Ich habe 10 Workflow-Management-Software getestet: Die besten Tools 2026
10 Beste Workflow-Management-Software Shortlist
Die beste Workflow-Management-Software kann komplexe Produkt-Launches koordinieren, die sich über mehrere Abteilungen, Zeitzonen und Freigabeschritte erstrecken, dabei Aufgabenübergaben automatisch auslösen, Engpässe in Echtzeit sichtbar machen und die Einhaltung interner SOPs sicherstellen. Ohne sie bleibt man bei unverbundenen Systemen, unklaren Verantwortlichkeiten und schwer messbarem Fortschritt stecken – das führt zu verpassten Deadlines und ineffizienter Zusammenarbeit.
Nach mehr als 20 Jahren im Projektmanagement habe ich über 25 Workflow-Tools getestet (darunter auch einige übermäßig komplexe) und alles verwendet – von einfachen Aufgaben-Trackern bis zu robusten Plattformen für abteilungsübergreifende Abläufe. Ich habe gelernt: Das richtige Tool sorgt für Klarheit, Abstimmung und Geschwindigkeit – es beseitigt Engpässe und reduziert Verwirrung.
Im Folgenden finden Sie die Top-Optionen für Workflow-Management-Software, basierend auf meinen Erfahrungen und den Tests aktueller Tools. Jede Empfehlung enthält besondere Funktionen, ideale Anwendungsfälle und die jeweiligen Alleinstellungsmerkmale, damit Sie die passende Lösung für Ihr Team finden.
Darum können Sie uns vertrauen
Wir testen und bewerten Projektmanagement-Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software sein kann. Wir investieren in tiefgehende Recherche, um unseren Lesern bessere Entscheidungen beim Softwarekauf zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Projektmanagement-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Reviews geschrieben. Erfahren Sie, wie wir Transparenz gewährleisten & unsere Software-Bewertungsmethodik.
Beste Workflow-Management-Software Zusammenfassung
Hier finden Sie eine Tabelle mit grundlegenden Informationen über die in diesem Artikel beschriebenen Tools. Vergleichen Sie Preise sowie die Verfügbarkeit von Gratis-Testversionen für einen schnellen Software-Vergleich im Überblick.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten für KI-gestützte Risikoidentifikation | 14 Tage kostenlos testen | Ab $6/Nutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet, um isolierte Teams wieder miteinander zu verbinden | 14 Tage kostenloser Test | Ab 9.80/Benutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für sichere Kunden-Kollaborationsportale | Kostenloser Plan + kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $99/Monat | Website | |
| 4 | Am besten zur Festlegung von Abhängigkeiten | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $700/Sitz/Jahr (3-Jahresvertrag) | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für Agenturmanagement | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $10/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für Workflow-Orchestrierung | 15 Tage kostenlos testen | Ab $8/Nutzer/Monat | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für dynamisches Arbeitsmanagement | 30-tägige kostenlose Testversion | Ab $35/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 8 | Am besten mit über 1.000 vorgefertigten App-Konnektoren | 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Preis auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für Workflow-Vorlagen | 14 Tage kostenlos testen | Ab $360/30 Nutzer/Monat | Website | |
| 10 | Am besten für KI-gesteuerte Workflow-Automatisierung | Kostenlose Testversion verfügbar + kostenlose Demo | Preise auf Anfrage | Website |
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Celoxis
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Smartsheet
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Accelo
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Bewertungen der besten Workflow-Management-Software
Dies sind meine Übersichten der 20 besten Workflow-Management-Software, die es auf meine Shortlist geschafft haben. Finden Sie für jedes Tool den besten Anwendungsfall, besondere Funktionen, Integrationen und Preisinformationen. Zusätzlich gibt es einen Screenshot der Benutzeroberfläche sowie Pro- und Contra-Argumente für jedes Tool.
monday AI Workspace ist eine KI-gesteuerte Workflow-Management-Plattform, die No-Code-Automatisierung, visuelle Projektboards, Aufgabenverwaltung mit mehreren Ansichten und ein KI-Agenten-Team kombiniert, um die Arbeit über funktionsübergreifende Teams hinweg zu orchestrieren.
Für wen ist monday AI Workspace am besten geeignet?
Sie eignet sich besonders für PMO-Leiter und Operations-Manager in mittelgroßen bis großen Unternehmen, die mehrere parallele Projekte mit verteilten Teams steuern.
Warum ich monday AI Workspace ausgewählt habe
monday AI Workspace verdient einen Platz auf meiner Bestenliste, weil die Plattform Risiken erkennt, bevor sie zum Problem werden. Die KI der Plattform scannt automatisch Abhängigkeiten und markiert Aufgaben, die voraussichtlich nicht termingerecht abgeschlossen werden, und zeigt diese Warnsignale direkt im Board an – ganz ohne manuelle Überwachung. Mir gefällt auch der KI-Workflow-Builder, mit dem man bedingte Automatisierungen einrichten kann, die Arbeit umleiten oder Benachrichtigungen eskalieren, sobald ein Meilenstein ins Hintertreffen gerät.
Hauptfunktionen von monday AI Workspace
- No-Code Workflow-Builder: Erstellen, planen und modifizieren Sie mehrstufige Projektabläufe mit Drag-and-Drop-Tools und anpassbaren Vorlagen.
- Projektboards mit mehreren Ansichten: Wechseln Sie bei jedem Projektarbeitsbereich zwischen Kanban-, Gantt-, Listen-, Kalender-, Diagramm- und Dashboard-Ansicht.
- Formular- und Antragsaufnahme: Verwenden Sie dynamische Aufnahmeformulare mit bedingter Logik, um automatisierte Workflows aus neuen Projektanfragen zu starten.
- Ressourcen- und Kapazitätsplanung: Weisen Sie Aufgaben zu, balancieren Sie Ressourcen und prognostizieren Sie Team-Auslastungen direkt in den Projektzeitplänen.
monday AI Workspace Integrationen
monday AI Workspace bietet Hunderte von nativen Integrationen über integrierte Funktionen und seinen Marktplatz an, darunter Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft 365, Jira, GitHub, Zoom und Adobe Creative Cloud. Es unterstützt zudem Zapier und stellt eine API für kundenspezifische Integrationen bereit.
Pros and Cons
Pros:
- KI erkennt proaktiv gefährdete Workflow-Aufgaben
- No-Code-Builder bewältigt komplexe bedingte Logik
- Gantt-, Kanban-, Kalender- und Listenansichten inklusive
Cons:
- Automatisierungsläufe bei niedrigeren Tarifstufen begrenzt
- Große Board-Strukturen erschweren die Navigation
New Product Updates from monday AI Workspace
monday AI Workspace Adds Human Approval Routing
monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.
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Wrike
Am besten geeignet, um isolierte Teams wieder miteinander zu verbinden
Wrike ist eine intuitive Workflow-Management-Software, die sich für Teams ab fünf Personen eignet und eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern bietet. Als ich den Berater Harvey Eckstein nach diesem Tool fragte, sagte er: 'Wrikes Vorlagen sind ideal für das Workflow-Management, weil sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren.'
Warum ich Wrike gewählt habe
Ich habe mich für Wrike entschieden, weil es hervorragend darin ist, voneinander isolierte Teams durch Funktionen wie durch Workflows unterstützte Zusammenarbeit und Automatisierung wieder zu verbinden. Mit anpassbaren Dashboards und dynamischen Anfrageformularen kann Ihr Team Projektmanagement-Tools personalisieren und die Datenerfassung optimieren. Wrikes Integrationsmöglichkeiten ermöglichen eine nahtlose Anbindung an verschiedene Anwendungen, um Workflows zu zentralisieren und die Kommunikation zu verbessern. Diese Funktionen erhöhen die Transparenz und Zusammenarbeit in Projekten, was Wrike zu einer starken Wahl macht, wenn Sie Produktivität und Teamarbeit steigern möchten.
Wrike Hauptfunktionen
Wrike bietet zahlreiche weitere Funktionen für Workflow- und Projektmanagement.
- KI-Automatisierung: Sie können routinemäßige Aufgaben automatisieren und Ihr Team entlasten, sodass es sich auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren kann.
- Visuelle Kollaborationstools: Dazu gehört eine Whiteboard-Funktion, die nahtlose Teamarbeit und Ideenaustausch ermöglicht.
- Individuelle Dashboards: Sie können personalisierte Dashboards mit Widgets für eine bessere Datenvisualisierung und Entscheidungsfindung erstellen.
- Ressourcenplanung: Sie können Gantt- und Auslastungsdiagramme verwenden, um Ressourcen effektiv zu verwalten und eine optimale Aufgabenverteilung zu gewährleisten.
Wrike Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Skyvia, Miro, Google Sheets, Power BI, Salesforce, Tableau und Microsoft Teams.
Pros and Cons
Pros:
- In-App-Chat zur Kostensenkung bei der Zusammenarbeit
- Workflow-Performance lässt sich leicht visualisieren
- Umfassende Workflow-Modellierung
Cons:
- Hohe Lernkurve, um das volle Potenzial auszuschöpfen
- Nicht geeignet für kleine Organisationen
New Product Updates from Wrike
Wrike Adds Flexible Board Grouping and Calendar Filters
Wrike adds custom field-based columns and swimlanes in Board View, expanded Calendar widget filters, and AND/OR logic to help teams organize and display work more precisely. For more information, visit Wrike’s official site.
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Moxo ist eine Plattform für Workflow-Orchestrierung, die einen No-Code-Workflow-Builder, KI-Agenten, Aufgabenverteilungen, Freigaben, Formulare und Kundenportale kombiniert, um mehrstufige Geschäftsprozesse mit mehreren Beteiligten von Anfang bis Ende zu steuern.
Für wen ist Moxo am besten geeignet?
Moxo eignet sich besonders gut für dienstleistungsorientierte Unternehmen – wie Finanzdienstleister, Anwaltskanzleien oder Beratungsfirmen –, die wiederkehrende, kundenorientierte Workflows durchführen, die eine Koordination zwischen internen Teams und externen Beteiligten erfordern.
Warum ich Moxo ausgewählt habe
Ich habe Moxo in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es eines der wenigen Workflow-Management-Tools ist, das eine vollständige Prozess-Orchestrierungs-Engine mit Kundenportalen verbindet, die tatsächlich auf Sicherheit ausgelegt sind. Jede Kundeninteraktion findet in einem eigenen Portal mit detaillierten, rollenbasierten Zugriffskontrollen statt, sodass nur die richtigen Personen die richtigen Schritte sehen. Darüber hinaus ist Moxo SOC 2 Typ II zertifiziert, DSGVO-konform und hält Prüfpfade über mehr als sieben Jahre nach, was Moxo meiner Ansicht nach zu einer ernstzunehmenden Option macht, wenn Sie regulierte Prozesse wie KYC-Prüfungen, Kreditanträge oder Compliance-Überprüfungen durchführen.
Wichtige Funktionen von Moxo
- No-Code-Workflow-Builder: Erstellen Sie mehrstufige Workflows mit bedingten Verzweigungen, parallelen Pfaden und Schleifenlogik über einen visuellen Drag-and-Drop-Editor.
- KI-Workflow-Agenten: Setzen Sie KI-Agenten ein, um Vorbereitungs-, Koordinations- und Validierungsschritte automatisch innerhalb eines laufenden Workflows zu übernehmen.
- eSignatur und Dokumentensammlung: Integrieren Sie eSignatur-Anfragen und Dateisammelschritte direkt in eine Workflow-Abfolge.
- SLA-Timer und Eskalationen: Legen Sie zeitbasierte Auslöser für Workflow-Schritte fest, die überfällige Aufgaben automatisch an die richtigen Beteiligten weiterleiten.
Moxo Integrationen
Moxo bietet Daten-Sync-Konnektoren für Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics, Zoho, Wealthbox, Redtail, Filevine, Global Relay, Smarsh und Xero, sowie dokumentierte Integrationen für Tools wie Jira, Slack, DocuSign, Stripe, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, monday.com, QuickBooks und Zendesk. Es verbindet sich mit Zapier und stellt eine REST API sowie Webhooks für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Integrierte eSignaturen, Formulare und Freigaben je Workflow
- SOC 2 Typ II- und DSGVO-konform
- Dedizierte Mandanten-Arbeitsbereiche mit Prüfpfaden
Cons:
- Mobile App weniger leistungsfähig als Desktop-Version
- Keine integrierte Zeiterfassung für Aufgaben
Wenn Sie die Effizienz Ihres Steuerbüros steigern möchten, könnte TaxDome genau die Workflow-Management-Lösung sein, nach der Sie suchen. Speziell für Buchhaltungsprofis entwickelt, adressiert es Herausforderungen wie Mandantenverwaltung, Zeiterfassung und Workflow-Automatisierung. Durch die Integration dieser Funktionen hilft TaxDome dabei, die Produktivität in Ihrer Kanzlei zu verbessern – eine attraktive Wahl für Unternehmen, die ihre Arbeitsabläufe optimieren möchten.
Warum ich TaxDome gewählt habe
Ich habe TaxDome aufgrund seiner ausgeprägten Workflow-Automatisierung gewählt, die bei jeder Workflow-Management-Software essenziell ist. Sie ermöglicht es, Status-Updates und Erinnerungen zu automatisieren, sodass Ihr Team auf Kurs bleibt, ohne sich auf ständige manuelle Nachverfolgung verlassen zu müssen. Außerdem gefallen mir die Tools zum Aufgabenmanagement, da Sie damit Abhängigkeiten festlegen und Arbeiten einfach zuweisen können, was besonders bei der Verwaltung komplexer Buchhaltungsprojekte hilfreich ist. Zusammengenommen unterstützen diese Funktionen die Effizienz und Genauigkeit, nach der viele Kanzleien bei der Optimierung ihrer Arbeitsabläufe suchen.
Wichtige Funktionen von TaxDome
Neben Workflow-Automatisierung und Aufgabenmanagement gibt es weitere Funktionen, die TaxDome zu einer hervorragenden Wahl für das Workflow-Management machen:
- Kundenportal: Ermöglicht sichere Kommunikation, Dokumenten-Uploads, E-Signaturen und Online-Zahlungen – alles in einem individuell gestaltbaren Markenportal.
- Dokumentenmanagement: Bietet unbegrenzten Cloud-Speicher mit KI-gestützter Dokumentenorganisation und integriertem PDF-Editor.
- Abrechnungssystem: Lässt sich mit der Workflow-Automatisierung verknüpfen, unterstützt verschiedene Preismodelle und ermöglicht es Mandanten, Rechnungen direkt über das Portal zu bezahlen.
- Individuell anpassbare Pipelines: Ermöglicht das Erstellen von Vorlagen für gängige Szenarien sowie die Anpassung von Workflows an spezifische Geschäftsbedürfnisse.
TaxDome Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Xero, Google Drive, Dropbox, Slack, Microsoft Teams, HubSpot, Mailchimp, Calendly und Jotform.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Workflow-Automatisierungsvorlagen
- Sicheres Kundenportal und Speicher
- Branchenspezifisch auf Buchhaltungs-Workflows zugeschnitten
Cons:
- Begrenzte Anpassungsoptionen für die Abrechnung
- Die Ersteinrichtung kann komplex sein
Productive ist eine Workflow-Management-Software, die Unternehmen dabei unterstützt, ihre Workflows, Projekte und Ressourcen mithilfe flexibler Dashboards, Diagramme und Kalender zu verwalten. Sie ist benutzerfreundlich, anpassbar und skalierbar und somit eine ausgezeichnete Wahl für Digitalagenturen, die ihr Wachstum planen.
Warum ich Productive gewählt habe: Productive überzeugt als Workflow-Management-Software insbesondere für Digitalagenturen, da sie umfassende Tools zur Verfügung stellt, um wachsende und sich verändernde Geschäftsprozesse zu optimieren und zu vereinfachen. Mit ihrer benutzerfreundlichen Oberfläche und anpassbaren Funktionen ermöglicht Productive es Digitalagenturen, Workflows zu erstellen und zu steuern, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Die integrierte Zeiterfassung und das Projektmanagement erlauben Agenturen und ihren Kunden, den Fortschritt der Projekte zu überwachen, Ressourcen im Blick zu behalten und die fristgerechte Fertigstellung sicherzustellen. Productive bietet starke Reporting- und Analysefunktionen, die wertvolle und teilbare Einblicke in Teamleistung, Rentabilität und Projektgesundheit liefern.
Hervorstechende Funktionen & Integrationen von Productive
Funktionen umfassen abrechenbare Auslastung pro Person, Kapazitätsübersichten, Buchungsübersichten, Terminplanung, Platzhalter, Urlaubsanfragen und Betriebsanalysen.
Integrationen umfassen Quickbooks, Jira, Xero, Exact, Slack, Harvest Import, Fortnox und Personio. Weitere Integrationen sind durch die Verbindung mit einem kostenpflichtigen Zapier-Konto verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Kostenlose Gastkonten für Kunden
- iOS- und Android-App verfügbar
- Integrierte Zeiterfassung
Cons:
- Rollen und Benutzerrechte könnten anpassbarer sein
- Webhooks nur in höheren kostenpflichtigen Tarifen verfügbar
New Product Updates from Productive
Productive Adds Agent Triggers, Teams Integration, and Time Controls
Productive adds automated agent triggers, broader AI file support, Microsoft Teams integration, Resource Planner improvements, and new time entry controls. These updates expand automation while improving scheduling, collaboration, and time tracking. For more information, visit Productive’s official site.
Qntrl ist eine Low-Code-Workflow-Orchestrierungssoftware, die durch die Reduzierung manueller Arbeit Transparenz, Kontrolle und Automatisierung in Prozesse bringt. Die Plattform ermöglicht es Nutzern, alle eingehenden Anfragen für ein Team über eine zentrale Oberfläche zu steuern.
Warum ich Qntrl gewählt habe
Qntrl bietet integrierte Werkzeuge zur Workflow-Orchestrierung, mit denen Prozessmanager Workflows für nahezu jeden Prozess entwerfen, bereitstellen und optimieren können. Die zentrale Transparenz verschafft Ihrem Team eine einheitliche Übersicht über alle Anfragen, sodass alle Beteiligten auf dem gleichen Stand sind.
Zusätzlich reduzieren die Automatisierungstools von Qntrl manuelle Tätigkeiten, sodass Sie sich auf strategische Prioritäten statt auf Routineaufgaben konzentrieren können. Die robusten Compliance-Tools der Plattform sorgen dafür, dass Ihre Workflows festgelegten Standards entsprechen und Sie Effizienz und Steuerung verbessern können.
Qntrl Hauptfunktionen
Qntrl bietet eine Reihe weiterer Funktionen zur Verbesserung Ihres Workflow-Managements.
- Prozesskartierung: Mit dieser Funktion können Sie Workflows visuell über eine Drag-and-Drop-Oberfläche gestalten und die Erstellung komplexer Prozesse vereinfachen.
- Automatisierte Benachrichtigungen: Sie halten alle Beteiligten durch automatische Aktualisierungen, die Ihr Team über wichtige Änderungen und Fristen informieren, auf dem Laufenden.
- Unternehmenssicherheit: Qntrl bietet robuste Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten und zur Verwaltung von Zugriffen, sodass Sie Ihre Workflows sicher halten können.
- Berichte & Dashboards: Sie können die operative Leistung verfolgen und individuelle Berichte erstellen, um Einblicke in Ihre Geschäftsprozesse zu erhalten.
Qntrl Integrationen
Zu den Integrationen gehören Zoho CRM, Salesforce, Typeform, Pipedrive, HubSpot, Slack und Freshsales.
Pros and Cons
Pros:
- Webhooks können Benachrichtigungen an Drittanbieter-Anwendungen senden
- Tolle visuelle Workflows („Blueprints“)
- Native Integration mit Zoho
Cons:
- Komplexe Funktionen erfordern Einarbeitung
- Feldnamen müssen in allen Flows eindeutig sein
Quickbase bietet eine Plattform für dynamisches Arbeitsmanagement und stellt Unternehmen eine leistungsstarke Lösung zur Verfügung, um komplexe Projekte und Prozesse zu verwalten. Die Plattform zeichnet sich als führende Wahl für dynamisches Arbeitsmanagement aus, da sie eine No-Code-Anwendungsplattform bereitstellt, mit der Teams ihre Workflows einfach und effizient erstellen, verbinden und steuern können.
Warum ich Quickbase gewählt habe
Ich habe Quickbase für das Workflow-Management ausgewählt, weil es eine äußerst anpassbare und dynamische Plattform ist, die sich für vielfältige Projektarten und Branchen eignet, darunter Bauwesen, Fertigung, Immobilienverwaltung, Bildung, Behörden und Rechtswesen. Mit der Software können Workflows für zahlreiche geschäftliche Anforderungen eingerichtet werden, wie z. B. Projektmanagement, Prozessoptimierung, Außendienst, Überwachung von Lieferketten, Schulung und Kundenbeziehungen.
Was Quickbase besonders macht, ist die Möglichkeit, Anwendungen zu erstellen, zu verbinden und anzupassen, ohne bestehende Systeme ersetzen zu müssen. Diese Flexibilität ist vor allem in dynamischen Arbeitsumgebungen, in denen Anpassungsfähigkeit entscheidend ist, von großem Wert.
Quickbase Hauptfunktionen
Quickbase bietet zudem eine Reihe weiterer Funktionen, die das Workflow-Management Ihres Teams verbessern können.
- Individuelle Anwendungsentwicklung: Sie können mithilfe einer Low-Code-Umgebung maßgeschneiderte Anwendungen erstellen und spezifische Workflow-Anforderungen abdecken, ohne umfassende Programmierkenntnisse zu benötigen.
- Echtzeit-Datenabgleich: Diese Funktion hält Daten und Änderungen auf der gesamten Plattform aktuell, sodass Ihr Team jederzeit über die neuesten Informationen für Entscheidungsfindung und Zusammenarbeit verfügt.
- Mobile Zugänglichkeit: Ihre Außendienstteams können Offline-Formulare und Checklisten nutzen, die automatisch mit dem System synchronisiert werden, um einen nahtlosen Austausch zwischen Außendienst und Büro zu gewährleisten.
- Rollenbasierte Zugriffsrechte: Benutzerzugriffe können effektiv durch Zuweisung von Rollen und Rechten gesteuert werden, sodass Teammitglieder genau die Informationen und Tools erhalten, die sie für ihre Aufgaben benötigen.
Quickbase-Integrationen
Integrationen umfassen Salesforce, Slack, Google Kalender, Gmail, Outlook und Dropbox.
Pros and Cons
Pros:
- Workflows lassen sich einfach einrichten und anpassen
- Einfache No-Code-Plattform, die auch für technisch weniger versierte Anwender leicht zu erlernen ist
- Umfassende Benachrichtigungen und Erinnerungen
Cons:
- Team-Tarif erfordert mindestens 20 Nutzer
- Projektmanagement-Integrationen sind begrenzt
Celigo ist eine Integrations- und Workflow-Automatisierungsplattform, die Cloud-Anwendungen verbindet, Geschäftsprozesse automatisiert und Datenflüsse über Ihren gesamten Technologie-Stack hinweg verwaltet.
Für wen ist Celigo am besten geeignet?
Celigo eignet sich für IT-Teams und Betriebsleiter in mittelständischen bis großen Unternehmen, die Workflows über mehrere Cloud-Anwendungen hinweg automatisieren müssen.
Warum ich Celigo gewählt habe
Ich habe Celigo als eine der besten Optionen ausgewählt, weil der Zugang zu über 1.000 vorgefertigten App-Konnektoren es meinem Team ermöglicht, Workflows zwischen nahezu jeder Kombination von Cloud-Tools zu automatisieren. Ich nutze diese Konnektoren, um Systeme wie Salesforce, NetSuite und Slack schnell zu verknüpfen, ohne individuelle Entwicklungen vornehmen zu müssen. Das spart uns Zeit bei der Orchestrierung von mehrstufigen Prozessen über verschiedene Abteilungen hinweg.
Celigo Hauptfunktionen
- KI-Integrationsassistent: Erstellen und optimieren Sie Integrationen mit KI-basierten Empfehlungen und Automatisierung.
- Fehlermanagement-Dashboard: Überwachen, diagnostizieren und beheben Sie Integrationsfehler über ein zentrales Dashboard.
- Individueller Flow-Builder: Entwerfen und verwalten Sie mehrstufige Workflows mit einer visuellen Drag-and-Drop-Oberfläche.
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Legen Sie granulare Berechtigungen für Benutzer und Teams fest, die Workflows und Integrationen verwalten.
Celigo Integrationen
Celigo bietet über 1.000 native, vorgefertigte Konnektoren, darunter Salesforce, NetSuite, Microsoft Dynamics 365, SAP, Oracle, Shopify, Amazon, Jira, Slack und Google Sheets. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.
Pros and Cons
Pros:
- Visueller Flow-Designer vereinfacht Workflow-Automatisierung
- Echtzeit-Fehlerüberwachung und Benachrichtigungen verfügbar
- Unterstützt fortgeschrittenes API-Management und -Bereitstellung
Cons:
- Begrenzte Offline-Workflow-Funktionen
- Fortgeschrittene Funktionen erfordern unter Umständen technische Expertise
Kissflow ist eine Low-Code-Workflow-Management-Software, die Projekte, Vorgänge und Zusammenarbeit in ihren Kernfunktionen vereint. Diese Lösung ist ideal für Teams oder Projekte, deren Zusammensetzung, Abläufe oder Rahmenbedingungen Flexibilität erfordern.
Warum ich Kissflow gewählt habe
Ich habe Kissflow ausgewählt, weil es eine Vielzahl an anpassbaren Workflow-Vorlagen für verschiedene Branchen wie IT, Gesundheitswesen und Finanzen bietet. Diese Vorlagen erleichtern das Erstellen und Einführen von Workflows, sodass Prozesse visualisiert und Rollen definiert werden können, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen.
Die Low-Code- und No-Code-Funktionen der Plattform ermöglichen es Ihrem Team, Betriebsabläufe schnell anzupassen und zu verwalten. Dadurch werden Redundanzen reduziert und die Zusammenarbeit verbessert. Mit über 200 verfügbaren Vorlagen bietet Kissflow die Flexibilität, unterschiedliche Geschäftsanforderungen abzudecken – von der Mitarbeitereinarbeitung bis zum Ausgabenmanagement.
Kissflow Hauptfunktionen
Kissflow bietet eine umfangreiche Suite weiterer Funktionen, die beim Workflow-Management unterstützen können.
- Visueller Workflow-Designer: Die intuitive Drag-and-Drop-Oberfläche ermöglicht es, Prozesse einfach abzubilden sowie Workflows unkompliziert zu visualisieren und bei Bedarf anzupassen.
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle: Sie stellen sicher, dass sensible Informationen nur autorisierten Nutzern zugänglich sind – so bleibt die Sicherheit und Compliance in Ihrer Organisation gewährleistet.
- KPI-basierte Berichte: Sie erhalten detaillierte Berichte zur Effizienz Ihrer Workflows und potenziellen Engpässen, was fundierte, datenbasierte Entscheidungen zur Prozessoptimierung begünstigt.
- Externe Portale: Diese Funktion ermöglicht es externen Nutzern, auf Ihre Kernanwendungen zuzugreifen, die Zusammenarbeit mit Stakeholdern außerhalb Ihres Unternehmens zu fördern und einen reibungslosen Ablauf von Prozessen zu gewährleisten.
Kissflow Integrationen
Zu den Integrationen gehören ActiveCampaign, Mailchimp, Adobe Sign, Docusign, Asana, Basecamp und monday.com.
Pros and Cons
Pros:
- Echtzeitkommunikation stärkt die Zusammenarbeit
- Viele konfigurierbare Funktionen für Workflow-Design
- Integriertes, ganzheitliches Workflow-Modell
Cons:
- Erfordert längere Implementierungs- und Einarbeitungszeit
- Nicht für kleinere Organisationen ausgelegt
Nanonets ist eine KI-Plattform, mit der Sie die Dokumentenverarbeitung und das Workflow-Management in Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Logistik automatisieren können. Sie übernimmt Aufgaben wie Datenerfassung, Rechnungsbearbeitung und Kreditorenbuchhaltung, um den manuellen Aufwand zu verringern.
Warum ich Nanonets gewählt habe
Ich habe mich für Nanonets wegen seiner fortschrittlichen KI-Funktionen entschieden, die komplexe Workflows durch natürliche Sprachverarbeitung vereinfachen und die Integration mit verschiedenen Anwendungen und Datenquellen ermöglichen. Es unterstützt eigene Language Learning Models (LLMs), was hochgradig anpassbare Workflows erlaubt, die sich spezifischen Geschäftsanforderungen anpassen – Sie können so Prozesse erstellen, die sowohl automatisiert als auch flexibel sind.
Nanonets bietet zudem eine 'Human-in-the-Loop'-Option für manuelle Freigabeschritte, was automatisierten Prozessen eine zusätzliche Präzisionsebene verleiht. Als No-Code-Plattform ermöglicht sie es Anwendern außerdem, Workflows ohne Programmierkenntnisse zu automatisieren.
Hauptfunktionen von Nanonets
Nanonets bietet weitere Funktionen, die es zu einer attraktiven Option für Workflow-Management-Software machen.
- Workflow-Erstellung mit natürlicher Sprache: Sie können Workflows schnell in natürlicher Sprache erstellen und Apps, Datenbanken und Dokumente ohne komplexen Code verbinden.
- Einhaltung von Datenschutzstandards: Nanonets befolgt GDPR-, SOC 2- und HIPAA-Richtlinien, was die Vertraulichkeit und Integrität von Daten während des gesamten Workflows gewährleistet.
- Fortschrittliche optische Zeichenerkennung: Damit können Sie verschiedene Dokumenttypen in bearbeitbare Daten umwandeln und die Dokumentenverarbeitung effizienter gestalten.
- Möglichkeiten zur Datenerfassung: Sie können Daten präzise extrahieren, Fehler reduzieren und die Genauigkeit Ihrer Workflows sicherstellen.
Nanonets Integrationen
Zu den Integrationen gehören QuickBooks, Salesforce, Google Sheets, Dropbox und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Einfache API für unkomplizierte Integration
- Kompatibel mit mehreren Programmiersprachen
- Funktionen zur Datenerfassung
Cons:
- Nanonets bietet weniger Anpassungsoptionen als andere Tools
- Für größere Machine-Learning-Projekte möglicherweise nicht geeignet
Weitere Workflow-Management-Software
Hier sind noch ein paar Tools, die es nicht ganz nach oben geschafft haben, aber trotzdem einen Blick wert sind.
- Quixy
Am besten für Drag-and-Drop-Workflows
- Cflow
Am besten für wachsende Organisationen geeignet
- Nifty
Am besten geeignet für Teamkommunikation
- Pipefy
Am besten geeignet für Low-Code-Prozessvorlagen
- Kintone
Am besten geeignet für die Gestaltung individueller Workflow-Apps
- Process Street
Am besten geeignet für Prozessdokumentation
- SysAid
Am besten geeignet für interne Serviceabteilungen
- Avaza
Am besten für die Zusammenführung von Arbeitsabläufen
- DocuWare
Am besten geeignet für Dokumentenmanagement-Workflows
- Jira
Ideal für agiles Projekt-Tracking
- Camunda Platform
Am besten geeignet für BPMN-Workflow-Engine
- Admation
Am besten geeignet für marketingbezogene Projekte
- beSlick
Am besten geeignet zur Verbesserung von Arbeitsprozessen
- Next Matter
Am besten geeignet zur Steuerung funktionsübergreifender Workflows
- Adobe Workfront
Am besten geeignet für Projektprozess-Vorlagen
- ProcessMaker
Am besten für große Unternehmen
- Formstack
Am besten für die Vorlagenbibliothek für Workflows
- Ravetree
Am besten geeignet für integriertes Work-Management
- Pneumatic Workflow
Am besten geeignet für Prozessautomatisierung
- WorkflowGen
Am besten für adaptive Workflows in digitalen Ökosystemen
- Unito
Am besten geeignet für die Zusammenarbeit über mehrere Tools hinweg
- Lytho
Am besten für integriertes DAM
- Metatask
Am besten für wiederkehrende Geschäftsprozesse
- Gain
Am besten für Freigabe-Workflows
- GanttPRO
Am besten geeignet für Gantt-Workflows
- Miro
Am besten für Flussdiagramme und Mindmaps
- ClickUp
E kostenlose Version
- Creatio Studio
Am besten geeignet für No-Code-Workflow-Automatisierung
- Jotform Workflows
Am besten geeignet für die Erstellung von Workflows ohne Programmieraufwand
- Smartsheet
Am besten für tabellenbasierte Workflows
Weitere Bewertungen von Workflow-Management-Software
- Freigabe-Workflow-Software
- Kostenlose Workflow-Software
- Workflow-App
- Dokumenten-Workflow-Software
- Prozess-Workflow-Software
- Workflow-Diagramm-Software
So bewerte ich Workflow-Management-Software
Ich teile meine Bewertung in zwei Ebenen auf: die grundlegenden Anforderungen – wie Workflow-Builder und Genehmigungsworkflows – und die Unterscheidungsmerkmale, die tatsächlich zählen.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Diese Kernfunktionen bilden die Aufnahmekriterien für meine Liste der Workflow-Management-Software:
- Workflow-Builder: Ich bewerte, ob eine Plattform einen visuellen Drag-and-drop-Designer mit Verzweigungen, parallelen Pfaden und wiederverwendbaren Komponenten bietet – und nicht nur lineare Aufgabenlisten.
- Prozessautomatisierung: Jedes Tool sollte regelbasierte Auslöser und bedingte Logik unterstützen – zum Beispiel die automatische Zuordnung eines Prüfschritts, wenn ein Geschäftsabschluss einen bestimmten Wert überschreitet.
- Genehmigungen & Routing: Ich achte auf konfigurierbare, mehrstufige Genehmigungen mit Delegation und Eskalation, wie z. B. die Weiterleitung von Bestellanforderungen durch aufeinanderfolgende Freigaben nach Rolle.
- Formulare & Datenerfassung: Eingebaute Formulare, die Daten direkt in Workflow-Schritte einspeisen, sind wichtig – denken Sie an IT-Anforderungsformulare, die Felder in einem Bereitstellungs-Workflow automatisch ausfüllen.
- Monitoring & Reporting: Dashboards, die Engpässe und SLA-Leistung sichtbar machen, sind entscheidend – ich achte auf individuell anpassbare KPIs, nicht nur auf einfache Statusübersichten.
Ich bewerte jeden Anbieter für jedes Kriterium auf einer Skala von 0 (Funktionalität nicht vorhanden) bis 5 (hervorragende Umsetzung).
Anbieter müssen einen bestimmten Mindestdurchschnitt erreichen, um in meine Liste aufgenommen zu werden. Anschließend betrachte ich, was jede Plattform einzigartig macht.
Unterscheidungsmerkmale (Was die Anbieter voneinander unterscheidet)
Nachdem ich meine Liste zusammengestellt habe, vergleiche und kontrastiere ich die verschiedenen Anbieter im Bereich Workflow-Management-Software wie folgt:
Herausragende Funktionen
KI-gestützte Workflow-Designs sind besonders für Teams interessant, die neue Prozesse von Grund auf erstellen, während eine umfangreiche Bibliothek vorgefertigter Vorlagen das Onboarding für häufige Anwendungsfälle wie IT-Ticketing oder HR-Onboarding beschleunigen kann. Ich suche außerdem nach Kollaborationstools im Kontext – zum Beispiel Kommentare oder @Erwähnungen, die direkt an Workflow-Schritte angebunden sind –, da so Freigaben und Feedback zentralisiert werden. Mobile Workflow-Unterstützung ist ein echter Vorteil für Außendienstteams oder Manager, die Genehmigungen oder Aufgaben unterwegs erledigen müssen.
Mehr als nur Funktionen
Sicherheit und Compliance sind wichtig, wenn Workflows vertrauliche Daten verarbeiten – ich prüfe auf SOC 2 Type II-Zertifizierung, SSO/SAML-Unterstützung und Audit-Logging. Auch die Geschwindigkeit der Implementierung ist ein zentraler Faktor. Eine Plattform, auf der Sie Ihren ersten produktiven Workflow in Tagen statt Wochen aufbauen können, liefert schnelleren ROI. Zudem bewerte ich Governance-Kontrollen wie Versionshistorie, Rücksetzungsmöglichkeiten und Multi-Umgebungs-Unterstützung, die essenziell werden, sobald mehrere Abteilungen eigene Workflows erstellen und anpassen.
So wählen Sie die passende Workflow-Management-Software
Bei der großen Auswahl an Workflow-Management-Software kann es eine Herausforderung sein, zu entscheiden, welche Lösung am besten zu Ihren Anforderungen passt.
Wenn Sie eine Vorauswahl treffen, Testversionen ausprobieren und sich für eine Workflow-Management-Software entscheiden, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Was möchten Sie damit erreichen: Beginnen Sie damit, die Funktionslücke zu identifizieren, die Sie mit der Workflow-Management-Software schließen möchten, um die benötigten Funktionen und Eigenschaften des Workflow-Automatisierungstools zu klären.
- Wer es nutzen soll: Um die Kosten und Anforderungen zu bewerten, überlegen Sie, wer die Software nutzen wird und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Sie sollten prüfen, ob nur Ihr Team oder die gesamte Organisation Zugriff benötigt. Ist das klar, sollten Sie überlegen, ob Sie Benutzerfreundlichkeit für alle oder Geschwindigkeit für Power-User Ihrer Workflow-Management-Software priorisieren.
- Mit welchen anderen Tools es zusammenarbeiten muss: Klären Sie, welche Tools ersetzt werden, welche bestehen bleiben und mit welchen Tools eine Integration nötig ist – zum Beispiel Buchhaltungs-, CRM- oder HR-Software. Sie sollten entscheiden, ob die Tools integriert werden müssen oder ob Sie mehrere Tools durch eine konsolidierte Workflow-Management-Software ersetzen können.
- Welche Ergebnisse wichtig sind: Überlegen Sie, welches Ergebnis die Software liefern muss, um als Erfolg zu gelten. Überlegen Sie, welche Fähigkeiten Sie gewinnen oder verbessern möchten und wie der Erfolg gemessen werden soll. Ein mögliches Ergebnis könnte zum Beispiel sein, bessere Einblicke in die Leistung zu erhalten. Sie können zwar unzählige Workflow-Management-Software-Funktionen vergleichen, doch wenn Sie nicht die zu erreichenden Ergebnisse im Blick haben, verlieren Sie möglicherweise viel wertvolle Zeit.
- Wie es in Ihrem Unternehmen funktionieren würde: Betrachten Sie die Softwareauswahl im Zusammenhang mit Ihren Arbeitsabläufen und der eingesetzten Liefermethodik. Bewerten Sie, was bereits gut funktioniert, und welche Bereiche Probleme bereiten, die behoben werden müssen. Denken Sie daran, dass jedes Unternehmen anders ist – gehen Sie nicht davon aus, dass ein beliebtes Tool automatisch auch bei Ihnen passt.
Trends bei Workflow-Management-Software
Software für Workflow-Freigaben entwickelt sich rasant weiter – getrieben vom Bedürfnis, Arbeit zu optimieren, die Produktivität zu erhöhen und Ineffizienzen und Fehler in Projektprozessen zu reduzieren. Diese Entwicklung ist durch mehrere zentrale Trends und Features gekennzeichnet, die ich im Folgenden skizziere.
- Individualisierung und Flexibilität: Es wird zunehmend Wert auf Individualisierung und Flexibilität gelegt, damit Nutzer das Workflow-Management-System auf ihre spezifischen Projektanforderungen zuschneiden können. Tools wie Kintone und monday.com bieten umfangreiche Anpassungsoptionen – von der Erstellung individueller Workflow-Apps bis zur Nutzung zahlreicher Vorlagen für verschiedene Projekttypen – und verdeutlichen damit den Stellenwert von Anpassungsfähigkeit bei Workflow-Management-Software.
- Integration und Automatisierung: Da es sehr schwierig ist, ein Tool zu schaffen, das alles perfekt kann, investieren Anbieter in verbesserte Integrationsmöglichkeiten und Automatisierungsfunktionen, die die nahtlose Verbindung mit anderen Tools sowie die Automatisierung wiederkehrender Aufgaben ermöglichen. Digitale Workflow-Automatisierungslösungen wie Pneumatic Workflow und Flokzu bieten leistungsfähige Integrationen und die Möglichkeit, Workflows zu automatisieren. Dies unterstreicht die Bestrebung, Workflow-Management effizienter und fehlerunanfälliger zu gestalten.
- Erweiterte Sicherheitsmaßnahmen: Da Datenschutz und Sicherheit gesellschaftlich immer mehr an Bedeutung gewinnen, wird es einen verstärkten Fokus auf Sicherheitsmaßnahmen innerhalb von Daten-Workflow-Tools geben – insbesondere in Branchen mit strengen Regulierungen und Datenschutzgesetzen wie der DSGVO.
Was ist Workflow-Management-Software?
Workflow-Management-Software ist ein digitales Werkzeug, das dazu dient, verschiedene Prozesse und Aufgaben innerhalb einer Organisation zu automatisieren, zu optimieren und zu vereinfachen. Sie hilft Teams, strukturierte Workflows zu erstellen, Aufgaben zuzuweisen, Fortschritte zu verfolgen und Übergaben zwischen Personen oder Systemen zu koordinieren. Projektmanager, operative Führungskräfte und abteilungsübergreifende Teams nutzen sie, um manuelle Fehler zu reduzieren, Verantwortlichkeiten klarzustellen und die Effizienz zu steigern.
Arten von Workflow-Management-Software
Workflow-Management-Software gibt es in verschiedenen Ausführungen, jeweils zugeschnitten auf unterschiedliche Branchen und Anforderungen. Von kostenlosen Workflow-Tools bis hin zu branchenspezifischen Geschäftslösungen – hier ist ein Überblick über die wichtigsten Arten von Workflow-Management-Software, die heute erhältlich sind:
Allgemeine Workflow-Management-Software
Diese Tools richten sich an eine Vielzahl von Geschäftsprozessen in unterschiedlichsten Branchen und bieten vielseitige Lösungen, um die Effizienz zu steigern und Abläufe zu optimieren.
- Kostenlose Workflow-Software: Bietet grundlegende Funktionen kostenlos an und ist damit ein kosteneffizienter Einstieg für kleine Unternehmen oder Teams mit einfachen Anforderungen an Workflows.
- SaaS-Workflow-Software: Cloud-basierte Workflow-Management-Lösungen, die sich einfach bereitstellen und skalieren lassen. Sie sind beliebt wegen ihrer Zugänglichkeit, Kosteneffizienz und regelmäßigen Aktualisierungen in verschiedenen Branchen.
- Enterprise-Workflow-Systeme: Umfassende Workflow-Systeme zur Abwicklung komplexer, groß angelegter Abläufe in großen Organisationen. Sie bieten fortgeschrittene Funktionen wie Prozessabbildung, Analytik und umfangreiche Integrationen.
- No-Code-Workflow-Automatisierungssysteme: Ermöglichen es Nutzern, Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen und zu automatisieren. Besonders beliebt bei nicht-technischen Teams für den schnellen Einstieg und die Anpassungsfähigkeit.
Branchenspezifische Workflow-Management-Software
Diese Tools sind speziell auf die Bedürfnisse und Anforderungen verschiedener Branchen zugeschnitten. Sie sorgen für optimierte Unternehmensabläufe und größere Effizienz in den jeweiligen Bereichen.
- IT-Workflow-Management-Software: Speziell für IT-Abteilungen entwickelt, helfen diese Tools bei der Verwaltung von Aufgaben wie Ticketing, Incident Response und Change Management. Sie integrieren sich mit anderen IT-Systemen, um reibungslose IT-Arbeitsabläufe zu gewährleisten.
- Workflow-Software für das Gesundheitswesen: Optimiert das Patientenmanagement, die Terminplanung, Abrechnung und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Unverzichtbar für Arztpraxen, Krankenhäuser und Kliniken.
- Bau-Workflow-Software: Verwalten von Projektzeitplänen, Ressourcen, Abläufen für Subunternehmer und Einhaltung von Vorschriften. Bauträgern hilft dies, Projekte im Zeitplan und innerhalb des Budgets zu halten.
- Workflow-Software für die Rechtsbranche: Unterstützt Kanzleien bei der Verwaltung von Akten, Mandantenkommunikation, Abrechnungen und Dokumentenfreigaben und steigert so Produktivität und Einhaltung rechtlicher Standards.
- Marketing-Workflow-Software: Entwickelt für Marketingteams, um Kampagnenabläufe, Freigaben von Inhalten, Projektzeitpläne und Kundenmanagement-Workflows zu organisieren. Sie verbessert die Zusammenarbeit und Durchführung von Marketinginitiativen.
- HR-Workflow-Software: Automatisiert Recruiting, Onboarding, Personalverwaltung und Leistungsbeurteilungen. Für HR-Teams unverzichtbar, um Prozesse zu vereinfachen und das Mitarbeitererlebnis zu verbessern.
- Finanz-Workflow-Software: Automatisiert die Rechnungsbearbeitung, Kostenfreigaben und Finanzberichterstattung und erhöht die Genauigkeit und Effizienz in den Finanzabläufen.
- Fertigungs-Workflow-Software: Fokussiert auf Produktionsplanung, Bestandsmanagement, Qualitätskontrolle und Einhaltung von Richtlinien. Sie optimiert Produktionsprozesse und sichert Qualitätsstandards.
- Vertriebs-Workflow-Software: Optimiert Vertriebsprozesse durch Verwaltung von Leads, Fortschrittsverfolgung im Sales-Funnel und Automatisierung von Nachfassaktionen. Das ist essenziell zur Steigerung der Vertriebsleistung.
Funktionen von Workflow-Management-Software
Achten Sie bei der Auswahl von Workflow-Management-Software auf folgende Schlüsselfunktionen:
- Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben: Damit können Sie Regeln und Auslöser festlegen, sodass Routineaktivitäten wie Aufgabenverteilungen oder Statusaktualisierungen automatisch ablaufen. Das verringert manuelle, sich wiederholende Arbeiten und gibt Ihnen mehr Zeit für strategische Aufgaben.
- Echtzeit-Zusammenarbeit: Mit integriertem Chat, Dateifreigabe und Kommentarfunktion können Sie und Ihr Team unmittelbar zusammenarbeiten. Das verkürzt die Suchzeiten nach Informationen, ermöglicht Feedback in Echtzeit und macht Änderungen für alle sofort sichtbar.
- Integrationsmöglichkeiten: Sie sollten mit anderen von Ihnen genutzten Tools wie E-Mail, Kalendern oder CRM-Plattformen verbunden werden können. Das hält Informationen synchron, erspart ständiges Wechseln zwischen Anwendungen und reduziert Verwirrung sowie manuelle Eingaben.
- Visuelle Workflow-Builder: Mit diesen Drag-and-Drop-Tools können Sie Workflows abbilden und anpassen. So können Sie die Software individuell auf die Arbeitsweise Ihres Teams abstimmen, Zeit sparen und Fehler vermeiden.
- Aufgabenpriorisierung und -verwaltung: Sie können Aufgaben nach Priorität, Fälligkeitsdatum und Abhängigkeiten organisieren. Das sorgt für Klarheit, hilft Ihrem Team, Fristen einzuhalten, wichtige Aufgaben zuerst zu erledigen und Projekte auf Kurs zu halten.
- Sicherheitsmaßnahmen: Sie sollten Zugang zu starken Sicherheitskontrollen wie Benutzerberechtigungen, Verschlüsselung und Prüfprotokollen haben, um Ihre Projektdaten zu schützen, sensible Daten sicher aufzubewahren und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.
- Datenanalysen und Berichterstattung: Diese Funktion bietet Einblicke in Projektfortschritte, Engpässe und Teamleistungen, sodass Sie fundiertere Entscheidungen treffen und Probleme frühzeitig erkennen können.
Häufige KI-Funktionen von Workflow-Management-Software
Über die Standardfunktionen hinaus bieten viele Lösungen für Workflow-Management KI-gestützte Funktionen wie:
- Intelligente Aufgabenverteilung: Sie können KI nutzen, um Aufgaben automatisch den passenden Teammitgliedern anhand von Arbeitsbelastung, Fähigkeiten und bisherigen Leistungen zuzuweisen. Dadurch verringert sich der Zeitaufwand für die Delegation, und jeder kann sich auf seine Stärken konzentrieren.
- Prädiktive Analysen: Mit KI-gestützten Vorhersagen erhalten Sie frühzeitig Benachrichtigungen über mögliche Verzögerungen, Ressourcenknappheit oder Engpässe im Arbeitsablauf, sodass Sie Probleme beheben und Projekte im Fluss halten können.
- Automatisierte Prozessoptimierung: Diese KI-Funktion analysiert die Arbeitsmuster Ihres Teams und schlägt Möglichkeiten zur Prozessoptimierung oder Automatisierung einzelner Schritte vor. Dadurch verbessern Sie Ihren Workflow kontinuierlich und steigern mit der Zeit Ihre Effizienz.
- Natürliche Sprachverarbeitung: Sie können Arbeitsabläufe in Klartext beschreiben, und die Software erstellt und konfiguriert den Prozess automatisch für Sie. Das verkürzt die Einarbeitungszeit und ermöglicht es Ihnen, neue Prozesse schneller einzurichten.
- Intelligente Benachrichtigungen und Erinnerungen: Diese KI-Funktion erkennt, welche Benachrichtigungen für jedes Teammitglied am wichtigsten sind, reduziert unnötige Mitteilungen und sorgt dafür, dass Sie keine kritischen Updates oder Fristen verpassen.
Vorteile von Workflow-Management-Software
Hier sind fünf Hauptvorteile der Nutzung von Workflow-Management-Software:
- Erhöhte Effizienz: Automatisiert und optimiert Routinetätigkeiten. Diese Vorteile ermöglichen es Benutzern, sich auf kritischere Aspekte ihrer Projekte zu konzentrieren, was den Zeitaufwand für manuelle Aufgaben erheblich reduziert und die Projektdurchführung beschleunigt.
- Verbesserte Zusammenarbeit: Zentralisiert die Kommunikation und Projektdokumentation. Teams können effektiver zusammenarbeiten, da alle Mitglieder Zugriff auf die neuesten Informationen und Dokumente haben, was Missverständnisse oder Fehler minimiert.
- Mehr Transparenz: Bietet Echtzeiteinblicke in den Projektfortschritt und die Leistung. Diese Transparenz ermöglicht es Projektleitern, fundierte Entscheidungen zu treffen, mögliche Engpässe zu erkennen und Ressourcen oder Zeitpläne entsprechend anzupassen, um auf Kurs zu bleiben.
- Gesteigerte Verantwortlichkeit: Verfolgt Aufgaben und Zuständigkeiten klar. Durch die Definition der Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe und die Überwachung des Fortschritts sorgt Workflow-Management-Software dafür, dass jedes Teammitglied für seinen Beitrag verantwortlich ist, was zu konsistenteren Projektergebnissen führt.
- Skalierbarkeit: Passt sich an die Anforderungen von Projekten jeder Größenordnung an. Ob bei der Verwaltung eines kleinen Teams oder der Steuerung mehrerer groß angelegter Initiativen – Workflow-Management-Software kann die Komplexität und den Umfang jedes Projekts abbilden und ist damit ein vielseitiges Werkzeug für Unternehmen jeder Größe.
5 Best Practices für Workflow-Management
Die Implementierung von Best Practices im Workflow-Management ist entscheidend, um Abläufe zu optimieren, die Zusammenarbeit zu verbessern und eine kontinuierliche Weiterentwicklung sicherzustellen. So optimieren Sie Workflows effektiv, um das Beste aus Ihrer Software herauszuholen:
1. Klare Ziele und Resultate definieren
Durch das Festlegen spezifischer Ziele stellen Sie sicher, dass alle Teammitglieder die gewünschten Ergebnisse verstehen und ihre Bemühungen entsprechend ausrichten. Für jeden Workflow sollten SMART-Ziele (Spezifisch, Messbar, Erreichbar, Relevant, Zeitgebunden) entwickelt und diese klar innerhalb des Teams kommuniziert werden, um Ausrichtung und Verständlichkeit zu fördern.
2. Bestehende Prozesse abbilden und analysieren
Das Verständnis der bestehenden Arbeitsabläufe ist entscheidend, um Ineffizienzen und Verbesserungsbereiche zu erkennen. Werkzeuge zur Prozessabbildung helfen, detaillierte Visualisierungen der aktuellen Prozesse zu erstellen und Engpässe leichter zu identifizieren. Regelmäßige Audits der Arbeitsabläufe sollten durchgeführt werden, um die Leistung zu bewerten und Prozesse bei Bedarf zu optimieren.
3. Automatisierung gezielt einsetzen
Automatisierung trägt wesentlich dazu bei, manuelle Tätigkeiten zu reduzieren, Fehler zu minimieren und Zeit für wertschöpfende Aufgaben freizusetzen. Die Identifizierung wiederkehrender Aufgaben, die automatisiert werden können – etwa Routinekommunikation und Dateneingabe –, bringt Effizienzsteigerungen. Workflow-Automatisierungssoftware sollte mit bestehenden Systemen integriert werden, um einen nahtlosen Betriebsablauf zu erreichen.
4. Systeme für einen reibungslosen Datenfluss integrieren
Ein gut vernetztes System verhindert Datensilos und macht manuelle Datenübertragungen zwischen Plattformen überflüssig. Die Auswahl von Workflow-Management-Software mit starken Integrationsmöglichkeiten gewährleistet einen effizienten Informationsaustausch zwischen verschiedenen Tools. Es ist zudem wichtig, Integration regelmäßig zu überprüfen und anzupassen, um neue Technologien und Prozessänderungen zu berücksichtigen.
6. Kontinuierliche Überwachung und Verbesserung umsetzen
Die fortlaufende Bewertung ermöglicht es Ihnen, Arbeitsabläufe basierend auf Dateneinblicken und Feedback anzupassen. Die Festlegung von Schlüsselkennzahlen (KPIs) hilft dabei, die Effizienz der Arbeitsabläufe zu messen, während das Feedback Ihres Teams qualitative Erkenntnisse liefert, die für notwendige Verbesserungen genutzt werden können. Die Überprüfung von Workflow-Analysen und iterative Anpassungen sorgen dafür, dass Prozesse im Laufe der Zeit effektiv bleiben.
Kosten & Preise für Workflow-Management-Software
Workflow-Management-Tools bieten in der Regel verschiedene Tarife an, um den unterschiedlichen Anforderungen von Unternehmen – von kleinen Start-ups bis hin zu großen Konzernen – gerecht zu werden. Sie umfassen meistens einen Grundfunktionsumfang, wobei in höheren Tarifen zusätzliche Funktionen für komplexere Projektmanagement-Anforderungen bereitgestellt werden.
Nachfolgend finden Sie eine Tabelle, die gängige Tarifoptionen, deren durchschnittliche Preise und die enthaltenen Funktionen zusammenfasst:
Tarifvergleich für Workflow-Management-Software
| Tariftyp | Durchschnittspreis | Typische enthaltene Funktionen |
|---|---|---|
| Free | $0 | Aufgabenmanagement, grundlegende Berichterstattung, eingeschränkte Integrationen, Tools für Teamzusammenarbeit |
| Basic | $5-10 per user/month | Erweitertes Aufgabenmanagement, zusätzliche Integrationen, mehr Speicherplatz, Support per E-Mail |
| Standard | $10-20 per user/month | Komplettes Projektmanagement, erweiterte Berichterstattung, unbegrenzte Integrationen, priorisierter Support |
| Premium | $20-30 per user/month | Ressourcenmanagement, Zeiterfassung, erweiterte Sicherheitsoptionen, personalisiertes Onboarding |
| Enterprise | Custom pricing | Individuelle Funktionen und Integrationen, dedizierter Support, unternehmensweite Sicherheit, Datenanalysen |
Berücksichtigen Sie bei der Wahl eines Tarifs die Größe Ihres Teams, die Komplexität Ihrer Projekte und den benötigten Supportlevel. Die richtige Workflow-Management-Software sollte nicht nur Ihre aktuellen Anforderungen erfüllen, sondern auch mit dem Wachstum Ihres Unternehmens skalieren können.
Typische Phasen, in denen Ihr Unternehmen ein Upgrade des Tarifplans erwägen könnte, sind:
- Wachstum des Teams: Mit zunehmender Mitarbeiterzahl steigt der Bedarf an weiteren Nutzerlizenzen und erweiterten Kollaborationstools.
- Steigende Projektanzahl: Wenn die Zahl der Projekte und Aufgaben deutlich zunimmt, werden fortgeschrittene Projektmanagement-Funktionen wie erweiterte Berichte und Automatisierungen notwendig.
- Erweiterte Berichte und Analysen: Mit zunehmender Unternehmensreife steigt häufig der Bedarf an detaillierten Berichten und Analysen, um Leistung, Produktivität und Projekterfolg zu kontrollieren.
- Integrationsbedarf: Mit dem Wachstum des Unternehmens werden meist mehr Tools und Systeme genutzt und damit mehr Integrationen mit anderen Lösungen wie CRM-, Buchhaltungs- oder Kommunikationsplattformen notwendig.
- Erhöhte Sicherheits- und Compliance-Anforderungen: Je mehr sensible Daten ein Unternehmen verarbeitet und je strengere regulatorische Vorgaben bestehen, desto wichtiger werden weitergehende Sicherheitsfunktionen, Compliance-Support und besserer Datenschutz.
Häufig gestellte Fragen zu Workflow Management Software
Finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu diesem Thema.
Welche Probleme löst Workflow Management Software?
Workflow-Management-Software hilft dabei, mehrere Probleme zu lösen, die häufig im Projektmanagement auftreten. Dazu gehören:
- Mangel an Transparenz und Sichtbarkeit: Die Software bietet eine visuelle Darstellung des Arbeitsablaufs und stellt sicher, dass jeder seine jeweilige Rolle sowie den Fortschritt jeder Aufgabe kennt.
- Unwirtschaftlichkeit und Verzögerungen: Sie hilft dabei, wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen und zu automatisieren, wodurch die Bearbeitungszeit verkürzt und die Produktivität gesteigert wird.
- Fehleranfällige manuelle Prozesse: Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen werden Fehler, die bei manuellen Prozessen häufig auftreten, deutlich reduziert.
- Inkonsistenz in Arbeitsabläufen: Sie unterstützt die Standardisierung von Arbeitsabläufen und sorgt dafür, dass Aufgaben einheitlich ausgeführt werden, unabhängig davon, welches Teammitglied sie übernimmt.
Wie verfolgen Projektmanager den Fortschritt mit Workflow-Management-Software?
Projektmanager verfolgen den Fortschritt mithilfe von Echtzeit-Dashboards, Aufgabenboards, Gantt-Diagrammen und automatisierten Statusberichten.
Diese Tools bieten auf einen Blick Einsicht darin, was abgeschlossen, in Bearbeitung oder verspätet ist. Engpässe lassen sich schnell erkennen, Arbeiten können neu zugewiesen und alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten werden, ohne ständig Status-Updates per E-Mail nachzujagen.
Wie können Workflow-Management-Tools helfen, Engpässe im Projekt zu erkennen und zu vermeiden?
Workflow-Management-Tools helfen Ihnen, Engpässe zu erkennen, indem sie visuelle Aufgabenabläufe und Warnmeldungen für überfällige Aufgaben bereitstellen. So erkennen Sie, wo sich Arbeit stapelt und welche Phasen Ihre Teams verlangsamen.
Sobald Sie diese Engpässe entdeckt haben, können Sie mit integrierter Analytik häufige Blockaden analysieren, Arbeitslasten neu verteilen und Abläufe anpassen, um wiederkehrende Verzögerungen zu vermeiden.
Was macht Workflow-Software?
Workflow-Software automatisiert die Aufgabenverteilung, steuert Freigaben und standardisiert wiederholbare Abläufe. Durch sie werden Aufgaben automatisch weitergeleitet, Dateien und Aktualisierungen zentral gespeichert und Sie können Prioritäten flexibel an wechselnde Projektanforderungen anpassen.
Die Funktionen variieren je nach Tool, aber die meisten Workflow-Softwares sind dazu gemacht, Ihnen folgende Aufgaben zu erleichtern:
- Aufgaben auflisten und organisieren (hierarchisch, zeitlich, nach Projekt, nach Tag, etc.)
- Abhängigkeiten zwischen Aufgaben abbilden
- Fristen für Aufgaben setzen und diese im Zeitverlauf verfolgen
- Diagramme erstellen, die die Reihenfolge der Aufgaben in einer Drag-and-drop-Oberfläche zeigen
Was sind die zwei Hauptwege, Projekt-Workflows zu koordinieren?
Anwendungsfall 1: Koordination von menschenzentrierten Workflows
Hierbei steht die Organisation von Menschen im Mittelpunkt, indem ihre Aufgaben, Dateien, Status-Updates und Kommunikation übersichtlich zusammengeführt werden, mit klarer Struktur im Arbeitsfluss.
Dies ist oft der Fall in Unternehmen wie:
- Digitale Agenturen, Entwicklungsagenturen, Kreativagenturen usw.
- Projekt- und Produktteams oder -abteilungen innerhalb von Unternehmen
- Dienstleistungsunternehmen
Wenn Sie zu dieser Nutzergruppe zählen, sollten Sie auf eine Workflow-Software setzen, die besonders folgende Funktionen bietet:
- Zusammenarbeit
- Terminplanung
- Dateifreigabe
Sie wünschen sich diese Features wahrscheinlich in einer No-Code-Umgebung, die Ihre Geschäftsprozesse zentral organisiert. Die meisten Produkte meiner Liste gehören in diese Kategorie. Sie können auch Business-Process-Management (BPM)-Tools erkunden, die menschenzentrierte Workflows mit strukturierten Prozessdesigns unterstützen.
Anwendungsfall 2: Koordination von systemzentrierten Workflows
Hierbei geht es verstärkt darum, Geschäftsprozesse oder -systeme miteinander zu verbinden und Funktionen sowie Technik zu integrieren, um einen einheitlichen Workflow zu schaffen.
Das ist vor allem in Großunternehmen und in folgenden Branchen üblich:
- IT und Software
- Fertigung und Logistik
- Transportwesen
Wenn Sie zu diesen Nutzern gehören, benötigen Sie meist eine Enterprise-Lösung. Mindestens sollten Sie Zugriff auf eine REST-API und einen SLA-Manager haben, um Prozesse über mehrere Systeme hinweg zu steuern.
In dieser Größenordnung greifen Unternehmen häufig über reine Workflow-SaaS-Produkte hinaus und nutzen eine Integration Platform As-A-Service (iPaaS) wie Make (ehemals Integromat) mit Konnektoren, die ihre Geschäftsprozess-Systeme vereinheitlichen.
Welche Schulung benötigen Mitarbeitende, um Workflow-Management-Software effektiv zu nutzen?
Um Workflow-Management-Software effektiv zu nutzen, benötigen Mitarbeitende eine Kombination aus allgemeiner und toolspezifischer Schulung. Beginnen Sie mit einer Grundlagenschulung, z. B. mit unserem Einsteiger-Handbuch zum Workflow-Management, um die Prinzipien zu vermitteln und den Rahmen zu setzen. Anschließend erfolgt eine praxisnahe Schulung am gewählten Tool – diese sollte Navigation, Funktionen und das Aufgabenmanagement abdecken. Integrieren Sie auch szenariobasierte Übungen, die reale Arbeitsprozesse abbilden.
Zudem helfen regelmäßige Auffrischungskurse und Fortgeschrittenen-Trainings für Power-User dabei, die Nutzung zu optimieren. So stellen Sie sicher, dass sich alle wohlfühlen und das Tool produktiv eingesetzt wird.
Welche Herausforderungen gibt es bei der Einführung eines Workflow-Management-Prozesses?
Die Einführung eines Workflow-Management-Prozesses kann anspruchsvoll sein. Zu den häufigsten Herausforderungen zählen:
- Widerstand von Teammitgliedern, insbesondere wenn sie an bisherige Arbeitsweisen gewöhnt sind.
- Die neue Lösung an bestehende Prozesse anzupassen und sicherzustellen, dass sie die Bedürfnisse des Teams erfüllt.
- Lücken in der anfänglichen Planung, die nach dem Go-live sichtbar werden.
- Sicherstellen, dass alle das neue Tool beherrschen und kompetent einsetzen.
- Kontinuierliches Überwachen und Anpassen anhand von Feedback und Leistungsergebnissen, was zu Beginn viel Aufmerksamkeit erfordern kann.
Wie lässt sich Workflow-Management in einer Organisation mit mehreren Abteilungen optimieren?
Um das Workflow-Management in einer Organisation mit mehreren Abteilungen zu optimieren, sollten Sie:
- Standardisierte Prozesse schaffen
- Klare Zuständigkeiten festlegen
- Rollenbasierte Berechtigungen nutzen
Starten Sie damit, die typischen Abläufe jeder Abteilung zu erfassen und Schnittstellen zwischen den Teams zu identifizieren. Mit Workflow-Management-Software können Sie dann geteilte Vorlagen mit klaren Schritten und Verantwortlichen erstellen. Richten Sie schließlich rollenbasierte Zugriffsrechte ein, sodass jedes Team nur relevante Informationen sieht, aber gemeinsam an abteilungsübergreifenden Projekten arbeiten kann.
Planen Sie zudem regelmäßige Abstimmungsmeetings, um gemeinsame Aufgaben zu überprüfen und Blockaden frühzeitig zu lösen. Nutzen Sie Automatisierungen, um Aufgaben zwischen Abteilungen zuzuweisen und Warnmeldungen bei Terminüberschreitungen auszulösen. Schließlich sollten Sie das Feedback aus allen Abteilungen einholen, um die Arbeitsabläufe anzupassen und so eine reibungslose Zusammenarbeit zu gewährleisten.
Wie geht es weiter?
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