4 Führungskräfte berichten: Das würden sie als Erstes tun, wenn ein Projektmanager plötzlich kündigt
Übergabeplan: Die Pflege eines aktuellen Übergabeplans ist entscheidend, um die Projektkontinuität nach dem Ausscheiden eines Kernmitglieds zu gewährleisten.
Risikoanalyse: Eine schnelle Risikoprüfung ist unerlässlich, um potenzielle Blockaden zu erkennen, bevor ein Teammitglied ersetzt wird.
Ersatzstrategie: Entscheide, ob ein ausscheidender PM ersetzt wird oder das Team ohne ihn weitermacht – abhängig von der Qualität der Dokumentation.
Vorteil der Vertrautheit: Vertraute Talente für den Ersatz einzusetzen, kann Übergänge erleichtern – dennoch ist ausreichende Ressourcenausstattung erforderlich.
Systematische Personalbesetzung: Ein effizientes System zur Personalbesetzung hilft dabei, Stellen schnell neu zu besetzen, ohne Chaos zu verursachen.
Wenn ein Projektmanager mitten im Projekt kündigt, ist das eine der größten Störungen, die passieren können. Die erste Reaktion ist oft Panik – doch erfahrene Führungskräfte haben dafür einen Handlungsplan. Hier erfährst du, was sie tatsächlich als Erstes tun und warum die Vorbereitung vor der Krise genauso wichtig ist wie die Reaktion währenddessen.
Den Übergabeplan herausholen – falls vorhanden
Der wichtigste Schritt, wenn ein zentrales Teammitglied das Unternehmen verlässt, ist zu wissen, wie es um die Dokumentation steht. Für Bill Dow, Director of Enterprise PMO bei UW Medicine, bedeutet das, direkt zum Übergabeplan zu greifen, der idealerweise immer aktuell gehalten wurde. „Jeder Projektmanager muss unabhängig von den Umständen einen Übergabeplan haben“, sagt Dow und ergänzt: „Der Übergabeplan ist der erste Ort, an den ich schaue; deshalb achte ich immer darauf, dass er aktuell ist.“ Aus seiner Erfahrung heraus kann ein Nachfolger bei einem plötzlichen Weggang eines Projektmanagers mitten im Projekt umgehend den Projektstatus erfassen und wichtige Unterlagen finden – ganz ohne hektische Sucherei.
Jeder PM muss einen Übergabeplan haben, egal was passiert. Das ist der erste Ort, an den ich gehe.
Risiken sofort einschätzen und versteckte Hindernisse aufdecken
Bevor du darüber nachdenkst, wer die Lücke füllen soll, solltest du zunächst eine schnelle Risikoanalyse durchführen. Nalini Vadivelan, Sr. Principal Technical Program Manager bei Oracle, schildert ihre erste Reaktion folgendermaßen: „Wenn ein Projektmanager mitten im Projekt aussteigt, ist die wichtigste Frage: Gibt es irgendetwas, das ein großes Risiko für das Projekt darstellt? Finde das heraus. Gibt es Blocker? Genau das muss man herausfinden und diese Risiken steuern." Das Ziel dabei ist nicht, Schuldige zu suchen – sondern alles ans Licht zu bringen, was das Projekt unbeachtet aus dem Gleichgewicht bringen könnte.
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Wenn ein Projektmanager mitten im Projekt geht, ist das Wichtigste, zu fragen: ‘Gibt es irgendetwas, das ein großes Risiko für das Projekt ist?’ Gab es Blocker? Du musst das herausfinden und diese Risiken steuern.
Entscheiden, ob ein Ersatz eingesetzt oder ohne PM weitergearbeitet wird
Nach dieser ersten Risikoprüfung steht die Führung vor einer entscheidenden Weggabelung. Vadivelan beschreibt es ganz klar: „Du hast zwei Optionen: Entweder setzt du jemanden Neues als Projektmanager ein, oder das Projekt wird ohne PM weitergeführt.“ Das entscheidende Kriterium sei häufig, wie diszipliniert das abgehende Teammitglied bei den Nachverfolgungen war – „wenn das Tracking ordentlich gemacht wurde, kann ein neuer Projektmanager problemlos übernehmen.“ Gute Dokumentation garantiert keinen reibungslosen Übergang, aber ohne sie ist keine der beiden Optionen realistisch.
Auf vertraute Talente zurückgreifen, wenn möglich
Wenn ein Ersatz gebraucht wird, ist die beste Wahl nicht immer jemand Neues – manchmal ist es jemand, der bereits eng mit dem Projekt verbunden ist. Marissa Taffer, Gründerin und Präsidentin von M. Taffer Consulting, schildert ein solches Erlebnis: „Eines der großen Projekte habe ich übernommen, weil der Projektmanager ausgestiegen ist und ich ohnehin schon an anderen Aufgaben beteiligt war. Sie fragten: 'Könntest du das Projekt übernehmen?' Mein vorhandenes Wissen war da sehr hilfreich.“ Doch selbst mit diesem Kontext war der Umfang der Arbeit so groß, dass zusätzliche Ressourcen nötig waren – „als ich eingestiegen bin, brauchte ich trotzdem noch einen zweiten Partner. Das Projekt war einfach so groß.“ Die Lektion: Bei großen, komplexen Projekten ist Vertrautheit ein Vorteil, aber sie ersetzt nicht die notwendige personelle Ausstattung.
Eines der großen Projekte, die ich übernommen habe, kam zustande, weil der PM schließlich gegangen ist und ich bereits dort war, um an anderen Aufgaben zu arbeiten. Sie fragten: ‘Gibt es eine Möglichkeit, dass du dieses Projekt wieder übernimmst?’ Das Wissen, das ich bereits hatte, war dabei eine große Hilfe.
Schnelles Handeln bei der Personalbesetzung — mit dem richtigen System
Wenn eine Stelle frei wird, zählt Geschwindigkeit. Aber ohne System sorgt Schnelligkeit nur für mehr Chaos. Alexandria O'Bannon, Staffing Managerin (Projektoperationsmanagerin) bei der JUMP! Foundation, hat einen Workflow entwickelt, der eigens darauf ausgelegt ist, die Zeit vom Erkennen bis zum Einsatz von Talenten zu verkürzen. "Einer der größten Engpässe, die ich habe, ist die Zeit, die ich brauche, um etwa 300 Dinge durchzugehen", erklärt sie – deshalb hat sie den gesamten Ressourcenprozess verschlankt: "Ich gebe alle meine bevorstehenden Stellenausschreibungen [in ein System] ein, wähle alle Regionen aus, in die ich Leute schicken möchte, und das System erstellt eine Liste für mich, wer in welchen Ländern an welchen Tagen verfügbar ist, und von dort aus besetze ich die Stellen." Das Ergebnis ist eine schnelle Reaktionsfähigkeit, die den früher zeitaufwendigen Austausch in eine fast sofortige Zuordnung verwandelt.
Ich gebe alle meine bevorstehenden Stellenausschreibungen [in ein System] ein, wähle alle Regionen aus, in die ich Leute schicken möchte, und das System erstellt eine Liste für mich, wer verfügbar ist
Die beste Vorbereitung erfolgt vor der Krise
Allen diesen Ansätzen ist gemeinsam, dass die PMs, die mit plötzlichen Abgängen am besten umgehen, nicht bei null reagieren – sie setzen einen bereits ausgearbeiteten Plan um. Laufend gepflegte Übergabedokumente, konsequente Projektverfolgung und geschwindigkeit-optimierte Personalsysteme: Nichts davon lässt sich erst im Moment einer Kündigung aus dem Boden stampfen. Die beste Zeit, sich auf den Weggang eines wichtigen Teammitglieds vorzubereiten, ist lange bevor es passiert. Wenn dieser Tag kommt – und irgendwann passiert er garantiert –, entscheidet die bereits im Vorfeld geleistete Arbeit oft über den Unterschied zwischen einer kleinen Störung und einer ausgewachsenen Krise.
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