Was ist eine Ressource im Projektmanagement? 7 wichtige Arten
Was genau ist eine Ressource im Projektmanagement? Im Grunde genommen ist es jede Art von Vermögenswert, der dabei hilft, eine Aufgabe zu erledigen.
Ressourcen sind für Projektmanager wichtig – ohne sie riskieren Sie, nicht genügend Arbeitskraft, Ausrüstung und Materialien, Geld, Dienstleistungen, Raum und/oder Zeit zu haben, um Ihr Projekt abzuschließen. Dies kann zu Kostenüberschreitungen, verpassten Abhängigkeiten oder Terminverzögerungen und letztlich zum Scheitern des Projekts führen.
Es gibt eine Reihe hilfreicher Ressourcenmanagement-Software-Plattformen, die den Ressourcenmanagement-Prozess vereinfachen und die Ressourcennutzung überwachen können.
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Was ist eine Ressource?
Im Projektmanagement wird eine Ressource als alles definiert, was benötigt wird, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Dazu gehören Rohmaterialien, Betriebsmittel, finanzielle Mittel, Personal, Technologie und alle anderen während der Projektdurchführung benötigten Gegenstände oder Dienstleistungen.
Ressourcen können projektspezifisch sein oder in mehreren Projekten verwendet werden. Es ist wichtig, die für einen erfolgreichen Projektplan (Blueprint) und die Projektergebnisse benötigten Ressourcen genau zu erfassen, bevor die Arbeit beginnt. So können Sie das Budget passend planen und sicherstellen, dass das Projektteam, die Ausrüstung usw. zur Verfügung stehen, die für die Ausführung der Arbeit benötigt werden.
Wenn Sie beispielsweise die Einführung einer Website planen, müssen Sie berücksichtigen, wer an dem Projekt mit welchen Kompetenzen arbeitet, ob das Personal intern oder als externe Auftragnehmer tätig ist, Lizenzkosten für benötigte Tools, benötigte Hardware (wie Testgeräte) und wo die Arbeit stattfindet – alles im Rahmen des verfügbaren Budgets und der Projektmeilensteine.
6 Arten von Ressourcen im digitalen Projektmanagement
Projektressourcen können materiell, finanziell oder personell sein. Zu den Ressourcentypen gehören:
1. Arbeitskraft
Arbeitskraft umfasst das Personal, das für die Durchführung eines Projekts benötigt wird. Dazu zählen sowohl Beschäftigte des Unternehmens als auch externe Auftragnehmer, die für bestimmte Aufgaben oder Funktionen engagiert werden (siehe Dienstleistungen für weitere Informationen zur Zusammenarbeit mit externen Stellen).
Projektmanager sollten gemeinsam mit den Stakeholdern ermitteln, wie viele personelle Ressourcen, mit welchem Zeitanteil und welchen Kompetenzen, für die Durchführung der Projektaufgaben benötigt werden. Hinweis: Nicht alle am Projekt beteiligten Personen werden für jede einzelne Aufgabe benötigt.
Nachdem der Projektumfang und der Arbeitsaufwand beurteilt wurden, plant der Projektmanager die Ressourcen anhand der Projektmeilensteine und der Verfügbarkeit von Ressourcen. Die Überwachung der verfügbaren Ressourcen hilft dabei, Überlastung und Burnout zu vermeiden.
2. Ausrüstung und Materialien
Ausrüstung und Materialien umfassen ein breites Spektrum an Hilfsmitteln, die für das Projekt benötigt werden. Diese Ressourcen werden während der Projektabwicklung verbraucht.
Für digitale Projekte kann dies Hardware wie Computer oder Server oder Bürobedarf sein. Im Bauressourcenmanagement kann dies von Fertigungsanlagen über Rohstoffe für einen Fertigungsprozess bis hin zu Fahrzeugen reichen – also alles, was zur Durchführung der Arbeit gebraucht wird.
Die gleiche Ausrüstung kann bei verschiedenen Projekten in einem Portfolio eingesetzt werden; jedoch steigt mit der Anzahl der Projekte auch der Ausrüstungsbedarf.
3. Geld
Jeder Projektmanager weiß, dass Projektbudgets unerlässlich sind. Das liegt daran, dass finanzielle Ressourcen notwendig sind, um andere Arten von Projektressourcen zu beschaffen. Um die Projektkosten zu regulieren und die angestrebten Gewinnziele Ihres Unternehmens zu erreichen, ist das Einhalten des vorgegebenen Budgets für den Projekterfolg unerlässlich – insbesondere, wenn Sie versuchen, mehrere Projekte gleichzeitig zu koordinieren.
4. Raum
Raum bezieht sich auf physische Orte, die gemietet oder nach Ermessen des Teams genutzt werden; dazu können Büroräume gehören, die mit einem Vormieter geteilt werden, oder jeder Standort, der spezifisch den Anforderungen einer Aufgabe entspricht. Platzbedarf sollte über die Projektphasen hinweg geplant und in der Regel frühzeitig zugeteilt werden, da physischer Raum oft begrenzt ist.
5. Dienstleistungen
Externe Dienstleister sind eine Ressource für viele Projekte. Wenn ein Unternehmen nicht über das erforderliche Personal zur Erbringung der im Projektumfang vereinbarten Leistungen verfügt, kann es notwendig sein, einen Dritten mit dieser Dienstleistung zu beauftragen.
Lieferanten sind externe Stellen, die Waren oder Dienstleistungen für das Projekt bereitstellen (lesen Sie mehr über Lieferantenmanagement und Umgang mit Subunternehmern). Beispiele sind etwa IT-Fachleute oder Grafikdesigner. Für digitale Projekte umfassen Dienstleistungen auch Lizenzgebühren für Softwaretools, Serverkosten oder juristische Unterstützung bei Projekten mit hoher Haftung.
6. Zeit
Die zur Verfügung stehende Zeit für den Abschluss eines Projekts bestimmt die Vorgehensweisen, mit denen Sie das Projekt steuern. Zu wissen, dass Zeit knapp sein kann, wenn Probleme auftreten, ist entscheidend dafür, agil zu bleiben und das Projekt im Zeitplan zu halten.
Was ist Ressourcenmanagement?
Projektressourcenmanagement ist der Prozess der Beschaffung, Nutzung und Überwachung der Ressourcen, die benötigt werden, um ein beliebiges Projekt von Anfang bis Ende erfolgreich durchzuführen.
Hier eine Zusammenfassung des Prozesses:
- Während der Ressourcenplanung hilft es, einen Ressourcenmanagementplan zu entwickeln und sich daran zu halten, um Ressourcemanager auf Erfolgskurs zu bringen. Projektmanager können Ressourcenvorhersagen nutzen, um laufende und zukünftige Projekte aktuell zu halten. Dies kann für ein einzelnes Projekt oder für mehrere Projekte gleichzeitig erfolgen.
- In den Ausführungs- und Überwachungsphasen des Projektlebenszyklus können Tools wie Gantt-Diagramme, Strukturpläne, Asset-Tracking und andere Datenvisualisierungen dabei helfen, die Ressourcensituation stets im Blick zu behalten und den Projektfortschritt mit Meilensteinen und Zielsetzungen abzugleichen.
- Sie können auch Methoden des Ressourcenmanagements nutzen, zum Beispiel das Resource Leveling (Ressourcenausgleich), um einen effektiven Ressourcenzeitplan zu erstellen.
- Clevere Ressourcenzuteilung stellt sicher, dass Projektanforderungen termingerecht und im geplanten Budget erfüllt werden. Mithilfe verschiedener Methoden der Ressourcenzuführung können Projektmanager gewährleisten, dass die richtigen Ressourcen stets verfügbar sind, wenn sie benötigt werden.
Warum sind Ressourcen im Projektmanagement wichtig?
Ohne ausreichende Ressourcen kann es für einen Projektmanager schwierig werden, Projektziele innerhalb des geplanten Projektzeitrahmens zu erreichen. Eine falsche Ressourcenzuweisung bei der Entwicklung des Ressourcenkalenders kann zu Verzögerungen, Engpässen oder im schlimmsten Fall zum Scheitern des Projekts führen.
Je nach Art des Projekts, das Sie managen, können unterschiedliche Ressourcenarten erforderlich sein. Beispielsweise haben einige Projekte – wie solche in der Bauindustrie – oft detailliertere Anforderungen an Ausrüstung oder Material als andere oder benötigen spezielle Softwarelösungen für das Baumanagement. Jede dieser verschiedenen Ressourcenarten erfüllt dabei eine spezielle Rolle, um ein erfolgreiches Projektergebnis zu gewährleisten. Ebenso haben Logistikprojekte häufig komplexe Anforderungen bei der Materialhandhabung, der Koordination von Transporteinsätzen und bei der Einhaltung von Vorschriften – das macht Ressourcenmanagement besonders entscheidend, um Lieferverzögerungen oder behördliche Strafen zu vermeiden.
Lesen Sie hier mehr darüber, warum effektives Ressourcenmanagement im Projektmanagement wichtig ist.
Wie geht es weiter?
Beginnen Sie damit, Ihre Ressourcen mithilfe von Projektmanagement-Software, Ressourcenplanungs-Software oder einem kostenlosen Ressourcenmanagement-Tool zu verfolgen. Suchen Sie das passende Tool für Ihr Ressourcenmanagement? Sehen Sie sich diesen Ressourcenmanagement-Software-Demo-Leitfaden an, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.
