Die 10 besten Softwarelösungen für professionelle Dienstleistungen im Test 2026

Scoro ist eine umfassende Arbeitsmanagement-Software für professionelle Dienstleistungen und bietet eine breite Palette an Funktionen zur Steigerung der Serviceprofitabilität. Sie richtet sich an verschiedene Branchen und Rollen im Unternehmen und stellt Werkzeuge für Projektmanagement, Angebots- und Budgeterstellung, Rechnungsstellung, Vertrieb und CRM, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Berichterstattung bereit.

Eines der herausragenden Merkmale von Scoro ist das Projektmanagement-Tool, das die gleichzeitige Verwaltung mehrerer Projekte ermöglicht – inklusive Aufgabenverteilung, Fristsetzung, Echtzeit-Fortschrittsverfolgung und effektiver Ressourcenplanung. Darüber hinaus erlauben die dynamischen Planungswerkzeuge der Plattform spontane Anpassungen, sodass auch kurzfristige Änderungen umgesetzt werden können, ohne den gesamten Projektablauf zu stören.

Zudem bieten die fortschrittlichen Berichts- und Analysefunktionen von Scoro wertvolle Einblicke in alle Aspekte der Geschäftsabläufe. Diese Berichte sind vollständig anpassbar und decken alles ab – von detaillierten Finanzberichten zur Analyse von Gewinnen und Verlusten bis hin zu Leistungsanalysen zur Bewertung des Projekterfolgs sowie der Teamproduktivität. 

Integrationen sind unter anderem möglich mit Google Calendar, Microsoft Exchange, Xero, QuickBooks, Sage Intacct, Expensify, Stripe, Jira, Slack, Asana, Dropbox, PayPal und weiteren.

Productive ist eine umfassende Softwarelösung, die darauf ausgelegt ist, End-to-End-Prozesse für professionelle Dienstleister und Agenturen zu verwalten. Sie integriert eine breite Palette an Tools, die für das Management von Projekten, die Zeiterfassung, die Ressourcenallokation und die Verwaltung finanzieller Aspekte notwendig sind – alles auf einer einzigen Plattform. 

Die Plattform bietet fortschrittliche Projektmanagement-Funktionen wie Gantt-Diagramme zur Visualisierung von Projektzeitplänen, Aufgabenmanagement, damit Teams organisiert bleiben, sowie Workload-Management, um Ressourcen effektiv einzusetzen. Darüber hinaus enthält Productive Tools zur Zeiterfassung und Abrechnung, mit denen Agenturen Arbeitsstunden genau erfassen, Rechnungen erstellen und Zahlungen verwalten können.

Zusätzlich unterstützen die CRM- und Vertriebsfunktionen der Plattform das Management von Kundenbeziehungen und optimieren den Verkaufsprozess. Agenturen können mühelos Zeitpläne erstellen, Vertriebspipelines anlegen und den Status von Projekten und Deals verfolgen. Die Funktionen zur Dokumentenverwaltung und Automatisierung von Productive verringern außerdem den administrativen Aufwand, indem sie wiederkehrende Aufgaben automatisieren und sicherstellen, dass sämtliche Teammitglieder Zugriff auf aktuelle Projektinformationen und Dokumente haben.

Wichtige Integrationen umfassen Jira, Slack, QuickBooks, Xero, Zapier, Google Drive, Sage, BambooHR und HubSpot.

Accelo ist eine umfassende Plattform zur Automatisierung professioneller Dienstleistungen (PSA), die darauf ausgelegt ist, die Abläufe von dienstleistungsorientierten Unternehmen zu verbessern. Sie bietet eine Reihe von Tools für Kundenbeziehungsmanagement (CRM), Projektmanagement, Zeiterfassung, Abrechnung, Rechnungsstellung und Kundenkommunikation. 

Die Automatisierungsfunktionen der Plattform bieten zahlreiche Möglichkeiten, repetitive, manuelle Aufgaben zu reduzieren und so mehr Zeit für abrechenbare Kundenarbeit zu schaffen. Zum Beispiel ermöglicht die Angebots-zu-Projekt-Konvertierungsfunktion den Nutzern, auf Basis genehmigter Angebote mit nur wenigen Klicks neue Projekte zu erstellen. Darüber hinaus automatisiert die Sammelabrechnung für Kunden die Erstellung präziser Kundenrechnungen in vorgefertigten Vorlagen. 

Zudem ermöglichen Accelos Projektmanagementfunktionen Teams, effizient zusammenzuarbeiten, zu planen, zu verwalten und Projekte für Kunden mithilfe von Projektvorlagen, automatischer Zeiterfassung, individuellen Workflows und Projekt-Triggern zu liefern. Weitere Funktionen sind individuell gestaltbare Rechnungsvorlagen, anpassbare Zahlungsbedingungen und Integrationen mit Buchhaltungssoftware, die Zeit sparen und die Prozesse verbessern. 

Zu den Integrationen gehören Google Workspace, Microsoft 365, Microsoft Exchange & Microsoft Outlook, Xero, QuickBooks Online, HubSpot, Mailchimp, Salesforce, Zapier, Stripe, PayPal, Jira, Continuum, Zendesk, Microsoft Power BI, Expensify, Gusto, HubSpot Partner Portal, Practice Ignition, Google Analytics und weitere.

Rocketlane ist eine professionelle Service-Software, die speziell für die Durchführung kundenorientierter Projekte entwickelt wurde. Sie vereint auf einzigartige Weise Projektmanagement, Dokumentenzusammenarbeit und Kommunikation, damit Teams ihre Projektziele erreichen, die Time-to-Value beschleunigen und ein 5-Sterne-Kundenerlebnis liefern können.

Rocketlane bietet sowohl private als auch geteilte Ansichten für Projektpläne und Dokumente sowie ein Kundenportal für Stakeholder- und Kundenansichten. Sie können außerdem Best Practices mit Projekt- und Dokumentvorlagen festhalten, um sie einmal zu erstellen und für alle zukünftigen Projekte wiederzuverwenden.

Mit Rocketlane können Sie Ihre Kunden einbinden und durch Erinnerungen, Benachrichtigungen und umsetzbare E-Mails zur Verantwortung ziehen. Sie arbeiten gemeinsam, erstellen neue oder betten bereits vorhandene Dokumente ein, kollaborieren synchron an diesen und erleben einen Slack-ähnlichen Chat direkt in Rocketlane.

Rocketlane kostet ab $19/Benutzer/Monat und bietet eine kostenlose 14-tägige Testphase.

Wrike ist eine Projektmanagement-Software, die für Marketingagenturen, Projektteams und Anbieter von professionellen Dienstleistungen konzipiert ist. Wrike bietet eine All-in-One-Zusammenarbeitslösung, die sowohl den Projektmanagement-Prozess als auch die Ressourcen- und Personalverwaltung vereinfacht.

Die Plattform ermöglicht es Nutzern, an Projekten zusammenzuarbeiten, ohne ständig telefonieren, Nachrichten schreiben oder E-Mails senden zu müssen. Nutzer erhalten Zugang zu kollaborativen Funktionen wie automatischen Benachrichtigungen, dynamischen Berichten, Live-Bearbeitung und Kommentaren in Echtzeit, sodass jedes Teammitglied, jeder Stakeholder und jeder Projektbeteiligte während des gesamten Projektentwicklungsprozesses auf dem gleichen Stand bleibt. Abgesehen von der Möglichkeit, Informationen und digitale Ressourcen im Team zu teilen, ist die Plattform ebenfalls darauf ausgelegt, es Projektmanagern und Dienstleistern zu erleichtern, Updates bei Bedarf mit Kunden zu teilen.

Projektmanager können die Zusammenarbeit mit Kunden erheblich verbessern, indem sie ihre Kunden einfach in Wrike einladen und so in den Arbeitsprozess integrieren. Dadurch können Kunden direkt Feedback geben und Freigaben zu wichtigen Projektentscheidungen erteilen. Und Projektmanager können den zeitaufwändigen Hin-und-Her-Prozess bei der Beschaffung von Anforderungen für Projektanfragen oder Änderungen des Projektumfangs mithilfe anpassbarer Anfrageformulare reduzieren. So können Agenturen und Teams alle notwendigen Informationen von Kunden an einem Ort schnell sammeln und vollständig geplante Projekte mit vordefinierten Aktionen, Aufgabenverantwortlichen und Zeitplänen auslösen.

VOGSY ist eine einheitliche Projekt- und Ressourcenplattform, die Organisationen dabei unterstützt, neue Länder zu erschließen, internationale Projekte zu verfolgen und lokale Finanzpakete zu verbinden. Die Professional Services Automation (PSA)-Software bietet End-to-End-Lösungen, die speziell für Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurden, sodass sie sich auf ihre Kernkompetenz – die Erbringung von Dienstleistungen – konzentrieren können, ohne sich um die Komplexität internationaler Expansionen sorgen zu müssen.

Die cloudbasierte PSA-Plattform stellt zudem Tools für Projektmanagement, Aufgabenverwaltung, Ressourcenmanagement, Leistungsüberwachung sowie automatisierte Abrechnung und Rechnungsstellung bereit. Sie ermöglicht es Dienstleistungsunternehmen, jeden Kunden und jedes Projekt im Blick zu behalten, einen effizienteren und nachhaltigeren Angebot-bis-Zahlung-Prozess (Quote-to-Cash-Prozess) zu verfolgen und eine präzisere und verlässlichere Leistungsbeschreibung (Statement of Work, SOW) für vorläufig gebuchte Dienstleistungen und Projekte zu erstellen.

Mit der Professional-Service-Software von VOGSY können Startups und KMU ihre Projekte detailliert planen. Sie profitieren von der robusten Projektstruktur der Plattform, um einen schlüssigen Projekt-Fahrplan auf Grundlage der wichtigsten Ziele und gewünschten Ergebnisse zu entwerfen und umzusetzen. Die Software ermöglicht es ihnen, den notwendigen Arbeitsaufwand, benötigte Ressourcen, potenzielle Einnahmen und Margen entsprechend zu budgetieren – oftmals sogar noch vor Abschluss des Geschäfts.

Mit der Aufgabenverwaltungsfunktion können Nutzer Aufgaben zuweisen und sie dem am besten geeigneten Fachpersonal übertragen, damit die Aufgaben termingerecht und im vorgesehenen Budget erledigt werden. Nutzer können Aufgaben für sich selbst oder für das gesamte Team erstellen und dabei alle Aspekte des Angebot-bis-Zahlung-Zyklus (Quote-to-Cash-Zyklus) abdecken: von den Kunden, über die Art des Geschäfts, die vorgeschlagenen Projekte bis hin zur Abrechnung und Rechnungsstellung.

Das bedeutet, dass Dienstleistungsunternehmen sich auf ihre Kernkompetenz – die Erbringung von Dienstleistungen – konzentrieren können, ohne sich um die Komplexität internationaler Expansionen sorgen zu müssen.

Zu den Funktionen gehören Ressourcen- und Projektmanagement, internationale Projektansichten und Ressourcenallokation, Zusammenarbeit, Reporting-Dashboards, Budgetierung, Professional Services Automation, Gantt-Diagramme, Benachrichtigungen & Alarme.

Integrationen umfassen Google Workspace, Jira, Microsoft Excel, Xero, Intuit Quickbooks Online, Copper, Hubspot, Salesforce und Zoho.

VOGSY bietet eine kostenlose Version, die über ein persönliches Gmail-Konto zugänglich ist. Sie enthält alle Funktionen und ist auf einen Nutzer beschränkt. Kostenpflichtige Pläne starten ab $13/Nutzer/Monat. Alle kostenpflichtigen Pläne erfordern mindestens 10 Nutzer und beinhalten eine kostenlose Testphase.

Dayshape ist eine Plattform für Ressourcenmanagement und Einsatzplanung, die speziell für professionelle Dienstleistungsunternehmen entwickelt wurde und KI-gesteuerte Tools für Kapazitätsplanung, Projektfinanzen und Governance bietet.

Für wen ist Dayshape am besten geeignet?

Dayshape eignet sich besonders für mittelgroße bis große Unternehmen der professionellen Dienstleistungen – insbesondere in den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Beratung und Rechtswesen –, die unternehmensweite Transparenz über Ressourcen und eine Einsatzplanung im großen Maßstab benötigen.

Warum ich Dayshape ausgewählt habe

Dayshape ist eine meiner Top-Empfehlungen, weil ich besonders das KI-gestützte Einsatzplanungssystem schätze. Es zeigt nicht nur verfügbare Personen an, sondern verarbeitet pro Sekunde Tausende von Planungsszenarien und bewertet diese nach Eignung. In der Praxis bedeutet das, dass mein Team gleichzeitig Fähigkeiten, Präferenzen, Qualifikationen und bestehende Verpflichtungen berücksichtigen kann. Ich nutze zudem die Roll-Forward-Funktion für wiederkehrende Einsätze, bei der Projektstrukturen übernommen werden, sodass wir Zeitpläne nicht bei jedem Zyklus neu aufbauen müssen.

Zentrale Funktionen von Dayshape

• Echtzeit-Projektfinanzen: Verfolgen Sie Budgets, Margen und Honorarprognosen auf Projektebene, während sich die Einsatzpläne ändern.
• Kapazitäts- und Nachfrageplanung: Überblicken Sie auf einem einzigen Dashboard unternehmensweite Ressourcenverfügbarkeit und Nachfragesituation über Teams, Karrierelevel und Zeiträume hinweg.
• Mitarbeiterpräferenzen: Ermöglichen Sie es dem Personal, Einsatzpräferenzen und Verfügbarkeit anzugeben, die das System bei der Ressourcenzuteilung berücksichtigt.
• Konfigurierbare Freigabeworkflows: Legen Sie mehrstufige Genehmigungsprozesse für Einsatzplanänderungen gemäß der Governance-Struktur Ihres Unternehmens fest.

Dayshape Integrationen

Dayshape lässt sich mit führenden ERP-, PSA- und Praxismanagement-Systemen integrieren. Namentlich unterstützt werden Workday, SAP, OpenHR und Dynamics 365. Gemeinsam mit Workday wurde zudem eine vorkonfigurierte Lösung entwickelt: Dayshape Intelligent Staffing bietet für Unternehmen mit Workday bereits integrierte Schnittstellen. Eine Zapier-Integration ist nicht klar dokumentiert und auch die Verfügbarkeit einer API für individuelle Integrationen wird auf der Anbieterseite nicht bestätigt.

Kantata ist eine auf professionelle Dienstleistungen spezialisierte Plattform, die darauf ausgelegt ist, Unternehmen die Verwaltung komplexer Kundenprojekte zu erleichtern. Statt auf isolierte Tools für Projekte, Ressourcen und Berichte angewiesen zu sein, bündelt Kantata alles an einem Ort, sodass Ihr Team Planung, Umsetzung und Analyse der Arbeit in einem übersichtlichen System erledigen kann.

Was Kantata besonders auszeichnet, ist die Unterstützung des gesamten Lebenszyklus der Dienstleistungserbringung – von der Schätzung über die Planung und Ausführung bis hin zur Analyse und Optimierung. Sie können die Nachfrage prognostizieren, Ressourcen passend zu Projektanforderungen zuteilen und Budgets sowie Profitabilität in Echtzeit verfolgen. Indem Projekte, Finanzen und Personalplanung in einer Übersicht miteinander verknüpft werden, bietet Kantata die nötige Transparenz für fundierte Entscheidungen und einen reibungslosen Ablauf der Projekte von Anfang bis Ende.

Kantata setzt zudem auf Zusammenarbeit und Business Intelligence. Aktivitätsfeeds, Aufgabenboards und integrierte Umfragen halten sowohl Teams als auch Kunden über den gesamten Prozess hinweg eingebunden, während anpassbare Dashboards und mehr als 70 vorgefertigte Berichte Einblicke in Auslastung, Portfolio-Gesundheit und Profitabilität liefern. Diese Kombination aus mitarbeiterorientierter Planung und datengetriebener Transparenz erleichtert es, konstant erfolgreiche Kundenprojekte abzuliefern.

Workzone ist eine anpassungsfähige Projektmanagement-Software, die auf die besonderen Anforderungen von Teams in den Bereichen professionelle Dienstleistungen, Marketing, Betrieb und IT zugeschnitten ist. Ihr Design legt Wert auf Einfachheit und Zusammenarbeit, was sie zu einer attraktiven Wahl für Fachkräfte macht, die die Projektübersicht verbessern und Arbeitsabläufe optimieren möchten. Mit Funktionen wie Dokumentenprüfung und Intake-Organisation begegnet Workzone den Herausforderungen bei der Verwaltung komplexer Projekte, ohne unnötig an Komplexität zu gewinnen.

Warum ich Workzone ausgewählt habe

Ich habe Workzone wegen seines starken Fokus auf Zusammenarbeit und Projektlebenszyklusmanagement ausgewählt – beides entscheidend für professionelle Dienstleister. Die Funktion zur Projektübersicht ermöglicht es, den Fortschritt mühelos zu verfolgen, sodass nichts übersehen wird. Zudem ist das Dokumentenprüfungs-Tool für Teams, die häufig Genehmigungen und Überarbeitungen benötigen, von unschätzbarem Wert, da es einen zentralen Raum für diese Aufgaben bietet. Gemeinsam machen diese Funktionen Workzone zu einer ausgezeichneten Wahl für professionelle Dienstleistungen, die ihre Projektmanagement-Prozesse optimieren möchten.

Wichtige Funktionen von Workzone

Neben seinem Fokus auf Zusammenarbeit und Lebenszyklusmanagement habe ich noch eine Reihe weiterer Funktionen entdeckt, die den Wert für professionelle Dienstleistungen erhöhen:

• Vorgefertigte Berichte: Diese Berichte helfen Ihrem Team, Arbeitslasten zu verwalten, Budgets zu verfolgen und Ressourcen effizient zuzuweisen.
• Projektanforderungsformulare: Vereinfachen Sie den Intake-Prozess durch zentrale Erfassung von Anfragen, sodass alle notwendigen Informationen von Anfang an vorliegen.
• Vorlagen: Mit über 1.000 verfügbaren Vorlagen können Sie schnell neue Projekte starten, die auf die spezifischen Anforderungen Ihrer Branche zugeschnitten sind.
• Unbegrenzte Schulungen und Support: Dadurch kann Ihr Team die Möglichkeiten von Workzone voll ausschöpfen, ohne sich um zusätzliche Kosten sorgen zu müssen.

Workzone Integrationen

Zu den Integrationen gehören Slack, Microsoft Teams, Google Drive, Salesforce, Dropbox, Box und SharePoint. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

OnePlan ist ein umfassendes, KI-gestütztes Tool für das strategische Portfoliomanagement, das Unternehmen dabei unterstützt, ihre Geschäftsstrategien mit den Ausführungsaktivitäten in Einklang zu bringen.

Besonders gefallen mir die leistungsstarken Funktionen für Ressourcenplanung und Professional Services Automation (PSA). OnePlan ermöglicht es Dienstleistungsunternehmen, Ressourcen effizient zuzuweisen, abrechenbare Stunden zu verfolgen und die Projektfinanzen über das gesamte Portfolio hinweg zu steuern. Seine fortschrittlichen Funktionen für Zeiterfassung und Abrechnung sorgen für eine präzise Rechnungsstellung und verbesserte finanzielle Kontrolle. Darüber hinaus fördert die Integration von OnePlan mit gängigen Kollaborationswerkzeugen die Teamarbeit und erhöht die Projektsichtbarkeit.

Weitere wichtige Funktionen sind visuelle Roadmaps, Kanban-Boards, Teamzusammenarbeit, Kapazitätsplanung, Risikomanagement, Zeiterfassung, Abhängigkeitsmanagement, Portfolio-Optimierung, benutzerdefinierte Workflows, Dashboards in Echtzeit und umfassende Berichte.

OnePlan lässt sich mit einer Vielzahl von Drittanbieter-Tools integrieren, wie Microsoft Teams, Project For The Web, monday.com, Workday, Azure DevOps, Smartsheet und Jira.