Projektmanagement: Was es ist und warum es wichtig ist

Man kann ein Projekt auch als eine gezielte Investition von Aufwand und Ressourcen betrachten, um innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens, mit einem klaren Anfang, einem klaren Ende und einem definierten Ergebnis dazwischen, ein Geschäftsergebnis zu erzielen.

Projekt vs. Betrieb

Ein Projekt ist eine zeitlich begrenzte und einzigartige Initiative mit einem definierten Anfang und Ende, die etwas Neues hervorbringt, beispielsweise ein Produkt, System, einen Prozess, Bericht, eine Dienstleistung oder Veranstaltung.

Betriebliche Abläufe sind fortlaufend und wiederholbar. Es handelt sich um die regelmäßigen Tätigkeiten, die ein Unternehmen am Laufen halten (Gehaltsabrechnung, Kundenbetreuung oder wöchentliche Marketing-E-Mails). Die Grenze zwischen beiden ist nicht immer offensichtlich, aber ein nützlicher Test lautet: Gibt es eine Ziellinie? Wenn ja, handelt es sich um ein Projekt. Wenn sich der Vorgang auf unbestimmte Zeit wiederholt, ist es ein betrieblicher Ablauf.

	Projekt	Betriebliche Abläufe
Dauer	Zeitlich begrenzt (definierter Anfang und definiertes Ende)	Fortlaufend, kein festgelegter Endpunkt
Ergebnis	Einzigartiges Ergebnis	Wiederholbares Produkt oder wiederholbare Dienstleistung
Teamstruktur	Oft funktionsübergreifend und für das Projekt zusammengestellt	Stabile, funktionsspezifische Teams
Erfolgskriterium	Im vereinbarten Umfang, pünktlich und innerhalb des Budgets geliefert	Effizienz, Beständigkeit, Durchsatz
Beispiele	Neugestaltung einer Website, Umzug eines Büros, Einführung eines neuen Produkts	Kundenbetreuung, Gehaltsabrechnung, wöchentliche Berichterstattung

Projektmanagement vs. Management

Projektmanagement konzentriert sich darauf, eine zeitlich begrenzte Initiative mit einem definierten Ziel, Zeitrahmen und Ergebnis umzusetzen, während sich allgemeines Management auf die Überwachung fortlaufender Geschäftsabläufe ohne festes Enddatum konzentriert.

Gerade diese zeitliche Begrenzung macht die Disziplin besonders anspruchsvoll. Ein Projektmanager kann sich nicht auf langfristige Mustererkennung oder schrittweise Kurskorrekturen verlassen, wie es ein Manager im laufenden Betrieb kann. Er muss Menschen zu einem definierten Ergebnis führen, innerhalb eines komprimierten Zeitrahmens und häufig über Teams hinweg, die normalerweise nicht zusammenarbeiten — und das beim nächsten Projekt erneut tun, mit einem anderen Team, anderen Einschränkungen und anderen Zielen.

Projektmanagement vs. Produkt- und Programmmanagement

Projektmanagement konzentriert sich auf die Umsetzung einer definierten Initiative innerhalb eines festgelegten Zeitrahmens, Umfangs und Budgets, während sich Produktmanagement auf die langfristige Strategie, Ausrichtung und den Erfolg eines Produkts im Laufe der Zeit konzentriert. Projektmanager koordinieren die Umsetzung. Produktmanager legen fest, was und warum etwas entwickelt werden soll.

Programmmanagement umfasst die Verwaltung mehrerer miteinander verbundener Projekte, um eine strategische Initiative voranzutreiben. Programmmanager und Projektmanager führen ähnliche Tätigkeiten aus, aber Programmmanager arbeiten tendenziell an komplexeren Projekten in größerem Maßstab. Außerdem gibt es unterschiedliche Zertifizierungen für Programmmanager und Projektmanager, beispielsweise das PgMP für Programmmanager und das PMP für Projektmanager. Um die Sache noch komplizierter zu machen, können Projektmanagement und Programmmanagement je nach Branche manchmal austauschbare Begriffe sein.

Warum ist Projektmanagement wichtig?

Projektmanagement ist wichtig, weil es Organisationen dabei unterstützt, komplexe Aufgaben effektiver zu planen, zu koordinieren und umzusetzen, indem es die Transparenz, Verantwortlichkeit, Ressourcenverwaltung, Kommunikation und Entscheidungsfindung während eines Projekts verbessert.

Das Management von Projekten ist eine führungsorientierte und zielbasierte Aufgabe, die nicht nur entscheidend für den Wert und die Ergebnisse des Projekts ist, sondern auch für das Wohlbefinden der an der Umsetzung beteiligten Personen.

Für Teams ist es schwierig, bei der Projektumsetzung hervorragende Leistungen zu erbringen, wenn die Rolle des Projektmanagers eine zusätzliche Verantwortung ist, die einer anderen Rolle innerhalb des Projektteams übertragen wurde.

Projektmanager:

• Bringen wichtige Stakeholder auf eine gemeinsame Linie, machen sie für die Projektergebnisse verantwortlich und setzen Projekte mit einem hohen Qualitätsanspruch um
• Bringen eine Perspektive ein, was den Zusammenhalt des Produkts betrifft und wie gut das Projekt seine Ziele sowie die erwartete Kapitalrendite erreicht. Dies gilt insbesondere in einer digitalen Welt, in der Projektteams hoch spezialisiert sind und sich Technologien und Arbeitsweisen ständig verändern. Gute Projektmanager sind Spezialisten darin, Zusammenarbeit zu führen, zu erleichtern und zu managen.
• Bieten dienende Führung, um unterschiedliche Teams zu verbinden, komplexe Anforderungen und Konzepte zu übersetzen, Erwartungen bei auftretenden Risiken auszugleichen und Einzelpersonen zu befähigen, innerhalb der Projektbeschränkungen ihre bestmögliche Arbeit zu leisten – selbst wenn sich diese Beschränkungen ständig verändern.

Das Verständnis von bewährten Vorgehensweisen im Projektmanagement ist für Fachkräfte entscheidend, die Arbeitsabläufe optimieren und Termine einhalten möchten.

Die 5 Phasen des Projektmanagements

Das Project Management Institute (PMI) beschreibt im Leitfaden zum Wissensbestand des Projektmanagements (PMBOK) fünf Phasen des Projektlebenszyklus. Diese Phasen bieten einen strukturierten Ansatz für ein effektives Projektmanagement und umfassen:

1. Projektinitiierung: In dieser ersten Phase werden die Vision, Ziele und Vorgaben des Projekts definiert, um die Frage nach dem „Warum“ des Projekts zu beantworten. In dieser Phase legt das Team den übergeordneten Projektumfang und die zu liefernden Ergebnisse fest. Anschließend identifiziert der Projektmanager die wichtigsten Stakeholder und holt die Genehmigung des Kunden ein.
   • Zu den wichtigsten Ergebnissen dieser Phase gehören die Projektcharta und die Machbarkeitsstudie.
2. Projektplanung: In der zweiten Phase wird erläutert, wie das Team die Projektziele umsetzen wird. In dieser Phase entwickelt der Projektmanager eine detaillierte Projekt-Roadmap, einschließlich Umfang, Zeitplan, Budget und Risikobewertung. Zu den Aufgaben in dieser Phase gehören das Festlegen von Meilensteinen, das Zuweisen von Aufgaben und das Definieren von Kommunikationsstrategien für das weitere Vorgehen des Teams, um die Transparenz zu erhöhen.
   • Zu den wichtigsten Ergebnissen dieser Phase gehören der Projektplan, der Risikomanagementplan und die Projektstrukturplan (WBS).
3. Projektdurchführung: Nachdem die Planung abgeschlossen ist, wird diese Phase durch die Umsetzung des Projektplans und das Management der Projektressourcen bestimmt. Zu den wichtigsten Aktivitäten in dieser Phase gehören die Sicherstellung der Qualitätskontrolle und die Aufrechterhaltung der Kommunikation mit den Stakeholdern. Obwohl es wichtig ist, den geplanten Zeitplan einzuhalten, müssen in dieser Phase Anpassungen am Plan vorgenommen werden, wenn die Entwicklung des Projekts von dem abweicht, was dem Kunden ursprünglich versprochen wurde.
   • Zu den wichtigsten Ergebnissen dieser Phase gehören Projektstatusberichte und Leistungskennzahlen.
4. Projektüberwachung & -steuerung: In der vierten Phase werden der Projektfortschritt bewertet und die Leistung im Hinblick auf Umfang, Budget, Zeitplan und Qualität berichtet. Der Projektmanager passt den Projektplan bei Bedarf an, bearbeitet Risiken und löst Probleme, um sicherzustellen, dass das Projekt auf Kurs bleibt. Ein wichtiger Aspekt, auf den geachtet werden sollte, ist das schleichende Anwachsen des Projektumfangs. Dies kann durch Änderungssteuerung verhindert werden.
   • Zu den wichtigsten Ergebnissen dieser Phase gehören Änderungsanträge und Leistungsberichte.
5. Projektabschluss: In der letzten Phase stellt der Projektmanager die Projektergebnisse fertig und sorgt für die Zustimmung der Stakeholder. Zu den wichtigsten Aktivitäten während der Abschlussphase gehören die Durchführung von Nachbereitungen, die Dokumentation der gewonnenen Erkenntnisse und die Erstellung von Empfehlungen, die zur Verbesserung der Durchführung künftiger Projekte angewendet werden können.
   • Zu den wichtigsten Ergebnissen dieser Phase gehören der Abschlussbericht und das Dokument mit den gewonnenen Erkenntnissen.

Arten von Projektmanagementmethoden

Da jedes Projekt eine andere Zusammenstellung gewünschter Ergebnisse hat, müssen Projektmanager mit einer Vielzahl von Projektmanagementtechniken vertraut sein, um sowohl die technischen Details eines Projekts als auch die beteiligten Stakeholder zu verwalten.

Die Projektmanagementmethode, die Sie für Ihr Projekt verwenden, hängt von der Größe des Unternehmens, der Zusammensetzung des Teams, den Projektanforderungen und -zielen sowie von der Art des Projekts selbst ab.

Projektmanagementmethoden im Vergleich

Methode	Am besten geeignet für	Verwenden Sie sie, wenn	Zu beachten
Wasserfall	Planbare Projekte	Die Anforderungen von Anfang an klar sind und Änderungen unwahrscheinlich sind	Sie kann starr sein, wenn sich Prioritäten verschieben
Agil	Sich schnell verändernde Aufgaben	Sie häufiges Feedback und Flexibilität benötigen	Sie kann zu Unsicherheit bei Zeitplänen und Umfang führen
Scrum	Produkt- und Softwareteams	Die Arbeit in kurzen Sprints geliefert werden kann	Sie erfordert eine hohe Teamdisziplin und klare Rollen
Kanban	Laufende Arbeitsabläufe	Arbeit kontinuierlich anfällt und sich Prioritäten häufig ändern	Sie kann ohne WIP-Limits unübersichtlich werden
Hybrid	Funktionsübergreifende Geschäftsprojekte	Führungskräfte Planbarkeit benötigen, Teams aber Flexibilität brauchen	Sie kann verwirrend werden, wenn die Regeln nicht klar sind
Lean Six Sigma	Prozessverbesserung	Sie Verschwendung reduzieren oder die Qualität verbessern müssen	Sie kann für einfache Projekte zu aufwendig sein

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Sequenzielle Methoden

Sequenzielle Projektmanagementmethoden organisieren die Arbeit in strukturierten Phasen, die eine nach der anderen abgeschlossen werden, wobei jede Phase vom Abschluss der vorherigen abhängt. Sequenzielle Ansätze eignen sich am besten, wenn die Projektergebnisse besser vorhersehbar sind. 

Beispiele für diesen Ansatz sind das Wasserfallprojektmanagement, die Methode des kritischen Pfads, und das Projektmanagement mit der kritischen Kette.

Agile Methoden

Agile Projektmanagementmethoden organisieren die Arbeit in kurzen, iterativen Zyklen, die es Teams ermöglichen, sich während eines Projekts schnell an sich ändernde Anforderungen, Rückmeldungen und Prioritäten anzupassen. Agile Ansätze eignen sich am besten für kollaborative Projekte, die auf häufige Veränderungen reagieren müssen. Ein agiler Ansatz wird von den Prinzipien des Agilen Manifests geleitet.

Zu den Beispielen für agile Projektabläufe gehören Scrum, Kanban, eXtreme Programming (XP) und das adaptive Projektframework.

Hybride Methoden

Hybride Projektmanagementmethoden kombinieren strukturierte Planungsansätze mit flexiblen, iterativen Bereitstellungsmethoden, um Vorhersehbarkeit, Anpassungsfähigkeit und funktionsübergreifende Zusammenarbeit innerhalb eines Projekts auszubalancieren. Eine hybride Projektmanagementmethode ermöglicht es Ihnen, die besten Elemente zweier Methoden zu kombinieren und Projektergebnisse zu erzielen, die mit nur einer Methode niemals möglich wären.

Die häufigste hybride Methode ist eine Kombination aus Wasserfall- und agilem Projektmanagement, bei der das Team das Projekt plant und die Anforderungen mithilfe der Wasserfallmethode analysiert und die Projektarbeit mithilfe einer agilen Methode entwickelt und bewertet.

Scrumban

Scrumban ist eine hybride Projektmanagementmethode, die die iterative Struktur von Scrum mit dem kontinuierlichen Fluss von Kanban kombiniert, um einen flexiblen, bedarfsgesteuerten Ansatz zu schaffen. Teams befolgen die Sprint-Planungs- und Überprüfungspraktiken von Scrum, verwenden jedoch Kanban-Boards, um die Begrenzungen der laufenden Arbeit (WIP) zu visualisieren, Engpässe zu reduzieren und die Anpassungsfähigkeit zu verbessern. Die Methode eignet sich ideal für Teams, die von Scrum zu Kanban wechseln, oder für Teams, die Flexibilität im Umgang mit unvorhersehbaren Arbeitsabläufen benötigen.

Water-Scrum-Fall

Water-Scrum-Fall ist ein hybrider Ansatz, der die strukturierte Planung und die Abschlussphasen der Wasserfallmethode einbezieht und dazwischen Scrum für die iterative Entwicklung verwendet. Er wird häufig in Branchen eingesetzt, in denen eine Erfassung der Anforderungen im Voraus und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften (Wasserfallmethode) erforderlich sind, die Teams aber dennoch von der Anpassungsfähigkeit agiler Methoden bei der Umsetzung profitieren. Dieses Modell ermöglicht es Organisationen, Vorhersehbarkeit und Agilität auszubalancieren, und ist daher für Projekte auf Unternehmensebene nützlich.

Wagile

Wagile ist eine lose Kombination aus Wasserfallmethode und agiler Methode, bei der Teams agile Elemente in eine traditionelle Wasserfallstruktur integrieren. Im Gegensatz zu Water-Scrum-Fall weist Wagile häufig keine klaren Grenzen zwischen den Methoden auf und kann dazu führen, dass agile Praktiken oberflächlich angewendet werden, ohne echte Agilität zu erreichen. Obwohl dieser Ansatz versucht, Struktur mit Flexibilität zu verbinden, besteht bei unzureichender Steuerung das Risiko von Ineffizienzen. Daher eignet er sich besser für Teams, die sich noch im Übergang zu agilen Methoden befinden.

Andere Methoden

Da Projektmanagement als Handwerk und Spezialisierung schon seit einiger Zeit existiert, ist es vielleicht nicht überraschend, dass es weitere Methoden gibt, die nicht zu den oben genannten Kategorien gehören.

Ein Beispiel ist Lean Six Sigma, eine Methode zur Optimierung von Geschäftsprozessen, die ursprünglich eher aus dem Fertigungsumfeld stammt. 

Bei der Auswahl einer Methode ist es wichtig zu erkennen, dass ein Projektmanager nicht nur die Projektrichtung festlegt, Qualitätsstandards aufrechterhält und den Status berichtet, sondern das Projekt möglicherweise auch an den übergeordneten strategischen Zielen einer Organisation ausrichten möchte.

Projektmanager verwenden für die Verwaltung von Projektportfolios oder Geschäftsprozessen im weiteren Sinne eine andere Auswahl an Werkzeugen.

Was ist ein Projektmanager?

Ein Projektmanager ist dafür verantwortlich, während des gesamten Projektlebenszyklus die Abstimmung der Stakeholder, die Verantwortlichkeit für die festgelegten Projektziele und eine qualitativ hochwertige Umsetzung zu fördern.

Was macht ein Projektmanager tatsächlich?

Projektmanager arbeiten mit Teams, Stakeholdern, Führungssponsoren und Kunden zusammen, um Projektaktivitäten umzusetzen, wichtige Fragen für die Entscheidungsfindung zu priorisieren, proaktiv zu kommunizieren und vorausschauend potenzielle Risiken für den Projekterfolg zu beseitigen oder zu steuern.

Ein großartiger Projektmanager schafft den größten Mehrwert, indem er das Verhältnis zwischen Projektzielen und Einschränkungen versteht und Stakeholder so steuert, dass Ziele innerhalb dieser Einschränkungen erreicht werden. 

Verantwortung	So sieht es in der Praxis aus
Projektplanung	Erstellen von Zeitplänen, Meilensteinen und Lieferplänen
Projektanforderungen	Erfassen, Dokumentieren und Klären von Projektanforderungen und Erwartungen
Stakeholder-Management	Sicherstellen, dass Führungskräfte, Kunden und Teams aufeinander abgestimmt sind
Risikomanagement	Probleme erkennen, bevor sie die Lieferung verzögern
Ressourcenmanagement	Sicherstellen, dass Arbeitsaufkommen realistisch und ausgewogen sind
Umfangsmanagement	Unkontrollierte Änderungen und schleichende Prioritätsverschiebungen verhindern
Realistische Fristen	Teamkapazitäten bewerten und Arbeitsaufkommen ausgleichen, um erreichbare Zeitpläne zu erstellen
Teamkoordination	Teams dabei unterstützen, Abhängigkeiten übergreifend abgestimmt zu bleiben
Kommunikation	Stand-up-Meetings, Statusaktualisierungen und Berichterstattung durchführen
Budgetmanagement	Projektkosten und Einschränkungen bei der Lieferung überwachen

Welche Fähigkeiten benötigen Projektmanager?

Aufgrund der vielfältigen Aufgaben müssen Projektmanager über ein breites Spektrum an Fähigkeiten verfügen, darunter:

• Effektive Kommunikationsfähigkeiten und emotionale Intelligenz, um Informationen auf bestimmte Zielgruppen zuzuschneiden sowie Beziehungen und soziale Dynamiken einzuschätzen und zu steuern
• Fähigkeiten zum kritischen Denken, um Fragen stellen sowie Aktivitäten identifizieren, in eine Reihenfolge bringen und priorisieren zu können, Risikomanagement zu betreiben und sich an der Problemlösung zu beteiligen
• Führungsfähigkeiten, um ein psychologisch sicheres Arbeitsumfeld zu schaffen, das Teams motiviert und befähigt, ihre beste Arbeit zu leisten
• Geschäftsverständnis, um Projektergebnisse an den organisatorischen Prioritäten auszurichten
• Projektplanung, einschließlich Budgetmanagement, Projektterminplanung, Ressourcenzuweisung und Kapazitätsplanung für Ressourcen.

Häufige Herausforderungen im Projektmanagement

Projektmanagement ist zwar ein erfüllender Beruf, aber auch eine anspruchsvolle Tätigkeit. Im Folgenden findest du einige Beispiele für häufige Herausforderungen, denen du als Projektmanager begegnen kannst.

Ressourcenbeschränkungen

Projektmanager sind dafür verantwortlich, einen Ressourcenkalender zu erstellen, Ressourcen zuzuweisen und die Zeit der Teammitglieder den Projektaufgaben zuzuordnen. Dafür ist es erforderlich zu wissen, wie lange Aufgaben voraussichtlich dauern und über welche Kompetenzen Teammitglieder verfügen müssen, um erfolgreiche Projektergebnisse zu erzielen. 

Neben den für eine optimale Ressourcenzuweisung erforderlichen Fähigkeiten in den Bereichen Kapazitätsplanung und Führung müssen sich Projektmanager häufig mit konkurrierenden Anforderungen an die Zeit ihrer Teammitglieder und/oder unzureichender Finanzierung zur Durchführung von Projektaufgaben auseinandersetzen. 

Projektmanager müssen beim Ressourcenmanagement kreativ und umsichtig vorgehen, damit sie sich bei Bedarf an Veränderungen anpassen können.

Unkontrollierte Ausweitung des Projektumfangs

Ausweitung des Projektumfangs tritt auf, wenn sich Projektergebnisse oder Funktionen über das hinaus erweitern, was das Team ursprünglich zugesagt hat. Auch wenn es harmlos erscheinen mag, hier und da eine zusätzliche Funktion oder ein weiteres Detail aufzunehmen, summieren sich diese Änderungen, und plötzlich kann man deutlich vom Kurs abkommen.

So reduzieren Sie das Risiko einer Ausweitung des Projektumfangs:

• Dokumentieren Sie in Ihrer Projektcharta, was innerhalb und außerhalb des Projektumfangs liegt, damit Sie festhalten, welche Entscheidungen getroffen wurden
• Planen Sie einen Puffer in Ihren Projektzeitplan ein, damit Sie auf unvorhergesehene Probleme reagieren können, die möglicherweise auftreten
• Arbeiten Sie eng mit Ihren Beteiligten zusammen, um eingehende Anfragen zu verwalten und zu priorisieren und potenzielle Probleme anzusprechen, sobald sie auftreten.

Management der Beteiligten

Projektmanager müssen mit funktionsübergreifenden Beteiligten zusammenarbeiten, um Feedback zu sammeln, Projektaufgaben auszuführen und über den Fortschritt zu informieren.

Als Kommunikationszentrum des Teams kann es schwierig sein, die unterschiedlichen Erwartungen der Beteiligten zu steuern, Teammitglieder zu motivieren und zu befähigen sowie eine Vielzahl von Projektaufgaben im Blick zu behalten und gleichzeitig einem Burnout vorzubeugen.

Eine weitere Sache, die Sie beim Sammeln von Feedback von Beteiligten vermeiden sollten, ist Gruppendenken, da sich dies negativ auf Ihr Projekt auswirkt. Um dies zu verhindern, können Sie die Delphi-Technik verwenden, um Informationen anonym zu sammeln und den Nutzen zu maximieren.

Stellen Sie sicher, dass Sie Entscheidungen, Maßnahmen und offene Fragen dokumentieren, um Abstimmung und Verantwortlichkeit im gesamten Projektteam zu fördern. Nehmen Sie sich die Zeit, die Stärken, beruflichen Interessen und Karriereziele Ihrer Teammitglieder kennenzulernen, damit Sie Aufgaben effektiv zuweisen können.

Unzureichendes Risikomanagement

Risiken sind ein inhärenter Bestandteil jedes Projekts, doch wenn potenzielle Probleme nicht vorhergesehen und angegangen werden, kann dies zu erheblichen Störungen führen. Viele Teams tappen in die Falle, anzunehmen, dass Risiken geringfügig oder beherrschbar sein werden, nur um dann unvorbereitet zu sein, wenn unerwartete Hindernisse auftreten.

Ohne einen strukturierten Ansatz zur Identifizierung und Minderung von Risiken können sich Projekte verzögern, das Budget überschreiten oder sogar vollständig scheitern. Um dies zu verhindern, sollten Sie zu Beginn des Projekts gründliche Risikobewertungen durchführen und potenzielle Bedrohungen sowie deren Eintrittswahrscheinlichkeit ermitteln.

Die Pflege eines Risikoregisters hilft dabei, diese Risiken im Laufe der Zeit zu verfolgen und sicherzustellen, dass sie im Blickfeld des Teams bleiben. Darüber hinaus können Notfallpläne für Risiken mit großen Auswirkungen ein Sicherheitsnetz bieten, sodass Teams schnell reagieren können, wenn Probleme auftreten.

Mangelnde klare Kommunikation

Zusammenbrüche in der Kommunikation können eines der größten Hindernisse für den Projekterfolg sein. Wenn Teams keine Klarheit über Ziele, Erwartungen und Verantwortlichkeiten haben, kommt es häufig zu Missverständnissen, die zu Ineffizienzen, verpassten Fristen und Frustration unter den Teammitgliedern führen.

Fehlkommunikation kann auch zu Abstimmungsproblemen mit Beteiligten führen und Verwirrung über den Projektfortschritt und die Projektergebnisse verursachen. Um dies zu verhindern, helfen regelmäßige Abstimmungen und Statusbesprechungen dabei, alle auf dem Laufenden zu halten und eine Möglichkeit zu bieten, Bedenken in Echtzeit anzusprechen.

Die Verwendung von Tools für die Zusammenarbeit wie Slack, Asana oder Microsoft Teams kann ebenfalls dabei helfen, Diskussionen zu zentralisieren und das Risiko von Fehlinterpretationen zu verringern.

Beispiel für angewandtes Projektmanagement

Stellen Sie sich vor, Ihre Organisation startet ein neues Projekt zur Übernahme eines anderen Unternehmens. Jede Abteilung – von der Rechtsabteilung über den Vertrieb und das Produktmanagement bis hin zu Technik und Finanzen – spielt eine Rolle für den Projekterfolg. Die Führungskräfte haben eine vage Vorstellung davon, was erledigt werden muss, aber der Initiative fehlt ein klarer „Verantwortlicher“, der für den Projekterfolg zuständig ist. 

Die Ernennung eines Projektmanagers zur Leitung dieser Initiative stellt sicher, dass das Projekt mit klar definierten Zielen startet, denen die Beteiligten zustimmen. 

Während der Planungsphase des Projekts präzisiert der Projektmanager, was innerhalb und außerhalb des Projektumfangs liegt, unterteilt die Projektziele in einzelne Aufgaben und definiert Rollen und Verantwortlichkeiten für die an der Initiative beteiligten Projektteammitglieder. Ohne einen Projektmanager hätte sich das Team möglicherweise nicht auf gemeinsame Ziele geeinigt und wäre nicht in der Lage gewesen, die Verantwortlichkeit für die getroffenen Entscheidungen aufrechtzuerhalten.

Der Projektmanager überwacht den Fortschritt der Teams bei der Durchführung der erforderlichen Aktivitäten und arbeitet funktionsübergreifend, um Hindernisse oder andere Erfolgsbarrieren zu beseitigen. Der Projektmanager berichtet außerdem über den bisherigen Fortschritt und potenzielle Risiken, damit der Projektsponsor und die Führungsebene zuversichtlich sein können, dass das Projekt planmäßig abgeschlossen wird.

Beim Projektabschluss dokumentiert der Projektmanager schließlich die gewonnenen Erkenntnisse und aktualisiert die organisatorischen Prozesse, damit Teams diese Art von Projekten künftig effizienter und effektiver umsetzen können. Dies ist eine wichtige Praxis im geschäftlichen Projektmanagement, um die zukünftige Leistung in der gesamten Organisation zu verbessern.

Hier sind einige Beispiele dafür, wie Projektmanagement in verschiedenen Arten von Teams und Projekten funktioniert.

• Softwareentwicklungsprojekt: Ein Softwareteam, das eine mobile App auf den Markt bringt, könnte agile Methoden oder Scrum verwenden, um Sprints, Veröffentlichungen, Tests und sich ändernde Anforderungen von Entwicklern, Gestaltern, Qualitätssicherungstestern und Stakeholdern zu verwalten.
• Start einer Marketingkampagne: Ein Marketingteam, das eine Kampagne startet, kann Projektmanagement nutzen, um Inhalte, Gestaltung, Genehmigungen, Werbung, E-Mail, soziale Medien und Starttermine über verschiedene Abteilungen hinweg zu koordinieren.
• Projekt zur Prozessverbesserung im Betrieb: Ein Betriebsteam, das einen neuen Arbeitsablauf oder ein neues Bestandssystem einführt, könnte einen hybriden Ansatz verwenden, um die Einführungsplanung, Schulungen, Dokumentation, Anbieter und die funktionsübergreifende Einführung zu koordinieren.

Die besten Werkzeuge für Projektmanagement

Projektmanagement-Werkzeuge helfen Teams dabei, Arbeit zu planen, Ressourcen zu verwalten, zusammenzuarbeiten, Fortschritte zu verfolgen und über die Leistung bei der Lieferung zu berichten. Einige Werkzeuge sind als ganzheitliche Projektmanagement-Plattformen konzipiert, während andere auf Bereiche wie Terminplanung, Ressourcenplanung, Berichterstattung oder agile Umsetzung spezialisiert sind.

Werkzeugtyp	Wobei es hilft
Projektmanagement-Software	Projekte planen, Arbeit zuweisen und Fortschritte verfolgen
Ressourcenmanagement-Software	Arbeitsauslastung, Kapazitäten und Teamverfügbarkeit verwalten
Aufgabenmanagement-Software	Aufgaben, Prioritäten und Arbeitsabläufe organisieren
Werkzeuge für die Zusammenarbeit	Kommunikation, Dokumentation und Teamkoordination
Terminplanungssoftware	Zeitpläne, Abhängigkeiten und Meilensteine verwalten
Berichtswerkzeuge	KPIs, Risiken und den Zustand von Projekten überwachen
Werkzeuge für agiles Projektmanagement	Sprints, Aufgabenrückstände und Kanban-Arbeitsabläufe verwalten
Portfolio-Management-Software	Mehrere Projekte und strategische Prioritäten verwalten

So lernen Sie Projektmanagement

Wenn Sie ein erfahrener Projektmanager sind und Ihre Fähigkeiten weiterentwickeln möchten oder als Anfänger in das Berufsfeld einsteigen wollen, können Sie verschiedene Möglichkeiten zum Erlernen von Projektmanagement in Betracht ziehen. 

Dazu gehören unter anderem:

• Das Zertifikat für digitales Projektmanagement von The Digital Project Manager
• Die Zertifizierung als Fachkraft für Projektmanagement (PMP-Zertifizierung) des PMI
• Zertifizierter ScrumMaster (CSM)
• Zertifizierungen für Projektmanagement-Werkzeuge (z. B. bietet Atlassian mehrere Kurse an, die der Entwicklung von Jira-Kenntnissen dienen.)

Zukünftige Trends im Projektmanagement

Wie wird sich das Projektmanagement unserer Erwartung nach in Zukunft entwickeln? Hier sind 3 Trends im Projektmanagement, die den Beruf voraussichtlich beeinflussen werden:

• Sich weiterentwickelnde digitale Tools und Technologien: Laut einer Studie von Zion Market Research wird erwartet, dass die weltweite Branche für Projektmanagementsoftware zwischen 2022 und 2030 jährlich um 10 % wächst. Angesichts eines zunehmend stärker umkämpften Marktes müssen Projektmanager in der Lage sein, Technologielösungen zu bewerten, zu priorisieren und umzusetzen, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Ressourcenplanung zu verbessern.
• Aufstieg der künstlichen Intelligenz: Projektmanager können generative Werkzeuge für künstliche Intelligenz wie ChatGPT von OpenAI und andere Alternativen nutzen, um Routineaufgaben zu erledigen, beispielsweise die Zusammenfassung von Feedback aus Projektretrospektiven. Projektmanager müssen ausreichend mit diesen Werkzeugen vertraut sein, um zu wissen, wie sie ihnen helfen können, und zugleich ihre potenziellen Nachteile verstehen (z. B. sollten sie vermeiden, vertrauliche Informationen einzugeben).
• Steigende Nachfrage nach strategisch denkenden Projektmanagern: Möglicherweise im Zusammenhang mit dem Aufstieg der künstlichen Intelligenz im Projektmanagement zur Automatisierung von Aufgaben auf niedrigerer Ebene suchen Unternehmen zunehmend nach Projektmanagern, die durch ihr Verständnis des Unternehmens einen Mehrwert schaffen. Da Unternehmen expandieren möchten, können Projektmanager Organisationen dabei helfen, Schwachstellen in ihren Prozessen zu erkennen, äußerst solide Geschäftsziele zu formulieren und die Zustimmung der Stakeholder zu fördern, damit Vorhaben umgesetzt werden.

Häufig gestellte Fragen zum Projektmanagement

Im Folgenden finden Sie einige häufig gestellte Fragen zum Projektmanagement.

Ist Projektmanagement ein guter Karriereweg?

Zu den Aufgaben eines Projektmanagers gehören die Leitung von Teams, die Erzielung von Ergebnissen sowie die Gestaltung von Prozessen und Arbeitsabläufen. Die Fähigkeiten im Projektmanagement werden unabhängig davon, ob sich die täglichen Aufgaben eines Projektmanagers im Laufe der Zeit verändern, weiterhin gefragt sein. Die Arbeit mit Menschen ist interessant, erfüllend und ständig im Wandel, wodurch Projektmanagement ein spannendes und sich kontinuierlich weiterentwickelndes Berufsfeld ist.

Wird Projektmanagement nur für große Projekte eingesetzt?

Nein. Projektmanagement kann für Projekte jeder Größe eingesetzt werden – von kleinen internen Prozessverbesserungen bis hin zu großen funktionsübergreifenden Initiativen, an denen mehrere Teams und Stakeholder beteiligt sind.

Wie verwalten Teams Abhängigkeiten zwischen Projekten?

Teams verwalten Abhängigkeiten, indem sie verbundene Aufgaben frühzeitig erkennen, Zeitpläne teamübergreifend koordinieren, Hindernisse verfolgen und im Blick behalten, wie sich Verzögerungen in einem Bereich auf andere Bereiche auswirken.

Wie geht es weiter?

Wenn Sie mehr darüber erfahren möchten, wie Sie Ihre Karriere im Projektmanagement voranbringen können, abonnieren Sie den Newsletter von The Digital Project Manager.