10 beste Smartsheet-Alternativen, die ich 2026 ausprobiert habe
10 Beste Alternativen zu Smartsheet
Die besten Smartsheet-Alternativen ermöglichen es dir, Projekte schneller und mit weniger Verwaltungsaufwand zu starten, eignen sich besser für einfachere Projekte und bieten wichtige Funktionen, die Smartsheet fehlen, wie etwa Rechnungsstellung. Mit der richtigen Alternative zu Smartsheet kannst du deine Projekte verwalten und mit deinem Team auf eine Weise zusammenarbeiten, die am besten zu deinen Anforderungen passt.
Ich habe meine mehr als 20 Jahre Erfahrung im Projektmanagement genutzt, um eine Vielzahl von Smartsheet-Alternativen zu testen, damit du das richtige Tool findest, das dir und deinem Team hilft, den Projektfortschritt zu verfolgen, Aufgaben zuzuweisen und Projekte erfolgreich abzuschließen. Im Folgenden gehe ich auf Stärken und wichtige Unterschiede, Vor- und Nachteile sowie ideale Einsatzmöglichkeiten für jedes Tool ein.
Was sind Smartsheet-Alternativen?
Smartsheet-Alternativen sind Softwarelösungen für Projektmanagement und Zusammenarbeit, die ähnliche Funktionen wie Smartsheet bieten, jedoch über eine einfachere Benutzeroberfläche oder zusätzliche Funktionen verfügen, die Smartsheet nicht anbietet, etwa Kundenverwaltung, Rechnungsstellung oder die Möglichkeit, Ausgangswerte zu erstellen. Sie können außerdem günstiger sein als Smartsheet.
Alternativen zu Smartsheet umfassen viele der Standardfunktionen für Projektmanagement und Zusammenarbeit, die typischerweise in dieser Art von Software enthalten sind, beispielsweise Aufgabenverwaltung, Projektverfolgung und Teamkommunikation.
Warum Sie unseren Software-Empfehlungen vertrauen können
Unser Team testet und bewertet Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir selbst, wie schwierig – und wichtig – es ist, die richtige Software auszuwählen.
Für diesen Leitfaden haben wir Tools mithilfe von praktischen Tests und unabhängiger Recherche bewertet und dabei unsere Bewertungskriterien angewendet. Zudem greifen wir auf Erkenntnisse von Branchenvordenkern und praktizierenden Projektmanagement-Experten zurück.
Unsere Bewertungen spiegeln unser menschliches redaktionelles Urteilsvermögen wider, keine Verkaufsstrategie.
Expertenprüfer:
Vergleichstabelle der Smartsheet-Konkurrenten und -Alternativen
Nutze diese Vergleichstabelle, um meine besten Smartsheet-Alternativen zu vergleichen.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beste Smartsheet-Alternative für Teams mit kostenlosem Tarif | 14 Tage kostenloser Testzeitraum | Ab $9.80/Benutzer/Monat | Website | |
| 2 | Beste Smartsheet-Alternative zu geringeren Kosten | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $6/Benutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für In-App-Vertriebsmanagement | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $10/Nutzer/Monat | Website | |
| 4 | Beste Smartsheet-Alternative für wachsende Marketing- & Agentur-Teams | Kostenlose Demo | Ab $20 /Nutzer/Monat | Website | |
| 5 | Beste Smartsheet-Alternative für das Management von Geschäftsplänen mit Strategie-Experten | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $70/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Beste Smartsheet-Alternative für Kosten- und Leistungsanalysen von Projekten | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $10/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 7 | Am besten für detaillierte Zeiterfassung geeignet | Kostenloser Tarif + 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $6/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 8 | Am besten für anpassbare Aufgabenansichten | 15-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $4/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 9 | Am besten für Projektabwicklung über den gesamten Lebenszyklus | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website | |
| 10 | Beste Client- und Stakeholder-Portale mit geteilten Projektansichten | 14 Tage kostenlos testen | Ab $19/Monat/Nutzer | Website |
Übersichten der besten Smartsheet-Konkurrenten
Hier findest du meine Bewertungen jeder Smartsheet-Alternative. Ich habe Vor- und Nachteile, Informationen zu kostenlosen Testversionen und Kosten behandelt und außerdem meine Expertenmeinung bereitgestellt. Ich habe meine mehr als 20 Jahre Erfahrung im Projektmanagement genutzt, um eine Vielzahl von monday.com-Alternativen zu testen, damit du das richtige Tool findest, das dir und deinem Team hilft, deine Projekte und Teams besser zu verwalten. Im Folgenden gehe ich auf Stärken und wichtige Unterschiede, Vor- und Nachteile sowie ideale Einsatzmöglichkeiten für jedes Tool ein.
Wrike
Beste Smartsheet-Alternative für Teams mit kostenlosem Tarif
Warum Wrike eine großartige Smartsheet-Alternative ist
Smartsheet bietet keine kostenlose Abo-Option. Wrike hingegen bietet nicht nur einen kostenlosen Tarif, sondern stellt darin auch mehr als ordentliche Funktionen bereit, wie eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern, Aufgaben- und Unteraufgabenverwaltung, Desktop- und Mobile-Apps sowie sogar eine Tabellenansicht, sodass Sie nichts von Smartsheet vermissen werden.
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Wrike Adds Quick Search to Table View
Wrike adds Quick Search to Table View with full-table search across titles, descriptions, and fields, plus highlighted matches. This helps users find tasks faster in large tables. For more information, visit Wrike’s official site.
Beste Smartsheet-Alternative zu geringeren Kosten
monday AI Workspace ist eine visuelle Plattform für das Projektmanagement, die funktionsübergreifenden Teams hilft, ihre Arbeit über Projekte, Portfolios und Abteilungen hinweg zu planen, zu verfolgen und zu automatisieren – und das ganz ohne die tabellenkalkulationslastige Starrheit, die schnell agierende Teams ausbremst.
Für wen eignet sich monday AI Workspace am besten?
Teams von Start-ups bis hin zu Unternehmens-PMOs, die eine flexible, visuell intuitive Plattform suchen, um ihre Arbeit abteilungsübergreifend zu verwalten, ohne großen Aufwand für Einarbeitung oder Implementierung.
Warum monday AI Workspace eine gute Smartsheet-Alternative ist
Ich habe monday AI Workspace in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die KI-Funktionen, die man pro Dollar erhält, Smartsheet tatsächlich preislich unterbieten. Für 9 $ pro Benutzer umfasst der Basic-Tarif bereits den KI-Assistenten Sidekick und den Vibe-App-Builder, während die Pro-Stufe für 19 $ pro Benutzer den KI-Workflow-Builder mit 25.000 monatlichen Automatisierungsaktionen freischaltet. Smartsheet bietet vergleichbare KI- und Automatisierungsfunktionen erst in deutlich teureren Enterprise-Tarifen an und bietet überhaupt keinen kostenlosen Tarif.
Wichtige Funktionen von monday AI Workspace
- Portfolio-Dashboards: Daten projektübergreifend aggregieren und visualisieren, um Führungskräften oder PMOs in Echtzeit einen Überblick zu ermöglichen.
- Ressourcenmanagement: Arbeitsauslastung, Kapazitäten und Zuweisungen von Teams verfolgen, um die Ressourcenverteilung über verschiedene Initiativen hinweg zu optimieren.
- Benutzerdefinierte Board-Vorlagen: Vorgefertigte Projektvorlagen verwenden oder anpassen, um eine schnelle Einarbeitung und standardisierte Prozesse zu ermöglichen.
- Native Workflows für Prüfung und Freigabe: Kreative Inhalte und Dokumente prüfen, kommentieren und freigeben, ohne die Plattform zu verlassen.
Integrationen von monday AI Workspace
monday AI Workspace bietet Hunderte native Integrationen über die integrierten Integrationen und den Marktplatz, darunter Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce, HubSpot, Jira, GitHub, Trello, Zendesk, Dropbox und Zapier. Für benutzerdefinierte Integrationen ist eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- KI-Sidekick erstellt Aufgaben und Projektzusammenfassungen
- No-Code-Vibe-App-Builder in den meisten Tarifen enthalten
- Kostenloser Tarif mit grundlegender Projektverfolgung verfügbar
Cons:
- Formelunterstützung schwächer als im Raster von Smartsheet
- Automatisierungslimits werden monatlich entsprechend der Tarifstufe zurückgesetzt
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monday AI Workspace Adds Human Approval Routing
monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.
Am besten geeignet für In-App-Vertriebsmanagement
Warum Productive eine großartige Alternative zu Smartsheet ist
Productive bietet Werkzeuge, die speziell auf die Projektbudgetierung ausgerichtet sind. Die Finanzmanagement-Tools von Productive erleichtern Unternehmen die Verwaltung ihrer Finanzen. Die Software verfügt über ein integriertes Rechnungssystem, das automatisch Rechnungen an Kunden verschickt und Zahlungspläne verfolgt. Zusätzlich bietet sie Funktionen zur Umsatzprognose, die es den Nutzern erleichtern, zu planen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Der größte Vorteil gegenüber Smartsheet besteht jedoch darin, dass ein Vertriebsmodul in die Plattform integriert ist, mit dem Sie Ihre Leads im Vertriebsprozess nachverfolgen und potenzielle Umsätze prognostizieren können.
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Productive Adds Agent Triggers, Teams Integration, and Time Controls
Productive adds automated agent triggers, broader AI file support, Microsoft Teams integration, Resource Planner improvements, and new time entry controls. These updates expand automation while improving scheduling, collaboration, and time tracking. For more information, visit Productive’s official site.
Beste Smartsheet-Alternative für wachsende Marketing- & Agentur-Teams
Screendragon und Smartsheet bieten möglicherweise einige ähnliche Funktionen im Bereich des kreativen Workflow-Managements. Allerdings unterscheidet sich Screendragon durch deutlich umfangreichere Funktionen im Projekt-, Ressourcen- und Workflow-Management. In der Regel eignet sich Screendragon besser für wachsende Agenturen und Marketing-Teams, die mehr Flexibilität benötigen. Die Plattform ist nahtlos integriert, sodass Nutzer flüssiger arbeiten können, ohne ständig zwischen verschiedenen Modulen und Ansichten wechseln oder externe Tools anbinden zu müssen, wie dies bei Smartsheet häufig erforderlich ist. Das Screendragon-UX ist sehr benutzerfreundlich und bietet individuelle Anpassungsmöglichkeiten mit personalisierbaren Dashboards, Projektstatus-Ansichten und Berechtigungsebenen.
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Screendragon Unveils New AI Hub
Screendragon introduced AI Hub, a new capability that lets teams build and manage AI agents directly within workflows. The update helps marketing teams automate tasks, maintain governance controls, and scale AI-driven operations more efficiently. For more information, visit Screendragon's official site.
Beste Smartsheet-Alternative für das Management von Geschäftsplänen mit Strategie-Experten
Warum AchieveIt eine großartige Smartsheet-Alternative ist
AchieveIt ist aus mehreren Gründen eine gute Smartsheet-Alternative. AchieveIt wurde speziell entwickelt, um Unternehmen bei der Verwaltung strategischer Initiativen und Ziele zu unterstützen, während Smartsheet eher ein allgemeines Projektmanagement-Tool ist. Das bedeutet, dass AchieveIt eine gezieltere Auswahl an Funktionen und Möglichkeiten für das Management von strategischer Planung und Umsetzung bietet. Sie erfassen und visualisieren verschiedene Geschäftspläne innerhalb Ihrer Organisation und liefern dann jeden Morgen die für Sie wichtigsten Datenvisualisierungen direkt in Ihren Posteingang. AchieveIt bietet zudem Strategie-Beratungen mit zertifizierten Experten für Planung und Berichterstattung über Ziele an, was es von nahezu jedem anderen Tool auf dieser Liste abhebt.
Celoxis
Beste Smartsheet-Alternative für Kosten- und Leistungsanalysen von Projekten
Warum Celoxis eine großartige Smartsheet-Alternative ist
Celoxis stellt eine starke Alternative zu Smartsheet dar, da es umfassende Funktionen für Kosten- und Leistungsanalysen von Projekten bietet. Im Gegensatz zu Smartsheet verfügt Celoxis über fortschrittliche Funktionen wie eine ausgefeilte Earned Value Management-Funktion zur Kosten- und Leistungsanalyse sowie eine tiefgehende Ressourcenverfolgung. Diese Funktionen machen Celoxis besonders attraktiv für Organisationen, die nach einer vielseitigeren und anpassbaren Projektmanagement-Lösung suchen. Darüber hinaus bietet Celoxis eine benutzerfreundliche Oberfläche und die Flexibilität, sich individuellen Arbeitsabläufen anzupassen, wodurch es eine überlegene Wahl für Unternehmen ist, die ihre Projektmanagement-Fähigkeiten über grundlegende tabellenbasierte Tools wie Smartsheet hinaus verbessern möchten.
actiTIME
Am besten für detaillierte Zeiterfassung geeignet
Warum actiTIME eine großartige Smartsheet-Alternative ist
Ich schätze den Fokus auf detaillierte Zeiterfassung und Berichterstellung. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen, Schätzungen festzulegen und die tatsächlich geleisteten Stunden mit den geplanten zu vergleichen. Dieser Detaillierungsgrad hilft dabei, zu verstehen, wofür Zeit aufgewendet wird, und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Darüber hinaus bietet actiTIME anpassbare Berichte, die nach verschiedenen Parametern gruppiert werden können, beispielsweise nach Projekt oder Teammitglied, und dadurch Einblicke in Produktivität und Ressourcenzuweisung liefern.
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actiTIME Visual Hour Indicator and Time-Track Report Redesign
actiTIME adds a wave-style hour indicator to the Timesheet and Calendar views and refreshes the Time-Track report for smoother navigation and clearer visuals. For more information, visit actiTIME's official site.
Am besten für anpassbare Aufgabenansichten
Für Teams, die ein flexibles, datenschutzorientiertes Projektmanagement-Tool benötigen, bietet Zoho Projects eine praktische Funktionsvielfalt zur Unterstützung der Projektdurchführung und Zusammenarbeit. Besonders gut eignet es sich für Teams, die auf detaillierte Aufgabenverfolgung und Zeiterfassung angewiesen sind, mit Werkzeugen zur Verwaltung von Zeitplänen, Arbeitsbelastungen und Ressourcen. Teams aus den Bereichen IT, Marketing und ähnlichen Branchen können Zoho Projects nutzen, um organisiert zu bleiben und gleichzeitig Kommunikation und Koordination zentral zu steuern.
Warum ich Zoho Projects gewählt habe
Ich habe Zoho Projects als Alternative zu Smartsheet ausgewählt, da es eine starke Aufgabenverwaltung und integrierte Zeiterfassung bietet. Funktionen wie Gantt-Diagramme und anpassbare Aufgabenansichten erleichtern das Verständnis von Projektzeitplänen und das Anpassen von Arbeiten, wenn sich Anforderungen ändern. Die Integration mit Zoho Sprints unterstützt zudem agile Arbeitsweisen und ist daher hilfreich für Teams, die sich schnell anpassen müssen. Gemeinsam erfüllen diese Möglichkeiten die Anforderungen von Teams, die komplexe Projekte managen, ohne dabei Genauigkeit oder Flexibilität einzubüßen.
Zoho Projects Hauptfunktionen
Neben einer leistungsstarken Aufgabenverwaltung bietet Zoho Projects mehrere zentrale Funktionen, die seinen Nutzen als Smartsheet-Alternative erhöhen.
- Problemerfassung: Projektbezogene Probleme verfolgen und verwalten, um eine rechtzeitige Lösung und hohe Projektqualität sicherzustellen.
- Zusammenarbeitstools: Feeds, Chat, Foren und Dokumentenmanagement nutzen, um eine nahtlose Teamkommunikation zu ermöglichen.
- Automatisierung: Benutzerdefinierte Workflows, SLAs und Benachrichtigungen einführen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Prozesse zu optimieren.
- Budgetierungstools: Projektbudgets effizient verwalten mit Werkzeugen zur Kostenkontrolle und Budgetprognose.
Zoho Projects Integrationen
Zu den Integrationen gehören Google Kalender, Google Tasks, Google Drive, Microsoft Office 365, Slack, Dropbox, Zoho CRM, Zoho Desk, Microsoft Teams und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Mehrere Aufgabenansichten, einschließlich Gantt
- Integrierte Zeiterfassung für Berichte
- Breite Integration in das Zoho-Ökosystem verfügbar
Cons:
- Weniger Drittanbieter-Integrationen als die Konkurrenz
- Kostenloser Plan mit eingeschränkter Nutzer- und Projektanzahl
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Zoho Projects Adds CodeX Scripts for Custom Modules
Zoho Projects now supports CodeX Scripts for custom modules, enabling conditional logic and rules for creating, updating, and deleting records. For more information, visit Zoho Projects' official site.
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Kantata
Am besten für Projektabwicklung über den gesamten Lebenszyklus
Warum Kantata eine großartige Smartsheet-Alternative ist
Kantata ist eine starke Alternative zu Smartsheet für Teams, die mehr als nur Aufgabenverfolgung benötigen. Es wurde speziell für Dienstleistungsunternehmen entwickelt und unterstützt den gesamten Projektlebenszyklus – von der Planung und Personaleinsatz bis hin zur Durchführung und Berichterstattung. Dank einer mitarbeiterzentrierten Ressourcenplanung können Sie das passende Talent passender Arbeit zuordnen, Arbeitslasten ausbalancieren und Überlastung vorbeugen. Gleichzeitig bieten integrierte Finanzdaten und Business Intelligence die nötige Transparenz, um Projekte rentabel zu halten und Kunden zufriedenzustellen.
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Kantata Adds Access Group Change History
Kantata adds Access Groups History, letting account administrators track changes to group details, membership, and permissions in Recent History. The update also makes these events available through the Subscribed Events API for broader monitoring. For more information, visit Kantata’s official site.
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Rocketlane
Beste Client- und Stakeholder-Portale mit geteilten Projektansichten
Warum Rocketlane eine großartige Alternative zu Smartsheet ist
Führen Sie Kundenprojekte auf Smartsheet durch? Die Arbeit kann überwältigend werden, wenn Sie sich durch Tabellen navigieren müssen, nur um informiert zu bleiben und Projekte mit der richtigen Sichtbarkeit für Führungskräfte und Ihre Kunden zu liefern. Rocketlane wurde speziell für kundenorientierte Projekte entwickelt. Es verbindet auf einzigartige Weise Projektmanagement, Dokumentenzusammenarbeit und Kommunikation, damit Teams ihre Projektziele erreichen, die Time-to-Value verkürzen und ein 5-Sterne-Kundenerlebnis bieten können. Darüber hinaus bietet Rocketlane sowohl private als auch geteilte Ansichten für Projektpläne und Dokumente sowie ein Kundenportal für Ansichten von Stakeholdern und Kunden. Sie können zudem Ihre Best Practices mit Projekt- und Dokumentvorlagen festhalten, um diese einmal zu erstellen und dauerhaft projektübergreifend wiederzuverwenden.
New Product Updates from Rocketlane
Rocketlane Introduces Governance and Workforce Agents
Rocketlane introduces Governance Agents and Workforce Agents to automate delivery processes and recurring tasks. These updates help teams enforce rules and streamline project execution. For more information, visit Rocketlane’s official site.
.Weitere Smartsheet-Alternativen
Hier sind einige weitere Smartsheet-Alternativen, die es nicht in meine engere Auswahl geschafft haben, aber dennoch einen Blick wert sind:
- ClickUp
Intuitive Smartsheet-Alternative für Startups und kleine bis mittelständische Unternehmen (KMU)
- Kintone
Organisieren Sie Ihre Kommunikation nach Thema, Projekt oder sogar spezifischem Datenpunkt
- Workzone
Am besten für vorgefertigte Berichte
- Bonsai Agency Software
E Smartsheet-Alternative für Agenturen
- Parallax
Ideal für effizientes Projektmanagement mit visueller Aufgabenverfolgung
- Ravetree
E Smartsheet-Alternative für Teams mit Abrechnung und Rechnungsstellung
- Visor
Am besten geeignet für kollaboratives Bildschirmteilen
- Pneumatic Workflow
E Smartsheet-Alternative zur Optimierung digitaler Projekte
- Scoro
Am besten für Projektmanagement mit integrierter Verfolgung von Leistungskennzahlen
- Hive
Es internes Chat- und Kommunikationssystem
Über Smartsheet
Smartsheet ist ein Projektmanagement-Tool in Tabellenkalkulationsoptik. Auf dem Weg zu einer beliebten Geschäftsanwendung hat es mehrere Auszeichnungen gewonnen. Es ist eine gute Option, wenn du gerne mit Excel arbeitest, aber eine Pause von komplizierten Formeln möchtest. Smartsheet führt alle Berechnungen für dich über mehrere Tabellen hinweg durch. Du kannst auch individuell angepasste Markenlogos hinzufügen und Farbdesigns für einzelne Projekte festlegen.
Darüber hinaus bietet es nützliche Projektmanagementfunktionen wie Workflow-Automatisierung und die Visualisierung von Aufgaben über Gantt-, Kalender- und Kartenansichten. Teammitglieder werden sofort über kritische Änderungen benachrichtigt. Außerdem bietet das Tool gemeinsame Ansichten, eine detaillierte Änderungshistorie, Aktivitätsprotokolle, automatisierte Warnmeldungen, Erinnerungen und Statusberichte, damit alle auf dem gleichen Stand und informiert bleiben.
Die Funktion für den kritischen Pfad hebt außerdem alle Aufgaben hervor, die sich direkt auf das Abschlussdatum Ihres Projekts auswirken, sodass Sie wichtige Meilensteine im Blick behalten können. Smartsheet bietet ebenfalls leistungsstarke Berichtsfunktionen, etwa bearbeitbare Übersichtsberichte, die Sie problemlos nach Excel exportieren können.
Zu den Smartsheet-Integrationen gehören Microsoft (Microsoft Teams, Microsoft Excel) und Google-Apps sowie wichtige Entwicklungswerkzeuge wie Jira und nützliche Geschäftsanwendungen wie Salesforce, ServiceNow, Slack, Box und Tableau. Die Plattform kann über eine REST API und Webhooks erweitert werden.
Dieses Tool kostet ab $7/Benutzer/Monat, mit mindestens 3 Benutzern und höchstens 25 Benutzern. Außerdem wird eine kostenlose 30-Tage-Testversion angeboten.
Warum benötigen Sie möglicherweise eine Smartsheet-Alternative?
Ihr Team ist mit der Benutzeroberfläche nicht zufrieden
Mitglieder, die an die Zusammenarbeit über Tabellenkalkulationen und datenbankähnliche Tools gewöhnt sind, werden mit dem Design von Smartsheet keine Probleme haben. Andere könnten die Benutzeroberfläche jedoch unübersichtlich finden. Für eine angenehmere Nutzung sollten Sie nach anpassbaren und farbenfrohen Projektmanagement-Tools suchen, die den heutigen Standards dafür entsprechen, wie Software aussehen und sich anfühlen sollte.
Sie müssen Kunden Rechnungen stellen
Smartsheet verfügt über eine Budgetierungsoption, mit der Sie über das 10,000ft-Panel Zeit, Budgets und Ausgaben erfassen können. Es gibt jedoch weiterhin keine Möglichkeit, Rechnungen direkt aus der App zu versenden. 10,000ft wird außerdem separat von Smartsheet als Premium-Zusatzprodukt verkauft.
Sie finden es zu teuer
Smartsheet gehört tatsächlich zu den teureren Projektmanagementlösungen auf dem Markt. Das liegt teilweise an den umfangreichen Projektmanagementfunktionen und der Ausrichtung auf den Unternehmensmarkt. Sie können jedoch ähnliche Funktionen zu deutlich geringeren Kosten finden.
So bewerte ich Smartsheet-Alternativen
Ich teile meine Bewertung in zwei Ebenen auf: die grundlegenden Anforderungen – Rasteransichten, mehrere Projektansichten und Automatisierung – sowie Unterscheidungsmerkmale wie Portfoliowerkzeuge und Preise, die über die tatsächliche Eignung entscheiden.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Werkzeuge für meine Liste bewerte ich jedes einzelne für jede unten aufgeführte Kernfunktionalität auf einer Skala von 0 (bietet die Funktionalität nicht) bis 5 (zeichnet sich in diesem Bereich aus). Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Werkzeugs in einen Prozentsatz um. Jedes Werkzeug muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 75 % erreichen, um für die Aufnahme in Betracht gezogen zu werden.
- Raster-/Tabellenkalkulationsansicht: Ich prüfe, ob das Werkzeug ein bearbeitbares, spaltenreiches Raster bietet, in dem Teams strukturierte Daten so verwalten können wie in Excel oder Smartsheet.
- Mehrere Projektansichten: Jedes Werkzeug sollte es den Benutzern ermöglichen, zwischen Gantt-, Kanban-, Kalender- und Zeitleistenansichten zu wechseln, damit verschiedene Rollen die Arbeit auf die von ihnen bevorzugte Weise sehen können.
- Aufgaben- und Abhängigkeitsverwaltung: Ich achte auf Teilaufgaben, Zuständige, Meilensteine und die Zuordnung von Abhängigkeiten – insbesondere auf die Ende-zu-Start-Logik, die phasenweise Einführungen planmäßig voranbringt.
- Workflow-Automatisierung: Regelbasierte Auslöser sind hier wichtig, etwa die automatische Zuweisung eines QA-Prüfers, wenn eine Aufgabe auf „Bereit zur Prüfung“ wechselt, oder das Senden von Benachrichtigungen bei verpassten Terminen.
- Zusammenarbeit und Freigabe: Ich bewerte die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit, Kommentare, Dateianhänge und detaillierte Freigabeberechtigungen sowohl für interne Teams als auch für externe Beteiligte.
- Berichte und Dashboards: Das Werkzeug sollte projektübergreifende Dashboards mit Widgets, Filtern und Diagrammen unterstützen, die PMO-Verantwortlichen eine Ansicht auf Portfolioebene bieten, ohne dass Daten manuell zusammengetragen werden müssen.
Sobald ich eine Liste von Werkzeugen habe, die diese Kriterien erfüllen, prüfe ich, wodurch sich die einzelnen Plattformen voneinander unterscheiden.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche ich die verschiedenen Anbieter:
Herausragende Funktionen
Portfoliomanagement ist ein wichtiger Punkt – ich suche nach Werkzeugen, die Projektstatus, Budgets und Zeitpläne zusammenführen, damit PMO-Verantwortliche ein gesamtes Programm verfolgen können, ohne zwischen Tabellen wechseln zu müssen. Ressourcenmanagement ist ebenso wichtig, insbesondere wenn die Arbeitslast in einem 20-köpfigen Team mit parallel laufenden Sprints ausgeglichen werden muss. Ich bewerte außerdem KI-Funktionen wie automatisch erstellte Zusammenfassungen oder die Kennzeichnung von Risiken, die jede Woche mehrere Stunden manueller Statusberichterstattung einsparen können.
Über die Funktionen hinaus
Die Integrationstiefe gehört zu den ersten Dingen, die ich prüfe – wenn ein Werkzeug nicht mit Jira, Slack oder Ihrem CRM synchronisiert werden kann, entstehen Datensilos, die dem Zweck der Zentralisierung der Arbeit entgegenwirken. Auch die Preisstruktur ist wichtig, insbesondere die Frage, wie Anbieter den Zugriff von Gästen oder externen Mitwirkenden handhaben, da diese Kosten bei kundenorientierten Projekten schnell in die Höhe schießen können. Ich bewerte außerdem die Unterstützung bei der Einführung, einschließlich der Migrationswege von Smartsheet und der Frage, ob der Anbieter Vorlagen oder eine angeleitete Einrichtung anbietet, um die Zeit bis zum Nutzen für Teams zu verkürzen, die den Wechsel vollziehen.
Wichtige Funktionen einer geeigneten Smartsheet-Alternative
Zeiterfassung
Über die zusätzliche kostenpflichtige 10,000ft-Integration stehen grundlegende Zeiterfassungsoptionen zur Verfügung. Daher bevorzugen Sie möglicherweise ein Tool mit integrierten Zeiterfassungsfunktionen, die Stundenzettel und Zeitberichte umfassen.
Aufgaben- und Workflow-Management
Obwohl Smartsheet wie eine weitere Datenbank aussieht, bietet das Tool fortschrittliche Aufgabenverwaltungs- und Ansichtsoptionen wie ein Gantt-Diagramm und ein Kanban-Board. Suchen Sie bei einer Alternative nach Lösungen, mit denen Sie Unteraufgaben, Aufgabenprioritäten und Abhängigkeiten hinzufügen können, um komplexe Projekte zu bearbeiten, ohne eine Tabellenkalkulation zu überladen.
Eine benutzerfreundlichere Oberfläche
Sprechen Sie mit Ihrem Team, um herauszufinden, welche Art von Benutzeroberfläche es bevorzugen würde, um die traditionelle Darstellung im Tabellenkalkulationsstil zu ersetzen. Sie benötigen fortschrittliche Funktionen wie benutzerdefinierte Felder, ein Design, das jeder Benutzer personalisieren kann, und eine Vielzahl von Zusatzmodulen, die Sie zusätzlich zum Arbeitsbereich Ihres Teams nutzen können.
Individuelle Berichte
Smartsheet verfügt über eine leistungsstarke Funktion zum Erstellen von Echtzeitberichten. Für Teams, die mit großen Datenmengen arbeiten oder Kunden Nachweise über ihre Arbeit liefern müssen, sollten Sie eine Alternative wählen, die auch bei der Berichterstellung überzeugt.
