10 wichtige Funktionen von Projektmanagement-Software, die Sie 2026 nutzen sollten
Angesichts der Vielzahl an Projektmanagement-Software-Tools auf dem Markt ist es schwieriger denn je herauszufinden, welches Tool für Sie und Ihr Team das richtige ist. Welche Funktionen helfen Ihnen tatsächlich dabei, das Ziel zu erreichen, und welche klingen nur in Marketingkampagnen gut, bieten aber keinen echten Mehrwert?
In diesem Beitrag untersuche ich was Projektmanagement-Software ist, indem ich einige der Funktionen bespreche, die für die Unterstützung der Teamzusammenarbeit, das Einhalten von Abläufen und die erfolgreiche Umsetzung von Projekten unerlässlich sind.
Wesentliche Funktionen, auf die Sie achten sollten
Die von Ihnen gewählte Projektmanagement-Software muss:
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- Ihnen helfen, Aufgabenfortschritte innerhalb eines Projekts sowie über die einzelnen Projekte Ihres Portfolios hinweg zu planen und zu überwachen
- Leistungskennzahlen und Key Performance Indicators (z. B. aufgewendete Zeit, entstandene Kosten) verfolgen, sodass Sie Daten projektübergreifend vergleichen und analysieren können
- Grundlegende Funktionen zur Projektplanung und -berichterstattung bieten, etwa Gantt-Diagramme
Mit dem richtigen Tool erhalten Sie Vorteile von Ihrer Projektmanagement-Software, wie zum Beispiel die Möglichkeit, die laufende Leistung anhand von Key Performance Indicators zu verfolgen, die Erfolgswahrscheinlichkeit von Projekten zu erhöhen und sicherzustellen, dass nichts unbemerkt bleibt.
Welche Funktionen Sie zur Verfügung haben, hängt vom gewählten Tarif ab. Hier sind einige der wichtigsten Funktionen, auf die Sie bei der Auswahl einer Software achten sollten (diese sollten Teil Ihrer Anforderungsliste für Projektmanagement-Software sein).
1. Projektplanung
Projektplanung ist eine der Kernfunktionen von Projektmanagement-Software. Die Planungsphase ist die Zeit, in der Sie herausfinden, was erledigt werden muss.
Funktionen zur Projektplanung ermöglichen es Ihnen, Projektziele, Meilensteine und Vorgaben festzulegen sowie Schlüsseltätigkeiten, Fälligkeitstermine und Abhängigkeiten zu definieren. Visualisierungswerkzeuge für die Projektplanung, wie Gantt-Diagramme, Zeitpläne oder Kalender, zeigen Ihnen, wie die einzelnen Bausteine Ihres Projekts zusammenpassen, sodass Sie die Arbeit im Verlauf des Projekts im Blick behalten können.
2. Aufgabenmanagement
Im Kern geht es beim Projektmanagement darum, Dinge voranzubringen – also wer was bis wann erledigt. Aufgaben sind die Basiseinheiten eines Projekts; dieser Unterschied liegt im Grundprinzip zwischen Aufgabenmanagement- und Projektmanagement-Software.
Die richtigen Funktionen für Aufgabenmanagement helfen Ihnen dabei, Projektarbeit in überschaubare Einheiten aufzuteilen, Aufgaben und Unteraufgaben verschiedenen Teammitgliedern zuzuweisen und Fristen festzulegen, sodass alle wissen, wer bis wann wofür verantwortlich ist.
3. Automatisierung
Die meisten Projektmanagement-Tools bieten auch die Möglichkeit, Routineaufgaben zu automatisieren, etwa Anfragen nach Status-Updates und Team-Auslastung oder standardisierte Fortschrittsberichte. Mit einigen Tools können Sie sogar Feedback- und Freigabeprozesse automatisieren, was zu kürzeren Feedbackschleifen und schnelleren Freigaben führt.
Die Automatisierung dieser wiederkehrenden To-Do-Listen-Punkte ermöglicht es Ihnen, sich auf wertschöpfende Aufgaben zu konzentrieren. Außerdem wird es dadurch viel schneller und einfacher, mehrere Projekte gleichzeitig zu verfolgen, sodass Sie sich auf Ihre wichtigsten Prioritäten konzentrieren können.
4. Kommunikation
Ihre Projektmanagement-App sollte auch ermöglichen, dass mehrere Teammitglieder remote und asynchron an einem Projekt zusammenarbeiten. Funktionen zur Zusammenarbeit wie In-App-Messaging erleichtern die Kommunikation in Echtzeit und asynchron über den Projektfortschritt.
Kommunikations-Tools geben dem Projektteam außerdem Klarheit darüber, wo das Projekt steht. Sie ermöglichen es Ihnen, direkt an einer Aufgabe zu kommentieren, Teammitglieder mit @-Mentions darauf hinzuweisen, was zu tun ist, und Benachrichtigungen über aktuelle Aktivitäten zu erhalten.
5. Ressourcenmanagement
Funktionen zum Ressourcenmanagement helfen Ihnen und Ihrem Projektteam zu verstehen, wer woran arbeitet, wann und wie lange.
Sie unterstützen die Visualisierung der Ressourcenplanung, wodurch Sie die richtigen Personen und Ressourcen zum passenden Zeitpunkt einsetzen können, um den Projektfortschritt zu beschleunigen. Die richtige Ressourcenmanagement-Software kann dabei helfen, dieses Gleichgewicht zu erreichen und sicherzustellen, dass Projekte ausreichend besetzt sind.
6. Zeit- und Budgetverfolgung
Zeiterfassungs-Software ermöglicht es Ihrem Projektteam, aufgewendete Zeit und Kosten für das Projekt nachzuvollziehen. Dies kann auf Aufgaben- oder Unteraufgabenebene erfolgen, um die Verantwortung zu fördern.
Anschließend können Sie die aufgewendeten Stunden auf Projekt- oder Portfolioebene einsehen, um die optimale Ressourcenauslastung zu bestimmen, die Rechnungsstellung zu unterstützen und sicherzustellen, dass die Projektbudgets eingehalten werden.
Wenn Sie nach einer Software suchen, die Ressourcenverwaltung, Zeiterfassung und Rechnungsstellung kombiniert, könnte Ressourcenmanagement-Software mit Rechnungsstellung passend für Sie sein.
7. Projekt-Dashboards
Funktionen für Projekt-Dashboards ermöglichen es Ihnen, den Fortschritt jeder einzelnen Projektaufgabe zu visualisieren. Die meisten Software-Tools bieten anpassbare Dashboards, die anzeigen, wie viel Zeit Ihr Team für ein Projekt aufwendet und wie diese Zeit verteilt ist, während sie ihre Aufgaben und ihren Fortschritt verfolgen. Dies gibt Ihnen einen Überblick darüber, wie viel an jedem Projektteil schon erledigt wurde.
Sie wissen, ob Sie im Zeitplan liegen (oder im Rückstand sind) und können Fristen, Zeitaufteilungen und Ressourcen entsprechend anpassen. Verschiedene Projektmanagement-Dashboard-Software-Funktionen bieten auch detailliertere Ansichten zur Unterstützung von Entscheidungen und heben hervor, welche Aufgaben überfällig oder gefährdet sind, es zu werden.
Die meisten Projektmanagement-Tools umfassen Dashboards, die Echtzeitdaten zum Projektstatus, den entstandenen Kosten und der Anzahl der beteiligten Teammitglieder beinhalten. Diese Dashboards sind ein zentrales Element von visueller Projektmanagement-Software, die komplexe Projektdaten in leicht verständliche Visualisierungen umwandelt und so schnelle Entscheidungen unterstützt.
8. Projektansichten
Die meisten Projektmanagement-Softwares ermöglichen es, Projektdaten auf verschiedene Arten anzuzeigen – sei es als Kanban-Board, Aufgabenliste, Zeitstrahl oder Kalenderansicht.
Sie können anpassen, welche Ansichten Sie welchem Publikum zeigen. Beispielsweise können Sie Projektzeitpläne mit der Geschäftsleitung teilen, damit diese das Gesamtbild versteht, während die Kanban-Board-Ansicht in Ihrem Softwareentwicklungs-Kollaborationstool Ihrem Entwicklerteam nützlich sein kann, wenn sie Arbeit aufteilen und gemeinsam an Aufgaben arbeiten.
9. Dokumente und andere Projektdateien
Als Teil der Kommunikationsfunktionen oder als eigenständiges Feature ermöglicht Projektmanagement-Software, Dokumente, Bilder, Tabellen und andere Dateien zu teilen und diese Informationen dann in einem zentralen Repository zu organisieren, sodass sie leicht auffindbar sind. Einige Tools (insbesondere Dokumentenkollaborationstools) bieten zudem gemeinsames Bearbeiten dieser Dateien an.
Die für das Projektteam und andere Beteiligte zugänglichen Inhalte ersparen stundenlanges Suchen nach Dateien und fördern die Zusammenarbeit aller Teammitglieder (und rechtfertigen die Kosten von Kollaborationssoftware).
10. Integrationen
Auch wenn es streng genommen kein Feature ist, ermöglichen native und Drittanbieter-Integrationen (z. B. eine Integration für den Einsatz von Excel im Projektmanagement), das Potenzial Ihrer Projektmanagement-Software voll auszuschöpfen, da sie es erleichtern, Ihre Arbeit an einem Ort über mehrere Tools hinweg zu verfolgen.
Die meisten Online-Projektmanagementsysteme verfügen über Integrationen mit anderen Programmen, was die Kommunikation verbessert und den Aufwand reduziert, sich in verschiedene Softwarelösungen einloggen zu müssen.
Zu den häufigen Integrationen von Projektmanagement-Software gehören Slack, E-Mail, Plattformen zur Kundenbeziehungsverwaltung (CRMs), Finanzanwendungen für die Buchhaltung und Dokumentenmanagementsysteme wie Dropbox oder Google Drive.
Wie Sie nützliche Funktionen für Ihre eigenen Projekte bestimmen
Berücksichtigen Sie bei der Wahl Ihrer Projektmanagement-Software Ihr Geschäftsmodell, den Projekt-Workflow und die angestrebten Ergebnisse, um die benötigten Funktionen gezielt auszuwählen. Es kann hilfreich sein, eine Ausschreibung für Projektmanagement-Software (RFP) zu verfassen, in der all diese Informationen detailliert aufgelistet werden.
Das Verständnis des betrieblichen Kontexts des Tools ist genauso wichtig wie das Erkennen der Lücken in Ihrem aktuellen Werkzeugkasten und Funktionsumfang. Wenn Ihr Team beispielsweise Wert auf visuelle Daten und Performance-Tracking legt, könnte Projekt-Dashboard-Software ein wichtiger Punkt auf Ihrer Checkliste sein.
Hier sind einige Punkte, die Sie bei Ihrer Auswahl berücksichtigen sollten:
Ihr Geschäftsmodell
- Leiten Sie mehrere Projekte gleichzeitig oder nur einige wenige?
- Steuern Sie komplexe Projekte mit vielen Aufgaben und Abhängigkeiten? Oder handelt es sich um Projekte mit weniger, klar abgegrenzten Aufgaben?
- Wie verdienen Sie Geld? Meilenstein-Abrechnung gekoppelt an Ergebnisse? Verträge nach Aufwand und Material auf Basis gemeldeter Stunden? Festpreis- oder wertbasierte Vergütung? Kapazitätsmodell?
Ihr Projekt-Workflow
- Gibt es große Unterschiede zwischen Ihren Projekten, oder sind sie relativ einheitlich?
- Verwenden Sie immer die gleiche Projektmanagement-Methode (z. B. agil, Wasserfall)? Oder ist Flexibilität wichtig?
- Benötigen Aufgaben und Ergebnisse mehrere Überprüfungs- und Freigabeschritte sowie eine klare Dokumentation?
Ihre Zielergebnisse
- Welche Fähigkeiten oder Funktionen möchten Sie gewinnen?
- Was möchten Sie verbessern?
- Wie werden Sie den Erfolg messen?
Ihr Testplan
- Sind Sie bereit, die Software in einem echten Projekt mit realen Integrationen einzusetzen?
- Haben Sie ein Testprojekt vorbereitet, mit dem Sie es gemeinsam mit Ihrem Team in einer Art „Planspiel" durchspielen können?
- Gibt es spezielle Anwendungsfälle, die Sie ausprobieren müssen?
Schauen Sie sich branchenspezifische Tools oder Tools speziell für die Größe Ihres Unternehmens an. Wenn Sie beispielsweise im Bauwesen arbeiten oder ein kleines Unternehmen besitzen, gibt es viele Workflow-Tools für das Bauwesen und Projektmanagement-Software für kleine Unternehmen auf dem Markt, die Sie in Betracht ziehen können.
Bewerten Sie abschließend die Projektmanagement-Prozesse in Ihrem Unternehmen, um zu verstehen, ob es sinnvoll ist, in ein neues System zu investieren und wie Sie die Software in Ihren Projekten einführen werden. Sie können auch kostenlose Projektmanagement-Tools ausprobieren, wenn Sie sich noch nicht für ein bestimmtes Tool entscheiden möchten.
Fehler, die Sie bei der Softwareauswahl vermeiden sollten
Hier sind vier häufige Fehler, die Sie vermeiden sollten, da sie die Nutzung von Projektmanagement-Software auf lange Sicht erschweren können:
1. Beliebige Funktionen auswählen, um allen zu gefallen
Einige Arten von Projektmanagement-Systemen sind gezielt für kleine Firmen mit wenigen spezifischen Anforderungen konzipiert. Andere bieten komplexere Funktionen für größere Organisationen.
Egal, welche Anforderungen Sie an Ihr Projektmanagement-System haben: Suchen Sie nach einer Lösung, die möglichst exakt zu Ihren Bedürfnissen passt—nehmen Sie nicht ein Tool mit 40 Varianten für denselben Prozess, nur weil es interessant klingt.
Wichtig ist, den richtigen Funktionsumfang für Ihren Einsatzbereich zu wählen. Wenn Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen, sehen Sie sich einige der beliebtesten Produkte in Ihrem Bereich an und prüfen Sie, welche Lösungen Ihre Anforderungen am besten erfüllen.
2. Integrationen ignorieren
Auch wenn es spannend sein kann, mit neuer Software zu arbeiten, sollten Integrationen von Anfang an richtig umgesetzt werden. Falls zu viele Schritte nötig sind oder die Integration nicht reibungslos läuft, werden Sie bei der Einführung Probleme bekommen.
Leider kann man das oft erst richtig bewerten, wenn die Software installiert ist und mit realen Projekten genutzt wird. Integrationen zwischen Drittanbieter-Programmen sind nicht immer standardisiert. Jeder Anbieter kann das gleiche Ziel auf eine andere Art erreichen, und es kann passieren, dass Ihre Projektmanagement-Plattform nicht gut mit anderen Systemen zusammenarbeitet.
Bevor Sie sich festlegen, sollte der Anbieter in der Lage sein, gemeinsam mit Ihnen einen Aktionsplan zu erstellen, der Sie durch den gesamten Prozess begleitet. Andernfalls kann er nicht sicherstellen, dass alles ordnungsgemäß funktioniert. Achten Sie darauf, dass die gewünschten Integrationen im geplanten Angebot enthalten sind – zusätzliche Integrationen können die Gesamtkosten einer Projektmanagement-Software erhöhen.
3. Demoversionen oder Testphasen ignorieren
Wenn Sie nicht genügend Möglichkeiten haben, eine Plattform vor dem Kauf auszuprobieren, wird es schwer, ein gutes Gespür für die Möglichkeiten der Software zu bekommen.
Sicherlich gibt es Funktionen, die in Ihrem Unternehmen völlig ungenutzt bleiben würden. Beteiligen Sie sich so weit wie möglich am Demo-Prozess, um genau zu wissen, was Sie erwartet. Oder sehen Sie sich Videodemos von Projektmanagement-Software an, um ein besseres Gefühl für das Tool zu bekommen.
4. Zu wenig Zeit für die Implementierung einplanen
Es ist leicht, sich auf ein neues Projektmanagement-System zu fixieren, sobald Sie es entdecken. Treffen Sie jedoch keine übereilten Entscheidungen, bevor es sich richtig für Ihr Unternehmen anfühlt.
Sobald dies festgelegt wurde, lohnt es sich vielleicht, ernsthaft darüber nachzudenken, wie lange die Projektplanung von Anfang bis Ende dauern wird – insbesondere, wenn Sie mehrere Projekte haben.
Es kann schwierig sein, vorherzusagen, wie lange etwas dauern wird, und es ist noch schwieriger, alle Eventualitäten zu berücksichtigen. Bedenken Sie, dass Sie unterwegs mit großer Wahrscheinlichkeit irgendwann auf irgendein Problem stoßen werden.
Wenn Ihre Projektmanagement-Software nicht innerhalb eines vernünftigen Zeitrahmens eingerichtet ist, erfüllt sie ihren Zweck nicht. Stellen Sie sicher, dass diesem Teil genügend Aufmerksamkeit geschenkt wird, bevor Sie endgültige Zusagen machen.
Wie geht es weiter?
Beginnen Sie damit, die richtige Projektmanagement-Software für Ihr Team zu evaluieren.
