Die 10 besten BPM-Tools zur Steigerung der operativen Effizienz 2026

Pipedrive ist eine CRM-Software, deren herausragendstes Merkmal die anpassbare Vertriebspipeline ist. Nutzer:innen können ein individuelles Board einrichten, um ihren Vertriebsprozess abzubilden, und dann Leads sowie potenzielle Kund:innen auf der gesamten Customer Journey verfolgen. Sie können Ihren Prozess von Grund auf neu gestalten oder eine der verfügbaren Vorlagen verwenden und eigene Phasen erstellen, die Ihren individuellen Verkaufstrichter am besten widerspiegeln.

Ihr Vertriebsteam kann Geschäfte im Verlauf des Prozesses überwachen sowie Notizen hinzufügen oder Nachfassaktionen direkt über die Software planen. Wenn ein potenzieller Kunde von einer Phase in die nächste wechselt, können Ihre Vertriebsmitarbeitenden den Lead einfach per Drag-and-Drop verschieben, um den Fortschritt in Echtzeit zu aktualisieren. Zudem lässt sich die Plattform mit Ihren E-Mail-Konten synchronisieren, sodass die Kommunikation mit Interessenten immer griffbereit in Ihren Unterlagen verfügbar ist.

Mit den Reporting-Funktionen der Software können Sie die Performance Ihrer Vertriebspipeline beobachten. Verfolgen Sie, welche Geschäfte am wahrscheinlichsten abgeschlossen werden, Ihre durchschnittliche Abschlussdauer und weitere Kennzahlen zur kontinuierlichen Optimierung Ihrer Prozesse.

Pipedrive lässt sich in andere beliebte Office-Tools integrieren, wie Google Meet, Gmail, Xero, Trello und viele mehr. Die Preise beginnen bei $21.90 pro Nutzer:in und Monat, zudem gibt es eine 14-tägige kostenlose Testversion.

Qntrl ist eine Low-Code-Plattform zur Orchestrierung von Workflows, die Transparenz, Kontrolle und Automatisierung in Arbeitsprozesse bringt, indem manuelle Arbeit reduziert wird. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, alle eingehenden Anfragen für Ihr Team über eine zentrale Oberfläche zu steuern.

Qntrl bietet integrierte Tools, mit denen Prozessmanager Workflows für nahezu jeden Prozess entwerfen, bereitstellen und weiterentwickeln können. Darüber hinaus unterstützt das Prozess-Automatisierungs-Mapping die Erstellung benutzerdefinierter Formulare, um wichtige Daten zu erfassen.

Der Zugriff, den Qntrl auf Ihre Prozesse gewährt, erstreckt sich darauf, Dienste von überall aus anzufordern – ob per Mobilgerät oder Desktop-Anwendung. Sie können Probleme eskalieren, Aufgaben zuweisen, Phasen genehmigen/ablehnen und große Datenübertragungen aus Tabellenkalkulationen verschiedenster Bereiche abwickeln.

Ausgestattet mit einer Vielzahl von Widgets zur Auswahl kann Qntrl mit anderen Zoho-Produkten und externen Anwendungen integriert werden, wobei nur grundlegende Kenntnisse im Scripting erforderlich sind. Die Plattform unterstützt außerdem Drittanbieter-Apps über eingebaute APIs.

Qntrl bietet eine 15-tägige kostenlose Testphase, und die Preise beginnen bei $8/Nutzer/Monat. Die Anwendung ist für Organisationen mit maximal 5 Nutzern komplett kostenlos.

Miro ist ein Online-Whiteboard für die Zusammenarbeit, das eine breite Palette an Vorlagen bietet, darunter Kanban-Boards und Produkt-Wireframes. Es wird von Branchenführern häufig genutzt, da es sich hervorragend zur Abbildung von Prozessen und Workflows eignet.

Eine der bemerkenswerten Funktionen von Miro ist die Möglichkeit, bestehende Diagramme aus Plattformen wie Visio zu importieren, was die Kontinuität in Projektabläufen unterstützt. Zudem erleichtern Miros vielfältige Darstellungsmöglichkeiten – von Bildern bis zu Videos – eine klare und umfassende Visualisierung von Prozessen. Die schnellen Diagrammwerkzeuge und die unendliche Arbeitsfläche vereinfachen das Abbilden komplexer Workflows, während Funktionen für Zusammenarbeit wie Abstimmungen und Kommentare die Teamarbeit an verschiedenen Standorten fördern.

Dank der Integration mit Projektmanagement-Tools wie Notion und Asana ermöglicht Miro einen nahtlosen Zugriff auf Prozesskarten und ist dadurch eine praktische Wahl für das Management von Geschäftsprozessen im hybriden Arbeitsumfeld.

Miro lässt sich mit einer Vielzahl von Tools verbinden, darunter Zoom, Figma, Asana, Microsoft Teams, Monday.com, Confluence, Jira, Slack, Google Drive, Box, Airtable, Notion, Azure und Webex. Einige Integrationen sind nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.

Miro kann von unbegrenzt vielen Mitgliedern kostenlos genutzt werden, mit bis zu 3 bearbeitbaren Boards. Bezahlte Tarife beginnen bei $8/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung).

Nanonets ist eine KI-basierte Plattform, die sich auf die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung und des Workflow-Managements in Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Logistik konzentriert. Sie übernimmt Aufgaben wie die Datenerfassung aus Rechnungen und Quittungen und reduziert so Bearbeitungszeiten sowie manuellen Aufwand. 

Unternehmen können mit der No-Code-Plattform dokumentenzentrierte Prozesse automatisieren, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen. Die Plattform ermöglicht die automatische Datenerfassung aus verschiedensten Dokumenten, darunter Rechnungen und Bestellungen.

Ein weiteres herausragendes Merkmal von Nanonets ist die Integration mit Robotic Process Automation (RPA)-Werkzeugen. Diese Integration erleichtert die Automatisierung wiederkehrender und regelbasierter Aufgaben, während auch komplexere Prozesse gemanagt werden können. Dadurch steigern Unternehmen ihre betriebliche Effizienz und Produktivität, sodass sich die personellen Ressourcen auf strategische und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Die Plattform bietet zudem eine benutzerfreundliche Drag-and-drop-Oberfläche für das Workflow-Design, die Anwendern mit unterschiedlichster technischer Erfahrung den Zugang erleichtert. 

Zu den Integrationen zählen Salesforce, SAP, Quickbooks, Google Sheets, Dropbox und Zapier.

Pipefy wurde 2015 von Alessio Alionço, einem ehemaligen Berater für Fusionen und Übernahmen, gegründet und ist eine Lean-Management-Plattform mit Technologie, die es ermöglicht, jeden Geschäftsprozess zu optimieren und zu automatisieren. Zu den Funktionen gehören das automatische Auslösen von Aktionen durch Ereignis- und Logiksteuerung, automatisierte Unternehmens-E-Mails, Integration von Unternehmensprozessen und mehr.

Pipefy ist nach den Bewertungskriterien des Preis-Leistungs-Verhältnisses eine herausragende Wahl, da eine Freemium-Version für bis zu 10 Nutzer angeboten wird und anschließend im Vergleich zu anderen auf dieser Liste eine moderate monatliche Gebühr pro Nutzer verlangt wird. Kleinere, kostenbewusste Gruppen profitieren von diesem sehr fairen Preismodell.

Pipefy bietet native App-Integrationen, API-Integrationen und Zapier-Integrationen. Aktivieren Sie native Apps wie Slack, GitHub, GitLab, BitBucket, Appear.in und Google Hangouts in Pipefy. Erstellen Sie eigene Integrationen mit ihrer öffentlichen API, die die flexible GraphQL-Datenabfragesprache verwendet. Oder integrieren Sie mit Hunderten von Apps über Zapier.

Die Anzahl der Benachrichtigungen (vor der Anpassung) war bei der ersten Nutzung der App ein großer Nachteil. Dies ließ sich jedoch leicht beheben.

Pipefy startet bei $9/Nutzer/Monat und bietet eine Freemium-Version für bis zu 10 Nutzer an.

Process Street ist ein prozessorientiertes Tool, das sich gut an einfache Workflow-Strategien anpasst. Während Process Street im Vergleich zu anderer BPM-Software weniger Analyse- und Berichtsfunktionen bietet, ist es eine gute Wahl für Teams mit dokumentenbasierten Arbeitsabläufen. Der kostenlose Plan erlaubt eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern, was einen guten Ausgleich für den Funktionsumfang in manchen Bereichen darstellt.

Der Ansatz von Process Street teilt das Prozessmanagement in drei Bereiche auf: Verwaltung von Dokumentationen (Erstellen, Exportieren und Einbetten von Ablaufdokumenten und Vorlagen), Ausführen von auslöserbasierten Workflows (für einmalige Ereignisse, die durch einen Auslöser initiiert werden, wie z. B. die Einführung neuer Kunden) und Programmierung wiederkehrender Aufgaben, die nach einem automatisierten Zeitplan ablaufen. Der Drag-and-Drop-Taskmanager ermöglicht eine einfache Bedienung für alle Nutzer.

Mit zahlreichen Werkzeugen für Prozessdokumentation und Workflow-Automatisierung ist es eine gute Wahl für Teams, die einen schlanken Rahmen für ihre Prozesse wünschen, ohne sich in einer Vielzahl von Funktionen zu verlieren.

Die Integrationen von Process Street umfassen über 1000 Apps via Zapier. Es funktioniert auch mit Formstack und eröffnet so eine Vielzahl zusätzlicher Vorlagen.

Process Street kostet ab $12.50 pro Nutzer und Monat für den Business-Plan, bietet aber auch ein kostenloses Konto an.

Jira Software ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das von Atlassian entwickelt wurde und Softwareentwicklungsteams ermöglicht, hochwertige Software zu planen, nachzuverfolgen und bereitzustellen.

Jira Software kann für das Management von Geschäftsprozessen eingesetzt werden, indem es eine Plattform für die Modellierung, Umsetzung und Optimierung von Geschäftsprozessen bietet. Benutzer können individuell angepasste Workflows erstellen, die ihre spezifischen Geschäftsprozesse abbilden, einschließlich der Aufgaben, Genehmigungen und Übergaben, die zur Erledigung jedes Schritts erforderlich sind. Workflows können mit Geschäftsregeln und Automatisierungen konfiguriert werden, wie beispielsweise der automatischen Zuordnung von Aufgaben oder dem Versenden von Benachrichtigungen an Stakeholder, um die Ausführung der Prozesse zu optimieren und manuellen Aufwand zu reduzieren. Jira Software bietet außerdem leistungsstarke Visualisierungs- und Berichtswerkzeuge, einschließlich Dashboards und Diagrammen, die Teams ermöglichen, die Prozessleistung zu verfolgen und mögliche Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Schließlich integriert sich Jira Software mit einer Vielzahl von anderen Business-Tools, einschließlich Projektmanagement- und Kollaborationsplattformen, und bietet eine umfassende Lösung für das Geschäftsprozessmanagement.

Weitere wichtige Funktionen von Jira Software sind agile Projektmanagement-Tools wie Scrum- und Kanban-Boards, anpassbare Workflows und Vorgangstypen, die den spezifischen Anforderungen von Teams gerecht werden, leistungsfähige Reporting- und Analysefunktionen zur Fortschrittsüberwachung und Identifikation potenzieller Probleme, Integration mit verschiedenen Entwicklertools wie Bitbucket und GitHub sowie eine umfassende API für Anpassung und Automatisierung. Zusätzlich bietet Jira Software eine Vielzahl von Add-ons und Plugins, die den Funktionsumfang erweitern und die Integration mit anderen Tools und Plattformen ermöglichen.

Jira lässt sich mit anderen Atlassian-Plattformen sowie mit Drittanbieter-Apps wie Slack, Microsoft, Google Workspace, Zoom, AdobeXD, Invision, Figma, Gliffy, Draw.io, Balsamiq, Lucidchart, Miro, Opsgenie, Jenkins, Dynatrace, GitHub, Zendesk, Trello, Optimizely und Hunderten weiteren über den App-Marktplatz integrieren. Sie können mithilfe der API auch eigene Integrationen bauen. 

Jira Software kostet ab $10/Nutzer/Monat und beinhaltet eine 7-tägige kostenlose Testphase. 

Camunda Platform ist eine cloudbasierte universelle Prozess-Orchestrierungssoftware, die Unternehmen ein BPM-Tool zur Verfügung stellt, mit dem sie gemeinsam mit Entwicklern kritische Geschäftsprozesse mithilfe von BPMN-gesteuerten Flussdiagrammen entwerfen, automatisieren und verbessern können. Die Prozessorchestrierung mit einem BPM-Tool ist notwendig, um verschiedene Endpunkte zu koordinieren, mehrere Prozesse miteinander zu verbinden und Probleme wie unterbrochene End-to-End-Automatisierung, schwer nachvollziehbare Prozesse und Kennzahlen sowie unflexible Abläufe zu vermeiden.

Die Camunda Platform bietet Nutzern eine effektive Möglichkeit, ihre Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Das Camunda Optimize-Tool analysiert die Prozessgesundheit und -leistung und liefert vollständige Transparenz durch detaillierte Analysen. Sie können KPIs festlegen, um die wichtigsten Prozesse zu messen, Prozesse überwachen, um Problembereiche zu identifizieren, mit einem integrierten Berichtsgenerator Erkenntnisse gewinnen, beobachten, wie sich ein Prozess im Zeitverlauf entwickelt, und erhalten eine ganzheitliche Sicht auf die Prozessgesundheit. Camunda hilft Teams, ihre komplexesten Prozesse zu verstehen und ihre Optimierungsmaßnahmen gezielt einzusetzen, benutzerdefinierte Alarme für das Echtzeit-Monitoring von Prozessen einzurichten und Prozessinformationen über ein Dashboard zu teilen.

Integrationen sind mit vielen bekannten Softwaresystemen verfügbar, darunter Alfresco, Amazon Web Services (AWS), Apache Kafka, Bizagi, Google Cloud Platform (GCP), Microsoft Azure, Microsoft Dynamics, Microsoft SharePoint, Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle, PostgreSQL, ProcesMaker, RabbitMQ, Salesforce, SAP und Signavio.

Camunda bietet einen kostenlosen Tarif für bis zu 5 Nutzer sowie die SaaS Professional Edition ab $49/Monat an. Eine kostenlose 30-tägige Testversion ist ebenfalls verfügbar.

beSlick ist ein umfassendes BPM-Tool, das Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung in den Vordergrund stellt. Sie können Prozesse als Workflow-Vorlagen mit einem Flowchart-Builder erstellen, der Entscheidungsabzweigungen, Schleifen, abhängige Fälligkeitsdaten sowie Daten- und Dateierfassung in einer Drag-and-drop-Umgebung unterstützt. Auch nicht-technische Anwender können schnell Geschäftsprozesse erstellen. Prozessvorlagen werden zentral in einer auf Berechtigungen basierenden Ordnerstruktur verwaltet und können extern per URL geteilt werden.

Wirklich hervorzuheben ist bei beSlick die enge Verzahnung von Prozess und Workflow. Die Prozessvorlagen des Tools können als dynamische Aufgaben-Checklisten ausgeführt und ihr Fortschritt (aus mehreren Berichtsansichten) verfolgt werden, mit Benachrichtigungen darüber, wer was bis wann erledigen muss (und was überfällig ist). Ihr Workflow kann über wiederkehrende Ereignisse automatisch geplant werden, um sicherzustellen, dass keine Punkte übersehen werden. Zudem unterstützt ein vollständiger Audit-Trail aller Aktivitäten und Änderungen die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.

beSlick bietet außerdem integrierte Prozessverbesserungen wie Analysen zur Prozessqualität und eine Rückmelde-Funktion für Prozesse, mit der festgehalten werden kann, wann Arbeitsschritte nicht durchgeführt werden konnten und warum – das hilft dabei, Workflows laufend zu optimieren.

beSlick integriert sich mit anderen Geschäftssystemen wie Office 365, G Suite und Salesforce sowie mit ERPs und Hunderten von weiteren Anbindungen über einen kostenpflichtigen Plan mit Zapier.

Die Preise starten bei $10/Benutzer/Monat und es gibt eine 14-tägige kostenlose Testphase.

Revver ist ein cloudbasiertes Tool für das Geschäftsprozessmanagement, das Teams dabei unterstützt, ihre Arbeitsabläufe zu visualisieren, zu automatisieren und zu optimieren. Ich habe Revver als eines der besten Tools für das Geschäftsprozessmanagement ausgewählt, weil es leistungsstarke Funktionen für Prozessanalyse und -optimierung bietet. Mit der Drag-and-Drop-Oberfläche kann ich komplexe Workflows ganz einfach modellieren und automatisieren, ohne Programmierkenntnisse zu benötigen. Die Möglichkeit, in Echtzeit mit meinen Teammitgliedern zusammenzuarbeiten, ist ebenfalls ein Pluspunkt.

Eines der herausragenden Merkmale von Revver sind die Funktionen zur Prozessanalyse. Mit Revver kann ich meine Geschäftsprozesse einfach analysieren und Verbesserungsmöglichkeiten durch verschiedene Datenvisualisierungen identifizieren. Ein weiteres Merkmal, das Revver auszeichnet, sind die Möglichkeiten zur Prozessautomatisierung. Damit kann ich wiederkehrende Aufgaben automatisieren und so Zeit gewinnen, um mich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren.

Revver bietet Funktionen für das Dokumentenmanagement, damit Teams Dokumente innerhalb ihrer Geschäftsprozesse speichern, organisieren und gemeinsam bearbeiten können. In Revver können Nutzer Ordner anlegen, um Dokumente bestimmten Prozessen zuzuordnen, und Zugriff sowie Berechtigungen für Teammitglieder zur zusätzlichen Sicherheit festlegen. Nutzer können Dateien in verschiedenen Formaten, darunter PDF, Bilder und Dokumente, hochladen, speichern und bestimmten Prozessschritten zur einfachen Referenz zuweisen.

Revver unterstützt außerdem die Zusammenarbeit beim Dokumentenmanagement, sodass Teammitglieder direkt in der Plattform Kommentare, Feedback und Freigaben zu Dokumenten hinterlassen können. Das beschleunigt den Prüfungsprozess und stellt sicher, dass sämtliches Feedback und alle Freigaben dokumentiert und nachverfolgt werden.

Preise für Revver sind auf Anfrage erhältlich.