Ich habe 10 Workflow-Management-Software getestet: Die besten Empfehlungen für 2026
10 Bestes Workflow-Management-Software-Shortlist
Die beste Workflow-Management-Software kann mehrstufige Produkteinführungen koordinieren, die sich über mehrere Abteilungen, Zeitzonen und Freigabestufen erstrecken. Sie ermöglicht automatische Aufgabenübergaben, erkennt Engpässe in Echtzeit und sorgt für die Einhaltung interner Standards. Ohne eine solche Software ist man gezwungen, mit voneinander getrennten Systemen, unklaren Zuständigkeiten und schwer nachvollziehbarem Fortschritt zu jonglieren, was zu verpassten Fristen und ineffizienter Zusammenarbeit führt.
Nach über 20 Jahren im Projektmanagement habe ich mehr als 25 Workflow-Tools getestet (darunter auch einige übermäßig komplexe) und von einfachen Aufgabenplanern bis zu umfangreichen Plattformen für bereichsübergreifende Prozesse alles ausprobiert. Meine Erfahrung zeigt: Das richtige Tool schafft Abstimmung, Klarheit und Geschwindigkeit, beseitigt Engpässe und reduziert Missverständnisse.
Im Folgenden findest du die besten Workflow-Management-Software-Lösungen, basierend auf meinen Erfahrungen und praktischen Tests aktueller Tools. Jede Empfehlung enthält besondere Funktionen, ideale Anwendungsfälle und den entscheidenden Unterschied, damit du die passende Lösung für dein Team findest.
Darum kannst du unseren Workflow-Management-Software-Tests vertrauen
Seit 2012 testen und bewerten wir Workflow-Management-Software. Als Projektmanager wissen wir aus eigener Erfahrung, wie entscheidend – und herausfordernd – die richtige Entscheidung bei der Software-Auswahl ist.
Wir investieren viel in fundierte Recherche, um unserer Community eine bessere Entscheidungsgrundlage beim Softwarekauf zu geben. Über 2.000 Tools haben wir in unterschiedlichen Projektmanagement-Kontexten getestet und mehr als 1.000 ausführliche Software-Reviews geschrieben. Erfahre, wie wir transparent bleiben & unsere Methodologie für Workflow-Management-Software-Tests.
Zusammenfassung: Beste Workflow-Management-Software
Hier findest du eine Tabelle mit den grundlegenden Informationen zu den in diesem Artikel beschriebenen Tools. Vergleiche die Preise und ob kostenlose Testversionen verfügbar sind, um einen schnellen Überblick und Vergleich der Workflow-Management-Software zu erhalten.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten zur Automatisierung manueller Prozesse | 14 Tage kostenlos testen | Ab $6/Nutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet, um isolierte Teams wieder miteinander zu verbinden | 14 Tage kostenloser Test | Ab 9.80/Benutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für sichere Kunden-Kollaborationsportale | Kostenloser Plan + kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $99/Monat | Website | |
| 4 | Am besten zur Festlegung von Abhängigkeiten | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $700/Sitz/Jahr (3-Jahresvertrag) | Website | |
| 5 | Am besten für Workflow-Orchestrierung | 15 Tage kostenlos testen | Ab $8/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für dynamisches Arbeitsmanagement | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $35/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 7 | Am besten mit über 1.000 vorgefertigten App-Konnektoren | 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für Workflow-Vorlagen | 14 Tage kostenlos testen | Ab $360/30 Nutzer/Monat | Website | |
| 9 | Am besten für KI-gesteuerte Workflow-Automatisierung | Kostenlose Testversion verfügbar + kostenlose Demo | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten für Drag-and-Drop-Workflows | 21 Tage kostenlos testen | Ab $10/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung | Website |
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Accelo
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Celoxis
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Wrike
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Beste Workflow-Management-Software im Test
Hier findest du meine Übersichten der 20 besten Workflow-Management-Software-Lösungen, die es in meine Shortlist geschafft haben. Du erfährst den besten Anwendungsbereich, besondere Funktionen, Integrationen und Preisinformationen zu jedem Tool. Zudem gibt es einen Screenshot der Benutzeroberfläche sowie einige Vor- und Nachteile zu jedem Produkt.
Am besten zur Automatisierung manueller Prozesse
monday.com ist eine Projektmanagement-Software, die in verschiedenen Branchen, schnell wachsenden Teams und großen Unternehmen zum Einsatz kommt. monday.com liegt an der Schnittstelle zwischen Projektmanagement- und Workflow-Management-Software. Es vereinfacht komplexe Arbeitsabläufe, indem es das Management strafft und den Fokus auf Struktur und Transparenz legt.
Dieses Tool verfügt über eine Vielzahl eingebauter Flexibilität, die jedoch eine sorgfältige Planung erfordert. Berater Fred Baker rät: 'Beim Einrichten von Workflows in monday.com ist es wichtig, frühzeitige Designentscheidungen zu vermeiden, die die Flexibilität einschränken.'
Warum ich monday.com gewählt habe
Ich habe mich für monday.com entschieden, weil es eine unvergleichliche Fähigkeit besitzt, manuelle Prozesse zu automatisieren. Mit den Automatisierungsfunktionen der Plattform können Sie Auslöser, Bedingungen und Aktionen einrichten, die sich wiederholende Aufgaben eliminieren und Ihr Team dazu befähigen, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren. Die No-Code-Oberfläche ermöglicht es jedem, individuelle Workflows zu erstellen, wodurch menschliche Fehler reduziert und die Effizienz der Organisation gesteigert werden.
monday.com Hauptfunktionen
monday.com bietet weitere wichtige Funktionen, die es zu einem nützlichen Workflow-Management-Tool machen.
- Visuelle Boards: Diese individuell anpassbaren Boards dienen als zentrale Anlaufstelle für Ihre Projekte, und es gibt verschiedene Ansichten (z. B. Kanban, Kalender und Gantt), um Aufgaben effektiv zu verwalten.
- Dashboards und Berichte: Sie können Daten aus mehreren Boards in Dashboards zusammenfassen, um Erkenntnisse und Schlüsselmesswerte an einem zentralen Ort für bessere Entscheidungen zu erhalten.
- Kollaborationstools: Dazu gehören Updates in Echtzeit, Erwähnungen und Dateifreigabe, um eine nahtlose Kommunikation im Team sicherzustellen.
- Zeiterfassung: Sie können verfolgen, wie viel Zeit für Aufgaben oder Projekte aufgewendet wird, und Erkenntnisse zu Produktivität und Verbesserungsbereichen gewinnen.
monday.com Integrationen
Integrationen umfassen Slack, Google Drive, Gmail, Google Kalender, Jira und GitHub.
Pros and Cons
Pros:
- Große Bibliothek an Workflow-Vorlagen für den einfachen Einstieg
- Viele Integrationen zur Unterstützung von Drittanbieter-Daten
- Vorgefertigte Workflow-Automatisierungsrezepte
Cons:
- Eingeschränkte Exportfunktionen für Berichte
- Minimale Mehrsprachigkeit
New Product Updates from monday AI Work Platform
monday.com Adds Managed Columns Across Boards
monday.com adds Managed Column to let teams standardize and reuse column labels across multiple boards from a single source of truth. The update helps organizations maintain consistency, clarity, and centralized control at scale. For more information, visit monday.com’s official site.
Wrike
Am besten geeignet, um isolierte Teams wieder miteinander zu verbinden
Wrike ist eine intuitive Workflow-Management-Software, die sich für Teams ab fünf Personen eignet und eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern bietet. Als ich den Berater Harvey Eckstein nach diesem Tool fragte, sagte er: 'Wrikes Vorlagen sind ideal für das Workflow-Management, weil sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren.'
Warum ich Wrike gewählt habe
Ich habe mich für Wrike entschieden, weil es hervorragend darin ist, voneinander isolierte Teams durch Funktionen wie durch Workflows unterstützte Zusammenarbeit und Automatisierung wieder zu verbinden. Mit anpassbaren Dashboards und dynamischen Anfrageformularen kann Ihr Team Projektmanagement-Tools personalisieren und die Datenerfassung optimieren. Wrikes Integrationsmöglichkeiten ermöglichen eine nahtlose Anbindung an verschiedene Anwendungen, um Workflows zu zentralisieren und die Kommunikation zu verbessern. Diese Funktionen erhöhen die Transparenz und Zusammenarbeit in Projekten, was Wrike zu einer starken Wahl macht, wenn Sie Produktivität und Teamarbeit steigern möchten.
Wrike Hauptfunktionen
Wrike bietet zahlreiche weitere Funktionen für Workflow- und Projektmanagement.
- KI-Automatisierung: Sie können routinemäßige Aufgaben automatisieren und Ihr Team entlasten, sodass es sich auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren kann.
- Visuelle Kollaborationstools: Dazu gehört eine Whiteboard-Funktion, die nahtlose Teamarbeit und Ideenaustausch ermöglicht.
- Individuelle Dashboards: Sie können personalisierte Dashboards mit Widgets für eine bessere Datenvisualisierung und Entscheidungsfindung erstellen.
- Ressourcenplanung: Sie können Gantt- und Auslastungsdiagramme verwenden, um Ressourcen effektiv zu verwalten und eine optimale Aufgabenverteilung zu gewährleisten.
Wrike Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Skyvia, Miro, Google Sheets, Power BI, Salesforce, Tableau und Microsoft Teams.
Pros and Cons
Pros:
- In-App-Chat zur Kostensenkung bei der Zusammenarbeit
- Workflow-Performance lässt sich leicht visualisieren
- Umfassende Workflow-Modellierung
Cons:
- Hohe Lernkurve, um das volle Potenzial auszuschöpfen
- Nicht geeignet für kleine Organisationen
New Product Updates from Wrike
Wrike Introduces New Files View and Dashboard Files Widget
Wrike adds a refreshed Files View and new Dashboard Files Widget with faster performance, improved accessibility, smarter grouping, better gallery behavior, and expanded filtering. For more information, visit Wrike's official site.
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Moxo ist eine Plattform für Workflow-Orchestrierung, die einen No-Code-Workflow-Builder, KI-Agenten, Aufgabenverteilungen, Freigaben, Formulare und Kundenportale kombiniert, um mehrstufige Geschäftsprozesse mit mehreren Beteiligten von Anfang bis Ende zu steuern.
Für wen ist Moxo am besten geeignet?
Moxo eignet sich besonders gut für dienstleistungsorientierte Unternehmen – wie Finanzdienstleister, Anwaltskanzleien oder Beratungsfirmen –, die wiederkehrende, kundenorientierte Workflows durchführen, die eine Koordination zwischen internen Teams und externen Beteiligten erfordern.
Warum ich Moxo ausgewählt habe
Ich habe Moxo in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es eines der wenigen Workflow-Management-Tools ist, das eine vollständige Prozess-Orchestrierungs-Engine mit Kundenportalen verbindet, die tatsächlich auf Sicherheit ausgelegt sind. Jede Kundeninteraktion findet in einem eigenen Portal mit detaillierten, rollenbasierten Zugriffskontrollen statt, sodass nur die richtigen Personen die richtigen Schritte sehen. Darüber hinaus ist Moxo SOC 2 Typ II zertifiziert, DSGVO-konform und hält Prüfpfade über mehr als sieben Jahre nach, was Moxo meiner Ansicht nach zu einer ernstzunehmenden Option macht, wenn Sie regulierte Prozesse wie KYC-Prüfungen, Kreditanträge oder Compliance-Überprüfungen durchführen.
Wichtige Funktionen von Moxo
- No-Code-Workflow-Builder: Erstellen Sie mehrstufige Workflows mit bedingten Verzweigungen, parallelen Pfaden und Schleifenlogik über einen visuellen Drag-and-Drop-Editor.
- KI-Workflow-Agenten: Setzen Sie KI-Agenten ein, um Vorbereitungs-, Koordinations- und Validierungsschritte automatisch innerhalb eines laufenden Workflows zu übernehmen.
- eSignatur und Dokumentensammlung: Integrieren Sie eSignatur-Anfragen und Dateisammelschritte direkt in eine Workflow-Abfolge.
- SLA-Timer und Eskalationen: Legen Sie zeitbasierte Auslöser für Workflow-Schritte fest, die überfällige Aufgaben automatisch an die richtigen Beteiligten weiterleiten.
Moxo Integrationen
Moxo bietet Daten-Sync-Konnektoren für Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics, Zoho, Wealthbox, Redtail, Filevine, Global Relay, Smarsh und Xero, sowie dokumentierte Integrationen für Tools wie Jira, Slack, DocuSign, Stripe, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, monday.com, QuickBooks und Zendesk. Es verbindet sich mit Zapier und stellt eine REST API sowie Webhooks für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Integrierte eSignaturen, Formulare und Freigaben je Workflow
- SOC 2 Typ II- und DSGVO-konform
- Dedizierte Mandanten-Arbeitsbereiche mit Prüfpfaden
Cons:
- Mobile App weniger leistungsfähig als Desktop-Version
- Keine integrierte Zeiterfassung für Aufgaben
Wenn Sie die Effizienz Ihres Steuerbüros steigern möchten, könnte TaxDome genau die Workflow-Management-Lösung sein, nach der Sie suchen. Speziell für Buchhaltungsprofis entwickelt, adressiert es Herausforderungen wie Mandantenverwaltung, Zeiterfassung und Workflow-Automatisierung. Durch die Integration dieser Funktionen hilft TaxDome dabei, die Produktivität in Ihrer Kanzlei zu verbessern – eine attraktive Wahl für Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren möchten.
Warum ich TaxDome gewählt habe
Ich habe TaxDome aufgrund seiner ausgeprägten Workflow-Automatisierung gewählt, die bei jeder Workflow-Management-Software essenziell ist. Sie ermöglicht es, Status-Updates und Erinnerungen zu automatisieren, sodass Ihr Team auf Kurs bleibt, ohne sich auf ständige manuelle Nachverfolgung verlassen zu müssen. Außerdem gefallen mir die Tools zum Aufgabenmanagement, da Sie damit Abhängigkeiten festlegen und Arbeiten einfach zuweisen können, was besonders bei der Verwaltung komplexer Buchhaltungsprojekte hilfreich ist. Zusammengenommen unterstützen diese Funktionen die Effizienz und Genauigkeit, nach der viele Kanzleien bei der Optimierung ihrer Arbeitsabläufe suchen.
Wichtige Funktionen von TaxDome
Neben Workflow-Automatisierung und Aufgabenmanagement gibt es weitere Funktionen, die TaxDome zu einer hervorragenden Wahl für das Workflow-Management machen:
- Kundenportal: Ermöglicht sichere Kommunikation, Dokumenten-Uploads, E-Signaturen und Online-Zahlungen – alles in einem individuell gestaltbaren Markenportal.
- Dokumentenmanagement: Bietet unbegrenzten Cloud-Speicher mit KI-gestützter Dokumentenorganisation und integriertem PDF-Editor.
- Abrechnungssystem: Lässt sich mit der Workflow-Automatisierung verknüpfen, unterstützt verschiedene Preismodelle und ermöglicht es Mandanten, Rechnungen direkt über das Portal zu bezahlen.
- Individuell anpassbare Pipelines: Ermöglicht das Erstellen von Vorlagen für gängige Szenarien sowie die Anpassung von Workflows an spezifische Geschäftsbedürfnisse.
TaxDome Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Xero, Google Drive, Dropbox, Slack, Microsoft Teams, HubSpot, Mailchimp, Calendly und Jotform.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Workflow-Automatisierungsvorlagen
- Sicheres Kundenportal und Speicher
- Branchenspezifisch auf Buchhaltungs-Workflows zugeschnitten
Cons:
- Begrenzte Anpassungsoptionen für die Abrechnung
- Die Ersteinrichtung kann komplex sein
Qntrl ist eine Low-Code-Workflow-Orchestrierungssoftware, die durch die Reduzierung manueller Arbeit Transparenz, Kontrolle und Automatisierung in Prozesse bringt. Die Plattform ermöglicht es Nutzern, alle eingehenden Anfragen für ein Team über eine zentrale Oberfläche zu steuern.
Warum ich Qntrl gewählt habe
Qntrl bietet integrierte Werkzeuge zur Workflow-Orchestrierung, mit denen Prozessmanager Workflows für nahezu jeden Prozess entwerfen, bereitstellen und optimieren können. Die zentrale Transparenz verschafft Ihrem Team eine einheitliche Übersicht über alle Anfragen, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Zusätzlich reduzieren die Automatisierungstools von Qntrl manuelle Tätigkeiten, sodass Sie sich auf strategische Prioritäten statt auf Routineaufgaben konzentrieren können. Die robusten Compliance-Tools der Plattform sorgen dafür, dass Ihre Workflows festgelegten Standards entsprechen und Sie Effizienz und Steuerung verbessern können.
Qntrl Hauptfunktionen
Qntrl bietet eine Reihe weiterer Funktionen zur Verbesserung Ihres Workflow-Managements.
- Prozesskartierung: Mit dieser Funktion können Sie Workflows visuell über eine Drag-and-Drop-Oberfläche gestalten und die Erstellung komplexer Prozesse vereinfachen.
- Automatisierte Benachrichtigungen: Sie halten alle Beteiligten durch automatische Aktualisierungen, die Ihr Team über wichtige Änderungen und Fristen informieren, auf dem Laufenden.
- Unternehmenssicherheit: Qntrl bietet robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten und zur Verwaltung von Zugriffen, sodass Sie Ihre Workflows sicher halten können.
- Berichte & Dashboards: Sie können die operative Leistung verfolgen und individuelle Berichte erstellen, um Einblicke in Ihre Geschäftsprozesse zu erhalten.
Qntrl Integrationen
Zu den Integrationen gehören Zoho CRM, Salesforce, Typeform, Pipedrive, HubSpot, Slack und Freshsales.
Pros and Cons
Pros:
- Webhooks können Benachrichtigungen an Drittanbieter-Anwendungen senden
- Tolle visuelle Workflows („Blueprints“)
- Native Integration mit Zoho
Cons:
- Komplexe Funktionen erfordern Einarbeitung
- Feldnamen müssen in allen Flows eindeutig sein
Quickbase bietet eine Plattform für dynamisches Arbeitsmanagement und stellt Unternehmen eine leistungsstarke Lösung zur Verfügung, um komplexe Projekte und Prozesse zu verwalten. Die Plattform zeichnet sich als führende Wahl für dynamisches Arbeitsmanagement aus, da sie eine No-Code-Anwendungsplattform bereitstellt, mit der Teams ihre Workflows einfach und effizient erstellen, verbinden und steuern können.
Warum ich Quickbase gewählt habe
Ich habe Quickbase für das Workflow-Management ausgewählt, weil es eine äußerst anpassbare und dynamische Plattform ist, die sich für vielfältige Projektarten und Branchen eignet, darunter Bauwesen, Fertigung, Immobilienverwaltung, Bildung, Behörden und Rechtswesen. Mit der Software können Workflows für zahlreiche geschäftliche Anforderungen eingerichtet werden, wie z. B. Projektmanagement, Prozessoptimierung, Außendienst, Überwachung von Lieferketten, Schulung und Kundenbeziehungen.
Was Quickbase besonders macht, ist die Möglichkeit, Anwendungen zu erstellen, zu verbinden und anzupassen, ohne bestehende Systeme ersetzen zu müssen. Diese Flexibilität ist vor allem in dynamischen Arbeitsumgebungen, in denen Anpassungsfähigkeit entscheidend ist, von großem Wert.
Quickbase Hauptfunktionen
Quickbase bietet zudem eine Reihe weiterer Funktionen, die das Workflow-Management Ihres Teams verbessern können.
- Individuelle Anwendungsentwicklung: Sie können mithilfe einer Low-Code-Umgebung maßgeschneiderte Anwendungen erstellen und spezifische Workflow-Anforderungen abdecken, ohne umfassende Programmierkenntnisse zu benötigen.
- Echtzeit-Datenabgleich: Diese Funktion hält Daten und Änderungen auf der gesamten Plattform aktuell, sodass Ihr Team jederzeit über die neuesten Informationen für Entscheidungsfindung und Zusammenarbeit verfügt.
- Mobile Zugänglichkeit: Ihre Außendienstteams können Offline-Formulare und Checklisten nutzen, die automatisch mit dem System synchronisiert werden, um einen nahtlosen Austausch zwischen Außendienst und Büro zu gewährleisten.
- Rollenbasierte Zugriffsrechte: Benutzerzugriffe können effektiv durch Zuweisung von Rollen und Rechten gesteuert werden, sodass Teammitglieder genau die Informationen und Tools erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
Quickbase-Integrationen
Integrationen umfassen Salesforce, Slack, Google Kalender, Gmail, Outlook und Dropbox.
Pros and Cons
Pros:
- Workflows lassen sich einfach einrichten und anpassen
- Einfache No-Code-Plattform, die auch für technisch weniger versierte Anwender leicht zu erlernen ist
- Umfassende Benachrichtigungen und Erinnerungen
Cons:
- Team-Tarif erfordert mindestens 20 Nutzer
- Projektmanagement-Integrationen sind begrenzt
Celigo ist eine Integrations- und Workflow-Automatisierungsplattform, die Cloud-Anwendungen verbindet, Geschäftsprozesse automatisiert und Datenflüsse über Ihren gesamten Technologie-Stack hinweg verwaltet.
Für wen ist Celigo am besten geeignet?
Celigo eignet sich für IT-Teams und Betriebsleiter in mittelständischen bis großen Unternehmen, die Workflows über mehrere Cloud-Anwendungen hinweg automatisieren müssen.
Warum ich Celigo gewählt habe
Ich habe Celigo als eine der besten Optionen ausgewählt, weil der Zugang zu über 1.000 vorgefertigten App-Konnektoren es meinem Team ermöglicht, Workflows zwischen nahezu jeder Kombination von Cloud-Tools zu automatisieren. Ich nutze diese Konnektoren, um Systeme wie Salesforce, NetSuite und Slack schnell zu verknüpfen, ohne individuelle Entwicklungen vornehmen zu müssen. Das spart uns Zeit bei der Orchestrierung von mehrstufigen Prozessen über verschiedene Abteilungen hinweg.
Celigo Hauptfunktionen
- KI-Integrationsassistent: Erstellen und optimieren Sie Integrationen mit KI-basierten Empfehlungen und Automatisierung.
- Fehlermanagement-Dashboard: Überwachen, diagnostizieren und beheben Sie Integrationsfehler über ein zentrales Dashboard.
- Individueller Flow-Builder: Entwerfen und verwalten Sie mehrstufige Workflows mit einer visuellen Drag-and-Drop-Oberfläche.
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Legen Sie granulare Berechtigungen für Benutzer und Teams fest, die Workflows und Integrationen verwalten.
Celigo Integrationen
Celigo bietet über 1.000 native, vorgefertigte Konnektoren, darunter Salesforce, NetSuite, Microsoft Dynamics 365, SAP, Oracle, Shopify, Amazon, Jira, Slack und Google Sheets. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Visueller Flow-Designer vereinfacht Workflow-Automatisierung
- Echtzeit-Fehlerüberwachung und Benachrichtigungen verfügbar
- Unterstützt fortgeschrittenes API-Management und -Bereitstellung
Cons:
- Begrenzte Offline-Workflow-Funktionen
- Fortgeschrittene Funktionen erfordern unter Umständen technische Expertise
Kissflow ist eine Low-Code-Workflow-Management-Software, die Projekte, Vorgänge und Zusammenarbeit in ihren Kernfunktionen vereint. Diese Lösung ist ideal für Teams oder Projekte, deren Zusammensetzung, Abläufe oder Rahmenbedingungen Flexibilität erfordern.
Warum ich Kissflow gewählt habe
Ich habe Kissflow ausgewählt, weil es eine Vielzahl an anpassbaren Workflow-Vorlagen für verschiedene Branchen wie IT, Gesundheitswesen und Finanzen bietet. Diese Vorlagen erleichtern das Erstellen und Einführen von Workflows, sodass Prozesse visualisiert und Rollen definiert werden können, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen.
Die Low-Code- und No-Code-Funktionen der Plattform ermöglichen es Ihrem Team, Betriebsabläufe schnell anzupassen und zu verwalten. Dadurch werden Redundanzen reduziert und die Zusammenarbeit verbessert. Mit über 200 verfügbaren Vorlagen bietet Kissflow die Flexibilität, unterschiedliche Geschäftsanforderungen abzudecken – von der Mitarbeitereinarbeitung bis zum Ausgabenmanagement.
Kissflow Hauptfunktionen
Kissflow bietet eine umfangreiche Suite weiterer Funktionen, die beim Workflow-Management unterstützen können.
- Visueller Workflow-Designer: Die intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche ermöglicht es, Prozesse einfach abzubilden sowie Workflows unkompliziert zu visualisieren und bei Bedarf anzupassen.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Sie stellen sicher, dass sensible Informationen nur autorisierten Nutzern zugänglich sind – so bleibt die Sicherheit und Compliance in Ihrer Organisation gewährleistet.
- KPI-basierte Berichte: Sie erhalten detaillierte Berichte zur Effizienz Ihrer Workflows und potenziellen Engpässen, was fundierte, datenbasierte Entscheidungen zur Prozessoptimierung begünstigt.
- Externe Portale: Diese Funktion ermöglicht es externen Nutzern, auf Ihre Kernanwendungen zuzugreifen, die Zusammenarbeit mit Stakeholdern außerhalb Ihres Unternehmens zu fördern und einen reibungslosen Ablauf von Prozessen zu gewährleisten.
Kissflow Integrationen
Zu den Integrationen gehören ActiveCampaign, Mailchimp, Adobe Sign, Docusign, Asana, Basecamp und monday.com.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeitkommunikation stärkt die Zusammenarbeit
- Viele konfigurierbare Funktionen für Workflow-Design
- Integriertes, ganzheitliches Workflow-Modell
Cons:
- Erfordert längere Implementierungs- und Einarbeitungszeit
- Nicht für kleinere Organisationen ausgelegt
Nanonets ist eine KI-Plattform, mit der Sie die Dokumentenverarbeitung und das Workflow-Management in Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Logistik automatisieren können. Sie übernimmt Aufgaben wie Datenerfassung, Rechnungsbearbeitung und Kreditorenbuchhaltung, um den manuellen Aufwand zu verringern.
Warum ich Nanonets gewählt habe
Ich habe mich für Nanonets wegen seiner fortschrittlichen KI-Funktionen entschieden, die komplexe Workflows durch natürliche Sprachverarbeitung vereinfachen und die Integration mit verschiedenen Anwendungen und Datenquellen ermöglichen. Es unterstützt eigene Language Learning Models (LLMs), was hochgradig anpassbare Workflows erlaubt, die sich spezifischen Geschäftsanforderungen anpassen – Sie können so Prozesse erstellen, die sowohl automatisiert als auch flexibel sind.
Nanonets bietet zudem eine 'Human-in-the-Loop'-Option für manuelle Freigabeschritte, was automatisierten Prozessen eine zusätzliche Präzisionsebene verleiht. Als No-Code-Plattform ermöglicht sie es Anwendern außerdem, Workflows ohne Programmierkenntnisse zu automatisieren.
Hauptfunktionen von Nanonets
Nanonets bietet weitere Funktionen, die es zu einer attraktiven Option für Workflow-Management-Software machen.
- Workflow-Erstellung mit natürlicher Sprache: Sie können Workflows schnell in natürlicher Sprache erstellen und Apps, Datenbanken und Dokumente ohne komplexen Code verbinden.
- Einhaltung von Datenschutzstandards: Nanonets befolgt GDPR-, SOC 2- und HIPAA-Richtlinien, was die Vertraulichkeit und Integrität von Daten während des gesamten Workflows gewährleistet.
- Fortschrittliche optische Zeichenerkennung: Damit können Sie verschiedene Dokumenttypen in bearbeitbare Daten umwandeln und die Dokumentenverarbeitung effizienter gestalten.
- Möglichkeiten zur Datenerfassung: Sie können Daten präzise extrahieren, Fehler reduzieren und die Genauigkeit Ihrer Workflows sicherstellen.
Nanonets Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Salesforce, Google Sheets, Dropbox und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache API für unkomplizierte Integration
- Kompatibel mit mehreren Programmiersprachen
- Funktionen zur Datenerfassung
Cons:
- Nanonets bietet weniger Anpassungsoptionen als andere Tools
- Für größere Machine-Learning-Projekte möglicherweise nicht geeignet
Quixy ist eine benutzerfreundliche No-Code-Geschäftsanwendungsplattform, die Anwendern ohne Programmierkenntnisse die Möglichkeit gibt, Workflows und Prozesse zu automatisieren. Nutzer können mit einem einfachen und effizienten Drag-and-Drop-Design Prozesse bewerten, entwerfen, modellieren, implementieren, überwachen und anpassen.
Warum ich Quixy ausgewählt habe
Quixy stellt Dutzende vorgefertigter Workflow-Anwendungen für verschiedenste Anwendungsfälle bereit, z. B. CRM, Projektmanagement, HRMS, Reisekostenmanagement, Helpdesk- und Vorfallmanagement und vieles mehr. Die Software bietet außerdem Automatisierungsoptionen, und Sie können über Drag-and-Drop eigene Workflows und Prozesse erstellen, die den Anforderungen Ihres Teams oder Ihrer Abteilung entsprechen. Das Tool beinhaltet zudem Funktionen zur Nachverfolgung von Projekt- und Aufgabenmeilensteinen.
Die Plattform ist bei G2 als Leader – Asien-Pazifik für No-Code Application Development gelistet und nach ISO 27001 sowie SOC 2 Typ 2 zertifiziert.
Quixy Hauptfunktionen
Quixy bietet eine Vielzahl weiterer Funktionen, die auf umfassende Workflow-Management-Bedürfnisse ausgelegt sind.
- Dashboards und Berichte: Diese Funktion umfasst Live-Berichte und anpassbare Dashboards für Echtzeiteinblicke und Entscheidungsfindung.
- Dynamische Workflow-Muster: Die Plattform unterstützt verschiedene Workflow-Muster, darunter parallele, bedingte und Schleifen-Workflows. So können Sie Aufgaben effizient verwalten und Benachrichtigungen auf Basis bestimmter Bedingungen einstellen.
- Automatische Aufgabenverteilung: Sie können Aufgaben automatisch Nutzern oder Rollen anhand vordefinierter Kriterien zuweisen, mit Möglichkeiten zur Neuzuordnung oder Beendigung nach Bedarf.
- Integrierte Kommunikation: Die Plattform integriert Kommunikationstools in Workflows, um die Zusammenarbeit zu verbessern und den Bedarf an externen Kommunikationsmitteln zu reduzieren.
Quixy Integrationen
Integrationen sind über Zapier oder individuell über die Quixy-API möglich.
Pros and Cons
Pros:
- Ausgezeichnete Datentabellen und App-Referenzierung
- Beim Workflow-Erstellen sind keine Programmierkenntnisse erforderlich
- Einfache Drag-and-Drop-Workflow-Erstellung
Cons:
- Könnte von einer größeren Auswahl an App-Vorlagen profitieren
- Keine In-App-Zusammenarbeit mit anderen Nutzern im Workflow
Weitere Workflow-Management-Tools
Hier sind einige weitere Tools, die es zwar nicht ganz an die Spitze geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind.
- Cflow
Am besten für wachsende Organisationen geeignet
- Nifty
Am besten geeignet für Teamkommunikation
- Pipefy
Am besten geeignet für Low-Code-Prozessvorlagen
- Kintone
Am besten geeignet für die Gestaltung individueller Workflow-Apps
- Process Street
Am besten geeignet für Prozessdokumentation
- SysAid
Am besten geeignet für interne Serviceabteilungen
- Avaza
Am besten für die Zusammenführung von Arbeitsabläufen
- DocuWare
Am besten geeignet für Dokumentenmanagement-Workflows
- Jira
Ideal für agiles Projekt-Tracking
- Camunda Platform
Am besten geeignet für BPMN-Workflow-Engine
- Admation
Am besten geeignet für marketingbezogene Projekte
- beSlick
Am besten geeignet zur Verbesserung von Arbeitsprozessen
- Next Matter
Am besten geeignet zur Steuerung funktionsübergreifender Workflows
- Adobe Workfront
Am besten geeignet für Projektprozess-Vorlagen
- ProcessMaker
Am besten für große Unternehmen
- Formstack
Am besten für die Vorlagenbibliothek für Workflows
- Ravetree
Am besten geeignet für integriertes Work-Management
- Pneumatic Workflow
Am besten geeignet für Prozessautomatisierung
- WorkflowGen
Am besten für adaptive Workflows in digitalen Ökosystemen
- Unito
Am besten geeignet für die Zusammenarbeit über mehrere Tools hinweg
- Lytho
Am besten für integriertes DAM
- Metatask
Am besten für wiederkehrende Geschäftsprozesse
- Gain
Am besten für Freigabe-Workflows
- GanttPRO
Am besten geeignet für Gantt-Workflows
- Miro
Am besten für Flussdiagramme und Mindmaps
- ClickUp
E kostenlose Version
- Creatio Studio
Am besten geeignet für No-Code-Workflow-Automatisierung
- Jotform Workflows
Am besten geeignet für die Erstellung von Workflows ohne Programmieraufwand
- Smartsheet
Am besten für tabellenbasierte Workflows
- Lucidchart
Am besten geeignet für Diagramme
Ähnliche Workflow-Management-Software-Tests
- Genehmigungs-Workflow Software
- Kostenlose Workflow-Software
- Workflow-App
- Dokumenten-Workflow-Software
- Prozess-Workflow-Software
- Workflow-Diagramm-Software
So bewerte ich Workflow-Management-Software
Ich teile meine Bewertung in zwei Ebenen auf: die grundlegenden Anforderungen – wie Workflow-Builder und Genehmigungsworkflows – und die Unterscheidungsmerkmale, die tatsächlich zählen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Diese Kernfunktionen bilden die Aufnahmekriterien für meine Liste der Workflow-Management-Software:
- Workflow-Builder: Ich bewerte, ob eine Plattform einen visuellen Drag-and-drop-Designer mit Verzweigungen, parallelen Pfaden und wiederverwendbaren Komponenten bietet – und nicht nur lineare Aufgabenlisten.
- Prozessautomatisierung: Jedes Tool sollte regelbasierte Auslöser und bedingte Logik unterstützen – zum Beispiel die automatische Zuordnung eines Prüfschritts, wenn ein Geschäftsabschluss einen bestimmten Wert überschreitet.
- Genehmigungen & Routing: Ich achte auf konfigurierbare, mehrstufige Genehmigungen mit Delegation und Eskalation, wie z. B. die Weiterleitung von Bestellanforderungen durch aufeinanderfolgende Freigaben nach Rolle.
- Formulare & Datenerfassung: Eingebaute Formulare, die Daten direkt in Workflow-Schritte einspeisen, sind wichtig – denken Sie an IT-Anforderungsformulare, die Felder in einem Bereitstellungs-Workflow automatisch ausfüllen.
- Monitoring & Reporting: Dashboards, die Engpässe und SLA-Leistung sichtbar machen, sind entscheidend – ich achte auf individuell anpassbare KPIs, nicht nur auf einfache Statusübersichten.
Ich bewerte jeden Anbieter für jedes Kriterium auf einer Skala von 0 (Funktionalität nicht vorhanden) bis 5 (hervorragende Umsetzung).
Anbieter müssen einen bestimmten Mindestdurchschnitt erreichen, um in meine Liste aufgenommen zu werden. Anschließend betrachte ich, was jede Plattform einzigartig macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was die Anbieter voneinander unterscheidet)
Nachdem ich meine Liste zusammengestellt habe, vergleiche und kontrastiere ich die verschiedenen Anbieter im Bereich Workflow-Management-Software wie folgt:
Herausragende Funktionen
KI-gestützte Workflow-Designs sind besonders für Teams interessant, die neue Prozesse von Grund auf erstellen, während eine umfangreiche Bibliothek vorgefertigter Vorlagen das Onboarding für häufige Anwendungsfälle wie IT-Ticketing oder HR-Onboarding beschleunigen kann. Ich suche außerdem nach Kollaborationstools im Kontext – zum Beispiel Kommentare oder @Erwähnungen, die direkt an Workflow-Schritte angebunden sind –, da so Freigaben und Feedback zentralisiert werden. Mobile Workflow-Unterstützung ist ein echter Vorteil für Außendienstteams oder Manager, die Genehmigungen oder Aufgaben unterwegs erledigen müssen.
Mehr als nur Funktionen
Sicherheit und Compliance sind wichtig, wenn Workflows vertrauliche Daten verarbeiten – ich prüfe auf SOC 2 Type II-Zertifizierung, SSO/SAML-Unterstützung und Audit-Logging. Auch die Geschwindigkeit der Implementierung ist ein zentraler Faktor. Eine Plattform, auf der Sie Ihren ersten produktiven Workflow in Tagen statt Wochen aufbauen können, liefert schnelleren ROI. Zudem bewerte ich Governance-Kontrollen wie Versionshistorie, Rücksetzungsmöglichkeiten und Multi-Umgebungs-Unterstützung, die essenziell werden, sobald mehrere Abteilungen eigene Workflows erstellen und anpassen.
So wählen Sie eine Workflow-Management-Software aus
Bei der Vielzahl an verschiedenen Workflow-Management-Softwarelösungen kann es schwierig sein, zu entscheiden, welche Workflow-Management-Software am besten zu Ihren Anforderungen passt.
Bei der Vorauswahl, beim Testen und Auswählen einer Workflow-Management-Software sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Was Sie damit machen möchten: Beginnen Sie damit, die Funktionslücke der Workflow-Management-Software zu identifizieren, die Sie schließen möchten, um die benötigten Funktionen und Eigenschaften der Workflow-Automatisierungssoftware zu klären.
- Wer sie nutzen muss: Um Kosten und Anforderungen zu beurteilen, überlegen Sie, wer die Software nutzen wird und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Prüfen Sie, ob nur Ihr Team oder die gesamte Organisation Zugriff benötigt. Ist das klar, sollten Sie überlegen, ob Sie die Benutzerfreundlichkeit für alle oder die Schnelligkeit für Power-User der Workflow-Management-Software priorisieren.
- Mit welchen anderen Tools sie zusammenarbeiten muss: Klären Sie, welche Tools ersetzt werden, welche bleiben und mit welchen Sie integrieren müssen, beispielsweise Buchhaltungs-, CRM- oder HR-Software. Entscheiden Sie, ob die Tools miteinander integriert werden müssen oder ob Sie mehrere Tools durch eine konsolidierte Workflow-Management-Software ersetzen können.
- Welche Ergebnisse wichtig sind: Überlegen Sie, welches Ergebnis die Software liefern muss, damit sie als Erfolg gilt. Überlegen Sie, welche Fähigkeiten Sie gewinnen oder verbessern möchten und wie Sie den Erfolg messen werden. Ein Beispiel für ein Ergebnis könnte sein, mehr Einblick in die Leistung zu erhalten. Sie können Workflow-Management-Software-Funktionen endlos vergleichen, aber wenn Sie die gewünschten Ergebnisse nicht im Blick haben, verschwenden Sie möglicherweise viel wertvolle Zeit.
- Wie sie in Ihrem Unternehmen funktionieren würde: Betrachten Sie die Auswahl der Software im Zusammenhang mit Ihren Arbeitsabläufen und der Liefermethodik. Bewerten Sie, was gut funktioniert und welche Bereiche Probleme bereiten, die angegangen werden müssen. Denken Sie daran: Jedes Unternehmen ist anders. Gehen Sie nicht davon aus, dass ein beliebtes Tool auch in Ihrer Organisation funktioniert.
Trends bei Workflow-Management-Software
Genehmigungs-Workflow-Software entwickelt sich weiterhin rasant, getrieben durch den Bedarf, Arbeit zu vereinfachen, die Produktivität zu steigern und Ineffizienzen sowie Fehler in Projektprozessen zu reduzieren. Diese Weiterentwicklung zeichnet sich durch mehrere wichtige Trends und Funktionen aus, die ich im Folgenden erläutere.
- Anpassung und Flexibilität: Großer Fokus auf Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, damit Nutzer das Workflow-Management-System auf ihre spezifischen Projektanforderungen zuschneiden können. Tools wie Kintone und monday.com bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten, von der Erstellung individueller Workflow-Apps bis hin zur Nutzung einer breiten Palette von Vorlagen für verschiedene Projekttypen. Dies unterstreicht die Bedeutung von Anpassungsfähigkeit bei Workflow-Management-Software.
- Integration und Automatisierung: Da es äußerst schwierig ist, ein Tool zu entwickeln, das alles perfekt beherrscht, investieren Anbieter verstärkt in erweiterte Integrationsmöglichkeiten und Automatisierungsfunktionen. So werden nahtlose Verbindungen zu anderen Tools und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben ermöglicht. Digitale Workflow-Automatisierungslösungen wie Pneumatic Workflow und Flokzu bieten leistungsstarke Integrationsoptionen sowie die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren. Dies zeigt das Bestreben, Workflow-Management effizienter und weniger fehleranfällig zu gestalten.
- Erhöhte Sicherheitsmaßnahmen: Da Datenschutz und Datensicherheit zunehmend in den gesellschaftlichen Fokus rücken, wird es einen verstärkten Fokus auf Sicherheitsmaßnahmen in Data-Workflow-Tools geben – besonders in Branchen mit strengen regulatorischen Anforderungen und Datenschutzgesetzen wie der DSGVO.
Was ist Workflow-Management-Software?
Workflow-Management-Software ist ein digitales Tool, das entwickelt wurde, um unterschiedliche Prozesse und Aufgaben in einem Unternehmen zu automatisieren, zu optimieren und zu strukturieren. Sie hilft Teams dabei, strukturierte Workflows zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen und Übergaben zwischen Personen oder Systemen zu steuern. Projektmanager, Betriebsleiter und funktionsübergreifende Teams nutzen sie, um manuelle Fehler zu reduzieren, die Verantwortlichkeit zu erhöhen und die Effizienz zu steigern.
Arten von Workflow-Management-Software
Workflow-Management-Software gibt es in unterschiedlichen Ausführungen, jeweils zugeschnitten auf verschiedene Branchen und Anforderungen. Vom kostenlosen Workflow-Tool bis hin zu branchenspezifischen Lösungen – hier sind die wichtigsten Arten von Workflow-Management-Software, die heute verfügbar sind:
Allgemeine Workflow-Management-Software
Diese Tools sind für eine Vielzahl von Geschäftsprozessen in unterschiedlichen Branchen ausgelegt und bieten vielseitige Lösungen, die die Gesamteffizienz steigern und Abläufe optimieren.
- Kostenlose Workflow-Software: Bietet grundlegende Funktionen ohne Kosten und stellt ein kostengünstiges Einstiegstool für kleine Unternehmen oder Teams mit einfachen Workflow-Anforderungen dar.
- SaaS-Workflow-Software: Cloud-basierte Workflow-Management-Lösungen, die einfach bereitzustellen und skalierbar sind. Sie sind beliebt wegen ihrer Zugänglichkeit, Wirtschaftlichkeit und regelmäßigen Updates in verschiedensten Branchen.
- Enterprise-Workflow-Systeme: Umfassende Workflow-Systeme für komplexe, groß angelegte Abläufe in großen Organisationen mit erweiterten Funktionen wie Prozessabbildung, Analysen und weitreichenden Integrationen.
- No-Code-Workflow-Automatisierungssysteme: Ermöglichen es Nutzern, Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen und zu automatisieren; beliebt bei nicht-technischen Teams für schnelle Einrichtung und Anpassungsfähigkeit.
Branchenspezifische Workflow-Management-Software
Diese Tools sind darauf ausgelegt, die spezifischen Anforderungen und Bedürfnisse verschiedener Branchen zu erfüllen, sorgen für optimierte Unternehmensabläufe und höhere Effizienz in den jeweiligen Tätigkeitsfeldern.
- IT-Workflow-Management Software: Speziell für IT-Abteilungen entwickelt, helfen diese Tools dabei, Aufgaben wie Ticketing, Incident-Management und Change-Management zu steuern. Sie integrieren sich mit anderen IT-Systemen, um reibungslose IT-Workflows zu gewährleisten.
- Workflow-Software für das Gesundheitswesen: Optimiert das Patientenmanagement, die Terminplanung, Abrechnung und Compliance-Überwachung – unverzichtbar für Arztpraxen, Krankenhäuser und Kliniken.
- Bau-Workflow-Software: Verwalten Sie Projektzeitpläne, Ressourcen, Subunternehmer-Workflows und Compliance-Anforderungen, damit Bauleiter Projekte im Zeitplan und im Budget halten können.
- Rechts-Workflow-Software: Unterstützt Anwaltskanzleien bei der Verwaltung von Akten, Mandantenkommunikation, Abrechnung und Dokumentenfreigabeprozessen und verbessert Produktivität sowie Compliance mit gesetzlichen Standards.
- Marketing-Workflow-Software: Entwickelt für Marketingteams zur Steuerung von Kampagnen-Workflows, Inhaltsfreigaben, Projektzeitplänen und Kundenmanagement-Workflows – für bessere Zusammenarbeit und erfolgreiche Marketinginitiativen.
- HR-Workflow-Software: Automatisiert Recruiting, Onboarding, Mitarbeiterverwaltungs-Workflows und Leistungsbeurteilungen. So können HR-Teams Prozesse effizient gestalten und die Employee Experience verbessern.
- Finanz-Workflow-Software: Automatisiert Rechnungsverarbeitung, Ausgabenfreigaben und Finanzberichterstattung. Dies verbessert die Genauigkeit und Effizienz in Finanzabläufen.
- Fertigungs-Workflow-Software: Fokussiert auf Produktionsplanung, Bestandsmanagement, Qualitätskontrolle und Compliance-Überwachung. Damit werden Fertigungsprozesse optimiert und Qualitätsstandards eingehalten.
- Sales-Workflow-Software: Optimiert Vertriebsprozesse durch Lead-Management, Nachverfolgung im Vertriebstrichter und automatisierte Follow-ups – unerlässlich für bessere Vertriebsleistungen.
Funktionen von Workflow-Management-Software
Achten Sie bei der Auswahl einer Workflow-Management-Software auf folgende zentrale Funktionen:
- Automatisierung sich wiederholender Aufgaben: Sie können Regeln und Auslöser einrichten, damit Routineaufgaben wie Aufgabenverteilungen oder Statusaktualisierungen automatisch ausgeführt werden. So wird manuelle, sich wiederholende Arbeit reduziert und Sie können sich auf strategischere Aufgaben konzentrieren.
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Mit integrierten Chats, Dateifreigabe und Kommentarfunktion kann Ihr Team in Echtzeit zusammenarbeiten. Das reduziert Suchzeiten und ermöglicht allen, direkt Feedback zu geben und Änderungen sofort zu sehen.
- Integrationsmöglichkeiten: Die Software sollte sich mit anderen Tools wie E-Mail, Kalender oder CRM-Plattformen verbinden können. So bleiben Informationen synchron, App-Wechsel werden vermieden und manuelle Eingaben reduziert.
- Visuelle Workflow-Builder: Mit diesen Drag-and-drop-Tools lässt sich der Workflow abbilden und individuell anpassen. So passen Sie die Software an Ihre Arbeitsweise an, sparen Zeit und vermeiden Fehler.
- Aufgabenpriorisierung und -verwaltung: Aufgaben können nach Priorität, Fälligkeit und Abhängigkeiten organisiert werden. Das sorgt für Übersichtlichkeit und hilft Ihrem Team, Fristen einzuhalten, wichtige Arbeit zuerst zu erledigen und Projekte auf Kurs zu halten.
- Sicherheitsmaßnahmen: Sie sollten Zugriff auf starke Sicherheitskontrollen wie Benutzerberechtigungen, Verschlüsselung und Audit-Logs haben, um Projektdaten zu schützen, sensible Informationen abzusichern und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
- Datenanalyse und Berichterstattung: Diese Funktion liefert Einblicke in Projektfortschritt, Engpässe und Teamleistung, sodass Sie fundierte Entscheidungen treffen und Probleme erkennen können, bevor sie eskalieren.
Gängige KI-Funktionen in Workflow-Management-Software
Über die Standardfunktionen hinaus bieten viele Workflow-Management-Lösungen KI-Features wie:
- Intelligente Aufgabenverteilung: Mit KI können Aufgaben automatisch passenden Teammitgliedern zugewiesen werden – basierend auf Auslastung, Fähigkeiten und bisherigen Leistungen. Das spart Zeit bei der Delegation und sorgt dafür, dass jeder das macht, was er am besten kann.
- Prädiktive Analysen: KI-basierte Prognosen liefern frühzeitig Hinweise auf mögliche Verzögerungen, Ressourcenengpässe oder Workflow-Engpässe, sodass Sie rechtzeitig gegensteuern können.
- Automatisierte Prozessoptimierung: Diese KI-Funktion analysiert Arbeitsmuster Ihres Teams und schlägt Verbesserungen oder Automatisierungen vor. So können Workflows stetig optimiert und effizienter gestaltet werden.
- Natürliche Sprachverarbeitung: Sie können Workflows in Alltagssprache beschreiben und die Software erstellt und konfiguriert den Prozess automatisch für Sie. Das macht die Einrichtung neuer Abläufe einfach und intuitiv.
- Intelligente Benachrichtigungen und Erinnerungen: Diese KI-Funktion erkennt, welche Benachrichtigungen für jedes Teammitglied wichtig sind, reduziert Ablenkung und stellt sicher, dass keine kritische Information oder Frist verpasst wird.
Vorteile von Workflow-Management-Software
Hier sind fünf Hauptvorteile der Nutzung von Workflow-Management-Software:
- Gesteigerte Effizienz: Automatisiert und rationalisiert Routineprozesse. Dieser Vorteil ermöglicht es den Nutzern, sich auf kritischere Aspekte ihrer Projekte zu konzentrieren, wodurch die Zeit für manuelle Aufgaben erheblich reduziert und die Projektabwicklung beschleunigt wird.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Zentralisiert Kommunikation und Projektdokumentation. Teams können effektiver zusammenarbeiten, da alle Mitglieder Zugriff auf die neuesten Updates und Dokumente haben. Das sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind und Missverständnisse oder Fehler verringert werden.
- Mehr Transparenz: Bietet Echtzeit-Einblicke in den Fortschritt und die Leistung eines Projekts. Diese Transparenz ermöglicht es Projektleitern, fundierte Entscheidungen zu treffen, potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und Ressourcen oder Zeitpläne bei Bedarf anzupassen, um im Plan zu bleiben.
- Gestärkte Verantwortlichkeit: Aufgaben und Zuständigkeiten werden klar nachverfolgt. Durch die Definition, wer für welche Aufgabe verantwortlich ist und das Überwachen des Fortschritts unterstützt Workflow-Management-Software dabei, sicherzustellen, dass alle Teammitglieder für ihren Beitrag verantwortlich sind, was zu konsistenteren Projektergebnissen führt.
- Skalierbarkeit: Passt sich den Anforderungen von Projekten jeder Größe an. Egal ob ein kleines Teamprojekt oder die Verwaltung mehrerer groß angelegter Initiativen, Workflow-Management-Software kann sich an die Komplexität und den Umfang jedes Projekts anpassen und ist somit ein vielseitiges Werkzeug für Organisationen jeder Größe.
5 Best Practices für das Workflow-Management
Die Implementierung von Best Practices im Workflow-Management ist entscheidend, um Abläufe zu optimieren, die Teamarbeit zu verbessern und eine kontinuierliche Verbesserung zu gewährleisten. So optimieren Sie Ihre Workflows effektiv, um das Beste aus Ihrer Software herauszuholen:
1. Klare Ziele und Ergebnisse definieren
Das Festlegen konkreter Ziele stellt sicher, dass alle Teammitglieder die gewünschten Ergebnisse verstehen und ihre Anstrengungen entsprechend ausrichten. Für jeden Workflow sollten SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Akzeptiert, Relevant, Terminiert) entwickelt und diese Zielsetzungen klar im Team kommuniziert werden, um Ausrichtung und Klarheit zu sichern.
2. Bestehende Prozesse abbilden und analysieren
Das Verständnis der bestehenden Workflows ist entscheidend, um Ineffizienzen und Verbesserungsbereiche zu erkennen. Mit Tools zur Prozessabbildung können Sie detaillierte Visualisierungen Ihrer aktuellen Abläufe erstellen und so Engpässe leichter identifizieren. Regelmäßige Workflow-Audits sollten durchgeführt werden, um die Leistung zu beurteilen und Abläufe wo nötig zu optimieren.
3. Automatisierung gezielt einsetzen
Automatisierung spielt eine zentrale Rolle bei der Reduzierung manueller Tätigkeiten, der Minimierung von Fehlern und bei der Freisetzung von Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Durch das Identifizieren wiederkehrender Aufgaben, die automatisiert werden können – beispielsweise regelmäßige Kommunikation und Dateneingaben –, werden Effizienzgewinne erzielt. Workflow-Automatisierungssoftware sollte in bestehende Systeme integriert werden, um einen nahtlosen betrieblichen Ablauf zu schaffen.
4. Systeme für einen reibungslosen Datenfluss integrieren
Ein gut vernetztes System verhindert Datensilos und macht die manuelle Übertragung von Daten zwischen verschiedenen Plattformen überflüssig. Die Wahl von Workflow-Management-Software mit starken Integrationsmöglichkeiten gewährleistet einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen verschiedenen Tools. Ebenso wichtig ist es, Integrationen regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um neue Technologien oder Prozessänderungen zu berücksichtigen.
6. Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung umsetzen
Eine fortlaufende Bewertung ermöglicht es Ihnen, Workflows basierend auf Daten-Insights und Rückmeldungen anzupassen. Die Festlegung von Schlüsselkennzahlen (KPIs) hilft, die Effizienz der Workflows zu verfolgen, während das Feedback des Teams qualitative Einblicke liefert, die für Verbesserungen genutzt werden können. Das Überprüfen von Workflow-Analysen und kontinuierliche Anpassungen sorgen dafür, dass Prozesse langfristig wirksam bleiben.
Kosten & Preise für Workflow-Management-Software
Workflow-Management-Tools bieten in der Regel verschiedene Tarife an, um den unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen – von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen – gerecht zu werden. Diese umfassen meist einen Kernumfang an Funktionen, mit zusätzlichen Möglichkeiten in höheren Tarifstufen, um komplexere Anforderungen im Projektmanagement zu unterstützen.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, die gängige Tarifoptionen, deren durchschnittliche Preise und die enthaltenen Funktionen zusammenfasst:
Tarifvergleichstabelle für Workflow-Management-Software
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Enthaltene Hauptfunktionen |
|---|---|---|
| Gratis | $0 | Aufgabenverwaltung, grundlegende Berichte, begrenzte Integrationen, Team-Zusammenarbeitstools |
| Basis | $5-10 pro Nutzer/Monat | Erweiterte Aufgabenverwaltung, zusätzliche Integrationen, mehr Speicherplatz, Support per E-Mail |
| Standard | $10-20 pro Nutzer/Monat | Umfassende Projektmanagement-Suite, erweiterte Berichte, unbegrenzte Integrationen, priorisierter Support |
| Premium | $20-30 pro Nutzer/Monat | Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, erweiterte Sicherheitsoptionen, persönliche Einführung |
| Enterprise | Individuelle Preisgestaltung | Individuelle Funktionen und Integrationen, dedizierter Support, Unternehmenssicherheit, Datenanalysen |
Bei der Auswahl eines Tarifs sollten Sie die Größe Ihres Teams, die Komplexität Ihrer Projekte und den benötigten Support-Level berücksichtigen. Die richtige Workflow-Management-Software sollte nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern auch mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren können.
Typische Zeitpunkte, zu denen Ihr Unternehmen ein Upgrade seines Tarifplans in Erwägung ziehen könnte, sind:
- Zunahme der Teamgröße: Mit dem Wachstum des Unternehmens und der Einstellung neuer Mitarbeitender steigt der Bedarf an zusätzlichen Nutzerlizenzen und erweiterten Zusammenarbeitsfunktionen.
- Steigendes Projektvolumen: Wenn die Anzahl der Projekte und Aufgaben signifikant ansteigt, benötigt das Unternehmen fortschrittlichere Projektmanagement-Funktionen wie erweiterte Berichte und Automatisierungen.
- Erweiterte Berichte und Analysen: Mit zunehmender Reife des Unternehmens entsteht häufig ein größerer Bedarf an detaillierten Berichten und Analysen, um Leistung, Produktivität und Projekterfolg zu verfolgen.
- Integrationsbedarf: Mit dem Wachstum nutzen Unternehmen oft zusätzliche Tools und Systeme, wodurch mehr Integrationen mit anderen Lösungen wie CRM, Buchhaltung oder Kommunikationsplattformen erforderlich werden.
- Höhere Sicherheits- und Compliance-Anforderungen: Wenn Unternehmen mehr sensible Daten verarbeiten und strengeren regulatorischen Vorgaben unterliegen, benötigen sie Zugriff auf zusätzliche Sicherheitsfunktionen, Compliance-Unterstützung und einen verbesserten Datenschutz.
Häufig gestellte Fragen zur Workflow-Management-Software
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu diesem Thema.
Welche Probleme löst Workflow-Management-Software?
Workflow-Management-Software hilft, verschiedene Probleme zu lösen, die häufig im Projektmanagement auftreten. Dazu gehören:
- Mangelnde Transparenz und Sichtbarkeit: Die Software bietet eine visuelle Darstellung des Workflows, sodass alle Beteiligten ihre jeweiligen Rollen und den Fortschritt jeder Aufgabe kennen.
- Ineffizienz und Verzögerungen: Sie hilft dabei, wiederkehrende Aufgaben zu optimieren und zu automatisieren, wodurch Prozesse schneller abgeschlossen und die Produktivität gesteigert wird.
- Fehleranfällige manuelle Prozesse: Durch die Automatisierung von Workflows werden Fehlerquellen, die bei manuellen Abläufen häufig auftreten, deutlich reduziert.
- Inkonsistente Workflows: Die Software unterstützt die Standardisierung von Abläufen und stellt sicher, dass Aufgaben konsistent erledigt werden – unabhängig davon, welches Teammitglied sie bearbeitet.
Wie verfolgen Projektmanager den Fortschritt mit Workflow-Management-Software?
Projektmanager verfolgen Fortschritte mithilfe von Dashboards in Echtzeit, Task-Boards, Gantt-Diagrammen und automatisierten Statusberichten.
Mit diesen Tools können Sie auf einen Blick sehen, was abgeschlossen, in Arbeit oder überfällig ist. Engpässe lassen sich schnell identifizieren, Aufgaben neu zuordnen und das gesamte Team bleibt auf dem Laufenden – ganz ohne manuelles Nachfragen per E-Mail.
Wie können Workflow-Management-Tools helfen, Engpässe im Projekt zu erkennen und zu verhindern?
Workflow-Management-Tools helfen, Engpässe zu entdecken, indem sie visuelle Aufgabenflüsse und Warnmeldungen für überfällige Aufgaben bieten. Sie erkennen, an welchen Stellen Aufgaben sich stauen und welche Phasen das Team verlangsamen.
Wenn Sie diese Engpässe erkennen, können Sie mit integrierter Analyse typische Blockaden untersuchen, die Arbeitslast neu verteilen und Abläufe so anpassen, dass wiederkehrende Verzögerungen vermieden werden.
Was macht Workflow-Software?
Workflow-Software automatisiert die Aufgabenverteilung, steuert Freigaben und standardisiert wiederkehrende Prozesse. Aufgaben werden automatisch weitergeleitet, Dateien und Aktualisierungen befinden sich an einem zentralen Ort, und Sie können Prioritäten flexibel bei sich ändernden Projekterfordernissen anpassen.
Je nach Tool sind dies in der Regel die wichtigsten Funktionen von Workflow-Software:
- Aufgaben auflisten und organisieren (hierarchisch, chronologisch, projekt- oder tagbasiert usw.)
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben abbilden
- Fälligkeitstermine für Aufgaben festlegen und deren Einhaltung nachverfolgen
- Diagramme erstellen, die den Ablauf von Aufgaben in einer Drag-and-Drop-Oberfläche zeigen
Welche zwei Hauptwege gibt es, Projekt-Workflows zu koordinieren?
Anwendungsfall 1: Koordination menschenzentrierter Workflows
Hierbei geht es darum, Menschen und ihre Aufgaben, Dateien, Status-Updates und Kommunikation an einem Ort zusammenzuführen und einen klaren Ablauf zu gewährleisten.
Dies ist oft der Fall bei Unternehmen wie:
- Digitale Agenturen, Entwicklungsagenturen, Kreativagenturen usw.
- Projekt- und Produktteams bzw. Abteilungen innerhalb von Unternehmen
- Unternehmen aus dem Bereich der professionellen Dienstleistungen
Wenn Sie zu diesen Nutzern zählen, sollte Ihre Workflow-Software besonders auf
- Zusammenarbeit
- Terminplanung
- Dateifreigabe
ausgelegt sein und all diese Funktionen in einer No-Code-Umgebung bieten, die Ihre Unternehmensabläufe zentral abbildet. Die meisten Produkte auf meiner Liste gehören in diese Kategorie. Alternativ können Sie auch Business-Process-Management (BPM)-Tools erkunden, die menschenzentrierte Workflows mit strukturiertem Prozessdesign optimieren.
Anwendungsfall 2: Koordination systemzentrierter Workflows
Hierbei steht die Verbindung von Geschäftsprozessen bzw. Systemen im Vordergrund, wobei Funktionen und Technik möglichst integriert werden, um einen nahtlosen Gesamtprozess zu schaffen.
Dies kommt häufiger bei Großunternehmen vor, ebenso wie in Branchen wie:
- IT und Software
- Produktion und Logistik
- Transport
Für diese Nutzergruppen empfiehlt sich meist eine Lösung auf Enterprise-Level. Mindestens sollten Sie über eine REST-API und einen SLA-Manager verfügen, um Prozesse systemübergreifend zu steuern.
Auf dieser Ebene gehen viele Unternehmen über reine Workflow-SaaS-Lösungen hinaus und nutzen eine Integration Platform As-A-Service (iPaaS) wie Make (früher Integromat), um ihre Geschäftsprozesssysteme über Konnektoren zu vereinheitlichen.
Welche Schulungen benötigen Mitarbeiter, um Workflow-Management-Software effektiv zu nutzen?
Um Workflow-Management-Software effektiv zu nutzen, benötigen Mitarbeitende sowohl allgemeine Einweisungen als auch spezielle Trainings zu den eingesetzten Tools. Sie können mit einer Basisschulung beginnen, z. B. mit unserem Einsteiger-Guide zum Workflow-Management, um grundlegende Prinzipien und Rahmenbedingungen zu vermitteln. Danach folgen praktische Übungen direkt in der jeweiligen Software – dazu gehören Navigation, Funktionsüberblick und Aufgabenverwaltung. Integrieren Sie auf jeden Fall praxisnahe Übungsszenarien, die reale Arbeitsprozesse widerspiegeln.
Regelmäßige Auffrischungs- und Aufbaukurse für fortgeschrittene Nutzer helfen zusätzlich, den Einsatz der Lösung zu optimieren. So stellen Sie sicher, dass alle sicher im Umgang mit der Software werden, sich wohlfühlen und die Effektivität sowie Akzeptanz gesteigert werden.
Welche Herausforderungen treten bei der Einführung eines Workflow-Management-Prozesses häufig auf?
Die Einführung eines Workflow-Management-Prozesses kann anspruchsvoll sein. Zu den gängigen Herausforderungen zählen:
- Widerstand im Team – insbesondere, wenn man sich an die bisherigen Arbeitsweisen gewöhnt hat.
- Die Abstimmung der neuen Lösung mit bestehenden Prozessen und die tatsächliche Anpassung an die Bedürfnisse des Teams.
- Lücken in der anfänglichen Planung, die erst bei der Umsetzung sichtbar werden.
- Sicherstellen, dass alle mit den neuen Tools zurechtkommen und sie effizient nutzen können.
- Kontinuierliches Monitoring und Nachsteuern – besonders zu Beginn kann dies sehr zeitaufwändig sein.
Wie kann das Workflow-Management in einer Organisation mit mehreren Abteilungen optimiert werden?
Die Optimierung des Workflow-Managements in einer Organisation mit mehreren Abteilungen erfordert:
- Standardisierte Prozesse zu schaffen
- Klare Verantwortlichkeiten zu definieren
- Rollenbasierte Berechtigungen einzusetzen
Beginnen Sie damit, typische Workflows in jeder Abteilung zu erfassen und Übergabepunkte zu identifizieren. Erstellen Sie mit Ihrer Workflow-Management-Software gemeinsame Vorlagen mit klaren Schritten und Verantwortlichen. Stellen Sie bereichsbezogene Berechtigungen ein, sodass jede Abteilung nur die relevanten Aufgaben sieht, aber an abteilungsübergreifenden Projekten zusammenarbeiten kann.
Führen Sie regelmäßige Abstimmungen ein, um gemeinsame Aufgaben zu besprechen und Hindernisse frühzeitig zu beseitigen. Automatisierungen können Aufgaben abteilungsübergreifend zuweisen und bei Terminüberschreitungen benachrichtigen. Holen Sie außerdem regelmäßig Feedback aus allen Abteilungen ein, um die Workflows weiterzuentwickeln und die reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen.
Wie geht es weiter?
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