Die 10 besten Smartsheet-Alternativen, die ich 2026 ausprobiert habe
10 Beste Alternativen zu Smartsheet
Die besten Smartsheet-Alternativen ermöglichen es dir, Projekte schneller zu starten und mit weniger Aufwand zu verwalten. Sie sind besser für einfachere Projekte geeignet und bieten wichtige Funktionen, die Smartsheet fehlen – zum Beispiel Rechnungsstellung. Mit der richtigen Alternative zu Smartsheet kannst du deine Projekte steuern und mit dem Team auf die Weise zusammenarbeiten, die am besten zu deinen Bedürfnissen passt.
Ich habe meine über 20-jährige Erfahrung im Projektmanagement genutzt, um verschiedene Smartsheet-Alternativen zu testen, damit du das passende Tool findest, mit dem du und dein Team Projektfortschritte verfolgen, Aufgaben zuweisen und Projekte erfolgreich abschließen könnt. Im Folgenden gehe ich auf Stärken, zentrale Unterschiede, Vorteile, Nachteile und ideale Anwendungsfälle für jedes Tool ein.
Was sind Smartsheet-Alternativen?
Smartsheet-Alternativen sind Projektmanagement- und Kollaborationssoftware, die ähnliche Funktionen wie Smartsheet bieten – aber mit einer einfacheren Benutzeroberfläche oder zusätzlichen Features, die Smartsheet nicht hat, wie zum Beispiel Kundenverwaltung, Rechnungsstellung oder die Möglichkeit, Baselines zu erstellen. Sie sind eventuell auch günstiger als Smartsheet.
Alternativen zu Smartsheet umfassen viele der typischen Funktionen für Projektmanagement und Zusammenarbeit, die diese Art von Software normalerweise bietet, wie Aufgabenmanagement, Projektverfolgung und Team-Kommunikation.
Darum können Sie uns vertrauen
Wir testen und bewerten Projektmanagement-Software seit 2012. Als Projektmanager wissen wir, wie kritisch und schwierig die richtige Auswahl von Software sein kann. Wir investieren in tiefgehende Recherche, um unseren Lesern bessere Entscheidungen beim Softwarekauf zu ermöglichen. Wir haben über 2.000 Tools für verschiedene Projektmanagement-Anwendungsfälle getestet und mehr als 1.000 umfassende Software-Reviews geschrieben. Erfahren Sie, wie wir Transparenz gewährleisten & unsere Software-Bewertungsmethodik.
Beste Smartsheet-Konkurrenten und Alternativen im Überblick
Nutze diese Tabelle, um Eckdaten meiner Favoriten für Smartsheet-Alternativen zu vergleichen.
| Tool | Best For | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Beste Smartsheet-Alternative für Teams mit kostenlosem Tarif | 14 Tage kostenloser Testzeitraum | Ab $9.80/Benutzer/Monat | Website | |
| 2 | Beste Smartsheet-Alternative zu geringeren Kosten | 14-tägige kostenlose Testversion | Ab $6/Benutzer/Monat | Website | |
| 3 | Am besten geeignet für In-App-Vertriebsmanagement | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $10/Nutzer/Monat | Website | |
| 4 | Beste Smartsheet-Alternative für wachsende Marketing- & Agentur-Teams | Kostenlose Demo | Ab $20 /Nutzer/Monat | Website | |
| 5 | Beste Smartsheet-Alternative für das Management von Geschäftsplänen mit Strategie-Experten | Kostenlose Demo verfügbar | Ab $70/Nutzer/Monat | Website | |
| 6 | Beste Smartsheet-Alternative für Kosten- und Leistungsanalysen von Projekten | 14-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $10/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 7 | Am besten für vorgefertigte Berichte | 14-tägige kostenlose Testphase + kostenlose Demo verfügbar | Ab $8/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 8 | Am besten für detaillierte Zeiterfassung geeignet | Kostenloser Tarif + 30-tägige kostenlose Testversion + kostenlose Demo verfügbar | Ab $6/Nutzer/Monat (jährlich abgerechnet) | Website | |
| 9 | Am besten für anpassbare Aufgabenansichten | 15-tägige kostenlose Testphase + kostenloser Plan + kostenlose Demo verfügbar | Ab $4/Nutzer/Monat (jährliche Abrechnung) | Website | |
| 10 | Am besten für Projektabwicklung über den gesamten Lebenszyklus | Kostenlose Demo verfügbar | Preise auf Anfrage | Website |
Überblick der besten Smartsheet-Konkurrenten
Hier findest du meine Bewertungen zu jeder Smartsheet-Alternative. Ich habe Vorteile und Nachteile, Informationen zur kostenlosen Testversion und zu den Kosten aufgeführt und meine Expertenmeinung beigesteuert. Ich habe meine über 20-jährige Erfahrung im Projektmanagement genutzt, um verschiedene monday.com-Alternativen zu testen, damit du das passende Tool findest, mit dem du und dein Team Projekte und Teams besser managen könnt. Im Folgenden gehe ich auf Stärken, zentrale Unterschiede, Vorteile, Nachteile und ideale Anwendungsfälle für jedes Tool ein.
Wrike
Beste Smartsheet-Alternative für Teams mit kostenlosem Tarif
Warum Wrike eine großartige Smartsheet-Alternative ist
Smartsheet bietet keine kostenlose Abo-Option. Wrike hingegen bietet nicht nur einen kostenlosen Tarif, sondern stellt darin auch mehr als ordentliche Funktionen bereit, wie eine unbegrenzte Anzahl an Benutzern, Aufgaben- und Unteraufgabenverwaltung, Desktop- und Mobile-Apps sowie sogar eine Tabellenansicht, sodass Sie nichts von Smartsheet vermissen werden.
New Product Updates from Wrike
Wrike AI Agents Create Full Blueprints and Formatted Items
Wrike’s AI Agent can now create full blueprints (parent items plus subtasks) in one step and generate richer, formatted descriptions. This makes automated workflow creation more complete. For more information, visit Wrike’s official site.
Beste Smartsheet-Alternative zu geringeren Kosten
monday AI Workspace ist eine visuelle Plattform für das Projektmanagement, die funktionsübergreifenden Teams hilft, ihre Arbeit über Projekte, Portfolios und Abteilungen hinweg zu planen, zu verfolgen und zu automatisieren – und das ganz ohne die tabellenkalkulationslastige Starrheit, die schnell agierende Teams ausbremst.
Für wen eignet sich monday AI Workspace am besten?
Teams von Start-ups bis hin zu Unternehmens-PMOs, die eine flexible, visuell intuitive Plattform suchen, um ihre Arbeit abteilungsübergreifend zu verwalten, ohne großen Aufwand für Einarbeitung oder Implementierung.
Warum monday AI Workspace eine gute Smartsheet-Alternative ist
Ich habe monday AI Workspace in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die KI-Funktionen, die man pro Dollar erhält, Smartsheet tatsächlich preislich unterbieten. Für 9 $ pro Benutzer umfasst der Basic-Tarif bereits den KI-Assistenten Sidekick und den Vibe-App-Builder, während die Pro-Stufe für 19 $ pro Benutzer den KI-Workflow-Builder mit 25.000 monatlichen Automatisierungsaktionen freischaltet. Smartsheet bietet vergleichbare KI- und Automatisierungsfunktionen erst in deutlich teureren Enterprise-Tarifen an und bietet überhaupt keinen kostenlosen Tarif.
Wichtige Funktionen von monday AI Workspace
- Portfolio-Dashboards: Daten projektübergreifend aggregieren und visualisieren, um Führungskräften oder PMOs in Echtzeit einen Überblick zu ermöglichen.
- Ressourcenmanagement: Arbeitsauslastung, Kapazitäten und Zuweisungen von Teams verfolgen, um die Ressourcenverteilung über verschiedene Initiativen hinweg zu optimieren.
- Benutzerdefinierte Board-Vorlagen: Vorgefertigte Projektvorlagen verwenden oder anpassen, um eine schnelle Einarbeitung und standardisierte Prozesse zu ermöglichen.
- Native Workflows für Prüfung und Freigabe: Kreative Inhalte und Dokumente prüfen, kommentieren und freigeben, ohne die Plattform zu verlassen.
Integrationen von monday AI Workspace
monday AI Workspace bietet Hunderte native Integrationen über die integrierten Integrationen und den Marktplatz, darunter Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce, HubSpot, Jira, GitHub, Trello, Zendesk, Dropbox und Zapier. Für benutzerdefinierte Integrationen ist eine API verfügbar.
Pros and Cons
Pros:
- KI-Sidekick erstellt Aufgaben und Projektzusammenfassungen
- No-Code-Vibe-App-Builder in den meisten Tarifen enthalten
- Kostenloser Tarif mit grundlegender Projektverfolgung verfügbar
Cons:
- Formelunterstützung schwächer als im Raster von Smartsheet
- Automatisierungslimits werden monatlich entsprechend der Tarifstufe zurückgesetzt
New Product Updates from monday AI Workspace
monday AI Workspace Adds Human Approval Routing
monday AI Workspace adds a human-in-the-loop approval block to AI Workflows, sending approval requests and routing workflow paths based on responses. For more information, visit monday AI Workspace's official site.
Am besten geeignet für In-App-Vertriebsmanagement
Warum Productive eine großartige Alternative zu Smartsheet ist
Productive bietet Werkzeuge, die speziell auf die Projektbudgetierung ausgerichtet sind. Die Finanzmanagement-Tools von Productive erleichtern Unternehmen die Verwaltung ihrer Finanzen. Die Software verfügt über ein integriertes Rechnungssystem, das automatisch Rechnungen an Kunden verschickt und Zahlungspläne verfolgt. Zusätzlich bietet sie Funktionen zur Umsatzprognose, die es den Nutzern erleichtern, zu planen und fundierte Entscheidungen zu treffen. Der größte Vorteil gegenüber Smartsheet besteht jedoch darin, dass ein Vertriebsmodul in die Plattform integriert ist, mit dem Sie Ihre Leads im Vertriebsprozess nachverfolgen und potenzielle Umsätze prognostizieren können.
New Product Updates from Productive
Productive Adds Agent Triggers, Teams Integration, and Time Controls
Productive adds automated agent triggers, broader AI file support, Microsoft Teams integration, Resource Planner improvements, and new time entry controls. These updates expand automation while improving scheduling, collaboration, and time tracking. For more information, visit Productive’s official site.
Beste Smartsheet-Alternative für wachsende Marketing- & Agentur-Teams
Screendragon und Smartsheet bieten möglicherweise einige ähnliche Funktionen im Bereich des kreativen Workflow-Managements. Allerdings unterscheidet sich Screendragon durch deutlich umfangreichere Funktionen im Projekt-, Ressourcen- und Workflow-Management. In der Regel eignet sich Screendragon besser für wachsende Agenturen und Marketing-Teams, die mehr Flexibilität benötigen. Die Plattform ist nahtlos integriert, sodass Nutzer flüssiger arbeiten können, ohne ständig zwischen verschiedenen Modulen und Ansichten wechseln oder externe Tools anbinden zu müssen, wie dies bei Smartsheet häufig erforderlich ist. Das Screendragon-UX ist sehr benutzerfreundlich und bietet individuelle Anpassungsmöglichkeiten mit personalisierbaren Dashboards, Projektstatus-Ansichten und Berechtigungsebenen.
New Product Updates from Screendragon
Screendragon Unveils New AI Hub
Screendragon introduced AI Hub, a new capability that lets teams build and manage AI agents directly within workflows. The update helps marketing teams automate tasks, maintain governance controls, and scale AI-driven operations more efficiently. For more information, visit Screendragon's official site.
Beste Smartsheet-Alternative für das Management von Geschäftsplänen mit Strategie-Experten
Warum AchieveIt eine großartige Smartsheet-Alternative ist
AchieveIt ist aus mehreren Gründen eine gute Smartsheet-Alternative. AchieveIt wurde speziell entwickelt, um Unternehmen bei der Verwaltung strategischer Initiativen und Ziele zu unterstützen, während Smartsheet eher ein allgemeines Projektmanagement-Tool ist. Das bedeutet, dass AchieveIt eine gezieltere Auswahl an Funktionen und Möglichkeiten für das Management von strategischer Planung und Umsetzung bietet. Sie erfassen und visualisieren verschiedene Geschäftspläne innerhalb Ihrer Organisation und liefern dann jeden Morgen die für Sie wichtigsten Datenvisualisierungen direkt in Ihren Posteingang. AchieveIt bietet zudem Strategie-Beratungen mit zertifizierten Experten für Planung und Berichterstattung über Ziele an, was es von nahezu jedem anderen Tool auf dieser Liste abhebt.
Celoxis
Beste Smartsheet-Alternative für Kosten- und Leistungsanalysen von Projekten
Warum Celoxis eine großartige Smartsheet-Alternative ist
Celoxis stellt eine starke Alternative zu Smartsheet dar, da es umfassende Funktionen für Kosten- und Leistungsanalysen von Projekten bietet. Im Gegensatz zu Smartsheet verfügt Celoxis über fortschrittliche Funktionen wie eine ausgefeilte Earned Value Management-Funktion zur Kosten- und Leistungsanalyse sowie eine tiefgehende Ressourcenverfolgung. Diese Funktionen machen Celoxis besonders attraktiv für Organisationen, die nach einer vielseitigeren und anpassbaren Projektmanagement-Lösung suchen. Darüber hinaus bietet Celoxis eine benutzerfreundliche Oberfläche und die Flexibilität, sich individuellen Arbeitsabläufen anzupassen, wodurch es eine überlegene Wahl für Unternehmen ist, die ihre Projektmanagement-Fähigkeiten über grundlegende tabellenbasierte Tools wie Smartsheet hinaus verbessern möchten.
Workzone
Am besten für vorgefertigte Berichte
Workzone bietet eine vielseitige Projektmanagement-Lösung, die sich ideal für Branchen wie Marketing, IT und Gesundheitswesen eignet, die nach einer Alternative zu Smartsheet suchen. Es spricht Teams an, die ein Tool wünschen, das die Projektverfolgung vereinfacht und die Zusammenarbeit mit Funktionen wie Echtzeit-Transparenz und zentralisiertem Anforderungsmanagement verbessert. Workzone adressiert Herausforderungen wie die Verwaltung zeitkritischer Projekte mit mehreren Beteiligten und bietet vorgefertigte Berichte sowie über 1.000 Vorlagen zur Verbesserung der Projektergebnisse.
Warum ich Workzone gewählt habe
Ich habe Workzone als Alternative zu Smartsheet ausgewählt, weil es Wert auf Echtzeit-Projekttransparenz und zentralisiertes Management von Anfragen und Genehmigungen legt. Diese Funktionen sind für Teams, die komplexe Projekte mit mehreren Stakeholdern betreuen, entscheidend, da sie eine effiziente Nachverfolgung und Steuerung des Projektstatus ermöglichen. Die Integrationsmöglichkeiten von Workzone mit Tools wie Slack und Microsoft Teams erhöhen zudem die Attraktivität, indem sie eine nahtlose Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb der Teams fördern.
Workzone Hauptfunktionen
Neben Echtzeit-Transparenz und zentralisiertem Management bietet Workzone mehrere weitere Funktionen, die es zu einer starken Alternative zu Smartsheet machen.
- Vorgefertigte Berichte: Nutzer können Berichte zum Workload-Management, zur Budgetverfolgung und zur Ressourcenallokation abrufen, um fundierte Projektentscheidungen zu treffen.
- Über 1.000 Vorlagen: Diese Vorlagen ermöglichen einen schnellen Projektstart, sodass Teams ohne Verzögerung mit Projekten beginnen können.
- Unbegrenztes Training: Workzone bietet umfassenden Nutzersupport mit unbegrenztem Training, damit Teams die Plattform effektiv nutzen können.
- Transparente Preisgestaltung: Die Plattform bietet eine klare Preisgestaltung ohne versteckte Kosten, sodass Organisationen das Budget für Projektmanagement-Tools genau kalkulieren können.
Workzone Integrationen
Zu den Integrationen zählen Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Salesforce, Box, Dropbox, OneDrive, Outlook, SharePoint und Basecamp.
Pros and Cons
Pros:
- Starke Projekttransparenz und -verfolgung
- Integriertes Dokumenten-Review und Freigaben
- Strukturiertes Anfrage- und Arbeitslastmanagement
Cons:
- Kleineres Integrations-Ökosystem als Wettbewerber
- Mobile Erfahrung schwächer als auf Desktop
New Product Updates from Workzone
Workzone Enterprise Adds Multi-Stage Approval Workflows
Workzone Enterprise now includes Approval Workflows, enabling multi-stage document approvals to standardize complex processes and reduce manual effort. For more information, visit Workzone's official site.
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actiTIME
Am besten für detaillierte Zeiterfassung geeignet
Warum actiTIME eine großartige Smartsheet-Alternative ist
Ich schätze den Fokus auf detaillierte Zeiterfassung und Berichterstellung. Die Plattform ermöglicht es Ihnen, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen, Schätzungen festzulegen und die tatsächlich geleisteten Stunden mit den geplanten zu vergleichen. Dieser Detaillierungsgrad hilft dabei, zu verstehen, wofür Zeit aufgewendet wird, und Verbesserungsbereiche zu identifizieren. Darüber hinaus bietet actiTIME anpassbare Berichte, die nach verschiedenen Parametern gruppiert werden können, beispielsweise nach Projekt oder Teammitglied, und dadurch Einblicke in Produktivität und Ressourcenzuweisung liefern.
New Product Updates from actiTIME
actiTIME Visual Hour Indicator and Time-Track Report Redesign
actiTIME adds a wave-style hour indicator to the Timesheet and Calendar views and refreshes the Time-Track report for smoother navigation and clearer visuals. For more information, visit actiTIME's official site.
Am besten für anpassbare Aufgabenansichten
Für Teams, die ein flexibles, datenschutzorientiertes Projektmanagement-Tool benötigen, bietet Zoho Projects eine praktische Funktionsvielfalt zur Unterstützung der Projektdurchführung und Zusammenarbeit. Besonders gut eignet es sich für Teams, die auf detaillierte Aufgabenverfolgung und Zeiterfassung angewiesen sind, mit Werkzeugen zur Verwaltung von Zeitplänen, Arbeitsbelastungen und Ressourcen. Teams aus den Bereichen IT, Marketing und ähnlichen Branchen können Zoho Projects nutzen, um organisiert zu bleiben und gleichzeitig Kommunikation und Koordination zentral zu steuern.
Warum ich Zoho Projects gewählt habe
Ich habe Zoho Projects als Alternative zu Smartsheet ausgewählt, da es eine starke Aufgabenverwaltung und integrierte Zeiterfassung bietet. Funktionen wie Gantt-Diagramme und anpassbare Aufgabenansichten erleichtern das Verständnis von Projektzeitplänen und das Anpassen von Arbeiten, wenn sich Anforderungen ändern. Die Integration mit Zoho Sprints unterstützt zudem agile Arbeitsweisen und ist daher hilfreich für Teams, die sich schnell anpassen müssen. Gemeinsam erfüllen diese Möglichkeiten die Anforderungen von Teams, die komplexe Projekte managen, ohne dabei Genauigkeit oder Flexibilität einzubüßen.
Zoho Projects Hauptfunktionen
Neben einer leistungsstarken Aufgabenverwaltung bietet Zoho Projects mehrere zentrale Funktionen, die seinen Nutzen als Smartsheet-Alternative erhöhen.
- Problemerfassung: Projektbezogene Probleme verfolgen und verwalten, um eine rechtzeitige Lösung und hohe Projektqualität sicherzustellen.
- Zusammenarbeitstools: Feeds, Chat, Foren und Dokumentenmanagement nutzen, um eine nahtlose Teamkommunikation zu ermöglichen.
- Automatisierung: Benutzerdefinierte Workflows, SLAs und Benachrichtigungen einführen, um wiederkehrende Aufgaben zu automatisieren und Prozesse zu optimieren.
- Budgetierungstools: Projektbudgets effizient verwalten mit Werkzeugen zur Kostenkontrolle und Budgetprognose.
Zoho Projects Integrationen
Zu den Integrationen gehören Google Kalender, Google Tasks, Google Drive, Microsoft Office 365, Slack, Dropbox, Zoho CRM, Zoho Desk, Microsoft Teams und Zapier.
Pros and Cons
Pros:
- Mehrere Aufgabenansichten, einschließlich Gantt
- Integrierte Zeiterfassung für Berichte
- Breite Integration in das Zoho-Ökosystem verfügbar
Cons:
- Weniger Drittanbieter-Integrationen als die Konkurrenz
- Kostenloser Plan mit eingeschränkter Nutzer- und Projektanzahl
New Product Updates from Zoho Projects
Zoho Projects Adds Time Log Grid View for Faster Tracking
Zoho Projects adds Time Log Grid View, a unified interactive grid for logging and reviewing hours across tasks and issues, helping teams enter time faster and identify work patterns more easily. For more information, visit Zoho Projects’ official site.
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Kantata
Am besten für Projektabwicklung über den gesamten Lebenszyklus
Warum Kantata eine großartige Smartsheet-Alternative ist
Kantata ist eine starke Alternative zu Smartsheet für Teams, die mehr als nur Aufgabenverfolgung benötigen. Es wurde speziell für Dienstleistungsunternehmen entwickelt und unterstützt den gesamten Projektlebenszyklus – von der Planung und Personaleinsatz bis hin zur Durchführung und Berichterstattung. Dank einer mitarbeiterzentrierten Ressourcenplanung können Sie das passende Talent passender Arbeit zuordnen, Arbeitslasten ausbalancieren und Überlastung vorbeugen. Gleichzeitig bieten integrierte Finanzdaten und Business Intelligence die nötige Transparenz, um Projekte rentabel zu halten und Kunden zufriedenzustellen.
New Product Updates from Kantata
Kantata Adds Access Group Change History
Kantata adds Access Groups History, letting account administrators track changes to group details, membership, and permissions in Recent History. The update also makes these events available through the Subscribed Events API for broader monitoring. For more information, visit Kantata’s official site.
.Weitere Smartsheet-Alternativen
Hier sind einige weitere Smartsheet-Alternativen, die es nicht in meine engere Auswahl geschafft haben, aber trotzdem einen Blick wert sind:
- Rocketlane
E Client- und Stakeholder-Portale mit geteilten Projektansichten
- Kintone
Organisieren Sie Ihre Kommunikation nach Thema, Projekt oder sogar spezifischem Datenpunkt
- Bonsai Agency Software
E Smartsheet-Alternative für Agenturen
- Parallax
Ideal für effizientes Projektmanagement mit visueller Aufgabenverfolgung
- Ravetree
E Smartsheet-Alternative für Teams mit Abrechnung und Rechnungsstellung
- Visor
Am besten geeignet für kollaboratives Bildschirmteilen
- Pneumatic Workflow
E Smartsheet-Alternative zur Optimierung digitaler Projekte
- ClickUp
Intuitive Smartsheet-Alternative für Startups und kleine bis mittelständische Unternehmen (KMU)
- Scoro
Am besten geeignet für Projektmanagement mit integriertem KPI-Tracking
- Hive
Es internes Chat- und Kommunikationssystem
Über Smartsheet
Smartsheet ist ein tabellenbasiertes Projektmanagement-Tool. Es hat bereits einige Auszeichnungen erhalten und ist zu einer beliebten Business-App geworden. Wenn du dich in Excel wohlfühlst, aber keine Lust mehr auf komplizierte Formeln hast, ist Smartsheet eine schöne Alternative. Smartsheet übernimmt sämtliche Berechnungen für dich – auch über mehrere Tabellenblätter hinweg. Außerdem kannst du eigene Markenlogos hinzufügen und für einzelne Projekte Farbschemata festlegen.
Darüber hinaus verfügt die Software über nützliche Projektmanagement-Funktionen wie Workflow-Automatisierung und Aufgabenvisualisierung über Gantt-, Kalender- und Kartenansichten. Teammitglieder werden sofort über kritische Änderungen benachrichtigt, und das Tool bietet geteilte Ansichten, Detail-Historien, Aktivitätsprotokolle, automatische Benachrichtigungen, Erinnerungen und Statusberichte, um alle auf dem aktuellen Stand zu halten und zu informieren.
Die kritische Pfad-Funktion hebt zudem alle Aufgaben hervor, die die Fertigstellung deines Projekts direkt beeinflussen, damit du wichtige Meilensteine im Auge behalten kannst. Smartsheet bietet zudem leistungsstarke Berichtsfunktionen, wie editierbare Zusammenfassungsberichte, die sich einfach nach Excel exportieren lassen.
Zu den Smartsheet-Integrationen gehören Microsoft (Microsoft Teams, Microsoft Excel) und Google-Apps sowie Entwicklungs-Standards wie Jira und nützliche Business-Anwendungen wie Salesforce, ServiceNow, Slack, Box und Tableau. Die Plattform ist zudem über eine REST-API und Webhooks erweiterbar.
Dieses Tool kostet ab $7/Benutzer/Monat, mit mindestens 3 und maximal 25 Benutzern. Es gibt außerdem eine 30-tägige kostenlose Testphase.
Warum benötigst du möglicherweise eine Smartsheet-Alternative?
Dein Team mag die Benutzeroberfläche nicht
Mitglieder, die gewohnt sind, mit Tabellenkalkulationen und datenbankähnlichen Tools zusammenzuarbeiten, haben mit dem Design von Smartsheet kein Problem, aber andere empfinden die Benutzeroberfläche vielleicht als umständlich. Für ein angenehmeres Erlebnis solltest du nach anpassbaren und farbenfrohen Projektmanagement-Tools suchen, die den heutigen Ansprüchen an das Erscheinungsbild und die Bedienbarkeit von Software entsprechen.
Du musst Kunden Rechnungen stellen
Smartsheet bietet eine Budgetierungsoption, mit der du Zeit, Budgets und Ausgaben über das 10.000ft-Panel verfolgen kannst, aber es gibt immer noch keine Möglichkeit, Rechnungen direkt aus der App zu versenden. 10.000ft wird zudem separat als Premium-Add-on-Produkt verkauft.
Du findest es zu teuer
Smartsheet ist tatsächlich eine der teureren Projektmanagement-Lösungen auf dem Markt. Das liegt teilweise an den umfangreichen Funktionen und daran, dass sich das Tool vor allem an große Unternehmen richtet. Dennoch findest du vergleichbare Funktionen auch zu deutlich geringeren Kosten.
So bewerte ich Smartsheet-Alternativen
Ich teile meine Bewertung in zwei Ebenen auf: die grundlegenden Anforderungen – Rasteransichten, mehrere Projektansichten und Automatisierung – sowie Unterscheidungsmerkmale wie Portfoliowerkzeuge und Preise, die über die tatsächliche Eignung entscheiden.
Kernfunktionen (Grundvoraussetzungen für diese Liste)
Bei der Auswahl der Werkzeuge für meine Liste bewerte ich jedes einzelne für jede unten aufgeführte Kernfunktionalität auf einer Skala von 0 (bietet die Funktionalität nicht) bis 5 (zeichnet sich in diesem Bereich aus). Anschließend rechne ich die Gesamtpunktzahl des Werkzeugs in einen Prozentsatz um. Jedes Werkzeug muss eine Mindestgesamtpunktzahl von 75 % erreichen, um für die Aufnahme in Betracht gezogen zu werden.
- Raster-/Tabellenkalkulationsansicht: Ich prüfe, ob das Werkzeug ein bearbeitbares, spaltenreiches Raster bietet, in dem Teams strukturierte Daten so verwalten können wie in Excel oder Smartsheet.
- Mehrere Projektansichten: Jedes Werkzeug sollte es den Benutzern ermöglichen, zwischen Gantt-, Kanban-, Kalender- und Zeitleistenansichten zu wechseln, damit verschiedene Rollen die Arbeit auf die von ihnen bevorzugte Weise sehen können.
- Aufgaben- und Abhängigkeitsverwaltung: Ich achte auf Teilaufgaben, Zuständige, Meilensteine und die Zuordnung von Abhängigkeiten – insbesondere auf die Ende-zu-Start-Logik, die phasenweise Einführungen planmäßig voranbringt.
- Workflow-Automatisierung: Regelbasierte Auslöser sind hier wichtig, etwa die automatische Zuweisung eines QA-Prüfers, wenn eine Aufgabe auf „Bereit zur Prüfung“ wechselt, oder das Senden von Benachrichtigungen bei verpassten Terminen.
- Zusammenarbeit und Freigabe: Ich bewerte die gemeinsame Bearbeitung in Echtzeit, Kommentare, Dateianhänge und detaillierte Freigabeberechtigungen sowohl für interne Teams als auch für externe Beteiligte.
- Berichte und Dashboards: Das Werkzeug sollte projektübergreifende Dashboards mit Widgets, Filtern und Diagrammen unterstützen, die PMO-Verantwortlichen eine Ansicht auf Portfolioebene bieten, ohne dass Daten manuell zusammengetragen werden müssen.
Sobald ich eine Liste von Werkzeugen habe, die diese Kriterien erfüllen, prüfe ich, wodurch sich die einzelnen Plattformen voneinander unterscheiden.
Unterscheidungsmerkmale (Was Anbieter voneinander abhebt)
So vergleiche ich die verschiedenen Anbieter:
Herausragende Funktionen
Portfoliomanagement ist ein wichtiger Punkt – ich suche nach Werkzeugen, die Projektstatus, Budgets und Zeitpläne zusammenführen, damit PMO-Verantwortliche ein gesamtes Programm verfolgen können, ohne zwischen Tabellen wechseln zu müssen. Ressourcenmanagement ist ebenso wichtig, insbesondere wenn die Arbeitslast in einem 20-köpfigen Team mit parallel laufenden Sprints ausgeglichen werden muss. Ich bewerte außerdem KI-Funktionen wie automatisch erstellte Zusammenfassungen oder die Kennzeichnung von Risiken, die jede Woche mehrere Stunden manueller Statusberichterstattung einsparen können.
Über die Funktionen hinaus
Die Integrationstiefe gehört zu den ersten Dingen, die ich prüfe – wenn ein Werkzeug nicht mit Jira, Slack oder Ihrem CRM synchronisiert werden kann, entstehen Datensilos, die dem Zweck der Zentralisierung der Arbeit entgegenwirken. Auch die Preisstruktur ist wichtig, insbesondere die Frage, wie Anbieter den Zugriff von Gästen oder externen Mitwirkenden handhaben, da diese Kosten bei kundenorientierten Projekten schnell in die Höhe schießen können. Ich bewerte außerdem die Unterstützung bei der Einführung, einschließlich der Migrationswege von Smartsheet und der Frage, ob der Anbieter Vorlagen oder eine angeleitete Einrichtung anbietet, um die Zeit bis zum Nutzen für Teams zu verkürzen, die den Wechsel vollziehen.
Wichtige Funktionen für eine gute Smartsheet-Alternative
Zeiterfassung
Grundlegende Zeiterfassungsoptionen sind über das 10.000ft-Integrationsmodul verfügbar, was jedoch zusätzliche Kosten verursacht. Es lohnt sich daher, nach einem Tool mit integrierter Zeiterfassung zu suchen – idealerweise mit Stundenzetteln und Zeitberichten.
Aufgaben- und Workflow-Management
Auch wenn Smartsheet auf den ersten Blick wie eine weitere Datenbank wirkt, verfügt das Tool über fortgeschrittene Aufgabenmanagement- und Ansichts-Optionen wie Gantt-Diagramme und Kanban-Board. Bei einer Alternative solltest du auf Lösungen achten, mit denen du Teilaufgaben, Aufgaben-Prioritäten und Abhängigkeiten hinzufügen kannst, um komplexe Projekte organisieren zu können, ohne dass die Übersicht verloren geht.
Benutzerfreundlichere Oberfläche
Sprich mit deinem Team und finde heraus, welche Art von Benutzeroberfläche sie sich als Alternative zum traditionellen Tabellen-Layout wünschen. Wichtige Features sind anpassbare Felder, ein Design, das jeder anpassen kann, sowie zahlreiche Add-ons, die das Arbeiten im Team-Workspace erleichtern.
Individuelle Berichterstattung
Smartsheet kann mit einem leistungsstarken Echtzeit-Report-Builder punkten. Für Teams, die mit vielen Daten arbeiten oder ihrer Kundschaft Arbeitsnachweise liefern müssen, ist eine Alternative mit genauso guten Reporting-Funktionen wichtig.
Wie geht es weiter?
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