10 Beste BPM-Tools im Überblick
Wenn Sie nach einer BPM-Lösung suchen, mit der Sie Prozesse entwerfen, implementieren und optimieren können, um ein effizienteres und reaktionsfähigeres Betriebsumfeld zu schaffen, sind Sie nicht allein. Die Nachfrage nach solcher Software hat einen riesigen Markt geschaffen, wodurch die Suche nach dem passenden Tool sowohl überwältigend als auch zeitaufwendig sein kann.
In diesem Beitrag greife ich auf meine Erfahrung als Projektmanager zurück, der große, komplexe Projekte geleitet und Dutzende verschiedener PM-Tools genutzt hat, um für Sie den Markt zu sondieren. Durch sorgfältige Recherche und eigene Erfahrungen habe ich die besten BPM-Tools auf dem Markt ermittelt und ihre idealen Anwendungsbereiche beschrieben. So finden Sie einfach und schnell das passende Werkzeug für Ihre Bedürfnisse.
Why You Can Trust Us
We’ve been testing and reviewing project management software since 2012. As project managers ourselves, we know how critical and difficult it is to make the right decision when selecting software.
We invest in deep research to help our audience make better software purchasing decisions. We’ve tested more than 2,000 tools for different project management use cases and written over 1,000 comprehensive software reviews. Learn how we stay transparent & our software review methodology.
Vergleichstabelle für Business Process Management Tools
Hier finden Sie eine Tabelle, um die Tools, die wir in den Übersichten behandelt haben, miteinander zu vergleichen.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten geeignet zur Optimierung und Analyse Ihrer Vertriebsprozesse | 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar | Ab $14/Sitzplatz/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 2 | Beste Prozess-Compliance durch granulare Aufgabensteuerung | 15 Tage kostenloser Test | Ab $8/Nutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für die Abbildung von Prozessen und Workflows | Kostenloser Tarif verfügbar | Ab $8/Benutzer/Monat | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für die Automatisierung dokumentenzentrierter Prozesse | Kostenlose Testversion verfügbar + kostenlose Demo | Preise auf Anfrage | Website | |
| 5 | Bestes BPM für Finanzwesen und Personalwesen | Kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $9/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Beste BPM-Software zur Automatisierung geplanter Aufgaben | 14 Tage kostenlose Testphase für kostenpflichtige Pakete | Ab $12.50 pro Nutzer/Monat | Website | |
| 7 | Bestes Geschäftsprozessmanagement-Tool für agile Unternehmen | 7-tägige kostenlose Testphase | Ab $7.91/Nutzer/Monat | Website | |
| 8 | Bestes BPM-Tool für komplexe Geschäftsprozesse | 30-tägige kostenlose Testversion | Preis auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten geeignet für Benutzerfreundlichkeit und die Zentralisierung von Prozessen mit Workflow-Management | 14 Tage kostenlos testen | Ab $10/Benutzer/Monat | Website | |
| 10 | Bestes BPM für Case Management und Unternehmensprozesse | 30 Tage kostenlose Testversion | Ab $200/Monat | Website |
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Accelo
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Celoxis
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Wrike
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Bewertungen der besten BPM-Tools
Hier finden Sie eine kurze Beschreibung der Business Process Automation Tools, die auf dieser Top-10-Liste vorgestellt werden.
Am besten geeignet zur Optimierung und Analyse Ihrer Vertriebsprozesse
Pipedrive ist eine CRM-Software, deren herausragendstes Merkmal die anpassbare Vertriebspipeline ist. Nutzer:innen können ein individuelles Board einrichten, um ihren Vertriebsprozess abzubilden, und dann Leads sowie potenzielle Kund:innen auf der gesamten Customer Journey verfolgen. Sie können Ihren Prozess von Grund auf neu gestalten oder eine der verfügbaren Vorlagen verwenden und eigene Phasen erstellen, die Ihren individuellen Verkaufstrichter am besten widerspiegeln.
Ihr Vertriebsteam kann Geschäfte im Verlauf des Prozesses überwachen sowie Notizen hinzufügen oder Nachfassaktionen direkt über die Software planen. Wenn ein potenzieller Kunde von einer Phase in die nächste wechselt, können Ihre Vertriebsmitarbeitenden den Lead einfach per Drag-and-Drop verschieben, um den Fortschritt in Echtzeit zu aktualisieren. Zudem lässt sich die Plattform mit Ihren E-Mail-Konten synchronisieren, sodass die Kommunikation mit Interessenten immer griffbereit in Ihren Unterlagen verfügbar ist.
Mit den Reporting-Funktionen der Software können Sie die Performance Ihrer Vertriebspipeline beobachten. Verfolgen Sie, welche Geschäfte am wahrscheinlichsten abgeschlossen werden, Ihre durchschnittliche Abschlussdauer und weitere Kennzahlen zur kontinuierlichen Optimierung Ihrer Prozesse.
Pipedrive lässt sich in andere beliebte Office-Tools integrieren, wie Google Meet, Gmail, Xero, Trello und viele mehr. Die Preise beginnen bei $21.90 pro Nutzer:in und Monat, zudem gibt es eine 14-tägige kostenlose Testversion.
Qntrl ist eine Low-Code-Plattform zur Orchestrierung von Workflows, die Transparenz, Kontrolle und Automatisierung in Arbeitsprozesse bringt, indem manuelle Arbeit reduziert wird. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, alle eingehenden Anfragen für Ihr Team über eine zentrale Oberfläche zu steuern.
Qntrl bietet integrierte Tools, mit denen Prozessmanager Workflows für nahezu jeden Prozess entwerfen, bereitstellen und weiterentwickeln können. Darüber hinaus unterstützt das Prozess-Automatisierungs-Mapping die Erstellung benutzerdefinierter Formulare, um wichtige Daten zu erfassen.
Der Zugriff, den Qntrl auf Ihre Prozesse gewährt, erstreckt sich darauf, Dienste von überall aus anzufordern – ob per Mobilgerät oder Desktop-Anwendung. Sie können Probleme eskalieren, Aufgaben zuweisen, Phasen genehmigen/ablehnen und große Datenübertragungen aus Tabellenkalkulationen verschiedenster Bereiche abwickeln.
Ausgestattet mit einer Vielzahl von Widgets zur Auswahl kann Qntrl mit anderen Zoho-Produkten und externen Anwendungen integriert werden, wobei nur grundlegende Kenntnisse im Scripting erforderlich sind. Die Plattform unterstützt außerdem Drittanbieter-Apps über eingebaute APIs.
Qntrl bietet eine 15-tägige kostenlose Testphase, und die Preise beginnen bei $8/Nutzer/Monat. Die Anwendung ist für Organisationen mit maximal 5 Nutzern komplett kostenlos.
Miro ist ein Online-Whiteboard für die Zusammenarbeit, das eine breite Palette an Vorlagen bietet, darunter Kanban-Boards und Produkt-Wireframes. Es wird von Branchenführern häufig genutzt, da es sich hervorragend zur Abbildung von Prozessen und Workflows eignet.
Eine der bemerkenswerten Funktionen von Miro ist die Möglichkeit, bestehende Diagramme aus Plattformen wie Visio zu importieren, was die Kontinuität in Projektabläufen unterstützt. Zudem erleichtern Miros vielfältige Darstellungsmöglichkeiten – von Bildern bis zu Videos – eine klare und umfassende Visualisierung von Prozessen. Die schnellen Diagrammwerkzeuge und die unendliche Arbeitsfläche vereinfachen das Abbilden komplexer Workflows, während Funktionen für Zusammenarbeit wie Abstimmungen und Kommentare die Teamarbeit an verschiedenen Standorten fördern.
Dank der Integration mit Projektmanagement-Tools wie Notion und Asana ermöglicht Miro einen nahtlosen Zugriff auf Prozesskarten und ist dadurch eine praktische Wahl für das Management von Geschäftsprozessen im hybriden Arbeitsumfeld.
Miro lässt sich mit einer Vielzahl von Tools verbinden, darunter Zoom, Figma, Asana, Microsoft Teams, Monday.com, Confluence, Jira, Slack, Google Drive, Box, Airtable, Notion, Azure und Webex. Einige Integrationen sind nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.
Miro kann von unbegrenzt vielen Mitgliedern kostenlos genutzt werden, mit bis zu 3 bearbeitbaren Boards. Bezahlte Tarife beginnen bei $8/Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung).
Pros and Cons
Pros:
- Integrierte Kommunikationsfunktionen für reibungslose Zusammenarbeit
- Intuitive und einfache Einrichtung
- Kostenloser Tarif dauerhaft verfügbar
Cons:
- In der kostenlosen Version ist kein hochwertiger PDF-Export möglich
- Das Zoomen kann bei größeren Projekten ruckelig sein
- Besucher-/Gastkonten nur in bezahlten Tarifen freigeschaltet
New Product Updates from Miro
Miro Canvas 26 Adds AI Sidekicks, Flows, and Prototypes
Miro Canvas 26 adds AI Sidekicks, Connectors, Miro Flows, Prototypes, Talktrack updates, and Miro Engage improvements. The updates help teams automate workflows, collaborate across tools, and streamline product and project work. For more information, visit Miro’s official site.
Nanonets
Am besten geeignet für die Automatisierung dokumentenzentrierter Prozesse
Nanonets ist eine KI-basierte Plattform, die sich auf die Automatisierung der Dokumentenverarbeitung und des Workflow-Managements in Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Logistik konzentriert. Sie übernimmt Aufgaben wie die Datenerfassung aus Rechnungen und Quittungen und reduziert so Bearbeitungszeiten sowie manuellen Aufwand.
Unternehmen können mit der No-Code-Plattform dokumentenzentrierte Prozesse automatisieren, ohne umfangreiche Programmierkenntnisse zu benötigen. Die Plattform ermöglicht die automatische Datenerfassung aus verschiedensten Dokumenten, darunter Rechnungen und Bestellungen.
Ein weiteres herausragendes Merkmal von Nanonets ist die Integration mit Robotic Process Automation (RPA)-Werkzeugen. Diese Integration erleichtert die Automatisierung wiederkehrender und regelbasierter Aufgaben, während auch komplexere Prozesse gemanagt werden können. Dadurch steigern Unternehmen ihre betriebliche Effizienz und Produktivität, sodass sich die personellen Ressourcen auf strategische und wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können. Die Plattform bietet zudem eine benutzerfreundliche Drag-and-drop-Oberfläche für das Workflow-Design, die Anwendern mit unterschiedlichster technischer Erfahrung den Zugang erleichtert.
Zu den Integrationen zählen Salesforce, SAP, Quickbooks, Google Sheets, Dropbox und Zapier.
Pipefy wurde 2015 von Alessio Alionço, einem ehemaligen Berater für Fusionen und Übernahmen, gegründet und ist eine Lean-Management-Plattform mit Technologie, die es ermöglicht, jeden Geschäftsprozess zu optimieren und zu automatisieren. Zu den Funktionen gehören das automatische Auslösen von Aktionen durch Ereignis- und Logiksteuerung, automatisierte Unternehmens-E-Mails, Integration von Unternehmensprozessen und mehr.
Pipefy ist nach den Bewertungskriterien des Preis-Leistungs-Verhältnisses eine herausragende Wahl, da eine Freemium-Version für bis zu 10 Nutzer angeboten wird und anschließend im Vergleich zu anderen auf dieser Liste eine moderate monatliche Gebühr pro Nutzer verlangt wird. Kleinere, kostenbewusste Gruppen profitieren von diesem sehr fairen Preismodell.
Pipefy bietet native App-Integrationen, API-Integrationen und Zapier-Integrationen. Aktivieren Sie native Apps wie Slack, GitHub, GitLab, BitBucket, Appear.in und Google Hangouts in Pipefy. Erstellen Sie eigene Integrationen mit ihrer öffentlichen API, die die flexible GraphQL-Datenabfragesprache verwendet. Oder integrieren Sie mit Hunderten von Apps über Zapier.
Die Anzahl der Benachrichtigungen (vor der Anpassung) war bei der ersten Nutzung der App ein großer Nachteil. Dies ließ sich jedoch leicht beheben.
Pipefy startet bei $9/Nutzer/Monat und bietet eine Freemium-Version für bis zu 10 Nutzer an.
Beste BPM-Software zur Automatisierung geplanter Aufgaben
Process Street ist ein prozessorientiertes Tool, das sich gut an einfache Workflow-Strategien anpasst. Während Process Street im Vergleich zu anderer BPM-Software weniger Analyse- und Berichtsfunktionen bietet, ist es eine gute Wahl für Teams mit dokumentenbasierten Arbeitsabläufen. Der kostenlose Plan erlaubt eine unbegrenzte Anzahl von Benutzern, was einen guten Ausgleich für den Funktionsumfang in manchen Bereichen darstellt.
Der Ansatz von Process Street teilt das Prozessmanagement in drei Bereiche auf: Verwaltung von Dokumentationen (Erstellen, Exportieren und Einbetten von Ablaufdokumenten und Vorlagen), Ausführen von auslöserbasierten Workflows (für einmalige Ereignisse, die durch einen Auslöser initiiert werden, wie z. B. die Einführung neuer Kunden) und Programmierung wiederkehrender Aufgaben, die nach einem automatisierten Zeitplan ablaufen. Der Drag-and-Drop-Taskmanager ermöglicht eine einfache Bedienung für alle Nutzer.
Mit zahlreichen Werkzeugen für Prozessdokumentation und Workflow-Automatisierung ist es eine gute Wahl für Teams, die einen schlanken Rahmen für ihre Prozesse wünschen, ohne sich in einer Vielzahl von Funktionen zu verlieren.
Die Integrationen von Process Street umfassen über 1000 Apps via Zapier. Es funktioniert auch mit Formstack und eröffnet so eine Vielzahl zusätzlicher Vorlagen.
Process Street kostet ab $12.50 pro Nutzer und Monat für den Business-Plan, bietet aber auch ein kostenloses Konto an.
Jira Software ist ein leistungsstarkes Projektmanagement-Tool, das von Atlassian entwickelt wurde und Softwareentwicklungsteams ermöglicht, hochwertige Software zu planen, nachzuverfolgen und bereitzustellen.
Jira Software kann für das Management von Geschäftsprozessen eingesetzt werden, indem es eine Plattform für die Modellierung, Umsetzung und Optimierung von Geschäftsprozessen bietet. Benutzer können individuell angepasste Workflows erstellen, die ihre spezifischen Geschäftsprozesse abbilden, einschließlich der Aufgaben, Genehmigungen und Übergaben, die zur Erledigung jedes Schritts erforderlich sind. Workflows können mit Geschäftsregeln und Automatisierungen konfiguriert werden, wie beispielsweise der automatischen Zuordnung von Aufgaben oder dem Versenden von Benachrichtigungen an Stakeholder, um die Ausführung der Prozesse zu optimieren und manuellen Aufwand zu reduzieren. Jira Software bietet außerdem leistungsstarke Visualisierungs- und Berichtswerkzeuge, einschließlich Dashboards und Diagrammen, die Teams ermöglichen, die Prozessleistung zu verfolgen und mögliche Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Schließlich integriert sich Jira Software mit einer Vielzahl von anderen Business-Tools, einschließlich Projektmanagement- und Kollaborationsplattformen, und bietet eine umfassende Lösung für das Geschäftsprozessmanagement.
Weitere wichtige Funktionen von Jira Software sind agile Projektmanagement-Tools wie Scrum- und Kanban-Boards, anpassbare Workflows und Vorgangstypen, die den spezifischen Anforderungen von Teams gerecht werden, leistungsfähige Reporting- und Analysefunktionen zur Fortschrittsüberwachung und Identifikation potenzieller Probleme, Integration mit verschiedenen Entwicklertools wie Bitbucket und GitHub sowie eine umfassende API für Anpassung und Automatisierung. Zusätzlich bietet Jira Software eine Vielzahl von Add-ons und Plugins, die den Funktionsumfang erweitern und die Integration mit anderen Tools und Plattformen ermöglichen.
Jira lässt sich mit anderen Atlassian-Plattformen sowie mit Drittanbieter-Apps wie Slack, Microsoft, Google Workspace, Zoom, AdobeXD, Invision, Figma, Gliffy, Draw.io, Balsamiq, Lucidchart, Miro, Opsgenie, Jenkins, Dynatrace, GitHub, Zendesk, Trello, Optimizely und Hunderten weiteren über den App-Marktplatz integrieren. Sie können mithilfe der API auch eigene Integrationen bauen.
Jira Software kostet ab $10/Nutzer/Monat und beinhaltet eine 7-tägige kostenlose Testphase.
Camunda Platform ist eine cloudbasierte universelle Prozess-Orchestrierungssoftware, die Unternehmen ein BPM-Tool zur Verfügung stellt, mit dem sie gemeinsam mit Entwicklern kritische Geschäftsprozesse mithilfe von BPMN-gesteuerten Flussdiagrammen entwerfen, automatisieren und verbessern können. Die Prozessorchestrierung mit einem BPM-Tool ist notwendig, um verschiedene Endpunkte zu koordinieren, mehrere Prozesse miteinander zu verbinden und Probleme wie unterbrochene End-to-End-Automatisierung, schwer nachvollziehbare Prozesse und Kennzahlen sowie unflexible Abläufe zu vermeiden.
Die Camunda Platform bietet Nutzern eine effektive Möglichkeit, ihre Prozesse zu analysieren und zu optimieren. Das Camunda Optimize-Tool analysiert die Prozessgesundheit und -leistung und liefert vollständige Transparenz durch detaillierte Analysen. Sie können KPIs festlegen, um die wichtigsten Prozesse zu messen, Prozesse überwachen, um Problembereiche zu identifizieren, mit einem integrierten Berichtsgenerator Erkenntnisse gewinnen, beobachten, wie sich ein Prozess im Zeitverlauf entwickelt, und erhalten eine ganzheitliche Sicht auf die Prozessgesundheit. Camunda hilft Teams, ihre komplexesten Prozesse zu verstehen und ihre Optimierungsmaßnahmen gezielt einzusetzen, benutzerdefinierte Alarme für das Echtzeit-Monitoring von Prozessen einzurichten und Prozessinformationen über ein Dashboard zu teilen.
Integrationen sind mit vielen bekannten Softwaresystemen verfügbar, darunter Alfresco, Amazon Web Services (AWS), Apache Kafka, Bizagi, Google Cloud Platform (GCP), Microsoft Azure, Microsoft Dynamics, Microsoft SharePoint, Microsoft SQL Server, MySQL, Oracle, PostgreSQL, ProcesMaker, RabbitMQ, Salesforce, SAP und Signavio.
Camunda bietet einen kostenlosen Tarif für bis zu 5 Nutzer sowie die SaaS Professional Edition ab $49/Monat an. Eine kostenlose 30-tägige Testversion ist ebenfalls verfügbar.
beSlick
Am besten geeignet für Benutzerfreundlichkeit und die Zentralisierung von Prozessen mit Workflow-Management
beSlick ist ein umfassendes BPM-Tool, das Benutzerfreundlichkeit und einfache Bedienung in den Vordergrund stellt. Sie können Prozesse als Workflow-Vorlagen mit einem Flowchart-Builder erstellen, der Entscheidungsabzweigungen, Schleifen, abhängige Fälligkeitsdaten sowie Daten- und Dateierfassung in einer Drag-and-drop-Umgebung unterstützt. Auch nicht-technische Anwender können schnell Geschäftsprozesse erstellen. Prozessvorlagen werden zentral in einer auf Berechtigungen basierenden Ordnerstruktur verwaltet und können extern per URL geteilt werden.
Wirklich hervorzuheben ist bei beSlick die enge Verzahnung von Prozess und Workflow. Die Prozessvorlagen des Tools können als dynamische Aufgaben-Checklisten ausgeführt und ihr Fortschritt (aus mehreren Berichtsansichten) verfolgt werden, mit Benachrichtigungen darüber, wer was bis wann erledigen muss (und was überfällig ist). Ihr Workflow kann über wiederkehrende Ereignisse automatisch geplant werden, um sicherzustellen, dass keine Punkte übersehen werden. Zudem unterstützt ein vollständiger Audit-Trail aller Aktivitäten und Änderungen die Einhaltung von Compliance-Vorgaben.
beSlick bietet außerdem integrierte Prozessverbesserungen wie Analysen zur Prozessqualität und eine Rückmelde-Funktion für Prozesse, mit der festgehalten werden kann, wann Arbeitsschritte nicht durchgeführt werden konnten und warum – das hilft dabei, Workflows laufend zu optimieren.
beSlick integriert sich mit anderen Geschäftssystemen wie Office 365, G Suite und Salesforce sowie mit ERPs und Hunderten von weiteren Anbindungen über einen kostenpflichtigen Plan mit Zapier.
Die Preise starten bei $10/Benutzer/Monat und es gibt eine 14-tägige kostenlose Testphase.
Mit 38 Standorten in Asien, Europa und Nordamerika blickt Pega auf eine 35-jährige Geschichte in der Softwareentwicklung zurück. Ihre BPM- und Case-Management-Anwendungen ermöglichen es Ihnen, Workflows zu orchestrieren, Prozesse mit Bots zu automatisieren, Entscheidungen mit Regeln und KI zu treffen und kanalübergreifende Erlebnisse bereitzustellen. Pega unterstützt die Entwicklung durch visuelle Tools – alles mit wenig bis gar keinem Coding-Aufwand.
Pega bietet herausragende Flexibilität mit No- und Low-Code, um sich an Geschäftsprozessanforderungen anzupassen. Daher erzielte Pega im Bewertungskriterium UI und Benutzerfreundlichkeit gute Ergebnisse, da es intuitiv zu bedienen und leicht an Ihre Bedürfnisse anpassbar ist.
Zu den Integrationen gehören DocuSign, Salesforce, Cisco und viele mehr. Sie können sich zudem mit Kanälen und Frontend-Technologien verbinden, die Sie bereits nutzen, wie React und Angular. Alternativ ermöglichen offene UI-APIs das Web- und Mobile-Frontend mit Pegas REST-fähigem Service.
Pega ist im Vergleich zu anderen Optionen am Markt ziemlich kostspielig, was ein kleiner Nachteil bei der Einführung der Software ins eigene Geschäftsprozessmanagement sein kann.
Pega kostet $200/Monat und bietet eine 30-tägige kostenlose Testversion an.
Weitere BPM-Tools
Hier sind noch einige weitere, die es nicht in die Top-Liste geschafft haben. Wenn Sie zusätzliche Empfehlungen für Business Process Automation benötigen, können Sie sich diese ansehen.
- Kissflow Workflow
Am besten mit einer großen Auswahl vorkonfigurierter Vorlagen
- Revver
Am besten für Dokumentenmanagement & -kontrolle geeignet
- Gluu
Am besten geeignet für die End-to-End-Prozessvisualisierung
- ProcessMaker
Es BPM-Tool für die Modellierung komplexer Prozesse
- Formstack
E BPM-Vorlagenbibliothek
- Pneumatic Workflow
Am besten zum Aufbau einer Workflow-Vorlagenbibliothek für Geschäftsprozesse geeignet
- Bizagi
Es BPM-Tool für große Unternehmen
- Favro
E agile BPM-Software
- Interfacing Technologies
Es Unternehmens-Business-Process-Management-System
- Process Plan
Es kostenloses BPM-Tool
Weitere Bewertungen zu Projektmanagement-Software
Falls Sie hier noch nicht das Richtige gefunden haben, werfen Sie einen Blick auf diese weiteren Tools, die wir getestet und bewertet haben:
- Projektmanagement-Software
- Ressourcenmanagement-Software
- Workflow-Automatisierungs-Software
- Produktivitätstools
- Projektverfolgungs-Software
- Projektplanung-Software
Auswahlkriterien für BPM-Tools
Die Auswahl des passenden Business Process Management (BPM) Tools hängt davon ab, die spezifischen Funktionen zu verstehen, die für das erfolgreiche Analysieren, Modellieren, Automatisieren und Optimieren von Geschäftsprozessen notwendig sind. Als jemand, der selbst verschiedene BPM-Tools ausprobiert und recherchiert hat, lege ich Wert auf ein ausgewogenes Bewertungsraster, das eng mit den wichtigsten Anforderungen von Softwarekäufern verknüpft ist. Dieser Ansatz stellt sicher, dass das ausgewählte BPM-Tool nicht nur die grundlegenden Anforderungen erfüllt, sondern auch durch innovative Funktionen, Benutzerfreundlichkeit und umfassenden Support zusätzlichen Mehrwert bietet. Darüber hinaus gewichte ich meine Auswahlkriterien nach ihrer Bedeutung innerhalb der Gesamtbewertung.
Wesentliche Funktionen eines BPM-Tools (25 % der Gesamtbewertung): Um auf meine Liste der besten BPM-Tools zu gelangen, musste die Lösung die Fähigkeit bieten, gängige Anwendungsfälle zu unterstützen. Dazu gehören:
- Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben, um Zeit zu sparen und Fehler zu reduzieren
- Modellierung von Geschäftsprozessen für mehr Klarheit und Verbesserungspotenziale
- Analyse der Prozessleistung, um Engpässe zu erkennen
- Integration mit anderer Software, um Arbeitsabläufe zu optimieren
- Förderung der Zusammenarbeit im Team, um die Prozessergebnisse zu verbessern
Zusätzliche herausragende Funktionen (25% der Gesamtbewertung): Über die grundlegenden Funktionen hinaus können herausragende Merkmale den Wert eines BPM-Tools erheblich steigern, indem sie spezifische und fortgeschrittene Anforderungen adressieren. Diese Bewertung sucht nach innovativen Funktionalitäten, die ein Tool von seinen Mitbewerbern abheben, einen Wettbewerbsvorteil verschaffen und spezielleren Anforderungen gerecht werden. Ich achte auf:
- Erweiterte Analysefunktionen, die tiefere Einblicke als herkömmliche Berichte ermöglichen
- Anpassbare Dashboards, die auf verschiedene Nutzerpräferenzen zugeschnitten sind
- Integration von KI und maschinellem Lernen zur vorausschauenden Prozessverbesserung
- Low-Code- oder No-Code-Entwicklungsumgebungen, die auch nicht-technischen Nutzern ermöglichen, Workflows zu erstellen und anzupassen
- Mobile Zugänglichkeit, sodass Nutzer Prozesse auch unterwegs verwalten und daran teilnehmen können
Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung): Die Benutzerfreundlichkeit eines Tools wirkt sich direkt auf dessen Akzeptanz und Effektivität in einer Organisation aus. Dieses Kriterium konzentriert sich auf das Nutzererlebnis, um sicherzustellen, dass das Tool von allen vorgesehenen Nutzern unabhängig von ihrem technischen Kenntnisstand effizient genutzt werden kann. Ich bewerte:
- Intuitive Benutzeroberflächen mit klarer, logischer Navigation
- Drag-and-Drop-Funktionalität für Prozessmodellierung und Design
- Rollenbasierte Zugriffskontrolle, die einfach zu konfigurieren ist und dafür sorgt, dass Nutzer die richtigen Berechtigungen haben
- Responsives Design für eine nahtlose Nutzung auf verschiedenen Geräten und Bildschirmgrößen
Onboarding (10% der Gesamtbewertung): Der Onboarding-Prozess ist entscheidend, damit Nutzer schnell und effektiv mit einem neuen BPM-Tool starten können. Diese Bewertung berücksichtigt die Verfügbarkeit und Qualität von Ressourcen und zielt auf einen reibungslosen Übergang sowie eine schnelle Wertschöpfung des Tools ab. Ich beurteile:
- Verfügbarkeit umfassender Schulungsmaterialien, wie Videos, Webinare und Dokumentation
- Interaktive Produkttouren und Tutorials, die neue Nutzer durch die wichtigsten Funktionen führen
- Vorlagenbibliotheken, um den Einstieg in die Prozessgestaltung und -umsetzung zu erleichtern
- Community-Foren oder Support-Gruppen, in denen Nutzer Erfahrungen und Lösungen austauschen können
Kundensupport (10% der Gesamtbewertung): Effektiver Kundensupport ist unerlässlich, um Probleme zu lösen und eine kontinuierliche, unterbrechungsfreie Nutzung des BPM-Tools zu gewährleisten. Dieses Kriterium bewertet die Verfügbarkeit, Reaktionsschnelligkeit und Qualität des gebotenen Supports und stellt sicher, dass Nutzer bei Bedarf zeitnahe Hilfe und Beratung erhalten. Kriterien sind:
- Mehrere Support-Kanäle, darunter Live-Chat, E-Mail und Telefon
- Verfügbarkeit eines kompetenten Support-Teams, das schnelle und präzise Unterstützung bietet
- Zugang zu einer Online-Wissensdatenbank für Selbsthilfe bei Fehlerbehebung
Preis-Leistungs-Verhältnis (10% der Gesamtbewertung): Die Bewertung des Preis-Leistungs-Verhältnisses untersucht, wie gut die Preisgestaltung des Tools zu dessen Funktionen, Nutzen und Gesamtleistung passt. Es wird auf ein starkes Wertversprechen geachtet, damit Organisationen eine kosteneffiziente Investition tätigen können, die ihren Anforderungen entspricht. Besonders beachtet werden:
- Transparente Preisstrukturen mit klaren Erläuterungen zu Funktionen und Vorteilen
- Vergleichende Analyse von Preisgestaltung im Verhältnis zum Umfang und zur Tiefe der angebotenen Funktionen
- Berücksichtigung von Skalierbarkeit und Flexibilität, um mit den Anforderungen der Organisation zu wachsen
Kundenbewertungen (10% der Gesamtbewertung): Kundenbewertungen bieten praxisnahe Einblicke in die Leistung, Benutzerfreundlichkeit und Zuverlässigkeit eines BPM-Tools. Dieses Kriterium betrachtet Rückmeldungen aus verschiedenen Quellen, um die Zufriedenheit der Nutzer zu beurteilen und konsequente Stärken sowie Verbesserungsbereiche zu identifizieren. So entsteht ein umfassendes Bild von der Wirksamkeit des Tools im praktischen Einsatz. Ich achte auf:
- Konsistent positives Feedback auf verschiedenen Bewertungsplattformen
- Spezifische Lobeshymnen oder Kritikpunkte, die mit den wichtigsten Bereichen meiner Bewertungskriterien übereinstimmen
- Trends im Feedback, die auf Stärken und Verbesserungsfelder des Tools hinweisen
Dieser Ansatz stellt sicher, dass die ausgewählte Lösung nicht nur die grundlegenden Anforderungen an das Prozessmanagement erfüllt, sondern auch zusätzlichen Mehrwert, Benutzerfreundlichkeit und starken Support bietet. Durch eine sorgfältige Berücksichtigung dieser Kriterien können Unternehmen ein BPM-Tool wählen, das ihre Ziele zur Prozessoptimierung, Effizienzsteigerung und Wachstumsförderung effektiv unterstützt und damit eine strategische Investition in den zukünftigen Erfolg darstellt.
So wählen Sie BPM-Tools aus
Bei der Vielzahl unterschiedlicher BPM-Softwarelösungen kann es schwierig sein, zu entscheiden, welches BPM-Tool am besten zu den eigenen Anforderungen passt.
Wenn Sie BPM-Tools in die engere Auswahl nehmen, testen und auswählen, sollten Sie Folgendes berücksichtigen:
- Welches Problem möchten Sie lösen – Beginnen Sie damit, die Lücke bei den BPM-Funktionen zu identifizieren, die Sie schließen möchten, um die erforderlichen Merkmale und Funktionen des BPM-Tools zu klären.
- Wer wird es nutzen müssen – Um Kosten und Anforderungen zu bewerten, überlegen Sie, wer die Software nutzen wird und wie viele Lizenzen Sie benötigen. Sie sollten einschätzen, ob nur die Projektmanagement-Profis oder die gesamte Organisation Zugriff benötigt. Wenn das klar ist, überlegen Sie, ob Sie Benutzerfreundlichkeit für alle oder Geschwindigkeit für Ihre BPM-Power-User priorisieren möchten.
- Mit welchen anderen Tools muss es zusammenarbeiten – Klären Sie, welche Tools Sie ersetzen, welche bleiben und mit welchen Sie integrieren müssen, beispielsweise Buchhaltungs-, CRM- oder HR-Software. Entscheiden Sie, ob die Tools miteinander integriert werden müssen oder ob Sie mehrere Tools durch ein konsolidiertes BPM-Tool ersetzen können.
- Welche Ergebnisse sind wichtig – Überlegen Sie, welches Ergebnis die Software liefern muss, um als Erfolg zu gelten. Überlegen Sie, welche Fähigkeiten Sie erlangen oder verbessern möchten und wie Sie den Erfolg messen. Ein Beispiel für ein Ergebnis könnte eine bessere Übersicht über die Leistung sein. Sie können BPM-Features bis zur Erschöpfung vergleichen, doch wenn Sie die gewünschten Ergebnisse nicht im Blick haben, könnten Sie viel wertvolle Zeit verschwenden.
- Wie es in Ihrem Unternehmen funktionieren würde – Berücksichtigen Sie die Softwareauswahl im Zusammenhang mit Ihren Arbeitsabläufen und Ihrer Liefermethodik. Bewerten Sie, was gut funktioniert und welche Bereiche problematisch sind und verbessert werden müssen. Denken Sie daran: Jedes Unternehmen ist verschieden – gehen Sie nicht davon aus, dass ein beliebtes Tool automatisch in Ihrer Organisation passt.
Trends bei BPM-Tools
Im Allgemeinen spiegeln die aktuellen Trends bei BPM-Tools ein Technologie-Ökosystem wider, das sich rasant weiterentwickelt, um den zunehmend komplexen Anforderungen moderner Unternehmen gerecht zu werden. Da Organisationen danach streben, ihre Geschäftsprozesse mit größerer Effizienz und Innovation zu analysieren, zu modellieren, zu automatisieren und zu optimieren, werden die Entwicklung und Verbesserung von BPM-Tools immer entscheidender. Hier sind mehrere Trends, die ich identifiziert habe und von denen ich glaube, dass sie sowohl jetzt als auch in Zukunft einen Einfluss auf BPM-Tools sowie auf Projektmanagement und Business Analytics insgesamt haben werden.
Trends bei BPM-Tools und -Technologien
- Zunehmende Integration von KI und maschinellem Lernen: Es gibt einen klaren Trend zur Nutzung von KI und maschinellem Lernen, um prädiktive Analysen und Entscheidungsfindung in BPM-Tools zu verbessern. Diese Integrationen ermöglichen eine ausgefeiltere Analyse und Modellierung von Geschäftsprozessen und eröffnen proaktive Optimierungsmöglichkeiten.
- Verbesserte Kollaborationsfunktionen: Der Fokus auf Kollaborationstools innerhalb von BPM-Lösungen unterstreicht die Bedeutung von Teamarbeit und abteilungsübergreifender Zusammenarbeit im Prozessmanagement. Funktionen wie Echtzeit-Kommunikation, gemeinsam genutzte Arbeitsbereiche und kollaborative Entscheidungsfindung entwickeln sich schnell weiter und tragen dem Bedarf an einem integrierten Workflow-Management Rechnung.
- Neue Ansätze in der Process-Mining-Technologie: Einige BPM-Tools führen fortschrittliche Process-Mining-Funktionen ein – eine neue Fähigkeit, die reale Prozesse automatisch erkennt, überwacht und verbessert, indem sie Erkenntnisse aus Ereignisprotokollen extrahiert. Diese ungewöhnliche Funktionalität signalisiert den Wandel hin zu datengetriebenen, transparenten und effizienteren Optimierungsstrategien.
- Nachhaltigkeit und ethischer KI-Einsatz: Ein neu entstehender Trend ist die Integration von Nachhaltigkeitsmetriken und ethischen KI-Richtlinien in BPM-Tools. Dies zeigt das wachsende Bewusstsein für die Auswirkungen von Technologie und das Bekenntnis zu verantwortungsvollem und nachhaltigem Wirtschaften.
- Automatisierung komplexer Prozesse: Es gibt eine verstärkte Konzentration auf die Automatisierung komplexerer, durchgängiger Geschäftsprozesse – vom reinen Task-Automatisierung hin zu umfassenderen, intelligenten Workflow-Lösungen.
Die Trends bei BPM-Tools und -Technologien zeigen einen Markt, der immer stärker auf Integration, Benutzerfreundlichkeit und Innovation setzt. Indem Projektmanagement-Profis sich an diesen Trends orientieren, können sie BPM-Tools nutzen, um Effizienz zu steigern, die Zusammenarbeit zu fördern und sicherzustellen, dass ihre Organisationen im sich ständig wandelnden Geschäftsumfeld wettbewerbsfähig bleiben.
Was sind BPM-Tools?
Business Process Management (BPM)-Tools sind Softwarelösungen, mit denen sich Geschäftsprozesse innerhalb einer Organisation modellieren, automatisieren, ausführen, überwachen und optimieren lassen. Sie umfassen in der Regel Funktionen wie Prozessmodellierung, Workflow-Automatisierung, Aufgabenmanagement und Analytik.
Diese Tools bieten eine umfassende Plattform zur Definition und Visualisierung von Geschäftsprozessen – oft mit grafischen Notationen wie der Business Process Model and Notation (BPMN). Durch die Integration von BPM ins Projektmanagement erhalten Sie mehr Kontrolle über Prozesse und leisten so einen Beitrag zu einer erfolgreichen und reibungslosen Projektdurchführung.
Funktionen von BPM-Tools
Business Process Management (BPM)-Tools spielen eine entscheidende Rolle bei der Steigerung der organisatorischen Effizienz durch die Optimierung von Abläufen und die Verbesserung der Prozessagilität. Diese Tools unterstützen Unternehmen dabei, ihre Workflows zu analysieren, zu modellieren, zu automatisieren und zu optimieren, sodass sie sich an sich wandelnde Marktanforderungen anpassen und ihre Wettbewerbsfähigkeit erhalten können. Im Folgenden hebe ich die wichtigsten Funktionen hervor, auf die Sie bei der Auswahl von BPM-Tools achten sollten, um das richtige Tool zu finden und Ihre Ziele effektiv zu erreichen.
1. Prozessmodellierung und -design: Unerlässlich für die Erstellung von visuellen Darstellungen von Geschäftsprozessen. Diese Funktion ermöglicht die einfache Identifizierung von Verbesserungsbereichen und erleichtert ein klares Verständnis unter den Beteiligten, sodass alle auf dem gleichen Stand sind.
2. Workflow-Automatisierung: Automatisiert wiederkehrende Aufgaben, um die Effizienz zu steigern. Die Automatisierung verringert den Bedarf an manuellen Eingriffen, beschleunigt Prozesse erheblich und reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit – entscheidend für die Aufrechterhaltung operativer Exzellenz.
3. Prozessanalytik: Bietet Einblicke in die Prozessleistung. Durch die Analyse der aus Geschäftsprozessen generierten Daten können Unternehmen Engpässe und Ineffizienzen identifizieren und datengestützte Entscheidungen zur Optimierung der Abläufe treffen.
4. Geschäftsregel-Engine: Ermöglicht die Anpassung von Workflows anhand spezifischer Regeln. Diese Flexibilität stellt sicher, dass Prozesse sich automatisch an unterschiedliche Bedingungen anpassen und den dynamischen Anforderungen des Unternehmens gerecht werden, ohne dass ständige manuelle Anpassungen erforderlich sind.
5. Integrationsfähigkeiten: Ermöglichen eine nahtlose Anbindung an andere Software und Systeme. Die Integration ist entscheidend, damit BPM-Tools mit bestehenden IT-Infrastrukturen kommunizieren können, Silos abbauen und den Datenfluss über Anwendungen hinweg verbessern.
6. Kollaborationstools: Unterstützen Teamarbeit und Kommunikation. Durch effektive Zusammenarbeit zwischen Teammitgliedern stellen BPM-Tools sicher, dass Prozesse mit Input aller relevanten Beteiligten optimiert werden, was die Qualität und Effizienz der Ergebnisse erhöht.
7. Echtzeitüberwachung und -berichterstattung: Stellt aktuelle Informationen über die Prozessleistung bereit. Die Echtzeitsichtbarkeit hilft Führungskräften, Probleme schnell zu erkennen und zu beheben, bevor sie sich ausweiten können.
8. Skalierbarkeit: Passt sich den wachsenden Anforderungen des Unternehmens an. Ein skalierbares BPM-Tool kann ein zunehmendes Arbeitspensum bewältigen und die sich entwickelnden Prozesse eines wachsenden Unternehmens unterstützen, sodass die Investition langfristig wertvoll bleibt.
9. Benutzerfreundliche Oberfläche: Gewährleistet einfache Bedienung für alle Nutzer. Eine nutzerfreundliche Oberfläche ist entscheidend, damit Mitarbeitende im gesamten Unternehmen unabhängig von ihrer technischen Expertise effizient mit dem BPM-Tool arbeiten können.
10. Compliance-Management: Unterstützt die Einhaltung gesetzlicher und regulatorischer Anforderungen. Durch die Automatisierung von Compliance-Aufgaben und das Bereitstellen einer lückenlosen Dokumentation reduzieren BPM-Tools das Risiko von Verstößen und damit verbundene Sanktionen.
Die genannten Funktionen sind entscheidend, um Geschäftsprozesse effektiv analysieren, modellieren, automatisieren und optimieren zu können. Wenn Unternehmen diese Merkmale bei der Auswahl eines BPM-Tools priorisieren, stellen sie sicher, dass sie bestens aufgestellt sind, um ihre Ziele bei der Prozessoptimierung zu erreichen, Effizienz zu steigern und sich einen Wettbewerbsvorteil zu sichern.
Vorteile von BPM-Tools
Durch einen strukturierten Ansatz zur Verwaltung und Optimierung von Geschäftsprozessen bieten BPM-Tools erhebliche Vorteile in Bezug auf Leistung und Effizienz. Für potenzielle Käufer von BPM-Tools ist das Verständnis dieser Vorteile entscheidend, um eine fundierte Entscheidung im Einklang mit den strategischen Zielen treffen zu können. Hier sind fünf Hauptvorteile, die Nutzer und Organisationen von der Implementierung von BPM-Tools erwarten können:
1. Gesteigerte Effizienz: Strafft Geschäftsprozesse, um Verschwendung zu reduzieren und Geschwindigkeit zu erhöhen. BPM-Tools automatisieren Routinetätigkeiten und verschlanken Abläufe, sodass Verzögerungen minimiert und Prozesse deutlich schneller abgeschlossen werden – was die Gesamtleistung deutlich steigert.
2. Verbesserte Transparenz: Bietet Echtzeiteinblicke in die Prozessleistung. Mit BPM-Software erhalten Führungskräfte und Teammitglieder durch Dashboards und Berichtsfunktionen einen klaren Überblick über Status und Leistung verschiedenster Prozesse und können so zeitnah Entscheidungen treffen und Anpassungen vornehmen.
3. Verbesserte Compliance: Erleichtert die Einhaltung von Vorschriften und Standards. Durch die Automatisierung von Compliance-bezogenen Aufgaben und die lückenlose Protokollierung von Prozessaktivitäten helfen BPM-Tools Organisationen, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und verringern das Risiko kostspieliger Strafen und Imageschäden.
4. Höhere Agilität: Ermöglicht schnelle Anpassungen an Marktveränderungen. Mit BPM-Tools können Unternehmen Prozesse rasch an veränderte Marktbedingungen oder interne Anforderungen anpassen und verbessern – dadurch steigern sie ihre Agilität und Wettbewerbsfähigkeit.
5. Höhere Kundenzufriedenheit: Optimiert die Servicebereitstellung und verbessert die Qualität. Durch die Optimierung von Prozessen, die Kundenerfahrungen beeinflussen, stellen BPM-Tools sicher, dass Dienstleistungen effizienter und wirkungsvoller erbracht werden, was zu höherer Kundenzufriedenheit und -treue führt.
Diese Vorteile unterstützen nicht nur die intern gesetzten Ziele in Bezug auf Produktivität und Compliance, sondern fördern auch bessere Beziehungen zu Kunden durch exzellente Serviceleistungen. Somit stellen BPM-Tools eine strategische Investition für Unternehmen dar, die ihre Prozesse optimieren und nachhaltiges Wachstum erreichen möchten.
Kosten & Preise für BPM-Tools
Einer der wichtigsten Aspekte bei der Auswahl einer Ressourcenmanagement-Software ist das Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle. Da die Anforderungen und Budgets von Unternehmen variieren, bieten BPM-Software-Anbieter in der Regel eine Reihe von Preismodellen an, um sowohl Kleinstunternehmen als auch große Konzerne zu bedienen.
Diese Pläne unterscheiden sich in der Regel hinsichtlich der Funktionen, Supportstufen und Skalierbarkeitsoptionen, sodass Käufer denjenigen wählen können, der am besten zu ihren betrieblichen Anforderungen und Budgetbeschränkungen passt. Es ist daher wichtig, sorgfältig zu prüfen, was jeder Plan bietet, um sicherzustellen, dass Sie nicht für Funktionen bezahlen, die Sie nicht nutzen. Ebenso ist es wichtig, die gängigen Pläne am Markt zu kennen, um nicht für Standardfunktionen zu viel zu bezahlen.
Hier finden Sie eine Übersicht über die allgemeinen Preise und Pläne, die Sie im Zuge Ihrer Suche nach dem passenden BPM-Tool erwarten können:
Vergleichstabelle der Pläne für BPM-Tools
| Plantyp | Durchschnittlicher Preis | Übliche Funktionen |
|---|---|---|
| Kostenlos | $0 | Grundlegende Prozessmodellierung, Begrenzter Benutzerzugang, Community-Support |
| Starter | $10-$50/user/month | Erweiterte Prozessmodellierung, Cloud-Speicher, E-Mail-Support |
| Professional | $50-$100/user/month | Integrationsmöglichkeiten, Erweiterte Analytik, Priorisierter Support |
| Enterprise | Individuelle Preisgestaltung | Individuelle Integrationen, Unbegrenzte Prozesse, Dedizierter Support |
Der kostenlose Plan ist ein guter Einstiegspunkt für kleine Teams oder Projekte, während die Starter- und Professional-Pläne mehr Funktionen und Unterstützung für wachsende Unternehmen bieten. Der Enterprise-Plan eignet sich am besten für große Organisationen mit komplexen Anforderungen.
Darüber hinaus sollten Softwarekäufer bei der Bewertung von BPM-Tools berücksichtigen, wie die gewählte Software sowohl ihre aktuellen Anforderungen als auch ein mögliches zukünftiges Wachstum unterstützt.
Typische Phasen, in denen Ihr Unternehmen einen Upgrade des Preisplans in Erwägung ziehen sollte, sind:
- Erhöhte Workflow-Komplexität: Mit zunehmender Komplexität der Geschäftsprozesse werden oft erweiterte Funktionen wie automatisierte Workflows, individuelle Integrationen und fortgeschrittene Analytik benötigt.
- Wachstum der Nutzerbasis: Wenn ein Unternehmen wächst oder mehr mit externen Partnern zusammenarbeitet, kann es notwendig werden, weitere Nutzer einbinden zu können.
- Bedarf an erweiterten Berichten und Analysen: Für datengesteuerte Entscheidungen benötigen Unternehmen häufig erweiterte Reporting- und Analysefunktionen.
- Erfordernis erhöhter Sicherheit und Compliance: Wenn Unternehmen mit sensibleren Daten arbeiten und strengeren Vorschriften unterliegen, ist der Umstieg auf eine Tarifstufe mit erweiterten Sicherheitsfunktionen wie Verschlüsselung, Überwachungsprotokollen und Compliance-Zertifikaten erforderlich.
- Expansion in neue Märkte oder Regionen: Wenn ein Unternehmen in neue Märkte oder Regionen expandiert, werden möglicherweise BPM-Tools benötigt, die mehrere Sprachen, Währungen und regionale Compliance-Anforderungen unterstützen.
Vergessen Sie nicht: Die Wahl des richtigen Plans erfordert ein ausgewogenes Verhältnis zwischen Funktionen, Skalierbarkeit und Kosten – um die beste Lösung für Sie und Ihr Team zu finden. Es ist ein Balanceakt, aber es ist machbar.
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Wie geht es weiter?
Wenn Sie sich gerade über BPM-Tools informieren, verbinden Sie sich mit einem SoftwareSelect-Berater für kostenlose Empfehlungen.
Sie füllen ein Formular aus und führen ein kurzes Gespräch, in dem Ihre Anforderungen im Detail besprochen werden. Anschließend erhalten Sie eine Auswahlliste von Software zur Prüfung. Sie erhalten sogar Unterstützung während des gesamten Kaufprozesses, einschließlich Preisverhandlungen.
