Die 10 besten Tools für Agenturmanagementsysteme im Test für 2026

Productive ist eine umfassende Agentur-Management-Software mit einer leistungsstarken Funktionspalette, die Ihnen die Werkzeuge und Daten an die Hand gibt, die Sie benötigen, um eine Agentur reibungslos zu führen. Das Tool wurde von einem Team mit zehnjähriger Erfahrung in der Gründung, Leitung und Skalierung eines Softwareentwicklungsunternehmens entwickelt und eignet sich daher besonders gut für Digitalagenturen. Fran Vižintin, Senior Account Executive bei Productive, erklärt, warum die Plattform so gut für Agenturen funktioniert: „Productive wurde für Agenturen entwickelt und unterstützt eine ressourcenübergreifende Planung auf hoher Ebene. Es ermöglicht Agenturen, Dienstleistungen, abrechenbare Stundensätze und Budgets innerhalb jeder Projektphase zuzuweisen und zu verfolgen.“

Die Funktionen des Tools erfüllen alle meine Kriterien für Agentur-Management-Lösungen. Kunden- und Interessentenmanagement finden Sie in der Sales Pipeline (Vertriebsprozess und Organisation von Verkaufsaktivitäten). Die Funktionen für Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Aufgaben-Zusammenarbeit entsprechen den Anforderungen an Ressourcen- und Projektmanagement, die ich an eine Agentursoftware oder -plattform stelle.

Abrechnung und Rechnungsstellung können ebenfalls direkt über das Tool verwaltet werden, zusammen mit hilfreichen Berichten zu Rentabilität und Kosten, die das Finanzmanagement erleichtern. Die Reportingfunktion geht sogar weit darüber hinaus und liefert Echtzeit-Reports zu Margen, Auslastung und vieles mehr – einschließlich Berichten zur Historie einzelner Mitarbeiter oder externer Dienstleister beim Unternehmen, Gehaltsberichte usw.

Productive bietet Integrationen mit Zapier sowie Jira, Open API, QuickBooks Online, Xero und Exact.

Productive kostet $9 pro Benutzer/Monat (jährliche Abrechnung). Es gibt außerdem eine vollumfängliche, kostenlose 14-tägige Testphase.

Synergist ist eine umfassende Agentur-Management-Software, die wachsende Agenturen mit Tools zur Nachverfolgung der Projektprofitabilität, zum Projektmanagement und zur Überwachung der Auslastung von Teams unterstützt. Für Agenturen, die ihre finanzielle Leistung verbessern möchten, kann Synergist genutzt werden, um Profitabilitätskennzahlen zu überwachen sowie Pipelines, Gewinne und Zahlungen zu prognostizieren.

Ich habe diese Software speziell ausgewählt, weil sie eine All-in-One-Lösung mit einem umfangreichen Funktionsangebot bietet, darunter Berichte, ein Planungstool, Möglichkeiten zur Projektverfolgung sowie ein zentrales System zur Verwaltung von Kundeninteraktionen und Finanzen. Außerdem sorgt sie dafür, dass Ressourcen und Teams optimal eingesetzt werden, um die Effizienz im gesamten Unternehmen zu steigern.

Insgesamt hebt sich Synergist als unverzichtbares Tool für Agenturen hervor, die auf maximale Profitabilität ausgerichtet sind – dank des Zugriffs auf Echtzeit-Einblicke und der finanziellen Kontrolle über Projekte.

Synergist integriert sich mit verschiedenen Softwaresystemen, einschließlich Microsoft 365, Google, Xero, Sage, HubSpot, Salesforce CRM, Outlook-Kalender und iCal, sowie Dateimanagement über Microsoft OneDrive, Google Drive und Dropbox.

Scoro ist ein Agentur-Management-System, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Abläufe effektiver zu steuern. Es vereint Funktionen für Projektmanagement, Vertrieb und Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Angebotserstellung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Abrechnung und Berichtswesen und bündelt so alle Aspekte der Agenturarbeit auf einer zentralen Plattform.

Das System ermöglicht ein durchgängiges Projektmanagement über den gesamten Lebenszyklus – von der Angebotserstellung bis zur abschließenden Rechnungsstellung. In Echtzeit bereitgestellte Dashboards und detaillierte Berichte geben Einblick in Fortschritte, Ergebnisse und die Gesamtperformance, sodass Teams fundierte Entscheidungen treffen und Missverständnisse minimieren können.

Scoro bietet zudem Ressourcenplanungsfunktionen, die eine effiziente Verteilung der Arbeitslast unterstützen und Überlastungen im Team vorbeugen. Die Funktion zur Verwaltung von Pauschalverträgen sorgt dafür, dass wiederkehrende Kundenprojekte zuverlässig verfolgt und durchgängig abgewickelt werden.

Die Plattform integriert sich mit Google Kalender, Microsoft Exchange, HubSpot, Jira, Xero, QuickBooks, Sage Intacct, Exact Online, Expensify, Stripe, BambooHR, Slack, Asana, Dropbox, PayPal und weiteren Anwendungen. Über Zapier können zudem zusätzliche Tools für eine erweiterte Automatisierung angebunden werden.

Die Preise beginnen bei $19.9/Nutzer/Monat, eine kostenlose Testphase ist verfügbar.

Screendragon ist eine Agenturmanagement-Software, die entwickelt wurde, um Projekte, Personen, Prozesse und Profitabilität an einem Ort zu verwalten. Sie ist einfach zu bedienen und bietet leistungsstarke Anpassungsmöglichkeiten. Die weltweit führenden Agenturgruppen wie Omnicom, WPP und IPG vertrauen auf Screendragon, um ihre Agenturabläufe zu steuern.

Screendragon ist nahtlos integriert und bietet Projektmanagement, Workflow-Management, Ressourcenmanagement und Prognose, Zeiterfassung, Budgetverwaltung und Asset-Management. Das Tool ist hochgradig konfigurierbar und ermöglicht es den Nutzern, Formulare, Dashboards, Vorlagen, Workflow-Regeln, Berechtigungen, Benachrichtigungen, Berichte und sogar die auf der Plattform verwendete Terminologie anzupassen.

Das integrierte Budgetmodul von Screendragon ermöglicht es den Nutzern, Leistungsbeschreibungen und Kostenvoranschläge zu erstellen sowie zukünftige Einnahmen und Ressourcenbedarfe zu prognostizieren. Überprüfungen und Freigaben werden durch Funktionen wie visuelles Proofing, Zusammenarbeit in Echtzeit, Versionskontrolle und detaillierte Berechtigungen vereinfacht. Die fortschrittlichen Automatisierungsfunktionen von Screendragon erleichtern die sichere und effiziente Freigabe von Assets und passen sich problemlos an das Wachstum von Agenturen an. Die intuitive Aufgabenverwaltung erlaubt es Nutzern, zwischen Kanban-Boards, interaktiven Gantt-Diagrammen und Listenansicht zu wechseln.

Screendragon bietet native Integrationen mit ERP-Systemen wie SAP und PeopleSoft und kann über Zapier mit Tausenden von Apps wie Slack, Trello, Google Drive, Office 365 und Microsoft Dynamics verbunden werden. Zudem verfügt es über eine offene API, die individuelle Integrationen mit jeder beliebigen Lösung ermöglicht.

Screendragon startet ab $20/Nutzer/Monat mit einer einmaligen Einrichtungsgebühr, eine kostenlose Demo ist verfügbar.

Wrike ist eine benutzerfreundliche Werbeagentur-Software, die sich für Teams mit fünf oder mehr Mitgliedern eignet. Sie ist hochgradig konfigurierbar und ermöglicht es den Nutzer:innen, Prozesse, Workflows, Dashboards, Berichte und Anfrageformulare exakt auf ihre Bedürfnisse abzustimmen. Damit können kostspielige Silos zwischen Teams aufgebrochen, die Kommunikation zentralisiert und zeitaufwändige Verwaltungsaufgaben automatisiert werden. Für Agenturen, die mit komplexen oder unter hohem Druck stehenden Projekten arbeiten, kann Wrike auch in unsicheren Zeiten von unschätzbarem Wert sein. Danilo Coviello, Gründer von Espresso Translations, erklärte: „Der wahre Wert von Wrike zeigt sich im Krisenmanagement. Ein Kunde aus dem Fintech-Sektor äußerte Compliance-Änderungen, die in drei Ländern erforderlich waren. Die Abhängigkeitsanalyse zeigte mir genau, welche Aufgaben betroffen sein würden, bevor ein Schaden entsteht.“

Mit Wrike können Nutzer:innen zwischen anpassbaren Kanban-Boards, Gantt-Diagrammen mit nur einem Klick und klassischen Arbeitslastansichten wechseln, sodass Teams selbst wählen, wie sie ihre Kampagnenziele visualisieren möchten. Wrike bietet außerdem Aufgabenlisten, Unteraufgaben, gemeinsame Kalender, benutzerdefinierte Workflows, Dateifreigabe und Echtzeit-Zusammenarbeit. Nutzer:innen erhalten erweiterte Leistungsanalysen über 50 Marketingplattformen hinweg, können Ressourcenmanagement und -zuweisung bewerten und die Zeit erfassen.

Wrike hat eine benutzerfreundliche, intuitive Oberfläche und Navigation mit klaren Bereichen, Ordnern und Aufgaben. Es lässt sich leicht zwischen Startseite, Stundenzetteln, Dashboards, Kalendern, Berichten und dem Aktivitätsstream umschalten. Wrike bietet ein eigenes Hilfezentrum mit interaktiven Schulungen, Videos, einem 'Erste Schritte'-Leitfaden und einer lebendigen Community. Das Tool stellt außerdem eine spezielle Lösung für Marketingteams sowie eine Vielzahl an Vorlagen für gängige organisatorische Prozesse bereit.

Wrike bietet über 400 vorgefertigte native Integrationen, darunter Integrationen mit Adobe Creative Cloud, Dateimanagement-Software von Microsoft, Google und Dropbox sowie über 50 marketing-spezifische Tools.

monday AI Workspace ist eine großartige Software für Werbeagenturen, da das Tool viele überflüssige Funktionen typischer Management-Tools eliminiert und sich auf einfache, visuell intuitive Layouts konzentriert, die die Arbeitsabläufe klarer darstellen.

Zu den Funktionen von monday AI Workspace für das Management von Werbeprojekten zählen Module für Ressourcen- und Projektmanagement sowie hervorragende Kollaborationstools. Benutzer können beispielsweise Dateien zu Karten hochladen und anhängen, Kommentare hinterlassen, Teammitglieder erwähnen und mehr. Außerdem bietet es ein übersichtliches Dashboard für Projektberichte, das Daten aus mehreren Boards sammeln kann, was eine bessere Nachverfolgung des Fortschritts ermöglicht. Auch wenn monday AI Workspace keinen vollständigen Satz an Tools für Projektabrechnung und Rechnungsstellung bietet, kann man mit monday AI Workspace Arbeitsstunden, Zeitpläne und Rechnungen verfolgen. Zusätzlich bietet monday AI Workspace KI-gestützte Funktionen, mit denen Agenturen Routineaufgaben automatisieren und Projekte schneller voranbringen können. Teams können KI nutzen, um Informationen zusammenzufassen, Inhalte zu generieren und zu überarbeiten, Erkenntnisse aus Arbeitsdaten zu gewinnen und Teile ihrer Workflows zu automatisieren.

Insgesamt ist es ein hochgradig anpassbares Tool, mit dem Sie unabhängig von der verwendeten Methodik—ob Kanban oder eine andere—arbeiten können, was zu Ihrem Projekt und Team passt. Darüber hinaus finden Sie nützliche Workflow-Tools, um Teile Ihrer Prozesse zu automatisieren.

Zu den Integrationen von monday AI Workspace gehören Projektmanagement-Apps wie Slack, Google Drive, Gmail, Google Kalender, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform und viele weitere, die über Zapier zugänglich sind.

monday AI Workspace kostet ab $9/Benutzer/Monat und bietet eine kostenlose 14-tägige Testversion. Es gibt einen kostenfreien Tarif für bis zu 2 Benutzer.

Kantata ist eine Agenturverwaltungsplattform, die entwickelt wurde, um jede Phase des Kundenservice-Lebenszyklus zu vereinheitlichen. Von der Projektplanung und Ressourceneinsatzplanung bis hin zur Finanzverfolgung und Kundenberichterstattung bietet sie Agenturen ein zentrales System zur Steuerung der Abläufe, zur Verbesserung der Profitabilität und für effizientes Wachstum.

Die Plattform bietet speziell für Agenturen entwickelte Funktionen, wie Tools für das Onboarding von Kunden, Projektplanung, Zeit- und Ressourcenverfolgung, Rechnungsstellung, Verträge und Kollaborationszentren. Diese Möglichkeiten machen es einfach, den Fortschritt Ihres Teams im Hinblick auf Fristen und Budgets zu verfolgen, die Kundenzufriedenheit zu überwachen und Auslastung oder Umsatz zu prognostizieren – alles auf derselben Plattform. Durch die Zusammenführung von Arbeitsabläufen beseitigt Kantata Silos und bietet eine vollständige Übersicht über den Zustand der Agentur.

Über das tägliche Projektmanagement hinaus unterstützt Kantata datenbasierte Entscheidungen im gesamten Service-Lebenszyklus. Dynamische Dashboards, Business-Intelligence-Berichte und Szenario-Planung ermöglichen es Agenturleitern, Risiken zu identifizieren, Pläne anzupassen und den Mehrwert für Kunden aufzuzeigen. Diese Kombination aus Transparenz und Flexibilität hilft Agenturen, Versprechen einzuhalten und zugleich das Vertrauen der Kunden zu stärken.

Weitere erwähnenswerte Funktionen sind individuell anpassbare Skill-Datenbanken zur Nachverfolgung der Team-Kompetenzen, szenariospezifische Berichte (wie Profitabilitäts-Tracker und Executive-Scorecards), Kanban-Ansichten für agile Kampagnenarbeit sowie automatisierte Benachrichtigungen, die auf mögliche Abweichungen im Zeitplan oder bei Aufgaben hinweisen.

Kantata lässt sich in eine Vielzahl von Tools integrieren, darunter Salesforce, SAP, Jira, Xero, BambooHR, Slack, Worday, QuickBooks, HubSpot und NetSuite.

ClickUp ist eine Arbeitsmanagement-Software mit Funktionen für Projektmanagement, Teamzusammenarbeit, Zielsetzung und Dokumentenverwaltung. Nutzer können Projekte planen und Aufgaben zuweisen, um die Arbeitsbelastung und die Zeit aller Teammitglieder zu verwalten. Die Aufgabenverwaltung umfasst Unteraufgaben, Checklisten, Priorisierungen, Erinnerungen und Vorlagen. Aufgaben können gefiltert, sortiert und nach den eigenen Vorlieben angeordnet werden.

Gantt-Diagramme, Kanban-Boards, Kalender und Zeitachsen stehen zur Verfügung, um Teamarbeitslasten visuell darzustellen. Die Zeiterfassung kann direkt in der Plattform oder über eine Drittanbieter-Integration erfolgen. Dateien können über die Plattform geteilt werden, und Benutzer können auf verschiedene Weise zusammenarbeiten – z. B. über Live-Chat, Whiteboards, Kommentare und Funktionen zur Arbeitsüberprüfung. Messbare Ziele können direkt in der Plattform gesetzt und mit bestimmten Aufgaben verbunden werden, was dabei hilft, dass alle Teammitglieder auf gemeinsame Ziele ausgerichtet bleiben.

Reporting-Dashboards im Tool ermöglichen das Überwachen der Teamproduktivität, des Projektfortschritts, KPIs und weiterer Kennzahlen. Das umfasst Zielverfolgung, Arbeitslastverfolgung, Meilensteinverfolgung und sogar automatische Statusprüfungen durch maschinelles Lernen der Software.

ClickUp bietet native Integrationen für andere SaaS-Anwendungen wie Dropbox, Figma, GitHub, Google Drive, Harvest, HubSpot, Intercom, Loom, Microsoft Teams, OneDrive, Outlook, Slack, Toggl Track, Webhooks, Zoom und mehr. Zapier ermöglicht zusätzliche Integrationen.

Ein Freemium-Tarif mit unbegrenzten Aufgaben und Nutzern ist verfügbar, kostenpflichtige Pläne starten ab $9/Nutzer/Monat.

Teamwork ist ein flexibles Agentur-Management-System, das Agenturen dabei unterstützt, produktiver und profitabler zu werden. Es ermöglicht Agenturen, eine große Anzahl von Kundenprojekten vom Anfang bis zum Ende zu verwalten. Mit Teamwork können Sie flexible, individuell anpassbare Workflows erstellen und erhalten einen zentralen Ort, um Ihr Team und Kundenprojekte zu visualisieren.

Teamwork bietet eine Reihe von Tools und Funktionen, um Agenturen bei der Organisation ihrer Arbeit zu unterstützen. Mit der Workload-Funktion erhalten Sie einen vollständigen Überblick über die Kapazität Ihres Teams, können Ressourcen verwalten und Ihr Team auf Kurs halten. Ein weiteres beliebtes Tool ist die Gantt-Ansicht. Wie Melody MacKeand, Projektmanagerin und ehemalige Principal Consultant bei Teamwork, berichtet: „In Teamwork ist die Gantt-Ansicht sehr intuitiv; Sie können Aufgaben verschieben und die Zeitleiste aktualisiert sich automatisch.“ Außerdem gibt es eine integrierte Zeiterfassung in Teamwork, mit der Sie Arbeitsstunden an Aufgaben erfassen und abrechenbare Stunden verfolgen können. Rentabilitätsberichte ermöglichen es Ihnen, die finanzielle Leistung pro Projekt oder Teammitglied zu verfolgen und diese mit dem Budget des Kunden zu vergleichen.

Besonders nützlich an dieser Agentur-Software ist, dass Sie Kunden kostenlos als Kollaborateure hinzufügen können, sodass sie mit Ihrem Team kommunizieren, kontextbezogene Kommentare hinterlassen, Dateien überprüfen und Einblick in den Projektfortschritt erhalten.

Teamwork lässt sich problemlos mit anderen Tools wie Gmail, Harvest, Hubspot, QuickBooks, Slack, Dropbox und vielen weiteren integrieren.

Teamwork kostet ab $10/Nutzer/Monat. Es gibt außerdem eine 30-tägige kostenlose Testversion.

Bonsai ist eine umfassende Unternehmensmanagement-Software, die verschiedene Lösungen zur Verwaltung unterschiedlicher Geschäftsbereiche integriert. Sie bietet Funktionen wie Kundenmanagement, Projektmanagement, Finanzmanagement, Angebote, Verträge, Formulare, Zeiterfassung, Dateifreigabe und Zusammenarbeit, was sie besonders für Agenturen geeignet macht, die all ihre Prozesse zentral verwalten möchten. Für Agenturen besteht der Unterschied darin, eine Plattform zu nutzen, die speziell auf ihre Arbeitsabläufe zugeschnitten ist, statt allgemeine Tools anzupassen. Wie Johnny Digges, Inhaber von Symmetric Design, erklärte: „Da Tools wie Monday und ClickUp für jede Art von Unternehmen entwickelt wurden, mussten wir sie ständig an unsere Anforderungen anpassen. Aber Bonsai ist speziell für Agenturen wie uns konzipiert, mit einer Organisation von Kunden und Projekten, die genau zu unserer Arbeitsweise passt. Jetzt bleiben Informationen von dem Moment an, in dem ein Kunde ein Lead wird, bis zum Projektabschluss organisiert.“

Bonsais Stärken im Agenturmanagement resultieren aus dem integrativen Ansatz, die Bedürfnisse von Agenturen während des gesamten Prozesses – vom Lead bis zur Rechnung – zu unterstützen. Die Plattform erfasst und verfolgt Leads effizient und synchronisiert sie nahtlos mit dem CRM, sodass schnelle Nachfassaktionen möglich sind. Für Angebote stehen anpassbare Vorlagen und Analysen zur Verfügung, um das Engagement und Feedback der Kunden zu verfolgen. Darüber hinaus können Projekte und Aufgaben unterschiedlichen Kunden zugewiesen werden; Nutzer können Teammitglieder und externe Mitarbeitende zu Kundenprojekten einladen, um Aufgaben gemeinsam zu verwalten und eine fristgerechte sowie budgetkonforme Lieferung zu gewährleisten.

Nutzer können zudem automatisierte Workflows einrichten, die sich individuell für jeden Kunden oder jedes Projekt anpassen lassen. Diese umfassende Suite sorgt dafür, dass Agenturen den Umgang mit ihren Kundenkontakten vom ersten Kontakt bis zum Projektabschluss effizient steuern können.

Des Weiteren vereinfacht Bonsai den Abrechnungsprozess mit Funktionen wie automatischer Rechnungserstellung, wiederkehrenden Rechnungen und der Möglichkeit, Zahlungen über verschiedene Kanäle direkt auf der Plattform zu akzeptieren. Die Software verfügt sogar über ein Zeiterfassungstool, mit dem Nutzer die für einzelne Aufgaben oder Projekte aufgewendete Zeit direkt erfassen können, was sich nahtlos in Rechnungen übernehmen lässt und so eine genaue Abrechnung auf Basis gemessener Arbeitsstunden ermöglicht.

Bonsai integriert sich mit Gmail, Google Kalender, Zapier, Slack, QuickBooks Online, Calendly, ClickUp, Trello, Google Drive, Google Sheets, Xero, HubSpot und weiteren. 

Bonsai beginnt bei $10/Benutzer/Monat; eine kostenlose Testphase ist verfügbar.