Die 10 besten Prozess-Workflow-Softwares für 2026 im Test

Moxo ist eine Plattform für Workflow-Automatisierung und Kundenzusammenarbeit, die einen visuellen Prozesseditor, rollenbasierte Aufgabenzuweisung, KI-Agenten und gebrandete Portale kombiniert, um strukturierte Workflows mit internen Teams und externen Beteiligten zu steuern.

Für wen eignet sich Moxo am besten?

Moxo passt besonders gut zu Unternehmen aus den Bereichen professionelle Dienstleistungen, Finanzdienstleistungen und Betriebsteams, die strukturierte, mehrparteienbasierte Prozesse mit externen Kunden oder Partnern durchführen.

Warum ich Moxo ausgewählt habe

Ich habe Moxo als eines der besten Tools ausgewählt, weil es externe Beteiligte in einen Workflow einbindet, ohne die Sicherheit zu vernachlässigen. Beim Durchführen eines Onboardings sieht jeder Teilnehmer nur seine zugewiesene Handlung und den dazugehörigen Kontext, wobei über detaillierte rollenbasierte Zugriffskontrollen sensible Daten geschützt werden. Darüber hinaus ist Moxo SOC 2 Typ II zertifiziert, DSGVO-konform und unterstützt lokale oder private Cloud-Bereitstellung – ein Plus, wenn Kunden aus dem Finanz- oder Gesundheitswesen vor Vertragsabschluss die Datenhaltung ansprechen.

Moxo Hauptfunktionen

• Visueller Flow-Builder: Entwickeln Sie mehrstufige Workflows mit bedingten Verzweigungen, parallelen Pfaden, Schleifen und Triggern per Drag-and-drop-Builder.
• SLA-Timer und Eskalationen: Legen Sie Fristen für einzelne Schritte fest und eskalieren Sie überfällige Aufgaben automatisch ohne manuelle Nachverfolgung.
• Routing für menschliche Aktionen: Weisen Sie Genehmigungen, elektronische Signaturen, Dateianforderungen und Formulareinreichungen bestimmten Beteiligten an definierten Stellen im Prozess zu.
• Audit-Trail über 7+ Jahre: Protokollieren Sie jede Aktion, Entscheidung und Dokumentenübermittlung mit Zeitstempelaufzeichnungen für Compliance-Prüfungen.

Moxo Integrationen

Moxo bietet Datensync-Anbindungen für Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics, Zoho, Xero und Redtail sowie dokumentierte Integrationen mit Jira, Slack, DocuSign, Stripe, Google Drive, Dropbox, Box, OneDrive, QuickBooks und Zendesk u.a. Außerdem gibt es eine Anbindung an Zapier sowie eine REST API und Webhooks für benutzerdefinierte Integrationen.

Wrike verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es das erste Tool ist, das ich wähle, wenn Teams Workflows spontan erstellen und anpassen müssen. Ich empfehle Wrike, wenn ihr mit statischen Aufgabenlisten nicht mehr auskommt und Übergaben, Freigaben und Abhängigkeiten während der Weiterentwicklung eurer Prozesse automatisieren möchtet.

Was ich an Wrike besonders schätze, ist die Möglichkeit, individuelle Workflow-Phasen zu gestalten, regelbasierte Automatisierungen einzurichten und Engpässe in Echtzeit zu visualisieren. Immer wenn ich mit Teams zusammengearbeitet habe, die mehrere Projekte und wechselnde Prioritäten bewältigen müssen, hat der dynamische Workflow-Builder von Wrike dafür gesorgt, dass alle auf dem Laufenden und verantwortlich bleiben.

Wrike eignet sich am besten für

• Teams aus den Bereichen Operations, Marketing und PMO, die individuelle, automatisierte Workflows entwerfen
• Organisationen, die detaillierte Kontrolle über Freigaben, Abhängigkeiten und Prozess-Transparenz benötigen

Dafür ist Wrike weniger geeignet

• Teams, die ein schlankes, sofort startbereites Projektmanagement-Tool suchen
• Kleine Gruppen mit informellen Prozessen oder geringem Bedarf an Workflow-Automatisierung

Was Wrike besonders macht

Was mir bei Wrike auffällt, ist, dass die Workflow-Gestaltung eine zentrale Rolle im Projektmanagement spielt und nicht nur eine Zusatzfunktion ist. Im Gegensatz zu ClickUp, das versucht, allen Arbeitsstilen gerecht zu werden, setzt Wrike voraus, dass Teams klare Phasen, Regeln und Verantwortlichkeiten für alle Prozesse definieren.

Das Tool ist für Teams gemacht, die genau abbilden möchten, wie Arbeit vom Anfang bis zum Ende fließt, mit integrierten Automatisierungen und Freigaben. Wrike geht davon aus, dass ihr bereit seid, in Prozessklarheit und teamübergreifende Koordination zu investieren – und nicht nur Aufgaben zu verfolgen.

Abwägungen mit Wrike

Wrike setzt auf Struktur und konsequente Prozessgestaltung, was bedeutet, dass ihr zu Beginn mehr Zeit für die Konfiguration der Workflows investieren müsst. Das kann sich nachteilig anfühlen oder einschränkend wirken, wenn euer Team informelle oder sich schnell ändernde Arbeitsprozesse bevorzugt.

Screendragon ist eine Plattform, die speziell für die Verwaltung von Prozess-Workflows und die Automatisierung von Workflows in kreativen, Marketing- und Agenturumgebungen entwickelt wurde. Sie ermöglicht es Ihnen, benutzerdefinierte Workflows zu entwerfen und auszuführen, die exakt auf die Arbeitsweise Ihres Teams zugeschnitten sind.

Ich habe mich für Screendragon entschieden, weil es eine No-Code-Workflow-Engine bietet, mit der Sie Entscheidungsstufen, Auslöser und bedingte Weiterleitungen modellieren können, ohne dass Entwickler notwendig sind. Der Workflow-Builder unterstützt Auslöser wie das Versenden von E-Mails zu bestimmten Zeitpunkten (z. B. vor oder nach Fristen) und die dynamische Zuweisung von Berechtigungen basierend auf Formulareingaben. Dadurch erhält Ihr Team maximale Flexibilität bei der Aufgabenabwicklung.

Darüber hinaus unterstützt Screendragon Governance- und Compliance-Regeln, die direkt in die Workflows integriert werden können: Sie können Prüfpfade, Versionskontrolle und berechtigungsbasierten Zugriff einbauen, sodass Entscheidungen und Datenzugriff unmittelbar mit der Workflow-Logik verbunden sind. Das macht die Plattform besonders geeignet, wenn Ihre Workflows Regeln, Freigaben und Verantwortlichkeit konsequent abbilden müssen.

Zu den Integrationen gehören Microsoft Power BI, Slack, Microsoft Teams, HubSpot, Okta, Aprimo, Adobe, Ziflow, Brandfolder, Jira Software, Google Drive, Egnyte, Box, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, SAP und Trello.

monday AI Workspace ist eine KI-native Arbeitsmanagement-Plattform, die visuelle Workflow-Erstellung, No-Code-Automatisierung, bedingte Verzweigungslogik und autonome KI-Agenten kombiniert, um mehrstufige Prozesse teamübergreifend zu orchestrieren.

Für wen eignet sich monday AI Workspace am besten?

Es eignet sich besonders für PMO-Direktoren und Operations Manager in mittelgroßen bis großen Organisationen, die Prozesse über mehrere Teams und Abteilungen hinweg standardisieren und automatisieren müssen.

Warum habe ich monday AI Workspace ausgewählt?

monday AI Workspace hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil die Bibliothek der Automatisierungsvorlagen genau die Szenarien abdeckt, auf die Teams tatsächlich treffen. Ich kann Vorlagen für Freigabeprozesse, Eskalation von Fristen und kapazitätsbasierte Aufgabenverteilung einsetzen, ohne eine einzige Regel selbst schreiben zu müssen. Darüber hinaus führen monday-Agenten diese Workflows eigenständig aus, weisen Aufgaben neu zu, fassen Status-Updates zusammen und eskalieren Risiken, ohne auf einen manuellen Auslöser zu warten.

Wichtige Funktionen von monday AI Workspace

• Visueller Workflow-Builder: Erstellung und Anpassung mehrstufiger Workflows über eine Drag-and-Drop-Oberfläche mit individuellen Schritten.
• Vorlagenbibliothek für Prozesse: Zugriff auf Hunderte vorgefertigter Workflow-Vorlagen für gängige Projektszenarien und deren Einsatz.
• Erweiterte Workflow-Analytik: Überwachung von Durchlaufzeiten, Engpässen und Status mit Echtzeit-Dashboards und detaillierten Berichten.
• Native Ressourcenverwaltung: Zuweisung der Teamkapazität und Verfolgung der Arbeitslast im selben Arbeitsbereich wie die Projektprozesse.

monday AI Workspace Integrationen

monday AI Workspace bietet Hunderte von nativen Integrationen durch die eingebauten Integrationen und den Marktplatz, einschließlich Slack, Salesforce, HubSpot, Jira, Google Workspace, Microsoft 365, Trello, Zendesk, GitHub, Dropbox und verbindet sich mit Zapier. Für individuelle Integrationen ist eine API verfügbar.

Lucidchart verdient seinen Platz hier, weil es das erste Tool ist, zu dem ich greife, wenn ich komplexe Arbeitsabläufe visuell und intelligent abbilden muss. Ich empfehle es Teams, die mehr als nur statische Diagramme wollen und tatsächlich lebendige, datenverbundene Prozesskarten erstellen möchten.

Am meisten schätze ich, dass ich mit Lucidchart bedingte Logik und Echtzeitdaten in Diagramme einbinden kann, sodass Arbeitsabläufe nicht nur Bilder sind – sie werden interaktiv und dynamisch. Wenn ich zeigen musste, wie Prozesse sich an unterschiedliche Szenarien anpassen oder mit Live-Systemen verbinden, haben die intelligenten Formen und Automatisierungsfunktionen von Lucidchart dies möglich gemacht.

Ideal für Lucidchart

• Teams, die komplexe Prozessabläufe gestalten, visualisieren und automatisieren müssen
• Organisationen, die interaktive Diagramme mit Live-Daten und Logik verbinden möchten

Weniger geeignet für Lucidchart

• Teams, die eine vollwertige Projektmanagement- oder Aufgabenverfolgungsplattform suchen
• Nutzer, die nur einfache Flussdiagramme ohne Automatisierung oder Datenintegration benötigen

Was Lucidchart besonders macht

Lucidchart betrachtet die Gestaltung von Arbeitsabläufen als visuellen, interaktiven Prozess und nicht nur als statische Dokumentation. Im Gegensatz zu Tools wie Visio, die auf das Zeichnen von Diagrammen fokussiert sind, erwartet Lucidchart von Teams das Erstellen lebendiger Prozesslandkarten, die sich mit echten Daten verbinden und anpassen, wenn sich Workflows ändern.

Das Ziel ist nicht, wie Asana oder Jira ein Projektmanagement-Hub zu sein. Stattdessen geht Lucidchart davon aus, dass Teams experimentieren, iterieren und Prozesse visuell automatisieren möchten – das Diagramm selbst wird zur zentralen Wissensquelle für den Arbeitsfluss.

Kompromisse bei Lucidchart

Lucidchart ist optimal für visuelles Prozess-Mapping und intelligente Diagramme, allerdings gibt es dadurch keine integrierten Funktionen für Aufgabenmanagement oder Ausführung. In der Praxis bedeutet das, dass man es mit anderen Tools kombinieren muss, um die eigentliche Arbeit zu steuern und zu verfolgen.

Qntrl steht auf meiner Auswahlliste, weil es für Unternehmen entwickelt wurde, die umfangreiche, mehrstufige Workflows in großem Maßstab automatisieren und koordinieren müssen. Ich empfehle Qntrl, wenn Teams aus einfachen Aufgabenmanagement-Tools herauswachsen und eine detaillierte Steuerung von Prozessabläufen, Berechtigungen und Compliance benötigen.

Was für mich besonders heraussticht, ist Qntrls Fähigkeit, individuelle Workflow-Blueprints zu entwerfen und Geschäftsregeln in jeder Phase durchzusetzen. Besonders schätze ich die Audit-Trails und rollenbasierte Zugriffssteuerung, mit deren Hilfe Unternehmenteams Verantwortlichkeit und Transparenz über Abteilungen hinweg wahren können.

Am besten geeignet für

• Unternehmenteams, die komplexe, mehrstufige Arbeitsabläufe automatisieren und steuern müssen
• Organisationen mit strengen Anforderungen an Compliance, Audits und Prozess-Governance

Weniger geeignet für

• Kleine Teams, die lediglich grundlegende Aufgaben- oder Projektverfolgung benötigen
• Gruppen, die eine schnelle Einrichtung oder leichtgewichtige, visuelle Workflow-Tools suchen

Was Qntrl besonders macht

Qntrl beeindruckt mich durch die tiefe Ausrichtung auf Prozesserzwingung und granulare Steuerung – fast wie eine Workflow-Engine statt eines typischen Projektmanagement-Tools. Anders als beispielsweise monday.com, das Flexibilität und visuelle Boards in den Vordergrund stellt, erwartet Qntrl von den Teams, dass jeder Schritt, jede Regel und jede Freigabe im Voraus festgelegt wird.

Es wurde für Organisationen entwickelt, die genau festlegen wollen, wie Arbeit zwischen Personen und Abteilungen fließen soll, mit starkem Fokus auf Compliance und Nachvollziehbarkeit. Es ist ideal für Teams, die Prozesse als zwingend und nicht nur als Richtlinie behandeln.

Kompromisse mit Qntrl

Qntrl optimiert für strikte Prozesskontrolle und Governance – das bedeutet allerdings auch, Schnelligkeit und Flexibilität einzubüßen. Falls sich Ihre Workflows häufig ändern oder Sie experimentieren möchten, kann der erforderliche Aufwand für die Pflege detaillierter Blueprints Sie ausbremsen.

Celigo ist eine Integrations- und Prozessautomatisierungsplattform, die Cloud-Anwendungen verbindet, Workflows automatisiert und Datenflüsse zwischen Geschäftssystemen verwaltet.

Für wen ist Celigo am besten geeignet?

Celigo eignet sich für IT-Teams und Betriebsleiter in mittelständischen bis großen Unternehmen, die mehrere Cloud-Anwendungen automatisieren und verbinden müssen.

Warum ich Celigo ausgewählt habe

Ich habe Celigo als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich nahezu jede Geschäftsanwendung, die mein Team nutzt, dank mehr als 1.000 vorgefertigten Konnektoren verbinden kann. Mir gefällt, dass ich Workflows zwischen Plattformen wie NetSuite, Salesforce und Shopify automatisieren kann, ohne individuellen Code schreiben zu müssen. Mein Team kann mit diesen einsatzbereiten Konnektoren schnell Integrationen für Finanz-, Vertriebs- und E-Commerce-Prozesse bereitstellen.

Wichtige Funktionen von Celigo

• Visueller Flow-Builder: Prozesse und Workflows mit einer Drag-and-Drop-Oberfläche gestalten und verwalten.
• Dashboard für Fehlerverwaltung: Integrationsfehler in Echtzeit überwachen, beheben und lösen.
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Berechtigungen festlegen und den Zugriff der Benutzer auf sensible Workflows steuern.
• Automatisierte Planung: Workflows und Integrationen zeit- oder ereignisbasiert auslösen.

Celigo-Integrationen

Celigo bietet über 1.000 native, vorgefertigte Konnektoren, darunter Shopify, NetSuite, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, SAP, QuickBooks, HubSpot, Jira, Slack, Google Sheets und Snowflake. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Miro verdient seinen Platz hier, weil es die einzige Plattform ist, die ich genutzt habe, die wirklich das Abbilden und Iterieren komplexer Workflows mit verteilten Teams unterstützt. Ich empfehle es, wenn Sie miteinander verbundene Prozesse, Abhängigkeiten und Feedbackschleifen auf eine interaktive und leicht aktualisierbare Weise visualisieren müssen.

Was ich am meisten schätze, ist, wie Miros unendliche Arbeitsfläche, fortschrittliche Diagrammfunktionen und die Zusammenarbeit in Echtzeit es meinem Team ermöglichen, Prozesslandkarten und Swimlanes gemeinsam zu erstellen, ohne den Zusammenhang zu verlieren. Wenn wir Übergaben zwischen mehreren Teams managen oder neue Abläufe entwerfen, machen Miros visuelle Werkzeuge es einfach, Lücken zu erkennen und schnell alle auf einen Nenner zu bringen.

Miro eignet sich am besten für

• Produkt-, Design- und Prozessteams, die komplexe mehrstufige Workflows abbilden
• Verteilte Teams, die gemeinsam visuelle Prozessdiagramme erstellen und weiterentwickeln möchten

Miro ist weniger geeignet für

• Teams, die striktes Aufgabenmanagement oder Workflow-Automatisierungsfunktionen benötigen
• Organisationen, die detailliertes Reporting oder strukturiertes Projekt-Tracking suchen

Was Miro besonders macht

Miro nähert sich Prozess-Workflows visuell, behandelt jeden Ablauf als etwas, das gemeinsam abgebildet, erforscht und weiterentwickelt werden soll. Im Gegensatz zu Tools wie Jira, bei denen Sie strukturierte Aufgaben und Statuswerte definieren müssen, setzt Miro darauf, dass Ihr Team das große Ganze sehen und Elemente flexibel verschieben möchte, wenn sich Ideen entwickeln.

Es richtet sich an Teams, die Prozesse in Echtzeit gemeinsam gestalten und verfeinern möchten – nicht einfach nur einem festgelegten Weg folgen. Ich finde, es hebt sich besonders von Plattformen wie monday.com ab, die auf strukturierte Boards und Listen setzen – Miro erwartet, dass Sie mit einer leeren Fläche starten und Ihren Workflow visuell von Grund auf aufbauen.

Abwägungen mit Miro

Miro optimiert für offene Zusammenarbeit und visuelles Mapping, das bedeutet aber auch, dass man auf integrierte Prozessdurchsetzung und strukturiertes Tracking verzichtet. Entsprechend ist es leicht möglich, dass Workflows unübersichtlich werden oder Verantwortung fehlt, falls Ihr Team mehr Leitplanken benötigt.

Nanonets erhält einen Platz auf meiner Liste, weil es eine der wenigen Workflow-Plattformen ist, die wirklich auf KI-gesteuerte Prozessautomatisierung setzt. Ich empfehle es, wenn Teams von sich wiederholender Dokumentenverarbeitung überfordert sind oder komplexe, mehrstufige Workflows automatisieren müssen, bei denen Daten extrahiert und weitergeleitet werden.

Was mir besonders gefällt, ist, wie Nanonets maschinelles Lernen einsetzt, um Informationen zu lesen, zu klassifizieren und zwischen Systemen zu verschieben, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. Bei meinen Tests der Dokumentenverarbeitung und Workflow-Auslöser war die Plattform besonders effektiv darin, Engpässe in den Bereichen Finanzen, Personal und Betrieb zu reduzieren.

Am besten geeignet für

• Teams aus den Bereichen Betrieb, Finanzen und Personal, die dokumentenlastige Workflows mit KI automatisieren möchten
• Organisationen, die Daten aus mehreren Systemen extrahieren, klassifizieren und weiterleiten müssen

Weniger geeignet für

• Teams, die traditionelle, manuelle Workflow-Verwaltung ohne Automatisierung suchen
• Nutzer, die ein stark visuelles, Board-basiertes Projekt-Tracking oder Zusammenarbeit benötigen

Was Nanonets besonders macht

Nanonets verfolgt einen anderen Ansatz bei der Workflow-Automatisierung, indem es KI in den Mittelpunkt stellt, anstatt Automatisierung lediglich als Schicht auf herkömmliches Aufgabenmanagement zu legen. Anders als Tools wie Zapier, die sich auf das Verbinden von Apps mit einfachen Auslösern konzentrieren, erwartet Nanonets, dass Teams komplexe, dokumentengesteuerte Prozesse automatisieren, bei denen maschinelles Lernen die Datenextraktion und Entscheidungsfindung übernehmen kann.

Die Plattform richtet sich an Teams, die sich von manueller Dateneingabe und wiederholter Prüfung verabschieden möchten, damit die KI die Schwerstarbeit übernimmt und die Menschen sich auf Ausnahmen und Kontrolle konzentrieren können.

Abwägungen bei Nanonets

Nanonets optimiert für tiefgehende Automatisierung und KI-gestützte Workflows, was jedoch bedeutet, dass es weniger geeignet ist für Teams, die jede einzelne Workflow-Stufe manuell und im Detail kontrollieren möchten. Die praktische Folge ist, dass die Plattform komplexer erscheinen kann als nötig, wenn Ihre Prozesse nicht dokumentenlastig sind oder nicht von KI profitieren.

ClickUp ist ein anpassbares Workflow-Tool, das ich persönlich verwende, weil es so viele Funktionen bietet und alles wunderschön auf seiner Plattform integriert ist. Auch das Management von Prozess-Workflows bildet hier keine Ausnahme. Erstellen Sie zunächst ein Projekt und fügen Sie eine Ansicht namens ‘Whiteboards’ hinzu.

In den Whiteboards können Sie mühelos ein Flussdiagramm erstellen, um Ihren Workflow zu visualisieren. Da es sich um eine Ansicht handelt, bleibt sie jederzeit praktisch in Ihrer Projektdatei verfügbar. Fertig? Wechseln Sie dann zur Aufgaben- oder Board-Ansicht und erstellen Sie die Phasen und Aufgaben Ihres Prozesses.

Anschließend gehen Sie in den Bereich 'Automatisierungen', indem Sie auf die Schaltfläche 'Automatisieren' in der oberen rechten Ecke Ihres Bildschirms klicken. Sie können aus Dutzenden vorgefertigter Automatisierungsvorlagen wählen oder Ihre eigene erstellen.

ClickUp bietet native Integrationen mit Slack, G Suite, Dropbox und vielen weiteren Tools, sowie über 1.000+ Integrationen über Zapier.

ClickUp ist kostenlos mit begrenztem Speicherplatz für eine unbegrenzte Anzahl von Nutzern. Bezahlte Tarife beginnen bei $5/Nutzer/Monat und bieten eine kostenlose Testversion.