13 demo’s van projectmanagementsoftware om de beste oplossing te vinden

Noteer voordat je op afspelen drukt drie dingen:

1. De functies die je absoluut nodig hebt. Overzichten van middelen? Tijdregistratie? Gantt-diagrammen? Weet wat voor jou doorslaggevend is.
2. Je integraties. Als de tool niet kan communiceren met de tools waarin je team dagelijks werkt, wordt het een eenzame tool.
3. Wie de tool dagelijks zal gebruiken. Een tool waar je PM's dol op zijn maar waar je ontwerpers een hekel aan hebben, is een tool die niemand bijwerkt.

Met die lijst bij de hand kun je direct naar de demo's gaan die ertoe doen en de rest snel doornemen. En zodra je de keuze hebt beperkt, ga je vóór het boeken van een live demo met een leverancier naar het gedeelte met vragen aan het einde.

1. monday.com

Play Video

Hermann Fink van DPM stelt monday.com grondig op de proef, van de introductie tot de belangrijkste PM-functies: taakbeheer, samenwerking, tijdregistratie, documentbeheer en middelenallocatie.

Wat opviel:

• Realtime updates binnen taken houden gesprekken gekoppeld aan het werk
• Visuele feedback op bijlagen, zodat beoordelingen niet in een aparte e-mailthread plaatsvinden
• Flexibel genoeg om zich aan ongebruikelijke werkstromen aan te passen

Let op:

• Een steile leercurve en soms onhandige navigatie
• Taken en subtaken die niet helemaal met elkaar verbonden zijn zoals je zou verwachten

Het meest geschikt voor: Teams met unieke werkstromen die bereid zijn tijd te investeren in de configuratie. Wil je een oplossing die direct werkt, lees dan verder.

Mijn oordeel: monday.com beloont het team dat de tool goed configureert. Als niemand in je team tijd heeft om de "monday-persoon" te zijn, houd daar dan rekening mee voordat je de tool aanschaft.

Weet je niet zeker of de leercurve van monday.com de moeite waard is voor je team? Vergelijk de tool dan met deze alternatieven voor monday.com die eenvoudiger aan de praat te krijgen zijn.

2. Smartsheet

Play Video

Deze DPM-beoordeling van Smartsheet behandelt schaalbaarheid, geavanceerde rapportage, beveiliging en de lange lijst met app-integraties. Ook automatisering, werkbeheer en portfoliomanagement van projecten komen aan bod.

Wat opviel:

• Sterke automatisering en rapportage voor teams die volledig op data werken
• Portfoliomanagement dat meegroeit naarmate je projecten toevoegt
• Uitgebreide integraties

Let op:

• Handmatig vernieuwen om updates te zien (ja, in dit decennium)
• Extra kosten voor geavanceerde functies
• Een verborgen activiteitenlogboek
• Een steile leercurve als je niet al gewend bent om met spreadsheets te werken

Het meest geschikt voor: Kleine bedrijven, HR, verkoop en retailmanagement. Minder geschikt voor basistakenbeheer, agile ontwikkeling of socialemediaprojecten.

Mijn oordeel: Als je team al in rijen en kolommen denkt, voelt Smartsheet als thuiskomen. Als ze kreunen bij het zien van een spreadsheet, voelt het als huiswerk.

Omdat geavanceerde functies extra kosten, is het de moeite waard om de prijsplannen van Smartsheet te bekijken voordat je proefperiode afloopt. Als het spreadsheetformaat niet goed werkt, bieden deze alternatieven voor Smartsheet andere manieren van werken en meer opties voor groeiende teams.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Hive

Play Video

Hermann is terug met een rondleiding door de belangrijkste functies van Hive, waaronder ingebouwde chat, tijdregistratie en een weergave voor resourcebeheer met slepen-en-neerzetten en plaatsvervangende resources.

Wat viel op:

• Door AI gegenereerde projectsjablonen die op basis van een kleine hoeveelheid input een gedetailleerd plan opstellen
• Een van de beste onboardingervaringen die Hermann heeft gezien, met een checklist en Hive University voor ondersteuning
• Een resourceweergave die echt eenvoudig te gebruiken is

Let op:

• Geen miniaturen van bestanden in de documentbeheerder
• Urenstaten en resourceplanning kosten extra voor gebruikers die geen bedrijfsabonnement hebben

Het meest geschikt voor: Teams die een tool willen die mensen snel kunnen leren gebruiken, zonder een week aan trainingssessies.

Mijn oordeel: Een eenvoudige onboarding wordt onderschat. De tool die je team in één middag kan leren gebruiken, is beter dan de "krachtigere" tool die ze nooit volledig gaan gebruiken.

Omdat urenstaten en resourceplanning bij sommige abonnementen add-ons zijn, kun je de prijzen van Hive bekijken om te zien wat je team daadwerkelijk zou betalen. Je kunt ook enkele alternatieven voor Hive vergelijken die deze functies standaard bieden.

4. Wrike

Play Video

Hermann bespreekt de belangrijkste functies van Wrike: samenwerkingstools, ingebouwde tijdregistratie, werklastweergaven voor resourcebeheer en taaktoewijzing, plus PMO-mogelijkheden zoals document- en portfoliobeheer.

Wat viel op:

• Een overzichtelijke, aanpasbare interface die je niet bedelft onder de eigen functies
• Meer dan 400 integraties
• Een eenvoudig onboardingproces, met handleidingen en video's die in de interface zijn ingebouwd
• Eenvoudig taken aanmaken en beheren

Let op:

• Af en toe storingen in de Gantt-diagramweergave

Het meest geschikt voor: Teams die veel slagkracht nodig hebben, maar toch een interface willen die toegankelijk aanvoelt.

Mijn oordeel: Als je sterk afhankelijk bent van Gantt-diagrammen, vraag de leverancier dan tijdens een live demo rechtstreeks naar deze storingen.

Als Gantt-diagrammen centraal staan in je planning, kan het de moeite waard zijn om alternatieven voor Wrike met sterkere tijdlijnweergaven te vergelijken voordat je een beslissing neemt.

5. ClickUp

Play Video

Deze DPM-demo behandelt ClickUp, dat documentbeheer, professionele dienstverlening, samenwerking en projecttracking samenbrengt in één platform.

Wat viel op:

• Uitgebreide aanpassingsmogelijkheden
• Een freemium-model, plus functies voor facturering
• Een werkbalk voor bulkacties waarmee het bijwerken van veel taken moeiteloos wordt
• Geschikt voor een brede mix van gebruikers: agile teams, HR, externe medewerkers en freelancers

Let op:

• Soms trage prestaties
• Beperkingen op het gebruik van Gantt-diagrammen in het gratis abonnement
• Er zijn zoveel functies dat het overweldigend kan aanvoelen, en de interface zal fans van een minimalistisch ontwerp niet aanspreken

Het meest geschikt voor: Teams die één tool willen waarmee ze (bijna) alles kunnen doen en die wat configuratie niet erg vinden.

Mijn mening: ClickUp is het Zwitserse zakmes onder de PM-tools. Zorg er wel voor dat je team de kurkentrekker echt nodig heeft voordat je ervoor betaalt.

Wil je zien hoe ver je met het gratis abonnement komt voordat je moet upgraden? Bekijk dan de prijsniveaus van ClickUp. En als al die functies overdreven aanvoelen, passen deze eenvoudigere alternatieven voor ClickUp misschien beter.

6. Productive

Play Video

In deze demonstratie laat Stephan, die bij Productive verantwoordelijk is voor klantensucces, zien hoe je projecten beheert met behulp van taken op het platform.

Wat wordt behandeld:

• Taken aanmaken, beschrijvingen toevoegen, personen toewijzen, datums instellen en subtaken toevoegen
• Waarom duidelijke taakdetails en een overzichtelijke taakstructuur belangrijk zijn
• Aangepaste velden en weergaven om je werkwijze te personaliseren

Bonus: Een live vraag-en-antwoordsessie aan het einde behandelt echte gebruikersvragen, zoals het synchroniseren van taken met Outlook-agenda's, dynamische filters voor persoonlijke weergaven en toekomstige functiereleases.

Het meest geschikt voor: Bureaus en dienstverlenende teams die vertrouwd raken met de dagelijkse workflow van Productive.

Mijn mening: Ga meteen naar de vraag-en-antwoordsessie. Echte gebruikersvragen vertellen je meer over de zwakke plekken van een tool dan welke rondleiding langs functies dan ook.

Als je Productive voor je bureau overweegt, begin dan met een uiteenzetting van de prijzen van Productive en vergelijk het daarna met andere alternatieven voor Productive die zijn ontwikkeld voor dienstverlenende teams.

7. Zoho Projects

Play Video

Presentator Stewart neemt Zoho Projects door, van registratie en accountinstellingen tot de basisstructuur van projecten.

Wat wordt behandeld:

• Aanpasbare dashboards en sjablonen voor terugkerende taken
• Integraties met andere Zoho-apps, zoals Zoho CRM
• Gebruikers toevoegen, machtigingen beheren en Kanban-borden gebruiken
• Een overzicht van de gratis, Premium- en Enterprise-abonnementen

Wat opviel: Elk Zoho-product heeft een gratis abonnement, zodat kleine teams het kunnen proberen zonder zich vast te leggen.

Het meest geschikt voor: Kleine teams, en vooral iedereen die al andere Zoho-apps gebruikt.

Mijn mening: Als je bedrijf al op Zoho draait, maken de integraties alleen al dit product het serieus bekijken waard.

Lees onze handleiding over de prijzen van Zoho Projects om precies te zien wat je bij elk abonnement krijgt. Als je nog geen deel uitmaakt van het Zoho-ecosysteem, kunnen deze alternatieven voor Zoho Projects mogelijk beter integreren met je huidige technologiestack.

8. Quickbase

Play Video

Deze demo begint met het instellen van een gratis proefversie van Quickbase en laat vervolgens zien hoe je je eigen app voor projectbeheer bouwt.

Wat aan bod komt:

• Een app bouwen vanuit een sjabloon, vanaf nul of door een spreadsheet of Lucidchart te importeren
• Taken, documenten en uitgaven aan elkaar koppelen in een praktisch projectvoorbeeld
• Apps aanpassen met velden, tabellen en relaties (zoals het bijhouden van voltooide versus afgewezen projecten)
• Gegevens toevoegen, gebruikers beheren en rollen toewijzen

Het beste voor: Teams met specifieke processen waarvoor kant-en-klare tools simpelweg niet geschikt zijn.

Mijn mening: Quickbase is minder iets van "oppakken en meteen gebruiken" en meer van "bouw het op jouw manier". Geweldig als je iemand hebt die het leuk vindt om dingen te bouwen. Minder geweldig als je die persoon niet hebt.

Aangepaste apps kunnen duur worden naarmate je opschaalt, dus bekijk de prijzen van Quickbase vroeg in het proces. Als je eigen tool bouwen meer werk klinkt dan waarvoor je je had aangemeld, probeer dan in plaats daarvan een van deze kant-en-klare alternatieven voor Quickbase.

9. Quire

Play Video

Deze beoordeling van Quire behandelt de belangrijkste functies en laat zien hoe het platform zich verhoudt tot andere opties.

Wat aan bod komt:

• Taken en subtaken maken en deze in projecten organiseren
• De voortgang bijhouden met statussen en percentages
• Taken vastzetten, aan borden toevoegen en bestanden bijvoegen
• Tags, activiteiten bijhouden en startdatums, allemaal in het gratis abonnement

Het beste voor: Individuen en kleine teams die degelijk taakbeheer willen zonder prijskaartje.

Mijn mening: Veel functionaliteit voor een gratis platform. Zeker het bekijken waard voordat je betaalt voor iets dat zwaarder is dan je nodig hebt.

Benieuwd wat je krijgt als je overstapt van het gratis abonnement? In ons overzicht van de prijzen van Quire zie je wat elk betaald niveau toevoegt.

10. Miro

Play Video

Deze korte introductie tot Miro behandelt de vijf basisvaardigheden die je nodig hebt om je weg te vinden op een bord.

De vijf vaardigheden:

1. In elke richting over het bord bewegen
2. In- en uitzoomen (met tips voor gebruikers van een trackpad en muis)
3. Plaknotities bewerken met een dubbelklik
4. Objecten zoals plaknotities en afbeeldingen verplaatsen door te klikken en te slepen
5. De functie "Hand opsteken" gebruiken om tijdens een sessie een signaal aan de begeleider te geven

Bonus: Acties ongedaan maken met de knop of sneltoetsen.

Het beste voor: Iedereen die nieuw is met Miro of een team voorbereidt op hun eerste workshop.

Mijn mening: Basis? Ja. Maar als je ooit een workshop hebt geleid waarin de helft van de deelnemers de plaknotities niet kon vinden, wil je dat iedereen dit eerst bekijkt.

Als het idee van een online whiteboard je aanspreekt, maar Miro niet helemaal geschikt is, bekijk dan deze alternatieven voor Miro voor workshops op afstand en brainstormsessies.

11. FigJam

Play Video

Presentator Charli geeft een gebruiksvriendelijke rondleiding voor beginners door FigJam, inclusief markeerstiften, accentueerstiften en vormen om visualisaties op het werkvlak te tekenen en aan te passen.

Wat opviel:

• Eenvoudige flows en sitemaps, met vormen die je kunt verbinden en aanpassen terwijl je werkt
• Samenwerkingsfuncties: opmerkingen, chatten met de cursor, audiogesprekken en plaknotities
• Plaknotities met kleurcodering en namen, zodat je kunt zien wie wat heeft bijgedragen

Het meest geschikt voor: ontwerp- en productteams die een ruimte nodig hebben voor het maken van wireframes, brainstormsessies en teamcommunicatie.

Mijn mening: Charli noemt het een belangrijk onderdeel van haar ontwerpproces. Als je team al in Figma werkt, is FigJam een voor de hand liggende keuze.

Betaal je al voor Figma? Bekijk dan de prijzen van FigJam om te zien hoe het binnen je huidige abonnement past. Voor teams buiten de Figma-wereld bieden deze alternatieven voor FigJam vergelijkbare mogelijkheden voor samenwerking op een digitaal whiteboard.

12. Jira

Play Video

Dit overzicht van Jira begint met het gratis abonnement en de accountinstellingen van Atlassian en behandelt daarna de basisprincipes van projectbeheer.

Wat komt aan bod:

• Een project aanmaken: het een naam geven, een sjabloon kiezen en teamleden toevoegen
• Taken instellen (Jira noemt ze "issues"), ze toewijzen en labels toevoegen
• Werk van "In uitvoering" naar "Gereed" verplaatsen voor een duidelijk overzicht van de voortgang van de sprint
• Navigeren door het dashboard, de filters en de projectinstellingen
• Automatiseringsregels voor repetitieve taken

Het meest geschikt voor: software- en agileteams die nog niet bekend zijn met Jira.

Mijn mening: Dit is een introductie, geen diepgaande behandeling. Gebruik het om te bepalen of Jira een uitgebreide proefperiode waard is, niet om te beslissen of je het organisatiebreed moet invoeren.

Het gratis abonnement is een goed startpunt, maar de kosten lopen op naarmate je team groeit. Bekijk daarom de prijzen van Jira voordat je opschaalt. Als je team niet uitsluitend op software is gericht, zijn deze alternatieven voor Jira mogelijk gemakkelijker voor niet-technische teamleden.

More Articles

• Tips voor het opbouwen van je Slack-profiel

13. Asana

Play Video

Presentator Meredith introduceert Asana, een van de populairste cloudgebaseerde projectbeheertools.

Wat opviel:

• Taakbeheer als kernfunctie: taken toevoegen, deadlines instellen, ze toewijzen en ze in projecten groeperen
• Meerdere weergaven (borden, lijsten, tijdlijnen en kalenders), zodat iedereen op zijn eigen manier kan werken
• Aangepaste velden en sorteeropties voor kortlopende en doorlopende projecten
• Formulieren voor het verzamelen van taken, goedkeuringsworkflows en afbeeldingsannotaties die feedback omzetten in subtaken
• Uitgebreide rapportage

Let op: De samenwerkingsfuncties zijn aan de eenvoudige kant.

Het meest geschikt voor: teams die een veelzijdige, breed toegepaste tool willen met een geringe leercurve.

Mijn mening: De intakeformulieren en goedkeuringen van Asana behoren stilletjes tot de beste functies. Als je overspoeld wordt door "snelle verzoeken" via Slack, let dan vooral op dat onderdeel.

Functies zoals formulieren en goedkeuringen zijn alleen beschikbaar in hogere abonnementen. Vergelijk daarom de prijsplannen van Asana met de functies die je nodig hebt. Als je sterkere ingebouwde samenwerkingsfuncties wilt, vergelijk dan deze alternatieven voor Asana.

Welke vragen stel je tijdens een demonstratie van projectbeheersoftware?

Opgenomen demonstraties zijn geweldig om je lijst in te korten. Maar zodra je een live demonstratie met een leverancier inplant, verandert het doel: je bekijkt niet langer alleen een tool, je onderwerpt die aan een interview.

Dit is het punt met live demonstraties. De verkoper heeft precies deze rondleiding al tientallen keren gegeven en elke klik is erop gericht de tool op zijn best te laten zien. Het is jouw taak om hem van het ideale pad af te brengen en naar de realiteit van je team te leiden. Dit zijn de vragen die ik bij elke demonstratie zou stellen, plus waar je in de antwoorden op moet letten.

1. "Kun je me laten zien hoe mijn team [een echt project van ons] in de tool zou uitvoeren?"
   Stuur de leverancier vooraf een echt (of licht geanonimiseerd) project en vraag hen daarmee een demonstratie te geven. Let op: of ze bereid zijn met jouw scenario te werken. Als ze steeds teruggaan naar hun gelikte voorbeeldproject, komt dat vaak doordat jouw workflow meer configuratie, omwegen of uitbreidingen vereist dan ze willen toegeven.
2. "Hoe ziet het inwerktraject er daadwerkelijk uit en hoe lang duurt het voordat mijn team de tool volledig gebruikt?"
   Adoptie is waar de meeste uitroltrajecten van tools stilletjes mislukken. Let op: concrete details, zoals een aangewezen contactpersoon voor het inwerktraject, een realistische planning in weken en training voor verschillende rollen. "Het is superintuïtief, je team heeft het zo onder de knie" is geen inwerkplan.
3. "Welke functies in deze demonstratie zijn inbegrepen in het abonnement dat wij zouden nemen?"
   Demonstraties worden meestal gegeven met het abonnement met de meeste functies. Let op: een duidelijk antwoord per abonnement. Als tijdregistratie, resourceplanning of rapportage betaalde uitbreidingen blijken te zijn, wil je dat nu weten en niet pas wanneer de eerste factuur binnenkomt.
4. "Hoe integreert het met [de tools die we dagelijks gebruiken]?"
   Noem je daadwerkelijke softwarestack: Slack, Google Workspace, je CRM, je tijdregistratietool. Let op: of de integratie ingebouwd is, door een derde partij is ontwikkeld of "mogelijk is via onze API". Vraag hen om live te laten zien dat het werkt. Een logo op een integratiepagina zegt niets over de vraag of gegevens in beide richtingen worden gesynchroniseerd.
5. "Waar hebben teams zoals het mijne in de eerste paar maanden meestal moeite mee?"
   Dit is mijn favoriete vraag, omdat vertegenwoordigers zich er zelden op voorbereiden. Let op: een eerlijk en specifiek antwoord. Een vertegenwoordiger die echte knelpunten kan benoemen (en kan uitleggen hoe klanten die overwinnen) begrijpt het product. Iemand die zegt "eerlijk gezegd, nergens mee" probeert iets te verkopen in plaats van advies te geven.
6. "Kun je me laten zien wat een teamlid ziet, en niet alleen de beheerdersweergave of projectmanagersweergave?"
   De tool moet werken voor de mensen die het werk uitvoeren, niet alleen voor degene die het beheert. Let op: hoeveel keer een teamlid moet klikken om zijn of haar taken te vinden, tijd te registreren en een status bij te werken. Als het voor hen omslachtig is, werken ze de tool niet bij en zijn je dashboards fictie.
7. "Als we vertrekken, hoe krijgen we onze gegevens eruit?"
   Niemand praat graag over de breuk op de eerste date, maar je zou het wel moeten doen. Let op: een duidelijk antwoord over exportindelingen, wat inbegrepen is (opmerkingen, bijlagen, geschiedenis) en eventuele kosten. Vage antwoorden hier betekenen meestal dat overstappen pijnlijk zal zijn.

Author's Tip

In mijn ervaring is het nuttig om ten minste één persoon mee te nemen die de tool dagelijks zal gebruiken, maar niet betrokken was bij de voorselectie. Diegene stelt de vragen waar je door je betrokkenheid bij de beslissing zelf niet aan denkt.

Word lid voor meer inzichten in projectmanagementsoftware

Wil je in contact komen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en praktijkvoorbeelden, en kom in Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.