Die 10 besten Tools für Agenturmanagementsysteme im Test für 2026

Scoro ist ein Agentur-Management-System, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Abläufe effektiver zu steuern. Es vereint Funktionen für Projektmanagement, Vertrieb und Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Angebotserstellung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Abrechnung und Berichtswesen und bündelt so alle Aspekte der Agenturarbeit auf einer zentralen Plattform.

Das System ermöglicht ein durchgängiges Projektmanagement über den gesamten Lebenszyklus – von der Angebotserstellung bis zur abschließenden Rechnungsstellung. In Echtzeit bereitgestellte Dashboards und detaillierte Berichte geben Einblick in Fortschritte, Ergebnisse und die Gesamtperformance, sodass Teams fundierte Entscheidungen treffen und Missverständnisse minimieren können.

Scoro bietet zudem Ressourcenplanungsfunktionen, die eine effiziente Verteilung der Arbeitslast unterstützen und Überlastungen im Team vorbeugen. Die Funktion zur Verwaltung von Pauschalverträgen sorgt dafür, dass wiederkehrende Kundenprojekte zuverlässig verfolgt und durchgängig abgewickelt werden.

Die Plattform integriert sich mit Google Kalender, Microsoft Exchange, HubSpot, Jira, Xero, QuickBooks, Sage Intacct, Exact Online, Expensify, Stripe, BambooHR, Slack, Asana, Dropbox, PayPal und weiteren Anwendungen. Über Zapier können zudem zusätzliche Tools für eine erweiterte Automatisierung angebunden werden.

Die Preise beginnen bei $19.9/Nutzer/Monat, eine kostenlose Testphase ist verfügbar.

Productive ist eine umfassende Agentur-Management-Software mit einer leistungsstarken Funktionspalette, die Ihnen die Werkzeuge und Daten an die Hand gibt, die Sie benötigen, um eine Agentur reibungslos zu führen. Das Tool wurde von einem Team mit zehnjähriger Erfahrung in der Gründung, Leitung und Skalierung eines Softwareentwicklungsunternehmens entwickelt und eignet sich daher besonders gut für Digitalagenturen. Fran Vižintin, Senior Account Executive bei Productive, erklärt, warum die Plattform so gut für Agenturen funktioniert: „Productive wurde für Agenturen entwickelt und unterstützt eine ressourcenübergreifende Planung auf hoher Ebene. Es ermöglicht Agenturen, Dienstleistungen, abrechenbare Stundensätze und Budgets innerhalb jeder Projektphase zuzuweisen und zu verfolgen.“

Die Funktionen des Tools erfüllen alle meine Kriterien für Agentur-Management-Lösungen. Kunden- und Interessentenmanagement finden Sie in der Sales Pipeline (Vertriebsprozess und Organisation von Verkaufsaktivitäten). Die Funktionen für Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Aufgaben-Zusammenarbeit entsprechen den Anforderungen an Ressourcen- und Projektmanagement, die ich an eine Agentursoftware oder -plattform stelle.

Abrechnung und Rechnungsstellung können ebenfalls direkt über das Tool verwaltet werden, zusammen mit hilfreichen Berichten zu Rentabilität und Kosten, die das Finanzmanagement erleichtern. Die Reportingfunktion geht sogar weit darüber hinaus und liefert Echtzeit-Reports zu Margen, Auslastung und vieles mehr – einschließlich Berichten zur Historie einzelner Mitarbeiter oder externer Dienstleister beim Unternehmen, Gehaltsberichte usw.

Productive bietet Integrationen mit Zapier sowie Jira, Open API, QuickBooks Online, Xero und Exact.

Productive kostet $9 pro Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung). Es gibt außerdem eine vollumfängliche, kostenlose 14-tägige Testphase.

monday AI Workspace ist eine großartige Software für Werbeagenturen, da das Tool viele überflüssige Funktionen typischer Management-Tools eliminiert und sich auf einfache, visuell intuitive Layouts konzentriert, die die Arbeitsabläufe klarer darstellen.

Zu den Funktionen von monday AI Workspace für das Management von Werbeprojekten zählen Module für Ressourcen- und Projektmanagement sowie hervorragende Kollaborationstools. Benutzer können beispielsweise Dateien zu Karten hochladen und anhängen, Kommentare hinterlassen, Teammitglieder erwähnen und mehr. Außerdem bietet es ein übersichtliches Dashboard für Projektberichte, das Daten aus mehreren Boards sammeln kann, was eine bessere Nachverfolgung des Fortschritts ermöglicht. Auch wenn monday AI Workspace keinen vollständigen Satz an Tools für Projektabrechnung und Rechnungsstellung bietet, kann man mit monday AI Workspace Arbeitsstunden, Zeitpläne und Rechnungen verfolgen. Zusätzlich bietet monday AI Workspace KI-gestützte Funktionen, mit denen Agenturen Routineaufgaben automatisieren und Projekte schneller voranbringen können. Teams können KI nutzen, um Informationen zusammenzufassen, Inhalte zu generieren und zu überarbeiten, Erkenntnisse aus Arbeitsdaten zu gewinnen und Teile ihrer Workflows zu automatisieren.

Insgesamt ist es ein hochgradig anpassbares Tool, mit dem Sie unabhängig von der verwendeten Methodik—ob Kanban oder eine andere—arbeiten können, was zu Ihrem Projekt und Team passt. Darüber hinaus finden Sie nützliche Workflow-Tools, um Teile Ihrer Prozesse zu automatisieren.

Zu den Integrationen von monday AI Workspace gehören Projektmanagement-Apps wie Slack, Google Drive, Gmail, Google Kalender, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform und viele weitere, die über Zapier zugänglich sind.

monday AI Workspace kostet ab $9/Benutzer/Monat und bietet eine kostenlose 14-tägige Testversion. Es gibt einen kostenfreien Tarif für bis zu 2 Benutzer.

Wrike ist eine benutzerfreundliche Werbeagentur-Software, die sich für Teams mit fünf oder mehr Mitgliedern eignet. Sie ist hochgradig konfigurierbar und ermöglicht es den Nutzer:innen, Prozesse, Workflows, Dashboards, Berichte und Anfrageformulare exakt auf ihre Bedürfnisse abzustimmen. Damit können kostspielige Silos zwischen Teams aufgebrochen, die Kommunikation zentralisiert und zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben automatisiert werden. Für Agenturen, die mit komplexen oder unter hohem Druck stehenden Projekten arbeiten, kann Wrike auch in unsicheren Zeiten von unschätzbarem Wert sein. Danilo Coviello, Gründer von Espresso Translations, erklärte: „Der wahre Wert von Wrike zeigt sich im Krisenmanagement. Ein Kunde aus dem Fintech-Sektor äußerte Compliance-Änderungen, die in drei Ländern erforderlich waren. Die Abhängigkeitsanalyse zeigte mir genau, welche Aufgaben betroffen sein würden, bevor ein Schaden entsteht.“

Mit Wrike können Nutzer:innen zwischen anpassbaren Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen mit nur einem Klick und klassischen Arbeitslastansichten wechseln, sodass Teams selbst wählen, wie sie ihre Kampagnenziele visualisieren möchten. Wrike bietet außerdem Aufgabenlisten, Unteraufgaben, gemeinsame Kalender, benutzerdefinierte Workflows, Dateifreigabe und Echtzeit-Zusammenarbeit. Nutzer:innen erhalten erweiterte Leistungsanalysen über 50 Marketingplattformen hinweg, können Ressourcenmanagement und -zuweisung bewerten und die Zeit erfassen.

Wrike hat eine benutzerfreundliche, intuitive Oberfläche und Navigation mit klaren Bereichen, Ordnern und Aufgaben. Es lässt sich leicht zwischen Startseite, Stundenzetteln, Dashboards, Kalendern, Berichten und dem Aktivitätsstream umschalten. Wrike bietet ein eigenes Hilfezentrum mit interaktiven Schulungen, Videos, einem 'Erste Schritte'-Leitfaden und einer lebendigen Community. Das Tool stellt außerdem eine spezielle Lösung für Marketingteams sowie eine Vielzahl an Vorlagen für gängige organisatorische Prozesse bereit.

Wrike bietet über 400 vorgefertigte native Integrationen, darunter Integrationen mit Adobe Creative Cloud, Dateimanagement-Software von Microsoft, Google und Dropbox sowie über 50 marketing-spezifische Tools.

Monitask ist eine digitale Plattform, die Agenturen dabei unterstützt, Zeiten zu erfassen, Projekte zu verwalten und die Teamproduktivität zu überwachen. Sie bietet Werkzeuge, mit denen Sie nachvollziehen können, wie Ihr Team seine Arbeitszeit verbringt, und so Einblicke in den Projektfortschritt und die Aktivitäten der Mitarbeitenden erhalten. 

Die Zeiterfassungs- und Projektmanagementfunktionen von Monitask sind besonders vorteilhaft für Agenturen. Sie können Projekte Teammitgliedern zuweisen und die mit jedem Projekt und jeder Aufgabe verbundenen Arbeitsstunden einsehen. Mitarbeitende können das Projekt, an dem sie arbeiten, in einem Dropdown-Menü der Anwendung auswählen und Kommentare für weitere Details hinzufügen. Dies trägt zu einer genauen Datenerfassung bei und liefert Erkenntnisse darüber, wie die Zeit auf verschiedene Projekte verteilt wird.

Darüber hinaus bietet Monitask Funktionen wie Screenshots, Überwachung der Anwendungsnutzung und Aktivitätsverfolgung. Mit diesen Tools lassen sich die Aktivitäten der Mitarbeitenden während der Arbeitszeit überwachen, wodurch Sie einen klaren Überblick über die Produktivität erhalten. Die Anwendung zeichnet Aktivität nur auf, wenn der/die Mitarbeitende eingestempelt ist, was für Transparenz sorgt und die Privatsphäre respektiert. Dies ist besonders nützlich für Agenturen mit remote arbeitenden Mitarbeitenden.

Mir gefallen auch die detaillierten Berichtsfunktionen, die es Ihnen ermöglichen, Unternehmenszeit und -daten zu analysieren. Monitask stellt sogar ein digitales Ein- und Ausstempelsystem bereit, das das Workforce Management durch ein digitales System zur Anwesenheitserfassung modernisiert. Außerdem beinhaltet die Software ein Feature zur Mitarbeitenden-Anwesenheitskontrolle, um Verantwortlichkeit im Team zu erhöhen und HR-Prozesse zu optimieren. 

Zu den Integrationen von Monitask gehören Zoho Projects, monday.com, Microsoft Teams, ClickUp, Asana, Trello, Basecamp, QuickBooks Online, Jira Software Server, Avaza, Teamwork und Scoro.

Screendragon ist eine Agenturmanagement-Software, die entwickelt wurde, um Projekte, Personen, Prozesse und Profitabilität an einem Ort zu verwalten. Sie ist einfach zu bedienen und bietet leistungsstarke Anpassungsmöglichkeiten. Die weltweit führenden Agenturgruppen wie Omnicom, WPP und IPG vertrauen auf Screendragon, um ihre Agenturabläufe zu steuern.

Screendragon ist nahtlos integriert und bietet Projektmanagement, Workflow-Management, Ressourcenmanagement und Prognose, Zeiterfassung, Budgetverwaltung und Asset-Management. Das Tool ist hochgradig konfigurierbar und ermöglicht es den Nutzern, Formulare, Dashboards, Vorlagen, Workflow-Regeln, Berechtigungen, Benachrichtigungen, Berichte und sogar die auf der Plattform verwendete Terminologie anzupassen.

Das integrierte Budgetmodul von Screendragon ermöglicht es den Nutzern, Leistungsbeschreibungen und Kostenvoranschläge zu erstellen sowie zukünftige Einnahmen und Ressourcenbedarfe zu prognostizieren. Überprüfungen und Freigaben werden durch Funktionen wie visuelles Proofing, Zusammenarbeit in Echtzeit, Versionskontrolle und detaillierte Berechtigungen vereinfacht. Die fortschrittlichen Automatisierungsfunktionen von Screendragon erleichtern die sichere und effiziente Freigabe von Assets und passen sich problemlos an das Wachstum von Agenturen an. Die intuitive Aufgabenverwaltung erlaubt es Nutzern, zwischen Kanban-Boards, interaktiven Gantt-Diagrammen und Listenansicht zu wechseln.

Screendragon bietet native Integrationen mit ERP-Systemen wie SAP und PeopleSoft und kann über Zapier mit Tausenden von Apps wie Slack, Trello, Google Drive, Office 365 und Microsoft Dynamics verbunden werden. Zudem verfügt es über eine offene API, die individuelle Integrationen mit jeder beliebigen Lösung ermöglicht.

Screendragon startet ab $20/Nutzer/Monat mit einer einmaligen Einrichtungsgebühr, eine kostenlose Demo ist verfügbar.

Synergist ist eine umfassende Agentur-Management-Software, die wachsende Agenturen mit Tools zur Nachverfolgung der Projektprofitabilität, zum Projektmanagement und zur Überwachung der Auslastung von Teams unterstützt. Für Agenturen, die ihre finanzielle Leistung verbessern möchten, kann Synergist genutzt werden, um Profitabilitätskennzahlen zu überwachen sowie Pipelines, Gewinne und Zahlungen zu prognostizieren.

Ich habe diese Software speziell ausgewählt, weil sie eine All-in-One-Lösung mit einem umfangreichen Funktionsangebot bietet, darunter Berichte, ein Planungstool, Möglichkeiten zur Projektverfolgung sowie ein zentrales System zur Verwaltung von Kundeninteraktionen und Finanzen. Außerdem sorgt sie dafür, dass Ressourcen und Teams optimal eingesetzt werden, um die Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern.

Insgesamt hebt sich Synergist als unverzichtbares Tool für Agenturen hervor, die auf maximale Profitabilität ausgerichtet sind – dank des Zugriffs auf Echtzeit-Einblicke und der finanziellen Kontrolle über Projekte.

Synergist integriert sich mit verschiedenen Softwaresystemen, einschließlich Microsoft 365, Google, Xero, Sage, HubSpot, Salesforce CRM, Outlook-Kalender und iCal, sowie Dateimanagement über Microsoft OneDrive, Google Drive und Dropbox.

Kantata ist eine Agenturverwaltungsplattform, die entwickelt wurde, um jede Phase des Kundenservice-Lebenszyklus zu vereinheitlichen. Von der Projektplanung und Ressourceneinsatzplanung bis hin zur Finanzverfolgung und Kundenberichterstattung bietet sie Agenturen ein zentrales System zur Steuerung der Abläufe, zur Verbesserung der Profitabilität und für effizientes Wachstum.

Die Plattform bietet speziell für Agenturen entwickelte Funktionen, wie Tools für das Onboarding von Kunden, Projektplanung, Zeit- und Ressourcenverfolgung, Rechnungsstellung, Verträge und Kollaborationszentren. Diese Möglichkeiten machen es einfach, den Fortschritt Ihres Teams im Hinblick auf Fristen und Budgets zu verfolgen, die Kundenzufriedenheit zu überwachen und Auslastung oder Umsatz zu prognostizieren – alles auf derselben Plattform. Durch die Zusammenführung von Arbeitsabläufen beseitigt Kantata Silos und bietet eine vollständige Übersicht über den Zustand der Agentur.

Über das tägliche Projektmanagement hinaus unterstützt Kantata datenbasierte Entscheidungen im gesamten Service-Lebenszyklus. Dynamische Dashboards, Business-Intelligence-Berichte und Szenario-Planung ermöglichen es Agenturleitern, Risiken zu identifizieren, Pläne anzupassen und den Mehrwert für Kunden aufzuzeigen. Diese Kombination aus Transparenz und Flexibilität hilft Agenturen, Versprechen einzuhalten und zugleich das Vertrauen der Kunden zu stärken.

Weitere erwähnenswerte Funktionen sind individuell anpassbare Skill-Datenbanken zur Nachverfolgung der Team-Kompetenzen, szenariospezifische Berichte (wie Profitabilitäts-Tracker und Executive-Scorecards), Kanban-Ansichten für agile Kampagnenarbeit sowie automatisierte Benachrichtigungen, die auf mögliche Abweichungen im Zeitplan oder bei Aufgaben hinweisen.

Kantata lässt sich in eine Vielzahl von Tools integrieren, darunter Salesforce, SAP, Jira, Xero, BambooHR, Slack, Worday, QuickBooks, HubSpot und NetSuite.

Project.co ist ein benutzerfreundliches und intuitives Projektmanagementsystem, das nur wenig Einarbeitung erfordert und sofort implementiert werden kann, ohne dass Nutzer an wochenlangen Schulungen teilnehmen müssen.

Eines der Schlüsselelemente, das Project.co zum idealen Projektmanagementsystem für kleine und mittelgroße Agenturen macht, ist das gut gestaltete Projektmanagement-Dashboard. Dieses Dashboard ist so verständlich und einfach zu bedienen, dass selbst Anfänger und nicht-technische Nutzer problemlos direkt ins System einsteigen und sich um ihre zugewiesenen Aufgaben kümmern können.

Das Dashboard ist der Ausgangspunkt für die Navigation der Nutzer durch das System und den Zugang zu den zahlreichen Funktionen und Werkzeugen. Egal, ob sie auf die Vorlagenbibliothek zugreifen, um neue Projekte zu starten, angehängte Dateien anzeigen, Zeiten und Aufgabenpläne verfolgen oder Teammitglieder zur Zusammenarbeit einladen möchten. Gleiches gilt für die Kundendashboards, die externen Beteiligten und Kunden den Zugang zu wichtigen Informationen über die Projekte ermöglichen, an denen sie beteiligt sind.

Die Aufgabenverwaltungsfunktion ist darauf ausgelegt, Ihnen das einfache Erstellen von Aufgaben und Unteraufgaben zu ermöglichen, die Datenschutzeinstellungen für jede Aufgabe auszuwählen, kurze Beschreibungen hinzuzufügen, den Aufgabenstatus zu bearbeiten und Dateien per Drag-and-Drop anzuhängen. Außerdem können Kommentare geteilt, Gespräche in Echtzeit geführt und Personen zugewiesen werden.

Hive ist ein leistungsstarkes Tool für das Agenturmanagement, die Projektorganisation und die flexible Aufgabenkoordination. Es ermöglicht Agenturen, Projekte in einem Gantt-Diagramm, einem Kanban-Board, einer Tabelle oder einem Kalender zu organisieren und problemlos zwischen den einzelnen Ansichten zu wechseln. Zusätzlich kann jeder Nutzer selbst entscheiden, mit welcher Ansicht er ein Projekt betrachten möchte, sodass jedes Teammitglied die Darstellung nutzen kann, die am besten passt. Aktualisierungen werden in allen Projektansichten widergespiegelt, sodass die Agentur stets informiert bleibt, unabhängig davon, welche Option genutzt wird.

Hive ermöglicht es den Nutzern, einfach zusammenzuarbeiten, indem Nachrichten direkt an einzelne Agenturmitarbeiter oder Gruppen gesendet werden. Müssen Sie ein Dokument teilen? Laden Sie es direkt zu einer Aufgabe, einem Projekt oder einer Nachricht hoch. Die Funktion „Forms“ von Hive macht ständige E-Mails überflüssig und sammelt alle notwendigen Informationen über einfache Ausfüllformulare.

Es ist erwähnenswert, dass beim Wechsel zu Hive von einem anderen Tool Aufgaben aus Tools wie Asana, Trello, Basecamp, Smartsheet und einigen anderen importiert werden können.

Hive integriert sich mit Google Drive, Salesforce, Jira, Dropbox, Slack, Zoom, OneDrive, Box und über tausend weiteren Tools durch Zapier.

Hive kostet ab $12/Nutzer/Monat.