La Guía Definitiva para el Flujo de Trabajo en la Gestión de Documentos

Un flujo de trabajo de gestión de documentos correctamente implementado garantiza que los documentos sean accesibles para las personas que deben verlos e inaccesibles para quienes no deben, de acuerdo con las normas de cumplimiento y regulaciones aplicables. 

Descubre más sobre otros tipos de gestión de flujos de trabajo aquí.

¿Por qué son importantes los flujos de trabajo de gestión de documentos?

Los flujos de trabajo de gestión de documentos son muy importantes por las siguientes razones: 

• Eficiencia: Simplificar la creación, almacenamiento, recuperación y gestión de la documentación reduce el tiempo y esfuerzo dedicado al manejo de documentos. Si se hace bien, todos los que necesitan información sobre el proyecto saben dónde acceder a los documentos y no necesitan ayuda para encontrar cada elemento. 
• Acceso y recuperación: ¡Los flujos de trabajo de gestión de documentos son una salvación cuando necesitas información rápidamente! Evita los dolores de cabeza de buscar documentos por todos lados implementando un flujo de trabajo para la gestión documental. Estos beneficios se logran de manera más consistente al implementar un sistema de gestión de documentos que estandarice cómo se almacenan, recuperan y protegen los archivos.
• Requisitos regulatorios: Como se mencionó antes, existen importantes requisitos regulatorios que afectan a muchas industrias y proyectos. Industrias como la farmacéutica, salud, finanzas y gobierno tienen estrictos requerimientos regulatorios sobre el manejo, retención y privacidad de los documentos. Un flujo de trabajo de gestión documental robusto y en ocasiones rígido ayuda a garantizar el cumplimiento de estas normativas, evitando que proyectos y organizaciones enfrenten sanciones legales o financieras.
• Rastro de auditoría: Es fundamental contar con un rastro de auditoría en el que todos confíen. Los flujos de trabajo de gestión documental deben estar diseñados para crear un historial claro de revisiones de documentos y registros de control de acceso, útiles para rastrear un documento a través de el flujo de trabajo y garantizar el cumplimiento y la eficiencia operativa. 

Beneficios de los flujos de trabajo de gestión de documentos

Los flujos de trabajo de gestión de documentos no solo son importantes para tu empresa en general; también te facilitan la vida como gestor de proyectos o parte interesada. 

• Mayor productividad: Según un estudio de IDC, el 45% de las empresas afirmó que los flujos de trabajo de gestión documental mejorarían la productividad. Incluso se puede ir más allá utilizando IA para automatizar tareas rutinarias como la introducción de datos y la recuperación de documentos, o implementar orquestación de flujos de trabajo para coordinar estas automatizaciones entre herramientas y equipos, de modo que los empleados puedan centrarse en actividades más estratégicas.
• Consistencia y estandarización: Cuando se implementan eficazmente y todos los cumplen, los flujos de trabajo de gestión documental proporcionan un método coherente para gestionar todos los documentos, garantizando que cada documento se procese de la misma manera, lo que minimiza errores e inconsistencias (es decir, menos reprocesamiento y menos tiempo corrigiendo errores). 
• Colaboración mejorada: Cuando se usan de manera consistente, los flujos de trabajo de gestión documental facilitan una mejor colaboración entre todas las partes involucradas al establecer expectativas claras sobre cómo deben ocurrir las cosas y cómo deben documentarse.
• Claridad sobre quién hizo qué y cuándo: ¿Alguna vez te has preguntado quién cambió tu documento? ¿Quién cambió un precio, o por qué se eliminó un término de una carta de proyecto? Los flujos de trabajo de gestión documental pueden combatir esto al registrar exactamente quién cambia qué y cuándo. 
• Mejor seguridad: Los flujos de trabajo de gestión documental adecuados incluyen protocolos de seguridad que impiden que personas no autorizadas accedan a información sensible. Sé consciente de la seguridad para evitar los dolores de cabeza que conllevan las brechas de datos.
• Mejor cumplimiento: Los flujos de trabajo de gestión documental agilizan el cumplimiento de los requisitos regulatorios al crear y mantener registros adecuados (a través de una herramienta como Jotform, por ejemplo) y garantizar un acceso sencillo a los documentos durante auditorías.

Proceso de flujo de trabajo documental

En general, estos son los pasos de un proceso eficaz de flujo de trabajo documental: 

1. Crear el documento

El primer paso en el flujo de trabajo es la creación del documento. Una buena práctica aquí es utilizar plantillas o formatos estandarizados con software de gestión documental para ayudar a mantener la coherencia entre diferentes tipos de documentos. Por ejemplo, un contrato puede utilizar una plantilla con términos y formato estándar para asegurar que se cumplan todos los requisitos legales, sin necesidad de consultar al equipo legal cada vez que se utilice el documento. 

2. Llevar control de versiones

El control de versiones asegura que los cambios en los documentos se registran y quedan registrados. Cada vez que se edita o actualiza un documento, el sistema guarda una nueva versión, normalmente etiquetada con el nombre del editor y la fecha de edición junto con otros metadatos importantes del documento.

En proyectos de ritmo acelerado, a veces ocurren varios cambios a la vez en tiempo real, lo que hace que el control de versiones de documentos, y el uso de algún tipo de software de control de versiones de documentos o software de comparación de documentos, sea fundamental. 

3. Obtener la aprobación del documento

Un flujo de trabajo de aprobación de documentos implica la revisión y obtención del visto bueno de las personas autorizadas antes de que el documento pueda finalizarse y utilizarse operativamente. En algunos casos, puede que se requieran varios niveles de aprobación.

El proceso de aprobación de tus documentos dependerá de la cultura de tu organización y de las normas relativas a la distribución de documentos.

Consejo de experto

A la gente le encanta ignorar las solicitudes de aprobación cuando se envían sin contexto o un toque humano. Si quieres que las personas aprueben las cosas de manera oportuna, procura enviar las solicitudes de aprobación cuando estés con el aprobador, ya sea en persona o virtualmente. De esta manera, el aprobador puede revisar el documento y hacer cualquier pregunta que tenga de inmediato, reduciendo los intercambios innecesarios.

4. Distribuir el documento

Distribuir el nuevo documento implica proporcionar, enviar o de otro modo ponerlo a disposición de las personas que necesitan acceder a él. Capacita a tu equipo sobre dónde encontrar los documentos y establece los permisos correctamente.

Otra forma de gestionar la distribución de documentos es crear un proceso para enviar documentos específicos a personas en intervalos definidos. Un ejemplo de esto podría ser configurar una automatización para un flujo de trabajo de gestión de proyectos que distribuya documentos de actualización de proyectos a todas las partes interesadas en un momento específico cada semana. 

5. Conservar el documento

Una vez que hayas distribuido tu documento, puedes estar sujeto a reglas específicas de retención de documentos que requieren que tú y tu organización conserven dichos documentos durante un período predeterminado por razones operativas o de cumplimiento normativo. Las reglas sobre la retención de documentos varían según la industria. 

Por ejemplo, los abogados y contadores generalmente deben conservar documentos durante siete años (también puedes utilizar un software de gestión de proyectos legales o un software de gestión de proyectos de contabilidad para este propósito). En Recursos Humanos, la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) requiere que los empleadores mantengan los registros al menos por tres años para que estén disponibles en caso de una disputa con el Departamento de Trabajo. 

6. Archivar el documento

Archivar un documento implica trasladar los documentos que ya no se utilizan activamente a una ubicación de almacenamiento segura diseñada para su conservación a largo plazo, permitiendo el acceso cuando sea necesario. Archivar documentos puede ayudar a despejar el espacio de almacenamiento activo, manteniendo todos tus documentos seguros y disponibles en caso de que los necesites para un proyecto futuro o un requerimiento de cumplimiento. 

Tu proceso de flujo de trabajo documental realmente puede depender de las funcionalidades y la estructura de tu herramienta de gestión de documentos. Para una herramienta más flexible, recomendamos probar un sistema de gestión documental de código abierto.

Tipos de flujos de trabajo documentales

No todos los flujos de trabajo documentales funcionan de la misma manera: algunos siguen un orden estricto, mientras que otros permiten que varias tareas sucedan al mismo tiempo. Aquí tienes varios tipos comunes de flujos de trabajo para la gestión documental:

• Flujo secuencial: Los documentos avanzan a través de una ruta predefinida y lineal donde cada paso debe completarse antes de pasar al siguiente. Este método garantiza una revisión y aprobación exhaustivas, pero puede ser lento.
• Flujo paralelo: Varias tareas o aprobaciones ocurren simultáneamente, permitiendo que diferentes partes interesadas trabajen en un documento al mismo tiempo. Este enfoque acelera los procesos pero puede generar desafíos en el control de versiones.
• Flujo dinámico: También conocidos como flujos ad hoc, son procesos flexibles que pueden cambiar de ruta según condiciones o decisiones específicas tomadas durante el flujo de trabajo. Estos flujos son adaptables, pero pueden volverse complejos de gestionar.
• Flujo basado en reglas: Automatiza el enrutamiento de documentos en función de reglas y criterios predefinidos, asegurando la coherencia y reduciendo la intervención manual. Aunque es eficiente, este proceso requiere una planificación minuciosa para configurar las reglas adecuadas.

Casos de uso de flujos de trabajo de gestión documental

Aquí tienes algunos casos de uso donde los flujos de trabajo de gestión documental pueden facilitarte la vida: 

• Documentación del proyecto: Un flujo de trabajo de gestión documental garantiza que los documentos estén correctamente versionados, almacenados y accesibles para los miembros del equipo, permitiendo un seguimiento y actualización eficientes del proyecto. 
• Documentos estratégicos: Los flujos de trabajo de gestión documental ayudan a mantener organizados los documentos de estrategia, proporcionando claridad sobre qué cambió, cuándo y quién lo aprobó. La gestión de flujos de trabajo también ayuda a distribuir los documentos de estrategia a las personas adecuadas para su revisión y retroalimentación de forma segura y eficiente (piensa en notificaciones automáticas y aprobaciones rastreadas). 
• Declaraciones de trabajo (SOWs): Cuando creas una declaración de trabajo, es esencial que alguien la firme y apruebe oficialmente antes de que empiece el trabajo. La automatización del flujo de documentos ayuda a mantener este proceso organizado y a rastrear los cambios y aprobaciones durante el proceso, para que los términos del proyecto sean conocidos y accesibles. 
• Documentación legal y contratos: La documentación legal y los contratos suelen ser altamente sensibles, y los flujos de trabajo documentales apoyan el almacenamiento seguro, la revisión oportuna y las revisiones rastreadas de estos documentos. Esto mantiene la conformidad y los estándares legales, y proporciona fácil acceso para auditorías o litigios.
• Documentación de recursos humanos: La documentación de recursos humanos suele ser tanto sensible como legalmente vinculante. Contratos de trabajo, acuerdos de separación, solicitudes de empleo, papelería de beneficios y evaluaciones de desempeño son documentos que se benefician de procesos de gestión documental para garantizar precisión, confidencialidad y cumplimiento.

Conoce más sobre otros casos de uso y beneficios de los sistemas de gestión documental.

Cómo configurar un flujo de trabajo documental

Ahora que estás listo para implementar un flujo de trabajo documental, es esencial saber por dónde empezar. Sigue estos pasos para crear un sistema adaptado a las necesidades específicas de tu equipo:

1. Recolecta requisitos: Consulta con las partes interesadas para identificar los tipos de documentos, procesos y necesidades de cumplimiento. Esta comprensión dará forma al diseño de tu flujo de trabajo.
2. Mapea los procesos existentes: Analiza los procedimientos actuales de manejo de documentos para identificar cuellos de botella, ineficiencias y áreas generales de mejora.
3. Define los pasos del flujo: Detalla cada etapa que atravesará un documento, desde la creación hasta el archivado. Especifica las acciones, responsables y puntos de decisión.
4. Selecciona el software adecuado: Elige un sistema de gestión documental o una herramienta de colaboración documental que se alinee con tus requerimientos y soporte el flujo definido. Asegúrate de que ofrezca características necesarias como control de versiones y permisos de acceso.
5. Configura automatizaciones: Implementa reglas de automatización de procesos para tareas repetitivas como aprobaciones de documentos, notificaciones y categorización. Automatizar los procesos rutinarios reduce errores, mejora la eficiencia y asegura la consistencia.
6. Configura el sistema: Ajusta el software para los flujos de trabajo personalizados de tu organización, incluyendo campos de metadatos, roles de usuario y notificaciones automáticas.
7. Capacita a tu equipo: Proporciona formación integral para asegurar que todos los usuarios comprendan el nuevo sistema y su papel dentro del flujo de trabajo. Esto facilitará una adopción fluida y un uso consistente.
8. Monitorea y optimiza: Revisa regularmente el desempeño de tu nuevo flujo y recoge retroalimentación de los usuarios. Realiza ajustes según sea necesario para mejorar la eficiencia y solucionar inconvenientes.

Herramientas para flujos de trabajo de gestión documental

Atrás quedaron los días de sobres de correo interno y grandes sellos verdes de aprobación. Las herramientas de software de flujos de trabajo documental basadas en la nube son una gran ayuda para la gestión documental y ofrecen funciones para redactar documentos electrónicos, realizar cambios, facilitar aprobaciones, establecer reglas de retención y archivar documentos. 

Aquí tienes una lista de los mejores software de gestión de flujos trabajo. Estos pueden utilizarse tanto para la gestión documental como para otros flujos de trabajo.

Al hacer clic en los enlaces a continuación podemos ganar una comisión, lo que apoya nuestra revisión y pruebas independientes de software y servicios. Conozca más sobre cómo mantenemos la transparencia.

1. 1. Wrike — Ideal para volver a conectar equipos aislados
2. 2. Moxo — Ideal para portales de colaboración segura con clientes
3. 3. TaxDome — Ideal para establecer dependencias
4. 4. Qntrl — Mejor para la orquestación de flujos de trabajo
5. 5. Quickbase — Ideal para la gestión dinámica del trabajo
6. 6. Celigo — El mejor con más de 1.000 conectores de aplicaciones preconstruidos
7. 7. Nanonets — Ideal para la automatización de flujos de trabajo impulsados por IA
8. 8. Quixy — Ideal para flujos de trabajo de arrastrar y soltar
9. 9. Cflow — Ideal para organizaciones en crecimiento
10. 10. Nifty — La mejor para la comunicación en equipo

La lista anterior de herramientas es excelente para gestionar documentos, pero ¿y si necesitas más? Puedes probar estas opciones más específicas: 

• Sistemas potentes de gestión documental (DMS) para empresas que necesitan almacenamiento extenso, organización inteligente y recuperación rápida de archivos para evitar el desorden y la ineficiencia.
• Software de gestión de activos digitales para gestionar recursos como material de marketing, logotipos y fotos de productos, con herramientas avanzadas de etiquetado y metadatos para asegurar que los documentos digitales sean fáciles de localizar.
• Sistemas de gestión documental para empresas para compañías de nivel empresarial que requieren mayor seguridad, almacenamiento escalable y capacidades de indexación de búsquedas inteligentes.
• Software para compartir archivos que los equipos pueden usar para enviar y recibir archivos entre ellos y con los clientes, manteniendo el control de versiones y la gestión de accesos adecuada.
• Software para flujos de trabajo de proyectos para coordinar tareas, seguir el progreso y gestionar documentos en el contexto de los objetivos generales del proyecto.
• Software de flujo de trabajo de código abierto para equipos que requieren herramientas personalizables, económicas y con control total sobre las funciones e integraciones.
• Software de flujo de trabajo empresarial diseñado para organizaciones a gran escala que necesitan gestionar flujos de trabajo complejos, optimizar la gestión de documentos, garantizar el cumplimiento e integrarse con sistemas ERP.
• Software de control documental para gestionar permisos, versiones y almacenamiento de documentos.

Mejores prácticas para los flujos de trabajo en la gestión documental

Estas mejores prácticas mejorarán tus procesos para ayudarte a evitar retrabajos, confusión y dolores de cabeza:

• No subestimes la importancia de la seguridad de los documentos. Ciertos documentos no deben ser vistos por todos los miembros del equipo. ¿Realmente necesitas que tus empleados vean los contratos y las tarifas de tus empleados por contrato? Nada bueno puede salir de esto, así que asegúrate de gestionar efectivamente la seguridad de todos tus documentos, incluso de aquellos dentro del equipo del proyecto. 
• Sempre considera la automatización. Utiliza la automatización de flujos de trabajo para gestionar el control, las actualizaciones de versión, la gestión, el envío y la aprobación de documentos. Una excelente manera de empezar es utilizar software de automatización de flujos de trabajo para automatizar alertas y recordatorios para revisiones y aprobaciones. Recordatorio: Documentar tus flujos de trabajo desde el principio agilizará el proceso de automatizarlos.
• Elige la herramienta adecuada para cada tarea. Considera un DMS sólido que gestione el ciclo de vida de tus documentos y pueda apoyar tus distintos casos de uso. También pueden agilizar tareas repetitivas como la introducción de datos, garantizando al mismo tiempo el control de acceso correcto y la seguridad documental. Por ejemplo, una clínica de salud puede necesitar un DMS que admita tanto documentos electrónicos como en papel e integre capacidades para digitalizar documentos físicos en un sistema informático para su almacenamiento a largo plazo.
• Intenta integrar la gestión documental con otros sistemas y procesos empresariales. Esto facilitará la transferencia fluida de información entre sistemas y departamentos. Esto no es algo que se hace una sola vez y se olvida. Las integraciones requieren mantenimiento para seguir funcionando a medida que cada proveedor evoluciona su herramienta, así que prepárate para hacer ajustes según sea necesario. Las integraciones comunes de gestión documental incluyen CRMs, gestión y almacenamiento documental en la nube, software de flujo de procesos y otras aplicaciones para procesos empresariales. 
• Adopta la mejora continua. Además de mantenerse al día con los cambios en las integraciones, la gestión documental requiere adaptación constante para aprovechar nuevas tecnologías y alinearse con las prácticas empresariales en evolución. Pide retroalimentación a tus colegas y partes interesadas, y busca oportunidades para incorporar IA en los flujos de trabajo de gestión documental allí donde aporte valor.

Además de los consejos específicos sobre flujos de trabajo, seguir mejores prácticas de gestión documental más amplias, como el almacenamiento centralizado, permisos de acceso claros y convenciones de nomenclatura consistentes, puede elevar todo tu ecosistema de documentación.

Para más buenas prácticas, prueba estos cursos de gestión documental.

Mantente al día con las mejores prácticas de gestión documental

El cambio ocurre más rápido que nunca, y esto es especialmente cierto para los procesos habilitados por la tecnología, como los flujos de trabajo de gestión de documentos. Mantente informado y a la vanguardia uniéndote a nuestra comunidad, donde tendrás acceso a más de 100 plantillas, muestras y ejemplos, y podrás conectar con cientos de otros gestores de proyectos digitales en Slack.