Le guide ultime de la gestion des flux de documents

Un workflow de gestion documentaire bien mis en œuvre garantit que les documents sont accessibles aux personnes autorisées et inaccessibles à celles qui ne le sont pas, conformément aux normes de conformité et aux réglementations en vigueur. 

Découvrez d’autres types de gestion de workflow ici.

Pourquoi les workflows de gestion documentaire sont-ils importants ?

Les workflows de gestion documentaire sont essentiels pour les raisons suivantes : 

• Efficacité : Rationaliser la création, le stockage, la récupération et la gestion de la documentation réduit le temps et les efforts consacrés à la manipulation des documents. Lorsqu’ils sont bien conçus, tous les membres de l’équipe savent où accéder aux documents du projet et n’ont pas besoin d’aide pour trouver chaque élément. 
• Accès et recherche : Les workflows de gestion documentaire sont une véritable bénédiction lorsqu’il s’agit de trouver rapidement une information ! Évitez les maux de tête liés à la recherche interminable de documents en mettant en place un workflow dédié. Ces avantages sont plus systématiquement obtenus en mettant en œuvre un système de gestion documentaire qui standardise le stockage, la récupération et la protection des fichiers.
• Exigences réglementaires : Comme mentionné précédemment, il existe des exigences réglementaires importantes qui concernent de nombreux secteurs et projets. Les secteurs comme la pharmacie, la santé, la finance ou le gouvernement sont soumis à des réglementations strictes concernant la gestion, la conservation et la confidentialité des documents. Un workflow de gestion documentaire robuste, et souvent strict, permet de garantir le respect de ces réglementations et d’éviter toute sanction légale ou financière.
• Traçabilité : Il est crucial de disposer d’une piste d’audit fiable. Les workflows doivent être conçus pour générer un historique clair des révisions des documents et des contrôles d’accès, ce qui est utile pour suivre un document tout au long du workflow et garantir à la fois conformité et efficacité opérationnelle. 

Les avantages des workflows de gestion documentaire

Les workflows de gestion documentaire ne sont pas seulement importants pour l’entreprise dans son ensemble : ils vous facilitent aussi la vie en tant que chef de projet ou partie prenante. 

• Productivité accrue : Selon une étude réalisée par IDC, 45 % des entreprises ont indiqué que les flux de gestion documentaire amélioreraient la productivité. Mieux encore, vous pouvez aller plus loin en utilisant l’IA pour automatiser les tâches routinières telles que la saisie de données et la récupération de documents, ou mettre en place l’orchestration des flux de travail pour coordonner ces automatisations entre outils et équipes—ce qui permet aux employés de se concentrer sur des activités plus stratégiques.
• Cohérence et standardisation : Lorsqu’ils sont mis en œuvre efficacement et respectés par tous, les flux de gestion documentaire fournissent une méthode cohérente pour gérer tous les documents, garantissant que chaque document est traité de la même manière, ce qui réduit les erreurs et les incohérences (c’est-à-dire moins de retouches et moins de temps passé à corriger des erreurs). 
• Collaboration améliorée : Utilisés de façon constante, les flux de gestion documentaire facilitent une meilleure collaboration entre toutes les parties impliquées en fixant des attentes claires sur la façon dont les choses doivent se passer et être documentées.
• Clarté sur qui a fait quoi, et quand : Vous vous demandez parfois qui a modifié votre document ? Qui a changé un prix, ou pourquoi un terme a été supprimé du cahier des charges ? Les flux de gestion documentaire permettent de savoir précisément qui modifie quoi, et à quel moment. 
• Meilleure sécurité : Des flux de gestion documentaire adéquats intègrent des protocoles de sécurité qui empêchent l’accès à des informations sensibles à des personnes non autorisées. Soyez vigilant sur la sécurité pour éviter les tracas liés aux violations de données.
• Conformité renforcée : Les flux de gestion documentaire simplifient la conformité aux exigences réglementaires en créant et maintenant des enregistrements adaptés (au moyen d’un outil comme Jotform par exemple) et en assurant un accès facile aux documents lors des audits.

Processus de gestion documentaire

En général, voici les étapes d’un processus efficace de gestion documentaire : 

1. Créer le document

La première étape du processus est la création du document. Une bonne pratique consiste ici à utiliser des modèles ou des formats standardisés avec un logiciel de gestion documentaire afin de garantir la cohérence entre différents types de documents. Par exemple, un contrat peut utiliser un modèle contenant des clauses et une mise en forme standard pour s’assurer que toutes les exigences légales sont respectées sans avoir à consulter l’équipe juridique à chaque utilisation du document. 

2. Suivre les versions

Le contrôle des versions garantit que chaque modification apportée à un document est suivie et enregistrée. À chaque fois qu’un document est modifié ou mis à jour, le système sauvegarde une nouvelle version, souvent avec le nom de l’éditeur, la date de modification, ainsi que d’autres métadonnées importantes au sujet du document.

Sur des projets à rythme rapide, plusieurs modifications peuvent parfois intervenir en même temps en temps réel, ce qui rend le contrôle des versions et l’utilisation d’un logiciel de contrôle de version de documents ou d’un logiciel de comparaison de documents, essentiels. 

3. Faire approuver le document

Un flux d’approbation documentaire implique la relecture et la validation par des personnes autorisées avant que le document ne soit finalisé et utilisé opérationnellement. Dans certains cas, plusieurs niveaux d’approbation peuvent être nécessaires.

Le processus de validation de vos documents dépendra de la culture et des règles de votre organisation concernant la diffusion des documents.

Conseil d’expert

Les gens ont tendance à ignorer les demandes d’approbation envoyées sans contexte ou sans contact humain. Si vous souhaitez que les personnes valident les demandes rapidement, essayez d’envoyer vos demandes d’approbation lorsque vous êtes avec l’approbateur, en personne ou virtuellement. Ainsi, l’approbateur peut consulter le document et poser immédiatement toutes ses questions, ce qui réduit les échanges aller-retour. 

4. Distribuer le document

La distribution d’un nouveau document implique de le fournir, l’envoyer ou le rendre accessible aux personnes qui doivent y avoir accès. Formez votre équipe à localiser les documents et à configurer correctement les autorisations.

Une autre façon de gérer cette distribution consiste à mettre en place un processus d’envoi de documents spécifiques à intervalles définis. Par exemple, vous pouvez automatiser le flux de travail de gestion de projet pour distribuer les documents de suivi de projet à tous les intervenants à un moment précis chaque semaine. 

5. Conserver le document

Après la distribution du document, il se peut que votre organisation soit soumise à des règles spécifiques imposant la conservation des documents pendant une période déterminée pour des raisons opérationnelles ou de conformité. Ces règles diffèrent selon les secteurs d’activité. 

Par exemple, les avocats et les comptables doivent en général conserver leurs documents pendant sept ans (vous pouvez aussi utiliser un logiciel de gestion de projet juridique ou un logiciel de gestion de projet comptable à cette fin). En ressources humaines, la loi américaine Fair Labor Standards Act (FLSA) impose aux employeurs de conserver les archives au moins trois ans pour pouvoir les présenter en cas de litige avec le département du Travail. 

6. Archiver le document

Archiver un document consiste à déplacer les documents qui ne sont plus utilisés activement dans un espace de stockage sécurisé destiné à leur conservation à long terme, permettant ainsi un accès en cas de besoin. L’archivage aide à désencombrer l’espace de travail tout en sécurisant et conservant vos documents si vous en avez besoin pour un projet futur ou une demande de conformité. 

Votre processus de gestion documentaire peut réellement dépendre des fonctionnalités et de la structure de votre outil de gestion documentaire. Pour plus de flexibilité, nous vous recommandons d’envisager un système de gestion documentaire open source.

Types de flux de travail documentaire

Tous les flux de travail documentaire ne fonctionnent pas de la même façon : certains suivent un ordre strict, tandis que d’autres autorisent plusieurs tâches en parallèle. Voici quelques exemples courants de types de flux de gestion documentaire :

• Flux séquentiel : Les documents suivent un chemin linéaire prédéfini où chaque étape doit être terminée avant de passer à la suivante. Cette méthode garantit un examen et une validation rigoureux, mais peut être chronophage.
• Flux parallèle : Plusieurs tâches ou validations se déroulent simultanément, permettant à différents intervenants de travailler sur le même document en même temps. Cette approche accélère le processus, mais peut poser des problèmes de gestion de versions.
• Flux dynamique : Aussi connus sous le nom de flux ad hoc, ce sont des processus flexibles pouvant changer de trajectoire en fonction de certaines conditions ou décisions prises au fil de l’avancement. Ces flux sont adaptables, mais peuvent devenir complexes à gérer.
• Flux basé sur des règles : Automatise la circulation des documents en fonction de règles et de critères prédéfinis, assurant cohérence et réduction du travail manuel. Ce processus est efficace, mais nécessite une planification approfondie pour définir les règles adaptées.

Cas d’utilisation des flux de gestion documentaire

Voici quelques cas où la gestion de flux documentaire peut vous simplifier la vie : 

• Documentation de projet : Un workflow de gestion documentaire garantit que les documents sont correctement versionnés, stockés et accessibles par les membres de l’équipe, permettant un suivi et des mises à jour de projet efficaces. 
• Documents stratégiques : Les workflows de gestion documentaire permettent de garder les documents de stratégie organisés tout en indiquant clairement ce qui a changé, quand, et qui a approuvé la modification. La gestion des workflows facilite aussi la distribution des documents stratégiques aux bonnes personnes pour revue et retour, de manière sécurisée et efficace (pensez notifications automatisées et validations suivies). 
• Cahiers des charges (SOW) : Lorsque vous créez un cahier des charges, il est essentiel que quelqu’un le valide et l’approuve officiellement avant de commencer le projet. L’automatisation des workflows documentaires aide à organiser ce processus et à suivre les modifications et approbations tout au long du processus afin que les termes du projet soient connus et accessibles. 
• Documentation juridique & contrats : La documentation juridique et les contrats sont souvent hautement sensibles et les workflows documentaires soutiennent un stockage sécurisé, une relecture en temps voulu et le suivi des révisions de ces documents. Cela permet de maintenir la conformité et les normes légales, tout en facilitant l’accès pour les audits ou les litiges.
• Documents des ressources humaines : La documentation RH est typiquement à la fois sensible et juridiquement contraignante. Les contrats de travail, accords de départ, candidatures, documents de prestations et évaluations de performances se prêtent parfaitement aux processus de gestion documentaire afin de garantir l’exactitude, la confidentialité et la conformité.

Découvrez d’autres cas d’usage et avantages des systèmes de gestion documentaire.

Comment mettre en place un workflow documentaire

Maintenant que vous êtes prêt à mettre en place un workflow documentaire, il est essentiel de savoir par où commencer. Suivez ces étapes pour créer un système adapté aux besoins spécifiques de votre équipe :

1. Recueillez les besoins : Consultez les parties prenantes pour identifier les types de documents, les processus et les exigences de conformité. Cette compréhension éclairera la conception de votre workflow.
2. Cartographiez les processus existants : Analysez les procédures actuelles de gestion des documents afin d’identifier les goulets d’étranglement, les inefficacités et les axes d’amélioration.
3. Définissez les étapes du workflow : Décrivez chaque étape que traverse un document, de sa création à son archivage. Précisez les actions, les responsables et les points de décision.
4. Sélectionnez le logiciel adapté : Choisissez un système de gestion documentaire ou un outil de collaboration documentaire qui répond à vos exigences et prend en charge le workflow défini. Assurez-vous qu’il offre des fonctionnalités essentielles telles que la gestion des versions et les permissions d’accès.
5. Mettez en place des automatisations : Définissez des règles d’automatisation pour les tâches répétitives telles que l’approbation des documents, les notifications et la catégorisation. L’automatisation des processus courants réduit les erreurs, améliore l’efficacité et garantit la cohérence.
6. Configurez le système : Paramétrez le logiciel selon les workflows personnalisés de votre organisation, incluant les champs de métadonnées, les rôles utilisateurs et les notifications automatisées.
7. Formez votre équipe : Proposez une formation complète afin que tous les utilisateurs comprennent le nouveau système et leur rôle dans le workflow. Cela facilitera l’adoption et une utilisation régulière.
8. Surveillez et optimisez : Passez régulièrement en revue la performance du nouveau workflow et recueillez les retours des utilisateurs. Ajustez si nécessaire pour améliorer l’efficacité et résoudre les problèmes éventuels.

Outils pour les workflows de gestion documentaire

Fini le temps des enveloppes à circulation interne et des tampons verts d’approbation. Les logiciels de workflows documentaires dans le cloud sont d’une aide précieuse pour la gestion documentaire, avec des fonctions pour la création de documents électroniques, leurs modifications, la gestion des validations, la définition des règles de rétention ainsi que l’archivage des documents. 

Voici une liste des meilleurs logiciels de gestion des workflows. Ils peuvent être utilisés pour la gestion documentaire ainsi que pour d’autres types de workflows.

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1. 1. Wrike — Idéal pour reconnecter les équipes isolées
2. 2. Moxo — Idéal pour les portails de collaboration client sécurisés
3. 3. TaxDome — Idéal pour la gestion des dépendances
4. 4. Qntrl — Idéal pour l'orchestration de workflows
5. 5. Quickbase — Idéal pour la gestion dynamique du travail
6. 6. Celigo — Le meilleur avec plus de 100 connecteurs d'applications préconçus
7. 7. Nanonets — Idéal pour l'automatisation de workflows pilotée par l'IA
8. 8. Quixy — Idéal pour les workflows par glisser-déposer
9. 9. Cflow — Idéal pour les organisations en croissance
10. 10. Nifty — Idéal pour la communication d'équipe

La liste ci-dessus regroupe d’excellents outils de gestion documentaire, mais si vous avez besoin de plus ? Essayez ces options plus spécifiques :

• Des systèmes de gestion documentaire (DMS) puissants pour les entreprises ayant besoin d’un stockage étendu, d’une organisation intelligente et d’une récupération rapide des fichiers afin d’éviter l’encombrement et l’inefficacité.
• Logiciels de gestion des actifs numériques pour gérer les ressources telles que les supports marketing, les logos et les photos de produits, avec des outils avancés de balisage et de métadonnées afin de garantir que les documents numériques soient faciles à retrouver.
• Systèmes de gestion documentaire pour les entreprises destinés aux sociétés de niveau entreprise qui nécessitent une sécurité renforcée, un stockage évolutif et des capacités d’indexation de recherche intelligente.
• Logiciel de partage de fichiers que les équipes peuvent utiliser pour envoyer et recevoir des fichiers entre elles et avec des clients tout en maintenant un contrôle strict des versions et de la gestion des accès
• Logiciel de gestion du flux de travail de projet pour coordonner les tâches, suivre l’avancement et gérer les documents dans le contexte des objectifs globaux du projet
• Logiciels de gestion de flux de travail open source destinés aux équipes qui ont besoin d’outils personnalisables et économiques, avec un contrôle total sur les fonctionnalités et les intégrations.
• Logiciels de gestion de flux de travail pour les entreprises conçus pour les grandes organisations afin de gérer des processus complexes, rationaliser la gestion documentaire, assurer la conformité et s’intégrer aux systèmes ERP.
• Logiciel de contrôle documentaire pour gérer les autorisations, les versions et le stockage des documents.

Meilleures pratiques pour les flux de gestion documentaire

Ces meilleures pratiques amélioreront vos processus afin de vous aider à éviter la reprise de tâches, la confusion et les maux de tête :

• Ne négligez pas l’importance de la sécurité des documents. Certains documents n’ont pas besoin d’être vus par tous les membres de l’équipe. Avez-vous vraiment besoin que vos employés voient les contrats et les tarifs des employés sous contrat ? Cela ne peut rien apporter de bon, alors assurez-vous de gérer efficacement la sécurité de tous vos documents, y compris ceux de l’équipe projet. 
• Pensez toujours à l’automatisation. Utilisez l’automatisation des flux de travail pour gérer le contrôle des documents, les mises à jour de versions, le routage et les validations. Une excellente façon de débuter consiste à utiliser un logiciel d’automatisation de flux de travail pour automatiser les alertes et rappels pour les relectures et validations. Rappel : documenter vos processus dès le début facilitera leur automatisation.
• Choisissez le bon outil pour la tâche. Optez pour un DMS robuste qui gère le cycle de vie de vos documents et peut couvrir vos différents cas d’utilisation. Ils peuvent aussi simplifier les tâches répétitives telles que la saisie de données, tout en garantissant un contrôle d’accès et une sécurité adéquate des documents. Par exemple, une clinique médicale peut avoir besoin d’un DMS capable de gérer à la fois les documents électroniques et papier et d’intégrer des fonctionnalités pour numériser les documents papier dans le système informatique pour un archivage à long terme.
• Tentez d’intégrer la gestion documentaire à d’autres systèmes et processus métiers. Cela facilitera le transfert fluide des informations à travers les systèmes et départements. Ce n’est pas à configurer une fois puis à oublier. Les intégrations nécessitent une maintenance pour continuer à fonctionner à mesure que les outils de chaque fournisseur évoluent, alors soyez prêt à faire des ajustements en cours de route. Les intégrations courantes incluent les CRM, la gestion documentaire et le stockage cloud, les logiciels de gestion de processus et d’autres applications métiers. 
• Faites de l’amélioration continue une priorité. En plus d’assurer un suivi des évolutions d’intégration, la gestion documentaire nécessite des adaptations régulières pour profiter des nouvelles technologies et rester en phase avec les pratiques métiers actuelles. Demandez l’avis de vos collègues et parties prenantes, et cherchez des opportunités pour intégrer l’IA à vos flux documentaires là où cela apporte de la valeur.

En plus des conseils spécifiques aux flux de travail, le respect des meilleures pratiques de gestion documentaire plus générales, telles que le stockage centralisé, des droits d’accès clairs et des conventions d’appellation cohérentes, peut améliorer l’ensemble de votre écosystème documentaire.

Pour encore plus de bonnes pratiques, consultez ces cours de gestion documentaire.

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