Der Prozess des Ressourcenmanagements im Projekt: 5-Schritte-Expertenleitfaden

Im weiteren Umfeld des Projektmanagements dient es als Brücke zwischen der Projektstrategie und der Umsetzung, indem es die Kapazitäten der Organisation mit den Anforderungen des Projekts in Einklang bringt.

Der Prozess des Projektressourcenmanagements

In meinen 13 Jahren Erfahrung habe ich festgestellt, dass es in der Praxis fünf Phasen bzw. Prozesse im Ressourcenmanagement gibt (im Gegensatz zu den sechs Phasen, die im PMBOK beschrieben sind). Dazu gehören:

1. Ressourcenplanung
2. Ressourcenschätzung / Ressourcenverteilung
3. Ressourcenbeschaffung
4. Teamentwicklung & -management
5. Kontinuierliche Ressourcenbewertung

Schritt 1: Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung ist der Prozess, in dem festgelegt wird, welche Personen, Fähigkeiten, Werkzeuge, Ausrüstungen und welches Budget benötigt werden, um ein Projekt erfolgreich abzuschließen. Ziel ist es sicherzustellen, dass die richtigen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt verfügbar sind – ohne Teams zu überlasten oder Engpässe in der Lieferung zu verursachen.

Bevor Sie jedoch den Ressourcenbedarf schätzen können, müssen Sie Folgendes verstehen:

• welche Arbeit geliefert wird,
• den Zeitplan,
• die Abhängigkeiten,
• und das erforderliche Kompetenzniveau.

Darüber hinaus erfordert das Definieren der Anforderungen nicht nur, auf das zu hören, was Ihre Stakeholder sagen, sondern besonders auf das, was sie nicht aussprechen.

Nutzen Sie Ihre Entscheidungsfähigkeiten (eine von vielen Ressourcenmanagement-Fähigkeiten), um zwischen den Zeilen zu lesen und gezielte Fragen zu stellen. Wenn Ihre Stakeholder zum Beispiel auf einen Softwareentwickler mit über 30 Jahren Erfahrung für eine einfache App bestehen, werden Sie neugierig: Wäre es sinnvoller, einen weniger erfahrenen Entwickler mit tieferen Kenntnissen einer moderneren Programmiersprache einzusetzen? Warum oder warum nicht?

Am Ende der Planungsphase sollten Sie verstehen, was Sie benötigen, wann Sie es benötigen und ob Ihr Zeitplan realistisch überhaupt erreichbar ist.

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Schritt 2: Ressourcenschätzung / Ressourcenverteilung

Ressourcenschätzung und -verteilung bestimmen, wie viel Aufwand das Projekt erfordert und wer die Arbeit innerhalb des verfügbaren Zeit- und Budgetrahmens realistisch erledigen kann.

In dieser Phase müssen Sie:

1. den erforderlichen Arbeitsaufwand schätzen
2. die benötigten Kompetenzen bestimmen
3. die verfügbare Teamkapazität berechnen
4. Ressourcen nach Priorität und Verfügbarkeit zuweisen
5. Zeitpläne oder den Projektumfang anpassen, wenn die Kapazität nicht zur Nachfrage passt

Sobald Sie festgestellt haben, welche Arten von Ressourcen Sie benötigen, stehen Ihnen viele Methoden der Ressourcenverteilung zur Verfügung. In dieser Phase müssen Sie konkreter festlegen, wie die Ressourceneinteilung aussieht. Wie viel Zeit werden diese Personen wirklich für die Umsetzung des Projekts aufbringen?

Sie können diese Schätzung auf zwei grundlegende Arten angehen:

• Bottom-up: Schätzen Sie die Anzahl der Stunden, die für die Erfüllung jeder Anforderung benötigt werden, sowie wie viele Stunden jede Person zu jedem Ergebnis beitragen muss. Dieser Ansatz eignet sich am besten, wenn der Projektumfang klar definiert ist, Präzision wichtig ist und die Zeitpläne flexibel sind.

• Top-down: Wenn Sie mit einem festen Budget gemäß Ihrem Projektmanagementplan arbeiten müssen, beginnen Sie mit dieser Einschränkung und teilen Sie die personellen Ressourcen dann den wichtigsten Projektrollen entsprechend zu. Dieser Ansatz eignet sich am besten, wenn das Budget oder Zeitvorgaben fix sind,
• und Kompromisse frühzeitig getroffen werden müssen.

Nutzen Sie meine Vorlage für eine Ressourcenallokations-Tabelle, um diesen Prozess zu beschleunigen – sie übernimmt die Berechnungen für Sie, sodass Sie schnell erkennen, wofür Ihr Budget verwendet wird.

Zur Steuerung Ihres Allokationsprozesses können Sie auch die Erstellung einer Ressourcenstrukturanalyse (RBS) in Erwägung ziehen – ein hierarchisches Rahmenwerk zur Kategorisierung aller Ressourcen – Personal, Material und Ausrüstung – nach Typ und Funktion. Dies ist besonders hilfreich, um den gesamten Ressourcenumfang zu visualisieren und sicherzustellen, dass keine wichtigen Punkte übersehen werden.

Wenn Sie unsicher sind, welche Rollen kritisch sind, befragen Sie Kollegen, die bereits vergleichbare Projekte durchgeführt haben. Scheuen Sie sich auch nicht, auf das Wissen Ihrer Fachexperten zurückzugreifen – sie können Ihnen genau sagen, wie viele Stunden sie benötigen, um ihre beste Arbeit zu leisten.

Profi-Tipp

Beachten Sie, dass Menschen notorisch schlecht im Schätzen sind. Ich gebe mir selbst gerne mindestens 10% Puffer, um unvorhergesehene Risiken oder Verzögerungen abzufangen.

Schritt 3: Ressourcenbeschaffung

Die Ressourcenbeschaffung ist der Prozess, die Personen, Ausrüstung, Tools und Materialien zu beschaffen, die notwendig sind, um das Projekt fristgerecht und im Rahmen des Budgets durchzuführen. Die Herausforderung besteht darin, Geschwindigkeit, Kosten, Verfügbarkeit und Kompetenz zu balancieren – denn die ideale Ressource ist nicht immer verfügbar, wenn Sie sie benötigen.

Bezogen auf das Personal gibt es zwei Hauptwege zur Besetzung Ihrer Projekte:

• Intern einstellen. In der Regel über Ihren Vorgesetzten oder Beziehungen, die Sie im Unternehmen aufgebaut haben. Interne Einstellungen sind schneller im Onboarding, mit den Abläufen vertraut und bergen ein geringeres operatives Risiko. Allerdings sind sie möglicherweise bereits überlastet.

• Extern einstellen. Die Zusammenarbeit mit der Personalabteilung, einer Zeitarbeitsagentur oder Empfehlungen durch Mitarbeitende kann eine hervorragende Möglichkeit sein, neue Talente zu finden. Für Letzteres sollten Sie Ihr Empfehlungsprogramm so gestalten, dass Vorurteile reduziert werden. Externe Einstellungen können Kompetenzlücken rasch schließen, spezialisierte Expertise mitbringen oder die Kapazität erhöhen. Sie benötigen jedoch meist mehr Zeit zum Onboarding und ein höheres Budget.

Auch wenn es verlockend sein mag, Warnsignale in der Interviewphase zugunsten eines schnellen Starts zu ignorieren, seien Sie so gewissenhaft, wie es der Projektzeitplan zulässt, um sicherzustellen, dass Sie die richtige Person finden. Das spart Ihnen später viele Stunden Arbeit.

In diesem Schritt sollten Sie zudem die benötigten Materialien für das Projekt beschaffen. Fordern Sie Angebote von mehreren Anbietern ein und verhandeln Sie, um den besten Preis zu erzielen. Erwägen Sie die Nutzung einer Ressourcenbuchungssoftware, um gemeinsam genutzte Ressourcen wie Ausrüstung oder Besprechungsräume effizient zu planen und zuzuteilen.

Schritt 4: Teamentwicklung & -management

Teamentwicklung und -management zielen darauf ab, dass Projektressourcen während der gesamten Projektdurchführung effektiv zusammenarbeiten. In dieser Phase verschiebt sich die Rolle der Projektleitung von der Personalbesetzung hin zur nachhaltigen Sicherung von Teamleistung, Zusammenarbeit, Verantwortlichkeit und Motivation.

Falls Sie dachten, dass Projektplanung, Schätzungen und Ressourcenerwerb schwierig sind, ist das nichts im Vergleich dazu, wie herausfordernd es ist, ein Team zu entwickeln und zu führen. Über das Thema Mitarbeitendenmanagement könnte man einen ganzen Artikel schreiben. Hier die Kurzfassung: Schaffen Sie Bedingungen, in denen Menschen ihre beste Arbeit leisten können.

Effektives Teammanagement umfasst:

• Verantwortlichkeiten klären,
• Workloads ausbalancieren,
• Hindernisse beseitigen,
• Konflikte lösen,
• Leistung verfolgen,
• und die Zusammenarbeit im Team unterstützen.

Beachten Sie, dass Ressourcenmanager während der Projektentwicklung häufig Workloads neu ausgleichen, Verantwortlichkeiten anpassen und Teamstrukturen verändern müssen, damit die Lieferung reibungslos verläuft.

Schritt 5: Kontinuierliche Ressourcenbewertung

Jedes neue Projekt beginnt mit guten Absichten, aber es kann schwierig sein, an Erfahrungen und Kennzahlen zu denken, wenn man mittendrin steckt und aus allen Richtungen mit Anforderungen der Stakeholder konfrontiert wird.

Das PMI nennt diesen Schritt „Ressourcen steuern“. Ich verstehe die Absicht, aber mag die Konnotation nicht besonders.

Um die Leistung nicht aus den Augen zu verlieren, sollten Sie vor Beginn regelmäßige Projekt-Health-Checks einplanen. Als Teil Ihres Health-Checks werden Sie:

• Vergleichen Sie die tatsächlichen Stunden/Kosten mit den geschätzten Stunden/Kosten (das können Sie in Excel oder mit dem kostenlosen Resource-Management-Tool Ihrer Wahl machen)
  • Wenn Sie eine Überauslastung der Mitarbeiter feststellen und keine Möglichkeit zur Kurskorrektur sehen, informieren Sie Ihre Kunden über den Status der Ressourcenauslastung, damit dies später nicht überraschend kommt. Teilen Sie außerdem Ihre Ideen, wie Sie die Ausgaben reduzieren können, um wieder auf Kurs zu kommen.
• Tauschen Sie sich regelmäßig mit Ihrem Projektteam aus, um sicherzustellen, dass es mit für sie wertvollen Aufgaben betraut ist
  • Behalten Sie Aufgaben im Blick, die von der Planung abgewichen sind. Identifizieren Sie Möglichkeiten für kostengünstigere Substitutionen, die die Motivation des Teams steigern und die Projektkosten senken.
• Führen Sie regelmäßige agile Retrospektiven durch, um die Projektprozesse anhand von Erkenntnissen zu überarbeiten und anzupassen.

Beispiel für einen Prozess zum Ressourcenmanagement in Projekten

Nachdem wir die Schritte nun kennen, wenden wir diese Methodik auf das folgende Beispiel an:

„Sie sind Projektmanager und haben die Aufgabe, in den nächsten sechs Monaten Behördenmitarbeiter zu schulen.“

Um es einfach zu halten, habe ich für diese Übung Tabellenkalkulationen genutzt, aber jedes beliebige Resource-Management-Tool ist geeignet.

Schritt 1: Ressourcenplanung

• Dokumentieren Sie Ihr Verständnis des Projektumfangs in einer Projektumfangsbeschreibung, basierend auf vorhandener Dokumentation, Interviews etc. und stimmen Sie dies mit Ihren Stakeholdern ab
• Ermitteln Sie auf Basis des Projektumfangs die benötigten Personentypen zur Durchführung der Projektarbeit, und benennen Sie deren vorgeschlagene Verantwortlichkeiten je Rolle
• Listen Sie die Materialien auf, die Sie für die Durchführung des Trainings benötigen
• Wenn Sie Ressourcen für mehrere Projekte gleichzeitig planen, ordnen Sie diese nach Priorität

Schritt 2: Ressourcenschätzung / Ressourcenallokation

• Nehmen wir an, Ihr Kunde stellt Ihnen ein Budget von 100.000 $ für dieses Training zur Verfügung, das Projekt dauert sechs Monate und der Kunde wünscht, dass der Projektmanager 50 % seiner Zeit für diesen Auftrag einsetzt. Schätzen Sie grob die Stundensätze für jede Position, dokumentieren Sie Ihre Annahmen und berechnen Sie die Zahlen.
• Rechnen Sie nach, sehen Sie: Nach Wunsch des Kunden geht etwa die Hälfte des Budgets an das Projektmanagement. Überlegen Sie, ob das aus Ihrer bisherigen Erfahrung sinnvoll erscheint. Ich entscheide, dass es passt – da dieses Training für hochrangige Personen gedacht ist und die Entwicklung technischer Inhalte erfordert, werde ich vermutlich stark involviert sein.

• Anschließend schätzen Sie die Aktivitätsressourcen für die verbleibenden Rollen und dokumentieren Ihre Annahmen. Vergessen Sie nicht, 10% für Eventualfälle zu reservieren.

• In meinem ersten Versuch liege ich 60.000 $ über dem Budget. Oje. Das bedeutet, ich muss herausfinden, wie ich durch Ressourcenausgleich Kosten einsparen kann.
  • Ich habe meinen Senior Engineer mit 20 % seiner Zeit für das gesamte Projekt eingeplant, aber wahrscheinlich brauche ich ihn nur im ersten Monat, um Kursthemen zu identifizieren, und dann in den Monaten 4 und 5, um die Inhalte zu überprüfen. Außerdem benötige ich ihn durchschnittlich wohl eher einen Tag pro Woche statt zwei Tage. Dadurch spare ich 30.000 $ ein.
    • Ich passe die verbleibenden Stunden entsprechend an, was ich für vertretbar halte. Ich muss die PM-Stunden auf 35 % kürzen und die Eventualreserve von 10 % auf 5 % senken, um das Budget auszugleichen. Für Materialien bleiben damit nur 300 $. Das wird echt knapp.

• An diesem Punkt führe ich in der Regel ein Gespräch mit dem Kunden über Möglichkeiten zur Reduktion des Projektumfangs. Das könnte bedeuten, das Training auf 3 statt 5 Tage zu verkürzen, um Instructor- und Analyst-Zeit einzusparen, die Teilnehmerzahl zu verringern, um Materialkosten zu senken, oder die Kursinhalte so zu ändern, dass kein Senior Engineer mehr benötigt wird.

Schritt 3: Ressourcenbeschaffung

Ich verwende eine Kombination verschiedener Methoden, um dieses Projekt je nach Ressourcenverfügbarkeit zu besetzen:

• Interne Besetzung: Der Junior Engineer und der Junior Business Analyst sind einfach zu besetzen. Ich habe zwei Top-Leute in meinem Team, die gut mit mir zusammenarbeiten und nach einer Herausforderung suchen. Ich kann den Analysten sogar darin schulen, im Laufe der Zeit einige meiner Projektmanagement-Aufgaben zu übernehmen, um Kosteneinsparungen zu erzielen. Nach einem kurzen Gespräch, um ihr Interesse und ihre Verfügbarkeit zu bestätigen, sind sie dabei.
• Externe Besetzung: Die Senior Engineer-Position ist schwieriger zu besetzen. Interne Kandidaten sind rar, und extern ist es schwierig, jemanden mit einem so speziellen Skillset zu finden. Zum Glück kennt jemand in meinem Netzwerk einen ehemaligen Mitarbeiter, der bereit ist, stundenweise auszuhelfen. Nach ein wenig Papierkram sind wir startklar.
• Vertragsposition: Der Kunde hat bereits einen Kursleiter im Blick. Ich beziehe mein Recruiting-Team und meinen Senior Engineer in den Auswahlprozess ein, um den Kandidaten zu interviewen, und arbeite dann mit dem Einkauf zusammen, um ihn auf Teilzeitbasis zu engagieren. Da ich diese Trainingsart in Zukunft nicht wieder benötigen werde, macht eine Vollzeiteinstellung keinen Sinn.

Schritt 4: Teamentwicklung & -management

Abgesehen von regelmäßigen Teammeetings vereinbare ich wöchentliche Einzelgespräche (1:1s) mit den Personen im Projekt, die ich führe. Wir besprechen ihre Herausforderungen, Ziele und wie ich sie motivieren und für ihre Beiträge am besten würdigen kann. 

Für diejenigen, die ich nicht direkt führe, plane ich ein monatliches Gespräch, um sicherzustellen, dass sie mit dem Projekt zufrieden sind und eventuelles Feedback zur Verbesserung an mich zurückspiegeln. 

Weil ich mir die Zeit nehme, ihre Karriereziele kennenzulernen, und weil ich offen mit ihnen über ihre Leistung und Verbesserungsmöglichkeiten spreche, vertrauen sie mir genug, nicht nur ihr Bestes zu geben, sondern auch das Feedback zu geben, das ich benötige, um eine bessere Führungskraft zu werden.

Schritt 5: Kontinuierliche Ressourcenbewertung

Auch wenn das Projekt zu Beginn heiß läuft, merke ich beim monatlichen Budgetabgleich allmählich, dass sich mein Coaching auszahlt und ich weniger Zeit für die Projektdurchführung benötige. Da der Analyst immer mehr Projektmanagement-Aufgaben übernimmt, fällt es uns leichter, das anfangs knappe Budget einzuhalten.

Wir führen außerdem monatliche agile Retrospektiven durch, in denen wir Erfahrungen und Erkenntnisse dokumentieren, welche wir vor Beginn jedes neuen Arbeitspakets überprüfen. Dadurch können wir die für jedes Trainingsmodul benötigte Stundenzahl reduzieren. 

Wir können ein zusätzliches Modul ohne zusätzliche Kosten einbauen – eine Geste des guten Willens, die unsere Kundschaft motiviert, uns im nächsten Jahr für ein noch größeres Projekt zu engagieren.

Warum ist das Ressourcenmanagement in Projekten wichtig?

Effektives Ressourcenmanagement kann Ihr Projekt von einem heillosen Chaos zu einem Spaziergang im Park machen. Es ist zwar möglich, ein Projekt ohne Plan und mit ungeeigneten oder demotivierten Personen durchzuführen, empfehlen würde ich das aber nicht. Das Projekt wird unnötig herausfordernd und das Arbeitsumfeld ist ausgesprochen unangenehm.

Wenn es richtig gemacht wird, profitieren der Projektmanager, die Teammitglieder, die Stakeholder und das Unternehmen von der Entwicklung eines effektiven Ressourcenmanagement-Plans.

• Der Projektmanager hat es leichter, das Projekt zu steuern, wenn die Aufgaben, der abgeschätzte Arbeitsaufwand sowie die benötigten Kompetenzen bereits bei der Projektinitiierung passend festgelegt werden
• Teammitglieder sind motiviert und engagiert in ihrer Arbeit, was die Produktivität steigert und Fluktuation reduziert
• Stakeholder-Erwartungen zu erfüllen oder sogar zu übertreffen fällt leichter, wenn das Projekt mit den richtigen Ressourcen geplant und besetzt ist
• Eine erfolgreiche Projektabwicklung fördert weiteres Wachstum durch Anfragen für neue oder Folgeprojekte.

Mehr darüber, warum Ressourcenmanagement wichtig ist, erfahren Sie hier.

Wie kann eine Ressourcenmanagement-Software helfen?

Es ist zwar möglich, die Ressourcenplanung mit Excel durchzuführen, jedoch ist dabei viel manuelle Dateneingabe und ständiges Aktualisieren erforderlich. Durch die Investition in eine Ressourcenmanagement-Software erhalten Sie zahlreiche automatische Funktionen, die Ihnen Zeit sparen und das Fehlerrisiko senken.

Worauf sollten Sie bei einem Ressourcenmanagement-Tool achten? Hilfreiche Funktionen sind unter anderem Echtzeit-Ressourcenverfolgung, Skill-Matching und eine ausgewogene Arbeitsverteilung. Kapazitätsplanungstools – eine verwandte Art von Software – helfen Ihnen, Aufgaben so zu balancieren, dass Ihr Team nicht überlastet wird, und unterstützen das Sammeln von Feedback zur kontinuierlichen Verbesserung.

Viele Tools lassen sich zudem nahtlos mit anderer Projektmanagement-Software, die Sie vielleicht bereits nutzen, integrieren. So erhalten Sie einen umfassenden Überblick über den Projektfortschritt und die Auslastungsraten der Ressourcen.

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