Workflow-Management: Definition, Beispiele & Zentrale Vorteile
Workflow-Zauberei: Die meisten Ineffizienzen (z. B. ständiges Wechseln von Kontexten, zu viele Meetings) lassen sich von Anfang an vermeiden, wenn Sie bessere Workflows entwerfen.
Effizienzen finden: Beim Workflow-Management werden Arbeitsabläufe mithilfe von Automatisierung und Integration abgebildet, verfolgt und optimiert. So reduzieren Sie sich wiederholende, manuelle Aufgaben.
Die Vorteile von Software: Softwaretools, die Automatisierungen, Integrationen sowie Werkzeuge zum Visualisieren und Erstellen von Flussdiagrammen bieten, machen das Workflow-Management deutlich einfacher.
Die Realität ist: Die meisten von uns verschwenden jeden Arbeitstag eine Menge Zeit. Wie viel Ihrer Zeit verbringen Sie in Meetings? Wie oft befinden Sie sich in Ihrem E-Mail-Posteingang? Oder springen Sie einfach nur von Tab zu Tab in Ihrem Browser?
Viele Lösungen für dieses Problem konzentrieren sich darauf, Ihnen beim Umgang mit diesen Ablenkungen zu helfen. Der Großteil dieser Ineffizienz könnte jedoch schon im Vorfeld durch den Aufbau besserer Workflows, in der Regel mithilfe von Workflow-Management-Software, behoben werden.
Was ist Workflow-Management?
Workflow-Management ist der Prozess des Visualisierens Ihrer Workflows, deren Nachverfolgung und anschließender Optimierung – oft durch Integration und Workflow-Automatisierung.
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Ein Workflow ist eine Methode, mit der Sie eine wiederkehrende Aufgabe erledigen, und sie ist normalerweise alles andere als einfach. Während ein Prozess auf einer höheren Ebene stattfindet, werden Workflows auf Aufgabenebene eingesetzt und sind meist dynamischer. Sie beinhalten häufig viel Hin und Her, verzweigte Abläufe und viele verschiedene Tools und Teams.
Workflow-Management ist außerdem oft zyklisch, das heißt: Jedes Mal, wenn Sie Ihren Workflow aktualisieren und optimieren, müssen Sie ihn neu abbilden und erneut verfolgen, bis zur nächsten Optimierung.
Wesentliche Bestandteile eines Workflow-Management-Systems
In den meisten Fällen nutzen Sie ein Projekt-Workflow-Tool, um Ihre Workflows zu steuern. Wenn Sie den manuellen Weg wählen, empfehle ich, eine eigene Rolle in Ihrem Unternehmen für das Workflow-Management zu schaffen (letztendlich sollten Sie Ihre Workflows jedoch digitalisieren).
Die Workflow-Management-Lösung, für die Sie sich entscheiden, sollte vier grundlegende Fähigkeiten bieten:
1. Design
Um Ihre individuellen Workflows zu optimieren, müssen Sie in der Lage sein, diese zu skizzieren und zu visualisieren – oft mithilfe eines Flussdiagramms oder eines Entscheidungsdiagramms, um verzweigte Logik und bedingte Pfade übersichtlich darzustellen. Workflow-Design sorgt dafür, dass sich Abläufe weniger fragmentiert anfühlen und die einzelnen Phasen nicht in bestimmten Tools oder Teams isoliert bleiben. Im Idealfall ist diese Funktionalität so einfach wie Drag and Drop.
2. Integration
Als nächstes kommt die Integration der Workflows. Ihr System sollte Brücken zwischen wichtigen Arbeits-Tools schlagen (z. B. Zusammenarbeitstools, Ressourcenmanagement-Tools und Zeiterfassungs-Tools), um diese interoperabel zu machen und einen reibungslosen Informationsfluss zu gewährleisten. Eine gute Workflow-App kann zudem jede externe Workflow-Automatisierungssoftware ersetzen, die Sie dafür nutzen.
3. Teamrollen
Wer sind die Personen, die an dem von Ihnen erstellten Workflow beteiligt sind? Wechseln sie ständig zwischen verschiedenen Tools, melden sich ab und wieder an oder kämpfen damit, sich Benutzernamen und Passwörter zu merken? Ein gutes Workflow-Management-System ermöglicht es Ihrem Team, eine einzige Identität zu verwalten – auch über verschiedene Tools hinweg.
4. Analysen
Woran erkennen Sie, ob sich Ihre Bemühungen zur Workflow-Optimierung auszahlen? Während die meisten auf die Analysen einzelner Tools schauen, sollte eine Workflow-Management-Lösung die Performance auf Workflow-Ebene betrachten. Dieses größere Tracking gibt tiefere Einblicke in die Arbeitsweise der Menschen und bildet die Grundlage für effizientere Workflow-Analysen und künftige Optimierungen.
Vorteile von Workflow-Management für Ihr Team
In vier Hauptbereichen kann Workflow-Management einen entscheidenden Unterschied für Ihren Geschäftsprozess machen.
Individuelle Produktivität
Workflow-Management ermöglicht es Menschen, mit den für ihre Arbeit am besten geeigneten Tools zu arbeiten, indem identifiziert wird, wo Ihre Workflows teamübergreifend und in den eingesetzten Tools überschneiden, und indem Integrationen genutzt werden, um diese zu verbinden.
Einer der wichtigsten Vorteile der Workflow-Automatisierung ist die Beseitigung von banalen Aufgaben, die tagsüber viel Zeit in Anspruch nehmen. Prozess-Workflow-Tools helfen Ihnen zudem dabei, automatisierte Prozesse gemäß Geschäftsregeln einzurichten, sodass sich wiederkehrende Aufgaben automatisch innerhalb der Workflows erledigen lassen.
Indem Informationen allen innerhalb der bereits genutzten Tools leicht zugänglich gemacht werden, kann Workflow-Management auch die Zeit, die Sie im Posteingang oder in langweiligen Zoom-Meetings verbringen, deutlich reduzieren.
Teamausrichtung
Für Abstimmung zu sorgen ist wirklich schwierig, besonders wenn Ihr Team mit mehreren Tools an unterschiedlichen Orten arbeitet.
Eine Workflow-Engine ermöglicht es Ihnen, Workflows zu optimieren, egal, wo Sie sich befinden. Integrationen geben Unternehmensleitern die Möglichkeit, Workflows in Echtzeit aus ihrem eigenen Tool zu überwachen, um sicherzustellen, dass die Ausrichtung stimmt. So können, wenn etwas aus dem Ruder läuft oder das Team auf ein Hindernis stößt, rasch Gegenmaßnahmen ergriffen werden.
Außerdem versetzt die durch Workflow-Management bereitgestellte Leistungsanalyse Teamleiter in die Lage, die Arbeitsweise ihrer Teams zu überarbeiten und zu verbessern, was zu besserer Abstimmung und zukünftigen agilen Workflows führt.
Informationstransparenz
Verschwenden Sie viel Zeit damit, nach den benötigten Informationen zu suchen? Im Schnitt verbringen Mitarbeiter etwa acht Stunden pro Woche damit, Informationen zu finden.
Workflow-Management beseitigt Datensilos, die Informationen einsperren, und bietet dabei weiterhin Zugriffskontrollen, mit denen Sie steuern können, wer Dateien ansehen oder bearbeiten darf.
Durch Integration wird Arbeit für alle, die sie benötigen, zugänglich gemacht und verschafft Führungskräften Übersicht. Erhöhte Transparenz bedeutet, dass Mitarbeitende über die nötigen Informationen verfügen, um Prioritäten zu setzen und Entscheidungen schneller zu treffen. All dies kann auch asynchron geschehen, was weniger Nachrichten und Meetings bedeutet.
Kollaborationsfähigkeit
Zusammenarbeit wird immer schwieriger. Während Menschen von allgemeingültigen auf rollenbasierte Tools umsteigen, überschneiden sich die genutzten Arbeitsbereiche immer weniger. Hinzu kommt das Wachstum der Remote-Arbeit – und so entsteht eine herausfordernde Umgebung für die abteilungsübergreifende Projektkoordination.
Aber Workflow-Management beseitigt zentrale Hindernisse, indem es jedes genutzte Tool in eine kollaborative Plattform verwandelt. Menschen können Feedback geben, Elemente durch Freigabe-Workflows bewegen, Aufgaben übergeben und Projekte aus jedem beliebigen kostenpflichtigen oder kostenlosen Workflow-Tool voranbringen. Sie müssen nicht auf Ihre gewohnten Arbeitswerkzeuge verzichten. Keine Informationsverluste. Keine endlosen Meetings.
Beispiele für Workflow-Management
Wie sieht Workflow-Management in der Praxis aus? Es gibt nahezu unendlich viele Anwendungsfälle (mehr zu verschiedenen Arten von Workflow-Management hier), aber betrachten wir zwei verschiedene Beispiel-Workflows: Teamkoordination und ein abteilungsübergreifendes Projekt.
Ein Workflow zur Teamkoordination
Vor diesem Hintergrund hier ein Beispiel für einen typischen Team-Koordinationsworkflow:
- Halten Sie jeden Morgen ein Stand-up-Meeting mit Ihrem Team ab, um die Aufgabenverteilung des Vortages zu besprechen und den heutigen Tag zu planen.
- Überprüfen Sie Ihr Aufgabenmanagement-Tool, um anstehende Aufgaben und Projekte für den Tag einzusehen.
- Prüfen Sie die Arbeitstools Ihrer verschiedenen Teammitglieder, um den Fortschritt bei deren Aufgaben zu verfolgen und die Abstimmung sicherzustellen. Kontaktieren Sie sie per Chat oder E-Mail, um Updates anzufordern, einen Freigabeprozess zu starten usw.
- Nehmen Sie mehrmals täglich an Meetings teil oder veranstalten Sie diese, um Projekt- oder KPI-Updates zu erhalten.
- Verteilen Sie Neuigkeiten an den Rest des Teams durch weitere Meetings, E‑Mails oder Chats.
- Planen Sie neue Initiativen und legen Sie diese in den Tools Ihres Teams an.
- Sammeln Sie Informationen aus all diesen verschiedenen Quellen und erstellen Sie Berichte für Ihren Vorstand oder die Geschäftsleitung.
Das ist eine Menge Arbeit, und dabei bleibt die alltägliche Arbeit, die eine Teamleitung selbst erledigen muss, völlig außen vor. Zu versuchen, den Stand eines Projektes zu beurteilen, indem man zwischen einem Gantt-Diagramm in Asana und einem Kanban-Board in Trello hin- und herspringt, ist nicht die beste Nutzung Ihrer Zeit.
So sieht ein Teamkoordinations-Workflow aus, nachdem Sie Ihre Prozesse optimiert haben:
- Erstellen Sie ein zentrales Teamprojekt in Ihrem bevorzugten Work-Management-Tool.
- Integrieren Sie Ihre Tools. Eine gute Zweiwege-Integration ermöglicht, dass Informationen zwischen Tools fließen, sodass alle auf dem neuesten Stand bleiben.
- Überwachen Sie die Aufgaben Ihres Teams täglich direkt aus Ihrem präferierten Tool, zum Beispiel Aufgabenmanagement- oder Genehmigungsworkflow-Software oder auch branchenspezifischer Software wie Bauprojekt-Workflow-Software. Updates werden automatisch im Projekt sichtbar. So können Sie schnell Feedback geben, Rückfragen stellen oder eingreifen, um Kurskorrekturen vorzunehmen.
- Geben Sie Updates, delegieren Sie Aufgaben und treiben Sie Initiativen voran – alles innerhalb desselben Projekts.
- Integrieren Sie Ihr Teamprojekt mit Ihren Arbeitstools und synchronisieren Sie wichtige Updates direkt dorthin. Open-Source-Workflow-Software kann hier eine wertvolle Option sein, da sie besonders anpassbare Lösungen bereitstellt, mit denen Sie Integrationen und Abläufe genau auf die Bedürfnisse Ihres Teams zuschneiden können.
Ein bereichsübergreifender Projekt-Workflow
Wenn verschiedene Teams gemeinsam an einem Projekt arbeiten müssen, ist Kommunikation enorm wichtig. Jeder muss verstehen, woran die Kolleginnen und Kollegen arbeiten, wie das Projekt voranschreitet und ob es irgendwo Blocker im Projektverlauf gibt.
Traditionell könnte so ein Projekt-Workflow aussehen:
- Ein Kick-off-Meeting wird mit allen Projektbeteiligten abgehalten, um das Projekt zu planen und Aufgaben zu verteilen.
- Jede beteiligte Person oder jedes Team trägt die eigenen Aufgaben in ihre eigenen Arbeitstools ein.
- Wöchentlich wird ein Projektmeeting abgehalten um sich gegenseitig über die eigenen Aufgaben zu informieren, Fragen zu stellen oder Feedback zu geben.
- Zwischen den Meetings werden Chat und E-Mail verwendet, um Informationen zu verteilen, schnell Antworten auf Fragen zu bekommen oder dringende Anliegen anzusprechen.
- Wenn jemand auf Hindernisse stößt, die das Projekt beeinträchtigen, werden spezielle Meetings einberufen, um das Thema gemeinsam zu lösen.
Wenn Sie sich auf wöchentliche Meetings verlassen, um Projekt-Updates zu erhalten, riskieren Sie, fünf Tage an etwas zu arbeiten, das nicht mit der Projektvision übereinstimmt. Dazu kommt das Risiko von Kommunikationsproblemen. Da Slack-Nachrichten und E-Mails getrennt von Ihrem Arbeitstool laufen, können Beteiligte wichtige Diskussionen verpassen. Diese verstreute Kommunikation kann zu einem unorganisierten Arbeitsplatz beitragen, der die Produktivität hemmt.
So könnte der optimierte Workflow aussehen:
- Ein Kick-off-Meeting wird abgehalten mit allen Projektbeteiligten. Sie erstellen einen Plan und verteilen die Aufgaben.
- Jede Person oder jedes Team, das am Projekt beteiligt ist, trägt seine Aufgaben in die eigenen Arbeitstools ein. Diese Tools sind integriert und relevante Aufgaben und Projekte werden zusammen synchronisiert.
- Alle am Projekt Beteiligten können den Fortschritt der Aufgaben verfolgen, kommunizieren und aus ihrem bevorzugten Arbeitstool heraus zusammenarbeiten. Alle Informationen sind den Stakeholdern sofort sichtbar und alle Diskussionen finden innerhalb des Projekts statt, sodass sie für alle einsehbar sind.
- Echtzeit-Updates ermöglichen es den Beteiligten, Probleme sofort zu erkennen und Rückmeldungen schneller zu erhalten. Das reduziert unnötigen Aufwand und stellt sicher, dass das Projekt im Zeitplan bleibt.
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