Workflow-Automatisierung: Prozesse, Beispiele & Tools

Was ist Workflow-Automatisierung?

Workflow-Automatisierung umfasst: 1) die Identifizierung der Elemente eines Prozesses, die ohne menschliches Eingreifen ausgeführt werden können, und 2) die Verwendung von Software zur Workflow-Automatisierung, um diese Automatisierungen einzurichten und auszuführen. Zu den üblichen Funktionen von Software zur Workflow-Automatisierung gehören die Aufgabenplanung, die Verwaltung von E-Mails und Dokumenten sowie die Integration mit anderen Geschäftsanwendungen.

Du kannst Workflow-Automatisierung für Aufgaben verwenden, die von der Dateneingabe über die Dokumentenverwaltung bis hin zur Zuweisung von Aufgaben und E-Mail-Kommunikation reichen. Workflow-Automatisierung fällt außerdem häufig in den größeren Bereich des Projektmanagements. Erfahre mehr über die Unterschiede zwischen Workflow-Automatisierung und Projektmanagement.

Warum sollte man Workflow-Automatisierungen verwenden?

Sowohl kleine als auch große Unternehmen können von den Vorteilen der Workflow-Automatisierung profitieren. Richtig eingerichtet, bewirkt Workflow-Automatisierung Folgendes:

• Sie verbessert die Effizienz von Workflows. Sich wiederholende manuelle Aufgaben sind zwar notwendig, damit alles reibungslos läuft, können bei manueller Ausführung jedoch zeitaufwendig und kostspielig sein.
• Sie steigert Genauigkeit und Qualität, indem sie die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler reduziert. Du kannst Workflow-Aufgaben außerdem automatisieren und digitalisieren, um die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und -verfahren zu fördern.
• Sie schafft Zeit für Mitarbeitende, sodass diese sich auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Zeit ist eine knappe, nicht erneuerbare Ressource. Workflow-Automatisierung stellt sicher, dass du weniger Zeit für manuelle Prozesse und mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge aufwendest.

Wenn du gerade erst anfängst, solltest du dich für Kurse zur Automatisierung von Geschäftsprozessen anmelden, um besser zu verstehen, wie Automatisierung Abläufe optimieren, Fehler reduzieren und in verschiedenen Abteilungen Zeit sparen kann.

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Wie verschiedene Abteilungen von Organisationen Workflow-Automatisierung nutzen

Workflow-Automatisierung kann alles bedeuten, von der Automatisierung von E-Mail-Antworten bis hin zur Einrichtung von Terminerinnerungen. In manchen Fällen kann sie sogar dazu verwendet werden, ganze Abteilungen oder Geschäftsbereiche zu automatisieren. Außerdem gibt es spezialisierte KI-Tools zur Workflow-Automatisierung, mit denen du KI in der Workflow-Automatisierung einsetzen kannst. 

Hier sind einige Beispiele dafür, wie die Workflow-Automatisierung in Unternehmen von Projektmanagern in großen Organisationen mit verschiedenen Abteilungen erfolgreich eingesetzt werden kann:

• IT und Softwareentwicklung: IT-Abteilungen könnten Workflows wie Code-Bereitstellungen, Testprozesse und die Nachverfolgung von Problemen automatisieren. Anstatt wiederholbare Prozesse wie Veröffentlichungen alle zwei Wochen über mehrere Kommunikationskanäle hinweg von Grund auf koordinieren zu müssen, kannst du deinen Prozess einmal dokumentieren und anschließend seine Ausführung automatisieren, damit keine wichtigen Details übersehen werden.
• Marketing und Kommunikation: Workflow-Automatisierung kann für Prozesse kreativer Workflows wie die Kampagnenplanung, Workflows zur Inhaltsfreigabe und die Berichterstattung zu Analysen eingesetzt werden.

• Vertrieb und Geschäftsentwicklung: Automatisierung unterstützt die Verwaltung von Leads, die Nachverfolgung des Verkaufstrichters und die Leistungsberichterstattung.

• Personalwesen (HR): HR-Manager nutzen Workflow-Automatisierung für Recruiting-Prozesse, die Einarbeitung neuer Mitarbeitender und Schulungsprogramme. Durch die Automatisierung des Einarbeitungsprozesses werden Ihre Mitarbeitenden vom ersten Tag an mit der richtigen Ausrüstung, den erforderlichen Schulungen, Zugriffsberechtigungen und einer Liste der Ansprechpartner ausgestattet, die sie kennenlernen sollten.
• Finanzen und Rechnungswesen: Finanzabteilungen können Automatisierung für die Budgetüberwachung, Finanzberichterstattung und Prüfungsprozesse einsetzen.

• Kundenservice und Support: Kundenservice-Mitarbeitende und Teamleitungen können Automatisierung für die Ticketweiterleitung, das Sammeln von Feedback und die Überwachung des Servicelevels einsetzen. Dies verbessert die Reaktionszeiten und automatisiert häufige Anfragen, sodass Teams ihre Zeit auf strategische Aufgaben konzentrieren können.

• Forschung und Entwicklung (R&D): R&D-Teams können Automatisierung für die Planung von Experimenten und die Datenerfassung einsetzen.

Darüber hinaus können Branchen die Workflow-Automatisierung an ihre spezifischen Anforderungen anpassen. Im Bauwesen vereinfacht sie die Planung, Ressourcenverteilung und Fortschrittsverfolgung.

Das Gesundheitswesen profitiert von der Automatisierung der Patientenaufnahme, Terminplanung und Compliance-Aufgaben, während Software für Einzelhandels-Workflows die Bestandsverwaltung, Auftragsabwicklung und Kundenbindung optimieren kann. VFX-Unternehmen können Projektmanagementsoftware für VFX nutzen, um Automatisierungen für Genehmigungen, Übergaben und andere Teile des kreativen Prozesses einzurichten.

Beispiele für Workflow-Automatisierung

Für Projektmanager umfassen Anwendungsfälle der Workflow-Automatisierung das Erstellen von Aufgabenlisten, Zuweisen von Aufgaben an Teammitglieder, Verfolgen des Fortschritts und Senden von Erinnerungen. Darüber hinaus kann Workflow-Automatisierung zum Erstellen von Berichten und zur Verfolgung von Projektkosten eingesetzt werden.

Hier sind einige Beispiele für Workflow-Automatisierung im Projektmanagement:

• Wenn eine Aufgabe noch zwei Tage bis zum Fälligkeitsdatum hat und nicht als abgeschlossen markiert ist, senden Sie dem Aufgabenverantwortlichen eine Benachrichtigung, dass die Aufgabe bevorsteht. Senden Sie am Fälligkeitsdatum und danach alle zwei Tage Folgeerinnerungen, bis die Aufgabe abgeschlossen ist.
• Senden Sie donnerstags eine Kopie des Projekt-Dashboards an eine Verteilerliste.
• Wenn ein Fehler protokolliert wird, veröffentlichen Sie eine Echtzeitbenachrichtigung im Slack-Kanal des Teams, um die Sichtbarkeit zu erhöhen.
• Befolgen Sie einen Genehmigungsprozess für den Fall, dass ein Dokument zur Prüfung bereit ist. Senden Sie dem ermittelten Fachexperten einen Link zum Dokument zusammen mit einer Benachrichtigung und senden Sie alle zwei Tage Folgebenachrichtigungen, bis das Dokument genehmigt oder mit Änderungen zurückgegeben wird. Wenn das Dokument zurückgegeben wird, ändern Sie den Aufgabenzuständigen in die Person, die für die Bearbeitung der Kommentare verantwortlich ist. Sie können diesen Prozess auch mithilfe von Dokumenten-Workflow-Software oder Software zur Dokumentenlenkung vereinfachen.
• Wenn sich ein Meilensteintermin ändert, fordern Sie den Projektmanager oder die Person, die das Datum ändert, auf, eine Notiz zum Grund der Änderung einzufügen. Senden Sie dem Projektsponsor eine Benachrichtigung über die Änderung des Meilensteintermins sowie eine Notiz mit dem Grund.
• Erinnern Sie die Beteiligten drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum daran, einen Statusbericht auszufüllen. Verteilen Sie den Statusbericht am Fälligkeitsdatum an die relevanten Beteiligten.
• Erstellen Sie ein Aufnahmeformular, um interne Anfragen für gemeinsam genutzte Services zu verwalten, beispielsweise Helpdesk-Tickets, Unterstützung durch die Datenwissenschaft oder das Korrekturlesen. Erstellen Sie ein Ticket, kategorisieren Sie es und weisen Sie anhand der Angaben im Aufnahmeformular eine Kontaktperson und ein Fälligkeitsdatum zu.

Weitere Beispiele für Workflows finden Sie hier.

So automatisieren Sie Workflow-Prozesse

Hier sind die Schritte, die Sie bei der Verwendung von Tools zur digitalen Prozessautomatisierung befolgen sollten, um Prozesse für einfache und komplexe Workflows zu automatisieren:

1. Bestimmen Sie konkrete Aufgaben zur Automatisierung

Der erste Schritt bei der Einführung von Workflow-Automatisierung besteht darin, zu prüfen, welche Ihrer bestehenden Prozesse von einer Automatisierung profitieren würden. Achten Sie auf Anzeichen dafür, dass sich Ihr Prozess für eine Automatisierung eignet:

• Aufgaben, die du oder deine Teammitglieder wiederholt erledigen
• Aufgaben, bei denen du einen Engpass darstellst
• Prozesse, die das Team als „fehlerhaft“ oder „kompliziert“ beschreibt oder die sich einem externen Publikum nicht ohne Weiteres erklären lassen
• Aufgaben, bei denen es hauptsächlich darum geht, nach einem bestimmten Zeitplan oder nach Eintritt einer bestimmten Auslösebedingung auf Schaltflächen zu klicken

2. Den aktuellen Zustand dokumentieren

Sprich mit relevanten Stakeholdern, um zu verstehen, wie der Prozess heute funktioniert. Dokumentiere jeden einzelnen Schritt und verlinke auf alle relevanten Dokumentationen. 

Du könntest auch ein Workflow-Diagramm erstellen, um den Prozess zu dokumentieren (möglicherweise mithilfe einer Software für Workflow-Diagramme).

Achte darauf, alle Schwachstellen zu erfassen (d. h., an welchen Stellen ist der Prozess repetitiv, langsam oder fehleranfällig?).

3. Den gewünschten zukünftigen Zustand bestimmen

Nachdem du die Schwachstellen im aktuellen Prozess überprüft hast, beschreibe, wie der Prozess idealerweise funktionieren sollte. Erstelle die erforderlichen Workflows oder passe sie an. Ermittle, welche Tools oder Software zur Prozessautomatisierung du für die Automatisierung benötigst.

4. Die Workflow-Automatisierung implementieren

Um den neuen Prozess zu implementieren, kannst du mit bereits eingerichteten Workflows arbeiten oder benutzerdefinierte Workflows erstellen (wenn du agil arbeitest, musst du agile Workflows einrichten). Richte die Workflow-Automatisierung ein und lasse sie im Hintergrund laufen.

Konzentriere dich anschließend auf andere Aspekte deines Unternehmens oder Projekts!

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Die 10 besten Automatisierungstools zur Verbesserung von Workflows

Workflow-Automatisierung ist ohne Software nicht möglich. Überlege, welche Aufgaben du automatisieren möchtest, und suche nach Funktionen von Workflow-Tools wie Automatisierungsvorlagen, Low-Code-Konfiguration und der Erstellung von Automatisierungen per Drag-and-drop.

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6. 6. altaFlow — Am besten für die Dokumentenautomatisierung mit Salesforce
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Profi-Tipp: Die meisten SaaS- oder cloudbasierten Lösungen zur Workflow-Automatisierung bieten eine kostenlose Testversion oder ein Konto mit einer begrenzten Anzahl von Nutzern. Es gibt zahlreiche Tools zur Workflow-Automatisierung und zum Workflow-Management, mit denen sich verschiedene Apps verbinden lassen. Konnektoren, APIs und Integrationstools wie Zapier können unterschiedliche vom Team verwendete Workflows miteinander verbinden.

Einige weitere Workflow-Softwarelösungen, die du hilfreich finden könntest:

• Workflow-Apps (für Workflows unterwegs)
• Umfangreichere Tools zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und zum Geschäftsprozessmanagement (BPM) (hier erfährst du mehr über BPM im Vergleich zu Workflows)
• Software für Regelwerke für Workflows, die auf komplexer Entscheidungslogik beruhen, etwa bedingter Weiterleitung oder Genehmigungen
• Software für Projekt-Workflows zur Verwendung mit deinen Workflows für das Projektmanagement statt mit allgemeineren Geschäfts-Workflows
• Software für Genehmigungs-Workflows für Workflows, die einen Genehmigungsschritt enthalten, unabhängig davon, ob der Workflow eine interne oder externe Genehmigung erfordert
• Alternativen zu ProcessMaker, wenn du derzeit ProcessMaker verwendest, damit aber nicht vollständig zufrieden bist und etwas möchtest, das besser zu deinen Anforderungen passt

Wie geht es weiter?

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