Die 10 besten Workflow-Apps, die ich 2026 ausprobiert habe

Monday.com ist eine flexible Plattform, mit der du Workflows für unterschiedlichste Anforderungen erstellen kannst – von Projektmanagement über Vertrieb bis hin zur Softwareentwicklung. Für fortgeschrittene Teams bietet die Plattform Anpassungsoptionen, die über die grundlegenden Workflow-Bedürfnisse hinausgehen. Ken Sarmadi, zertifizierter Berater für Asana, Monday.com und HubSpot (PMP, CSM, CSPO), hebt eines ihrer herausragenden Features hervor: „Die Formelsäule in Monday.com ist sehr leistungsfähig und ermöglicht mehr Anpassungen als Asana. Damit eignet sie sich ideal für Teams, die fortgeschrittene Workflows benötigen.“

Warum ich monday.com ausgewählt habe: Boards bilden das Herzstück des Tools. Dabei handelt es sich um tabellenähnliche Dokumente, die es ermöglichen, nahezu jede Art von Dateneingaben zu erstellen. Du kannst Aufgaben anlegen, Status und Prioritäten festlegen, Schlagwörter hinzufügen, Dateien anhängen und Aufgaben Benutzern zuweisen. Anschließend kannst du diese Tabellen in Kanban-, Gantt-, Zeitstrahl- oder Kalenderansichten darstellen.

Die Flexibilität der Einträge macht es möglich, Workflows von einfachen Aufgabenmanagement-Tools bis hin zu einem CRM zu erstellen. Und falls du nicht komplett bei null starten möchtest, bietet das Tool eine große Bibliothek an Vorlagen, mit denen du sofort loslegen kannst.

monday.com bietet zahlreiche Integrationen und Automatisierungen. Du kannst alle deine Tools wie Slack, Dropbox und Adobe verbinden und dann Workflows in jedem einzelnen automatisieren. Du kannst beispielsweise Erinnerungen für Aufgaben in Slack versenden oder E-Mail-Anhänge automatisch relevanten Einträgen in deinem Board zuordnen lassen.

Herausragende Funktionen & Integrationen von monday.com

Funktionen sind unter anderem die Visualisierung von Workflow-Daten, Vorlagen, Workflow-Automatisierung, Verwaltung von Aufgabenstatus, Verantwortlichen, Fälligkeitsterminen, geleisteten Stunden und umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für Aufgabenboards.

Integrationen umfassen Slack, Google Drive, Gmail, GitHub, Trello, Google Kalender, Jira, Dropbox und Typeform. Über ein kostenpflichtiges Zapier-Konto kannst du auch auf zusätzliche Apps zugreifen.

Wrike ist ein flexibles Projektmanagement-Tool, mit dem Sie individuelle Dashboards und Workflows erstellen können, die auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Über die interne Teamorganisation hinaus vereinfachen die integrierten Freigabe-Tools auch die Kommunikation mit Kunden. Danilo Coviello, Gründer von Espresso Translations, betonte, wie sehr dies seinen Arbeitsablauf verbessert hat: „Dadurch wurde unser Hin und Her von mehr als vier auf weniger als zwei Runden reduziert. Lange E-Mail-Ketten gehören der Vergangenheit an.“

Warum ich Wrike gewählt habe: Es bietet Lösungen für Teams im gesamten Unternehmen und anpassbare Vorlagen für verschiedene Projektanforderungen, einschließlich Eventmanagement, Content-Erstellung und Markteinführungsinitiativen.

Projekte zu erstellen und in kleinere Aufgaben zu unterteilen ist einfach. Da das Tool alles in Echtzeit aktualisiert, können Sie potenzielle Blockaden sofort erkennen. Diese Projekte lassen sich in Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards anzeigen.

Herausragende Funktionen & Integrationen von Wrike

Funktionen umfassen ein personalisiertes App-Erlebnis durch AI Work Intelligence, teilbare Dashboards, interaktive Workflow-Ansichten, Funktionen zur Verwaltung der Auslastung von Nutzern und Teams, unternehmensweite Arbeitszeitpläne und mehr.

Integrationen beinhalten Slack, Salesforce, Adobe Creative Cloud, Microsoft Teams, Miro, Tableau, Zoom, Google Drive und Box. Zusätzlich gibt es eine gut dokumentierte API, mit der Ihr IT-Team individuelle Integrationen mit Ihren derzeitigen Tools entwickeln kann.

Für Teams und Unternehmen, die ihre komplexen Prozesse vereinfachen möchten, bietet Jotform Workflows eine intuitive No-Code-Lösung, die Ihre Aufgabenverwaltung revolutionieren kann. Entwickelt für Branchen von Gesundheitswesen bis Bildung, ist dieses Tool ideal für Fachleute, die einen zuverlässigen Weg benötigen, Genehmigungen zu automatisieren, elektronische Unterschriften einzusammeln und Zahlungen zu verwalten – und das alles bei einem nahtlosen Informationsfluss. Jotform Workflows löst das Problem lästiger, manueller Prozesse und stellt eine anpassbare Plattform bereit, die Produktivität und Benutzerengagement steigert.

Warum ich Jotform Workflows ausgewählt habe

Ich habe mich für Jotform Workflows aufgrund seiner No-Code-Automatisierungsfunktionen entschieden, die es ermöglichen, Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen und zu verwalten. Ein herausragendes Merkmal ist der Drag-and-Drop-Builder, der das Entwerfen von Workflows vereinfacht und für Nutzer aller technischen Hintergründe zugänglich macht. Zusätzlich bietet die Plattform über 200 anpassbare Vorlagen, mit denen sich Workflows schnell und passgenau für individuelle Bedürfnisse erstellen lassen. Diese Funktionen sparen nicht nur Zeit, sondern lösen auch das verbreitete Problem, komplexe Abläufe effizient zu steuern.

Jotform Workflows – Hauptfunktionen

Neben dem benutzerfreundlichen Baukasten und den Vorlagen bietet Jotform Workflows weitere Funktionen, die den Nutzen im Workflow-Management erhöhen:

• Bedingte Logik: Mit dieser Funktion erstellen Sie dynamische Workflows, die sich basierend auf den Eingaben der Nutzer anpassen, sodass jeder Schritt des Prozesses relevant und effizient bleibt.
• Echtzeit-Tracking: Behalten Sie dank Echtzeit-Updates stets den Überblick über den Verlauf Ihrer Workflows und treffen Sie zeitnahe Entscheidungen sowie Anpassungen.
• Parallele Verarbeitung: Verwalten Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig, reduzieren Sie Engpässe und beschleunigen Sie den gesamten Ablauf.
• Individuelles Branding: Passen Sie das Erscheinungsbild Ihrer Workflows an Ihr Unternehmensdesign an und bieten Sie eine konsistente Nutzererfahrung.

Jotform Workflows – Integrationen

Integrationen umfassen Google Drive, Slack, Dropbox, PayPal, Stripe, Salesforce, Zoom, Microsoft Teams, Box und Asana.

Quire ist ein kollaboratives Aufgaben- und Projektmanagement-Tool, das Teams dabei unterstützt, Ideen zu organisieren, Projekte zu planen und die Arbeit von Anfang bis Ende zu verfolgen.

Warum ich Quire gewählt habe: Die verschachtelte Listenansicht von Quire ermöglicht es, komplexe Projekte in kleinere, überschaubare Teilaufgaben zu gliedern, wodurch eine klare Hierarchie entsteht, die den Arbeitsablauf organisiert hält. Diese Struktur hilft dabei, sich auf einzelne Aufgaben zu konzentrieren, ohne das Gesamtprojekt aus den Augen zu verlieren.

Zusätzlich ermöglicht das Kanban-Board-Feature die Visualisierung von Aufgaben, während sie verschiedene Phasen durchlaufen, fördert die Zusammenarbeit und hält alle Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden.

Herausragende Funktionen & Integrationen von Quire

Funktionen beinhalten dynamische Zeitachsen, Unterlisten, Dokumentenzusammenarbeit, Zeiterfassung, Tabellenansicht, intelligente Ordner, Sektionen, Rollen und Berechtigungen, Aufgabenaktivitätsprotokoll, bedingte Formatierung und Sammelbearbeitung.

Integrationen umfassen Google Kalender, Gmail, Slack, Outlook, Zoho Flow, GitHub, Apple Kalender-Synchronisierung, Box, Dropbox, Google Drive und Microsoft Teams.

Lucidchart Enterprise ist eine umfassende Lösung für visuelle Zusammenarbeit, die speziell für Unternehmensteams entwickelt wurde. Sie vereint Diagrammfunktionen mit einem virtuellen Whiteboard und ermöglicht so sowohl die Zusammenarbeit in Echtzeit als auch asynchron.

Warum ich Lucidchart gewählt habe: Lucidchart zeichnet sich durch seine robusten Sicherheitsmaßnahmen aus, darunter Domain-Einschränkungen, Dokumentberechtigungen und Veröffentlichungseinschränkungen, die eine sichere Umgebung für die gemeinsame Diagrammerstellung gewährleisten. Der Enterprise-Plan bietet Zugang zu Teamarbeitsbereichen, einem virtuellen Whiteboard und einer kollaborativen KI für Aufgaben wie Brainstorming neuer Ideen.

Lucidchart funktioniert als Workflow-App zum Teil aufgrund seiner leistungsstarken Funktionen, die sicheres, gemeinsames Diagrammzeichnen unterstützen. Im Bereich der Projektmanagement-Tools hebt es sich durch seinen Fokus auf visuelle Kommunikation und Zusammenarbeit hervor. Die Möglichkeit, Flussdiagramme, Netzwerktopologien, Organigramme und andere visuelle Dokumentationen zu erstellen, macht es zu einem einzigartigen Werkzeug im digitalen Projektmanagement. Teams können damit komplexe Prozesse und Systeme visualisieren, was entscheidend für das Verständnis und die Verwaltung digitaler Projekte sein kann.

Besondere Lucidchart-Funktionen & Integrationen

Funktionen sind unter anderem Diagrammwerkzeuge, Vorlagen, Flussdiagramme, Prozessdarstellungen, Netzwerktopologien, eine Bibliothek mit Formen und Linien, Echtzeit-Zusammenarbeit, gemeinsames Bearbeiten, Chat im Editor, Kommentarfunktion, Single Sign-On (SSO), Data Loss Prevention (DLP), Nutzerzugriffe und Berechtigungen sowie Teamarbeitsbereiche.

Integrationen umfassen Slack, Salesforce, GitHub und LinkedIn Sales Navigator und sind Teil einer Suite weiterer Lucid Software-Produkte für Zusammenarbeit und Ideenfindung (Lucidspark) sowie Cloud-Visualisierung (Lucidscale).

Miro ist ein vielseitiges Online-Zusammenarbeitstool, das entwickelt wurde, um Projektmanagement, Diagrammerstellung, Prozessabbildung und Inhaltsvisualisierung zu erleichtern.

Warum ich Miro gewählt habe: Mir gefällt, dass Miro eine unbegrenzte Arbeitsfläche bietet, die es Nutzern ermöglicht, umfassende und miteinander verbundene Workflows ohne räumliche Begrenzung zu erstellen. Das ist besonders nützlich, um komplexe Prozesse zu visualisieren und sicherzustellen, dass jeder Schritt klar definiert und leicht zugänglich ist.

Ein weiterer Grund, weshalb Miro heraussticht, ist die Vielzahl an vorgefertigten Vorlagen und anpassbaren Tafeln. Ob Sie ein Projekt managen, eine Sprint-Planungssitzung durchführen oder den Fortschritt mit einem Kanban-Board verfolgen – Miro stellt eine große Auswahl an Vorlagen bereit, die per Drag-and-drop einfach an spezifische Anforderungen angepasst werden können.

Die Plattform verfügt zudem über Funktionen zur Aufgabenverteilung, Fristenverwaltung und Fortschrittsüberwachung. Miros visuelle Aufgabentafeln und Zeitachsen helfen dabei, Aufgaben effizient zu organisieren und den Fortschritt individueller und gemeinsamer Anstrengungen nachzuverfolgen.

Herausragende Funktionen & Integrationen von Miro

Funktionen umfassen agile Workflows, Zusammenarbeit in verteilten Teams, Kanban-Boards, Mindmapping, Brainstorming-Tools, digitale Haftnotizen, Präsentationsmodus, Flussdiagramme, Diagrammerstellung, anpassbare Vorlagen, Projektmanagement-Tools, Feedback-Schleifen, Zeichenwerkzeuge, Videochat-Integration, Bildschirmfreigabe und User Story Mapping.

Integrationen umfassen Asana, Microsoft Teams, Google Drive, Box, Airtable, Notion, Azure, Webex, Jira, Slack, Monday.com, Confluence, Zoom und Figma.  

Nanonets ist eine KI-gestützte Plattform, die die Dokumentenverarbeitung und das Workflow-Management automatisiert und dadurch Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Logistik zugutekommt. 

Warum ich Nanonets ausgewählt habe: Mir gefällt die Fähigkeit, komplexe Geschäftsprozesse über eine No-Code-Plattform zu automatisieren. Das reduziert den manuellen Aufwand. Dies wird durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) erreicht, um Aufgaben wie Dokumentenverarbeitung, Rechnungsbearbeitung und Datenextraktion zu automatisieren. Durch die Integration von KI werden diese Prozesse nicht nur beschleunigt, sondern auch die Genauigkeit und Effizienz gesteigert – beides entscheidend für Unternehmen, die ihre Produktivitätssteigerung anstreben. 

Die Einbindung von Human-in-the-Loop-KI-Workflows ist ein weiterer Vorteil, da Unternehmen so menschliche Überprüfung in automatisierte Prozesse einbinden können, wo dies erforderlich ist. Das hilft dabei, ein hohes Maß an Genauigkeit und Compliance aufrechtzuerhalten.

Die Plattform erfüllt zudem strenge Datenschutzstandards wie GDPR, SOC 2 und HIPAA und stellt sicher, dass sensible Unternehmensdaten sorgfältig behandelt werden. Dieser Fokus auf Sicherheit macht Nanonets zu einer zuverlässigen Wahl für Organisationen, die besonderen Wert auf Datenschutz legen. 

Hervorstechende Merkmale & Integrationen von Nanonets

Merkmale umfassen das Extrahieren von Erkenntnissen aus unstrukturierten Daten, die Datenextraktion aus verschiedenen Dokumenten wie Rechnungen, Frachtbriefen, Bestellungen und Ausweisen sowie maßgeschneiderte Lösungen für Branchen wie Finanzen, Fertigung und Versicherung.

Integrationen umfassen Quickbooks, Salesforce, Google Sheets, Dropbox und Zapier.

Stellen Sie sich ein Tool vor, das die Projekte, Aufgaben und die Kommunikation Ihres Teams an einem organisierten Ort vereint – genau hier wird Nifty zu Ihrem unverzichtbaren Verbündeten. Entwickelt für Fachleute aus Bereichen wie Marketing, IT und Rechtswesen, hilft Ihnen Nifty, die Komplexitäten des Projektmanagements mühelos zu meistern. Durch Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Echtzeit-Kommunikation und Workflow-Automatisierung bietet Nifty eine einheitliche Plattform, die Produktivität und Zusammenarbeit fördert.

Warum ich Nifty gewählt habe

Ich habe Nifty wegen seiner speziellen Ausrichtung auf Produktteams ausgewählt: Funktionen wie Gantt-Diagramme und automatisierte Sprintberichte sind entscheidend für die Steuerung komplexer Arbeitsabläufe. Mit seinem zentralisierten Produktportfolio ermöglicht Nifty Ihrem Team die Konsolidierung von Workflows und ein nahtloses Management der Feature-Planung. Besonders schätze ich, wie Niftys Struktur das Backlog-Management und die Sprints unterstützt – so wird die Produktentwicklung in handhabbare Aufgaben aufgeteilt. Zusätzlich sorgen individuelle Projekteinbettungen und die Erstellung von Rich-Text-Dokumenten dafür, dass Ihr Team fundierte Entscheidungen treffen und sich bei den Feature-Anforderungen abstimmen kann.

Nifty Hauptfunktionen

Neben seinen Stärken für Produktteams bietet Nifty eine Palette an Funktionen, die das Workflow-Management für verschiedene Teams verbessern.

• Roadmaps: Visualisieren Sie Projektzeitpläne und stimmen Sie die Ziele Ihres Teams durch interaktive Roadmaps ab, die alle Beteiligten auf dem Laufenden halten.
• Diskussionen: Erleichtern Sie die Echtzeit-Zusammenarbeit und das Feedback mit Teammitgliedern durch integrierte Diskussions-Threads innerhalb von Projekten.
• Dokumente & Dateien: Erstellen und verwalten Sie Projektdokumentationen mühelos, mit der Möglichkeit, Google Docs für eine reibungslose Zusammenarbeit zu integrieren.
• Formulare: Erstellen und passen Sie Formulare an, um wichtige Daten zu erfassen und die Aufgabenerstellung im Workflow zu automatisieren.

Nifty Integrationen

Zu den Integrationen gehören Harvest, Webex, Zoom, Slack, GitHub, Microsoft Suite, Google Drive, Miro, Typeform und Google Kalender.

Kintone ist eine Arbeitsplatzplattform, mit der Teams individuelle Workflows erstellen und teilen können. Jedes Team kann das Tool nutzen, um die benötigten Apps zu erstellen – sei es eine CRM-Lösung, ein Spesenbericht oder ein Redaktionskalender.

Das Tool bietet über 1.000 Vorlagen, mit denen Sie die benötigten Apps bereitstellen können. Sie können diese auch anpassen, um sicherzustellen, dass sie genau Ihrem Workflow entsprechen. Dank der No-Code-Oberfläche kann zudem jedes Teammitglied die benötigten Tools selbst erstellen.

Das Tool verfügt außerdem über zahlreiche Integrationen, mit denen Sie externe Daten innerhalb Ihrer App verwalten können. So können Sie beispielsweise Dropbox-Dateien zur App hinzufügen oder Informationen aus E-Mails erfassen.

Kintone kostet ab $24 pro Nutzer und Monat bei mindestens fünf Nutzern. Für Bildungseinrichtungen, Behörden und gemeinnützige Organisationen gibt es zudem einen Tarif für $15 pro Monat.

Process Street ist eine einfache Checklisten-, Workflow- und SOP-Software, mit der Sie Workflows für alle Ihre Geschäftsprozesse erstellen und bereitstellen können.

Warum ich Process Street ausgewählt habe: Sie können Workflows rund um jede wiederkehrende Aufgabe erstellen, von Urlaubsanträgen bis hin zum Onboarding. Sie beginnen, indem Sie Ihren Prozess im Tool definieren. Sie können entweder bei Null anfangen oder eine der vorhandenen Vorlagen nutzen und diese an Ihre Bedürfnisse anpassen. Diese Bibliothek ist hilfreich, um bestehende Best Practices für das Prozessmanagement bei gängigen Aufgaben zu verwenden, ohne dass Sie Ihren eigenen Ablauf dokumentieren müssen.

Sobald Sie Workflows erstellt haben, werden Aufgaben automatisch an die relevanten Personen weitergeleitet. Nachdem diese ihre Aufgabe abgeschlossen haben, wird sie an die nächste Person weitergegeben. Und Sie können jeden erstellten Workflow so oft wie nötig bereitstellen, ohne weitere Anpassungen vornehmen zu müssen.

Besondere Funktionen & Integrationen von Process Street

Funktionen umfassen bedingte Logik, Genehmigungen auf mehreren Ebenen, dynamische Fälligkeitsdaten, geplante Workflows und wiederhergestellte Workflow-Versionen.

Integrationen zu Tausenden von Apps sind über Zapier verfügbar, darunter Gmail, Asana, Pipefy, Google Drive, Jira, Slack, Salesforce und DropBox.