Leitfaden für Ressourcenverwaltung in Agenturen: So wird Arbeit erledigt
Projektmanager in Agenturen kennen das Spiel: zu wenig Ressourcen, zu viele Projekte und der ständige Kampf, die entscheidende Rentabilität zu bewahren. Ein Tool für Ressourcenmanagement in Agenturen und ein kreativer Workflow helfen dir dabei, Prioritäten zu setzen, Ressourcen Projekten zuzuweisen und profitabel zu bleiben.
So sieht das Marketing-Ressourcenmanagement in der Praxis in Marketing-, Werbe- und Kreativagenturen aus – basierend auf meinen vielfältigen Erfahrungen in Agenturen.
Wie sich Ressourcenmanagement in Agenturen mit Projektmanagement überschneidet
Projektmanagement ist wie Luft für das Feuer. Wird es gut gemacht, brennt das Feuer. Es brennt nicht außer Kontrolle oder flackert vor sich hin. Es sorgt für Wärme und Sicherheit, indem es kontinuierlich genau das bekommt, was es braucht.
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Deine Ressourcen, die Namen haben und in verschiedensten kreativen Bereichen arbeiten, benötigen spezifische Informationen, um richtig zu funktionieren! Das beginnt schon bei der ersten Planung und Wegbeschreibung eines jeden Projekts.
Diese kritische Vorarbeit startet bereits in der Scoping-Phase kleiner Projekte, und die Gespräche dazu laufen meist so ab:
- Account Manager (AM): Der Kunde hat ein neues Produkt. Es wird ein Launch-Video benötigt, das die neuen Funktionen präsentiert und sowohl auf der Homepage als auch in den Social-Media-Kanälen eingesetzt werden kann.
- Projektmanager (PM): Klingt spannend! Wann soll es fertig sein? Gibt es Budgetbeschränkungen, die wir beachten müssen? Motion Graphics? Voice-over? Stock-Footage? B-Roll-Dreh? Gibt es bereits Assets, die wir prüfen können? Besteht Bedarf an verschiedenen Call-to-Action-Versionen (PS: Das ist ein klassischer Grund für Scope Creep)?
- AM: Nun, es gibt eine Produkteinführung am Monatsende und der CEO möchte das Video als Hype-Clip für seine PowerPoint-Präsentation nutzen (es muss also einbettbar sein). Kann ein Teil davon als Loop-Version als Teaser verwendet werden?
- PM: Klar. Aber da es bereits Ende des Monats ist, könnte ein Dreh schwierig werden. Außerdem haben wir das Budget oder bestehende Assets noch nicht besprochen. Falls viel Motion Graphics gefragt sind, brauchen wir Person X. Zudem wäre es wegen der Zeit gut, X einzusetzen, da X mit diesem Kunden in der Vergangenheit bereits erfolgreich vom Skript bis zum Rohschnitt in kurzer Zeit produziert und uns so ein oder zwei Schleifen gespart hat.
Je nachdem, wie sich das alles entwickelt, kannst du ableiten, wer benötigt wird, was gebraucht wird und wie viel Kapazität erforderlich ist. Außerdem kannst du die Honorare und direkte Kosten korrekt kalkulieren und letztlich entscheiden, ob dieses Projekt im Rahmen der aktuellen Bedingungen umgesetzt werden kann, ohne zu Überlastung und Burnout beizutragen.
Je nach Größe deiner Agentur finden diese Gespräche mehr oder weniger kontinuierlich statt, wobei die Beteiligten je nach Umfang und Komplexität variieren.
Wie Ressourcenmanagement in Agenturen praktisch abläuft
Meistens "arbeitet man auf ein Datum hin zurück". Das bedeutet, alle wichtigen Schritte so zu planen, dass am Termin X das gewünschte Ergebnis steht. Das ist einfach, wenn man die Abläufe kennt. Falls nicht, sollten die wichtigsten Stakeholder mit einbezogen werden.
1. Ressourcen zuweisen
Angenommen, du weißt, was produziert werden soll, wann die Deadline ist und wie groß das Budget ist: Wie bestimmst du, wer wirklich Zeit und die nötigen Fähigkeiten hat, nicht während entscheidender Phasen im Urlaub ist und letztlich liefert? Lass uns den Prozess rückwärts aufrollen.
Die Mathematik dahinter ist einfach, aber das eigentliche Puzzle ist herausfordernder. Wie viele Arbeitstage liegen zwischen Projektstart und endgültigem Abgabetermin? Klingt so unkompliziert wie es scheint – ist es aber nicht.
Schauen wir uns die zunehmende Dringlichkeit hinter Abgabeterminen an:
- Stufe 1: Der Kunde ist am Montag im Urlaub (PTO), daher möchte er alles bereits am vorherigen Donnerstag haben. Am Freitag wird er dann in PowerPoint testen, ob alles funktioniert, um eventuelle Probleme direkt beheben zu können.
- Stufe 2: Der Kunde ist zwar am Montag im Urlaub (PTO), aber einige Mitglieder des Kundenteams sind erreichbar und könnten bereits am Freitag mit dem Testen beginnen und am Montag noch Änderungen vornehmen.
- Stufe 3: Der Kunde teilt dir mit, dass der Hauptansprechpartner sowieso erst am Montag alles sehen wird. Änderungen können dann vorgenommen und die Präsentation für Mittwoch vorbereitet werden.
- Stufe 4: Der Kunde sagt, dass alle finalen Dateien bis Dienstagmorgen fertig sein müssen. Alle Fehlerbehebungen und die Qualitätssicherung finden am Dienstag statt.
- Bedrohungsstufe Mitternacht: Der Kunde bittet dich, die Dateien am Dienstag bis Mittag zu schicken. Den Rest übernimmt er selbst.
Manche Liefertermine liegen so nahe an dem Zeitpunkt, zu dem die Materialien live gehen müssen, dass du zwar technisch pünktlich geliefert hast, aber das Lieferdatum so viel Stress erzeugt hat, dass dich dieser Kunde vielleicht nicht für weitere Projekte beauftragen wird.
2. Erstelle einen Projektzeitplan
Sobald du das Gesamtbild inklusive potenzieller Pläne A, B, C und D vor Augen hast, kann ein vollständiger Zeitplan aufgebaut werden. Smartsheet ist eine großartige, zweckgebundene Ressourcenmanagement-Software, die genau dafür geeignet ist. Kundentermine und interne Deadlines lassen sich einfach filtern, und wichtige Meilensteine können für die Schlüsselfiguren im Projekt hervorgehoben werden.
Mit den richtigen Abhängigkeiten kannst du deine Projektteams und den Kunden informieren, wann Entscheidungen erforderlich sind oder wann es eine Deadline für eine handlungsrelevante Entscheidung gibt, einschließlich eines "Point of no Return"-Startdatums (also: Wenn wir nicht bis X beginnen, klappt es nicht).
Mit diesem ersten Projekt-Blueprint kannst du mit der Identifikation der wichtigsten Akteure beginnen. Sieh dir das grundlegende Beispiel im Zeitplan unten an. Damit kannst du gegen Urlaube, Abwesenheiten von Kunden, Feiertage oder andere potenzielle Konflikte gegenplanen.
3. Überprüfe die Kompatibilität der Ressourcen
In meiner vorherigen Agentur baten die Projektmanager die Teams um Unterstützung für eine bestimmte Aufgabe und einen gewissen Zeitraum. Angenommen, alle vorherigen Überlegungen wurden gründlich durchgeführt und die zeitlichen Implikationen sind nun klar, können wir weitere Aspekte prüfen.
Folgendes Auswahlverfahren haben wir in unserer Agentur genutzt:
Zuerst betrachteten wir die Fähigkeiten, indem wir folgende Fragen stellten.
- Hat das Teammitglied das nötige Know-how für diesen speziellen Kunden?
- Wie hoch ist ihr Kundenerfahrung-Niveau?
- Kennen sie die Marke? Können sie etwas Neues beitragen?
- Sind sie zuverlässig, beständig und engagiert?
- Wie gut arbeiten sie mit anderen Teammitgliedern zusammen?
Anschließend betrachteten wir die Ressourcenauslastung.
- Haben sie ausreichend Kapazität, um erfolgreich zu liefern?
- Können sie für alle wichtigen Termine ihre Aufgaben erfüllen?
- Haben sie eventuell Überschneidungen mit eigenen Urlaubszeiten oder anderen Kunden-Terminen wie Reisen zu Drehs oder Vor-Ort-Präsentationen?
Dieses Auswahlverfahren wurde im Gespräch zwischen Abteilungsleitungen und dem operativen Team geführt. Die Abteilungsleitungen möchten in erster Linie wissen, ob die jeweilige Person genug Kapazität hat. Dafür kann Zeiterfassungssoftware schnell aufzeigen, woran alle gerade arbeiten, wann ihre Aufgaben fällig sind, wann Urlaube geplant sind und welche anderen Konflikte bestehen könnten.
Mit diesen Informationen in der Hand – also zu wissen, wann und wer Arbeit übernehmen kann – lässt sich ein endgültiger und intern validierter (von allen Stakeholdern) Projektplan verteidigen. Diese „Verteidigung“ des Projektplans ist entscheidend, um alle, die von den Zeitplänen betroffen sein könnten, im selben Raum zusammenzubringen.
Häufige Herausforderungen im Ressourcenmanagement von Agenturen
Natürlich sieht die Realität, gerade in Marketing- und Werbeagenturen, anders aus. Die folgenden Anekdoten sind nur einige Beispiele dafür, wie Stolpersteine entstehen können.
Hier ein exemplarischer Gesprächsverlauf, der sich aus unserer Smartsheet-Zeitachse ergibt:
- PM: Dieser Zeitplan funktioniert nur, wenn sich wirklich alle an diese Termine halten. Es gibt keinen Spielraum für verpasste Reviews oder Verzögerungen bei Feedback!
- AM: Verstanden. Ich werde das an den Kunden weitergeben. Danke für die Zusendung.
- Kunde: Vielen Dank für den Zeitplan. Können wir das zweite Review verschieben? Unser CEO ist nicht im Haus.
Und hier noch ein Beispiel.
- PM: Es sieht so aus, als hättest du für die nächste Woche täglich vier Stunden verplant. Ist das realistisch?
- Art Director: Ja, und das ist nur für Kunde X. Außerdem sind die Stunden für Kunde Y viel zu niedrig angesetzt. Ich bin in den nächsten zwei Wochen komplett überlastet.
- Operations & Ressourcenmanagement (hat gerade einen Auslastungsbericht gezogen) zu PM: Warum ist der Art Director nur zu 70% abrechenbar? Teilst du ihm keine Aufgaben zu?
- PM: Uhhhhhhm…
Vergiss nicht Zeiterfassung und Stundenzettel!
- Executive Creative Director: Bitte die Jobnummern in die Termineinladungen aufnehmen, damit ich meine Monats-Stundenzettel rückwirkend ausfüllen kann.
- Finanzen: [E-Mail an alle] Es ist Monatsende. Bitte die Stundenzettel bis spätestens Freitag einreichen.
- Operations und Ressourcenmanagement: Ich muss heute über 400 Zeilen aus Stundenzetteln genehmigen? Inklusive Rechnungen von Anbietern? Halt mein Bier.
- PM: Cool! Mein Projekt liegt im Plan; ich habe aktuell sogar deutlich unter Budget!
- Gleicher PM: WAAAAAS??? Wir haben noch einen Monat und ich bin fast über Budget. Dabei habe ich erst gestern den letzten Bericht gezogen.
- Finanzen: Kein Freelance bis Ende Q2.
- Operations und PM-Team: Kannst du dieses Projekt übernehmen?
- Gesamte Agentur: Ich bin eigentlich total überlastet, aber klar.
- Neugeschäft: Wir brauchen heute ein Team!
- PM: Okay, ich schaue nach Freelancern.
- Executive Creative Director: Wann können wir interne Teams coole Projekte geben?
- PM: Jetzt?
- ECD: Wer hat Kapazitäten?
- PM und Ops: Sieht gerade nach niemandem aus.
- Finanzen: Kein Freelance.
Keine dieser Situationen ist ein absolutes K.-o.-Kriterium. Auch wenn sie wie echte Blockaden klingen mögen, ist letztlich alles verhandelbar – unabhängig davon, wie die Situation anfangs wirkt. Gute Kommunikationsfähigkeiten, eine richtige Ressourcenplanung und hartnäckige Problemlösung bringen Teams relativ leicht über solche Hürden hinweg.
Das viel heimtückischere Problem ist die Vorstellung, dass es diese Schwierigkeiten eigentlich gar nicht geben sollte. Sie treten nicht gleichzeitig und auch nicht immer mit derselben Häufigkeit und Intensität auf; aber abhängig von Ihrer Geschäftsstrategie und Herangehensweise bringt jede Entscheidung eigene Herausforderungen mit sich.
Letztlich ist ein gutes Ressourcenmanagement in Agenturen der Schlüssel zur Rentabilität.
Wie Agenturen die Rentabilität priorisieren
Also – sind wir profitabel? Woher wissen wir das? Die kurze Antwort: Fragen Sie die Leute aus der Finanzabteilung. Aber Sie sollten es auch wissen.
Eine Möglichkeit, dies festzustellen, sind Auslastungsquoten. Diese beschreiben, inwieweit Ressourcen wie Mitarbeitende und Geräte effektiv und effizient zur Fertigstellung von Projekten und Initiativen eingesetzt werden. Es handelt sich um eine Kennzahl, mit der gemessen wird, wie gut die Agentur die Produktivität und Kapazität ihrer Ressourcen maximiert.
Eine gute Auslastung kann zu einem höheren EBITDA (Gewinn vor Zinsen, Steuern und Abschreibungen) und höheren Umsätzen führen.
Umsatz bezeichnet das gesamte Einkommen bzw. den Gesamtumsatz, den ein Unternehmen, eine Organisation oder eine Einzelperson aus den primären Geschäftstätigkeiten erzielt. Er steht für den Betrag an Geld, der durch den Verkauf von Waren, die Erbringung von Dienstleistungen oder andere Einkommensquellen verdient wurde.
Der Umsatz ist ein grundlegender Bestandteil von Finanzberichten und ein wichtiger Indikator für die Leistungsfähigkeit und Rentabilität eines Unternehmens. Er enthält keine Abzüge für Kosten, Steuern oder andere Aufwendungen und gibt somit eine Gesamtübersicht über den Geldzufluss der Organisation.
Zusammenfassend möchte das Finanzwesen:
- EBITDA maximieren
- Umsatz maximieren
- Auslastung maximieren
Das Finanzwesen kann dies tun, weil:
- Finanzleute Geld lieben
- Oder weil das Finanzwesen ein stetig wachsendes Unternehmen möchte und Geld liebt
- Oder weil das Finanzwesen ein stetig wachsendes Unternehmen möchte, das nie Entlassungsrunden durchlaufen muss ... und Geld liebt!
Spaß beiseite: Diese Rolle ist entscheidend für den dauerhaften Erfolg jeder Agentur – dafür sollten wir das Finanzwesen lieben. Arbeite mit dem Finanzteam zusammen – hole es ins Boot! Viele praxisnahe Erkenntnisse ergeben sich aus der Auslastungs-Berichterstattung durch das Finanzwesen (du kannst auch Reporting-Software für Marketing-Agenturen oder einfach Reporting-Software für Agenturen ausprobieren, damit du nicht immer auf das Finanzwesen für die Zahlen angewiesen bist).
Herausforderungen bei der Aufrechterhaltung der Rentabilität
Hier sind einige Strategien, um Kosten im Griff zu behalten oder eine bessere Work-Life-Balance zu schaffen, wenn die Rentabilität oberste Priorität hat.
Das Für und Wider des schlanken Arbeitens:
- Pro: Das Team bleibt klein und feiert gemeinsame Erfolge. Man kann schwierige Zeiten besser überstehen und sich langfristig aufstellen.
- Contra: Es kann zu Burn-out führen, was Fluktuation und Unzufriedenheit verstärkt und die Langfristigkeit infrage stellt.
Das Für und Wider einer großen Personalreserve:
- Pro: Es steht ein starker Pool an Mitarbeitenden zur Verfügung, wenn Teams gebraucht werden. Man kann kurzfristige Anfragen und überraschende Chancen leicht bewältigen. Neue Geschäftsanfragen können intern bearbeitet werden, ohne auf Freelancer zurückzugreifen.
- Contra: Eine große Personaldecke in schwachen Zeiten kann zu Entlassungen führen und ein Gefühl der Unsicherheit hervorrufen – besonders bei mehreren Entlassungsrunden in kurzer Zeit.
Das Für und Wider von Freelancern:
- Pro: Sie können möglicherweise mehr Stunden arbeiten und Wochenenden investieren, um einen Last-Minute-Erfolg zu erzielen. Sie arbeiten fokussiert an einem Vorhaben mit weniger Unterbrechungen oder Ablenkungen. Es ist möglich, viele kurzzeitige Spezialist:innen gezielt einzusetzen.
- Contra: Freelancer sind oft unberechenbar und häufig ungeprüft. Sie passen eventuell nicht gut zur Unternehmenskultur. Außerdem sind sie oft teuer und bringen Herausforderungen bei Abrechnung, Rechnungsstellung und Vertrauensfragen mit sich.
Ich habe sowohl mit Agenturen gearbeitet, die schlank aufgestellt waren als auch mit solchen, die einen großen Personalpool hatten. Wie immer gilt: Läuft es gut, ist alles gut. Läuft es schlecht? Nun, dann ist es eben nicht gut. Beide Varianten haben Subunternehmer:innen und Freelancer mit gutem und schlechtem Effekt eingesetzt.
Die Agentur, die schlank aufgestellt war, hat meiner persönlichen Erfahrung nach schwierige Zeiten eleganter überstanden (das heißt ohne Entlassungen).
So setzt du Freelancer richtig ein
Wenn es zu viel Arbeit und zu wenige interne Ressourcen gibt, baue dir einen Pool an vertrauten Freelancer:innen auf. Sprich mit anderen, hole dir Empfehlungen, erweitere dein Netzwerk – und zaubere dann die richtige Person für den Job aus dem Hut. Die Nutzung von Projektmanagement-Software für Freelancer kann helfen, die Aufgabenverteilung im Blick zu behalten, die Kommunikation zu verbessern und Fristen einzuhalten – selbst wenn du ein remote arbeitendes Team koordinierst.
Wenn Freelancing keine Option ist, kommt es auf das Wesentliche beim Projekt-Tracking und die Planung an. Arbeiten Sie mit Ihrem Projektmanager-Kollegen an dessen wichtigen Terminen und verschieben Sie sich nach Möglichkeit zwischen Projektphasen mit hohem oder niedrigem Bedarf.
Ist auch diese Option ausgeschlossen, bleibt als letzter Ausweg, Termine zu verschieben oder die Zeit in einer späteren Phase aufzuholen. Späte Abende und Wochenendarbeit sollten die Ausnahme und nicht die Regel darstellen. Der Schlüssel liegt in proaktiver, vorausschauender Kommunikation und Erwartungsmanagement. Vermeiden Sie unbedingt die Falle einer überraschend verpassten Deadline.
Wenn Sie eine Person für operative Aufgaben oder Ressourcenmanagement haben, unterstützen Sie diese und schicken Sie ihr Namen von Freiberuflern. Sie kann die Freelancer als Dienstleister einführen und prüfen, damit sie bei Bedarf einsatzbereit sind.
Wenn Sie zu wenig Arbeit haben, unterstützen Sie Ihren New Business Director, indem Sie ausgehende Materialien aktualisieren oder ein Update interner Unterlagen und Videos erarbeiten.
Egal, was Sie tun: Sorgen Sie dafür, dass die Arbeit produktiv vorangeht. Denken Sie wie ein Start-up und übernehmen Sie Verantwortung, indem Sie Ihren Teil zur Gewinnung neuer Kunden beitragen. Jeder, der zu wenig ausgelastet ist, kann seine nicht verrechenbaren Stunden möglicherweise für diese Aufgaben einsetzen.
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