10 der besten Produktivitäts-Apps (einschließlich kostenloser Alternativen)
Die folgenden productivity apps können dir helfen, eine Vielzahl von Aufgaben zu erledigen. Während du herumstöberst, solltest du nach einer Produktivitätssoftware suchen, die Aufgaben automatisiert oder wichtige Daten aufzeichnet, damit du deine Gedanken entlasten und Zeit für effektive, wirkungsvolle Arbeit freimachen kannst.
-
monday.comBest for custom workflows and task boards
-
WrikeBest productivity app for team collaboration
-
ClickUpBest for in-app communication tools
-
KintoneBest for building custom productivity apps
-
SlackBest instant messaging app for teams
-
TrelloBest for card-based task lists and Kanban boards
-
TodoistBest for building task lists with prioritization
-
AsanaBest for a clean, simple, & easy-to-use interface
-
HubstaffBest for managing remote and field teams
- Hive
Best for flexible project views according to team needs
Wir leben in merkwürdigen Zeiten – neben einer schnell wachsenden Industrie von Mindfulness-Anwendungen, die uns helfen sollen, weniger zu tun, nutzen wir alle Arten von productivity apps, die uns helfen sollen, mehr zu erreichen.
Wenn du in der digitalen Branche tätig bist, hast du wahrscheinlich schon einmal eine bestimmte Produktivitätssoftware ausprobiert. Was ist aber eine Produktivitätssoftware? Die Produktivitäts-Tools decken einen weiten Bereich ab, von einfachen To-Do-Listen bis hin zu Produktivitäts-Tracker-Tools, die die Leistung messen, die du an einem bestimmten Tag erbringst.
Wenn du an Apps denkst, die für dich gut funktionieren, denk daran, dass die besten Organisations-Apps oder die besten Erinnerungs-Apps nur die “besten” sind, wenn sie dir in deinem speziellen Fall helfen, die richtige Arbeit auf die Weise zu erledigen, die für dich durchweg gut funktioniert.
Kurz gesagt, die besten productivity apps sind Tools, die dir dabei helfen, effektiv zu arbeiten.
Wie man effektiv und produktiv ist
Zu oft konzentrieren wir uns auf die Produktivität als eine Frage des Umfangs: Wie viel verdiene ich und wie schnell? Um wirklich effektiv arbeiten zu können, müssen wir unsere Überlegungen zur Produktivität neu ausrichten: Es geht eigentlich darum, deine Zeit besser zu nutzen.
Wie nutzt du deine Zeit besser?
Zuerst müssen wir herausfinden, wie wir unsere Zeit am produktivsten nutzen können. Halte inne und frage dich selbst:
- Was hat es für einen Einfluss, wenn ich diese scheinbar dringende Sache jetzt nicht durchziehe? (Weil diese dringende Sache eigentlich wahrscheinlich nicht so wichtig ist!)
- Welche Aktivitäten sind für mich am wichtigsten?
- Was kann ich (und nur ich) machen, was, wenn es gut gemacht wird, einen wahren Unterschied machen wird?
Eine gute Möglichkeit, diese Fragen zu beantworten, ist die Verwendung einer Prioritätenmatrix, um Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit und Bedeutung aufzulisten. Ich verwende gerne die untenstehende Matrix, basierend auf der Eisenhower Matrix:
Eisenhower Matrix Erklärung
Eine einfache Aufteilung dieses Diagramms zeigt uns, wie wir eine Aufgabe angehen müssen:
Priorität #1: Es ist dringend und wichtig. Los, tu es.
Priorität #2:Es ist nicht dringend, aber trotzdem wichtig. Bestimme alle Punkte, die verhindern, dass der Prozess voranschreitet. Bestimme den idealen Zeitpunkt, die Person und die Methode, um die Aufgabe auszuführen.
Priorität #3:Es ist dringend, aber nicht wichtig. Delegiere die Aufgabe an die zuständige Person, damit du dich auf wichtige Aufgaben konzentrieren kannst.
Priorität #4:Es ist nicht dringend und auch nicht wichtig, es ist die vierte Priorität. Entferne die Aufgabe.
Am Ende eines jeden Tages solltest du 10 Minuten damit verbringen, herauszufinden, wie dein Tag morgen aussehen wird – was wirst du tun, entscheiden, delegieren und löschen?
Dann solltest du dir diese productivity apps ansehen. Ich habe diejenigen herausgesucht, die dir helfen können, die wichtige Arbeit zu erledigen, in deiner Zeit effektiv zu sein, indem du sie automatisierst, verfolgst, synchronisierst und erinnerst – so hast du mehr Zeit, die Arbeit zu erledigen, die am wichtigsten ist!
The Digital Project Manager ist Reader-unterstützt. Wenn du durch Links auf unserer Website klickst, erhalten wir möglicherweise eine Provision. Mehr dazu erfahren.
Priorität #1: Es ist dringend und wichtig. Los, tu es.
Deine wichtigsten Aufgaben bedürfen der Regel “Jetzt erledigen”. In diesem Sinne, wenn du eine Aufgabe siehst, die weniger als 2 Minuten dauert, dann erledige sie einfach sofort (Warum? Weil es mehr Zeit braucht, sie auf deine Aufgabenliste zu setzen und sie dann zu planen und zu priorisieren).
Eine Aufgabe mit hoher Priorität zu starten und mit dieser Aufgabe fortzufahren, bis sie zu 100% abgeschlossen ist, ist der wahre Härtetest für deinen Charakter. Es ist nicht einfach, aber es geht darum, wie produktiv du sein wirst. Das erfordert Selbstdisziplin, aber wir können es uns mit ein paar Produktivitätstools leichter machen.
Priorität #2: Es ist nicht dringend, aber trotzdem wichtig. Bestimme alle wichtigen Punkte.
Wenn etwas wichtig, aber nicht unbedingt dringend ist, musst du dir einen Moment Zeit nehmen, um einen geeigneten Plan für den Umgang mit diesem Thema zu finden. Hör auf, dich abseits zu bewegen – plane, die wichtigen Dinge richtig zu erledigen.
Wir können uns total überfordert fühlen, weil wir in zu viele Richtungen gezogen werden – es fühlt sich an, als gäbe es zu viel auf dem Tisch und keine Möglichkeit, alle glücklich zu machen. Um Entscheidungen zu treffen, die für uns, unser Team und unsere Projekte am sinnvollsten sind, brauchen wir einen klaren Überblick über alle unsere Aufgaben, Prioritäten und Fortschritte.
Die folgenden Produktivitätsanwendungen helfen insbesondere bei der Priorisierung von Aufgaben – bei der Überprüfung der Pipeline, der Verfolgung des Fortschritts und der Bereitstellung aller Informationen, um solide Entscheidungen zu treffen, während wir unsere Arbeit verwalten.
Priorität #3: Es ist dringend, aber nicht wichtig. Delegiere.
Einige Leute haben es leicht, Aufgaben zu delegieren, während andere einen sehr starken Impuls spüren, es einfach “selbst zu tun”. So schwer es auch sein mag, Aufgaben an andere Personen weiterzugeben, so einfach ist es doch, Aufgaben an eine Maschine weiterzugeben. Es gibt eine Vielzahl von productivity apps, mit denen wir in kürzester Zeit mehr erreichen können, indem wir unseren Workflows mehr Automatisierung hinzufügen und einen Algorithmus die geschäftige Arbeit erledigen lassen.
Priorität #4: Es ist nicht dringend und auch nicht wichtig. Lösche es.
Letztendlich können wir manchmal effektiver sein, wenn wir weniger tun. Es gibt endlose Möglichkeiten (und viele productivity apps, die dir helfen), zu tollen Ideen “Ja” zu sagen. Zugleich bedeutet es, dass du “nein” zu den richtigen Dingen sagen musst, um sie ausführen zu können. Lerne, wie man Grenzen setzt und sage nein.
Es ist toll, nett und freundlich zu sein und den Leuten zu helfen. Das Problem ist, dass wir nicht immer die Zeit haben. Das gibt uns die Möglichkeit, zu wenig oder gar nichts zu liefern. Du wirst niemandem einen Gefallen tun, wenn du dich für etwas entscheidest, bei dem du nicht wirklich deine beste Arbeit abliefern kannst.
Hier ist eine großartige Produktivitäts-App, mit der du Aufgaben vom Tisch wischen und Grenzen entwickeln kannst, indem du dir ein System anlegst, mit dem du einfach “nein” sagen kannst:
monday.com
Best for custom workflows and task boards
monday.com is an easy-to-learn project management app that doubles as a productivity tool with key features that that help you manage tasks and the workflows that carry multiple tasks from start to finish. It's a great team productivity tool for getting a clear view of the work that needs to be done and the status of each task at a glance.
Why I Picked monday.com: monday.com is vaguely similar to a spreadsheet at its core, but a much nicer-looking project management tool that lets you quickly toggle between multiple views of work even for repetitive tasks(view as a list, on a map, on a Kanban board, in a spreadsheet, and other views). It also provides alerts, notifications, and the ability to attach files and communicate with colleagues.
monday.com Standout Features & Integrations
Features include a customizable task board for managing task status, assignee, due date, hours spent, etc. Users can upload and attach files to cards, make comments, mention teammates, set reminders, and more. You can measure your productivity through reporting dashboards that can collect data from multiple boards.
Integrations include Slack, Google Drive, Gmail, Google Calendar, Jira, GitHub, Trello, Dropbox, Typeform and many more, accessible via Zapier.
Wrike
Best productivity app for team collaboration
Wrike is an award-winning, easy-to-use productivity software trusted by 20,000+ organizations worldwide. The tool is suitable for teams of anywhere from five team members to an unlimited number of members. It’s highly configurable and allows users to customize workflows, dashboards, reports, and request forms.
Why I Picked Wrike: Wrike’s simple interface enables users to switch between Kanban boards, interactive drag-and-drop Gantt charts, and traditional workload views, allowing them to choose how to visualize their priorities. Wrike has an easy-to-use, intuitive interface and navigation with distinct spaces, folders, and tasks. Toggle quickly from the home screen between timesheets, dashboards, calendars, reports, and activity stream.
Wrike is available on Mac and Windows operating systems, and also features task lists, subtasks, schedules, shared workflows, file sharing, and real-time communication and collaboration. Unlock advanced insights with performance reporting tools, resource management and allocation, and more.
Wrike Standout Features & Integrations
Features include project management, task scheduling/tracking, resource management, expense tracking, API, budgeting, Gantt charts, marketing automations, collaboration support, and reporting.
Integrations include 400+ pre-built native integrations, including integrations with the most popular file management software from Microsoft, Google, and Dropbox, along with sales and marketing software from Salesforce and Marketo.
ClickUp
Best for in-app communication tools
ClickUp is a productivity app that helps you and your team stay aligned on day-to-day tasks, projects, and company goals, among other things. Their platform brings your team together in one app to communicate, collaborate, simplify the work, and get more done.
Why I Picked ClickUp: You can work smarter as a team with real-time chat. Tag individuals or groups, assign comments for action items, and link tasks to ensure nothing gets lost in the daily grind. Stay on track to hit your goals with targets for task completions, numbers, and monetary values.
ClickUp Standout Features & Integrations
Features include task scheduling/tracking, project management, resource management, budgeting, contact management, data visualizations, employee database, expense tracking, file sharing, third-party plugins, collaboration support, timesheets, roadmapping, chat, customer management, email integration, feedback management, and process reporting.
Integrations include native integrations with Slack, Google Workspace, Dropbox, and many more tools, as well as over 1,000+ integrations through Zapier (may incur additional costs).
Kintone
Best for building custom productivity apps
Kintone is a customizable app platform used by teams at Volvo Trucks North America, Japan Airlines, Shiseido, and over 23,000 organizations worldwide. Their unique approach allows you to build a wide variety of customizable “apps” either from scratch, using templates or from your existing spreadsheets, for data management, business processes, and workflows. Kintone apps can be customized for project management, sales CRM, customer databases, expense reports, shared to-do lists, equipment management, product feedback, and much more.
Why I Picked Kintone: Kintone lets you build no-code task management apps by dragging and dropping elements that you want to see onto the page: rich text fields, date fields, drop-down menus, number fields with built-in calculations, spaces for attachments, user or group selection menus, related data from other apps, tables, and more.
Once you’ve built the app you want, you can use it to more easily manage whatever data and tasks you and your team need to track. And with custom notifications and reminders as well as detailed permissions settings, your project tracking solution can look and work however you want it to.
What makes Kintone particularly great for project tracking are the features to filter and prioritize tasks by data field or team member to generate custom reports or dashboard views, as well as the ability to automate reminders and handoffs between team members for multi-step workflows.
Kintone’s built-in communication features also allow teams to discuss projects directly in the app and in topic or project-based threads. Dedicated “spaces” organize everything your team needs for your project, including task-tracking apps and searchable conversation threads.
There are so many ways to customize Kintone it can be hard to know where to start. Read the starter blog “What Can You Build with Kintone?” or watch Creating an App from Scratch for a quick look at how the drag-and-drop builder works.
Kintone Standout Features & Integrations
Features include project management, dashboards, resource management, analytics, calendar management, conversion tracking, employee onboarding, forecasting, lead scoring, timesheets, collaboration support, reports, pipeline management, budgeting, and process modeling.
Integrations include Slack, Gmail, Google Calendar, Outlook, Tableau, Dropbox, Salesforce, HubSpot, Eventbrite, WordPress, QuickBooks, MailChimp, and many more through a paid plan with Zapier or via API integrations.
Slack
Best instant messaging app for teams
Slack is a collaboration and messaging platform that enables teams to communicate and work together in real-time. It offers a range of features, including channels, file sharing, integration with other software tools, and robust security.
Why I Picked Slack: If you’re doing a lot of task management and delegation within a team, Slack is a best-in-class tool for team collaboration. Slack provides a platform for you to communicate with team members-this includes private chats and group channels, file sharing, tagging and mentions, and loads of integrations with productivity apps to sync up your activities. You can use this tool to break out of endless email threads and enjoy a more transparent, easy-to-follow flow of communication and resources between you and your collaborators.
Slack Standout Features & Integrations
Features include collaboration, file sharing, powerful search, customization, robust security, and has a mobile app, and third-party integrations/plugins.
Integrations include Teamline, Workstreams, ClickUp, Asana, Sentry, SimplePoll, Trello, and dozens of development, management, communication, finance, media, marketing, design, wellness, and other apps.
Trello
Best for card-based task lists and Kanban boards
Trello is a Kanban board app that can be used to organize tasks visually. It’s user-friendly, with an intuitive drag-and-drop interface that makes it easy to learn. This popular tool can be used to help you visualize your deadlines, items in progress, and completed tasks, enabling you to make informed decisions about what to work on next according to the big picture.
Why I Picked Trello: Trello is a popular project management tool that helps teams organize tasks and collaborate on projects visually and intuitively. It uses a system of boards, lists, and cards to represent tasks and workflows, allowing team members to easily see what needs to be done, who is responsible for each task, and what the status of each task is. Trello can be customized to fit a wide range of project management needs, and it offers features such as due dates, checklists, attachments, and team member assignments. Its flexibility and ease of use make it a great tool for teams of all sizes and types, from small startups to large enterprises.
Trello Standout Features & Integrations
Features include boards, to-do lists, task management, workflow management, priority labels, due dates, file sharing, communication, a mobile app, and third-party integrations/add-ons.
Integrations include 200+ apps and tools your team depends on, like Slack, Google Drive, Salesforce, Dropbox directly into your Trello boards. (Note: Some connections require an additional subscription fee.)
Todoist
Best for building task lists with prioritization
Todoist is similar to Wunderlist, providing a simple interface for creating, sharing, and prioritizing tasks. You can collaborate by sharing out your lists and assigning tasks to others, and you can use labels and priority tags to bring organization to your task lists.
Why I Picked Todoist: Todoist has a smart rescheduling feature that suggests an optimal time to schedule tasks that need to be pushed out to a future date based upon past behavior and what you’ve already got on your plate.
Todoist Standout Features & Integrations
Features include task scheduling/tracking, project management, calendar management, email integration, third-party plugins, time management, campaign management, and notifications.
Integrations include Google Drive, Google Maps, Dropbox, Apple Maps, Calendar Sync, and Slack, as well as more options through Zapier (which may incur additional costs).
Asana
Best for a clean, simple, & easy-to-use interface
Asana is another popular Kanban-style task management tool that helps you visually organize and prioritize your work. Use this tool to set priorities, deadlines, tasks, and assignees, and to easily visualize and adjust the flow of your work.
Why I Picked Asana: This is one of the most popular and widely used productivity apps along with Trello, and with a sleek, clutter-free design and a robust suite of integrations, this is a productivity tool that you can use and adapt to a wide range of work and personal projects over time.
Asana Standout Features & Integrations
Features task and project management, collaboration tools, calendar views, customizable dashboards, integrations with other tools, templates for different workflows, a mobile app, reporting tools, and automation capabilities.
Integrations include Microsoft Teams, Adobe Creative Cloud, JIRA Cloud, Salesforce, Tableau, Slack, Clockwise, MS Office 365, Google Calendar, Gmail, Power BI, Outlook, ServiceNow, JotForm, Google Drive, Looker, Vimeo, DropBox, Trello, GitLab, and a growing list of other apps. Plus, a plan with Zapier or Tray.io can let you access other apps to connect with Asana.
Hubstaff
Best for managing remote and field teams
Hubstaff is a lightweight, native time tracking software that includes screenshots, time tracking, and project management tools. It’s been designed well with a simple interface and design that makes it really easy for your team to enter their time and for you to track their progress.
Why I Picked Hubstaff: When you’re working with a distributed team it can be hard to verify exactly what people are doing and how they’re spending their time so Hubstaff has some pretty handy snooping tools to give you insight into what your team is doing in the time they’re logging to your project with screenshots and activity levels. Now you can also see which applications your team members are using and what URLs they are browsing while they’re tracking time.
Budget management is helpful and straightforward—using Hubstaff, you can easily set time limits and budgets for your team to bill against with a maximum number of hours you want a member to be able to work in a week and the app will automatically prevent them from exceeding the limit.
Hubstaff Standout Features & Integrations
Features include task management, time tracking, collaboration, Gantt charts, resource management, budget tracking, reporting & analytics, mobile app, invoicing, screen capture & activity tracking, GPS tracking, and third-party integrations.
Integrations include Wistia, Databox, Seventh Sense, Zerys, PandaDoc, Aircall, Eventbrite, and dozens of other apps.
Hive
Best for flexible project views according to team needs
Hive is a project management tool and collaboration platform that offers AI-based analytics and reporting, thousands of integrations, flexible project views, and more. Hive streamlines your work in one centralized platform and offers much more than just Gantt charts. Used by teams of varying sizes, from 10 people to 1,000, Hive is a great option for a productivity app for a diverse range of companies and work styles.
Why I Picked Hive: Hive’s time-tracking, analytics, and flexible view capabilities allow for a transparent understanding of other team member’s work and upcoming projects. The tool's personalized dashboards also allow users to see their own tasks and priorities.
Hive also has one of the first full email integrations in any project management tool, which allows you to send and receive Gmail and Outlook messages from the app. Choose Hive if you’re in the market for a well-laid-out, comprehensive productivity app that can be scaled up or down based on team needs. Hive is available on Windows and iOS.
Hive Standout Features & Integrations
Features include customizable dashboards, task management, collaboration, resource management, time tracking, mobile app, Agile methodologies, reporting & analytics, file sharing, and third-party integrations.
Integrations include Gmail, Outlook, and over a thousand additional third-party apps (but requires a paid plan through Zapier for most).
Zusammenfassung der besten productivity apps
| Tool | Free Option | Price | ||
|---|---|---|---|---|
| 1 | monday.com Best for custom workflows and task boards | 14-day free trial + freemium plan available | From $8/user/month (billed annually, min 3 seats) | Visit Website |
| 2 | Wrike Best productivity app for team collaboration | Freemium version available | From $9.80/user/month | Visit Website |
| 3 | ClickUp Best for in-app communication tools | Freemium plan available | From $9/user/month | Visit Website |
| 4 |  Kintone Best for building custom productivity apps | 30-day free trial | From $24/user/month | Visit Website |
| 5 | Slack Best instant messaging app for teams | 90-day free trial + freemium version available | From $8.75/user/month | Visit Website |
| 6 | Trello Best for card-based task lists and Kanban boards | Free trial + freemium plan available | From $6/user/month | Visit Website |
| 7 | Todoist Best for building task lists with prioritization | 30-day free trial | From $2.40/user/month | Visit Website |
| 8 | Asana Best for a clean, simple, & easy-to-use interface | Free plan available | From $10.99/user/month | Visit Website |
| 9 | Hubstaff Best for managing remote and field teams | 14-day free trial | From $7/user/month | Visit Website |
| 10 | Hive Best for flexible project views according to team needs | 14-day free trial | From $16/user/month | Visit Website |
Weitere Produktivitäts-Tools
Ich hatte noch nicht die Gelegenheit, alle diese Tools eingehend zu überprüfen, aber hier sind noch ein paar weitere, um herauszufinden, ob die in diesem Bericht vorgestellten Tools nicht deinen Bedürfnissen entsprechen:
- Collabio Spaces
Best for iPhone & Mac
- Focus Booster
Best for the Pomodoro productivity technique
- Zapier
Best for creating automated workflows
- IFTTT
Best low-code automation capabilities
- Buffer
A social media management app for scheduling and tracking social media content
- Missinglettr
Social media maintenance app with campaign automations
- Blink
Best for remote and async communication
- Quip
Best for integration with Salesforce
- Omni Focus
Best productivity app for Mac users
- Just Say No
A productivity app designed to help you reduce distractions or bad habits
Brauchst Du Hilfe Bei Der Eingrenzung Der Optionen?
Dieses Tool ist ziemlich nützlich. In Zusammenarbeit mit Crozdesk haben wir uns bemüht, dir Zugang zu dem „Software-Finder“ zu geben.
Wenn du einige der Details über dein Projekt und die Funktionen, die du in einem Projektmanagement-Tool suchst, eingibst, wird eine Liste von Tools erstellt, die deinen Präferenzen entsprechen. Du gibst deine E-Mail an das Team weiter und es schickt dir einen nützlichen PDF-Leitfaden mit einer Zusammenfassung deiner besten Übereinstimmungen.
Auswahlkriterien für die productivity apps
Wenn du dir Produktivitätssoftware ansiehst, ist es wichtig, eines im Auge zu behalten: Weil Produktivität sehr stark von deinen Einstellungen und persönlichen Gewohnheiten abhängt, ist das Produktivitäts-Tool selbst nur so effektiv.
Allerdings haben wir bei der Überprüfung dieser Tools die folgenden Auswahlkriterien in dieser Liste der Apps für die Produktivität verwendet:
- Benutzerfreundlichkeit: Ist die Oberfläche einfach und das System der App leicht zu verstehen? Verwirren die Features in der App, oder sind sie nützlich? Wir haben nur Apps ausgewählt, die wirklich einfach zu bedienen sind, ohne zusätzlichen Aufwand!
- Organisation und Priorisierung: Verfügt die Produktivitäts-App für To-Do-Listen-Apps über ein klares System zur Organisation und Reorganisation von Aufgaben? Zur Kennzeichnung von Prioritäten und zur Bewältigung der wichtigsten Aufgaben?
- Zugänglichkeit: Ist es auf mehreren Betriebssystemen verfügbar? Es gibt mehrere Mac productivity apps, die auf Android nicht verfügbar sind, wie z.B. Omni Focus. Wir haben jedoch versucht, bei Anwendungen zu bleiben, die auf mehreren Geräten verfügbar sind.
- Berichterstattung: Welche Arten von Berichtsfunktionen umfasst die App? Kannst du die für Aufgaben aufgewendete Zeit verfolgen, die Produktivität über die Zeit vergleichen oder mithilfe von Analysen messen, ob diese tatsächlich für dich funktionieren?
- Integrationen: Lässt sie sich in einige der anderen besten Organisations-Apps, Erinnerungs-Apps, Produktivitäts-Tracker-Apps usw. integrieren? Wir sind auf der Suche nach Apps, die mit anderen Tools synchronisiert werden können, um so viel wie möglich von deinem Aufgabenmanagement zu automatisieren.
- Preis: Macht das Preissystem Sinn für den Nutzen, den die App bietet? In den meisten Fällen kannst du eine Freemium-Version für den persönlichen Gebrauch verwenden. Bezahlte Tarife kosten in der Regel etwa $6/Monat.
Was meinst du dazu?
Welche productivity apps verwendest du, um organisiert und effektiv zu arbeiten? Findest du, dass diese nützlich sind, oder bevorzugst du andere Priorisierungsmethoden? Erzähle uns den Tools, mit denen wir wirklich produktiv sein können.