10 beste Projekt-Workflow-Tools für mehr Effizienz im Jahr 2026
10 Beste Software für Projektabläufe – Shortlist
Projekte ohne einen klaren Ablauf zu verwalten, kann sich anfühlen, als würde man Katzen hüten – Aufgaben werden übersehen, Teammitglieder wissen nicht genau, wer wofür verantwortlich ist, und Fristen werden zunehmend verpasst. Sie wissen, dass die Lösung in einem Tool liegt, aber bei so vielen verfügbaren Optionen kann sich die Suche nach dem richtigen Tool wie ein eigenes Projekt anfühlen.
Deshalb habe ich diese Liste für Sie zusammengestellt. Auf Grundlage meiner Erfahrung mit Projektmanagement-Tools habe ich die beste Software für Projektabläufe zusammengestellt und wichtige Informationen zusammengefasst, die Sie kennen sollten – denn das Letzte, was Sie brauchen, sind noch mehr Probleme mit Ihren Arbeitsabläufen.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden Projektmanagement-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle für Software für Projektabläufe
Diese Vergleichstabelle fasst die Preisinformationen für meine besten Empfehlungen für Software für Projektabläufe zusammen.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten skalierbar | 14-tägige kostenlose Testphase | Ab $9.80/Benutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten für 200+ Workflow-Automatisierungsoptionen | 14 Tage kostenlos testen | Ab $6/Nutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für KI-Workflows, die den ROI steigern | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 4 | Am besten mit über 1.000 vorgefertigten App-Konnektoren | 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Am besten geeignet für vorgefertigte Vorlagen | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Am besten für Team-Aufgabenmanagement geeignet | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $13/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 7 | Am besten für verschachtelte Checklisten geeignet | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $5/Nutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für die Zusammenarbeit mit externen Partnern | 30 Tage kostenlos testen | Ab $10/Nutzer/Monat | Website | |
| 9 | Am besten geeignet, um den Projektfortschritt zu verfolgen | 30 Tage kostenlos testen | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten für Agenturen geeignet | Kostenlose 7-tägige Testversion verfügbar | Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website |
Testberichte zur besten Software für Projektabläufe
Hier finden Sie Einzelheiten dazu, was dieses Tool zu einer großartigen Option für Projektabläufe macht.
Wrike
Am besten skalierbar
Wrike ist eine umfassende Plattform für Projekt- und Arbeitsmanagement, die für wachsende Organisationen entwickelt wurde.
Warum ich Wrike gewählt habe: Konzentrieren wir uns auf den Bereich dieser Plattform, mit dem wir unser Projekt verwalten können. Vom Startbildschirm aus können wir zum Bereich Projekte navigieren und landen standardmäßig in der Listenansicht. Meine Empfehlung ist, dass Sie, wenn Sie gerade erst beginnen, Ihr Projekt zu definieren, in die Tabellenansicht wechseln. Im Grunde handelt es sich dabei um eine Excel-ähnliche Tabelle, in der Sie Informationen eingeben können.
Wenn Sie mit der Erfassung der Aufgaben fertig sind, empfehle ich, zur Gantt-Diagrammansicht zu wechseln. Dort können Sie mit den Pfeilen spielen und Aufgaben visuell verbinden. Das hat mir sehr geholfen, denn ich kann keine Entscheidungen auf der Basis von Zellen treffen. Ich muss sehen, wie die Aufgaben miteinander verbunden sind, wie lange sie dauern und ob es Sinn macht, diese Aufgaben in diesem Zeitraum zu erledigen.
Empfehlung: Fahren Sie mit der Maus über die linke Seite des Balkendiagramms und suchen Sie den Pfeil, der die Zellen auf der linken Seite ausblendet. So erhalten Sie eine viel bessere, ungehinderte Ansicht dessen, was Sie erstellt haben.
Wrike-Hauptfunktionen & Integrationen
Funktionen sind unter anderem vorgefertigte Vorlagen, benutzerdefinierte Anfrageformulare, interaktive Gantt-Diagramme, visuelles Proofing, Workflow-Automatisierungen, Zeiterfassung, Projektportfoliomanagement und Dashboards.
Integrationen umfassen über 400 vorgefertigte native Integrationen, darunter die beliebtesten Dateimanagement-Programme von Microsoft, Google und Dropbox sowie Vertriebs- und Marketingsoftware von Salesforce und Marketo.
New Product Updates from Wrike
Wrike Adds Quick Search to Table View
Wrike adds Quick Search to Table View with full-table search across titles, descriptions, and fields, plus highlighted matches. This helps users find tasks faster in large tables. For more information, visit Wrike’s official site.
Am besten für 200+ Workflow-Automatisierungsoptionen
monday AI Workspace ist eine Projekt-Workflow-Plattform, die anpassbare Aufgabenboards, mehrstufige Workflow-Automatisierung, KI-gestützte Planung und funktionsübergreifende Kollaborationstools in einem vernetzten Arbeitsbereich vereint.
Für wen eignet sich monday AI Workspace am besten?
Er ist besonders geeignet für mittelgroße bis große Teams, die abteilungsübergreifende Workflows managen und bei denen Prozessstandardisierung und Automatisierung laufend im Fokus stehen.
Warum ich mich für monday AI Workspace entschieden habe
Ich habe monday AI Workspace ausgewählt, weil die über 200 Automatisierungsoptionen weit über einfache Erinnerungen hinausgehen. Der KI-Workflow-Builder ermöglicht es, mehrstufige Automatisierungen zu orchestrieren, die Boards und Abteilungen verbinden, KI-Agenten, Status-Trigger und teamübergreifende Übergaben in einem Ablauf zu kombinieren. Mein Team nutzt dies, um Aufgaben automatisch neu zuzuweisen, wenn sich eine Frist verschiebt, und abteilungsspezifische Benachrichtigungen auszulösen, wenn eine Projektphase abgeschlossen wird.
monday AI Workspace Hauptfunktionen
- Individuelle Dashboards und Berichte: Erstelle Dashboards in Echtzeit mit Portfolio-Übersichten und exportierbaren Berichten.
- Ressourcen- und Auslastungsmanagement: Zeige die Kapazität der Teammitglieder an und passe Aufgaben dynamisch projektübergreifend an.
- Zugriffskontrolle für Kunden und Gäste: Lege granulare Berechtigungen für externe Beteiligte fest, ohne dass volle kostenpflichtige Lizenzen erforderlich sind.
- Intake-Formulare und Anfragenmanagement: Verwandle Einreichungen direkt in Aufgaben, die in die richtige Workflow-Phase eingeordnet werden.
monday AI Workspace Integrationen
monday AI Workspace bietet Hunderte von nativen Integrationen, darunter Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce, HubSpot, Zoom, Jira, GitHub, Trello und Outlook. Zudem werden Zapier unterstützt und eine API für individuelle Integrationen bereitgestellt.
Pros and Cons
Pros:
- Über 200 einsatzbereite Automatisierungsvorlagen
- KI-generierte Aufgabenaufteilung aus natürlicher Sprache
- Gantt-, Kanban- und Zeitachsen-Ansichten integriert
Cons:
- Automatisierungsfunktionen erst in höheren Tarifen verfügbar
- Die Komplexität der Boards steigt bei großem Umfang schnell
New Product Updates from monday AI Workspace
monday AI Workspace Adds Human Approval Routing
monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.
Am besten geeignet für KI-Workflows, die den ROI steigern
Screendragon ist eine Work-Management-Software für Marketingteams, die Sie bei der Verwaltung von Projekten, Ressourcen und Workflows unterstützt.
Warum ich Screendragon ausgewählt habe: Wahrscheinlich das relevanteste Workflow-Feature dieser Software ist der visuelle Workflow-Editor. Mithilfe einer Drag-and-Drop-Funktionalität ermöglicht Ihnen dieser No- oder Low-Code-Builder, Ihre Workflows im Handumdrehen zu erstellen.
Das Produkt scheint eher eine Nische zu bedienen, da das Angebot auf die Abläufe von Marketingagenturen fokussiert ist. Das Aufgabenmodul der Plattform ermöglicht es Ihnen, die für Ihr Projekt erforderlichen Aufgaben zu definieren. Ein Feld namens Abhängigkeiten ermöglicht es, Beziehungen zwischen einzelnen Aufgaben herzustellen. Insgesamt bietet das Tool alle grundlegenden Funktionen, die Sie benötigen, um mit komplexen Workflows durchzustarten.
Wenn Sie eher der Drag-and-Drop-Typ sind, können Sie Abhängigkeiten auch direkt in der Gantt-Ansicht festlegen, die genauso aussieht wie auf dem obigen Screenshot.
Herausragende Funktionen & Integrationen von Screendragon
Funktionen umfassen benutzerdefinierte Terminologie, No-Code-Workflow-Builder, SOW-to-Plan-Automatisierung, Vorlagen, Formulare, Workflow-Regeln, Tarife, Benachrichtigungen und Reporting.
Integrationen sind nur über ein kostenpflichtiges Zapier-Abonnement verfügbar. Damit können Sie über Konnektoren eine Verbindung zu Tausenden von Apps herstellen.
New Product Updates from Screendragon
Screendragon Unveils New AI Hub
Screendragon introduced AI Hub, a new capability that lets teams build and manage AI agents directly within workflows. The update helps marketing teams automate tasks, maintain governance controls, and scale AI-driven operations more efficiently. For more information, visit Screendragon's official site.
Celigo ist eine Integrations- und Workflow-Automatisierungsplattform, mit der Sie Geschäfts-Apps verbinden, Prozesse automatisieren und komplexe Projekt-Workflows über eine visuelle Oberfläche verwalten können.
Für wen ist Celigo am besten geeignet?
Celigo eignet sich für IT-Teams und Operations-Leiter in mittelständischen bis großen Unternehmen, die Workflows zwischen mehreren Cloud-Anwendungen automatisieren und verbinden müssen.
Warum ich Celigo ausgewählt habe
Ich habe Celigo als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich nahezu jede Geschäfts-App meines Teams dank der über 1.000 vorgefertigten Konnektoren verbinden kann. Wenn wir Workflows zwischen Tools wie Salesforce, NetSuite und Jira automatisieren müssen, wähle ich einfach die passenden Konnektoren aus und mappe die Daten. So können wir komplexe, mehrstufige Projekt-Workflows orchestrieren, ohne eigene Entwicklung.
Wichtige Funktionen von Celigo
- Visueller Flow-Builder: Entwerfen und verwalten Sie Workflow-Automatisierungen mit einer Drag-and-drop-Oberfläche.
- Dashboard für Fehlerverwaltung: Überwachen, beheben und lösen Sie Integrationsfehler in Echtzeit.
- Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Legen Sie Berechtigungen fest und verwalten Sie den Benutzerzugang für verschiedene Workflow-Komponenten.
- Automatisches Daten-Mapping: Datenfelder zwischen verbundenen Anwendungen werden automatisch abgebildet und transformiert.
Celigo-Integrationen
Celigo bietet über 1.000 native Integrationen, darunter Salesforce, NetSuite, Jira, ServiceNow, Shopify, Zendesk, HubSpot, Microsoft 365, Google Workspace und Slack. Eine API für benutzerdefinierte Integrationen ist verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Fein abgestufte Benutzerrechte für sichere Zusammenarbeit
- Visueller Workflow-Builder mit Drag-and-drop-Tools
- Echtzeitüberwachung und Fehlerbehebungsfunktionen
Cons:
- Eingeschränkte Offline-Funktionalität für das Workflow-Management
- Dokumentation kann bei komplexen Workflows uneinheitlich sein
New Product Updates from Celigo
Celigo Expands Microsoft Entra Authentication for SQL Connectors
Celigo’s Azure Synapse and MS SQL connectors now support Microsoft Entra service principal authentication via client secrets and certificates, so you can connect securely without relying on SQL credentials. For more information, visit Celigo’s official site.
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Miro
Am besten geeignet für vorgefertigte Vorlagen
Miro ist eine Online-Whiteboard-Plattform für die Zusammenarbeit, die das Management von Projektabläufen erleichtert. Sie können brainstormen, planen, visualisieren und Ihre Projekte verwalten und von überall darauf zugreifen.
Warum ich Miro ausgewählt habe: Miro hebt sich durch seine umfangreiche Auswahl an vorgefertigten Vorlagen hervor, die sich an verschiedene Projekttypen und Branchen richten. Dieses Schlüsselfeature, zusammen mit der Möglichkeit, vorhandene Diagramme aus anderen Tools hochzuladen und zu bearbeiten, bietet Flexibilität bei der Projektvisualisierung.
Außerdem liefert die Abhängigkeits-App von Miro anschauliche Visualisierungen von Aufgabenbeziehungen und unterstützt so eine sorgfältige Planung des Projektablaufs. Die Zusammenarbeit wird zusätzlich durch interaktive Tools erleichtert, die es Teammitgliedern ermöglichen, zu kommunizieren, Feedback zu geben und Projektziele effizient im Einklang zu halten – alles innerhalb einer einzigen, intuitiven Oberfläche.
Besondere Funktionen & Integrationen von Miro
Herausragende Funktionen sind unter anderem die unendliche Arbeitsfläche, die unbegrenzten Raum für Brainstorming und Projektmapping bietet, sodass auch komplexe Abläufe ohne Einschränkungen abgebildet werden können. Darüber hinaus stellt Miros umfangreiche Vorlagenbibliothek gebrauchsfertige Templates für verschiedene Aktivitäten bereit, was Ihre Abläufe beschleunigt. Für Interessierte an KI ist besonders spannend, dass Miros KI-Funktionen beeindruckend gut funktionieren. Die gesamte Arbeitsfläche wird dabei gewissermaßen zum Prompt: Sie können Zusammenfassungen erstellen, Dokumente zusammenfassen, Haftnotizen clustern und Ideen entwickeln.
Integrationen umfassen unter anderem Confluence, Zoom, Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, Asana, monday.com, Jira, Dropbox, OneDrive, Notion, Airtable, ClickUp und Unito.
New Product Updates from Miro
Miro Adds Japan Data Residency for Enterprise Customers
Miro has introduced Japan data residency for enterprise customers, offering in-region storage for production data, backups, and metadata, plus in-region compute infrastructure. For more information, visit Miro's official site.
Am besten für Team-Aufgabenmanagement geeignet
MeisterTask ist ein Aufgabenmanagement-Tool, das für eine Vielzahl von Anwendungsfällen entwickelt wurde, darunter individuelles Aufgabenmanagement, agiles Projektmanagement und die Förderung der Zusammenarbeit in Remote-Teams. Das Tool nutzt insbesondere Kanban-Boards, um Benutzern dabei zu helfen, ihre Aufgaben visuell zu organisieren und zu priorisieren.
Warum ich MeisterTask gewählt habe: MeisterTask unterstützt das Management von Projektabläufen, indem es Funktionen wie Kanban-Boards und Gantt-ähnliche Zeitachsen bietet, die eine visuelle Darstellung von Aufgaben und deren Fortschritt ermöglichen. Die Software enthält Automatisierungen, die wiederkehrende Prozesse vereinfachen, sowie Integrationen, die einen vernetzten Workflow mit anderen Tools ermöglichen. MeisterTask betont außerdem die Bedeutung von Echtzeit-Updates und cloudbasierter Zugänglichkeit, die für die Aufrechterhaltung aktueller Projektstände und die Förderung der Teamzusammenarbeit entscheidend sind.
Darüber hinaus erstellt das Tool Berichte, die eine datengestützte Entscheidungsfindung unterstützen und Teams dabei helfen, die Arbeitsbelastung effektiver zu verwalten und die Produktivität zu steigern. MeisterTask legt außerdem Wert auf Benutzerunterstützung und Datenschutz, indem es die notwendigen Technologien einsetzt, um das Nutzererlebnis zu verbessern und personalisierte Online-Erfahrungen zu bieten. Diese Funktionen tragen gemeinsam zum Projektmanagement bei und sorgen für Transparenz sowie eine unkomplizierte Nutzung für Teams.
Herausragende Funktionen & Integrationen von MeisterTask
Herausragende Funktionen wie Kanban-Boards bieten eine visuelle Darstellung der Aufgaben, sodass Sie Fortschritte effizient verwalten und verfolgen können. Darüber hinaus bietet die Plattform Automatisierungen, die wiederkehrende Prozesse vereinfachen, sodass sich Teams auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Besonders hervorzuheben sind die Sicherheitsfunktionen wie SSL-Verschlüsselung und DSGVO-Konformität.
Integrationen umfassen Google Calendar, Outlook Calendar, Microsoft Teams, Slack, GitHub, Zendesk, Spark und PomoDone.
ClickUp
Am besten für verschachtelte Checklisten geeignet
ClickUp ist einer der Favoriten von DPM, da sie sich damit rühmen, eine einzige Plattform zu sein, die jedes Produktivitätstool im Unternehmen ersetzt. Lassen Sie mich Ihnen sagen, bisher haben sie nicht übertrieben.
Warum ich ClickUp gewählt habe: Ihr Projektmanagement-Modul nennt sich 'einfaches Projektmanagement'. Dieses Modul ist jedoch alles andere als einfach, was die Funktionalität betrifft. Erstellen Sie Ihre Aufgaben über die Aufgabenansicht. Mit einem einfachen Klick können Sie Unteraufgaben hinzufügen, die sich dann visuell mit Linien verbinden, sodass Sie die Hierarchie erkennen können. Bereit, Termine hinzuzufügen? Gehen Sie in den Ansichtsbereich und wechseln Sie zur Gantt-Ansicht. Dort können Sie auf das Board klicken, um eine Zeitachse für die Aufgabe zu erstellen, und diese von der Seite aus verlängern, um die Dauer anzupassen.
Einfach zu bedienen, intuitiv und übersichtlich. Das Maß an Detailgenauigkeit in dieser und anderen Ansichten ist beeindruckend. Ich ziehe meinen Hut vor ClickUp; es ist fast ein Dr.-Seuss-Hut.
ClickUp Besonderheiten & Integrationen
Besondere Funktionen: Mehrere Aufgabenansichten ermöglichen es, zwischen Gantt-Ansicht, Listenansicht, Boardansicht und Kalenderansicht zu wechseln, sodass Teams Aufgaben im bevorzugten Format verwalten können. Zusätzlich bietet ClickUp eine integrierte Zeiterfassung, mit der Sie verfolgen können, wie lange Aufgaben dauern, was die genaue Zeitplanung und Ressourcenzuteilung unterstützt.
Integrationen: Zu den unterstützten Apps gehören Slack, Toggl Track, Harvest, Vimeo, Figma, Zoom, G Suite und Dropbox. Außerdem können Sie über Zapier auf Tausende weitere Apps zugreifen und mit der ClickUp-API eigene Integrationen erstellen.
New Product Updates from ClickUp
ClickUp Adds Meetings Hub, Super Agent Templates, and ZoomInfo Integration
ClickUp adds a searchable Meetings Hub, new ways to clone and template Super Agents, and a ZoomInfo integration through the App Center. These updates improve meeting retrieval, agent reuse, and access to sales intelligence. For more information, visit ClickUp’s official site.
Am besten geeignet für die Zusammenarbeit mit externen Partnern
Teamwork ist eine Projektmanagement-Software, die darauf ausgelegt ist, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Sie verfügt über zahlreiche Integrationen und Funktionen, die Sie je nach Bedarf in Ihre Software einfügen können.
Warum ich Teamwork gewählt habe: Endlich ein Projekt-Workflow-Tool für alle, die sich schwer konzentrieren können! Manchmal arbeite ich gerade an Projekt #3, wenn BAM! 💥ein Impuls mich daran erinnert, dass ich die Aufgabe, die ich vor etwa 15 Minuten bei Projekt #1 besprochen habe, noch nicht hinzugefügt habe. Allerdings stecke ich mitten in diesem Update und möchte nicht die Ansicht wechseln und meinen Fokus verlieren. Hier kommt: Schnell hinzufügen!
Mit „Schnell hinzufügen“ können Sie eine Aufgabe für jedes beliebige Projekt hinzufügen, egal wo Sie sich im Tool befinden. Leider erlaubt dieser Button noch keine Unteraufgaben hinzuzufügen, aber ich bin sicher, die Leute bei Teamwork notieren sich das jetzt. Auch wenn ihre Gantt-Ansicht nicht besonders übersichtlich ist, sind die Workflows in den anderen Ansichten sehr leicht nachvollziehbar. Die Tabellenansicht eignet sich besonders, wenn Sie von Excel oder anderen tabellenbasierten Programmen wechseln. In der Tabellenansicht werden Aufgaben, Termine, Priorität und Verantwortliche an einem Ort angezeigt.
Achtung: Der Standardansichtsfilter ist so eingestellt, dass nur unvollständige Aufgaben angezeigt werden. Das blendet alle erledigten Aufgaben aus und kann erschreckend wirken! Achten Sie darauf, dass Sie das Dropdown-Menü oben rechts auf ‚Alle Aufgaben anzeigen‘ umstellen. Gern geschehen!
Teamwork – Herausragende Funktionen & Integrationen
Herausragende Funktionen sind unter anderem das Kapazitätsplanungs-Modul, mit dem Sie erkennen können, ob Sie für anstehende Arbeiten die richtigen Leute haben und eine gesunde Auslastung über alle Projekte hinweg sicherstellen können. Ein weiteres erwähnenswertes Merkmal sind die Profitabilitätsberichte, mit denen Sie Informationen zu jedem einzelnen Retainer erhalten und fundierte Entscheidungen auf Basis von Daten treffen können.
Integrationen gibt es unter anderem mit Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, Slack, Microsoft Teams, MS Office, Harvest, Quickbooks, Xero, Hubspot, SharePoint, Microsoft Project, SoftSync sowie mit Hunderten weiteren Tools via eines kostenpflichtigen Plans über Zapier.
Am besten geeignet, um den Projektfortschritt zu verfolgen
Camunda ist eine Open-Source-Projektworkflow-Software, die es Unternehmen ermöglicht, Geschäftsprozesse zu modellieren, zu automatisieren und zu überwachen.
Warum ich Camunda ausgewählt habe: Es bietet einen umfassenden Funktionsumfang zur Verwaltung und Nachverfolgung des Projektfortschritts von Anfang bis Ende. Von der Prozessmodellierung und -automatisierung bis hin zu Analytik und Überwachung erleichtert Camunda es Organisationen, ihre Projekte auf Kurs zu halten.
Es stellt Anwendern Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Prozessmodelle erstellt werden können, die die einzelnen Schritte eines Projekts von Anfang bis Ende definieren. Diese Modelle dienen als Grundlage für die Automatisierung von Aufgaben wie Dateneingabe oder Dokumentenverarbeitung mit BPMN. Dies beseitigt manuelle Arbeit bei wiederkehrenden Aufgaben und sorgt dafür, dass Projekte effizient abgeschlossen werden.
Camunda – Herausragende Funktionen & Integrationen
Herausragende Funktionen sind unter anderem leistungsstarke Analysefunktionen. Anwender können den Fortschritt ihrer Projekte in Echtzeit durch Dashboard-Ansichten von KPIs verfolgen. So können Benutzer schnell Bereiche erkennen, in denen Prozesse nicht den Erwartungen entsprechen oder weiter optimiert werden müssen. Ein weiteres Highlight sind die Überwachungstools, mit denen Sie die Leistung von Prozessen in Echtzeit beobachten können. Diese Tools bieten Benachrichtigungen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, beispielsweise wenn eine Aufgabe überfällig ist. Dadurch können Nutzer potenzielle Probleme frühzeitig erkennen, bevor sie zu ernsthaften Schwierigkeiten werden.
Integrationen umfassen Microsoft 365, Salesforce, Asana, Slack und Microsoft Teams. Es gibt zudem Partner- und Community-entwickelte Connectoren. Schließlich ermöglicht die API Entwicklern eine schnelle Integration in bestehende Werkzeuge, ohne umfangreiche Entwicklungs- oder Wartungsarbeiten durchführen zu müssen.
Am besten für Agenturen geeignet
Bonsai ist eine Geschäfts- und Projektmanagement-Software, die für Agenturen, Beratungsunternehmen und professionelle Dienstleistungsfirmen entwickelt wurde. Sie bietet Werkzeuge für das Kundenmanagement, Projektmanagement und Finanzverwaltung.
Warum ich Bonsai gewählt habe: Die Kanban-Boards der Plattform ermöglichen es den Nutzern, ihre Projektabläufe zu visualisieren, Aufgaben einfach zwischen verschiedenen Phasen zu verschieben und Prioritäten zu setzen. Jeder Aufgabe können Fristen, Unteraufgaben und Teammitglieder zugewiesen werden, sodass jeder über seine Verantwortlichkeiten informiert ist und Projektzeitpläne eingehalten werden.
Zusätzlich reduzieren Automatisierungsfunktionen von Bonsai, wie wiederkehrende Aufgaben und automatische Erinnerungen, den manuellen Aufwand und helfen, einen konsistenten Arbeitsablauf beizubehalten, was die Gesamtproduktivität erhöht.
Die Software ermöglicht es Teammitgliedern außerdem, Dateien zu teilen, Kommentare zu hinterlassen und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen, was die Kommunikation und Koordination im Workflow verbessert. Bonsai integriert sich zudem mit verschiedenen Kalenderanwendungen, um Projektpläne für alle Beteiligten synchron und zugänglich zu halten.
Herausragende Funktionen & Integrationen von Bonsai
Funktionen umfassen Kapazitäts- und Ressourcenmanagement, Kundenmanagement, Rechnungsstellung, Aufgaben- und Projektmanagement, ein Kundenportal, Berichte und Analysen, Verträge und Angebote, Zeiterfassung, Zusammenarbeit sowie Vorlagen für Verträge, Angebote, Rechnungen, Kostenvoranschläge, Leistungsbeschreibungen, Briefings und Formulare.
Integrationen umfassen Xero, Slack, Gmail, ClickUp, HubSpot, Google Drive, Google Sheets, QuickBooks Online, Trello, Notion, Mailchimp und Asana.
Weitere Software für Projektabläufe
Dies sind einige Tools, die es nicht unter die Top 10 geschafft haben, aber eine Überlegung wert sind, falls Sie Ihre Tool-Recherche erweitern möchten.
- beSlick
Am besten geeignet zum Erstellen von Prozessvorlagen
- Ravetree
Am besten für Anfrage- und Genehmigungsworkflows geeignet
- Pneumatic Workflow
Am besten zum Erstellen interner Abläufe geeignet
- ReptonPOD
Am besten geeignet für strukturierte Phasenfortschritte
- Smartsheet
Am besten geeignet für individuell anpassbare Tabellen
- Productive
Am besten geeignet für die Planung von Kundenprojekten
- Celoxis
Am besten geeignet für Projektportfolio-Management
- Hive
Am besten für hybride Arbeitsteams
- GoodDay
Am besten geeignet für visuelle Projektzeitpläne
- Kantata
Am besten für kritische Pfad-Sichtbarkeit
Weitere Testberichte zu Projektmanagement-Software
Wenn Sie hier noch nicht gefunden haben, wonach Sie suchen, sehen Sie sich diese anderen verwandten Tools an, die wir getestet und bewertet haben:
- Projektmanagement-Software
- Software zur Automatisierung von Arbeitsabläufen
- Zeiterfassungssoftware
- Software zur Aufgabenverwaltung
- Ersteller von Gantt-Diagrammen
- Software zur Projektplanung
Wie ich Projekt-Workflow-Software bewerte
Ich teile meine Bewertung in zwei Ebenen auf: die grundlegenden Funktionen, die ein Tool unbedingt haben muss – wie strukturierte Anfragen, Freigabe- und Prüfungs-Workflows – und die Unterscheidungsmerkmale, durch die sich die besten Tools abheben.
Kernfunktionen (Mindestanforderungen für diese Liste)
Diese grundlegenden Fähigkeiten dienen als Aufnahmekriterien für meine Liste an Projekt-Workflow-Software:
- Kreativ-Anfrage-Intake: Ich achte auf strukturierte Formulare, die Spezifikationen, Fristen und Deliverables erfassen – und Anfragen dann automatisch in die richtige Warteschlange weiterleiten, ohne manuelle Bearbeitung.
- Visuelles Workflow-Management: Jedes Tool sollte konfigurierbare Phasen innerhalb von Ansichten wie Kanban, Gantt oder Zeitstrahl anbieten, sodass Teams die Arbeit durch jede Produktionsphase verfolgen können.
- Prüfung & Annotation: Ich bewerte, ob Prüfer Bilder, PDFs und Videos direkt in der Plattform markieren können, mit Versionsstapelung und Vergleichsansicht nebeneinander.
- Datei- & Versionsmanagement: Das Hochladen einer überarbeiteten PSD darf nicht bedeuten, dass die vorherige Version verloren geht. Ich prüfe auf Versionshistorie, Formatvorschauen und übersichtliche Dateiverwaltung.
- Ressourcen- & Kapazitätsplanung: Ich schaue mir an, wie jedes Tool die Arbeitsbelastung von Designern, Textern und Freelancern sichtbar macht, damit Teamleiter Zuteilungen vor Engpässen neu ausbalancieren können.
- Genehmigungs-Automatisierung: Mehrstufige Freigabe-Workflows sind wichtig – ich bewerte, ob ein Tool Deliverables durch Prüferketten mit Erinnerungen und Statusverfolgung führen kann.
Ich bewerte jeden Anbieter auf einer Skala von 0 (Funktion wird nicht angeboten) bis 5 (überragt in diesem Bereich) für jedes Kriterium.
Anbieter müssen einen Mindestdurchschnitt erreichen, um auf meine Liste aufgenommen zu werden. Anschließend betrachte ich, wodurch sich jede Plattform auszeichnet.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter unterscheidet)
Nachdem ich meine Liste zusammengestellt habe, vergleiche ich die verschiedenen Anbieter im Bereich Projekt-Workflow-Software so miteinander:
Herausragende Funktionen
KI-gestützte Briefings erleichtern es Teams, kreative Briefings zu erstellen und Assets mithilfe von Daten aus früheren Projekten zu taggen – das spart viele Stunden manueller Administration. Ich bewerte auch Kundenportal-Optionen, da externer Zugriff für Überprüfung und Feedback gerade für Inhouse-Marketingteams und Agenturen entscheidend ist. Native Integrationen mit Tools wie Adobe Creative Cloud und Figma sind wichtig für nahtlose Übergaben. Deshalb prüfe ich, wie gut jede Plattform mit realen Kreativ-Workflows zusammenarbeitet. Zeit- und Budgetverfolgung runden die Liste ab, besonders für Teams mit mehreren Kunden oder wo abrechenbare Stunden genau dokumentiert werden müssen.
Über die Funktionen hinaus
Die Preisstruktur spielt hier eine große Rolle. Ich prüfe, ob Plattformen kostengünstige oder kostenlose Prüfer-Plätze anbieten, da kreative Teams oft zahlreiche externe Beteiligte benötigen, die Arbeit freigeben dürfen, ohne eine volle Lizenz zu kaufen. Team-Passung ist ein weiterer Faktor – manche Tools sind für kleine interne Studios gebaut, andere skalieren auf große Marketing-Organisationen mit mehreren Marken und Regionen. Für Teams in regulierten Branchen wie Pharma oder Finanzen bewerte ich außerdem SSO, rollenbasierte Zugriffskontrollen und SOC 2-Konformität, um sicherzustellen, dass vertrauliches Marken-Know-how im gesamten Freigabeprozess geschützt bleibt.
So wählen Sie Software für Projektabläufe aus
Bei der großen Auswahl an verschiedenen Softwarelösungen für Projektabläufe kann es schwierig sein, zu entscheiden, welche Software für Projektabläufe am besten zu Ihren Anforderungen passt.
Berücksichtigen Sie beim Erstellen Ihrer Shortlist, Testen und Auswählen von Software für Projektabläufe Folgendes:
- Welches Problem möchten Sie lösen – Beginnen Sie damit, die Lücke bei den Funktionen der Projektablaufsoftware zu identifizieren, die Sie schließen möchten, um zu klären, welche Funktionen und Möglichkeiten die Projektablaufsoftware bieten muss.
- Wer wird sie nutzen müssen – Um Kosten und Anforderungen zu bewerten, sollten Sie berücksichtigen, wer die Software verwenden wird und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Sie müssen prüfen, ob nur Projektmanagementfachleute oder die gesamte Organisation Zugriff benötigen wird. Sobald dies geklärt ist, sollten Sie überlegen, ob Sie Benutzerfreundlichkeit für alle oder Geschwindigkeit für Ihre Power-User der Projektablaufsoftware priorisieren.
- Mit welchen anderen Tools muss sie zusammenarbeiten – Klären Sie, welche Tools Sie ersetzen, welche bestehen bleiben und in welche Tools Sie integrieren müssen, beispielsweise Buchhaltungs-, CRM- oder HR-Software. Sie müssen entscheiden, ob die Tools miteinander integriert werden müssen oder ob Sie alternativ mehrere Tools durch ein einziges konsolidiertes Tool für Projektabläufe ersetzen können.
- Welche Ergebnisse sind wichtig – Überlegen Sie, welches Ergebnis die Software liefern muss, damit sie als erfolgreich gilt. Berücksichtigen Sie, welche Fähigkeit Sie gewinnen oder was Sie verbessern möchten und wie Sie den Erfolg messen werden. Ein mögliches Ergebnis könnte beispielsweise sein, einen besseren Einblick in die Leistung zu erhalten. Sie könnten Funktionen von Projektablaufsoftware vergleichen, bis Sie nicht mehr weiterwissen, aber wenn Sie nicht über die gewünschten Ergebnisse nachdenken, könnten Sie viel wertvolle Zeit verschwenden.
- Wie sie in Ihrer Organisation funktionieren würde – Berücksichtigen Sie die Softwareauswahl im Zusammenhang mit Ihren Arbeitsabläufen und Ihrer Bereitstellungsmethodik. Bewerten Sie, was gut funktioniert, und identifizieren Sie die Bereiche, die Probleme verursachen und behoben werden müssen. Denken Sie daran, dass jedes Unternehmen anders ist – gehen Sie nicht davon aus, dass ein beliebtes Tool auch in Ihrer Organisation funktionieren wird.
Trends bei Projektablaufsoftware für 2025
Im Jahr 2025 hat sich die Projektablaufsoftware erheblich weiterentwickelt, angetrieben durch die Nachfrage nach effizienteren, flexibleren und stärker integrierten Lösungen für das Projektmanagement. Da sich Organisationen weiterhin an die sich verändernde Arbeitswelt anpassen, einschließlich Fern- und Hybridarbeitsmodellen, wurde die Technologie hinter Projektablaufsoftware weiterentwickelt, um diesen neuen Herausforderungen zu begegnen. Im Folgenden habe ich einige bemerkenswerte aktuelle Trends identifiziert und erläutere, wie sie den veränderten Anforderungen von Projektmanagementfachleuten gerecht werden.
Automatisierung und KI-Integration
- Mehr Automatisierung bei Routineaufgaben: Tools integrieren zunehmend Automatisierungen für Verwaltungsaufgaben wie Terminplanung, Zeiterfassung und Statusaktualisierungen. Dadurch können sich Projektmanager und Teammitglieder auf strategischere Aktivitäten konzentrieren.
- KI-gestützte Analysen und Prognosen: Fortschrittliche Analysen und Prognosemodelle werden integriert, um Einblicke in Projektrisiken, die Effizienz der Ressourcenzuweisung und Terminprognosen zu liefern und so ein proaktives Projektmanagement zu unterstützen.
Verbesserungen der Zusammenarbeit
- Erweiterte Funktionen für die Zusammenarbeit in Echtzeit: Ein deutlicher Schwerpunkt liegt auf der Verbesserung der Möglichkeiten zur Zusammenarbeit in Echtzeit, einschließlich nahtloser Integration mit Kommunikationstools, gemeinsam genutzter Arbeitsbereiche und der Live-Bearbeitung von Dokumenten, um Remote- und verteilte Teams zu unterstützen.
- Zentralisierte Kommunikationsplattformen: Die Integration oder Entwicklung integrierter Nachrichtenfunktionen und Videokonferenztools in Projektablaufsoftware ist immer häufiger anzutreffen und vereinfacht die Kommunikation zwischen verschiedenen Projektbeteiligten.
Offene Ökosysteme
- Entwicklung offener Ökosysteme: Einige Tools für Projektabläufe bewegen sich hin zu offeneren Ökosystemen, die Drittentwicklern erlauben, Erweiterungen und Integrationen zu erstellen und dadurch die Funktionen der Kernplattform weiter auszubauen.
Neue und ungewöhnliche Funktionen
- Virtuelle und erweiterte Realität für die Projektplanung: Die Einbindung von VR- und AR-Technologien zur Visualisierung und Planung von Projekten ist einer der innovativsten Trends. Sie bietet immersive Möglichkeiten, Projektpläne und Fortschritte zu beurteilen.
Diese Trends zeigen deutlich, dass sich Projektmanagementtools in Richtung größerer Anpassungsfähigkeit, Benutzerfreundlichkeit und Integration entwickeln, um den sich wandelnden Anforderungen von Unternehmen gerecht zu werden. Entwickler von Projektablaufsoftware sind sich dieser Anforderungen sehr bewusst, wie die rasante Entwicklung von Funktionen zeigt, die darauf ausgelegt sind, die Projekteffizienz, die Zusammenarbeit im Team und datenbasierte Entscheidungsfindung zu verbessern.
Was ist Projektablaufsoftware?
Projekt-Workflow-Software ist ein Tool, das Projektprozesse optimiert und automatisiert und dadurch die Effizienz und Klarheit bei der Aufgabenverwaltung und Teamzusammenarbeit steigert. Diese Software bietet eine systematische und visuelle Darstellung des Projekt-Workflows und zeigt die Abfolge der Aktivitäten, Abhängigkeiten und Meilensteine auf.
Mit diesem Tool können Sie Projekt-Workflows erstellen und anpassen, die auf die individuellen Anforderungen Ihrer Projekte zugeschnitten sind. Durch die Visualisierung des gesamten Projekt-Workflows können Sie potenzielle Engpässe erkennen, Ressourcen strategisch zuweisen und realistische Zeitpläne festlegen.
Funktionen von Projekt-Workflow-Software
Projekt-Workflow-Software ist ein unverzichtbares Tool, das die Verwaltung verschiedener Aufgaben und Aktivitäten innerhalb eines Projekts optimiert. Sie unterstützt bei der Planung, Koordination und Durchführung und stellt im Allgemeinen sicher, dass jedes Teammitglied abgestimmt und produktiv arbeitet. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl eines Projekt-Workflow-Tools achten sollten, das für Sie geeignet ist.
- Aufgabenverwaltung: Diese Funktion ermöglicht das Erstellen, Zuweisen und Nachverfolgen von Aufgaben. Sie ist entscheidend, weil sie sicherstellt, dass alle Projektaufgaben klar definiert und den richtigen Teammitgliedern zugewiesen sind, wodurch ein reibungsloser Fortschritt ermöglicht wird.
- Zusammenarbeitstools: Diese Tools ermöglichen es Teammitgliedern, in Echtzeit zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten. Sie sind wichtig, weil sie einen einheitlichen Ansatz bei der Problemlösung und Aufgabenerledigung fördern und dadurch die Zusammenarbeit im Team verbessern.
- Überwachung von Fristen: Diese Funktion bietet eine visuelle oder numerische Darstellung von Aufgabenfristen. Sie ist unerlässlich, um das Projekt im Zeitplan zu halten, und ermöglicht es Teammitgliedern, ihre Arbeit zu priorisieren und ihre Zeit effektiv zu verwalten.
- Dokumentenfreigabe und -verwaltung: Diese Funktion ermöglicht die zentrale Speicherung und den Zugriff auf Projektdokumente. Sie ist von entscheidender Bedeutung, weil sie sicherstellt, dass alle Teammitglieder über die neuesten Informationen und benötigten Ressourcen verfügen, wodurch Fehler und Missverständnisse reduziert werden.
- Ressourcenzuweisung: Diese Funktion ermöglicht die Zuordnung von Ressourcen zu Aufgaben. Sie ist entscheidend, um sicherzustellen, dass jeder Aufgabe die erforderlichen Ressourcen zugewiesen sind, die Nutzung verfügbarer Ressourcen zu optimieren und Engpässe zu vermeiden.
- Zeiterfassung: Diese Funktion erfasst die für Aufgaben aufgewendete Zeit. Sie ist wichtig, um die Produktivität zu überwachen und Erkenntnisse darüber zu gewinnen, wie die Projektzeit genutzt wird, was bei zukünftigen Projekten zu einer genaueren Planung und Schätzung führen kann.
- Berichte und Analysen: Diese Funktion erstellt Berichte und analysiert Projektdaten. Sie ist entscheidend, um Beteiligten Einblicke in den Projektfortschritt zu geben, Trends zu erkennen und datengestützte Entscheidungen zu treffen.
- Integrationsmöglichkeiten: Die Möglichkeit, andere Tools und Plattformen zu integrieren, ist wichtig, weil sie einen nahtlosen Workflow ermöglicht, den Wechsel zwischen verschiedenen Anwendungen reduziert und die Effizienz steigert.
- Anpassbarkeit: Diese Funktion ermöglicht es, die Software auf die spezifischen Anforderungen des Projekts oder Teams zuzuschneiden. Sie ist unerlässlich, damit sich die Software an verschiedene Projektanforderungen und Workflows anpassen lässt und dadurch die Benutzerfreundlichkeit verbessert wird.
- Zugriffskontrollen und Sicherheit: Diese Funktion verwaltet, wer innerhalb der Software was sehen und tun kann. Sie ist entscheidend, um vertrauliche Projektinformationen zu schützen und sicherzustellen, dass nur autorisierte Personen auf bestimmte Daten zugreifen oder bestimmte Aktionen durchführen können.
Die Auswahl der richtigen Projekt-Workflow-Software mit diesen Funktionen stellt sicher, dass Planung, Koordination und Durchführung optimiert werden, was zu einem effizienteren Projektabschluss führt. Sie ermöglicht es Teams, effektiver zu arbeiten, hält Projekte auf Kurs und trägt zu besseren Ergebnissen bei. Folglich kann die Auswahl einer Software, die auf die Anforderungen Ihres Projekts und den Workflow Ihres Teams abgestimmt ist, den Erfolg Ihrer Projektmanagement-Bemühungen erheblich beeinflussen.
Vorteile von Projekt-Workflow-Software
Projekt-Workflow-Software kann für Teams, die ihre Effizienz und Produktivität im Projektmanagement steigern möchten, eine unschätzbare Unterstützung sein. Durch die Optimierung von Prozessen und die Verbesserung der Koordination bietet diese Art von Software eine Reihe von Vorteilen, die die Art und Weise, wie Organisationen Projekte durchführen, verändern können. Hier sind fünf wesentliche Vorteile von Projekt-Workflow-Software, von denen Benutzer und Organisationen profitieren können:
- Verbesserte Zusammenarbeit: Diese Software fördert eine kollaborative Umgebung, in der Teammitglieder problemlos Informationen teilen und kommunizieren können. Sie bietet Nutzern und Unternehmen Vorteile, indem sie Silos aufbricht, Echtzeitaktualisierungen und Diskussionen ermöglicht und dadurch zu einer besser abgestimmten und informierten Teamarbeit führt.
- Gesteigerte Produktivität: Durch die Automatisierung routinemäßiger Aufgaben und die Bereitstellung klarer Aufgabenverteilungen steigert Software für Projektabläufe die Produktivität von Einzelpersonen und Teams erheblich. Nutzer profitieren von einem strukturierten Arbeitsansatz, der dazu beiträgt, den Zeitaufwand für administrative Aufgaben zu reduzieren und sich stärker auf wichtige Projektaktivitäten zu konzentrieren.
- Verbesserte Projekttransparenz: Die Software bietet Dashboards und Berichtstools und ermöglicht dadurch einen Überblick über den Projektfortschritt und die Leistung. Dieser Vorteil ist für Unternehmen entscheidend, da er Managern und Stakeholdern ermöglicht, auf Grundlage von Echtzeitdaten fundierte Entscheidungen zu treffen, und dabei hilft, Projekte planmäßig und innerhalb des Budgets durchzuführen.
- Besseres Ressourcenmanagement: Die Software ermöglicht eine effektive Zuweisung und Nachverfolgung von Ressourcen, einschließlich Zeit, Budget und Arbeitskräften. Dieser Vorteil unterstützt Unternehmen dabei, ihre Ressourcennutzung zu optimieren und sicherzustellen, dass keine Ressource überlastet oder unzureichend genutzt wird, was zu einer effizienteren Projektdurchführung führt.
- Optimierter Arbeitsablauf: Software für Projektabläufe standardisiert Prozesse über mehrere Projekte hinweg und erleichtert dadurch die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte. Dieser einheitliche Ansatz bietet Nutzern Vorteile, indem er Komplexität und Verwirrung reduziert, und hilft Unternehmen, eine konsistente Projektdurchführung aufrechtzuerhalten, wodurch sich die Gesamtqualität und Effizienz verbessern.
Die Einführung von Software für Projektabläufe bietet sowohl Nutzern als auch Unternehmen überzeugende Vorteile. Sie vereinfacht nicht nur Aufgaben des Projektmanagements, sondern verbessert auch die gesamte Strategie zur Projektdurchführung, was zu höheren Erfolgsquoten führt. Für potenzielle Käufer ist es entscheidend, diese Vorteile zu verstehen, um eine fundierte Entscheidung zu treffen, die langfristige Verbesserungen ihrer Projektmanagementpraktiken ermöglicht.
Kosten und Preise für Software für Projektabläufe
Bei der Auswahl von Software für Projektabläufe ist es wichtig, die verfügbaren Optionen für Tarife und Preise zu verstehen. Diese Tarife sind auf Unternehmen unterschiedlicher Größe zugeschnitten – von kleinen Start-ups bis hin zu großen Unternehmen –, die jeweils eigene Anforderungen und Budgetvorgaben haben.
Die Preise können je nach angebotenen Funktionen, Nutzeranzahl und zusätzlichen Leistungen wie Support und Schulungen stark variieren. Nachfolgend finden Sie eine detaillierte Übersicht über die gängigen Tarifarten, ihre Durchschnittspreise und die Funktionen, die typischerweise in den jeweiligen Tarifen enthalten sind.
Vergleichstabelle der Tarife für Software für Projektabläufe
| Tarifart | Durchschnittspreis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenlos | $0 | Grundlegende Aufgabenverwaltung, Begrenzte Nutzeranzahl, Wichtige Tools für die Zusammenarbeit, Zugang zum Community-Support |
| Basis | $10-15/user/month | Aufgaben- und Projektverfolgung, Zeiterfassung, Zusätzliche Integrationen, E-Mail-Support |
| Professionell | $20-35/user/month | Erweiterte Berichterstattung, Ressourcenmanagement, Unbegrenzte Projekte, Bevorzugter Support |
| Unternehmen | Individuelle Preisgestaltung | Individuelle Integrationen, Erweiterte Sicherheitsfunktionen, Persönlicher Kundenbetreuer, Support rund um die Uhr |
| Premium | $50-80/user/month | Portfolioverwaltung, Kapazitätsplanung, Individuelles Branding, Dedizierter Support |
Jeder Tarif ist auf unterschiedliche Phasen des Unternehmenswachstums zugeschnitten – vom Einstieg bis zur weltweiten Skalierung der Geschäftstätigkeit. Daher ist es bei der Auswahl eines Tarifs wichtig, den Umfang Ihrer Projekte, die Größe Ihres Teams, die spezifischen Funktionen, die Ihren Arbeitsablauf am meisten unterstützen, sowie Ihr Budget zu berücksichtigen, um den für Ihre Anforderungen am besten geeigneten Tarif auszuwählen.
Häufig gestellte Fragen zur Workflow-Software für Projekte
Finden Sie Antworten auf häufige Fragen, die andere zu diesem Thema stellen.
Was ist ein Workflow?
Im Projektmanagement ist ein Workflow eine Reihe von Aktivitäten, die zum Abschließen einer Aufgabe erforderlich sind. Die Vorstellung von Workflows entstand nach den Arbeiten von Frederick Taylor, einem Maschinenbauingenieur, der damals nach Möglichkeiten suchte, die industrielle Effizienz zu steigern. Diese Workflows können linear oder nicht linear sein, abhängig vom jeweiligen Projekt. Als kurzes Beispiel dafür, was ein Workflow ist, stellen wir uns vor, dass wir eine Website erstellen. Der übergeordnete Ablauf wäre:
- Layout gestalten
- Code schreiben
- Website testen
- Website veröffentlichen
Ein Prozess wie dieser ist größtenteils linear, während die Aktivitäten innerhalb von Schritt 2 nicht linearen Abläufen folgen können. In beiden Fällen hilft das Wissen über die Reihenfolge der Aktivitäten dabei, den Gesamtfortschritt des Projekts schnell zu erkennen und festzustellen, ob ein Projekt planmäßig vorankommt oder nicht.
Was ist ein Workflow-Diagramm?
Ein Workflow-Diagramm ist eine grafische Darstellung der sich wiederholenden Aufgaben, die in einem Projekt nacheinander abgeschlossen werden müssen. Dieses Diagramm basiert auf Regeln der bedingten Logik, die den korrekten Informationsfluss durch Geschäftsprozesse festlegen. Es kann Ihnen dabei helfen, den Fortschritt jedes Schritts oder jeder Aufgabe im Projekt zu erkennen und zu verfolgen, während es sich den gewünschten Ergebnissen nähert.
Flussdiagramm-Werkzeuge wie Lucidchart verfügen über Funktionen für die Zusammenarbeit, mit denen Sie gemeinsam mit einer unbegrenzten Anzahl von Benutzern Diagramme erstellen und in Echtzeit sehen können, wo sich diese auf der Arbeitsfläche befinden.
Vielleicht sind Sie bereits mit der Geschäftsprozessmodellierung oder Prozessablaufdiagrammen vertraut – das ist großartig! Prozessablaufdiagramme werden verwendet, um die Abfolge der Schritte darzustellen, die zum Abschließen eines Prozesses erforderlich sind. Ebenso veranschaulichen Workflow-Diagramme im Projektmanagement die Schritte, Phasen oder Aktivitäten, die erforderlich sind, um ein Projekt voranzubringen.
Was ist Workflow-Management?
Wie wir in den obigen Fragen erwähnt haben, können Workflows linear und nicht linear sein. Aufgrund dieser Dynamik umfassen sie oft viel Hin und Her, verzweigte Pfade sowie viele verschiedene Werkzeuge und Teams.
Workflow-Management versucht, diese Komplexität zu bewältigen, und umfasst drei Aktivitäten. Die erste besteht darin, Ihre Workflows abzubilden, die zweite darin, diese Workflows zu verfolgen, und die dritte darin, Möglichkeiten zur Optimierung zu finden – in der Regel durch Prozessautomatisierung oder Integrationen.
Beim Workflow-Management geht es vor allem um kontinuierliche Weiterentwicklung und Verbesserung.
Kann ich einen Workflow automatisieren?
Ja! Genau wie Prozesse können auch Workflows so “programmiert” werden, dass sie selbstständig ausgeführt werden. Werkzeuge wie beispielsweise Pipefy verfügen über einen interaktiven Workflow-Builder, mit dem Sie Elemente per Drag-and-drop auf einer Arbeitsfläche anordnen können.
Unser Hauptaugenmerk liegt hier auf dem Projektmanagement. Sie sollten jedoch wissen, dass dies auf viele verschiedene Anwendungsfälle zutrifft, etwa auf die Einarbeitung von Mitarbeitern im Personalwesen, die Dokumentenverwaltung im Vertrieb oder einen Ablauf für Geschäftsprozesse in der Logistik.
Welche anderen Workflow-Management-Werkzeuge kann ich verwenden?
Wenn Projekt-Workflow-Software nicht zu Ihren Anforderungen passt, gibt es zahlreiche andere Workflow-Management-Werkzeuge, die für Sie besser geeignet sein könnten. Sehen Sie sich einige unserer anderen Tests von Workflow-Management-Software an:
Gibt es Optionen für die selbst gehostete Bereitstellung von Projekt-Workflow-Software für mehr Kontrolle?
Absolut, es gibt Optionen für Projekt-Workflow-Software, die eine selbst gehostete Bereitstellung anbieten. Diese Einrichtung kann Ihrem Team mehr Kontrolle über die Daten und die Anpassung des Werkzeugs geben. Sie eignet sich hervorragend für Organisationen mit strengen Anforderungen an die Datensicherheit oder für diejenigen, die ihre eigene IT-Infrastruktur verwalten möchten.
Cloudbasierte Lösungen sind aufgrund ihrer Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit beliebt. Selbst gehostete Optionen richten sich jedoch an diejenigen, die vollständige Kontrolle und Eigentümerschaft über ihre Projektmanagementumgebung bevorzugen. Dafür ist etwas mehr IT-Kompetenz erforderlich, um Installation, Wartung und Aktualisierungen zu übernehmen. Wenn Sie über die entsprechenden Ressourcen verfügen, ist dies jedoch eine solide Wahl.
Lesen Sie unseren Artikel über lokal installierte Projektmanagement-Software, um mehr über die Verwaltung von Projekten mithilfe einer privaten Infrastruktur zu erfahren.
Wie kann ein Projekt-Workflow für mehr Geschwindigkeit optimiert werden, ohne die Qualität zu beeinträchtigen?
Um Projekt-Workflows für mehr Geschwindigkeit zu optimieren, ohne die Qualität zu beeinträchtigen, ist es wichtig, sich auf die Optimierung der Kommunikation und den Einsatz von Automatisierung zu konzentrieren. Hier sind drei einfache Schritte, die Sie umsetzen können:
- Vereinfachen Sie Prozesse, indem Sie unnötige Schritte entfernen und Werkzeuge verwenden, die sich wiederholende Aufgaben automatisieren.
- Priorisieren Sie Aufgaben effektiv und stellen Sie sicher, dass die wichtigsten Aspekte des Projekts zuerst bearbeitet werden.
- Implementieren Sie kontinuierliche Feedbackschleifen, die schnelle Anpassungen ermöglichen, ohne den Projektfortschritt zu gefährden.
Diese Ansätze können Ihren Workflow nicht nur beschleunigen, sondern auch die Qualität der Ergebnisse erhalten oder sogar verbessern. Es geht darum, Ihre Ressourcen und Prozesse sinnvoll einzusetzen.
Wie kann Technologie genutzt werden, um herkömmliche Projekt-Workflows zu verbessern?
Der Einsatz von Technologie zur Verbesserung herkömmlicher Projekt-Workflows umfasst die Integration digitaler Werkzeuge, die Kommunikation, Aufgabenverwaltung und Zusammenarbeit erleichtern. Dazu gehören:
- Projektmanagement-Software, um Aufgaben zu organisieren und für alle Teammitglieder sichtbar zu machen
- Kommunikationsplattformen, um Diskussionen und Entscheidungen zu optimieren
- Automatisierungswerkzeuge, um sich wiederholende Aufgaben zu übernehmen und Zeit für komplexere Themen freizusetzen.
- Der Einsatz von Datenanalysen kann Einblicke in die Projektleistung liefern und dabei helfen, Prozesse im Laufe der Zeit zu verfeinern.
Durch die Nutzung dieser technologischen Lösungen können Projekt-Workflows effizienter, transparenter und anpassungsfähiger an veränderte Projektanforderungen werden.
