Die 10 besten Projektaufgaben-Management-Softwares für 2026 im Test

Productive ist ein All-in-One-Tool für das Arbeitsmanagement, das auf die Bedürfnisse von Agenturen zugeschnitten ist. Es bietet Werkzeuge zur Planung und Verwaltung von Projekten, zum Aufschlüsseln und Zuweisen von Aufgaben, zur Zeiterfassung der Mitarbeitenden, zur Verwaltung von Rechnungsstellung und Abrechnung und mehr. Bei der Planung der Projekte Ihres Teams können Sie Aufgaben bestimmten Teammitgliedern zuweisen, Fristen festlegen und dann den Fortschritt der Aufgaben verfolgen, während Ihr Team voranschreitet.

Da es über ein integriertes Ressourcenmanagement verfügt, können Aufgaben auch auf Basis der Kapazitäten und Fähigkeiten der Mitarbeitenden zugewiesen werden. Die Teammitglieder erfassen ihre Zeit direkt im System, wodurch Sie klare Anhaltspunkte darüber erhalten, wie lange bestimmte Aufgaben dauern, und die Arbeitsaufteilung effizienter gestalten können. Das Zeiterfassungstool ist zudem mit den Abrechnungsfunktionen verbunden und ermöglicht es den Mitarbeitenden, sowohl abrechenbare als auch nicht abrechenbare Arbeitszeiten zu verfolgen.

Diese Software lässt sich mit mehreren anderen beliebten Arbeitstools integrieren, darunter Dropbox, Exact, Jira, Outlook, Microsoft Calendar, Slack, QuickBooks und Xero. Außerdem ist eine Zapier-Integration verfügbar, mit der Sie bei kostenpflichtigem Konto weitere Integrationen freischalten können.

Wrike ist eine Arbeitsmanagement-Plattform mit Dashboards, Workflows und Anfrageformularen, die Sie zur Erledigung von Aufgaben und Projekten nutzen können. Es verfügt über Gantt-Diagramme und Kanban-Boards, mit denen Sie den Fortschritt Ihres Teams visuell erfassen und einschätzen können, ob Sie eine Frist einhalten oder mehr Zeit von Ihrem Kunden benötigen. Wrike bietet eine Dateifreigabefunktion, mit der Projektmitglieder zusammenarbeiten können, um Projekttermine einzuhalten.

Große Projekte benötigen Zeit, lassen sich aber leichter verwalten, wenn Sie diese in Phasen unterteilen. Wenn Sie eine Projektaufgabenmanagement-Software mit integrierten und anpassbaren Vorlagen benötigen, sollte Wrike ganz oben auf Ihrer Liste stehen. Mit Wrike können Sie mehrere Phasen für ein Projekt erstellen und diese Phasen weiter in Aufgaben aufteilen, um sie einfacher bearbeiten zu können. Sie können für jede Phase Meilensteine oder Termine festlegen, sodass Zuweisungsempfänger genau wissen, wie viel Zeit sie für die Erledigung einer Aufgabe haben.

Wrike integriert sich mit weiteren Zeit- und Arbeitsmanagement-Tools wie Microsoft OneDrive, MS Excel, MS Project, Microsoft Office 365, Dropbox und anderen.

Wrike bietet eine kostenlose Version sowie eine kostenlose Testphase für kostenpflichtige Pläne.

monday AI Workspace ist eine Arbeitsmanagement-Plattform, die KI-gestütztes Aufgaben-Tracking, mehrere Projektansichten, Workflow-Automatisierung und bereichsübergreifende Kollaborationstools in einem einzigen, konfigurierbaren Arbeitsbereich vereint.

Für wen ist monday AI Workspace am besten geeignet?

Es eignet sich besonders für mittelgroße bis große Teams, die mehrere parallellaufende Projekte abteilungsübergreifend steuern und einen gemeinsamen Arbeitsbereich benötigen, um die Abstimmung sicherzustellen.

Warum habe ich monday AI Workspace ausgewählt?

monday AI Workspace steht zurecht auf meiner Shortlist der besten Tools, weil das visuelle Projekttracking im praktischen Einsatz überzeugt. Ich kann ein Board innerhalb von Sekunden von der Kanban- in die Gantt-Ansicht wechseln – so kann mein Team flexibel zwischen Sprint-orientiertem Aufgabenfluss und Zeitachsenplanung wechseln, ohne etwas neu aufbauen zu müssen. Das Abhängigkeits-Tracking der Gantt-Ansicht weist zudem auf Terminüberschneidungen hin, bevor sie zum Problem werden – was beim Steuern überlappender Arbeitsströme äußerst wertvoll ist.

Wichtige Funktionen von monday AI Workspace

• KI-gestützte Dashboards: Nutzer können Dashboards in Echtzeit erstellen und individuell anpassen, um detailliertes Projekttracking mit Daten aus beliebigen Boards zu ermöglichen.
• Automatisierter Workflow-Builder: Teams können regelbasierte Automatisierungen erstellen, um manuelle Aktualisierungen und wiederkehrende Verwaltungsaufgaben projektübergreifend zu minimieren.
• Portfolio-Management: Mehrere Projekte lassen sich zu Portfolios zusammenfassen – inklusive bereichsübergreifendem Reporting und strategischer Zielverfolgung für das Management.
• Integrierte Zeiterfassung: Stunden können direkt an Aufgaben gebucht, abrechenbare und nicht abrechenbare Arbeiten getrennt und detaillierte Stundenzettelberichte erzeugt werden.

monday AI Workspace Integrationen

monday AI Workspace bietet Hunderte von nativen Integrationen über integrierte Schnittstellen und den Marktplatz, darunter Slack, Google Workspace, Microsoft 365, Jira, Dropbox, Zoom, HubSpot, Salesforce, GitHub und Outlook. Außerdem werden Zapier und eine API für individuelle Integrationen unterstützt.

GQueues ist ein nativ für Google Workspace entwickeltes Aufgabenverwaltungstool, das Aufgabenerstellung, Zuweisungen, Unteraufgaben, Kanban-Boards und die bidirektionale Synchronisierung zwischen Google Kalender, Gmail und Drive kombiniert.

Für wen ist GQueues am besten geeignet?

GQueues eignet sich für kleine bis mittelgroße Teams, die ihre Arbeit vollständig innerhalb von Google Workspace erledigen und Aufgaben verwalten möchten, ohne dieses Ökosystem zu verlassen.

Warum ich GQueues ausgewählt habe

Ich habe GQueues in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil die Integration mit Google Workspace tiefer geht als bei jedem anderen Aufgabenmanager, den ich verwendet habe. Eine Aufgabe direkt aus einem Gmail-Thread zu erstellen, sie sofort im Google Kalender anzeigen zu lassen und eine Drive-Datei anzuhängen, ohne die Aufgabenansicht zu verlassen, ist etwas, auf das ich mich täglich verlasse. Die bidirektionale Kalendersynchronisierung ist besonders nützlich: Aufgaben mit Fälligkeitsdaten werden zu echten Kalendereinträgen und nicht nur zu Erinnerungen innerhalb der App.

Wichtige Funktionen von GQueues

• Smarte Warteschlangen: Speichern Sie benutzerdefinierte Aufgabenfilter für den sofortigen Zugriff auf priorisierte, gekennzeichnete oder geplante Aufgaben.
• Unbegrenzte Unteraufgaben: Erstellen Sie detaillierte Aufgabenaufteilungen mit unbegrenzt verschachtelten Unteraufgaben für komplexe Arbeitsabläufe.
• Gemeinsam genutzte Warteschlangen: Arbeiten Sie mit Ihrem Team an gemeinsamen Aufgabenlisten zusammen, die jeweils über eigene Berechtigungen verfügen.
• Mobile Apps: Greifen Sie auf Android- und iOS-Geräten auf alle Ihre Aufgaben zu und verwalten Sie sie mit vollständiger Funktionsunterstützung.

GQueues-Integrationen

GQueues bietet native Integrationen mit Google Kalender, Gmail, Google Drive, Google Kontakte, Google Chrome und dem Google Workspace Marketplace.

Screendragon ist eine Plattform für Arbeitsmanagement in Unternehmen, die die Erstellung von Workflows ohne Code, die Aufgaben- und Projektverfolgung, die Ressourcenplanung, die Automatisierung von Genehmigungen und die operative Berichterstattung in einem einzigen konfigurierbaren System vereint.

Für wen ist Screendragon am besten geeignet?

Screendragon eignet sich besonders für Marketing- und Kreativteams in Unternehmen, die umfangreiche Workflows mit vielen Beteiligten in großem Maßstab verwalten.

Warum ich Screendragon ausgewählt habe

Ich habe Screendragon als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil der Workflow-Builder ohne Code es Unternehmensteams ermöglicht, komplexe, mehrstufige Genehmigungs- und Prüfprozesse zu entwerfen, ohne eine einzige Codezeile zu schreiben. Besonders gefällt mir, wie dynamische Formulare direkt mit automatisierten Workflow-Sequenzen verbunden werden und dadurch die verstreuten E-Mail-Ketten ersetzen, die kreative und Marketingabläufe typischerweise verlangsamen. Der AI Hub geht noch einen Schritt weiter und ermöglicht es meinem Team, KI-Agenten direkt in laufenden Workflows einzusetzen, um Weiterleitung, Compliance-Prüfungen und Genehmigungen in großem Maßstab zu bearbeiten.

Wichtige Funktionen von Screendragon

• Ressourcen- und Arbeitslastplanung: Ermöglicht die Zuweisung von Ressourcen, die Kapazitätsverfolgung und die ausgewogene Verteilung der Arbeitslasten im Team über mehrere Projekte hinweg.
• Übersichten für das Portfoliomanagement: Bietet Transparenz auf Führungsebene mit projektübergreifenden Übersichten und der Nachverfolgung von KPIs.
• Individuelle Erfassungsformulare: Wandelt Arbeitsanfragen mithilfe konfigurierbarer, auf jeden Workflow zugeschnittener Formulare in strukturierte Aufgaben um.
• Erweiterte Berechtigungen und Prüfpfade: Unterstützt granulare, rollenbasierte Zugriffskontrollen und führt detaillierte Aufzeichnungen über jede Änderung.

Screendragon-Integrationen

Screendragon bietet native Integrationen mit Google Drive, Box, OneDrive, Egnyte, Adobe Creative Cloud, Jira, Trello, Salesforce, Microsoft Dynamics 365 und Microsoft 365. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Quire ist eine Projektmanagement-Software, die Teams dabei unterstützt, Aufgaben zu planen, zu organisieren und die Arbeit auf strukturierte Weise zu verfolgen. Sie ermöglicht verschachtelte Aufgabenlisten, Kanban-Boards und Zeitachsenansichten, um Projekte von Anfang bis Ende zu steuern.

Ein Grund, warum ich Quire ausgewählt habe, ist die verschachtelte Aufgabenstruktur: So können Sie komplexe Projekte in kleinere, handhabbare Teile zerlegen. Sie können Aufgaben und Unteraufgaben in einer Baumstruktur anlegen, was es erleichtert, die Hierarchie und Zusammenhänge zwischen den einzelnen Projektabschnitten zu erkennen. 

Ein weiteres herausragendes Merkmal ist die dynamische Zeitachsenansicht, die eine visuelle Darstellung Ihres Projektzeitplans bietet. Sie sehen, wie Aufgaben sich überschneiden, erkennen potenzielle Engpässe und können Fristen nach Bedarf anpassen. Das ist besonders nützlich für Teams, die mehrere Aufgaben koordinieren müssen und sicherstellen wollen, dass alles im Zeitplan bleibt.

Zu den Integrationen von Quire gehören Google Kalender, Gmail, Slack, Outlook, Zoho Flow, GitHub, Apple Kalender-Synchronisierung, Box, Dropbox, Google Drive und Microsoft Teams.

Celoxis ist eine Software für das Projektportfoliomanagement (PPM) mit Funktionen für Projekt-, Ressourcen-, Zeit-, Kosten- und Workflowmanagement. Sie ist in der Lage, komplexe, miteinander verbundene Projekte zu verwalten und eignet sich besonders für die Anforderungen von Unternehmen und Dienstleistungsfirmen.

Das Gantt-Diagramm-Tool hilft Ihnen, auf höchster Ebene alle Ihre Projekte zu planen. Es bietet Funktionen wie Farbcodierung, wiederkehrende Aufgaben und abteilungsübergreifende Abhängigkeiten. Sie können Aufgaben nicht nur projektübergreifend verbinden, sondern auch mehreren Ressourcen die gleiche Aufgabe zuweisen. Mit all diesen Tools können Sie Ihre Multi-Projekt- oder Multi-Produkt-Strategie klar definieren und Ihre Planung gründlich dokumentieren.

Zusätzlich zum Projektmanagement bietet die Software Werkzeuge für das Ressourcenmanagement. Die Arbeit kann bestimmten Teammitgliedern zugewiesen werden, basierend auf ihrer Kapazität und anderen Faktoren. Außerdem können Sie Projektkosten auf der Plattform verwalten sowie die für verschiedene Aufgaben und Projekte aufgewendete Zeit nachverfolgen. So halten Sie Ihr Budget aktuell und genau und vermeiden Überausgaben, bevor sie entstehen.

Es sind mehrere vorgefertigte Integrationen enthalten, unter anderem für Tools wie Google Drive, Microsoft Excel, Microsoft Project, Jira, Slack, Salesforce, Google Kalender, Outlook, Evernote und QuickBooks Online. Über ein kostenpflichtiges Zapier-Konto sind zusätzliche Integrationen möglich.

Die kostenpflichtigen Tarife für Celoxis beginnen bei $25 pro Nutzer und Monat. Es ist auch eine 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar.

Miro ist eine Online-Whiteboard-Plattform, die speziell für kollaboratives und visuelles Arbeiten im Projektmanagement entwickelt wurde. Es ist ein Tool, mit dem Teams – egal ob vor Ort oder remote – ihre Ideen in einem geteilten, interaktiven Raum zum Leben erwecken können. Diese Projektmanagement-Task-Software richtet sich an verschiedenste Teamgrößen und -arten, von Tech-Entwicklern über Marketer bis hin zu kleinen Unternehmen.

Die Flexibilität der Plattform ermöglicht es jedem, Ideen auszudrücken, indem verschiedene Datenformate wie Bilder, Videos und Texte in die Projektboards integriert werden können. Diese Anpassungsfähigkeit unterstützt die Erstellung detaillierter und informativer visueller Elemente für Projekte. Außerdem bietet die Planer-Funktion von Miro eine visuelle Darstellung von Aufgaben nach unterschiedlichen Kategorien, zum Beispiel nach Sprints oder Status, während die Abhängigkeits-App Einblicke in Aufgabenabhängigkeiten liefert und Teams dabei hilft, Projektkomplexitäten zu bewältigen und zu steuern.

Zu den Integrationen gehören Asana, monday.com, Notion, Webex, Figma, Jira, Azure DevOps, Confluence, Trello, Slack, Microsoft Teams, Google Workspace, Zoom und über 100 weitere. Über eine Zapier-Integration können Sie auf tausende zusätzliche Tools zugreifen. Dies kann mit zusätzlichen Kosten verbunden sein.

Profit.co ist eine OKR-Software (Objectives and Key Results), die Ihnen hilft, Unternehmensziele zu messen und zu erreichen. Profit.co unterstützt Sie bei der Planung Ihrer To-do-Liste, damit Sie sich im Laufe des Tages auf dringende Aufgaben konzentrieren können. Mit Profit.co können Sie Aufgaben einfach verfolgen, indem Sie Aufgaben und Projekte nach ihrem Fortschritt oder ihrer Wichtigkeit sortieren, sodass Sie Projekte mit nahenden Fälligkeitsterminen priorisieren. Profit.co ermöglicht es Ihnen außerdem, Arbeitsbereiche zu erstellen, in denen Sie vertraulich oder sensible Projekte privat mit Teammitgliedern kommunizieren und zusammenarbeiten können.

So sehr wir auch alle Aufgaben gleich behandeln möchten, sind manche Aufgaben kritisch und erfordern sofortige Aufmerksamkeit – hier erweist sich Profit.co als ideales Tool für die Projekt- und Aufgabenverwaltung zur Priorisierung von Aufgaben. Wenn Sie eine Aufgabe mit Profit.co erstellen, können Sie eine Prioritätsstufe festlegen, damit die Zuständigen wissen, dass Sie eine bestimmte Aufgabe schnell erledigt haben müssen. Die Software erlaubt es Ihnen außerdem, ein Datum und eine Uhrzeit für die Fälligkeit einer Projektaufgabe festzulegen, sodass Teammitglieder wissen, wann sie ihre Aufgabe abschließen sollen und abschätzen können, ob sie Verlängerungen benötigen.

Profit.co funktioniert gut mit anderen Projektmanagement-Tools wie Microsoft Planner, Asana, G Suite, BambooHR und weiteren.

Profit.co bietet einen kostenlosen Tarif für bis zu 5 Nutzer an, während die Preise für kostenpflichtige Tarife bei $7/Nutzer/Monat beginnen. Zusätzlich gibt es eine kostenlose Testphase von 30 Tagen.

MeisterTask ist eine Projekt- und Aufgabenmanagement-Software, die sich durch eine benutzerfreundliche, intuitive Plattform auszeichnet und Teams dabei unterstützt, ihre Aufgaben und Projekte effizient zu verwalten. Sie setzt auf einen visuellen Ansatz im Aufgabenmanagement durch die Nutzung von Kanban-Boards, wodurch es Nutzern leicht fällt, Aufgaben zu organisieren, Fortschritte zu überwachen und Arbeitsabläufe in Echtzeit anzupassen. Die Software ist so konzipiert, dass sie für verschiedenste Projekttypen und -größen geeignet ist, mit anpassbaren Boards, die sich individuell auf die jeweiligen Projektanforderungen zuschneiden lassen. Funktionen wie Aufgabenautomatisierung, Erinnerungen an Fälligkeitstermine und Zeiterfassung sind integriert, was die Verwaltung erleichtert und Teams in die Lage versetzt, sich auf die wichtigsten Aufgaben zu konzentrieren.

Über die zentrale Aufgabenverwaltung hinaus besticht MeisterTask durch seine Ausrichtung auf Zusammenarbeit und Integration. Die Software ermöglicht eine nahtlose Teamkommunikation mit Funktionen wie Dateifreigabe, Kommentaren und Aufgabenverteilung, sodass alle Teammitglieder stets den Überblick behalten. Darüber hinaus bietet MeisterTask umfangreiche Integrationsmöglichkeiten mit beliebten Tools wie Slack, Google Drive und MindMeister, wobei MindMeister eine besondere Verbindung zwischen Mindmapping und Aufgabenmanagement schafft. Diese Integration ermöglicht einen fließenden Übergang von Brainstorming- und Planungsphasen hin zu umsetzbaren Aufgaben und fördert so die Produktivität und Kreativität von Teams.

Zu den Integrationen gehören Slack, Dropbox, Github, Google Drive, Microsoft Teams, Outlook, Trello, Asana, MindMeister und Hunderte weitere über ein kostenpflichtiges Zapier-Abonnement.

MeisterTask kostet ab $14.50/Monat (bei jährlicher Abrechnung) und bietet eine kostenlose Testversion.