Die 10 besten Agenturmanagementsysteme für 2026 im Test

Wrike ist eine Plattform für Arbeitsmanagement für Agenturen, die Projektplanung, kreative Prüfung und Genehmigung, Zusammenarbeit mit Kunden, Ressourcenmanagement und Workflow-Automatisierung über mehrere gleichzeitig laufende Kundenprojekte hinweg kombiniert.

Für wen ist Wrike am besten geeignet?

Wrike eignet sich besonders für Kreativ- und Marketingagenturen, die gleichzeitig laufende Kundenprojekte verwalten müssen – von der Erfassung von Briefings und Ressourcenplanung bis hin zur kreativen Prüfung und Genehmigung durch Stakeholder.

Warum ich Wrike ausgewählt habe

Ich habe Wrike als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es den gesamten Ablauf der Kundenbetreuung – von der Erfassung des Briefings über die kreative Prüfung bis zur endgültigen Genehmigung – in einem einzigen Arbeitsbereich abbildet. Besonders gut gefällt mir die Funktion zur Prüfung und Kommentierung, mit der mein Team mehr als 30 Dateitypen, einschließlich Videos, direkt in Aufgaben markieren und genehmigen kann – mit einer strukturierten Genehmigungskette und einer dokumentierten Entscheidungshistorie. Dank Genehmigungen durch Gäste können Kunden und Freiberufler an Prüfrunden teilnehmen, ohne einen kostenpflichtigen Zugang zu benötigen.

Die wichtigsten Funktionen von Wrike

• Dynamische Anfrageformulare: Erfassen Sie Kundenbriefings über anpassbare Aufnahmeformulare, die automatisch eine Aufgabe, ein Projekt oder einen Entwurf erstellen und an das zuständige Team weiterleiten.
• Auslastungsdiagramme: Zeigen Sie die Kapazität Ihres Teams über gleichzeitig laufende Kundenprojekte hinweg an und gleichen Sie sie mithilfe der Auslastungsverwaltung per Drag-and-drop und der Aufwandzuweisung neu aus.
• Genehmigungen durch Gäste: Laden Sie Kunden und Freiberufler mit kontrollierten Berechtigungen in bestimmte Projekte ein, damit sie an Prüfrunden teilnehmen können, ohne einen kostenpflichtigen Zugang zu benötigen.
• WENN–FALLS–DANN-Automatisierungsregeln: Lösen Sie Aufgabenaktualisierungen, Statusänderungen und Übergaben projektübergreifend mithilfe konfigurierbarer, mehrstufiger Automatisierungsregeln automatisch aus.

Wrike-Integrationen

Wrike führt mehr als 400 Integrationen auf, darunter QuickBooks, Power BI, Tableau, Salesforce, Google Sheets, Microsoft Teams, Slack, Jira, GitHub und HubSpot. Außerdem bietet es REST-, OAuth-2.0-, Webhook-, Datahub- und BI-Export-APIs für benutzerdefinierte Verbindungen.

Productive ist eine umfassende Agentur-Management-Software mit einer leistungsstarken Funktionspalette, die Ihnen die Werkzeuge und Daten an die Hand gibt, die Sie benötigen, um eine Agentur reibungslos zu führen. Das Tool wurde von einem Team mit zehnjähriger Erfahrung in der Gründung, Leitung und Skalierung eines Softwareentwicklungsunternehmens entwickelt und eignet sich daher besonders gut für Digitalagenturen. Fran Vižintin, Senior Account Executive bei Productive, erklärt, warum die Plattform so gut für Agenturen funktioniert: „Productive wurde für Agenturen entwickelt und unterstützt eine ressourcenübergreifende Planung auf hoher Ebene. Es ermöglicht Agenturen, Dienstleistungen, abrechenbare Stundensätze und Budgets innerhalb jeder Projektphase zuzuweisen und zu verfolgen.“

Die Funktionen des Tools erfüllen alle meine Kriterien für Agentur-Management-Lösungen. Kunden- und Interessentenmanagement finden Sie in der Sales Pipeline (Vertriebsprozess und Organisation von Verkaufsaktivitäten). Die Funktionen für Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Aufgaben-Zusammenarbeit entsprechen den Anforderungen an Ressourcen- und Projektmanagement, die ich an eine Agentursoftware oder -plattform stelle.

Abrechnung und Rechnungsstellung können ebenfalls direkt über das Tool verwaltet werden, zusammen mit hilfreichen Berichten zu Rentabilität und Kosten, die das Finanzmanagement erleichtern. Die Reportingfunktion geht sogar weit darüber hinaus und liefert Echtzeit-Reports zu Margen, Auslastung und vieles mehr – einschließlich Berichten zur Historie einzelner Mitarbeiter oder externer Dienstleister beim Unternehmen, Gehaltsberichte usw.

Productive bietet Integrationen mit Zapier sowie Jira, Open API, QuickBooks Online, Xero und Exact.

Productive kostet $9 pro Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung). Es gibt außerdem eine vollumfängliche, kostenlose 14-tägige Testphase.

Synergist ist eine umfassende Agentur-Management-Software, die wachsende Agenturen mit Tools zur Nachverfolgung der Projektprofitabilität, zum Projektmanagement und zur Überwachung der Auslastung von Teams unterstützt. Für Agenturen, die ihre finanzielle Leistung verbessern möchten, kann Synergist genutzt werden, um Profitabilitätskennzahlen zu überwachen sowie Pipelines, Gewinne und Zahlungen zu prognostizieren.

Ich habe diese Software speziell ausgewählt, weil sie eine All-in-One-Lösung mit einem umfangreichen Funktionsangebot bietet, darunter Berichte, ein Planungstool, Möglichkeiten zur Projektverfolgung sowie ein zentrales System zur Verwaltung von Kundeninteraktionen und Finanzen. Außerdem sorgt sie dafür, dass Ressourcen und Teams optimal eingesetzt werden, um die Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern.

Insgesamt hebt sich Synergist als unverzichtbares Tool für Agenturen hervor, die auf maximale Profitabilität ausgerichtet sind – dank des Zugriffs auf Echtzeit-Einblicke und der finanziellen Kontrolle über Projekte.

Synergist integriert sich mit verschiedenen Softwaresystemen, einschließlich Microsoft 365, Google, Xero, Sage, HubSpot, Salesforce CRM, Outlook-Kalender und iCal, sowie Dateimanagement über Microsoft OneDrive, Google Drive und Dropbox.

Scoro ist ein Agenturverwaltungssystem, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Abläufe effektiver zu verwalten. Es kombiniert Tools für Projektmanagement, Vertrieb und Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Angebotserstellung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Abrechnung und Berichterstattung und bringt alle Aspekte der Agenturarbeit auf einer zentralen Plattform zusammen.

Das System ermöglicht ein durchgängiges Projektmanagement über den gesamten Lebenszyklus hinweg – von den ersten Angeboten bis zur abschließenden Rechnungsstellung. Echtzeit-Dashboards und detaillierte Berichte bieten Einblick in Fortschritt, Ergebnisse und die Gesamtleistung und helfen Teams, fundierte Entscheidungen zu treffen und Missverständnisse zu minimieren.

Scoro umfasst außerdem Funktionen zur Ressourcenplanung, die dabei helfen, Arbeitslasten effizient zu verteilen und einer Überlastung des Teams vorzubeugen. Die Funktion zur Verwaltung von Daueraufträgen stellt sicher, dass wiederkehrende Kundenaufträge projektübergreifend nachverfolgt und zuverlässig ausgeführt werden.

Die Plattform lässt sich mit Google Calendar, Microsoft Exchange, HubSpot, Jira, Xero, QuickBooks, Sage Intacct, Exact Online, Expensify, Stripe, BambooHR, Slack, Asana, Dropbox, PayPal und weiteren Diensten integrieren. Über Zapier können Sie außerdem zusätzliche Tools für eine erweiterte Automatisierung verbinden.

Die Preise beginnen bei $19.9/Benutzer/Monat, eine kostenlose Testversion ist verfügbar.

Screendragon ist eine Agenturmanagement-Software, die entwickelt wurde, um Projekte, Personen, Prozesse und Profitabilität an einem Ort zu verwalten. Sie ist einfach zu bedienen und bietet leistungsstarke Anpassungsmöglichkeiten. Die weltweit führenden Agenturgruppen wie Omnicom, WPP und IPG vertrauen auf Screendragon, um ihre Agenturabläufe zu steuern.

Screendragon ist nahtlos integriert und bietet Projektmanagement, Workflow-Management, Ressourcenmanagement und Prognose, Zeiterfassung, Budgetverwaltung und Asset-Management. Das Tool ist hochgradig konfigurierbar und ermöglicht es den Nutzern, Formulare, Dashboards, Vorlagen, Workflow-Regeln, Berechtigungen, Benachrichtigungen, Berichte und sogar die auf der Plattform verwendete Terminologie anzupassen.

Das integrierte Budgetmodul von Screendragon ermöglicht es den Nutzern, Leistungsbeschreibungen und Kostenvoranschläge zu erstellen sowie zukünftige Einnahmen und Ressourcenbedarfe zu prognostizieren. Überprüfungen und Freigaben werden durch Funktionen wie visuelles Proofing, Zusammenarbeit in Echtzeit, Versionskontrolle und detaillierte Berechtigungen vereinfacht. Die fortschrittlichen Automatisierungsfunktionen von Screendragon erleichtern die sichere und effiziente Freigabe von Assets und passen sich problemlos an das Wachstum von Agenturen an. Die intuitive Aufgabenverwaltung erlaubt es Nutzern, zwischen Kanban-Boards, interaktiven Gantt-Diagrammen und Listenansicht zu wechseln.

Screendragon bietet native Integrationen mit ERP-Systemen wie SAP und PeopleSoft und kann über Zapier mit Tausenden von Apps wie Slack, Trello, Google Drive, Office 365 und Microsoft Dynamics verbunden werden. Zudem verfügt es über eine offene API, die individuelle Integrationen mit jeder beliebigen Lösung ermöglicht.

Screendragon startet ab $20/Nutzer/Monat mit einer einmaligen Einrichtungsgebühr, eine kostenlose Demo ist verfügbar.

monday AI Workspace ist eine großartige Software für Werbeagenturen, da das Tool viele überflüssige Elemente typischer Verwaltungstools abgeschafft und sich auf einfache, visuell intuitive Layouts konzentriert hat, die dabei helfen, die Abfolge der Arbeit zu verdeutlichen.

Zu den Funktionen von monday AI Workspace für die Verwaltung von Werbeprojekten gehören Module für Ressourcen- und Projektmanagement sowie einige großartige Tools für die Zusammenarbeit. Nutzer können beispielsweise Dateien auf Karten hochladen und anhängen, Kommentare verfassen, Teammitglieder erwähnen und vieles mehr. Außerdem bietet das Tool ein großartiges Dashboard für die Projektberichterstattung, das Daten aus mehreren Boards sammeln kann und dadurch eine bessere Überwachung des Fortschritts ermöglicht. Obwohl monday AI Workspace keine vollständige Sammlung von Tools für Projektbuchhaltung und Rechnungsstellung bietet, können Sie monday AI Workspace zur Erfassung von Arbeitsstunden, Zeitplänen und Rechnungen verwenden. monday AI Workspace bietet außerdem KI-gestützte Funktionen, die Agenturen dabei helfen können, Routinearbeiten zu automatisieren und Projekte schneller voranzubringen. Teams können KI nutzen, um Informationen zusammenzufassen, Inhalte zu erstellen und zu verfeinern, Erkenntnisse aus Arbeitsdaten zu gewinnen und Teile ihrer Arbeitsabläufe zu automatisieren.

Insgesamt handelt es sich um ein äußerst anpassbares Tool, mit dem Sie in jeder für Ihr Projekt und Ihr Team geeigneten Methodik arbeiten können – ob Kanban oder eine andere. Außerdem finden Sie einige nützliche Workflow-Tools zur Automatisierung von Teilen Ihres Prozesses.

Zu den Integrationen von monday AI Workspace gehören Projektmanagement-Apps wie Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform und viele weitere, die über Zapier zugänglich sind.

monday AI Workspace kostet ab $9/Benutzer/Monat und beinhaltet eine kostenlose 14-tägige Testversion. Für bis zu 2 Nutzer wird ein kostenloser Tarif angeboten.

Kantata ist eine Agenturmanagementplattform, die entwickelt wurde, um jede Phase des Lebenszyklus der Kundenbetreuung zu vereinheitlichen. Von der Projektplanung und Ressourcenplanung bis hin zur Finanzverfolgung und Kundenberichterstattung bietet sie Agenturen ein zentrales System zur Verwaltung ihrer Abläufe, zur Verbesserung der Rentabilität und zur effizienten Skalierung.

Die Plattform umfasst speziell für Agenturen entwickelte Funktionen wie Werkzeuge zur Aufnahme neuer Kunden, Projektplanung, Erfassung von Zeiten und Ressourcen, Rechnungsstellung, Verträge und zentrale Kollaborationsbereiche. Mit diesen Funktionen lassen sich die Fortschritte Ihres Teams im Hinblick auf Fristen und Budgets einfach verfolgen, die Kundenzufriedenheit überwachen sowie Auslastung oder Umsatz prognostizieren – alles innerhalb derselben Plattform. Durch die Zusammenführung von Arbeitsabläufen beseitigt Kantata isolierte Bereiche und bietet einen vollständigen Überblick über den Zustand der Agentur.

Über das tägliche Projektmanagement hinaus unterstützt Kantata datengestützte Entscheidungen über den gesamten Lebenszyklus der Dienstleistung hinweg. Dynamische Übersichten, Berichte zur Geschäftsintelligenz und Szenarioplanung ermöglichen es Agenturleitern, Risiken zu erkennen, Pläne anzupassen und den Kunden den Mehrwert zu verdeutlichen. Diese Kombination aus Transparenz und Flexibilität hilft Agenturen, ihre Zusagen einzuhalten und gleichzeitig das Vertrauen ihrer Kunden zu stärken.

Zu den weiteren bemerkenswerten Funktionen gehören anpassbare Kompetenzdatenbanken zur Erfassung der Expertise Ihres Teams, szenariospezifische Berichte (wie Rentabilitätsübersichten und Kennzahlenkarten für Führungskräfte), Kanban-Ansichten für agile Kampagnenarbeit sowie automatisierte Benachrichtigungen, die auf mögliche Abweichungen bei Zeitplänen oder Aufgaben hinweisen.

Kantata lässt sich in eine Reihe von Werkzeugen integrieren, darunter Salesforce, SAP, Jira, Xero, BambooHR, Slack, Workday, QuickBooks, HubSpot und NetSuite.

Hive ist ein leistungsstarkes Tool für das Agenturmanagement, die Projektorganisation und die flexible Aufgabenkoordination. Es ermöglicht Agenturen, Projekte in einem Gantt-Diagramm, einem Kanban-Board, einer Tabelle oder einem Kalender zu organisieren und problemlos zwischen den einzelnen Ansichten zu wechseln. Zusätzlich kann jeder Nutzer selbst entscheiden, mit welcher Ansicht er ein Projekt betrachten möchte, sodass jedes Teammitglied die Darstellung nutzen kann, die am besten passt. Aktualisierungen werden in allen Projektansichten widergespiegelt, sodass die Agentur stets informiert bleibt, unabhängig davon, welche Option genutzt wird.

Hive ermöglicht es den Nutzern, einfach zusammenzuarbeiten, indem Nachrichten direkt an einzelne Agenturmitarbeiter oder Gruppen gesendet werden. Müssen Sie ein Dokument teilen? Laden Sie es direkt zu einer Aufgabe, einem Projekt oder einer Nachricht hoch. Die Funktion „Forms“ von Hive macht ständige E-Mails überflüssig und sammelt alle notwendigen Informationen über einfache Ausfüllformulare.

Es ist erwähnenswert, dass beim Wechsel zu Hive von einem anderen Tool Aufgaben aus Tools wie Asana, Trello, Basecamp, Smartsheet und einigen anderen importiert werden können.

Hive integriert sich mit Google Drive, Salesforce, Jira, Dropbox, Slack, Zoom, OneDrive, Box und über tausend weiteren Tools durch Zapier.

Hive kostet ab $12/Nutzer/Monat.

Olqan ist ein Betriebssystem für Agenturen und Beratungsunternehmen, das die Verwaltung der Vertriebspipeline, die Projektabwicklung, die Personalverwaltung und die Finanzabläufe – einschließlich Rechnungsstellung, Kostenvoranschlägen und Budgetverfolgung – auf einer einzigen Plattform zusammenführt.

Für wen eignet sich Olqan am besten?

Olqan eignet sich besonders für Agenturinhaber und Betriebsleiter, die Personalverwaltung, Projektabwicklung und Kundenabrechnung an einem Ort erledigen möchten, anstatt mehrere separate Tools zu verwalten.

Warum ich Olqan ausgewählt habe

Ich habe Olqan als eines der besten Tools ausgewählt, weil es eines der wenigen Tools ist, das Personalverwaltung und Projektabwicklung wirklich miteinander verbindet, anstatt sie als getrennte Bereiche zu behandeln. Wenn ein Teammitglied Urlaub nimmt, wird die Ansicht der Projektarbeitslast entsprechend aktualisiert, sodass die Ressourcenzuweisung korrekt bleibt. Außerdem gefällt mir, dass Zeiterfassungen direkt in Kundenrechnungen umgewandelt werden können und Stunden, Stundensätze und Währungen im selben Arbeitsablauf verarbeitet werden, anstatt sie in ein separates Abrechnungstool zu exportieren.

Die wichtigsten Funktionen von Olqan

• Verwaltung der Vertriebspipeline: Verfolge Geschäfte durch anpassbare Phasen mit Geschäftsvolumen, Wahrscheinlichkeit, voraussichtlichem Abschlussdatum und Aktivitätsprotokollierung.
• Zugang zum Kundenportal: Gewähre Kunden über ein eigenes Portal kontrollierten Zugriff auf ihre Projektinformationen, Dateien und Kommunikation.
• Rechnungsstellung in mehreren Währungen: Erstelle Standard-, wiederkehrende oder auf Zeiterfassungen basierende Rechnungen in mehreren Währungen mit automatischer täglicher Umrechnung der Wechselkurse.
• Urlaubs- und Anwesenheitsverwaltung für Mitarbeiter: Verwalte Urlaubsanträge, Genehmigungen, Urlaubssalden und Anwesenheitsaufzeichnungen zusammen mit den Projektarbeitslasten.

Olqan-Integrationen

Olqan bietet direkte Integrationen mit Google Calendar, Slack und QuickBooks sowie Webhooks für benutzerdefinierte Integrationen. Andere aufgeführte Dienste, darunter Stripe, PayPal, Microsoft Teams und Xero, sind nicht eindeutig als direkte Integrationen dokumentiert.

Teamwork ist ein flexibles Agentur-Management-System, das Agenturen dabei unterstützt, produktiver und profitabler zu werden. Es ermöglicht Agenturen, eine große Anzahl von Kundenprojekten vom Anfang bis zum Ende zu verwalten. Mit Teamwork können Sie flexible, individuell anpassbare Workflows erstellen und erhalten einen zentralen Ort, um Ihr Team und Kundenprojekte zu visualisieren.

Teamwork bietet eine Reihe von Tools und Funktionen, um Agenturen bei der Organisation ihrer Arbeit zu unterstützen. Mit der Workload-Funktion erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Kapazität Ihres Teams, können Ressourcen verwalten und Ihr Team auf Kurs halten. Ein weiteres beliebtes Tool ist die Gantt-Ansicht. Wie Melody MacKeand, Projektmanagerin und ehemalige Principal Consultant bei Teamwork, berichtet: „In Teamwork ist die Gantt-Ansicht sehr intuitiv; Sie können Aufgaben verschieben und die Zeitleiste aktualisiert sich automatisch.“ Außerdem gibt es eine integrierte Zeiterfassung in Teamwork, mit der Sie Arbeitsstunden an Aufgaben erfassen und abrechenbare Stunden verfolgen können. Rentabilitätsberichte ermöglichen es Ihnen, die finanzielle Leistung pro Projekt oder Teammitglied zu verfolgen und diese mit dem Budget des Kunden zu vergleichen.

Besonders nützlich an dieser Agentur-Software ist, dass Sie Kunden kostenlos als Kollaborateure hinzufügen können, sodass sie mit Ihrem Team kommunizieren, kontextbezogene Kommentare hinterlassen, Dateien überprüfen und Einblick in den Projektfortschritt erhalten.

Teamwork lässt sich problemlos mit anderen Tools wie Gmail, Harvest, Hubspot, QuickBooks, Slack, Dropbox und vielen weiteren integrieren.

Teamwork kostet ab $10/Nutzer/Monat. Es gibt außerdem eine 30-tägige kostenlose Testversion.