Wie man Ressourcenallokation meistert + 5 bewährte Tipps
Ob Sie Software entwickeln oder einen Prozess verbessern – der Projekterfolg hängt von der passenden Zuteilung der Ressourcen ab. Ein Großteil des Projektmanagements besteht darin, sicherzustellen, dass alle richtigen Bausteine zur richtigen Zeit an ihrem Platz sind. Dazu braucht es eine solide Planung der Ressourcenverteilung.
Leider nutzen nur etwa ein Drittel der Unternehmen konsequent die Best Practices im Ressourcenmanagement, um Ressourcen für Projekte einzuschätzen und zuzuweisen. Erfahren Sie nachfolgend mehr über diesen entscheidenden Schritt im Projektmanagement und erhalten Sie Tipps, wie Sie dabei erfolgreich sind.
Was ist Ressourcenverteilung?
Es ist der Akt des Ressourcenmanagements, bei dem sichergestellt wird, dass die richtigen Mittel bereitstehen, um die übergeordneten Unternehmensziele zu erreichen. Im Projektmanagement beschreibt Ressourcennutzung, wie Budgets, Werkzeuge und Humankapital eingesetzt werden, um Projektergebnisse zu beeinflussen.
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So meistern Sie die Ressourcenverteilung
Letztlich werden Sie in der Regel besser darin, Ressourcen effektiv zuzuteilen, wenn Sie Ressourcenplanung in realen Projekten üben. Je mehr Projekte Sie durchführen, desto mehr Erfahrungen sammeln Sie – und desto besser können Sie Ressourcen in Zukunft verteilen.
Wenn Sie diese Fähigkeiten wirklich beherrschen und Ihre Kompetenz der Geschäftsleitung oder zukünftigen Arbeitgebern nachweisen wollen, können Sie ein Resource Management Certified Professional-Zertifikat erwerben.
Wir bieten zahlreiche Ressourcen für Projektmanagement-Profis, die ihre Ressourcenmanagement-Fähigkeiten verbessern möchten:
- Unsere Vorlage für eine Ressourcenverteilungstabelle hilft Ihnen, von einfachen Excel-Formaten zu einem Werkzeug zu wechseln, mit dem Sie Ressourcen leichter verwalten können.
- In unserem Schritt-für-Schritt-Beispiel zur Ressourcenverteilung sehen Sie, wie diese Prinzipien in tatsächlichen Projektsituationen funktionieren.
- Erfahren Sie mehr über Methoden zur Ressourcenverteilung, damit Sie die Methode wählen können, die am besten zu Ihren Anforderungen und Vorlieben passt.
5 Tipps für eine effektive Ressourcenverteilung
Wenn Sie bereit sind, Ihr neues Wissen anzuwenden, nutzen Sie die folgenden fünf Tipps, um Ihre Erfolgschancen zu steigern. Dabei kommen Techniken der Ressourcenverteilung und Modelle der Ressourcenverteilung zum Einsatz.
1. Verwenden Sie die richtige Ressourcenmanagement-Software
Wählen Sie nach Möglichkeit eine Projektmanagement-Software, die Funktionen für das Ressourcenmanagement bietet. Falls dies nicht möglich ist, sehen Sie sich Ressourcenverwaltungssoftware an, die den Umgang mit Ressourcen automatisieren kann.
Wenn Sie mehrere Projekte gleichzeitig betreuen oder in einer Organisation arbeiten, die in verschiedenen Bereichen engagiert ist, kann schon das Verstehen von Ressourcenverfügbarkeit schwierig sein. Eine geeignete Software kann Ihnen leicht aufzeigen, welche Ressourcen wann verfügbar sind. Das reduziert den manuellen Arbeitsaufwand und die Kommunikation, die nötig wären, um ein Projekt mit den richtigen Mitteln auszustatten. Darüber hinaus können Sie mit Buchungssoftware für Ressourcen Ressourcen im Voraus reservieren und so deren Verfügbarkeit sicherstellen und Terminkonflikte vermeiden.
Softwarelösungen können außerdem typische Probleme wie Über- oder Unterallokation deutlich verringern. So kann Sie das System etwa daran erinnern, dass der Entwickler bereits für die benötigten Wochen eingeplant ist — und verhindert so, dass Sie noch einen Entwickler reservieren und damit eventuell einem anderen Projekt diese wertvolle Ressource entziehen.
2. Beginnen Sie mit einem klaren Projektumfang
Wenn Sie den Umfang Ihres Projekts nicht kennen, können Sie nicht abschätzen, welche Teammitglieder oder andere Ressourcen Sie eventuell benötigen.
Wenn Sie zum Beispiel denken, dass der Projektumfang darin besteht, eine bestehende App zu verbessern, stellen Sie Ihr Projektteam mit dieser Aufgabenstellung im Hinterkopf zusammen. Wenn Sie später erfahren, dass Ihre Stakeholder erwartet hatten, dass Sie eine komplett neue App erstellen, könnten Ihnen die dafür nötigen Entwicklungskapazitäten fehlen, und es könnte zu spät sein, diese rechtzeitig zum Projekttermin zu beschaffen.
Ein wachsames Auge auf Scope Creep zu haben, ist eine weitere Möglichkeit, Ihre Ressourcen zu schützen und zu managen. Das gilt besonders für Unternehmen, die mehrere Projekte gleichzeitig durchführen. Wenn sich der Projektumfang ausweitet, verlängert sich auch der Zeitrahmen. Das kann dazu führen, dass sich Ihre Projektaufwände mit anderen Projekten überschneiden, die die gleichen Ressourcen benötigen.
3. Aufgabenabhängigkeiten identifizieren
Sobald sich alle auf den Umfang des Projekts geeinigt haben, erstellen Sie einen Projektplan. Ihr Projektzeitplan sollte Liefergegenstände und Meilensteine detailliert auflisten, und die meisten Projektleiter beginnen mit einem kritischen Pfad, um die Gesamtdauer des Projektes zu bestimmen.
Brechen Sie Ihren Projektzeitplan mit einem Gantt-Diagramm oder Ressourcenplaner weiter herunter, um Aufgabenabhängigkeiten zu verstehen. Diese Details sind essenziell für die präzise Priorisierung von Ressourcen.
Stellen Sie sich zum Beispiel ein Sanierungsprojekt vor, für das eine teure und spezielle Maschine benötigt wird. Sie wissen, dass Sie die Maschine mieten müssen – was laufende Kosten verursacht – und dass ein entsprechend zertifizierter Fachmann vor Ort sein muss, um sie zu bedienen.
Wenn der Projektschritt, für den diese Maschine benötigt wird, erst stattfinden kann, nachdem ein Dutzend anderer Aufgaben abgeschlossen ist, verschwenden Sie Ressourcen, wenn Sie die Maschine und den zertifizierten Fachmann von Anfang an für Ihr Projekt einplanen.
Indem Sie Aufgabenabhängigkeiten innerhalb Ihres Projektzeitplans identifizieren, profitieren Sie von einer Just-in-Time-Planung der Ressourcen. Dies gelingt am besten mit einer Sanierungsprojektmanagement-Software.
4. Einen Ressourcenplan im Voraus erstellen
Belassen Sie es nicht nur dabei, diese Abhängigkeiten und den Ressourcenbedarf Ihres Projektplans zu verstehen. Erstellen Sie einen Ressourcenplan parallel zu Ihrem Zeitplan (am besten unter Zuhilfenahme einer Vorlage für die Ressourcenplanung).
Überlegen Sie, ob der Zeitrahmen des Projekts mit den verfügbaren Ressourcen übereinstimmt. Falls nicht, müssen Sie eventuell Anpassungen im Zeitplan vornehmen oder proaktiv mit der Personalabteilung bzw. anderen Entscheidungsträgern in Kontakt treten, um Ihr Projekt angemessen zu unterstützen.
Im Zuge Ihrer Planung stellen Sie vielleicht fest, dass Sie $100.000 für das Projekt benötigen und nicht $50.000. Das ist ein erheblicher Unterschied, und die Genehmigung zur Verdopplung des Budgets kann einige Zeit in Anspruch nehmen.
Oder falls Sie einen externen Auftragnehmer engagieren müssen, um einen speziellen Fachbereich für Ihr Projekt abzudecken, benötigt Ihr HR-Team möglicherweise mehrere Wochen oder länger, um die Stelle auszuschreiben und geeignete Kandidaten auszuwählen. Personalvermittlungs-Software kann hierbei hilfreich sein.
5. Zeiterfassung nutzen, um Daten zum Ressourceneinsatz zu sammeln
Ihre Verantwortung bei der Ressourcenallokation endet nicht, sobald Sie alle nötigen Projektressourcen zur Verfügung haben. Sie sollten die von verschiedenen Beteiligten aufgewendete Zeit sowie das investierte Geld und die eingesetzten Ressourcen nachverfolgen. Diese Daten sind wichtig, um:
- Abrechenbare Leistungen zu unterstützen. Sie müssen unter Umständen Projektausgaben an die Auftraggeber weitergeben. Das können Sie nur zuverlässig tun, wenn Sie wissen, wie viel Zeit in die einzelnen Projektbereiche geflossen ist.
- Die Rentabilität zu ermitteln. Stakeholder möchten eine Antwort darauf, ob sich das Investment ins Projekt gelohnt hat. Zeiterfassung und andere Nutzungsdaten zu Ressourcen sind entscheidend, um darauf eine Antwort zu geben.
- Die Planung neuer Projekte zu verbessern. Wenn Sie wissen, welche Arbeitsmenge Mitarbeiter in Projekten bewältigen können, gelingt Ihnen ein besseres Kapazitätsmanagement, und Sie können Burnout im Team vorbeugen.
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