Arbeitsablaufverwaltung: Definition, Beispiele & wichtigste Vorteile

Ein Workflow ist eine Vorgehensweise, mit der du eine sich wiederholende Aufgabe erledigst, und er ist normalerweise alles andere als einfach. Während ein Prozess auf einer übergeordneten Ebene angesiedelt ist, werden Workflows auf Aufgabenebene eingesetzt und sind in der Regel dynamischer. Sie umfassen häufig viel Hin und Her, verzweigte Pfade sowie zahlreiche verschiedene Tools und Teams.

Workflow-Management verläuft außerdem häufig zyklisch. Das bedeutet, dass du deinen Workflow jedes Mal, wenn du ihn aktualisierst und optimierst, erneut abbilden und wieder verfolgen musst – bis zur nächsten Optimierung.

Wesentliche Bestandteile eines Workflow-Management-Systems

Meistens verwendest du ein Workflow-Tool für Projekte, um deine Workflows zu verwalten. Wenn du den manuellen Weg wählst, würde ich empfehlen, in deinem Unternehmen eine eigene Stelle für das Workflow-Management einzurichten (letztendlich solltest du deine Workflows jedoch digitalisieren).

Die von dir gewählte Workflow-Management-Lösung muss vier zentrale Funktionen bieten:

 1. Gestaltung

Um deine individuellen Workflows zu optimieren, musst du in der Lage sein, sie abzubilden und zu visualisieren. Häufig wird dafür ein Flussdiagramm oder ein Entscheidungsflussdiagramm verwendet, um Verzweigungslogik und bedingte Pfade klar darzustellen. Workflow-Design sorgt dafür, dass die Abläufe weniger fragmentiert wirken, und stellt sicher, dass die verschiedenen Phasen deines Workflows nicht in einem bestimmten Tool oder Team isoliert sind. Idealerweise wird diese Funktion über einen Workflow-Editor mit Drag-and-drop-Funktion bereitgestellt.

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 2. Integration

Als Nächstes geht es um die Workflow-Integration. Dein System sollte die Lücken zwischen deinen wichtigsten Arbeits-Tools schließen (z. B. Tools für die Zusammenarbeit, Tools für das Ressourcenmanagement und Tools zur Zeiterfassung), sie interoperabel machen und einen reibungslosen Informationsfluss zwischen ihnen ermöglichen. Eine gute Workflow-App kann außerdem jede externe Workflow-Automatisierungssoftware ersetzen, die du zu diesem Zweck möglicherweise verwendest.

 3. Teamrollen

Wer sind die Personen, die an dem von dir erstellten Workflow beteiligt sind? Wechseln sie ständig zwischen Tools, melden sich bei verschiedenen Konten an und ab oder haben sie Schwierigkeiten, sich Benutzernamen und Passwörter zu merken? Ein gutes Workflow-Management-System hilft deinen Teammitgliedern dabei, eine einheitliche Identität einfach zu verwalten – auch über verschiedene Arbeits-Tools hinweg.

 4. Analysen

Woran erkennst du, ob sich deine Bemühungen zur Workflow-Optimierung auszahlen? Während die meisten von uns die von einzelnen Tools bereitgestellten Analysen betrachten, sollte eine Workflow-Management-Lösung die Leistung auf Workflow-Ebene untersuchen. Diese umfassendere Nachverfolgung liefert tiefere Einblicke in die Arbeitsweise der Menschen und schafft die Grundlage für eine effektivere Workflow-Analyse und zukünftige Optimierungen.

Vorteile des Workflow-Managements für Ihr Team

Es gibt vier Hauptbereiche, in denen Workflow-Management einen entscheidenden Unterschied für Ihre Geschäftsprozesse bewirken kann.

Individuelle Produktivität

Workflow-Management ermöglicht es Menschen, mit den für ihre Aufgaben am besten geeigneten Tools zu arbeiten, indem es ermittelt, wo sich Ihre Workflows teamübergreifend überschneiden und welche Tools beteiligt sind, und sie durch Integrationen miteinander verbindet.

Einer der wichtigsten Vorteile der Workflow-Automatisierung besteht darin, zeitaufwendige Routineaufgaben aus Ihrem Arbeitsalltag zu entfernen. Tools für Prozess-Workflows können Ihnen außerdem dabei helfen, automatisierte Prozesse gemäß Geschäftsregeln einzurichten, sodass sich wiederholende Aufgaben automatisch innerhalb der Workflow-Prozesse bearbeitet werden.

Indem Informationen für alle leichter in den Tools zugänglich gemacht werden, die sie bereits verwenden, kann Workflow-Management auch die Zeit, die Sie in Ihrem Posteingang verbringen oder bei dem Versuch, in Zoom-Meetings nicht zu gähnen, drastisch reduzieren.

Abstimmung im Team

Eine gemeinsame Ausrichtung sicherzustellen, ist besonders schwierig, wenn Ihr Team über mehrere Tools und Standorte hinweg arbeitet.

Eine Workflow-Engine ermöglicht es Ihnen, Workflows zu optimieren, unabhängig davon, wo Sie sich befinden. Integrationen versetzen Führungskräfte in die Lage, Workflows in Echtzeit über ihr eigenes Tool zu überwachen und so die Abstimmung sicherzustellen. Auf diese Weise können Sie schnell korrigierend eingreifen, wenn etwas nicht richtig läuft oder das Team auf ein Hindernis stößt.

Darüber hinaus ermöglichen die durch das Workflow-Management bereitgestellten Leistungsdaten den Teamleitern, die Arbeitsweise ihrer Teams zu überarbeiten und zu verbessern. Dies führt langfristig zu einer besseren Abstimmung und agileren Workflows.

Transparenz von Informationen

Verschwenden Sie viel Zeit damit, die benötigten Informationen zu finden? Durchschnittliche Mitarbeiter verbringen etwa acht Stunden pro Woche mit der Suche nach Informationen.

Workflow-Management beseitigt die isolierten Tool-Silos, in denen Daten verborgen bleiben, und bietet gleichzeitig Zugriffskontrollen, mit denen Sie festlegen können, wer Dateien sehen oder bearbeiten darf.

Integrationen machen die Arbeit für alle zugänglich, die sie benötigen, und verschaffen Managern einen Überblick. Mehr Transparenz bedeutet, dass einzelne Teammitglieder über die erforderlichen Informationen verfügen, um Arbeit zu priorisieren und Entscheidungen schneller zu treffen. All dies kann außerdem asynchron geschehen, was weniger Nachrichten und Meetings bedeutet.

Einfache Zusammenarbeit

Zusammenarbeit wird schwieriger. Da Menschen von allgemeinen Tools zu rollenspezifischen Tools wechseln, gibt es immer weniger Überschneidungen bei den Arbeitsorten. Hinzu kommt das Wachstum der Remote-Arbeit, und schon entsteht ein herausforderndes Umfeld für die Bewältigung funktionsübergreifenden Projektmanagements.

Workflow-Management beseitigt jedoch wichtige Hindernisse, indem es jedes von Ihnen verwendete Tool in eine kollaborative Plattform verwandelt. Menschen können Feedback teilen, Elemente durch Genehmigungs-Workflows bewegen, Arbeit übergeben und Projekte mit der von ihnen gewählten kostenpflichtigen oder kostenlosen Workflow-Software zum Abschluss bringen. Sie müssen nicht auf Ihre Arbeits-Tools verzichten. Keine Informationen gehen bei der Übertragung verloren. Und keine endlosen Meetings.

Beispiele für Workflow-Management

Wie sieht Workflow-Management in der Praxis aus? Es gibt nahezu unendlich viele Anwendungsfälle (mehr zu verschiedenen Arten des Workflow-Managements finden Sie hier), aber sehen wir uns zwei verschiedene Beispiel-Workflows an: Teamkoordination und ein funktionsübergreifendes Projekt.

Ein Workflow zur Teamkoordination

Vor diesem Hintergrund sehen Sie hier ein Beispiel für einen typischen Workflow zur Teamkoordination:

1. Halten Sie jeden Morgen eine kurze Stand-up-Besprechung ab mit Ihrem Team, um die Aufgabenverteilung des Vortags zu besprechen und den heutigen Tag zu planen.
2. Überprüfen Sie Ihr Aufgabenverwaltungstool, um zu sehen, welche Aufgaben und Projekte heute fällig sind.
3. Überprüfen Sie die Arbeitstools Ihrer verschiedenen Teammitglieder, um den Fortschritt bei deren Aufgaben zu verfolgen und die Abstimmung sicherzustellen. Kontaktieren Sie sie per Chat oder E-Mail, um Aktualisierungen anzufordern, einen Genehmigungsprozess einzuleiten usw.
4. Halten Sie täglich mehrere Besprechungen ab oder nehmen Sie daran teil, um Aktualisierungen zu Projekten oder KPIs zu erhalten.
5. Verteilen Sie Aktualisierungen über zusätzliche Besprechungen, E-Mail oder Chat an den Rest des Teams.
6. Planen Sie neue Initiativen und erstellen Sie sie in den jeweiligen Tools Ihres Teams.
7. Übertragen Sie Informationen aus all diesen verschiedenen Quellen in Berichte für Ihr Board oder die Geschäftsleitung.

Das ist eine Menge Arbeit und lässt all die regelmäßigen täglichen Aufgaben außer Acht, die eine Teamleitung selbst erledigen muss. Es ist nicht die beste Nutzung Ihrer Zeit, den Fortschritt von Projekten nachvollziehen zu wollen, indem Sie von einem Gantt-Diagramm in Asana zu einem Kanban-Board in Trello wechseln.

So sieht ein Workflow für die Teamkoordination nach der Optimierung Ihrer Prozesse aus:

1. Erstellen Sie ein zentrales Teamprojekt in Ihrem bevorzugten Arbeitsmanagement-Tool.
2. Integrieren Sie Ihre Tools. Eine gute bidirektionale Integration ermöglicht den Informationsfluss zwischen den Tools, sodass alle auf dem aktuellen Stand bleiben.
3. Überwachen Sie die Aufgaben Ihres Teams direkt jeden Tag über Ihr bevorzugtes Tool, etwa eine Aufgabenverwaltung oder Software für Genehmigungsworkflows, oder sogar über branchenspezifische Software wie Software für Bau-Workflows. Aktualisierungen werden automatisch in Ihrem Projekt sichtbar gemacht. So können Sie schnell Feedback geben, mit Fragen nachhaken oder eingreifen, um den Kurs zu korrigieren.
4. Geben Sie Aktualisierungen weiter, delegieren Sie Arbeit und treiben Sie Initiativen voran – alles aus demselben Projekt heraus.
5. Integrieren Sie Ihr Teamprojekt in Ihre Arbeitstools und synchronisieren Sie wichtige Aktualisierungen direkt mit ihnen. Open-Source-Software für Workflows kann hier eine wertvolle Option sein, da sie hochgradig anpassbare Lösungen bietet, mit denen Sie Integrationen und Workflows auf die spezifischen Anforderungen Ihres Teams zuschneiden können.

Ein funktionsübergreifender Projektworkflow

Wenn verschiedene Teams an einem Projekt zusammenarbeiten müssen, ist Kommunikation äußerst wichtig. Alle müssen verstehen, woran ihre Mitarbeitenden arbeiten, wie das Projekt voranschreitet und ob dabei Hindernisse auftreten.

Traditionell könnte dieser Projektworkflow folgendermaßen aussehen:

1. Es findet ein Auftaktmeeting mit allen Projektbeteiligten statt, um das Projekt zu planen und Aufgaben zuzuweisen.
2. Jede am Projekt beteiligte Person oder jedes beteiligte Team trägt die eigenen Aufgaben in die jeweiligen Arbeitstools ein.
3. Jede Woche halten Sie eine Projektbesprechung ab, um sich gegenseitig über die Aufgaben zu informieren, für die Sie verantwortlich sind, Fragen zu stellen oder Feedback zu geben.
4. Zwischen Ihren Besprechungen werden Chat und E-Mail genutzt, um Informationen zu verteilen, schnell Antworten auf Fragen zu erhalten oder zeitkritische Probleme anzusprechen.
5. Wenn jemand auf Hindernisse stößt, die sich auf das Projekt auswirken, werden spezielle Besprechungen einberufen, um das Problem gemeinsam zu lösen.

Wenn Sie sich auf wöchentliche Besprechungen verlassen, um Projektaktualisierungen zu erhalten, riskieren Sie, fünf Tage lang an etwas zu arbeiten, das nicht mit der Projektvision übereinstimmt. Hinzu kommen mögliche Kommunikationsprobleme. Da Slack-Nachrichten und E-Mails von Ihrem Arbeitstool getrennt sind, übersehen Beteiligte möglicherweise wichtige Diskussionen. Diese verstreute Kommunikation kann zu einem unorganisierten Arbeitsplatz beitragen, der die Produktivität beeinträchtigt.

So könnte der optimierte Workflow aussehen:

1. Eine Auftaktbesprechung wird abgehalten mit allen Projektbeteiligten. Sie erstellen einen Plan und weisen Aufgaben zu.
2. Jede am Projekt beteiligte Person oder jedes beteiligte Team trägt seine Aufgaben in die jeweils eigenen Arbeitswerkzeuge ein. Diese Werkzeuge sind integriert, und relevante Aufgaben und Projekte werden miteinander synchronisiert.
3. Alle am Projekt Beteiligten können den Fortschritt der Aufgaben verfolgen, kommunizieren und in ihrem bevorzugten Arbeitswerkzeug zusammenarbeiten. Alle Informationen sind für die Beteiligten sofort sichtbar, und sämtliche Diskussionen finden innerhalb des Projekts statt, sodass alle sie sehen können.
4. Echtzeitaktualisierungen ermöglichen es den Beteiligten, Probleme zu erkennen, sobald sie auftreten, und Rückmeldungen schneller zu erhalten. Dadurch wird unnötiger Aufwand reduziert und das Projekt bleibt im Zeitplan.

Wie geht es weiter?

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