Die 10 besten Kapazitätsplanungs-Software-Lösungen für 2026

Runn ist eine Plattform für Ressourcen- und Kapazitätsmanagement, die Projektmanager dabei unterstützt, die Arbeitsauslastung ihres Teams gemäß den geschäftlichen Anforderungen zu optimieren.

Mit Runn können Sie Kapazitäten planen und prognostizieren, sodass Sie Ihre Projekte entsprechend terminieren können. Der Kalender des Tools ermöglicht es Ihnen, in Echtzeit auf Ihre Ressourcen zuzugreifen und die Auslastung jedes Teammitglieds zu sehen. Die Software hilft Ihnen außerdem dabei, zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Tätigkeiten zu unterscheiden, was die Preisgestaltung Ihrer Dienstleistungen und die Erstellung von Rechnungen erleichtert.

Das Highlight von Runn ist die Kapazitätsprognose-Funktion. Diese Funktion unterstützt Sie dabei herauszufinden, ob Ihr Team über die Fähigkeiten und Ressourcen verfügt, um bestimmte Projekte zu übernehmen, und wie sich neue Aufgaben auf die Arbeitsauslastung Ihres Teams auswirken würden.

Runn lässt sich in zahlreiche Tools integrieren, darunter WorkflowMax, Harvest, Clockify und viele mehr.

Runn kostet ab $10 pro Nutzer und Monat. Sie können eine kostenlose Testphase von 14 Tagen nutzen. Zusätzlich gibt es einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu fünf Nutzer.

Scoro ist eine All-in-One-Arbeitsmanagement-Plattform, die Lösungen für die Kapazitätsplanung bietet und Unternehmen dabei unterstützt, ihre Ressourcen und Arbeitsbelastung effektiv zu verwalten.

Das Tool beinhaltet ein agiles Gantt-Diagramm-Feature, das Echtzeit-Updates für die Kapazitätsplanung liefert. Sie erhalten einen Live-Überblick über die Arbeitsbelastung Ihres Teams und können Aufgaben entsprechend planen. Wenn Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erstellt werden, aktualisiert Scoro automatisch Zeitpläne und Arbeitsauslastungen, sodass Sie manuelle Eingaben und Überbuchungsszenarien vermeiden können.

Ein besonderes Merkmal ist, dass Scoro über die reine Kapazitätsplanung hinausgeht und mehrere Geschäftsbereiche innerhalb einer einzigen Plattform integriert. Dazu gehören Projektmanagement, Vertriebs- und Pipeline-Management, CRM, Angebotserstellung und Abrechnung, Berichterstattung und anpassbare Dashboards.

Scoro lässt sich mit Dropbox, PayPal, Expensify, Stripe, Google Kalender, Jira, Slack, Xero, QuickBooks, Sage Intacct, Microsoft Exchange, Asana und weiteren integrieren.

Die Preise beginnen bei $19,90 pro Benutzer/Monat. Eine kostenlose Testversion ist verfügbar.

Celoxis dient als außergewöhnliches Tool für Kapazitätsplanung und bietet Organisationen eine umfassende Lösung zur effektiven Verwaltung und Optimierung ihrer Ressourcen. Mit seiner intuitiven Benutzeroberfläche und leistungsstarken Funktionen zur Ressourcenverfolgung ermöglicht Celoxis es Nutzern, Personal und andere Ressourcen effizient zuzuweisen und so Überbeanspruchung oder Unterauslastung zu verhindern.

Celoxis bietet Echtzeit-Transparenz in Bezug auf Ressourcenverfügbarkeit, Arbeitsaufwände und Projektzeitpläne, sodass Teams fundierte Entscheidungen treffen und sicherstellen können, dass die richtigen Ressourcen den richtigen Aufgaben zugeteilt werden. Darüber hinaus liefern die anpassbaren Berichte und Dashboards von Celoxis wertvolle Einblicke in Trends bei der Ressourcenzuweisung und unterstützen Unternehmen dabei, die Produktivität zu steigern und durch datenbasierte Kapazitätsplanung bessere Projektergebnisse zu erzielen.

Celoxis hebt sich mit seinem umfassenden und benutzerfreundlichen Earned Value Management (EVM) Modul hervor, das die Möglichkeiten vieler Wettbewerber übertrifft. EVM ist eine wirkungsvolle Methode zur Analyse von Projektkosten und ‑leistung und Celoxis stellt Projektmanagern die Werkzeuge zur Verfügung, um wichtige EVM-Kennzahlen wie den Kostenleistungsindex (CPI) und den Terminleistungsindex (SPI) mühelos zu implementieren und zu überwachen.

Celoxis integriert EVM nahtlos in weitere Projektmanagement-Funktionen und befähigt Projektmanager, auf Grundlage von Echtzeiteinblicken in Projektfortschritt, Kosteneffizienz und Termingenauigkeit fundierte, datenbasierte Entscheidungen zu treffen. Diese wertvolle Funktion ist besonders vorteilhaft für Organisationen, die eine umfassende Finanzanalyse und Leistungsüberwachung ihrer Projekte benötigen.

Integrationen beinhalten vorgefertigte Verbindungen zu Google Drive, Outlook, Microsoft Project, Excel, Salesforce und Hunderten weiteren Tools wie JIRA, Slack & Trello.

Celoxis kostet ab $25/Nutzer/Monat und enthält eine 30-tägige kostenlose Testversion.

Accelo ist eine Plattform für Projekt- und Ressourcenmanagement, die für dienstleistungsorientierte Teams entwickelt wurde, die eine strukturierte Kapazitätsplanung benötigen. Sie vereint Projektplanung, Arbeitslastverfolgung, Zeitmanagement und Workflow-Automatisierung in einem System.

Für wen ist Accelo am besten geeignet?

Accelo eignet sich am besten für Projektmanager und professionelle Dienstleistungsteams, die Einsicht in die Teamkapazität, Zeitpläne und Kundenprojekte über mehrere Vorhaben hinweg benötigen.

Warum habe ich Accelo ausgewählt?

Ich habe Accelo aufgrund seiner adaptiven Planungstools und der Echtzeit-Transparenz der Arbeitsauslastung gewählt. Das Drag-and-Drop-Gantt-Diagramm ermöglicht es Teams, Zeitpläne anzupassen und Aufgaben schnell neu zuzuweisen. Wenn sich der Projektumfang oder die Verfügbarkeit ändern, aktualisiert die Planungs-Engine die Zeitpläne, um neue Ressourcenzuteilungen zu berücksichtigen und so eine genaue Kapazitätsplanung aufrechtzuerhalten.

Wichtige Funktionen von Accelo

• Dashboard zur Ressourcenauslastung: Teamkapazitäten und Über- oder Unterauslastungen auf einen Blick erkennen.
• Werkzeuge zur Projektplanung: Zeitpläne mit Drag-and-Drop-Gantt-Diagrammen anpassen.
• Zeiterfassung: Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden direkt in Projekten erfassen.
• Retainer-Verwaltung: Wiederkehrende Kundenprojekte verfolgen und laufende Ressourcen zuweisen.
• Workflow-Automatisierung: Automatisieren Sie Freigaben und Aufgabenverteilungen mit konfigurierbaren Regeln.

Accelo-Integrationen

Accelo lässt sich in Google Workspace, Microsoft 365, Xero, QuickBooks Online, HubSpot, Salesforce, Mailchimp, Slack und Zapier integrieren. Eine API ist für individuelle Integrationen verfügbar.

Saviom ist eine hochgradig konfigurierbare und skalierbare Software für die Ressourcen- und Kapazitätsplanung, die entwickelt wurde, um Herausforderungen im Ressourcenmanagement in allen Branchen zu bewältigen. Sie hilft dabei, die Ressourcenkapazitäten an die sich ändernden Anforderungen aktueller und zukünftiger Projekte im Projektportfolio anzupassen. Sie können die richtigen Ressourcen jedem Projekt zum richtigen Zeitpunkt und zu den passenden Kosten zuweisen, um die operative Effizienz zu steigern und die Projektdurchführung zu verbessern.

Zu den erweiterten Funktionen von Saviom gehören unter anderem Bedarfsmanagement, Optimierung in Echtzeit, Pipeline-Management, Bench-Management, Echtzeit-Prognosen der Projektfinanzen und BI-gestützte Berichte/Dashboards.

Besonders hervorzuheben ist der neue und verbesserte All-in-One-Resource-Planner des Tools, der eine umfassende Suite von erweiterten Funktionen wie multidimensionale Analysen, integrierte Kapazitätsplanung, Heatmapping, intelligente Zuordnung, Frühwarnsystem und KPI-Prognosen bietet. All diese Funktionen tragen dazu bei, die fakturierbare Auslastung jeder Ressource zu steigern, Qualifikationslücken proaktiv zu schließen, Burnout zu vermeiden und die Kosten für Neueinstellungen und Entlassungen zu minimieren.

Saviom lässt sich in Ihre täglichen Geschäftsanwendungen integrieren wie Salesforce, MS Excel, SAP und viele mehr.

Productive ist eine umfassende Workforce-Management-Software, die hauptsächlich für Agenturen und andere dienstleistungsbasierte Branchen entwickelt wurde. Das Ressourcenplanungsmodul der Software hilft dabei, die Zeit jedes Teammitglieds optimal zu nutzen und die Auslastung im Blick zu behalten. Nutzer erhalten einen visuellen Überblick über Arbeitsbelastung und Verfügbarkeit der Teammitglieder und können diese Informationen nutzen, um Aufgaben zuzuweisen und die Arbeit zu verteilen. Mitarbeitende lassen sich auch nach Fähigkeiten und Abteilungen gruppieren, um eine bessere Ressourcenzuweisung zu ermöglichen.

Das Zeiterfassungs-Tool der Software ist direkt mit der Kapazitätsplanung verbunden, da Mitarbeitende die aufgewendete Zeit für verschiedene Aufgaben und Projekte erfassen können. Diese Informationen fließen in die Ressourcenplanung ein und ermöglichen durch Prognosen und prädiktive Einblicke ein intelligenteres Planen. Projektmanager können Daten aus vergangenen Projekten nutzen, um den zukünftigen Arbeitsbedarf genau vorherzusagen, einschließlich geschätzter Zeitspannen zur Aufgabenerfüllung und Was-wäre-wenn-Szenarien.

Auch Budgetierung und Finanzplanung sind Teil des Funktionsumfangs. Diese sind mit dem Kapazitäts- und Arbeitsbelastungsmanagement verknüpft und helfen dabei, dass Teams das Projektbudget nicht überschreiten. Weitere Funktionen der Software sind Projektmanagement, Dokumentenverwaltung, Abrechnung und Berichtswerkzeuge.

Teams können die Software mit anderen SaaS-Tools wie Dropbox, Jira, Outlook, Microsoft Calendar, Slack, QuickBooks und Xero verbinden. Außerdem steht eine Zapier-Integration zur Verfügung, um zusätzliche Integrationen zu konfigurieren.

monday AI Workspace ist eine Arbeitsmanagement-Plattform, die Projektplanung, Arbeitslastvisualisierung und KI-gestütztes Ressourcen-Tracking kombiniert, um Teams bei der Kapazitätsverwaltung über Projekte und Portfolios hinweg zu unterstützen.

Für wen ist monday AI Workspace am besten geeignet?

Es eignet sich besonders für mittelgroße bis große Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig managen und flexible, visuelle Tools zur Verfolgung der Team-Auslastung benötigen.

Warum habe ich monday AI Workspace ausgewählt?

monday AI Workspace steht auf meiner Favoritenliste, weil kein anderes Tool in diesem Bereich mir erlaubt, die Kapazitätsplanung so präzise an die tatsächlichen Arbeitsabläufe meines Teams anzupassen. Ich schätze besonders, dass ich benutzerdefinierte Spalten, Zeitschätzungsfelder und farbcodierte Workload-Ansichten zu einem Board-Layout kombinieren kann, das genau widerspiegelt, wie mein Team Verfügbarkeiten verfolgt. Der monday Vibe Builder geht noch einen Schritt weiter und ermöglicht es mir, speziell auf den Zweck zugeschnittene Kapazitätsplanungs-Apps ganz ohne Programmieraufwand zu erstellen.

Wichtige Funktionen von monday AI Workspace

• Workload-Ansicht: Visualisiert die Aufgabenverteilung pro Teammitglied und hebt Über- und Unterauslastungen farblich hervor.
• Portfolio-Management: Bietet ein zentrales Dashboard zur Überwachung mehrerer Projekte und zur Fortschrittskontrolle an einem Ort.
• KI-Kapazitätseinblicke: Nutzt KI, um Kapazitätsrisiken aufzuzeigen und auf Basis realer Nutzungsdaten Kapazitätsübersichten zu entwerfen.
• Automatisierungs-Builder: Automatisiert Routineaufgaben wie Benachrichtigungen, Statusupdates und Ressourcenverteilung über verschiedene Boards hinweg.

monday AI Workspace Integrationen

monday AI Workspace bietet Hunderte von Integrationen über die integrierten Funktionen und den Marktplatz, darunter Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft Teams, Jira, Dropbox, GitHub, Zendesk und Asana. Außerdem werden Zapier sowie eine API für individuelle Integrationen unterstützt.

Float.com richtet sich an professionelle Dienstleistungsunternehmen und Kreativteams, die ihre Ressourcenplanung und -zuweisung optimieren möchten. Mit einem Fokus auf effektives Personalmanagement und Funktionen wie Finanzen und Schätzungen für Umsatzprognosen hilft Float, das Projektmanagement und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Egal, ob Sie in einer großen globalen Agentur oder einer kleinen Beratung tätig sind – die Fähigkeiten von Float in der Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Berichterstattung können Ihr Wachstum unterstützen und die Projekterfolgsquote verbessern.

Warum ich Float.com gewählt habe

Ich habe Float gewählt, weil es sich durch intuitive Planung und Echtzeit-Prognosen auszeichnet und damit eine ausgezeichnete Wahl für die Kapazitätsplanung ist. Mit Funktionen wie Echtzeit-Kapazitätsverfolgung und Überlastungswarnungen sorgen Sie für ausgewogene Arbeitsbelastungen und verhindern Überlastung. Die Plattform ermöglicht zudem individuell anpassbare Verfügbarkeiten und effizientes Abwesenheitsmanagement – ein entscheidender Faktor für die Produktivität des Teams. Darüber hinaus verbessern die Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools die Effizienz der Arbeitsabläufe, was Float zu einem wertvollen Werkzeug für professionelle Dienstleister und Kreativteams macht.

Float.com Hauptfunktionen

Neben der intuitiven Planung und Echtzeit-Prognosen bietet Float weitere Funktionen, die die Kapazitätsplanung in Ihrem Team verbessern:

• Anpassbare Teamaufstellungen: Sie können Rollen standardisieren und Mitarbeitende nach Fähigkeiten und Standort filtern, was eine präzisere Ressourcenverteilung und Verwaltung ermöglicht.
• Abwesenheitsmanagement: Float ermöglicht es Ihnen, Abwesenheiten mit individuellen Richtlinien zu verwalten, sodass die Verfügbarkeit des Teams in Ihrer Planung genau reflektiert wird.
• Integrationen mit gängigen Tools: Durch die Integration mit Tools wie Google Kalender, Slack und Jira steigert Float die Workflow-Effizienz und hält Ihre Daten aktuell und korrekt.
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Diese Funktion ermöglicht es Teammitgliedern, nahtlos zusammenzuarbeiten, damit alle über Projektänderungen und Updates informiert bleiben.

Float.com Integrationen

Zu den Integrationen gehören Asana, Basecamp, ClickUp, Jira, Google Kalender, Aprimo, Hubspot, Karbon, Slack und Trello.

Hub Planner ist eine moderne, cloudbasierte Plattform für Ressourcenmanagement und Terminplanung, die teamorientierten Unternehmen jeder Größe und Branche dient. Sie bietet neben Ressourcenmanagement eine Vielzahl weiterer Produkte, darunter Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung, Zeiterfassung und -freigabe, Berichte und Analysen sowie Skill Matching. Die Hauptfunktion der Plattform besteht darin, Projektmanagern bei der Verwaltung, Kapazitätsplanung und Überwachung von Projekten und Ressourcen an einem zentralen Ort zu helfen.

Hub Planner stellt ein modernes Modul für Ressourcenplanung und -management zur Verfügung, mit dem Projektmanager die Kapazitätsplanung und Terminierung der Ressourcen effektiv mit einer einfachen Drag-and-Drop-Funktion durchführen können. Dadurch wird die Planung von Teams und die Zuweisung von Ressourcen einfacher und effizienter. Die Funktion für Projekt- und Ressourcenplanung ermöglicht es Managern, Budgets festzulegen, damit sie weder überausgeben noch wertvolle Ressourcen überstrapazieren. Sie können sowohl Zeitbudgets (in Stunden) als auch Geldbudgets planen. Eine Währungsfunktion ist ebenfalls verfügbar, sodass Teams die passende Währung für internationale Projekte festlegen können.

Hub Planner beinhaltet eine nativ optimierte mobile Anwendung und erfordert keinen Download zusätzlicher Apps. Nutzer melden sich über jeden Browser oder jedes Gerät an, um Zugriff auf mehrere Dashboard-Ansichten zu erhalten, die sämtliche benötigten Informationen enthalten, darunter Projekt- und Aufgabenfortschritt, Zeitpläne sowie Daten zur Ressourcenverfügbarkeit und -auslastung.

Hub Planner kostet ab $7/Nutzer/Monat und bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase mit unbegrenzter Projekt- und Ressourcenanzahl; alle Module stehen zur Auswahl und Installation zur Verfügung. Unternehmen können ihren Hub Planner-Einsatz individuell anpassen und nur für die Produkte bezahlen, die sie von der Hauptplattform implementiert haben. Zudem sind Premium-Erweiterungen für Hub Planner verfügbar, darunter smarte Gruppen, benutzerdefinierte Felder, Genehmigungsworkflows sowie die Erstellung von Aufgabenchecklisten und Aufgabenmanagement.

Rocketlane ist eine Professional Services Automation (PSA) Plattform für kundenorientierte Projektteams und vereint Projektabwicklung, Ressourcenmanagement, Kapazitätsplanung, Finanzverfolgung sowie Kundenportal-Tools an einem Ort.

Für wen ist Rocketlane am besten geeignet?

Rocketlane eignet sich besonders für Professional-Services-Teams in SaaS- und Technologieunternehmen, die strukturierte Kunden-Onboarding- und Implementierungsprojekte durchführen.

Warum habe ich Rocketlane ausgewählt?

Ich habe Rocketlane in meine Top-Auswahl aufgenommen, da der Bericht Nachfrage vs. Angebot Leitenden der Projektabwicklung eine Echtzeitansicht der Ressourcenverteilung im Verhältnis zur verfügbaren Kapazität – gemessen in FTEs – über alle aktiven Kundenprojekte bietet. Besonders hilfreich finde ich das Feature für Soft Allocations: Sie können Personal für Deals in der Pipeline einplanen, bevor der Abschluss erfolgt, sodass nach Vertragsunterzeichnung bestätigte Ressourcen bereits zugewiesen sind. Rocketlane verknüpft diese Personalentscheidungen zudem mit Kosten- und Margendaten, sodass Sie die finanziellen Auswirkungen von Ressourcenentscheidungen noch vor der finalen Zusage sehen können.

Wichtige Funktionen von Rocketlane

• Resource AI: Empfiehlt automatisch Teammitglieder für Projekteinsätze basierend auf Verfügbarkeit, Fähigkeiten und aktueller Auslastung.
• Auslastungsrichtlinien: Legen Sie Mindest- und Höchstwerte für die Auslastung je Ressource fest, damit Über- oder Unterauslastung erkannt wird, bevor sie problematisch wird.
• Fähigkeiten-Matrix: Teammitglieder können mit spezifischen Fähigkeiten gekennzeichnet werden; bei der Ressourcenplanung lässt sich gezielt nach diesen filtern.
• Sichtbarkeit von Abwesenheiten: Genehmigte Urlaube erscheinen direkt in der Ressourcenplanung, sodass Kapazitätsberechnungen die tatsächliche Verfügbarkeit berücksichtigen.

Rocketlane Integrationen

Rocketlane bietet native Integrationen mit Slack, Salesforce, Jira, HubSpot, Google Kalender und Outlook Kalender sowie Anbindungen an Zapier und Workato. Eine REST API steht ebenfalls zur Verfügung, um eigene Integrationen und Workflows zu erstellen.