Ich habe 10 Workflow-Management-Softwares getestet: Die besten Empfehlungen für 2026
10 Auswahl der besten Workflow-Management-Software
Die beste Workflow-Management-Software kann dabei helfen, mehrphasige Produkteinführungen zu koordinieren, die sich über mehrere Abteilungen, Zeitzonen und Freigabestufen erstrecken. Gleichzeitig kann sie Aufgabenübergaben automatisch auslösen, Engpässe in Echtzeit sichtbar machen und die Einhaltung interner SOPs sicherstellen. Ohne eine solche Lösung müssen Sie sich mit unverbundenen Systemen und unklaren Verantwortlichkeiten auseinandersetzen und können Fortschritte nur schwer messen. Das führt zu verpassten Fristen und ineffizienter Zusammenarbeit.
Nach mehr als 20 Jahren Projektmanagement habe ich über 25 Workflow-Tools getestet, darunter auch einige unnötig komplexe Lösungen, und alles genutzt – von einfachen Aufgabenverfolgern bis hin zu leistungsstarken Plattformen für abteilungsübergreifende Abläufe. Ich habe gelernt, dass das richtige Tool für Abstimmung, Klarheit und Geschwindigkeit sorgt, Engpässe beseitigt und Verwirrung reduziert.
Im Folgenden finden Sie die besten Optionen für Workflow-Management-Software, basierend auf meinen Erfahrungen und praktischen Tests aktueller Tools. Jede Empfehlung enthält herausragende Funktionen, ideale Anwendungsfälle und Besonderheiten, damit Sie die richtige Lösung für Ihr Team finden können.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden Projektmanagement-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für Workflow-Management-Software
Hier finden Sie eine Tabelle mit einer Zusammenfassung grundlegender Informationen zu den in diesem Artikel beschriebenen Tools:
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für KI-gestützte Risikoidentifikation | 14 Tage kostenlos testen | Ab $6/Nutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet, um isolierte Teams wieder zu verbinden | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab 9.80/Nutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für sichere Kunden-Kollaborationsportale | Kostenloser Plan + kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $99/Monat | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für Agenturmanagement | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $10/Nutzer/Monat | Website | |
| 5 | Am besten für komplexe Workflow-Automatisierung und Freigaben | 30 Tage kostenlos testen | Ab $20/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für Workflow-Orchestrierung | 15 Tage kostenlos testen | Ab $8/Nutzer/Monat | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für dynamisches Arbeitsmanagement | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $35/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 8 | Am besten mit über 1.000 vorgefertigten App-Konnektoren | 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für Workflow-Vorlagen | 14 Tage kostenlos testen | Ab $360/30 Nutzer/Monat | Website | |
| 10 | Am besten für KI-gestützte Automatisierung von Arbeitsabläufen geeignet | Kostenlose Testversion verfügbar + kostenlose Demo | Preise auf Anfrage | Website |
Bewertungen der besten Workflow-Management-Software
Dies sind meine Übersichten zu den 20 besten Workflow-Management-Lösungen, die es in meine Auswahl geschafft haben. Im Folgenden finden Sie den jeweils besten Anwendungsfall, herausragende Funktionen, Integrationen und Preisinformationen zu jedem Tool. Außerdem habe ich einen Screenshot der Benutzeroberfläche sowie einige Vor- und Nachteile für jede Lösung aufgenommen.
Am besten für KI-gestützte Risikoidentifikation
monday AI Workspace ist eine KI-gesteuerte Workflow-Management-Plattform, die No-Code-Automatisierung, visuelle Projektboards, Aufgabenverwaltung mit mehreren Ansichten und ein KI-Agenten-Team kombiniert, um die Arbeit über funktionsübergreifende Teams hinweg zu orchestrieren.
Für wen ist monday AI Workspace am besten geeignet?
Sie eignet sich besonders für PMO-Leiter und Operations-Manager in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die mehrere parallele Projekte mit verteilten Teams steuern.
Warum ich monday AI Workspace ausgewählt habe
monday AI Workspace verdient einen Platz auf meiner Bestenliste, weil die Plattform Risiken erkennt, bevor sie zum Problem werden. Die KI der Plattform scannt automatisch Abhängigkeiten und markiert Aufgaben, die voraussichtlich nicht termingerecht abgeschlossen werden, und zeigt diese Warnsignale direkt im Board an – ganz ohne manuelle Überwachung. Mir gefällt auch der KI-Workflow-Builder, mit dem man bedingte Automatisierungen einrichten kann, die Arbeit umleiten oder Benachrichtigungen eskalieren, sobald ein Meilenstein ins Hintertreffen gerät.
Hauptfunktionen von monday AI Workspace
- No-Code Workflow-Builder: Erstellen, planen und modifizieren Sie mehrstufige Projektabläufe mit Drag-and-Drop-Tools und anpassbaren Vorlagen.
- Projektboards mit mehreren Ansichten: Wechseln Sie bei jedem Projektarbeitsbereich zwischen Kanban-, Gantt-, Listen-, Kalender-, Diagramm- und Dashboard-Ansicht.
- Formular- und Antragsaufnahme: Verwenden Sie dynamische Aufnahmeformulare mit bedingter Logik, um automatisierte Workflows aus neuen Projektanfragen zu starten.
- Ressourcen- und Kapazitätsplanung: Weisen Sie Aufgaben zu, balancieren Sie Ressourcen und prognostizieren Sie Team-Auslastungen direkt in den Projektzeitplänen.
monday AI Workspace Integrationen
monday AI Workspace bietet Hunderte von nativen Integrationen über integrierte Funktionen und seinen Marktplatz an, darunter Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft 365, Jira, GitHub, Zoom und Adobe Creative Cloud. Es unterstützt zudem Zapier und stellt eine API für kundenspezifische Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- KI erkennt proaktiv gefährdete Workflow-Aufgaben
- No-Code-Builder bewältigt komplexe bedingte Logik
- Gantt-, Kanban-, Kalender- und Listenansichten inklusive
Cons:
- Automatisierungsläufe bei niedrigeren Tarifstufen begrenzt
- Große Board-Strukturen erschweren die Navigation
New Product Updates from monday AI Workspace
monday AI Workspace Adds Human Approval Routing
monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.
Wrike
Am besten geeignet, um isolierte Teams wieder zu verbinden
Wrike ist eine Plattform zur Arbeitsablaufverwaltung, die Editoren für benutzerdefinierte Arbeitsabläufe, Aufgabenverwaltung mit mehreren Ansichten, Automatisierung ohne Programmierung, wiederverwendbare Vorlagen, Genehmigungs- und Prüfungsabläufe, dynamische Anfrageformulare sowie funktionsübergreifende Werkzeuge zur Ressourcen- und Kapazitätsplanung kombiniert.
Für wen eignet sich Wrike am besten?
Wrike eignet sich besonders für PMO-Leiter, Programmmanager und Operations-Teams in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die komplexe, funktionsübergreifende Arbeitsabläufe verwalten.
Warum ich Wrike ausgewählt habe
Wrike zeichnet sich durch die Unterstützung von Arbeitsabläufen über mehrere Phasen hinweg aus – von der Erfassung und Aufgabenzuweisung bis hin zu Prüfung und Genehmigung. Dynamische Anfrageformulare mit bedingter Logik können Arbeit weiterleiten, Aufgaben zuweisen und wiederverwendbare Vorlagen für wiederkehrende Projekte und Arbeitsabläufe auslösen. Wrike unterstützt außerdem Genehmigungs- und Prüfungsabläufe, sodass Teams Ergebnisse zur Prüfung weiterleiten und Genehmigungen zusammen mit der Projektarbeit nachverfolgen können.
Hauptfunktionen von Wrike
- Vorlagen: Projekt- und Arbeitsablaufstrukturen als wiederverwendbare Vorlagen für wiederkehrende Prozesse speichern.
- Genehmigungen und Prüfung: Ergebnisse innerhalb von Arbeitsabläufen zur Prüfung und Genehmigung weiterleiten, mit Markierungs- und Prüfunterstützung für mehr als 30 Dateitypen, einschließlich Video und HTML.
- Automatisierungsregeln ohne Programmierung: WENN-DANN-SONST-Automatisierungsregeln mit unbegrenzten Bedingungen und bis zu 10 Aktionen pro Regel erstellen, um die Übergabe wiederkehrender Aufgaben zu automatisieren.
- Ressourcen- und Kapazitätsplanung: Auslastungsdiagramme, Aufwandszuweisung und Neuzuweisung durch Ziehen und Ablegen nutzen, um die Verfügbarkeit von Teams über mehrere Projekte hinweg zu verwalten.
Wrike-Integrationen
Wrike bietet mehr als 400 vorgefertigte Integrationen, darunter Werkzeuge von Microsoft und Google, Dropbox, Salesforce, Marketo, Tableau und Power BI. Für individuelle Integrationen ist außerdem eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Verbindet Teams durch Genehmigungsketten erneut
- Leitet Erfassungsanfragen mit bedingter Logik weiter
- Zeigt Abhängigkeiten über mehrere Projektansichten hinweg
Cons:
- Die Einrichtung erfordert eine sorgfältige Steuerung der Arbeitsabläufe
- Automatisierungsregeln werden nach Erreichen von Nutzungslimits beendet
New Product Updates from Wrike
Wrike Adds Quick Search to Table View
Wrike adds Quick Search to Table View with full-table search across titles, descriptions, and fields, plus highlighted matches. This helps users find tasks faster in large tables. For more information, visit Wrike’s official site.
Moxo
Am besten geeignet für sichere Kunden-Kollaborationsportale
Moxo ist eine Plattform für Workflow-Orchestrierung, die einen No-Code-Workflow-Builder, KI-Agenten, Aufgabenverteilungen, Freigaben, Formulare und Kundenportale kombiniert, um mehrstufige Geschäftsprozesse mit mehreren Beteiligten von Anfang bis Ende zu steuern.
Für wen ist Moxo am besten geeignet?
Moxo eignet sich besonders gut für dienstleistungsorientierte Unternehmen – wie Finanzdienstleister, Anwaltskanzleien oder Beratungsfirmen –, die wiederkehrende, kundenorientierte Workflows durchführen, die eine Koordination zwischen internen Teams und externen Beteiligten erfordern.
Warum ich Moxo ausgewählt habe
Ich habe Moxo in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es eines der wenigen Workflow-Management-Tools ist, das eine vollständige Prozess-Orchestrierungs-Engine mit Kundenportalen verbindet, die tatsächlich auf Sicherheit ausgelegt sind. Jede Kundeninteraktion findet in einem eigenen Portal mit detaillierten, rollenbasierten Zugriffskontrollen statt, sodass nur die richtigen Personen die richtigen Schritte sehen. Darüber hinaus ist Moxo SOC 2 Typ II zertifiziert, DSGVO-konform und hält Prüfpfade über mehr als sieben Jahre nach, was Moxo meiner Ansicht nach zu einer ernstzunehmenden Option macht, wenn Sie regulierte Prozesse wie KYC-Prüfungen, Kreditanträge oder Compliance-Überprüfungen durchführen.
Wichtige Funktionen von Moxo
- No-Code-Workflow-Builder: Erstellen Sie mehrstufige Workflows mit bedingten Verzweigungen, parallelen Pfaden und Schleifenlogik über einen visuellen Drag-and-Drop-Editor.
- KI-Workflow-Agenten: Setzen Sie KI-Agenten ein, um Vorbereitungs-, Koordinations- und Validierungsschritte automatisch innerhalb eines laufenden Workflows zu übernehmen.
- eSignatur und Dokumentensammlung: Integrieren Sie eSignatur-Anfragen und Dateisammelschritte direkt in eine Workflow-Abfolge.
- SLA-Timer und Eskalationen: Legen Sie zeitbasierte Auslöser für Workflow-Schritte fest, die überfällige Aufgaben automatisch an die richtigen Beteiligten weiterleiten.
Moxo Integrationen
Moxo bietet Daten-Sync-Konnektoren für Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics, Zoho, Wealthbox, Redtail, Filevine, Global Relay, Smarsh und Xero, sowie dokumentierte Integrationen für Tools wie Jira, Slack, DocuSign, Stripe, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, monday.com, QuickBooks und Zendesk. Es verbindet sich mit Zapier und stellt eine REST API sowie Webhooks für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Integrierte eSignaturen, Formulare und Freigaben je Workflow
- SOC 2 Typ II- und DSGVO-konform
- Dedizierte Mandanten-Arbeitsbereiche mit Prüfpfaden
Cons:
- Mobile App weniger leistungsfähig als Desktop-Version
- Keine integrierte Zeiterfassung für Aufgaben
Am besten geeignet für Agenturmanagement
Productive ist eine Workflow-Management-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Workflows, Projekte und Ressourcen mithilfe flexibler Dashboards, Diagramme und Kalender zu verwalten. Sie ist benutzerfreundlich, anpassbar und skalierbar und somit eine ausgezeichnete Wahl für Digitalagenturen, die ihr Wachstum planen.
Warum ich Productive gewählt habe: Productive überzeugt als Workflow-Management-Software insbesondere für Digitalagenturen, da sie umfassende Tools zur Verfügung stellt, um wachsende und sich verändernde Geschäftsprozesse zu optimieren und zu vereinfachen. Mit ihrer benutzerfreundlichen Oberfläche und anpassbaren Funktionen ermöglicht Productive es Digitalagenturen, Workflows zu erstellen und zu steuern, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Die integrierte Zeiterfassung und das Projektmanagement erlauben Agenturen und ihren Kunden, den Fortschritt der Projekte zu überwachen, Ressourcen im Blick zu behalten und die fristgerechte Fertigstellung sicherzustellen. Productive bietet starke Reporting- und Analysefunktionen, die wertvolle und teilbare Einblicke in Teamleistung, Rentabilität und Projektgesundheit liefern.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen von Productive
Funktionen umfassen abrechenbare Auslastung pro Person, Kapazitätsübersichten, Buchungsübersichten, Terminplanung, Platzhalter, Urlaubsanfragen und Betriebsanalysen.
Integrationen umfassen Quickbooks, Jira, Xero, Exact, Slack, Harvest Import, Fortnox und Personio. Weitere Integrationen sind durch die Verbindung mit einem kostenpflichtigen Zapier-Konto verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Kostenlose Gastkonten für Kunden
- iOS- und Android-App verfügbar
- Integrierte Zeiterfassung
Cons:
- Rollen und Benutzerrechte könnten anpassbarer sein
- Webhooks nur in höheren kostenpflichtigen Tarifen verfügbar
New Product Updates from Productive
Productive Adds Voice Dictation, Slack Connector, Proposals, and Overtime
Productive adds voice dictation, a Slack Connector, proposal controls, and overtime tracking. These updates support faster AI interactions, client proposals, and time management. For more information, visit Productive’s official site.
Am besten für komplexe Workflow-Automatisierung und Freigaben
Wenn Sie die Arbeitsweise Ihres Marketingteams oder Ihrer Agentur transformieren möchten, bietet Screendragon einen einzigartigen Ansatz für das Workflow-Management. Diese No-Code-Plattform stellt KI-Tools bereit, mit denen Sie komplexe Workflows automatisieren, Echtzeit-Einblicke gewinnen und Ihr Team von zeitraubenden administrativen Aufgaben entlasten können. Egal ob Sie Agenturabläufe steuern oder das Ressourcenmanagement optimieren – es ermöglicht Ihnen, sich auf Kreativität und wirkungsvolle Arbeit zu konzentrieren.
Warum ich Screendragon gewählt habe
Ich habe Screendragon gewählt, weil die No-Code-Workflow-Management-Funktionen speziell auf die Anforderungen von Marketingteams zugeschnitten sind. Einzigartige Funktionen wie KI-Agenten und Governance-Regeln ermöglichen es, komplexe Workflows zu automatisieren und große Mengen an Marketingaktivitäten zu steuern.
Die Plattform bietet zudem Echtzeit-Einblicke und erweiterte Rechteverwaltung, sodass sich Ihr Team auf kreative Prozesse konzentrieren kann, während gleichzeitig die operative Effizienz gewährleistet bleibt. Mit diesen maßgeschneiderten Funktionen hebt sich Screendragon als wertvolles Tool zur Steigerung der Produktivität und Rentabilität im Marketingbetrieb hervor.
Screendragon Hauptfunktionen
Screendragon bietet eine Vielzahl weiterer Workflow-Management-Features, die verschiedensten Anforderungen gerecht werden.
- Visueller Workflow-Builder: Mit dieser Funktion kann Ihr Team Workflows per Drag-and-Drop erstellen und anpassen, wodurch sich Prozesse einfach an individuelle Anforderungen anpassen lassen.
- Dynamische, individuelle Formulare: Sie können maßgeschneiderte Formulare entwerfen, um die für Ihre Projekte relevanten Daten zu erfassen, und so sicherstellen, dass alle benötigten Informationen effizient gesammelt und verarbeitet werden.
- Digitale Freigabenverwaltung: Damit können Sie Ihre Freigabeprozesse optimieren, automatisierte Freigabeworkflows einrichten, Engpässe reduzieren und Projektzeitpläne beschleunigen.
- Umfassende Workflow-Analytics: Sie erhalten Echtzeit-Einblicke und Berichte über Ihre Workflows, was Ihnen dabei hilft, fundierte Entscheidungen zu treffen und die Teamleistung zu optimieren.
Screendragon Integrationen
Zu den Integrationen gehören Microsoft Power BI, Slack, Microsoft Teams, Jira, Google Drive, Egnyte, Box, Adobe, Salesforce und Trello.
Pros and Cons
Pros:
- Reaktionsschnelles und kompetentes Support-Team
- Workflows und Prozesse lassen sich einfach für große Teams und Abteilungen skalieren
- Der Workflow-Builder erfordert keine Programmierkenntnisse
Cons:
- Die Konfigurationsmöglichkeiten können überwältigend sein
- Einige Funktionen sind schwer zu finden oder nicht sofort ersichtlich
New Product Updates from Screendragon
Screendragon Unveils New AI Hub
Screendragon introduced AI Hub, a new capability that lets teams build and manage AI agents directly within workflows. The update helps marketing teams automate tasks, maintain governance controls, and scale AI-driven operations more efficiently. For more information, visit Screendragon's official site.
Qntrl
Am besten für Workflow-Orchestrierung
Qntrl ist eine Low-Code-Workflow-Orchestrierungssoftware, die durch die Reduzierung manueller Arbeit Transparenz, Kontrolle und Automatisierung in Prozesse bringt. Die Plattform ermöglicht es Nutzern, alle eingehenden Anfragen für ein Team über eine zentrale Oberfläche zu steuern.
Warum ich Qntrl gewählt habe
Qntrl bietet integrierte Werkzeuge zur Workflow-Orchestrierung, mit denen Prozessmanager Workflows für nahezu jeden Prozess entwerfen, bereitstellen und optimieren können. Die zentrale Transparenz verschafft Ihrem Team eine einheitliche Übersicht über alle Anfragen, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Zusätzlich reduzieren die Automatisierungstools von Qntrl manuelle Tätigkeiten, sodass Sie sich auf strategische Prioritäten statt auf Routineaufgaben konzentrieren können. Die robusten Compliance-Tools der Plattform sorgen dafür, dass Ihre Workflows festgelegten Standards entsprechen und Sie Effizienz und Steuerung verbessern können.
Qntrl Hauptfunktionen
Qntrl bietet eine Reihe weiterer Funktionen zur Verbesserung Ihres Workflow-Managements.
- Prozesskartierung: Mit dieser Funktion können Sie Workflows visuell über eine Drag-and-Drop-Oberfläche gestalten und die Erstellung komplexer Prozesse vereinfachen.
- Automatisierte Benachrichtigungen: Sie halten alle Beteiligten durch automatische Aktualisierungen, die Ihr Team über wichtige Änderungen und Fristen informieren, auf dem Laufenden.
- Unternehmenssicherheit: Qntrl bietet robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten und zur Verwaltung von Zugriffen, sodass Sie Ihre Workflows sicher halten können.
- Berichte & Dashboards: Sie können die operative Leistung verfolgen und individuelle Berichte erstellen, um Einblicke in Ihre Geschäftsprozesse zu erhalten.
Qntrl Integrationen
Zu den Integrationen gehören Zoho CRM, Salesforce, Typeform, Pipedrive, HubSpot, Slack und Freshsales.
Pros and Cons
Pros:
- Webhooks können Benachrichtigungen an Drittanbieter-Anwendungen senden
- Tolle visuelle Workflows („Blueprints“)
- Native Integration mit Zoho
Cons:
- Komplexe Funktionen erfordern Einarbeitung
- Feldnamen müssen in allen Flows eindeutig sein
Am besten geeignet für dynamisches Arbeitsmanagement
Quickbase bietet eine Plattform für dynamisches Arbeitsmanagement und stellt Unternehmen eine leistungsstarke Lösung zur Verfügung, um komplexe Projekte und Prozesse zu verwalten. Die Plattform zeichnet sich als führende Wahl für dynamisches Arbeitsmanagement aus, da sie eine No-Code-Anwendungsplattform bereitstellt, mit der Teams ihre Workflows einfach und effizient erstellen, verbinden und steuern können.
Warum ich Quickbase gewählt habe
Ich habe Quickbase für das Workflow-Management ausgewählt, weil es eine äußerst anpassbare und dynamische Plattform ist, die sich für vielfältige Projektarten und Branchen eignet, darunter Bauwesen, Fertigung, Immobilienverwaltung, Bildung, Behörden und Rechtswesen. Mit der Software können Workflows für zahlreiche geschäftliche Anforderungen eingerichtet werden, wie z. B. Projektmanagement, Prozessoptimierung, Außendienst, Überwachung von Lieferketten, Schulung und Kundenbeziehungen.
Was Quickbase besonders macht, ist die Möglichkeit, Anwendungen zu erstellen, zu verbinden und anzupassen, ohne bestehende Systeme ersetzen zu müssen. Diese Flexibilität ist vor allem in dynamischen Arbeitsumgebungen, in denen Anpassungsfähigkeit entscheidend ist, von großem Wert.
Quickbase Hauptfunktionen
Quickbase bietet zudem eine Reihe weiterer Funktionen, die das Workflow-Management Ihres Teams verbessern können.
- Individuelle Anwendungsentwicklung: Sie können mithilfe einer Low-Code-Umgebung maßgeschneiderte Anwendungen erstellen und spezifische Workflow-Anforderungen abdecken, ohne umfassende Programmierkenntnisse zu benötigen.
- Echtzeit-Datenabgleich: Diese Funktion hält Daten und Änderungen auf der gesamten Plattform aktuell, sodass Ihr Team jederzeit über die neuesten Informationen für Entscheidungsfindung und Zusammenarbeit verfügt.
- Mobile Zugänglichkeit: Ihre Außendienstteams können Offline-Formulare und Checklisten nutzen, die automatisch mit dem System synchronisiert werden, um einen nahtlosen Austausch zwischen Außendienst und Büro zu gewährleisten.
- Rollenbasierte Zugriffsrechte: Benutzerzugriffe können effektiv durch Zuweisung von Rollen und Rechten gesteuert werden, sodass Teammitglieder genau die Informationen und Tools erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
Quickbase-Integrationen
Integrationen umfassen Salesforce, Slack, Google Kalender, Gmail, Outlook und Dropbox.
Pros and Cons
Pros:
- Workflows lassen sich einfach einrichten und anpassen
- Einfache No-Code-Plattform, die auch für technisch weniger versierte Anwender leicht zu erlernen ist
- Umfassende Benachrichtigungen und Erinnerungen
Cons:
- Team-Tarif erfordert mindestens 20 Nutzer
- Projektmanagement-Integrationen sind begrenzt
Celigo ist eine Integrations- und Workflow-Automatisierungsplattform, die Cloud-Anwendungen verbindet, Geschäftsprozesse automatisiert und Datenflüsse über Ihren gesamten Technologie-Stack hinweg verwaltet.
Für wen ist Celigo am besten geeignet?
Celigo eignet sich für IT-Teams und Betriebsleiter in mittelständischen bis großen Unternehmen, die Workflows über mehrere Cloud-Anwendungen hinweg automatisieren müssen.
Warum ich Celigo gewählt habe
Ich habe Celigo als eine der besten Optionen ausgewählt, weil der Zugang zu über 1.000 vorgefertigten App-Konnektoren es meinem Team ermöglicht, Workflows zwischen nahezu jeder Kombination von Cloud-Tools zu automatisieren. Ich nutze diese Konnektoren, um Systeme wie Salesforce, NetSuite und Slack schnell zu verknüpfen, ohne individuelle Entwicklungen vornehmen zu müssen. Das spart uns Zeit bei der Orchestrierung von mehrstufigen Prozessen über verschiedene Abteilungen hinweg.
Celigo Hauptfunktionen
- KI-Integrationsassistent: Erstellen und optimieren Sie Integrationen mit KI-basierten Empfehlungen und Automatisierung.
- Fehlermanagement-Dashboard: Überwachen, diagnostizieren und beheben Sie Integrationsfehler über ein zentrales Dashboard.
- Individueller Flow-Builder: Entwerfen und verwalten Sie mehrstufige Workflows mit einer visuellen Drag-and-Drop-Oberfläche.
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Legen Sie granulare Berechtigungen für Benutzer und Teams fest, die Workflows und Integrationen verwalten.
Celigo Integrationen
Celigo bietet über 1.000 native, vorgefertigte Konnektoren, darunter Salesforce, NetSuite, Microsoft Dynamics 365, SAP, Oracle, Shopify, Amazon, Jira, Slack und Google Sheets. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Visueller Flow-Designer vereinfacht Workflow-Automatisierung
- Echtzeit-Fehlerüberwachung und Benachrichtigungen verfügbar
- Unterstützt fortgeschrittenes API-Management und -Bereitstellung
Cons:
- Begrenzte Offline-Workflow-Funktionen
- Fortgeschrittene Funktionen erfordern unter Umständen technische Expertise
New Product Updates from Celigo
Celigo Expands Microsoft Entra Authentication for SQL Connectors
Celigo’s Azure Synapse and MS SQL connectors now support Microsoft Entra service principal authentication via client secrets and certificates, so you can connect securely without relying on SQL credentials. For more information, visit Celigo’s official site.
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Kissflow
Am besten geeignet für Workflow-Vorlagen
Kissflow ist eine Low-Code-Workflow-Management-Software, die Projekte, Vorgänge und Zusammenarbeit in ihren Kernfunktionen vereint. Diese Lösung ist ideal für Teams oder Projekte, deren Zusammensetzung, Abläufe oder Rahmenbedingungen Flexibilität erfordern.
Warum ich Kissflow gewählt habe
Ich habe Kissflow ausgewählt, weil es eine Vielzahl an anpassbaren Workflow-Vorlagen für verschiedene Branchen wie IT, Gesundheitswesen und Finanzen bietet. Diese Vorlagen erleichtern das Erstellen und Einführen von Workflows, sodass Prozesse visualisiert und Rollen definiert werden können, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen.
Die Low-Code- und No-Code-Funktionen der Plattform ermöglichen es Ihrem Team, Betriebsabläufe schnell anzupassen und zu verwalten. Dadurch werden Redundanzen reduziert und die Zusammenarbeit verbessert. Mit über 200 verfügbaren Vorlagen bietet Kissflow die Flexibilität, unterschiedliche Geschäftsanforderungen abzudecken – von der Mitarbeitereinarbeitung bis zum Ausgabenmanagement.
Kissflow Hauptfunktionen
Kissflow bietet eine umfangreiche Suite weiterer Funktionen, die beim Workflow-Management unterstützen können.
- Visueller Workflow-Designer: Die intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche ermöglicht es, Prozesse einfach abzubilden sowie Workflows unkompliziert zu visualisieren und bei Bedarf anzupassen.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Sie stellen sicher, dass sensible Informationen nur autorisierten Nutzern zugänglich sind – so bleibt die Sicherheit und Compliance in Ihrer Organisation gewährleistet.
- KPI-basierte Berichte: Sie erhalten detaillierte Berichte zur Effizienz Ihrer Workflows und potenziellen Engpässen, was fundierte, datenbasierte Entscheidungen zur Prozessoptimierung begünstigt.
- Externe Portale: Diese Funktion ermöglicht es externen Nutzern, auf Ihre Kernanwendungen zuzugreifen, die Zusammenarbeit mit Stakeholdern außerhalb Ihres Unternehmens zu fördern und einen reibungslosen Ablauf von Prozessen zu gewährleisten.
Kissflow Integrationen
Zu den Integrationen gehören ActiveCampaign, Mailchimp, Adobe Sign, Docusign, Asana, Basecamp und monday.com.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeitkommunikation stärkt die Zusammenarbeit
- Viele konfigurierbare Funktionen für Workflow-Design
- Integriertes, ganzheitliches Workflow-Modell
Cons:
- Erfordert längere Implementierungs- und Einarbeitungszeit
- Nicht für kleinere Organisationen ausgelegt
TrailHQ
Am besten für KI-gestützte Automatisierung von Arbeitsabläufen geeignet
Nanonets ist eine KI-Plattform, mit der Sie die Dokumentenverarbeitung und die Verwaltung von Arbeitsabläufen in Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Logistik automatisieren können. Sie übernimmt Aufgaben wie Datenextraktion, Rechnungsverwaltung und Kreditorenbuchhaltung, um den Bedarf an manuellen Eingriffen zu reduzieren.
Warum ich Nanonets ausgewählt habe
Ich habe Nanonets aufgrund seiner fortschrittlichen KI-Funktionen ausgewählt, die komplexe Arbeitsabläufe durch die Verarbeitung natürlicher Sprache vereinfachen und die Integration mit mehreren Anwendungen und Datenquellen ermöglichen. Die Plattform unterstützt große Sprachmodelle (LLMs), wodurch sich hochgradig anpassbare Arbeitsabläufe erstellen lassen, die auf spezifische Geschäftsanforderungen zugeschnitten sind. So können Sie Prozesse erstellen, die sowohl automatisiert als auch äußerst anpassungsfähig sind.
Nanonets bietet außerdem eine Option zur Einbindung menschlicher Prüfer für manuelle Genehmigungsschritte, wodurch automatisierte Prozesse zusätzlich präzisiert werden. Darüber hinaus ermöglicht die Plattform ohne Programmieraufwand den Benutzern, Arbeitsabläufe ohne Programmierkenntnisse zu automatisieren.
Wichtige Funktionen von Nanonets
Nanonets bietet mehrere weitere Funktionen, die die Plattform zu einer überzeugenden Wahl für Software zur Verwaltung von Arbeitsabläufen machen.
- Erstellung von Arbeitsabläufen in natürlicher Sprache: Sie können Arbeitsabläufe schnell in natürlicher Sprache erstellen und Apps, Datenbanken sowie Dokumente ohne komplexe Programmierung verbinden.
- Einhaltung von Datensicherheitsstandards: Nanonets erfüllt die Standards DSGVO, SOC 2 und HIPAA und unterstützt Sie dabei, die Vertraulichkeit und Integrität der Daten während des gesamten Arbeitsablaufs zu wahren.
- Fortschrittliche optische Zeichenerkennung: Damit können Sie verschiedene Dokumenttypen in bearbeitbare Daten umwandeln und Aufgaben der Dokumentenverarbeitung optimieren.
- Funktionen zur Datenextraktion: Sie können Daten präzise extrahieren, um Fehler zu reduzieren und sicherzustellen, dass Ihre Arbeitsabläufe ein hohes Maß an Genauigkeit gewährleisten.
Nanonets-Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Salesforce, Google Sheets, Dropbox und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache API für eine unkomplizierte Integration
- Mit mehreren Programmiersprachen kompatibel
- Funktionen zur Datenextraktion
Cons:
- Nanonets bietet weniger Anpassungsmöglichkeiten als andere Tools
- Möglicherweise nicht für umfangreiche Projekte im Bereich maschinelles Lernen geeignet
Weitere Workflow-Management-Software
Hier sind einige weitere Tools, die es nicht in die Top-Auswahl geschafft haben, aber dennoch Ihre Überlegung wert sind.
- Quixy
Am besten für Workflows per Ziehen und Ablegen
- ClickUp
E kostenlose Version
- TaxDome
Am besten zur Festlegung von Abhängigkeiten
- Cflow
Am besten für wachsende Organisationen geeignet
- Nifty
Am besten geeignet für Teamkommunikation
- Pipefy
Am besten geeignet für Low-Code-Prozessvorlagen
- Kintone
Am besten geeignet für die Gestaltung individueller Workflow-Apps
- Process Street
Am besten geeignet für Prozessdokumentation
- Avaza
Am besten für die Zusammenführung von Arbeitsabläufen
- DocuWare
Am besten geeignet für Dokumentenmanagement-Workflows
- Jira
Ideal für agiles Projekt-Tracking
- Camunda Platform
Am besten geeignet für BPMN-Workflow-Engine
- Admation
Am besten geeignet für marketingbezogene Projekte
- beSlick
Am besten geeignet zur Verbesserung von Arbeitsprozessen
- Next Matter
Am besten geeignet zur Steuerung funktionsübergreifender Workflows
- Adobe Workfront
Am besten geeignet für Projektprozess-Vorlagen
- ProcessMaker
Am besten für große Organisationen geeignet
- Formstack
Am besten für die Vorlagenbibliothek für Workflows
- Ravetree
Am besten für integriertes Arbeitsmanagement geeignet
- Pneumatic Workflow
Am besten geeignet für Prozessautomatisierung
- WorkflowGen
Am besten für adaptive Workflows in digitalen Ökosystemen
- Unito
Am besten geeignet für die Zusammenarbeit über mehrere Tools hinweg
- Lytho
Am besten für integriertes DAM
- Metatask
Am besten für wiederkehrende Geschäftsprozesse
- Gain
Am besten für Freigabe-Workflows
- GanttPRO
Am besten geeignet für Gantt-Workflows
- Miro
Am besten für Flussdiagramme und Mindmaps
- Creatio AI Studio
Am besten geeignet für No-Code-Workflow-Automatisierung
- Jotform Workflows
Am besten geeignet für die Erstellung von Workflows ohne Programmieraufwand
- Smartsheet
Am besten für tabellenbasierte Workflows
Verwandte Bewertungen zu Workflow-Management-Software
- Software für Freigabe-Workflows
- Kostenlose Workflow-Software
- Workflow-App
- Dokumenten-Workflow-Software
- Software für Prozess-Workflows
- Software für Workflow-Diagramme
So bewerte ich Workflow-Management-Software
Ich teile meine Bewertung in zwei Ebenen auf: die grundlegenden Anforderungen – wie Workflow-Builder und Genehmigungsworkflows – und die Unterscheidungsmerkmale, die tatsächlich zählen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Diese Kernfunktionen bilden die Aufnahmekriterien für meine Liste der Workflow-Management-Software:
- Workflow-Builder: Ich bewerte, ob eine Plattform einen visuellen Drag-and-drop-Designer mit Verzweigungen, parallelen Pfaden und wiederverwendbaren Komponenten bietet – und nicht nur lineare Aufgabenlisten.
- Prozessautomatisierung: Jedes Tool sollte regelbasierte Auslöser und bedingte Logik unterstützen – zum Beispiel die automatische Zuordnung eines Prüfschritts, wenn ein Geschäftsabschluss einen bestimmten Wert überschreitet.
- Genehmigungen & Routing: Ich achte auf konfigurierbare, mehrstufige Genehmigungen mit Delegation und Eskalation, wie z. B. die Weiterleitung von Bestellanforderungen durch aufeinanderfolgende Freigaben nach Rolle.
- Formulare & Datenerfassung: Eingebaute Formulare, die Daten direkt in Workflow-Schritte einspeisen, sind wichtig – denken Sie an IT-Anforderungsformulare, die Felder in einem Bereitstellungs-Workflow automatisch ausfüllen.
- Monitoring & Reporting: Dashboards, die Engpässe und SLA-Leistung sichtbar machen, sind entscheidend – ich achte auf individuell anpassbare KPIs, nicht nur auf einfache Statusübersichten.
Ich bewerte jeden Anbieter für jedes Kriterium auf einer Skala von 0 (Funktionalität nicht vorhanden) bis 5 (hervorragende Umsetzung).
Anbieter müssen einen bestimmten Mindestdurchschnitt erreichen, um in meine Liste aufgenommen zu werden. Anschließend betrachte ich, was jede Plattform einzigartig macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was die Anbieter voneinander unterscheidet)
Nachdem ich meine Liste zusammengestellt habe, vergleiche und kontrastiere ich die verschiedenen Anbieter im Bereich Workflow-Management-Software wie folgt:
Herausragende Funktionen
KI-gestützte Workflow-Designs sind besonders für Teams interessant, die neue Prozesse von Grund auf erstellen, während eine umfangreiche Bibliothek vorgefertigter Vorlagen das Onboarding für häufige Anwendungsfälle wie IT-Ticketing oder HR-Onboarding beschleunigen kann. Ich suche außerdem nach Kollaborationstools im Kontext – zum Beispiel Kommentare oder @Erwähnungen, die direkt an Workflow-Schritte angebunden sind –, da so Freigaben und Feedback zentralisiert werden. Mobile Workflow-Unterstützung ist ein echter Vorteil für Außendienstteams oder Manager, die Genehmigungen oder Aufgaben unterwegs erledigen müssen.
Mehr als nur Funktionen
Sicherheit und Compliance sind wichtig, wenn Workflows vertrauliche Daten verarbeiten – ich prüfe auf SOC 2 Type II-Zertifizierung, SSO/SAML-Unterstützung und Audit-Logging. Auch die Geschwindigkeit der Implementierung ist ein zentraler Faktor. Eine Plattform, auf der Sie Ihren ersten produktiven Workflow in Tagen statt Wochen aufbauen können, liefert schnelleren ROI. Zudem bewerte ich Governance-Kontrollen wie Versionshistorie, Rücksetzungsmöglichkeiten und Multi-Umgebungs-Unterstützung, die essenziell werden, sobald mehrere Abteilungen eigene Workflows erstellen und anpassen.
So wählen Sie Workflow-Management-Software aus
Bei der großen Auswahl an verschiedenen Softwarelösungen für Workflow-Management kann es schwierig sein, zu entscheiden, welche Software für Workflow-Management am besten zu Ihren Anforderungen passt.
Berücksichtigen Sie beim Erstellen einer Auswahlliste, Testen und Auswählen von Software für Workflow-Management Folgendes:
- Wofür Sie sie verwenden möchten: Ermitteln Sie zunächst die Funktionslücke bei der Software für Workflow-Management, die Sie schließen möchten, um zu klären, welche Funktionen und Leistungsmerkmale die Software zur Workflow-Automatisierung bieten muss.
- Wer sie verwenden muss: Um Kosten und Anforderungen zu bewerten, sollten Sie berücksichtigen, wer die Software verwenden wird und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Sie müssen prüfen, ob nur Ihr Team oder die gesamte Organisation Zugriff benötigen wird. Wenn das geklärt ist, sollten Sie überlegen, ob Sie Benutzerfreundlichkeit für alle oder Geschwindigkeit für Ihre erfahrenen Nutzer der Software für Workflow-Management priorisieren.
- Mit welchen anderen Werkzeugen sie funktionieren muss: Klären Sie, welche Werkzeuge Sie ersetzen, welche Werkzeuge bestehen bleiben und in welche Werkzeuge Sie integrieren müssen, etwa Buchhaltungs-, CRM- oder HR-Software. Sie müssen entscheiden, ob die Werkzeuge miteinander integriert werden müssen oder ob Sie alternativ mehrere Werkzeuge durch eine konsolidierte Software für Workflow-Management ersetzen können.
- Welche Ergebnisse wichtig sind: Überlegen Sie, welches Ergebnis die Software liefern muss, damit sie als erfolgreich gilt. Berücksichtigen Sie, welche Fähigkeiten Sie hinzugewinnen oder was Sie verbessern möchten und wie Sie den Erfolg messen werden. Ein mögliches Ergebnis könnte beispielsweise eine bessere Transparenz über die Leistung sein. Sie könnten die Funktionen von Software für Workflow-Management vergleichen, bis Ihnen die Augen zufallen, aber wenn Sie nicht über die gewünschten Ergebnisse nachdenken, könnten Sie viel wertvolle Zeit verschwenden.
- Wie sie in Ihrer Organisation funktionieren würde: Berücksichtigen Sie die Auswahl der Software zusammen mit Ihren Workflows und Ihrer Bereitstellungsmethodik. Bewerten Sie, was gut funktioniert und in welchen Bereichen Probleme auftreten, die behoben werden müssen. Denken Sie daran, dass jedes Unternehmen anders ist; gehen Sie nicht davon aus, dass ein Werkzeug nur deshalb in Ihrer Organisation funktionieren wird, weil es beliebt ist.
Trends bei Software für Workflow-Management
Software zur Workflow-Genehmigung entwickelt sich weiterhin rasant weiter, angetrieben durch den Bedarf, Arbeit zu rationalisieren, die Produktivität zu steigern und Ineffizienzen und Fehler in Projektprozessen zu reduzieren. Diese Entwicklung zeichnet sich durch mehrere wichtige Trends und Funktionen aus, die ich im Folgenden erläutere.
- Anpassung und Flexibilität: Es wird großer Wert auf Anpassung und Flexibilität gelegt, damit Benutzer das Workflow-Management-System an ihre spezifischen Projektanforderungen anpassen können. Werkzeuge wie Kintone und monday.com bieten umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten – von der Erstellung individueller Workflow-Apps bis hin zur Nutzung einer großen Auswahl an Vorlagen für verschiedene Projekttypen. Dies unterstreicht die Bedeutung der Anpassungsfähigkeit bei Software für Workflow-Management.
- Integration und Automatisierung: Da es sehr schwierig ist, ein Werkzeug zu entwickeln, das alles gut kann, investieren Anbieter in verbesserte Integrationsmöglichkeiten und Automatisierungsfunktionen. Dadurch werden nahtlose Verbindungen mit anderen Werkzeugen und die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben ermöglicht. Lösungen zur digitalen Workflow-Automatisierung wie Pneumatic Workflow und Flokzu bieten umfangreiche Integrationsmöglichkeiten und die Option, Workflows zu automatisieren. Dies zeigt das Bestreben, Workflow-Management effizienter und weniger fehleranfällig zu machen.
- Verbesserte Sicherheitsmaßnahmen: Da Datenschutz und Datensicherheit in der Gesellschaft zunehmend an Bedeutung gewinnen, wird der Fokus auf Sicherheitsmaßnahmen innerhalb von Daten-Workflow-Werkzeugen verstärkt, insbesondere in Branchen mit strengen regulatorischen Anforderungen und Datenschutzgesetzen wie der DSGVO.
Was ist Software für Workflow-Management?
Software für Workflow-Management ist ein digitales Werkzeug, das dazu entwickelt wurde, die verschiedenen Prozesse und Aufgaben innerhalb einer Organisation zu automatisieren, zu rationalisieren und zu optimieren. Sie unterstützt Teams dabei, strukturierte Workflows zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen und Übergaben zwischen Personen oder Systemen zu vereinfachen. Projektmanager, Leiter von Betriebsabläufen und funktionsübergreifende Teams verwenden sie, um manuelle Fehler zu reduzieren, die Verantwortlichkeit zu erhöhen und die Effizienz zu steigern.
Arten von Software für Workflow-Management
Software für Workflow-Management gibt es in verschiedenen Formen, die jeweils auf unterschiedliche Branchen und Anforderungen zugeschnitten sind. Von einem kostenlosen Workflow-Werkzeug bis hin zu branchenspezifischen Werkzeugen für Geschäfts-Workflows – hier ist ein Überblick über die wichtigsten heute verfügbaren Arten von Software für Workflow-Management:
Allgemeine Software für Workflow-Management
Diese Werkzeuge eignen sich für eine große Bandbreite an Geschäftsprozessen in verschiedenen Branchen. Sie bieten vielseitige Lösungen, die die allgemeine Effizienz steigern und Betriebsabläufe rationalisieren.
- Kostenlose Workflow-Software: Bietet grundlegende Funktionen kostenlos und stellt damit einen kostengünstigen Einstieg für kleine Unternehmen oder Teams mit einfachen Workflow-Anforderungen dar.
- SaaS-Workflow-Software: Cloudbasierte Lösungen zur Workflow-Verwaltung, die einfach bereitzustellen und zu skalieren sind und aufgrund ihrer Zugänglichkeit, Kosteneffizienz und regelmäßigen Aktualisierungen in verschiedenen Branchen beliebt sind.
- Unternehmens-Workflow-Systeme: Umfassende Workflow-Systeme zur Verarbeitung komplexer Abläufe in großem Maßstab innerhalb großer Organisationen, mit erweiterten Funktionen wie Prozesszuordnung, Analysen und umfangreichen Integrationen.
- No-Code-Systeme zur Workflow-Automatisierung: Ermöglichen es Benutzern, Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen und zu automatisieren, und sind bei nichttechnischen Teams aufgrund der schnellen Einrichtung und Anpassungsfähigkeit beliebt.
Branchenspezifische Software zur Workflow-Verwaltung
Diese Tools sind auf die spezifischen Bedürfnisse und Anforderungen verschiedener Branchen zugeschnitten und sorgen für optimierte Unternehmens-Workflows sowie eine höhere Effizienz in den jeweiligen Bereichen.
- Software zur Verwaltung von IT-Workflows: Diese Tools wurden speziell für IT-Abteilungen entwickelt und unterstützen die Verwaltung von Aufgaben wie Ticketverwaltung, Reaktion auf Vorfälle und Änderungsmanagement. Sie lassen sich in andere IT-Systeme integrieren, um reibungslose IT-Workflows zu gewährleisten.
- Workflow-Software für das Gesundheitswesen: Vereinfacht die Patientenverwaltung, Terminplanung, Abrechnung und Nachverfolgung der Compliance und ist für Arztpraxen, Krankenhäuser und Kliniken unverzichtbar.
- Workflow-Software für das Bauwesen: Verwaltet Projektzeitpläne, Ressourcen, Workflows von Subunternehmern und Compliance-Anforderungen und unterstützt Bauleiter dabei, Projekte im Zeit- und Budgetrahmen zu halten.
- Workflow-Software für Rechtsangelegenheiten: Unterstützt Anwaltskanzleien bei der Verwaltung von Fallakten, der Kommunikation mit Mandanten, der Abrechnung und der Genehmigung von Dokumenten und steigert so die Produktivität sowie die Einhaltung rechtlicher Standards.
- Workflow-Software für Marketing: Auf Marketingteams zugeschnitten, um Kampagnen-Workflows, Inhaltsfreigaben, Projektzeitpläne und Workflows zur Kundenverwaltung zu verwalten und dadurch die Zusammenarbeit sowie die Umsetzung von Marketinginitiativen zu verbessern.
- Workflow-Software für die Personalverwaltung: Automatisiert die Personalbeschaffung, die Einarbeitung, Workflows zur Mitarbeiterverwaltung und Leistungsbeurteilungen und ist für Personalteams unverzichtbar, um Prozesse zu optimieren und die Mitarbeitererfahrung zu verbessern.
- Workflow-Software für Finanzprozesse: Automatisiert die Rechnungsverarbeitung, die Genehmigung von Ausgaben und die Finanzberichterstattung und verbessert dadurch die Genauigkeit und Effizienz von Finanzabläufen.
- Workflow-Software für die Fertigung: Konzentriert sich auf Produktionsplanung, Bestandsverwaltung, Qualitätskontrolle und Compliance-Nachverfolgung, optimiert Produktionsprozesse und hält Qualitätsstandards ein.
- Workflow-Software für den Vertrieb: Optimiert Vertriebsprozesse, indem sie bei der Verwaltung von Leads hilft, den Fortschritt im Verkaufstrichter verfolgt und Nachfassaktionen automatisiert, was für eine bessere Vertriebsleistung entscheidend ist.
Funktionen von Software zur Workflow-Verwaltung
Achten Sie bei der Auswahl einer Software zur Workflow-Verwaltung auf die folgenden wichtigen Funktionen:
- Automatisierung wiederkehrender Aufgaben: Damit können Sie Regeln und Auslöser einrichten, sodass Routineaktivitäten wie Aufgabenzuweisungen oder Statusaktualisierungen automatisch ausgeführt werden. Dies reduziert wiederkehrende manuelle Arbeit, sodass Sie sich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren können.
- Zusammenarbeit in Echtzeit: Mit integrierten Chats, Dateifreigaben und Kommentarfunktionen können Sie und Ihr Team direkt zusammenarbeiten. Dadurch wird weniger Zeit mit der Suche nach Informationen verbracht, und alle können Feedback geben und Änderungen sofort sehen.
- Integrationsfunktionen: Sie sollten eine Verbindung zu anderen von Ihnen verwendeten Tools herstellen können, etwa zu E-Mail-, Kalender- oder CRM-Plattformen. Dadurch bleiben Informationen synchron, der ständige Wechsel zwischen Anwendungen entfällt und Verwirrung sowie manuelle Dateneingaben werden reduziert.
- Visuelle Workflow-Editoren: Mit diesen Werkzeugen per Drag-and-drop können Sie Ihren Workflow abbilden und anpassen. Sie können die Software an die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams anpassen, Zeit sparen und unnötige Fehler vermeiden.
- Aufgabenpriorisierung und -verwaltung: Sie können Aufgaben nach Priorität, Fälligkeitsdatum und Abhängigkeiten organisieren. Das sorgt für Klarheit und hilft Ihnen und Ihrem Team, Fristen einzuhalten, wichtige Aufgaben zuerst zu erledigen und Projekte auf Kurs zu halten.
- Sicherheitsmaßnahmen: Sie sollten Zugriff auf leistungsfähige Sicherheitskontrollen wie Benutzerberechtigungen, Verschlüsselung und Prüfprotokolle haben, um Ihre Projektdaten zu schützen, vertrauliche Informationen sicher aufzubewahren und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
- Datenanalyse und Berichterstattung: Diese Funktion liefert Erkenntnisse zum Projektfortschritt, zu Engpässen und zur Teamleistung, sodass Sie bessere Entscheidungen treffen und Probleme erkennen können, bevor sie sich verschärfen.
Übliche KI-Funktionen von Software zur Workflow-Verwaltung
Über die oben aufgeführten Standardfunktionen hinaus bieten viele Lösungen zur Workflow-Verwaltung KI-Funktionen wie:
- Intelligente Aufgabenverteilung: Sie können KI verwenden, um Aufgaben basierend auf Arbeitsaufkommen, Fähigkeiten und bisheriger Leistung automatisch den passenden Teammitgliedern zuzuweisen. Dadurch verringert sich der Zeitaufwand für die Delegation, und alle können sich auf das konzentrieren, was sie am besten können.
- Prädiktive Analysen: Mithilfe KI-gestützter Prognosen erhalten Sie frühzeitig Hinweise auf mögliche Verzögerungen, Ressourcenengpässe oder Engpässe im Arbeitsablauf, sodass Sie Probleme beheben und Projekte weiter voranbringen können.
- Automatisierte Prozessoptimierung: Diese KI-Funktion kann Muster in der Arbeitsweise Ihres Teams analysieren und Möglichkeiten vorschlagen, Prozesse zu optimieren oder Schritte zu automatisieren. So können Sie Ihren Arbeitsablauf kontinuierlich verfeinern und mit der Zeit effizienter arbeiten.
- Verarbeitung natürlicher Sprache: Sie können Arbeitsabläufe in allgemein verständlicher Sprache beschreiben, und die Software erstellt und konfiguriert den Prozess automatisch für Sie. Dadurch entfällt die Einarbeitungszeit, und Sie können neue Prozesse schneller einrichten.
- Intelligente Benachrichtigungen und Erinnerungen: Diese KI-Funktion lernt, welche Benachrichtigungen für die einzelnen Teammitglieder am wichtigsten sind, reduziert überflüssige Meldungen und stellt sicher, dass Sie keine kritischen Aktualisierungen oder Fristen verpassen.
Vorteile von Workflow-Management-Software
Hier sind fünf wesentliche Vorteile der Verwendung von Workflow-Management-Software:
- Höhere Effizienz: Automatisiert und optimiert routinemäßige Prozesse. Dieser Vorteil ermöglicht es den Nutzern, sich auf wichtigere Aspekte ihrer Projekte zu konzentrieren, wodurch der Zeitaufwand für manuelle Aufgaben erheblich reduziert und die Projektabwicklung beschleunigt wird.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Zentralisiert die Kommunikation und Projektdokumentation. Teams können effektiver zusammenarbeiten, da alle Mitglieder Zugriff auf die neuesten Aktualisierungen und Dokumente haben. Dadurch sind alle auf dem gleichen Stand und Missverständnisse oder Fehler werden reduziert.
- Mehr Transparenz: Bietet Echtzeiteinblicke in den Projektfortschritt und die Leistung. Diese Transparenz ermöglicht es Projektmanagern, fundierte Entscheidungen zu treffen, potenzielle Engpässe vorherzusehen und Ressourcen oder Zeitpläne bei Bedarf anzupassen, um den Zeitplan einzuhalten.
- Mehr Verantwortlichkeit: Verfolgt Aufgaben und Zuständigkeiten eindeutig. Indem festgelegt wird, wer für die einzelnen Aufgaben verantwortlich ist, und der Fortschritt überwacht wird, trägt Workflow-Management-Software dazu bei, dass alle Teammitglieder für ihre Beiträge verantwortlich sind, was zu konsistenteren Projektergebnissen führt.
- Skalierbarkeit: Passt sich an die Anforderungen von Projekten jeder Größe an. Ob Sie ein kleines Teamprojekt verwalten oder mehrere umfangreiche Vorhaben überwachen – Workflow-Management-Software kann skaliert werden, um die Komplexität und den Umfang jedes Projekts abzubilden, und ist damit ein vielseitiges Werkzeug für Organisationen jeder Größe.
5 bewährte Verfahren für das Workflow-Management
Die Umsetzung bewährter Verfahren für das Workflow-Management ist entscheidend, um Abläufe zu optimieren, die Zusammenarbeit im Team zu verbessern und kontinuierliche Verbesserungen sicherzustellen. So optimieren Sie Arbeitsabläufe effektiv und holen das Beste aus Ihrer Software heraus:
1. Klare Ziele und Ergebnisse definieren
Die Festlegung konkreter Ziele stellt sicher, dass alle Teammitglieder die gewünschten Ergebnisse verstehen und ihre Anstrengungen entsprechend ausrichten. Für jeden Arbeitsablauf sollten SMART-Ziele (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und zeitgebunden) entwickelt werden. Diese Ziele sollten im gesamten Team klar kommuniziert werden, um Ausrichtung und Klarheit zu gewährleisten.
2. Aktuelle Prozesse abbilden und analysieren
Das Verständnis bestehender Arbeitsabläufe ist entscheidend, um Ineffizienzen und Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen. Werkzeuge zur Prozessabbildung können Ihnen dabei helfen, detaillierte Visualisierungen der aktuellen Arbeitsabläufe zu erstellen, sodass sich Engpässe leichter identifizieren lassen. Regelmäßige Workflow-Prüfungen sollten durchgeführt werden, um die Leistung zu bewerten und Prozesse bei Bedarf zu optimieren.
3. Automatisierung strategisch einsetzen
Automatisierung spielt eine wichtige Rolle dabei, manuellen Aufwand zu reduzieren, Fehler zu minimieren und Zeit für wertschöpfende Aufgaben freizusetzen. Die Identifizierung wiederkehrender Aufgaben, die automatisiert werden können, etwa routinemäßige Kommunikation und Dateneingabe, sorgt für Effizienzgewinne. Software zur Workflow-Automatisierung sollte in bestehende Systeme integriert werden, um einen nahtlosen Betriebsablauf zu schaffen.
4. Systeme für einen nahtlosen Datenfluss integrieren
Ein gut vernetztes System verhindert Datensilos und macht manuelle Datenübertragungen zwischen Plattformen überflüssig. Die Auswahl einer Workflow-Management-Software mit leistungsfähigen Integrationsmöglichkeiten gewährleistet einen reibungslosen Informationsaustausch zwischen verschiedenen Werkzeugen. Außerdem ist es wichtig, Integrationen regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren, damit neue Technologien oder Änderungen an Prozessen berücksichtigt werden können.
6. Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung umsetzen
Die fortlaufende Bewertung ermöglicht es Ihnen, Arbeitsabläufe auf Grundlage von Datenerkenntnissen und Feedback anzupassen. Die Festlegung von Leistungskennzahlen (KPIs) hilft dabei, die Effizienz von Arbeitsabläufen zu verfolgen, während die Beiträge Ihres Teams qualitative Erkenntnisse liefern, die notwendige Verbesserungen anleiten können. Die Überprüfung von Analysen zu Arbeitsabläufen und die schrittweise Umsetzung von Anpassungen stellen sicher, dass Prozesse langfristig effektiv bleiben.
Kosten & Preise für Software zur Verwaltung von Arbeitsabläufen
Tools zur Verwaltung von Arbeitsabläufen bieten in der Regel verschiedene Stufen an, um den unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden – von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen. Diese umfassen üblicherweise einen grundlegenden Funktionsumfang, wobei höhere Stufen zusätzliche Möglichkeiten zur Unterstützung komplexerer Anforderungen an das Projektmanagement bieten.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle mit einer Zusammenfassung gängiger Tarifoptionen, deren durchschnittlichen Preisen und den in den jeweiligen Tarifen enthaltenen Funktionen:
Vergleichstabelle der Tarife für Software zur Verwaltung von Arbeitsabläufen
| Tarifart | Durchschnittlicher Preis | Üblicherweise enthaltene Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenlos | $0 | Aufgabenverwaltung, grundlegende Berichte, begrenzte Integrationen, Tools für die Zusammenarbeit im Team |
| Basis | $5-10 pro Benutzer/Monat | Erweiterte Aufgabenverwaltung, zusätzliche Integrationen, mehr Speicherplatz, Support per E-Mail |
| Standard | $10-20 pro Benutzer/Monat | Vollständige Projektmanagement-Suite, erweiterte Berichte, unbegrenzte Integrationen, bevorzugter Support |
| Premium | $20-30 pro Benutzer/Monat | Ressourcenverwaltung, Zeiterfassung, erweiterte Sicherheitsoptionen, personalisierte Einführung |
| Unternehmen | Individuelle Preisgestaltung | Individuelle Funktionen und Integrationen, dedizierter Support, Sicherheit auf Unternehmensniveau, Datenanalyse |
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Tarifs die Größe Ihres Teams, die Komplexität Ihrer Projekte und den Umfang des Supports, den Sie möglicherweise benötigen. Die richtige Software zur Verwaltung von Arbeitsabläufen sollte nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern auch mit dem Wachstum Ihrer Organisation skalieren.
Typische Phasen, in denen Ihr Unternehmen ein Upgrade seines Tarifs in Betracht ziehen könnte, sind:
- Größeres Team: Wenn das Unternehmen wächst und weitere Mitarbeitende einstellt, steigt der Bedarf an zusätzlichen Benutzerlizenzen und Funktionen für die Zusammenarbeit.
- Größeres Projektvolumen: Wenn die Anzahl der Projekte und Aufgaben deutlich zunimmt, benötigt das Unternehmen möglicherweise erweiterte Projektmanagement-Funktionen, beispielsweise bessere Berichte und Automatisierungen.
- Erweiterte Berichte und Analysen: Mit zunehmender Reife des Unternehmens besteht häufig ein größerer Bedarf an detaillierten Berichten und Analysen, um Leistung, Produktivität und Projekterfolg zu verfolgen.
- Integrationsbedarf: Mit dem Wachstum beginnen Unternehmen häufig, mehr Tools und Systeme einzusetzen, wodurch zusätzliche Integrationen mit anderen Tools wie CRM-, Buchhaltungs- oder Kommunikationsplattformen erforderlich werden.
- Erhöhte Sicherheit und Compliance: Wenn Unternehmen mehr sensible Daten verarbeiten und strengeren gesetzlichen Anforderungen unterliegen, benötigen sie möglicherweise Zugriff auf weitere Sicherheitsfunktionen, Unterstützung bei der Einhaltung von Vorschriften und einen besseren Datenschutz.
Häufig gestellte Fragen zur Workflow-Management-Software
Finden Sie Antworten auf häufige Fragen, die andere zu diesem Thema stellen.
Welche Probleme löst Workflow-Management-Software?
Workflow-Management-Software hilft bei der Lösung mehrerer Probleme, die häufig im Projektmanagement auftreten. Dazu gehören:
- Mangelnde Transparenz und Übersicht: Die Software bietet eine visuelle Darstellung des Workflows und stellt sicher, dass jeder seine jeweiligen Rollen und den Fortschritt jeder Aufgabe kennt.
- Ineffizienz und Verzögerungen: Sie hilft dabei, sich wiederholende Aufgaben zu optimieren und zu automatisieren, wodurch die für Prozesse benötigte Zeit reduziert und die Produktivität gesteigert wird.
- Fehleranfällige manuelle Prozesse: Durch die Automatisierung von Workflows wird die Wahrscheinlichkeit von Fehlern, die bei manuellen Prozessen häufig auftreten, deutlich reduziert.
- Uneinheitliche Workflows: Die Software unterstützt die Standardisierung von Workflows und stellt sicher, dass Aufgaben unabhängig vom zuständigen Teammitglied einheitlich ausgeführt werden.
Wie verfolgen Projektmanager den Fortschritt mit Workflow-Management-Software?
Projektmanager verfolgen den Fortschritt mithilfe von Echtzeit-Dashboards, Aufgabenboards, Gantt-Diagrammen und automatisierten Statusberichten.
Mit diesen Werkzeugen sehen Sie auf einen Blick, was abgeschlossen ist, woran gerade gearbeitet wird und was hinter dem Zeitplan liegt. Sie können Engpässe schnell genauer untersuchen, Arbeit neu zuweisen und alle Beteiligten auf dem gleichen Stand halten, ohne Statusaktualisierungen per E-Mail nachverfolgen zu müssen.
Wie helfen Workflow-Management-Werkzeuge dabei, Projektengpässe zu erkennen und zu vermeiden?
Workflow-Management-Werkzeuge helfen Ihnen, Engpässe zu erkennen, indem sie visuelle Aufgabenabläufe und Benachrichtigungen für überfällige Aufgaben bereitstellen. Sie sehen, wo sich Aufgaben ansammeln und welche Phasen Ihre Teams verlangsamen.
Sobald Sie diese Engpässe erkannt haben, können Sie integrierte Analysen nutzen, um häufige Blockaden zu untersuchen, die Arbeitslast neu zu verteilen und Workflows anzupassen, damit sich Verzögerungen nicht wiederholen.
Was macht Workflow-Software?
Workflow-Software hilft dabei, die Zuweisung von Aufgaben zu automatisieren, Genehmigungen zu verwalten und wiederholbare Prozesse zu standardisieren. Aufgaben werden automatisch weitergeleitet, Dateien und Aktualisierungen befinden sich an einem Ort und Prioritäten lassen sich leicht anpassen, wenn sich die Projektanforderungen ändern.
Der Funktionsumfang variiert je nach Werkzeug, aber die meisten Workflow-Softwarelösungen unterstützen Sie bei folgenden Funktionen:
- Aufgaben auflisten und organisieren (hierarchisch, nach zeitlicher Reihenfolge, nach Projekt, nach Tag usw.)
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben abbilden
- Fristen für Aufgaben festlegen und im Zeitverlauf überwachen
- Diagramme erstellen, die die Reihenfolge von Aufgaben in einer Drag-and-drop-Oberfläche darstellen
Welches sind die beiden wichtigsten Möglichkeiten, Projekt-Workflows zu koordinieren?
Anwendungsfall 1: Koordination menschenzentrierter Workflows
Bei diesem Anwendungsfall geht es darum, Menschen zu organisieren, indem ihre Aufgaben, Dateien, Statusaktualisierungen und die Kommunikation an einem Ort zusammengeführt werden und der Arbeitsablauf klar strukturiert ist.
Dies ist häufig in folgenden Unternehmen der Fall:
- Digitale Agenturen, Entwicklungsagenturen, Kreativagenturen usw.
- Projekt- und Produktteams oder Abteilungen innerhalb von Unternehmen
- Unternehmen für professionelle Dienstleistungen
Wenn Sie zu diesen Nutzern gehören, konzentriert sich die für Sie nützlichste Workflow-Software in der Regel auf Folgendes:
- Zusammenarbeit
- Terminplanung
- Dateifreigabe
Außerdem benötigen Sie all diese Funktionen in einer No-Code-Umgebung, die Ihre Geschäftsprozesse einfach an einem zentralen Ort organisiert. Die meisten Produkte auf meiner Liste fallen in diese Kategorie. Sie können auch Werkzeuge für Geschäftsprozessmanagement (BPM) erkunden, die dabei helfen, menschenzentrierte Workflows mit einer strukturierten Prozessgestaltung zu optimieren.
Anwendungsfall 2: Koordination systemzentrierter Workflows
Bei diesem Anwendungsfall geht es vor allem darum, Geschäftsprozesse oder Systeme miteinander zu verbinden und ihre Funktionen und Technologiesysteme zu integrieren, um einen einheitlichen Workflow zu schaffen.
Dies ist in Großunternehmen sowie in den folgenden Branchen häufiger der Fall:
- IT und Software
- Produktion und Logistik
- Transport
Wenn Sie zu diesen Nutzern gehören, ist eine Workflow-Software für Sie meist dann am nützlichsten, wenn sie für Unternehmen ausgelegt ist. Mindestens benötigen Sie Zugriff auf eine REST API und einen SLA-Manager, um mehrere Systeme orchestrieren zu können.
Auf dieser Ebene gehen viele Unternehmen jedoch über ein Workflow-SaaS-Produkt hinaus und verwenden eine Integrationsplattform als Dienst (iPaaS) wie Make (früher bekannt als Integromat), die Konnektoren zur Vereinheitlichung ihrer Geschäftsprozesssysteme anbietet.
Welche Schulungen benötigen Mitarbeiter, um Workflow-Management-Software effektiv zu nutzen?
Für die effektive Nutzung von Workflow-Management-Software benötigen Mitarbeiter eine Kombination aus allgemeinen und toolspezifischen Schulungen. Sie können mit einer grundlegenden Einführung beginnen und dabei Materialien wie unseren Leitfaden für Einsteiger in das Workflow-Management verwenden, um die Prinzipien des Workflow-Managements zu vermitteln und den Kontext zu schaffen. Anschließend folgt eine praxisnahe Schulung mit der jeweiligen Software. Diese sollte die Navigation, die Funktionen und die Verwaltung von Aufgaben innerhalb der Software abdecken. Achten Sie darauf, szenariobasierte Übungen einzubeziehen, die reale Arbeitsprozesse widerspiegeln.
Darüber hinaus können regelmäßige Auffrischungskurse und weiterführende Schulungen für erfahrene Nutzer die optimale Nutzung des Werkzeugs deutlich verbessern. Dieser Ansatz stellt sicher, dass alle Mitarbeiter sicher und kompetent mit der Software umgehen und letztlich die Produktivität und Akzeptanz gesteigert werden.
Welche häufigen Herausforderungen gibt es bei der Einführung eines Workflow-Management-Prozesses?
Die Einführung eines Workflow-Management-Prozesses kann schwierig sein. Zu den häufigsten Herausforderungen gehören:
- Widerstand von Teammitgliedern, insbesondere wenn sie mit den bisherigen Vorgehensweisen zufrieden sind.
- Abstimmung des neuen Systems mit bestehenden Prozessen und Sicherstellung, dass es tatsächlich den Anforderungen des Teams entspricht.
- Lücken in der ursprünglichen Planung, sobald das System live geht.
- Sicherstellung, dass alle mit den neuen Werkzeugen vertraut und kompetent im Umgang mit ihnen sind.
- Die kontinuierliche Überwachung und Anpassung des Systems auf Grundlage von Feedback und Leistung kann anfangs viel Aufmerksamkeit erfordern.
Wie lässt sich das Workflow-Management in einer Organisation mit mehreren Abteilungen optimieren?
Um das Workflow-Management in einer Organisation mit mehreren Abteilungen zu optimieren, sind folgende Maßnahmen erforderlich:
- Standardisierte Prozesse erstellen
- Klare Verantwortlichkeiten festlegen
- Rollenbasierte Berechtigungen verwenden
Beginnen Sie damit, den typischen Workflow jeder Abteilung abzubilden und Übergabepunkte zwischen den Teams zu identifizieren. Verwenden Sie anschließend Workflow-Management-Software, um gemeinsame Vorlagen mit klaren Schritten und Verantwortlichen zu erstellen. Richten Sie schließlich rollenbasierte Berechtigungen ein, damit jedes Team nur die relevanten Informationen sieht, aber an abteilungsübergreifenden Projekten zusammenarbeiten kann.
Denken Sie daran, regelmäßige Abstimmungstreffen zu planen, um gemeinsame Aufgaben zu überprüfen und Blockaden frühzeitig zu beseitigen. Nutzen Sie Automatisierungen, um Aufgaben abteilungsübergreifend zuzuweisen und Benachrichtigungen auszulösen, wenn Fristen überschritten werden. Holen Sie schließlich Feedback aus jeder Abteilung ein, um Ihre Workflows anzupassen und zu verbessern, damit alle reibungslos zusammenarbeiten.