Die 10 besten Tools für Projekt-Workflow zur Effizienzsteigerung 2026

Wrike ist eine umfassende Plattform für Projekt- und Arbeitsmanagement, die für wachsende Organisationen entwickelt wurde.

Warum ich Wrike gewählt habe: Konzentrieren wir uns auf den Bereich dieser Plattform, mit dem wir unser Projekt verwalten können. Vom Startbildschirm aus können wir zum Bereich Projekte navigieren und landen standardmäßig in der Listenansicht. Meine Empfehlung ist, dass Sie, wenn Sie gerade erst beginnen, Ihr Projekt zu definieren, in die Tabellenansicht wechseln. Im Grunde handelt es sich dabei um eine Excel-ähnliche Tabelle, in der Sie Informationen eingeben können.

Wenn Sie mit der Erfassung der Aufgaben fertig sind, empfehle ich, zur Gantt-Diagrammansicht zu wechseln. Dort können Sie mit den Pfeilen spielen und Aufgaben visuell verbinden. Das hat mir sehr geholfen, denn ich kann keine Entscheidungen auf der Basis von Zellen treffen. Ich muss sehen, wie die Aufgaben miteinander verbunden sind, wie lange sie dauern und ob es Sinn macht, diese Aufgaben in diesem Zeitraum zu erledigen.

Empfehlung: Fahren Sie mit der Maus über die linke Seite des Balkendiagramms und suchen Sie den Pfeil, der die Zellen auf der linken Seite ausblendet. So erhalten Sie eine viel bessere, ungehinderte Ansicht dessen, was Sie erstellt haben.

Wrike-Hauptfunktionen & Integrationen

Funktionen sind unter anderem vorgefertigte Vorlagen, benutzerdefinierte Anfrageformulare, interaktive Gantt-Diagramme, visuelles Proofing, Workflow-Automatisierungen, Zeiterfassung, Projektportfoliomanagement und Dashboards.

Integrationen umfassen über 400 vorgefertigte native Integrationen, darunter die beliebtesten Dateimanagement-Programme von Microsoft, Google und Dropbox sowie Vertriebs- und Marketingsoftware von Salesforce und Marketo.

monday.com ist eine preisgekrönte Projekt-Workflow-Plattform, deren Funktionalität diese Auszeichnungen rechtfertigt.

Warum ich monday.com ausgewählt habe: Sie haben eine Funktion namens Unterelemente, die Sie vielleicht als Unteraufgaben kennen, mit der Sie Aktivitäten innerhalb Ihres Workflows verschachteln können. Unterelemente können jederzeit mit nur wenigen Klicks hinzugefügt werden, wie oben im Bild zu sehen ist.

Mit zunehmender Komplexität Ihres Projekts ermöglicht es monday.com, Aufgaben per Drag-and-Drop zwischen verschiedenen Fortschrittsphasen zu verschieben, Unterelemente zu erstellen, diese Unterelemente in Hauptelemente umzuwandeln und das Projekt ganz nach Ihren Bedürfnissen zu strukturieren. Flexibilität war ganz klar die treibende Inspiration bei der Entwicklung dieses Tools.

Möchten Sie noch einen Schritt weiter gehen? monday.com weiß, dass Ihr Workflow nicht beim Erfassen der Aufgaben und ihrer Abhängigkeiten endet, sondern dass auch die Nachverfolgung wichtig ist. Aus diesem Grund haben sie ein Aktivitätsprotokoll erstellt, in dem Sie alle Aktionen innerhalb eines Unterelements wie Statusaktualisierungen, das Abschließen von Aufgaben oder Kommentare nachverfolgen können – so müssen Sie nicht zur ständig nachhakenden Person werden, die Sie selbst nicht leiden können.

Herausragende Funktionen & Integrationen von monday.com

Herausragende Funktionen wie anpassbare Dashboards ermöglichen es Ihnen, Ihre Projektansichten individuell zu gestalten, bieten Echtzeiteinblicke und schnellen Zugriff auf wesentliche Informationen und steigern so Entscheidungsfindung und Effizienz. Zusätzlich sorgen benutzerdefinierte Felder dafür, dass Sie monday perfekt an Ihren Workflow anpassen können. Wenn Sie dies vorhaben, empfehle ich, einen Berater oder Freelancer hinzuzuziehen, damit die benutzerdefinierten Felder später auch in Ihren Berichten erscheinen können.

Integrationen umfassen Projektmanagement-Apps wie Slack, Google Drive, Gmail, Google Kalender, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform und viele mehr, verfügbar über einen kostenpflichtigen Plan mit Zapier.

Celigo ist eine Integrations- und Workflow-Automatisierungsplattform, mit der Sie Geschäfts-Apps verbinden, Prozesse automatisieren und komplexe Projekt-Workflows über eine visuelle Oberfläche verwalten können.

Für wen ist Celigo am besten geeignet?

Celigo eignet sich für IT-Teams und Operations-Leiter in mittelständischen bis großen Unternehmen, die Workflows zwischen mehreren Cloud-Anwendungen automatisieren und verbinden müssen.

Warum ich Celigo ausgewählt habe

Ich habe Celigo als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich nahezu jede Geschäfts-App meines Teams dank der über 1.000 vorgefertigten Konnektoren verbinden kann. Wenn wir Workflows zwischen Tools wie Salesforce, NetSuite und Jira automatisieren müssen, wähle ich einfach die passenden Konnektoren aus und mappe die Daten. So können wir komplexe, mehrstufige Projekt-Workflows orchestrieren, ohne eigene Entwicklung.

Wichtige Funktionen von Celigo

• Visueller Flow-Builder: Entwerfen und verwalten Sie Workflow-Automatisierungen mit einer Drag-and-drop-Oberfläche.
• Dashboard für Fehlerverwaltung: Überwachen, beheben und lösen Sie Integrationsfehler in Echtzeit.
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Legen Sie Berechtigungen fest und verwalten Sie den Benutzerzugang für verschiedene Workflow-Komponenten.
• Automatisches Daten-Mapping: Datenfelder zwischen verbundenen Anwendungen werden automatisch abgebildet und transformiert.

Celigo-Integrationen

Celigo bietet über 1.000 native Integrationen, darunter Salesforce, NetSuite, Jira, ServiceNow, Shopify, Zendesk, HubSpot, Microsoft 365, Google Workspace und Slack. Eine API für benutzerdefinierte Integrationen ist verfügbar.

Miro ist eine Online-Whiteboard-Plattform für die Zusammenarbeit, die das Management von Projektabläufen erleichtert. Sie können brainstormen, planen, visualisieren und Ihre Projekte verwalten und von überall darauf zugreifen.

Warum ich Miro ausgewählt habe: Miro hebt sich durch seine umfangreiche Auswahl an vorgefertigten Vorlagen hervor, die sich an verschiedene Projekttypen und Branchen richten. Dieses Schlüsselfeature, zusammen mit der Möglichkeit, vorhandene Diagramme aus anderen Tools hochzuladen und zu bearbeiten, bietet Flexibilität bei der Projektvisualisierung.

Außerdem liefert die Abhängigkeits-App von Miro anschauliche Visualisierungen von Aufgabenbeziehungen und unterstützt so eine sorgfältige Planung des Projektablaufs. Die Zusammenarbeit wird zusätzlich durch interaktive Tools erleichtert, die es Teammitgliedern ermöglichen, zu kommunizieren, Feedback zu geben und Projektziele effizient im Einklang zu halten – alles innerhalb einer einzigen, intuitiven Oberfläche.

Besondere Funktionen & Integrationen von Miro

Herausragende Funktionen sind unter anderem die unendliche Arbeitsfläche, die unbegrenzten Raum für Brainstorming und Projektmapping bietet, sodass auch komplexe Abläufe ohne Einschränkungen abgebildet werden können. Darüber hinaus stellt Miros umfangreiche Vorlagenbibliothek gebrauchsfertige Templates für verschiedene Aktivitäten bereit, was Ihre Abläufe beschleunigt. Für Interessierte an KI ist besonders spannend, dass Miros KI-Funktionen beeindruckend gut funktionieren. Die gesamte Arbeitsfläche wird dabei gewissermaßen zum Prompt: Sie können Zusammenfassungen erstellen, Dokumente zusammenfassen, Haftnotizen clustern und Ideen entwickeln.

Integrationen umfassen unter anderem Confluence, Zoom, Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, Asana, monday.com, Jira, Dropbox, OneDrive, Notion, Airtable, ClickUp und Unito.

MeisterTask ist ein Aufgabenmanagement-Tool, das für eine Vielzahl von Anwendungsfällen entwickelt wurde, darunter individuelles Aufgabenmanagement, agiles Projektmanagement und die Förderung der Zusammenarbeit in Remote-Teams. Das Tool nutzt insbesondere Kanban-Boards, um Benutzern dabei zu helfen, ihre Aufgaben visuell zu organisieren und zu priorisieren. 

Warum ich MeisterTask gewählt habe: MeisterTask unterstützt das Management von Projektabläufen, indem es Funktionen wie Kanban-Boards und Gantt-ähnliche Zeitachsen bietet, die eine visuelle Darstellung von Aufgaben und deren Fortschritt ermöglichen. Die Software enthält Automatisierungen, die wiederkehrende Prozesse vereinfachen, sowie Integrationen, die einen vernetzten Workflow mit anderen Tools ermöglichen. MeisterTask betont außerdem die Bedeutung von Echtzeit-Updates und cloudbasierter Zugänglichkeit, die für die Aufrechterhaltung aktueller Projektstände und die Förderung der Teamzusammenarbeit entscheidend sind.

Darüber hinaus erstellt das Tool Berichte, die eine datengestützte Entscheidungsfindung unterstützen und Teams dabei helfen, die Arbeitsbelastung effektiver zu verwalten und die Produktivität zu steigern. MeisterTask legt außerdem Wert auf Benutzerunterstützung und Datenschutz, indem es die notwendigen Technologien einsetzt, um das Nutzererlebnis zu verbessern und personalisierte Online-Erfahrungen zu bieten. Diese Funktionen tragen gemeinsam zum Projektmanagement bei und sorgen für Transparenz sowie eine unkomplizierte Nutzung für Teams.

Herausragende Funktionen & Integrationen von MeisterTask

Herausragende Funktionen wie Kanban-Boards bieten eine visuelle Darstellung der Aufgaben, sodass Sie Fortschritte effizient verwalten und verfolgen können. Darüber hinaus bietet die Plattform Automatisierungen, die wiederkehrende Prozesse vereinfachen, sodass sich Teams auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Besonders hervorzuheben sind die Sicherheitsfunktionen wie SSL-Verschlüsselung und DSGVO-Konformität.

Integrationen umfassen Google Calendar, Outlook Calendar, Microsoft Teams, Slack, GitHub, Zendesk, Spark und PomoDone.

Teamwork ist eine Projektmanagement-Software, die darauf ausgelegt ist, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Sie verfügt über zahlreiche Integrationen und Funktionen, die Sie je nach Bedarf in Ihre Software einfügen können.

Warum ich Teamwork gewählt habe: Endlich ein Projekt-Workflow-Tool für alle, die sich schwer konzentrieren können! Manchmal arbeite ich gerade an Projekt #3, wenn BAM! 💥ein Impuls mich daran erinnert, dass ich die Aufgabe, die ich vor etwa 15 Minuten bei Projekt #1 besprochen habe, noch nicht hinzugefügt habe. Allerdings stecke ich mitten in diesem Update und möchte nicht die Ansicht wechseln und meinen Fokus verlieren. Hier kommt: Schnell hinzufügen!

Mit „Schnell hinzufügen“ können Sie eine Aufgabe für jedes beliebige Projekt hinzufügen, egal wo Sie sich im Tool befinden. Leider erlaubt dieser Button noch keine Unteraufgaben hinzuzufügen, aber ich bin sicher, die Leute bei Teamwork notieren sich das jetzt. Auch wenn ihre Gantt-Ansicht nicht besonders übersichtlich ist, sind die Workflows in den anderen Ansichten sehr leicht nachvollziehbar. Die Tabellenansicht eignet sich besonders, wenn Sie von Excel oder anderen tabellenbasierten Programmen wechseln. In der Tabellenansicht werden Aufgaben, Termine, Priorität und Verantwortliche an einem Ort angezeigt.

Achtung: Der Standardansichtsfilter ist so eingestellt, dass nur unvollständige Aufgaben angezeigt werden. Das blendet alle erledigten Aufgaben aus und kann erschreckend wirken! Achten Sie darauf, dass Sie das Dropdown-Menü oben rechts auf ‚Alle Aufgaben anzeigen‘ umstellen. Gern geschehen!

Teamwork – Herausragende Funktionen & Integrationen

Herausragende Funktionen sind unter anderem das Kapazitätsplanungs-Modul, mit dem Sie erkennen können, ob Sie für anstehende Arbeiten die richtigen Leute haben und eine gesunde Auslastung über alle Projekte hinweg sicherstellen können. Ein weiteres erwähnenswertes Merkmal sind die Profitabilitätsberichte, mit denen Sie Informationen zu jedem einzelnen Retainer erhalten und fundierte Entscheidungen auf Basis von Daten treffen können.

Integrationen gibt es unter anderem mit Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, Slack, Microsoft Teams, MS Office, Harvest, Quickbooks, Xero, Hubspot, SharePoint, Microsoft Project, SoftSync sowie mit Hunderten weiteren Tools via eines kostenpflichtigen Plans über Zapier.

Camunda ist eine Open-Source-Projektworkflow-Software, die es Unternehmen ermöglicht, Geschäftsprozesse zu modellieren, zu automatisieren und zu überwachen.

Warum ich Camunda ausgewählt habe: Es bietet einen umfassenden Funktionsumfang zur Verwaltung und Nachverfolgung des Projektfortschritts von Anfang bis Ende. Von der Prozessmodellierung und -automatisierung bis hin zu Analytik und Überwachung erleichtert Camunda es Organisationen, ihre Projekte auf Kurs zu halten.

Es stellt Anwendern Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Prozessmodelle erstellt werden können, die die einzelnen Schritte eines Projekts von Anfang bis Ende definieren. Diese Modelle dienen als Grundlage für die Automatisierung von Aufgaben wie Dateneingabe oder Dokumentenverarbeitung mit BPMN. Dies beseitigt manuelle Arbeit bei wiederkehrenden Aufgaben und sorgt dafür, dass Projekte effizient abgeschlossen werden.

Camunda – Herausragende Funktionen & Integrationen

Herausragende Funktionen sind unter anderem leistungsstarke Analysefunktionen. Anwender können den Fortschritt ihrer Projekte in Echtzeit durch Dashboard-Ansichten von KPIs verfolgen. So können Benutzer schnell Bereiche erkennen, in denen Prozesse nicht den Erwartungen entsprechen oder weiter optimiert werden müssen. Ein weiteres Highlight sind die Überwachungstools, mit denen Sie die Leistung von Prozessen in Echtzeit beobachten können. Diese Tools bieten Benachrichtigungen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, beispielsweise wenn eine Aufgabe überfällig ist. Dadurch können Nutzer potenzielle Probleme frühzeitig erkennen, bevor sie zu ernsthaften Schwierigkeiten werden.

Integrationen umfassen Microsoft 365, Salesforce, Asana, Slack und Microsoft Teams. Es gibt zudem Partner- und Community-entwickelte Connectoren. Schließlich ermöglicht die API Entwicklern eine schnelle Integration in bestehende Werkzeuge, ohne umfangreiche Entwicklungs- oder Wartungsarbeiten durchführen zu müssen.

'Weniger teuer als Chaos'. So beschreibt sich beSlick selbst, und das ist einfach zu gut, um es Ihnen vorzuenthalten. Wir wissen alle, was damit gemeint ist. Genau wie andere Tools auf dieser Liste befasst es sich mit dem Aspekt unserer Arbeit, der für Vorhersehbarkeit sorgt. Je mehr wir unsere Arbeit auf Vorlagen basieren lassen, desto besser ist es für das Unternehmen und für uns selbst.

Warum ich beSlick ausgewählt habe: Es gibt zwei Hauptkomponenten bei beSlick, auf die ich hier eingehen möchte. Aufgaben und Vorlagen. Aufgaben ist ein Bereich mit einer Checkliste von zu erledigenden Dingen innerhalb des Projekts – nur sind diese Aufgaben selbst wiederum Prozesse, die auf den von Ihnen erstellten Vorlagen basieren. Ich sehe, dass dies besonders gut für diejenigen funktioniert, die mit Freelancern zusammenarbeiten, die Inhalte liefern müssen, und ich erkläre Ihnen auch warum.

Wenn Sie die Vorlage für Ihr Projekt erstellen, können Sie Dokumente an die Aufgabe anhängen, zum Beispiel ein Kreativbriefing. Dann können Sie auch das Teilen von Dateien als Voraussetzung für den Abschluss hinzufügen. Das bedeutet, dass die Person eine Datei mit den Ergebnissen hochladen muss, zum Beispiel das Design für Ihre Youtube-Thumbnails. Wenn Sie Inspiration brauchen, gibt es eine Bibliothek mit 25 gängigen Prozessvorlagen zur Auswahl.

beSlick besondere Funktionen & Integrationen

Besondere Funktionen sind unter anderem Prozessmanagement-Tools, die es ermöglichen, Workflows zu dokumentieren und zu optimieren, sodass Aufgaben effizient erledigt werden. Zusätzlich bietet beSlick Möglichkeiten zur Aufgabenautomatisierung, die manuellen Aufwand reduzieren und die Aufgabenerledigung beschleunigen.

Integrationen sind über Zapier verfügbar, wodurch Sie Zugriff auf Tausende anderer Apps erhalten.

Ravetree ist eine Plattform für Projekt- und Arbeitsmanagement mit Tools für Anforderungsmanagement und Genehmigungsworkflows. Sie verfügt außerdem über Funktionen für Ressourcenplanung, Budgetierung und Abrechnung sowie Dateimanagement.

Warum ich Ravetree gewählt habe: Diese Software bietet umfassende Projektmanagement-Funktionen, mit denen Teams ihre Arbeit planen und ausführen können. Projekte lassen sich in Aufgaben mit Fristen und Checklisten unterteilen, sodass Mitarbeitende genau wissen, wofür und wann sie verantwortlich sind. Teams können im System angelegt werden und verwalten ihre gemeinsame Arbeit mit einem Kanban-Board, Kalender oder einer Tabellenansicht.

Das Anforderungsmanagement ist eine besondere Stärke der Software. Nutzende können benutzerdefinierte Anforderungsformulare für funktionsübergreifende Supportanfragen oder eingehende Kunden- und Interessentenanfragen erstellen. Mehrstufige Genehmigungsprozesse lassen sich ebenfalls konfigurieren, sodass eingehende Anfragen von den notwendigen Beteiligten geprüft und überwacht werden. Alle Anfragen, die über das System laufen, können anschließend in Projekte umgewandelt und die Arbeit an Teams oder Einzelpersonen delegiert werden.

Hervorstechende Ravetree-Funktionen & Integrationen

Besonders hervorzuheben ist das Modul zur Dateifreigabe, mit dem sich mehrstufige Genehmigungsworkflows einrichten lassen. Dies ist besonders nützlich, wenn Ihr Kunde Teil des Genehmigungsprozesses ist, da externe Rückmeldungen unterstützt werden. Eine weitere bemerkenswerte Funktion ist das Kundenportal. In dieser kuratierten Oberfläche kann Ihr Kunde Projektanfragen einreichen, an Projektgesprächen teilnehmen und Aufgaben bearbeiten, die Sie ihm zuweisen.

Integrationen umfassen Box, Dropbox, Facebook, HubSpot, Instagram, Github, Google Drive, Gmail, OneDrive, Outlook, QuickBooks und Stripe.

Pneumatic Workflow ist eine Workflow-Management-Software, mit der Sie automatisierte Workflows für alle Ihre zentralen internen Geschäftsprozesse erstellen können.

Warum ich Pneumatic Workflow ausgewählt habe: Ich habe Pneumatic Workflow in diese Liste aufgenommen, weil die Software ideal für Organisationen ist, die in Verwaltungsprozessen feststecken, die noch nicht automatisiert wurden. Mit Pneumatic Workflow lassen sich automatisierte Abläufe erstellen, bei denen einzelnen Teammitgliedern je nach Bedarf Aufgaben zugewiesen werden. Besonders im Personalwesen können Sie für Ihr gesamtes HR-Team eine Fließband-Abfolge von Aktivitäten einrichten.

Pneumatic Workflow Funktionen und Integrationen

Herausragende Funktionen wie teilbare Startformulare ermöglichen es Ihnen, Workflows nahtlos durch das Sammeln der notwendigen Informationen im Voraus zu initiieren und den Prozess von Anfang an zu optimieren. Zusätzlich bietet die Plattform bedingte Logik, sodass Workflows sich dynamisch an bestimmte Kriterien anpassen können und Prozesse dadurch effizient und reaktionsschnell bleiben.

Integrationen sind über Drittanbieter-Verbindungen wie Zapier und Make verfügbar. Darüber hinaus können Sie über die Pneumatic API eigene Integrationen erstellen.