Ich habe 10 Workflow-Management-Softwares getestet: Top-Auswahl 2026
10 Beste Workflow-Management-Software Übersicht
Die beste Workflow-Management-Software hilft dabei, mehrstufige Produkteinführungen zu koordinieren, die sich über verschiedene Abteilungen, Zeitzonen und Abnahmeprozesse erstrecken. Sie löst automatische Aufgabenübergaben aus, erkennt Engpässe in Echtzeit und sorgt für die Einhaltung interner SOPs. Ohne solche Tools jongliert man mit getrennten Systemen, unklaren Zuständigkeiten und schwer messbarem Fortschritt – mit verpassten Deadlines und ineffizienter Zusammenarbeit als Folge.
Nach über 20 Jahren im Projektmanagement habe ich mehr als 25 Workflow-Tools getestet (darunter auch einige unnötig komplexe) und dabei alles von einfachen Aufgabentrackern bis zu umfangreichen Plattformen für abteilungsübergreifende Prozesse genutzt. Dabei habe ich gelernt, dass das richtige Tool für Abstimmung, Klarheit und Geschwindigkeit sorgt, Engpässe beseitigt und Verwirrung reduziert.
Nachfolgend finden Sie die besten Workflow-Management-Software-Lösungen auf Grundlage meiner Erfahrungen und ausführlicher Praxistests aktueller Tools. Jede Empfehlung enthält besondere Funktionen, ideale Anwendungsfälle und Alleinstellungsmerkmale, damit Sie die optimale Lösung für Ihr Team finden.
Deshalb können Sie unseren Workflow-Software-Bewertungen vertrauen
Wir testen und bewerten Workflow-Management-Software bereits seit 2012. Als Projektmanager wissen wir aus eigener Erfahrung, wie entscheidend – und schwierig – die Auswahl der richtigen Software ist.
Wir investieren viel in fundierte Recherche, um unserer Community bei besseren Softwareentscheidungen zu helfen. Über 2.000 Tools für verschiedene Projektmanagement-Anwendungsfälle haben wir getestet und mehr als 1.000 vollständige Software-Reviews verfasst. Erfahren Sie, wie wir Transparenz wahren & unsere Bewertungs-kriterien für Workflow-Management-Software.
Zusammenfassung: Beste Workflow-Management-Software
Hier finden Sie eine Tabelle mit grundlegenden Informationen zu den in diesem Artikel beschriebenen Tools. Sehen Sie Preise und Verfügbarkeit von kostenlosen Testversionen auf einen Blick für einen schnellen Vergleich von Workflow-Software.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten zur Automatisierung manueller Prozesse | 14 Tage kostenlos testen | Ab $6/Nutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet, um isolierte Teams wieder miteinander zu verbinden | 14 Tage kostenloser Test | Ab 9.80/Benutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten zur Festlegung von Abhängigkeiten | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $700/Sitz/Jahr (3-Jahresvertrag) | Website | |
| 4 | Am besten für Workflow-Orchestrierung | 15 Tage kostenlos testen | Ab $8/Nutzer/Monat | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für dynamisches Arbeitsmanagement | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $35/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten mit über 1.000 vorgefertigten App-Konnektoren | 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten für KI-gesteuerte Workflow-Automatisierung | Kostenlose Testversion verfügbar + kostenlose Demo | Preise auf Anfrage | Website | |
| 8 | Am besten für Drag-and-Drop-Workflows | 21 Tage kostenlos testen | Ab $10/Nutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung | Website | |
| 9 | Am besten für wachsende Organisationen geeignet | Kostenlose Testversion | Ab $5/Benutzer/Monat | Website | |
| 10 | Am besten geeignet für Teamkommunikation | 14 Tage kostenlos testen | Bezahlte Tarife ab nur $5/Nutzer/Monat | Website |
-
Accelo
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.4 -
Celoxis
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.4 -
Wrike
Visit WebsiteThis is an aggregated rating for this tool including ratings from Crozdesk users and ratings from other sites.4.3
Bewertungen der besten Workflow-Software
Hier sind meine Übersichten zu den 20 besten Workflow-Management-Tools, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Finden Sie unten den besten Anwendungsfall, besondere Funktionen, Integrationen und Preisinformationen zu jedem Tool. Außerdem gibt es einen Screenshot der jeweiligen Benutzeroberfläche sowie einige Vor- und Nachteile.
monday.com ist eine Projektmanagement-Software, die in verschiedenen Branchen, schnell wachsenden Teams und großen Unternehmen zum Einsatz kommt. monday.com liegt an der Schnittstelle zwischen Projektmanagement- und Workflow-Management-Software. Es vereinfacht komplexe Arbeitsabläufe, indem es das Management strafft und den Fokus auf Struktur und Transparenz legt.
Dieses Tool verfügt über eine Vielzahl eingebauter Flexibilität, die jedoch eine sorgfältige Planung erfordert. Berater Fred Baker rät: 'Beim Einrichten von Workflows in monday.com ist es wichtig, frühzeitige Designentscheidungen zu vermeiden, die die Flexibilität einschränken.'
Warum ich monday.com gewählt habe
Ich habe mich für monday.com entschieden, weil es eine unvergleichliche Fähigkeit besitzt, manuelle Prozesse zu automatisieren. Mit den Automatisierungsfunktionen der Plattform können Sie Auslöser, Bedingungen und Aktionen einrichten, die sich wiederholende Aufgaben eliminieren und Ihr Team dazu befähigen, sich auf strategische Initiativen zu konzentrieren. Die No-Code-Oberfläche ermöglicht es jedem, individuelle Workflows zu erstellen, wodurch menschliche Fehler reduziert und die Effizienz der Organisation gesteigert werden.
monday.com Hauptfunktionen
monday.com bietet weitere wichtige Funktionen, die es zu einem nützlichen Workflow-Management-Tool machen.
- Visuelle Boards: Diese individuell anpassbaren Boards dienen als zentrale Anlaufstelle für Ihre Projekte, und es gibt verschiedene Ansichten (z. B. Kanban, Kalender und Gantt), um Aufgaben effektiv zu verwalten.
- Dashboards und Berichte: Sie können Daten aus mehreren Boards in Dashboards zusammenfassen, um Erkenntnisse und Schlüsselmesswerte an einem zentralen Ort für bessere Entscheidungen zu erhalten.
- Kollaborationstools: Dazu gehören Updates in Echtzeit, Erwähnungen und Dateifreigabe, um eine nahtlose Kommunikation im Team sicherzustellen.
- Zeiterfassung: Sie können verfolgen, wie viel Zeit für Aufgaben oder Projekte aufgewendet wird, und Erkenntnisse zu Produktivität und Verbesserungsbereichen gewinnen.
monday.com Integrationen
Integrationen umfassen Slack, Google Drive, Gmail, Google Kalender, Jira und GitHub.
Pros and Cons
Pros:
- Große Bibliothek an Workflow-Vorlagen für den einfachen Einstieg
- Viele Integrationen zur Unterstützung von Drittanbieter-Daten
- Vorgefertigte Workflow-Automatisierungsrezepte
Cons:
- Eingeschränkte Exportfunktionen für Berichte
- Minimale Mehrsprachigkeit
New Product Updates from monday.com
monday.com Adds Managed Columns Across Boards
monday.com adds Managed Column to let teams standardize and reuse column labels across multiple boards from a single source of truth. The update helps organizations maintain consistency, clarity, and centralized control at scale. For more information, visit monday.com’s official site.
Wrike
Am besten geeignet, um isolierte Teams wieder miteinander zu verbinden
Wrike ist eine intuitive Workflow-Management-Software, die sich für Teams ab fünf Personen eignet und eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern bietet. Als ich den Berater Harvey Eckstein nach diesem Tool fragte, sagte er: 'Wrikes Vorlagen sind ideal für das Workflow-Management, weil sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren.'
Warum ich Wrike gewählt habe
Ich habe mich für Wrike entschieden, weil es hervorragend darin ist, voneinander isolierte Teams durch Funktionen wie durch Workflows unterstützte Zusammenarbeit und Automatisierung wieder zu verbinden. Mit anpassbaren Dashboards und dynamischen Anfrageformularen kann Ihr Team Projektmanagement-Tools personalisieren und die Datenerfassung optimieren. Wrikes Integrationsmöglichkeiten ermöglichen eine nahtlose Anbindung an verschiedene Anwendungen, um Workflows zu zentralisieren und die Kommunikation zu verbessern. Diese Funktionen erhöhen die Transparenz und Zusammenarbeit in Projekten, was Wrike zu einer starken Wahl macht, wenn Sie Produktivität und Teamarbeit steigern möchten.
Wrike Hauptfunktionen
Wrike bietet zahlreiche weitere Funktionen für Workflow- und Projektmanagement.
- KI-Automatisierung: Sie können routinemäßige Aufgaben automatisieren und Ihr Team entlasten, sodass es sich auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren kann.
- Visuelle Kollaborationstools: Dazu gehört eine Whiteboard-Funktion, die nahtlose Teamarbeit und Ideenaustausch ermöglicht.
- Individuelle Dashboards: Sie können personalisierte Dashboards mit Widgets für eine bessere Datenvisualisierung und Entscheidungsfindung erstellen.
- Ressourcenplanung: Sie können Gantt- und Auslastungsdiagramme verwenden, um Ressourcen effektiv zu verwalten und eine optimale Aufgabenverteilung zu gewährleisten.
Wrike Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Skyvia, Miro, Google Sheets, Power BI, Salesforce, Tableau und Microsoft Teams.
Pros and Cons
Pros:
- In-App-Chat zur Kostensenkung bei der Zusammenarbeit
- Workflow-Performance lässt sich leicht visualisieren
- Umfassende Workflow-Modellierung
Cons:
- Hohe Lernkurve, um das volle Potenzial auszuschöpfen
- Nicht geeignet für kleine Organisationen
New Product Updates from Wrike
Wrike Adds Template Installation for Existing Spaces
Wrike adds template installation for existing Spaces with expanded configuration support and more customization options. This update helps teams reuse templates, standardize workspaces, and add workflows without creating new Spaces. For more information, visit Wrike’s official site.
.
Wenn Sie die Effizienz Ihres Steuerbüros steigern möchten, könnte TaxDome genau die Workflow-Management-Lösung sein, nach der Sie suchen. Speziell für Buchhaltungsprofis entwickelt, adressiert es Herausforderungen wie Mandantenverwaltung, Zeiterfassung und Workflow-Automatisierung. Durch die Integration dieser Funktionen hilft TaxDome dabei, die Produktivität in Ihrer Kanzlei zu verbessern – eine attraktive Wahl für Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren möchten.
Warum ich TaxDome gewählt habe
Ich habe TaxDome aufgrund seiner ausgeprägten Workflow-Automatisierung gewählt, die bei jeder Workflow-Management-Software essenziell ist. Sie ermöglicht es, Status-Updates und Erinnerungen zu automatisieren, sodass Ihr Team auf Kurs bleibt, ohne sich auf ständige manuelle Nachverfolgung verlassen zu müssen. Außerdem gefallen mir die Tools zum Aufgabenmanagement, da Sie damit Abhängigkeiten festlegen und Arbeiten einfach zuweisen können, was besonders bei der Verwaltung komplexer Buchhaltungsprojekte hilfreich ist. Zusammengenommen unterstützen diese Funktionen die Effizienz und Genauigkeit, nach der viele Kanzleien bei der Optimierung ihrer Arbeitsabläufe suchen.
Wichtige Funktionen von TaxDome
Neben Workflow-Automatisierung und Aufgabenmanagement gibt es weitere Funktionen, die TaxDome zu einer hervorragenden Wahl für das Workflow-Management machen:
- Kundenportal: Ermöglicht sichere Kommunikation, Dokumenten-Uploads, E-Signaturen und Online-Zahlungen – alles in einem individuell gestaltbaren Markenportal.
- Dokumentenmanagement: Bietet unbegrenzten Cloud-Speicher mit KI-gestützter Dokumentenorganisation und integriertem PDF-Editor.
- Abrechnungssystem: Lässt sich mit der Workflow-Automatisierung verknüpfen, unterstützt verschiedene Preismodelle und ermöglicht es Mandanten, Rechnungen direkt über das Portal zu bezahlen.
- Individuell anpassbare Pipelines: Ermöglicht das Erstellen von Vorlagen für gängige Szenarien sowie die Anpassung von Workflows an spezifische Geschäftsbedürfnisse.
TaxDome Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Xero, Google Drive, Dropbox, Slack, Microsoft Teams, HubSpot, Mailchimp, Calendly und Jotform.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Workflow-Automatisierungsvorlagen
- Sicheres Kundenportal und Speicher
- Branchenspezifisch auf Buchhaltungs-Workflows zugeschnitten
Cons:
- Begrenzte Anpassungsoptionen für die Abrechnung
- Die Ersteinrichtung kann komplex sein
Qntrl ist eine Low-Code-Workflow-Orchestrierungssoftware, die durch die Reduzierung manueller Arbeit Transparenz, Kontrolle und Automatisierung in Prozesse bringt. Die Plattform ermöglicht es Nutzern, alle eingehenden Anfragen für ein Team über eine zentrale Oberfläche zu steuern.
Warum ich Qntrl gewählt habe
Qntrl bietet integrierte Werkzeuge zur Workflow-Orchestrierung, mit denen Prozessmanager Workflows für nahezu jeden Prozess entwerfen, bereitstellen und optimieren können. Die zentrale Transparenz verschafft Ihrem Team eine einheitliche Übersicht über alle Anfragen, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Zusätzlich reduzieren die Automatisierungstools von Qntrl manuelle Tätigkeiten, sodass Sie sich auf strategische Prioritäten statt auf Routineaufgaben konzentrieren können. Die robusten Compliance-Tools der Plattform sorgen dafür, dass Ihre Workflows festgelegten Standards entsprechen und Sie Effizienz und Steuerung verbessern können.
Qntrl Hauptfunktionen
Qntrl bietet eine Reihe weiterer Funktionen zur Verbesserung Ihres Workflow-Managements.
- Prozesskartierung: Mit dieser Funktion können Sie Workflows visuell über eine Drag-and-Drop-Oberfläche gestalten und die Erstellung komplexer Prozesse vereinfachen.
- Automatisierte Benachrichtigungen: Sie halten alle Beteiligten durch automatische Aktualisierungen, die Ihr Team über wichtige Änderungen und Fristen informieren, auf dem Laufenden.
- Unternehmenssicherheit: Qntrl bietet robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten und zur Verwaltung von Zugriffen, sodass Sie Ihre Workflows sicher halten können.
- Berichte & Dashboards: Sie können die operative Leistung verfolgen und individuelle Berichte erstellen, um Einblicke in Ihre Geschäftsprozesse zu erhalten.
Qntrl Integrationen
Zu den Integrationen gehören Zoho CRM, Salesforce, Typeform, Pipedrive, HubSpot, Slack und Freshsales.
Pros and Cons
Pros:
- Webhooks können Benachrichtigungen an Drittanbieter-Anwendungen senden
- Tolle visuelle Workflows („Blueprints“)
- Native Integration mit Zoho
Cons:
- Komplexe Funktionen erfordern Einarbeitung
- Feldnamen müssen in allen Flows eindeutig sein
Quickbase bietet eine Plattform für dynamisches Arbeitsmanagement und stellt Unternehmen eine leistungsstarke Lösung zur Verfügung, um komplexe Projekte und Prozesse zu verwalten. Die Plattform zeichnet sich als führende Wahl für dynamisches Arbeitsmanagement aus, da sie eine No-Code-Anwendungsplattform bereitstellt, mit der Teams ihre Workflows einfach und effizient erstellen, verbinden und steuern können.
Warum ich Quickbase gewählt habe
Ich habe Quickbase für das Workflow-Management ausgewählt, weil es eine äußerst anpassbare und dynamische Plattform ist, die sich für vielfältige Projektarten und Branchen eignet, darunter Bauwesen, Fertigung, Immobilienverwaltung, Bildung, Behörden und Rechtswesen. Mit der Software können Workflows für zahlreiche geschäftliche Anforderungen eingerichtet werden, wie z. B. Projektmanagement, Prozessoptimierung, Außendienst, Überwachung von Lieferketten, Schulung und Kundenbeziehungen.
Was Quickbase besonders macht, ist die Möglichkeit, Anwendungen zu erstellen, zu verbinden und anzupassen, ohne bestehende Systeme ersetzen zu müssen. Diese Flexibilität ist vor allem in dynamischen Arbeitsumgebungen, in denen Anpassungsfähigkeit entscheidend ist, von großem Wert.
Quickbase Hauptfunktionen
Quickbase bietet zudem eine Reihe weiterer Funktionen, die das Workflow-Management Ihres Teams verbessern können.
- Individuelle Anwendungsentwicklung: Sie können mithilfe einer Low-Code-Umgebung maßgeschneiderte Anwendungen erstellen und spezifische Workflow-Anforderungen abdecken, ohne umfassende Programmierkenntnisse zu benötigen.
- Echtzeit-Datenabgleich: Diese Funktion hält Daten und Änderungen auf der gesamten Plattform aktuell, sodass Ihr Team jederzeit über die neuesten Informationen für Entscheidungsfindung und Zusammenarbeit verfügt.
- Mobile Zugänglichkeit: Ihre Außendienstteams können Offline-Formulare und Checklisten nutzen, die automatisch mit dem System synchronisiert werden, um einen nahtlosen Austausch zwischen Außendienst und Büro zu gewährleisten.
- Rollenbasierte Zugriffsrechte: Benutzerzugriffe können effektiv durch Zuweisung von Rollen und Rechten gesteuert werden, sodass Teammitglieder genau die Informationen und Tools erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
Quickbase-Integrationen
Integrationen umfassen Salesforce, Slack, Google Kalender, Gmail, Outlook und Dropbox.
Pros and Cons
Pros:
- Workflows lassen sich einfach einrichten und anpassen
- Einfache No-Code-Plattform, die auch für technisch weniger versierte Anwender leicht zu erlernen ist
- Umfassende Benachrichtigungen und Erinnerungen
Cons:
- Team-Tarif erfordert mindestens 20 Nutzer
- Projektmanagement-Integrationen sind begrenzt
Celigo ist eine Integrations- und Workflow-Automatisierungsplattform, die Cloud-Anwendungen verbindet, Geschäftsprozesse automatisiert und Datenflüsse über Ihren gesamten Technologie-Stack hinweg verwaltet.
Für wen ist Celigo am besten geeignet?
Celigo eignet sich für IT-Teams und Betriebsleiter in mittelständischen bis großen Unternehmen, die Workflows über mehrere Cloud-Anwendungen hinweg automatisieren müssen.
Warum ich Celigo gewählt habe
Ich habe Celigo als eine der besten Optionen ausgewählt, weil der Zugang zu über 1.000 vorgefertigten App-Konnektoren es meinem Team ermöglicht, Workflows zwischen nahezu jeder Kombination von Cloud-Tools zu automatisieren. Ich nutze diese Konnektoren, um Systeme wie Salesforce, NetSuite und Slack schnell zu verknüpfen, ohne individuelle Entwicklungen vornehmen zu müssen. Das spart uns Zeit bei der Orchestrierung von mehrstufigen Prozessen über verschiedene Abteilungen hinweg.
Celigo Hauptfunktionen
- KI-Integrationsassistent: Erstellen und optimieren Sie Integrationen mit KI-basierten Empfehlungen und Automatisierung.
- Fehlermanagement-Dashboard: Überwachen, diagnostizieren und beheben Sie Integrationsfehler über ein zentrales Dashboard.
- Individueller Flow-Builder: Entwerfen und verwalten Sie mehrstufige Workflows mit einer visuellen Drag-and-Drop-Oberfläche.
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Legen Sie granulare Berechtigungen für Benutzer und Teams fest, die Workflows und Integrationen verwalten.
Celigo Integrationen
Celigo bietet über 1.000 native, vorgefertigte Konnektoren, darunter Salesforce, NetSuite, Microsoft Dynamics 365, SAP, Oracle, Shopify, Amazon, Jira, Slack und Google Sheets. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Visueller Flow-Designer vereinfacht Workflow-Automatisierung
- Echtzeit-Fehlerüberwachung und Benachrichtigungen verfügbar
- Unterstützt fortgeschrittenes API-Management und -Bereitstellung
Cons:
- Begrenzte Offline-Workflow-Funktionen
- Fortgeschrittene Funktionen erfordern unter Umständen technische Expertise
Nanonets ist eine KI-Plattform, mit der Sie die Dokumentenverarbeitung und das Workflow-Management in Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Logistik automatisieren können. Sie übernimmt Aufgaben wie Datenerfassung, Rechnungsbearbeitung und Kreditorenbuchhaltung, um den manuellen Aufwand zu verringern.
Warum ich Nanonets gewählt habe
Ich habe mich für Nanonets wegen seiner fortschrittlichen KI-Funktionen entschieden, die komplexe Workflows durch natürliche Sprachverarbeitung vereinfachen und die Integration mit verschiedenen Anwendungen und Datenquellen ermöglichen. Es unterstützt eigene Language Learning Models (LLMs), was hochgradig anpassbare Workflows erlaubt, die sich spezifischen Geschäftsanforderungen anpassen – Sie können so Prozesse erstellen, die sowohl automatisiert als auch flexibel sind.
Nanonets bietet zudem eine 'Human-in-the-Loop'-Option für manuelle Freigabeschritte, was automatisierten Prozessen eine zusätzliche Präzisionsebene verleiht. Als No-Code-Plattform ermöglicht sie es Anwendern außerdem, Workflows ohne Programmierkenntnisse zu automatisieren.
Hauptfunktionen von Nanonets
Nanonets bietet weitere Funktionen, die es zu einer attraktiven Option für Workflow-Management-Software machen.
- Workflow-Erstellung mit natürlicher Sprache: Sie können Workflows schnell in natürlicher Sprache erstellen und Apps, Datenbanken und Dokumente ohne komplexen Code verbinden.
- Einhaltung von Datenschutzstandards: Nanonets befolgt GDPR-, SOC 2- und HIPAA-Richtlinien, was die Vertraulichkeit und Integrität von Daten während des gesamten Workflows gewährleistet.
- Fortschrittliche optische Zeichenerkennung: Damit können Sie verschiedene Dokumenttypen in bearbeitbare Daten umwandeln und die Dokumentenverarbeitung effizienter gestalten.
- Möglichkeiten zur Datenerfassung: Sie können Daten präzise extrahieren, Fehler reduzieren und die Genauigkeit Ihrer Workflows sicherstellen.
Nanonets Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Salesforce, Google Sheets, Dropbox und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache API für unkomplizierte Integration
- Kompatibel mit mehreren Programmiersprachen
- Funktionen zur Datenerfassung
Cons:
- Nanonets bietet weniger Anpassungsoptionen als andere Tools
- Für größere Machine-Learning-Projekte möglicherweise nicht geeignet
Quixy ist eine benutzerfreundliche No-Code-Geschäftsanwendungsplattform, die Anwendern ohne Programmierkenntnisse die Möglichkeit gibt, Workflows und Prozesse zu automatisieren. Nutzer können mit einem einfachen und effizienten Drag-and-Drop-Design Prozesse bewerten, entwerfen, modellieren, implementieren, überwachen und anpassen.
Warum ich Quixy ausgewählt habe
Quixy stellt Dutzende vorgefertigter Workflow-Anwendungen für verschiedenste Anwendungsfälle bereit, z. B. CRM, Projektmanagement, HRMS, Reisekostenmanagement, Helpdesk- und Vorfallmanagement und vieles mehr. Die Software bietet außerdem Automatisierungsoptionen, und Sie können über Drag-and-Drop eigene Workflows und Prozesse erstellen, die den Anforderungen Ihres Teams oder Ihrer Abteilung entsprechen. Das Tool beinhaltet zudem Funktionen zur Nachverfolgung von Projekt- und Aufgabenmeilensteinen.
Die Plattform ist bei G2 als Leader – Asien-Pazifik für No-Code Application Development gelistet und nach ISO 27001 sowie SOC 2 Typ 2 zertifiziert.
Quixy Hauptfunktionen
Quixy bietet eine Vielzahl weiterer Funktionen, die auf umfassende Workflow-Management-Bedürfnisse ausgelegt sind.
- Dashboards und Berichte: Diese Funktion umfasst Live-Berichte und anpassbare Dashboards für Echtzeiteinblicke und Entscheidungsfindung.
- Dynamische Workflow-Muster: Die Plattform unterstützt verschiedene Workflow-Muster, darunter parallele, bedingte und Schleifen-Workflows. So können Sie Aufgaben effizient verwalten und Benachrichtigungen auf Basis bestimmter Bedingungen einstellen.
- Automatische Aufgabenverteilung: Sie können Aufgaben automatisch Nutzern oder Rollen anhand vordefinierter Kriterien zuweisen, mit Möglichkeiten zur Neuzuordnung oder Beendigung nach Bedarf.
- Integrierte Kommunikation: Die Plattform integriert Kommunikationstools in Workflows, um die Zusammenarbeit zu verbessern und den Bedarf an externen Kommunikationsmitteln zu reduzieren.
Quixy Integrationen
Integrationen sind über Zapier oder individuell über die Quixy-API möglich.
Pros and Cons
Pros:
- Ausgezeichnete Datentabellen und App-Referenzierung
- Beim Workflow-Erstellen sind keine Programmierkenntnisse erforderlich
- Einfache Drag-and-Drop-Workflow-Erstellung
Cons:
- Könnte von einer größeren Auswahl an App-Vorlagen profitieren
- Keine In-App-Zusammenarbeit mit anderen Nutzern im Workflow
Cflow ist eine Software für Workflow-Automatisierung und Geschäftsprozessmanagement, die darauf ausgelegt ist, die Abläufe Ihres Teams reibungsloser zu gestalten. Sie richtet sich an verschiedene Teams, darunter Personalwesen, IT, Finanzen und Marketing, und bietet Werkzeuge zur effektiven Organisation und Verwaltung von Aufgaben.
Warum ich Cflow gewählt habe
Die Dokumentenverwaltungsfunktionen von Cflow ermöglichen es Ihnen, alle wichtigen Dateien innerhalb derselben Plattform zu handhaben. Diese Funktion ist entscheidend, da sie sicherstellt, dass Sie und Ihr Team Dokumente nahtlos abrufen und verwalten können, ohne zwischen verschiedenen Plattformen wechseln zu müssen. Die fortschrittliche Weiterleitung und Benachrichtigungen in Cflow sorgen dafür, dass Aufgaben rechtzeitig zugewiesen und abgeschlossen werden, sodass alle im Team informiert und im Zeitplan bleiben.
Ein weiterer Grund, warum ich mich für Cflow entschieden habe, sind die anpassbaren Workflow-Vorlagen, die für wachsende Organisationen und sich verändernde Prozesse flexibel einsetzbar sind. Sie können diese Vorlagen auf Ihre speziellen Anforderungen zuschneiden, wodurch Ihre Abläufe so effizient und skalierbar wie möglich bleiben. Diese Anpassbarkeit wird durch die von Cflow angebotenen Analyse- und Berichtswerkzeuge ergänzt, die es Ihnen ermöglichen, die Workflow-Performance zu verfolgen und datenbasierte Entscheidungen zu treffen.
Cflow Hauptfunktionen
Cflow bietet noch weitere Funktionen, die den Nutzen als Workflow-Management-Software erhöhen.
- Visueller Workflow-Builder: Damit können Sie Workflows visuell erstellen und anpassen, was die Nutzung auch für Anwender ohne technische Vorkenntnisse erleichtert.
- Cloud-Speicher: Die sichere, cloudbasierte Dateispeicherung gewährleistet einen einfachen Zugriff, erleichtert die Zusammenarbeit im Team und ermöglicht ein effizientes Workflow-Management.
- Engpass-Erkennung: Analyse- und Überwachungswerkzeuge helfen dabei, Ineffizienzen in Workflows zu erkennen, sodass Sie diese optimieren und Prozessabläufe verbessern können.
- Berichte & Analysen: Die umfassenden Analysefunktionen und Dashboards ermöglichen es, die Workflow-Leistung und Mitarbeiterproduktivität zu überwachen, Einblicke in die Prozesseffizienz zu erhalten und Verbesserungsbereiche zu identifizieren.
Cflow-Integrationen
Zu den Integrationen gehören Gmail, Google Tasks, QuickBooks, Microsoft Excel, Trello, Google Docs, Slack und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Wirksames Projektmanagement und Automatisierungsfunktionen
- Benutzerfreundliche Regel-Engine
- Einfacher, assistentengeführter Workflow-Builder
Cons:
- Grafische Berichte in der mobilen App nicht verfügbar
- Die Verarbeitung von vielen Daten kann die Bearbeitungszeit verlangsamen
Nifty ist eine Projektmanagement-App für automatisiertes Workflow-Management. Nifty ermöglicht es Ihnen, Aufgaben zu verwalten, Projektmeilensteine zu verfolgen, mit Teammitgliedern zu kommunizieren, gemeinsam an Dokumenten zu arbeiten sowie Dateien in einem zentralisierten Arbeitsbereich zu teilen und zu diskutieren.
Warum ich Nifty ausgewählt habe
Mit Niftys Meilenstein-Feature können Sie den Fortschritt Ihrer Aufgaben einsehen und Fortschrittsaktualisierungen automatisieren, basierend auf dem Abschluss zusammenhängender Aufgaben. Sie können außerdem Aufgaben blockieren, die von der Fertigstellung vorheriger Aufgaben abhängen. Nifty ermöglicht es Ihnen auch, wiederkehrende Zeitpläne zu erstellen. Nifty stellt eine Reihe von Tools bereit, um Teams bei der Planung, Durchführung und erfolgreichen Lieferung von Projekten zu unterstützen. Die Plattform bietet eine visuelle und intuitive Benutzeroberfläche zum Erstellen und Verfolgen von Aufgaben, zum Ressourcenmanagement sowie zur Überwachung des Projektfortschritts.
Nifty verfügt über verschiedene Kollaborations- und Kommunikationstools, einschließlich Team-Messaging und Dateifreigabe, um Teams eine effektive Zusammenarbeit zu ermöglichen. Nifty lässt sich in eine Vielzahl anderer Systeme und Tools integrieren, einschließlich beliebter Produktivitäts-Apps, und bietet damit eine umfassende Projektmanagement-Lösung. Die Plattform ist benutzerfreundlich und zugänglich konzipiert, sodass sie für Organisationen jeder Größe eine gute Option ist.
Nifty Hauptfunktionen
Nifty bietet eine Reihe weiterer Features, die Ihnen helfen können, das Workflow-Management für Ihr Team zu verbessern.
- Zeiterfassung: Sie können nachvollziehen, wie die Zeit über verschiedene Aufgaben und Projekte hinweg genutzt wird, und erhalten Einblicke in Produktivität und Ressourcenzuweisung.
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben: Mit dieser Funktion können Sie Aufgaben verknüpfen, die vom Abschluss anderer abhängen, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten und Ihrem Team bei der Priorisierung zu helfen.
- Dokumentfreigabe: Sie können Dateien einfach innerhalb der Plattform hochladen und teilen, sodass alle notwendigen Dokumente für Ihr Team zugänglich und organisiert bleiben.
- Individuelle Workflows: Sie können Workflows individuell an die Bedürfnisse Ihres Teams anpassen und so sicherstellen, dass jedes Projekt gemäß Ihrer bevorzugten Struktur abläuft.
Nifty Integrationen
Integrationen umfassen GitHub, Google Drive, Google Kalender, Slack und Zoom.
Pros and Cons
Pros:
- Unbegrenzte Gast-/Kundenkonten
- Kollaborations- & Kommunikationstools
- Intuitive Benutzeroberfläche
Cons:
- Begrenzte Integrationen
- Workflow-Automatisierungen nur im Pro-Tarif und höher
Weitere Workflow-Management-Software
Hier sind weitere Tools, die es zwar nicht unter die besten geschafft haben, aber dennoch eine Überlegung wert sind.
- Pipefy
Am besten geeignet für Low-Code-Prozessvorlagen
- Kintone
Am besten geeignet für die Gestaltung individueller Workflow-Apps
- Process Street
Am besten geeignet für Prozessdokumentation
- Avaza
Am besten für die Zusammenführung von Arbeitsabläufen
- DocuWare
Am besten geeignet für Dokumentenmanagement-Workflows
- Jira
Ideal für agiles Projekt-Tracking
- Camunda Platform
Am besten geeignet für BPMN-Workflow-Engine
- Admation
Am besten geeignet für marketingbezogene Projekte
- beSlick
Am besten geeignet zur Verbesserung von Arbeitsprozessen
- Next Matter
Am besten geeignet zur Steuerung funktionsübergreifender Workflows
- Adobe Workfront
Am besten geeignet für Projektprozess-Vorlagen
- ProcessMaker
Am besten für große Unternehmen
- Formstack
Am besten für die Vorlagenbibliothek für Workflows
- Ravetree
Am besten geeignet für integriertes Work-Management
- Pneumatic Workflow
Am besten geeignet für Prozessautomatisierung
- WorkflowGen
Am besten für adaptive Workflows in digitalen Ökosystemen
- Unito
Am besten geeignet für die Zusammenarbeit über mehrere Tools hinweg
- Lytho
Am besten für integriertes DAM
- Metatask
Am besten für wiederkehrende Geschäftsprozesse
- Gain
Am besten für Freigabe-Workflows
- GanttPRO
Am besten geeignet für Gantt-Workflows
- Miro
Am besten für Flussdiagramme und Mindmaps
- ClickUp
E kostenlose Version
- Creatio Studio
Am besten geeignet für No-Code-Workflow-Automatisierung
- Jotform Workflows
Am besten geeignet für die Erstellung von Workflows ohne Programmieraufwand
- Smartsheet
Am besten für tabellenbasierte Workflows
- Lucidchart
Am besten geeignet für Diagramme
- Productive
Am besten geeignet für Agenturmanagement
- Bynder
Am besten geeignet für Workflows mit kreativen Assets
- SysAid
Am besten geeignet für interne Serviceabteilungen
Weitere Bewertungen zu Workflow-Management-Software
- Genehmigungs-Workflow-Software
- Kostenlose Workflow-Software
- Workflow-App
- Dokumenten-Workflow-Software
- Prozess-Workflow-Software
- Workflow-Diagramm-Software
Auswahlkriterien für Workflow-Management-Software
Bei der Auswahl der besten Workflow-Software ist es entscheidend, auf die Funktionalität zu achten und darauf, wie gut die Software die spezifischen Anwendungsfälle abdeckt, die für die Optimierung von Projektaktivitäten wichtig sind. Basierend auf meinen persönlichen Erfahrungen beim Ausprobieren und Recherchieren dieser Tools sind hier die Kriterien, die ich zur Bewertung heranziehe – und die Funktionen, die gängige wie auch besondere Herausforderungen im Projektmanagement adressieren.
Kernfunktionalitäten (25 % der Gesamtbewertung)
Um in meine Liste der besten Workflow-Anwendungen aufgenommen zu werden, musste die Lösung die folgenden alltäglichen Anwendungsfälle unterstützen:
- Aufgaben- und Projektverfolgung
- Zusammenarbeit und Dokumentenfreigabe
- Workflow-Automatisierung
- Integration mit anderen Geschäftstools
- Berichte und Analysen zur Entscheidungsfindung
Zusätzliche herausragende Funktionen (25 % der Gesamtbewertung)
Identifikation von Alleinstellungsmerkmalen wie KI-gestützte Funktionen, fortgeschrittene Ressourcenplanung und prädiktive Analysen, die von der Konkurrenz nicht angeboten werden.
Benutzerfreundlichkeit (10 % der Gesamtbewertung)
Bewertung der Balance zwischen leistungsstarken Funktionen und benutzerfreundlichem Design. Workflow-Software sollte eine intuitive Navigation und eine übersichtliche Benutzeroberfläche bieten. Wichtige Aspekte sind Drag-and-Drop-Planungstools, einfach zu verwendende Filter für Aufgaben sowie Tags zur effizienten Projektorganisation.
Onboarding (10 % der Gesamtbewertung)
Die Verfügbarkeit umfangreicher Schulungsmaterialien wie Videoanleitungen, Webinare und eine Wissensdatenbank hilft Teams dabei, schnell umzusteigen und zügig Mehrwert aus der Plattform zu ziehen.
Kundensupport (10 % der Gesamtbewertung)
Es werden reaktionsschnelle und zugängliche Support-Kanäle gesucht, darunter Live-Chat, E-Mail-Support und Community-Foren. Ein effektiver Kundensupport sorgt dafür, dass Nutzer Probleme zeitnah lösen können.
Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtbewertung)
Vergleichen der Preispläne mit den gebotenen Funktionen, um den Gesamtwert zu ermitteln. Dazu gehört auch die Bewertung von gestaffelten Preisstrukturen, Einschränkungen von kostenlosen Plänen und die Skalierbarkeit für wachsende Teams.
Kundenbewertungen (10 % der Gesamtbewertung)
Analyse von Nutzerfeedback aus verschiedenen Branchen, um den Zufriedenheitsgrad, die Benutzerfreundlichkeit und die Passgenauigkeit der Software für die jeweiligen Projektmanagement-Anforderungen zu bewerten.
So wählen Sie eine Workflow-Management-Software aus
Bei der Vielzahl an verfügbaren Workflow-Management-Softwarelösungen ist es oft schwierig, die Entscheidung zu treffen, welche Workflow-Management-Software am besten zu Ihren Bedürfnissen passt.
Beachten Sie bei der Vorauswahl, beim Testen und bei der Auswahl von Workflow-Management-Software Folgendes:
- Was Sie damit tun möchten: Beginnen Sie damit, die Funktionalitätslücke der Workflow-Management-Software zu identifizieren, die Sie schließen möchten, um die benötigten Funktionen und Eigenschaften der Workflow-Automatisierungssoftware zu klären.
- Wer sie nutzen muss: Um Kosten und Anforderungen zu evaluieren, überlegen Sie, wer die Software nutzen wird und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Es gilt zu prüfen, ob nur Ihr Team oder die gesamte Organisation Zugriff benötigt. Ist das klar, sollten Sie auch berücksichtigen, ob Sie Benutzerfreundlichkeit für alle oder Geschwindigkeit für Power-User im Workflow-Management betonen möchten.
- Mit welchen anderen Tools sie arbeiten muss: Klären Sie, welche Tools ersetzt werden, welche weiterhin bestehen bleiben und mit welchen Anwendungen, z. B. Buchhaltung, CRM oder HR-Software, integriert werden muss. Entscheiden Sie, ob die Tools zusammenarbeiten oder ob mehrere Lösungen durch eine konsolidierte Workflow-Management-Software ersetzt werden können.
- Welche Ergebnisse wichtig sind: Überlegen Sie, welches Resultat die Software liefern muss, um als Erfolg zu gelten. Denken Sie darüber nach, welche Fähigkeiten Sie gewinnen oder verbessern möchten und wie der Erfolg gemessen wird. Ein Beispiel für ein gewünschtes Ergebnis ist die Möglichkeit, mehr Transparenz über die Leistung zu erhalten. Sie können Workflow-Management-Software endlos vergleichen, doch wenn Sie die gewünschten Ergebnisse nicht berücksichtigen, verschwenden Sie unter Umständen wertvolle Zeit.
- Wie sie in Ihrem Unternehmen funktionieren würde: Betrachten Sie die Software-Auswahl im Zusammenhang mit Ihren Arbeitsabläufen und Ihrer Arbeitsmethodik. Analysieren Sie, was bereits gut funktioniert und welche Bereiche Probleme verursachen, die gelöst werden müssen. Jedes Unternehmen ist unterschiedlich – gehen Sie nicht davon aus, dass ein beliebtes Tool auch in Ihrer Organisation funktioniert.
Trends im Bereich Workflow-Management-Software
Software zur Workflow-Freigabe entwickelt sich weiterhin rasant, angetrieben durch den Bedarf, Arbeit zu verschlanken, die Produktivität zu erhöhen und Ineffizienzen sowie Fehler in Projektprozessen zu reduzieren. Diese Entwicklung zeigt sich in mehreren zentralen Trends und Funktionen, die ich im Folgenden vorstelle.
- Anpassbarkeit und Flexibilität: Im Mittelpunkt steht eine hohe Anpassungsfähigkeit und Flexibilität, um Anwendern zu ermöglichen, das Workflow-Management-System auf ihre jeweiligen Projektanforderungen zuzuschneiden. Tools wie Kintone und monday.com bieten umfangreiche Möglichkeiten zur Individualisierung – von der Erstellung individueller Workflow-Apps bis zur Nutzung zahlreicher Vorlagen für verschiedene Projekttypen. Das unterstreicht die Bedeutung von Anpassungsfähigkeit in Workflow-Management-Software.
- Integration und Automatisierung: Da es kaum möglich ist, ein Tool zu entwickeln, das alles perfekt abdeckt, investieren Hersteller verstärkt in erweiterte Integrationsmöglichkeiten und Automatisierungsfunktionen. So wird eine nahtlose Verbindung mit anderen Systemen sowie die Automatisierung repetitiver Aufgaben ermöglicht. Digitale Workflow-Automatisierungslösungen wie Pneumatic Workflow und Flokzu bieten umfassende Integrationsmöglichkeiten sowie die Fähigkeit, Abläufe zu automatisieren, und zeigen damit die Entwicklung hin zu effizienteren, fehlerärmeren Workflows.
- Erhöhte Sicherheitsmaßnahmen: Da das Thema Datenschutz einen immer höheren Stellenwert einnimmt, wird auch der Fokus auf Sicherheitsmaßnahmen innerhalb von Daten-Workflow-Tools wachsen, insbesondere in Branchen mit strengen gesetzlichen Vorgaben und Datenschutzregeln wie der DSGVO.
Was ist Workflow-Management-Software?
Workflow-Management-Software ist ein digitales Werkzeug, das darauf ausgelegt ist, die unterschiedlichen Prozesse und Aufgaben in einer Organisation zu automatisieren, zu optimieren und effizienter zu gestalten. Sie hilft Teams, strukturierte Workflows zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt nachzuverfolgen und die Übergaben zwischen Personen oder Systemen zu vereinfachen. Projektmanager, Bereichsleiter und funktionsübergreifende Teams nutzen sie, um manuelle Fehler zu verringern, Verantwortlichkeiten zu erhöhen und die Effizienz zu steigern.
Arten von Workflow-Management-Software
Workflow-Management-Software ist in unterschiedlichen Ausprägungen verfügbar, jeweils zugeschnitten auf verschiedene Branchen und Anforderungen. Von kostenlosen Workflow-Tools bis hin zu branchenspezifischen Business-Workflow-Lösungen – hier finden Sie einen Überblick über die wichtigsten Arten von Workflow-Management-Software, die heute verfügbar sind:
Allgemeine Workflow-Management-Software
Diese Tools richten sich an eine Vielzahl von Geschäftsprozessen in verschiedenen Branchen und bieten vielseitige Lösungen zur Steigerung der Gesamteffizienz und zur Optimierung von Abläufen.
- Kostenlose Workflow-Software: Bietet grundlegende Funktionen kostenlos an und stellt eine kosteneffiziente Einstiegslösung für kleine Unternehmen oder Teams mit einfachen Workflow-Anforderungen dar.
- SaaS-Workflow-Software: Cloudbasierte Workflow-Management-Lösungen, die sich leicht implementieren und skalieren lassen. Sie sind aufgrund ihrer Zugänglichkeit, Kostenersparnis und regelmäßigen Updates in verschiedenen Branchen beliebt.
- Enterprise-Workflow-Systeme: Umfassende Workflow-Systeme zur Bewältigung komplexer und groß angelegter Abläufe in großen Organisationen mit erweiterten Funktionen wie Prozessabbildung, Analysen und umfangreichen Integrationen.
- No-Code-Workflow-Automatisierungssysteme: Ermöglichen es, Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen und zu automatisieren. Sie sind besonders für nicht-technische Teams beliebt, da sie eine schnelle Einrichtung und Anpassung ermöglichen.
Branchenspezifische Workflow-Management-Software
Diese Tools sind speziell auf die Anforderungen und Bedürfnisse verschiedener Branchen zugeschnitten. Sie sorgen für optimierte Unternehmensabläufe und erhöhen die Effizienz in den jeweiligen Bereichen.
- Workflow-Management-Software für die IT: Speziell für IT-Abteilungen entwickelt, helfen diese Tools bei Aufgaben wie Ticketmanagement, Vorfallbearbeitung und Änderungsmanagement. Sie integrieren sich mit anderen IT-Systemen, um reibungslose IT-Abläufe zu gewährleisten.
- Workflow-Software für das Gesundheitswesen: Optimiert das Patientenmanagement, die Terminplanung, Abrechnung und Compliance-Verfolgung – unverzichtbar für Arztpraxen, Krankenhäuser und Kliniken.
- Workflow-Software für das Bauwesen: Verwalten von Projektzeitplänen, Ressourcen, Subunternehmer-Workflows und Compliance-Anforderungen. Dies hilft Bauleitern, Projekte im Zeit- und Budgetrahmen zu halten.
- Rechts-Workflow-Software: Unterstützt Anwaltskanzleien bei der Verwaltung von Akten, Mandantenkommunikation, Abrechnung und Dokumentenfreigabeprozessen. Dadurch werden Produktivität und die Einhaltung gesetzlicher Standards gesteigert.
- Marketing-Workflow-Software: Speziell für Marketingteams zur Verwaltung von Kampagnen-Workflows, Inhaltsfreigaben, Projektplänen und Kundenmanagement. Verbessert die Zusammenarbeit und Umsetzung von Marketinginitiativen.
- HR-Workflow-Software: Automatisiert den Einstellungsprozess, das Onboarding, Personalmanagement und Leistungsbeurteilungen. Für HR-Teams unerlässlich, um Abläufe zu optimieren und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.
- Finanz-Workflow-Software: Automatisiert Rechnungsbearbeitung, Ausgabenfreigaben und Berichterstattung, was die Genauigkeit und Effizienz in finanziellen Abläufen erhöht.
- Workflow-Software für die Fertigung: Konzentriert sich auf Produktionsplanung, Bestandsmanagement, Qualitätskontrolle und Compliance-Überwachung. So werden Produktionsprozesse optimiert und Qualitätsstandards eingehalten.
- Sales-Workflow-Software: Optimiert Vertriebsprozesse, hilft bei der Verwaltung von Leads, der Nachverfolgung im Vertriebstrichter und automatisiert Nachfassaktionen – unverzichtbar zur Leistungssteigerung im Vertrieb.
Funktionen von Workflow-Management-Software
Achten Sie bei der Auswahl von Workflow-Management-Software auf folgende Schlüsselmerkmale:
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: Sie können Regeln und Auslöser festlegen, damit Routineaufgaben wie Aufgabenverteilung oder Statusupdates automatisch ablaufen. Das reduziert manuelle, sich wiederholende Arbeit und gibt mehr Freiraum für strategische Aufgaben.
- Echtzeit-Kollaboration: Mit integrierter Chatfunktion, Dateifreigabe und Kommentaren können Sie und Ihr Team direkt zusammenarbeiten. Dies spart Zeit bei der Informationssuche, ermöglicht direktes Feedback und macht Änderungen sofort sichtbar.
- Integrationsfähigkeit: Sie sollten andere genutzte Tools wie E-Mails, Kalender oder CRM-Plattformen einbinden können. Dadurch bleiben Informationen synchron, ständiges App-Wechseln entfällt und es gibt weniger Verwirrung sowie manuelle Eingaben.
- Visuelle Workflow-Builder: Mit diesen Drag-and-Drop-Tools können Sie Workflows grafisch abbilden und individuell anpassen. So passt sich die Software Ihrer tatsächlichen Arbeitsweise an, spart Zeit und verhindert Fehler.
- Aufgabenpriorisierung und -management: Sie können Aufgaben nach Priorität, Fälligkeitsdatum und Abhängigkeiten organisieren. Dies schafft Klarheit und hilft Ihnen und Ihrem Team, Fristen einzuhalten, wichtige Aufgaben zuerst zu erledigen und Projekte im Zeitplan zu halten.
- Sicherheitsmaßnahmen: Es sollten starke Sicherheitsfunktionen wie Benutzerrechte, Verschlüsselung und Prüfprotokolle vorhanden sein, um Ihre Projektdaten zu schützen, sensible Informationen abzusichern und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
- Datenanalyse und Berichterstattung: Diese Funktion liefert Einblicke in Projektfortschritt, Engpässe und Teamleistung, sodass Sie bessere Entscheidungen treffen und Probleme frühzeitig erkennen können.
Häufige KI-Funktionen in Workflow-Management-Software
Über die oben genannten Standardfunktionen hinaus bieten viele Workflow-Management-Lösungen zusätzliche KI-Features wie:
- Intelligente Aufgabenverteilung: Mit KI können Aufgaben automatisch den richtigen Teammitgliedern zugewiesen werden – basierend auf Arbeitslast, Fähigkeiten und bisherigen Leistungen. Das reduziert Zeitaufwand für Delegation und ermöglicht es jedem, sich auf seine Stärken zu konzentrieren.
- Prädiktive Analysen: Dank KI-basierter Vorhersagen erhalten Sie frühzeitig Hinweise auf mögliche Verzögerungen, Ressourcenengpässe oder Engpässe im Arbeitsablauf, sodass Sie Probleme rechtzeitig angehen und Projekte voranbringen können.
- Automatisierte Prozessoptimierung: Diese KI-Funktion analysiert Muster in der Arbeitsweise Ihres Teams und schlägt Möglichkeiten zur Prozessvereinfachung oder Automatisierung vor. So können Sie Ihren Arbeitsablauf kontinuierlich verbessern und mit der Zeit effizienter werden.
- Verarbeitung natürlicher Sprache: Sie können Arbeitsabläufe in Alltagssprache beschreiben und die Software erstellt und konfiguriert den Prozess automatisch für Sie. Das beseitigt die Einstiegshürde und hilft Ihnen, neue Prozesse schneller einzurichten.
- Intelligente Benachrichtigungen und Erinnerungen: Diese KI-Funktion lernt, welche Benachrichtigungen für jedes Teammitglied am wichtigsten sind, reduziert unnötige Meldungen und stellt sicher, dass Sie niemals ein kritisches Update oder eine wichtige Frist verpassen.
Vorteile von Workflow-Management-Software
Hier sind fünf Hauptvorteile der Nutzung von Workflow-Management-Software:
- Erhöhte Effizienz: Automatisiert und optimiert Routineaufgaben. Dadurch können sich Nutzer auf die wichtigsten Aspekte ihrer Projekte konzentrieren, den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben deutlich reduzieren und die Projektabwicklung beschleunigen.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Zentralisiert Kommunikation und Projektdokumentation. Teams können effektiver zusammenarbeiten, da alle Mitglieder Zugriff auf die neuesten Updates und Dokumente haben – das stellt sicher, dass jeder auf dem gleichen Stand ist und Missverständnisse oder Fehler reduziert werden.
- Mehr Transparenz: Bietet Echtzeiteinblicke in den Projektfortschritt und die Leistung. Diese Transparenz ermöglicht es Projektmanagern, fundierte Entscheidungen zu treffen, potenzielle Engpässe frühzeitig zu erkennen und Ressourcen oder Zeitpläne nach Bedarf anzupassen, um auf Kurs zu bleiben.
- Höhere Verantwortlichkeit: Verfolgt Aufgaben und Zuständigkeiten klar. Durch die Definition der Verantwortlichen für jede Aufgabe und die Überwachung des Fortschritts unterstützt Workflow-Management-Software die Verantwortlichkeit aller Teammitglieder und führt zu konsistenteren Projektergebnissen.
- Skalierbarkeit: Passt sich den Anforderungen von Projekten jeder Größe an. Ob kleines Teamprojekt oder mehrere groß angelegte Initiativen – Workflow-Management-Software kann auf jede Komplexität und jeden Umfang skaliert werden, wodurch sie ein vielseitiges Werkzeug für Organisationen aller Größenordnungen ist.
5 Best Practices für das Workflow-Management
Die Umsetzung bewährter Methoden im Workflow-Management ist entscheidend, um Abläufe zu optimieren, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und eine kontinuierliche Weiterentwicklung sicherzustellen. So gestalten Sie Ihre Workflows effektiv und holen das Beste aus Ihrer Software heraus:
1. Klare Ziele und Ergebnisse definieren
Durch die Festlegung konkreter Ziele stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder die gewünschten Ergebnisse verstehen und ihre Arbeit entsprechend ausrichten. Für jeden Workflow sollten SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Zeitgebunden) entwickelt und diese Ziele im Team klar kommuniziert werden, um gemeinsame Ausrichtung und Transparenz zu gewährleisten.
2. Bestehende Prozesse abbilden und analysieren
Das Verständnis vorhandener Arbeitsabläufe ist entscheidend, um Ineffizienzen und Optimierungspotenziale zu identifizieren. Tools zur Prozessabbildung helfen Ihnen, detaillierte Visualisierungen der aktuellen Workflows zu erstellen und Engpässe leichter zu erkennen. Regelmäßige Audits der Arbeitsabläufe sollten durchgeführt werden, um die Leistung zu bewerten und Prozesse gezielt weiterzuentwickeln.
3. Automatisierung gezielt einsetzen
Automatisierung spielt eine Schlüsselrolle bei der Reduzierung manueller Arbeit, der Minimierung von Fehlern und der Freisetzung von Zeit für Aufgaben mit höherem Mehrwert. Wiederkehrende Aufgaben, wie Routinekommunikation oder Datenerfassung, sollten identifiziert und automatisiert werden, um Effizienzsteigerungen zu erzielen. Workflow-Automatisierungssoftware sollte in bestehende Systeme integriert werden, um einen nahtlosen Betriebsablauf zu gewährleisten.
4. Systeme für einen nahtlosen Datenfluss integrieren
Ein gut vernetztes System verhindert Datensilos und eliminiert die Notwendigkeit manueller Datenübertragungen zwischen Plattformen. Die Wahl einer Workflow-Management-Software mit leistungsstarken Integrationsmöglichkeiten sorgt für einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen verschiedenen Tools. Es ist zudem wichtig, Integrationen regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, um neue Technologien oder Prozessänderungen zu berücksichtigen.
6. Kontinuierliches Monitoring und Verbesserung umsetzen
Durch fortlaufende Auswertung können Workflows basierend auf Daten und Feedback angepasst werden. Die Definition von Kennzahlen (KPIs) hilft, die Effizienz der Arbeitsabläufe zu messen, während das Feedback Ihres Teams qualitative Einblicke für notwendige Optimierungen liefert. Die Überprüfung von Workflow-Analysen und iterative Anpassungen stellen sicher, dass Prozesse auch langfristig effektiv bleiben.
Kosten & Preise für Workflow-Management-Software
Workflow-Management-Tools bieten in der Regel verschiedene Tarifstufen an, um den unterschiedlichen Bedürfnissen von Unternehmen gerecht zu werden – von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen. Sie umfassen meist einen Kernumfang an Funktionen, während höhere Tarife zusätzliche Möglichkeiten für anspruchsvolleres Projektmanagement bereitstellen.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, die gängige Tarifoptionen, deren durchschnittliche Preise und die jeweils enthaltenen Funktionen zusammenfasst:
Tarifvergleichstabelle für Workflow-Management-Software
| Tariftyp | Durchschnittlicher Preis | Enthaltene Standardfunktionen |
|---|---|---|
| Kostenlos | $0 | Aufgabenverwaltung, grundlegende Berichte, eingeschränkte Integrationen, Team-Kollaborationstools |
| Basic | $5-10 pro Nutzer/Monat | Erweiterte Aufgabenverwaltung, zusätzliche Integrationen, mehr Speicher, E-Mail-Support |
| Standard | $10-20 pro Nutzer/Monat | Umfassende Projektmanagement-Suite, erweiterte Berichterstattung, unbegrenzte Integrationen, Prioritätssupport |
| Premium | $20-30 pro Nutzer/Monat | Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, erweiterte Sicherheitsoptionen, personalisiertes Onboarding |
| Enterprise | Individuelle Preisgestaltung | Individuelle Funktionen und Integrationen, dedizierter Support, Sicherheitslösungen auf Unternehmensniveau, Datenanalysen |
Bei der Auswahl eines Tarifs sollten Sie die Teamgröße, die Komplexität Ihrer Projekte und den benötigten Support berücksichtigen. Die passende Workflow-Management-Software sollte nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern auch mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalierbar sein.
Typische Phasen, in denen Ihr Unternehmen in einen höheren Tarif wechseln möchte, sind unter anderem:
- Größeres Team: Mit dem Wachstum und der Einstellung neuer Mitarbeitender steigt der Bedarf an weiteren Nutzerlizenzen und erweiterten Kollaborationsfunktionen.
- Steigendes Projektvolumen: Wenn die Anzahl der Projekte und Aufgaben deutlich zunimmt, werden fortgeschrittene Projektmanagement-Funktionen wie ausgeweitete Berichte und Automatisierungen notwendig.
- Erweiterte Berichterstattung und Analysen: Mit zunehmender Reife des Unternehmens steigt häufig der Bedarf an detaillierten Berichten und Analysen zur Überwachung der Leistung, Produktivität und des Projekterfolgs.
- Mehr Integrationen: Mit dem Wachstum beginnen Unternehmen oft, weitere Tools und Systeme zu nutzen, sodass mehr Integrationen mit anderen Tools wie CRM, Buchhaltung oder Kommunikationsplattformen erforderlich werden.
- Erhöhte Sicherheits- und Compliance-Anforderungen: Wenn mehr sensible Daten verarbeitet werden und strengere gesetzliche Vorgaben gelten, sind erweiterte Sicherheitsfunktionen, Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften und ein besserer Datenschutz erforderlich.
Häufig gestellte Fragen zu Workflow-Management-Software
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu diesem Thema.
Welche Probleme löst Workflow-Management-Software?
Workflow-Management-Software hilft, verschiedene Probleme zu lösen, die häufig im Projektmanagement auftreten. Dazu gehören:
- Mangelnde Transparenz und Übersichtlichkeit: Die Software bietet eine grafische Darstellung des Workflows, sodass jeder seine jeweilige Rolle und den Fortschritt der Aufgaben kennt.
- Ineffizienz und Verzögerungen: Sie hilft, wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen und zu automatisieren, wodurch Prozesse schneller abgeschlossen werden und die Produktivität steigt.
- Fehleranfällige manuelle Prozesse: Durch die Automatisierung von Workflows werden Fehler, die bei manueller Arbeit häufig sind, deutlich reduziert.
- Inkonsistente Arbeitsabläufe: Sie unterstützt die Standardisierung von Workflows und stellt sicher, dass Aufgaben unabhängig vom ausführenden Teammitglied stets auf konsistente Weise erledigt werden.
Wie verfolgen Projektmanager den Fortschritt mit Workflow-Management-Software?
Projektmanager verfolgen den Fortschritt mithilfe von Dashboards in Echtzeit, Aufgabenboards, Gantt-Diagrammen und automatisierten Statusberichten.
Diese Tools zeigen auf einen Blick, was abgeschlossen, in Bearbeitung oder im Verzug ist. Engpässe lassen sich schnell erkennen, Arbeiten neu zuweisen, und das gesamte Team bleibt ohne zeitaufwändige Statusanfragen per E-Mail stets auf dem aktuellen Stand.
Wie helfen Workflow-Management-Tools dabei, Engpässe zu identifizieren und zu vermeiden?
Workflow-Management-Tools unterstützen Sie dabei, Engpässe durch visuelle Aufgabenabläufe und Benachrichtigungen bei überfälligen Aufgaben zu erkennen. Sie sehen, wo Aufgaben sich stauen und welche Abschnitte Ihre Teams verlangsamen.
Sobald Sie diese Engpässe gefunden haben, können Sie mit integrierten Analysen häufige Blockaden auswerten, die Arbeitslast neu verteilen und Abläufe so anpassen, dass wiederkehrende Verzögerungen vermieden werden.
Was macht Workflow-Software?
Workflow-Software automatisiert die Aufgabenverteilung, steuert Freigaben und standardisiert wiederkehrende Prozesse. Sie sorgt dafür, dass Aufgaben automatisch weitergeleitet werden, Dateien und Updates zentral verfügbar sind und Prioritäten flexibel angepasst werden können, wenn sich Projektanforderungen ändern.
Je nach Tool unterscheiden sich die Funktionen. Die meisten Workflow-Software-Lösungen unterstützen Sie jedoch dabei:
- Aufgaben auflisten und organisieren (hierarchisch, zeitlich, projektbezogen, nach Tags etc.)
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben abbilden
- Fristen für Aufgaben setzen und deren Einhaltung überwachen
- Diagramme erstellen, die die Abfolge von Aufgaben in einer Drag-and-Drop-Oberfläche visualisieren
Welche zwei Hauptwege gibt es, Projekt-Workflows zu koordinieren?
Anwendungsfall 1: Koordination von menschenzentrierten Workflows
Hierbei geht es darum, Personen zu organisieren, indem ihre Aufgaben, Dateien, Statusmeldungen und Kommunikation zentral gebündelt und der Ablauf strukturiert wird.
Das ist oft der Fall in Unternehmen wie:
- Digitale Agenturen, Entwicklungsagenturen, Kreativagenturen usw.
- Projekt- und Produktteams oder Abteilungen innerhalb von Unternehmen
- Beratungsunternehmen / Dienstleistungsunternehmen
Wenn Sie zu diesen Nutzern gehören, ist die für Sie geeignetste Workflow-Software meistens auf folgende Funktionen ausgerichtet:
- Zusammenarbeit
- Planung
- Dateifreigabe
Zusätzlich sollten all diese Features in einer No-Code-Umgebung verfügbar sein, die Ihre Geschäftsprozesse einfach und zentral organisiert. Die meisten der hier genannten Produkte fallen in diese Kategorie. Sie können sich auch Business Process Management (BPM)-Tools anschauen, die menschenzentrierte Abläufe mit strukturiertem Prozessdesign optimieren.
Anwendungsfall 2: Koordination von systemzentrierten Workflows
Hierbei geht es darum, Geschäftsprozesse oder Systeme miteinander zu verbinden und deren Funktionen sowie Technologien in einem einheitlichen Workflow zu integrieren.
Das ist häufiger in Großunternehmen und in Branchen wie:
- IT und Software
- Fertigung und Logistik
- Transportwesen
Für diese Nutzer ist meist eine unternehmensweite Enterprise-Lösung am sinnvollsten. Mindestens sollten Sie Zugriff auf eine REST API und einen SLA-Manager bekommen, um über verschiedene Systeme hinweg zu steuern.
Auf dieser Ebene setzen viele Unternehmen über eine klassische Workflow-SaaS hinaus auf Integration Platform as a Service (iPaaS) wie Make (früher bekannt als Integromat), die Konnektoren bieten, um Geschäftsprozesssysteme zu vereinheitlichen.
Welche Schulungen benötigen Mitarbeitende, um Workflow-Management-Software effektiv zu nutzen?
Für eine effektive Nutzung von Workflow-Management-Software benötigen Mitarbeitende sowohl allgemeine als auch toolspezifische Schulungen. Sie können mit einer grundlegenden Einführung beginnen, beispielsweise mit unserem Einsteiger-Leitfaden zum Workflow-Management, der die Prinzipien des Workflow-Managements und die Grundlagen vermittelt. Danach sollten praktische Trainings mit der jeweiligen Software folgen — diese sollten Navigation, Funktionen und die Aufgabenverwaltung in der Software abdecken. Übungsaufgaben, die reale Arbeitsszenarien abbilden, sind besonders hilfreich.
Außerdem sind regelmäßige Auffrischungskurse und vertiefende Module für fortgeschrittene Nutzerinnen und Nutzer empfehlenswert, um die Nutzung des Tools zu optimieren. So stellen Sie sicher, dass alle kompetent und sicher mit der Software arbeiten, was die Produktivität und die Akzeptanz steigert.
Welche Herausforderungen gibt es typischerweise bei der Implementierung eines Workflow-Management-Prozesses?
Die Einführung eines Workflow-Management-Prozesses kann komplex sein. Zu den häufigsten Herausforderungen zählen:
- Widerstand von Teammitgliedern, besonders wenn sie sich an herkömmliche Arbeitsweisen gewöhnt haben.
- Die Abstimmung des Systems auf bestehende Abläufe und die tatsächlichen Anforderungen des Teams.
- Lücken in der Planung, die erst beim Livegang deutlich werden.
- Sicherstellen, dass alle mit den neuen Werkzeugen vertraut und kompetent sind.
- Die permanente Überwachung und Anpassung des Systems auf Basis von Feedback und Leistung beansprucht anfangs viel Aufmerksamkeit.
Wie kann Workflow-Management in einer Organisation mit mehreren Abteilungen optimiert werden?
Die Optimierung des Workflow-Managements in einer Organisation mit mehreren Abteilungen erfordert:
- Standardisierte Prozesse
- Klar definierte Zuständigkeiten
- Rollenbasierte Berechtigungen
Beginnen Sie damit, die typischen Abläufe jeder Abteilung zu dokumentieren und Übergabepunkte zwischen Teams festzulegen. Nutzen Sie dann Workflow-Management-Software, um gemeinsame Vorlagen mit klaren Schritten und Verantwortlichen zu erstellen. Schließlich sollten Sie rollenbasierte Rechte so konfigurieren, dass jedes Team nur relevante Informationen sieht, aber bereichsübergreifend zusammenarbeiten kann.
Planen Sie regelmäßige Abstimmungsmeetings, um gemeinsame Aufgaben zu besprechen und Engpässe früh zu identifizieren. Automatisieren Sie Aufgabenübergaben und richten Sie Benachrichtigungen ein, wenn Fristen nicht eingehalten werden. Holen Sie abschließend Feedback aus allen Abteilungen ein, um die Abläufe kontinuierlich zu verbessern und eine reibungslose Zusammenarbeit zu fördern.
Wie geht es weiter?
Möchten Sie sich mit anderen digitalen Projektmanager:innen vernetzen, um Ressourcen und bewährte Methoden auszutauschen? Treten Sie unserer Membership-Community bei und erhalten Sie Zugriff auf über 100 Vorlagen, Muster und Beispiele und vernetzen Sie sich mit Hunderten weiteren digitalen Projektmanager:innen auf Slack.