10 beste Softwareoptionen für Kapazitätsplanung für 2026

Scoro ist eine umfassende Arbeitsmanagement-Plattform, die Lösungen für die Kapazitätsplanung bietet, mit denen Unternehmen ihre Ressourcen und Arbeitsauslastung effektiv verwalten können.

Das Tool umfasst eine agile Gantt-Diagramm-Funktion, die Echtzeitaktualisierungen für die Kapazitätsplanung bereitstellt. Sie können Live-Übersichten über die Arbeitsauslastung Ihres Teams anzeigen und Aufgaben entsprechend planen. Wenn Abhängigkeiten zwischen Aufgaben erstellt werden, aktualisiert Scoro automatisch Zeitpläne und Arbeitsauslastungen und hilft Ihnen so, manuelle Eingaben und Überbuchungen zu vermeiden.

Ein herausragendes Merkmal ist, dass Scoro über die Kapazitätsplanung hinausgeht und mehrere Geschäftsbereiche in einer einzigen Plattform integriert. Dazu gehören Projektmanagement, Vertriebs- und Pipeline-Management, CRM, Angebots- und Abrechnungsverwaltung, Berichterstattung und anpassbare Dashboards.

Scoro lässt sich mit Dropbox, PayPal, Expensify, Stripe, Google Calendar, Jira, Slack, Xero, QuickBooks, Sage Intacct, Microsoft Exchange, Asana und weiteren Diensten integrieren.

Die Preise beginnen bei $19.9/Benutzer/Monat; eine kostenlose Testversion ist verfügbar.

Productive ist eine vollständige Software zur Verwaltung von Arbeitskräften, die hauptsächlich für Agenturen und andere dienstleistungsbasierte Branchen entwickelt wurde. Das Ressourcenplanungsmodul der Software hilft dabei, die Zeit jedes Teammitglieds optimal zu nutzen und die Arbeitskapazitäten im Blick zu behalten. Benutzer können visuelle Darstellungen der Auslastung und Verfügbarkeit ihrer Teammitglieder aufrufen und diese Informationen nutzen, um Aufgaben zuzuweisen und Arbeit zu verteilen. Mitarbeiter können außerdem nach Kompetenzprofilen und Abteilungen gruppiert werden, um eine bessere Ressourcenverteilung zu ermöglichen.

Das Zeiterfassungstool der Software ist direkt mit der Kapazitätsplanungsfunktion verbunden, da Mitarbeiter die für verschiedene Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit erfassen können. Diese Informationen fließen in die Ressourcenplanungstools ein und unterstützen eine intelligentere Terminplanung durch Prognosen und prädiktive Erkenntnisse. Projektmanager können Daten aus früheren Projekten nutzen, um den zukünftigen Arbeitsbedarf genau vorherzusagen, einschließlich geschätzter Zeitspannen für die Fertigstellung einer Aufgabe und Was-wäre-wenn-Szenarien.

Budgetierung und Finanzplanung sind ebenfalls Bestandteil des Funktionsumfangs. Diese können mit den Tools zur Kapazitäts- und Auslastungsplanung verknüpft werden, um sicherzustellen, dass Teams die Budgets für Projekte nicht überschreiten. Weitere in der Software enthaltene Funktionen sind Projektmanagement, Dokumentenverwaltung, Abrechnung und Berichtstools.

Teams können die Software mit ihren anderen SaaS-Tools wie Dropbox, Jira, Outlook, Microsoft Calendar, Slack, QuickBooks und Xero verbinden. Für die Einrichtung zusätzlicher Integrationen ist außerdem eine Zapier-Integration verfügbar.

Runn ist eine Plattform für Ressourcen- und Kapazitätsmanagement, die Projektmanager dabei unterstützt, die Arbeitsauslastung ihres Teams gemäß den geschäftlichen Anforderungen zu optimieren.

Mit Runn können Sie Kapazitäten planen und prognostizieren, sodass Sie Ihre Projekte entsprechend terminieren können. Der Kalender des Tools ermöglicht es Ihnen, in Echtzeit auf Ihre Ressourcen zuzugreifen und die Auslastung jedes Teammitglieds zu sehen. Die Software hilft Ihnen außerdem dabei, zwischen abrechenbaren und nicht abrechenbaren Tätigkeiten zu unterscheiden, was die Preisgestaltung Ihrer Dienstleistungen und die Erstellung von Rechnungen erleichtert.

Das Highlight von Runn ist die Kapazitätsprognose-Funktion. Diese Funktion unterstützt Sie dabei herauszufinden, ob Ihr Team über die Fähigkeiten und Ressourcen verfügt, um bestimmte Projekte zu übernehmen, und wie sich neue Aufgaben auf die Arbeitsauslastung Ihres Teams auswirken würden.

Runn lässt sich in zahlreiche Tools integrieren, darunter WorkflowMax, Harvest, Clockify und viele mehr.

Runn kostet ab $10 pro Nutzer und Monat. Sie können eine kostenlose Testphase von 14 Tagen nutzen. Zusätzlich gibt es einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu fünf Nutzer.

Saviom ist eine hochgradig konfigurierbare und skalierbare Software für die Ressourcen- und Kapazitätsplanung, die entwickelt wurde, um Herausforderungen im Ressourcenmanagement in allen Branchen zu bewältigen. Sie hilft dabei, die Ressourcenkapazitäten an die sich ändernden Anforderungen aktueller und zukünftiger Projekte im Projektportfolio anzupassen. Sie können die richtigen Ressourcen jedem Projekt zum richtigen Zeitpunkt und zu den passenden Kosten zuweisen, um die operative Effizienz zu steigern und die Projektdurchführung zu verbessern.

Zu den erweiterten Funktionen von Saviom gehören unter anderem Bedarfsmanagement, Optimierung in Echtzeit, Pipeline-Management, Bench-Management, Echtzeit-Prognosen der Projektfinanzen und BI-gestützte Berichte/Dashboards.

Besonders hervorzuheben ist der neue und verbesserte All-in-One-Resource-Planner des Tools, der eine umfassende Suite von erweiterten Funktionen wie multidimensionale Analysen, integrierte Kapazitätsplanung, Heatmapping, intelligente Zuordnung, Frühwarnsystem und KPI-Prognosen bietet. All diese Funktionen tragen dazu bei, die fakturierbare Auslastung jeder Ressource zu steigern, Qualifikationslücken proaktiv zu schließen, Burnout zu vermeiden und die Kosten für Neueinstellungen und Entlassungen zu minimieren.

Saviom lässt sich in Ihre täglichen Geschäftsanwendungen integrieren wie Salesforce, MS Excel, SAP und viele mehr.

Float.com richtet sich an professionelle Dienstleistungsunternehmen und Kreativteams, die ihre Ressourcenplanung und -zuweisung optimieren möchten. Mit einem Fokus auf effektives Personalmanagement und Funktionen wie Finanzen und Schätzungen für Umsatzprognosen hilft Float, das Projektmanagement und die betriebliche Effizienz zu verbessern. Egal, ob Sie in einer großen globalen Agentur oder einer kleinen Beratung tätig sind – die Fähigkeiten von Float in der Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Berichterstattung können Ihr Wachstum unterstützen und die Projekterfolgsquote verbessern.

Warum ich Float.com gewählt habe

Ich habe Float gewählt, weil es sich durch intuitive Planung und Echtzeit-Prognosen auszeichnet und damit eine ausgezeichnete Wahl für die Kapazitätsplanung ist. Mit Funktionen wie Echtzeit-Kapazitätsverfolgung und Überlastungswarnungen sorgen Sie für ausgewogene Arbeitsbelastungen und verhindern Überlastung. Die Plattform ermöglicht zudem individuell anpassbare Verfügbarkeiten und effizientes Abwesenheitsmanagement – ein entscheidender Faktor für die Produktivität des Teams. Darüber hinaus verbessern die Integrationsmöglichkeiten mit anderen Tools die Effizienz der Arbeitsabläufe, was Float zu einem wertvollen Werkzeug für professionelle Dienstleister und Kreativteams macht.

Float.com Hauptfunktionen

Neben der intuitiven Planung und Echtzeit-Prognosen bietet Float weitere Funktionen, die die Kapazitätsplanung in Ihrem Team verbessern:

• Anpassbare Teamaufstellungen: Sie können Rollen standardisieren und Mitarbeitende nach Fähigkeiten und Standort filtern, was eine präzisere Ressourcenverteilung und Verwaltung ermöglicht.
• Abwesenheitsmanagement: Float ermöglicht es Ihnen, Abwesenheiten mit individuellen Richtlinien zu verwalten, sodass die Verfügbarkeit des Teams in Ihrer Planung genau reflektiert wird.
• Integrationen mit gängigen Tools: Durch die Integration mit Tools wie Google Kalender, Slack und Jira steigert Float die Workflow-Effizienz und hält Ihre Daten aktuell und korrekt.
• Zusammenarbeit in Echtzeit: Diese Funktion ermöglicht es Teammitgliedern, nahtlos zusammenzuarbeiten, damit alle über Projektänderungen und Updates informiert bleiben.

Float.com Integrationen

Zu den Integrationen gehören Asana, Basecamp, ClickUp, Jira, Google Kalender, Aprimo, Hubspot, Karbon, Slack und Trello.

Accelo ist eine Plattform für Projekt- und Ressourcenmanagement, die für dienstleistungsorientierte Teams entwickelt wurde, die eine strukturierte Kapazitätsplanung benötigen. Sie vereint Projektplanung, Arbeitslastverfolgung, Zeitmanagement und Workflow-Automatisierung in einem System.

Für wen ist Accelo am besten geeignet?

Accelo eignet sich am besten für Projektmanager und professionelle Dienstleistungsteams, die Einsicht in die Teamkapazität, Zeitpläne und Kundenprojekte über mehrere Vorhaben hinweg benötigen.

Warum habe ich Accelo ausgewählt?

Ich habe Accelo aufgrund seiner adaptiven Planungstools und der Echtzeit-Transparenz der Arbeitsauslastung gewählt. Das Drag-and-Drop-Gantt-Diagramm ermöglicht es Teams, Zeitpläne anzupassen und Aufgaben schnell neu zuzuweisen. Wenn sich der Projektumfang oder die Verfügbarkeit ändern, aktualisiert die Planungs-Engine die Zeitpläne, um neue Ressourcenzuteilungen zu berücksichtigen und so eine genaue Kapazitätsplanung aufrechtzuerhalten.

Wichtige Funktionen von Accelo

• Dashboard zur Ressourcenauslastung: Teamkapazitäten und Über- oder Unterauslastungen auf einen Blick erkennen.
• Werkzeuge zur Projektplanung: Zeitpläne mit Drag-and-Drop-Gantt-Diagrammen anpassen.
• Zeiterfassung: Abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden direkt in Projekten erfassen.
• Retainer-Verwaltung: Wiederkehrende Kundenprojekte verfolgen und laufende Ressourcen zuweisen.
• Workflow-Automatisierung: Automatisieren Sie Freigaben und Aufgabenverteilungen mit konfigurierbaren Regeln.

Accelo-Integrationen

Accelo lässt sich in Google Workspace, Microsoft 365, Xero, QuickBooks Online, HubSpot, Salesforce, Mailchimp, Slack und Zapier integrieren. Eine API ist für individuelle Integrationen verfügbar.

Screendragon ist eine Arbeitsmanagement-Plattform, die darauf ausgelegt ist, Marketing-, Agentur- und professionelle Serviceteams dabei zu unterstützen, Projekte, Ressourcen und Budgets an einem Ort zu verwalten. Sie zentralisiert Projektaktivitäten und reduziert so die Notwendigkeit, zwischen mehreren Tools zu wechseln.

Ein Grund, warum ich mich für Screendragon entschieden habe, ist die Möglichkeit, einen umfassenden Überblick über die Ressourcenzuweisung zu erhalten. Sie können sehen, wer woran und wann arbeitet, was eine bessere Arbeitsverteilung ermöglicht. Diese Transparenz hilft dabei, potenzielle Engpässe zu erkennen und stellt sicher, dass Ressourcen effektiv genutzt werden. Darüber hinaus integrieren die Kapazitätsplanung-Dashboards der Plattform Daten aus der Neukundenpipeline mit bestätigten Projektzusagen und bieten so eine vorausschauende Perspektive auf den Ressourcenbedarf. Diese vorausschauende Fähigkeit ermöglicht es Ihrem Team, künftige Anforderungen zu antizipieren und die Ressourcen entsprechend anzupassen, sodass bevorstehende Projekte ausreichend besetzt werden. 

Mir gefällt außerdem, dass Screendragon über Budget- und Kalkulationsmanagement verfügt, mit dem Sie genaue Projektkalkulationen auf Basis von Ressourcen- und Personalplänen sowie Liefergegenständen erstellen können und geplante und tatsächliche Projektkosten automatisch nachverfolgt werden. 

Zu den Integrationen gehören MS Power BI, Slack, MS Teams, Zapier, Google Drive, Trello, Microsoft 365, Box, Jira, Microsoft OneDrive und PeopleSoft.

Toggl ist eine Software zur Zeiterfassung, Projektplanung und Personalgewinnung mit Funktionen, mit denen Sie die Kapazität Ihrer Teams erfassen und schnell Entscheidungen treffen können.

Warum ich Toggl ausgewählt habe: Es ist ein sehr vollständiges Tool mit Funktionen, mit denen Sie die Arbeit erfassen und diese Informationen in Budgets, Abrechnung und Rechnungsstellung umwandeln können. Mit den einfachen Zeitplänen zum Ziehen und Ablegen von Toggl können Sie effektive Arbeitspläne erstellen, Einblick in die Verfügbarkeit und Auslastung Ihres Teams erhalten und Aufgaben problemlos nachverfolgen.

Darüber hinaus können Sie das Tool auf jeder gewünschten Plattform verwenden, da es eine mobile App, eine Desktop-App, Browser-Plug-ins und ein Online-Tool gibt.

Herausragende Funktionen & Integrationen von Toggl

Zu den Funktionen gehören Zeiterfassung, Berichterstellung, Projektverfolgung, Umsatzverfolgung und Teamplanung.

Integrationen gibt es bereits über 100, darunter Asana, Jira, Notion, Salesforce, Slack, Trello, Airtable, Adobe Creative Suite und Zapier.

Toggl-Pläne & Preise

Die kostenlose Version ist für bis zu 5 Nutzer verfügbar. Es gibt drei Tarife, und die Preise beginnen bei $10/Nutzer/Monat.

monday AI Workspace ist eine Plattform für Arbeitsmanagement, die Projektplanung, Visualisierung der Arbeitsauslastung und KI-gestützte Ressourcenverfolgung kombiniert, um Teams bei der Verwaltung von Kapazitäten über Projekte und Portfolios hinweg zu unterstützen.

Für wen ist monday AI Workspace am besten geeignet?

Es eignet sich besonders für mittelgroße bis große Teams, die mehrere Projekte gleichzeitig verwalten und flexible, visuelle Tools benötigen, um die Arbeitsauslastung des Teams zu verfolgen.

Warum ich monday AI Workspace ausgewählt habe

monday AI Workspace steht auf meiner Auswahlliste, weil kein anderes Tool in diesem Bereich mir ermöglicht, die Kapazitätsplanung so präzise an die tatsächlichen Anforderungen des Arbeitsablaufs meines Teams anzupassen. Ich schätze, dass ich benutzerdefinierte Spalten, Felder für Zeitschätzungen und farbcodierte Auslastungsansichten in ein Board-Layout kombinieren kann, das genau widerspiegelt, wie mein Team die Verfügbarkeit erfasst. Der monday Vibe-Builder geht noch weiter und ermöglicht es mir, maßgeschneiderte Apps für die Kapazitätsplanung zu erstellen, ohne Code zu schreiben.

Wichtige Funktionen von monday AI Workspace

• Auslastungsansicht: Visualisiert die Aufgabenverteilung nach Teammitglied und hebt Über- und Unterauslastung durch Farbcodierung hervor.
• Portfolioverwaltung: Bietet ein zentrales Dashboard zur Übersicht mehrerer Projekte und zur Überwachung des Fortschritts an einem Ort.
• KI-gestützte Kapazitätsanalysen: Nutzt KI, um Kapazitätsrisiken zu erkennen und Zusammenfassungen der Arbeitsauslastung auf Grundlage tatsächlicher Nutzungsdaten zu erstellen.
• Automatisierungs-Builder: Automatisiert Routineaufgaben wie Benachrichtigungen, Statusaktualisierungen und Ressourcenzuweisungen über verschiedene Boards hinweg.

Integrationen von monday AI Workspace

monday AI Workspace bietet Hunderte von Integrationen über seine integrierten Integrationsmöglichkeiten und den Marktplatz, darunter Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft Teams, Jira, Dropbox, GitHub, Zendesk und Asana. Außerdem werden Zapier und eine API für benutzerdefinierte Integrationen unterstützt.

Epicflow ist ein KI-gestütztes Tool zur Ressourcenverwaltung, das auf diejenigen zugeschnitten ist, die die Kapazitätsplanung über mehrere Projekte hinweg optimieren möchten. Es richtet sich an Projektmanager und Ressourcenverantwortliche, die den Ressourcenbedarf prognostizieren und Arbeitslasten verwalten müssen, ohne sich mit Engpässen herumzuärgern.

Warum ich Epicflow ausgewählt habe

Ich habe Epicflow wegen seines fortschrittlichen, KI-gestützten Ansatzes für die Kapazitätsplanung von Ressourcen ausgewählt. Die Plattform nutzt prädiktive Analysen, um den zukünftigen Bedarf an Arbeitslasten vorherzusagen, und ermöglicht es Teams dadurch, Ressourcen mit deutlich höherer Genauigkeit auszugleichen. Die Fähigkeit, Kapazitätsrisiken automatisch sichtbar zu machen, bevor sie zu Engpässen werden, ist besonders wertvoll für Organisationen, die mehrere, sich überschneidende Projekte verwalten. Durch die Kombination aus KI-gestützter Prognose und intelligenter Arbeitslastverteilung trägt Epicflow dazu bei, dass Teams optimal ausgelastet bleiben, ohne kritische Ressourcen zu überlasten.

Die wichtigsten Funktionen von Epicflow

Neben seinen Prognosefunktionen bietet Epicflow mehrere weitere Funktionen, die die Kapazitätsplanung für Ihr Team verbessern:

• Auslastungsanalyse: Bietet einen detaillierten Überblick über die aktuelle und zukünftige Verteilung der Arbeitslast, um Ressourcenkonflikte zu vermeiden.
• Analyse inaktiver Projekte: Identifiziert Projekte, die möglicherweise keine sofortige Aufmerksamkeit erfordern, und ermöglicht dadurch eine gezieltere Ressourcenverteilung.
• Kompetenzmanagement: Stimmt Aufgaben auf die Fähigkeiten der Teammitglieder ab und stellt sicher, dass die richtigen Personen den richtigen Aufgaben zugewiesen werden.
• Planung von Was-wäre-wenn-Szenarien: Ermöglicht es Ihnen, verschiedene Projektszenarien zu simulieren, um mögliche Ergebnisse zu bewerten und fundierte Entscheidungen zu treffen.

Integrationen von Epicflow

Zu den Integrationen gehören Jira, Oracle Primavera und MS Project. Außerdem steht eine API für benutzerdefinierte Integrationen zur Verfügung.