Projektmanagement-Einschränkungen: Arten & wie man sie verwaltet

Bei einem Abstand von 21 Tagen zwischen den Dosen schätzen Sie, dass Sie das Projekt in 33 Kalendertagen abschließen.

Super! Sie haben Ihre Vorgesetzten von Ihrem Projektmanagementplan und Zeitplan überzeugt.

Doch fünf Tage nach Beginn Ihres Impfzeitplans liegen Sie weit hinter Ihrem anvisierten Impftempo zurück – und Sie fragen sich: Was ist schiefgelaufen?

Nun, einiges. Sie haben jeder Person 15 Minuten von der Ankunft bis zur Impfung eingeplant – tatsächlich dauerte es jedoch 20 Minuten. Verspätungen haben Sie nicht berücksichtigt. Sie hatten drei Krankenschwestern, hätten aber mindestens eine weitere als Springer für Zwischenfälle gebraucht. Und Ihr Veranstaltungsort war zu klein!

Im Endeffekt gilt: Sie haben vergessen, Ihre Projektbeschränkungen zu identifizieren und einzuplanen. Und diese Beschränkungen sind der Grund, warum Sie im Rückstand sind.

Die Theorie der Beschränkungen

Im Kontext der Theorie der Beschränkungen von Eliyahu Goldratt sind Beschränkungen die Schwachstellen eines Systems. Laut diesem Rahmenwerk kann man Beschränkungen verstärken (oder sie gezielt nutzen), um einen höheren Output oder eine bessere Produktion zu erreichen.

In der Theorie der Beschränkungen, die ihren Ursprung in der industriellen Fertigung hat, verursachen Beschränkungen die Engpässe, die die Produktion verlangsamen und letztlich das Tempo verringern, mit dem Sie Geld verdienen.

Zum Veranschaulichen: In einer Kartonfabrik ist die Anzahl der Kartons, die eine Kartonmaschine pro Minute herstellen kann, eine eindeutige Beschränkung. Wenn eine Maschine nur 50 Kartons pro Minute herstellen kann, ist die Produktion Ihrer Fabrik auf 3.000 Kartons pro Stunde und 24.000 in einer Acht-Stunden-Schicht beschränkt.

Im Projektmanagement bietet die Theorie der Beschränkungen einen Rahmen, um Einschränkungen als limitierende Faktoren zu betrachten, die systematisch angegangen oder bewältigt werden können, sodass sie kein Hindernis mehr für den Projekterfolg sind.

Ich behaupte nicht, dass Projekte unmöglich erfolgreich abgeschlossen werden können, wenn Einschränkungen im Projektmanagement vorhanden sind. Aber eine Projektbeschränkung wird Ihren Handlungsspielraum begrenzen und Ihre Optionen einschränken.

Sind Projektmanagementbeschränkungen jedoch korrekt berücksichtigt, verhindern sie keinen erfolgreichen Abschluss des Projekts.

Deshalb berücksichtigt ein guter Projektmanager immer Projektmanagementbeschränkungen im Projektmanagementplan und in allen zugehörigen Teilplänen (z. B. im Plan für das Projektumfangsmanagement, Ressourcenkalender-Plan, Personalmanagementplan, Ressourcenmanagementplan usw.).

Was sind Ressourcenbeschränkungen im Projektmanagement?

Ressourcenbeschränkungen im Projektmanagement sind das, wonach sie klingen: Beschränkungen, die die verfügbaren Ressourcen für ein Projekt einschränken.

Projektmanagement-Ressourcen sind die Mittel, die Sie benötigen, um ein Projekt abzuschließen. Dazu zählen, aber nicht ausschließlich, Menschen, Ausrüstung, Zeit und Geld.

Ein Projekt mit begrenzten Ressourcen ist die Regel, nicht die Ausnahme. Ein Projekt ist ein zeitlich begrenztes Vorhaben, somit ist Zeit eine begrenzte Ressource. Es gibt ein Budget, daher ist auch Geld begrenzt.

Es gibt bestimmte Mitarbeitende und beteiligte Personen – und zusätzliche hinzuzufügen ist nicht ohne Weiteres möglich – somit sind auch Menschen begrenzte Ressourcen. Hardware, Software und andere Ausrüstung – all diese Ressourcen sind ebenfalls eingeschränkt.

Arten von Einschränkungen (Die Theorie des magischen Dreiecks)

Die Theorie des magischen Dreiecks ist ein beliebtes Rahmenwerk zur Bewertung der konkurrierenden Anforderungen an ein Projekt.

Aus Sicht des Triple-Constraint-Modells bilden die drei Parameter Zeit, Kosten und Umfang ein Dreieck, das die Projektgrenzen definiert; daher die Bezeichnung Magisches Dreieck des Projektmanagements oder Eisen-Dreieck.

• Die Zeitbeschränkung: Projekte haben eine festgelegte Zeit oder einen Zeitplan. Wie viele Tage, Wochen, Monate oder Jahre dauert das Projekt? Projekte benötigen einen klaren Anfang und ein klares Ende. Das rechtzeitige Abschließen gilt als Erfolg.

• Die Kostenbeschränkung: Projekte haben Budgetgrenzen. Wie viel Geld wird für das Projekt ausgegeben? Das Projektbudget deckt beispielsweise Löhne, Provisionen und die Kosten für Rohstoffe, Ausrüstung und Software ab.
• Die Umfangsbeschränkung: Projekte haben einen klaren Umfang. Beschreiben Sie die Projektergebnisse. Skizzieren Sie die beteiligten Prozesse. All dies und mehr gehört zum Projektauftrag.

Nach der Theorie des magischen Dreiecks stehen die drei Parameter Zeit, Umfang und Kosten miteinander in Zusammenhang.

Eine Änderung an einem zieht zwangsläufig eine Änderung an mindestens einem der beiden anderen nach sich. Ändern Sie den Projektumfang, passen Sie entweder Zeitplan oder Kosten an. Wie Projektmanager sagen: Wenn Sie es schick und schnell wollen, kostet es mehr.

Dieses Rahmenwerk hebt hervor, wie wichtig Prioritäten sind. Projektmanager können gleichzeitig nur eine oder zwei der Einschränkungen zufriedenstellend erfüllen, niemals alle drei.

Wenn Sie die Kosten minimieren (geringe Kosten) und trotzdem das Projekt in kürzester Zeit abschließen wollen (kurze Dauer), müssen Sie bei den Projektergebnissen Abstriche machen (Umfang). Sie können es nicht gleichzeitig groß, schnell und günstig haben.

Beispiel für das magische Dreieck

Lassen Sie mich ein Beispiel skizzieren.

Stellen Sie sich vor, Sie leiten ein Kuchenback-Projekt. Die Projekteinschränkungen in diesem Szenario beinhalten:

• wie schnell Sie den Kuchen benötigen (Zeit oder Projektzeitplan),
• wieviel Sie für die Herstellung ausgeben können (Kosten oder Projektbudget), und
• welcher Geschmack, welche Farbe, Höhe, Form und welcher Durchmesser gewählt werden soll (Projektumfang).

Wenn der Stakeholder einen einfachen, zweistöckigen Schokoladenkuchen möchte, können Sie das Projekt in etwa vier Stunden abschließen. Wenn er sich wünscht:

• fünf Etagen,
• zwei Meter Durchmesser an der Basis,
• schwerelos wirkend,
• Schokolade- und Vanillegeschmack,
• eine Geode-Torte

Dann benötigen Sie mehr Zutaten und Komponenten (höhere Kosten) und brauchen eine Woche (mehr Zeit).

Wenn der Stakeholder den Kuchen in 10 Stunden benötigt (Zeitplanverkürzung), müssen Sie zusätzliches Personal engagieren und sie müssen zehn Stunden pausenlos arbeiten.

Sie müssen außerdem effizienzsteigernde Werkzeuge zur Verfügung stellen (mehrere Öfen, einen Schockfroster und mehrere Küchenmaschinen in Industriequalität, um nur einige zu nennen).

Das obige Beispiel zeigt, wenn auch etwas vereinfacht, eine unumstößliche Tatsache des Projektmanagements: Projekteinschränkungen konkurrieren miteinander und begrenzen die Handlungsoptionen im Projektverlauf.

Um es auf den Punkt zu bringen: Dieses Kuchen-Projekt zeigt sehr anschaulich die Wechselwirkungen zwischen den Projekteinschränkungen.

Ein einfacher Kuchen bedeutet einen kürzeren Zeitplan. Ein komplexer Kuchen erfordert mehr Zeit. Ein aufwendiger Kuchen in kurzer Zeit bedeutet höhere Kosten durch Projektbeschleunigung (mehr Arbeitskräfte und Werkzeuge) oder Projekt Fast-Tracking (Kuchenstützen, Dekorationen, Füllung und Überzug werden gleichzeitig gefertigt, während der Kuchen noch gebacken wird).

Das Gegenteil gilt auch. Können Sie das Projektbudget nicht erhöhen, müssen Sie die Komplexität des Kuchens und den Projektzeitplan anpassen.

Das Management von Ressourcenbeschränkungen in Projekten bedeutet daher, Projektausgleich und Abwägungen zu finden. Sie müssen etwas opfern, um etwas zu erhalten, das Ihnen wichtiger ist.

Ein fünfstöckiger, schwerkraftüberwindender Schokoladen- und Vanille-Geodenkuchen mit zwei Metern Durchmesser, der in 10 Stunden und mit Ihrem ursprünglichen Minimal-Budget fertiggestellt wird, wäre zwar großartig, aber auch unmöglich.

Ein Beispiel für Beschränkungen in Projekten: E-Commerce-Apps 

Unser Unternehmen hat eine mobile App entwickelt. Sie ist nichts Weltbewegendes – eine einfache E-Commerce-App. Im Gegensatz zu großen E-Commerce-Plattformen ist sie hyperlokal ausgerichtet und bietet lokalen Händlern – Bauern, Lebensmittelgeschäften, Online-Verkäufern, Läden und Restaurants – eine Plattform.

Die App hat zwei Konkurrenten: eine weitere lokal entwickelte E-Commerce-App und eine internationale E-Commerce-Plattform. Erstere bietet den Verbrauchern Zugang zu 150 Händlern, die andere zu 450.

Unser Ziel ist es, mit der größeren Plattform gleichzuziehen, indem wir so schnell wie möglich mindestens 450 Händler in unserer App öffnen.

Wir sind ein schlankes Start-up und haben daher nur einen Business Development Officer, Janjan. An einem normalen Tag stellt er vier Händlern die App vor und gewinnt drei von ihnen als Partner.

Doch nach einem Monat seiner Business-Development-Aktivitäten waren in unserer App nur 12 Läden eröffnet. Eine Analyse seiner Aktivitäten zeigte den Grund dafür.

Janjans Aktivitäten

• Er stellt einem Zielhändler die App vor.
• Er gewinnt den Händler als Partner.
• Er hilft dem Händler, Materialien für dessen Shop-Auftritt in der App vorzubereiten.
• Er unterstützt bei der Zusammenstellung der Produkte, die im Shop angeboten werden sollen.
• Er fotografiert die Produkte.
• Er zeigt dem Händler, wie man die App benutzt und wie Produkte im Onlineshop hochgeladen werden. Oder Janjan übernimmt dies selbst.
• Er erklärt dem Händler die Regeln der App – wie er bewertet und gerankt wird usw.
• Er erklärt dem Händler, wie er Kundenbestellungen abwickelt: Bestellungen annehmen, Fahrer für die Lieferung engagieren, Zahlungen annehmen und den Lieferstatus überwachen.
• Nach der Eröffnung des Shops löst Janjan zudem Probleme, z. B. wenn ein Händler Bestellungen nicht rechtzeitig annimmt, Schwierigkeiten beim Hochladen oder Aktualisieren der Produkte hat oder seinen Shop ohne Genehmigung schließt.

Janjan übernimmt zu viele Aufgaben. Er arbeitet zwar innerhalb seiner Kapazität, aber die Onboarding-Rate ist zu langsam.

Sein Workflow bedeutet, dass Janjan mindestens drei Begegnungen mit einem Händler hat. Und seine Aufgaben zur Nachbetreuung beim Onboarding nehmen all seine Zeit in Anspruch. Daher reicht selbst eine Abschlussquote von 75 % nicht aus, um Händler schnell genug ins Boot zu holen.

Mit der aktuellen Onboarding-Rate müssten wir über ein Jahr warten, um 150 Läden zu eröffnen, und über drei Jahre, um 450 Läden zu erreichen. Um profitabel zu werden, müssen wir so schnell wie möglich 450 Shops eröffnen.

Was sollen wir also tun? Wir haben Projekt-Crashing und Fast-Tracking kombiniert. Konkret haben wir:

• zwei Onboarding-Support-Mitarbeiter eingestellt,
• Janjan seine entscheidende Aufgabe überlassen, Händlern die App vorzustellen und sie zu gewinnen,
• die verbleibenden Onboarding-Aufgaben auf die neuen Mitarbeitenden verteilt,
• die Dauer der Onboarding-Support-Aufgaben verkürzt

Im neuen System behielt Janjan seine entscheidenden Aufgaben, Händlern die App vorzustellen und sie zu gewinnen. Seine konstant 75%ige Erfolgsquote ermöglicht es uns, schneller mehr Händler an Bord zu holen. Wir teilten die Onboarding-Support-Aufgaben, die von Janjans Vertragsabschlüssen abhingen, auf die beiden neuen Mitarbeitenden auf.

Die obige Abbildung zeigt die Zeitrafferung – vom Händlertermin bis zur Geschäftseröffnung – durch Fast-Tracking und Projekt-Crashing. Wir können den obigen Zyklus Tag für Tag wiederholen.

Daher wird Janjan, nachdem er am 19. drei Händler präsentiert und unterzeichnet hat, die Händler an die beiden Mitarbeiter im Onboarding-Support übergeben. Am 20. präsentiert Janjan weitere Händler und unterschreibt mit ihnen. So wird er auch an den folgenden Tagen verfahren.

Die Onboarding-Mitarbeiter kümmern sich jeden Tag um drei Händler. Und innerhalb von drei Tagen nach der Unterzeichnung der ersten drei Händler nach dem neuen Workflow, am 22., werden drei neue Geschäfte in unserer App eröffnet. Danach starten wir täglich drei weitere neue Händler.

Zusammengefasst: In fünf Tagen (vom 19. bis 23.) wird Janjan 15 Händler unterzeichnen. Und innerhalb von acht Arbeitstagen (vom 22. bis 28.) werden alle 15 Geschäfte in der App eröffnet sein.

Mit unserem kombinierten Fast-Tracking- und Project-Crashing-Ansatz gewinnen wir in einem Monat (26 Arbeitstage) 78 neue Anmeldungen. Wir holen unseren lokalen App-Konkurrenten in weniger als zwei Monaten ein und unseren internationalen App-Konkurrenten in etwa sechs Monaten.

Um unsere Onboarding-Rate weiter zu erhöhen, könnten wir einen weiteren Business Development Officer wie Janjan einstellen. Für jeden neuen Business Development Officer würden zwei weitere Onboarding-Support-Mitarbeiter hinzukommen.

NCG, ein externer Anbieter, müsste möglicherweise ebenfalls zusätzliche Mitarbeiter einstellen, um Werbematerialien zu erstellen und unsere Geschäfte auf ihrer Plattform zu bewerben.

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Wie unterscheiden sich Ressourcenengpässe von Annahmen und Risiken?

Ressourcenengpässe, Annahmen und Risiken tragen alle zum Erfolg oder Misserfolg eines Projekts bei. Aber woran erkennt man die Unterschiede?

Ressourcenengpässe

Ressourcen sind die Projekteingaben und Werkzeuge, die Sie benötigen, um Ihr Projekt abzuschließen. Dazu gehören, aber sind nicht beschränkt auf, personelle Ressourcen, finanzielle Mittel und Materialressourcen.

Ressourcenengpässe sind Faktoren, die die Verfügbarkeit dieser Ressourcen begrenzen. Zum Beispiel ist bei einem Softwareentwicklungsprojekt die Anzahl der eingestellten Ingenieure ein Ressourcenengpass. Auch die Verfügbarkeit von Workflow-Automatisierungstools und leistungsfähigen Computern ist ein Ressourcenengpass.

Ressourcenengpässe sind reale beschränkende Faktoren. Sie wissen, wie viele Personen Sie im Projektteam haben, über welche Fähigkeiten Ihr Team verfügt, welche Tools und Software Sie verwenden können, welche Materialien Ihnen zur Verfügung stehen und wie viel Geld Sie ausgeben können.

Ressourcenengpässe beeinflussen, wie Sie Aktivitäten, Aufgabendauern und Projektabhängigkeiten im Projekt-Netzplandiagramm abbilden. Wenn Sie z.B. nur einen DevOps-Ingenieur haben, der für zwei parallele Aufgaben zuständig ist, haben Sie einen Ressourcenengpass.

Und was passiert, wenn Sie als Bauunternehmer mehrere Bauprojekte gleichzeitig verantworten?

Vermutlich haben Sie nur eine begrenzte Anzahl an Baggern, Ladern, Rammgeräten, Gradern und Ladern. Wahrscheinlich haben Sie auch nur eine begrenzte Anzahl von Ingenieuren, Bauleitern, Vorarbeitern und Vermessern.

Zwar können Sie mehr Geräte mieten und zusätzliche Mitarbeiter einstellen, doch das können Sie nicht tun, ohne Ihre Budgetbeschränkungen zu überschreiten.

In diesem Fall werden Ressourcenzuteilung und Projektplanung zusätzlich dadurch erschwert, dass die beschränkten Ressourcen über mehrere Projekte so verteilt werden müssen, dass die durchschnittliche Projektverzögerung minimiert und das Budget nicht übermäßig belastet wird.

Ressourcenengpässe wirken sich im Mehrprojekt-Kontext nicht nur auf die Ressourcenzuteilung, sondern auch auf Projektentscheidungen aus. Ein Auftragnehmer muss entscheiden, ob er ein weiteres Projekt annimmt, während andere Projekte noch laufen.

Annahmen

Annahmen sind Dinge, die Sie für wahr halten. Es sind Wahrheiten, die Sie als selbstverständlich ansehen, basierend auf Ihren Erfahrungen oder den Angaben von Beratern, Stakeholdern oder Teammitgliedern.

Annahmen sind ungetestet und werden als wahr vorausgesetzt. Basierend auf diesen Annahmen werden jedoch Erwartungen an Projektmeilensteine, Ergebnisse und Kosten sowie viele andere Aspekte erstellt.

Mit anderen Worten: Projektmanager bauen Annahmen in Projektmanagementpläne ein, ohne vorher zu prüfen, ob sie tatsächlich zutreffen. Annahmen können durchaus ungültig sein, und wenn das der Fall ist, können Projekte sich verzögern und die Kosten steigen.

Angenommen, Sie sollen ein zweistöckiges Haus mit fünf Zimmern bauen. Ihr Projektmanagementplan sah vor, das Projekt in zwei Monaten abzuschließen. Tatsächlich benötigten Sie jedoch drei Monate.

Bei der Überprüfung Ihres Zeitmanagementplans würden Sie feststellen, dass Sie im Vorfeld folgende Annahmen getroffen haben:

• dass Sie über alle benötigten personellen Ressourcen (Ingenieure und Fachkräfte) verfügen,
• dass sich die Lohnkosten nicht erhöhen werden,
• dass die verfügbaren Geräte niemals ausfallen werden, und
• dass durchgehend gutes Wetter herrschen wird.

In Wirklichkeit gingen die Geräte kaputt und Sie mussten Ersatz beschaffen. Das dauerte eine Woche. Außerdem verzögerte ein Taifun die Arbeiten zusätzlich.

Ich behaupte nicht, dass man keine Annahmen treffen kann oder darf. Es wäre unpraktisch, mit einem Projekt solange zu warten, bis man alles weiß. Zudem verfügen erfahrene Projektmanager über ausreichendes Wissen, um realistische Annahmen zu treffen.

Sie müssen jedoch alle getroffenen Annahmen identifizieren und dokumentieren, um potenzielle Auswirkungen abzumildern, falls sich Ihre Annahmen als falsch herausstellen sollten.

Risiken

Wenn Ressourcenbeschränkungen (die zu Ressourcenrisiken werden können) real sind und Annahmen Dinge sind, von denen Sie glauben, dass sie wahr sind, dann sind Risiken Dinge, bei denen Sie nicht sicher sind, ob sie eintreten werden, die aber Ihr Projekt beeinflussen, falls sie es tun.

Risiken können sowohl positive als auch negative Auswirkungen haben. Chancen wirken sich positiv auf Projekte aus, während Bedrohungen einen negativen Einfluss haben.

Angenommen, Sie haben ein laufendes Bauprojekt und eine Änderung der Bauordnung steht an. Falls diese genehmigt wird, können Sie bei den Kosten für den Bau von Parkplätzen sparen. Das wäre eine Chance.

Was ist jedoch, wenn ein Gesetzentwurf zur Anhebung des Mindestlohns zur Abstimmung steht? Wird dieser angenommen, steigen Ihre Lohnkosten. Das wäre eine Bedrohung.

Sie planen für Risiken, aber Sie können nicht sicher sein, ob sie eintreten. Die Projektplanung berücksichtigt Risiken (durch einen Risikomanagementplan), sodass Sie, falls diese eintreten, bereits Risiko-Minderungsmaßnahmen festgelegt haben, um deren Auswirkungen zu minimieren oder zu maximieren.

Warum ist es wichtig, potenzielle Ressourcenbeschränkungen vorherzusagen? 

Benjamin Franklin hat es treffend formuliert: „Wenn es Ihnen an Vorbereitung mangelt, bereiten Sie Ihr Scheitern vor.“

Im Projektmanagement bedeutet Scheitern klassischerweise, dass der Projekttermin überschritten, das Budget überzogen, der Leistungsumfang nicht erfüllt wird, die Ergebnisqualität enttäuschend ausfällt und das Kundenerlebnis schlecht ist – und noch mehr.

Sie werden wahrscheinlich scheitern, wenn Sie potenzielle Ressourcenbeschränkungen nicht berücksichtigen – das ist der Grund, warum Ressourcenmanagement so wichtig ist. Projektmanager sind sich darüber einig. Laut der PMI-Studie Pulse of the Profession 2017 führen die befragten Organisationen jüngste Misserfolge vor allem auf folgende Gründe zurück:

Nicht eingeplante Ressourcenbeschränkungen bringen Ihren Ressourcenmanagement-Prozess ins Wanken. In der Planungsphase können Sie keine klaren Erwartungen setzen. In der Folge könnten Stakeholder frustriert werden.

Sie werden feststellen, dass eine effiziente und effektive Zuteilung und Nutzung von Ressourcen schwierig ist. Außerdem sind Sie nicht in der Lage, Ausweichpläne für Beschränkungen zu erstellen, die Sie gar nicht erkannt haben oder die möglicherweise bestehen könnten.

Einige Strategien zum Umgang mit Ressourcenbeschränkungen in Ihren Projekten

Die Arbeitsstruktur (Work Breakdown Structure) ist ein guter Ansatz. Im Kern ist sie ein Werkzeug zur Kontrolle des Projektumfangs. Sie bietet eine solide Grundlage für die Anwendung der kritischen Pfadmethode im Projektmanagement. Außerdem können Sie sie als Basis für die Ressourcenallokation und -nutzung verwenden.

Nachdem Sie alle einzelnen Aufgaben, aus denen Ihr Projekt besteht, identifiziert haben, können Sie die personellen und nicht-personellen Ressourcen bestimmen, die jede Aktivität oder Phase benötigt. Dadurch erhalten Sie ein klares Bild Ihrer Ressourcenanforderungen und können diese dementsprechend beschaffen, zuweisen und verwalten.

Wie man Projektressourcen bei konkurrierenden Anforderungen zuweist

Ressourcen mit konkurrierenden Anforderungen treten typischerweise auf Organisationsebene auf.

Wenn ein Bauunternehmen mehrere Projekte mit sich überschneidenden Zeitplänen hat, gibt es konkurrierende Anforderungen an Personal und Ausrüstung. Wenn ein App-Entwicklungsunternehmen mehrere Projekte gleichzeitig betreut, konkurrieren Entwickler und ergänzende Rollen um die Ressourcen.

Wie sollten Sie also Projektressourcen bei konkurrierenden Anforderungen zuweisen?

1. Nutzen Sie ein Automatisierungs-Tool

Die Ressourcenverteilung bei konkurrierenden Anforderungen ist eine komplexe Aufgabe. Die Nutzung einer Projektplanungssoftware kann diesen Prozess vereinfachen und ein effektiveres Ressourcenmanagement ermöglichen. So können Sie Ihre Ressourcen optimal zuweisen und verwalten.

2. Priorisieren

Projektmanager sind oftmals auf die Anforderungen ihres eigenen Projekts fokussiert und haben nur eine eingeschränkte Sichtweise. Es bedarf eines weiteren und langfristigeren Blicks.

Auf Organisationsebene sollten Projekte nach Priorität geordnet und die Ressourcen entsprechend zugeteilt werden. Ressourcenmanager müssen unter Umständen ein Projekt, das Teil eines Programms mit hohem geschäftlichen Wert ist, gegenüber einem Einzelprojekt mit geringerer Auswirkung auf das Geschäftsergebnis priorisieren.

Ebenso müssen Projektmanager, die im Projekt mit konkurrierenden Ressourcenanforderungen konfrontiert sind, Entscheidungen zur Ressourcenverteilung den im Projektauftrag festgelegten Prioritäten unterordnen, sei es die termingerechte Fertigstellung, Qualitätsstandards, Budget oder ein anderes Ziel.

Um es zu verdeutlichen: Wenn das Hauptziel die termingerechte Fertigstellung ist, muss der Projektmanager die Zuteilung von Ressourcen auf Aktivitäten des kritischen Pfads priorisieren.

3. Frühzeitig entscheiden

Organisationsleiter sollten die Verteilung der Ressourcen über Projekte hinweg entschlossen vornehmen, und Projektleiter sollten ebenso entschieden bei der Ressourcenzuteilung auf Projektebene agieren. Beide müssen zudem frühzeitig Entscheidungen treffen, um Probleme zu vermeiden.

Eine gründliche Projektplanung ist deshalb unerlässlich. Ein gutes Projektplanungsdokument gibt dem Projektleiter Auskunft darüber, welche Ressourcen er wann benötigt. Anhand historischer Daten und verfügbarer Ressourcen kann er so eine Ressourcenprognose erstellen.

Basierend auf dieser Ressourcenprognose kann er zusätzliches Personal einstellen oder Ausrüstung beschaffen, um eine Überbelegung der vorhandenen Ressourcen zu vermeiden.

Verwenden Sie ein Projektplanungstool, um die Projektplanung zu erleichtern.

4. SOPs für den Umgang mit konkurrierenden Ressourcenanforderungen etablieren

Gerade auf Organisationsebene kann ein Manager Ressourcen nicht willkürlich Projekten zuweisen. Es muss ein System für den Umgang mit Ressourcenanforderungen vorhanden sein.

Ein solches System muss klare und etablierte Standards haben für

• die Priorisierung von Projekten (sowie die Priorisierung von Aufgaben),
• was als Unter- oder Überallokation von Ressourcen gilt,
• was als Unter- oder Übernutzung von Ressourcen qualifiziert, und
• die Schwellenwerte/Auslöser für die Beschaffung zusätzlicher Ressourcen, und weitere Aspekte.

5. Ressourcenoptimierung

Ressourcenoptimierung steht im Zentrum des Umgangs mit begrenzten Ressourcen und passt die Ressourcennachfrage möglichst eng an die Ressourcenverfügbarkeit an.

Es gibt zwei Haupttechniken zur Ressourcenoptimierung: Ressourcenabgleich und Ressourcenglättung.

Ressourcenabgleich ist der Prozess, den Ressourcenbedarf auf einem relativ gleichmäßigen Niveau zu halten, indem Start- und Endtermine von Aktivitäten angepasst werden. Ressourcenabgleich kann den kritischen Pfad verändern, um ein Ressourcenplanungsproblem zu lösen, anders als Ressourcenglättung, die den Zeitplan nicht verändert.

Im obigen Beispiel sind sowohl Reese als auch Diana überlastet. Sie müssen an Aktivitäten arbeiten, die für denselben Tag angesetzt sind – ein klares Problem bei der Projektplanung. Um beide Aktivitäten an diesem Tag abzuschließen, müsste Reese 12 Stunden und Diana 16 Stunden arbeiten.

Da Diana und Reese jeweils nur acht Stunden arbeiten können (das ist ihre Ressourcenkapazität), wird der Ressourcenabgleich angewendet und der Zeitplan so angepasst, dass Reese und Diana an Tag 1 nur an Aktivität 1 arbeiten. An Tag 2 bearbeiten sie dann gemeinsam Aktivität 2, und an Tag 3 arbeitet Diana an Aktivität 3. Das Projekt endet dadurch einen Tag später als geplant.

Wenn du eine Strategie zum Ressourcenabgleich verwendest, hat die Verfügbarkeit oder Kapazität von Ressourcen Vorrang vor dem Zeitplan.

Ressourcenglättung minimiert Schwankungen und Spitzen beim Ressourceneinsatz, ohne den kritischen Pfad zu verändern oder den Projektabschluss zu verzögern. Ressourcenglättung ist eine Technik zur Ressourcenoptimierung für zeitlich begrenzte Projekte.

Zur Veranschaulichung: Angenommen, Reese, Diana und George sind Ressourcen für ein Projekt, das in 5 Tagen endet. Im Projekt gibt es drei Aktivitäten. Aktivität 2 folgt auf Aktivität 1, und Aktivität 3 folgt auf Aktivität 2. Aktivität 3 beginnt erst am 5. Tag, da die nötige Ausrüstung nur an diesem Tag verfügbar ist.

Nach der Ressourcenglättung erledigt Reese Aktivität 1 in zwei Tagen und Aktivität 2 in weiteren zwei Tagen. Auch George arbeitet gleichmäßiger, denn er erledigt seine Aufgaben für Aktivität 2 in zwei Tagen. Selbst Dianas Arbeit für Aktivität 2 verteilt sich auf zwei Tage.

Wie du den Ressourceneinsatz maximierst

Wie effektiv nutzt du deine Ressourcen? Die Auslastungsrate verrät es dir. Die Ressourcenauslastung ist der Prozentsatz der verfügbaren Stunden, die für abrechenbare Tätigkeiten aufgewendet werden. Abrechenbare Tätigkeiten bringen direkt Einnahmen, führen zu Geschäftswert oder wirken sich unmittelbar auf Projektziele aus.

Zur Veranschaulichung: Ein App-Entwickler arbeitet dann an abrechenbaren Tätigkeiten, wenn er am Code arbeitet. Das Gegenteil ist der Fall, wenn er E-Mails beantwortet oder persönliche Pausen einlegt.

Die maximale Ressourcenauslastung bedeutet, so viel Produktivität oder Wert wie möglich aus den Ressourcen herauszuholen, ohne sie zu überlasten.

Mehr zu Kennzahlen zur Ressourcenauslastung hier.

Berechne deine Ressourcenauslastung

Der erste Schritt zur maximalen Ressourcenauslastung ist die Berechnung, wie viele Stunden deine Ressourcen für Arbeiten aufwenden, die dir Einnahmen oder Vorteile bringen (d. h. produktive Aufgaben). Umgekehrt kannst du berechnen, wie viel Zeit sie für routinemäßige Verwaltungstätigkeiten, persönliche Pausen und andere Aktivitäten verlieren.

Teilen Sie nun die Anzahl der Stunden, die die Ressource in einem bestimmten Zeitraum produktiv arbeitet, durch die verfügbare Ressourcen-Kapazität und multiplizieren Sie das Ergebnis anschließend mit 100.

Sie können die Ressourcenauslastung jährlich, monatlich, wöchentlich oder täglich messen.

Zum Beispiel arbeitet unser Business Development Officer Janjan 40 Stunden pro Woche bzw. acht Stunden am Tag. Jeden Tag verwendet er sechs Stunden auf die gewinnbringende, wichtige Aufgabe, Kunden zu präsentieren und zu gewinnen.

Die verbleibende Zeit verbringt er mit E-Mails, Teammeetings, Berichten, anderen administrativen Aufgaben und persönlichen Pausen. Jansjans tägliche Ressourcenauslastungsrate beträgt daher 75%.

Ideale Ressourcenauslastungsrate

Eine ideale Ressourcenauslastungsrate liegt bei 80%. Darüber hinaus handelt es sich um eine Überauslastung. Sie riskieren Burnout, Demotivation, mangelndes Engagement und letztlich Projektverzögerungen sowie kostspielige Nachbesserungsmaßnahmen.

Eine deutlich niedrigere Zahl (z. B. unter 70%) bedeutet Unterauslastung. Ihre Ressourcen werden nicht optimal eingesetzt, sodass Sie nicht den maximalen Wert aus ihnen herausholen. Unterausgelastete Ressourcen sind ebenfalls von Demotivation und Desinteresse bedroht.

Was können Sie tun, um Ihre Ressourcenauslastung auf etwa 70-80% zu halten?

1. Aktivitäten verfolgen

Ein:e Vollzeitmitarbeiter:in wird für 40 Stunden pro Woche, 2.080 Stunden pro Jahr bezahlt. Allerdings arbeitet eine Person nicht durchgehend an gewinnbringenden oder wertschöpfenden Aufgaben.

Ziehen Sie Abwesenheiten, persönliche Pausen und administrative Aufgaben von der insgesamt verfügbaren Zeit ab, um die produktiven Stunden zu erhalten.

Dies kann etwas anders ausfallen, wenn Sie mit unabhängigen Auftragnehmer:innen zusammenarbeiten, die nach ihrer Leistung bezahlt werden. Falls Sie Menschen im Team haben, von denen Sie nicht wissen, ob sie regulär angestellt oder freie Mitarbeitende sind, können Tests wie der ABC-Test (wenn Sie in Kalifornien sind), hilfreich sein.

Womit verbringen sie die Arbeitszeit? Wofür nutzen sie ihre Zeit? Sie können dafür Zeiterfassungssoftware oder Projektmanagement-Software mit integrierten Zeiterfassungs-Funktionen nutzen.

2. Ressourcen gemäß idealer Auslastung zuweisen

Unterausgelastete Ressourcen sollten mehr auf umsatzgenerierende Aufgaben verteilt werden, um die Auslastungslücke zu schließen. Umgekehrt müssen überlastete Ressourcen "entlastet" werden, um einem Burnout vorzubeugen.

3. Projektrahmen schützen

Wenn sich der Projektrahmen stärker ausweitet als ursprünglich angenommen, werden Ihre Ressourcen überlastet und zu stark beansprucht. Vermeiden Sie Scope Creep, indem Sie mit einer klaren Projektbeschreibung und Plan beginnen.

4. Ressourcenprognose

Antizipieren Sie den zukünftigen Ressourcenbedarf und berechnen Sie die Ressourcenkapazität, so dass Sie seltener unterauslastete oder überlastete Ressourcen haben. Diese Kapazitätsplanungsberichte helfen dabei.

5. Ganzheitlicher Blick auf Ressourcen

Ein Ressourcenmanager sollte einen ganzheitlichen Überblick über Kapazitäten und Auslastung der Ressourcen haben. Halten Sie die Auslastung auf idealem Niveau und maximieren Sie den entsprechenden geschäftlichen Mehrwert.

Durch die Zuweisung einer Ressource zu einem höherwertigen Projekt kann mehr geschäftlicher Wert erzielt werden, als wenn sie bei einem weniger wertvollen Projekt ungenutzt bleibt.

Werkzeuge zur Verwaltung von Einschränkungen

Sie können Ihre geistigen Fähigkeiten einsetzen und mit Stift und Papier einen Plan von Hand erstellen. Berechnen Sie den Ressourcenbedarf und die Kapazitäten und zeichnen Sie Ihre Netzpläne sowie Gantt-Diagramme ebenfalls von Hand. Nutzen Sie MS Excel oder Google Sheets, um die Berechnungen zu erleichtern.

Der bessere Weg ist jedoch die Nutzung eines der vielen verfügbaren Projektmanagement-Tools. Eine spezialisierte Projektmanagement-Software bietet alle Funktionen, die Sie zur Verwaltung von Projekten und zur Umgehung von Projekteinschränkungen benötigen. Beispielsweise legt eine digitale Marketing-PM-Software einen stärkeren Fokus auf Funktionen, die standortunabhängige Zusammenarbeit, Freigaben und bestimmte marketingbezogene Workflows ermöglichen, wie etwa die Einbindung von Freelancern und anderen externen Beteiligten.

Eine gute Ressourcenmanagement-Software verschafft Ihnen einen umfassenden Überblick über Kapazitäten, Zuweisung und Auslastung der Ressourcen in Ihrem Unternehmen. Welche Ressourcen stehen tatsächlich zur Verfügung und wie werden sie genutzt? Ressourcenmanagement-Software liefert Ihnen die Antwort.

Die besten Ressourcenplanungs-Tools ermöglichen effektive Ressourcenzuweisungs-Methoden und -entscheidungen. Erfüllen oder lehnen Sie Anfragen nach Ressourcen schnell ab oder zu. Beschleunigen Sie die Ressourcenumverteilung, um die Auslastung zu maximieren. Treffen Sie datenbasierte Einstellungsentscheidungen auf Grundlage aktueller und prognostizierter Ressourcenanforderungen.

Fortschrittliche Projektmanagement-Software und -Tools verfügen zudem über Funktionen, die über reine Ressourcenplanung und -verwaltung hinausgehen. Nutzen Sie sie für Schätzungen, Projektplanung und sogar Budgetverwaltung.

Sehen Sie sich unsere Liste der besten Softwarelösungen für Ressourcenplanung hier an.