13 demonstrações de software de gestão de projetos para encontrar a opção ideal
Escolher o software de gestão de projetos certo pode fazer uma enorme diferença na forma como a sua equipa gere prazos, comunica e gere recursos. Mas encontrar a melhor ferramenta entre todas as opções disponíveis pode ser difícil, especialmente quando não pode experimentar o software pessoalmente. É aí que entram as demonstrações de software. Assistir a demonstrações pode ajudá-lo a ver qualquer software que esteja a considerar em ação, explorar as suas funcionalidades e aprender com as experiências de outros utilizadores.
Neste artigo, reuni 13 demonstrações diferentes de alguns dos melhores softwares de gestão de projetos do mercado para o ajudar a fazer uma boa escolha para si e para a sua equipa. Antes de começar, reserve um momento para pensar nas dependências, funcionalidades e integrações de que precisa. Desta forma, pode concentrar-se nas demonstrações mais relevantes para si.
3 aspetos a procurar numa demonstração de software de PM
Uma boa demonstração mostra-lhe a interface real, os cliques reais e, se estiver atento, os obstáculos reais. É o mais próximo de um teste prático antes de entregar os dados do cartão de crédito.
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Antes de carregar no botão de reprodução, anote três coisas:
- As funcionalidades indispensáveis. Vistas de recursos? Registo de tempo? Gráficos de Gantt? Saiba quais são os seus fatores decisivos.
- As suas integrações. Se não comunicar com as ferramentas que a sua equipa utiliza diariamente, será uma ferramenta isolada.
- Quem a utilizará diariamente. Uma ferramenta que os seus PM adoram, mas que os seus designers detestam, é uma ferramenta que ninguém atualiza.
Com essa lista em mãos, pode avançar diretamente para as demonstrações que importam e passar rapidamente pelas restantes. E, depois de reduzir as opções, consulte a secção de perguntas no final antes de marcar uma demonstração ao vivo com qualquer fornecedor.
1. monday.com
Hermann Fink, do DPM, testa o monday.com exaustivamente, desde a integração inicial até às funcionalidades essenciais de PM: gestão de tarefas, colaboração, registo de tempo, gestão de documentos e alocação de recursos.
O que se destacou:
- As atualizações em tempo real dentro das tarefas mantêm as conversas associadas ao trabalho
- Comentários visuais sobre anexos, para que as revisões não fiquem numa cadeia de e-mails separada
- Flexibilidade suficiente para se adaptar a fluxos de trabalho invulgares
Atenção a:
- Uma curva de aprendizagem acentuada e alguma navegação pouco intuitiva
- Tarefas e subtarefas que não se ligam exatamente da forma esperada
Ideal para: Equipas com fluxos de trabalho únicos que estão dispostas a investir tempo na configuração. Se pretende algo pronto a utilizar, continue a ler.
A minha opinião: O monday.com recompensa a equipa que o configura corretamente. Se ninguém na sua equipa tiver tempo para ser a "pessoa do monday", tenha isso em consideração antes de comprar.
Não tem a certeza de que a curva de aprendizagem do monday.com compensa para a sua equipa? Compare-o com estas alternativas ao monday.com, que são mais fáceis de pôr a funcionar.
2. Smartsheet
Esta análise do Smartsheet pelo DPM aborda a escalabilidade, os relatórios avançados, a segurança e a sua extensa lista de integrações de aplicações. Também analisa a automatização, a gestão do trabalho e a gestão de portefólios de projetos.
O que se destacou:
- Automatização e relatórios sólidos para equipas que trabalham sobretudo com dados
- Gestão de portefólios que acompanha o crescimento à medida que adiciona projetos
- Integrações abrangentes
Atenção a:
- Atualização manual para ver as alterações (sim, nesta década)
- Custos adicionais para funcionalidades avançadas
- Um registo de atividade escondido
- Uma curva de aprendizagem acentuada se não estiver já habituado a trabalhar com folhas de cálculo
Ideal para: Pequenas empresas, recursos humanos, vendas e gestão do retalho. Menos indicado para a gestão básica de tarefas, desenvolvimento ágil ou trabalho nas redes sociais.
A minha opinião: Se a sua equipa já pensa em linhas e colunas, o Smartsheet vai parecer-lhe familiar. Se reviram os olhos ao ver uma folha de cálculo, vai parecer-lhes trabalhos de casa.
Como as funcionalidades avançadas têm um custo adicional, vale a pena consultar os planos de preços do Smartsheet antes de terminar o período de avaliação. Se o formato de folha de cálculo não está a resultar, estas alternativas ao Smartsheet oferecem formas de trabalhar diferentes e mais opções para equipas em crescimento.
3. Hive
O Hermann está de volta para apresentar as principais funcionalidades do Hive, incluindo chat integrado, controlo de tempo e uma vista de gestão de recursos com funcionalidade de arrastar e largar e recursos temporários.
O que se destacou:
- Modelos de projetos gerados por IA que criam um plano detalhado a partir de uma pequena quantidade de informação
- Uma das melhores experiências de integração que o Hermann já viu, com uma lista de verificação e a Hive University para apoio
- Uma vista de recursos verdadeiramente fácil de utilizar
Atenção a:
- Ausência de miniaturas de ficheiros no gestor de documentos
- As folhas de horas e a gestão de recursos têm um custo adicional para utilizadores que não sejam empresariais
Ideal para: Equipas que querem uma ferramenta que as pessoas consigam aprender rapidamente, sem uma semana de sessões de formação.
A minha opinião: É fácil subestimar a importância de uma integração simples. A ferramenta que a sua equipa consegue aprender numa tarde é melhor do que aquela que é “mais poderosa”, mas que nunca é totalmente adotada.
Como as folhas de horas e a gestão de recursos são complementos incluídos apenas nalguns planos, consulte os preços do Hive para perceber quanto a sua equipa pagaria efetivamente. Também pode comparar algumas alternativas ao Hive que incluem essas funcionalidades de origem.
4. Wrike
O Hermann apresenta as principais funcionalidades do Wrike: ferramentas de colaboração, controlo de tempo integrado, vistas da carga de trabalho para a gestão de recursos e distribuição de tarefas, além de funcionalidades para PMO, como a gestão de documentos e portefólios.
O que se destacou:
- Uma interface limpa e personalizável que não o sobrecarrega com as suas próprias funcionalidades
- Mais de 400 integrações
- Integração simples, com guias e vídeos incorporados na interface
- Criação e gestão de tarefas fáceis
Atenção a:
- Falhas ocasionais na vista de gráfico de Gantt
Ideal para: Equipas que precisam de muita capacidade, mas que ainda querem uma interface acessível.
A minha opinião: Se depende muito dos gráficos de Gantt, pergunte diretamente ao fornecedor sobre essas falhas durante uma demonstração ao vivo.
Se os gráficos de Gantt são essenciais para o seu planeamento, pode valer a pena comparar alternativas ao Wrike com vistas de cronograma mais robustas antes de tomar uma decisão.
5. ClickUp
Esta demonstração do DPM analisa o ClickUp, que reúne a gestão de documentos, os serviços profissionais, a colaboração e o acompanhamento de projetos numa única plataforma.
O que se destacou:
- Opções de personalização avançadas
- Um modelo freemium, além de funcionalidades de faturação
- Uma barra de ações em massa que torna simples atualizar muitas tarefas
- Funciona para uma grande variedade de utilizadores: equipas ágeis, profissionais de recursos humanos, trabalhadores remotos e freelancers
Atenção a:
- Desempenho lento em alguns momentos
- Limitações na utilização dos gráficos de Gantt no plano gratuito
- São tantas funcionalidades que pode parecer complicado, e a interface não agradará aos adeptos de um design minimalista
Ideal para: Equipas que querem uma ferramenta para fazer (quase) tudo e não se importam com alguma configuração.
A minha opinião: O ClickUp é o canivete suíço das ferramentas de gestão de projetos. Certifique-se apenas de que a sua equipa precisa realmente do saca-rolhas antes de pagar por ele.
Para ver até onde vai o plano gratuito antes de precisar de fazer uma atualização, consulte os níveis de preços do ClickUp. E, se todas essas funcionalidades parecerem excessivas, estas alternativas ao ClickUp mais simples poderão ser mais adequadas.
6. Productive
Nesta demonstração, Stephan, que lidera o sucesso do cliente na Productive, mostra como gerir projetos utilizando tarefas na plataforma.
O que aborda:
- Criar tarefas, adicionar descrições, atribuir pessoas, definir datas e adicionar subtarefas
- A importância de detalhes claros nas tarefas e de uma estrutura de tarefas organizada
- Campos personalizados e vistas para personalizar a forma como trabalha
Bónus: Uma sessão de perguntas e respostas em direto no final aborda questões reais dos utilizadores, como sincronizar tarefas com calendários do Outlook, filtros dinâmicos para vistas pessoais e próximos lançamentos de funcionalidades.
Ideal para: Agências e equipas de serviços que estão a familiarizar-se com o fluxo de trabalho diário da Productive.
A minha opinião: Avance diretamente para as perguntas e respostas. As questões reais dos utilizadores revelam mais sobre as limitações de uma ferramenta do que qualquer apresentação de funcionalidades.
Se está a considerar a Productive para a sua agência, comece por consultar uma análise dos preços da Productive e, em seguida, compare-a com outras alternativas à Productive desenvolvidas para equipas de serviços.
7. Zoho Projects
O apresentador Stewart percorre o Zoho Projects, desde o registo e as definições da conta até à estrutura básica do projeto.
O que aborda:
- Painéis de controlo personalizáveis e modelos para tarefas recorrentes
- Integrações com outras aplicações Zoho, como o Zoho CRM
- Adicionar utilizadores, gerir permissões e utilizar quadros Kanban
- Uma análise detalhada dos planos Gratuito, Premium e Empresarial
O que se destacou: Todos os produtos Zoho têm um plano gratuito, pelo que as equipas pequenas podem experimentá-los sem assumir um compromisso.
Ideal para: Equipas pequenas e, sobretudo, qualquer pessoa que já utilize outras aplicações Zoho.
A minha opinião: Se a sua empresa já funciona com Zoho, só as integrações já fazem com que esta ferramenta mereça uma análise séria.
Para ver exatamente o que obtém em cada plano, leia o nosso guia sobre os preços do Zoho Projects. Se ainda não fizer parte do ecossistema Zoho, estas alternativas ao Zoho Projects poderão integrar-se melhor com o seu conjunto atual de ferramentas.
8. Quickbase
Esta demonstração começa pela configuração de um teste gratuito do Quickbase e mostra depois como criar a sua própria aplicação de gestão de projetos.
O que abrange:
- Criar uma aplicação a partir de um modelo, de raiz ou através da importação de uma folha de cálculo ou do Lucidchart
- Ligar tarefas, documentos e despesas num exemplo prático de projeto
- Personalizar aplicações com campos, tabelas e relações (como acompanhar projetos concluídos e descartados)
- Adicionar dados, gerir utilizadores e atribuir funções
Ideal para: Equipas com processos específicos que as ferramentas disponíveis no mercado simplesmente não conseguem satisfazer.
A minha opinião: O Quickbase é menos "começar a usar imediatamente" e mais "criar à sua maneira". É excelente se tiver alguém que goste de criar. Menos indicado se não tiver.
As aplicações personalizadas podem ficar dispendiosas à medida que cresce, por isso consulte os preços do Quickbase desde cedo. Se criar a sua própria ferramenta lhe parecer mais trabalhoso do que esperava, experimente antes uma destas alternativas ao Quickbase prontas a utilizar.
9. Quire
Esta análise do Quire aborda as suas funcionalidades principais e compara-o com outras opções.
O que abrange:
- Criar tarefas e subtarefas e organizá-las em projetos
- Acompanhar o progresso com estados e percentagens
- Fixar tarefas, adicioná-las a quadros e anexar ficheiros
- Etiquetas, acompanhamento da atividade e datas de início, tudo no plano gratuito
Ideal para: Pessoas e pequenas equipas que pretendem uma gestão de tarefas sólida sem custos.
A minha opinião: Muita funcionalidade gratuitamente. Vale a pena analisá-lo antes de pagar por algo mais complexo do que precisa.
Quer saber o que obteria ao atualizar o plano gratuito? A nossa análise dos preços do Quire mostra o que cada nível pago acrescenta.
10. Miro
Esta introdução rápida ao Miro aborda as cinco competências fundamentais de que precisa para se orientar num quadro.
As cinco competências:
- Deslocar-se pelo quadro em qualquer direção
- Aumentar e reduzir o zoom (com dicas para utilizadores de painéis táteis e ratos)
- Editar notas autocolantes com um duplo clique
- Mover objetos, como notas autocolantes e imagens, clicando e arrastando
- Utilizar a opção "Levantar a mão" para sinalizar o facilitador durante uma sessão
Bónus: Como anular ações através do botão ou de atalhos de teclado.
Ideal para: Qualquer pessoa que esteja a começar a utilizar o Miro ou que esteja a preparar uma equipa para o seu primeiro workshop.
A minha opinião: Básico? Sim. Mas se alguma vez orientou um workshop em que metade da sala não conseguia encontrar as notas autocolantes, vai querer que todos vejam isto primeiro.
Se gosta da ideia de um quadro branco online, mas o Miro não é exatamente o que procura, explore estas alternativas ao Miro para workshops remotos e sessões de brainstorming.
11. FigJam
A apresentadora Charli faz uma apresentação do FigJam pensada para principiantes, incluindo marcadores, marcadores fluorescentes e formas para desenhar e personalizar elementos visuais na tela.
O que mais se destacou:
- Fluxos e mapas do site simples, com formas que se ligam e ajustam à medida que avança
- Funcionalidades de colaboração: comentários, conversas através do cursor, conversas áudio e notas autocolantes
- Notas autocolantes identificadas por cores e nomes, para poder ver quem contribuiu com o quê
Ideal para: Equipas de design e produto que precisam de um espaço para criar wireframes, fazer brainstorming e comunicar em equipa.
A minha opinião: A Charli considera-o uma parte essencial do seu processo de design. Se a sua equipa já trabalha no Figma, o FigJam é uma escolha óbvia.
Já paga pelo Figma? Consulte os preços do FigJam para ver como se enquadra no seu plano atual. Para equipas fora do universo Figma, estas alternativas ao FigJam oferecem funcionalidades semelhantes de quadro branco colaborativo.
12. Jira
Esta apresentação do Jira começa pelo plano gratuito e pela configuração da conta da Atlassian, passando depois aos conceitos básicos da gestão de projetos.
O que aborda:
- Criar um projeto: atribuir-lhe um nome, escolher um modelo e adicionar membros da equipa
- Configurar tarefas (a que o Jira chama "incidências"), atribuí-las e adicionar etiquetas
- Passar o trabalho de "Em curso" para "Concluído" para obter uma visão clara do progresso do sprint
- Navegar pelo painel, pelos filtros e pelas definições do projeto
- Regras de automatização para tarefas repetitivas
Ideal para: Equipas de software e ágeis que estão a começar a utilizar o Jira.
A minha opinião: Esta é uma introdução, não uma análise aprofundada. Utilize-a para decidir se vale a pena fazer um teste adequado ao Jira, não para decidir se deve implementá-lo em toda a empresa.
O plano gratuito é um bom ponto de partida, mas os custos aumentam à medida que a equipa cresce. Por isso, consulte os preços do Jira antes de expandir. Se a sua equipa não estiver exclusivamente focada em software, estas alternativas ao Jira poderão ser mais fáceis de utilizar para colegas não técnicos.
13. Asana
A apresentadora Meredith apresenta o Asana, uma das ferramentas de gestão de projetos baseadas na nuvem mais populares do mercado.
O que se destacou:
- Gestão de tarefas como função central: adicionar tarefas, definir prazos, atribuí-las e agrupá-las em projetos
- Várias vistas (quadros, listas, cronogramas e calendários), para que cada pessoa possa trabalhar à sua maneira
- Campos personalizados e ordenação adaptados a projetos de curto prazo e contínuos
- Formulários para recolha de tarefas, fluxos de trabalho de aprovação e anotações em imagens que transformam o feedback em subtarefas
- Relatórios abrangentes
A ter em conta: As ferramentas de colaboração são relativamente básicas.
Ideal para: Equipas que querem uma ferramenta completa, amplamente adotada e com uma curva de aprendizagem suave.
A minha opinião: Os formulários de recolha e as aprovações do Asana são, discretamente, algumas das suas melhores funcionalidades. Se está a ser inundado por "pedidos rápidos" no Slack, preste atenção a essa parte.
Funcionalidades como os formulários e as aprovações estão disponíveis nos níveis superiores, por isso compare os planos de preços do Asana com as funcionalidades de que precisa. Se pretende uma colaboração integrada mais robusta, compare estas alternativas ao Asana.
Que perguntas fazer durante uma demonstração de software de gestão de projetos
As demonstrações gravadas são excelentes para reduzir a sua lista de opções. Mas, quando marca uma demonstração ao vivo com um fornecedor, o objetivo muda: já não está apenas a observar uma ferramenta, está a entrevistá-la.
Eis o que deve saber sobre as demonstrações ao vivo. O representante comercial já fez exatamente esta apresentação dezenas de vezes e cada clique foi pensado para mostrar a ferramenta no seu melhor. O seu trabalho é fazê-lo sair do percurso ideal e levá-lo à realidade da sua equipa. Estas são as perguntas que faria em todas as demonstrações, além daquilo a que deve estar atento nas respostas.
- "Pode mostrar-me como a minha equipa executaria [um projeto real nosso] na ferramenta?"
Envie ao fornecedor um projeto real (ou ligeiramente anonimizado) com antecedência e peça-lhe que faça a demonstração com base nele. Esteja atento a: uma disponibilidade para trabalhar com o seu cenário. Se continuar a voltar ao seu projeto de exemplo polido, isso deve-se muitas vezes ao facto de o seu fluxo de trabalho exigir mais configuração, soluções alternativas ou complementos do que gostaria de admitir. - "Como é, na realidade, o processo de integração inicial e quanto tempo demora até a minha equipa o utilizar plenamente?"
A adoção é onde a maioria das implementações de ferramentas falha silenciosamente. Esteja atento a: detalhes concretos, como uma pessoa de contacto responsável pela integração, um calendário realista em semanas e formação para diferentes funções. "É extremamente intuitivo, a sua equipa vai aprendê-lo num instante" não é um plano de integração. - "Quais das funcionalidades desta demonstração estão incluídas no plano que iremos subscrever?"
As demonstrações são normalmente realizadas no plano mais elevado. Esteja atento a: uma resposta clara, plano a plano. Se o registo de tempo, a gestão de recursos ou os relatórios acabarem por ser complementos pagos, é melhor saber agora do que quando chegar a primeira fatura. - "Como é que se integra com [as ferramentas que utilizamos todos os dias]?"
Indique a sua pilha tecnológica real: Slack, Google Workspace, o seu CRM, o seu sistema de registo de tempo. Esteja atento a: se a integração é nativa, desenvolvida por terceiros ou "possível através da nossa API". Peça-lhes que mostrem o funcionamento em direto. Um logótipo numa página de integrações não lhe diz se os dados são sincronizados nos dois sentidos. - "Com o que é que as equipas como a minha têm mais dificuldade nos primeiros meses?"
Esta é a minha pergunta favorita, porque é aquela para a qual os representantes raramente se preparam. Esteja atento a: uma resposta honesta e específica. Um representante capaz de identificar pontos de atrito reais (e explicar como os clientes os ultrapassam) compreende o produto. Quem responde "honestamente, com nada" está a vender, não a aconselhar. - "Pode mostrar-me o que vê um membro da equipa, e não apenas a vista do administrador ou do gestor de projetos?"
A ferramenta tem de funcionar para as pessoas que executam o trabalho, não apenas para quem o gere. Esteja atento a: quantos cliques são necessários para um membro da equipa encontrar as suas tarefas, registar tempo e atualizar um estado. Se for complicada para essas pessoas, não a atualizarão e os seus painéis serão fictícios. Isto é ainda mais importante se estiver a adquirir, por exemplo, um sistema de informação de gestão de projetos completo, uma vez que todos os relatórios do portefólio e previsões de recursos dependem de as pessoas responsáveis pelo nível das tarefas o manterem atualizado. - "Se sairmos, como podemos retirar os nossos dados?"
Ninguém gosta de perguntar sobre a separação no primeiro encontro, mas deve fazê-lo. Esteja atento a: uma resposta direta sobre os formatos de exportação, o que está incluído (comentários, anexos, histórico) e eventuais custos. Respostas vagas neste ponto normalmente significam que a migração para fora será dolorosa.
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