Projektmanagement-Software vs. Excel: Wichtige Unterschiede
Wenn du jemals versucht hast, Aufgaben, Fristen und die Teamkoordination nur mit einer Excel-Tabelle zu organisieren, weißt du, wie herausfordernd das sein kann. Hier kommt Projektmanagement-Software ins Spiel. PM-Tools können deinen Arbeitsalltag erleichtern, indem sie Arbeitsabläufe optimieren und die Zusammenarbeit fördern. In diesem Artikel stellen wir Projektmanagement-Software und Excel in einem 12-Runden-Vergleich gegenüber, um zu zeigen, warum spezialisierte Software bei der effizienten Projektsteuerung klar überlegen ist.
Projektmanagement-Software vs. Excel: Das ultimative Duell
Das Wachstum des Marktes für Projektmanagement-Software ist auf den steigenden Bedarf an effizienter Projektbearbeitung zurückzuführen, die weit über einfache Tabellenkalkulationen hinausgeht.
Um dir einen vollständigen Überblick über die Unterschiede zwischen spezieller Projektmanagement-Software und der alltäglichen Excel-Tabelle zu geben, habe ich sie in verschiedenen Phasen und Aktionen des Projektmanagements verglichen, um herauszufinden, welches als klarer Gewinner hervorgeht.
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Nehmen wir an, das Projekt, das du managen musst, ist ziemlich komplex, damit der Vergleich zwischen den beiden auch wirklich fair ausfällt.
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Sieh dir meine Bewertungskriterien für Projektmanagement-Tools an, um zu verstehen, warum Software auf die Liste kommt ... oder nicht.
Runde 1: Projektplanung
Im Verlauf des Projektplanungsprozesses wirst du als Projektleiter ständig Aufgaben hinzufügen, sie neu zuweisen und die Fälligkeitstermine ändern. Du musst außerdem auf das Projektauftrag-Dokument, das Leistungsbeschreibung und andere wichtige Unterlagen zurückgreifen, um den Projektplan zu erstellen.
In Microsoft Excel ist dies ein sehr manueller Prozess und daher deutlich schwieriger umzusetzen. Du musst Zeilen hinzufügen und sehr viel kopieren und einfügen, wenn du Aufgaben und Fälligkeiten verschiebst. Um auf Dokumente zuzugreifen, gehst du in dein E-Mail-Postfach oder durchsuchst separate Ordner auf deinem Computer.
Bei einer Projektmanagement-Planungssoftware dagegen kannst du Aufgaben einfach per Drag & Drop verschieben und mit einem Klick das Datum ändern. Einige Programme, wie zum Beispiel Asana, ermöglichen es dir zudem, wichtige Dokumente (wie deine Asana-Status-Updates) in einer Übersicht des Projekts abzulegen.
Diese Übersicht kann außerdem das Projektteam, kreative Briefings, wichtige Meilensteine und andere relevante Dokumente enthalten und bildet somit eine zentrale Anlaufstelle für alle, die herausfinden möchten, worum es im Projekt geht und wer daran beteiligt ist.
Runde 2: Fortschritt nachverfolgen
Es ist zwar möglich, den Projektfortschritt sowohl in Excel als auch in einer Projektmanagement-Software nachzuverfolgen, aber die Unterschiede in der Umsetzung sind gewaltig.
In Excel hast du einige Optionen. Du kannst für jede Aufgabe eine Statuszelle anlegen, die anzeigt, welche erledigt, in Arbeit oder noch nicht fällig ist. Das Fälligkeitsdatum verrät, wenn eine Aufgabe überfällig ist, aber du musst manuell prüfen, ob Aufgaben erledigt oder bereits überfällig sind. Für den Überblick über die Projektzeitachse kannst du ein Gantt-Diagramm erstellen und teilen, um die Projektphasen, einzelne Aufgaben und die gesamte zeitliche Planung zu visualisieren.
In Projektmanagement-Software gibt es nahezu endlose Möglichkeiten, Workflows und den Projektfortschritt zu visualisieren. Sie können eine Liste, ein Kanban-Board, eine Zeitleiste oder sogar ein Dashboard verwenden, um den Gesamtfortschritt des Projekts zu verstehen und zu sehen, ob Aufgaben überfällig sind. Darüber hinaus bieten die Vorteile von Berichtswerkzeugen und Analysen in PM-Software tiefere Einblicke in die Projektleistung. Dies unterstützt Projektmanager dabei, informierte Entscheidungen zu treffen und Pläne proaktiv anzupassen. Mit diesen Funktionen ist Projektmanagement-Software Excel überlegen, wenn es darum geht, Projekte effizient zu verfolgen und zu steuern.
Runde 3: Projektplanung
Wenn es um die Projektterminierung geht, sind die Möglichkeiten von Excel ziemlich begrenzt. Sie können das Tool verwenden, um einen Zeitplan zu erstellen, indem Sie eine Spalte für Start-/Enddatum hinzufügen oder den Status verwenden, um festzustellen, ob eine Aufgabe in Bearbeitung, noch nicht begonnen, blockiert oder pausiert ist. Dies manuell aktuell zu halten, kann jedoch mühsam und aufwendig sein.
Die Geschichte der Projektmanagement-Lösungen umfasst Meilensteine wie die Einführung von Gantt-Diagrammen, detaillierte Kalender und dynamische Checklisten.
Hier glänzt Projektmanagement-Planungssoftware. Sie kann den Projektplan automatisch aktualisieren, sobald Aufgaben als erledigt markiert werden, und Benachrichtigungen oder Warnungen über anstehende oder verspätete Aufgaben senden. Außerdem werden Abhängigkeiten übersichtlich angezeigt und abgebildet.
Runde 4: Ressourcenmanagement
Zwar können Sie Excel technisch für das Ressourcenmanagement verwenden, aber es wird schnell unübersichtlich, wenn Sie ein größeres Team haben. Um Ressourcen in Excel zu verwalten, müssen Sie Ihren gesamten Projektplan erstellen, wobei jede Zeile eine Aufgabe ist. Anschließend müssen Sie eine Spalte hinzufügen, an welchem Datum jede Aufgabe erledigt wird, und jede Aufgabe einem Teammitglied mit einer geschätzten Dauer zuweisen. Über eine Formel können Sie dann die Zeiten zusammenrechnen, zu denen jedes Teammitglied täglich oder wöchentlich eingeplant ist. So bekommen Sie ein Verständnis für deren Kapazitäten, was Ihnen ermöglicht zu sehen, wie jedes Teammitglied oder jede Projektressource ausgelastet ist und ob zusätzliche Arbeit übernommen werden kann.
Das klingt zwar nicht so schlimm, aber wenn Sie für eine Agentur oder ein Unternehmen arbeiten, das viele Projekte parallel bearbeitet, kostet dies viel Zeit. Sie müssen die Projektpläne aufsetzen und Formeln erstellen, die projektübergreifend Kapazitäten anzeigen und die Daten liefern, die Sie für effektives Ressourcenmanagement brauchen.
Excel kann Ihnen dabei zwar helfen, aber ein Projektmanagement-Planungstool wird Sie schneller und besser unterstützen. Manche Tools können sogar vergangene Projektdaten nutzen, um zu prognostizieren, wie lange Aufgaben dauern werden und welche Ressourcen benötigt werden.
Mit KI sind diese Möglichkeiten noch besser geworden. Tools wie Workamajig und Workfront helfen Ihnen sogar dabei, umfassende Projektinformationen (einschließlich Abrechnung) für alle Ihre Projekte bereitzustellen.
Deshalb gebe ich der Projektmanagement-Software in Sachen Effizienz den Punkt in dieser Runde.
Runde 5: Benutzerfreundlichkeit
Vorsicht, Spoiler: Nennen wir diese Runde ein Unentschieden. Auf der einen Seite bringt Projektmanagement-Software manchmal eine gewisse Lernkurve mit sich, aber viele beliebte Tools wie Asana und monday.com sind sehr benutzerfreundlich konzipiert. Wenn ein Projektteammitglied lediglich einfache Aufgaben verwalten und seinen Fortschritt aktualisieren muss, ist das in wenigen Minuten gelernt.
Allerdings haben die meisten von uns bereits praktische Erfahrung mit Microsoft Excel oder dessen Verwandtem, Google Sheets, wenn wir ins Berufsleben einsteigen. Mit ein wenig Hilfe aus dem Internet können wir herausfinden, wie wir dessen Funktionen nutzen, um unsere Aufgabenlisten und Projekte zu verwalten.
Runde 6: Zeiterfassung
Sie können Excel für die Zeiterfassung nutzen, allerdings ist dies sehr manuell. Sie benötigen für jeden Mitarbeitenden oder Auftragnehmer eine Zeile, um die Zeiten für jede Aufgabe und jedes Projekt zu erfassen, sowie eine Möglichkeit, die Gesamtarbeitszeit pro Person für jede Periode zusammenzurechnen.
Wenn Sie Ihre Zeiterfassung effizienter gestalten möchten, ist ein Projektmanagement-Tool mit erweiterten Funktionen die bessere Wahl: Teammitglieder können die Zeit erfassen, indem sie beim Start einer Aufgabe einfach einen Timer starten. So läuft die Zeiterfassung automatisch ab und zusätzliche Dateneingaben entfallen.
Runde 7: Berichterstattung
Können Sie Statusberichte für Projekte mit ausgefeilten Diagrammen und Grafiken in Excel erstellen? Ja. Gibt es aber eine einfachere Möglichkeit, Statusberichte zu erstellen, die mit Echtzeitdaten und Ihren Anmerkungen am Ende jeder Woche aktualisiert werden können? Absolut!
Projektmanagement-Software bietet Statusupdates und Berichterstellung direkt in der Benutzeroberfläche. So kann jede Person einen Statusbericht erstellen und versenden – ganz ohne Spezialwissen für Diagramme oder Formeln in Excel.
Runde 8: Teamzusammenarbeit
Diese „Runde“ lässt sich mit zwei Worten zusammenfassen: Versionskontrolle. Google Sheets macht das zwar etwas besser als Excel, aber wenn Sie den Sprung weg von Tabellenkalkulationen und hin zu echter Projektmanagement-Software – oder noch spezifischer Projektportfoliomanagement-Software – wagen, steigert das Ihre Teamzusammenarbeit um ein Vielfaches (dies ist ein wesentlicher Vorteil von Projektportfoliomanagement-Software).
Sie können damit nicht nur mehrere Personen gleichzeitig im System arbeiten lassen, sondern auch sehen, wie sich Projekt- und Ressourcenpläne überschneiden. Das gibt Ihnen eine übersichtliche, konzernweite Visualisierung Ihres gesamten Projektportfolios.
Runde 9: Kommunikation
Da Projektmanagement-Software oft unter die übergeordnete Kategorie der Kollaborationstools fällt, ist es keine Überraschung, dass sie die Kommunikation im Team und mit Stakeholdern erleichtern kann.
Viele Projektmanagement-Programme verfügen über Funktionen, mit denen Benutzer Aufgabenbeschreibungen und Kommentare hinzufügen sowie sogar Genehmigungen direkt in demselben Bereich abwickeln können, in dem Aufgaben verfolgt werden. Dadurch wird die Projektmanagement-Software zur zentralen Anlaufstelle für Teammitglieder, die die Informationen benötigen, um ihre Arbeit zu erledigen.
Du fragst dich vielleicht, ob es möglich ist, auch über Excel zu kommunizieren. Die Antwort ist ja, aber es ist sicherlich nicht so elegant gelöst wie in einer speziell dafür entwickelten Projektmanagement-Software. Um in Excel zu kommunizieren, musst du zusätzliche Spalten für Kommentare anlegen. Du kannst zudem Links zu Dokumenten einfügen, aber es wird deutlich schwieriger sein, Gespräche und Links nachzuvollziehen als mit Kommentaren und Verweisen in einem richtigen Projektmanagement-Tool.
Runde 10: Automatisierung
Wenn es um Automatisierung geht, ist Excel eingeschränkt. Laut deren Dokumentation: „Um eine sich wiederholende Aufgabe zu automatisieren, können Sie ein Makro mit dem Makro-Rekorder in Microsoft Excel aufzeichnen. Stell dir vor, du hast Datumswerte in verschiedenen Formaten und möchtest ein einheitliches Format auf alle anwenden. Ein Makro kann das für dich tun. Du kannst ein Makro aufzeichnen, das das gewünschte Format anwendet, und es dann bei Bedarf abspielen.“
Wichtig zu wissen ist auch, dass Makros nur auf Zellen im ausgewählten Bereich ausgeführt werden, was den Einsatz für das Management mehrerer Projekte erschwert.
Hier hat Projektmanagement-Software Excel wirklich am Boden. Du kannst Workflows und andere wiederkehrende Aufgaben im Projektmanagement automatisieren. Asana und viele weitere Tools bieten Workflow-Builder, um Arbeit automatisch durch den Projektmanagement-Prozess laufen zu lassen, sowie Aufgaben und Teilaufgaben hinzuzufügen, wenn ein Meilenstein erreicht wird.
Runde 11: Integrationen
Auch diese Runde geht an die Projektmanagement-Software. Zwar kannst du Excel mit einigen anderen Softwaretools integrieren, aber die Möglichkeiten sind bei Einsatz von Projektmanagement-Tools wesentlich vielfältiger.
Ein Hinweis dazu: Viele PM-Tools lassen sich mit Excel integrieren, sodass der Umstieg von der Tabellenkalkulation leichtfällt. Du kannst deine Excel-Tabelle einfach so formatieren, dass sie direkt in das neue PM-Tool hochgeladen werden kann. Überprüfe dazu am besten die Dokumentation deiner neuen Software.
Runde 12: Anpassung
Nennen wir diese Runde unentschieden! Sowohl Projektmanagement-Software als auch Excel lassen sich an deine individuellen Anforderungen anpassen.
Du kannst in den gängigsten Projektmanagement-Tools individuelle Felder anlegen, um deine Daten gezielt auszuwerten, oder Spalten in Excel hinzufügen, die in ähnlicher Weise funktionieren.
Ist Projektmanagement-Software oder Excel besser?
Die kurze Antwort: Selbst bei Projekten mit niedriger Komplexität ist eine Projektmanagement-Software die bessere Wahl. Und sobald du komplexere Projekte, zeitaufwändigere Datenanalysen und fortgeschrittene Projektmanagement-Methoden angehst, bist du mit einem PM-Tool auf jeden Fall besser beraten.
Diese Tools wurden entwickelt, um den Projektlebenszyklus zu unterstützen, Projektergebnisse sowie Projektdokumente zu speichern, die Roadmap anzuzeigen, Aufgabenabhängigkeiten zu verwalten und die Ressourcenzuteilung zu verfolgen.
Wenn Sie sich von Ihrer Projektmanagement-Software überfordert fühlen, keine Panik. Es gibt eine Menge Schulungsangebote, die Ihnen helfen, schnell auf den neuesten Stand zu kommen. Zu den meisten Projektmanagement-Tools finden Sie sogar Tutorials und kurze Videos auf YouTube.
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