Die 10 Besten Workflow-Apps, Die Ich 2026 Getestet Habe
Die besten Workflow-Apps bündeln Aufgaben, Freigaben und Prozesse auf einer Plattform. Sie automatisieren wiederkehrende Freigabeprozesse, leiten Anfragen weiter und verfolgen den Fortschritt, um Verzögerungen und verlorene Vorgänge zu vermeiden.
Mit über 20 Jahren Erfahrung in der Steuerung komplexer Digitalprojekte für globale Marken habe ich erlebt, wie fragmentierte Workflows selbst die bestgeplanten Initiativen ausbremsen können. Als Software-Tester und Projektleiter habe ich Hunderte Projektmanagement-Tools geprüft und Workflow-Systeme eingeführt, die Engpässe beseitigen, die Zusammenarbeit effizienter gestalten und Verantwortlichkeiten für jede Aufgabe klar zuweisen.
In diesem Artikel stelle ich bewährte Workflow-App-Lösungen vor, die Antragsweiterleitung, Fortschrittsverfolgung und Prozesskonsistenz für Teams jeder Größe adressieren. Diese sorgfältig ausgewählte Liste hebt praktische Wirksamkeit, Benutzerfreundlichkeit und Skalierbarkeit für kleine Teams genauso wie für große Unternehmen hervor.
Warum Sie unseren Software-Bewertungen vertrauen können
Wir testen und bewerten Workflow-Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir, wie entscheidend – und schwierig – die Auswahl der richtigen Software ist.
Wir investieren viel in intensive Recherchen, um unserer Leserschaft bessere Software-Entscheidungen zu ermöglichen. Wir haben mehr als 2.000 Tools für verschiedene Projektmanagement-Anwendungsfälle getestet und über 1.000 ausführliche Software-Bewertungen geschrieben. Erfahren Sie, wie wir Transparenz sicherstellen & unsere Bewertungsmethodik.
Vergleichen Sie Spezifikationen Seite an Seite
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten geeignet zur Automatisierung manueller Prozesse | Eine kostenlose Version mit eingeschränkten Funktionen für bis zu zwei Personen | Ab $6/Nutzer/Monat | Website | |
| 2 | Am besten geeignet für die Erstellung benutzerdefinierter Dashboards | Kostenlose Testphase für jeden Tarif | Ab $9.80 pro Benutzer und Monat | Website | |
| 3 | Am besten für No-Code-Automatisierung | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $19.50/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 4 | Am besten geeignet für Arbeitsabläufe zur Aufgabenzerlegung | 30-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan verfügbar | Ab $7.65/Mitglied/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 5 | Am besten für kollaborative Workflow-Diagramme geeignet | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $9/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für kundenorientierte Workflows | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 7 | Am besten geeignet für anpassbare Workflow-Vorlagen | Kostenloser Plan verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat | Website | |
| 8 | Am besten geeignet für KI-gestützte Workflow-Automatisierung | Kostenlose Testversion verfügbar + kostenlose Demo | Preise auf Anfrage | Website | |
| 9 | Am besten für Produktteams geeignet | 14-tägige kostenlose Testphase | Ab $49 pro Monat für bis zu zehn Teammitglieder und 40 aktive Projekte | Website | |
| 10 | Ideal zum Erstellen von Workflow-Apps | 30-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $24 pro Nutzer und Monat bei mindestens fünf Nutzern | Website |
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Accelo
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Celoxis
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Wrike
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Die besten Workflow-App-Bewertungen
Hier finden Sie eine kurze Beschreibung jeder Workflow-App, um den besten Anwendungsfall sowie die herausragenden Funktionen jedes Tools zu beleuchten.
Monday.com ist eine flexible Plattform, mit der du Workflows für unterschiedlichste Anforderungen erstellen kannst – von Projektmanagement über Vertrieb bis hin zur Softwareentwicklung. Für fortgeschrittene Teams bietet die Plattform Anpassungsoptionen, die über die grundlegenden Workflow-Bedürfnisse hinausgehen. Ken Sarmadi, zertifizierter Berater für Asana, Monday.com und HubSpot (PMP, CSM, CSPO), hebt eines ihrer herausragenden Features hervor: „Die Formelsäule in Monday.com ist sehr leistungsfähig und ermöglicht mehr Anpassungen als Asana. Damit eignet sie sich ideal für Teams, die fortgeschrittene Workflows benötigen.“
Warum ich monday.com ausgewählt habe: Boards bilden das Herzstück des Tools. Dabei handelt es sich um tabellenähnliche Dokumente, die es ermöglichen, nahezu jede Art von Dateneingaben zu erstellen. Du kannst Aufgaben anlegen, Status und Prioritäten festlegen, Schlagwörter hinzufügen, Dateien anhängen und Aufgaben Benutzern zuweisen. Anschließend kannst du diese Tabellen in Kanban-, Gantt-, Zeitstrahl- oder Kalenderansichten darstellen.
Die Flexibilität der Einträge macht es möglich, Workflows von einfachen Aufgabenmanagement-Tools bis hin zu einem CRM zu erstellen. Und falls du nicht komplett bei null starten möchtest, bietet das Tool eine große Bibliothek an Vorlagen, mit denen du sofort loslegen kannst.
monday.com bietet zahlreiche Integrationen und Automatisierungen. Du kannst alle deine Tools wie Slack, Dropbox und Adobe verbinden und dann Workflows in jedem einzelnen automatisieren. Du kannst beispielsweise Erinnerungen für Aufgaben in Slack versenden oder E-Mail-Anhänge automatisch relevanten Einträgen in deinem Board zuordnen lassen.
Herausragende Funktionen & Integrationen von monday.com
Funktionen sind unter anderem die Visualisierung von Workflow-Daten, Vorlagen, Workflow-Automatisierung, Verwaltung von Aufgabenstatus, Verantwortlichen, Fälligkeitsterminen, geleisteten Stunden und umfangreiche Anpassungsmöglichkeiten für Aufgabenboards.
Integrationen umfassen Slack, Google Drive, Gmail, GitHub, Trello, Google Kalender, Jira, Dropbox und Typeform. Über ein kostenpflichtiges Zapier-Konto kannst du auch auf zusätzliche Apps zugreifen.
New Product Updates from monday.com
monday.com Adds Managed Columns Across Boards
monday.com adds Managed Column to let teams standardize and reuse column labels across multiple boards from a single source of truth. The update helps organizations maintain consistency, clarity, and centralized control at scale. For more information, visit monday.com’s official site.
Wrike
Am besten geeignet für die Erstellung benutzerdefinierter Dashboards
Wrike ist ein flexibles Projektmanagement-Tool, mit dem Sie individuelle Dashboards und Workflows erstellen können, die auf Ihre spezifischen Anforderungen zugeschnitten sind. Über die interne Teamorganisation hinaus vereinfachen die integrierten Freigabe-Tools auch die Kommunikation mit Kunden. Danilo Coviello, Gründer von Espresso Translations, betonte, wie sehr dies seinen Arbeitsablauf verbessert hat: „Dadurch wurde unser Hin und Her von mehr als vier auf weniger als zwei Runden reduziert. Lange E-Mail-Ketten gehören der Vergangenheit an.“
Warum ich Wrike gewählt habe: Es bietet Lösungen für Teams im gesamten Unternehmen und anpassbare Vorlagen für verschiedene Projektanforderungen, einschließlich Eventmanagement, Content-Erstellung und Markteinführungsinitiativen.
Projekte zu erstellen und in kleinere Aufgaben zu unterteilen ist einfach. Da das Tool alles in Echtzeit aktualisiert, können Sie potenzielle Blockaden sofort erkennen. Diese Projekte lassen sich in Gantt-Diagrammen und Kanban-Boards anzeigen.
Herausragende Funktionen & Integrationen von Wrike
Funktionen umfassen ein personalisiertes App-Erlebnis durch AI Work Intelligence, teilbare Dashboards, interaktive Workflow-Ansichten, Funktionen zur Verwaltung der Auslastung von Nutzern und Teams, unternehmensweite Arbeitszeitpläne und mehr.
Integrationen beinhalten Slack, Salesforce, Adobe Creative Cloud, Microsoft Teams, Miro, Tableau, Zoom, Google Drive und Box. Zusätzlich gibt es eine gut dokumentierte API, mit der Ihr IT-Team individuelle Integrationen mit Ihren derzeitigen Tools entwickeln kann.
New Product Updates from Wrike
Wrike Adds Template Installation for Existing Spaces
Wrike adds template installation for existing Spaces with expanded configuration support and more customization options. This update helps teams reuse templates, standardize workspaces, and add workflows without creating new Spaces. For more information, visit Wrike’s official site.
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Für Teams und Unternehmen, die ihre komplexen Prozesse vereinfachen möchten, bietet Jotform Workflows eine intuitive No-Code-Lösung, die Ihre Aufgabenverwaltung revolutionieren kann. Entwickelt für Branchen von Gesundheitswesen bis Bildung, ist dieses Tool ideal für Fachleute, die einen zuverlässigen Weg benötigen, Genehmigungen zu automatisieren, elektronische Unterschriften einzusammeln und Zahlungen zu verwalten – und das alles bei einem nahtlosen Informationsfluss. Jotform Workflows löst das Problem lästiger, manueller Prozesse und stellt eine anpassbare Plattform bereit, die Produktivität und Benutzerengagement steigert.
Warum ich Jotform Workflows ausgewählt habe
Ich habe mich für Jotform Workflows aufgrund seiner No-Code-Automatisierungsfunktionen entschieden, die es ermöglichen, Workflows ohne Programmierkenntnisse zu erstellen und zu verwalten. Ein herausragendes Merkmal ist der Drag-and-Drop-Builder, der das Entwerfen von Workflows vereinfacht und für Nutzer aller technischen Hintergründe zugänglich macht. Zusätzlich bietet die Plattform über 200 anpassbare Vorlagen, mit denen sich Workflows schnell und passgenau für individuelle Bedürfnisse erstellen lassen. Diese Funktionen sparen nicht nur Zeit, sondern lösen auch das verbreitete Problem, komplexe Abläufe effizient zu steuern.
Jotform Workflows – Hauptfunktionen
Neben dem benutzerfreundlichen Baukasten und den Vorlagen bietet Jotform Workflows weitere Funktionen, die den Nutzen im Workflow-Management erhöhen:
- Bedingte Logik: Mit dieser Funktion erstellen Sie dynamische Workflows, die sich basierend auf den Eingaben der Nutzer anpassen, sodass jeder Schritt des Prozesses relevant und effizient bleibt.
- Echtzeit-Tracking: Behalten Sie dank Echtzeit-Updates stets den Überblick über den Verlauf Ihrer Workflows und treffen Sie zeitnahe Entscheidungen sowie Anpassungen.
- Parallele Verarbeitung: Verwalten Sie mehrere Aufgaben gleichzeitig, reduzieren Sie Engpässe und beschleunigen Sie den gesamten Ablauf.
- Individuelles Branding: Passen Sie das Erscheinungsbild Ihrer Workflows an Ihr Unternehmensdesign an und bieten Sie eine konsistente Nutzererfahrung.
Jotform Workflows – Integrationen
Integrationen umfassen Google Drive, Slack, Dropbox, PayPal, Stripe, Salesforce, Zoom, Microsoft Teams, Box und Asana.
Pros and Cons
Pros:
- No-Code-Workflow-Automatisierung
- Große Vorlagenbibliothek verfügbar
- Leistungsstarke Integrationen und Zahlungsfunktionen
Cons:
- Erweiterte Funktionen kosten mehr
- Begrenzte Berichtstiefe
Quire ist ein kollaboratives Aufgaben- und Projektmanagement-Tool, das Teams dabei unterstützt, Ideen zu organisieren, Projekte zu planen und die Arbeit von Anfang bis Ende zu verfolgen.
Warum ich Quire gewählt habe: Die verschachtelte Listenansicht von Quire ermöglicht es, komplexe Projekte in kleinere, überschaubare Teilaufgaben zu gliedern, wodurch eine klare Hierarchie entsteht, die den Arbeitsablauf organisiert hält. Diese Struktur hilft dabei, sich auf einzelne Aufgaben zu konzentrieren, ohne das Gesamtprojekt aus den Augen zu verlieren.
Zusätzlich ermöglicht das Kanban-Board-Feature die Visualisierung von Aufgaben, während sie verschiedene Phasen durchlaufen, fördert die Zusammenarbeit und hält alle Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden.
Herausragende Funktionen & Integrationen von Quire
Funktionen beinhalten dynamische Zeitachsen, Unterlisten, Dokumentenzusammenarbeit, Zeiterfassung, Tabellenansicht, intelligente Ordner, Sektionen, Rollen und Berechtigungen, Aufgabenaktivitätsprotokoll, bedingte Formatierung und Sammelbearbeitung.
Integrationen umfassen Google Kalender, Gmail, Slack, Outlook, Zoho Flow, GitHub, Apple Kalender-Synchronisierung, Box, Dropbox, Google Drive und Microsoft Teams.
New Product Updates from Quire
Quire Enhances Chat Editing and Text Formatting
Quire introduces updates to its chat functionality to improve collaboration and message formatting. These enhancements make it easier for teams to edit messages and structure text within conversations. For more information, visit Quire’s official site.
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Lucidchart Enterprise ist eine umfassende Lösung für visuelle Zusammenarbeit, die speziell für Unternehmensteams entwickelt wurde. Sie vereint Diagrammfunktionen mit einem virtuellen Whiteboard und ermöglicht so sowohl die Zusammenarbeit in Echtzeit als auch asynchron.
Warum ich Lucidchart gewählt habe: Lucidchart zeichnet sich durch seine robusten Sicherheitsmaßnahmen aus, darunter Domain-Einschränkungen, Dokumentberechtigungen und Veröffentlichungseinschränkungen, die eine sichere Umgebung für die gemeinsame Diagrammerstellung gewährleisten. Der Enterprise-Plan bietet Zugang zu Teamarbeitsbereichen, einem virtuellen Whiteboard und einer kollaborativen KI für Aufgaben wie Brainstorming neuer Ideen.
Lucidchart funktioniert als Workflow-App zum Teil aufgrund seiner leistungsstarken Funktionen, die sicheres, gemeinsames Diagrammzeichnen unterstützen. Im Bereich der Projektmanagement-Tools hebt es sich durch seinen Fokus auf visuelle Kommunikation und Zusammenarbeit hervor. Die Möglichkeit, Flussdiagramme, Netzwerktopologien, Organigramme und andere visuelle Dokumentationen zu erstellen, macht es zu einem einzigartigen Werkzeug im digitalen Projektmanagement. Teams können damit komplexe Prozesse und Systeme visualisieren, was entscheidend für das Verständnis und die Verwaltung digitaler Projekte sein kann.
Besondere Lucidchart-Funktionen & Integrationen
Funktionen sind unter anderem Diagrammwerkzeuge, Vorlagen, Flussdiagramme, Prozessdarstellungen, Netzwerktopologien, eine Bibliothek mit Formen und Linien, Echtzeit-Zusammenarbeit, gemeinsames Bearbeiten, Chat im Editor, Kommentarfunktion, Single Sign-On (SSO), Data Loss Prevention (DLP), Nutzerzugriffe und Berechtigungen sowie Teamarbeitsbereiche.
Integrationen umfassen Slack, Salesforce, GitHub und LinkedIn Sales Navigator und sind Teil einer Suite weiterer Lucid Software-Produkte für Zusammenarbeit und Ideenfindung (Lucidspark) sowie Cloud-Visualisierung (Lucidscale).
TaskRay ist eine Workflow-Management-App, die nativ für Salesforce entwickelt wurde und Teams hilft, Projekte zu organisieren, Aufgabenübergaben zu automatisieren und Fortschritte zu verfolgen, ohne das CRM zu verlassen. Sie eignet sich besonders für Salesforce-basierte Teams, die eine strukturierte Methode für das Kunden-Onboarding, Implementierungs-Workflows und die Projektauslieferung nach dem Verkauf benötigen.
Für wen ist TaskRay am besten geeignet?
TaskRay ist besonders passend für Salesforce-zentrierte Teams in mittelständischen bis großen Unternehmen, die Projekt- und Workflow-Management direkt in ihrem CRM benötigen.
Warum habe ich TaskRay ausgewählt?
Ich habe TaskRay gewählt, weil es Salesforce-basierte Teams unterstützt, kundenorientierte Workflows direkt aus dem CRM heraus zu steuern. Sie können Projektvorlagen, Aufgabenverteilungen und automatisierte Übergaben nutzen, um Onboarding-, Implementierungs- und Auslieferungsarbeiten in allen Kundenprojekten einheitlich zu gestalten. Mir gefällt, dass TaskRay Aufgaben mit Salesforce-Datensätzen wie Konten und Verkaufschancen verbindet, sodass Ihr Team die Kundenarbeit parallel zu den Kundendaten verfolgen kann. Die Kollaborationsfunktionen helfen zudem, dass Kunden, Partner und interne Teams auf dem neuesten Stand bleiben, ohne sich ausschließlich auf E-Mail-Updates verlassen zu müssen.
TaskRay Hauptfunktionen
Weitere Funktionen von TaskRay unterstützen Teams dabei, kundenorientierte Arbeit zu verfolgen und den Workflow-Fortschritt transparenter zu gestalten:
- Kanban-Boards: Visualisieren Sie Projekttätigkeiten nach Status und bringen Sie Aufgaben mit Drag-and-Drop-Boards voran.
- Checklisten-Aufgaben: Zerlegen Sie größere Aufgaben in kleinere Teilaufgaben, damit Teams detaillierte Arbeit einfacher verfolgen können.
- Zeiterfassung: Erfassen Sie Zeitaufwände bei Aufgaben und Projekten, um Arbeitsbelastung, Auslastung und Fortschritt zu überwachen.
- Reporting-Dashboards: Sehen Sie den Projektstatus, Aufgabenfortschritt und Teamarbeitslast über Salesforce-basierte Dashboards ein.
TaskRay Integrationen
Integrationen werden von TaskRay nicht angegeben
Pros and Cons
Pros:
- Die Salesforce-native Lösung hält Workflows an Kundendaten gebunden
- Vorlagen helfen bei der Standardisierung wiederkehrender Onboarding-Prozesse mit Kunden
- Kollaborationswerkzeuge verschaffen Kunden Einblick in den Projektfortschritt
Cons:
- Am besten geeignet für Teams, die bereits Salesforce nutzen
- Für erweiterte Berichte kann die Konfiguration von Salesforce-Dashboards erforderlich sein
Miro ist ein vielseitiges Online-Zusammenarbeitstool, das entwickelt wurde, um Projektmanagement, Diagrammerstellung, Prozessabbildung und Inhaltsvisualisierung zu erleichtern.
Warum ich Miro gewählt habe: Mir gefällt, dass Miro eine unbegrenzte Arbeitsfläche bietet, die es Nutzern ermöglicht, umfassende und miteinander verbundene Workflows ohne räumliche Begrenzung zu erstellen. Das ist besonders nützlich, um komplexe Prozesse zu visualisieren und sicherzustellen, dass jeder Schritt klar definiert und leicht zugänglich ist.
Ein weiterer Grund, weshalb Miro heraussticht, ist die Vielzahl an vorgefertigten Vorlagen und anpassbaren Tafeln. Ob Sie ein Projekt managen, eine Sprint-Planungssitzung durchführen oder den Fortschritt mit einem Kanban-Board verfolgen – Miro stellt eine große Auswahl an Vorlagen bereit, die per Drag-and-drop einfach an spezifische Anforderungen angepasst werden können.
Die Plattform verfügt zudem über Funktionen zur Aufgabenverteilung, Fristenverwaltung und Fortschrittsüberwachung. Miros visuelle Aufgabentafeln und Zeitachsen helfen dabei, Aufgaben effizient zu organisieren und den Fortschritt individueller und gemeinsamer Anstrengungen nachzuverfolgen.
Herausragende Funktionen & Integrationen von Miro
Funktionen umfassen agile Workflows, Zusammenarbeit in verteilten Teams, Kanban-Boards, Mindmapping, Brainstorming-Tools, digitale Haftnotizen, Präsentationsmodus, Flussdiagramme, Diagrammerstellung, anpassbare Vorlagen, Projektmanagement-Tools, Feedback-Schleifen, Zeichenwerkzeuge, Videochat-Integration, Bildschirmfreigabe und User Story Mapping.
Integrationen umfassen Asana, Microsoft Teams, Google Drive, Box, Airtable, Notion, Azure, Webex, Jira, Slack, Monday.com, Confluence, Zoom und Figma.
New Product Updates from Miro
Miro Canvas 26 Adds AI Sidekicks, Flows, and Prototypes
Miro Canvas 26 adds AI Sidekicks, Connectors, Miro Flows, Prototypes, Talktrack updates, and Miro Engage improvements. The updates help teams automate workflows, collaborate across tools, and streamline product and project work. For more information, visit Miro’s official site.
Nanonets ist eine KI-gestützte Plattform, die die Dokumentenverarbeitung und das Workflow-Management automatisiert und dadurch Branchen wie Finanzen, Gesundheitswesen und Logistik zugutekommt.
Warum ich Nanonets ausgewählt habe: Mir gefällt die Fähigkeit, komplexe Geschäftsprozesse über eine No-Code-Plattform zu automatisieren. Das reduziert den manuellen Aufwand. Dies wird durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) erreicht, um Aufgaben wie Dokumentenverarbeitung, Rechnungsbearbeitung und Datenextraktion zu automatisieren. Durch die Integration von KI werden diese Prozesse nicht nur beschleunigt, sondern auch die Genauigkeit und Effizienz gesteigert – beides entscheidend für Unternehmen, die ihre Produktivitätssteigerung anstreben.
Die Einbindung von Human-in-the-Loop-KI-Workflows ist ein weiterer Vorteil, da Unternehmen so menschliche Überprüfung in automatisierte Prozesse einbinden können, wo dies erforderlich ist. Das hilft dabei, ein hohes Maß an Genauigkeit und Compliance aufrechtzuerhalten.
Die Plattform erfüllt zudem strenge Datenschutzstandards wie GDPR, SOC 2 und HIPAA und stellt sicher, dass sensible Unternehmensdaten sorgfältig behandelt werden. Dieser Fokus auf Sicherheit macht Nanonets zu einer zuverlässigen Wahl für Organisationen, die besonderen Wert auf Datenschutz legen.
Hervorstechende Merkmale & Integrationen von Nanonets
Merkmale umfassen das Extrahieren von Erkenntnissen aus unstrukturierten Daten, die Datenextraktion aus verschiedenen Dokumenten wie Rechnungen, Frachtbriefen, Bestellungen und Ausweisen sowie maßgeschneiderte Lösungen für Branchen wie Finanzen, Fertigung und Versicherung.
Integrationen umfassen Quickbooks, Salesforce, Google Sheets, Dropbox und Zapier.
Stellen Sie sich ein Tool vor, das die Projekte, Aufgaben und die Kommunikation Ihres Teams an einem organisierten Ort vereint – genau hier wird Nifty zu Ihrem unverzichtbaren Verbündeten. Entwickelt für Fachleute aus Bereichen wie Marketing, IT und Rechtswesen, hilft Ihnen Nifty, die Komplexitäten des Projektmanagements mühelos zu meistern. Durch Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Echtzeit-Kommunikation und Workflow-Automatisierung bietet Nifty eine einheitliche Plattform, die Produktivität und Zusammenarbeit fördert.
Warum ich Nifty gewählt habe
Ich habe Nifty wegen seiner speziellen Ausrichtung auf Produktteams ausgewählt: Funktionen wie Gantt-Diagramme und automatisierte Sprintberichte sind entscheidend für die Steuerung komplexer Arbeitsabläufe. Mit seinem zentralisierten Produktportfolio ermöglicht Nifty Ihrem Team die Konsolidierung von Workflows und ein nahtloses Management der Feature-Planung. Besonders schätze ich, wie Niftys Struktur das Backlog-Management und die Sprints unterstützt – so wird die Produktentwicklung in handhabbare Aufgaben aufgeteilt. Zusätzlich sorgen individuelle Projekteinbettungen und die Erstellung von Rich-Text-Dokumenten dafür, dass Ihr Team fundierte Entscheidungen treffen und sich bei den Feature-Anforderungen abstimmen kann.
Nifty Hauptfunktionen
Neben seinen Stärken für Produktteams bietet Nifty eine Palette an Funktionen, die das Workflow-Management für verschiedene Teams verbessern.
- Roadmaps: Visualisieren Sie Projektzeitpläne und stimmen Sie die Ziele Ihres Teams durch interaktive Roadmaps ab, die alle Beteiligten auf dem Laufenden halten.
- Diskussionen: Erleichtern Sie die Echtzeit-Zusammenarbeit und das Feedback mit Teammitgliedern durch integrierte Diskussions-Threads innerhalb von Projekten.
- Dokumente & Dateien: Erstellen und verwalten Sie Projektdokumentationen mühelos, mit der Möglichkeit, Google Docs für eine reibungslose Zusammenarbeit zu integrieren.
- Formulare: Erstellen und passen Sie Formulare an, um wichtige Daten zu erfassen und die Aufgabenerstellung im Workflow zu automatisieren.
Nifty Integrationen
Zu den Integrationen gehören Harvest, Webex, Zoom, Slack, GitHub, Microsoft Suite, Google Drive, Miro, Typeform und Google Kalender.
Pros and Cons
Pros:
- Die intuitive Benutzeroberfläche von Nifty erleichtert das Projektmanagement für Teams.
- Nahtlose Google-Docs-Integration verbessert die gemeinsame Dokumentenbearbeitung.
- Integrierter Team-Chat ermöglicht die Kommunikation in Echtzeit.
Cons:
- Begrenzte native Integrationen im Vergleich zu Wettbewerbern wie ClickUp.
- Gelegentliche technische Probleme können das Nutzungserlebnis beeinträchtigen.
Kintone ist eine Arbeitsplatzplattform, mit der Teams individuelle Workflows erstellen und teilen können. Jedes Team kann das Tool nutzen, um die benötigten Apps zu erstellen – sei es eine CRM-Lösung, ein Spesenbericht oder ein Redaktionskalender.
Das Tool bietet über 1.000 Vorlagen, mit denen Sie die benötigten Apps bereitstellen können. Sie können diese auch anpassen, um sicherzustellen, dass sie genau Ihrem Workflow entsprechen. Dank der No-Code-Oberfläche kann zudem jedes Teammitglied die benötigten Tools selbst erstellen.
Das Tool verfügt außerdem über zahlreiche Integrationen, mit denen Sie externe Daten innerhalb Ihrer App verwalten können. So können Sie beispielsweise Dropbox-Dateien zur App hinzufügen oder Informationen aus E-Mails erfassen.
Kintone kostet ab $24 pro Nutzer und Monat bei mindestens fünf Nutzern. Für Bildungseinrichtungen, Behörden und gemeinnützige Organisationen gibt es zudem einen Tarif für $15 pro Monat.
Weitere Workflow-Apps
Hier sind noch einige weitere Workflow-Apps, die es nicht auf die Top-Liste geschafft haben. Für das richtige Unternehmen könnten diese Lösungen dennoch eine gute Wahl sein.
- Process Street
Am besten für No-Code-Workflows und SOPs
- Camunda Platform
Am besten geeignet für die Verwaltung von Projekten und Teams
- Admation
Am besten geeignet für Kreativ- und Marketingteams
- beSlick
Am besten geeignet zur Dokumentation von Geschäftsprozessen
- Kissflow Workflow
Am besten für Benutzerfreundlichkeit
- Next Matter
Am besten für bereichsübergreifende Workflows
- Content Workflow
Ideal für Workflows in der Content-Produktion
- Ravetree
Es Anfragemanagement für Workflows
- Pneumatic Workflow
E workflow-zentrierte Plattform
- Height
Am besten geeignet für Aufgabenmanagement-Workflows
- ReptonPOD
Am besten für Projekte mit mehreren Phasen
- Creatio CRM
Am besten für kundenbezogene Workflows geeignet
- ClickUp
Am besten geeignet für umfassendes Projektmanagement
- Creatio Studio
Am besten für No-Code-Workflow-Automatisierung
- Smartsheet
Am besten mit mehreren Ansichten und Integrationen
- Connecteam
Am besten geeignet zur Nachverfolgung von Arbeitsabläufen von Mitarbeitenden an vorderster Front
- Hive
Am besten geeignet für die Zusammenarbeit mit externen Partnern
- GoodDay
Am besten geeignet für Multi-Methodik-Projektmanagement
- Qntrl
Am besten geeignet für kartenbasierte Workflow-Automatisierung
Kriterien für die Auswahl der Workflow-Apps
Bei der Auswahl der besten Workflow-Apps für diese Liste habe ich typische Käuferanforderungen und Schmerzpunkte – wie die Reduzierung manueller Aufgabenverwaltung und Sichtbarkeit aller Prozesse im Team – berücksichtigt. Für eine strukturierte und faire Bewertung habe ich zudem das folgende Rahmenwerk verwendet:
Kernfunktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um in die engere Auswahl zu kommen, musste jede Lösung diese Anwendungsfälle abdecken:
- Automatisierte Aufgabenverteilung und Freigaben
- Workflow-Fortschritt in Echtzeit nachverfolgen
- Integration mit anderen Geschäftsanwendungen
- Rollenbasierte Zugriffsrechte ermöglichen
- Unterstützung für Benachrichtigungen und Erinnerungen
Besondere Zusatzfunktionen (25% der Gesamtbewertung)
Um die Auswahl weiter einzugrenzen, habe ich auch nach einzigartigen Funktionen gesucht, wie etwa:
- KI-gestützte Workflow-Vorschläge
- No-Code-Workflow-Builder
- Konditionale Logik für fortgeschrittene Automatisierung
- Integriertes Reporting und Analysen
- Mobiler App-Zugriff für das Management unterwegs
Benutzerfreundlichkeit (10% der Gesamtbewertung)
Um das Nutzungserlebnis jeder Lösung beurteilen zu können, habe ich folgendes berücksichtigt:
- Eine saubere und intuitive Benutzeroberfläche
- Minimale Lernkurve für neue Benutzer
- Drag-&-Drop-Workflow-Gestaltung
- Anpassbarkeit ohne Komplexität
- Geschwindigkeit und Reaktionsfähigkeit auf allen Geräten
Onboarding (10 % der Gesamtbewertung)
Zur Bewertung der Onboarding-Erfahrung jeder Plattform habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Verfügbarkeit von interaktiven Produkttouren
- Zugang zu vorgefertigten Workflow-Vorlagen
- Klare und prägnante Dokumentation
- Qualität und Regelmäßigkeit von Trainingswebinaren
- Vorhandensein eines Chatbots oder geführte Hilfe direkt in der App
Kundensupport (10 % der Gesamtbewertung)
Um die Kundenserviceleistungen der jeweiligen Softwareanbieter zu beurteilen, habe ich Folgendes betrachtet:
- Verfügbarkeit von 24/7 Support
- Mehrere Support-Kanäle, einschließlich Chat und Telefon
- Hilfecenter mit ausführlichen Anleitungen und FAQs
- Reaktionszeiten bei der Problemlösung
- Verfügbarkeit eines dedizierten Account Managers für Unternehmenskunden
Preis-Leistungs-Verhältnis (10 % der Gesamtbewertung)
Um das Preis-Leistungs-Verhältnis der einzelnen Plattformen zu bewerten, habe ich Folgendes berücksichtigt:
- Preise im Vergleich zu ähnlichen Tools
- Verfügbarkeit eines kostenlosen Plans oder einer Testversion
- Transparente Preisgestaltung ohne versteckte Gebühren
- Flexibilität der Preismodelle je nach Teamgröße
- ROI-Potenzial durch Effizienzsteigerungen
Kundenbewertungen (10 % der Gesamtbewertung)
Um einen Eindruck der allgemeinen Kundenzufriedenheit zu erhalten, habe ich beim Lesen von Kundenrezensionen Folgendes berücksichtigt:
- Allgemeine Zufriedenheitswerte der Nutzer auf verschiedenen Plattformen
- Einfachheit bei der Einrichtung und täglichen Nutzung
- Zuverlässigkeit und Konstanz der Verfügbarkeit
- Reaktionsfähigkeit des Kundensupports
- Skalierbarkeit für wachsende Teams
So wählen Sie eine Workflow-App aus
Es ist leicht, sich von langen Funktionslisten und komplexen Preisstrukturen überwältigen zu lassen. Damit Sie bei der Softwareauswahl den Überblick behalten, finden Sie hier eine Checkliste wichtiger Faktoren:
| Faktor | Was zu beachten ist |
| Skalierbarkeit | Stellen Sie sicher, dass die App mit Ihrem Team mitwachsen kann. Prüfen Sie Benutzerobergrenzen, Workflow-Komplexität und Automatisierung. Mit dem Wachstum Ihres Unternehmens sollte sie zusätzliche Prozesse unterstützen, ohne dass eine hohe Lernkurve entsteht. |
| Integrationen | Ihre Workflow-App muss sich mit Tools wie CRM, Projektmanagement, E-Mail und Speicher verbinden lassen. Prüfen Sie native Integrationen und die Verfügbarkeit einer API, um manuelle Umgehungslösungen zu vermeiden. |
| Anpassbarkeit | Wählen Sie eine App, die Workflows, Felder und Automatisierungsregeln individuell an Ihre Bedürfnisse anpassen kann, ohne dass Programmierkenntnisse nötig sind. |
| Benutzerfreundlichkeit | Achten Sie auf eine intuitive Oberfläche, Drag-and-Drop-Builder und minimale Schulungsanforderungen, damit die Einarbeitung zügig erfolgt. |
| Budget | Vergleichen Sie die Preiskategorien und Zusatzkosten wie Nutzergebühren, Automatisierungslimits oder Integrationserweiterungen. Stellen Sie sicher, dass der Wert Ihren Anforderungen entspricht. |
| Sicherheitsvorkehrungen | Stellen Sie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und die Einhaltung von Standards wie DSGVO oder SOC 2 sicher. |
| Kollaborationsfunktionen | Suchen Sie nach Echtzeit-Updates, Benachrichtigungen und rollenbasierten Berechtigungen, um Teams auf Kurs zu halten. |
| Mobile Erreichbarkeit | Eine mobilfreundliche App ermöglicht eine nahtlose Aufgabenverwaltung von unterwegs. |
Wenn dies zu komplex für Ihren Bedarf erscheint, ziehen Sie Workflow-Orchestrierungs-Tools oder Software für Geschäftsprozessmanagement in Betracht. Beide helfen bei der Automatisierung und Koordination von Abläufen über verschiedene Systeme und Teams hinweg.
Trends bei Workflow-Apps
In meinen Recherchen habe ich zahlreiche Produktneuheiten, Pressemitteilungen und Veröffentlichungsprotokolle verschiedener Anbieter von Workflow-Apps ausgewertet. Hier sind einige der aufkommenden Trends, die ich besonders im Blick habe:
- KI-gestützte Prozessoptimierung: Immer mehr Anwendungen nutzen künstliche Intelligenz, um Arbeitsabläufe zu analysieren und Verbesserungen vorzuschlagen. Manche intelligente Prozessautomatisierungstools erkennen Engpässe automatisch und passen Prioritäten dynamisch an, um Ineffizienzen ohne manuellen Eingriff zu reduzieren.
- No-Code-Regel-Editoren: Workflow-Anwendungen bieten jetzt Drag-and-drop-Editoren für Freigaben, Benachrichtigungen und Abzweigungen, sodass Teams Arbeitsabläufe ohne Programmierkenntnisse oder IT-Support individuell gestalten können.
- Eingebettete Analysedashboards: Integrierte Dashboards verfolgen Durchlaufzeiten, Abschlussquoten und Arbeitslastverteilung, damit Entscheidungen in Echtzeit ohne separate Reportingtools getroffen werden können.
- Plattformübergreifende Aufgaben-Synchronisierung: Die bidirektionale Synchronisierung zwischen Projektmanagement-, Kommunikations- und Dokumentationstools hält Aufgaben auf allen Plattformen konsistent.
- KI-gestützte Dokumentenverarbeitung: Künstliche Intelligenz klassifiziert, extrahiert und fasst Dokumente jetzt automatisch zusammen, sodass der manuelle Aufwand für Rechnungen, Verträge und Formulare sinkt.
Was ist eine Workflow-App?
Eine Workflow-App ist ein Tool, das Aufgaben, Freigaben und Prozesse automatisiert, organisiert und in einer zentralen Plattform verfolgt.
Sie ist eine Art von Prozessautomatisierungstool, das Teams beim Erstellen und Verwalten wiederholbarer Workflows unterstützt, Verantwortlichkeiten zuweist, Fristen durchsetzt und den Fortschritt überwacht. Workflow-Apps werden von Projektleitern, Betriebs- und Geschäftsteams eingesetzt, um die Zusammenarbeit zu optimieren und sowohl bei Routineaufgaben als auch bei komplexen Abläufen für Einheitlichkeit zu sorgen.
Funktionen von Workflow-Apps
Achten Sie bei der Auswahl von Workflow-Apps auf die folgenden zentralen Funktionen:
- Prozessautomatisierung: Mit dieser Funktion können Abfolgen von Aufgaben eingerichtet werden, die automatisch aufgrund bestimmter Auslöser ablaufen. So sparen Sie Zeit, da Routinetätigkeiten automatisch ausgeführt werden und manueller Aufwand reduziert wird.
- Aufgabenmanagement: Sie können Aufgaben innerhalb von Workflows zuweisen, verfolgen und priorisieren. Dadurch wissen alle, was bis wann zu erledigen ist, und nichts gerät in Vergessenheit.
- Zusammenarbeits-Tools: Funktionen wie gemeinsame Arbeitsbereiche und Diskussionsmöglichkeiten halten das Team in Verbindung. Sie können kommunizieren, Dateien teilen und gemeinsam auf dem Laufenden bleiben – mit weniger Aufwand.
- Individuell anpassbare Workflows: Sie können Arbeitsabläufe so gestalten, dass sie Ihre speziellen Geschäftsprozesse widerspiegeln. Passen Sie Schritte an, ergänzen Sie Bedingungen oder verändern Sie Freigabeanforderungen, damit die App tatsächlich zu Ihrem Arbeitsstil passt.
- Benachrichtigungen und Erinnerungen: Sie erhalten rechtzeitig Hinweise, wenn eine Aufgabe Ihre Aufmerksamkeit benötigt oder eine Frist bevorsteht. So bleibt Ihr Team proaktiv statt reaktiv.
- Integrationsmöglichkeiten: Binden Sie Ihre Workflow-App mit anderen Geschäftsanwendungen wie E-Mails, Kalendern oder Dokumentenspeichern zusammen, um alles zu verknüpfen und doppelte Erfassungen zu vermeiden.
- Audit-Trails: Jede Aktion und Änderung wird protokolliert, sodass Sie eine eindeutige Historie haben. Das erhöht die Nachvollziehbarkeit und vereinfacht Compliance-Prüfungen deutlich.
- Berichte und Analysen: Übersichtliche Dashboards und detaillierte Reports zeigen, wo Prozesse flüssig laufen oder steckenbleiben. Dadurch lassen sich Engpässe erkennen und die Abläufe kontinuierlich verbessern.
Typische KI-Funktionen in Workflow-Apps
Zusätzlich zu den Standardfunktionen vieler Workflow-Apps integrieren immer mehr Lösungen künstliche Intelligenz mit Features wie:
- Intelligente Prozessautomatisierung: KI erkennt sich ständig wiederholende Muster in Ihren Abläufen und schlägt Automatisierungen vor, sodass Sie noch mehr Aufgaben mit minimalem manuellen Aufwand verschlanken können.
- Prädiktive Analysen: Durch Analysen historischer Workflow-Daten sagt KI zukünftige Engpässe oder Verzögerungen voraus. So können Sie Probleme frühzeitig erkennen und Aufgaben umleiten.
- Intelligente Zuweisung: KI prüft, wer verfügbar oder besonders für eine Aufgabe geeignet ist, und weist Verantwortlichkeiten entsprechend zu. So bleiben Arbeitslasten ausgeglichen und Ihre stärksten Mitarbeiter werden nicht überlastet.
- Automatisierte Dokumentenverarbeitung: Mit KI können Workflow-Apps Informationen aus Dateien und Formularen extrahieren, Daten automatisch erfassen und Unstimmigkeiten erkennen. Schluss mit Zettelwirtschaft – und weniger Tippfehler als Bremse.
- Verarbeitung natürlicher Sprache: KI ermöglicht es, mit der App in Alltagssprache zu interagieren – beispielsweise "Erstelle eine neue Freigabe für das Vertriebsteam". Das senkt die Einstiegshürde für alle Beteiligten, unabhängig vom Technik-Know-how.
- Anomalie-Erkennung: KI überwacht Ihre Workflow-Daten auf ungewöhnliche Aktivitäten oder Fehler. Falls ein Prozess beispielsweise deutlich länger dauert als üblich, werden Sie frühzeitig gewarnt und können gegensteuern.
Vorteile von Workflow-Apps
Der Einsatz von Workflow-Apps bringt Ihrem Team und Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile. Zu den wichtigsten zählen:
- Schnellere Aufgabenerledigung: Automatisiert wiederkehrende Arbeiten und hält Aufgaben durch Benachrichtigungen und geplante Aktionen in Bewegung.
- Weniger Fehler: Verringert Fehler durch die Durchsetzung strukturierter Arbeitsabläufe, vordefinierter Regeln und automatischer Datenvalidierung.
- Bessere Teamkoordination: Hält alle auf dem gleichen Stand mit gemeinsamen Aufgabenlisten, Statusaktualisierungen und Kollaborationswerkzeugen.
- Mehr Transparenz im Prozess: Bietet Echtzeit-Tracking, sodass Teams Engpässe, ausstehende Freigaben und den Aufgabenfortschritt auf einen Blick sehen können.
- Einfachere Einhaltung von Vorschriften: Protokolliert Aktionen, Freigaben und Änderungen, was die Einhaltung regulatorischer Anforderungen und Audits von Workflows erleichtert.
- Effizientere Freigaben: Leitet Aufgaben zur Unterschrift an die richtigen Personen weiter und reduziert Verzögerungen sowie manuelle Nachverfolgungen.
- Intelligentere Entscheidungsfindung: Sammelt Workflow-Daten und erstellt Berichte, die Teams bei der Analyse von Trends und der Optimierung von Prozessen unterstützen.
Kosten & Preise von Workflow-Apps
Die Auswahl von Workflow-Apps erfordert ein Verständnis der verschiedenen verfügbaren Preismodelle und -pläne. Die Kosten variieren je nach Funktionsumfang, Teamgröße und Zusatzfunktionen. Die nachfolgende Tabelle zeigt gängige Pläne, durchschnittliche Preise und typische Merkmale von Workflow-Apps:
Vergleichstabelle für Workflow-App-Pläne
| Plan-Typ | Durchschnittlicher Preis | Typische Funktionen |
| Gratis-Plan | $0 | Einfache Aufgabenautomatisierung, begrenzte Benutzer, grundlegende Integrationen und minimaler Speicherplatz. |
| Persönlicher Plan | $5-$15/user/month | Erweiterte Aufgabenautomatisierung, individuelle Workflows, priorisierter Support und mobiler Zugriff. |
| Business-Plan | $20-$40/user/month | Team-Kollaborationstools, detaillierte Berichte, API-Zugriff und erweiterte Automatisierungslimits. |
| Enterprise-Plan | $50+/user/month | Erweiterte Sicherheitsfunktionen, dedizierter Account Manager, individuelle Integrationen und unbegrenzte Workflows. |
Häufig gestellte Fragen zu Workflow-Apps
Hier finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zu Workflow-Apps:
Was ist der Unterschied zwischen einer Workflow-App und einem Projektmanagement-Tool?
Eine Workflow-App hilft Ihnen dabei, wiederkehrende Prozesse wie Freigaben oder Onboarding zu automatisieren und zu verwalten. Projektmanagement-Tools konzentrieren sich auf die Planung von Aufgaben, die Zuweisung von Verantwortlichkeiten und das Nachverfolgen des Fortschritts bei spezifischen Projekten. Viele Projektmanager:innen nutzen beides: Workflow-Apps optimieren vorhersehbare Schritte, während Projektmanagement-Tools helfen, komplexe Projekte und Fristen im Blick zu behalten.
Können Workflow-Apps an unsere Prozesse angepasst werden?
Ja, die meisten Workflow-Apps bieten Möglichkeiten zur Anpassung, sodass Sie die individuellen Schritte, Formulare und Auslöser Ihres Teams abbilden können. In der Regel lassen sich Workflows verändern, Felder hinzufügen oder entfernen, eigene Freigaben einrichten und spezifische Automatisierungen erstellen. So können Sie neue Software an Ihre bestehenden Abläufe anpassen, ohne ganz von vorne beginnen zu müssen.
Wie kann ich die Workflows meines Teams in eine neue App übertragen?
Üblicherweise beginnt man damit, die aktuellen Prozesse zu erfassen, und nutzt dann Import-Tools oder Vorlagen, die viele Workflow-Apps bereitstellen. Die meisten Plattformen bieten Unterstützung beim Onboarding, damit Projektleiter:innen Schritte, Berechtigungen und Benachrichtigungen nachbauen können. Es empfiehlt sich, die neue Umgebung zunächst mit einem kleinen Team zu testen, um einen reibungslosen Übergang zu sichern.
Sind Workflow-Apps sicher im Umgang mit sensiblen Daten?
Ja, seriöse Workflow-Apps verwenden Verschlüsselung und bieten Möglichkeiten zur Verwaltung des Nutzerzugriffs. Achten Sie auf Apps mit regelmäßigen Sicherheitsupdates, Zertifizierungen (wie SOC 2 oder GDPR) und Protokollierung. Für sensible Daten empfiehlt sich eine App mit transparenter Sicherheitsdokumentation und ausgefeilten Berechtigungseinstellungen.
Wie regeln Workflow-Apps Benutzerrechte und Zugriffskontrolle?
Die meisten Workflow-Apps lassen Sie festlegen, wer einzelne Schritte sehen, bearbeiten oder freigeben darf. Sie können Rollen für Teammitglieder oder Abteilungen zuweisen, den Zugriff auf sensible Informationen einschränken und Nutzer:innen bei Änderungen im Team schnell hinzufügen oder entfernen. Das trägt dazu bei, dass Abläufe effizient und sicher bleiben.
Bieten Workflow-Apps mobilen Zugriff?
Ja, viele Workflow-Apps haben eigene mobile Anwendungen oder responsive Websites, sodass Sie Freigaben verwalten, Fortschritte verfolgen und Aufgaben direkt vom Smartphone aus aktualisieren können. Das ist besonders wertvoll, wenn Sie remote oder in verteilten Teams arbeiten, die unterwegs flexibel bleiben müssen.
Wie geht es weiter?
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