Workflow-Automatisierung: Prozess, Beispiele & Tools
Effizienzsteigerung: Workflow-Automatisierung reduziert die Zeit, die für repetitive Aufgaben aufgewendet wird, erheblich – das ermöglicht Ihnen, sich auf strategischere Tätigkeiten zu konzentrieren.
Weniger Fehler: Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen wird die Genauigkeit und Qualität verbessert, da menschliche Fehler bei Routineprozessen minimiert werden.
Hohe Anpassungsfähigkeit: Sie können die Workflow-Automatisierung an Ihre spezifischen Projektanforderungen anpassen – ideal für verschiedene Branchen und Aufgaben.
Abteilungsübergreifender Nutzen: Workflow-Automatisierung lässt sich in verschiedenen Abteilungen einsetzen – von IT bis HR – und verbessert so Abläufe und Zusammenarbeit.
Tool-Auswahl: Die Wahl der richtigen Automatisierungstools ist entscheidend – das Spektrum reicht von einfachen Aufgaben-Automatisierungs-Apps bis hin zu umfassender Business Process Management Software.
Einfach ausgedrückt: Workflow-Automatisierungstools erleichtern das Projektmanagement. Anstatt unnötig Zeit und Energie für wiederkehrende Aufgaben und Geschäftsprozesse aufzuwenden, können Sie Workflows erstellen, die Routinearbeiten aus Ihrem Alltag entfernen, ohne einen Schritt zu verpassen.
Stellen Sie sich zum Beispiel vor, Sie arbeiten mit einem externen Dienstleister an der Erstellung kreativer Inhalte. In einem schnelllebigen und leistungsstarken Marketingteam ist es oft schwierig, den Überblick über kreative Anfragen zu behalten, eingehende Inhalte zu prüfen und Entwürfe für die Veröffentlichung freizugeben. Anstatt sich durch Ihre Direktnachrichten zu wühlen, um sich daran zu erinnern, was Sie ursprünglich angefordert hatten, können Sie einen individuellen Workflow einrichten, der Sie Schritt für Schritt durch Ihren Prozess führt und Ihnen genau zeigt, was zum Erfolg nötig ist.
In diesem Artikel besprechen wir, wie Sie Ihre Workflows automatisieren können, wie Automatisierung Sie beim Projektmanagement unterstützt und zeigen Beispiele für Workflow-Automatisierungssoftware, um Ihnen den Einstieg zu erleichtern.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Was ist Workflow-Automatisierung?
Workflow-Automatisierung umfasst: 1) das Erkennen von Prozessbestandteilen, die ohne menschliches Eingreifen ablaufen können, und 2) den Einsatz von Workflow-Automatisierungssoftware, um diese Automatisierungen einzurichten und auszuführen. Übliche Funktionen solcher Software sind Aufgabenplanung, E-Mail- und Dokumentenverwaltung sowie die Integration mit anderen Unternehmensanwendungen.
Sie können Workflow-Automatisierung für Aufgaben wie Dateneingabe, Dokumentenmanagement, Aufgabenverwaltung oder E-Mail-Kommunikation nutzen. Workflow-Automatisierung findet häufig auch im größeren Rahmen des Projektmanagements Anwendung. Lesen Sie mehr zu den Unterschieden zwischen Workflow-Automatisierung und Projektmanagement.
Warum Workflow-Automatisierungen nutzen?
Sowohl kleine als auch große Unternehmen können die Vorteile der Workflow-Automatisierung nutzen. Richtig eingerichtet, bewirkt Workflow-Automatisierung:
- Verbesserung der Workflow-Effizienz. Wiederkehrende manuelle Aufgaben sind oft notwendig, um den Betrieb am Laufen zu halten, können jedoch viel Zeit kosten und bei manueller Durchführung schnell teuer werden.
- Steigerung von Genauigkeit und Qualität durch Verringerung menschlicher Fehlerquellen. Sie können außerdem Aufgaben automatisieren und digitalisieren, um die Einhaltung unternehmensinterner Vorgaben und Abläufe zu fördern.
- Entlastung der Mitarbeitenden, sodass sie sich auf strategischere Tätigkeiten konzentrieren können. Zeit ist eine knappe, nicht erneuerbare Ressource. Automatisierung sorgt dafür, dass Sie weniger Zeit für manuelle Prozesse und mehr Zeit für wirklich wichtige Aufgaben aufwenden.
Wenn Sie gerade erst anfangen, erwägen Sie die Teilnahme an Kursen zum Thema Geschäftsprozessautomatisierung, um besser zu verstehen, wie Automatisierung Abläufe optimieren, Fehler minimieren und in allen Abteilungen Zeit sparen kann.
Wie verschiedene Unternehmensbereiche von Workflow-Automatisierung profitieren
Workflow-Automatisierung kann von automatisierten E-Mail-Antworten bis zu Terminbenachrichtigungen alles bedeuten. In manchen Fällen können sogar ganze Abteilungen oder Geschäftsbereiche automatisiert werden. Dafür stehen spezielle KI-Workflow-Automatisierungstools zur Verfügung, mit denen Sie KI im Workflow nutzen können.
Hier sind einige Beispiele, wie Workflow-Automatisierung in Unternehmen erfolgreich von Projektmanager:innen in großen Organisationen mit unterschiedlichen Abteilungen eingesetzt werden kann:
- IT und Softwareentwicklung: IT-Abteilungen können Workflows wie Code-Bereitstellung, Testprozesse und Fehlerverfolgung automatisieren. Anstatt wiederkehrende Abläufe – z.B. Releases – alle zwei Wochen über verschiedene Kommunikationskanäle neu zu koordinieren, dokumentieren Sie Ihren Prozess einmal und automatisieren dann die Ausführung, sodass Sie keine wichtigen Details mehr übersehen.
- Marketing und Kommunikation: Workflow-Automatisierung kann für kreative Arbeitsabläufe wie Kampagnenplanung, Content-Freigabe und Analyseberichte genutzt werden.
- Vertrieb und Geschäftsentwicklung: Automatisierung hilft bei der Verwaltung von Leads, der Nachverfolgung von Verkaufsprozessen und der Leistungsberichterstattung.
- Personalabteilung (HR): HR-Manager:innen nutzen Workflow-Automatisierung für Rekrutierungsprozesse, das Onboarding von Mitarbeitenden und Schulungsprogramme. Die Automatisierung des Onboarding-Prozesses stellt sicher, dass neue Mitarbeitende ab dem ersten Tag mit der richtigen Ausstattung, den nötigen Schulungen, Zugangsbefugnissen und einer Liste relevanter Stakeholder ausgestattet sind.
- Finanzen und Buchhaltung: Finanzabteilungen nutzen Automatisierung etwa für Budgetüberwachung, Finanzberichte und Prüfungsprozesse.
- Kundenservice und Support: Kundenservicemitarbeiter und Teamleiter können Automatisierung für Ticketzuweisung, Feedbacksammlung und Überwachung von Service-Leveln nutzen. Dies verbessert die Reaktionszeiten und automatisiert häufige Anfragen, sodass Teams ihre Zeit auf strategische Aufgaben verwenden können.
- Forschung und Entwicklung (F&E): F&E-Teams können Automatisierung zur Planung von Experimenten und zur Datenerfassung verwenden.
Darüber hinaus können Branchen die Workflow-Automatisierung auf spezifische Bedürfnisse zuschneiden. Im Bauwesen optimiert sie die Terminplanung, Ressourcenallokation und Fortschrittsverfolgung.
Das Gesundheitswesen profitiert von der Automatisierung der Patientenaufnahme, Terminvereinbarung und Einhaltung von Vorschriften, während Einzelhandels-Workflow-Software Bestandsverwaltung, Auftragsabwicklung und Kundenbindung optimieren kann. VFX-Unternehmen können VFX-Projektmanagement-Software verwenden, um Automatisierungen für Freigaben, Übergaben und andere Teile des kreativen Prozesses einzurichten.
Beispiele für Workflow-Automatisierung
Für Projektmanager umfassen die Anwendungsfälle von Workflow-Automatisierung das Erstellen von Aufgabenlisten, das Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder, die Fortschrittsüberwachung und das Versenden von Erinnerungen. Darüber hinaus kann Workflow-Automatisierung zur Erstellung von Berichten und zur Überwachung von Projektkosten eingesetzt werden.
Hier sind einige Beispiele für Workflow-Automatisierung im Projektmanagement:
- Wenn eine Aufgabe zwei Tage vor dem Fälligkeitsdatum steht und nicht als abgeschlossen markiert ist, erhält der Aufgabenverantwortliche eine Benachrichtigung, dass die Aufgabe bald fällig ist. Folge-Erinnerungen werden am Fälligkeitstag und danach alle zwei Tage gesendet, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.
- Jeden Donnerstag wird eine Kopie des Projekt-Dashboards an einen Verteilerkreis gesendet.
- Wenn ein Fehler protokolliert wird, wird in Echtzeit eine Benachrichtigung im Slack-Kanal des Teams gepostet, um die Sichtbarkeit zu erhöhen.
- Befolgen Sie einen Genehmigungsprozess, wenn ein Dokument zur Überprüfung bereit ist. Senden Sie einen Link zum Dokument sowie eine Benachrichtigung an die identifizierte Fachexpertin/den -experten (SME) und senden Sie alle zwei Tage Folgebenachrichtigungen, bis das Dokument genehmigt oder mit Korrekturen zurückgegeben wird. Wird das Dokument zurückgegeben, wird der Aufgabenverantwortliche auf die Person geändert, die für die Bearbeitung der Kommentare zuständig ist. Sie können diesen Prozess auch durch die Nutzung von Dokumentenworkflow-Software oder Dokumentenmanagement-Software vereinfachen.
- Wenn sich ein Meilenstein-Datum ändert, wird der Projektmanager oder die Person, die das Datum ändert, aufgefordert, eine Notiz zum Grund der Änderung einzutragen. Eine Benachrichtigung über das neue Meilenstein-Datum und den Änderungsgrund wird an den Projektsponsor gesendet.
- Erinnern Sie die Stakeholder drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum daran, einen Statusbericht auszufüllen. Am Fälligkeitstag wird der Statusbericht an die relevanten Stakeholder verteilt.
- Erstellen Sie ein Anfrageformular, um interne Anfragen für Shared Services wie Helpdesk-Tickets, Data-Science-Support oder Korrektorat zu verwalten. Legen Sie ein Ticket an, kategorisieren Sie es und weisen Sie einen Ansprechpartner sowie ein Fälligkeitsdatum basierend auf den Eingaben im Formular zu.
Weitere Beispiele für Workflows finden Sie hier.
So automatisieren Sie Workflow-Prozesse
Hier sind die Schritte, die Sie bei der Nutzung von digitalen Prozessautomatisierungstools befolgen sollten, um Prozesse für einfache und komplexe Workflows zu automatisieren:
1. Identifizieren Sie spezifische Aufgaben für die Automatisierung
Der erste Schritt bei der Einführung der Workflow-Automatisierung besteht darin, zu prüfen, welche Ihrer bestehenden Prozesse von einer Automatisierung profitieren würden. Achten Sie auf Anzeichen, dass Ihr Prozess reif für die Automatisierung ist:
- Aufgaben, die Sie oder Ihr Team wiederholt ausführen
- Aufgaben, bei denen Sie ein Engpass sind
- Prozesse, die vom Team als „kaputt“ oder „kompliziert“ beschrieben werden oder die einem externen Publikum nicht einfach erklärt werden können
- Aufgaben, die überwiegend daraus bestehen, zu bestimmten Zeitpunkten oder nach bestimmten Auslösern Buttons zu klicken
2. Dokumentieren Sie den aktuellen Zustand
Befragen Sie die relevanten Beteiligten, um zu verstehen, wie der Prozess derzeit funktioniert. Dokumentieren Sie alle einzelnen Schritte und verlinken Sie auf relevante Unterlagen.
Sie könnten auch in Betracht ziehen, ein Ablaufdiagramm zu erstellen, um den Prozess zu dokumentieren (gegebenenfalls mit Ablaufdiagramm-Software).
Stellen Sie sicher, dass Sie alle Schmerzpunkte (d.h. wo der Prozess repetitiv, langsam oder fehleranfällig ist) erfassen.
3. Definieren Sie den gewünschten Zielzustand
Nachdem Sie die Schwachstellen im aktuellen Prozess überprüft haben, skizzieren Sie, wie der Prozess idealerweise ablaufen sollte. Erstellen oder passen Sie die notwendigen Workflows an. Bestimmen Sie, welche Tools oder welche Prozessautomatisierungs-Software Sie für die Umsetzung der Automatisierung benötigen.
4. Workflow-Automatisierung implementieren
Um den neuen Prozess einzuführen, können Sie auf bestehenden Workflows aufbauen, die Sie bereits eingerichtet haben, oder benutzerdefinierte Workflows erstellen (wenn Sie agil arbeiten, müssen Sie entsprechende agile Workflows einrichten). Richten Sie die Workflow-Automatisierung ein und lassen Sie sie im Hintergrund laufen.
Konzentrieren Sie sich dann auf andere Aspekte Ihres Unternehmens oder Projekts!
Top 10 Automatisierungstools zur Verbesserung von Workflows
Workflow-Automatisierung ist ohne Software nicht möglich. Überlegen Sie, welche Aufgaben Sie automatisieren möchten und suchen Sie gezielt nach Funktionen von Workflow-Tools wie Automatisierungsvorlagen, Low-Code-Konfiguration und Drag-and-Drop-Erstellung von Automatisierungen.
Profitipp: Die meisten SaaS- oder cloudbasierten Workflow-Automatisierungslösungen bieten eine kostenlose Testversion oder ein Konto mit begrenzter Nutzerzahl an. Es gibt zahlreiche Workflow-Automatisierungs- und Workflow-Management-Tools, mit denen sich verschiedene Apps verbinden lassen. Connectoren, APIs und Integrationslösungen wie Zapier können unterschiedliche Workflows, die im Team verwendet werden, miteinander verbinden.
Weitere nützliche Workflow-Software, die Sie in Betracht ziehen könnten:
- Workflow-Apps (für Workflows unterwegs)
- Umfassendere Automatisierungslösungen für Geschäftsprozesse und Geschäftsprozessmanagement-Tools (BPM-Tools) (lesen Sie hier mehr zu BPM im Vergleich zu Workflows)
- Projekt-Workflow-Software für den Einsatz in Ihren Projektmanagement-Workflows, gegenüber allgemeineren Geschäftsworkflows
- Freigabe-Workflow-Software für Workflows, in denen ein Freigabeschritt notwendig ist – sei es eine interne oder externe Freigabe
- ProcessMaker-Alternativen, falls Sie aktuell ProcessMaker verwenden, aber nicht ganz zufrieden sind und eine besser passende Lösung suchen
Wie geht es weiter?
Lernen Sie, wie Sie das Workflow-Management meistern, mit diesen von Experten geleiteten Workflow-Kursen, oder bringen Sie Ihre Workflows mit Workflow-Optimierungstechniken auf das nächste Level.
Welche Automatisierungen haben sich in Ihrem Arbeitsalltag als besonders nützlich erwiesen? Tauschen Sie sich mit Hunderten anderen Digital Project Managern in unserem Slack aus – mit der DPM-Mitgliedschaft!
