Funciones de IA de Projectworks: desde flujos de trabajo integrados hasta la asignación de recursos mediante agentes
De principio a fin: La IA de Projectworks conecta las propuestas, la ejecución, la asignación de recursos, las finanzas y la facturación, reduciendo el trabajo duplicado en las operaciones de consultoría.
Control humano: Kea recomienda cambios en la asignación de personal y muestra conflictos, mientras que los responsables aprueban las acciones antes de que cambien los datos operativos.
Planificación más rápida: La planificación de recursos se vuelve más ágil al utilizar instrucciones para identificar la sobreasignación, las ausencias y los cambios de horario.
Protecciones integradas: Los permisos existentes se aplican también a las herramientas de IA conectadas, lo que limita el acceso a datos confidenciales y exige aprobación para la mayoría de las actualizaciones.
Crecimiento medible: Los datos históricos y la experiencia en consultoría proporcionan de inmediato un contexto útil a la IA, mientras que una mejor asignación de personal puede mejorar la utilización y el crecimiento.
Descubre cómo Projectworks utiliza la IA en propuestas, asignación de recursos y hojas de horas para reducir las tareas administrativas no facturables de las empresas de consultoría, manteniendo a las personas al mando de cada decisión.
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Las empresas de consultoría están diseñadas para atender a sus clientes, no para gestionarse a sí mismas. La IA de Projectworks está diseñada para cerrar esa brecha ocupándose del trabajo administrativo interno para el que las personas sénior no tienen tiempo o que descuidan discretamente.
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Projectworks se presenta como una plataforma de crecimiento para empresas de consultoría: un único sistema que cubre propuestas, contratos, proyectos, finanzas, planificación de recursos, hojas de horas, gastos y facturación. Esta estructura integral es lo que hace útil a su IA. En lugar de añadir un chatbot a herramientas desconectadas, Projectworks aplica la IA en una plataforma que ya contiene la visión comercial, operativa y financiera de la empresa.
\u003cstrong\u003eCreo que la mayoría de las empresas de servicios son realmente malas gestionando su propia empresa. Dedican todo su tiempo al trabajo facturable y nadie tiene tiempo para ocuparse del trabajo administrativo interno. Y, aun así, es necesario hacerlo. \u003c/strong\u003e
Mark Orttung, que ha pasado tres décadas desarrollando plataformas tecnológicas y dirigiendo empresas de consultoría, explicó las capacidades de IA de la plataforma durante la presentación El futuro de la IA en la gestión de proyectos. Expuso el enfoque de Projectworks en torno a tres modalidades: IA integrada en un flujo de trabajo, una interfaz basada en agentes a la que puedes dar instrucciones y un conector para la plataforma de IA que tu equipo ya utilice. Este es un resumen de lo que puede hacer la IA de Projectworks.
Análisis detallado de las funciones de IA de Projectworks
1. Propuestas: IA integrada en el flujo de trabajo
La primera modalidad es una IA que apenas notas. La herramienta de propuestas de Projectworks, desarrollada a partir de una beta privada en la que participaron un par de cientos de empresas, se encuentra dentro de un CRM centrado en la consultoría, con un embudo de oportunidades, seguimiento de fases y un panel que resume el estado de cada oportunidad.
En el centro de cada oportunidad está la propia propuesta. La IA extrae las variables clave del documento para que puedan modificarse una sola vez y propagarse por toda la propuesta. Los bloques inteligentes, como las tablas de precios y las firmas digitales, añaden información estructurada que se mantiene en las fases posteriores. Los equipos también pueden subir propuestas que hayan ganado anteriormente, y el sistema utiliza la IA para dividirlas en bloques de contenido reutilizables.
Una vez firmada una propuesta, se puede crear un proyecto directamente desde la oportunidad. El proyecto llega con su presupuesto rellenado previamente a partir de la propuesta, de modo que los datos pasan de la venta a la ejecución sin tener que volver a introducirlos.
La supervisión humana es un principio de diseño fundamental en este caso. Los bloques de contenido se pueden editar y bloquear mediante permisos (por ejemplo, los términos y condiciones), las empresas pueden comenzar con plantillas estándar y una persona revisa cada propuesta antes de compartirla.
Las propuestas probablemente serán una de las últimas cosas que harás sin una persona implicada. Tiene que verse perfecta y ser correcta. Estás adquiriendo un compromiso financiero con este cliente.
Cómo obtener el máximo valor de las propuestas asistidas por IA:
- Nutre la biblioteca de contenidos con proyectos ganados: Subir propuestas que ya se hayan cerrado proporciona al sistema material probado que puede reutilizar.
- Bloquea lo que no debería cambiar: Establece permisos para los términos legales y otros contenidos estándar, de modo que el equipo no improvise sin aprobación.
- Crea una plantilla para la empresa: Si tres de tus diez secciones son casi siempre iguales, inclúyelas en la plantilla.
- Convierte directamente las propuestas ganadas en proyectos: Crear el proyecto a partir de la propuesta firmada mantiene la coherencia de los presupuestos entre ventas y ejecución.
2. Kea: Una interfaz agéntica para la planificación de recursos
El segundo modo es Kea, el agente de IA de Projectworks, que actualmente se muestra de forma más destacada en la planificación de recursos.
La pantalla de asignación de recursos ofrece una visión visual de la empresa: un gráfico resumen que compara los proyectos facturables con el objetivo facturable de la empresa, y un mapa de calor que muestra quién está al límite de su capacidad, quién tiene una asignación insuficiente y quién está sobrecargado. Kea coloca una interfaz de indicaciones sobre esos mismos datos.
Durante la demostración, una pregunta sencilla sobre quién estaba sobrecargado en una semana determinada devolvió no solo excesos de capacidad, sino también casos particulares, como el de un consultor con horas reservadas durante unas vacaciones programadas. Una indicación más compleja pidió a Kea que gestionara la indisponibilidad de un miembro del equipo durante dos semanas; Kea propuso redistribuir sus horas entre tres compañeros y esperó la aprobación antes de realizar cambios. En otro ejemplo, la petición de un cliente de empezar dos semanas más tarde se gestionó indicando a Kea que desplazara todo el proyecto, en lugar de mover a cada persona línea por línea.
"Intentamos encontrarnos contigo allí donde estés. Si quieres trabajar en la interfaz visual, lo haremos así. Si quieres trabajar en la interfaz de indicaciones, también lo haremos así."
— Mark Orttung, director ejecutivo, Projectworks
Más allá de los números, Orttung señaló que los modelos de lenguaje también se adaptan bien a las señales cualitativas, como el tono de las comunicaciones entre las personas, en el que los responsables de recursos suelen apoyarse junto con los datos de capacidad.
Cómo empezar a utilizar Kea:
- Haz las preguntas que normalmente investigarías: Las sobreasignaciones, las carencias y los conflictos pueden detectarse con una sola indicación, en lugar de explorar el mapa de calor.
- Utilízalo para volver a planificar: Las ausencias y los cambios de fechas de los clientes son exactamente el tipo de ajustes que afectan a varias personas que Kea puede proponer de una sola vez.
- Mantén activadas las aprobaciones mientras generas confianza: Kea puede configurarse para actuar sin aprobación, pero preguntar antes te permite comprobar cada cambio.
3. Conector MCP: trabajar con Projectworks desde Claude
El tercer modo incorpora Projectworks a las herramientas de IA que los equipos ya utilizan. A través de su conector MCP, los usuarios pueden leer y actuar sobre los datos de Projectworks desde Claude.
En la demostración, Claude leyó un resumen de una reunión de seguimiento del equipo (el tipo de resultado que la mayoría de los asistentes de IA para tomar notas ya generan) y lo utilizó para redactar registros de hojas de horas para dos consultores basándose en lo que habían dicho sobre su semana. Cuando dos códigos de tiempo compartían el mismo nombre, Claude preguntó cuál debía utilizarse. Como señaló Orttung, las personas no se refieren a los códigos de proyecto en las reuniones; describen el trabajo, por lo que la IA a veces necesita ayuda para relacionar ambos elementos.
Al actualizar Projectworks, las hojas de horas aparecieron cumplimentadas y listas para que cada consultor las revisara.
Cómo sacar el máximo partido al conector MCP:
- Integra las herramientas que ya utilizas: En lugar de crear su propio asistente para tomar notas, Projectworks te permite incorporar el que prefiera tu equipo.
- Configura los permisos de forma deliberada: Decide por separado cuánta libertad tiene el LLM para leer datos y cuánta para escribirlos.
- Espera preguntas aclaratorias: La ambigüedad entre las descripciones habladas y los registros del sistema es normal, y resolverla rápidamente mantiene la precisión de los registros.
4. Gobernanza y control de acceso
A medida que la IA asume más trabajo operativo, el control se convierte en la preocupación más evidente. La respuesta de Projectworks es que la IA nunca ve más de lo que ve el usuario.
Cuando alguien se conecta a través de MCP, inicia sesión como él mismo y se aplican todos los permisos existentes. Un responsable de proyecto que puede ver las hojas de horas de su equipo puede hacer que Claude las actualice; un consultor individual que trabaje de la misma forma vería principalmente sus propios datos. La información sensible, como las tarifas de costes, que suele estar entre los datos más restringidos de una empresa, permanece oculta para cualquiera que no tenga acceso.
Los administradores gestionan esto mediante un sistema de control de acceso granular, desde ajustes generales de activación y desactivación hasta controles avanzados detallados, y esos ajustes se aplican a la IA del mismo modo que a la interfaz web. Casi siempre se requiere una aprobación explícita para las escrituras, y una sugerencia rechazada puede revisarse más tarde volviendo a ejecutar la indicación.
Mantener el control a medida que la IA asume más tareas:
- Confía en los permisos existentes: Las reglas de acceso configuradas en Projectworks se aplican automáticamente a Kea y a los LLM conectados.
- Protege los datos de costes: Mantén restringida la información sensible para el margen a las personas que la necesiten.
- Pausa cuando tengas dudas: Cancela un cambio propuesto, comprueba los datos subyacentes y vuelve para aprobarlo cuando tengas confianza.
5. El método de Projectworks: conocimientos de consultoría bajo demanda
Lo que diferencia a Kea de un asistente genérico conectado a un montón de hojas de cálculo es el método de Projectworks, una base de conocimientos creada a partir de más de 150 años de experiencia acumulada en consultoría por todo el equipo. Orttung, cuyo primer trabajo consistió en colaborar en la metodología de Accenture, lo describió como un manual de procedimientos que Kea ha asimilado y puede aplicar en el momento en que se necesita.
6. Migración de datos históricos: útil desde el primer día
Una pregunta habitual sobre las herramientas de IA es cuántos datos necesitan antes de que sus recomendaciones resulten fiables. Projectworks aborda esta cuestión durante la incorporación importando el historial de la empresa: proyectos anteriores, clientes, hojas de horas y facturas, a menudo desde hojas de cálculo en lugar de una plataforma existente. Esto significa que Kea dispone de un contexto significativo desde el principio, en lugar de tener que aprender desde cero.
Por qué es importante: operaciones que impulsan el crecimiento
Orttung considera que las fricciones operativas aparecen en etapas predecibles. Cuando los ingresos alcanzan entre 5 y 8 millones de dólares, los fundadores se convierten en el cuello de botella y necesitan compartir información con un equipo más amplio. Entre los 25 y los 35 millones de dólares, aproximadamente, la propia dirección tiene que descentralizarse. Las finanzas de los proyectos suelen fallar primero, seguidas de la gestión de recursos cuando la única persona que conoce las habilidades de todos ya no puede mantener el ritmo.
Los propios datos de Projectworks muestran el valor de unas mejores operaciones. Los clientes que planifican los recursos con dos meses de antelación logran una utilización aproximadamente un 8 % mayor, unos ingresos por empleado ligeramente inferiores a un 25 % más altos y un crecimiento aproximadamente entre un 20 y un 25 % más rápido que quienes no lo hacen. Gran parte de ello se debe a coordinar las fechas de inicio con la dotación de personal: un equipo de ocho personas inactivo durante tres semanas con un margen del 33 % necesita nueve semanas facturables solo para alcanzar el punto de equilibrio.
Para las empresas que miden el ROI de la IA, Orttung sugiere empezar por el tiempo ahorrado, especialmente en las propuestas, donde las personas sénior pasan horas buscando contenido anterior, y después realizar un seguimiento de la tasa de éxito como beneficio de segundo orden.
Funciones de IA de Projectworks frente a otras herramientas
El enfoque de Projectworks se centra en conectar todo el ciclo de vida del cliente, en lugar de optimizar una sola parte del mismo.
- Las empresas suelen utilizar un CRM y un sistema de gestión de recursos independiente que no están bien integrados, por lo que las previsiones del embudo de ventas y los planes de ejecución se distancian.
- Los LLM de propósito general pueden analizar hojas de cálculo exportadas, pero carecen de una metodología de consultoría integrada y de los controles de acceso activos de la empresa.
- Projectworks conecta propuestas, contratos, finanzas de proyectos, gestión de recursos y facturación en un solo sistema, y aplica la IA a todo ese contexto combinado.
El resultado es una IA capaz de convertir una propuesta firmada en un proyecto presupuestado y, después, ayudar a dotarlo de personal, hacer su seguimiento y facturarlo, sin tener que conciliar datos entre distintas herramientas.
Qué viene ahora para la IA de Projectworks
Kea comenzó con la planificación de recursos y las hojas de horas, y ahora se está expandiendo por todo el producto, más rápido de lo que el equipo había previsto, en parte porque Projectworks está utilizando la IA para desarrollarlo.
Orttung describe la dirección como la combinación de un sistema de registro con un sistema de acción: Projectworks sigue siendo la fuente de verdad sobre qué trabajo se realizó y si fue rentable, mientras que Kea realiza cada vez más el trabajo por sí misma, desde completar las hojas de horas hasta preparar facturas y apoyar las propuestas.
Somos el lugar donde podemos ser la fuente de verdad. Y ahora tenemos lo que denominamos un sistema de acción, con el que vamos a intentar hacer el trabajo por ti.
De cara al futuro, Orttung espera que las hojas de horas sean una de las primeras tareas que las personas dejen de realizar manualmente, ya que la IA redactará las entradas a partir de tickets, calendarios y reuniones de seguimiento para que los consultores las revisen. Después debería llegar el trabajo rutinario de las propuestas, como averiguar quién creó qué hace dos semanas, lo que permitirá a los equipos centrarse en elaborar una historia convincente.
Compara el momento actual con la llegada de la electricidad a las fábricas. El primer paso fueron las bombillas; el siguiente, los motores compartidos; solo más tarde la cadena de montaje replanteó todo el proceso. Sostiene que la mayoría de las empresas todavía se encuentran en la etapa de las bombillas con la IA, y que Projectworks pretende ayudarlas a rediseñar de principio a fin cómo consiguen, ejecutan y cobran por el trabajo.
Para obtener más información sobre cómo Projectworks utiliza la IA para impulsar las empresas de consultoría, consulta este enlace.
