Die 20 besten Ressourcenmanagement-Software für Agenturen im Jahr 2026

Screendragon ist eine umfassende Work-Management-Software, die darauf ausgelegt ist, das Projektmanagement für Marketing- und Agenturteams zu vereinfachen.

Warum ich Screendragon gewählt habe: Die Funktionen zur Arbeitslast- und Ressourcenverwaltung automatisieren die Terminplanung und Ressourcenverteilung. Diese Funktion bietet Echtzeit-Updates, sodass Agenturen ihre Ressourcenauslastung effektiv optimieren können. 

Der Ressourcen-Kalender in Echtzeit bietet außerdem Transparenz bei der Ressourcenverteilung über verschiedene Projekte hinweg und stellt sicher, dass Manager schnell fundierte Entscheidungen treffen können. Darüber hinaus vereinfacht die Drag-and-Drop-Terminplanung Anpassungen im Zeitplan, mit Benachrichtigungen im Falle von Konflikten, sodass dynamische Projektanforderungen leichter verwaltet werden können.

Hervorstechende Funktionen & Integrationen von Screendragon

Funktionen beinhaltet eine Kapazitätsplanungs-Heatmap, mit der Sie sehen können, wo der Großteil der Arbeit zugewiesen ist, und gezielt auf bestimmte Tage oder Wochen zoomen und nach Bedarf anpassen können. Das Tool verfügt außerdem über eine Reihe von KI-Funktionen, die Einblicke in den Agenturbetrieb geben und Inhalte für Marketingaktivitäten generieren können.

Integrationen umfassen Google Drive, Slack, Trello, Microsoft 365, Jira, OneDrive, Zapier, Box, Oracle PeopleSoft, Egnyte, Dynamics 365 Business Central, SAP Sales Cloud, MS Power BI und MS Teams.

Scoro ist eine Ressourcenmanagement-Plattform für Agenturen, die Projektplanung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung, Budgetierung und Kollaborationstools in einem System vereint.

Für wen ist Scoro am besten geeignet?

Scoro eignet sich besonders für mittelgroße Agenturen und Dienstleistungsunternehmen, die eine zentrale Plattform benötigen, um Projekte, Personal und Finanzen gemeinsam zu steuern.

Warum ich Scoro ausgewählt habe

Ich habe Scoro in meine Top-Auswahl aufgenommen, weil es Echtzeitdaten über alle Ebenen der Agenturarbeit hinweg hervorragend verknüpft. Besonders gut gefällt mir das Live-Dashboard und die Berichtsstruktur – Sie können Budgetverbrauch, Auslastung des Teams und Projektprofitabilität verfolgen, ohne Daten aus separaten Tools zu ziehen. Die Auslastungs-Heatmap ist besonders praktisch: Sie zeigt auf einen Blick, wer überbucht ist und wo noch Kapazitäten sind, sodass Sie Arbeitsbelastungen umverteilen können, bevor Deadlines in Gefahr geraten. Auch die Ansicht 'Angebot vs. Ist' ist für Betriebsleiter:innen wirklich hilfreich, um Margenprobleme während eines Projekts zu erkennen, und nicht erst nach Rechnungsstellung.

Scoro Hauptfunktionen

• Gantt-Diagramm-Planung: Visualisieren Sie Projektzeitpläne und Aufgabenabhängigkeiten mit Drag-and-drop-Gantt-Diagrammen, die sich laufend aktualisieren.
• Retainer-Management: Verfolgen Sie wiederkehrende Kundenprojekte, Budgets und Stunden in speziellen Retainer-Ansichten, um laufende Beauftragungen im Zeitplan zu halten.
• Automatisierte Rechnungsstellung: Erstellen Sie Rechnungen automatisch direkt aus freigegebenen Angeboten, inklusive integrierter Zahlungsabwicklung über Stripe.
• Anpassbare Dashboards: Bauen Sie rollenbasierte Dashboards, die Projekterfolgskennzahlen, Aufgaben und Finanzdaten anzeigen, die jeweils für das Teammitglied am relevantesten sind.

Scoro Integrationen

Scoro bietet native Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365, Xero, QuickBooks, Sage, Exact und Azure. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Float ist eine Ressourcenmanagement-Plattform für Agenturen, die Projektplanung, Kapazitätsplanung, Zeiterfassung und Finanzprognosen in einem Arbeitsbereich vereint.

Für wen ist Float am besten geeignet?

Float eignet sich hervorragend für Kreativ- und Digitalagenturen, die Teamplanung und Projektbudgets an einem Ort verwalten müssen.

Warum ich Float ausgewählt habe

Float verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil es Ressourcenentscheidungen direkt mit finanziellen Ergebnissen verknüpft – etwas, das die meisten Planungstools nicht bieten. Ich nutze Floats Budgetverfolgung, um geplante Kosten in Echtzeit mit den Ist-Kosten zu vergleichen – so erkenne ich frühzeitig, wenn ein Projekt im Laufe der Umsetzung über das Budget hinausläuft, bevor es zum Problem wird. Mir gefällt auch die Funktion zur Kostenschätzung eines Projekts, mit der ich Personalszenarien mit echten Stundensätzen und Kostensätzen modellieren kann, bevor ein Projekt startet. So ist die Marge von Anfang an eingeplant und wird nicht erst nachträglich berechnet.

Float Hauptfunktionen

• Visuelle Ressourcenplanung: Weisen Sie Aufgaben nach Stunden oder Prozentsätzen per Drag-and-Drop zu, mit Live-Warnungen bei Überlastung und Nutzungsindikatoren.
• Abwesenheitsverwaltung: Legen Sie individuelle Urlaubsregelungen, Genehmigungsworkflows und automatisch zugewiesene regionale Feiertage fest, sodass die Verfügbarkeit immer korrekt im Plan ersichtlich ist.
• Vorausgefüllte Stundenzettel: Float füllt Stundenzettel automatisch anhand der geplanten Zuordnungen aus, mit automatisierten Erinnerungen und Sperrmöglichkeiten für Stundenzettel zum Schutz der Datenintegrität.
• Nutzungsberichte: Verfolgen Sie abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden über Rollen, Teams und Projekte hinweg, um den tatsächlichen Einsatz der Teamzeit zu überwachen.

Float Integrationen

Float bietet native Integrationen mit Slack, Google Kalender, Outlook, Microsoft Teams, Asana, Jira, Trello und QuickBooks und verbindet sich mit Zapier. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Productive ist eine Plattform für Ressourcenmanagement in Agenturen, die Ressourcenplanung, Prognosen, Projektverfolgung, Budgetierung und Zeiterfassung in einem System vereint.

Für wen ist Productive am besten geeignet?

Productive ist für Agenturen und Teams aus dem Bereich professionelle Dienstleistungen konzipiert, die Menschen, Projekte und Budgets an einem Ort verwalten möchten.

Warum ich Productive gewählt habe

Productive verdient seinen Platz auf meiner Auswahlliste, weil die Funktionen für Ressourcenplanung und Prognose eng mit den tatsächlichen finanziellen Ergebnissen verbunden sind. Mir gefällt, dass der Ressourcenplaner die Teamverfügbarkeit, Abwesenheiten und Kapazitäten in einer Ansicht zeigt – so sehe ich bei der Entscheidung über ein neues Projekt genau, wer noch Kapazitäten hat und wer bereits ausgelastet ist. Mit dem Scenario Builder kann ich verschiedene Terminierungs- und Preisszenarien modellieren, bevor ich mich auf einen Plan festlege. Außerdem kann ich die abrechenbare Auslastung nach Person, Team oder Monat nachverfolgen, und Productive warnt vor Budgetüberschreitungen, bevor sie eintreten.

Wichtige Funktionen von Productive

• Projektvorlagen: Aufgaben, Unteraufgaben, Beschreibungen und Zuweisungen aus einer gespeicherten Vorlage duplizieren, um neue Projekte zu starten.
• Phasenbasiertes Budgetmanagement: Große, langfristige Projektbudgets in einzelne Phasen aufteilen, um komplexe, mehrstufige Kundenprojekte zu steuern.
• Workflows zur Zeitgenehmigung: Eingereichte Zeiteinträge prüfen, Stunden als abrechenbar oder nicht abrechenbar markieren und Änderungen vor der Freigabe anfordern.
• Automatisierte Budgetwarnungen: Individuelle Warnungen einstellen, die ausgelöst werden, wenn ein Projekt einen bestimmten Prozentsatz des Budgets erreicht.

Productive-Integrationen

Productive bietet native Integrationen mit Slack, Xero, QuickBooks, Google Kalender und HubSpot und verbindet sich mit Zapier. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Rocketlane ist eine Automatisierungsplattform für professionelle Dienstleistungen, die Ressourcenplanung, Kapazitätsmanagement, Zeiterfassung, Kundenportale und Werkzeuge zur Projektabwicklung in einem zentralen Arbeitsbereich vereint.

Für wen ist Rocketlane am besten geeignet?

Rocketlane ist besonders für Teams im Bereich professionelle Dienstleistungen und SaaS-Implementierung geeignet, die strukturierte, kundenorientierte Projektabwicklungen im großen Maßstab verwalten.

Warum ich Rocketlane ausgewählt habe

Ich habe Rocketlane zu meiner Top-Auswahl hinzugefügt, weil sein personalisiertes Kundenportal mehr als reines Projekt-Sharing bietet. Kunden erhalten ein zentrales Portal, in dem sie Projektpläne einsehen, auf Dateien zugreifen, Aufgaben bearbeiten und Fortschritte überwachen können – ganz ohne Rocketlane-Login. Besonders gefällt mir die Möglichkeit, das Portal komplett im eigenen Branding zu gestalten, sodass das Team-Branding durchgehend sichtbar bleibt. Betreuen Sie mehrere Kundenprojekte gleichzeitig, reduziert dieser geteilte Arbeitsbereich die langen E-Mail-Ketten, die den Fortschritt behindern.

Wichtige Funktionen von Rocketlane

• Ressourcenplanung: Weisen Sie Teammitglieder Projekten nach Verfügbarkeit, Fähigkeiten und Auslastung über Ihr gesamtes Portfolio hinweg zu.
• Zeiterfassung: Erfassen Sie Stunden direkt bei Aufgaben und reichen Sie Arbeitsnachweise zur Genehmigung beim Manager ein, ohne die Plattform zu verlassen.
• Projektvorlagen: Erstellen Sie wiederverwendbare Projekt-Blueprints mit vordefinierten Aufgaben, Zeitplänen und Verantwortlichkeiten zur Standardisierung der Projektdurchführung.
• Budgetüberwachung: Überwachen Sie die Projektausgaben im Vergleich zu Prognosen mit integrierter Margenüberwachung und Verwaltung von Preismodellen.

Rocketlane-Integrationen

Rocketlane bietet native Integrationen mit Slack, Salesforce, HubSpot, Jira, Google Kalender, Outlook und Zapier. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Wrike ist eine Projekt- und Ressourcenmanagement-Plattform für Agenturen, die Aufgabenverfolgung, Ressourcenplanung, Zeiterfassung und Teamzusammenarbeit in einem Workspace vereint.

Für wen ist Wrike am besten geeignet?

Wrike ist eine gute Wahl für mittelgroße bis große Agenturen, die eine strukturierte, skalierbare Plattform benötigen, um komplexe Projekte über mehrere Teams hinweg zu steuern.

Warum habe ich Wrike ausgewählt?

Ich habe Wrike auf meine Auswahlliste gesetzt, weil es sehr viele Projektmanagement-Funktionen auf einer einzigen Plattform bündelt. Besonders gefällt mir die Gantt-Diagramm-Planung, mit der mein Team Aufgabenabhängigkeiten über mehrere parallele Kundenprojekte hinweg visualisieren kann und sofort sieht, wie sich zeitliche Verschiebungen eines Projektes auf andere auswirken. Ich nutze regelmäßig die Funktion für Ressourcenbuchungen—ich kann Teammitglieder nach Rolle reservieren, Stunden schätzen und ihre Verfügbarkeit prüfen, bevor ich sie einem neuen Projekt zuteile. Die Aufwandsschätzung von Wrike erlaubt es mir, Aufwandsschätzungen auf Aufgabenebene zu vergeben, was die Arbeitslastprognose für das gesamte Projektportfolio deutlich genauer macht.

Wichtigste Funktionen von Wrike

• Individuelle Projektansichten: Wechseln Sie zwischen Board-, Tabellen-, Gantt-, Kalender- und Diagrammansichten, um den Projektfortschritt im für Ihr Team besten Format zu visualisieren.
• Scrum-Boards: Verwalten Sie agile Workflows mit Backlog-Priorisierung, Sprintplanung und Echtzeit-Zusammenarbeit auf gemeinsamen Scrum-Boards.
• Externe Anfrageformulare: Sammeln und leiten Sie eingehende Arbeitsanfragen von Kunden oder Nicht-Wrike-Nutzern direkt in Ihren Projektarbeitsbereich weiter.
• Berichte zur Benutzeraktivität: Ziehen Sie On-Demand-Auditberichte, um nachzuverfolgen, was jedes Teammitglied in Ihrem Account erstellt oder geändert hat.

Wrike-Integrationen

Wrike bietet Hunderte von Integrationen über integrierte Konnektoren und den Marketplace, darunter Tools wie Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce und Slack. Es unterstützt außerdem Zapier und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Resource Guru ist eine Ressourcenmanagement-Plattform für Agenturen, die Ressourcenplanung, Überwachung der Teamverfügbarkeit, Projektzuweisung und Kapazitätsplanung an einem Ort vereint.

Für wen ist Resource Guru am besten geeignet?

Resource Guru eignet sich besonders für Agenturen und Teams im Bereich professionelle Dienstleistungen, die ein spezialisiertes Tool benötigen, um Mitarbeiter über mehrere Projekte und Kunden hinweg zu planen.

Warum ich Resource Guru gewählt habe

Ich habe Resource Guru als eines der besten Tools ausgewählt, weil die Berichte zur Kapazitätsplanung einen wirklich klaren Überblick darüber geben, wo Ihr Team steht. Der Bericht zur Personen- und Ressourcenauslastung zeigt die Nachfrage im Vergleich zur Kapazität auf, sodass Sie genau sehen können, wann Ihr Team ausgelastet ist und wann noch Raum für mehr abrechenbare Arbeit besteht. Mir gefällt auch der Buchungsbericht nach Typ, mit dem Sie Szenarien auf Basis vorläufiger oder nicht genehmigter Arbeiten modellieren können – wenn ein Kunde also ein Projekt bestätigt, sehen Sie bereits im Voraus, wie sich das auf Ihren Zeitplan auswirkt, bevor ein Problem entsteht. Auch das Reporting zu Prognose vs. Ist-Zahlen ist ein Feature, auf das ich mich verlasse, da es aufzeigt, ob Sie Kunden über- oder unterversorgen und Ihnen hilft, zukünftige Aufträge sicherer zu kalkulieren.

Wichtige Funktionen von Resource Guru

• Kollisionsmanagement: Kennzeichnet Terminüberschneidungen in Echtzeit und platziert nicht zugewiesene Buchungen auf einer Warteliste, bis sie korrekt zugeordnet werden können.
• Automatisch vorgeschlagene Stundenzettel: Überträgt geplante Arbeiten direkt in das Stundenzettel jedes Teammitglieds, sodass sie eine ganze Woche mit nur einem Klick erfassen können.
• Benutzerdefinierte Felder: Kennzeichnen Sie Ressourcen mit Fähigkeiten, Rollen oder beliebigen unternehmensspezifischen Attributen, damit Sie den Zeitplan nach der passenden Person für jedes Projekt filtern können.
• Abwesenheitsbericht: Verfolgt alle Arten von Abwesenheiten – Urlaub, Krankheit, gesetzliche Feiertage, Elternzeit – damit Sie die Teamverfügbarkeit einplanen können, bevor Lücken zu Problemen werden.

Resource Guru Integrationen

Resource Guru bietet native Integrationen mit Outlook Calendar, Google Calendar, Jira, Slack, Microsoft Teams, Google Sheets, Salesforce, Workday, Basecamp und QuickBooks. Zudem verbindet es sich mit Zapier und bietet eine API für individuelle Integrationen.

monday.com ist eine Arbeitsmanagement-Plattform für Agenturen, die Projektverfolgung, Ressourcenzuteilung, Arbeitslastplanung und Teamplanung in einem einzigen visuellen Arbeitsbereich vereint.

Für wen ist monday.com am besten geeignet?

monday.com ist eine gute Wahl für kleine bis mittelgroße Agenturen, die eine intuitive und unkomplizierte Möglichkeit benötigen, die Arbeitslasten der Teams und die Projektkapazität zu managen.

Warum habe ich mich für monday.com entschieden?

Ich habe monday.com als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil die Arbeitslastansicht die Kapazitätsplanung für Agentur-Teams zugänglich macht, die keine Stunden mit der Konfiguration eines komplexen Systems verbringen möchten. Die Ansicht stellt die Aufgaben jedes Teammitglieds in einem Kalender dar, mit farbcodierten Blasen, die klar zeigen, wer überlastet ist und wer noch Kapazitäten hat. Wenn ich eine rote Blase sehe, kann ich darauf klicken, genau nachverfolgen, welche Aufgaben die Überlastung verursachen, und eine Aufgabe einfach einem Kollegen mit mehr freien Kapazitäten zuweisen – und das alles, ohne den Bildschirm zu wechseln. monday.com ermöglicht es außerdem, für jede Person eine wöchentliche Kapazität in Stunden einzustellen, sodass die Arbeitslastansicht die tatsächliche Verfügbarkeit und nicht nur die Anzahl der Aufgaben widerspiegelt.

monday.com Hauptfunktionen

• Gantt-Diagrammansicht: Visualisieren Sie Projektzeitpläne, legen Sie Aufgabenabhängigkeiten fest, verfolgen Sie Meilensteine und identifizieren Sie kritische Pfade über alle aktiven Projekte hinweg.
• Individuelle Dashboards: Erstellen Sie Echtzeit-Dashboards, die Daten aus mehreren Boards zusammenführen, um Ihnen einen aktuellen Überblick über Projektstatus, Budgets und Teamleistungen zu geben.
• Automatisierte Workflows: Richten Sie No-Code-Automatisierungsregeln ein, um wiederkehrende Aktionen wie Statusänderungen, Aufgabenverteilungen oder Frist-Benachrichtigungen ohne manuelles Nachfassen zu automatisieren.
• Workdocs: Erstellen und betten Sie Dokumente direkt in monday.com-Boards ein, um Projektbriefings, Meetingnotizen und Anforderungsspezifikationen direkt bei den zugehörigen Aufgaben abzulegen.

monday.com Integrationen

monday.com bietet Hunderte von nativen Integrationen über eingebaute Funktionen und einen Marktplatz, darunter Slack, Salesforce, HubSpot, Google Workspace, Microsoft Teams, Jira, Trello, Dropbox, Zoom und GitHub. Es unterstützt außerdem Zapier und bietet eine API für individuelle Integrationen.

Kantata ist eine Plattform für das Ressourcenmanagement in Agenturen, die für projektbasierte Unternehmen entwickelt wurde, die Ressourcenplanung, Projektmanagement, Zeiterfassung und Analytik in einem System benötigen.

Für wen ist Kantata am besten geeignet?

Kantata ist besonders geeignet für Unternehmen im Bereich professionelle Dienstleistungen und Agenturen, die komplexe, personengetriebene Projekte für mehrere Kunden und parallele Arbeitsströme managen müssen.

Warum ich Kantata ausgewählt habe

Ich habe Kantata als eine der besten Optionen ausgewählt, weil das Tool gezielt auf den Menschen als Kerneinheit der Leistungserbringung ausgerichtet ist. Während die meisten Ressourcenmanagement-Tools die Personenzahl als reine Planungsgröße behandeln, ermöglicht das Ressourcenmanagement- und Prognosemodul von Kantata meinem Team, Verfügbarkeiten nach Kompetenzen anzuzeigen, Engpässe frühzeitig zu erkennen und Mitarbeitende in Echtzeit zwischen Projekten zu verschieben. Diese Detailgenauigkeit ist entscheidend, wenn mehrere Kundenprojekte mit sich überschneidenden Zeitplänen zu koordinieren sind. Außerdem gefällt mir, dass Kantatas AI Expertise Engine aus vergangenen Projektdaten lernt, um im Laufe der Zeit intelligentere Personalempfehlungen zu geben – damit werden die Ressourcenzuordnungen umso präziser, je länger man die Plattform nutzt.

Wesentliche Funktionen von Kantata

• Zeiterfassung und Spesenmanagement: Erfassen Sie abrechenbare Stunden und Ausgaben direkt in Projekten, mit integrierter Automatisierung für korrekte Aufzeichnungen und einen pünktlichen Abschluss der Finanzperioden.
• Finanzmanagement: Verknüpfen Sie die Projektdurchführung mit Rechnungsstellung, Umsatzrealisierung und Marge an einem Ort – inklusive Echtzeit-Transparenz von Kosten und Rentabilität.
• Kantata Pulse: Erheben Sie Stimmungsdaten von Kunden und Beschäftigten gemeinsam mit operativen Kennzahlen, um den Projektverlauf zu überwachen und Risiken frühzeitig zu erkennen.
• Generativer KI-Projektassistent: Erstellt automatisch Statusberichte, Management-Updates und Fallstudien auf Basis aktueller Projektdaten.

Kantata-Integrationen

Kantata bietet native Integrationen mit Salesforce, Slack, Jira, HubSpot, QuickBooks, Xero, Microsoft 365, Google Workspace, Expensify und NetSuite. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Oft jonglierst du mit mehreren Projekten, sich verschiebenden Deadlines und begrenzter Teamkapazität – und genau hier kommt Forecast für mittelgroße Agenturen und Beratungen ins Spiel. Vom Planen, wer an was arbeitet, bis hin zur Modellierung des zukünftigen Bedarfs erhältst du einen zentralen Ort, um Personen, Projekte und Margenprognosen miteinander abzustimmen. Wenn es dir wichtig ist, Ressourcenverfügbarkeit und Rentabilität in einem einzigen Tool zu sehen, könnte Forecast sehr gut passen.

Warum ich Forecast ausgewählt habe

Ich habe Forecast ausgewählt, weil es den Fokus auf KI-gesteuerte Ressourcenzuteilung und Kapazitätsplanung legt – entscheidend, wenn du mehrere Kundenprojekte steuerst und die passenden Personen den richtigen Aufgaben zuordnen musst. Die Möglichkeit, weiche und harte Zuteilungen deines Teams zu modellieren, hilft dir, Überschneidungen oder Leerlauf zu vermeiden, während die Preislisten und Projektbaselines direkte Einblicke in Kosten und Einnahmen bieten, sodass die Rentabilität stets sichtbar bleibt. Für Agenturen oder Beratungen, die vorausplanen und dennoch flexibel bleiben müssen, spricht diese Kombination aus Ressourcenübersicht und finanzieller Transparenz genau deine Anforderungen an.

Forecast Hauptfunktionen

Neben dem Kernfokus auf Ressourcenzuteilung und Margensteuerung findest du noch viele weitere nützliche Features für das Ressourcenmanagement:

• Kapazitätsplanung & Arbeitslastübersicht: Ein visuelles Dashboard zeigt die Verfügbarkeit deines Teams, Buchungen und bevorstehenden Bedarf, sodass du Überlastungen oder Lücken leicht erkennst.
• Zeiterfassung & Stundenzettel: Integrierte Zeiterfassung (manuell oder per Timer) inklusive Genehmigungen, interner nicht verrechenbarer Zeiten und automatischer Übertragungen zwischen Retainer-Perioden, um die Auslastung genau zu erfassen.
• Gantt-Diagramme & Projektbaselines: Zeitachsen und Basislinienplanung ermöglichen die Darstellung von Aufgaben, Abhängigkeiten und Projektphasen – besonders praktisch für die Steuerung vieler paralleler Kundenprojekte.
• Finanztracking & Budget-vs.-Ist: Verfolge Projektbudgets, Kosten, Umsatzrealisierung und Kundenprofitabilität – essenziell, wenn Ressourceneinsatz die Marge bestimmt.

Forecast Integrationen

Integrationen umfassen Sage Intacct, HubSpot, Jira, Xero, QuickBooks, Microsoft Dynamics 365, Salesforce, Azure DevOps, GitHub und Google Kalender.