10 beste Werkzeuge für Projektabläufe für mehr Effizienz im Jahr 2026

Wrike ist eine umfassende Plattform für Projekt- und Arbeitsmanagement, die für wachsende Organisationen entwickelt wurde.

Warum ich Wrike gewählt habe: Konzentrieren wir uns auf den Bereich dieser Plattform, mit dem wir unser Projekt verwalten können. Vom Startbildschirm aus können wir zum Bereich Projekte navigieren und landen standardmäßig in der Listenansicht. Meine Empfehlung ist, dass Sie, wenn Sie gerade erst beginnen, Ihr Projekt zu definieren, in die Tabellenansicht wechseln. Im Grunde handelt es sich dabei um eine Excel-ähnliche Tabelle, in der Sie Informationen eingeben können.

Wenn Sie mit der Erfassung der Aufgaben fertig sind, empfehle ich, zur Gantt-Diagrammansicht zu wechseln. Dort können Sie mit den Pfeilen spielen und Aufgaben visuell verbinden. Das hat mir sehr geholfen, denn ich kann keine Entscheidungen auf der Basis von Zellen treffen. Ich muss sehen, wie die Aufgaben miteinander verbunden sind, wie lange sie dauern und ob es Sinn macht, diese Aufgaben in diesem Zeitraum zu erledigen.

Empfehlung: Fahren Sie mit der Maus über die linke Seite des Balkendiagramms und suchen Sie den Pfeil, der die Zellen auf der linken Seite ausblendet. So erhalten Sie eine viel bessere, ungehinderte Ansicht dessen, was Sie erstellt haben.

Wrike-Hauptfunktionen & Integrationen

Funktionen sind unter anderem vorgefertigte Vorlagen, benutzerdefinierte Anfrageformulare, interaktive Gantt-Diagramme, visuelles Proofing, Workflow-Automatisierungen, Zeiterfassung, Projektportfoliomanagement und Dashboards.

Integrationen umfassen über 400 vorgefertigte native Integrationen, darunter die beliebtesten Dateimanagement-Programme von Microsoft, Google und Dropbox sowie Vertriebs- und Marketingsoftware von Salesforce und Marketo.

monday AI Workspace ist eine Projekt-Workflow-Plattform, die anpassbare Aufgabenboards, mehrstufige Workflow-Automatisierung, KI-gestützte Planung und funktionsübergreifende Kollaborationstools in einem vernetzten Arbeitsbereich vereint.

Für wen eignet sich monday AI Workspace am besten?

Er ist besonders geeignet für mittelgroße bis große Teams, die abteilungsübergreifende Workflows managen und bei denen Prozessstandardisierung und Automatisierung laufend im Fokus stehen.

Warum ich mich für monday AI Workspace entschieden habe

Ich habe monday AI Workspace ausgewählt, weil die über 200 Automatisierungsoptionen weit über einfache Erinnerungen hinausgehen. Der KI-Workflow-Builder ermöglicht es, mehrstufige Automatisierungen zu orchestrieren, die Boards und Abteilungen verbinden, KI-Agenten, Status-Trigger und teamübergreifende Übergaben in einem Ablauf zu kombinieren. Mein Team nutzt dies, um Aufgaben automatisch neu zuzuweisen, wenn sich eine Frist verschiebt, und abteilungsspezifische Benachrichtigungen auszulösen, wenn eine Projektphase abgeschlossen wird.

monday AI Workspace Hauptfunktionen

• Individuelle Dashboards und Berichte: Erstelle Dashboards in Echtzeit mit Portfolio-Übersichten und exportierbaren Berichten.
• Ressourcen- und Auslastungsmanagement: Zeige die Kapazität der Teammitglieder an und passe Aufgaben dynamisch projektübergreifend an.
• Zugriffskontrolle für Kunden und Gäste: Lege granulare Berechtigungen für externe Beteiligte fest, ohne dass volle kostenpflichtige Lizenzen erforderlich sind.
• Intake-Formulare und Anfragenmanagement: Verwandle Einreichungen direkt in Aufgaben, die in die richtige Workflow-Phase eingeordnet werden.

monday AI Workspace Integrationen

monday AI Workspace bietet Hunderte von nativen Integrationen, darunter Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce, HubSpot, Zoom, Jira, GitHub, Trello und Outlook. Zudem werden Zapier unterstützt und eine API für individuelle Integrationen bereitgestellt.

Screendragon ist eine Work-Management-Software für Marketingteams, die Sie bei der Verwaltung von Projekten, Ressourcen und Workflows unterstützt.

Warum ich Screendragon ausgewählt habe: Wahrscheinlich das relevanteste Workflow-Feature dieser Software ist der visuelle Workflow-Editor. Mithilfe einer Drag-and-Drop-Funktionalität ermöglicht Ihnen dieser No- oder Low-Code-Builder, Ihre Workflows im Handumdrehen zu erstellen.

Das Produkt scheint eher eine Nische zu bedienen, da das Angebot auf die Abläufe von Marketingagenturen fokussiert ist. Das Aufgabenmodul der Plattform ermöglicht es Ihnen, die für Ihr Projekt erforderlichen Aufgaben zu definieren. Ein Feld namens Abhängigkeiten ermöglicht es, Beziehungen zwischen einzelnen Aufgaben herzustellen. Insgesamt bietet das Tool alle grundlegenden Funktionen, die Sie benötigen, um mit komplexen Workflows durchzustarten.

Wenn Sie eher der Drag-and-Drop-Typ sind, können Sie Abhängigkeiten auch direkt in der Gantt-Ansicht festlegen, die genauso aussieht wie auf dem obigen Screenshot.

Herausragende Funktionen & Integrationen von Screendragon

Funktionen umfassen benutzerdefinierte Terminologie, No-Code-Workflow-Builder, SOW-to-Plan-Automatisierung, Vorlagen, Formulare, Workflow-Regeln, Tarife, Benachrichtigungen und Reporting.

Integrationen sind nur über ein kostenpflichtiges Zapier-Abonnement verfügbar. Damit können Sie über Konnektoren eine Verbindung zu Tausenden von Apps herstellen.

Celigo ist eine Integrations- und Workflow-Automatisierungsplattform, mit der Sie Geschäfts-Apps verbinden, Prozesse automatisieren und komplexe Projekt-Workflows über eine visuelle Oberfläche verwalten können.

Für wen ist Celigo am besten geeignet?

Celigo eignet sich für IT-Teams und Operations-Leiter in mittelständischen bis großen Unternehmen, die Workflows zwischen mehreren Cloud-Anwendungen automatisieren und verbinden müssen.

Warum ich Celigo ausgewählt habe

Ich habe Celigo als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich nahezu jede Geschäfts-App meines Teams dank der über 1.000 vorgefertigten Konnektoren verbinden kann. Wenn wir Workflows zwischen Tools wie Salesforce, NetSuite und Jira automatisieren müssen, wähle ich einfach die passenden Konnektoren aus und mappe die Daten. So können wir komplexe, mehrstufige Projekt-Workflows orchestrieren, ohne eigene Entwicklung.

Wichtige Funktionen von Celigo

• Visueller Flow-Builder: Entwerfen und verwalten Sie Workflow-Automatisierungen mit einer Drag-and-drop-Oberfläche.
• Dashboard für Fehlerverwaltung: Überwachen, beheben und lösen Sie Integrationsfehler in Echtzeit.
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Legen Sie Berechtigungen fest und verwalten Sie den Benutzerzugang für verschiedene Workflow-Komponenten.
• Automatisches Daten-Mapping: Datenfelder zwischen verbundenen Anwendungen werden automatisch abgebildet und transformiert.

Celigo-Integrationen

Celigo bietet über 1.000 native Integrationen, darunter Salesforce, NetSuite, Jira, ServiceNow, Shopify, Zendesk, HubSpot, Microsoft 365, Google Workspace und Slack. Eine API für benutzerdefinierte Integrationen ist verfügbar.

Miro ist eine Online-Whiteboard-Plattform für die Zusammenarbeit, die das Management von Projektabläufen erleichtert. Sie können brainstormen, planen, visualisieren und Ihre Projekte verwalten und von überall darauf zugreifen.

Warum ich Miro ausgewählt habe: Miro hebt sich durch seine umfangreiche Auswahl an vorgefertigten Vorlagen hervor, die sich an verschiedene Projekttypen und Branchen richten. Dieses Schlüsselfeature, zusammen mit der Möglichkeit, vorhandene Diagramme aus anderen Tools hochzuladen und zu bearbeiten, bietet Flexibilität bei der Projektvisualisierung.

Außerdem liefert die Abhängigkeits-App von Miro anschauliche Visualisierungen von Aufgabenbeziehungen und unterstützt so eine sorgfältige Planung des Projektablaufs. Die Zusammenarbeit wird zusätzlich durch interaktive Tools erleichtert, die es Teammitgliedern ermöglichen, zu kommunizieren, Feedback zu geben und Projektziele effizient im Einklang zu halten – alles innerhalb einer einzigen, intuitiven Oberfläche.

Besondere Funktionen & Integrationen von Miro

Herausragende Funktionen sind unter anderem die unendliche Arbeitsfläche, die unbegrenzten Raum für Brainstorming und Projektmapping bietet, sodass auch komplexe Abläufe ohne Einschränkungen abgebildet werden können. Darüber hinaus stellt Miros umfangreiche Vorlagenbibliothek gebrauchsfertige Templates für verschiedene Aktivitäten bereit, was Ihre Abläufe beschleunigt. Für Interessierte an KI ist besonders spannend, dass Miros KI-Funktionen beeindruckend gut funktionieren. Die gesamte Arbeitsfläche wird dabei gewissermaßen zum Prompt: Sie können Zusammenfassungen erstellen, Dokumente zusammenfassen, Haftnotizen clustern und Ideen entwickeln.

Integrationen umfassen unter anderem Confluence, Zoom, Microsoft Teams, Slack, Google Workspace, Asana, monday.com, Jira, Dropbox, OneDrive, Notion, Airtable, ClickUp und Unito.

MeisterTask ist ein Aufgabenmanagement-Tool, das für eine Vielzahl von Anwendungsfällen entwickelt wurde, darunter individuelles Aufgabenmanagement, agiles Projektmanagement und die Förderung der Zusammenarbeit in Remote-Teams. Das Tool nutzt insbesondere Kanban-Boards, um Benutzern dabei zu helfen, ihre Aufgaben visuell zu organisieren und zu priorisieren. 

Warum ich MeisterTask gewählt habe: MeisterTask unterstützt das Management von Projektabläufen, indem es Funktionen wie Kanban-Boards und Gantt-ähnliche Zeitachsen bietet, die eine visuelle Darstellung von Aufgaben und deren Fortschritt ermöglichen. Die Software enthält Automatisierungen, die wiederkehrende Prozesse vereinfachen, sowie Integrationen, die einen vernetzten Workflow mit anderen Tools ermöglichen. MeisterTask betont außerdem die Bedeutung von Echtzeit-Updates und cloudbasierter Zugänglichkeit, die für die Aufrechterhaltung aktueller Projektstände und die Förderung der Teamzusammenarbeit entscheidend sind.

Darüber hinaus erstellt das Tool Berichte, die eine datengestützte Entscheidungsfindung unterstützen und Teams dabei helfen, die Arbeitsbelastung effektiver zu verwalten und die Produktivität zu steigern. MeisterTask legt außerdem Wert auf Benutzerunterstützung und Datenschutz, indem es die notwendigen Technologien einsetzt, um das Nutzererlebnis zu verbessern und personalisierte Online-Erfahrungen zu bieten. Diese Funktionen tragen gemeinsam zum Projektmanagement bei und sorgen für Transparenz sowie eine unkomplizierte Nutzung für Teams.

Herausragende Funktionen & Integrationen von MeisterTask

Herausragende Funktionen wie Kanban-Boards bieten eine visuelle Darstellung der Aufgaben, sodass Sie Fortschritte effizient verwalten und verfolgen können. Darüber hinaus bietet die Plattform Automatisierungen, die wiederkehrende Prozesse vereinfachen, sodass sich Teams auf wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Besonders hervorzuheben sind die Sicherheitsfunktionen wie SSL-Verschlüsselung und DSGVO-Konformität.

Integrationen umfassen Google Calendar, Outlook Calendar, Microsoft Teams, Slack, GitHub, Zendesk, Spark und PomoDone.

Teamwork ist eine Projektmanagement-Software, die darauf ausgelegt ist, mit Ihrem Unternehmen zu wachsen. Sie verfügt über zahlreiche Integrationen und Funktionen, die Sie je nach Bedarf in Ihre Software einfügen können.

Warum ich Teamwork gewählt habe: Endlich ein Projekt-Workflow-Tool für alle, die sich schwer konzentrieren können! Manchmal arbeite ich gerade an Projekt #3, wenn BAM! 💥ein Impuls mich daran erinnert, dass ich die Aufgabe, die ich vor etwa 15 Minuten bei Projekt #1 besprochen habe, noch nicht hinzugefügt habe. Allerdings stecke ich mitten in diesem Update und möchte nicht die Ansicht wechseln und meinen Fokus verlieren. Hier kommt: Schnell hinzufügen!

Mit „Schnell hinzufügen“ können Sie eine Aufgabe für jedes beliebige Projekt hinzufügen, egal wo Sie sich im Tool befinden. Leider erlaubt dieser Button noch keine Unteraufgaben hinzuzufügen, aber ich bin sicher, die Leute bei Teamwork notieren sich das jetzt. Auch wenn ihre Gantt-Ansicht nicht besonders übersichtlich ist, sind die Workflows in den anderen Ansichten sehr leicht nachvollziehbar. Die Tabellenansicht eignet sich besonders, wenn Sie von Excel oder anderen tabellenbasierten Programmen wechseln. In der Tabellenansicht werden Aufgaben, Termine, Priorität und Verantwortliche an einem Ort angezeigt.

Achtung: Der Standardansichtsfilter ist so eingestellt, dass nur unvollständige Aufgaben angezeigt werden. Das blendet alle erledigten Aufgaben aus und kann erschreckend wirken! Achten Sie darauf, dass Sie das Dropdown-Menü oben rechts auf ‚Alle Aufgaben anzeigen‘ umstellen. Gern geschehen!

Teamwork – Herausragende Funktionen & Integrationen

Herausragende Funktionen sind unter anderem das Kapazitätsplanungs-Modul, mit dem Sie erkennen können, ob Sie für anstehende Arbeiten die richtigen Leute haben und eine gesunde Auslastung über alle Projekte hinweg sicherstellen können. Ein weiteres erwähnenswertes Merkmal sind die Profitabilitätsberichte, mit denen Sie Informationen zu jedem einzelnen Retainer erhalten und fundierte Entscheidungen auf Basis von Daten treffen können.

Integrationen gibt es unter anderem mit Google Drive, Box, OneDrive, Dropbox, Slack, Microsoft Teams, MS Office, Harvest, Quickbooks, Xero, Hubspot, SharePoint, Microsoft Project, SoftSync sowie mit Hunderten weiteren Tools via eines kostenpflichtigen Plans über Zapier.

Camunda ist eine Open-Source-Projektworkflow-Software, die es Unternehmen ermöglicht, Geschäftsprozesse zu modellieren, zu automatisieren und zu überwachen.

Warum ich Camunda ausgewählt habe: Es bietet einen umfassenden Funktionsumfang zur Verwaltung und Nachverfolgung des Projektfortschritts von Anfang bis Ende. Von der Prozessmodellierung und -automatisierung bis hin zu Analytik und Überwachung erleichtert Camunda es Organisationen, ihre Projekte auf Kurs zu halten.

Es stellt Anwendern Werkzeuge zur Verfügung, mit denen Prozessmodelle erstellt werden können, die die einzelnen Schritte eines Projekts von Anfang bis Ende definieren. Diese Modelle dienen als Grundlage für die Automatisierung von Aufgaben wie Dateneingabe oder Dokumentenverarbeitung mit BPMN. Dies beseitigt manuelle Arbeit bei wiederkehrenden Aufgaben und sorgt dafür, dass Projekte effizient abgeschlossen werden.

Camunda – Herausragende Funktionen & Integrationen

Herausragende Funktionen sind unter anderem leistungsstarke Analysefunktionen. Anwender können den Fortschritt ihrer Projekte in Echtzeit durch Dashboard-Ansichten von KPIs verfolgen. So können Benutzer schnell Bereiche erkennen, in denen Prozesse nicht den Erwartungen entsprechen oder weiter optimiert werden müssen. Ein weiteres Highlight sind die Überwachungstools, mit denen Sie die Leistung von Prozessen in Echtzeit beobachten können. Diese Tools bieten Benachrichtigungen, wenn bestimmte Bedingungen erfüllt sind, beispielsweise wenn eine Aufgabe überfällig ist. Dadurch können Nutzer potenzielle Probleme frühzeitig erkennen, bevor sie zu ernsthaften Schwierigkeiten werden.

Integrationen umfassen Microsoft 365, Salesforce, Asana, Slack und Microsoft Teams. Es gibt zudem Partner- und Community-entwickelte Connectoren. Schließlich ermöglicht die API Entwicklern eine schnelle Integration in bestehende Werkzeuge, ohne umfangreiche Entwicklungs- oder Wartungsarbeiten durchführen zu müssen.

Bonsai ist eine Geschäfts- und Projektmanagement-Software, die für Agenturen, Beratungsunternehmen und professionelle Dienstleistungsfirmen entwickelt wurde. Sie bietet Werkzeuge für das Kundenmanagement, Projektmanagement und Finanzverwaltung. 

Warum ich Bonsai gewählt habe: Die Kanban-Boards der Plattform ermöglichen es den Nutzern, ihre Projektabläufe zu visualisieren, Aufgaben einfach zwischen verschiedenen Phasen zu verschieben und Prioritäten zu setzen. Jeder Aufgabe können Fristen, Unteraufgaben und Teammitglieder zugewiesen werden, sodass jeder über seine Verantwortlichkeiten informiert ist und Projektzeitpläne eingehalten werden. 

Zusätzlich reduzieren Automatisierungsfunktionen von Bonsai, wie wiederkehrende Aufgaben und automatische Erinnerungen, den manuellen Aufwand und helfen, einen konsistenten Arbeitsablauf beizubehalten, was die Gesamtproduktivität erhöht.

Die Software ermöglicht es Teammitgliedern außerdem, Dateien zu teilen, Kommentare zu hinterlassen und den Fortschritt in Echtzeit zu verfolgen, was die Kommunikation und Koordination im Workflow verbessert. Bonsai integriert sich zudem mit verschiedenen Kalenderanwendungen, um Projektpläne für alle Beteiligten synchron und zugänglich zu halten.

Herausragende Funktionen & Integrationen von Bonsai

Funktionen umfassen Kapazitäts- und Ressourcenmanagement, Kundenmanagement, Rechnungsstellung, Aufgaben- und Projektmanagement, ein Kundenportal, Berichte und Analysen, Verträge und Angebote, Zeiterfassung, Zusammenarbeit sowie Vorlagen für Verträge, Angebote, Rechnungen, Kostenvoranschläge, Leistungsbeschreibungen, Briefings und Formulare.

Integrationen umfassen Xero, Slack, Gmail, ClickUp, HubSpot, Google Drive, Google Sheets, QuickBooks Online, Trello, Notion, Mailchimp und Asana.

'Weniger teuer als Chaos'. So beschreibt sich beSlick selbst, und das ist einfach zu gut, um es Ihnen vorzuenthalten. Wir wissen alle, was damit gemeint ist. Genau wie andere Tools auf dieser Liste befasst es sich mit dem Aspekt unserer Arbeit, der für Vorhersehbarkeit sorgt. Je mehr wir unsere Arbeit auf Vorlagen basieren lassen, desto besser ist es für das Unternehmen und für uns selbst.

Warum ich beSlick ausgewählt habe: Es gibt zwei Hauptkomponenten bei beSlick, auf die ich hier eingehen möchte. Aufgaben und Vorlagen. Aufgaben ist ein Bereich mit einer Checkliste von zu erledigenden Dingen innerhalb des Projekts – nur sind diese Aufgaben selbst wiederum Prozesse, die auf den von Ihnen erstellten Vorlagen basieren. Ich sehe, dass dies besonders gut für diejenigen funktioniert, die mit Freelancern zusammenarbeiten, die Inhalte liefern müssen, und ich erkläre Ihnen auch warum.

Wenn Sie die Vorlage für Ihr Projekt erstellen, können Sie Dokumente an die Aufgabe anhängen, zum Beispiel ein Kreativbriefing. Dann können Sie auch das Teilen von Dateien als Voraussetzung für den Abschluss hinzufügen. Das bedeutet, dass die Person eine Datei mit den Ergebnissen hochladen muss, zum Beispiel das Design für Ihre Youtube-Thumbnails. Wenn Sie Inspiration brauchen, gibt es eine Bibliothek mit 25 gängigen Prozessvorlagen zur Auswahl.

beSlick besondere Funktionen & Integrationen

Besondere Funktionen sind unter anderem Prozessmanagement-Tools, die es ermöglichen, Workflows zu dokumentieren und zu optimieren, sodass Aufgaben effizient erledigt werden. Zusätzlich bietet beSlick Möglichkeiten zur Aufgabenautomatisierung, die manuellen Aufwand reduzieren und die Aufgabenerledigung beschleunigen.

Integrationen sind über Zapier verfügbar, wodurch Sie Zugriff auf Tausende anderer Apps erhalten.