10 Vorteile von Projektmanagement-Software: Warum sollte man sie verwenden?

10 Vorteile der Verwendung von Projektmanagementsoftware

Warum sollte man Projektmanagementsoftware verwenden? Das richtige Tool kann Ihrem Team helfen, die Arbeit zu planen, Personen und Ressourcen zu koordinieren, den Fortschritt zu verfolgen, Budgets zu kontrollieren und Probleme zu erkennen, bevor sie ein Projekt aus der Bahn werfen. Vergleichen Sie vor einer Investition die Funktionen und Vorteile verschiedener Arten von Projektmanagementsystemen und stellen Sie sicher, dass Sie eine Projektmanagementlösung mit den richtigen Funktionen für die tatsächliche Arbeitsweise Ihres Teams auswählen.

Auf einen Blick sind die 10 wichtigsten Vorteile von Projektmanagementsoftware:

1. Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit im Team
2. Verbessertes Ressourcenmanagement
3. Organisierte und zentralisierte Projektdaten
4. Einfachere Projektberichterstattung und Analysen
5. Verbesserte Arbeit im Homeoffice
6. Besseres Budgetmanagement
7. Risikoerkennung und -minderung
8. Mehr Prozessstandardisierung und Automatisierung
9. Bessere Projektplanung und Terminierung
10. Weniger Schulungsaufwand

Zusammen bieten diese Funktionen Projektmanagern einen besseren Überblick und mehr Kontrolle über ihre Arbeit. Sie können außerdem die Projektterminierung verbessern, den Zeitaufwand für die manuelle Koordination reduzieren und es Teams erleichtern, bei zunehmender Komplexität der Projekte aufeinander abgestimmt zu bleiben.

1. Bessere Kommunikation und Zusammenarbeit im Team

Wenn sich alle Ihre Daten an einem Ort befinden, können Sie Aufgaben problemlos delegieren, Teammitglieder in Kommentaren markieren und Funktionen zur Dateifreigabe nutzen. Projektmanagementsysteme erleichtern es, Teammitglieder durch Aktualisierungen in Echtzeit über selbst kleinste Projektpläne und Details auf dem Laufenden zu halten.

Die Aufgabendelegation wird durch Projektmanagementsoftware effizienter, da sie Funktionen wie die Ausbalancierung der Arbeitslast, automatisierte Aufgabenzuweisungen und die Kapazitätsverfolgung in Echtzeit bietet. Manager können Aufgaben auf Grundlage der Verfügbarkeit von Teammitgliedern zuweisen.

Mit integrierten Funktionen zur Arbeitslastverwaltung helfen diese Tools dabei, eine faire Aufgabenverteilung sicherzustellen, Überlastung zu vermeiden und gleichzeitig die Produktivität zu maximieren. Manager können außerdem leicht verfolgen, wer aktuell verfügbar ist, und so in Echtzeit Anpassungen vornehmen, wenn sich Prioritäten ändern.

Dieser dynamische Ansatz hilft Teams, agil zu bleiben, und stellt gleichzeitig sicher, dass die Arbeit gleichmäßig auf die Ressourcen verteilt wird.

Über die Aktualisierung und Koordination von Teams hinaus verbessert Projektmanagementsoftware die Zusammenarbeit, indem sie eine zentrale Anlaufstelle bereitstellt, an der Diskussionen, Dateien und Aufgaben leicht zugänglich sind.

Dadurch wird verhindert, dass wichtige Gespräche in E-Mail-Verläufen, Chats mit Sofortnachrichten oder sogar handschriftlichen Notizen untergehen – häufige Produktivitätsbremsen, die zu Ineffizienz führen können. Tatsächlich kann häufiges Wechseln zwischen verschiedenen Kontexten Teams bis zu 40 % ihrer täglichen Produktivität kosten.

Projektmanagementsoftware ist nicht nur ein Kommunikationstool, sondern hilft Teams auch dabei, ihre Ausrichtung an den Projektzielen beizubehalten. Durch die Definition von Zielen, die Verfolgung des Fortschritts und die Sicherstellung, dass Aufgaben zum Gesamtbild beitragen, sorgen diese Tools dafür, dass alle auf wirkungsvolle Arbeit fokussiert bleiben.

Funktionen wie gemeinsam genutzte Dashboards und Rahmenwerke zur Zielsetzung erleichtern es, die Abstimmung zwischen Teams aufrechtzuerhalten und sicherzustellen, dass die Anstrengungen auf das Erreichen wichtiger Meilensteine ausgerichtet sind.

Dieser strukturierte Ansatz ist besonders vorteilhaft für die agile Methodik, bei der Flexibilität entscheidend ist und zentralisierte Informationen dabei helfen, schnelle Veränderungen zu bewältigen.

Darüber hinaus werden Kommunikation und Teamarbeit in Organisationen mit funktionsübergreifenden Teams oder in Remote- und hybriden Arbeitsumgebungen noch wichtiger, wodurch Projektmanagementsoftware zu einem unverzichtbaren Werkzeug für eine nahtlose Zusammenarbeit wird.

Kommunikationswerkzeuge in der Praxis

Eine Anwendung von Projektmanagementsoftware ist der Zugriff auf Kommunikationswerkzeuge direkt innerhalb von Projekten, Aufgaben und sogar Unteraufgaben. Einige bieten sogar Funktionen für die Live-Zusammenarbeit innerhalb einer Dokumentenfreigabefunktion.

Dein Team kann Kommentare austauschen, Feedback teilen und in Echtzeit gemeinsam an Arbeitsmaterialien arbeiten, ohne das System verlassen zu müssen.

Um die Aufgabenverwaltung noch weiter zu optimieren, bieten Projektmanagementwerkzeuge automatische Erinnerungen an bevorstehende Fristen und ausstehende Aufgaben.

Diese Benachrichtigungen helfen dir sicherzustellen, dass Aufgaben im Zeitplan bleiben, ohne dass manuelle Nachfassaktionen erforderlich sind. So bleiben deine Teammitglieder verantwortlich und das Risiko von Verzögerungen wird reduziert. Durch die Integration von Erinnerungen in die Arbeitsabläufe der Aufgabenverwaltung kannst du den Schwung beibehalten und Engpässe in letzter Minute vermeiden.

2. Verbesserte Ressourcenverwaltung

Ressourcenverwaltung ist für jedes Projektteam von entscheidender Bedeutung, unabhängig davon, ob du Teil einer Agentur bist, als freiberuflicher Auftragnehmer, als Manager für Marketingressourcen oder im Bereich professioneller Produktdienstleistungen tätig bist.

Projektmanagementsoftware verbessert die Ressourcenverwaltung, indem sie Teams strukturierte Arbeitsabläufe, Fristen und Aufgabenabhängigkeiten bietet. Ein entscheidender Bestandteil davon ist die Priorisierung – dadurch wird sichergestellt, dass die wirkungsvollsten Aufgaben zuerst bearbeitet werden, um Engpässe zu vermeiden und Projekte im Zeitplan zu halten.

Mit integrierten Priorisierungsfunktionen können Teams Ressourcen effektiv zuweisen, sich auf besonders wertvolle Arbeit konzentrieren und eine fristgerechte Fertigstellung innerhalb des Budgets sicherstellen.

Jedes Mitglied deines Teams spielt eine entscheidende Rolle für euren Erfolg. Und gemeinsam sind sie mehr als die Summe ihrer Einzelteile. Die Planung der Ressourcenverwaltung kann Projektmanager dabei unterstützen:

• Ressourcen projekt- oder portfolioübergreifend zu identifizieren und zuzuweisen
• Mehrere Ansichten zum Vergleichen und Bearbeiten von Daten zu verwenden
• Berichte, Diagramme, Grafiken und vieles mehr zu erstellen

Daher musst du unabhängig von deiner Lebenssituation Ressourcen wie die folgenden erfassen und zuweisen:

• Fach- und Hilfskräfte
• Personalpläne
• Abrechenbare und nicht abrechenbare erfasste Arbeitszeit
• Projekt- und Einrichtungsbudgets
• Gebäuderessourcen (Räume, Ausrüstung usw.)

So kannst du feststellen, ob du mit Ressourcenengpässen konfrontiert bist, und diese proaktiv angehen.

Projektmanagementsoftware kann dich beim Zeitmanagement unterstützen. Mithilfe von Projektplanungsfunktionen kannst du Arbeitskalender erstellen, Gantt-Diagramme anfertigen, Ressourcenkalender erstellen, Personal einplanen, die für Aufgaben aufgewendete Zeit erfassen, Ausrüstung und Räume reservieren und analysieren, wohin Ressourcen fließen (und wann).

Mitarbeiterfähigkeiten und -stärken nutzen

Viele Projektmanagementwerkzeuge integrieren die Erfassung von Fähigkeiten in ihre Funktionen zur Ressourcenverwaltung. Das ist äußerst hilfreich, denn dadurch kannst du Arbeit nicht nur besser auf Grundlage der Fähigkeiten der Mitarbeitenden zuweisen, sondern gibst ihnen auch die Möglichkeit, ihre Stärken selbst zu benennen; laut Gallup:

Allein das Kennenlernen ihrer Stärken macht Mitarbeitende 7,8 % produktiver, und Teams, die sich täglich auf ihre Stärken konzentrieren, weisen eine um 12,5 % höhere Produktivität auf.

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3. Organisierte und zentralisierte Projektdaten

Mit Projektmanagementsoftware kannst du Projektdaten unabhängig von der Art des Projekts, an dem du arbeitest, sicher zentralisieren.

Eine Projektzeitleiste oder ein Kanban-Board kann beispielsweise deine Meilensteine, Abhängigkeiten, zuständige Personen und zahlreiche weitere nützliche Informationen anzeigen. Dadurch entsteht ein organisiertes Informationssystem, das Transparenz fördert.

Die meisten Projektmanagementwerkzeuge bieten cloudbasierten Speicher, sodass Teammitglieder jederzeit und von jedem Ort aus auf Dateien zugreifen können, während Versionskontrolle und Sicherheit gewährleistet bleiben.

Funktionen wie Kommentare und Anmerkungen direkt im Dokument (die auch in den meisten Preisplänen für Kollaborationssoftware verfügbar sind) verbessern die Zusammenarbeit zusätzlich, da Nutzer direkt in Dateien Feedback geben können und dadurch lange E-Mail-Verläufe vermieden werden.

Über die Speicherung hinaus führen Projektmanagement-Tools detaillierte Änderungsprotokolle, um Änderungen nachzuverfolgen und Transparenz sowie Verantwortlichkeit innerhalb des Teams sicherzustellen. In diesen Protokollen wird festgehalten, wer wann Änderungen vorgenommen hat. So können Sie den Dokumentverlauf überprüfen und Missverständnisse im Hinblick auf Aktualisierungen vermeiden.

Mit einer zentralen Informationsquelle kann jedes Teammitglied mit den richtigen Dokumenten arbeiten, Aktualisierungen in Echtzeit vornehmen und sehen, wann andere Teammitglieder Änderungen vorgenommen haben. Dieses Maß an Organisation ist typischerweise der Grund, warum wachsende Teams auf die Verwendung von Tabellenkalkulationen wie Excel für das Projektmanagement verzichten.

Es gibt verschiedene Arten von Projektmanagementsoftware, die jeweils auf unterschiedliche Anforderungen und Vorlieben zugeschnitten sind, beispielsweise Projektmanagementsoftware für Marketing, cloudbasierte Projektmanagementsoftware, Projektmanagementsoftware für Berater und Projektmanagementsoftware für Unternehmen.

Verbesserung des Datenzugriffs

Der erleichterte Zugriff auf Projektdaten für alle Teammitglieder ist entscheidend für ein effektives Projektmanagement.

Verabschieden Sie sich von der Zeit, die Sie damit verschwenden, E-Mail-Verläufe zu durchsuchen und in jedem Ordner nach den fehlenden Informationen zu suchen, während Sie gleichzeitig versuchen, Ihre individuellen Aufgaben zu bewältigen. Und diese Zeit summiert sich tatsächlich: Die Befragten einer McKinsey-Studie gaben an:

30 % der gesamten Unternehmenszeit [werden] aufgrund mangelnder Datenqualität und -verfügbarkeit für Aufgaben aufgewendet, die keinen zusätzlichen Nutzen bringen.

Allerdings arbeiten nicht alle von uns auf Unternehmensebene. Rechnen wir kurz, um diesen Punkt auf einfache Weise zu veranschaulichen:

Nach der Zeiterfassung hat ein Mitarbeiter für eine Woche 40 Stunden auf seinem Stundenzettel erfasst. Er hat täglich 10 Minuten damit verbracht, nach den benötigten Informationen zu suchen. Das ergibt 50 Minuten pro Woche oder mehr als 43 Stunden pro Jahr, in denen er versucht, das Gesuchte zu finden.

4. Einfachere Projektberichterstattung und -analyse

Projektmanagementsoftware speichert nicht nur Ihre Daten, sondern liefert Ihnen auch Einblicke in zahlreiche Aspekte Ihrer Prozesse und Projekte.

Die meisten Projektmanagementsoftwares bieten anpassbare Dashboards für Berichte auf einen Blick (bevorstehende Fristen, Projektabschlussquoten) sowie umfassende Lösungen für Business Intelligence, deren Leistungsumfang je nach Lösung unterschiedlich ist.

Viele Projektmanagement-Tools unterstützen auch die Festlegung von SMART-Zielen (spezifisch, messbar, erreichbar, relevant und termingebunden).

Indem Sie klare Erfolgskriterien und messbare Ziele in der Software definieren, können Sie Fortschritte und Ergebnisse effektiv verfolgen. Dieser strukturierte Ansatz gewährleistet Verantwortlichkeit, erleichtert datengestützte Entscheidungen und ermöglicht bei Bedarf strategische Anpassungen, damit das Projekt auf seine Ziele ausgerichtet bleibt.

Einige Projektmanagement-Tools wie monday.com oder Wrike legen in erster Linie Wert auf Benutzerfreundlichkeit. Möglicherweise finden Sie vorgefertigte Berichtsvorlagen und andere benutzerfreundliche Tools, mit denen Sie den Erfolg Ihres Projekts verfolgen können.

Andere Plattformen wie ClickUp lassen sich nahezu unbegrenzt anpassen, bringen aber eine steilere Lernkurve mit sich. Diese Arten von Projektmanagementsoftware können schwieriger zu bedienen sein. Vielleicht bevorzugen Sie den einen Typ gegenüber dem anderen oder eine Kombination aus beiden.

Darüber hinaus können Sie bei vielen Berichtsfunktionen den Detailgrad ändern, um am besten mit einer bestimmten Gruppe von Stakeholdern zu kommunizieren – unabhängig davon, ob es sich um die Führungsebene, den Vorstand oder Mitglieder einer anderen Abteilung handelt.

Insgesamt ist die Projektberichterstattung eine Möglichkeit, den Projektfortschritt zu verfolgen und andere wichtige Kennzahlen zu überwachen, sie mit Ihren Projektzielen zu vergleichen und so zu visualisieren, dass sie:

• Ihnen hilft, Ihren nächsten Schritt auf Grundlage umsetzbarer Erkenntnisse zu planen
• Ihre aktuellen Prozesse verbessert, um Zeit- und Budgetverschwendung zu reduzieren
• Informationen in den verschiedenen Phasen des Projektlebenszyklus klar an Stakeholder kommuniziert

Datenbasierter arbeiten

Vereinfachte Berichte und Analysen machen Daten außerdem für jedes Mitglied Ihres Teams zugänglicher. Dies kann dazu beitragen, eine stärker datenbasierte Kultur zu schaffen und die Datenkompetenz unter denjenigen zu verbessern, die nicht auf Datenanalysen spezialisiert sind. Und das ist wichtig, denn laut Forrester und Tableau gilt:

82 % der Führungskräfte erwarten, dass alle Mitarbeitenden über grundlegende Datenkompetenz verfügen, aber nur 47 % der Mitarbeitenden geben an, dass ihnen ihre Organisation eine Schulung zu Daten angeboten hat.

5. Verbesserte Arbeit im Homeoffice

Da die meisten Ihrer Daten nun im Projektmanagement-Tool gefunden und verstanden werden können, kann Ihr gesamtes Team den Projektfortschritt verfolgen, Fälligkeitstermine einsehen, in ein neues Projekt eingearbeitet werden oder von überall aus arbeiten, solange eine Internetverbindung besteht.

Die meisten Projektmanagement-Tools werden als Software als Dienstleistung (SaaS) bereitgestellt. Das bedeutet, dass Sie eine monatliche Gebühr zahlen und sich jederzeit und überall bei Ihrem Tool anmelden können – über eine iOS- oder Android-App, den Webbrowser Ihrer Wahl oder alles zusammen.

Die meisten Projektmanagement-Apps verfügen außerdem über Kommunikationsfunktionen (Kommentieren, das Erwähnen von Zuständigen mit @, E-Mail-Integration) sowie Zeiterfassungstools. Zusammengenommen erleichtern diese beiden Funktionen die Verwaltung von Remote-Teams und die Planung von Remote-Projekten und machen sie für alle Beteiligten transparenter.

Vorteile für hybride Teams und Teams im Büro

Unabhängig davon, ob Ihre Organisation auf Remote-Arbeit ausgerichtet ist, wird die Möglichkeit, virtuelle Zusammenarbeit sowohl synchron als auch asynchron zu ermöglichen, die Produktivität Ihres Teams steigern.

Dadurch wird nicht nur der Bedarf reduziert, Besprechungen zu planen oder Arbeitssitzungen zu organisieren, sondern auch sichergestellt, dass alles gut dokumentiert ist.

Wenn ein Teammitglied krank, im Urlaub oder anderweitig nicht verfügbar ist, kann es sich trotzdem über alles informieren, was es verpasst hat – und muss sich dabei nicht auf Zusammenfassungen anderer verlassen.

Außerdem ist es ganz normal, dass Menschen sich unterschiedlich an dasselbe Gespräch erinnern und daraus unterschiedliche Kernaussagen mitnehmen. Dokumentierte Zusammenarbeit sorgt für Konsistenz und Klarheit.

6. Besseres Budgetmanagement

Innerhalb des Budgets zu bleiben und Zeit zu sparen, hat immer höchste Priorität. Mit einem Projektmanagement-Tool können Sie Ihre Daten, Ihre Ressourcen, deren Nutzung, die geplante im Vergleich zur tatsächlichen Nutzung und vieles mehr einsehen.

Die beste Projektmanagement-Software und Software für Projektprognosen umfasst eine Budgetprognose, die Daten aus vergangenen Projekten durchsucht und genaue Schätzungen für aktuelle und bevorstehende Projekte erstellt.

Die meisten Projektmanagement-Tools können außerdem so angepasst werden, dass sie Warnungen und Benachrichtigungen auslösen, wenn Sie vom vorgesehenen Budget abweichen.

Projektmanagement-Software kann auch komplexe Budgetdaten verarbeiten und in gut verständlichen Berichten darstellen, die an Investoren und Stakeholder verteilt werden können.

Als PM ist es Ihre Aufgabe, diese Informationen regelmäßig zu organisieren und zu kommunizieren. Projektmanagement-Tools können Ihnen dabei helfen, dies schnell zu erledigen, indem sie mehrere Formate für die Kommunikation von Daten anbieten und gleichzeitig manuelle Eingabefehler reduzieren.

Bessere Budgettransparenz und Kostenkontrolle

Projektbudgets bleiben nur selten unverändert. Änderungen an Zeitplänen, Personal, Umfang und Ressourcenbedarf können sich im Verlauf eines Projekts auf die Kosten auswirken.

Projektmanagement-Software verschafft Projektmanagern einen klareren Überblick über geplante und tatsächliche Ausgaben. Dadurch lassen sich Budgetprobleme frühzeitig erkennen und Prognosen anpassen, bevor die Kosten außer Kontrolle geraten.

Diese Transparenz kann Teams auch dabei helfen, bessere Kompromisse einzugehen, wenn sich Prioritäten ändern. Anstatt sich auf voneinander getrennte Tabellen oder verspätete Finanzaktualisierungen zu verlassen, können Projektmanager aktuelle Projektdaten nutzen, um zu verstehen, wie sich Entscheidungen über Ressourcen, Zeitpläne und Umfang auf das Gesamtbudget auswirken können.

7. Risikoerkennung und -minderung

Projektmanagement-Tools können Ihnen unter anderem zeigen, wie sich Ihre einzelnen Informationsbestandteile zum größeren Gesamtbild zusammenfügen.

Mit Berichten, Erkenntnissen und verschiedenen Möglichkeiten, Ihre Daten anzuzeigen, können Sie Probleme und Chancen leichter erkennen und bei Bedarf Maßnahmen ergreifen. Risikomanagement ist vielschichtig. Daher sollten Sie sowohl „Chancen“ als auch „Bedrohungen“ verfolgen.

Risiken können ebenso viele Vorteile wie Nachteile mit sich bringen. Als Projektmanager besteht Ihre Aufgabe darin, die Risikobereitschaft der Stakeholder zu beurteilen, genaue Risikobewertungen vorzulegen (qualitative und quantitative Risikoanalyse) und Notfallpläne für die schlimmsten Szenarien zu erstellen.

Projektmanagement-Software kann Ihnen dabei helfen, Ihre SWOT-Analyse (Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen) aufzubereiten und zu visualisieren sowie das Gesamtbild allen Stakeholdern, Kunden, Auftraggebern, Partnern und Ihrem internen Team klar und verständlich zu vermitteln.

Der Aufstieg des Risikos

Fortschreitende technologische Entwicklungen erfordern bessere Risikomanagementprozesse, insbesondere im Bereich der Cybersicherheit. Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen ein digitales Produkt oder ein E-Commerce-Erlebnis anbietet oder einfach nur eine Website betreibt, ist dies für Sie relevant, denn eine Studie von ISACA aus dem Jahr 2023 hat gezeigt:

Mehr als die Hälfte der befragten Cybersicherheitsexperten (52 %) gibt an, im Vergleich zum Vorjahr mehr Cyberangriffe zu verzeichnen.

Weitere Informationen über die Sicherheit von Projektmanagementsoftware finden Sie hier.

8. Verstärkte Standardisierung und Automatisierung von Prozessen

Wenn Sie ein kleines Unternehmen führen, werden Ihre Prozesse mit dem Wachstum Ihres Teams komplexer, und alle, die nicht von Anfang an dabei waren, können Schwierigkeiten haben, Aufgaben zu koordinieren und den Anschluss zu finden.

Projektmanagementsoftware (und Projektmanagementsoftware für kleine Unternehmen) bietet verschiedene Arten von Dokumenten- und Informationsverwaltungssystemen. Dadurch kann Ihr Team eine Datenbank mit Workflow-Standards und Prozessen erstellen, speichern und durchsuchen.

Oft liegen diese in Form von Wikis zur Prozessverwaltung vor.

Projektmanagementsoftware kann auch dabei helfen, wiederkehrende Aufgaben zu identifizieren. Eine wiederkehrende Aufgabe eignet sich in der Regel gut für eine Prozessverbesserung, und je nach Art der Tätigkeit können Sie mit der Software möglicherweise sogar eine Automatisierung dafür einrichten (z. B. Statusberichte, Tagesordnungen für Besprechungen, Besprechungsnotizen).

Viele Workflow-Automatisierungen für Prozesse können auch ausgelöst werden, wenn eine bestimmte Aktion ausgeführt wird (Anfordern eines Auftrags oder einer Aufgabe, Markieren eines Elements als abgeschlossen usw.).

Einer der Hauptvorteile von Workflow-Automatisierungen besteht darin, dass sie ein ordnungsgemäßes Aufgabenmanagement gewährleisten, unabhängig davon, ob ein bestimmtes Teammitglied benachrichtigt, der Termin einer abhängigen Aufgabe aktualisiert oder weitere Informationen zu einer Aufgabe angefordert werden müssen.

Die Kraft der Automatisierung

Die Auslagerung einfacher Aufgaben an Maschinen klingt großartig, aber worin liegt der tatsächliche Wert der Workflow-Automatisierung? Der Bericht zum Arbeitsstand 2023 von Slack kommt zu folgendem Ergebnis:

• 27 % der Büroangestellten geben an, heute KI zu nutzen, und sie sind …
• … mit 90 % höherer Wahrscheinlichkeit der Meinung, produktiver zu sein als diejenigen, die keine KI eingeführt haben
• 3,6 Stunden werden pro Woche von denjenigen eingespart, die Automatisierungen für das Projektmanagement verwenden
• und 77 % der Befragten geben an, dass die Möglichkeit, Routineaufgaben zu automatisieren, ihre Produktivität erheblich steigern würde

9. Bessere Projektplanung und Terminierung

Projektmanagementsoftware bietet Teams eine gemeinsame Übersicht über Aufgaben, Abhängigkeiten, Fristen, Verantwortlichkeiten und Meilensteine. Mit einer Projektplanungssoftware können Projektmanager realistische Pläne erstellen, Zeitpläne aktualisieren, wenn sich Prioritäten verschieben, und Teammitgliedern zeigen, wie sich ihre Arbeit in den übergeordneten Projektzeitplan einfügt.

Die Verwendung einer Software für die Projektterminierung erleichtert außerdem die Übersicht über die Reihenfolge der Arbeiten, die Identifizierung potenzieller Engpässe, bevor diese Verzögerungen verursachen, sowie die eindeutige Zuordnung von Aufgabenverantwortlichen und Fälligkeitsterminen. Wenn sich Pläne ändern, können die Aktualisierungen an einer Stelle vorgenommen werden, anstatt über Tabellen, E-Mails und Nachrichten verteilt zu sein.

Bessere Planung und Terminierung können auch das Risiko einer schleichenden Ausweitung des Projektumfangs verringern. Wenn Projektaktivitäten, Zeitpläne, Verantwortlichkeiten und Änderungen in einem System sichtbar sind, können Teams früher erkennen, welche Arbeiten außerhalb des vereinbarten Umfangs liegen, und beurteilen, wie sie sich auf Ressourcen und Fristen auswirken.

Die meisten Projektmanagementsoftwares ermöglichen es Teams außerdem, finanzielle Ausgaben zu verfolgen, zusätzlich zum Projektzeitplan und -umfang. Dadurch erhalten Projektmanager einen besseren Überblick darüber, ob eine angeforderte Änderung den Zeitplan oder das Budget gefährden könnte, bevor das Team ihr zustimmt.

Zusammen sorgen diese Funktionen dafür, dass Projektpläne bei veränderten Umständen leichter gepflegt werden können, und helfen Teams, sich darüber abzustimmen, was wann und mit welchen Ressourcen geliefert werden muss.

10. Weniger Schulungsaufwand

Projektmanagementsoftware kann neuen Teammitgliedern dabei helfen, zu lernen, wer welche Aufgaben übernimmt, effizienter zu kommunizieren, ihre zugewiesenen Aufgaben zu sehen, bereits erledigte Arbeiten zu überprüfen und letztendlich schneller mit der Arbeit zu beginnen.

Projektmanagementlösungen umfassen außerdem eine integrierte Dateiverwaltung, Funktionen zum Teilen von Dateien und Verknüpfungsstrukturen zu anderen Datenquellen. (Sie können sogar ein separates „Projekt“ für die Einarbeitung neuer Mitarbeitender in Ihre Organisation erstellen, wenn diese ganz neu im Unternehmen und im Projekt sind!)

Der Aufbau eines Informationsarchivs entlastet ein Teammitglied davon, die Rolle des Trainers zu übernehmen und einen Teil seiner kostbaren Zeit dafür aufzuwenden.

Mit dieser oben stehenden Zusammenfassung können Sie nun die für Sie wichtigsten Vorteile in Ihre ultimative Checkliste für die Anforderungen an Projektmanagementsoftware einfließen lassen.

Sind Sie also an Projektmanagementsoftware interessiert?

Vielleicht fragen Sie sich, wo die Liste der Nachteile bleibt, und wir werden nicht lügen und behaupten, dass es keine gibt.

Aber die „Nachteile“ sind vorübergehend und hängen damit zusammen, wie viel Ihre Projektmanagementsoftware kostet (im Vergleich zu Alternativen wie einem kostenlosen Projektmanagementsystem) und wie lange Ihr Team braucht, um sich daran zu gewöhnen (im Vergleich zu der Zeit, die ohne ein System verschwendet wird, mit dem Sie Abläufe optimieren können).

Abgesehen davon gibt es keine wirklichen Nachteile, für die es sich lohnen würde, auf die Vorteile zu verzichten.

Wir sind sicher, dass Sie mehr über Projektmanagementsoftware erfahren möchten, darüber, was sie leistet, wie sie sich mit anderer Software vergleichen lässt und welche Lösung für Ihren Anwendungsfall geeignet ist. Hier sind einige Artikel, mit denen Sie beginnen können:

Häufig gestellte Fragen und Leitfäden

1. Welche Projektmanagementsoftware ist am einfachsten zu bedienen?
2. Was ist die Projektmanagementsoftware von Microsoft?
3. Warum ist Projektmanagement für eine Organisation so wichtig?
4. 14 Vor- und Nachteile von Projektmanagementsoftware: Sollten Sie sie verwenden?

Für noch mehr praktische Informationen aus der realen Welt können Sie auch selbst erfahrene Projektmanager fragen. Werden Sie Teil unserer Expertengemeinschaft, die ständig Tipps und Tricks zur Maximierung der Produktivität bei der Arbeit mit Projektmanagementsoftware austauscht und fortlaufend nach Werkzeugen Ausschau hält, die die Arbeit für ihre Teams erleichtern.

Wenn Sie tiefer in das Thema Projektmanagementsoftware eintauchen möchten, sehen Sie sich unseren Leitfaden zu Demonstrationen von Projektmanagementsoftware an, der Ihnen dabei hilft, die perfekte Lösung für Ihr Team zu finden.