Der ultimative Leitfaden für Dokumentenmanagement-Workflows

Ein korrekt implementierter Dokumentenmanagement-Workflow stellt sicher, dass Dokumente für die Personen zugänglich sind, die sie sehen sollen, und für jene unzugänglich bleiben, die sie nicht sehen dürfen – im Einklang mit allen geltenden Compliance- und regulatorischen Standards. 

Erfahren Sie mehr über andere Arten des Workflow-Managements hier.

Warum sind Dokumentenmanagement-Workflows wichtig?

Dokumentenmanagement-Workflows sind aus folgenden Gründen besonders wichtig: 

• Effizienz: Die Optimierung der Erstellung, Speicherung, Wiederauffindung und Verwaltung von Dokumentationen reduziert den Aufwand und die benötigte Zeit für die Dokumentenbearbeitung. Bei guter Umsetzung weiß jeder, der über das Projekt Bescheid wissen sollte, wo die betreffenden Dokumente zu finden sind – und muss nicht bei jedem Einzelteil nachfragen. 
• Zugang und Auffindbarkeit: Dokumentenmanagement-Workflows sind echte Lebensretter, wenn es darum geht, schnell nach Informationen zu suchen! Die Kopfschmerzen, die mit der aufwendigen Suche nach Dokumenten verbunden sind, lassen sich durch die Implementierung eines strukturierten Dokumentenmanagement-Workflows vermeiden. Diese Vorteile werden am zuverlässigsten durch die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems erreicht, das standardisiert, wie Dateien gespeichert, wiedergefunden und geschützt werden.
• Regulatorische Anforderungen: Wie bereits erwähnt, gibt es zahlreiche gesetzliche Vorgaben, die viele Branchen und Projekte betreffen. Bereiche wie Pharma, Gesundheitswesen, Finanzen und der öffentliche Sektor unterliegen strengen Regularien bezüglich Dokumentenhandhabung, -aufbewahrung und Datenschutz. Ein robuster, oft auch stark regulierter Dokumentenmanagement-Workflow hilft sicherzustellen, dass diese Vorschriften eingehalten werden und Projekte beziehungsweise Organisationen rechtliche oder finanzielle Konsequenzen vermeiden.
• Prüfpfad: Ein nachvollziehbarer Prüfpfad, dem alle vertrauen können, ist entscheidend. Dokumentenmanagement-Workflows sollten so gestaltet sein, dass sie eine klare Historie von Dokumentversionen und Zugriffskontrollen aufzeichnen. Diese sind nützlich, um Dokumente im Workflow zu verfolgen und die Einhaltung von Vorgaben sowie die betriebliche Effizienz sicherzustellen. 

Vorteile von Dokumentenmanagement-Workflows

Dokumentenmanagement-Workflows sind nicht nur für Ihr Unternehmen insgesamt wichtig – sie erleichtern Ihnen auch das Leben als Projektmanager oder Projektbeteiligter. 

• Gesteigerte Produktivität: Laut einer Studie von IDC gaben 45 % der Unternehmen an, dass Dokumentenmanagement-Workflows die Produktivität verbessern würden. Noch besser: Sie können dies auf die nächste Stufe heben, indem Sie künstliche Intelligenz einsetzen, um Routineaufgaben wie Dateneingabe und Dokumentenabruf zu automatisieren oder Workflow-Orchestrierung nutzen, um diese Automatisierungen über verschiedene Tools und Teams hinweg zu koordinieren – damit sich die Mitarbeitenden auf strategischere Aufgaben konzentrieren können.
• Konsistenz und Standardisierung: Bei effektiver Umsetzung und Einhaltung durch alle bieten Dokumentenmanagement-Workflows eine einheitliche Methode zur Verwaltung aller Dokumente. So wird sichergestellt, dass jedes Dokument auf dieselbe Weise verarbeitet wird, wodurch Fehler und Inkonsistenzen (also weniger Nacharbeit und weniger Zeitaufwand für Fehlerbehebung) minimiert werden. 
• Verbesserte Zusammenarbeit: Bei konsequenter Anwendung erleichtern Dokumentenmanagement-Workflows die Zusammenarbeit zwischen allen beteiligten Parteien, indem sie klare Erwartungen für Abläufe und die Dokumentation dieser Prozesse festlegen.
• Nachvollziehbarkeit, wer was wann getan hat: Haben Sie sich schon einmal gefragt, wer Ihr Dokument geändert hat? Wer einen Preis angepasst oder warum eine Klausel aus einem Projektauftrag entfernt wurde? Dokumentenmanagement-Workflows helfen hierbei, indem sie genau protokollieren, wer was, wann geändert hat. 
• Bessere Sicherheit: Eine ordnungsgemäße Dokumentenmanagement-Workflow-Umsetzung umfasst Sicherheitsprotokolle, die verhindern, dass sensible Informationen von Unbefugten eingesehen werden. Achten Sie besonders auf die Sicherheit, um Probleme durch Datenlecks zu vermeiden.
• Verbesserte Compliance: Dokumentenmanagement-Workflows erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Anforderungen, indem sie ordnungsgemäße Aufzeichnungen erzeugen und bewahren (zum Beispiel mit einem Tool wie Jotform) und gewährleisten, dass Dokumente bei Prüfungen leicht zugänglich sind.

Dokumenten-Workflow-Prozess

Im Allgemeinen umfasst ein effektiver Dokumenten-Workflow-Prozess die folgenden Schritte: 

1. Das Dokument erstellen

Der erste Schritt im Workflow ist die Erstellung des Dokuments. Es empfiehlt sich, Vorlagen oder standardisierte Formate mit Dokumentenmanagement-Software zu verwenden, um eine einheitliche Struktur für verschiedene Dokumentenarten sicherzustellen. Ein Vertrag kann zum Beispiel mit einer Vorlage erstellt werden, die Standardformulierungen und -formatierungen enthält, sodass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden – ganz ohne jedes Mal mit der Rechtsabteilung sprechen zu müssen. 

2. Versionen nachverfolgen

Versionskontrolle stellt sicher, dass Änderungen an Dokumenten nachverfolgt und dokumentiert werden. Jedes Mal, wenn ein Dokument bearbeitet oder aktualisiert wird, speichert das System eine neue Version, oft versehen mit dem Namen der bearbeitenden Person und dem Bearbeitungsdatum sowie weiteren wichtigen Metadaten.

Gerade in schnelllebigen Projekten werden manchmal mehrere Änderungen nahezu gleichzeitig vorgenommen, was die Versionskontrolle und den Einsatz von Software für Dokumenten-Versionsmanagement oder Dokumentenvergleichssoftware unerlässlich macht. 

3. Dokument zur Freigabe vorlegen

Ein Dokumentgenehmigungs-Workflow umfasst die Überprüfung und die Freigabe durch berechtigte Personen, bevor das Dokument fertiggestellt und in den Livebetrieb übernommen wird. In manchen Fällen sind mehrere Freigabestufen erforderlich.

Wie genau der Freigabeprozess für Ihre Dokumente aussieht, hängt von der Unternehmenskultur und den internen Regelungen zum Dokumentenumlauf ab.

Experten-Tipp

Menschen ignorieren gerne Anfragen zur Freigabe, wenn diese ohne Kontext oder menschlichen Bezug gesendet werden. Wenn Sie möchten, dass Genehmigungen zeitnah erteilt werden, versuchen Sie, die Genehmigungsanfrage gemeinsam mit der approvierenden Person zu stellen – entweder persönlich oder virtuell.So kann die approvierende Person das Dokument direkt prüfen und Fragen sofort stellen, was den Abstimmungsaufwand reduziert.

4. Verteilen Sie das Dokument

Die Verteilung eines neuen Dokuments bedeutet, es bereitzustellen, zu versenden oder anderweitig für diejenigen verfügbar zu machen, die darauf zugreifen müssen. Schulen Sie Ihr Team darin, wo Dokumente zu finden sind, und stellen Sie die richtigen Zugriffsberechtigungen ein.

Eine weitere Möglichkeit der Dokumentenverteilung besteht darin, einen Prozess einzurichten, bei dem bestimmte Dokumente nach festgelegten Intervallen versendet werden. Ein Beispiel wäre die Einrichtung einer Automatisierung für einen Projektmanagement-Workflow, der Projektstatusberichte zu einem festgelegten Zeitpunkt jede Woche an alle Projektbeteiligten verteilt. 

5. Bewahren Sie das Dokument auf

Sobald Sie Ihr Dokument verteilt haben, können für Sie bzw. Ihre Organisation konkrete Aufbewahrungsfristen gelten, die vorschreiben, dass Dokumente aus betrieblichen oder rechtlichen Gründen für einen bestimmten Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Die Regeln zur Dokumentenaufbewahrung variieren je nach Branche. 

Beispielsweise müssen Anwälte und Buchhalter Dokumente in der Regel sieben Jahre lang aufbewahren (für diesen Zweck können Sie auch Software für das juristische Projektmanagement oder Projektmanagement-Software für Buchhaltung nutzen). Im Personalwesen verlangt das Fair Labor Standards Act (FLSA) von Arbeitgebern, Aufzeichnungen mindestens drei Jahre lang zu führen, sodass sie im Falle eines Rechtsstreits mit dem Arbeitsministerium sofort vorgelegt werden können. 

6. Archivieren Sie das Dokument

Das Archivieren eines Dokuments bedeutet, nicht mehr aktiv genutzte Dokumente in einen sicheren Speicherort zur langfristigen Aufbewahrung zu verschieben, sodass sie im Bedarfsfall weiterhin zugänglich sind. Die Archivierung hilft dabei, den aktiven Speicherbereich zu entlasten und dennoch alle Dokumente sicher und verfügbar für spätere Projekte oder Compliance-Anfragen aufzubewahren. 

Ihr Dokumenten-Workflow-Prozess hängt stark von den Funktionen und der Struktur Ihres Dokumentenmanagement-Tools ab. Für ein flexibleres Werkzeug empfehlen wir den Test eines Open-Source-Dokumentenmanagementsystems.

Arten von Dokumenten-Workflows

Nicht alle Dokumenten-Workflows funktionieren auf dieselbe Weise – manche folgen einer strikt vorgegebenen Reihenfolge, während andere mehrere Aufgaben gleichzeitig zulassen. Hier sind einige verbreitete Arten von Dokumentenmanagement-Workflows:

• Sequenzieller Workflow: Dokumente durchlaufen einen vordefinierten, linearen Ablauf, bei dem jeder Schritt abgeschlossen sein muss, bevor der nächste beginnt. Diese Methode sorgt für eine gründliche Prüfung und Freigabe, kann aber zeitaufwändig sein.
• Paralleler Workflow: Mehrere Aufgaben oder Freigaben finden gleichzeitig statt, sodass verschiedene Beteiligte parallel an einem Dokument arbeiten können. Das beschleunigt Prozesse, kann aber zu Herausforderungen bei der Versionsverwaltung führen.
• Dynamischer Workflow: Auch als Ad-hoc-Workflows bekannt, handelt es sich hierbei um flexible Abläufe, die sich je nach Bedingungen oder Entscheidungen im Ablauf verändern können. Diese Workflows sind anpassungsfähig, können aber auch komplex in der Verwaltung werden.
• Regelbasierter Workflow: Hierbei wird die Dokumentenlenkung auf Basis vordefinierter Regeln und Kriterien automatisiert, was für Konsistenz sorgt und manuelle Eingriffe reduziert. Dieser Prozess ist effizient, setzt jedoch eine sorgfältige Regeldefinition voraus.

Anwendungsfälle für Dokumentenmanagement-Workflows

Hier sind einige Beispiele, wie Ihnen Dokumentenmanagement-Workflows das Leben erleichtern können: 

• Projektdokumentation: Ein Dokumentenmanagement-Workflow sorgt dafür, dass Dokumente korrekt versioniert, gespeichert und für Teammitglieder zugänglich sind. So wird eine effiziente Projektverfolgung und Aktualisierung ermöglicht. 
• Strategiedokumente: Dokumentenmanagement-Workflows helfen dabei, Strategiedokumente organisiert zu halten und verschaffen Klarheit darüber, was sich geändert hat, wann und wer es genehmigt hat. Workflow-Management hilft zudem, Strategiedokumente sicher und effizient an die richtigen Personen zur Überprüfung und zum Feedback zu verteilen (denken Sie an automatische Benachrichtigungen und nachverfolgte Freigaben). 
• Leistungsbeschreibungen (SOWs): Wenn Sie eine Leistungsbeschreibung (Statement of Work) erstellen, ist es unerlässlich, dass jemand diese abzeichnet und offiziell genehmigt, bevor die Arbeit beginnt. Dokumentenworkflow-Automatisierung hilft, diesen Prozess organisiert zu halten und Änderungen sowie Freigaben nachzuverfolgen, sodass die Vertragsbedingungen des Projekts bekannt und zugänglich sind. 
• Rechtsdokumente & Verträge: Rechtsdokumente und Verträge sind oftmals hochsensibel. Dokumenten-Workflows unterstützen die sichere Speicherung, rechtzeitige Prüfung und das Nachverfolgen von Überarbeitungen dieser Dokumente. Dies gewährleistet die Einhaltung von Compliance- und Rechtsstandards und bietet einen einfachen Zugriff für Prüfungen oder Rechtsstreitigkeiten.
• Personalunterlagen: Personalunterlagen sind in der Regel sowohl sensibel als auch rechtsverbindlich. Arbeitsverträge, Aufhebungsvereinbarungen, Bewerbungen, Unterlagen zu Sozialleistungen und Leistungsbeurteilungen sind prädestiniert für Dokumentenmanagement-Prozesse, um Genauigkeit, Vertraulichkeit und Compliance sicherzustellen.

Erfahren Sie mehr über weitere Anwendungsfälle und Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen.

Wie Sie einen Dokumenten-Workflow einrichten

Nun, da Sie bereit sind, einen Dokumenten-Workflow zu implementieren, ist es wichtig zu wissen, wo Sie anfangen sollen. Befolgen Sie diese Schritte, um ein System zu erstellen, das auf die spezifischen Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten ist:

1. Anforderungen erfassen: Konsultieren Sie die Stakeholder, um Dokumenttypen, Prozesse und Compliance-Anforderungen zu ermitteln. Dieses Verständnis bildet die Grundlage für die Gestaltung Ihres Workflows.
2. Bestehende Prozesse abbilden: Analysieren Sie die aktuellen Verfahren zur Dokumentenverwaltung, um Engpässe, Ineffizienzen und generelle Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.
3. Workflow-Schritte definieren: Legen Sie jede Stufe fest, die ein Dokument durchläuft – von der Erstellung bis zur Archivierung. Bestimmen Sie Aktionen, verantwortliche Personen und Entscheidungspunkte.
4. Geeignete Software auswählen: Wählen Sie ein Dokumentenmanagementsystem oder ein Dokumentenzusammenarbeitstool, das Ihren Anforderungen entspricht und den definierten Workflow unterstützt. Achten Sie darauf, dass es wichtige Funktionen wie Versionskontrolle und Zugriffsrechte bietet.
5. Automatisierungen einrichten: Implementieren Sie Prozessautomatisierungen für wiederkehrende Aufgaben wie Dokumentenfreigaben, Benachrichtigungen und Kategorisierungen. Die Automatisierung von Routineprozessen reduziert Fehler, steigert die Effizienz und sorgt für Konsistenz.
6. Das System konfigurieren: Richten Sie die Software für die spezifischen, individuellen Workflows Ihrer Organisation ein, einschließlich Metadatenfeldern, Benutzerrollen und automatischen Benachrichtigungen.
7. Ihr Team schulen: Bieten Sie eine umfassende Schulung an, damit alle Benutzer das neue System und ihre jeweilige Rolle im Workflow verstehen. Dies erleichtert die reibungslose Einführung und eine konsistente Nutzung.
8. Überwachen und optimieren: Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung Ihres neuen Workflows und holen Sie Feedback von den Nutzern ein. Nehmen Sie bei Bedarf Anpassungen vor, um die Effizienz zu steigern und etwaige Probleme zu beheben.

Tools für Dokumentenmanagement-Workflows

Vorbei sind die Zeiten von Hauspostumschlägen und großen grünen Freigabestempeln. Cloud-basierte Dokumentenworkflow-Software-Tools sind eine enorme Unterstützung im Dokumentenmanagement und bieten Funktionen für das Erstellen elektronischer Dokumente, das Vornehmen von Änderungen, das Ermöglichen von Freigaben, das Festlegen von Aufbewahrungsregeln und das Archivieren von Dokumenten. 

Hier finden Sie eine Liste der besten Workflow-Management-Software-Tools. Diese lassen sich sowohl für das Dokumentenmanagement als auch für andere Workflows nutzen.

Klicks auf die untenstehenden Links können eine Provision einbringen, die unsere unabhängige Überprüfung und Bewertung von Software und Dienstleistungen unterstützt. Erfahren Sie mehr darüber, wie wir Transparenz gewährleisten.

1. 1. Wrike — Am besten geeignet, um isolierte Teams wieder miteinander zu verbinden
2. 2. Moxo — Am besten geeignet für sichere Kunden-Kollaborationsportale
3. 3. TaxDome — Am besten zur Festlegung von Abhängigkeiten
4. 4. Qntrl — Am besten für Workflow-Orchestrierung
5. 5. Quickbase — Am besten geeignet für dynamisches Arbeitsmanagement
6. 6. Celigo — Am besten mit über 1.000 vorgefertigten App-Konnektoren
7. 7. Nanonets — Am besten für KI-gesteuerte Workflow-Automatisierung
8. 8. Quixy — Am besten für Drag-and-Drop-Workflows
9. 9. Cflow — Am besten für wachsende Organisationen geeignet
10. 10. Nifty — Am besten geeignet für Teamkommunikation

Die oben genannte Liste von Tools eignet sich jeweils hervorragend für die Dokumentenverwaltung – aber was tun, wenn Sie mehr benötigen? Dann probieren Sie doch diese spezielleren Optionen: 

• Leistungsstarke Dokumentenmanagementsysteme (DMS) für Unternehmen, die umfangreichen Speicherplatz, intelligente Organisation und schnellen Dateizugriff benötigen, um Unordnung und Ineffizienz zu vermeiden.
• Software für digitales Asset-Management zur Verwaltung von Assets wie Marketingmaterialien, Logos und Produktfotos. Fortschrittliche Tagging- und Metadatentools sorgen dafür, dass digitale Dokumente leicht auffindbar sind.
• Dokumentenmanagementsysteme für Unternehmen für Firmen auf Enterprise-Niveau, die erhöhte Sicherheit, skalierbaren Speicher und intelligente Such-Indexierung benötigen.
• Dateifreigabe-Software, die Teams darin unterstützt, Dateien untereinander sowie mit Kunden zu versenden und zu empfangen, während eine ordnungsgemäße Versionskontrolle und Zugriffsverwaltung gewährleistet bleibt.
• Projekt-Workflow-Software für die Koordinierung von Aufgaben, das Nachverfolgen des Fortschritts und die Verwaltung von Dokumenten im Rahmen umfassender Projektziele.
• Open-Source-Workflow-Software für Teams, die anpassungsfähige, kostengünstige Tools mit vollständiger Kontrolle über Funktionen und Integrationen benötigen.
• Enterprise-Workflow-Software, die für große Organisationen entwickelt wurde, um komplexe Arbeitsabläufe zu verwalten, das Dokumentenhandling zu optimieren, Compliance sicherzustellen und eine Integration mit ERP-Systemen zu ermöglichen.
• Dokumentenkontroll-Software zur Verwaltung von Dokumentenberechtigungen, Versionen und Speicher.

Best Practices für Workflows im Dokumentenmanagement

Diese Best Practices verbessern Ihre Prozesse, damit Sie Nacharbeiten, Verwirrung und Kopfschmerzen vermeiden:

• Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung der Dokumentensicherheit. Nicht alle Dokumente sollten für jeden im Team zugänglich sein. Müssen Ihre Mitarbeitenden wirklich Verträge und Vergütungssätze der Vertragsmitarbeitenden einsehen? Das bringt nur Probleme mit sich – stellen Sie also sicher, dass Sie alle Ihre Dokumente effektiv schützen, auch die innerhalb des Projektteams. 
• Automatisierung immer bedenken. Nutzen Sie Workflow-Automatisierung, um die Dokumentenkontrolle, Versionsaktualisierungen, Weiterleitungen und Freigaben zu verwalten. Ein guter Einstieg ist die Verwendung von Workflow-Automatisierungssoftware, um Benachrichtigungen und Erinnerungen für Überprüfungen und Freigaben zu automatisieren. Erinnerung: Dokumentieren Sie Ihre Workflows von Beginn an, um die spätere Automatisierung zu erleichtern.
• Wählen Sie das richtige Tool für die Aufgabe. Wählen Sie ein robustes DMS, das den gesamten Lebenszyklus Ihrer Dokumente verwaltet und unterschiedliche Anwendungsfälle unterstützt. Solche Systeme können auch wiederkehrende Aufgaben wie Dateneingaben automatisieren und gleichzeitig die korrekte Zugriffskontrolle und Dokumentensicherheit gewährleisten. Beispielsweise benötigt eine Klinik ein DMS, das sowohl elektronische als auch Papierdokumente unterstützt und das Einscannen von Papierdokumenten zur digitalen Langzeitarchivierung ermöglicht.
• Versuchen Sie, das Dokumentenmanagement mit anderen Geschäftsprozessen und -systemen zu integrieren. So gelingt die reibungslose Informationsweitergabe zwischen Systemen und Abteilungen. Das ist keine "Einmal einstellen und vergessen"-Lösung. Integrationen müssen mit jeder Weiterentwicklung der Anbieter gepflegt werden, deshalb sollten Sie bereit sein, regelmäßig Anpassungen vorzunehmen. Häufige Integrationen im Dokumentenmanagement sind CRMs, cloudbasiertes Dokumentenmanagement und -speicher, Prozess-Workflow-Software und andere Business-Process-Anwendungen. 
• Setzen Sie auf kontinuierliche Verbesserung. Neben Anpassungen bei Integrationen erfordert das Dokumentenmanagement laufende Weiterentwicklung, um neue Technologien zu nutzen und mit den sich wandelnden Unternehmenspraktiken Schritt zu halten. Bitten Sie Kollegen und Stakeholder um Feedback und suchen Sie nach Möglichkeiten, KI in Workflows des Dokumentenmanagements zu integrieren, wenn es einen Mehrwert bringt.

Ergänzend zu spezifischen Workflow-Tipps können allgemeine Best Practices für das Dokumentenmanagement wie zentrale Speicherung, klare Zugriffsrechte und einheitliche Namenskonventionen Ihre gesamte Dokumentation aufwerten.

Weitere Best Practices finden Sie in diesen Kursen zum Dokumentenmanagement.

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