Le guide ultime de la gestion des flux de documents

Un flux de gestion documentaire correctement mis en œuvre garantit que les documents sont accessibles aux personnes qui doivent les consulter et inaccessibles à celles qui ne le devraient pas, conformément à toute norme réglementaire ou de conformité applicable. 

Découvrez-en davantage sur les autres types de gestion de workflow ici.

Pourquoi les flux de gestion documentaire sont-ils importants ?

Les flux de gestion documentaire sont très importants pour les raisons suivantes : 

• Efficacité : Rationaliser la création, le stockage, la récupération et la gestion de la documentation réduit le temps et les efforts consacrés à la gestion des documents. Lorsque c’est bien fait, chacun sait où accéder aux documents du projet, sans avoir besoin d’aide pour retrouver chaque élément. 
• Accès et recherche : Les flux de gestion documentaire sont une véritable bénédiction lorsque vous cherchez une information, surtout si vous en avez besoin rapidement ! Évitez les maux de tête liés à la recherche incessante de documents en mettant en place un flux de gestion documentaire. Ces avantages sont le plus souvent atteints en mettant en place un système de gestion documentaire qui standardise la manière dont les fichiers sont stockés, retrouvés et protégés.
• Exigences réglementaires : Comme mentionné plus haut, il existe d’importantes exigences réglementaires qui impactent de nombreux secteurs et projets. Les industries comme la pharmaceutique, la santé, la finance ou la fonction publique ont des exigences strictes concernant la gestion, la conservation et la confidentialité des documents. Un flux de gestion documentaire robuste — et souvent rigide — aide à garantir que ces réglementations sont respectées, permettant ainsi aux projets et organisations d’éviter des sanctions juridiques ou financières.
• Traçabilité : Il est crucial de disposer d’une piste d’audit fiable par tous. Les flux de gestion documentaire doivent être conçus pour créer un historique clair des révisions de documents et des enregistrements de contrôle d’accès, ce qui est utile pour suivre un document dans le workflow et garantir conformité et efficacité opérationnelle. 

Les avantages des flux de gestion documentaire

Les flux de gestion documentaire ne sont pas seulement importants pour votre entreprise dans son ensemble ; ils simplifient également la vie des chefs de projet et parties prenantes. 

• Productivité accrue : Selon une étude réalisée par IDC, 45 % des entreprises ont déclaré que les flux de gestion documentaire amélioreraient la productivité. Mieux encore, vous pouvez aller plus loin en utilisant l’IA pour automatiser les tâches répétitives comme la saisie de données et la récupération de documents, ou en déployant l’orchestration des workflows afin de coordonner cette automatisation entre outils et équipes—ce qui permet aux employés de se concentrer sur des missions plus stratégiques.
• Cohérence et standardisation : Lorsqu’ils sont mis en œuvre de manière efficace et respectés par tous, les flux de gestion documentaire fournissent une méthode cohérente pour gérer tous les documents, garantissant que chaque document est traité de façon identique, ce qui réduit les erreurs et incohérences (c’est-à-dire moins de reprises et moins de temps à corriger les erreurs). 
• Collaboration renforcée : Utilisés avec régularité, les flux de gestion documentaire favorisent une meilleure collaboration entre toutes les parties prenantes en fixant des attentes claires sur la manière dont les choses doivent être faites et documentées.
• Clarté sur qui a fait quoi, et quand : Vous demandez-vous parfois qui a modifié votre document ? Qui a changé un tarif, ou pourquoi un terme a été retiré d’une charte projet ? Les flux de gestion documentaire peuvent résoudre ce problème en surveillant exactement qui modifie quoi, et à quel moment. 
• Meilleure sécurité : Les flux de gestion documentaire efficaces intègrent des protocoles de sécurité qui empêchent l’accès aux informations sensibles par des personnes non autorisées. Soyez attentif à la sécurité pour éviter les désagréments liés aux violations de données.
• Conformité améliorée : Les flux de gestion documentaire facilitent le respect des exigences réglementaires grâce à la création et à la gestion d’archives adéquates (par exemple via un outil comme Jotform) et garantissent un accès facile aux documents lors des audits.

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Processus de gestion des flux de documents

En général, voici les étapes d’un processus de gestion efficace des documents :

1. Créer le document

La première étape du flux de travail est la création du document. Une bonne pratique consiste à utiliser des modèles ou des formats standardisés avec un logiciel de gestion documentaire pour garantir la cohérence entre les différents types de documents. Par exemple, un contrat peut s’appuyer sur un modèle comportant des clauses et un format standard afin d’assurer le respect de toutes les exigences juridiques, sans avoir à consulter l’équipe juridique à chaque réutilisation du document.

2. Suivre les versions

Le contrôle des versions permet de s’assurer que toutes les modifications d’un document sont suivies et enregistrées. Chaque fois qu’un document est modifié ou mis à jour, le système sauvegarde une nouvelle version, généralement identifiée par le nom de l’éditeur et la date de modification ainsi que d’autres métadonnées importantes.

Sur les projets menés à un rythme soutenu, plusieurs modifications peuvent être réalisées simultanément en temps réel ; il est donc crucial d’utiliser un logiciel de contrôle des versions des documents ou un logiciel de comparaison de documents.

3. Faire approuver le document

Un flux de travail d’approbation de documents implique un examen et une validation par les personnes habilitées avant que le document ne soit finalisé et utilisé de manière opérationnelle. Dans certains cas, plusieurs niveaux d’approbation peuvent être requis.

Le processus d’approbation de vos documents dépendra de la culture de votre organisation et des règles entourant la diffusion des documents.

Astuce d’expert

Les gens ont tendance à ignorer les demandes d’approbation envoyées sans contexte ou sans contact humain. Si vous souhaitez obtenir des validations rapidement, essayez d’envoyer les demandes d’approbation lorsque vous êtes avec l’approbateur, en personne ou à distance.De cette façon, l’approbateur peut examiner le document et poser immédiatement ses questions, ce qui réduit les échanges inutiles.

4. Distribuer le document

Distribuer un nouveau document consiste à le communiquer, l’envoyer ou à le rendre accessible aux personnes qui doivent y avoir accès. Formez votre équipe à localiser les documents et définissez correctement les autorisations.

Une autre manière d’assurer la distribution documentaire consiste à instaurer un processus pour envoyer des documents spécifiques à des personnes à des moments définis. Par exemple, vous pouvez automatiser un flux de gestion de projet afin d’envoyer des documents de mise à jour projet à tous les acteurs chaque semaine, à une heure précise.

5. Conserver le document

Une fois votre document distribué, vous pouvez être soumis à des règles spécifiques sur la conservation des documents, qui vous imposent, à vous et à votre organisation, de les garder pendant une certaine durée pour des raisons opérationnelles ou de conformité. Les règles de conservation varient selon les secteurs.

Par exemple, les avocats et comptables doivent en général conserver les documents pendant sept ans (dans ce but, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion de projets juridiques ou un logiciel de gestion de projets comptables). Dans les Ressources Humaines, la Fair Labor Standards Act (FLSA) oblige les employeurs à conserver les dossiers pendant au moins trois ans afin qu’ils soient immédiatement disponibles en cas de litige avec le département du Travail.

6. Archiver le document

Archiver un document consiste à déplacer ceux qui ne sont plus utilisés activement vers un espace de stockage sécurisé dédié à la conservation à long terme, permettant d’y accéder au besoin. L’archivage permet de désencombrer l’espace de stockage actif tout en gardant vos documents sécurisés et à disposition pour un projet futur ou une demande de conformité.

Votre processus de gestion des documents peut vraiment devenir dépendant des fonctionnalités et de la structure de votre outil de gestion documentaire. Pour un outil plus flexible, nous vous recommandons d’essayer un système de gestion de documents open source.

Types de flux de travail de documents

Tous les flux de travail documentaire ne fonctionnent pas de la même manière : certains suivent un ordre strict, tandis que d'autres permettent à plusieurs tâches d'être menées simultanément. Voici plusieurs types courants de flux de travail de gestion documentaire :

• Flux de travail séquentiel : Les documents suivent un parcours linéaire prédéfini où chaque étape doit être complétée avant de passer à la suivante. Cette méthode assure une révision et une validation minutieuses, mais peut être chronophage.
• Flux de travail parallèle : Plusieurs tâches ou validations ont lieu en même temps, permettant à différentes parties prenantes de travailler sur un document simultanément. Cette approche accélère les processus mais peut poser des défis de gestion des versions.
• Flux de travail dynamique : Également appelés flux de travail ad hoc, ce sont des processus flexibles pouvant évoluer en fonction de conditions spécifiques ou de décisions prises en cours de route. Ces flux de travail sont adaptables mais peuvent devenir complexes à gérer.
• Flux de travail basé sur des règles : Automatise l’acheminement des documents sur la base de règles et critères prédéfinis, garantissant la cohérence et réduisant les interventions manuelles. Bien que ce procédé soit efficace, il nécessite une planification rigoureuse pour définir des règles appropriées.

Cas d’utilisation des flux de travail de gestion documentaire

Voici quelques exemples où les flux de travail de gestion documentaire peuvent vous faciliter la vie :

• Documentation de projet : Un flux de travail documentaire garantit la bonne gestion des versions, le stockage ainsi que l’accessibilité des documents par les membres de l’équipe, permettant un suivi efficace du projet et de ses évolutions. 
• Documents stratégiques : Les flux de travail de gestion documentaire permettent de garder les documents stratégiques organisés tout en offrant une visibilité sur les modifications apportées, la date et la personne ayant validé le document. La gestion des workflows contribue aussi à la diffusion sécurisée et efficace des documents stratégiques aux bonnes personnes pour validation et retours (notifications automatiques et validations tracées, par exemple). 
• Livrables (« SOWs »/déclarations de travail) : Quand vous créez une déclaration de travail, il est essentiel que quelqu'un la valide et l’approuve officiellement avant de lancer le projet. L’automatisation du flux de travail documentaire permet d’organiser ce processus et d’enregistrer les modifications et validations afin de garantir que les termes du projet soient connus et accessibles par tous. 
• Documentation juridique & contrats : La documentation juridique et les contrats sont souvent très sensibles ; les flux de travail documentaires permettent un stockage sécurisé, une relecture dans les délais et un suivi des révisions. Ainsi, la conformité et les normes légales sont maintenues, tout en facilitant l’accès aux documents pour les audits ou en cas de litige.
• Documents des ressources humaines : La documentation RH est généralement à la fois sensible et juridiquement contraignante. Les contrats de travail, lettres de rupture, candidatures, documents relatifs aux avantages sociaux et évaluations de performance se prêtent parfaitement aux processus de gestion documentaire, afin d’assurer l’exactitude, la confidentialité et la conformité.

Découvrez d'autres cas d’utilisation et avantages des systèmes de gestion documentaire.

Comment mettre en place un flux de travail documentaire

Maintenant que vous êtes prêt à mettre en œuvre un flux de travail documentaire, il est essentiel de savoir par où commencer. Suivez ces étapes pour créer un système adapté aux besoins spécifiques de votre équipe :

1. Recueillir les besoins : Consultez les parties prenantes pour identifier les types de documents, les processus, et les exigences de conformité. Cette compréhension guidera la conception de votre workflow.
2. Cartographier les processus existants : Analysez les procédures actuelles de gestion des documents afin d’identifier les goulets d’étranglement, les inefficacités et les axes d’amélioration globaux.
3. Définir les étapes du workflow : Détaillez chaque étape qu’un document va traverser, de la création à l’archivage. Précisez les actions, les parties responsables et les points de décision.
4. Sélectionner le logiciel approprié : Choisissez un système de gestion documentaire ou un outil de collaboration documentaire adapté à vos besoins et capable de supporter le workflow défini. Assurez-vous qu’il offre des fonctionnalités essentielles telles que le contrôle des versions et la gestion des accès.
5. Mettre en place des automatisations : Implémentez des règles d’automatisation pour les tâches répétitives telles que la validation des documents, les notifications et la catégorisation. L’automatisation des processus courants réduit les erreurs, améliore l’efficience et garantit la cohérence.
6. Configurer le système : Paramétrez le logiciel en fonction des workflows personnalisés spécifiques à votre organisation, y compris les champs de métadonnées, les rôles utilisateurs et les notifications automatiques.
7. Former votre équipe : Dispensez une formation complète afin que tous les utilisateurs comprennent le nouveau système et leur rôle dans le workflow. Cela facilitera une adoption fluide et une utilisation cohérente.
8. Surveiller et optimiser : Passez régulièrement en revue les performances de votre nouveau workflow et recueillez les retours des utilisateurs. Ajustez-le au besoin afin d’améliorer l’efficacité et de résoudre d’éventuels problèmes.

Outils pour les workflows de gestion documentaire

Finies les enveloppes de courrier interne et les tampons d’approbation géants. Les outils logiciels de workflow documentaire basés sur le cloud apportent une aide précieuse à la gestion documentaire. Ils incluent des fonctionnalités pour la création de documents numériques, la gestion des modifications, la facilitation des approbations, la définition des règles de conservation ainsi que l’archivage des documents. 

Voici une liste des meilleurs outils de gestion de workflow. Ceux-ci peuvent être utilisés pour la gestion documentaire comme pour d’autres types de workflows.

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1. 1. monday AI Work Platform — Idéal pour l'automatisation des processus manuels
2. 2. Wrike — Idéal pour reconnecter les équipes isolées
3. 3. Moxo — Idéal pour les portails de collaboration client sécurisés
4. 4. TaxDome — Idéal pour la gestion des dépendances
5. 5. Qntrl — Idéal pour l'orchestration de workflows
6. 6. Quickbase — Idéal pour la gestion dynamique du travail
7. 7. Celigo — Le meilleur avec plus de 100 connecteurs d'applications préconçus
8. 8. Kissflow — Idéal pour les modèles de workflow
9. 9. Nanonets — Idéal pour l'automatisation de workflows pilotée par l'IA
10. 10. Quixy — Idéal pour les workflows par glisser-déposer

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Les outils mentionnés ci-dessus sont tous excellents pour la gestion documentaire, mais si vous avez des besoins plus spécifiques, essayez ces options supplémentaires :

• Des systèmes de gestion documentaire (SGD) puissants pour les entreprises qui ont besoin d’un stockage volumineux, d’une organisation intelligente et d’un accès rapide aux fichiers afin d’éviter l’encombrement et l’inefficacité.
• Logiciels de gestion des ressources numériques pour gérer des ressources telles que des supports marketing, des logos et des photos produits, avec des outils de marquage avancé et de gestion des métadonnées afin de localiser facilement les documents numériques.
• Systèmes de gestion documentaire pour les entreprises destinés aux grandes sociétés qui nécessitent une sécurité accrue, un stockage évolutif et des capacités de recherche intelligente.
• Logiciels de partage de fichiers qui permettent aux équipes d’envoyer et de recevoir des fichiers entre elles et avec les clients tout en assurant un contrôle des versions et une gestion des accès appropriés
• Logiciels de gestion de workflow projet pour coordonner les tâches, suivre la progression et gérer les documents dans le contexte d’objectifs de projets plus larges
• Logiciels de gestion de workflow open source pour les équipes qui ont besoin d’outils personnalisables et économiques, avec un contrôle total sur les fonctionnalités et les intégrations.
• Logiciels de gestion de workflow pour l’entreprise conçus pour les organisations de grande envergure afin de gérer des workflows complexes, d’optimiser la gestion des documents, de garantir la conformité et de s’intégrer avec les ERP.
• Logiciels de contrôle des documents pour gérer les droits d’accès, les versions et le stockage des documents.

Meilleures pratiques pour les workflows de gestion documentaire

Ces bonnes pratiques optimiseront vos processus pour vous aider à éviter les refontes, la confusion et les désagréments :

• Ne négligez pas l’importance de la sécurité des documents. Certains documents ne doivent pas être accessibles à tous les membres de l’équipe. Avez-vous vraiment besoin que vos employés voient les contrats et les tarifs de vos collaborateurs sous contrat ? Rien de bon ne peut en découler, alors assurez-vous de gérer efficacement la sécurité de tous vos documents, même ceux du groupe projet. 
• Pensez toujours à l’automatisation. Utilisez l’automatisation des flux de travail pour gérer le contrôle documentaire, les mises à jour de version, la circulation et les validations. Une excellente manière de commencer consiste à utiliser un logiciel d’automatisation des workflows pour automatiser les alertes et les rappels concernant les vérifications et les validations. Rappel : Documenter vos processus dès le début va simplifier leur automatisation.
• Choisissez le bon outil pour la tâche. Envisagez un système de gestion documentaire (DMS) performant qui gère le cycle de vie de vos documents et s’adapte à vos cas d’usage variés. Ceux-ci peuvent également simplifier les tâches répétitives comme la saisie de données, tout en garantissant le bon contrôle d’accès et la sécurité des documents. Par exemple, une clinique de santé peut avoir besoin d’un DMS qui prend en charge à la fois les documents électroniques et papier, avec des fonctions permettant de numériser les documents papier dans le système informatique pour une conservation à long terme.
• Tentez d’intégrer la gestion documentaire à d’autres systèmes et processus métier. Cela facilitera la circulation fluide des informations entre les systèmes et les départements. Il ne s’agit pas d’un paramétrage à faire et à oublier. Les intégrations nécessitent un entretien pour continuer à fonctionner alors que chaque outil évolue, donc soyez prêt à procéder à des ajustements en cours de route. Les intégrations courantes incluent les CRM, la gestion et le stockage documentaire dans le cloud, un logiciel de gestion des processus de travail et d’autres applications métier. 
• Favorisez l’amélioration continue. En plus de suivre les évolutions techniques des intégrations, la gestion documentaire impose de s’adapter en continu pour tirer parti des nouvelles technologies et rester aligné sur les pratiques métiers en mutation. Demandez à vos collègues et parties prenantes un retour d’expérience sur les processus, et suivez les avancées dans la technologie documentaire pour perfectionner et mettre à jour régulièrement vos processus et vos systèmes. 

En complément de conseils propres aux workflows, le respect des bonnes pratiques générales de gestion documentaire telles qu’un stockage centralisé, des droits d’accès clairs et une nomenclature cohérente peut améliorer l’ensemble de votre écosystème documentaire.

Pour aller plus loin, essayez ces formations en gestion documentaire.

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