25 Beste Prozess-Workflow-Software im Test für 2026

Wrike verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es das erste Tool ist, das ich wähle, wenn Teams Workflows spontan erstellen und anpassen müssen. Ich empfehle Wrike, wenn ihr mit statischen Aufgabenlisten nicht mehr auskommt und Übergaben, Freigaben und Abhängigkeiten während der Weiterentwicklung eurer Prozesse automatisieren möchtet.

Was ich an Wrike besonders schätze, ist die Möglichkeit, individuelle Workflow-Phasen zu gestalten, regelbasierte Automatisierungen einzurichten und Engpässe in Echtzeit zu visualisieren. Immer wenn ich mit Teams zusammengearbeitet habe, die mehrere Projekte und wechselnde Prioritäten bewältigen müssen, hat der dynamische Workflow-Builder von Wrike dafür gesorgt, dass alle auf dem Laufenden und verantwortlich bleiben.

Wrike eignet sich am besten für

• Teams aus den Bereichen Operations, Marketing und PMO, die individuelle, automatisierte Workflows entwerfen
• Organisationen, die detaillierte Kontrolle über Freigaben, Abhängigkeiten und Prozess-Transparenz benötigen

Dafür ist Wrike weniger geeignet

• Teams, die ein schlankes, sofort startbereites Projektmanagement-Tool suchen
• Kleine Gruppen mit informellen Prozessen oder geringem Bedarf an Workflow-Automatisierung

Was Wrike besonders macht

Was mir bei Wrike auffällt, ist, dass die Workflow-Gestaltung eine zentrale Rolle im Projektmanagement spielt und nicht nur eine Zusatzfunktion ist. Im Gegensatz zu ClickUp, das versucht, allen Arbeitsstilen gerecht zu werden, setzt Wrike voraus, dass Teams klare Phasen, Regeln und Verantwortlichkeiten für alle Prozesse definieren.

Das Tool ist für Teams gemacht, die genau abbilden möchten, wie Arbeit vom Anfang bis zum Ende fließt, mit integrierten Automatisierungen und Freigaben. Wrike geht davon aus, dass ihr bereit seid, in Prozessklarheit und teamübergreifende Koordination zu investieren – und nicht nur Aufgaben zu verfolgen.

Abwägungen mit Wrike

Wrike setzt auf Struktur und konsequente Prozessgestaltung, was bedeutet, dass ihr zu Beginn mehr Zeit für die Konfiguration der Workflows investieren müsst. Das kann sich nachteilig anfühlen oder einschränkend wirken, wenn euer Team informelle oder sich schnell ändernde Arbeitsprozesse bevorzugt.

Ich habe monday.com in diese Liste aufgenommen, weil die Automatisierungsvorlagen es einfach machen, Prozessabläufe zu standardisieren und zu skalieren, ohne viel Aufwand bei der Einrichtung. Wenn ich sehe, dass Teams Schwierigkeiten haben, wiederkehrende Aufgaben konsistent zu halten oder manuelle Übergaben reduzieren wollen, ist dies der Punkt, an dem monday.com glänzt.

Was ich am meisten schätze, ist, wie schnell ich Automatisierungen für Dinge wie Statusänderungen, Benachrichtigungen und Aufgabenvergaben direkt nutzen kann. Mein Team setzt diese Vorlagen ein, um Projekte am Laufen zu halten und Engpässe zu vermeiden – besonders wenn wir mehrere Workflows gleichzeitig verwalten.

Am besten geeignet für

• Teams, die wiederkehrende Workflow-Schritte mit minimalem Aufwand automatisieren wollen
• Projektmanager, die anpassbare, visuelle Boards für die Prozessverfolgung benötigen

Weniger geeignet für

• Organisationen, die strikte Prozesseinhaltung oder fortgeschrittene Workflow-Verzweigungen benötigen
• Teams, die hoch technische oder stark regulierte Workflows verwalten

Was monday.com besonders macht

Mir fällt bei monday.com auf, dass Automatisierung als Kernbestandteil des Workflow-Designs behandelt wird und nicht nur als Zusatzfunktion. Die Plattform erwartet von den Teams, dass sie mit visuellen Boards und Automatisierungsrezepten ihre eigenen Prozesse gestalten und anpassen – so wird das Tool immer an die eigene Arbeitsweise angepasst.

Anders als Jira, das davon ausgeht, dass Sie eine strikte Prozesseinhaltung und tiefgehende Konfiguration wünschen, geht es bei monday.com darum, Teams schnelle Anpassungen und flexible Prozesse zu ermöglichen. Es steht weniger für starre Strukturen und mehr für die Ermächtigung der Teams, Workflows auszuprobieren und weiterzuentwickeln.

Kompromisse bei monday.com

monday.com ist auf Flexibilität und schnelle Einrichtung optimiert, was aber bedeutet, dass Sie bei der Prozesskontrolle und bei komplexer Workflow-Logik Abstriche machen. Wenn Sie feingranulare Berechtigungen oder komplexe Abhängigkeiten benötigen, stoßen Sie vermutlich an Grenzen und müssen mit weiteren Tools ergänzen.

Lucidchart verdient seinen Platz hier, weil es das erste Tool ist, zu dem ich greife, wenn ich komplexe Arbeitsabläufe visuell und intelligent abbilden muss. Ich empfehle es Teams, die mehr als nur statische Diagramme wollen und tatsächlich lebendige, datenverbundene Prozesskarten erstellen möchten.

Am meisten schätze ich, dass ich mit Lucidchart bedingte Logik und Echtzeitdaten in Diagramme einbinden kann, sodass Arbeitsabläufe nicht nur Bilder sind – sie werden interaktiv und dynamisch. Wenn ich zeigen musste, wie Prozesse sich an unterschiedliche Szenarien anpassen oder mit Live-Systemen verbinden, haben die intelligenten Formen und Automatisierungsfunktionen von Lucidchart dies möglich gemacht.

Ideal für Lucidchart

• Teams, die komplexe Prozessabläufe gestalten, visualisieren und automatisieren müssen
• Organisationen, die interaktive Diagramme mit Live-Daten und Logik verbinden möchten

Weniger geeignet für Lucidchart

• Teams, die eine vollwertige Projektmanagement- oder Aufgabenverfolgungsplattform suchen
• Nutzer, die nur einfache Flussdiagramme ohne Automatisierung oder Datenintegration benötigen

Was Lucidchart besonders macht

Lucidchart betrachtet die Gestaltung von Arbeitsabläufen als visuellen, interaktiven Prozess und nicht nur als statische Dokumentation. Im Gegensatz zu Tools wie Visio, die auf das Zeichnen von Diagrammen fokussiert sind, erwartet Lucidchart von Teams das Erstellen lebendiger Prozesslandkarten, die sich mit echten Daten verbinden und anpassen, wenn sich Workflows ändern.

Das Ziel ist nicht, wie Asana oder Jira ein Projektmanagement-Hub zu sein. Stattdessen geht Lucidchart davon aus, dass Teams experimentieren, iterieren und Prozesse visuell automatisieren möchten – das Diagramm selbst wird zur zentralen Wissensquelle für den Arbeitsfluss.

Kompromisse bei Lucidchart

Lucidchart ist optimal für visuelles Prozess-Mapping und intelligente Diagramme, allerdings gibt es dadurch keine integrierten Funktionen für Aufgabenmanagement oder Ausführung. In der Praxis bedeutet das, dass man es mit anderen Tools kombinieren muss, um die eigentliche Arbeit zu steuern und zu verfolgen.

Qntrl steht auf meiner Auswahlliste, weil es für Unternehmen entwickelt wurde, die umfangreiche, mehrstufige Workflows in großem Maßstab automatisieren und koordinieren müssen. Ich empfehle Qntrl, wenn Teams aus einfachen Aufgabenmanagement-Tools herauswachsen und eine detaillierte Steuerung von Prozessabläufen, Berechtigungen und Compliance benötigen.

Was für mich besonders heraussticht, ist Qntrls Fähigkeit, individuelle Workflow-Blueprints zu entwerfen und Geschäftsregeln in jeder Phase durchzusetzen. Besonders schätze ich die Audit-Trails und rollenbasierte Zugriffssteuerung, mit deren Hilfe Unternehmenteams Verantwortlichkeit und Transparenz über Abteilungen hinweg wahren können.

Am besten geeignet für

• Unternehmenteams, die komplexe, mehrstufige Arbeitsabläufe automatisieren und steuern müssen
• Organisationen mit strengen Anforderungen an Compliance, Audits und Prozess-Governance

Weniger geeignet für

• Kleine Teams, die lediglich grundlegende Aufgaben- oder Projektverfolgung benötigen
• Gruppen, die eine schnelle Einrichtung oder leichtgewichtige, visuelle Workflow-Tools suchen

Was Qntrl besonders macht

Qntrl beeindruckt mich durch die tiefe Ausrichtung auf Prozesserzwingung und granulare Steuerung – fast wie eine Workflow-Engine statt eines typischen Projektmanagement-Tools. Anders als beispielsweise monday.com, das Flexibilität und visuelle Boards in den Vordergrund stellt, erwartet Qntrl von den Teams, dass jeder Schritt, jede Regel und jede Freigabe im Voraus festgelegt wird.

Es wurde für Organisationen entwickelt, die genau festlegen wollen, wie Arbeit zwischen Personen und Abteilungen fließen soll, mit starkem Fokus auf Compliance und Nachvollziehbarkeit. Es ist ideal für Teams, die Prozesse als zwingend und nicht nur als Richtlinie behandeln.

Kompromisse mit Qntrl

Qntrl optimiert für strikte Prozesskontrolle und Governance – das bedeutet allerdings auch, Schnelligkeit und Flexibilität einzubüßen. Falls sich Ihre Workflows häufig ändern oder Sie experimentieren möchten, kann der erforderliche Aufwand für die Pflege detaillierter Blueprints Sie ausbremsen.

Celigo ist eine Integrations- und Prozessautomatisierungsplattform, die Cloud-Anwendungen verbindet, Workflows automatisiert und Datenflüsse zwischen Geschäftssystemen verwaltet.

Für wen ist Celigo am besten geeignet?

Celigo eignet sich für IT-Teams und Betriebsleiter in mittelständischen bis großen Unternehmen, die mehrere Cloud-Anwendungen automatisieren und verbinden müssen.

Warum ich Celigo ausgewählt habe

Ich habe Celigo als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil ich nahezu jede Geschäftsanwendung, die mein Team nutzt, dank mehr als 1.000 vorgefertigten Konnektoren verbinden kann. Mir gefällt, dass ich Workflows zwischen Plattformen wie NetSuite, Salesforce und Shopify automatisieren kann, ohne individuellen Code schreiben zu müssen. Mein Team kann mit diesen einsatzbereiten Konnektoren schnell Integrationen für Finanz-, Vertriebs- und E-Commerce-Prozesse bereitstellen.

Wichtige Funktionen von Celigo

• Visueller Flow-Builder: Prozesse und Workflows mit einer Drag-and-Drop-Oberfläche gestalten und verwalten.
• Dashboard für Fehlerverwaltung: Integrationsfehler in Echtzeit überwachen, beheben und lösen.
• Rollenbasierte Zugriffskontrollen: Berechtigungen festlegen und den Zugriff der Benutzer auf sensible Workflows steuern.
• Automatisierte Planung: Workflows und Integrationen zeit- oder ereignisbasiert auslösen.

Celigo-Integrationen

Celigo bietet über 1.000 native, vorgefertigte Konnektoren, darunter Shopify, NetSuite, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, SAP, QuickBooks, HubSpot, Jira, Slack, Google Sheets und Snowflake. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Miro verdient seinen Platz hier, weil es die einzige Plattform ist, die ich genutzt habe, die wirklich das Abbilden und Iterieren komplexer Workflows mit verteilten Teams unterstützt. Ich empfehle es, wenn Sie miteinander verbundene Prozesse, Abhängigkeiten und Feedbackschleifen auf eine interaktive und leicht aktualisierbare Weise visualisieren müssen.

Was ich am meisten schätze, ist, wie Miros unendliche Arbeitsfläche, fortschrittliche Diagrammfunktionen und die Zusammenarbeit in Echtzeit es meinem Team ermöglichen, Prozesslandkarten und Swimlanes gemeinsam zu erstellen, ohne den Zusammenhang zu verlieren. Wenn wir Übergaben zwischen mehreren Teams managen oder neue Abläufe entwerfen, machen Miros visuelle Werkzeuge es einfach, Lücken zu erkennen und schnell alle auf einen Nenner zu bringen.

Miro eignet sich am besten für

• Produkt-, Design- und Prozessteams, die komplexe mehrstufige Workflows abbilden
• Verteilte Teams, die gemeinsam visuelle Prozessdiagramme erstellen und weiterentwickeln möchten

Miro ist weniger geeignet für

• Teams, die striktes Aufgabenmanagement oder Workflow-Automatisierungsfunktionen benötigen
• Organisationen, die detailliertes Reporting oder strukturiertes Projekt-Tracking suchen

Was Miro besonders macht

Miro nähert sich Prozess-Workflows visuell, behandelt jeden Ablauf als etwas, das gemeinsam abgebildet, erforscht und weiterentwickelt werden soll. Im Gegensatz zu Tools wie Jira, bei denen Sie strukturierte Aufgaben und Statuswerte definieren müssen, setzt Miro darauf, dass Ihr Team das große Ganze sehen und Elemente flexibel verschieben möchte, wenn sich Ideen entwickeln.

Es richtet sich an Teams, die Prozesse in Echtzeit gemeinsam gestalten und verfeinern möchten – nicht einfach nur einem festgelegten Weg folgen. Ich finde, es hebt sich besonders von Plattformen wie monday.com ab, die auf strukturierte Boards und Listen setzen – Miro erwartet, dass Sie mit einer leeren Fläche starten und Ihren Workflow visuell von Grund auf aufbauen.

Abwägungen mit Miro

Miro optimiert für offene Zusammenarbeit und visuelles Mapping, das bedeutet aber auch, dass man auf integrierte Prozessdurchsetzung und strukturiertes Tracking verzichtet. Entsprechend ist es leicht möglich, dass Workflows unübersichtlich werden oder Verantwortung fehlt, falls Ihr Team mehr Leitplanken benötigt.

Nanonets erhält einen Platz auf meiner Liste, weil es eine der wenigen Workflow-Plattformen ist, die wirklich auf KI-gesteuerte Prozessautomatisierung setzt. Ich empfehle es, wenn Teams von sich wiederholender Dokumentenverarbeitung überfordert sind oder komplexe, mehrstufige Workflows automatisieren müssen, bei denen Daten extrahiert und weitergeleitet werden.

Was mir besonders gefällt, ist, wie Nanonets maschinelles Lernen einsetzt, um Informationen zu lesen, zu klassifizieren und zwischen Systemen zu verschieben, ohne dass ein manueller Eingriff erforderlich ist. Bei meinen Tests der Dokumentenverarbeitung und Workflow-Auslöser war die Plattform besonders effektiv darin, Engpässe in den Bereichen Finanzen, Personal und Betrieb zu reduzieren.

Am besten geeignet für

• Teams aus den Bereichen Betrieb, Finanzen und Personal, die dokumentenlastige Workflows mit KI automatisieren möchten
• Organisationen, die Daten aus mehreren Systemen extrahieren, klassifizieren und weiterleiten müssen

Weniger geeignet für

• Teams, die traditionelle, manuelle Workflow-Verwaltung ohne Automatisierung suchen
• Nutzer, die ein stark visuelles, Board-basiertes Projekt-Tracking oder Zusammenarbeit benötigen

Was Nanonets besonders macht

Nanonets verfolgt einen anderen Ansatz bei der Workflow-Automatisierung, indem es KI in den Mittelpunkt stellt, anstatt Automatisierung lediglich als Schicht auf herkömmliches Aufgabenmanagement zu legen. Anders als Tools wie Zapier, die sich auf das Verbinden von Apps mit einfachen Auslösern konzentrieren, erwartet Nanonets, dass Teams komplexe, dokumentengesteuerte Prozesse automatisieren, bei denen maschinelles Lernen die Datenextraktion und Entscheidungsfindung übernehmen kann.

Die Plattform richtet sich an Teams, die sich von manueller Dateneingabe und wiederholter Prüfung verabschieden möchten, damit die KI die Schwerstarbeit übernimmt und die Menschen sich auf Ausnahmen und Kontrolle konzentrieren können.

Abwägungen bei Nanonets

Nanonets optimiert für tiefgehende Automatisierung und KI-gestützte Workflows, was jedoch bedeutet, dass es weniger geeignet ist für Teams, die jede einzelne Workflow-Stufe manuell und im Detail kontrollieren möchten. Die praktische Folge ist, dass die Plattform komplexer erscheinen kann als nötig, wenn Ihre Prozesse nicht dokumentenlastig sind oder nicht von KI profitieren.

Kintone sticht für mich besonders für Teams hervor, die schnell mit Workflow-Vorlagen arbeiten möchten, dabei aber trotzdem Flexibilität für individuelle Anpassungen benötigen. Ich empfehle es, wenn Sie bereit sind, Prozesse zu standardisieren, aber nicht jedes Mal bei Null anfangen möchten, sobald ein neuer Workflow entsteht.

Was mir an Kintone gefällt, ist, dass Sie eine Vorlage für Dinge wie Freigaben oder Projektverfolgung übernehmen und dann Felder, Formulare und Automatisierungsregeln an die Eigenheiten Ihres Teams anpassen können. In meinen Tests habe ich festgestellt, dass die Vorlagenbibliothek und der Drag-and-Drop-Builder es sehr einfach machen, innerhalb von Minuten einen Prozess zum Laufen zu bringen.

Kintone eignet sich am besten für

• Teams, die Workflow-Vorlagen schnell einführen und anpassen möchten
• Abteilungen, die Prozesse wie Freigaben, Anfragen oder Projektverfolgung standardisieren

Kintone ist weniger geeignet für

• Teams, die erweiterte Berichterstattung oder Analysen direkt im Workflow-Tool benötigen
• Organisationen mit sehr komplexen, vielschichtigen Prozessautomatisierungsanforderungen

Was Kintone besonders macht

Kintone geht Workflows anders an, indem alles um anpassbare Vorlagen herum aufgebaut ist, die Sie genau an die Prozesse Ihres Teams anpassen können. Anders als Tools wie Jira, bei denen Sie die Struktur komplett selbst aufbauen müssen, gibt Kintone Ihnen einen Startpunkt für häufige Workflows und erlaubt es Ihnen, jedes Detail – Felder, Formulare und Automatisierungen – ohne Programmierkenntnisse anzupassen.

Das Ziel ist weniger, starre Prozesse zu erzwingen, sondern Teams die Möglichkeit zu geben, Workflows eigenständig zu gestalten und laufend weiterzuentwickeln. Ich sehe Kintone als passende Lösung für Teams, die standardisieren wollen, aber dennoch Raum für Experimente und Weiterentwicklungen brauchen.

Abwägungen mit Kintone

Kintone legt den Fokus auf Flexibilität und vorlagenbasierte Anpassung, das bedeutet aber auch, dass Sie keine umfassende Berichterstattung oder fortgeschrittene Automatisierung direkt 'out-of-the-box' erhalten. Wenn Ihr Team stark auf detaillierte Analysen angewiesen ist oder hochkomplexe Prozesse automatisieren muss, stoßen Sie wahrscheinlich relativ schnell an die Grenzen.

Trello hat seinen Platz auf meiner Liste verdient, weil es das erste Tool ist, das ich wähle, wenn ein Team ein prozessorientiertes Kanban-Board benötigt, das sich leicht an veränderte Abläufe anpassen lässt. Ich empfehle Trello, wenn Sie jeden Schritt eines Prozesses visualisieren möchten und es für alle einfach sein soll zu sehen, was gerade in Bewegung ist, wo es hakt und was als Nächstes ansteht.

Am meisten schätze ich, wie die Struktur aus Boards, Listen und Karten bei Trello mir erlaubt, selbst komplexe Workflows zu visualisieren, ohne den Überblick zu verlieren. Bei meinem Test der Automatisierungsfunktionen (wie Butler) stellte ich fest, dass diese sich wiederholende Prozessschritte erheblich erleichtern – besonders für Teams mit vielen Übergaben oder Freigaben.

Trello eignet sich am besten für

• Teams, die prozessorientierte Workflows mit Hilfe von Kanban-Boards visualisieren und steuern möchten
• Gruppen, die eine flexible, kartenbasierte Nachverfolgung von Aufgaben, Freigaben oder Übergaben benötigen

Trello ist weniger geeignet für

• Organisationen, die fortgeschrittene Berichte, Analysen oder strikte Workflow-Kontrolle benötigen
• Teams, die stark regulierte oder compliance-lastige Prozesse mit strengen Kontrollen managen

Was Trello besonders macht

Trello überzeugt mich dadurch, dass jeder Workflow als visueller Prozess dargestellt wird: Mit Boards, Listen und Karten wird jeder Schritt abgebildet. Anders als Jira, das von Ihnen verlangt, zu Beginn strukturierte Vorgangstypen und Workflows zu definieren, geht Trello davon aus, dass Teams ihren Prozess während der Arbeit aufbauen und anpassen wollen.

Das Tool ist für Teams konzipiert, die den Fortschritt ihrer Arbeit über verschiedene Phasen sehen und ihre Abläufe ohne aufwändige Vorarbeit anpassen möchten. Die Philosophie von Trello bedeutet größtmögliche Flexibilität und Transparenz: Es passt sich an, wie Ihr Team tatsächlich arbeitet, und nicht umgekehrt.

Abwägungen bei Trello

Trello setzt auf Flexibilität und visuelle Einfachheit, was jedoch bedeutet, dass vorgegebene Strukturen und fortgeschrittene Workflow-Kontrollen fehlen. Dadurch können Prozesskonsistenz und Berichtswesen leiden, wenn Boards komplexer werden oder Teams wachsen.

Process Street schafft es auf meine Bestenliste, weil es das einzige Workflow-Tool ist, das wirklich alles um Formulare und strukturierte Datenerfassung zentriert. Ich empfehle es Teams, die wiederkehrende Prozesse standardisieren müssen – besonders wenn dabei Informationen gesammelt, validiert und über Formulare weitergeleitet werden sollen.

Was ich am meisten schätze, ist, dass man dynamische Workflows mit bedingter Logik, Pflichtfeldern und Genehmigungen aufbauen kann, die alle an Formularübermittlungen gekoppelt sind. Wenn ich Onboarding- oder Compliance-Prozesse eingerichtet habe, hat der formularbasierte Ansatz von Process Street es mir erleichtert, sicherzustellen, dass nichts übersehen wird und jeder Schritt dokumentiert ist.

Dafür eignet sich Process Street am besten

• Teams, die formularbasierte Workflows wie Onboarding, Compliance oder Genehmigungen standardisieren und automatisieren möchten
• Operations-, HR- und Compliance-Teams, die auf strukturierte Datenerfassung und Prozessdokumentation angewiesen sind

Dafür ist Process Street weniger geeignet

• Produkt- oder Engineering-Teams, die agile Boards, Sprints oder Backlog-Management benötigen
• Teams, die stark visuelles Projekttracking oder locker strukturierte, spontane Workflows suchen

Das macht Process Street besonders

Process Street hebt sich für mich ab, weil jeder Workflow als wiederholbarer, formularbasierter Prozess behandelt wird – statt als Aufgabensammlung auf einem Board. Im Gegensatz zu Tools wie Asana oder Trello, die auf visuelles Aufgabenmanagement setzen, erwarten Teams bei Process Street, strukturierte Checklisten mit eingebetteten Formularen, Genehmigungen und Logik zu erstellen. Dieser Ansatz ist ideal, wenn in jedem Schritt Daten erfasst und Prozesskonsistenz sichergestellt werden muss.

Kompromisse bei Process Street

Process Street ist auf Standardisierung und Datenerfassung optimiert, was bedeutet, dass es für Teams, die flexibles, visuelles Projekttracking wünschen, weniger geeignet ist. Wenn deine Arbeit sehr dynamisch ist oder du ständig wechselnde Prioritäten managen musst, kann das starre Checklisten-Modell einschränkend wirken.