20 Beste KI-Task-Manager-Software im Test 2026

Hive ist eine KI-gestützte Projekt- und Aufgabenmanagement-Plattform, die automatisierte Aufgabenerstellung, Workflow-Optimierung, Projektverfolgung und Teamzusammenarbeit in einem Arbeitsbereich vereint.

Für wen ist Hive am besten geeignet?

Hive eignet sich besonders für mittelgroße Teams in den Bereichen Technik, Marketing und Kreativwirtschaft, die einen zentralen Arbeitsbereich für das Management von Aufgaben, Projekten und bereichsübergreifender Zusammenarbeit benötigen.

Warum ich Hive ausgewählt habe

Ich habe Hive als eines der besten Tools für die Projektverfolgung ausgewählt, weil es eine flexible Möglichkeit bietet, die Arbeit über alle Phasen eines Projekts hinweg zu überwachen. Besonders gefällt mir, dass man zwischen Gantt, Kanban, Zeitplan, Portfolio und Übersichtsdarstellungen wechseln kann, ohne irgendetwas neu aufbauen zu müssen – mein Team kann dasselbe Projekt aus der jeweils passenden Perspektive verfolgen. Die Portfolioansicht ist besonders nützlich, wenn ich mehrere Projekte gleichzeitig betreue, da sie den Status aller Projekte auf einen Blick anzeigt. Die anpassbaren Dashboards von Hive ziehen Echtzeitdaten aus dem gesamten Arbeitsbereich, sodass ich eine Projektansicht für mein Team und eine Gesamtübersicht für die Leitungsebene erstellen kann, ohne Arbeit doppeln zu müssen.

Wichtige Funktionen von Hive

• Hive AI: Automatische Aufgabenerstellung, Erstellung von Action Items und Zusammenfassung von Projektupdates.
• Zeiterfassung: Erfassung von Stunden direkt bei Aufgaben und Aktionen mit Stundenzetteln, die projektübergreifend für Berichte aggregiert werden.
• Proofing und Freigaben: Dateien direkt in Hive überprüfen und kommentieren, mit Freigabe-Workflows, um Assets durch alle Freigabeschritte zu bewegen.
• Ressourcenmanagement: Anzeige der Team-Auslastung über Projekte hinweg, um Kapazitäten zu erkennen und Aufgaben je nach Verfügbarkeit neu zuzuweisen.

Hive-Integrationen

Hive bietet native Integrationen mit Slack, Zoom, Google Drive, Dropbox, Box, Jira, Salesforce, GitHub, OneDrive und Microsoft Teams. Darüber hinaus gibt es eine Verbindung zu Zapier und eine API für individuelle Integrationen.

Wrike ist eine KI-gestützte Arbeitsmanagement-Plattform für Teams, die Aufgaben-Workflows automatisieren, Projekte verwalten und die Zusammenarbeit an einem zentralen Ort bündeln möchten.

Für wen ist Wrike am besten geeignet?

Wrike eignet sich gut für mittelgroße bis große Teams in Marketing, Produktentwicklung und Professional Services, die strukturierte Projekt-Workflows und funktionsübergreifende Transparenz bei Aufgaben benötigen.

Warum habe ich Wrike ausgewählt?

Wrike schafft es auf meine Auswahlliste, da seine Automatisierung über einfache regelbasierte Auslöser hinausgeht. Ich nutze den Natural-Language-Automation-Builder von Wrike, um einen Workflow in einfacher Sprache zu beschreiben und zusehen, wie das vollständige Regelwerk automatisch generiert wird – ganz ohne manuelle Konfiguration. Die KI-Agenten-Schicht ist besonders nützlich: Agenten analysieren Einreichungen aus Intake-Formularen, füllen benutzerdefinierte Felder automatisch aus und bewerten eingehende Aufgaben nach Kriterien wie Aufwand und Wirkung – alles ohne manuelles Eingreifen. Mit Wrike Copilot kann ich einen gesamten Projektordner abfragen und Risiken oder Status-Updates in Sekundenschnelle anzeigen lassen.

Wrike-Schlüsselfunktionen

• Individuelle Projektansichten: Wechseln Sie zwischen Gantt-, Board-, Tabellen-, Kalender- und Diagrammansicht, je nachdem, wie Ihr Team den Aufgabenfortschritt verfolgt und visualisiert.
• Aufwandsmanagement: Weisen Sie Aufgaben direkt Aufwandsschätzungen zu, um die Arbeitsbelastung vorauszuplanen und schon vor Projektstart den passenden Verantwortlichen auszuwählen.
• KI-Einblicke: Wrike erkennt Muster und Prioritäten in Ihren Projektdaten und verwandelt rohe Aufgabenaktivitäten in eindeutige Hinweise auf Handlungsbedarf.
• Scrum-Boards: Führen Sie agile Sprints mit Priorisierung des Backlogs, Echtzeit-Zusammenarbeit und Dashboards, die direkt in die Plattform integriert sind.

Wrike-Integrationen

Wrike bietet Hunderte von Integrationen über den eigenen Marktplatz an, darunter Tools wie Google Workspace, Microsoft 365, Salesforce und Slack. Zusätzlich werden Zapier und eine API für eigene Integrationen unterstützt.

Zoho Projects ist eine Projektmanagement-Plattform für Teams, die KI-gestützte Aufgabenverfolgung, Workflow-Automatisierung, Ressourcenplanung und Projektanalysen an einem Ort wünschen.

Für wen ist Zoho Projects am besten geeignet?

Zoho Projects eignet sich gut für kleine bis mittelgroße Teams, die bereits im Zoho-Ökosystem arbeiten und eine strukturierte Projektverwaltung mit integrierten KI-Funktionen benötigen.

Warum ich Zoho Projects gewählt habe

Zoho Projects verdient sich seinen Platz auf meiner Auswahlliste durch Zia, den integrierten KI-Assistenten, der Projekteinsichten liefert, ohne dass man Berichte manuell durchsuchen muss. Besonders gefällt mir die Datenanalysefunktion von Zia, die Aufgaben- und Projektkennzahlen in leicht verständliche Erkenntnisse übersetzt – so kann ich bei Verzögerungen im Sprint genau sehen, wo der Engpass liegt, anstatt es aus Rohdaten zusammenzupuzzeln. Außerdem nutze ich Zias KI-gestützte Aufgabenerstellung, die Aufgabenlisten aus einer Projektbeschreibung oder aus Meilensteindetails generiert und mir so Zeit bei der anfänglichen Projekteinrichtung spart.

Wichtige Funktionen von Zoho Projects

• Blueprint-Workflow-Automatisierung: Entwerfen Sie Schritt-für-Schritt-Workflows, die Aufgabenfelder automatisch aktualisieren, die richtigen Teammitglieder zuweisen und Benachrichtigungen auslösen, wenn sich der Aufgabenstatus ändert.
• Gantt-Diagramm mit Abhängigkeitsverfolgung: Visualisieren Sie Aufgabenreihenfolgen, legen Sie Ende-zu-Start- oder Start-zu-Start-Abhängigkeiten fest und terminieren Sie Aufgaben direkt in der Diagrammansicht neu.
• Ressourcenmanagement: Sie sehen die Arbeitsauslastung jedes Teammitglieds in Echtzeit und können Aufgaben neu zuweisen, wenn jemand über- oder unterausgelastet ist.
• Earned Value Management: Vergleichen Sie geplante mit tatsächlichen Zeit-, Kosten- und Terminwerten, um die Projektleistung zu messen und Prognosen zu erstellen.

Zoho Projects Integrationen

Zoho Projects bietet native Integrationen mit Zoho CRM, Zoho Desk, Zoho Analytics, Google Drive, Microsoft Teams, Slack, GitHub, Bitbucket, Dropbox und Zapier. Für benutzerdefinierte Integrationen steht eine API zur Verfügung.

monday.com ist eine Arbeitsmanagement-Plattform, mit der Teams Aufgaben organisieren, Workflows mit KI automatisieren und den Projektfortschritt mithilfe anpassbarer Boards und Dashboards visualisieren können.

Für wen ist monday.com am besten geeignet?

monday.com eignet sich besonders für mittelgroße bis große Teams aus den Bereichen Produkt, Marketing und Betrieb, die eine flexible und visuelle Lösung zur Verwaltung von Aufgaben und Projekten im großen Maßstab benötigen.

Warum ich mich für monday.com entschieden habe

monday.com steht auf meiner Auswahlliste, weil es visuelles Projekt-Tracking mit KI-gesteuertem Aufgabenmanagement kombiniert. Ich finde es großartig, dass man zwischen Board-, Gantt-, Timeline- und Kalender-Ansicht wechseln kann, ohne etwas neu zu erstellen – die Daten passen sich automatisch an die gewünschte Sichtweise an. monday sidekick fungiert als persönlicher KI-Assistent, der priorisierte Aufgaben anzeigt und Projektpläne aus einer Eingabe generiert, sodass mein Team weniger Zeit darauf verwendet, zu entscheiden, was als Nächstes ansteht. Das Feature AI Blocks ermöglicht es, vorgefertigte Automatisierungen direkt in die Boards einzufügen, wie z. B. das automatische Kategorisieren eingehender Anfragen oder das Markieren von Aufgaben, die Gefahr laufen, eine Frist zu verpassen.

Hauptfunktionen von monday.com

• Workdocs: Erstellen und bearbeiten Sie Dokumente direkt in monday.com und verknüpfen Sie sie mit Boards und Aufgaben, damit der Kontext immer erhalten bleibt.
• Portfolio-Management: Verwalten und überwachen Sie mehrere Projekte in einem einzigen Dashboard und verfolgen Sie Abhängigkeiten, Fortschritte und Ressourcenzuweisung im gesamten Projektportfolio.
• Abhängigkeitsmanagement: Legen Sie Aufgabenabhängigkeiten über Boards hinweg fest, damit Ihr Team immer weiß, was was blockiert, und Zeitpläne entsprechend anpassen kann.
• Anpassbare Dashboards: Erstellen Sie Echtzeit-Dashboards, die Daten aus mehreren Boards zusammenführen und Führungskräften sowie bereichsübergreifenden Teams einen aktuellen Überblick über den Projektstatus geben.

monday.com-Integrationen

monday.com bietet Hunderte von nativen Integrationen über seinen Marktplatz, darunter Slack, Google Workspace, Microsoft Teams, Salesforce, HubSpot, Jira, GitHub, Dropbox, Zoom und Outlook. Es unterstützt Zapier und stellt eine API für individuelle Integrationen bereit.

TaskRay ist eine Salesforce-native Plattform für Projekt- und Aufgabenmanagement, mit der Sie Arbeitsabläufe organisieren, Prozesse automatisieren und das Kunden-Onboarding direkt in Ihrer Salesforce-Umgebung verwalten können.

Für wen ist TaskRay am besten geeignet?

TaskRay eignet sich besonders für Salesforce-Teams in Branchen wie SaaS, Finanzen oder Gesundheitswesen, die Projektmanagement und Onboarding direkt in ihrem CRM benötigen.

Warum ich TaskRay ausgewählt habe

Ich habe TaskRay als eine der besten Lösungen ausgewählt, weil es direkt in Salesforce integriert ist – mein Team kann also Projekt-Workflows verwalten, ohne das CRM verlassen zu müssen. Besonders gefällt mir, dass wir vorgefertigte Vorlagen und Automatisierungen nutzen können, um das Onboarding und die Bereitstellung von Leistungen zu standardisieren. Mein Team kann Aufgaben in Echtzeit zuweisen, verfolgen und aktualisieren – und das alles innerhalb der Salesforce-Oberfläche.

Wichtige Funktionen von TaskRay

• Kanban-Board-Ansichten: Aufgaben visuell darstellen und mithilfe von Drag-and-Drop-Boards für ein einfaches Workflow-Management organisieren.
• Checklisten-Nachverfolgung: Aufgaben in umsetzbare Checklisten aufteilen und den Fortschritt auf Detailebene überwachen.
• Zeiterfassung: Aufgewendete Zeit für Aufgaben direkt in jedem Projekt erfassen und überwachen.
• Rollenbasierte Berechtigungen: Zugriffsrechte und Sichtbarkeit für Benutzer basierend auf ihrer Rolle in Salesforce steuern.

TaskRay-Integrationen

TaskRay ist nativ auf Salesforce aufgebaut und lässt sich direkt in das Salesforce-Ökosystem integrieren. Für individuelle Integrationen steht eine API zur Verfügung.

Asana ist eine Arbeitsmanagement-Plattform für Teams, die KI-gestütztes Aufgabenmanagement, Workflow-Automatisierung, Projektverfolgung und anpassbare Ansichten zur Organisation und Verwaltung von Aufgaben kombiniert.

Für wen ist Asana am besten geeignet?

Asana eignet sich besonders für mittelständische bis große Teams in den Bereichen Technologie und digitale Branchen, die eine strukturierte Methode zur Verwaltung bereichsübergreifender Projekte und Arbeitslasten benötigen.

Warum ich Asana ausgewählt habe

Asana findet seinen Platz auf meiner Bestenliste insbesondere durch die effektive Priorisierung von Aufgaben in großem Maßstab. Die Ansicht Meine Aufgaben bündelt jede Aufgabe an einem Ort, und ich finde es praktisch, dass man nach Fälligkeitsdatum, Priorität oder benutzerdefinierten Feldern sortieren kann. Durch Automatisierungsregeln bleibt die festgelegte Reihenfolge erhalten, sodass Aufgaben automatisch in die richtige Kategorie verschoben werden, ohne manuelles Sortieren. Wenn mein Team gleichzeitig an einem Sprint und einer Produkteinführung arbeitet, sorgt diese automatische Organisation dafür, dass sich alle auf das wirklich Wichtige konzentrieren. Zusätzlich generiert Asanas KI sofort benutzerdefinierte Prioritätsfelder für ein Projekt, sobald man ihm einen Namen gibt, was die Einrichtungszeit für einen neuen Arbeitsablauf erheblich verkürzt.

Asana-Schlüsselfunktionen

• KI-Teammitglieder: Fügen Sie KI-Agenten direkt in Ihre Workflows ein, um Aufgaben zu bearbeiten, Nachfragen zu stellen und Arbeiten eigenständig voranzutreiben.
• Reporting-Dashboards: Visualisieren Sie den Projektstatus und Arbeitslastdaten mit Echtzeit-Diagrammen, die aus aktuellen Aufgaben- und Felddaten mehrerer Projekte erstellt werden.
• Portfolios: Überwachen Sie mehrere miteinander verbundene Projekte aus einer einzigen Ansicht, verfolgen Sie Status, Fortschritt und Abhängigkeiten teamübergreifend.
• Workflow-Regeln: Legen Sie auslösende Automatisierungsregeln fest, damit Aufgaben verschoben, Felder aktualisiert oder Teammitglieder benachrichtigt werden, wenn bestimmte Bedingungen eintreten.

Asana-Integrationen

Asana bietet Hunderte von nativen Integrationen, darunter Slack, Google Drive, Microsoft Teams, Jira, GitHub, Salesforce, Zoom, Dropbox, Figma, Zendesk und ServiceNow. Es lässt sich außerdem mit Zapier verbinden und stellt eine API für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Motion ist ein KI-gestützter Aufgabenmanager, der intelligentes Planen, automatisierte Priorisierung und Kalenderverwaltung für Teams und Einzelpersonen kombiniert.

Für wen ist Motion am besten geeignet?

Motion eignet sich gut für berufstätige Einzelpersonen und kleine Teams, die hohe Arbeitslasten bewältigen und KI benötigen, um Terminentscheidungen automatisch zu treffen.

Warum ich Motion gewählt habe

Motion hat es auf meine Auswahlliste geschafft, weil es das automatisierte Planen hervorragend umsetzt – es ist wirklich anders als alles, was ich bislang genutzt habe. Wenn ich eine Aufgabe mit Frist und geschätzter Dauer hinzufüge, blockiert Motions KI diese automatisch in meinem Kalender und passt den gesamten Zeitplan neu an, falls sich etwas ändert. Besonders gefällt mir der Unterschied zwischen 'Erledigungsdatum' und 'Fälligkeitsdatum' – Motion markiert gefährdete Aufgaben proaktiv schon Tage im Voraus, anstatt nur zu warten, bis eine Frist überschritten wird. Der KI-Kalender-Assistent plant außerdem Meetings zu Zeiten, die Fokusblöcke schützen, sodass meine konzentrierte Arbeitszeit nicht durch aufeinanderfolgende Anrufe unterbrochen wird.

Wichtige Funktionen von Motion

• KI-Workflows: Erstellen Sie wiederverwendbare Vorlagen für wiederkehrende Projekte und SOPs, damit Motion bei jedem neuen Projekt automatisch Aufgaben zuweist und in die richtige Reihenfolge bringt.
• KI-Gantt-Diagramm: Visualisieren Sie Projektzeitpläne mit integrierter automatischer Planung, sodass das Diagramm sich aktualisiert, wenn Aufgaben verschoben werden oder Fristen sich ändern.
• KI-Kapazitätsplanung: Sehen Sie die Arbeitsbelastung jedes Teammitglieds in Echtzeit und lassen Sie Motion die Aufgabenverteilung basierend auf verfügbaren Kapazitäten im Team ausbalancieren.
• KI-Meeting-Notizenersteller: Erfasst automatisch Meetingnotizen und Zusammenfassungen, sodass Aufgabenpunkte protokolliert werden, ohne dass jemand sie nach dem Gespräch manuell aufschreiben muss.

Motion Integrationen

Motion bietet native Integrationen mit Google Kalender, Outlook, Gmail, Zoom, Google Meet, Siri, HubSpot, Salesforce, Microsoft Teams und Slack. Es verbindet sich auch mit Zapier und stellt eine API für benutzerdefinierte Integrationen bereit.

Conga ist eine Dokumentenerstellungssoftware, die für das Vertragsmanagement entwickelt wurde und häufig von Vertriebs- und Rechtsteams eingesetzt wird. Sie automatisiert die Erstellung, Organisation und Ablage von Verträgen, um die Effizienz der Arbeitsabläufe zu steigern und manuelle Arbeit zu reduzieren.

Warum ich Conga gewählt habe: Conga unterstützt Ihr Team beim Vertragsmanagement mit Tools wie Composer zur Dokumentenerstellung und Sign für elektronische Unterschriften. Diese Funktionen decken den gesamten Vertragsprozess ab. KI-gestützte Einblicke ermöglichen schnellere Entscheidungen. Die CPQ-Tools helfen Ihrem Team, präzise Angebote zu erstellen.

Herausragende Funktionen & Integrationen

Funktionen sind unter anderem die automatisierte Dokumentenerstellung, KI-basierte Vertragseinblicke und CPQ für die genaue Angebotserstellung. Sie können Verträge mühelos vom Entwurf bis zur Unterzeichnung verwalten. Die eSignature-Funktion gewährleistet eine sichere und effiziente Vertragsabwicklung.

Integrationen beinhalten Salesforce, Microsoft Dynamics, Oracle, SAP, NetSuite, Box, Google Drive, DocuSign, Adobe Sign und Dropbox.

Trevor AI ist eine KI-gesteuerte Aufgabenmanagement-Plattform, die Ihnen hilft, Aufgaben mit automatisierter Tagesplanung und intelligentem Zeitblockieren zu organisieren, zu terminieren und zu priorisieren.

Für wen ist Trevor AI am besten geeignet?

Trevor AI eignet sich besonders für Einzelpersonen und Freiberufler, die persönliche Aufgaben und Tagesabläufe verwalten müssen und keine Team-Kollaborationsfunktionen benötigen.

Warum ich Trevor AI ausgewählt habe

Trevor AI hat seinen Platz auf meiner Auswahlliste verdient, weil es die individuelle Aufgabenplanung mittels KI-gestütztem Zeitblockieren besonders gut umsetzt. Mir gefällt, dass Sie Aufgaben aus einer verbundenen To-do-Liste direkt in Ihren Kalender ziehen können und die KI die besten verfügbaren Zeitfenster auf Basis Ihres bestehenden Zeitplans vorschlägt. Die Tagesansicht für die Planung ermöglicht es, die täglichen Prioritäten klar im Blick zu behalten – ohne die Ablenkungen eines umfassenden Projektboards. Für das eigenständige Aufgabenmanagement ist dieser fokussierte Ansatz mit teamorientierten Tools kaum zu erreichen.

Hauptfunktionen von Trevor AI

• Fokusmodus: Ermöglicht das konzentrierte Arbeiten an einer Aufgabe mit integriertem Timer, Notizfeld und einer von der KI generierten Fünf-Schritte-Aufgliederung der Aufgabe.
• Wiederkehrende Aufgaben: Sowohl geplante als auch ungeplante Aufgaben können wiederholt werden, sodass fortlaufende Arbeiten verfolgt und konsequente Gewohnheiten aufgebaut werden können.
• Intelligente Planungswarteschlange: Fügen Sie Aufgaben oder ganze Listen einer priorisierten Warteschlange hinzu, bei deren Zeitplanung Trevor proaktiv unterstützt – auch in größeren Mengen.
• Persönliches KI-Modell: Passt sich im Laufe der Zeit an Ihre Planungsgewohnheiten an, um die Genauigkeit von Vorhersagen zur Aufgaben-Dauer und den Vorschlägen für Zeitfenster zu verbessern.

Trevor AI Integrationen

Trevor AI bietet native Integrationen mit Google Kalender, Outlook Kalender, Todoist und Google Tasks. Eine API steht für individuelle Integrationen zur Verfügung.

Taskaid ist eine KI-gestützte Aufgabenverwaltungsplattform, die natürliche Spracheingabe, automatisierte Priorisierung und intelligente Erinnerungen nutzt, um Ihnen bei der Organisation und Verwaltung von Aufgaben zu helfen.

Für wen ist Taskaid am besten geeignet?

Taskaid ist ideal für Einzelpersonen und kleine Teams, die einen schlanken, KI-unterstützten Aufgabenmanager möchten, ohne die Komplexität umfassender Projektmanagement-Tools.

Warum ich Taskaid gewählt habe

Taskaid ist einer meiner Favoriten, weil es Aufgabenmanagement auf das Wesentliche reduziert – Aufgaben erledigen, ohne eine steile Lernkurve. Ich nutze es, um Aufgaben in einfacher Sprache zu erfassen und lasse die KI den Kontext und die Priorisierung übernehmen, sodass ich keine Zeit mit dem Einrichten aufwendiger Projektstrukturen verliere, nur um meine To-Dos zu verfolgen. Der KI-zentrierte Ansatz verwendet LLMs, um zu verstehen, was eine Aufgabe tatsächlich beinhaltet, sodass die Vorschläge relevant und nicht generisch wirken. Es ist eine gute Wahl für alle, die KI im Hintergrund nutzen möchten, ohne sie konfigurieren zu müssen.

Wichtige Funktionen von Taskaid

• Mit Ihren Aufgaben chatten: Stellen Sie Taskaid Fragen zu Ihrer Aufgabenliste in normaler Sprache und erhalten Sie einen priorisierten Plan für Ihren Tag, Ihre Woche oder Ihren Monat.
• Spracheingabe: Tippen Sie auf das Mikrofon und sprechen Sie Ihre Aufgaben – Taskaid erfasst die Aufgabe, vergibt das Datum und fügt sie mit der Whisper-Engine von OpenAI Ihrer Liste hinzu.
• KI-gestützte Aufgabenzerlegung: Fügen Sie ein komplexes Projekt ein und Taskaid teilt es in Teilaufgaben mit Zeitabschätzungen und einer empfohlenen Reihenfolge auf.
• Pomodoro-Timer: Ein integriertes Pomodoro-Tool ermöglicht Ihnen, fokussierte Arbeitseinheiten direkt in der Plattform zu timen, ohne zu einer separaten App wechseln zu müssen.

Taskaid-Integrationen

Native Integrationen sind nicht eindeutig dokumentiert. Taskaid bietet eine API für individuelle Integrationen.