7 Diagramme zur Visualisierung der Ressourcenplanung + Beste Tools
Die Kenntnisse über die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit der Teammitglieder gehören zu den wichtigsten Aufgaben eines Projektmanagers. Ohne eine Visualisierung der Ressourcenplanung werden Projektbeteiligte jedoch kaum nachvollziehen können, wie viel Zeit Sie investiert haben, um Ihr Team kennenzulernen und die Stunden zur Fertigstellung der Projektarbeiten genau zu kalkulieren.
In diesem Artikel definieren wir den Begriff „Visualisierung der Ressourcenplanung“ und erklären ihre Bedeutung, gehen die einzelnen Schritte der visuellen Ressourcenplanung durch und besprechen Diagrammtypen sowie Software, die Projektmanager für die Ressourcenmanagement-Planung nutzen können.
Was ist eine Visualisierung der Ressourcenplanung?
Die Visualisierung der Ressourcenplanung bietet nützliche grafische Werkzeuge für das Management von Ressourcen. Gut gestaltete Visualisierungen für die Ressourcenplanung veranschaulichen, wer welche Aufgabe übernimmt, welche Ressourcen benötigt und verbraucht werden und wann jede Aufgabe im Projektplan stattfindet.
Unlock for Free
Create a free account to finish this piece and join a community of forward-thinking leaders unlocking tools, playbooks, and insights for thriving in the age of AI.
Have an account? Log In
Ein Gantt-Diagramm ist beispielsweise ein Visualisierungstool, mit dem Teammitglieder Prognosen erstellen und den Fortschritt im Vergleich zum Projektplan verfolgen können.
Die Bedeutung der Visualisierung der Ressourcenplanung
Die Visualisierung der Ressourcenplanung hilft Ressourcenmanagern dabei, Projektpläne zu entwickeln und Ressourcen für diese Pläne zu optimieren.
So ermöglicht zum Beispiel die Ressourcenplanung mittels Visualisierungen den Verantwortlichen, zentrale Meilensteine darzustellen, die Ressourcenzuweisung zu überprüfen und die Ressourcenkapazität zu berechnen.
Visuelle Modelle sparen Zeit und erhöhen die Produktivität, indem sie riesige Mengen an Informationen komprimiert darstellen. Diese Grafiken benötigen jedoch Planung. Ein strukturierter Prozess zur Erstellung visueller Ressourcen verhilft dazu, das Sprichwort „Ein Bild sagt mehr als tausend Worte“ umzusetzen.
Eine schlechte Ressourcenplanung kann für ein Projekt und das gesamte Unternehmen erhebliche Auswirkungen haben:
- Reduzierte Kommunikation
- Erhöhte Kosten
- Mehr Verantwortung für Teammitglieder und Projektmanager
- Geringere Leistung der Teammitglieder
- Projektverzögerungen
- Produkte von geringerer Qualität
Schritte der visuellen Ressourcenplanung
Die visuelle Ressourcenplanung folgt den gleichen Grundprinzipien wie die traditionelle Ressourcenplanung. Allerdings erleichtern Softwarelösungen für Ressourcenmanagement es Teammitgliedern und Ressourcenmanagern, den Projektplan zu visualisieren, die Auslastungskapazität zu verstehen und die Informationen zur Entscheidungsfindung zu finden.
Bedenken Sie, dass viele Projekte heute in einem agilen Umfeld ablaufen. Im agilen Projektmanagement sind Flexibilität, Zusammenarbeit und Austausch ausschlaggebend für den erfolgreichen Abschluss von Produkten.
Projektmanager folgen häufig den folgenden empfohlenen Schritten für die visuelle Ressourcenplanung (meist mithilfe von Ressourcenplanungssoftware), um den Projektplan dynamisch anpassen zu können.
1. Erstellung einer Projektstrukturplanung
Bei der Definition eines Projektes erstellen Ressourcenmanager häufig eine Projektstrukturplanung (Work Breakdown Structure, WBS), um die Aufgaben für die Teammitglieder zu gliedern. Die WBS organisiert die Projektaufgaben und -ergebnisse hierarchisch und stellt sie visuell dar.
Nutzen Sie dafür ein WBS-Softwaretool oder eine Vorlage für eine Projektstrukturplanung, um Zeit und Aufwand zu sparen. Viele dieser Tools bieten eigene Vorlagen, sodass Sie nicht von vorn beginnen müssen.
2. Erstellung eines Gantt-Diagramms für die Projektplanung
Der Projektmanager kann anschließend die WBS nutzen, um ein Gantt-Diagramm zur Visualisierung des Projektzeitplans zu erstellen. Die Erstellung des Projektzeitplans verlangt, die Mitarbeiterrollen, Verantwortlichkeiten und Qualifikationsniveaus sorgfältig zu berücksichtigen.
Während ein detailliertes Gantt-Diagramm entscheidend dafür ist, jede Komponente des Projekts sowie den Ressourcenkalender zu visualisieren, kann die Integration eines leistungsstarken Projektplanungs-Tools diesen Prozess erheblich vereinfachen.
Indem Projektplanungsentscheidungen auf Grundlage dieser Informationen getroffen werden, können Ressourcenmanager den Zeitplan optimal an die Projektanforderungen und Lieferobjekte anpassen.
3. Projektdaten berichten
Sobald Sie den Projektzeitplan finalisiert haben, können Sie die notwendigen Informationen für Ihr Team verständlich machen. Dies kann in Form von Infografiken, Karten, Diagrammen, Schaubildern und anderen Grafiken erfolgen. Sie können außerdem Projekt-Dashboards erstellen, die Projektkennzahlen für Führungskräfte und weitere Stakeholder sichtbar machen.
Diagrammtypen für die Visualisierung der Ressourcenplanung
Ressourcenmanager verwenden unterschiedliche Diagramme zur Visualisierung der Ressourcenplanung. Dies kann Teil des visuellen Projektmanagements sein oder davon getrennt, abhängig von Ihrer Arbeitsweise.
Wie bei jeder Kommunikation transportieren wirkungsvolle visuelle Hilfsmittel eine Botschaft an das Publikum. Welche Darstellungsweise am besten geeignet ist, hängt von der jeweiligen Botschaft ab – deshalb ist es wichtig, das passende Diagramm zu wählen, damit Ihr Publikum die Daten versteht.
Komplexe Diagramme animieren Nutzer dazu, aggregierte Daten näher zu erkunden, während klassische Visualisierungen wie das Balkendiagramm besonders effektiv sind, um Daten schnell und klar zu vermitteln.
Jeder der unten aufgeführten Diagrammtypen dient unterschiedlichen Zwecken im Rahmen der Ressourcenplanung.
Diagramme zur Organisation von Ressourcen
Diese Diagrammarten helfen dabei, Daten während der Projektplanungsphase zu strukturieren.
Projektstrukturplan (Work Breakdown Structure)
Ein Projektstrukturplan ist eine Art Flussdiagramm, das die Lieferobjekt-Komponenten eines Projekts organisiert. Durch die Identifikation der Bestandteile und Ressourcen jedes Lieferobjekts hilft der Projektstrukturplan Projektmanager:innen, die Ressourcenzuteilung zu optimieren und den Projektzeitplan zu erstellen.
Responsible, Accountable, Consulted, Informed (RACI)
RACI, auch bekannt als Verantwortlichkeitsmatrix oder -diagramm, hält die Rollen und Verantwortlichkeiten der Teammitglieder für jede Projektaufgabe fest.
RACI passt nicht immer zu agilen Projekten, da sich Verantwortlichkeiten im Team im Laufe des Projekts verändern können. Einige agile Umgebungen, wie beispielsweise Scrum, passen RACI individuell an den Projektplan an.
Diagramme zur Ressourcenplanung/Zeitplanung
Nachdem der Projektmanager die Ressourcen zugeteilt hat, folgt als nächster Schritt deren Terminierung.
Zeitpläne (Timeline Schedules)
Zeitpläne gliedern das Projekt von Anfang bis Ende. Ein Gantt-Diagramm ist eine gängige Form des Zeitplans, der den Aufgabenfortschritt auf detaillierter Ebene visuell darstellt.
Ein Ressourcenmanager nutzt ein detailliertes Gantt-Diagramm, um jeden Teil des Projektkalenders auf Basis der WBS-Daten zu visualisieren. Darüber hinaus ermöglicht der Einsatz von Projektplanungssoftware es dem Projektmanager, das Gantt-Diagramm flexibel anzupassen, sodass es sich auch für agile Projektumgebungen eignet.
Kanban-Boards
Im Gegensatz zum Gantt-Diagramm, das den Zeitstrahl in den Fokus rückt, stehen beim Kanban-Board die einzelnen Aufgaben im Mittelpunkt. Kanban ist eine Projektmanagement-Methode mit einer eigenen Vorgehensweise zur Visualisierung der Ressourcenplanung.
Mit Elementen aus WBS und Gantt-Diagramm platzieren Teammitglieder Aufgaben entsprechend des jeweiligen Produktionsschritts (z. B. „To-do“, „In Arbeit“ und „Erledigt“) durch Verschieben in die passende Spalte auf dem Board.
Ressourcenmanager verwenden ein Kanban-Tool in agilen Umgebungen zur Visualisierung von Arbeitsabläufen, um die laufende Arbeit zu begrenzen und anstehende Aufgaben darzustellen.
Diagramme zur Risikobewertung
Bevor ein Ressourcen- oder Projektplan endgültig festgelegt wird, müssen Projektmanager mögliche Projektrisiken berücksichtigen.
Ursache-Wirkungs-Diagramme
Auch als Fischgrätendiagramme bekannt, stellen Ursache-Wirkungs-Diagramme die Risikofaktoren für Ressourcenmanager übersichtlich dar. Risikofaktoren sind alles, was den Umfang, den Zeitplan und das Budget eines Projekts beeinflussen kann (auch als die drei Zielgrößen bekannt).
Matrixdiagramme
Matrixdiagramme sind komplexe Visualisierungen, die Daten zusammenfassen, um Zusammenhänge darzustellen. Indem sie aufzeigen, wie viele Elemente miteinander interagieren, helfen Matrixdiagramme Ressourcenmanagern, das optimale Personal und weitere Ressourcen für ein Projekt festzulegen.
Eine Auswirkungsmatrix, auch Risikobewertungsmatrix genannt, ist ein gängiges Diagramm in einem Risikomanagementplan. Die Auswirkungsmatrix setzt die Wahrscheinlichkeit und die Auswirkungen von Risikofaktoren zueinander in Beziehung, um deren Schweregrad zu bestimmen.
Stärken-, Schwächen-, Chancen- und Risiken-Diagramme (SWOT)
Ein Ressourcenmanager erstellt ein SWOT-Diagramm, um ein gesamtes Projekt oder ein bestimmtes Element daraus – wie etwa die Nutzung des Personals – zu analysieren. SWOT-Diagramme zeigen eine ganzheitliche Sicht auf potenzielle Risiken.
Software zur Visualisierung der Ressourcenplanung
Ressourcenmanagement-Software geht über die Planung mit Gantt-Diagrammen hinaus und ermöglicht die Nachverfolgung der Ressourcenauslastung und der Ressourcenverfügbarkeit.
Falls Ihr Budget knapp ist, gibt es auch zahlreiche kostenlose Tools für Ressourcenmanagement.
Warum Projektmanager Tools und Software zur Ressourcenplanung nutzen
Software für Ressourcenplanung und Projektprognose-Software helfen Ressourcenmanagern, ihre Aufgaben effizient und effektiv zu erledigen, ohne ständig zwischen Anwendungen wechseln zu müssen.
Möchten Sie den Projektzeitplan aktualisieren? Nutzen Sie die App. Sie möchten wissen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen? Nutzen Sie die App. Sie wollen einen Risikobericht auf Basis vergangener Leistungen erstellen? Nutzen Sie die App. Ressourcenmanager können alles Notwendige an einem zentralen Ort erledigen.
Wichtige Funktionen von Ressourcenmanagement-Software
Ein Ressourcenmanager kann Projekte effizient planen, indem er diese wichtigen Funktionen von Ressourcenmanagement-Anwendungen nutzt:
- Identifikation und Zuweisung von Ressourcen unter Berücksichtigung der Kapazitätsplanung (dafür kann auch spezielle Kapazitätsplanungs-Software genutzt werden)
- Einsicht in aggregierte, stets verfügbare Daten
- Nutzung verschiedener Ansichten zum Vergleichen und Bearbeiten von Daten
- Verwendung visueller Tools zur Erstellung von Berichten, Diagrammen, Charts und mehr
- Erstellung automatisierter, dynamischer Berichte
- Planung von Personalressourcen und Anlagenressourcen
- Durchführung von Projektportfolio-Management
- Kommunikation und Zusammenarbeit mittels Messaging, Meetings und Live-Statusupdates
- Zugriff auf intuitive Dashboards, die eine klare und anpassbare Übersicht über Projekt- und Ressourcendaten bieten
