo lo aprenderá enseguida" no es un plan de incorporación. - "¿Qué funciones de esta demostración están incluidas en el plan que contrataríamos?"
Las demostraciones suelen realizarse con el plan de nivel más alto. Presta atención a: una respuesta clara, plan por plan. Si el seguimiento del tiempo, la asignación de recursos o los informes resultan ser complementos de pago, querrás saberlo ahora, no cuando llegue la primera factura. - "¿Cómo se integra con [las herramientas que utilizamos a diario]?"
Menciona tu conjunto de herramientas real: Slack, Google Workspace, tu CRM y tu herramienta de seguimiento del tiempo. Presta atención a: si la integración es nativa, si la ha creado un tercero o si es "posible a través de nuestra API". Pídeles que te la muestren funcionando en directo. Que aparezca un logotipo en una página de integraciones no te dice si los datos se sincronizan en ambas direcciones. - "¿Con qué tienen más dificultades los equipos como el mío durante los primeros meses?"
Esta es mi pregunta favorita, porque es la que los representantes rara vez preparan. Presta atención a: una respuesta sincera y concreta. Un representante capaz de mencionar puntos de fricción reales (y cómo los clientes los superan) entiende el producto. Quien responde "sinceramente, con nada" está vendiendo, no asesorando. - "¿Puedes mostrarme lo que ve un miembro del equipo, no solo la vista del administrador o del gestor de proyectos?"
La herramienta debe funcionar para las personas que hacen el trabajo, no solo para quien lo gestiona. Presta atención a: cuántos clics necesita un miembro del equipo para encontrar sus tareas, registrar el tiempo y actualizar un estado. Si para ellos resulta complicada, no la actualizarán y tus paneles de control serán una ficción. Esto es aún más importante si, por ejemplo, estás adquiriendo un sistema de información para la gestión de proyectos completo, ya que cada informe de cartera y cada previsión de recursos dependen de que las personas que están en el nivel de las tareas mantengan la información actualizada. - "Si nos vamos, ¿cómo podemos sacar nuestros datos?"
A nadie le gusta preguntar por la ruptura en la primera cita, pero deberías hacerlo. Presta atención a: una respuesta directa sobre los formatos de exportación, qué elementos se incluyen (comentarios, archivos adjuntos e historial) y cualquier coste. Las respuestas vagas en este punto suelen significar que migrar a otra solución será complicado.
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