10 Les meilleurs outils GPP
Vous avez des visions de croissance pour votre équipe et votre entreprise, mais pour transformer ces visions en réalité, vous devez disposer des bons outils de GPP pour gérer efficacement vos projets et vos ressources à mesure que vous évoluez.
La croissance de votre équipe – et de votre entreprise en général – par le biais de projets de plus en plus importants est primordiale afin d’être une entreprise compétitive sur le marché actuel. Avec les outils de gestion de portefeuille de projets, vous pouvez recueillir et consolider des données sur vos projets afin de gérer les risques, les ressources, les échéanciers, les budgets et bien plus encore.
Il n’y a pas de pénurie d’excellents outils de GPP, c’est pourquoi nous fournissons une évaluation détaillée des meilleurs d’entre eux dans cet examen des outils de GPP. Découvrez ce que font les outils de GPP, comment se comparent les meilleurs outils de GPP et comment savoir si vous choisissez le logiciel idéal pour votre portefeuille de projets et vos objectifs commerciaux.
Mais d’abord, quelques notions de base:
Qu’est-ce que la GPP?
En gestion de projet, la GPP est la gestion de portefeuille de projets. Dans la GPP, un gestionnaire de portefeuille de projets jette un regard de haut niveau sur l’ensemble des projets et des programmes (dont certains peuvent être directement liés et d’autres non) dans le portefeuille d’une entreprise.
Un projet unique est la cellule élémentaire d’une organisation. Zoom arrière, et nous avons la gestion de projet, qui se soucie de l’exécution nécessaire à l’achèvement des projets. Zoom arrière plus, et nous voyons les différents projets qu’une organisation entreprend. La GPP vise à s’assurer que ces projets distincts sont entrepris d’une manière qui se complète en termes de ressources, d’échéanciers et d’objectifs opérationnels globaux.
Que fait un chef de portefeuille de projets?
Un chef de portefeuille de projets supervise, contrôle et dirige les tâches associées à la gestion d’un portefeuille de projets. Cette personne a besoin des compétences d’un maître d’échecs pour diriger adéquatement l’équipe et terminer les projets, idéalement dans les délais et le budget. L’éventail des responsabilités de ce poste est immense et concerne souvent les chercheurs, les analystes et les clients qui gèrent la coordination de haut niveau des projets, suivent les tendances actuelles du marché et anticipent celles à venir.
Que font les outils de GPP et comment peuvent-ils vous aider?
Découvrez les avantages de l’utilisation des outils de gestion de portefeuille de projets
Gardez votre projet sur la bonne voie : Vous êtes aussi bon que les données que vous avez. Utilisez le logiciel de GPP pour éviter le piège de prendre de mauvaises décisions fondées sur des renseignements périmés ou non pertinents.
Fournissez une vue d’ensemble des activités au niveau de la direction : Les statistiques détaillées d’un projet sont tout simplement impossibles à stocker dans votre tête. Lorsque vous gérez plusieurs projets, vous avez besoin d’un logiciel capable de fournir des données plus avancées – et les dirigeants vous adoreront grâce à cela! Le fait de prouver aux intervenants la valeur et la justification des décisions d’une manière concise vous aidera à préparer des analyses de rentabilisation solides pour vos projets.
Affectez des ressources : L’amélioration des décisions d’affaires est au sommet de la liste des priorités de toute entreprise qui réussit. Le logiciel de GPP vous indique qui travaille sur quoi et pour combien de temps, ce qui vous permet d’allouer et de redistribuer les ressources en conséquence.
Corrigez les problèmes de performance : Lors de la gestion d’un portefeuille de projets, vous pourriez commencer à identifier les endroits où les mêmes problèmes surviennent de façon récurrente. Un outil de GPP efficace vous aide à suivre les indicateurs de santé du projet (comme le rendement du capital investi) et à déceler toute tendance malsaine.
Évaluez les risques : Le logiciel GPP fournit des données et de la transparence dans vos projets non seulement pour identifier les risques, mais aussi pour les quantifier et explorer des solutions au moyen des données de votre portefeuille.
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En bas de l’article, nous incluons un tableau résumant les informations de base sur les outils décrits dans cet article ainsi qu’une explication de nos critères de sélection, afin que vous puissiez comprendre comment nous avons fait cette liste de logiciels de gestion de flux de travail.
Overview Of The Best Project Portfolio Management Software (PPM Tools)
Smartsheet
Best portfolio management tool for reporting features
Smartsheet is a spreadsheet-like project management platform. Although it isn’t a dedicated PPM tool, it does have a lot of great reporting features that make it apt for looking at project metrics on both an individual and a high level.
Why I picked Smartsheet: The platform offers some above-average reporting and visualization tools that are useful for portfolio management. For example, real-time metrics and customizable dashboards can be made to display specific project data for each project by modifying a drag-and-drop dashboard interface.
Indeed, reporting is the strongest feature of this tool in the context of managing a portfolio of projects, offering the ability to publish stakeholder-facing reporting dashboards and editable summary reports that you can easily export to Excel.
There are lots of project management and resource management tools, which I consider to be fairly standard among this type of software. You will certainly be able to collect all of the project data you need to analyze a portfolio (budget and spend, resource allocation, capacity, etc) and do the rest with a prebuilt integration to a business intelligence tool like Tableau (below).
Smartsheet Standout Features & Integrations
Features include dashboards, reports that consolidate multiple sheets, workflow automation, resource management, multiple views, forms to collect information, and digital asset management using Brandfolder.
Integrations include Microsoft and Google apps, as well as development essentials like Jira, and useful business apps like Salesforce, ServiceNow, Slack, Box, and Tableau. The platform is extensible through a REST API and webhooks.
Smartsheet Plans & Pricing
Smartsheet has three plans and starts at $9/user/month, with a minimum of 3 and a maximum of 25 users. They offer a 30-day free trial.
Kantata
Best portfolio dashboards for professional services teams with 30+ members.
The Kantata Professional Services Cloud is the professional services solution formed by the merger of Mavenlink & Kimble.
Why I picked Kantata: It supports resource management, project management, financial management, and business intelligence. Additionally, it is designed to foster team collaboration and bring your team together in one view.
Their project portfolio management capabilities provide an overview of all your projects in a customizable view that is located in a tab inside the Project Health dashboard. In it, you will find RAG indicators providing quick info on overall health status, margin %, burn rates, risk, and more. Additionally, each item in your scoreboard can take you to more detailed information with a simple hover and click.
Kantata Standout Features & Integrations
Features include resource forecasting, real-time utilization, capacity management, skills management, scenario planning, and role-based planning.
Integrations include pre-built connections with these tools: Expensify, G Suite, Xero, Salesforce, Netsuite, Jira, Hubspot, Slack, Concur, Dynamics 365, Qualtrics, Quickbooks, and Sage Intacct. They also provide an integration platform called M-Bridge that’s designed to simplify integration between Kantata and other business apps like CRM, HCM, and financial software.
Note: Kantata is a viable option for teams with over 30 people as per their pricing form.
Runn
Best PPM tool for growing IT and software teams
Runn is a real-time resource planning and PPM software with integrated time tracking and powerful forecasting capabilities.
Why I picked Runn: The software is extremely intuitive and its Gantt view has drag-and-drop features and a colorful user interface. The free version of this software lets you build unlimited projects and offers a project portfolio view, which makes it perfect for small project teams.
Runn makes the data dynamic and visual. Charts and reports update as you plan your projects, and you can see insights like capacity, workload, availability, and billable and non-billable utilization. Finally, you can keep tabs on KPIs like utilization, project variance, and overall financial performance.
Runn Standout Features & Integrations
Features include resource scheduling, capacity management, project scheduling, timesheets, forecasting, and reporting. All features are available in the free plan.
Integrations include Harvest, WorkflowMax, and Clockify for importing project, client, and people data and syncing time entries. With Runn’s API, you can build your own integration to send data across your favorite tools.
Runn Plans & Pricing
The free version is available for up to 5 users. Paid plans start at $10/user/month.
monday.com
Best PPM tool for workflow customization capabilities
monday.com is a project portfolio management software that focuses on simple, visually intuitive layouts that help clarify the sequence of work.
Why I picked monday.com: It allows you to allocate & prioritize tasks, use various views in order to see where everything stands, and track multiple projects using dashboards that provide high-level insights in a visual and intuitive way. The platform is completely customizable, so you will be able to adjust it to your workflow. The platform also provides powerful and customizable notifications and automation so you and your team can focus on what’s important.
With monday.com you can plan, manage, and track your budgets in an intuitive interface. You can track expenses, income, their dates, and attach needed files to each item. And thanks to the various columns, you can filter items by many different variables such as status, people, text, time, location and others. Formula columns are also available.
While monday.com doesn’t offer traditional automated reporting, it is built to show the big picture at a glance to help you analyze various aspects of your projects and processes. To learn about the different capabilities that help analyze performance, scope out their detailed explanation here.
monday.com Standout Features & Integrations
Features include resource and project management, time tracking, collaboration, file management, collaborative docs and reporting dashboards.
Integrations include project management apps like Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform, and many more, accessible via Zapier.
monday.com Plans & Pricing
Pricing starts at $10/user/month and comes with a free 14-day trial. They offer a free plan for up to 2 users.
Bubble PPM
Best enterprise PPM tool for NPD and Innovation
Bubble® PPM is a scalable, highly configurable platform designed for mid-to-large size companies looking to align strategy with delivery and increase efficiency and confidence in execution.
Why I picked Bubble® PPM:
Bubble® PPM is an intuitive PPM Software that’s designed with its end-users in mind. It provides a range of customizable dashboards, reports, and tools to support portfolio-oriented company leaders and project delivery teams. The system also offers a range of out-of-the-box tools based on best practices from their many years as a specialist consultancy, so that teams can hit the ground running.
By leveraging a modular and permissions-based platform, the software is easily tailored to current organizational needs, but can also grow and evolve as the company's needs change. Bubble makes it easy for users to see the whole picture or just the views and slices of data that are relevant for their role. In-built notifications also help to ensure that users are getting the right Information at the right time, to work proactively and mitigate risks.
40% of the company’s international customer base is from the Fast-Moving Consumer Packaged Goods (FMCG/CPG) sector, but the platform is equally suited to R&D, New Product Development, Capital Projects, or Change Management programs. To see the company’s short explainer video, click here
Bubble® PPM Standout Features & Integrations
Features include in-built stage and gate governance tools, risk management tools, project scorecards, project planning and baselining tools, easy to use report and dashboard builders, plus all the features you’d expect of a full-featured Project and Portfolio Management system.
Integrations are a key feature of Bubble® PPM and the company’s managed configuration and maintenance service enables data to be shared between connected systems securely and automatically via a library of preconfigured applications or through a Workflow designer for more complex integrations.
Bubble® PPM Plans & Pricing
14-day free trial
From $17 user/month (USD)
QuickBase
Best for building code-free business applications
QuickBase is a workflow and project management tool that lets you build custom business applications. It's suitable for businesses of all sizes and stages, including those managing multiple portfolios.
Why I picked QuickBase: I included this platform in my list because it can help ensure consistency and compliance in your workflows across your company's portfolio. By crafting standardized applications for your business, you create best practices for employees across teams and departments to adhere to.
The software also helps you streamline and automate your core business processes. You can set up automations and integrations using the builder as well, driving efficiency and reducing manual workloads (and the risk for manual error). The software is flexible enough to suit the needs of different types and sizes of teams in various industries.
QuickBase Standout Features & Integrations
Features include a no-code app builder, data syncing and reporting, template library, team collaboration tools, personalized dashboards, mobile app, audit logs, and data encryption.
Integrations include Outlook, Microsoft Teams, Google Workspace, Slack, Box, Dropbox, OneDrive, Trello, Asana, Jira, Zendesk, and Docusign, among others.
QuickBase Plans & Pricing
Paid plans start from $35 per user, per month, and a 30-day free trial is available.
Corporater
Best for holistic view and linking projects, portfolios, teams, and strategies to GRC
Corporater provides a project and portfolio management solution that is designed to bring together all your projects, portfolios, teams, and strategies into a central system, digitize PMO and to improve efficiency across your entire organization, especially when it comes to the project and portfolio lifecycle.
Why I picked Corporater: This project portfolio management (PPM) software allows you to have a more holistic oversight over your organization’s existing project portfolio programs, set up PMO with features like PPM dashboards, portfolio management and monitoring, resource planning and allocation, project management and execution, project and portfolio risk management, automated workflows, and analytics. These features, along with other inbuilt capabilities such as risk assessments, data roll-ups and collaboration, can help ensure that all your projects and business-oriented goals are aligned strategically and communicated across teams and departments.
This project and portfolio management software from Corporater is an integrated digital solution that gives businesses the ability to engage in efficient planning, execution, and monitoring of projects and project portfolios, regardless of scale or complexity. The tool provides them with complete control and enables the completion and delivery of projects and project portfolios across their enterprise on time and budget.
The Corporater PPM software also allows senior management to bring together their project portfolios and corporate strategies, prioritizing key initiatives and programs based on existing strategic goals. As they align project portfolios with corporate strategy, senior staff members can leverage reliable insights to make data-driven decisions that drive better business outcomes.
Corporater Standout Features & Integrations
Features include executive dashboards, budgeting, prioritization, task management solutions, data visualization, project risk management, risk heat maps, project portfolio optimization, document management, third-party system data integration, version control, and value driver mapping.
Integrations include Excel, CSV, SQL, MDX, Web-Services, SFTP and more, including support for third-party JDBC drivers
Corporater Plans & Pricing
Corporater pricing is available upon request, and a free demo is available.
Acuity PPM
Best lightweight PPM tool
Acuity PPM is a lightweight portfolio management solution that is a great alternative to spreadsheets.
Why I picked Acuity PPM: The tool includes a beautiful interface to help you manage your project portfolio, as well as fundamental capabilities for getting visibility into your entire project portfolio, managing work intake, prioritizing projects, tracking project performance and status reports, and managing resource capacity.
PMOs can track project portfolios and get insights on project status, store status reports in one place, and view status history across your portfolio. Another great feature is the ability to view portfolio roadmaps and see timing and sequencing for current and potential projects in the portfolio. PMO team members can also score projects using Acuity’s scoring model and then easily prioritize projects.
Acuity PPM Standout Features & Integrations
Features include portfolio tracking, portfolio roadmap, project scoring and prioritization, project request management, and resource capacity planning.
Integrations are only included in the Enterprise plan.
Acuity PPM Plans & Pricing
Pricing starts at $599 per month.
Zoho Projects
Best PPM tool for portfolio dashboards
Zoho Projects is an award-winning project management and collaboration tool from Zoho. It offers flexibility and customizations to suit the needs of traditional project managers as well as agile teams.
Why I picked Zoho Projects: The resource utilization charts enable you to easily view the workload of team members and you can create and balance the workload with just a click of a button. Fix hourly rates, create invoices and have an eye on your project budget. Forecast project budget, keep track of your timelines with baselines and critical path analysis.
The interface and modules are highly customizable. All aspects of the UI from theme colors to arrangement and visibility of the various modules can be changed to suit a user's preferences. Zoho projects also offer free onboarding for its customers and a comprehensive online help guide for all users.
Zoho Projects is one of the few PPM tools that allow the creation of dependencies between projects. The portfolio widget on the dashboard helps users to get an overview of all projects at a glance. Zoho Projects stands out in cases where there are multiple hand-offs involved. It is especially popular among IT companies, consultants and education organizations. With Blueprints, users can create and automate workflows, notifications, and escalations.
Zoho Projects Standout Features & Integrations
Features include task management, task automation, blueprints, time and issue tracking, reporting, and forums for detailed discussions with your team.
Integrations. Being part of Zoho's ecosystem allows Projects to connect to several of Zoho's own services such as Zoho Books, Zoho CRM, and Zoho's finance suite. The new Zoho marketplace allows 3rd party integrations as well.
Zoho has a freemium version upto 3 users for 2 projects. No credit card information required.
ClickUp
Best for multiple portfolio customization and arrangement options.
ClickUp is a project management software that is fully featured and ready to handle your toughest projects. You can access the portfolio feature by clicking on the three dots from the left bar (bottom) and selecting ‘portfolios.’
Why I picked ClickUp: The portfolio view lets you monitor progress around your different projects as it happens, and you can use the prioritization column to highlight the projects that better align with your goals. When you first access the portfolio view, it’s empty. This is on purpose, as ClickUp wants you to select which projects have been shortlisted to be in this important view. Once you create your portfolio, you will be able to add or hide fields from the ‘+’ option on top of the table.
Rearrange them as you like by dragging them up or down, color coding them, or using other custom field options. If you decide to open one of the projects, it will do so in a separate tab.
ClickUp Standout Features & Integrations
Features include real-time reporting, whiteboards and shared documents for collaboration, task management with different views, goal tracking, and templates.
Integrations include native ones with Slack, G Suite, Dropbox, and many more tools, as well as over 1,000+ integrations through Zapier.
ClickUp Plans & Pricing
ClickUp’s free plan is robust and includes all primary features. The unlimited plan starts at $9/user/month and offers additional functionality.
Le tableau récapitulatif des meilleurs outils de GPP
Voici un tableau récapitulatif avec les informations essentielle : comparez facilement les essais et démos gratuits et les prix, ainsi qu’une note montrant comment nous évaluons l’outil.
| Tool | Trial Info | Price | ||
|---|---|---|---|---|
| 1 | Smartsheet Best portfolio management tool for reporting features | Freemium version available | From $7/user/month | Website |
| 2 | Kantata Best portfolio dashboards for professional services teams with 30+ members. | Free demo | Pricing upon request | Website |
| 3 | Runn Best PPM tool for growing IT and software teams | Free trial + free version available | From $10 /person managed/month | Website |
| 4 | monday.com Best PPM tool for workflow customization capabilities | 14-day free trial + free plan available | From $8/user/month (billed annually, min 3 seats) | Website |
| 5 | Bubble PPM Best enterprise PPM tool for NPD and Innovation | 14-day free trial | From $17/user/month | Website |
| 6 | QuickBase Best for building code-free business applications | 30-day free trial | From $35/user/month (billed annually) | Website |
| 7 | Corporater Best for holistic view and linking projects, portfolios, teams, and strategies to GRC | Free demo available | Pricing upon request | Website |
| 8 | Acuity PPM Best lightweight PPM tool | 15-day free trial | From $599/month | Website |
| 9 | Zoho Projects Best PPM tool for portfolio dashboards | Free trial available | From $5/user/month | Website |
| 10 | ClickUp Best for multiple portfolio customization and arrangement options. | Freemium plan available | From $9/user/month | Website |
Critères de sélection des logiciels de gestion de portefeuille de projets
Dans notre sélection d’outils de GPP, nous avons réduit nos critères à quelques points essentiels. Passons en revue les critères les plus importants pour choisir le meilleur outil de GPP qui convient à votre équipe.
- Gestion des ressources – Tout comme les outils de gestion de projet avec un logiciel de planification des ressources, le logiciel de GPP avec gestion des ressources vous aidera à prendre de meilleures décisions. Cela comprend des fonctions de planification des ressources et de gestion des échéanciers et des projections.
- Administration financière – Les outils de GPP devraient vous aider à améliorer l’exactitude de la gestion de vos projections financières, grâce à la fonctionnalité d’estimation des coûts et de gestion des budgets. Le meilleur logiciel a la possibilité de gérer la paie et la facturation des paiements en général.
- Gestion des risques – Les outils de gestion des risques nous permettent de planifier en conséquence, d’élaborer des plans de réponse aux risques et d’estimer facilement l’impact des scénarios de simulation.
- Rapports et analyses – Avec des rapports robustes et rationalisés qui vous permettent de voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, vous vous préparez au succès futur. Les logiciels modernes de gestion de portefeuille doivent offrir de multiples options pour la production de rapports. Les tableurs constituent une base de référence, mais il existe de nombreux outils modernes de GPP avec d’excellents outils de visualisation des données pour communiquer les données aux intervenants.
- Intégrations – Parce qu’il n’existe pas de logiciel de GPP parfait, nous avons besoin d’outils qui se synchronisent ou s’intègrent avec d’autres outils de gestion de projet.
Comment choisir le meilleur logiciel de gestion de portefeuille pour vos projets?
Maintenant, vous avez un aperçu des outils de GPP les plus populaires sur le marché. À ce stade, nous vous guiderons à travers les dernières étapes pour choisir la meilleure solution de GPP pour votre organisation. Posez-vous ces questions lorsque vous choisissez un logiciel de GPP :
Quel est votre niveau de maturité en GPP?
Selon le modèle Gartner, vous pouvez déterminer la maturité de votre entreprise en la plaçant dans l’un des 5 modèles suivants (par ordre croissant de maturité) :
- Réactif – ceci tient compte de toutes les organisations ayant une approche ad hoc des projets. Il y a un besoin minimal d’outils de GPP haut de gamme, bien qu’ils s’avéreront nécessaires pour la croissance.
- Discipline émergente – prochain niveau de gestion et d’approche des projets. Il implique l’utilisation d’outils GPP de base mais à un niveau plus fréquent et plus avancé.
- Intégration initiale – suit une approche plus holistique de la GPP. C’est à ce stade qu’un modèle d’organisation plus large est nécessaire. Des décisions risquées pourraient faire surface, et le suivi des données doit être au point.
- Intégration efficace – C’est le point où l’automatisation devient nécessaire, et un gestionnaire a besoin d’autant d’aide que possible afin d’exécuter tout dans les délais et le budget.
- Innovation efficace – C’est la finalité à laquelle tout le monde aspire. Les GPP sont pleinement utilisés à plusieurs niveaux et un bureau de gestion de projet d’entreprise est installé pour en faciliter l’exécution.
Qu’est-ce qui est le plus important?
Prenez le temps de bien planifier les exigences de votre équipe pour un outil GPP. Analyser le travail passé et les projets futurs potentiels, et essayer de faire une évaluation aussi objective que possible. Utilisez cet article comme un aide-mémoire et consultez autant de sources que possible avant de choisir votre outil GPP idéal.
Comment l’outil de GPP pourrait-il s’intégrer à votre flux de travail?
Pensez à tous les outils que vous et votre équipe utilisez en plus d’un outil GPP. Vérifiez la compatibilité de l’intégration et voyez dans quelle partie du cycle de projet vous allez intégrer l’outil nouvellement acquis en premier.
Combien de temps pour l’installer?
Gardez simplement à l’esprit que vos projets en cours pourraient avoir besoin d’un court arrêt afin d’intégrer complètement un nouvel outil GPP. En outre, pensez à la prise en charge de différentes plateformes natives, comme Android et iOS, et intégrez-les dans votre équipe en conséquence.
Facilité d’intégration
Votre équipe aura besoin de temps pour apprendre et s’adapter au nouvel ensemble d’outils GPP qui leur sera présenté. Tenir compte de tous les facteurs comme le temps d’apprentissage, la disponibilité du matériel d’apprentissage, la formation et le soutien du fournisseur du logiciel, etc.
Coût
Enfin et surtout, ces outils GPP ont un prix. Après avoir calculé le budget que vous pouvez vous permettre, n’oubliez pas que chaque outil GPP est rentable grâce au service qu’il fournit.
Autres outils GPP
Nous avons préparé une liste d’outils GPP supplémentaires que vous pourriez envisager :
- Deltek Project & Portfolio Management
- Project Insight
- KeyedIn
- Accelo
- ITM platform
- Acuity PPM
- WorkOtter
- Meisterplan
- Replicon
- airfocus
- Talaia
- cammsproject
- Genius Project
- Bubble
Vous voulez de l’aide pour réduire les options?
Cet outil est très utile. Nous nous sommes associés à Crozdesk pour vous donner accès à leur “Software Finder”.
Si vous saisissez certains détails sur votre projet et les fonctionnalités que vous recherchez dans un outil de gestion de projet, une liste d’outils correspondant à vos préférences sera générée. Vous fournissez votre email, et ils vous envoient un beau guide PDF avec un résumé de vos meilleures options.
Qu’en pensez-vous?
Êtes-vous d’accord avec notre liste? Comment aborderiez-vous ce sujet? L’équation de la gestion du portefeuille de projets tient compte d’une tonne de facteurs, et tout nouvel apport est toujours le bienvenu.