10 beste Smartsheet-Alternativen, die ich 2026 ausprobiert habe
10 Beste Alternativen zu Smartsheet
Die besten Alternativen zu Smartsheet ermöglichen es Ihnen, Projekte schneller und mit weniger Aufwand zu starten, eignen sich besser für einfachere Projekte und bieten wichtige Funktionen, die Smartsheet fehlen, wie etwa die Rechnungsstellung. Mit der richtigen Alternative zu Smartsheet können Sie Ihre Projekte verwalten und mit Ihrem Team auf eine Weise zusammenarbeiten, die am besten zu Ihren Anforderungen passt.
Ich habe meine mehr als 20 Jahre Erfahrung im Projektmanagement genutzt, um verschiedene Alternativen zu Smartsheet zu testen, damit Sie das richtige Tool finden, das Ihnen und Ihrem Team hilft, den Projektfortschritt zu verfolgen, Aufgaben zuzuweisen und Projekte erfolgreich abzuschließen. Im Folgenden gehe ich auf die Stärken und wichtigsten Unterschiede, die Vor- und Nachteile sowie die idealen Einsatzmöglichkeiten jedes Tools ein.
Was sind Alternativen zu Smartsheet?
Alternativen zu Smartsheet sind Softwarelösungen für Projektmanagement und Zusammenarbeit, die ähnliche Funktionen wie Smartsheet bieten, jedoch über eine einfachere Benutzeroberfläche oder zusätzliche Funktionen verfügen, die Smartsheet nicht bietet, etwa Kundenverwaltung, Rechnungsstellung oder die Möglichkeit, Basispläne zu erstellen. Sie können außerdem preisgünstiger sein als Smartsheet.
Alternativen zu Smartsheet umfassen viele der standardmäßigen Projektmanagement- und Zusammenarbeitsfunktionen, die typischerweise in dieser Art von Software enthalten sind, beispielsweise Aufgabenverwaltung, Projektverfolgung und Teamkommunikation.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden Projektmanagement-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle der Smartsheet-Konkurrenten und -Alternativen
Nutzen Sie diese Vergleichstabelle, um meine besten Alternativen zu Smartsheet zu vergleichen.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Am besten geeignet für Teams, die auf einen kostenlosen Tarif angewiesen sind | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $9.80/Benutzer/Monat | Website | |
| 2 | Beste Smartsheet-Alternative zu geringeren Kosten | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $6/Benutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten für das Vertriebsmanagement in der App | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $10/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 4 | Ideal für wachsende Marketing- & Agenturteams | Kostenlose Demo | Ab $20 /Benutzer/Monat | Website | |
| 5 | Beste Smartsheet-Alternative für die Verwaltung von Geschäftsplänen mit Strategieexperten | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 6 | Am besten geeignet für die Analyse von Projektkosten und -leistung | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $10/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 7 | Am besten für detaillierte Zeiterfassung | Kostenloser Tarif + 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $6/user/month (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 8 | Am besten für anpassbare Aufgabenansichten | 15-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $4/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 9 | Am besten für die ganzheitliche Projektabwicklung über den gesamten Lebenszyklus | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Am besten für die Aufgabenverfolgung mit einem kostenlosen Einstieg | Kostenloser Tarif + kostenlose Demo verfügbar | Ab $10.99/Benutzer/Monat | Website |
Übersichten der besten Smartsheet-Konkurrenten
Hier finden Sie meine Bewertungen jeder Alternative zu Smartsheet. Ich habe Vor- und Nachteile, Informationen zu kostenlosen Testversionen und Kosten behandelt und außerdem meine Expertenmeinung bereitgestellt. Ich habe meine mehr als 20 Jahre Erfahrung im Projektmanagement genutzt, um verschiedene Alternativen zu Smartsheet zu testen, damit Sie das richtige Tool finden, das Ihnen und Ihrem Team hilft, Ihre Projekte und Teams besser zu verwalten. Im Folgenden gehe ich auf die Stärken und wichtigsten Unterschiede, die Vor- und Nachteile sowie die idealen Einsatzmöglichkeiten jedes Tools ein.
Wrike
Am besten geeignet für Teams, die auf einen kostenlosen Tarif angewiesen sind
Wrike ist eine Arbeitsmanagementplattform für unternehmensweite PMOs und funktionsübergreifende Teams, die eine strukturierte Umsetzung, die Kapazitätsplanung von Ressourcen und eine übergreifende Governance für Programme benötigen; außerdem ist eine kostenlose Version verfügbar.
Für wen ist Wrike am besten geeignet?
Wrike eignet sich für unternehmensweite PMOs und funktionsübergreifende Teams, die Portfolios koordinieren und Transparenz über Ressourcenkapazitäten sowie eine konsistente Umsetzungs-Governance benötigen.
Warum ich Wrike ausgewählt habe
Ich habe Wrike ausgewählt, weil der kostenlose Tarif Listen-, Board- und Tabellenansichten sowie Aufgaben und Unteraufgaben umfasst, die projektübergreifend mit Tags versehen werden können, ohne Duplikate zu erstellen. Dadurch kann ich eine praktische Bewertung einer Smartsheet-Alternative vornehmen, bevor ich Wrikes Kapazitätsplanung für Ressourcen und Governance für funktionsübergreifende Programme in Betracht ziehe. Der kostenlose Tarif ist ein zusätzlicher Vorteil, während die strukturierte Umsetzung besser zu unternehmensweiten PMOs passt.
Die wichtigsten Funktionen von Wrike
- Projektvorlagen für Anwendungsfälle: Projekte mit vorgefertigten Strukturen starten.
- KI-Inhaltserstellung: Inhalte mit AI Essentials entwerfen und bearbeiten.
- KI-Zusammenfassungen von Kommentaren: Projektdiskussionen mit AI Essentials zusammenfassen.
- Mobile Anwendungen: Auf Wrike über iPhone und Android zugreifen.
Wrike-Integrationen
Der App-Katalog von Wrike führt unter anderem Integrationen mit Salesforce, Microsoft Power BI, Tableau, QuickBooks, Klaxoon und Google Sheets auf. Wrike unterstützt außerdem Zapier und bietet eine API für benutzerdefinierte Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Kostenlose Listen-, Board- und Tabellenansichten
- Aufgaben mit Tags versehen, ohne Projektarbeit zu duplizieren
- Auslastungsdiagramme unterstützen die Kapazitätsplanung über mehrere Teams hinweg
Cons:
- Der kostenlose Tarif umfasst keine Gantt-Diagrammplanung
- Die Verwaltung mobiler Aufgaben kann umständlich wirken
New Product Updates from Wrike
Wrike Redesigns AI Agent Builder
Wrike redesigns its AI Agent Builder with a side-by-side setup, Scopes, sentence-style triggers and actions, and clearer filters. These changes make it easier to configure, test, and manage agent behavior. For more information, visit Wrike’s official site.
Beste Smartsheet-Alternative zu geringeren Kosten
monday AI Workspace ist eine visuelle Projektmanagementplattform, die funktionsübergreifenden Teams hilft, Arbeit über Projekte, Portfolios und Abteilungen hinweg zu planen, zu verfolgen und zu automatisieren – ganz ohne die starke Tabellenkalkulationsorientierung, die schnell agierende Teams ausbremst.
Für wen eignet sich monday AI Workspace am besten?
Teams von Start-ups bis hin zu unternehmensweiten PMOs, die eine flexible, visuell intuitive Plattform zur abteilungsübergreifenden Verwaltung ihrer Arbeit suchen, ohne hohen Einarbeitungs- oder Implementierungsaufwand.
Warum ich monday AI Workspace ausgewählt habe
Ich habe monday AI Workspace in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die KI-Funktionen, die man pro Dollar erhält, Smartsheet tatsächlich preislich unterbieten. Für 9 $/Benutzer umfasst der Basic-Tarif bereits den KI-Assistenten Sidekick und den Vibe-App-Builder, während die Pro-Stufe für 19 $/Benutzer den KI-Workflow-Builder mit 25.000 Automatisierungsaktionen pro Monat freischaltet. Smartsheet beschränkt vergleichbare KI- und Automatisierungsfunktionen auf deutlich teurere Enterprise-Tarife und bietet überhaupt keinen kostenlosen Tarif an.
Wichtige Funktionen von monday AI Workspace
- Portfolio-Dashboards: Daten aus verschiedenen Projekten in Echtzeit zusammenführen und visualisieren, um Führungskräften oder PMOs den Überblick zu ermöglichen.
- Ressourcenmanagement: Arbeitsauslastung, Kapazität und Aufgabenverteilung des Teams verfolgen, um die Ressourcenzuweisung über verschiedene Initiativen hinweg zu optimieren.
- Individuelle Board-Vorlagen: Vorgefertigte Projektvorlagen verwenden oder anpassen, um eine schnelle Einarbeitung und standardisierte Prozesse zu ermöglichen.
- Integrierte Prüf-Workflows: Kreative Inhalte und Dokumente prüfen, kommentieren und freigeben, ohne die Plattform zu verlassen.
Integrationen von monday AI Workspace
monday AI Workspace bietet über seine integrierten Funktionen und seinen Marktplatz Hunderte direkt integrierte Anwendungen, darunter Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce, HubSpot, Jira, GitHub, Trello, Zendesk, Dropbox und Zapier. Für individuelle Integrationen ist eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- KI-Sidekick erstellt Aufgaben und Projektzusammenfassungen
- No-Code-Vibe-App-Builder in den meisten Tarifen enthalten
- Kostenloser Tarif mit grundlegender Projektverfolgung verfügbar
Cons:
- Formelunterstützung schwächer als bei Smartsheet-Rastern
- Automatisierungslimits werden monatlich entsprechend der Tarifstufe zurückgesetzt
New Product Updates from monday AI Workspace
monday AI Workspace Adds Human Approval Routing
monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.
Am besten für das Vertriebsmanagement in der App
Productive ist eine Projektmanagementplattform für Agenturen und Teams im Bereich professioneller Dienstleistungen, die Kundenprojekte, Budgets und Ressourcen miteinander verbindet, damit Sie die Projektabwicklung und die Kapazität Ihres Teams verfolgen können.
Für wen ist Productive am besten geeignet?
Productive eignet sich gut für Führungskräfte in Agenturen und im Bereich professioneller Dienstleistungen, die neben der Projektplanung und -abwicklung auch Vertriebschancen verwalten möchten.
Warum ich Productive ausgewählt habe
Ich habe Productive ausgewählt, weil es sich am besten für das Vertriebsmanagement in der App eignet und Vertriebschancen mit der Projektabwicklung verbindet. Die anpassbare Pipeline verfolgt die Phasen von Geschäftsabschlüssen, während der Szenario-Builder Preis- und Ressourcenoptionen für Angebote vergleicht. Wenn ein Geschäft abgeschlossen wird, kann ich es in ein Projekt umwandeln oder als Budget zu einem bestehenden Projekt hinzufügen.
Die wichtigsten Funktionen von Productive
- Gantt-Diagramme: Ordnen Sie Projektaufgaben entlang einer Zeitleiste an und verfolgen Sie Fristen.
- Aufgabenverwaltung: Erstellen und organisieren Sie Projektaufgaben mit Verantwortlichen und Fälligkeitsterminen.
- Zeiterfassung: Erfassen Sie Stunden mit Timern, Stundenzetteln oder Zeitempfehlungen.
- Projektdokumente: Erstellen und speichern Sie Dokumente zusammen mit der Projektarbeit.
Productive-Integrationen
Zu den Productive-Integrationen gehören Jira, HubSpot, Xero, Google Calendar, Sage, Gmail, Microsoft Outlook, Slack, BugHerd und QuickBooks; außerdem lässt sich Productive mit Zapier verbinden. Für benutzerdefinierte Integrationen ist eine offene API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Die Vertriebspipeline wandelt abgeschlossene Geschäfte in Projekte um
- Budget- und Ressourcenplanung sind mit der Projektabwicklung verbunden
- Rentabilitätsberichte verknüpfen Projektstunden und Budgets
Cons:
- Die Anpassung von Berichten kann umständlich wirken
- Aufgabenabläufe erfordern mehrere Klicks und begrenzen die Zahl der Verantwortlichen
New Product Updates from Productive
Productive Adds Voice Dictation, Slack Connector, Proposals, and Overtime
Productive adds voice dictation, a Slack Connector, proposal controls, and overtime tracking. These updates support faster AI interactions, client proposals, and time management. For more information, visit Productive’s official site.
Ideal für wachsende Marketing- & Agenturteams
Screendragon bietet marketingorientiertes Projekt- und Workflow-Management für Agenturen und interne Teams, die die Kampagnenplanung, kreative Prüfungen, Genehmigungen und Bereitstellung abteilungsübergreifend koordinieren.
Wer eignet sich am besten für Screendragon?
Screendragon eignet sich für Marketingbetriebsteams in wachsenden Agenturen, die kreative Prozesse und Bereitstellungsprozesse organisieren müssen, wenn ihr Arbeitsvolumen zunimmt.
Warum ich Screendragon ausgewählt habe
Ich mag Screendragon wegen „Ideal für wachsende Marketing- & Agenturteams“. Seine marketingorientierten Workflows verbinden die Kampagnenplanung mit kreativen Prüfungen und Genehmigungen und helfen mir, die Arbeit abteilungsübergreifend zu koordinieren. Ich würde es als Smartsheet-Alternative in Betracht ziehen, wenn die Kampagnenbereitstellung einen auf Marketingteams zugeschnittenen Prozess erfordert.
Wichtigste Funktionen von Screendragon
- KI-Agenten: Inhalte entwerfen, Status zusammenfassen, Risiken kennzeichnen und Ressourcen empfehlen.
- Dashboards: Projektstatus, Meilensteine und Leistungserkenntnisse in Echtzeit anzeigen.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Zugriffskontrollen bis auf einzelne Felder festlegen.
- Integrationen: Tools wie Jira Software, Google Drive, Box und Microsoft 365 verbinden.
Integrationen von Screendragon
Screendragon bietet vorgefertigte Integrationen mit Aprimo, Google Cloud Storage, Slack, HubSpot, Microsoft Teams, Microsoft Power BI, Amazon S3, Sitecore, Ziflow, Vidmob, Brandfolder, Workato und Smartsheet. Der Verbindungsmanager und die REST-API unterstützen benutzerdefinierte Verbindungen zu anderen API-basierten Systemen.
Pros and Cons
Pros:
- Kreative Genehmigungen bewahren Kommentare und Prüfprotokolle
- Konfigurierbare Briefings und Workflows passen zur Kampagnenaufnahme
- Ressourcen- und Budgettransparenz erstreckt sich über Projektportfolios
Cons:
- Komplexe Menüs verlangsamen die Navigation zu Aufgaben beim ersten Gebrauch
- Große Genehmigungsketten können Projekte langsam wirken lassen
New Product Updates from Screendragon
Screendragon Unveils New AI Hub
Screendragon introduced AI Hub, a new capability that lets teams build and manage AI agents directly within workflows. The update helps marketing teams automate tasks, maintain governance controls, and scale AI-driven operations more efficiently. For more information, visit Screendragon's official site.
Beste Smartsheet-Alternative für die Verwaltung von Geschäftsplänen mit Strategieexperten
AchieveIt ist eine Plattform zur Strategieumsetzung für Organisationen, die Pläne mit Projekten verknüpfen, den Fortschritt teamübergreifend verfolgen und Prioritäten bei veränderten Arbeitsabläufen sichtbar halten müssen.
Für wen eignet sich AchieveIt am besten?
AchieveIt eignet sich für Führungskräfte aus den Bereichen Strategie und operatives Geschäft, die fachkundige Unterstützung dabei wünschen, Geschäftspläne in eine koordinierte Umsetzung zu überführen.
Warum ich AchieveIt ausgewählt habe
Ich habe AchieveIt als Smartsheet-Alternative für die Verwaltung von Geschäftsplänen mit Unterstützung durch Strategieexperten ausgewählt. Die Plattform verknüpft Organisationspläne mit Projekten, verfolgt den Fortschritt teamübergreifend und hält Prioritäten bei veränderten Arbeitsabläufen sichtbar. Das hilft Führungskräften, die Umsetzung zu koordinieren und zu erkennen, an welchen Stellen Pläne Aufmerksamkeit benötigen.
Wichtige Funktionen von AchieveIt
- Anpassbare Planhierarchie: Richten Sie Pläne mit anpassbaren Ebenen ein, etwa für Ziele, Teilziele und Strategien.
- Rollenbasierte Berechtigungen: Weisen Sie Benutzertypen und Planrollen zu, um Zugriffs- und Bearbeitungsrechte zu steuern.
- Geplante Berichte: Planen Sie Berichte, um Plandaten regelmäßig zu teilen.
- Integration mit Microsoft Teams: Erhalten Sie Aktivitätsbenachrichtigungen und führen Sie über Teams Aktionen zu AchieveIt-Arbeiten aus.
Integrationen von AchieveIt
AchieveIt bietet eine Microsoft-Teams-Integration, die derzeit für bestimmte Tarife als Betaversion verfügbar ist und Benachrichtigungen, Planabonnements sowie Aktionen innerhalb von Teams unterstützt. Die REST-API ermöglicht benutzerdefinierte Integrationen sowie den Import und Export von Plandaten. Der API-Zugriff ist für bestimmte Tarife verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Verknüpft Ziele, Initiativen und verantwortliche Personen
- Automatisierte Aktualisierungen machen ins Stocken geratene Strategiepläne sichtbar
- Umsetzungsspezialisten unterstützen Planung und Einführung
Cons:
- Berichte über mehrere Pläne hinweg und historische Exporte sind eingeschränkt
- Starre Planstrukturen können die Einrichtung erschweren
Celoxis
Am besten geeignet für die Analyse von Projektkosten und -leistung
Celoxis ist eine Projektmanagementsoftware für Teams, die komplexe Projekte koordinieren, mit Planungs-, Ressourcenplanungs- und Kollaborationstools, die Projektmanagern helfen, Arbeit, Zeitpläne und Abhängigkeiten zu verfolgen.
Für wen eignet sich Celoxis am besten?
Celoxis eignet sich für Projektmanager und PMO-Teams, die Projektkosten und -leistung bei komplexen Arbeitsabläufen analysieren müssen.
Warum ich Celoxis ausgewählt habe
Ich zähle Celoxis zu den Smartsheet-Alternativen, weil es für die Analyse von Projektkosten und -leistung entwickelt wurde. Mir gefällt, dass es Budgets auf Projekt- und Aufgabenebene erfasst und geplante mit tatsächlichen Kosten vergleicht. So kann ein PMO Kostenüberschreitungen bei Arbeitskräften oder Materialien erkennen, bevor sie die Prognosen verfälschen.
Wichtige Funktionen von Celoxis
- Planung der Ressourcenkapazität : Zeigen Sie Teamverfügbarkeit, Arbeitsauslastung und Auslastungsgrad an und weisen Sie anschließend Arbeit nach Fähigkeiten und Kapazität zu.
- Interaktive Gantt-Diagramme : Ordnen Sie Projektaufgaben, Abhängigkeiten, Meilensteine und kritische Pfade auf einer visuellen Zeitachse an.
- Zeiterfassung : Erfassen Sie Zeit für Projektaufgaben mit wöchentlichen Zeittabellen und Zeitmessern.
- Anpassbare Übersichten : Erstellen Sie Diagramme mit Detailansicht und Berichte aus Projektdaten und planen Sie anschließend deren Versand per E-Mail.
Integrationen von Celoxis
Celoxis führt 21 Integrationen auf, darunter Microsoft Project, Microsoft Excel, Microsoft 365, Outlook, Google Drive, Jira, Salesforce, QuickBooks Online, Slack, Trello, GitHub und Azure DevOps; Zapier und eine REST API sind ebenfalls verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- Transparenz über geplante und tatsächliche Kosten auf Projektebene
- Ressourcenkapazität und Arbeitsauslastung über Portfolios hinweg
- Gantt-Abhängigkeiten werden bei Terminverschiebungen neu berechnet
Cons:
- Einrichtung und Konfiguration erfordern eine umfangreiche Einarbeitung
- Die Benutzeroberfläche wirkt dicht, veraltet und erfordert viele Klicks
actiTIME
Am besten für detaillierte Zeiterfassung
actiTIME ist eine Arbeitsmanagementplattform für Projektteams, die Aufgaben und Zeitpläne koordinieren und gleichzeitig die täglichen Aktivitäten mit dem Projektfortschritt und den Lieferkosten verknüpfen müssen.
Für wen ist actiTIME am besten geeignet?
actiTIME eignet sich für Projektmanager, die detaillierte Zeitaufzeichnungen benötigen, um die Arbeitsauslastung des Teams, Projektbudgets und abrechenbare Stunden zu überwachen.
Warum ich mich für actiTIME entschieden habe
Ich habe actiTIME als Smartsheet-Alternative ausgewählt, wenn die Transparenz der Projektkosten von einer detaillierten Zeiterfassung abhängt. Die Plattform erfasst Stunden für bestimmte Aufgaben und ermöglicht Managern, die erfasste Zeit mit den Projektbudgets zu vergleichen. Abrechnungssätze und Kostensätze für die geleistete Arbeit helfen außerdem dabei, erfasste Stunden mit den Lieferkosten zu verknüpfen.
Wichtige Funktionen von actiTIME
- Aufgabenverteilung: Weisen Sie Teammitgliedern Aufgaben zu und legen Sie deren Prioritäten fest.
- Kanban-Ansicht: Zeigen und verwalten Sie Aufgaben auf einem Kanban-Board.
- Benutzerdefinierte Status für Arbeitsabläufe: Konfigurieren Sie Aufgabenstatus passend zum Arbeitsablauf Ihres Teams.
- Fristverfolgung: Legen Sie Fristen für Aufgaben fest und überwachen Sie Fälligkeitstermine.
Integrationen von actiTIME
actiTIME führt Integrationen mit QuickBooks Online und actiPLANS auf. Die Plattform lässt sich außerdem über Zapier mit anderen Apps verbinden und bietet eine API für benutzerdefinierte Integrationen.
Pros and Cons
Pros:
- Erfasst Stunden für Aufgaben und Budgets
- Vergleicht geplante und tatsächliche Projektkosten
- Trennt abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeit
Cons:
- Berichtslayouts erfordern zusätzliche Konfiguration
- Die Verfolgung des Projektfortschritts ist weniger umfangreich
New Product Updates from actiTIME
actiTIME Visual Hour Indicator and Time-Track Report Redesign
actiTIME adds a wave-style hour indicator to the Timesheet and Calendar views and refreshes the Time-Track report for smoother navigation and clearer visuals. For more information, visit actiTIME's official site.
Am besten für anpassbare Aufgabenansichten
Für Teams, die ein flexibles, datenschutzorientiertes Projektmanagement-Tool benötigen, bietet Zoho Projects eine praktische Funktionsvielfalt zur Unterstützung der Projektdurchführung und Zusammenarbeit. Besonders gut eignet es sich für Teams, die auf detaillierte Aufgabenverfolgung und Zeiterfassung angewiesen sind, mit Werkzeugen zur Verwaltung von Zeitplänen, Arbeitsbelastungen und Ressourcen. Teams aus den Bereichen IT, Marketing und ähnlichen Branchen können Zoho Projects nutzen, um organisiert zu bleiben und gleichzeitig Kommunikation und Koordination zentral zu steuern.
Warum ich Zoho Projects gewählt habe
Ich habe Zoho Projects als Alternative zu Smartsheet ausgewählt, da es eine starke Aufgabenverwaltung und integrierte Zeiterfassung bietet. Funktionen wie Gantt-Diagramme und anpassbare Aufgabenansichten erleichtern das Verständnis von Projektzeitplänen und das Anpassen von Arbeiten, wenn sich Anforderungen ändern. Die Integration mit Zoho Sprints unterstützt zudem agile Arbeitsweisen und ist daher hilfreich für Teams, die sich schnell anpassen müssen. Gemeinsam erfüllen diese Möglichkeiten die Anforderungen von Teams, die komplexe Projekte managen, ohne dabei Genauigkeit oder Flexibilität einzubüßen.
Zoho Projects Hauptfunktionen
Neben einer leistungsstarken Aufgabenverwaltung bietet Zoho Projects mehrere zentrale Funktionen, die seinen Nutzen als Smartsheet-Alternative erhöhen.
- Problemerfassung: Projektbezogene Probleme verfolgen und verwalten, um eine rechtzeitige Lösung und hohe Projektqualität sicherzustellen.
- Zusammenarbeitstools: Feeds, Chat, Foren und Dokumentenmanagement nutzen, um eine nahtlose Teamkommunikation zu ermöglichen.
- Automatisierung: Benutzerdefinierte Workflows, SLAs und Benachrichtigungen einführen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Prozesse zu optimieren.
- Budgetierungstools: Projektbudgets effizient verwalten mit Werkzeugen zur Kostenkontrolle und Budgetprognose.
Zoho Projects Integrationen
Zu den Integrationen gehören Google Kalender, Google Tasks, Google Drive, Microsoft Office 365, Slack, Dropbox, Zoho CRM, Zoho Desk, Microsoft Teams und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Mehrere Aufgabenansichten, einschließlich Gantt
- Integrierte Zeiterfassung für Berichte
- Breite Integration in das Zoho-Ökosystem verfügbar
Cons:
- Weniger Drittanbieter-Integrationen als die Konkurrenz
- Kostenloser Plan mit eingeschränkter Nutzer- und Projektanzahl
New Product Updates from Zoho Projects
Zoho Projects Adds CodeX Scripts for Custom Modules
Zoho Projects now supports CodeX Scripts for custom modules, enabling conditional logic and rules for creating, updating, and deleting records. For more information, visit Zoho Projects' official site.
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Kantata
Am besten für die ganzheitliche Projektabwicklung über den gesamten Lebenszyklus
Kantata ist eine Software zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen für Beratungs- und Digitaldienstleistungsteams. Sie kombiniert Projektplanung, Ressourcenverteilung, Zeiterfassung und finanzielle Transparenz, damit Manager die Arbeit koordinieren und Lieferkosten überwachen können.
Für wen ist Kantata am besten geeignet?
Kantata eignet sich für Projekt- und Ressourcenmanager in Beratungs- und Digitaldienstleistungsunternehmen, die Personalbesetzung, Projektabwicklung und Finanzen über verschiedene Kundenprojekte hinweg koordinieren.
Warum ich Kantata ausgewählt habe
Ich habe Kantata als Smartsheet-Alternative ausgewählt, weil es für „Am besten für die ganzheitliche Projektabwicklung über den gesamten Lebenszyklus“ entwickelt wurde. Es verbindet Projektplanung, Ressourcenverteilung und Zeiterfassung mit finanzieller Transparenz, sodass ich Kundenprojekte von der Personalbesetzung bis zu den Lieferkosten verfolgen kann.
Die wichtigsten Funktionen von Kantata
- Aktivitätsfeeds: Projektaktualisierungen, Beiträge und Markierungen von Mitwirkenden in einem gemeinsamen Feed anzeigen.
- Externe Zusammenarbeit: Kunden und Partner einladen und anschließend deren Zugriffsberechtigungen verwalten.
- Kantata Pulse: Während der Projektdurchführung Feedback von Kunden und Mitarbeitern sammeln.
- Integrationen: Kantata über vorgefertigte Konnektoren und APIs mit anderen Apps verbinden.
Kantata-Integrationen
Kantata unterstützt mehr als 1.200 vorgefertigte Konnektoren und bietet APIs für individuelle Integrationen. Zu den dokumentierten Verbindungen gehören Salesforce, QuickBooks, NetSuite, Sage Intacct, Xero, Slack, Microsoft Teams und Jira.
Pros and Cons
Pros:
- Transparenz über Projekte, Personalbesetzung und Finanzen
- Ressourcenprognosen verbinden Kapazitäten mit dem Bedarf
- Zeit- und Spesenerfassung wird mit Budgets verknüpft
Cons:
- Große Zeitpläne können langsam geladen werden
- Für benutzerdefinierte Berichte können technische Kenntnisse erforderlich sein
New Product Updates from Kantata
Kantata Adds Access Group Change History
Kantata adds Access Groups History, letting account administrators track changes to group details, membership, and permissions in Recent History. The update also makes these events available through the Subscribed Events API for broader monitoring. For more information, visit Kantata’s official site.
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Asana
Am besten für die Aufgabenverfolgung mit einem kostenlosen Einstieg
Asana ist eine Arbeitsmanagement-Plattform für Technik- und Digitalteams, die Aufgaben, Projekte und Abhängigkeiten miteinander verbindet, um die Koordination teamübergreifender Arbeit zu unterstützen und den Lieferfortschritt sichtbar zu halten.
Für wen ist Asana am besten geeignet?
Asana eignet sich für kleine Teams, die eine gemeinsame Aufgabenverfolgung benötigen und mit einem kostenlosen Tarif beginnen möchten.
Warum ich Asana ausgewählt habe
Ich habe Asana als Smartsheet-Konkurrenten für die Aufgabenverfolgung mit einem kostenlosen Einstieg ausgewählt. Ich nutze Aufgabenzuweisungen, Fälligkeitsdaten und Abhängigkeiten, um teamübergreifende Arbeit zu verfolgen, während Listen- und Board-Ansichten mir helfen, Zuständigkeiten und Fortschritt innerhalb eines Projekts zu sehen.
Die wichtigsten Funktionen von Asana
- Formulare: Projekt- oder Arbeitsanfragen sammeln und standardisieren.
- Regeln: Routinemäßige Aktionen automatisieren, wenn Aufgaben festgelegte Bedingungen erfüllen.
- Benutzerdefinierte Felder: Aufgaben strukturierte Details hinzufügen, um sie zu sortieren und zu filtern.
- Gantt-Ansicht: Projektarbeit über eine Zeitachse hinweg abbilden.
Asana-Integrationen
Das App-Verzeichnis von Asana führt Integrationen mit Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Dropbox, Jira Cloud, GitHub und Salesforce auf. Außerdem werden Zapier und eine API für benutzerdefinierte Integrationen unterstützt.
Pros and Cons
Pros:
- Aufgaben werden in mehreren Projekten angezeigt
- Formulare standardisieren Anfragen für wiederholbare Arbeitsabläufe
- Timeline-Abhängigkeiten verdeutlichen teamübergreifende Übergaben
Cons:
- Benachrichtigungen können sich über mehrere Projekte hinweg ansammeln
- Zusammengefasste Unteraufgaben erschweren die Berichterstattung auf Projektebene
Weitere Alternativen zu Smartsheet
Hier sind einige weitere Alternativen zu Smartsheet, die es nicht auf meine Auswahlliste geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- ClickUp
Am besten für die KI-gestützte Aufgaben- und Workflow-Planung
- Hive
E Systeme für interne Chats und Kommunikation
- Jira
Am besten für agile Teams zur Verfolgung projektübergreifender Arbeit
- Scoro
Am besten für Projektmanagement mit integrierter Verfolgung von Leistungskennzahlen
- Ravetree
Am besten für Agenturen geeignet, die die Zeit von der Zeiterfassung bis zur Rechnungsstellung verfolgen
- Airtable
Am besten zum Erstellen individueller Apps ohne Programmieren
- Workzone
Am besten für vorgefertigte Berichte
- Parallax
Am besten für Ressourcenprognosen auf Portfolioebene
- GoodDay
Am besten für individuell anpassbare Arbeitsbereiche
- Pneumatic Workflow
Am besten für die wiederholbare Prozessautomatisierung vor Ort
Über Smartsheet
Smartsheet ist ein tabellenkalkulationsähnliches Projektmanagement-Tool. Auf dem Weg zu einer beliebten Geschäftsanwendung hat es mehrere Auszeichnungen erhalten. Es ist eine gute Option, wenn Sie gerne in Excel arbeiten, aber eine Pause von komplizierten Formeln möchten. Smartsheet führt alle Berechnungen für Sie über mehrere Tabellenblätter hinweg durch. Sie können außerdem individuelle Markenlogos hinzufügen und Farbdesigns für einzelne Projekte festlegen.
Darüber hinaus bietet es nützliche Funktionen für das Projektmanagement, wie etwa die Automatisierung von Arbeitsabläufen und die Visualisierung von Aufgaben über Gantt-, Kalender- und Kartenansichten. Teammitglieder werden sofort über wichtige Änderungen benachrichtigt, und das Tool stellt gemeinsam genutzte Ansichten, eine detaillierte Änderungshistorie, Aktivitätsprotokolle, automatische Warnungen, Erinnerungen und Statusberichte bereit, damit alle Beteiligten auf dem gleichen Stand und informiert bleiben.
Die Funktion für den kritischen Pfad hebt außerdem alle Aufgaben hervor, die sich direkt auf das Abschlussdatum Ihres Projekts auswirken, sodass Sie wichtige Meilensteine im Blick behalten können. Smartsheet bietet ebenfalls leistungsstarke Berichtsfunktionen, beispielsweise bearbeitbare Zusammenfassungsberichte, die Sie einfach nach Excel exportieren können.
Zu den Smartsheet-Integrationen gehören Microsoft (Microsoft Teams, Microsoft Excel) und Google-Apps sowie wichtige Entwicklungswerkzeuge wie Jira und nützliche Geschäftsanwendungen wie Salesforce, ServiceNow, Slack, Box und Tableau. Die Plattform lässt sich über eine REST API und Webhooks erweitern.
Dieses Tool kostet ab $7/Benutzer/Monat, mit mindestens 3 Benutzern und höchstens 25 Benutzern. Außerdem wird eine kostenlose 30-Tage-Testversion angeboten.
Warum benötigen Sie möglicherweise eine Smartsheet-Alternative?
Ihr Team kommt mit der Benutzeroberfläche nicht gut zurecht
Mitglieder, die an die Zusammenarbeit über Tabellenkalkulationen und datenbankähnliche Tools gewöhnt sind, werden mit dem Design von Smartsheet keine Probleme haben. Andere könnten die Benutzeroberfläche jedoch als umständlich empfinden. Für eine angenehmere Nutzung sollten Sie nach anpassbaren und farbenfrohen Projektmanagement-Tools suchen, die den heutigen Erwartungen an das Aussehen und die Bedienung von Software entsprechen.
Sie müssen Kunden Rechnungen stellen
Smartsheet verfügt über eine Budgetierungsoption, mit der Sie über das 10,000ft-Bedienfeld Zeit, Budgets und Ausgaben verfolgen können. Dennoch gibt es weiterhin keine Möglichkeit, Rechnungen direkt aus der App zu versenden. 10,000ft wird außerdem separat von Smartsheet als kostenpflichtiges Zusatzprodukt angeboten.
Sie finden es zu teuer
Smartsheet gehört tatsächlich zu den teureren Projektmanagementlösungen auf dem Markt. Das liegt teilweise an den umfangreichen Projektmanagementfunktionen und der Ausrichtung auf Unternehmenskunden. Sie können jedoch ähnliche Funktionen zu deutlich geringeren Kosten finden.
Wie ich Alternativen zu Smartsheet bewerte
Ich teile meine Bewertung in drei Teile. Erstens die Kernfunktionen: Jede Alternative muss mehrere Arbeitsansichten sowie eine strukturierte Aufgaben- und Projektverfolgung unterstützen – diese Kriterien haben das größte Gewicht. Zweitens achte ich auf herausragende Funktionen wie die Verwaltung der Ressourcenarbeitslast oder die integrierte Zeiterfassung. Drittens berücksichtige ich die Gesamtbetriebskosten und die Unterstützung bei der Einführung.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Tools für meine Liste bewerte ich jedes Tool für jede unten aufgeführte Kernfunktion auf einer Skala von 0 (bietet die Funktion nicht) bis 5 (ist in diesem Bereich hervorragend). Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl in einen Prozentsatz um, um die allgemeine Eignung jedes Tools besser beurteilen zu können, wobei Funktionen, die ich als unverzichtbar eingestuft habe, zusätzlich gewichtet werden.
- Mehrere Arbeitsansichten (unverzichtbar): Ich achte auf synchronisierte Raster-, Kanban-, Kalender- und Zeitleistenansichten, damit Teams die Perspektive wechseln können, ohne Projektdaten duplizieren zu müssen.
- Aufgaben- und Projektverfolgung (unverzichtbar): Ich prüfe, ob Teams Verantwortliche, Status, Fälligkeitsdaten, Teilaufgaben und Abhängigkeiten über zusammengehörige Projekte hinweg zuweisen beziehungsweise verwalten können.
- Workflow-Automatisierung: Ich prüfe, ob konfigurierbare Auslöser und Aktionen vorhanden sind, beispielsweise das Weiterleiten einer Genehmigung oder das Aktualisieren eines Status, wenn sich eine Arbeit ändert.
- Teamzusammenarbeit: Ich achte auf Kommentare auf Aufgabenebene, Erwähnungen und Dateifreigaben, durch die Entscheidungen und Aktualisierungen mit der Arbeit verknüpft bleiben.
- Berichte & Dashboards: Ich bewerte, ob Teams den Projektstatus und den Fortschritt in anpassbaren Berichten oder Dashboards sehen können, auch über mehrere Projekte hinweg.
- Integrationen mit Drittanbietern: Ich berücksichtige Verbindungen zu Kommunikations-, Dateispeicher- und Kalendertools, die Teams bereits in ihren Arbeitsabläufen verwenden.
Sobald ich eine Liste von Tools zusammengestellt habe, die die Kriterien erfüllen, prüfe ich, wodurch sich die einzelnen Plattformen voneinander unterscheiden.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche ich die verschiedenen Anbieter miteinander:
Herausragende Funktionen
Eine integrierte Zeiterfassung ist wichtig, wenn Ihr Team Kunden abrechnet oder die Auslastung verfolgt – ich prüfe, ob die Erfassung auf Aufgabenebene erfolgt, damit Sie Stunden direkt den Projektkosten zuordnen können, ohne ein separates Tool zu benötigen. Auch die KI-gestützte Planung ist eine Bewertung wert: monday.com und andere Anbieter erstellen inzwischen automatisch Projektpläne oder markieren gefährdete Aufgaben, was Zeit bei der Statusberichterstattung spart. Außerdem betrachte ich die Ressourcen- und Arbeitslastverwaltung, da visuelle Kapazitätsansichten dabei helfen, eine Überlastung zu erkennen, bevor sie einen Sprint aus dem Takt bringt.
Über die Funktionen hinaus
Die Gesamtbetriebskosten sind wichtiger als der Listenpreis. Ich prüfe, ob Automatisierungsläufe, Speicherplatz oder API-Zugriff hinter Bezahlschranken verborgen sind, die die Kosten bei zunehmender Nutzung in die Höhe treiben. Die Unterstützung bei der Migration ist ebenso wichtig – wenn ein Team von Smartsheet wechselt, bewerte ich, ob der Anbieter geführte Datenimporte für Tabellen, Formeln und Anhänge anbietet. Eine schlecht geplante Migration bremst die Einführung für Wochen. Außerdem betrachte ich Übersichtsansichten auf Portfolioebene, da Verantwortliche im PMO projektübergreifende Status-Dashboards benötigen, um Ressourcen zu priorisieren und der Führungsebene Bericht zu erstatten, ohne Daten manuell zusammenführen zu müssen.
Wichtige Funktionen einer geeigneten Smartsheet-Alternative
Zeiterfassung
Über die kostenpflichtige 10,000ft-Integration stehen grundlegende Optionen zur Zeiterfassung zur Verfügung. Daher bevorzugen Sie möglicherweise ein Tool mit integrierten Funktionen zur Zeiterfassung, die Stundenzettel und Zeitberichte umfassen.
Aufgaben- und Arbeitsablaufverwaltung
Obwohl Smartsheet wie eine weitere Datenbank aussieht, bietet das Tool erweiterte Optionen für die Aufgabenverwaltung und Ansichten wie ein Gantt-Diagramm und ein Kanban-Board. Bei einer Alternative sollten Sie Lösungen in Betracht ziehen, mit denen Sie Unteraufgaben, Aufgabenprioritäten und Abhängigkeiten hinzufügen können, um komplexe Projekte zu verwalten, ohne eine Tabellenkalkulation zu überladen.
Eine benutzerfreundlichere Oberfläche
Sprechen Sie mit Ihrem Team, um herauszufinden, welche Art von Benutzeroberfläche es bevorzugen würde, um das traditionelle Erscheinungsbild einer Tabellenkalkulation zu ersetzen. Sie benötigen erweiterte Funktionen wie benutzerdefinierte Felder, ein Design, das jeder Benutzer personalisieren kann, und eine Vielzahl von Erweiterungen, die Sie zusätzlich im Arbeitsbereich Ihres Teams einsetzen können.
Individuelle Berichte
Smartsheet verfügt über eine leistungsstarke Funktion zum Erstellen von Echtzeitberichten. Für Teams, die mit großen Datenmengen arbeiten oder ihren Kunden Nachweise über ihre Arbeit liefern müssen, sollten Sie eine Alternative wählen, die auch bei der Berichterstellung überzeugt.
