13 demo’s van projectmanagementsoftware om de beste keuze te vinden
De juiste projectmanagementsoftware kiezen kan een groot verschil maken in de manier waarop je team deadlines beheert, communiceert en middelen inzet. Maar tussen alle beschikbare opties de beste tool vinden kan lastig zijn, vooral wanneer je de software niet zelf kunt uitproberen. Daar komen softwaredemo's van pas. Door demo's te bekijken, kun je zien hoe software die je overweegt in de praktijk werkt, de functies ervan verkennen en leren van de ervaringen van andere gebruikers.
In dit artikel heb ik 13 verschillende demo's verzameld van enkele van de beste projectmanagementsoftware op de markt, zodat je een goede keuze kunt maken voor jezelf en je team. Denk voordat je begint even na over de afhankelijkheden, functionaliteiten en integraties die je nodig hebt. Zo kun je je richten op de demo's die voor jou het meest relevant zijn.
3 dingen om op te letten bij een demo van projectmanagementsoftware
Een goede demo laat je de echte interface, de echte klikken en (als je goed oplet) de echte knelpunten zien. Het komt het dichtst in de buurt van een proefrit voordat je je creditcard tevoorschijn haalt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Noteer voordat je op afspelen klikt drie dingen:
- De functies die je absoluut nodig hebt. Overzichten van middelen? Tijdregistratie? Gantt-diagrammen? Weet wat voor jou doorslaggevend is.
- Je integraties. Als de tool niet kan communiceren met de tools waarin je team dagelijks werkt, wordt het een eenzame tool.
- Wie de tool dagelijks zal gebruiken. Een tool waar je projectmanagers dol op zijn maar waar je ontwerpers een hekel aan hebben, is een tool die niemand bijwerkt.
Met die lijst bij de hand kun je meteen doorgaan naar de demo's die ertoe doen en de rest snel bekijken. Zodra je de mogelijkheden hebt teruggebracht, ga je naar het gedeelte met vragen aan het einde voordat je een live demonstratie met een leverancier inplant.
1. monday.com
Hermann Fink van DPM stelt monday.com grondig op de proef, van de ingebruikname tot de belangrijkste PM-functies: taakbeheer, samenwerking, tijdregistratie, documentbeheer en middelen toewijzen.
Wat opviel:
- Realtime updates binnen taken houden gesprekken gekoppeld aan het werk
- Visuele feedback op bijlagen, zodat beoordelingen niet in een aparte e-mailthread terechtkomen
- Flexibel genoeg om zich aan ongebruikelijke werkprocessen aan te passen
Let op:
- Een steile leercurve en soms onhandige navigatie
- Taken en subtaken die niet helemaal met elkaar verbonden zijn zoals je zou verwachten
Het beste voor: Teams met unieke werkprocessen die bereid zijn tijd in de configuratie te investeren. Als je een kant-en-klare oplossing wilt, kijk dan verder.
Mijn oordeel: monday.com beloont het team dat de tool goed configureert. Als niemand in je team tijd heeft om de "monday-persoon" te zijn, houd daar dan rekening mee voordat je de tool aanschaft.
Weet je niet zeker of de leercurve van monday.com de moeite waard is voor je team? Vergelijk de tool dan met deze monday.com-alternatieven waarmee je gemakkelijker aan de slag kunt.
2. Smartsheet
Deze DPM-beoordeling van Smartsheet behandelt schaalbaarheid, geavanceerde rapportage, beveiliging en de lange lijst met app-integraties. Ook automatisering, werkbeheer en projectportfoliobeheer komen aan bod.
Wat opviel:
- Krachtige automatisering en rapportage voor teams die op data vertrouwen
- Portfoliobeheer dat meegroeit naarmate je projecten toevoegt
- Uitgebreide integraties
Let op:
- Handmatig vernieuwen om updates te zien (ja, echt, in dit decennium)
- Extra kosten voor geavanceerde functies
- Een verborgen activiteitenlogboek
- Een steile leercurve als je niet al gewend bent om met spreadsheets te werken
Het beste voor: Kleine bedrijven, HR, verkoop en retailmanagement. Minder geschikt voor eenvoudig taakbeheer, agile ontwikkeling of werk voor sociale media.
Mijn mening: Als je team al in rijen en kolommen denkt, zal Smartsheet vertrouwd aanvoelen. Als ze kreunen bij het zien van een spreadsheet, zal het als huiswerk voelen.
Omdat geavanceerde functies extra kosten, is het de moeite waard om de prijsplannen van Smartsheet te bekijken voordat je proefperiode afloopt. Als het spreadsheetformaat niet goed werkt, bieden deze alternatieven voor Smartsheet andere manieren van werken en meer opties voor groeiende teams.
3. Hive
Hermann is terug voor een rondleiding door de belangrijkste functies van Hive, waaronder ingebouwde chat, tijdregistratie en een weergave voor middelenbeheer met slepen-en-neerzetten en tijdelijke middelen.
Wat opviel:
- Door AI gegenereerde projectsjablonen die op basis van een kleine hoeveelheid input een gedetailleerd plan opstellen
- Een van de beste introductie-ervaringen die Hermann heeft gezien, met een checklist en Hive University voor ondersteuning
- Een weergave van middelen die echt eenvoudig te gebruiken is
Let op:
- Geen miniaturen van bestanden in de documentbeheerder
- Urenstaten en middelenbeheer kosten extra voor gebruikers die geen zakelijke klant zijn
Het beste voor: Teams die een hulpmiddel willen dat mensen snel kunnen leren gebruiken, zonder een week aan trainingssessies.
Mijn mening: Een eenvoudig introductieproces wordt onderschat. Het hulpmiddel dat je team in één middag kan leren gebruiken, is beter dan het "krachtigere" hulpmiddel dat ze nooit volledig gaan gebruiken.
Omdat urenstaten en middelenbeheer bij sommige plannen extra opties zijn, kun je de prijzen van Hive bekijken om te zien wat je team daadwerkelijk zou betalen. Je kunt ook enkele alternatieven voor Hive vergelijken waarin die functies standaard zijn inbegrepen.
4. Wrike
Hermann neemt de belangrijkste functies van Wrike door: samenwerkingstools, ingebouwde tijdregistratie, werklastweergaven voor middelenbeheer en taaktoewijzing, plus PMO-mogelijkheden zoals document- en portfoliobeheer.
Wat opviel:
- Een overzichtelijke, aanpasbare gebruikersomgeving die je niet bedelft onder de eigen functies
- 400+ integraties
- Eenvoudig introductieproces, met handleidingen en video's die in de gebruikersomgeving zijn ingebouwd
- Eenvoudig taken aanmaken en beheren
Let op:
- Af en toe storingen in de Gantt-diagramweergave
Het beste voor: Teams die veel kracht nodig hebben, maar toch een gebruikersomgeving willen die toegankelijk aanvoelt.
Mijn mening: Als je sterk afhankelijk bent van Gantt-diagrammen, vraag de leverancier dan tijdens een live demonstratie rechtstreeks naar deze storingen.
Als Gantt-diagrammen centraal staan in je planning, kan het de moeite waard zijn om alternatieven voor Wrike met sterkere tijdlijnweergaven te vergelijken voordat je een beslissing neemt.
5. ClickUp
In deze DPM-demonstratie wordt gekeken naar ClickUp, dat documentbeheer, professionele dienstverlening, samenwerking en projectopvolging samenbrengt in één platform.
Wat opviel:
- Uitgebreide aanpassingsmogelijkheden
- Een freemium-model, plus factureringsfuncties
- Een werkbalk voor bulkacties waarmee het bijwerken van veel taken moeiteloos wordt
- Geschikt voor een brede mix van gebruikers: agile teams, HR-medewerkers, thuiswerkers en freelancers
Let op:
- Soms trage prestaties
- Beperkingen op het gebruik van Gantt-diagrammen in het gratis abonnement
- Er zijn zoveel functies dat het overweldigend kan aanvoelen, en de interface zal niet geschikt zijn voor liefhebbers van een minimalistisch ontwerp
Het beste voor: Teams die één tool willen om (bijna) alles te doen en wat instelwerk niet erg vinden.
Mijn mening: ClickUp is het Zwitserse zakmes onder de PM-tools. Zorg er alleen voor dat je team de kurkentrekker echt nodig heeft voordat je ervoor betaalt.
Bekijk de prijsniveaus van ClickUp om te zien hoever je met het gratis abonnement komt voordat je moet upgraden. En als al die functies overdreven aanvoelen, passen deze eenvoudigere alternatieven voor ClickUp misschien beter.
6. Productive
In deze demo laat Stephan, die verantwoordelijk is voor klantensucces bij Productive, zien hoe je projecten beheert met behulp van taken op het platform.
Wat wordt behandeld:
- taken aanmaken, beschrijvingen toevoegen, mensen toewijzen, datums instellen en subtaken toevoegen
- Waarom duidelijke taakdetails en een overzichtelijke taakstructuur belangrijk zijn
- Aangepaste velden en weergaven om je manier van werken te personaliseren
Bonus: Een live Q&A aan het einde behandelt echte vragen van gebruikers, zoals het synchroniseren van taken met Outlook-agenda's, dynamische filters voor persoonlijke weergaven en toekomstige functiereleases.
Het beste voor: Bureaus en dienstverlenende teams die vertrouwd raken met de dagelijkse workflow van Productive.
Mijn mening: Ga meteen naar de Q&A. Echte vragen van gebruikers vertellen je meer over de ruwe randjes van een tool dan welke functierondleiding dan ook.
Als je Productive voor je bureau overweegt, begin dan met een overzicht van de prijzen van Productive en vergelijk het vervolgens met andere alternatieven voor Productive die zijn ontwikkeld voor dienstverlenende teams.
7. Zoho Projects
Presentator Stewart neemt Zoho Projects door, van registratie en accountinstellingen tot de basisstructuur van projecten.
Wat wordt behandeld:
- Aanpasbare dashboards en sjablonen voor terugkerende taken
- Integraties met andere Zoho-apps, zoals Zoho CRM
- Gebruikers toevoegen, machtigingen beheren en Kanban-borden gebruiken
- Een overzicht van de gratis, Premium- en Enterprise-abonnementen
Wat opviel: Elk Zoho-product heeft een gratis abonnement, zodat kleine teams het kunnen proberen zonder zich vast te leggen.
Het beste voor: Kleine teams, en vooral iedereen die al andere Zoho-apps gebruikt.
Mijn mening: Als je bedrijf al op Zoho draait, maken de integraties alleen al dit product een serieuze overweging waard.
Lees onze gids over de prijzen van Zoho Projects om precies te zien wat je bij elk abonnement krijgt. Als je nog geen deel uitmaakt van het Zoho-ecosysteem, kunnen deze alternatieven voor Zoho Projects mogelijk beter integreren met je huidige technische omgeving.
8. Quickbase
Deze demo begint met het instellen van een gratis proefversie van Quickbase en laat vervolgens zien hoe je je eigen app voor projectbeheer bouwt.
Wat aan bod komt:
- Een app bouwen vanuit een sjabloon, vanaf nul of door een spreadsheet of Lucidchart te importeren
- Taken, documenten en uitgaven aan elkaar koppelen in een praktisch projectvoorbeeld
- Apps aanpassen met velden, tabellen en relaties, zoals het bijhouden van voltooide versus afgewezen projecten
- Gegevens toevoegen, gebruikers beheren en rollen toewijzen
Ideaal voor: Teams met specifieke processen waarvoor kant-en-klare tools niet geschikt zijn.
Mijn mening: Quickbase is minder een kwestie van "meteen aan de slag" en meer van "bouw het op jouw manier". Geweldig als je iemand hebt die graag bouwt. Minder geweldig als dat niet het geval is.
Aangepaste apps kunnen duur worden naarmate je opschaalt, dus bekijk vroegtijdig de prijzen van Quickbase. Als je eigen tool bouwen meer werk klinkt dan waarvoor je je hebt aangemeld, probeer dan in plaats daarvan een van deze kant-en-klare alternatieven voor Quickbase.
9. Quire
Deze review van Quire behandelt de belangrijkste functies en laat zien hoe het zich verhoudt tot andere opties.
Wat aan bod komt:
- Taken en subtaken maken en deze in projecten organiseren
- Voortgang bijhouden met statussen en percentages
- Taken vastpinnen, aan borden toevoegen en bestanden bijvoegen
- Tags, activiteiten bijhouden en startdatums, allemaal in het gratis abonnement
Ideaal voor: Individuen en kleine teams die degelijk taakbeheer willen zonder prijskaartje.
Mijn mening: Veel functionaliteit voor een gratis dienst. Zeker het bekijken waard voordat je betaalt voor iets uitgebreiders dan je nodig hebt.
Benieuwd wat je krijgt als je overstapt van het gratis abonnement? In onze uitleg over de prijzen van Quire zie je wat elke betaalde abonnementsvorm toevoegt.
10. Miro
Deze korte introductie tot Miro behandelt de vijf basisvaardigheden die je nodig hebt om je weg te vinden op een bord.
De vijf vaardigheden:
- In elke richting over het bord navigeren
- In- en uitzoomen, met tips voor gebruikers van een trackpad en muis
- Plaknotities bewerken met een dubbelklik
- Objecten zoals plaknotities en afbeeldingen verplaatsen door erop te klikken en ze te slepen
- De functie "Hand opsteken" gebruiken om tijdens een sessie een signaal aan de begeleider te geven
Bonus: Zo maak je acties ongedaan met de knop of sneltoetsen.
Ideaal voor: Iedereen die nieuw is met Miro of een team voorbereidt op hun eerste workshop.
Mijn mening: Basiskennis? Ja. Maar als je ooit een workshop hebt gegeven waarbij de helft van de zaal de plaknotities niet kon vinden, wil je dat iedereen dit eerst bekijkt.
Als het idee van een online whiteboard je aanspreekt, maar Miro niet helemaal geschikt is, bekijk dan deze alternatieven voor Miro voor workshops op afstand en brainstormsessies.
11. FigJam
Presentator Charli geeft een rondleiding door FigJam die geschikt is voor beginners, met onder andere markeerstiften, tekstmarkeerstiften en vormen om visuele elementen op het canvas te tekenen en aan te passen.
Wat opviel:
- Eenvoudige flows en sitemaps, met vormen die je kunt verbinden en aanpassen terwijl je bezig bent
- Samenwerkingsfuncties: opmerkingen, chatten met de cursor, audiogesprekken en plaknotities
- Kleurgecodeerde plaknotities met naamlabels, zodat je kunt zien wie wat heeft bijgedragen
Ideaal voor: Ontwerp- en productteams die een ruimte nodig hebben voor wireframing, brainstormen en teamcommunicatie.
Mijn mening: Charli noemt het een essentieel onderdeel van haar ontwerpproces. Als je team al volledig in Figma werkt, is FigJam een gemakkelijke keuze.
Betaal je al voor Figma? Bekijk de prijzen van FigJam om te zien hoe het binnen je huidige abonnement past. Voor teams buiten de Figma-wereld bieden deze FigJam-alternatieven vergelijkbare samenwerkingsfuncties voor digitaal whiteboarden.
12. Jira
Dit overzicht van Jira begint met het gratis abonnement en het instellen van een account bij Atlassian en behandelt daarna de basisprincipes van projectbeheer.
Wat komt aan bod:
- Een project maken: het een naam geven, een sjabloon kiezen en teamleden toevoegen
- Taken instellen (Jira noemt ze "issues"), ze toewijzen en labels toevoegen
- Werk van "In uitvoering" naar "Gereed" verplaatsen voor een duidelijk overzicht van de voortgang van een sprint
- Navigeren door het dashboard, de filters en de projectinstellingen
- Automatiseringsregels voor repetitieve taken
Ideaal voor: Software- en agileteams die Jira nog niet kennen.
Mijn mening: Dit is een introductie, geen diepgaande behandeling. Gebruik het om te bepalen of Jira een grondige proefperiode waard is, niet om te beslissen of je het bedrijfsbreed moet invoeren.
Het gratis abonnement is een goed startpunt, maar de kosten lopen op naarmate je team groeit. Bekijk daarom de prijzen van Jira voordat je opschaalt. Als je team niet uitsluitend op software is gericht, zijn deze Jira-alternatieven wellicht gemakkelijker voor niet-technische teamleden.
13. Asana
Presentator Meredith introduceert Asana, een van de populairste cloudgebaseerde projectbeheertools die er zijn.
Wat opviel:
- Taakbeheer vormt de kern: taken toevoegen, deadlines instellen, ze toewijzen en groeperen in projecten
- Meerdere weergaven (borden, lijsten, tijdlijnen en kalenders), zodat iedereen op zijn eigen manier kan werken
- Aangepaste velden en sorteeropties voor kortlopende en doorlopende projecten
- Formulieren voor het verzamelen van taken, goedkeuringsworkflows en afbeeldingsannotaties die feedback in subtaken omzetten
- Uitgebreide rapportage
Let op: De samenwerkingsfuncties zijn vrij beperkt.
Ideaal voor: Teams die een veelzijdige, breed toegepaste tool willen met een geleidelijke leercurve.
Mijn mening: De formulieren en goedkeuringen van Asana behoren stilletjes tot de beste functies. Als je verdrinkt in "snelle verzoeken" via Slack, let dan vooral op dat onderdeel.
Functies zoals formulieren en goedkeuringen zijn beschikbaar in hogere abonnementen. Vergelijk daarom de prijsplannen van Asana met de functies die je nodig hebt. Als je sterkere ingebouwde samenwerking wilt, vergelijk dan deze Asana-alternatieven.
Welke vragen stel je tijdens een demonstratie van projectbeheersoftware?
Opgenomen demonstraties zijn ideaal om je lijst in te korten. Maar zodra je een live demonstratie met een leverancier inplant, verandert het doel: je bekijkt niet langer alleen een tool, je interviewt die.
Dit is het punt met live demonstraties. De verkoper heeft deze exacte rondleiding tientallen keren gegeven en elke klik is erop gericht de tool zo goed mogelijk te laten zien. Het is jouw taak om de verkoper van het ideale pad af te brengen en naar de realiteit van je team te leiden. Dit zijn de vragen die ik bij elke demonstratie zou stellen, plus waar je in de antwoorden op moet letten.
- "Kun je me laten zien hoe mijn team [een echt project van ons] in de tool zou uitvoeren?"
Stuur de leverancier vooraf een echt (of licht geanonimiseerd) project en vraag hen daarmee een demo te geven. Let op: de bereidheid om met jouw scenario te werken. Als ze steeds terugvallen op hun gepolijste voorbeeldproject, komt dat vaak doordat jouw workflow meer configuratie, omwegen of uitbreidingen vereist dan ze willen toegeven. - "Hoe ziet de onboarding er in de praktijk uit en hoe lang duurt het voordat mijn team het volledig gebruikt?"
Adoptie is waar de meeste implementaties van tools stilletjes mislukken. Let op: concrete details, zoals een benoemd onboardingcontact, een realistische tijdlijn in weken en training voor verschillende rollen. "Het is superintuïtief, je team heeft het zo onder de knie" is geen onboardingplan. - "Welke functies in deze demo zijn inbegrepen in het abonnement dat wij zouden nemen?"
Demo's worden meestal gegeven met het abonnement op het hoogste niveau. Let op: een duidelijk antwoord per abonnement. Als tijdregistratie, resourceplanning of rapportage betaalde uitbreidingen blijken te zijn, wil je dat nu weten en niet pas wanneer de eerste factuur binnenkomt. - "Hoe integreert het met [de tools die we dagelijks gebruiken]?"
Noem je daadwerkelijke toolset: Slack, Google Workspace, je CRM, je tijdregistratietool. Let op: of de integratie eigen is, door een derde partij is gebouwd of "mogelijk is via onze API". Vraag hen om de integratie live werkend te laten zien. Een logo op een integratiepagina zegt niets over de vraag of gegevens in beide richtingen worden gesynchroniseerd. - "Waar hebben teams zoals het mijne in de eerste paar maanden meestal moeite mee?"
Dit is mijn favoriete vraag, omdat vertegenwoordigers zich hier zelden op voorbereiden. Let op: een eerlijk, specifiek antwoord. Een vertegenwoordiger die echte knelpunten kan benoemen (en kan uitleggen hoe klanten die overwinnen) begrijpt het product. Iemand die zegt: "eerlijk gezegd, nergens mee" verkoopt, maar geeft geen advies. - "Kun je me laten zien wat een teamlid ziet, en niet alleen de beheerder- of projectmanagerview?"
De tool moet werken voor de mensen die het werk uitvoeren, niet alleen voor degene die het beheert. Let op: hoeveel klikken een teamlid nodig heeft om zijn of haar taken te vinden, tijd te registreren en een status bij te werken. Als het voor hen omslachtig is, zullen ze het niet bijwerken en zijn je dashboards gebaseerd op fictie. Dat is nog belangrijker als je bijvoorbeeld een volledig informatiesysteem voor projectmanagement aanschaft, omdat elk portfoliorapport en elke resourceprognose afhankelijk is van de mensen op taakniveau die de informatie actueel houden. - "Als we vertrekken, hoe krijgen we onze gegevens eruit?"
Niemand praat graag over de breuk op de eerste date, maar je zou het wel moeten doen. Let op: een rechtuit antwoord over exportindelingen, wat inbegrepen is (opmerkingen, bijlagen, geschiedenis) en eventuele kosten. Vage antwoorden hier betekenen meestal dat overstappen pijnlijk zal zijn.
Word lid voor meer inzichten in projectmanagementsoftware
Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en cases, en maak contact met honderden andere digitale projectmanagers in Slack.
