Die 10 besten kostenlosen Workflow-Software-Lösungen für kleine Teams im Jahr 2026

monday.com bietet kleinen Teams in den Bereichen Technik, Marketing und Kreativwirtschaft eine flexible Plattform, um Arbeitsabläufe zu organisieren, Aufgaben zu verwalten und in Echtzeit zusammenzuarbeiten – und das alles über eine visuelle Oberfläche, die es ermöglicht, Prozesse mit dem Wachstum des Teams anzupassen.

Für wen ist monday.com am besten geeignet?

monday.com ist ideal für kleine Teams, die ein No-Code-Workflow-Tool brauchen, das sie individuell an ihre eigenen Prozesse anpassen können, ohne auf IT oder eine eigene Betriebsabteilung angewiesen zu sein.

Warum habe ich monday.com ausgewählt?

Ich habe monday.com ausgewählt, weil die Anpassungsmöglichkeiten weit über das bloße Umbenennen von Spalten hinausgehen. Ich finde es großartig, dass man komplett individuelle Board-Strukturen mit verschiedenen Spaltentypen – Dropdowns, Formeln, Zeitachsen, Abhängigkeitsverknüpfungen – erstellen kann, sodass ein Content-Team und ein Entwicklerteam jeweils einen Workflow haben, der ihre Arbeitsweise widerspiegelt. Mit dem No-Code-Automatisierungs-Builder kann mein Team bedingte Auslöser erstellen, zum Beispiel Aufgaben automatisch auf 'In Prüfung' verschieben, wenn sich der Status ändert – ganz ohne Code. Außerdem bietet die Vorlagenbibliothek über 200 Anwendungsfälle, sodass man nicht jedes Mal bei Null anfangen muss, wenn ein neuer Workflow-Typ benötigt wird.

monday.com Schlüsselfunktionen

• Kanban- und Gantt-Ansichten: Zwischen Board-, Zeitstrahl- und Gantt-Ansicht wechseln, um Aufgaben und Fristen bei verschiedenen Projekttypen zu verfolgen.
• Workdocs: Erstellen und Einbinden von Live-Dokumenten direkt in Boards, damit das Team an Briefings, Notizen und Plänen zusammenarbeiten kann, ohne die Plattform zu verlassen.
• Gastzugang: Externe Mitarbeiter wie Kunden oder Auftragnehmer zu bestimmten Boards einladen, ohne ihnen Zugriff auf den gesamten Arbeitsbereich zu geben.
• Mobile App: Aufgaben verwalten, Status aktualisieren und mit dem Team von iOS- und Android-Geräten aus kommunizieren – auch unterwegs.

monday.com Integrationen

Integrationen umfassen Slack, Gmail, Google Calendar, Outlook, Microsoft Teams, Salesforce, QuickBooks, HubSpot, Zendesk und GitHub.

Was ist kostenlos?

monday.com bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 2 Nutzer an. Der kostenlose Tarif beinhaltet bis zu 3 Boards, eingeschränkte Integrationen und grundlegende Funktionen für kleine Teams, die starten wollen.

Jotform Workflows bietet kleinen Teams in jeder Branche eine einfache Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Genehmigungen mithilfe anpassbarer Formulare und Drag-and-Drop-Workflow-Tools zu verwalten.

Für wen ist Jotform Workflows am besten geeignet?

Jotform Workflows eignet sich hervorragend für kleine Teams, die auf formularbasierte Datenerfassung angewiesen sind, um Genehmigungen auszulösen, Anfragen weiterzuleiten oder wiederkehrende Prozesse zu steuern.

Warum habe ich Jotform Workflows ausgewählt?

Jotform Workflows steht auf meiner Auswahlliste, weil es die formularbasierte Datenerfassung nahtlos mit automatisierten Prozessabläufen verknüpft. Mir gefällt, dass jeder Workflow durch eine Formularübermittlung ausgelöst wird, wodurch Datenerfassung und Workflow im selben Schritt stattfinden. Mein Team nutzt bedingte Logik, um Workflows basierend auf den Angaben eines Formularteilnehmers zu verzweigen – so werden beispielsweise Kaufanträge über einem bestimmten Betrag automatisch an eine andere genehmigende Person weitergeleitet als kleinere Anträge. Auch die Parallelverarbeitung ist hilfreich, wenn mehrere Teammitglieder dieselbe Eingabe gleichzeitig prüfen sollen, ohne aufeinander warten zu müssen.

Die wichtigsten Funktionen von Jotform Workflows

• Workflow-Vorlagen: Wählen Sie aus über 200 vorgefertigten Vorlagen für Anwendungsfälle wie Mitarbeitereinarbeitung, Kostenerstattung und Auftragsabwicklung.
• E-Signatur-Sammlung: Erbitten Sie rechtsverbindliche elektronische Unterschriften direkt im Workflow, ohne ein separates Signatur-Tool zu benötigen.
• Aufgabenzuweisung mit Kommentaren: Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben im Checklistenstil zu, die direkt auf der Aufgaben-Seite kommentieren und Dokumente hochladen können.
• Automatische Erinnerungen und Fälligkeitsdaten: Legen Sie Fälligkeitsdaten und automatische E-Mail-Erinnerungen für ausstehende Genehmigungen oder Aufgaben fest, damit nichts übersehen wird.

Jotform Workflows Integrationen

Zu den Integrationen gehören Google Drive, Slack, Airtable, Dropbox, Microsoft Teams, Square, PayPal, Stripe, Authorize.Net und Box.

Was ist kostenlos?

Jotform Workflows bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif inklusive bis zu 5 Formularen, 100 monatlichen Übermittlungen und 1.000 monatlichen Formularansichten. Der Gratis-Tarif schränkt auch Speicherplatz und den Zugriff auf einige fortgeschrittene Funktionen ein.

ClickUp bietet kleinen Teams in den Bereichen Technik, Marketing und Kreativwirtschaft einen flexiblen Arbeitsbereich, um Aufgaben zu organisieren, Projekte zu managen und alle auf dem gleichen Stand zu halten – ohne Bezahlschranken für grundlegende Workflow-Funktionen.

Für wen ist ClickUp am besten geeignet?

ClickUp eignet sich besonders für kleine, funktionsübergreifende Teams, die an einem zentralen Ort Aufgaben, Dokumente und die Kommunikation über Produkt-, Design- und Entwicklungsarbeit verwalten müssen.

Warum habe ich ClickUp ausgewählt?

ClickUp landet auf meiner Auswahlliste, weil es Teamzusammenarbeit hervorragend ermöglicht, ohne dass ein kostenpflichtiger Plan nötig ist, um wirklich relevante Funktionen freizuschalten. Mir gefällt, dass mein Team direkt in Aufgaben kommentieren kann, Teammitglieder markieren und Kommentarstränge abschließen kann, sodass Feedbackschleifen nachvollziehbar und eng bleiben. Mit ClickUp Docs können wir außerdem Briefings, technische Spezifikationen oder Besprechungsnotizen erstellen und direkt mit den dazugehörigen Aufgaben verknüpfen, sodass der Zusammenhang nicht in einem anderen Tool verloren geht. Für kleine Teams, die viele verschiedene Arbeitsabläufe koordinieren, ist so eine integrierte Zusammenarbeit zum Nulltarif sonst kaum zu bekommen.

Wichtige Funktionen von ClickUp

• Eigene Workflow-Status: Definieren Sie Ihre eigenen Aufgaben-Status, damit sie exakt zum Ablauf in Ihrem Team passen.
• Mehrere Projektansichten: Wechseln Sie zwischen Listen-, Board-, Gantt- und Kalenderansicht, um die Arbeit in dem Format zu sehen, das gerade sinnvoll ist.
• Integriertes Zeiterfassen: Erfassen Sie Zeiten direkt an Aufgaben, ohne ein zusätzliches Zeiterfassungs-Tool zu benötigen.
• Wiederkehrende Aufgaben: Legen Sie Aufgaben so an, dass sie nach einem festen Zeitplan automatisch erstellt werden – perfekt für Routineaufgaben.

ClickUp-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, GitHub, HubSpot, Google Drive, OneDrive, Dropbox, Outlook, Google Kalender, Figma und Zoom.

Was ist kostenlos?

ClickUp bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif mit unbegrenzt vielen Aufgaben und Mitgliedern. Einige erweiterte Funktionen, wie individuelle Berechtigungen und fortgeschrittene Berichte, sind nur in kostenpflichtigen Tarifen verfügbar.

Moxo ist eine Workflow-Plattform, die auf externe Prozessorchestrierung ausgelegt ist und einen Flow-Builder, Genehmigungen, eSignaturen, Formulare und Dateianforderungen in einer einzigen, kundenzentrierten Umgebung kombiniert.

Für wen ist Moxo am besten geeignet?

Moxo eignet sich besonders für dienstleistungsorientierte Unternehmen – beispielsweise Finanzdienstleister, Anwaltskanzleien oder Beratungsfirmen –, die strukturierte Workflows mit externen Kunden und Partnern verwalten müssen.

Warum ich Moxo ausgewählt habe

Ich habe Moxo in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es kundenorientierte Workflows mit einem Sicherheitsniveau abbildet, das ich bei vielen kostenlosen Tools vermisse. Jeder Flow läuft auf SOC 2 Typ II-zertifizierter Infrastruktur, die Daten werden sowohl während der Übertragung als auch im Ruhezustand verschlüsselt und es gibt eine über sieben Jahre zurückreichende, speziell für regulierte Branchen entwickelte Prüfspur. Zudem gefällt mir, dass Moxo rollenbasierte Zugriffskontrolle und DSGVO-Konformität standardmäßig unterstützt. So gibt es bei einem Onboarding- oder Freigabeprozess mit einem externen Kunden ein klares, prüfbares Protokoll aller durchgeführten Aktionen.

Wichtige Funktionen von Moxo

• KI-Copilot: Mithilfe der integrierten KI von Moxo lassen sich Workflow-Schritte aus einer natürlichsprachlichen Eingabe generieren und konfigurieren.
• eSignatur-Erfassung: Fordern Sie rechtsverbindliche Unterschriften von Kunden direkt innerhalb eines Workflow-Schrittes an – ganz ohne externes Tool.
• Vorlagengalerie für Flows: Starten Sie neue Workflows mit einer Bibliothek vorgefertigter Templates, anstatt alles von Grund auf neu zu bauen.
• Konditionale Verzweigungen: Legen Sie Logik fest, die einen Workflow je nach Kundenantworten oder Formulareingaben verschiedene Pfade gehen lässt.

Moxo-Integrationen

Moxo bietet Data-Sync-Connectoren zu Salesforce, HubSpot, Microsoft Dynamics, Zoho, Wealthbox, Redtail, Filevine, Global Relay, Smarsh, Xero und Follow Up Boss. Zudem werden Datei-Uploads von Google Drive, Dropbox, Box und OneDrive unterstützt und es gibt native Kalender-Integrationen mit Google Kalender und Outlook. Moxo stellt eine REST-API und Webhooks für individuelle Integrationen bereit und verbindet sich mit Zapier.

Was ist kostenlos?

Moxo bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif, der zwei Flows pro Monat und 500 KI-Credits monatlich einschließt. Die Gratis-Stufe umfasst den Workflow-Builder, KI-Copilot, Verzweigungen, Formulare, eSignaturen, Dateianforderungen und Drittanbieter-Integrationen, enthält jedoch keine Portale, eigene Domains, Reporting-Dashboards oder API-Zugriff.

Qntrl ermöglicht kleinen Teams in den Bereichen Technik, Betrieb und Projektmanagement, Arbeitsabläufe mit anpassbaren Formularen, Prozessabbildung und rollenbasierten Kontrollen zu automatisieren und nachzuverfolgen. Dadurch können Teams Anfragen und Freigaben organisieren, ohne eine komplexe Einrichtung vornehmen zu müssen.

Für wen ist Qntrl am besten geeignet?

Qntrl eignet sich besonders für kleine Teams im Betriebs- und Projektmanagement, die strukturierte Prozessautomatisierung benötigen und erwarten, dass die Komplexität ihrer Workflows mit der Zeit zunimmt.

Warum ich Qntrl gewählt habe

Qntrl steht auf meiner Auswahlliste, weil es speziell für Prozessorchestrierung entwickelt wurde und nicht nur für Aufgabenverfolgung. Mir gefällt, dass man mehrstufige Workflows mit bedingter Verzweigung entwerfen kann, sodass ein einziges Eingabeformular Anfragen automatisch an verschiedene Teammitglieder weiterleitet – je nach Antwort. Mein Team kann mit einem einfachen Freigabeprozess starten und nach und nach zusätzliche Phasen, Rollen und Automatisierungsregeln ergänzen, wenn unsere Abläufe komplexer werden. Diese schrittweise Skalierbarkeit ist bei kostenlosen Tools selten.

Qntrl Hauptfunktionen

• Zentrale Antragseinreichung: Ein einziges Portal, über das Teammitglieder alle Arbeitsanfragen einreichen können. Dadurch bleibt die Eingabe über alle Funktionen hinweg organisiert.
• Echtzeit-Statusupdates: Live-Einblicke in den aktuellen Stand jeder Anfrage im Workflow, sodass niemand mehr manuell nach dem Status fragen muss.
• SLA-Überwachung: Integrierte Überwachung von Service-Level-Agreements kennzeichnet überfällige Aufgaben und hilft Teams, Fristen einzuhalten.
• Individuelle Berichte: Erstellen Sie Berichte über Workflow-Dauer und Nutzung, um Engpässe zu identifizieren und die Prozessleistung im Zeitverlauf zu messen.

Qntrl-Integrationen

Zu den Integrationen gehören Zoho CRM, Zoho Books, Zoho People, Zoho Desk, Google Drive, Dropbox, SAP, Oracle, Active Directory und Slack.

Was ist kostenlos?

Qntrl bietet eine kostenlose Demo an, aber auf der Website sind weder ein dauerhaft kostenloser Plan, eine kostenlose Testversion noch Details zu Nutzer- oder Funktionsbeschränkungen aufgeführt.

Nanonets ist eine KI-gestützte Automatisierungsplattform, die für kleine Teams und Unternehmen entwickelt wurde, die dokumentenlastige Arbeitsabläufe optimieren und manuelle Dateneingabe reduzieren möchten.

Für wen ist Nanonets am besten geeignet?

Nanonets eignet sich besonders für kleine Teams in den Bereichen Finanzen, Betrieb oder Logistik, die große Mengen an Dokumenten wie Rechnungen, Belege oder Formulare verarbeiten.

Warum habe ich Nanonets ausgewählt?

Ich habe Nanonets gewählt, weil es die intelligente Dokumentenverarbeitung für kleine Teams, die mit manueller Dateneingabe überfordert sind, hervorragend bewältigt. Es nutzt KI-gestützte OCR, um automatisch strukturierte Daten aus Rechnungen, Bestellungen und Belegen zu extrahieren, und erfordert keinen Entwickler für die Einrichtung. Mein Team kann individuelle Dokumenten-Workflows erstellen, die extrahierte Daten anhand vordefinierter Regeln validieren, bevor sie zur Genehmigung weitergeleitet werden. Vorgefertigte Dokumentmodelle funktionieren direkt nach der Einrichtung präzise bei gängigen Dokumenttypen.

Hauptfunktionen von Nanonets

• Genehmigungsworkflows mit menschlicher Überprüfung: Fügen Sie an jeder Stelle eines Dokumenten-Workflows manuelle Prüf- und Genehmigungsstufen hinzu, um Fehler abzufangen, bevor sie weitergegeben werden.
• No-Code Workflow-Builder: Mit natürlicher Sprache automatisierte Workflows erstellen und konfigurieren, ohne eine einzige Zeile Code zu schreiben.
• Datenaufnahme aus mehreren Quellen: Dokumente aus E-Mails, Datenbanken und Datei-Uploads in einen einzigen, einheitlichen Workflow einbinden.
• Unterstützung für über 300 Dokumenttypen: Verarbeiten Sie eine breite Palette verschiedener Dokumentenformate direkt nach der Einrichtung, von Kontoauszügen bis zu Bestellungen.

Nanonets Integrationen

Zu den Integrationen gehören SAP, QuickBooks, Salesforce, Microsoft Dynamics 365, NetSuite, Zoho, FreshBooks, Xero, HubSpot und Oracle.

Was ist kostenlos?

Nanonets bietet einen kostenlos nutzbaren Tarif mit einem Startguthaben von $200 bei Anmeldung, wodurch Sie alle Kernfunktionen nutzen können, bis das Guthaben verbraucht ist. Für einige Premium-Funktionen und Integrationen ist ein kostenpflichtiger Tarif oder zusätzliches Guthaben erforderlich.

FigJam bietet kleinen Teams in den Bereichen Technik, Design und digitalen Umgebungen ein kollaboratives Online-Whiteboard, um Workflows zu visualisieren, Ideen zu brainstormen und Projekte in Echtzeit visuell zu organisieren.

Für wen ist FigJam am besten geeignet?

FigJam ist ideal für kleine Produkt-, Design- und Entwicklungsteams, die einen unkomplizierten, visuellen Raum für Planung und Zusammenarbeit benötigen.

Warum habe ich FigJam ausgewählt?

FigJam steht auf meiner Auswahlliste, weil es so viel ermöglicht, ohne mich in eine starre Struktur zu zwingen. Ich schätze, dass sich die Arbeitsfläche genau an die Bedürfnisse meines Teams anpasst – egal ob wir einen Sprint-Workflow mit rasterbasierten Verbindern und Formen abbilden oder ein Retro mit Haftnotizen und Abstimmung durchführen. Über 300 fertige Vorlagen bedeuten, dass ich einen Projektstart, ein Flussdiagramm oder ein Roadmap-Review in wenigen Sekunden starten kann, ohne bei null zu beginnen. Mit den KI-Funktionen von FigJam kann ich Haftnotizen nach Themen sortieren oder anhand einer einzigen Eingabeaufforderung eine individuelle Vorlage erstellen – so bleiben die Sessions in Bewegung.

FigJam Hauptfunktionen

• Bereichsrahmen: Ordnen Sie Ihre Arbeitsfläche in separate Zonen, um Arbeitsströme, Teams oder Projektphasen innerhalb eines Boards zu trennen.
• Cursor-Chat: Teammitglieder können während Live-Sitzungen direkt auf der Leinwand Nachrichten eintippen, ohne zu einem separaten Chat-Tool zu wechseln.
• Embed-Unterstützung: Fügen Sie Live-Links, Dateien und Medien aus externen Tools direkt auf das Board ein, damit Referenzmaterialien im Kontext bleiben.
• Timer-Widget: Starten Sie zeitlich begrenzte Aktivitäten wie Stand-ups oder Brainstormings mit einem integrierten Countdown-Timer, der für alle sichtbar ist.

FigJam Integrationen

Integrationen umfassen Asana, Jira, Slack, GitHub, Microsoft Teams, Zoom, Dropbox, Google Drive, Trello und Miro.

Was ist kostenlos?

FigJam bietet einen dauerhaft kostenlosen Starter-Plan mit unbegrenzten Entwürfen und bis zu 3 FigJam-Dateien pro Nutzer. Erweiterte Funktionen und unbegrenzte Dateien erfordern einen kostenpflichtigen Plan.

Process Street bietet kleinen Teams in den Bereichen Technik, Betrieb und servicebasierten Unternehmen die Möglichkeit, wiederkehrende Arbeitsabläufe mithilfe einfacher Checklisten und gemeinschaftlich nutzbarer Prozessvorlagen zu organisieren, zu automatisieren und nachzuverfolgen.

Für wen ist Process Street am besten geeignet?

Process Street eignet sich für kleine Teams und Kundenerfolgsabteilungen, die wiederkehrende Prozesse standardisieren und verwalten möchten, ohne auf Entwickler angewiesen zu sein.

Warum ich Process Street gewählt habe

Process Street hat sich einen Platz auf meiner Bestenliste verdient, weil der No-Code-Workflow-Builder wiederkehrende Prozesse hervorragend und ohne technische Einrichtung bewältigt. Ich finde es großartig, dass man einen vollständig automatisierten Workflow erstellen kann – mit bedingter Logik, Aufgabenverteilung und Freigabeschritten – nur indem man einen formularähnlichen Editor ausfüllt. Zum Beispiel kann mein Team einen Onboarding-Prozess für Kunden automatisieren, wobei Aufgaben anhand der zuvor gesammelten Antworten an die richtige Person weitergeleitet werden. Der KI-Workflow-Generator spart ebenfalls viel Zeit: Sie beschreiben den benötigten Prozess und er erstellt innerhalb von Sekunden die gesamte Workflow-Struktur, inklusive Fälligkeitsdaten und Stop-Aufgaben.

Wichtigste Funktionen von Process Street

• Vorgefertigte Workflow-Vorlagen: Zugriff auf eine Bibliothek mit einsatzbereiten Prozessvorlagen für gängige Arbeitsabläufe wie Mitarbeiter-Onboarding, Kunden-Onboarding und Standardarbeitsanweisungen, die Sie sofort nutzen können.
• Prozess-Dashboard: Überwachen Sie den Status aktiver Prozesse in Echtzeit, die Erledigungsrate von Aufgaben und die Teamleistung in einer einzigen, anpassbaren Ansicht.
• Datensätze: Sammeln und verwalten Sie strukturierte Daten in Arbeitsabläufen mithilfe von Formularen mit verknüpften Dropdown-Listen, gespeicherten Ansichten und Synchronisation mit dem führenden System, um Eingaben konsistent zu halten.
• Projekte: Verfolgen Sie die Ausführung über mehrere Workflows hinweg, verwalten Sie Aufgabenabhängigkeiten und erkennen Sie Engpässe, bevor sie die Lieferung blockieren.

Process Street Integrationen

Zu den Integrationen gehören Salesforce, Slack, Microsoft Teams, Google Sheets, Jira, DocuSign, HubSpot, Mailchimp, Stripe und Greenhouse.

Was ist kostenlos?

Process Street bietet einen dauerhaft kostenlosen Tarif für bis zu 5 aktive Workflows und unbegrenzte Nutzer. Einige erweiterte Funktionen und die meisten Integrationen sind nur in kostenpflichtigen Plänen verfügbar.

OpenProject ist eine Open-Source-Projektmanagement-Software. Laden Sie die Software herunter und installieren Sie sie auf Linux-Distributionen oder in Docker-Containern, um Ihrem gesamten Team oder Ihrer Organisation Zugriff zu ermöglichen.

Warum ich OpenProject ausgewählt habe: Sie können Projekte für jedes Ihrer Teams oder Abteilungen anlegen. Sie können Hierarchien erstellen, um Projekte sinnvoll zu strukturieren. Anschließend können Sie ein Projekt in kleinere Aufgaben unterteilen und beginnen, Pläne und Workflows zu erstellen, die Ihnen bei deren Umsetzung helfen.

Zusätzlich können Sie diese Projekte in einem Gantt-Diagramm anzeigen lassen, um zu veranschaulichen, wie die Arbeit voranschreitet, Engpässe zu erkennen und zu beseitigen. Sie können auch Abhängigkeiten, Meilensteine, Aufgaben und Projektphasen erstellen, um jedes Projekt weiter zu organisieren. All diese Informationen werden im Gantt-Diagramm dargestellt. Alternativ ist auch eine Ansicht als Kalender oder Aufgabenliste möglich.

Der Nachteil von OpenProject ist, dass Sie für die Wartung Ihrer Software-Installation selbst verantwortlich sind. Und obwohl es kostenlos ist, müssen Sie Server bezahlen oder vorhandene nutzen. OpenProject bietet jedoch die Möglichkeit, die Software für Sie zu installieren und zu hosten.

OpenProject – Herausragende Funktionen & Integrationen

Funktionen beinhalten einen Teamplaner mit Arbeitsbelastungsinformationen, benutzerdefinierte Felder, Hilfetexte für zusätzliche Informationen zu Funktionen, Platzhalterbenutzer und erweiterte agile Boards.

Integrationen können über die API realisiert werden. Dies hilft Ihnen, OpenProject mit anderen Tools in Ihrem Tech-Stack zu verbinden.

DocuWare ist eine Dokumentenmanagement- und Workflow-Automatisierungsplattform, die für kleine Teams und Unternehmen entwickelt wurde, die digitale Dokumente organisieren, weiterleiten und sichern müssen, während sie Genehmigungsprozesse automatisieren und den manuellen Papieraufwand reduzieren.

Für wen ist DocuWare am besten geeignet?

DocuWare ist ideal für kleine Teams in dokumentenintensiven Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Rechtswesen, die strukturierte Workflows für Genehmigungen, Weiterleitung und Compliance benötigen.

Warum habe ich DocuWare ausgewählt?

DocuWare verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es die Dokumentenspeicherung nahtlos mit der Workflow-Automatisierung verbindet. Mir gefällt, dass, wenn mein Team eine eingehende Rechnung speichert, DocuWare automatisch einen Genehmigungsworkflow auslösen kann – das Dokument an die richtige Person weiterleitet, eine doppelte Verarbeitung verhindert und es eskaliert, falls eine Frist verpasst wird. Mit dem Workflow Designer kann ich diese Schritte visuell abbilden, ohne zu programmieren – das ist besonders wertvoll für kleine Teams ohne eigene IT-Unterstützung. Ich verlasse mich auch auf die Vertretungsregeln, bei denen Aufgaben automatisch neu zugewiesen werden, wenn jemand abwesend ist, sodass dokumentenzentrierte Prozesse nicht wegen einer Person ins Stocken geraten.

DocuWare Schlüsselfunktionen

• Intelligente Indexierung: KI wandelt Dokumenteninhalte automatisch in durchsuchbare Indexbegriffe um und eliminiert manuelle Dateneingabe beim Ablegen von Dokumenten.
• DocuWare Forms: Anpassbare Webformulare erfassen Daten direkt von Teammitgliedern oder externen Kontakten und leiten sie in Dokumenten-Workflows ein.
• Dokumenten-Versionierung: Speichert bearbeitete Dokumente automatisch als neue Versionen und führt eine vollständige Dokumentenhistorie für Prüf- und Kontrollzwecke.
• Kontroll-Dashboard: Verfolgt den Fortschritt aktiver Workflows in Echtzeit und zeigt jederzeit an, an welchem Punkt sich jedes Dokument im Prozess befindet.

DocuWare Integrationen

Integrationen umfassen Microsoft Outlook, Microsoft Teams, SAP, Sage, QuickBooks, Microsoft Dynamics, SharePoint, OQLIS, VERTOSUITE und Microsoft Dynamics 365 Business Central.

Was ist kostenlos?

DocuWare bietet eine kostenlose Demo an, jedoch gibt es weder einen dauerhaft kostenlosen Plan noch eine zeitlich begrenzte kostenlose Testphase. Für den Zugang zu allen Funktionen und Benutzerplätzen ist ein kostenpflichtiges Abonnement erforderlich.