Der ultimative Leitfaden für Dokumentenmanagement-Workflows
Die Suche nach ordentlichen Dokumenten: Da Teams zunehmend verteilt sind, ist ein effizientes Dokumentenmanagement entscheidend. Viele Unternehmen stehen jedoch vor Herausforderungen durch ineffiziente Workflows, was die Dokumentenwiederbeschaffung und die Einhaltung von Sicherheitsvorschriften erschwert.
Lernen Sie Ihren Workflow-Zauberer kennen: Dokumentenmanagement-Workflows bestehen aus Prozessen zur Verwaltung von Dokumenten, die für Projekte wichtig sind. Sie sorgen dafür, dass Dokumente die notwendigen Phasen wie Erstellung, Überprüfung und Freigabe durchlaufen.
Optimieren Sie noch heute Ihre Abläufe: Workflow-Management-Software kann Abläufe verbessern, indem sie Prozesse vereinfacht, Daten schützt und einen einfachen Zugriff auf wichtige Informationen gewährleistet – entscheidend für ein effektives Projektmanagement.
Da Teams heute stärker verteilt arbeiten als je zuvor, ist ein effizientes Dokumentenmanagement wichtiger denn je. Dennoch kämpfen viele Organisationen mit ineffizienten Dokumentenmanagement-Workflows, die den Dokumentenzugriff und die Nutzung erschweren oder die Anforderungen an Datensicherheit nicht erfüllen.
Dieser Artikel führt Sie durch alles, was Sie über Dokumentenmanagement-Workflows wissen müssen. Sie erfahren außerdem, wie Workflow-Management-Software Abläufe optimieren, Daten absichern und den Zugang zu den entscheidenden Informationen erleichtern kann, die Ihre Projekte vorantreiben.
Was ist ein Dokumentenmanagement-Workflow?
Ein Dokumentenmanagement-Workflow ist ein Prozess zum Erstellen, Bearbeiten, Speichern und Wiederauffinden von Dokumenten, die für Ihre Projekte relevant sind. Dieser umfasst mehrere Stufen und kann Überprüfungs- sowie Freigabeschritte beinhalten, in denen bestimmte Personen Dokumente genehmigen müssen, bevor sie zur nächsten Phase übergehen.
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Ein richtig umgesetzter Dokumentenmanagement-Workflow stellt sicher, dass Dokumente für jene zugänglich sind, die sie sehen sollen, und für diejenigen unzugänglich bleiben, die keinen Zugriff haben dürfen – in Übereinstimmung mit allen einschlägigen Compliance- und Regulierungsstandards.
Erfahren Sie mehr über weitere Arten von Workflow-Management hier.
Warum sind Dokumentenmanagement-Workflows wichtig?
Dokumentenmanagement-Workflows sind aus folgenden Gründen besonders wichtig:
- Effizienz: Die Optimierung der Erstellung, Speicherung, Suche und Verwaltung von Dokumenten reduziert den zeitlichen und personellen Aufwand beim Umgang mit Dokumenten. Ist der Workflow gut umgesetzt, weiß jeder, der Bescheid wissen muss, wo er die Dokumente findet, und benötigt keine Hilfe beim Suchen einzelner Unterlagen.
- Zugriff und Wiederauffindbarkeit: Dokumentenmanagement-Workflows sind ein Segen, wenn Sie schnell Informationen benötigen! Vermeiden Sie den Stress des aufwendigen Suchens, indem Sie einen strukturierten Dokumenten-Workflow implementieren. Diese Vorteile werden in der Regel durch die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems erzielt, das die Ablage, Wiederauffindbarkeit und den Schutz von Dateien standardisiert.
- Regulatorische Anforderungen: Wie bereits erwähnt, gibt es zahlreiche regulatorische Vorgaben, die viele Branchen und Projekte betreffen. Branchen wie Pharma, Gesundheitswesen, Finanzen und die öffentliche Verwaltung stehen unter strengen Vorgaben zum Umgang, zur Aufbewahrung und zum Schutz von Dokumenten. Ein strikter Dokumentenmanagement-Workflow trägt dazu bei, diese Anforderungen einzuhalten, sodass Projekte und Organisationen rechtliche sowie finanzielle Konsequenzen vermeiden können.
- Prüfpfad: Es ist entscheidend, einen nachvollziehbaren Prüfpfad zu haben, dem alle vertrauen können. Dokumentenmanagement-Workflows sollten so gestaltet sein, dass sie eine lückenlose Historie von Dokumentenänderungen und Zugriffsrechten liefern, was für die Nachverfolgung eines Dokuments im Workflow und zur Sicherstellung von Compliance und Effizienz unerlässlich ist.
Vorteile von Dokumentenmanagement-Workflows
Dokumentenmanagement-Workflows sind nicht nur für Ihr Unternehmen insgesamt wichtig – sie erleichtern auch Ihren Alltag als Projektmanager oder Stakeholder.
- Gesteigerte Produktivität: Laut einer Studie von IDC gaben 45 % der Unternehmen an, dass Dokumentenmanagement-Workflows die Produktivität steigern würden. Noch besser: Sie können dies weiter optimieren, indem Sie KI nutzen, um Routinetätigkeiten wie Dateneingabe und Dokumentensuche zu automatisieren oder durch Workflow-Orchestrierung diese Automatisierungen zwischen Tools und Teams koordinieren – so können sich Mitarbeiter auf strategische Aufgaben konzentrieren.
- Konsistenz und Standardisierung: Wenn sie effektiv eingeführt und von allen eingehalten werden, sorgen Dokumentenmanagement-Workflows dafür, dass alle Dokumente nach dem gleichen Schema verwaltet werden. Das bedeutet: weniger Fehler und Unstimmigkeiten – also weniger Nacharbeit und weniger Zeit für Korrekturen.
- Bessere Zusammenarbeit: Bei konsequenter Anwendung fördern Workflows eine bessere Zusammenarbeit aller beteiligten Parteien, da sie Erwartungen und Abläufe eindeutig definieren und eine klare Dokumentation gewährleisten.
- Transparenz, wer was wann gemacht hat: Haben Sie sich schon gefragt, wer Ihr Dokument geändert hat? Wer einen Preis angepasst oder warum eine Formulierung aus dem Projektdokument entfernt wurde? Mit Workflows im Dokumentenmanagement können Sie genau nachvollziehen, wer an welchem Punkt welche Änderungen vorgenommen hat.
- Bessere Sicherheit: Ein gut durchdachter Workflow berücksichtigt Sicherheitsprotokolle und verhindert, dass Unbefugte Zugang zu sensiblen Informationen erhalten. Seien Sie vorsichtig beim Thema Sicherheit und vermeiden Sie die Probleme, die mit Datenpannen einhergehen.
- Optimierte Compliance: Dokumentenmanagement-Workflows erleichtern die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, indem sie die ordnungsgemäße Dokumentation (zum Beispiel mithilfe eines Tools wie Jotform) ermöglichen und beim Audit einen schnellen Zugriff auf alle Dokumente gewährleisten.
Dokumenten-Workflow-Prozess
Im Allgemeinen umfasst ein effektiver Dokumenten-Workflow-Prozess die folgenden Schritte:
1. Das Dokument erstellen
Der erste Schritt im Workflow ist die Dokumentenerstellung. Es empfiehlt sich, mit Vorlagen oder standardisierten Formaten in einer Dokumentenmanagement-Software zu arbeiten, um eine einheitliche Struktur über verschiedene Dokumentarten hinweg zu gewährleisten. Ein Vertrag könnte zum Beispiel mit einer Vorlage erstellt werden, die Standardklauseln und -formate enthält. So werden alle juristischen Anforderungen erfüllt, ohne dass jedes Mal Rücksprache mit der Rechtsabteilung gehalten werden muss, wenn das Dokument verwendet wird.
2. Versionen nachverfolgen
Versionskontrolle gewährleistet, dass Änderungen an Dokumenten nachverfolgt und dokumentiert werden. Jedes Mal, wenn ein Dokument bearbeitet oder aktualisiert wird, legt das System eine neue Version an, die häufig mit dem Namen der Person, dem Bearbeitungsdatum und weiteren wichtigen Metadaten versehen wird.
Gerade in schnelllebigen Projekten kommt es oft vor, dass mehrere Änderungen gleichzeitig in Echtzeit erfolgen. Deshalb ist die Dokumentenversionierung sowie die Nutzung von Software zur Versionierung von Dokumenten oder Vergleichssoftware für Dokumente unerlässlich.
3. Freigabe des Dokuments einholen
Ein Freigabeprozess für Dokumente beinhaltet die Überprüfung und Unterzeichnung durch autorisierte Personen, bevor das Dokument finalisiert und operativ genutzt werden darf. Häufig sind mehrere Freigabeebenen erforderlich.
Wie genau der Freigabeprozess abläuft, hängt von der Unternehmenskultur und den internen Richtlinien für die Verteilung von Dokumenten ab.
4. Das Dokument verteilen
Die Verteilung des neuen Dokuments bedeutet, es bereitzustellen, zu senden oder auf andere Weise denjenigen zugänglich zu machen, die Zugriff benötigen. Schulen Sie Ihr Team, wo Dokumente zu finden sind, und setzen Sie Zugriffsrechte korrekt.
Eine weitere Möglichkeit zur Dokumentenverteilung ist, einen Prozess einzurichten, durch den bestimmte Dokumente in festgelegten Intervallen an die relevanten Personen verschickt werden. Zum Beispiel kann die Automatisierung in einem Projektmanagement-Workflow dabei helfen, Projektstatusberichte zu einem bestimmten Zeitpunkt in jeder Woche automatisch an alle Projektbeteiligten zu senden.
5. Das Dokument aufbewahren
Nachdem Sie Ihr Dokument verteilt haben, können Aufbewahrungspflichten gelten, die Sie oder Ihr Unternehmen verpflichten, Dokumente für einen festgelegten Zeitraum aus betrieblichen oder Compliance-Gründen vorzuhalten. Diese Aufbewahrungsregeln unterscheiden sich je nach Branche.
So sind z. B. Anwälte und Steuerberater in der Regel verpflichtet, Dokumente sieben Jahre lang aufzubewahren (hierfür können Sie auch Projektmanagement-Software für Juristen oder Projektmanagement-Software für die Buchhaltung nutzen). Im Personalwesen schreibt der Fair Labor Standards Act (FLSA) vor, dass Arbeitgeber Unterlagen mindestens drei Jahre lang aufbewahren müssen, damit diese im Fall eines Rechtsstreits mit dem Arbeitsministerium sofort verfügbar sind.
6. Das Dokument archivieren
Die Archivierung eines Dokuments bedeutet, nicht mehr aktiv genutzte Dokumente in einen sicheren Speicherort zu verschieben, der für langfristige Aufbewahrung vorgesehen ist, sodass sie bei Bedarf weiterhin zugänglich bleiben. Durch das Archivieren von Dokumenten wird der aktive Speicher entlastet, und sämtliche wichtigen Unterlagen bleiben dennoch sicher und bei Bedarf – etwa für spätere Projekte oder Compliance-Anfragen – verfügbar.
Ihr Dokumenten-Workflow-Prozess kann stark von den Funktionen und der Struktur Ihres Dokumentenmanagement-Tools abhängen. Für ein flexibleres Tool empfehlen wir Ihnen, ein Open-Source-Dokumentenmanagementsystem auszuprobieren.
Arten von Dokumenten-Workflows
Nicht alle Dokumenten-Workflows funktionieren auf die gleiche Weise – manche folgen einer strikten Abfolge, während andere mehreren Aufgaben erlauben, gleichzeitig stattzufinden. Hier sind einige gängige Arten von Dokumentenmanagement-Workflows:
- Sequentieller Workflow: Dokumente durchlaufen einen vordefinierten, linearen Pfad, bei dem jeder Schritt abgeschlossen sein muss, bevor es weitergeht. Diese Methode stellt eine gründliche Überprüfung und Freigabe sicher, kann aber zeitaufwendig sein.
- Paralleler Workflow: Mehrere Aufgaben oder Freigaben finden gleichzeitig statt, sodass verschiedene Beteiligte gleichzeitig an einem Dokument arbeiten können. Dieser Ansatz beschleunigt Prozesse, kann jedoch zu Herausforderungen bei der Versionskontrolle führen.
- Dynamischer Workflow: Auch als Ad-hoc-Workflows bekannt, sind dies flexible Abläufe, die sich je nach bestimmten Bedingungen oder getroffenen Entscheidungen während des Workflows verändern können. Diese Workflows sind anpassungsfähig, können aber komplex in der Verwaltung werden.
- Regelbasierter Workflow: Automatisiert die Dokumentenweiterleitung basierend auf vordefinierten Regeln und Kriterien, sorgt für Konsistenz und reduziert manuelle Eingriffe. Dieser Prozess ist effizient, erfordert aber eine sorgfältige Planung für die Einrichtung passender Regeln.
Anwendungsfälle von Dokumentenmanagement-Workflows
Hier sind einige Anwendungsfälle, in denen Dokumentenmanagement-Workflows das Leben erleichtern können:
- Projektdokumentation: Ein Dokumentenmanagement-Workflow stellt sicher, dass Dokumente korrekt versioniert, gespeichert und für Teammitglieder zugänglich sind, wodurch effizientes Projekt-Tracking und Aktualisierungen ermöglicht werden.
- Strategiedokumente: Dokumentenmanagement-Workflows helfen dabei, Strategiedokumente zu organisieren und bieten Klarheit darüber, was sich wann geändert hat und wer es genehmigt hat. Workflow-Management hilft außerdem, Strategiedokumente sicher und effizient an die richtigen Personen zur Überprüfung und für Feedback zu verteilen (Stichwort: automatisierte Benachrichtigungen und nachvollziehbare Genehmigungen).
- Leistungsbeschreibungen (SOWs): Wenn Sie eine Leistungsbeschreibung erstellen, ist es entscheidend, dass jemand sie abzeichnet und offiziell genehmigt, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Die Automatisierung des Dokumentenworkflows hilft, diesen Prozess zu organisieren, Änderungen und Freigaben zu verfolgen, sodass die Projektbedingungen klar und zugänglich sind.
- Juristische Dokumentation & Verträge: Juristische Dokumente und Verträge sind oft besonders sensibel; Dokumentenworkflows unterstützen die sichere Aufbewahrung, zeitnahe Überprüfung und nachvollziehbare Überarbeitungen dieser Dokumente. Dadurch werden Compliance und rechtliche Standards eingehalten und ein leichter Zugriff für Audits oder Gerichtsverfahren gewährleistet.
- Personalunterlagen: Personalunterlagen sind in der Regel sensibel und oft rechtlich bindend. Arbeitsverträge, Aufhebungsverträge, Bewerbungsunterlagen, Unterlagen zu Sozialleistungen und Leistungsbeurteilungen eignen sich besonders für Dokumentenmanagement-Prozesse, um Genauigkeit, Vertraulichkeit und Compliance zu gewährleisten.
Mehr über weitere Anwendungsfälle und Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen erfahren Sie hier.
So richten Sie einen Dokumentenworkflow ein
Nun, da Sie bereit sind, einen Dokumentenworkflow einzuführen, ist es entscheidend, den richtigen Startpunkt zu kennen. Befolgen Sie diese Schritte, um ein System zu schaffen, das genau auf die Bedürfnisse Ihres Teams zugeschnitten ist:
- Anforderungen erfassen: Führen Sie Gespräche mit Beteiligten, um Dokumenttypen, Prozesse und Compliance-Anforderungen zu identifizieren. Dieses Verständnis bildet die Grundlage für Ihr Workflow-Design.
- Bestehende Prozesse abbilden: Analysieren Sie die derzeitigen Verfahren im Umgang mit Dokumenten, um Engpässe, Ineffizienzen und generelle Verbesserungsmöglichkeiten zu erkennen.
- Workflow-Schritte definieren: Legen Sie die einzelnen Stationen fest, die ein Dokument vom Entstehen bis zur Archivierung durchläuft. Definieren Sie Aktionen, Verantwortlichkeiten und Entscheidungspunkte.
- Geeignete Software auswählen: Wählen Sie ein Dokumentenmanagementsystem oder ein Dokumentenkollaborationstool, das zu Ihren Anforderungen passt und den definierten Workflow unterstützt. Stellen Sie sicher, dass notwendige Funktionen wie Versionskontrolle und Zugriffsrechte vorhanden sind.
- Automatisierungen einrichten: Implementieren Sie Prozessautomatisierungsregeln für wiederkehrende Aufgaben wie Dokumentenfreigaben, Benachrichtigungen und Kategorisierung. Die Automatisierung von Routineabläufen verringert Fehler, steigert die Effizienz und sorgt für Konsistenz.
- System konfigurieren: Richten Sie die Software für die spezifischen, individuellen Workflows Ihrer Organisation ein, inklusive Metadatenfeldern, Benutzerrollen und automatisierten Benachrichtigungen.
- Team schulen: Sorgen Sie für umfassende Schulungen, damit alle Nutzer das neue System und ihre Rollen im Workflow verstehen. Dies erleichtert eine reibungslose Einführung und eine gleichbleibende Nutzung.
- Überwachen und optimieren: Überprüfen Sie regelmäßig die Leistung Ihres neuen Workflows und holen Sie Nutzerfeedback ein. Passen Sie ihn bei Bedarf an, um die Effizienz zu steigern und Probleme zu beheben.
Werkzeuge für Dokumentenmanagement-Workflows
Die Zeiten von hausinternen Briefumschlägen und großen grünen Genehmigungsstempeln sind vorbei. Cloud-basierte Dokumenten-Workflow-Softwarelösungen unterstützen das Dokumentenmanagement erheblich und bieten Funktionen für die Erstellung elektronischer Dokumente, Bearbeitungen, Genehmigungsprozesse, Richtlinien zur Aufbewahrung sowie die Archivierung von Dokumenten.
Hier finden Sie eine Liste der besten Workflow-Management-Softwarelösungen. Diese können sowohl für das Dokumentenmanagement als auch für andere Arbeitsabläufe eingesetzt werden.
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Die obige Liste von Tools eignet sich jeweils hervorragend für das Dokumentenmanagement – aber was, wenn Sie noch mehr benötigen? Dann probieren Sie diese spezialisierteren Optionen:
- Leistungsstarke Dokumentenmanagementsysteme (DMS) für Unternehmen, die umfangreiche Speicherung, intelligente Organisation und schnelle Auffindbarkeit von Dateien brauchen, um Unordnung und Ineffizienz zu vermeiden.
- Digital-Asset-Management-Software für die Verwaltung von Assets wie Marketingmaterialien, Logos und Produktbildern mit erweiterten Tagging- und Metadaten-Tools, um digitale Dokumente schnell auffindbar zu machen.
- Enterprise-Dokumentenmanagementsysteme für Unternehmen auf Konzernebene, die erhöhte Sicherheit, skalierbaren Speicher und intelligente Suchindexierungsfunktionen benötigen.
- Dateifreigabesoftware, mit der Teams Dateien untereinander und mit Kunden austauschen können und dabei korrekte Versionskontrolle und Zugriffsmanagement sicherstellen
- Projekt-Workflow-Software zur Koordination von Aufgaben, Verfolgung von Fortschritten und Verwaltung von Dokumenten im Rahmen der übergeordneten Projektziele
- Open-Source-Workflow-Software für Teams, die anpassbare, preisgünstige Lösungen benötigen und die volle Kontrolle über Funktionen und Integrationen wünschen.
- Enterprise-Workflow-Software wurde für große Organisationen entwickelt, um komplexe Workflows zu verwalten, Dokumentenprozesse zu optimieren, Compliance zu gewährleisten und die Integration mit ERP-Systemen zu ermöglichen.
- Software zur Dokumentenkontrolle für die Verwaltung von Dokumentenrechten, Versionen und Speicherung.
Best Practices für Dokumentenmanagement-Workflows
Mit diesen Best Practices verbessern Sie Ihre Prozesse, vermeiden unnötige Nacharbeiten, Verwirrung und Kopfschmerzen:
- Unterschätzen Sie nicht die Bedeutung der Dokumentensicherheit. Bestimmte Dokumente müssen nicht für jedes Teammitglied sichtbar sein. Müssen Ihre Mitarbeitenden wirklich die Verträge und Konditionen Ihrer auf Vertragsbasis angestellten Kolleginnen und Kollegen einsehen? Das kann nur zu Problemen führen, daher sollten Sie sicherstellen, dass Sie die Sicherheit all Ihrer Dokumente effektiv verwalten – selbst innerhalb des Projektteams.
- Denken Sie immer an Automatisierung. Nutzen Sie Workflow-Automatisierung, um die Dokumentenkontrolle, Versionsupdates, das Routing und Freigaben zu verwalten. Ein guter Einstieg ist die Verwendung von Workflow-Automatisierungssoftware, um Benachrichtigungen und Erinnerungen für Überprüfungen und Freigaben zu automatisieren. Tipp: Dokumentieren Sie Ihre Workflows von Anfang an, um den Automatisierungsprozess zu vereinfachen.
- Wählen Sie das richtige Tool für den Zweck. Setzen Sie auf ein solides DMS, das den Lebenszyklus Ihrer Dokumente verwaltet und unterschiedliche Anwendungsfälle abdeckt. So können Sie auch wiederkehrende Aufgaben wie Datenerfassung vereinfachen und gleichzeitig den Zugriff und die Dokumentensicherheit gewährleisten. Zum Beispiel benötigt eine Klinik vielleicht ein DMS, das sowohl elektronische als auch Papierdokumente unterstützt und Funktionen zur Digitalisierung von Papierdokumenten für die langfristige Aufbewahrung bietet.
- Versuchen Sie, das Dokumentenmanagement mit anderen Unternehmenssystemen und -prozessen zu integrieren. So gelingt der reibungslose Informationsfluss zwischen Systemen und Abteilungen. Dies ist jedoch keine einmalige Sache: Integrationen müssen gepflegt werden, um mit den Veränderungen bei den eingesetzten Tools Schritt zu halten. Sie sollten also bereit sein, nachzusteuern. Häufige Integrationen beim Dokumentenmanagement sind z. B. CRMs, cloud-basierte Dokumentenverwaltung und -speicherung, Prozess-Workflow-Software und weitere Business-Apps.
- Setzen Sie auf kontinuierliche Verbesserung. Neben dem Mitziehen bei Integrationsänderungen erfordert das Dokumentenmanagement eine ständige Weiterentwicklung, um neue Technologien zu nutzen und sich an veränderte Geschäftsprozesse anzupassen. Holen Sie regelmäßig Feedback von Mitarbeitenden und Stakeholdern ein und beobachten Sie technologische Entwicklungen im Dokumentenmanagement, um Ihre Prozesse und Systeme fortlaufend zu optimieren.
Neben spezifischen Workflow-Tipps können auch übergreifende Best Practices im Dokumentenmanagement wie zentrale Ablage, klare Zugriffsrechte und eine konsistente Benennung Ihrer gesamten Dokumentation erhebliche Vorteile bringen.
Weitere Best Practices finden Sie in diesen Kursen zum Dokumentenmanagement.
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