10 beste productiviteitstools beoordeeld voor 2026

monday.com is een cloudgebaseerd projectmanagementplatform waarmee bedrijven taken, projecten en projectwerk kunnen beheren.

De automatiseringsmogelijkheden helpen ook om handmatig, repetitief werk te verminderen, zodat je meer gedaan krijgt. Onlangs sprak ik met Ken Sarmadi, een expert op het gebied van advies over projectmanagementsoftware. 'Automatiseringsfuncties in monday.com besparen teams tijd bij repetitieve taken,' zegt hij.

Waarom ik monday.com heb gekozen

Deze software is uitstekend geschikt voor het opbouwen van aangepaste workflows en takenlijsten en biedt een zeer flexibel en aanpasbaar platform om projecten visueel te plannen. Het platform biedt de veelzijdigheid om takenlijsten te maken, de voortgang bij te houden, deadlines in te stellen en in realtime samen te werken, wat ook helpt om de communicatie en transparantie te verbeteren. 

Ik waardeer de visuele en intuïtieve interface, die ervoor zorgt dat alle teamleden op één lijn zitten en de productiviteit helpt te verbeteren. Ik merk ook dat het helpt om tijdverspilling in vergaderingen en bij opvolging te verminderen, waardoor processen met meerdere stappen georganiseerd en beheersbaar worden. Dit niveau van organisatie en efficiëntie kan een aanzienlijke, positieve impact hebben op de productiviteit en doorvoer van teams.

Belangrijkste functies van monday.com

Naast projectplanning biedt monday.com een reeks andere functies die de productiviteit en samenwerking binnen je team helpen verbeteren.

• Dashboards: Deze bieden een uitgebreid overzicht van je projecten en laten je de voortgang, deadlines en teamprestaties in realtime volgen.
• Automatiseringen: Je kunt repetitieve taken automatiseren om tijd te besparen en handmatige fouten te verminderen. Dit helpt je team ook om zich op meer strategische activiteiten te richten.
• Mobiele toegang: Je kunt je projecten onderweg beheren en ervoor zorgen dat jij en je team overal verbonden en productief blijven.
• Tijdregistratie: Hiermee kun je bijhouden hoeveel tijd aan taken wordt besteed om de productiviteit beter te beheren.

Integraties van monday.com

Integraties zijn onder andere beschikbaar met Slack, Google Drive, Docusign, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello en Dropbox.

Wrike is cloudgebaseerde projectmanagementsoftware waarmee teams online kunnen samenwerken en projecten kunnen beheren.

Onlangs sprak ik met Danilo Coviello, de oprichter van Espresso Translations, over het gebruik van Wrike door zijn team, en dan met name over de functie voor mobiele meldingen en hoe nuttig die is voor teamleden in verschillende tijdzones. 'Nu krijgt onze vertaler in Azië midden op de dag een melding, niet om 3 uur 's nachts,' zegt hij. Dit heeft een enorme impact gehad op de productiviteit. 'De vorige maand werden 23 projecten eerder afgerond ... doordat teamleden ter plekke nieuwe opdrachten konden aannemen,' legt hij uit.

Waarom ik voor Wrike koos

Ik koos voor Wrike vanwege de controle- en goedkeuringsmodule. Deze biedt een gecentraliseerd platform voor het beoordelen, bewerken en goedkeuren van digitale content, zoals afbeeldingen, documenten, video's enzovoort, wat ik erg handig vind. Teamleden kunnen er eenvoudig hun werk ter beoordeling indienen, terwijl managers en andere teamleden rechtstreeks op het document feedback kunnen geven. Hierdoor zijn lange e-mailwisselingen of afzonderlijke feedbackdocumenten minder nodig. 

Deze functie bespaart me niet alleen tijd, maar vermindert ook miscommunicatie en zorgt ervoor dat iedereen op één lijn blijft. Dit leidt tot snellere besluitvorming en een betere algehele productiviteit.

Belangrijkste functies van Wrike

Naast mogelijkheden voor controle en goedkeuring biedt Wrike nog een reeks andere functies die de productiviteit van teams verder verhogen.

• AI-automatisering: Je kunt terugkerende taken automatiseren, zodat je team zich zonder handmatige tussenkomst op belangrijkere projecten kan concentreren.
• Aanpasbare projectweergaven: Hiermee kun je meerdere weergaven gebruiken, zoals een agenda, bord, tabel en Gantt-diagram, om projecten volgens de voorkeuren van je team te visualiseren en te beheren.
• Resource- en tijdbeheer: Je kunt werklastgrafieken gebruiken om resources efficiënt toe te wijzen en tijd bij te houden, zodat projecten volgens planning verlopen.
• Geavanceerde rapportage en analyses: Je krijgt aangepaste dashboards en realtime rapporten waarmee je prestaties kunt volgen en weloverwogen beslissingen kunt nemen.

Wrike-integraties

Integraties zijn onder andere QuickBooks, Microsoft OneDrive, Microsoft SharePoint, Google Drive, Zoom, MediaValet en Miro.

DeskTime is een hulpmiddel voor het automatisch bijhouden van tijd en de productiviteit van medewerkers, dat het gebruik van apps en URL's monitort, projecturen bijhoudt en productiviteitsrapporten voor individuen en teams genereert.

Voor wie is DeskTime het meest geschikt?

DeskTime is geschikt voor managers en teamleiders die leidinggeven aan externe of hybride teams en inzicht nodig hebben in hoe werkuren daadwerkelijk worden besteed.

Waarom ik voor DeskTime heb gekozen

Ik heb DeskTime aan mijn favorieten toegevoegd omdat het offline activiteiten bijhouden op een manier verwerkt die de meeste hulpmiddelen voor tijdregistratie niet bieden. Wanneer een teamlid zijn computer verlaat, verschijnen er automatisch gaten voor inactiviteit in de tijdlijn. Deze gaten kunnen vervolgens worden toegewezen als offline tijd met een beschrijving van de activiteit, en beheerders kunnen goedkeuring verplicht stellen voordat die tijd meetelt voor het totaal van de dag. Ook de synchronisatie met Google Agenda en Outlook Agenda bevalt me, omdat hiermee gaten voor inactiviteit automatisch worden gevuld met geplande vergaderingen, zodat je team niet elk uur buiten beeld handmatig hoeft te registreren.

Belangrijkste functies van DeskTime

• Automatische tijdregistratie: Begint met registreren zodra de desktopapp geopend is en registreert actieve werktijd zonder handmatige invoer.
• Bijhouden van documenttitels: Registreert de titels van geopende documenten naast appgegevens, zodat je precies kunt zien waaraan iemand op een bepaald moment werkte.
• Projecttijdregistratie: Hiermee kunnen teamleden geregistreerde tijd toewijzen aan specifieke projecten en taken voor nauwkeurige rapportage van projectkosten en -uren.
• Schermafbeeldingen: Maakt met vaste tussenpozen schermafbeeldingen om beheerders tijdens actieve werkuren een visueel beeld te geven van wat er op het scherm staat.

Integraties van DeskTime

DeskTime biedt een kleine set native integraties, waaronder Google Agenda, Outlook Agenda, Trello, GitLab, Asana en Jira, en kan worden gekoppeld aan Zapier. Er is ook een API beschikbaar voor aangepaste integraties.

Zapier is een automatiseringsplatform waarmee je meer dan 8.000 apps kunt verbinden om je workflows te automatiseren zonder code te schrijven. Of je nu repetitieve taken wilt vereenvoudigen of de productiviteit van je team wilt verhogen, Zapier biedt een manier om aangepaste automatiseringen te maken die zijn afgestemd op je specifieke behoeften.

Waarom ik voor Zapier heb gekozen

Ik heb voor Zapier gekozen vanwege de mogelijkheid om workflows te automatiseren via uitgebreide app-integraties, wat erg nuttig is om de productiviteit te verhogen. Je kunt aangepaste automatiseringen maken die repetitieve taken elimineren, zodat je team zich kan richten op zinvoller werk.

Met de workflows met meerdere stappen van het platform kun je verschillende acties in apps aan elkaar koppelen en complexe automatiseringen maken zonder ook maar één regel code te hoeven schrijven. De AI-tools van Zapier, zoals AI-workflows en AI-agents, helpen je nog geavanceerdere automatiseringen op te zetten en je processen te optimaliseren.

Belangrijkste functies van Zapier

Zapier biedt ook verschillende andere belangrijke functies die je kunnen helpen de productiviteit van je team te verbeteren.

• Zapier-tabellen: Met deze functie kun je databases zonder code maken, zodat je je gegevens eenvoudig kunt beheren en in je workflows kunt integreren.
• Probleemoplossing met AI: Met door AI gegenereerde instructies kun je fouten in je automatiseringen snel oplossen voor een soepelere werking en minder uitvaltijd.
• Testrecords wijzigen: Met deze functie kun je aangepaste testrecords rechtstreeks bewerken en maken om het testen en verfijnen van workflows te stroomlijnen.
• Gegevensbronnen voor AI-chatbots: Je kunt statische tekstbestanden uploaden en reacties van AI-chatbots aanpassen zonder code te hoeven schrijven. Dit helpt de mogelijkheden voor klantinteractie te verbeteren.

Zapier-integraties

Tot de integraties behoren Salesforce, HubSpot, Slack, ChatGPT, Microsoft Dynamics, Microsoft Teams, Zendesk, Jira, Google Sheets, Shopify, Gmail en Mailchimp.

Notion is een flexibele werkruimte-app waarmee je je werk (taken, gewoonten, doelen, notities) kunt organiseren in een systeem dat voor jou werkt. De app geeft je hulpmiddelen om bij te houden wat je wilt bereiken, je voortgang te meten en gaandeweg aanpassingen te doen.

Waarom ik voor Notion heb gekozen

Ik heb voor Notion gekozen omdat het functies biedt waarmee je controle houdt over je persoonlijke werkstromen en je kunt richten op wat belangrijk is. Zo kan de tool voor AI-vergadernotities je vergaderingen transcriberen, samenvatten en actiepunten eruit halen, zodat je niets mist van wat er is besproken.

Ook kun je met zoeken in bedrijfsgegevens (met onderzoeksmodus en AI-connectoren) snel eerdere notities, documenten of informatie uit andere apps die je gebruikt vinden, zodat je niet door een rommelige omgeving hoeft te zoeken. Met de tools van Notion voor persoonlijke productiviteit kun je dagelijkse planners en takenlijsten maken, doelen bijhouden en taken ordenen op prioriteit of vervaldatum, zodat je op het werk op koers blijft.

Belangrijkste functies van Notion

Notion biedt verschillende andere productiviteitsfuncties waarmee je meer gedaan kunt krijgen.

• Aanpasbare werkruimten: Je kunt volledig gepersonaliseerde werkomgevingen maken met flexibele pagina- en blokstructuren om je werkruimte af te stemmen op je specifieke behoeften en voorkeuren.
• Geavanceerde databases: De databases van Notion beschikken over filtermogelijkheden en functies voor relationele koppelingen, waardoor je informatie eenvoudiger efficiënt kunt organiseren en terugvinden.
• Samenwerking in realtime: Jij en je team kunnen naadloos samenwerken en ervoor zorgen dat iedereen op één lijn blijft.
• Weergaven voor taakbeheer: Notion biedt verschillende weergaven, zoals takenlijsten en Kanban-borden, om je te helpen taken en projecten effectief te beheren.

Integraties van Notion

Integraties omvatten Slack, Google Drive, GitHub, Jira, Asana, Figma, Dropbox, Trello, Microsoft Teams, Google Workspace en OneDrive.

Google Drive is een cloudopslagdienst waarmee je vanaf elk apparaat bestanden kunt uploaden, opslaan, delen en organiseren. Je hebt rechtstreeks vanuit Drive toegang tot Google Documenten, Spreadsheets, Presentaties, Microsoft Office-bestanden, pdf's en vele andere bestandstypen.

Waarom ik Google Drive heb gekozen

Ik heb Google Drive gekozen omdat het teams helpt sneller te werken dankzij realtime samenwerking en een slimme organisatie van bestanden. Je kunt tegelijkertijd bestanden bewerken, opmerkingen met actiepunten achterlaten en gesprekken op het bestand zelf gericht houden. Drive ondersteunt meer dan 100 bestandstypen, waaronder Microsoft Office-bestanden, dus je hoeft niets te converteren. Het gebruikt ook AI om de meest relevante bestanden op basis van je recente activiteit naar voren te brengen en laat je wijzigingen in de loop der tijd volgen met versiegeschiedenis, zodat je indien nodig altijd oudere versies kunt herstellen.

Belangrijkste functies van Google Drive

Naast realtime samenwerking biedt Google Drive tal van andere functies om de productiviteit te verhogen.

• Offline toegang: Je kunt aan je documenten blijven werken, zelfs zonder internetverbinding, zodat je productiviteit ononderbroken blijft.
• Machtigingen voor het delen van bestanden: Je bepaalt wie je bestanden kan bekijken, erop kan reageren of ze kan bewerken, wat helpt om de beveiliging en efficiënte samenwerking te handhaven.
• Geavanceerd zoeken: Hiermee kun je snel bestanden vinden met behulp van trefwoorden en filters, zodat je tijd en moeite bespaart bij het beheren van bestanden.
• Geavanceerde beveiligingsfuncties: Je kunt je gegevens beschermen en met een gerust gevoel werken dankzij versleuteling en tweefactorauthenticatie.

Google Drive-integraties

Integraties zijn beschikbaar via de Google Drive API.

Kintone is een cloudgebaseerd platform waarmee bedrijven aangepaste applicaties voor gegevensbeheer kunnen maken. Het biedt functies voor databaseapplicaties, samenwerking, workflowautomatisering en rapportage.

Waarom ik voor Kintone koos

Het platform was voor mij een gemakkelijke keuze omdat niet-technische gebruikers hiermee hun eigen applicaties kunnen bouwen en beheren via een interface met slepen-en-neerzetten, zonder programmeerkennis. Hoewel het geen kant-en-klare oplossing is, vind ik dat de aanpassingsmogelijkheden voor projectgerelateerde apps de productiviteit van je team kunnen verbeteren door alleen weer te geven wat nodig is.

Je kunt workflows automatiseren, gedetailleerde rapporten genereren en de voortgang van projecten effectief volgen. Het zorgt voor transparantie en een efficiënte afhandeling van taken, waardoor het naar mijn mening een ideaal hulpmiddel is voor uitgebreid projectmanagement.

Belangrijkste functies van Kintone

Kintone biedt ook een reeks andere functies waarmee je team efficiënter kan werken.

• Taakbeheer: Je kunt taken maken en toewijzen, deadlines instellen en de voortgang volgen, en er bovendien voor zorgen dat iedereen op één lijn blijft met de projectdoelen.
• Aanpasbare dashboards: Je kunt dashboards aanpassen om de meest relevante informatie en statistieken weer te geven en een duidelijk overzicht van de activiteiten van je team te krijgen.
• Ingebouwde samenwerkingstools: De chatwanden en vermeldingen in records van Kintone maken naadloze communicatie mogelijk binnen de context van specifieke taken of projecten.
• Gegevensbeheer: Je kunt gegevens organiseren, doorzoeken en visualiseren via aanpasbare rapporten en grafieken, waardoor informatie gemakkelijk toegankelijk is.

Kintone-integraties

Integraties zijn onder andere beschikbaar met Slack, Outlook, Dropbox, Box, Formstack, Zendesk en Zapier.

Asana is een tool voor werkbeheer waarmee je taken, projecten en werkdoelen kunt bijhouden. Het biedt manieren om te organiseren wat er moet gebeuren (en door wie), afhankelijkheden in te stellen zodat je weet wat eerst moet gebeuren, en je plannen visueel in kaart te brengen.

Waarom ik voor Asana heb gekozen

Ik vind het prettig hoe duidelijk het dagelijkse taken aan grotere doelen koppelt, zodat je gefocust blijft op resultaten in plaats van alleen op activiteit. Je kunt werkitems koppelen aan bedrijfsdoelstellingen, werk plannen met tijdlijn- of bordweergaven en afhankelijkheden definiëren om taken in de juiste volgorde te laten verlopen.

Functies zoals mijlpalen helpen grote projecten op te delen, terwijl functies voor resourcebeheer je in staat stellen werkbelastingen bij te houden. Met dashboards kun je de voortgang van projecten monitoren, zodat je team zich snel kan aanpassen wanneer prioriteiten verschuiven.

Belangrijkste functies van Asana

Asana biedt ook verschillende andere functies die je kunnen helpen de productiviteit en organisatie binnen je projecten te verbeteren.

• Workflowautomatisering: Je kunt routinetaken en -processen automatiseren om tijd te besparen en consistentie in de uitvoering van projecten te behouden.
• Weergaven: Asana biedt verschillende weergaven voor taken, inboxen, lijsten en agenda's, zodat je werk efficiënt kunt beheren en prioriteren op basis van je voorkeuren.
• Mobiele toegankelijkheid: Asana biedt mobiele apps voor iOS en Android, zodat je onderweg taken en projecten kunt beheren en productief blijft, ook wanneer je niet aan je bureau zit.
• Beheer en beveiliging: Je kunt teaminstellingen en machtigingen beheren om de privacy van gegevens te waarborgen en veilige toegang voor alle gebruikers te bieden.

Asana-integraties

Integraties omvatten Slack, Google Drive, Zapier, Jira, Microsoft Teams, Everhour, Dropbox, Mailchimp, Microsoft Office 365, Salesforce, Google Calendar en Power BI.

Evernote is een veelzijdige app voor het maken van notities waarmee je al je notities, taken en planningen op één plek kunt organiseren. De app is ontworpen om de productiviteit te verhogen door een reeks hulpmiddelen te bieden die het beheren van informatie eenvoudiger en efficiënter maken.

Waarom ik voor Evernote heb gekozen

Ik heb voor Evernote gekozen vanwege de krachtige functies voor het maken van notities en de webclipper, waarmee je online-inhoud rechtstreeks in je notities kunt opslaan. Dit is ontzettend handig wanneer je onderzoek doet of informatie uit verschillende bronnen verzamelt. Daarnaast biedt Evernote geavanceerde zoekmogelijkheden, zodat je snel informatie in je notities, afbeeldingen en documenten kunt vinden. Hierdoor besteed je minder tijd aan zoeken en meer tijd aan productief werken.

Een andere reden om Evernote geweldig te vinden, zijn de AI-gestuurde functies zoals transcriptie en tekst-naar-spraak. Deze functies zijn ontworpen om repetitieve taken te automatiseren en het gemakkelijker te maken om je informatie vast te leggen en te beheren.

Belangrijkste functies van Evernote

Evernote biedt ook een reeks andere functies die je kunnen helpen de productiviteit en organisatie te verbeteren.

• Documenten scannen: Hiermee kun je fysieke documenten digitaliseren, zodat je belangrijke papieren gemakkelijk overal kunt opslaan en openen.
• Sjablonen: Je hebt toegang tot verschillende vooraf ontworpen sjablonen om snel notities, vergaderagenda's en projectplannen op te stellen.
• Taakbeheer: Je kunt al je taken op één plek georganiseerd houden, zodat jij en je team taken en deadlines efficiënt kunnen bijhouden.
• Agenda-integratie: Je kunt Evernote synchroniseren met je Google Agenda om planningen en afspraken te beheren en je verplichtingen goed bij te houden.

Integraties van Evernote

Integraties zijn onder andere Google Agenda, Google Drive, Gmail, Slack en Microsoft Outlook.

Microsoft Teams is een digitale werkruimte die chat, vergaderingen, bestanden delen en taakbeheer op één plek samenbrengt. Het is ontworpen om realtime communicatie te ondersteunen en tegelijkertijd ruimte te bieden voor asynchroon werk, zodat teams projecten vooruit kunnen helpen zonder voortdurend online te zijn.

Waarom ik voor Microsoft Teams heb gekozen

Ik vind het prettig dat het hybride samenwerking ondersteunt met tools die samenwerking op afstand en op kantoor als één geheel laten aanvoelen. Je kunt speciale kanalen maken voor gerichte teamcommunicatie, documenten rechtstreeks in chats of vergaderingen delen en live samen bewerken, en cloudopslag gebruiken om alles toegankelijk te houden, ongeacht waar iemand werkt. De AI-gestuurde vergaderfuncties, zoals live transcriptie, het vastleggen van actiepunten en een intelligente samenvatting, helpen mensen ook op één lijn te blijven als ze een vergadering missen.

Belangrijkste functies van Microsoft Teams

Microsoft Teams biedt verschillende andere mogelijkheden die de productiviteit van je team kunnen verbeteren.

• Integratie met Microsoft 365: Teams maakt naadloos verbinding met Microsoft 365-apps zoals Word en Excel, zodat je rechtstreeks binnen het platform aan documenten kunt werken.
• Realtimecommunicatie: Met de functie voor chatberichten kun je snel overleggen en feedback geven, waardoor er minder behoefte is aan lange e-mailgesprekken.
• Mobiele toegankelijkheid: Met de mobiele app kunnen jij en je team onderweg samenwerken en ook buiten kantoor productief blijven.
• Veilige samenwerking: Dit biedt aanpasbare privacyinstellingen en geavanceerde beveiligingsmaatregelen om gevoelige informatie van je organisatie te beschermen.

Integraties van Microsoft Teams

Integraties omvatten Zoom, Cisco Webex Meetings, Lucidchart, Trello, Bonus.ly, Fireflies.ai, ScrumGenius en Microsoft Dynamics 365.