10 Workflow-Beispiele und Diagramme [2026]
Dokumentieren Sie alle Ihre Workflows: Das ist entscheidend, damit Ihr Projektteam den Überblick behält. Sie können die untenstehenden Beispiele nutzen (oder direkt übernehmen!), um Diagramme für Ihre eigenen Workflows und Prozesse zu erstellen.
Was ist workflowfähig?: Richten Sie für alle regelmäßig genutzten Prozesse einen Workflow ein: Neukundenaufnahme, Projekt-Kickoffs, Marketingkampagnen, Genehmigungen und neue Feature-Anfragen.
Wo fängt man an: Am einfachsten erstellen und verwalten Sie Ihre Workflows mit Tools wie Workflow-Diagrammsoftware, Genehmigungsworkflow-Software und Workflow-Management-Software – und integrieren diese mit Ihrer Projektmanagement-Software.
Suchen Sie nach einem frischen Ansatz für das Gestalten von Workflows oder brauchen Sie gute Beispiele für Workflows, um Ihre Arbeit dieses Jahr voranzutreiben? Hier sind 10 gängige Beispiele für Prozesse, die von klaren und wiederholbaren Workflows profitieren.
Ich habe außerdem mehrere Workflow-Diagramme und weitere Beispiele beigefügt, wie Workflows in Ihrem Projektmanagement-Tool oder in einer Workflow-Management-Software aussehen können.
Obwohl die Begriffe Workflow und Prozess oft synonym verwendet werden, haben sie unterschiedliche Funktionen. Ein Prozess ist ein übergeordnetes Rahmenwerk, das die notwendigen Schritte zur Zielerreichung beschreibt, während ein Workflow die spezifische Abfolge an Aufgaben definiert, die diesen Prozess umsetzt. Klare Workflows sorgen für Konsistenz, Effizienz und – wo möglich – Automatisierung in verschiedenen Prozessen, einschließlich der 10 hier aufgeführten.
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1. Onboarding-Workflow für neue Kunden
Was es ist: Ein Onboarding-Workflow für neue Kunden oder Neukunden ist einer der wichtigsten Workflows in Ihrem Repertoire. Es ist einer der Hauptwege, wie Sie nach Unterzeichnung des Vertrags oder Verkaufsauftrags einen guten ersten Eindruck hinterlassen und beginnen, die Arbeit des Kunden in den Workflow Ihres Teams zu integrieren.
Wie es funktioniert: Meistens gibt es zwei aufeinanderfolgende Teile bei einem Kunden-Onboarding-Workflow. Intern müssen Sie sicherstellen, dass das Projekt richtig besetzt ist und die Arbeit angemessen eingeplant wird.
An der kundenorientierten Seite planen Sie eine Willkommens-E-Mail mit den nächsten Schritten, veranstalten ein Kickoff-Meeting und teilen mit, wie Sie im Verlauf des Projektes kommunizieren und regelmäßig Rückmeldung geben werden.
2. Projekt-Kickoff-Workflow
Was es ist: Ein Projekt-Kickoff-Workflow wird verwendet, um ein Projekt zu starten.
Er beinhaltet die Überprüfung des Leistungsbeschreibungsdokuments oder des Projektsteckbriefs mit dem Projektteam (und relevanten Stakeholdern), das Aufsetzen des Projektmanagement-Tools sowie der Zeiterfassungs-Software, die Erstellung eines Projektordners auf einem gemeinsamen Laufwerk, das Anlegen von Dokumenten und Vorlagen sowie die Durchführung eines Kickoff-Meetings.
Wie es funktioniert: Der Projekt-Kickoff-Workflow sorgt dafür, dass das Projektteam und die Stakeholder bereit sind, gemeinsam zu starten. Er umfasst alle Aufgaben, die zur Vorbereitung und zum Etablieren von Kommunikationsstandards notwendig sind. Dazu gehört beispielsweise die Überprüfung von Genehmigungsprozessen sowie das Besprechen von Zeitplänen und weiteren Erwartungen.
3. Änderungsantrags-Workflow
Was es ist: Ein Änderungsantrags-Workflow ist darauf ausgelegt, Änderungen innerhalb eines Projekts zu erleichtern.
Müssen Umfang, Personal oder Zeitplan angepasst werden, dokumentieren und unterzeichnen sowohl der Kunde als auch die Agentur (oder der Projektsponsor und der Projektmanager) einen Änderungsauftrag. Dieser kann dann mit einem Dokumentenmanagement-Workflow oder einer Dokumentenlenkungs-Software genehmigt und abgelegt werden.
Wie es funktioniert: Er skizziert den geschäftlichen Ablauf, der nötig ist, um eine Änderung durchzuführen, und gibt an, wer die Änderung ausführt, wie die Änderung dokumentiert wird, wie die Unterschrift aller Parteien erfolgt und wie die Änderung umgesetzt wird.
So sieht dies in einem Workflow-Diagramm aus.
Erfahren Sie hier mehr über BPM vs Workflows.
4. Workflow für E-Mail-Marketing-Kampagnen
Was es ist: Ein E-Mail-Marketing-Kampagnen-Workflow beschreibt die Aufgaben, die bei der Erstellung und dem Versand von E-Mail-Marketing-Nachrichten anfallen.
Es gibt möglicherweise Teile dieses Workflows, die Sie automatisieren können (mithilfe von Workflow-Automatisierungssoftware), um den Prozess zu optimieren und dem Projektteam (sowie dem CRM-System) automatische Analysen zur E-Mail-Performance bereitzustellen.
Wie es funktioniert: Der Workflow führt Schritt für Schritt durch den Prozess der Ressourcenzuweisung zur Kampagne, Erstellung des E-Mail-Zeitplans, Verfassung und Genehmigung aller E-Mail-Inhalte, Auswahl der Versanddaten und Reihenfolge der E-Mails sowie Verfolgung der Performance der bereits versendeten E-Mails.
Dazu kann es gehören, das Öffnen von E-Mails, Klicks und relevante Conversions zu verfolgen, sodass diese Erfahrungen bei zukünftigen E-Mail-Kampagnen genutzt werden können.
5. Freigabe-Workflow
Was es ist: Ihr Freigabe-Workflow sollte die Genehmigung des Kunden oder Stakeholders für Liefergegenstände oder an einem Meilenstein dokumentieren.
Beispielsweise muss Ihr Kunde oder interner Stakeholder bei einem Website-Relaunch das Design der Startseite sowie aller anderen wichtigen Seiten und Designelemente genehmigen. Dies beinhaltet einen spezifischen Workflow für das Teilen der Designressourcen und die Dokumentation der Freigabe.
Wie es funktioniert: Dieser Workflow beinhaltet das Teilen eines Elements oder einer Information und anschließend das Anfordern einer Freigabe (da dies typischerweise ein Dokument betrifft, kann man hierzu auch Dokumenten-Workflow sagen). Fügen Sie Schritte hinzu, um Feedback oder Änderungen (siehe Änderungsanforderungs-Workflow) zu berücksichtigen und das Element zur erneuten Überprüfung und Freigabe erneut einzureichen.
Ihr Workflow sollte ebenfalls eine Möglichkeit bieten, das Datum der Freigabe zu dokumentieren. Freigabe-Workflow-Software kann ein hilfreiches Werkzeug sein, um die Dokumentation zu zentralisieren und Workflows abzubilden.
6. Workflow für Risiko- & Problemverfolgung
Was es ist: Ein Workflow zur Risiko- und Problemverfolgung erstellt einen Prozess zur Dokumentation bekannter Risiken oder aufgetretener Probleme, die während eines Projekts entstehen oder bereits aufgetreten sind.
Dies ermöglicht es dem Projektmanager oder anderen Stakeholdern, nachzuverfolgen und sicherzustellen, dass Risiken gemindert und Probleme rechtzeitig gelöst werden.
Wie es funktioniert: Dieser Projektmanagement-Workflow wird verwendet, um Probleme zu protokollieren oder ein Risikoregister zu erstellen, sodass Risiken und Probleme nachverfolgt und entsprechend überwacht werden können. Dokumenten-Workflow-Software ist hier auch nützlich, um die Dokumentation zu zentralisieren, Aktualisierungen zu automatisieren und eine Versionierung zu ermöglichen, um eine genaue und konsistente Nachverfolgung von Risiken und Problemen sicherzustellen.
7. Workflow für neue Feature-Anfragen
Was es ist: Im Laufe eines Projekts kann die Notwendigkeit für ein Feature entstehen, das ursprünglich nicht eingeplant war. Dies kann eine Anfrage eines Kunden oder Stakeholders oder einfach eine Anforderung sein, die aus irgendeinem Grund in der Erkundungsphase nicht erkannt wurde.
Ein Workflow für neue Feature-Anfragen hilft, die Anforderungen des Features zu definieren, die voraussichtliche Fertigstellungszeit zu schätzen, festzulegen, wer an dem Feature arbeiten muss, und alle erforderlichen Genehmigungen oder Änderungsaufträge vor dem Arbeitsbeginn durchzugehen. Projekt-Workflow-Software kann diesen Prozess vereinfachen, indem sie Anfragen zentralisiert, Genehmigungsschritte automatisiert und sicherstellt, dass alle Änderungen dokumentiert werden.
Wie es funktioniert: Dieser Ablauf beschreibt die einzelnen Schritte, nachdem die Anforderung für ein neues Feature identifiziert wurde. Das Team wird die Anforderungen und den Personalbedarf detaillierter festlegen und den Umfang der Änderung zur Genehmigung vorlegen. Bei Genehmigung erfolgt als nächster Schritt die Umsetzung eines formellen Change Requests sowie die Aktualisierung des Projektplans und Zeitplans.
8. Personalwechsel-Workflow
Was es ist: Im Verlauf eines Projekts, insbesondere bei längeren Vorhaben, kann es notwendig sein, Personalwechsel vorzunehmen. Das kann daran liegen, dass jemand die Organisation verlässt, jemand neu in die Organisation kommt oder dass ein Teammitglied mit einer speziellen Fähigkeit in einem anderen Projekt gebraucht wird.
Unabhängig vom Grund ist es sinnvoll, einen Workflow zu haben, der eventuell durch eine Workflow-App unterstützt wird, um neue Mitarbeiter:innen für das Projekt einzuarbeiten und im Team willkommen zu heißen.
Wie es funktioniert: Für komplett neue Mitarbeitende kann dieser Prozess aus mehreren Schritten bestehen, für bestehende Mitarbeitende, die auf ein neues Projektteam wechseln, ist er recht unkompliziert.
In jedem Fall ist es wichtig, dass das neue Teammitglied kritische Projektdokumente wie Leistungsbeschreibung (Statement of Work) oder Projektauftrag, Projektstrategie und aktuelle Status-Updates durchsieht.
Sie müssen die Person außerdem zu wichtigen Meetings einladen und ihr Aufgaben zuweisen. Es kann auch hilfreich sein, sie für einen kurzen Zeitraum bei einem erfahrenen Teammitglied hospitieren zu lassen, damit sie sich schneller einarbeiten kann.
9. Website-Ausfall-Workflow
Was es ist: Was passiert, wenn eine von Ihnen verwaltete Website ausfällt? Dafür benötigen Sie einen effizienten Workflow, der es Ihnen und Ihrem Team ermöglicht, schnell zu reagieren und die Website wiederherzustellen.
Wie es funktioniert: Dieser Workflow beschreibt den Ablauf, um eine Website möglichst schnell wieder zum Laufen zu bringen. Meist umfasst das die Kontaktaufnahme mit dem Webhoster oder IT-Fachpersonal, um eine Fehleranalyse durchzuführen oder die letzte funktionierende Version der Seite wiederherzustellen – so wird unnötige Ausfallzeit vermieden.
10. Projektabschluss-Workflow
Was es ist: Dieser Workflow legt Prozesse für den Abschluss aller verbleibenden Aufgaben, die Archivierung von Projektressourcen und Ergebnissen, die Analyse der Daten und das Festhalten gewonnener Erkenntnisse nach Projektabschluss fest. Je nach Projektnatur kann dazu auch die Übergabe der Betreuung für Wartung oder andere Kundendienstleistungen gehören.
Wie es funktioniert: In diesem Workflow werden die Schritte für den Projektabschluss beschrieben. Beginnen Sie damit zu prüfen, ob alle Aufgaben abgeschlossen sind und vertragliche Verpflichtungen erfüllt wurden. Die nächsten Schritte umfassen das Versenden der Schlussrechnung, das Abschließen des Projektbudgets und die Neuzuordnung von Ressourcen.
Sorgen Sie dafür, dass alle Projektergebnisse und ‑unterlagen ordnungsgemäß archiviert werden. In einer Agenturumgebung kann es außerdem sinnvoll sein, den Auftraggebern eine Umfrage nach Projektabschluss zukommen zu lassen, um Feedback zum Prozess und zur Zusammenarbeit zu erhalten. Workflow-Software für Prozesse kann dabei helfen, die Ablage der Dokumente zu zentralisieren und das Versenden von Umfragen zu automatisieren.
Als Teil des Projektauslaufs könnten Sie zudem ein Retrospektive-Meeting veranstalten, sodass das Team die Möglichkeit erhält, Erkenntnisse auszutauschen, die sie in zukünftige Projekte einbringen möchten.
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Wenn die Implementierung und Dokumentation neuer Workflows (mit Workflow-Diagramm-Software) auf deiner Liste der Ziele für dieses Jahr steht, hoffe ich, dass diese Beispiele als Workflow-Vorlagen dienen können, die sich leicht an deine Bedürfnisse anpassen lassen.
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