10 Einfachste Projektmanagement-Software-Tools im Jahr 2026

monday.com ist so beliebt, dass ich es in diese Liste aufnehmen musste. Ehrlich gesagt hat die Plattform so viele Funktionen und Anpassungsmöglichkeiten, dass es schwierig sein kann, Projekte intuitiv aufzubauen. Dennoch weist Berater Fred Baker, der vielen Unternehmen bei der Einführung von monday.com geholfen hat, darauf hin, dass „monday.com den Einstieg für Anfänger besonders einfach macht. Natürlich kann man eigene Arbeitsbereiche und Boards gestalten, aber die Plattform bietet auch eine Vielzahl von Vorlagen zur Auswahl.“

Damit du dir Ärger ersparst, hier mein Tipp: Halte dich zunächst vom Gantt-Diagramm fern. Baue stattdessen deinen ersten Projektentwurf mit der Haupttabellenansicht auf, tausche die Datums-Spalte gegen die mit dem Namen ‚Zeitleiste‘ aus, um eine Zeitspanne verfolgen zu können, und achte darauf, beim Auswählen von Abhängigkeiten die Kontrollkästchen anzuklicken (du wirst es erkennen, wenn du es siehst). Klickst du irgendwo anders als auf das Kästchen, gelangst du zu den Abhängigkeiten einer anderen Aufgabe.

Intuitivitätsbewertung: ⭐️⭐️⭐️

Dokumentation: ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

Gesamtbewertung: ⭐️⭐️⭐️⭐️

monday.com lässt sich integrieren mit Projektmanagement-Apps wie Slack, Google Drive, Gmail, Google Kalender, Zoho project, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform und vielen weiteren, die über einen kostenpflichtigen Plan mit Zapier zugänglich sind.

monday.com ist bis zu 2 Nutzern kostenlos, kostenpflichtige Pläne beginnen bei $8/Nutzer/Monat.

Celoxis ist eine All-in-One-Lösung für das Projektportfoliomanagement (PPM) mit Tools, die Sie beim Projekt-, Ressourcen- und Finanzmanagement unterstützen. Es bietet übersichtliche, umfassende Gantt-Diagramme zur einfachen Erstellung von Projektplänen sowie eine integrierte Einsatzplanung zur Verwaltung Ihres Teams. Auch die Erfassung von Arbeitszeiten und Ausgaben ist enthalten, sodass Sie all Ihre Projektmanagement-Bedürfnisse unter einem Dach abdecken können.

Die Plattform ist robust und das Funktionsspektrum eignet sich zur Unterstützung komplexer Projekte. Dennoch bietet sie eine benutzerfreundliche Oberfläche, die – sobald man sich daran gewöhnt hat – intuitiv zu bedienen ist. Einer der Gründe, warum sie als „einfache“ Projektmanagement-Lösung gilt, ist ihre breite Funktionalität. Sie können im Grunde alle Aspekte Ihres Projektportfolios im System verwalten, was die Nutzung vieler einzelner Apps überflüssig macht und Informationen zentral zusammenführt. Vorgefertigte, anpassbare Workflow-Apps sind ebenfalls verfügbar und helfen, Ihre Abläufe zu optimieren.

Intuitivitäts-Bewertung: ⭐️⭐️⭐️

Dokumentation: ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

Gesamtbewertung: ⭐️⭐️⭐️⭐️

Die Software lässt sich in mehrere andere Tools integrieren, darunter Google Drive, Microsoft Excel, Microsoft Project, Jira, Slack, Salesforce, Google Kalender, Outlook, Evernote und QuickBooks Online. Weitere Integrationen sind über ein kostenpflichtiges Zapier-Konto verfügbar.

Kostenpflichtige Pläne bei Celoxis beginnen bei $25 pro Nutzer und Monat. Eine 30-tägige kostenlose Testversion ist ebenfalls verfügbar.

Wrike ist eine Arbeitsmanagement-Plattform mit intuitiver Navigation durch übersichtliche Bereiche (Spaces), Ordner und Aufgaben, die Sie ganz nach Bedarf anpassen und in Echtzeit gemeinsam bearbeiten können – inklusive Workflows, Kalendern und mehr. Neben der Anpassungsfähigkeit und Flexibilität hilft Wrike Teams zudem, realistische Einschätzungen zur Kapazität zu behalten. Danilo Coviello, Gründer von Espresso Translations, erklärte: „Die Sicht auf die Arbeitslast verhindert, dass ich mein Team überlaste. ... Ich kann den Kunden direkt sagen, wann wir tatsächlich liefern können, weil ich weiß, wie unsere Kapazitäten wirklich aussehen. ... Wrike beseitigt da viele Unsicherheiten.“

Wrike bietet eine benutzerfreundliche Erfahrung mit umfangreichen Anpassungsmöglichkeiten, weshalb es sich eher für erfahrene Projektmanager eignet – denn der Projektaufbau kann ohne Vorerfahrung etwas verwirrend werden. Mein Tipp: Starten Sie ein Projekt in der Listenansicht; so lassen sich meiner Meinung nach Aufgaben und Teilaufgaben leichter strukturieren als in der Gantt-Ansicht.

Beim Anlegen meiner Aufgaben fiel mir außerdem auf, dass Wrike das zuletzt erstellte Element ganz oben in der Liste platziert – was für mich unlogisch ist, weil ich Projekte anders strukturiere. Eine Anpassung der Filter konnte das leider nicht beheben.

Intuitive Bewertung: ⭐️⭐️⭐️

Dokumentation: ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

Gesamtbewertung: ⭐️⭐️⭐️⭐️

Wrike bietet über 400 vorgefertigte native Integrationen, darunter die gängigsten Dateiverwaltungs-Programme von Microsoft, Google und Dropbox sowie Vertriebs- und Marketingsoftware wie Salesforce und Marketo.

Wrike ist für bis zu 5 Nutzer kostenlos. Kostenpflichtige Pläne beinhalten eine 14-tägige Testphase.

ClickUp wird in zahlreichen Listen im Internet aufgeführt. Ich vermute, das liegt daran, dass sie behaupten, das Produktivitätstool zu sein, das alle anderen ersetzen wird, die man bislang nutzt. Nach einer Feuertaufe durch meinen einfachsten Projektmanagement-Software-Test ... haben sie bestanden.

Drag-and-Drop im Gantt-Diagramm, eine Listenansicht, die das Erstellen von Aufgaben und Unteraufgaben sowie das Zuweisen und Setzen von Terminen erleichtert, gehören zu den Funktionen, mit denen man dieses Tool schnell erlernt. Im Gegensatz zu anderen führenden Tools hat ClickUp die Robustheit seiner Plattform nicht über die einfache Bedienbarkeit gestellt. Dennoch weist Jeff Cypher, Strategic Services Consultant bei ClickUp, darauf hin: 'ClickUp ist sehr anpassbar, was sowohl seine größte Stärke als auch die größte Herausforderung für neue Nutzer ist. Neue Nutzer können sich zunächst überwältigt fühlen, aber Schulungen helfen, alle Funktionen des Tools kennenzulernen.'

Intuitivität: ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

Dokumentation: ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

Gesamtbewertung: ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

ClickUp bietet native Integrationen mit Slack, G Suite, Dropbox und vielen weiteren Tools sowie über 1.000+ Integrationen über Zapier.

ClickUp ist kostenlos mit begrenztem Speicherplatz für eine unbegrenzte Anzahl an Nutzern. Bezahlpläne starten bei $5/Nutzer/Monat und beinhalten eine kostenlose Testphase.

Projects ist die cloudbasierte Projektmanagement-Software von Zoho. Sie wurde entwickelt, um Projektmanagern dabei zu helfen, Projektpläne zu erstellen und umzusetzen, Arbeitsabläufe zu verfolgen und mit ihrem Team zusammenzuarbeiten. Sie ist ein zentraler Bestandteil von Zoho One, einer vollständig integrierten Suite, die alle von Zoho angebotenen Produkte umfasst.

Eine der Hauptfunktionen von Zoho Projects ist das Aufgabenmanagement. Mit der Aufgabenmanagement-Lösung von Zoho können Nutzer Projekte jeder Größenordnung oder Komplexität mühelos verwalten. Das Tool ermöglicht es den Nutzern, Projekte in einfache Aufgaben, Teilaufgaben, Aufgabenlisten und Meilensteine zu unterteilen. Sie können ihre Projektpläne visualisieren und ihren Fortschritt effizienter anhand von Kanban-Boards und Gantt-Diagrammen verfolgen. So lassen sich Abhängigkeiten zwischen zusammenhängenden Aufgaben für alle Beteiligten besonders leicht einrichten, vor allem, wenn sichergestellt werden soll, dass alle im Zeitplan bleiben.

Zoho Projects ist durch seinen Marktplatz an Tool-Konnektoren und App-Add-ons beliebig skalierbar und flexibel. Wählen Sie aus hunderten Integrationen, kostenlosen und kostenpflichtigen Optionen, für Kundenbeziehungsmanagement, Anlagenverwaltung, Marketing, Design und mehr. Sie können Add-ons nach Preis, Nutzerbewertung und/oder Funktionalität sortieren. Bestimmte Add-ons sind nur für kostenpflichtige Zoho Projects-Tarife verfügbar, aber viele stehen auch Freemium-Nutzern offen, wie Hubspot, DocuSign und SugarCRM.

Zu den Funktionen gehören Roadmapping, Projektmanagement, Aufgabenplanung/-verfolgung, Kundenverwaltung, Priorisierung und Benachrichtigungen.

Intuitivitätsbewertung: ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

Dokumentation: ⭐️⭐️⭐️⭐️

Gesamtbewertung: ⭐️⭐️⭐️⭐️

Integrationen umfassen Microsoft Office 365, Microsoft Teams, Google Drive, Zendesk und ServiceNow. Auch Integrationen über Zapier und Zoho Flow werden unterstützt. Als Teil des Zoho-Ökosystems können Sie mehrere eigene Zoho-Services für Vertrieb, Marketing, CRM, Kundenservice und andere Bereiche anbinden.

Zoho Projects ist für bis zu drei Nutzer komplett kostenlos, während die Premium-Option ab $5/Nutzer/Monat startet und eine 10-tägige kostenlose Testphase bietet.

TaskRay ist eine Salesforce-native Projektmanagement-Plattform, mit der Sie Projekte direkt in Ihrem CRM planen, verfolgen und ausliefern können. Sie können Projekte per Drag-and-drop planen, automatisierte Onboarding-Workflows nutzen und Aufgaben und Meilensteine auf visuellen Boards verwalten, ohne das System wechseln zu müssen.

Für wen ist TaskRay am besten geeignet?

TaskRay ist besonders geeignet für Salesforce-orientierte Teams in Branchen wie SaaS, Finanzen oder professionelle Dienstleistungen, die ein Projektmanagement benötigen, das direkt in ihr CRM integriert ist.

Warum ich TaskRay gewählt habe

Ich habe TaskRay gewählt, weil es direkt in Salesforce integriert ist und mein Team Projekte verwalten kann, ohne unser CRM zu verlassen. Mir gefällt besonders, dass wir Salesforce-Daten nutzen können, um Projekttemplates auszulösen und Aufgaben automatisch zuzuweisen, was Onboarding- und Delivery-Workflows standardisiert. Auch die Kanban-Boards und die Meilensteinverfolgung fühlen sich in der Salesforce-Umgebung nativ an. Das erleichtert es Teammitgliedern, die Salesforce bereits kennen, da sie kein separates Projektmanagement-System erlernen müssen.

Wichtige Funktionen von TaskRay

• Checklistenaufgaben: Zerlegen Sie Projektaufgaben in ausführbare Checklistenpunkte für eine detaillierte Nachverfolgung.
• Zeiterfassung: Erfassen und überwachen Sie die auf Aufgaben aufgewendete Zeit direkt in jedem Projekt.
• Projekttemplates: Speichern und wiederverwenden Sie standardisierte Projektabläufe, um neue Projekte schneller einzurichten.
• Gantt-Diagramm-Ansicht: Visualisieren Sie Zeitpläne und Abhängigkeiten von Projekten mit einem interaktiven Gantt-Diagramm.

TaskRay-Integrationen

TaskRay ist nativ auf Salesforce aufgebaut und integriert sich direkt mit Salesforce CRM. Eine API steht zur Verfügung, um benutzerdefinierte Integrationen mit anderen Systemen zu unterstützen.

Sie kennen das Problem, Projektpläne zu erstellen, wenn die tatsächliche Verfügbarkeit Ihres Teams ständig wechselt – Resource Guru verschafft Ihnen hier mehr Klarheit. Es bringt Ihre Mitarbeiter, Zeitpläne und Arbeitslasten an einem Ort zusammen, sodass Sie basierend auf realer Kapazität statt auf Vermutungen planen können. Falls sich Ihre Projekte oft ändern, weil Kunden Wünsche anpassen oder Deadlines verschoben werden, werden Sie schätzen, wie flexibel sich Resource Guru anpasst und Sie nicht ausbremst.

Warum ich Resource Guru gewählt habe

Ich habe Resource Guru gewählt, weil der Planungsansatz auf realen Gegebenheiten basiert – so erhalten Sie einen Zeitplan, der die tatsächliche Kapazität widerspiegelt und keine idealisierten Vorstellungen. Sie bekommen eine Drag-and-Drop-Zeitleiste mit unendlichem Scrollen, die es Ihrem Team erlaubt, den Zeitplan sofort anzupassen, wenn sich Prioritäten verschieben. Die Nachverfolgung von Projektstart- und -enddaten hält alle bei den Meilensteinen auf Kurs. Außerdem gefällt mir die Warteliste, die übernachgefragte Ressourcen erfasst, sodass Sie Zuteilungen überarbeiten können, statt Konflikte aus den Augen zu verlieren. Diese Funktionen machen es leichter, Projekte auf Kurs zu halten, ohne ständig mit dem Planungstool zu kämpfen.

Resource Guru Hauptfunktionen

Neben seinem praxisnahen Ansatz für kapazitätsbasierte Planung finden Sie außerdem:

• Projektprognoseberichte: Sie können die Auslastung überwachen, geplante mit abrechnungsfähiger Zeit vergleichen und sehen, welche Kunden und Projekte am meisten Stunden in Anspruch nehmen.
• Zentrale Projekt- und Kundenakten: Ihr Team kann Projektdetails, Kontakte und Prioritäten an einem Ort einsehen und so die nächste Arbeit besser planen.
• Excel-Bericht-Downloads: Mit für Pivot-Tabellen geeigneten Exporten können Sie tiefer in die Daten für genauere Prognosen oder Finanzanalysen eintauchen.
• Kalender-Integrationen: Sie können externe Kalender synchronisieren, um einen Gesamtüberblick über die Verfügbarkeit zu erhalten und alle in Echtzeit auf dem Laufenden zu halten.

Resource Guru Integrationen

Zu den Integrationen zählen Google Calendar, Microsoft Outlook, iCal und mehr. Eine API steht für individuelle Integrationen bereit.

Workzone ist auf die Bedürfnisse von Marketing-, Betriebs- und IT-Teams zugeschnitten und bietet eine intuitive Benutzeroberfläche, die das Projektmanagement vereinfacht. Es löst Probleme wie mangelnde Projekttransparenz und ineffiziente Aufgabenverwaltung, steigert die Produktivität und sorgt für eine termingerechte Projektabwicklung.

Warum ich Workzone gewählt habe

Ich habe mich für Workzone aufgrund der Echtzeit-Einblicke und des Workload-Managements entschieden – entscheidend für Teams, die nach Einfachheit suchen. Vorgefertigte Berichte und über 1.000 Vorlagen ermöglichen einen schnellen und unkomplizierten Projektstart. Das zentrale Anfragenmanagement organisiert Freigaben und Aufgaben an einem Ort und minimiert Kommunikationsverzögerungen.

Zentrale Funktionen von Workzone

Neben seinen herausragenden Funktionen bietet Workzone eine Reihe weiterer Möglichkeiten, die es zu einer der benutzerfreundlichsten Projektmanagement-Softwares machen.

• Abhängigkeiten zwischen Aufgaben: Mit diesem Feature kann Ihr Team Aufgabenbeziehungen definieren und verwalten, sodass Projekte reibungslos und ohne Engpässe voranschreiten.
• Individuelle Projektaufnahmeformulare: Sie können angepasste Formulare erstellen, um Projektanfragen aufzunehmen, was den Aufnahmeprozess vereinfacht und sicherstellt, dass alle notwendigen Informationen von Anfang an erfasst werden.
• Gantt-Diagramme: Diese bieten eine visuelle Zeitachse Ihres Projekts und helfen Ihrem Team, Fortschritte zu verfolgen und mögliche Verzögerungen frühzeitig zu erkennen.
• Dokumentenprüfung: Mit diesem Feature wird der Überprüfungs- und Freigabeprozess erleichtert, indem Ihr Team direkt innerhalb der Plattform an Dokumenten zusammenarbeiten kann.

Workzone Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Salesforce und viele weitere. Darüber hinaus unterstützt Workzone Automatisierung über Zapier und ermöglicht so Anbindungen an über 1.000 Webanwendungen. Für individuelle Integrationen steht zudem eine REST-API zur Verfügung.

QuickBase bietet eine einfache Plattform zur Verwaltung komplexer Projekte und Arbeitsabläufe. Es stellt einen codefreien Builder zur Verfügung, mit dem Sie Anwendungen, Integrationen, Automatisierungen und Workflows für Ihr Team gestalten können. Dies hilft, manuelle Aufgaben zu reduzieren, die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen und den Überblick darüber zu behalten, wie die Arbeit erledigt wird.

Die Software ist flexibel genug, um den Anforderungen verschiedener Arten und Größen von Teams in unterschiedlichen Branchen gerecht zu werden. Sie können Anwendungen schnell bereitstellen, ohne programmieren zu müssen. Nutzer haben zudem Zugriff auf eine Vielzahl von Selbstbedienungsdokumentationen, darunter Lernressourcen, Schulungen und Zertifizierungsprogramme, um das Beste aus dem Produkt herauszuholen.

Intuitivitätsbewertung: ⭐️⭐️⭐️

Dokumentation: ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

Gesamtbewertung: ⭐️⭐️⭐️⭐️

Integrationen umfassen Outlook, Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, Box, Dropbox, OneDrive, Trello, Asana, Jira, Zendesk und Docusign sowie weitere.

Kostenpflichtige Tarife beginnen bei $35 pro Nutzer und Monat; eine kostenlose 30-Tage-Testversion ist verfügbar.

Quire ist ein cloudbasiertes Projektmanagement-Tool, das Teams hilft, ihre Arbeit zu organisieren und effektiv zusammenzuarbeiten. Es bietet eine Reihe von Funktionen, mit denen Benutzer komplexe Projekte in überschaubare Aufgaben aufteilen und den Fortschritt im Laufe der Zeit verfolgen können. Zum Beispiel ermöglicht die geschachtelte Listenansicht, große Projekte in kleinere Teilaufgaben zu untergliedern. Diese hierarchische Struktur hilft Teams dabei, organisiert zu bleiben und stellt sicher, dass jeder Aspekt eines Projekts berücksichtigt wird. 

Eine weitere Funktion, die Quire auszeichnet, ist die dynamische Zeitachsenansicht. Mit diesem gantt-diagramm-ähnlichen Feature können Sie den Zeitplan Ihres Projekts visualisieren, Zeitpläne anpassen und den Fortschritt verfolgen.

Intuitivitäts-Bewertung: ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️

Dokumentation: ⭐️⭐️⭐️

Gesamtbewertung: ⭐️⭐️⭐️⭐️

Integrationen beinhalten Google Calendar, Gmail, Slack, Outlook, Zoho Flow, GitHub, Apple Calendar Sync, Box, Dropbox, Google Drive und Microsoft Teams.