13 demo di software per la gestione dei progetti per trovare la soluzione più adatta
Scegliere il giusto software per la gestione dei progetti può fare una grande differenza nel modo in cui il tuo team gestisce le scadenze, comunica e amministra le risorse. Tuttavia, trovare lo strumento migliore tra tutte le opzioni disponibili può essere difficile, soprattutto quando non puoi provare personalmente il software. È qui che entrano in gioco le demo dei software. Guardare le demo può aiutarti a vedere in azione qualsiasi software tu stia prendendo in considerazione, esplorarne le funzionalità e imparare dalle esperienze di altri utenti.
In questo articolo ho raccolto 13 demo diverse di alcuni dei migliori software per la gestione dei progetti presenti sul mercato, per aiutarti a fare una buona scelta per te e il tuo team. Prima di iniziare, prenditi un momento per riflettere sulle dipendenze, sulle funzionalità e sulle integrazioni di cui hai bisogno. In questo modo potrai concentrarti sulle demo più rilevanti per te.
3 cose da cercare nella demo di un software PM
Una buona demo ti mostra l'interfaccia reale, i clic effettivi e, se presti attenzione, i reali punti di attrito. È la cosa più simile a un giro di prova prima di consegnare i dati della carta di credito.
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Prima di premere play, annota tre cose:
- Le funzionalità indispensabili. Viste delle risorse? Monitoraggio del tempo? Diagrammi di Gantt? Individua gli aspetti irrinunciabili.
- Le tue integrazioni. Se non comunica con gli strumenti che il tuo team usa ogni giorno, sarà uno strumento isolato.
- Chi lo utilizzerà quotidianamente. Uno strumento che piace ai tuoi project manager ma che i tuoi designer detestano è uno strumento che nessuno aggiornerà.
Con questo elenco a portata di mano, puoi passare direttamente alle demo che contano e scorrere rapidamente le altre. E una volta ristrette le opzioni, passa alla sezione delle domande alla fine prima di prenotare una demo dal vivo con qualsiasi fornitore.
1. monday.com
Hermann Fink, del DPM, mette alla prova monday.com, dalla fase di onboarding alle funzionalità fondamentali per la gestione dei progetti: gestione delle attività, collaborazione, monitoraggio del tempo, gestione dei documenti e allocazione delle risorse.
Cosa si è distinto:
- Aggiornamenti in tempo reale direttamente nelle attività, che mantengono le conversazioni legate al lavoro
- Feedback visivo sugli allegati, così le revisioni non rimangono in una discussione separata via e-mail
- Abbastanza flessibile da adattarsi a flussi di lavoro insoliti
A cosa fare attenzione:
- Una curva di apprendimento ripida e una navigazione talvolta poco intuitiva
- Attività e sottoattività che non si collegano esattamente come ci si aspetterebbe
Ideale per: Team con flussi di lavoro unici disposti a investire tempo nella configurazione. Se cerchi una soluzione pronta all'uso, continua a scorrere.
La mia opinione: monday.com premia il team che lo configura correttamente. Se nessuno nel tuo team ha tempo per essere la "persona di monday", tienine conto prima di acquistarlo.
Non sei sicuro che la curva di apprendimento di monday.com valga la pena per il tuo team? Confrontalo con queste alternative a monday.com, più facili da configurare e utilizzare.
2. Smartsheet
Questa recensione di Smartsheet realizzata dal DPM tratta la scalabilità, i report avanzati, la sicurezza e il lungo elenco di integrazioni con le app. Approfondisce inoltre l'automazione, la gestione del lavoro e la gestione del portafoglio progetti.
Cosa si è distinto:
- Automazione e reportistica efficaci per i team che lavorano basandosi sui dati
- Gestione del portafoglio che cresce insieme al numero di progetti
- Numerose integrazioni
A cosa fare attenzione:
- Aggiornamento manuale per visualizzare le modifiche (sì, in questo decennio)
- Costi aggiuntivi per le funzionalità avanzate
- Registro delle attività nascosto
- Una curva di apprendimento ripida se non hai già familiarità con i fogli di calcolo
Ideale per: Piccole imprese, risorse umane, vendite e gestione della vendita al dettaglio. Meno adatto alla gestione di base delle attività, allo sviluppo agile o al lavoro sui social media.
La mia opinione: Se il tuo team ragiona già in termini di righe e colonne, Smartsheet sembrerà casa. Se invece rabbrividisce alla vista di un foglio di calcolo, sembrerà un compito a casa.
Poiché le funzionalità avanzate hanno un costo aggiuntivo, vale la pena consultare i piani tariffari di Smartsheet prima della fine del periodo di prova. Se il formato a foglio di calcolo non fa per voi, queste alternative a Smartsheet offrono modalità di lavoro diverse e più opzioni per i team in crescita.
3. Hive
Hermann torna con una panoramica delle principali funzionalità di Hive, tra cui la chat integrata, la rilevazione del tempo e una vista per la gestione delle risorse con funzionalità di trascinamento e rilascio e risorse segnaposto.
Cosa ha colpito:
- Modelli di progetto generati dall'intelligenza artificiale che creano un piano dettagliato a partire da una quantità ridotta di informazioni
- Una delle migliori esperienze di inserimento che Hermann abbia mai visto, con una lista di controllo e Hive University per il supporto
- Una vista delle risorse davvero facile da usare
A cosa fare attenzione:
- Nessuna miniatura dei file nel gestore dei documenti
- I fogli ore e la gestione delle risorse hanno un costo aggiuntivo per gli utenti non aziendali
Ideale per: Team che vogliono uno strumento che le persone possano imparare rapidamente, senza una settimana di sessioni di formazione.
La mia opinione: La facilità di inserimento è sottovalutata. Lo strumento che il tuo team può imparare in un pomeriggio è migliore di quello "più potente" che non adotterà mai completamente.
Poiché i fogli ore e la gestione delle risorse sono componenti aggiuntivi in alcuni piani, consulta i prezzi di Hive per capire quanto pagherebbe effettivamente il tuo team. Puoi anche confrontare alcune alternative a Hive che includono queste funzionalità già pronte all'uso.
4. Wrike
Hermann illustra le funzionalità principali di Wrike: strumenti di collaborazione, rilevazione del tempo integrata, viste del carico di lavoro per la gestione delle risorse e l'assegnazione delle attività, oltre a funzionalità PMO come la gestione dei documenti e del portafoglio progetti.
Cosa ha colpito:
- Un'interfaccia pulita e personalizzabile che non ti sommerge con le sue stesse funzionalità
- Oltre 400 integrazioni
- Un inserimento semplice, con guide e video integrati nell'interfaccia
- Creazione e gestione delle attività semplici
A cosa fare attenzione:
- Problemi occasionali nella vista del diagramma di Gantt
Ideale per: Team che hanno bisogno di molta potenza, ma desiderano comunque un'interfaccia accessibile.
La mia opinione: Se fai molto affidamento sui diagrammi di Gantt, chiedi direttamente al fornitore informazioni su questi problemi durante una dimostrazione dal vivo.
Se i diagrammi di Gantt sono centrali per la tua pianificazione, potrebbe valere la pena confrontare le alternative a Wrike con viste della sequenza temporale più efficaci prima di prendere una decisione.
5. ClickUp
Questa dimostrazione di DPM analizza ClickUp, che riunisce in un'unica piattaforma la gestione dei documenti, i servizi professionali, la collaborazione e il monitoraggio dei progetti.
Cosa ha colpito:
- Opzioni di personalizzazione avanzate
- Un modello freemium, oltre a funzionalità di fatturazione
- Una barra degli strumenti per le azioni in blocco che rende semplice aggiornare molte attività
- Adatto a un'ampia varietà di utenti: team agili, professionisti delle risorse umane, lavoratori da remoto e freelance
Attenzione a:
- Prestazioni talvolta lente
- Limitazioni sull'utilizzo dei diagrammi di Gantt nel piano gratuito
- Così tante funzionalità che può sembrare complesso, oltre a un'interfaccia che non piacerà agli appassionati del design minimalista
Ideale per: Team che vogliono uno strumento per fare (quasi) tutto e non hanno problemi a dedicare un po' di tempo alla configurazione.
La mia opinione: ClickUp è il coltellino svizzero degli strumenti di gestione dei progetti. Assicurati solo che il tuo team abbia davvero bisogno del cavatappi prima di pagarlo.
Per vedere fin dove arriva il piano gratuito prima di dover effettuare l'upgrade, dai un'occhiata ai livelli di prezzo di ClickUp. E se tutte quelle funzionalità ti sembrano eccessive, queste alternative a ClickUp più semplici potrebbero essere più adatte.
6. Productive
In questa dimostrazione, Stephan, che dirige il successo dei clienti presso Productive, mostra come gestire i progetti utilizzando le attività sulla piattaforma.
Cosa tratta:
- Creazione di attività, aggiunta di descrizioni, assegnazione delle persone, impostazione delle date e aggiunta di sottoattività
- Perché è importante avere dettagli chiari sulle attività e una struttura ordinata
- Campi personalizzati e visualizzazioni per adattare il modo in cui lavori
Vantaggio: Una sessione di domande e risposte dal vivo alla fine affronta domande reali degli utenti, come la sincronizzazione delle attività con i calendari di Outlook, i filtri dinamici per le visualizzazioni personali e le prossime funzionalità.
Ideale per: Agenzie e team di servizi che stanno imparando a conoscere il flusso di lavoro quotidiano di Productive.
La mia opinione: Vai direttamente alla sessione di domande e risposte. Le domande degli utenti reali rivelano i punti deboli di uno strumento più di qualsiasi panoramica delle funzionalità.
Se stai valutando Productive per la tua agenzia, inizia con un'analisi dei prezzi di Productive, poi confrontalo con altre alternative a Productive pensate per i team di servizi.
7. Zoho Projects
Il presentatore Stewart illustra Zoho Projects, dalla registrazione e dalle impostazioni dell'account fino alla struttura di base del progetto.
Cosa tratta:
- Pannelli di controllo personalizzabili e modelli per le attività ricorrenti
- Integrazioni con altre app Zoho, come Zoho CRM
- Aggiunta di utenti, gestione delle autorizzazioni e utilizzo delle bacheche Kanban
- Una panoramica dei piani gratuiti, Premium ed Enterprise
Ciò che ha colpito: Ogni prodotto Zoho offre un piano gratuito, quindi i piccoli team possono provarlo senza impegnarsi.
Ideale per: Piccoli team e, soprattutto, chi utilizza già altre app Zoho.
La mia opinione: Se la tua azienda utilizza già Zoho, le sole integrazioni rendono questo strumento meritevole di una seria valutazione.
Per vedere esattamente cosa offre ogni piano, leggi la nostra guida ai prezzi di Zoho Projects. Se non fai già parte dell'ecosistema Zoho, queste alternative a Zoho Projects potrebbero integrarsi meglio con il tuo attuale insieme di strumenti.
8. Quickbase
Questa demo inizia con la configurazione di una prova gratuita di Quickbase, quindi mostra come creare la propria app per la gestione dei progetti.
Cosa include:
- Creazione di un'app a partire da un modello, da zero oppure importando un foglio di calcolo o un diagramma di Lucidchart
- Collegamento di attività, documenti e spese in un esempio pratico di progetto
- Personalizzazione delle app con campi, tabelle e relazioni, ad esempio per tenere traccia dei progetti completati rispetto a quelli scartati
- Aggiunta di dati, gestione degli utenti e assegnazione dei ruoli
Ideale per: Team con processi specifici che gli strumenti pronti all'uso non riescono a soddisfare.
La mia opinione: Quickbase è meno "pronto all'uso" e più "costruiscilo a modo tuo". Ottimo se hai qualcuno a cui piace creare. Meno indicato in caso contrario.
Le app create su misura possono diventare costose con la crescita, quindi esamina presto i prezzi di Quickbase. Se creare uno strumento personalizzato ti sembra più impegnativo di quanto avessi previsto, prova invece una di queste alternative a Quickbase già pronte.
9. Quire
Questa recensione di Quire analizza le sue funzionalità principali e il confronto con altre opzioni.
Cosa include:
- Creazione di attività e sottoattività e loro organizzazione in progetti
- Monitoraggio dei progressi con stati e percentuali
- Contrassegno delle attività, aggiunta alle bacheche e allegato di file
- Tag, monitoraggio delle attività e date di inizio, tutto incluso nel piano gratuito
Ideale per: Singoli utenti e piccoli team che desiderano una solida gestione delle attività senza costi.
La mia opinione: Molte funzionalità gratuitamente. Vale la pena dare un'occhiata prima di pagare per qualcosa di più complesso del necessario.
Ti chiedi cosa otterresti passando dal piano gratuito? La nostra analisi dei prezzi di Quire mostra cosa aggiunge ogni livello a pagamento.
10. Miro
Questa breve introduzione a Miro illustra le cinque competenze fondamentali necessarie per orientarsi all'interno di una bacheca.
Le cinque competenze:
- Spostarsi all'interno della bacheca in qualsiasi direzione
- Ingrandire e ridurre la visualizzazione, con suggerimenti per chi usa trackpad e mouse
- Modificare le note adesive con un doppio clic
- Spostare oggetti come note adesive e immagini facendo clic e trascinandoli
- Usare "Alza la mano" per segnalare la propria presenza al facilitatore durante una sessione
In più: come annullare le azioni con il pulsante o le scorciatoie da tastiera.
Ideale per: Chiunque sia alle prime armi con Miro o stia preparando un team prima del suo primo laboratorio.
La mia opinione: Elementare? Sì. Ma se ti è mai capitato di gestire un laboratorio in cui metà dei partecipanti non riusciva a trovare le note adesive, vorrai che tutti guardino prima questo video.
Se ti piace l'idea di una lavagna online, ma Miro non è proprio adatto, esplora queste alternative a Miro per laboratori da remoto e sessioni di generazione di idee.
11. FigJam
La presentatrice Charli offre una panoramica di FigJam pensata per i principianti, inclusi pennarelli, evidenziatori e forme per disegnare e personalizzare gli elementi visivi sulla tela.
Elementi di spicco:
- Flussi e mappe del sito semplici, con forme che si collegano e si adattano man mano che procedi
- Funzionalità di collaborazione: commenti, chat tramite cursore, chat audio e note adesive
- Note adesive con colori e nomi distintivi, per vedere chi ha contribuito a cosa
Ideale per: Team di progettazione e prodotto che hanno bisogno di uno spazio per creare wireframe, fare brainstorming e comunicare con il team.
La mia opinione: Charli lo considera una parte fondamentale del suo processo di progettazione. Se il tuo team lavora già principalmente con Figma, FigJam è una scelta ovvia.
Paghi già Figma? Dai un'occhiata ai prezzi di FigJam per capire come si adatta al tuo piano attuale. Per i team che non lavorano nell'ecosistema Figma, queste alternative a FigJam offrono funzionalità simili di lavagna collaborativa.
12. Jira
Questa panoramica di Jira inizia con il piano gratuito e la configurazione dell'account Atlassian, per poi passare alle nozioni di base sulla gestione dei progetti.
Cosa tratta:
- Creazione di un progetto: assegnazione del nome, scelta di un modello e aggiunta dei membri del team
- Configurazione delle attività (che Jira chiama "issue"), assegnazione delle stesse e aggiunta di etichette
- Spostamento del lavoro da "In corso" a "Completato" per avere una visione chiara dell'avanzamento dello sprint
- Navigazione nella bacheca, nei filtri e nelle impostazioni del progetto
- Regole di automazione per le attività ripetitive
Ideale per: Team software e agili che non conoscono Jira.
La mia opinione: È un'introduzione, non un'analisi approfondita. Usala per decidere se vale la pena fare una prova adeguata di Jira, non per decidere se implementarlo in tutta l'azienda.
Il piano gratuito è un buon punto di partenza, ma i costi aumentano con la crescita del team, quindi consulta i prezzi di Jira prima di espanderti. Se il tuo team non è focalizzato esclusivamente sullo sviluppo software, queste alternative a Jira potrebbero essere più semplici da usare per i membri non tecnici.
13. Asana
La presentatrice Meredith introduce Asana, uno degli strumenti di gestione dei progetti basati sul cloud più popolari in circolazione.
Cosa si è distinto:
- La gestione delle attività al centro di tutto: aggiungere attività, impostare scadenze, assegnarle e raggrupparle in progetti
- Più visualizzazioni (bacheche, elenchi, cronologie e calendari), così ogni persona può lavorare nel modo che preferisce
- Campi personalizzati e ordinamento per adattarsi a progetti a breve termine e continuativi
- Moduli per raccogliere le attività, flussi di approvazione e annotazioni sulle immagini che trasformano i feedback in sottoattività
- Reportistica completa
A cosa fare attenzione: Gli strumenti di collaborazione sono piuttosto basilari.
Ideale per: Team che desiderano uno strumento completo e ampiamente adottato, con una curva di apprendimento graduale.
La mia opinione: I moduli di raccolta e le approvazioni di Asana sono, senza troppo clamore, alcune delle sue funzionalità migliori. Se sei sommerso dalle "richieste rapide" su Slack, presta attenzione a questa parte.
Funzionalità come moduli e approvazioni sono disponibili nei piani superiori, quindi confronta i piani tariffari di Asana con le funzionalità di cui hai bisogno. Se desideri funzionalità di collaborazione integrate più solide, confronta queste alternative ad Asana.
Quali domande porre durante una demo di un software di gestione dei progetti
Le demo registrate sono ottime per restringere la lista. Ma quando prenoti una demo dal vivo con un fornitore, l'obiettivo cambia: non stai più osservando uno strumento, lo stai sottoponendo a un colloquio.
Ecco il punto sulle demo dal vivo. Il rappresentante commerciale ha presentato esattamente questa procedura decine di volte e ogni clic è pensato per mostrare lo strumento al meglio. Il tuo compito è portarlo fuori dal percorso ideale e dentro la realtà del tuo team. Queste sono le domande che porrei a ogni demo, oltre agli aspetti da ascoltare nelle risposte.
- "Puoi mostrarmi come la mia squadra gestirebbe [un nostro progetto reale] nello strumento?"
Invia in anticipo al fornitore un progetto reale (o leggermente anonimizzato) e chiedigli di fare la dimostrazione utilizzandolo. Presta attenzione a: la disponibilità a lavorare sul tuo scenario. Se continuano a tornare al loro progetto dimostrativo rifinito, spesso è perché il tuo flusso di lavoro richiede più configurazione, soluzioni alternative o componenti aggiuntivi di quanto siano disposti ad ammettere. - "Come si svolge concretamente l'inserimento e quanto tempo serve prima che la mia squadra lo utilizzi completamente?"
È nell'adozione che la maggior parte delle implementazioni degli strumenti fallisce senza farsi notare. Presta attenzione a: dettagli concreti, come un referente nominativo per l'inserimento, una tempistica realistica espressa in settimane e formazione per i diversi ruoli. "È semplicissimo e intuitivo, la tua squadra imparerà a usarlo in pochissimo tempo" non è un piano di inserimento. - "Quali funzionalità mostrate in questa dimostrazione sono incluse nel piano che utilizzeremmo?"
Le dimostrazioni vengono solitamente eseguite sul piano di livello più alto. Presta attenzione a: una risposta chiara, piano per piano. Se il rilevamento del tempo, la gestione delle risorse o la reportistica si rivelano componenti aggiuntivi a pagamento, è meglio saperlo ora e non quando arriverà la prima fattura. - "Come si integra con [gli strumenti che utilizziamo ogni giorno]?"
Indica il tuo insieme effettivo di strumenti: Slack, Google Workspace, il tuo CRM, il tuo strumento per il rilevamento del tempo. Presta attenzione a: capire se l'integrazione è nativa, se è realizzata da terze parti o se è "possibile tramite la nostra API". Chiedi di mostrarti il funzionamento dal vivo. Un logo nella pagina delle integrazioni non ti dice se i dati vengono sincronizzati in entrambe le direzioni. - "Con cosa fanno più fatica le squadre come la mia nei primi mesi?"
Questa è la mia domanda preferita, perché è quella a cui i rappresentanti raramente si preparano. Presta attenzione a: una risposta onesta e specifica. Un rappresentante in grado di indicare reali punti di attrito (e spiegare come i clienti li superano) conosce il prodotto. Chi risponde "onestamente, con nulla" sta vendendo, non offrendo consulenza. - "Puoi mostrarmi cosa vede un membro della squadra, non solo la vista dell'amministratore o del responsabile di progetto?"
Lo strumento deve funzionare per le persone che svolgono il lavoro, non solo per chi lo gestisce. Presta attenzione a: quanti clic servono a un membro della squadra per trovare le proprie attività, registrare il tempo e aggiornare uno stato. Se per loro è macchinoso, non lo aggiorneranno e i tuoi cruscotti saranno una finzione. Questo è ancora più importante se stai acquistando, ad esempio, un sistema informativo per la gestione dei progetti completo, poiché ogni rapporto del portafoglio e ogni previsione delle risorse dipendono dalle persone che operano a livello delle attività e mantengono aggiornate le informazioni. - "Se ce ne andiamo, come possiamo recuperare i nostri dati?"
A nessuno piace parlare della rottura al primo appuntamento, ma dovresti farlo. Presta attenzione a: una risposta diretta sui formati di esportazione, su ciò che è incluso (commenti, allegati, cronologia) e su eventuali costi. Risposte vaghe su questo punto di solito significano che la migrazione verso un altro strumento sarà dolorosa.
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